Manual de Usuario Módulo Asistente Módulo Notario de Usuario - Modulo...Jurídicas dependiendo del...

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE LOS REGISTROS PÚBLICOS Código: EGHF

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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE INTERMEDIACIÓN DIGITAL (SID-SUNARP)

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Manual de Usuario Módulo Asistente Módulo Notario


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I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual es una guía para el usuario, donde se indica los procedimientos que se tiene que seguir para el uso correcto del Sistema de Intermediación Digital SID-SUNARP para la constitución de empresas y otorgamiento de Poderes, que está diseñado de manera modular que permitirá al usuario efectuar transacciones de acuerdo a sus necesidades. Está conformado por los siguientes módulos:

• Módulo Trámite Registrales – Asistente de Notario • Módulo Trámite Registrales – Notario

Cabe precisar que el presente manual no altera los procedimientos y actividades que según la legislación del notariado y registral, exijan las formalidades exigidas por la ley o normas de la materia, tales como la emisión en papel de la Escritura Pública y su firma manuscrita.

II. OBJETIVO

Este Manual tiene como objetivo proporcionar al notario la información necesaria para desarrollar los procesos que conllevan a cabo la Solicitud de trámite de constitución de empresa sobre la plataforma del Sistema de Intermediación Digital - SID-SUNARP.

III. ALCANCE

El presente Manual de Usuario se encuentra orientado al público en general (Usuario ciudadano) que pretenda constituir una empresa, así como a los Notarios y su personal (Asistentes de Notario) que requieran el uso del Sistema de Intermediación Digital –SID - SUNARP.

IV. MÓDULOS


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1. Módulo Informativo Este módulo tiene la finalidad de brindar información actualizada y detallada de cada uno de los procesos registrales vigentes en SUNARP. En este nivel no es necesaria la autenticación del ciudadano.

1.1 Notarios Afiliados al SID-SUNARP En éste módulo podrá visualizar información acerca de los Notarios suscritos al sistema SID-SUNARP.


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• El ciudadano podrá seleccionar los campos de búsqueda como son: El Departamento, Provincia y Distrito para dar Click en Buscar, el sistema le mostrará la información correspondiente a la Notarias que se encuentran registrados en el sistema.

1.2 Información de Tipos de Personas Jurídicas El sistema genera la información necesaria para identificar cuáles son las diferencias saltantes entre las modalidades empresariales más usadas a efectos que elija la más conveniente. Si el ciudadano (solicitante) lo requiere puede llamar a ALO SUNARP al 0800-27-164 para mayor información.

• El ciudadano selecciona la opción Información sobre tipo de personas jurídicas.


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• El sistema visualiza las características más representativas de los Tipos de Personas

Jurídicas dependiendo del tipo de sociedad y del aporte (SAC con directorio - Dinerario, SAC con directorio - Bienes, SAC sin directorio – Dinerario, SAC sin directorio – Bienes, SRL – Dinerario, SRL- Bienes, EIRL – Dinerario, EIRL – Bienes, SA – Dinerario, SA- Bienes).

1.3 Requisitos para el cumplimiento del proceso registral • El ciudadano selecciona la opción Requisitos para cumplimiento del proceso registral.


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• El sistema visualiza a modo de texto los requisitos mínimos para el cumplimiento del

proceso registral en línea SID-SUNARP.


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2. Módulo Trámite Registrales-Asistente de Notario Permitir seleccionar una solicitud en particular para poder revisar y validar la información ingresada por el ciudadano y de esta manera el notario pueda aplicar la firma digital.

2.1 Preparar la documentación para la firma digital • El Asistente de Notario ingresa a la opción de menú Bandeja de Entrada de

Solicitudes.

• El sistema muestra la lista de solicitudes pendientes de atención pertenecientes a

la notaría, así como también las que están siendo revisadas y preparadas por otros Asistentes. El Asistente de Notario tiene la opción de usar los filtros de búsqueda o ubicar una solicitud de la lista.

