Manual de Usuario Módulo de FIGL (Contabilidad … · 2017-12-20 · de todas las operaciones...

Manual de Usuario

Módulo de FIGL

(Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria)

FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.3 Página 2 de 103

Manual de Usuario Proyecto SEFLogiC – Módulo FIGL

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Código del documento FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.3

Nombre del documento Manual de FIGL (Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria) Versión 1.3 Tipo documento: Formación Finalidad: Formación a usuarios

Información del documento

Preparado por: Consultores UTE FIGL Fecha de entrega: Validado por Fecha de revisión:

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Control de Cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

1.1 18.08.2015 Modificación de la descripción de las divisiones. Mantis 61793 Pto 3.3

1.2 08.10.2015 Modificación de la descripción de las divisiones. Mantis 61793 Pto 3.3 - 2

1.3 12.07.2016

Hacer un PMP con la partida de pago por el resto. Mantis 65387- MP pago por el resto.



Índice

1. Introducción. ........................................................................................................ 5

2. Objetivo del módulo FIGL ................................................................................... 5

3. Estructuras organizativas y Datos Maestros ..................................................... 6

3.1. Entidad CP .................................................................................................... 6

3.2. Sociedad FI ................................................................................................... 6

3.3. Divisiones ...................................................................................................... 8

3.4. Estructura presupuestaria ............................................................................. 9

3.5. Clases de Documentos. .............................................................................. 12

3.6. Claves de contabilización ............................................................................ 12

3.7. Plan de Cuentas. ......................................................................................... 14

3.8. Grupos de cuentas ...................................................................................... 15

4. Procesos de Gestión ......................................................................................... 18

4.1. Datos Maestros. .......................................................................................... 18 4.1.1. Visualizar cuenta de mayor. ................................................................. 18 4.1.2. Visualizar acreedor. ............................................................................. 19 4.1.3. Visualizar deudor. ................................................................................ 24

4.2. Contabilización de Operaciones Extrapresupuestarias. ............................... 26 4.2.1. Obligaciones de pago no presupuestarias (PMP). ............................... 27 4.2.2. Traslado no presupuestario. ................................................................ 38 4.2.3. Operaciones con indicadores estadísticos de compras........................ 43 4.2.4. Tratamiento de las retenciones o descuentos. ..................................... 45 4.2.5. Mandamientos de pago de retenciones de nómina. ............................. 53

4.3. Previsiones y periodificaciones de gasto ..................................................... 57 4.3.1. Contabilización de la previsión de gasto .............................................. 58 4.3.2. Anulación de la previsión de gasto ...................................................... 63

4.4. Gestión de Documentos Contables ............................................................. 66 4.4.1. Visualización de documentos FI .......................................................... 66 4.4.2. Modificación de documentos en FI ...................................................... 70 4.4.3. Anulación de documentos en FI ........................................................... 73 4.4.4. Anulación de documentos en FI en masa. ........................................... 74 4.4.5. Impresión de documentos. ................................................................... 76

4.5. Gestión de cuenta. ...................................................................................... 80 4.5.1. Visualización de saldos........................................................................ 80 4.5.1. Visualización de partidas de cuenta de mayor. .................................... 83 4.5.2. Compensación de una cuenta ............................................................. 87 4.5.3. Anulación de la compensación ............................................................ 92 4.5.4. Partidas individuales de acreedores. ................................................... 95 4.5.5. Partidas individuales de deudores. ...................................................... 98

4.6. Cierres y Operaciones periódicas. ............................................................... 99 4.6.1. Mantenimiento descuentos presupuestarios. ....................................... 99 4.6.2. Mantenimiento tipos de interés. ......................................................... 101



4.6.3. Período transitorio Gestión de Deuda de facturas directas. ............... 102



1. Introducción.

Este documento, constituye el Manual de referencia del usuario que trabaje en el área

de Contabilidad Financiera y No Presupuestaria. Se ha elaborado como material de

apoyo al alumno, para practicar los conocimientos teóricos adquiridos durante el

desarrollo de las mismas.

Este Manual está dirigido a los usuarios del sistema SEFLogiC, que llevan las tareas

relacionadas con la contabilidad financiera y no presupuestaria (Área FIGL en

terminología de proyecto), es decir, destinados a aquellas unidades administrativas

encargadas de gestionar la contabilidad financiera y extrapresupuestaria.

