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Manual TRANSPORT PORTAL Version: 2020.v6 – MAY 2020 - página1

Manual de Transport Portal

Cómo empezar con TRANSPORT PORTAL

Transport Portal (TP) le permite crear digitalmente las notas de envío que actualmente realiza en formato papel. TP está conectado a la solución TransFollow, que permite al chófer operar la nota electrónica de envío una vez expedida. Tanto los chóferes como los responsables de almacén podrán hacer uso de la aplicación móvil gratuita que TransFollow pone a disposición en Google Play Store. La siguiente es una guía sobre cómo preparar su entorno operativo y empezar a emitir sus primeras notas electrónicas de envío.

Este Portal le permite crear tanto e-CMRs como e-CDPs (cartas de porte) / e-DDCs (documentos de control)

Para simplificar la redacción, en el documento se denominará en genérico e-CMR para referirse tanto a e-

CMR (tráfico internacional) como a e-CDP / e-DDC

TransFollow Portal es neutral sobre cuál de los participantes en una cadena de porte debe cumplimentar (crear) los datos que posteriormente servirán para expedir digitalmente el documento:

1. Hay casos en los que esa tarea la realiza el Cargador, asignando posteriormente el e-CMR a uno de sus transportistas.

2. Hay casos en los que es el propio transportista el que genera y expide todo el e-CMR, a solicitud de alguno de sus partners.

3. Hay casos en que esa tarea se realiza a medias entre Cargador y Transportista. El primero suele definir todos los datos del porte y el segundo, los datos de vehículos y chóferes. Una vez de acuerdo, el e-CMR ya se puede expedir a conformidad de ambos. No olvide que el e-CMR no podrá expedirse si falta alguno de los datos obligatorios del documento, por lo que TransFollow le garantiza que no se quedará por cumplimentar ningún dato obligatorio por descoordinación entre las partes.

4. Hay casos en los que es la figura del OPERADOR LOGÍSTICO / AGENCIA DE TRANSPORTE (que identifica y coordina a Cargadores, Transportista/s y Destinatario el que cumplimenta el e-CMR y lo comparte con los 3 participante elegidos. Esa cuarta figura, que no firma ni participa en el proceso del porte, pero que es el punto de partida de éste, se identifica en el Transport Portal como CLIENTE.


¿Qué se puede hacer a través de TRANSPORT PORTAL?

Es el punto de acceso al servicio.

PORTAL PARA LA CREACIÓN Y EXPEDICIÓN DE DOCUMENTOS Y ALTA DE PARTNERS

• Crear y expedir e-CMRs, e-CDPs, e-DDCs

• Dar de alta partners con sus roles:

o expedidor, cargador, destinatario, transportista.

o chóferes, vehículos, ubicaciones.

• Gestionar documentos (duplicar, reeditar, eliminar)

o Repositorio – archivo – buscador

• Gestionar materiales peligrosos (ADR)

• Documentar control Temperatura / control de Sellado

• Gestionar Contenedores / Por Referencias

• ATR (Artículos de Transporte Retornables)

• Habilitar permisos para los chóferes

• Habilitar tipos de firma

• Activar los modos de acceso a la APP

Índice

Paso 1: Cómo configurar su cuenta e-CMR ............................................................................................................................. 3

Cómo agregar nuevos usuarios en Transport Portal ........................................................................................................... 4

Paso 2: Cómo crear socios-partners (expedidores y receptores) .............................................................................................. 4

Paso 4: Cómo dar de alta sus conductores .............................................................................................................................. 7

Paso 5: Cómo dar de alta sus ubicaciones/ lugares................................................................................................................. 9

Paso 6: Cree su primer e-CMR .............................................................................................................................................. 10

1. Dé de Alta un nuevo e-CMR ..................................................................................................................................... 10

2. Incorpore los datos del REMITENTE ......................................................................................................................... 10

3. Incorpore los datos del DESTINATARIO .................................................................................................................... 11

4. Gestión del Transportista mediante CÓDIGO DE ACCESO......................................................................................... 13

5. Incorpore datos SOBRE LA MERCANCÍA ................................................................................................................... 15

6. Incorpore datos sobre CONDICIONES DEL TRANSPORTE .......................................................................................... 16

Paso 8: Opciones disponibles en el e-CMR ............................................................................................................................ 20

Paso 9: funcionalidad “reeditar un e-CMR ya expedido” ...................................................................................................... 22

1. ¿Cómo funciona “reeditar un e-CMR ya expedido”? ................................................................................................ 22

2. ¿Qué campos se pueden modificar? ........................................................................................................................ 23

Apéndice 1: Cómo descargar la APP móvil TransFollow ....................................................................................................... 23

Apéndice 2: Breve reseña de las herramientas TransFollow ................................................................................................. 24


Paso 1: Cómo configurar su cuenta e-CMR

1. Vaya a la solapa "Administración" y haga clic en "Cuenta e-CMR" 2. Aparecen aquí el nombre de Usuario y el e-mail asociado al administrador de su cuenta, así como los

créditos aún por consumir de que hubiera contratado. 3. Es posible desde esta pantalla de configuración incorporar el logo de su empresa. Debe ser cargado en

formato .PNG haciendo clic en “Cargar logo”. El logo aparecerá en la cabecera de todos los e-CMRs que se generen desde la cuenta en la que su empresa sea la Remitente, sean quienes sean sus partners en cada porte.