• Una vez ubicada la solicitud, el asistente de Notario debe seleccionarla para poder revisar aquellos datos de la solicitud ingresados por el ciudadano. (La labor de revisión implica, entre otros, verificar el tipo y número de documento de identidad de los otorgantes; el domicilio debidamente consignado de los otorgantes; la adecuada descripción del objeto social de la empresa; en caso de haber realizado reserva de nombre verificar que estos datos estén correctos y que quien o quienes solicitaron la reserva sea(n) quien(es) otorgue(n) el acto de constitución de empresa, etc.).


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• El sistema muestra la información de la solicitud previamente seleccionada:

Datos de la empresa, Datos del Participante, Datos del Solicitante, Parte Notarial.

• El Asistente de Notario ingresa el Número de Kárdex.


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• El Asistente de Notario ingresa a modo opcional a la ventana de la Calculadora Registral.

• Seguidamente, digita la Liquidación de Derechos Registrales.


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• En caso, el Asistente de Notario modifique el monto del Capital S/. , tendrá que modificar el monto por cada participante, a fin que coincidan dichos montos.

• De otro modo, el sistema mostrará un mensaje de advertencia: “El monto Total de aportaciones no puede ser diferente a xxx” (el xxx representa el monto por el cual el asistente de notario modificó el Monto de Capital original, para el ejemplo será de S/.200).

• El Asistente de Notario revisa los Datos del Solicitante.


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• En la pestaña Parte Notarial, el Asistente de Notario incorpora la información de la escritura pública ya firmada por los otorgantes y notario: INTRODUCCIÓN y CONCLUSIÓN. El campo notarial denominado “INSERTOS” es opcional. Solo usarlo en caso requiera de mayor espacio para la parte de la conclusión.

• El CUERPO de la escritura no se llena y/o digita en ninguno de los campos notariales, toda vez que este se genera automáticamente con el formato enviado por el ciudadano y revisado por el asistente de notario. Por lo que si se quiere corregir un dato del formato de solicitud, este debe realizarse antes de la elaboración de la escritura pública y antes de generar el proyecto de parte notarial.

• Cada Item tiene un límite de 10 000 caracteres alfanumérico.

• El Asistente de Notario genera el Proyecto parte Notarial haciendo clic en Proyecto

Parte notarial.


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• Seguidamente, el sistema habilita la opción Enviar al Notario (1), el Asistente de Notario tendrá la posibilidad de ejecutar esta acción.


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(1) El Asistente de Notario hace clic en Enviar al Notario y el sistema procede a enviar la solicitud revisada a la Bandeja de Solicitudes para Firmar del Notario, y como consecuencia ésta desaparece de la Bandeja de Entrada de Solicitudes.

• El sistema opcionalmente permite al Asistente de Notario guardar temporalmente una solicitud con la opción Guardar Avance el cual ha sido trabajado parcialmente con el beneficio de recuperarlo para seguir trabajándolo en un momento determinado.

• El sistema a modo opcional permite al Asistente de Notario Visualizar Proyecto de Constitución que fue enviada.


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• El sistema a modo opcional permite al Asistente de Notario a través del botón Regresar volver a la Bandeja de Entrada de Solicitudes.


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2.2 Efectuar Observaciones a los documentos Permite al Asistente de Notario tener la facultad de observar las solicitudes en caso se encuentren incompletas o incoherentes.

• El Asistente de Notario se percata que la documentación tiene alguna inconsistencia y hace clic en Efectuar observación (2)

(2) La observación se puede dar en cualquier pestaña del documento (Datos de empresa, Datos Participante, Datos del Solicitante, Parte Notarial).

El Asistente de Notario deberá Aceptar o Cancelar la Observación


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• En el caso que Acepte observar la solicitud el sistema le mostrará la siguiente pantalla donde el Asistente deberá especificar lo que ha observado en el documento.