2. Objetivo del módulo FIGL El objetivo principal de la contabilidad financiera y no presupuestaria consiste en proporcionar un cuadro general de la contabilidad y las cuentas externas. El registro de todas las operaciones contables en un sistema de software completamente integrado con todas las otras áreas operacionales de una empresa garantiza que los datos de contabilidad siempre estén completos y sean exactos. El módulo de libro mayor se utiliza para la contabilidad financiera del sistema SAP. Recoge las operaciones contables en un sistema integrado que garantiza que los datos de contabilidad siempre estén completos, exactos y actualizados en tiempo real. El módulo de Contabilidad Financiera (FIGL) permitirá registrar todas aquellas operaciones que por su naturaleza no puedan realizarse desde los módulos auxiliares (Activos Fijos, Contabilidad Presupuestaria, Facturación, Compras, Tesorería, etc.). La Contabilidad Financiera sirve como registro completo de todas las operaciones extrapresupuestarias. Se trata de una referencia actualizada y centralizada relativa a la presentación de las cuentas. Esto nos permite registrar mandamientos de pago o traslados extrapresupuestarios, visualizar documentos contables, partidas individuales y cifras de movimientos. Una operación individual real se puede verificar en cualquier momento en tiempo real mediante la visualización de los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimientos en diferentes niveles, como por ejemplo:

Gestión de cuenta

Diarios

Totales/cifras de movimientos

Evaluaciones de balance/pérdidas y ganancias Todas las contabilizaciones producidas en los módulos auxiliares y operativos tienen su reflejo dentro del libro mayor y en las cuentas asignadas para dicha contabilización.



3. Estructuras organizativas y Datos Maestros SEFLogiC, como sistema SAP, divide la organización empresarial en entidades organizativas. A continuación, procedemos a comentar las agrupaciones que más afectan a los procesos definidos para el módulo de Contabilidad General y No Presupuestaria.

3.1. Entidad CP

La entidad CP es la estructura organizativa, básica de SAP, de contabilidad

presupuestaria y recoge todos los elementos que configuran el Presupuesto.

Sin esta Entidad no es posible presupuestar ni ejecutar el Presupuesto, siendo un dato

más a la hora de presupuestar y ejecutar. La Entidad CP en el sistema SEFLogiC es la

1000.

Este presupuesto es único, es decir, sólo podemos trabajar con un único Presupuesto,

aunque como veremos más adelante podemos tener versiones del Presupuesto, pero

sólo una versión será la definitiva. Si quisiéramos trabajar con más de un Presupuesto

es necesario crear una entidad CP por cada Presupuesto diferenciado con el que

queramos trabajar.

A este nivel se definen:

La estructura presupuestaria: clasificación orgánica, y el resto de las

clasificaciones que configuran una partida presupuestaria.

Elaboración y seguimiento del Presupuesto.

Ejecución del Presupuesto.

3.2. Sociedad FI

La estructura organizativa en la Gestión Financiera se basa en las sociedades FI:

representa una entidad legal independiente a nivel de reporting de acuerdo con la

legalidad vigente. Se describe la Sociedad FI como la unidad organizativa básica de la

contabilidad financiera, a la que se asocia de forma unívoca un NIF.

Tenemos una Sociedad FI por cada entidad de la Comunidad Autónoma de Canarias,

las cuales tienen NIF propio, y podemos obtener balances y cuentas de pérdidas y

ganancias de forma diferenciada por cada una. Además, cada una de ellas utiliza

datos maestros a nivel propio como los acreedores, clientes, etc.

Las sociedades FI están íntimamente relacionadas con los centros gestores,

necesarios para generar la estructura presupuestaria.

El listado de entidades FI que afectan a la Entidad CP 1000, es el siguiente:

ACDS: Ag. Can. Desar. Sosten. y Cambio Climático.

ACEC: Agencia Canaria de Evaluación de Calidad y Acreditación Universitaria



ACS: Academia Canaria de Seguridad

APMUN: Agencia de protección del Medio Urbano y Natural

ATC: Agencia Tributaria Canaria

CAC: Comunidad Autónoma de Canarias

CES: Consejo Económico y Social

ICAP: Instituto Canario de Administración Pública

ICCA: Instituto Canario Calidad Agroalimentar

ICI: Instituto Canario de Igualdad

ICIA: Instituto Canario de Investigaciones Agrarias

ICV: Instituto Canario de la Vivienda

ISTA: Instituto Canario de Estadística

RTPC: Radiotelevisión Canaria

SCE: Servicio Canario de Empleo

SCS: Servicio Canario de Salud

Características generales de las sociedades financieras:

País y moneda de la sociedad. Para el ámbito del proyecto será España y

EURO respectivamente.