4. Las casillas de verificación "Ajustes" determinan el comportamiento de la aplicación móvil TransFollow para el conductor en los procesos de recogida y entrega de la mercancía.

a. “A inspeccionar antes de la firma”: en este apartado su empresa puede configurar la secuencia de las pantallas que se le mostrarán al chófer ANTES DE FIRMAR. Esta funcionalidad garantiza que el conductor no pueda hacer firmas de recogida o entrega hasta que verifique cierta información del porte, que para su empresa es relevante, y que variar según el tipo de actividad o partner. Según lo que usted “active” al crear el e-CMR, el chófer estará autorizado o no a revisar y/o modificar datos de:

i. La Mercancía ii. Los Artículos de Transporte Retornables (ATR) iii. Los horarios (de llegada y salida + comienzo y fin de carga) en cada punto de firma. iv. Los datos de referencia (previamente definidos al crear el e-CMR) v. La/s Matrícula/s vi. Los comentarios u observaciones.

b. “Métodos de firma”: su empresa autoriza/ no autoriza a sus chóferes a: i. Firma sobre Cristal con sus partners, en los procesos de recogida o entrega (en caso

de que no se pueda/ no se desee que el responsable de almacén firme desde su propio perfil a través de la APP TransFollow). Habilitando la Firma sobre cristal, también estará habilitando la Firma a 2 metros de la otra parte como variante más “segura” de esa modalidad.

ii. Auto-firma sin la aprobación de la otra parte con sus partners, en los casos en que físicamente no haya nadie presente que pueda firmar la recogida o la entrega.

c. “Otros”: actualmente incorpora dos opciones adicionales en la creación de e-CMRs i. Permitir añadir MATERIALES RETORNABLES después de expedir:

Si activa esta opción, el chófer podrá agregar ATRs después de haber expedido el e-CMR (para permitir los casos de entregas o recogidas no programadas)

ii. Añada siempre el CÓDIGO DE ACCESO en sus nuevos e-CMRs: El CÓDIGO DE ACCESO se define en la tercera solapa de introducción de datos “Transportista” donde se explica su utilidad y funcionamiento.


Todos los valores que haya definido desde este menú "Administración” –> “Ajustes" serán los que aparezcan por defecto cada vez que cree un nuevo e-CMR. No obstante, durante el proceso de creación, desde la 5ª pantalla “Condiciones”, usted siempre podrá personalizar y modificar todos estos campos para cada e-CMR en concreto.

Mediante la opción “Administre sus roles y permisos en el CMR”, a cada uno de nuestros partners logísticos podemos irle asociando uno o varios perfiles. Estos perfiles permitirán posteriormente una más sencilla selección dentro de cada uno de los perfiles de usuario (remitente, transportista, destinatario, cliente-operador)

Cómo agregar nuevos usuarios en Transport Portal Si lo que necesitamos es agregar usuarios dentro de nuestra compañía los cuales puedan crear/modificar documentos e-CMR de nuestra cuenta lo que haremos es ir a "Administración” -> “Usuarios" y añadiremos tantos como vayamos necesitando.

Paso 2: Cómo crear socios-partners (expedidores y receptores)

1. Vaya al menú "Información de la empresa" y haga clic en "Empresas Asociadas". 2. Las empresas asociadas ya agregadas previamente aparecen listadas en este bloque. 3. Para añadir una nueva empresa asociada, haga clic en el botón "Agregar nuevo socio".

Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios y no podrá guardar la ficha si falta alguno de ellos. También puede volcar una lista predeterminada de sus empresas asociadas mediante el botón “Importar Asociados”, desde un fichero CSV, con el siguiente formato:

Nombre de la empresa – numero y calle – código postal – ciudad – país – e-mail

4. Incorpore la información específica de su nuevo socio

a. “Roles”: a cada uno de nuestros partners logísticos podemos irle asociando uno o varios perfiles.

Estos perfiles permitirán posteriormente una más sencilla selección dentro de cada uno de los perfiles

de usuario (remitente, transportista, destinatario, cliente-operador)

b. “Nombre”: nombre de empresa


c. “e-mail”: Correo electrónico en el que su partner recibirá copia de cada e-CMR que posteriormente

compartan. También le permitirá a su partner acceder a la lista completa de ellos a través del Portal

de visualización Portal TransFollow (https://portal.transfollow.com/#/login)

El Portal TransFollow permite tanto a su empresa como a sus partners

acceder al archivo electrónico de sus e-CMRs en curso, iniciando sesión

con la dirección de correo y contraseña previamente creadas para cada

uno. Obviamente, cada partner sólo podrá acceder a aquellos e-CMR en

los que vaya a intervenir, intervenga o haya intervenido.

d. “Nombre de la Calle / Número”

e. “Ciudad / Código Postal”

f. “País”

g. “National Tax id”: Para empresas españolas, debe introducir aquí el NIF, en “number”.

https://portal.transfollow.com/#/login


Paso 3: Cómo dar de alta sus vehículos

1. En la solapa "Información de la empresa”, haga clic en "Vehículos". Los vehículos agregados previamente aparecen ya listados en este bloque.