• Para que el sistema envíe el mensaje de notificación al correo del ciudadano para su subsanación deberá darle Aceptar al formulario


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2.3 Modificar datos ingresados Permite tener la posibilidad de modificar algunos datos inconsistentes en la información digitada por ciudadano.

El Asistente de Notario tiene la posibilidad de modificar los siguientes datos: ü En los casos que no haya reserva, la denominación o razón social. ü Identificación de los participantes (socios fundadores, sean accionistas o participantes;

gerentes; titular de la empresa; directores; etc.). ü Objeto social. ü Capital. ü Distribución del capital social, en los casos de acciones o participaciones sociales.

• El Asistente de Notario se percata que la información tiene alguna inconsistencia. Seguidamente, modifica el dato inconsistente, y continúa con la revisión y validación del documento.


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2.4 Reservar ciertos actos sobre el contenido de la solicitud Permite que personal registrado de la Notaría pueda reservar ciertos actos sobre el contenido de la solicitud al prepararlo para la firma.

• El Asistente de Notario a modo opcional tiene la posibilidad de reservar ciertos

actos sobre el contenido de la información ingresada por el ciudadano, haciendo clic sobre el botón: Reservar Acto.

• El Asistente de Notario digita el contenido del acto que desea reservar y le da

Aceptar


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2.5 Enviar documentos de constitución de empresas a SUNARP Permite que personal registrado en el SPRL y que pertenezca a la Notaría pueda enviar a la SUNARP solicitudes previamente firmadas digitalmente por el Notario y que están en la pestaña de Inscritos, generando un cargo de recepción única por cada una de ellas, consumiendo recursos del monedero electrónico por cada envío.

• El Asistente de Notario o Notario ingresa a la opción de menú Documentos para enviar a SUNARP.

• El sistema muestra la lista de solicitudes pendientes para el envío a SUNARP

organizadas por Inscripción, Subsanación y Desistimiento.

• El Asistente de Notario o Notario tiene la opción de usar los filtros de búsqueda: ü Nro. De Solicitud. ü Primer Apellido. ü Oficina. ü Razón Social. ü Acto Registral. ü Año título y ü Número de Título.


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• El Asistente de Notario o Notario selecciona una solicitud de la Pestaña de Inscripción.

Y hace Click en el Botón Enviar a Sunarp.

• El sistema le mostrará un mensaje para confirmar el envío


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• Una vez confirmado, el sistema muestra en pantalla el resumen del cargo de recepción conteniendo el Número de Hoja de Presentación.

• Al hacer clic en Visualizar el sistema muestra la siguiente pantalla:


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2.6 Enviar títulos desistidos u observados a SUNARP Permite que personal registrado en el SPRL y que pertenezca a la Notaría pueda enviar a la SUNARP solicitudes previamente firmadas digitalmente por el Notario y que están en el bloque de Desistimiento o Subsanación de la bandeja Documentos para enviar a SUNARP, generando un cargo de recepción única por cada una de estos.

• El Asistente de Notario o Notario ingresa a la opción de menú Documentos para

enviar a SUNARP.

• El Asistente de Notario o Notario selecciona una solicitud de la pestaña de Subsanación ó Desistimiento.

• El Asistente de Notario o Notario hace clic en el botón Enviar a SUNARP.

Mostrando el sistema un mensaje para confirmar el envío.


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• Una vez confirmado, el sistema muestra en pantalla el resumen del cargo de

recepción conteniendo el Número de Hoja de Presentación.

• Al hacer clic en Visualizar el sistema muestra la siguiente pantalla:


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2.7 Consultar Bandeja de Títulos enviados a SUNARP El SID-SUNARP permite consultar las solicitudes que han sido enviadas a la SUNARP.

• El Asistente de Notario ingresa a la opción de menú Títulos enviados a SUNARP.

• El Asistente de Notario o Notario tiene la opción de usar los filtros de búsqueda: ü Nro. De Solicitud. ü Fecha de Inicio y Fecha de Fin. ü Razón Social. ü Primer Apellido. ü Año título, Número de título. ü Oficina y Acto Registral. ü Incluir Inscritos y Tachados: Permite mostrar todas las solicitudes Inscritas y/o

Tachadas (inclusive los enviados por calificar a Sunarp).