Plan de cuentas utilizado. A la sociedad se le asigna un plan de cuentas

operativo, aquel con el que se registran las operaciones diarias. Se ha definido

el Plan de cuentas del Servicio Canario de la Salud, cuya identificación es

PSCS – Plan de cuentas sistema convergencia.

Variante de ejercicio (cantidad de periodos y definición de estos). La variante

de ejercicio que se definirá y asignará a la sociedad será una con 12 períodos

según el año natural + 4 periodos especiales (K4) para ajustes de final de

ejercicio.

Para la gestión de los periodos de cada ejercicio contable, se definirá un

ejercicio de doce periodos naturales más cuatro periodos adicionales. Estos

períodos especiales se emplean para registrar las contabilizaciones de gastos

o ingresos (presupuestarios o extrapresupuestarios) que son imputables a todo

el ejercicio, por lo que al contabilizarse generalmente al final de un ejercicio, no

deben desvirtuar el saldo y movimientos del último periodo contable. La

variante de ejercicio para todas las sociedades será K4 (12 periodos corrientes

+ 4 periodos especiales)

Variante de periodos contables. La variante de períodos contables permitirá la

apertura y cierre de cada uno de los periodos contables de forma

independiente por Sociedad FI. Se ha definido una variante de períodos

contables por sociedad de SEFLogiC.



Contabilizaciones negativas: Se permitirán las contabilizaciones negativas en

todos los ámbitos de la implantación. La finalidad es ubicar dichas

contabilizaciones (normalmente correcciones, barrados o anulaciones) en la

misma posición en la que los originales se registraron.

Si el indicador está fijado, el saldo de cuenta de las cuentas afectadas se

representará tras la anulación de un documento como si el documento no se

hubiese contabilizado nunca. En caso contrario, las cifras de movimiento de la

cuenta se incrementarán en el mismo importe en el Debe y en el Haber

mediante el documento y el documento de anulación.

3.3. Divisiones

La división es una unidad organizativa de Finanzas que corresponde a un área de

actividad delimitada de la empresa o a un área de responsabilidad específica de una

sociedad financiera. Dentro del alcance del proyecto SEFLogiC se han definido las

siguientes divisiones:

