MANUAL DE USUARIO

2017

ACTUALIZACIÓN DE

ÓRDENES DE COMPRA CRE

CRE R.L. | Calle Honduras # 49 – Santa Cruz, Bolivia

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 2

CREACIÓN DE USUARIO Y CONTRASEÑA ....................................................................................... 3

ACCESO A LA APLICACIÓN ............................................................................................................. 6

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................................................. 7

2.1. OPCIÓN 1: “Ver Repartos” ............................................................................................. 8

A. EDITAR REPARTO ........................................................................................................... 8

2.2. OPCIÓN 2 – “Editar en Masa”: ..................................................................................... 11

A. EDITAR EN MASA: CON FILTRO ORDEN DE COMPRA Y FECHA DE ENTREGA ................ 11

B. EDITAR EN MASA: CON FILTRO FECHA DE ENTREGA (SIN ORDEN DE COMPRA) ........... 14

GLOSARIO.................................................................................................................................... 17

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INTRODUCCIÓN Estimado proveedor, a fin de contar con información precisa y oportuna respecto al estado de fabricación y/o despacho de materiales de las órdenes de compra vigentes, se ha desarrollado una aplicación que le permitirá a nuestra Cooperativa obtener información actualizada en nuestro sistema de gestión de compras, con base a la información que cada proveedor nos proporcionará a través de esta aplicación. Con este motivo, le informamos que a partir de la fecha, se emitirá cada cierto tiempo, correos de solicitud de actualización del estado de la provisión de materiales, los cuales deberán ser atendidos en el transcurso de 48 horas. La aplicación se encuentra disponible a través de la Sitio de CRE: http://www.cre.com.bo, luego, en el mosaico “CRE”, seleccione en el menú las opciones “Suministros Actualización Órdenes de Compra”, tal y como se muestra a continuación:

RECOMENDACIÓN: Utilizar el navegador Google Chrome.

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CREACIÓN DE USUARIO Y CONTRASEÑA Para poder acceder al programa deberá previamente identificarse y obtener su contraseña, por lo que deberá completar los pasos que a continuación se describen. 1. Recibirá un correo de CRE indicando que debe realizar el registro de su empresa para obtener

su contraseña.

2. Una vez reciba el correo o a través del sitio de CRE, ingrese a la aplicación, la misma que le

mostrará la siguiente pantalla donde, la primera vez (o cada vez que olvide su contraseña), deberá seleccionar el texto “Generar nueva contraseña?”

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3. En esta nueva pantalla deberá ingresar su “Nro. Proveedor” y el “Email” de contacto que utiliza con CRE, luego seleccione “No soy un robot” y cumpla con los pasos requeridos para demostrarlo. Finalmente, presione el botón “Generar”.

Le recordamos que el “Nro. Proveedor” asignado por CRE para su empresa, lo encontrará en la parte superior izquierda de cualquiera de las Órdenes de Compra que le hayan sido asignadas:

De igual forma, se recuerda que solo serán aceptados los “Email” que hubieran sido actualizados en nuestra base de datos de proveedores.

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4. Una vez haya seleccionado el recuadro que indica “No soy un robot”, deberá marcar las imágenes que le indica el sistema a fin de demostrar que no es un robot, luego presione el botón “VERIFICAR”.

5. Una vez verificado, presione el botón “Generar”.

6. El sistema procesa su solicitud y le informa que se generó una nueva contraseña y que debe

revisar su correo electrónico.

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7. En la bandeja de entrada del correo electrónico, encontrará un mensaje similar al que sigue, donde podrá obtener la clave a utilizar y un enlace a la aplicación para conectarse.

ACCESO A LA APLICACIÓN 1. Debe registrar los datos solicitados en la aplicación, completar los pasos para demostrar que no

es un robot y posteriormente seleccionar el botón “Ingresar”.

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ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN 1. Una vez ingrese al sistema, se desplegará una pantalla en donde podrá visualizar todas las

órdenes de compra vigentes de su empresa, desglosadas por cada posición que falte entregar.

2. Podrá actualizar los datos de dos maneras:

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2.1. OPCIÓN 1: “Ver Repartos”

Usted podrá actualizar el estado de esa única posición en particular.

A. EDITAR REPARTO 2.1.1. Los últimos datos registrados para ésta posición, se desplegarán en la parte inferior

de la pantalla. Posteriormente deberá seleccionar “Editar” para proceder con la actualización de la información.

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2.1.2. Una vez haya seleccionado “Editar”, le aparecerá la siguiente pantalla, en donde podrá verificar la fecha de entrega del material y la cantidad a entregar, luego en el campo “Estado” seleccione la flechita y elija la etapa de producción o despacho en la cual se encuentra.

2.1.3. Por último, en el campo “Texto complementario” escriba una glosa que nos brinde mayores detalles al respecto. Al finalizar, presione el botón “Aceptar”.

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2.1.4. Una vez haya actualizado la información de la posición seleccionada, ésta aparecerá en su pantalla con un lápiz al lado izquierdo, lo cual le indica que existen cambios en esa posición. De igual forma aparece un mensaje en letras rojas, que le explica que hasta el momento los cambios son solo en las pantallas de la aplicación.