• El sistema muestra la lista de solicitudes que han sido enviadas a la SUNARP


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• El sistema permite opcionalmente visualizar el Parte Notarial y el Cargo de constitución firmado digitalmente, siendo extraído del Gestor de Contenidos.

• El sistema permite opcionalmente visualizar el Formulario de Solicitud de Inscripción.

2.8 Consultar Histórico de trámite Permite consultar la información de las solicitudes en cualquier momento en el flujo de proceso. Esta opción presentará los trámites que se han realizado y finalizado en la notaría, pudiendo realizar búsquedas por distintos criterios: Número de Solicitud y Número de Kárdex.

• El Asistente de Notario selecciona la opción de menú Histórico de trámite.


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• El sistema visualiza los filtros de búsqueda: N° de Solicitud.

• El sistema visualiza la información principal de la solicitud en base al filtro seleccionado.

2.9 Consultar Bitácora de Solicitudes Permite consultar los trámites realizados a través del SID-SUNARP por el ciudadano en base al número de la solicitud.

• El Asistente de Notario selecciona la opción del menú Bitácora de Solicitud.


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• El sistema visualiza el filtro de búsqueda: N° de Solicitud.

• El sistema visualiza la solicitud en base al filtro seleccionado la trazabilidad de

movimientos.

2.10 Desistir y Subsanar un título observado

El sistema permite desistir un título previamente observado por SUNARP.

• El Asistente de Notario o Notario ingresa a la opción de menú Títulos Observados.


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• El sistema visualiza los títulos observados por SUNARP pendientes de atención

pertenecientes a la notaría, así como información relevante de título:

• El Asistente de Notario o Notario tiene la opción de usar los filtros de búsqueda: ü Nro. De Solicitud. ü Año Titulo. ü Número de Título. ü Oficina. ü Razón Social a Constituir. ü Primer Apellido y ü Acto Registral

• A modo opcional, el Sistema permite visualizar el Parte Notarial y la Esquela

observada por el Registrador de la SUNARP a través del siguiente link como se muestra en la imagen:


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2.10.1 Desistir Título Observado

• El Asistente de Notario o Notario selecciona un título observado. Seguidamente, presiona el botón Desistir.

• El sistema visualiza una ventana de confirmación con dos botones: Generar

Desistimiento y Cancelar.

• Si el Asistente de Notario o Notario presiona el botón Cancelar se anula la operación

y el sistema visualiza nuevamente la bandeja de títulos observados. • Si el Asistente de Notario o Notario hace clic en el botón Generar Desistimiento.


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• El sistema internamente genera el documento en formato PDF con las etiquetas

preestablecidas y mostrará en una ventana una vista previa del documento generado y pueda ser enviado al Notario.

• El Asistente de Notario o Notario presiona el botón Enviar a Notario.

• El sistema visualiza un mensaje de confirmación: El desistimiento de ha generado

satisfactoriamente y se ha enviado al Asistente de Notario o Notario para ser Firmado Digitalmente’. Seguidamente, el Asistente de Notario o Notario presiona el botón Aceptar y el sistema procede a enviar la solicitud revisada a la Bandeja de Solicitudes para Firmar del Notario, y como consecuencia esta desaparece de la Bandeja de títulos observados.


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2.10.2 Subsanar Título Observado El sistema permite subsanar una solicitud observada por SUNARP.

• El Asistente de Notario o Notario selecciona un título observado. Seguidamente, presiona el botón Subsanar.

• El sistema visualiza una ventana donde le solicitará al Asistente indicar con qué tipo de formato desea trabajar: Documento subsanatorio o Escrito al Registrador. (sólo podrá seleccionar una de ellas).