División Denominación

0010 SERVICIOS CENTRALES

0050 HOSP UNIVERSITARIO DE CANARIAS

0051 HOSP. GRAN CANARIA DR. NEGRÍN

0052 GERENCIA SERV. SAN. LANZAROTE

0053 GERENCIA SERV. SAN. FUERTEVENT

0054 DIR.GER COMP HOSP. MATER INFAN

0055 DIR.GER COMP HOSP. CANDELARIA

0056 GERENCIA SERV. SAN. LA PALMA

0057 GERENCIA SERV. SAN. LA GOMERA

0058 GERENCIA SERV. SAN. EL HIERRO

0060 GERENCIA AT. PRIM GRAN CANARIA

0061 GERENCIA AT. PRIM TENERIFE

1000 CAJAS DE INGRESO DE LA C.A.C.

1001 PARLAMENTO

1005 DEUDA PÚBLICA

1006 PRESIDENCIA DEL GOBIERNO

1008 CON. PRESID., JUST. E IGUALDAD

1010 HACIENDA

1011 OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTES

1012 POL. TERRIT., SOST. Y SEG.

1013 AGRIC., GANAD., PESCA Y AGUAS

1014 SANIDAD

1015 ECONOM, INDUST, COM Y CONOCIM.

1016 TURISMO, CULTURA Y DEPORTES



1018 EDUCACION Y UNIVERSIDADES

1019 DIVERSAS CONSEJERÍAS

1020 TRANSF. CORPORACIONES LOCALES

1023 EMPLEO, POLÍTICAS SOC. Y VIV.

1040 ACADEMIA CANARIA DE SEGURIDAD

1041 AG CAN EVAL. CAL. ACRED. UNIV.

1042 AG PROT. MEDIO URBANO Y RURAL

1043 INST. CAN. ADMINISTRAC PUBLICA

1044 INST. CAN. CALIDAD AGROALIMENT

1045 INST. CANARIO DE ESTADISTICA

1046 INST. CAN. DE HEMOD. HEMOTER.

1047 INST. CAN. DE INVEST. AGRARIAS

1048 INSTITUTO CANARIO DE IGUALDAD

1049 INST. CANARIO DE LA VIVIENDA

1050 SERVICIO CANARIO DE EMPLEO

1052 AG CAN DESAR SOSTEN CAMB CLIMA

1070 CONSEJO ECONOMICO Y SOCIAL

1071 RADIOTELEVISION CANARIA

1072 AGENCIA TRIBUTARIA CANARIA

3.4. Estructura presupuestaria

Para elaborar el presupuesto es necesario definir previamente las estructuras que la

componen:

La Partida Presupuestaria + Elemento PEP

La Partida Presupuestaria a su vez se conforma de los siguientes elementos:

Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Fondo + Elemento PEP

A continuación presentamos un gráfico que ilustra los conceptos planteados:



El Centro Gestor y la Posición Presupuestaria son de introducción obligatoria para

componer las estructuras. El campo Fondo es de introducción opcional.

El Centro Gestor y el Fondo tienen una composición única, tanto para elaborar el

Presupuesto de Gastos como el de Ingresos. Sin embargo, la posición presupuestaria

puede tener una composición distinta según el Tipo de Presupuesto (Ingresos o

Gastos).

Partida Presupuestaria

La Partida Presupuestaria, se compone de los siguientes elementos:

Centro Gestor

Posición Presupuestaria

Programa Presupuestario

Fondo

A continuación explicamos cada uno de estos elementos.

Centros Gestores.

Es conceptualmente equivalente a la clasificación orgánica. La codificación de

los centros tendrá como modelo la existente para las Consejerías, y sufre

cambios en la parte de Organismos Autónomos, con el objetivo de que todos

los centros se agrupen en una misma Entidad CP evitando duplicidad en la

numeración.

De esta forma, la codificación de los Centros Gestores está compuesta por

cuatro dígitos. Los dos iniciales corresponden a la Sección y los dos finales al

Servicio.

Posiciones Presupuestarias

La Posición Presupuestaria depende de la Entidad CP y del ejercicio. Ésta, a

su vez, está compuesta por diferentes segmentos que conforman su

clasificación. Estos segmentos son:

- Tipo de presupuesto:

Dígito que diferencia entre Gasto (G) o Ingreso (I).

- Clasificación funcional:

Se emplea solo para posiciones de gasto. Es una estructura con 4

caracteres alfanuméricos en total y que consta de los siguientes niveles

jerarquizados:

Grupo de función, función, subfunción y programa.

- Clasificación económica:



Se emplea tanto para gastos como para ingresos. Cuenta con un

número de dígitos nunca inferior a cuatro y con una estructura con los

siguientes niveles jerarquizados:

Capítulo, artículo, concepto y subconcepto.

- Convenio:

Posición Presupuestaria de Ingreso:

-

Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3

Tipo de

Presupuesto Económico Convenio

I NNNNN NN

Posición Presupuestaria de Gasto:

-

Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3

Tipo de

Presupuesto Funcional Económico

G NNNN NNNNN

Programa Presupuestario

El programa presupuestario o programa de financiación es conceptualmente el

equivalente al proyecto de inversión. Forma parte de la estructura

presupuestaria en aquellos capítulos donde se parametrice. El dato maestro en

el módulo de proyectos de la aplicación es el Elemento PEP. Se crea una

relación 1 a 1 entre Programa y Elemento PEP.

Fondo

Permite asociar partidas de gasto y de ingresos a un nivel de estructura

presupuestaria adicional o representar un mayor desglose de la partida. Es de

introducción opcional en la creación de partidas y consiste en un código de un

máximo de 10 posiciones alfanuméricas. Este código se construye siguiendo

unas reglas establecidas de estructura, que son validadas en la creación de los

fondos y está permitida la generación de informes desagregados según la

estructura definida.