2.1.5. Cuando hubiera terminado de realizar la actualización de estado de todas las

posiciones requeridas, deberá seleccionar el botón “Guardar” para que de esta manera toda la información sea enviada al sistema de gestión de compras de CRE. En caso de no hacerlo, todo el trabajo que realizó se perderá.

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2.2. OPCIÓN 2 – “Editar en Masa”:

Usted podrá actualizar el estado de una o más órdenes de compra a la vez.

A. EDITAR EN MASA: CON FILTRO ORDEN DE COMPRA Y FECHA DE ENTREGA Podrá utilizar esta opcion en aquellos casos en los que se desee registrar información para una (1) orden de compra y para varias posiciones que tengan la misma fecha de entrega en sus repartos, en las cuales las etapas de producción sean las mismas, de esta manera podrá colocarles el mismo estado a todos los repartos de una sola vez. 2.2.1. En el campo “Orden de Compra”, seleccione la flecha, esto le desplegará el listado

de todas las órdenes de compras vigentes de su empresa, puede seleccionar uno de ellos en caso de que desee actualizar todas las posiciones de una misma orden de compra con la misma información.

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2.2.2. También podría seleccionar las posiciones de una “Orden de Compra” que tengan una misma de “Fecha Entrega”, para ello, seleccione la flecha para que se desplieguen todas las fechas de entrega que existen para esa orden de compra, y seleccione la de interés.

2.2.3. Luego en la casilla “Estado” seleccione la flecha para que le muestre todas las opciones que se han dispuesto a fin de actualizar la información de al “Orden de Compra”; seleccione la opción que corresponda:

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2.2.4. Finalmente en la casilla “Texto Complementario” registre la información adicional que considere importante y presione “Aceptar”.

NOTA: En caso de existir otras fechas de entrega para la misma Orden de Compra, por favor repita la operación para cada una de ellas eligiendo el estado que corresponda a cada fecha.

2.2.5. Podrá verificar la actualización del estado, seleccionando “Ver Repartos”, esto

desplegará en la parte inferior de la pantalla todos los datos que se hubieran registrado:

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B. EDITAR EN MASA: CON FILTRO FECHA DE ENTREGA (SIN ORDEN DE COMPRA) Podrá utilizar esta opcion en aquellos casos en los que tenga dos o más órdenes de compra con las mismas fechas de entrega y en las cuales las etapas de producción o despacho sean las mismas, de esta manera podrá colocarles el mismo estado de una sola vez.

2.2.1. Deje en blanco la casilla “Orden de Compra”, en el campo “Fecha Entrega”

seleccione una de las fechas, esta acción internamente seleccionará todas las posiciones de todas las órdenes de compra que tengan esa fecha de entrega en sus repartos.

2.2.2. Posteriormente elija el “Estado” que corresponda para actualizar los datos de todas las órdenes de compra que tengan esa fecha. Tenga en cuenta que el sistema colocará automáticamente el mismo estado a todas las órdenes que tengan la fecha seleccionada, por lo que si no se encuentran en las mismas condiciones, no deberá utilizar este mecanismo de actualización y deberá actualizar por cada orden de compra, tal como se muestra en el subtítulo A. EDITAR EN MASA: CON FILTRO ORDEN DE COMPRA Y FECHA DE ENTREGA del punto 2.2.

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2.2.3. Luego registre un “Texto Complementario” para brindar mayor información y finalmente presione el botón “Aceptar”.

2.2.4. Una vez haya actualizado la información de las fechas seleccionadas, aparecerá un lápiz al lado izquierdo de cada posición que se hubiera actualizado. De esta forma podrá verificar las posiciones actualizadas con esta herramienta de actualización en masa.

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2.2.5. Cuando hubiera terminado de realizar la actualización del estado de todas las posiciones requeridas, deberá seleccionar el botón “Guardar”, para que la información sea actualizada en el sistema de gestión de compras y por lo tanto recibida por CRE. En caso de no hacerlo, todo el trabajo que realizó se perderá.

Santa Cruz, 06 de Enero del 2017.

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ANEXO

GLOSARIO

ORDEN DE COMPRA

Documento que expresa la decisión de CRE de adquirir bienes y/o servicios de un proveedor determinado. En este documento se detalla en sus posiciones la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial. Este documento es identificado por un número único en el sistema de gestión de compras de CRE, que es impreso en el documento formal enviado al proveedor adjudicado.

POSICIÓN

Línea o detalle de la orden de compra, que contiene entre sus datos más importantes y comunes: la cantidad requerida, el texto descriptivo del ítem a comprar, precio, fecha de entrega, entre otros.

REPARTO

Las cantidades compradas con la posición de una orden de compra pueden ser entregadas parcialmente, y el reparto expresa ese pacto con el proveedor que especifica cuántas unidades serán entregadas en cada fecha. En otras palabras, el reparto es el detalle de entregas de una posición de la orden de compra.

FECHA DE ENTREGA Fechas límites hasta las cuales el proveedor debe cumplir con la entrega de los bienes y/o servicios.

ESTADO El estado representa el informe de avance que tiene el proveedor para cumplir con el compromiso de entrega de un reparto de una posición de la orden de compra.

TEXTO COMPLEMENTARIO Texto en el que se puede ampliar o complementar información sobre el estado de un reparto.