• Si el asistente de Notario o Notario selecciona la opción Documento subsanatorio, podrá trabajar en el campo notarial disponible un parte de escritura pública aclaratoria; o un nuevo parte notarial por error de traslado, precisándose en dicho caso que se trata de un nuevo traslado por error u omisión en el traslado del parte firmado digitalmente por el Notario.


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• Si el Asistente de Notario o Notario elige la opción Escrito al Registrador tendrá que redactar todo el documento según su criterio.


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• Una vez terminado el llenado, el Asistente de Notario o Notario tendrá la opción de Visualizar el documento sólo si presiona el botón Generar documento.

• Una vez presionado el botón Generar documento se habilitará el botón Enviar al Notario. El Asistente de Notario o Notario hace clic en Enviar al Notario y el sistema procede a enviar la solicitud revisada a la Bandeja de Solicitudes para Firmar del Notario, y como consecuencia ésta desaparece de la Bandeja de títulos observados.


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3. Módulo Trámite Registrales – Notarios El SID-SUNARP deberá permitir la autenticación de los Notarios con un certificado digital X509v3 para la ejecución de la firma digital. Para realizar la firma digital el Notario debe de contar con un certificado digital emitido por RENIEC y debe estar instalado el Cliente 4identity en su PC. El Notario debería poder disponer de las opciones tanto del asistente como del propio Notario. Los pagos del trámite se harán por medio del manejo de saldo de los Notarios (ya existente), los ciudadanos harán los pagos Notariales directamente.

3.1 Autenticarse en el sistema con certificado digital

• El Notario selecciona el interfaz de la pantalla principal Inicio de Constitución de Empresa (Ciudadano - Notario)

• El Notario hace clic en Autentícate con Certificado.


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• El Notario hace clic en Autentícate.

• El Notario selecciona su certificado digital. Seguidamente, hace clic en el botón Ok.


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• El Notario deberá ingresar su número de PIN otorgado por la RENIEC

• El sistema visualiza la pantalla principal así como las operaciones correspondientes al Notario.

3.2 Firmar digitalmente

• El Notario selecciona la opción de menú Bandeja de Solicitudes para Firmar.


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• El sistema visualiza aquellas solicitudes preparadas para las firmas organizadas por Inscripción, Subsanación y Desistimiento pudiendo firmar masivamente por cada bloque. El sistema permite de manera opcional Visualizar el archivo PDF del parte notarial sin firmar a modo de consulta como también Devolver la solicitud ó Anular una solicitud.

• El Notario selecciona una o varios documentos a firmar de uno de los bloques de la

Bandeja de solicitudes, enseguida presiona el Botón de Firmar

• El Notario presiona el botón Ejecutar Firma.

• El Notario selecciona su certificado digital. Luego, hace clic en el botón Ok.


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• Previa a la Firma Digital, el sistema visualiza el parte notarial hoja por hoja.


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• El Notario presiona el botón Firmar localizado en la parte inferior del parte notarial visualizado.

• El sistema muestra nuevamente de Bandeja de Entrada de Solicitudes donde ya no

se visualizan las solicitudes que fueron firmadas.


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3.3 Registrar Asistente de Notario El sistema permite inscribir un Asistente de Notario previamente registrado en el SPRL SUNARP, con el fin de que pueda acceder al Sistema.

• El Notario ingresa a la opción Registrar asistentes del Submenú Mantenimientos.

• El sistema visualiza un mensaje de información:

• El sistema muestra un formulario para que se ingrese el Código de usuario (Nombre de usuario del SPRL), así también el Apellido Paterno del usuario a Registrar como Asistente del Notario.


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• El Notario ingresa el código del asistente de Notario así como el apellido paterno y presiona el botón Consultar.

• El sistema le mostrará un mensaje en la parte superior derecha Usuario disponible y despliega hacia la parte inferior los datos del asistente de Asistente de Notario con la posibilidad de completar los datos en el caso estos faltasen.

• Como también puede mostrar el mensaje: “El usuario indicado ya se encuentra registrado como asistente en la notaría”.