2. Para añadir un nuevo vehículo, haga clic en el botón "Añadir Vehículo". Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios y no podrá guardar la ficha si falta alguno de ellos. También puede volcar una lista predeterminada de sus vehículos mediante el botón“Importar Vehículos”, desde un fichero CSV, con el siguiente formato: Tipo de vehículo – nº Matrícula – país de registro, nº de Bastidor

3. Si elige asignar los e-CMRs a sus VEHÍCULOS (es decir, que cada conductor no tenga cuenta en su propio teléfono o tablet, sino que comparta con otros un dispositivo asociado al vehículo), la creación de una cuenta de vehículo de TransFollow permitirá a sus conductores usar la aplicación móvil TransFollow desde un dispositivo asociado de forma continuada al vehículo. Como en el caso anterior, en la App podrán recibir los e-CMRs asignados, modificar su contenido si es necesario y realizar las firmas con los partners (normalmente, responsables de almacenes de Cargador y Destinatario o chóferes de otros transportistas)

4. Introduzca la información específica de su nuevo vehículo: 1. “Tipo de vehículo”: elija en el menú desplegable (camión, tráiler, semi-trailer, ...) 2. “Número de Matrícula”: teclee el número de matrícula de su vehículo 3. “VIN / Nº de chasis”: número de ejes (para el remolque) o número de bastidor (para el camión) 4. “Nombre de usuario”: nombre de usuario para la posterior autenticación de su vehículo en la

aplicación móvil. Normalmente los transportistas identifican el vehículo, bien por su propia matrícula, bien por el identificador interno de ese vehículo (ejemplo: “camion232”, “remolque127”)

5. “Contraseña”: contraseña que usará cada APP asociada a vehículo para iniciar sesión en el dispositivo (usted puede generar una genérica y obligar a que sea modificada posteriormente la primera vez que se acceda)


6. “Permitir el uso de créditos”: Usted está autorizando aquí que desde el dispositivo asociado al vehículo se puedan crear y emitir e-CMRs en nombre de su compañía y se usen los créditos de ésta desde la App TransFollow instalada en dicho dispositivo.

7. “Cambiar contraseña al siguiente acceso”: Si lo selecciona, obligará al primer usuario que vaya a usarla, a modificar la contraseña que usted ha creado para ese vehículo.

Si se ha creado con éxito la cuenta TransFollow para su vehículo, el dispositivo asociado a él (Tablet, teléfono, OBU-ordenador a bordo) estará desde ese momento listo para validar y activar la cuenta. Alguien de su empresa debe, en el dispositivo móvil asociado al vehículo: 2. Descargar la App TransFollow desde Google Play 3. Autenticarse con el nombre de usuario (“username”) y contraseña (“password”) especificados al crear el

vehículo. 4. Aceptar las condiciones del servicio. 5. Modificar la contraseña inicial (si así ha sido definido en la ficha) 6. La App TransFollow instalada en el dispositivo asociado al vehículo ya estará lista para empezar a recibir e-

CMRs que hayan sido asignados a dicho vehículo.

Paso 4: Cómo dar de alta sus conductores

1. En la solapa "Información de la empresa", haga clic en "Conductores". Los chóferes agregados previamente aparecen ya listados en este bloque.

2. Para añadir un nuevo chófer, haga clic en el botón "Añadir conductor" Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios y no podrá guardar la ficha si falta alguno de ellos. También puede volcar una lista predeterminada de sus chóferes mediante el botón “Importar conductores”, desde un fichero CSV, con el siguiente formato: Apellido – Nombre – Correo electrónico

3. Si elige asignar los e-CMRs a sus CONDUCTORES (es decir, cada conductor tenga cuenta en su propio teléfono o Tablet), la creación de una cuenta de conductor de TransFollow le permitirá a su conductor usar la aplicación móvil TransFollow para recibir los e-CMRs asignados, modificar su contenido si es necesario y realizar las firmas con los partners (normalmente, responsables de almacenes de Cargador y Destinatario o chóferes de otros transportistas)


4. Introduzca la información específica de su nuevo conductor: a. “Apellido”: apellido del conductor b. “Nombre”: nombre de pila del conductor c. “Nombre de usuario”: nombre de usuario para la posterior autenticación de su conductor en la

aplicación móvil. d. “Contraseña”: contraseña que usará su conductor para iniciar sesión (usted puede generar para

él una genérica y obligarle a que él la modifique la primera vez que acceda) e. “Correo electrónico”: debe ser una dirección de correo electrónico de su conductor a la que se

enviará la información para (1) descargar la aplicación móvil TransFollow y (2) las credenciales de inicio de sesión (usuario-contraseña) definidas anteriormente.

f. “Permitir el uso de créditos”: Usted está autorizando aquí que el conductor cree y emita e-CMRs en nombre de su compañía y use los créditos de ésta desde la App TransFollow instalada en su móvil.

g. “Cambiar contraseña al siguiente acceso”: Si lo selecciona, obligará al conductor a modificar la contraseña que usted ha creado para él en su primer acceso.

Si se ha creado con éxito la cuenta TransFollow para su chófer, éste recibirá un correo electrónico en la dirección registrada, como el que se muestra a continuación:

Su chófer debe, en su dispositivo móvil: 1. Descargar la App TransFollow desde el enlace que ha recibido en correo electrónico 2. Autenticarse con el nombre de usuario (“username”) y contraseña (“password”) especificados en el correo

electrónico. 3. Aceptar las condiciones del servicio. 4. Modificar la contraseña inicial (si así ha sido definido en la ficha) 5. La App TransFollow instalada en el móvil de su chófer ya estará lista para empezar a recibir e-CMRs en los

que él haya sido autorizado/ asignado.