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• El Notario presiona el botón Guardar para asociar al asistente de Asistente de Notario o Notario a la notaría del usuario.

• El asistente es agregado a la lista de Asistentes de Asistente de Notario o Notario visible en la sección Asistentes Registrados.


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3.4 Deshabilitar cuentas de Asistente de Notario El sistema permite desasociar un usuario tipo Asistente de Notario que ha sido registrado previamente en el Sistema.

• El Notario ingresa a la opción Registrar Asistentes del Submenú Mantenimientos.

• El sistema muestra una lista en la que se encuentran los asistentes ya registrados previamente en la notaría cada uno al lado del botón Deshabilitar. El Notario presiona el botón para desasociar al asistente.

• El asistente deshabilitado desaparece de la lista de Asistentes Registrados siendo liberado de la notaría.


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4. Módulo Parte Notarial - Poderes

4.1 Autenticarse con el Sistema

• El Asistente Notario selecciona el interfaz de la pantalla principal Inicio de Constitución de Empresa (Ciudadano - Notario)

• El sistema muestra la siguiente ventana para el Asistente de Notario ingrese su Usuario y Contraseña.


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• El Asistente de Notario selecciona la opción de menú Parte Notarial - Poderes.

• El sistema le mostrará al Asistente de Notario los siguientes datos estructurados para que sean ingresados por el mismo a fin de dar inicio al Proyecto de Parte Notarial.

4.2 Datos de la Solicitud: El Asistente ingresa los siguientes datos


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• Selecciona la Oficina Registral.

• Haga clic en el botón Examinar y adjunte el archivo en formato de texto enriquecido (RTF)* del documento que contiene el parte notarial de Poder. El archivo que adjunte no debe tener un tamaño mayor a 500 KB. Para que la subida del archivo sea exitosa debe ser solo texto y sin imágenes.


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(*) Si el archivo se encuentra guardado con otro tipo de formato (*.doc, *.docx, *.org, etc.) previamente deberá guardar dicho archivo bajo el tipo de formato RTF.

• La Liquidación de Derechos Registrales, tendrá la posibilidad de ayudarse con la Calculadora Registral ubicada en el Link correspondiente.


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• El Correo electrónico del Ciudadano para efectos de tener constancia del registro.

4.3 Lista de Participantes: El Asistente ingresa los participantes ya sea Poderdantes y/o Apoderado.

• Para agregar un Poderdante o un Apoderado deberá ir al Botón Agregar, el Sistema le mostrará el siguiente formulario:

• Consignar todos los datos solicitados y luego hacer Click en el Botón Agregar.


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• Al agregar los participantes el sistema irá mostrando la Lista de Participantes

• El sistema podrá Eliminar permanentemente los datos de algún participante de la Lista utilizando el Botón Eliminar.

• El sistema podrá editar los datos de algún participante de la Lista utilizando el Botón Modificar.


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• Completado el registro del Parte Notarial – Poderes, deberá grabar los datos para que sea trabajado por Notario. Al hacer Click sobre el Botón Guardar, el sistema le mostrará un mensaje confirmando la acción

• Al Aceptar estará confirmando su registro por lo que el sistema le mostrará el Número de Solicitud generado activándose el Botón Enviar a Notario

• Al hacer Click en el Botón Enviar a Notario, el sistema le solicitará confirmar el envío.


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• Al Aceptar el envío, el sistema le mostrará una notificación al usuario, indicando el número y fecha de envío.

4.4 Firma y Envío a Sunarp del Parte Notarial – Poderes,

• El Parte Notarial – Será firmado por el Notario para su posterior envío a Sunarp.

• El Notario revisará su Bandeja de Firmas en ella podrá Visualizar o podrá Anular la misma si fuere el caso.

• El Notario deberá seleccionar la solicitud y ejecutará la Firma.


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• Para enviar a Sunarp deberá seleccionar la solicitud y procederá a Enviar a Sunarp.

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