Paso 5: Cómo dar de alta sus ubicaciones/ lugares

1. En la solapa "Información de la empresa”, haga clic en "Ubicaciones/ lugares". Las ubicaciones agregadas previamente aparecen ya listadas en este bloque.

2. Para añadir una nueva ubicación, haga clic en el botón "Añadir ubicación" Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios y no podrá guardar la ficha si falta alguno de ellos. También puede volcar una lista predeterminada de sus chóferes mediante el botón “Importar ubicaciones”, desde un fichero CSV, con el siguiente formato: nombre - calle – número – ciudad – código postal.

5. Si elige asignar los e-CMRs a sus CONDUCTORES (es decir, cada conductor tenga cuenta en su propio teléfono o tablet), la creación de una cuenta de conductor de TransFollow le permitirá a su conductor usar la aplicación móvil TransFollow para recibir los e-CMRs asignados, modificar su contenido si es necesario y realizar las firmas con los partners (normalmente, responsables de almacenes de Cargador y Destinatario o chóferes de otros transportistas)

a. “Roles”: a cada una de nuestras ubicaciones podemos irlas asociando uno o ambos perfiles:

como “Lugar de recogida” o “Lugar de entrega”. Estos perfiles permitirán posteriormente una

más sencilla selección desde el perfil de REMITENTE o de DESTINATARIO.

b. “Nombre de la Ubicación”: nombre del almacén independiente o de la sede de un cierto partner

c. “e-mail”: Correo electrónico en el que el firmante en esa ubicación recibirá copia de cada e-CMR

que firme. También le permitirá a su firmante acceder a la lista completa de los documentos que

compartan a través del Portal de visualización Portal TransFollow

(https://portal.transfollow.com/#/login)

Esta estructura permite de doble dirección de e-mail permite realizar el árbol de firma a medida

de cada situación:

• Si queremos que sea nuestro partner y no el firmante en un determinado almacén el que

reciba copia del porte, podremos mantener para la ubicación el mismo que el del partner

• Si queremos que sea el firmante en un determinado almacén el que reciba copia del

porte, podremos asignar su dirección de e-mail en la pantalla de ubicaciones.

• Si queremos que sean ambos los receptores podremos establecer ese árbol de relación

de modo que el partner pueda recibir copia de todo lo relacionado con ese partner

mientras que cada almacén podrá recibir copia de lo firmado por ellos.

d. “Nombre de la Calle / Número”

e. “Ciudad / Código Postal”

f. “País”



Paso 6: Cree su primer e-CMR

1. Dé de Alta un nuevo e-CMR

1. Para dar de alta un nuevo e-CMR, haga clic en “Nuevo CMR”

2. Si desea asociar el nuevo e-CMR a un transporte existente, le aparece un menú desplegable con el

listado de los anteriores

3. Si desea crear un Nuevo transporte, seleccione y otorgue un nombre a ese Transporte

4. En “Tipo de CMR” deberá seleccionar el tipo de documento que desea dar de alta (CMR o Carta de

Porte)

5. Haga clic en “Crear”

2. Incorpore los datos del REMITENTE

1. Campos obligatorios: “Remitente”y “fecha de recogida”

2. El campo “Cliente” puede ser empleado en los casos en que una cuarta empresa gestione y

coordine el proceso completo, contratando/ coordinando a un cargador, un transportista y un

destinatario(rol habitual de una Agencia de Transporte).

3. El perfil de “Cliente” se identifica en el e-CMR como “Por encargo de...” pero no participa en

ninguno de los procesos logísticos.

4. Una vez cumplimente este bloque, pulse “Siguiente”


3. Incorpore los datos del DESTINATARIO

Campos obligatorios: “Destinatario”y “fecha de entrega”

Una vez cumplimento este bloque, pulse “Siguiente”


Incorpore los datos del TRANSPORTISTA

1. Campo obligatorio: “Transportista efectivo”.

El campo“Camión-remolque”es también obligatorio, pero sólo en caso de expedición de una Carta

de Porte.

2. El campo “Transportista efectivo” identifica a su empresa,

i. Si fuera el Expedidor del e-CMR,será la ficha que usted ha mismo definido al darse de alta

(usuario – contraseña – dirección de e-mail)

ii. Si fuera el Cargador o una Agencia de Transporte quien expidiera el e-CMR, su empresa de

transporte deberá haber sido definida por ellos previamente como partner.

3. Al elegir su empresa de entre el menú desplegable, los datos se vuelcan automáticamente en el

simulador de documento de la derecha.

4. Si en el transporte que está creando va/n a existir transportista/s sucesivo/s, y ya lo/s conoce, puede

también introducirlo/s en “Añadir Transportista sucesivo”

5. En “Conductores” usted puede seccionar tantos chóferes como necesite, de su lista inicial pre-

cargada. Puede también añadir un chófer nuevo mediante la función “lápiz”


6. Si su transporte va a hacer uso de temperatura controlada y usted desea que se haga constar ésta en

el documento que se está generando, haga clic en “Temperatura controlada”e introduzca el valor de

ésta, o los valores, en caso remolque con multi-cámara.

7. Si su transporte incorpora sellado de la mercancía, y usted desea que se haga constar ésta en el

documento que se está generando, puede incorporar el nº de referencia en el campo “Código de

sellado”

8. En “Números de Matrícula de Vehículos”usted puede seleccionar la matrícula del camión + los

remolques que vayan a ser usados en su porte. Recuerde que estos campos no son obligatorios en

caso de e-CMR pero sí lo son en caso de e-CDP.

i. Si en la solapa "Información de la empresa"→"Vehículos" usted había elegido asignar los e-CMRs a sus CONDUCTORES (es decir, cada conductor tenga cuenta en su propio teléfono o tablet),el número de matrícula sólo tendrá una función informativa en el e-CMR, en el campo correspondiente.

ii. Si en la solapa "Información de la empresa"→"Vehículos" usted había elegidoasignar los e-CMRs a sus VEHÍCULOS (es decir, que cada conductor comparta con otros un dispositivo asociado al vehículo),el número de matricula deberá además coincidir con alguno de los ya generados inicialmente. Recuerde que en este caso usted usará un nombre de usuario asociado al vehículo para acceder a la App TransFollow.

9. Si en su transporte se van a cargar contenedores, deberá hacer clic en “Añadir contenedor”

Al seleccionarlo, se abre un menú, donde podrá introducir los datos requeridos:

i. Número de serie

ii. Tipo

iii. Masa Bruta Verificada(MBV), VGM en inglés(Verified Gross Mass)

10. Una vez cumplimento todo el bloque “Datos del Transportista”, pulse “Siguiente”

4. Gestión del Transportista mediante CÓDIGO DE ACCESO

El acceso para generar de forma habitual para que los chóferes o vehículos de un transportista puedan

acceder a la APP TransFollow es otorgarles un login y password como se ha definido en el punto anterior.

Este método de inicio de sesión simplificado (mediante CÓDIGO DE ACCESO) permite acceder a documentos

individuales de eCMR sin necesidad de crear previamente una cuenta en TransFollow.

Este tipo de uso está dirigido a expedidores que no desean que chóferes o vehículos accedan mediante login y

password, bien porque no desean darles esa atribución, bien porque se trate de casos muy puntuales.

Esta situación se suele dar en caso de cargadores u operadores que desean mantener el control sobre la

expedición de e-CMRs sin dar acceso estructurado a chóferes al sistema o en caso de empresas grandes de

transporte que subcontratan esporádicamente a empresas más pequeñas y menos ágiles en la tramitación

digital, habitualmente de forma esporádica.


En esta variante, el expedidor del documento elige ESTABLECER CÓDIGO DE ACCESO en la opción de

DATOS DEL TRANSPORTISTA.

l chófer recibe un código único que luego utilizará para iniciar sesión en la APP móvil TransFollow. El chófer

tendrá acceso a el/los documento/s de porte específico/s asignado/s a este código y podrá iniciar el proceso de

firma de inmediato. Esta nueva forma de acceder a los documentos de porte (e-CMRs, e-CDPs) hace que sea

más eficiente y ágil el proceso para el expedidor y los chóferes.

Este método ya se está utilizando en muchos procesos de transporte y ahora se está integrando en

TransFollow.

1. Cuando el expedidor selecciona establecer código de acceso, Transport Portal genera un código alfanumérico aleatorio de 10 dígitos de 1 (un) sólo uso.

2. El expedidor puede bien hacer uso del número generado automáticamente, bien elegir manualmente un nuevo Código de acceso que coincida con algún otro más sencillo de usar (por ejemplo, número de misión interna o número de pedido).

3. Después de expedir el documento de porte, el expedidor debe comunicar ese Código de acceso al transportista o directamente al chófer al que desea asignar dicho porte.

4. En la pantalla de inicio de sesión de la APP TransFollow Android, el chófer podrá elegir la opción «Código de acceso» en lugar de iniciar sesión con nombre de usuario y contraseña.

5. Al acceder mediante código de acceso, el chófer podrá acceder a los documentos de porte asociados a su porte en cuestión y poder comenzar la gestión digital de éste.

6. También es posible usar el Código de acceso desde OBUs (ordenadores embarcados) o APPs corporativas que integren la Plataforma TransFollow.

7. Cuando se utiliza el código de acceso como inicio de sesión alternativo en la APP TransFollow, el chófer no tiene la posibilidad de crear, duplicar o delegar notas de porte en TransFollow.

8. El inicio de sesión por código de acceso tampoco es compatible con la configuración de cuentas de usuario (ya que no se está utilizando ninguna cuenta) ni con la firma mediante código QR.

9. El chófer solo podrá usar la opción de Firma en Cristal o Firma sin la aprobación de la otra parte, ya que no está identificado previamente como en caso de login-contraseña. En ambos casos, el conductor también deberá poner su propia firma en el documento de porte.


5. Incorpore datos SOBRE LA MERCANCÍA

Campo obligatorio: “Transportista”.

El campo “Camión-remolque” es también obligatorio, pero sólo en caso de expedición de una Carta de Porte.

1. Para comenzar a introducir los datos de la carga, haga clic en “Agregar Mercancía” (“Add goods

item”). Se abre una pantalla para la introducción de los artículos que componen la carga, asociados

por tipo y número de unidades de embalaje (pallets, bidones, cajas, ...).

2. Cada item diferenciado se cumplimentará por separado y generará una línea en el e-CMR creado.

Campos obligatorios por cumplimentar en la

definición de la carga:

a. Descripción de la Mercancía (ítems)

b. Cantidad de bultos + Tipo de embalaje

c. Peso total (en Kg.)

Campos opcionales sobre la Mercancía:

a. Volumen (en m3).

b. Valor comercial.

c. Código interno de la Mercancía

d. Referencia por item

3. Haga clic en “Guardar” (“Save”) tras cada item introducido. Como observará, se genera una nueva

línea en el bloque de Mercancía del e-CMR

4. Si desea gestionar MATERIALES PELIGROSOS, dentro de la pantalla de introducción de los

artículos, haga clic en “Materiales Peligrosos”. Se abre un nuevo submenú para que introduzca los

datos característicos asociables a la gestión de Materiales Peligrosos:

a. Número de E.U.

b. Nombre del material

c. Número de etiqueta

d. Grupo de Embalaje (menú desplegable)

e. Código de restricción en túneles


Los 4 primeros campos son obligatorios y el último es opcional.

5. La plataforma TransFollow también le permite gestionar los Artículos de Transporte Retornables

(ATRs) en paralelo con el proceso principal de carga, desde Transport Portal.

Usted o sus cargadores o destinatarios podrán intercambiar (recoger, entregar) ATRs identificándolos

aquí y gestionarlos mediante una plataforma fehaciente y neutral, incorporando el balance neto al e-

CMR.

Tanto los chóferes como los responsables de almacén de Cargador o Destinatario pueden

posteriormente modificar el número de ATRs ajustando al valor real antes de cada firma, tanto en

proceso de recogida como de entrega de mercancía.

Haga clic “Añadir ATR” en la categoría que desee activar de entre las que se le muestran en

pantalla:

a. A recoger del REMITENTE

b. A entregar al REMITENTE

c. A recoger del DESTINATARIO

d. A entregar al DESTINATARIO

e introduzca el “tipo de ATR” y la “Cantidad” que va a recoger o entregar.

6. Si ha activado la funcionalidad de Gestión de Materiales Peligrosos, en el apartado “Contacto para

emergencias” podrá incorporar el “nombre” de la persona de contacto en caso de emergencia y su

“número de teléfono”

6. Incorpore datos sobre CONDICIONES DEL TRANSPORTE

En este bloque usted debe introducir los datos afectando al porte en sí mismo, como instrucciones, acuerdos,

modos de pago, referencias, ciudad-pais-fecha de expedición, documentos a adjuntar y ajustes afectando a los

permisos a conceder/ denegar al chofer durante su gestión. En este apartado se detalla cómo activar y definir

cada uno de ellos.

1. Campos obligatorios:

a. “País donde se establece”.

b. “Ubicación donde se establece”

c. “Fecha en que se establece”

2. Esta pantalla le permite incorporar información opcional, que puede ser de mucha utilidad por el hecho de

compartirse entre los partners del proceso y estar disponible en el documento expedido. Estos campos

pueden ser bien de texto variable, bien predefinidos por usted, creando un menú de opciones. Se trata de:

a. “Instrucciones del Remitente”

b. “Acuerdos especiales”

c. “Pago del Transporte”

d. “Entrega contra reembolso”(cantidades a abonar). Incorpora los campos “Moneda” y

“Cantidad”

3. En el siguiente bloque, “Ajustes”, usted podrá decidir qué acciones o tareas desea que efectúe el chófer

a cargo de ese porte ANTES DE CADA PROCESO DE FIRMA.

Las actividades que usted seleccione aquí le aparecerán al chófer en su menú de la App TransFollow para

asegurar que sean realizadas antes de sus procesos de firma.

Usted puede por esta vía solicitarle al chófer que:

a. Revise los datos de la MERCANCÍA y pueda modificar, si aplica, alguno de ellos.

b. Revise las cantidades definidas en gestión de ATRs y pueda modificar, si aplica, alguna de ellas.

c. Capture desde su App los horarios de ENTRADA y SALIDA a las instalaciones de Cargador y

Destinatario


d. Revise los números de REFERENCIA asignados y pueda modificarlos, si aplica.

e. Revise los datos de MATRÍCULA/S y pueda modificarlo/s, si aplica.

f. Revise los COMENTARIOS y DOCUMENTOS ADJUNTOS y pueda modificarlos, si aplica.

4. El último bloque, “Añadir Referencias” le permite identificar tantas secuencias adicionales de

Referencias como sean necesarias para definir completamente un porte, incorporando datos que pueden

ser leidos o valorados por terceros, aunque no sean propios de la gestión de un e-CMR.

Como ejemplos: nos de referencia asociados a la carga (del retractilado, códigos de calidad, referencias

de sensores, de lecturas de datos, ...), nos de referencia de procesos asociados como un identificador en

Aduanas, códigos en almacén, nos asociados a la intermodalidad (bill of lading, transporte por ferrocarril,

código en un puerto,...)

Al hacer clic en “Añadir Referencias” se abren líneas sucesivas de introducción de datos que contienen

dos campos: “Nombre de la referencia” y “Valor de la referencia”.

En este bloque también podrá decidir si cada referencia será “editable por el Transportista” o no.


Paso 7: Comparta e-CMR con partners y chóferes asignados

1. Vaya al menú “Opción” del e-CMR que desee expedir.

2. Haga clic en el botón "Expedir e-CMR".

Como puede verse en la pantalla posterior, los datos introducidos en cada apartado, tras EXPEDIR el

e_CMR, quedan “congelados” en cada página del documento, no pudiendo ser ya modificados, salvo

desde la App móvil como consecuencia de algún cambio posterior en las condiciones


3. El e-CMR se envía a los siguientes participantes (partners):

• Al remitente a través del correo electrónico definido cuando se creó la cuenta

• Al destinatario a través del correo electrónico definido cuando se creó la cuenta

• Al chófer, si se asoció a un chófer el rol de usuario del Transportista.

• Al vehículo, si se asoció a un vehículo el rol de usuario del Transportista

En ese momento, el usuario de la App (ya sea bajo un perfil de chófer o bajo un perfil de vehículo) podrá visualizar el e-CMR en su App TransFollow, como se muestra a continuación:

En caso de que el remitente y/ o el receptor tengan una cuenta TransFollow vinculada a su cuenta de correo electrónico, pueden acceder a la lista y estado de los e-CMRs que compartan a través del enlace Portal TransFollow(Si desea proponer a sus partners que creen una cuenta para facilitar su acceso al CMR, esto se puede hacer en https://portal.transfollow.com/#/login).

De todos modos, sus socios/partners recibirán copia actualizada del e-CMR por correo electrónico cada vez que se

produzca alguna de las firmas, tanto en Recogida/ Entrega como en Transferencia entre Transportistas.

Todos los correos informativos incluyen un enlace que les permitirá crear una cuenta TransFollow en cualquier otro

momento, si así lo desean.



Paso 8: Opciones disponibles en el e-CMR

Una vez EXPEDIDO, las siguientes opciones están disponibles haciendo

clic en “Opción”:

1. “Imprimir CMR”: versión equivalente-impresa: activa la copia en PDF del e-CMR o e-CDP

2. “Eliminar CMR”: eliminación del CMR. Esta acción no se puede deshacer.

3. “Duplicar CMR”: le permite crear un CMR a partir de uno existente

para agilizar su redacción. 4. “Mostrar detalles del e-CMR”: resumen del estado del e-CMR

Los estados posibles de un e-CMR son:

• Borrador: e-CMR aún no expedido.

• Expedido: el e-CMR ya ha sido compartido

con las empresas asociadas.

• En tránsito: ya firmado entre expedidor

(cargador) y conductor.

• Entregado: ya firmado entre el conductor y

el destinatario.

5. “Expedir e-CMR”: es el paso definitivo del modo BORRADOR a modo EXPEDIDO, válido para comenzar el ciclo de firmas. Al hacer clic en “Expedir” aparece un mensaje de aviso recordando esa “congelación” del documento. Los campos antes editables, se muestran ahora fijos.

6. “Administre sus roles y permisos”: le permite agregar en cualquier momento derechos de acceso y/o modificación a otro chófer o partner. Cuando se emite un CMR, también debe delegarse a un conductor (o varios en el caso de transportes sucesivos). Esto se logra seleccionando la acción "Administrar permisos" en el CMR y seleccionando el conductor correspondiente a partir de los datos de referencia introducidos anteriormente. El/ los conductor/es) recibirá/n un aviso del nuevo e-CMR recién asignado.

7. Adjuntar documentos: le permite adjuntar documentos en todo momento (estos documentos estarán disponibles para los chóferes y partners a través de sus Apps TransFollow)


A continuación se muestra un ejemplo de un e-CMR en versión equivalente a la impresa.


Paso 9: funcionalidad “reeditar un e-CMR ya expedido”

Esta funcionalidad permite editar de nuevo y modificar ciertos datos de su e-CMR desde TRANSPORT PORTAL con posterioridad a haber expedido digitalmente dicho documento

Esta funcionalidad le va a permitir, en los casos en que sea necesario, modificar ciertos campos desde su oficina/ puestos de gestión, sin necesidad de que sea su chófer el que deba realizar dichos cambios.

También podrá adjuntar nuevos documentos en fases posteriores.

Nota aclaratoria: Hasta ahora, la plataforma TransFollow obligaba a cursar los cambios de último minuto sobre un e-CMR ya expedido sólo desde la APP móvil TransFollow, desde el acceso de su chófer o de su vehículo. Hemos venido manteniendo el criterio de que esa es una gestión que normalmente se realiza en campo y que el documento no debía ser manipulado desde la oficina expedidora a fin de prevenir posibles desajustes de procedimiento.

Muchos de nuestros clientes nos habían hecho llegar su preferencia de poder modificar ciertos cambios de último minuto relativos a portes ya expedidos, ya que preferían que no fueran sus chóferes o los chóferes de las empresas subcontratistas los que se encargasen de hacerlo desde la APP Móvil.

1. ¿Cómo funciona “reeditar un e-CMR ya expedido”?

Como puede verse en la imagen adjunta, TRANSPORT PORTAL incorpora un botón identificado en color rojo como Editar CMR cuando éste ya ha sido expedido (en modo BORRADOR no es necesario por cuanto pueden modificarse todos los campos cuantas veces se quiera antes de EXPEDIR el documento)


Cuando se hace clic en Editar CMR, alguno de los campos “congelados” (no modificables) se convierten de nuevo en accesibles y objeto de modificación.

2. ¿Qué campos se pueden modificar?

Según el ESTADO en que se ecuentre (EXPedido, en TRAnsito, ENTregado), es posible modificar los siguientes datos en un e-CMR expedido previamente:

• REMITENTE EXP • LUGAR DE RECOGIDA EXP • TRANSPORTISTA EXP • DESTINATARIO EXP TRA • LUGAR DE ENTREGA EXP TRA • Añadir un TRANSPORTISTA SUCESIVO EXP TRA • Añadir nuevos documentos adicionales EXP TRA ENT

Será sólo el expedidor original del documento el que pueda proceder a modificar éste una vez expedido (puede ser por tanto el cargador contractual, el remitente, el cargador o el transportista, según el caso).

Los cambios le llegarán inmediatamente al chófer asignado a través de la APP Móvil.

Apéndice 1: Cómo descargar la APP móvil TransFollow

Después de emitir el e-CMR en Transport Portal, el chófer utilizará la APP TransFollow en Android para firmarlo. Los responsables de almacén de sus partners logísticos podrán también hacer uso de esa APP para realizar su función. La propia plataforma de TransFollow asigna una información u otra y un role u otro a cada participante en la cadena logística según los roles que se hayan definido para cada uno en Transport Portal.

La APP TransFollow se puede descargar en Google Playstore.

Pulse aquí

El manual para el usuario de la APP TransFollow se puede descargar aquí.

En este manual podrá conocer cómo el chófer:

• Recibe y accede a un e-CMR específico para comenzar a trabajar en él.

• Cómo puede firmar el e-CMR utilizando los diferentes métodos de firma desde la APP TransFollow

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.transfollow.tf&hl=en


Apéndice 2: Breve reseña de las herramientas TransFollow La plataforma TransFollow permite realizar el ciclo completo de crear, expedir, firmar, gestionar y archivar los documentos digitales de porte para todos los participantes en el proceso logístico. Es una plataforma diseñada para ser integrada con los sistemas de gestión de las empresas logísticas a nivel back office (ERP, TMS, WMS, ...) y de soluciones embarcadas (OBUs, APP propias, …). No obstante, TransFollow ofrece un conjunto de herramientas que permiten poder a disposición de usuarios una SOLUCIÓN e-CMR COMPLETA para dar soporte tanto a PYMES y autónomos como a empresas medias y grandes que deseen realizar pruebas de concepto y operativa previos a la integración. Se describen en este apéndice.

TRANSPORT PORTAL

Primer punto de acceso al servicio.

PORTAL PARA LA CREACIÓN Y EXPEDICIÓN DE DOCUMENTOS Y ALTA DE PARTNERS

• Crear y expedir e-CMRs, e-CDPs, e-DDCs

• Dar de alta partners con sus roles:

o expedidor, cargador, destinatario, transportista.

o chóferes, vehículos, ubicaciones.

• Gestionar documentos (duplicar, reeditar, eliminar)

o Repositorio – archivo – buscador

• Gestionar materiales peligrosos (ADR)

• Documentar control Temperatura / control de Sellado

• Gestionar Contenedores / Por Referencias

• ATR (Articulos de Transporte Retornables)

• Habilitar permisos para los chóferes

• Habilitar tipos de firma

• Activar los modos de acceso a la APP

TRANSFOLLOW PORTAL

PORTAL PARA LA VISUALIZACIÓN Y ARCHIVO. Plataforma de seguimiento para todos los participantes en el proceso logístico. Con él podrá acceder a:

• Lista de portes en tiempo real (Info completa/ porte)

• Repositorio - archivo - buscador avanzado

• PDFs (en curso/ terminados)

• Registro de distancias recorridas y de tiempos

o (llegada, comienzo y fin de carga, salida)

• Registro secuencial de eventos.

• Registro de localización durante el porte

• Asignación/ modificación de permisos de copia y

acceso.


¿Qué incluye el e-document?

Desde la plataforma TransFollow se pueden expedir tanto e-CMRs, como e-CDPs (c.de porte) / e-DDCs (doc de control) Incluye:

• Datos obligatorios

o transportista/s, destinatario, cargador efectivo,

cargador contractual

o CIF – matriculas – fechas - pesos

• Estatus del porte

• (borrador, expedido, en tránsito, entregado)

• Registro de Firmas

• (fecha, hora, sitio, empresa, persona)

• Registro de tiempos

• (llegada, comienzo y fin de carga, salida)

• Ficheros adjuntos + fotos en eventos

• Porte de contenedores, ADR, control de

temperatura.

• Poder mostrar PDF al agente en caso de inspección

¿Qué se puede hacer desde la APP TransFollow?

La APP TransFollow puede ser usada por cualquier parte en el proceso (cargador, transportista, destinatario). Con ella podrá:

• Gestionar chóferes propios y ajenos esporádicos

• Firmar en ENTREGA o RECOGIDA (5 modalidades)

• Transferir portes entre transportistas.

• Añadir observaciones y fotos (reservas)

• Consultar hasta en 15 idiomas

• Ver / mostrar PDF para inspección

• Gestionar Materiales de Transporte Retornables (ATRs)

• Actualizar hasta 30 datos (carga/ chófer/ vehículo/ destino, …)

• Capturar tiempos llegada y salida, comienzo y fin de carga

• Delegar – reasignar un porte.

• Duplicar / crear nuevo borrador y expedirlo.

• Gestionar el rechazo de artículos en destino

• Almacenar y sincronizar eventos

Date post:	16-Aug-2020
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