3.5. Clases de Documentos.

SAP trabaja según el principio del registro de documentos. Para cada contabilización

se almacenará un documento financiero (FI) en el sistema. Ese documento financiero

pertenecerá a un tipo de documento o clase de documento. La clase de documento

vendrá identificada en la cabecera del documento contable-financiero. En definitiva las

clases de documentos sirven para identificar una operativa concreta en la

contabilización del apunte.

Las clases de documentos determinan:

La numeración a dar a cada uno de los documentos pertenecientes a una clase de documento. Esta numeración será interna y consecutiva, dependiente del ejercicio.

Las clases de cuentas permitidas para las contabilizaciones. No todas las clases de documentos podrán ser utilizadas para cualquier tipo de contabilización, sino que quedarán limitadas para cada tipo de cuenta estableciendo una distinción entre las clases de documentos de Activos Fijos (A), de Deudores (D), Acreedores (K) y de Libro Mayor (S).

Cada documento se identifica unívocamente mediante los siguientes campos:

Clase de documento, código de dos dígitos que identifica el tipo de operación dentro del sistema.

Número de documento formado por diez dígitos.

Sociedad.

Ejercicio. La información que presenta un documento podrá variar en función de la operativa llevada a cabo, pero los datos de los documentos se encuentran estructurados a dos niveles:

- Cabecera, donde aparecerán reflejados todos los datos comunes a todo el documento.

- Posición. Se dispone hasta un máximo de 1000 posiciones que constituyen todos los movimientos que deban ser reflejados dentro del documento a contabilizar.

3.6. Claves de contabilización

Es una clave numérica de dos caracteres que controla la entrada de las partidas

individuales y determina:

Clase de cuenta a introducir: deudor, acreedor, cuenta de mayor, o activo fijo.

Si se realizará la contabilización en una cuenta de mayor especial (indicador CME).

Imputación deudora o acreedora (Debe o Haber)

Disposición de las pantallas de entrada. Qué campos están contenidos en las pantallas de entrada, y si se deben rellenar los campos (status de campo).



Al registrar una contabilización, se introduce una clave de contabilización para cada posición. Esta clave determinará la forma de contabilizar dicha posición. Se definen a nivel de mandante y por tanto son válidas para todas las sociedades.

Clave de Contabilización

Clase de Cuenta Debe / Haber

Significado

01 Deudor (D) Debe Factura

02 Deudor (D) Debe Anular abono

03 Deudor (D) Debe Gastos

04 Deudor (D) Debe Otras ctas.a cobrar

05 Deudor (D) Debe Salida de pagos

06 Deudor (D) Debe Diferencias de pago

07 Deudor (D) Debe Otras compensaciones

08 Deudor (D) Debe Compensación pagos

09 Deudor (D) Debe CME deudor/Debe

11 Deudor (D) Haber Abono

12 Deudor (D) Haber Anular factura

13 Deudor (D) Haber Anular gastos

14 Deudor (D) Haber Otros débitos

15 Deudor (D) Haber Entrada de pagos

16 Deudor (D) Haber Diferencias de pago

17 Deudor (D) Haber Otras compensaciones

18 Deudor (D) Haber Compensación pagos

19 Deudor (D) Haber CME deudor/Haber

21 Acreedor (A) Debe Abono

22 Acreedor (A) Debe Anular factura

24 Acreedor (A) Debe Otras ctas.a cobrar

25 Acreedor (A) Debe Salida de pagos

26 Acreedor (A) Debe Diferencias de pago

27 Acreedor (A) Debe Compensación

28 Acreedor (A) Debe Compensación pagos

29 Acreedor (A) Debe CME acreedor/Debe

31 Acreedor (A) Haber Factura

32 Acreedor (A) Haber Anular abono

34 Acreedor (A) Haber Otras ctas.a cobrar

35 Acreedor (A) Haber Entrada de pagos

36 Acreedor (A) Haber Diferencias de pago

37 Acreedor (A) Haber Otras compensaciones

38 Acreedor (A) Haber Compensación pagos

39 Acreedor (A) Haber CME acreedor/Haber

40 Cuenta de Mayor (S) Debe Contab.Debe

50 Cuenta de Mayor (S) Haber Contab.Haber

70 Activo Fijo (A) Debe Debe activos fijos

75 Activo Fijo (A) Haber Haber activos fijos



Clave de Contabilización

Clase de Cuenta Debe / Haber

Significado

80 Cuenta de Mayor (S) Debe Traspaso existencias

81 Cuenta de Mayor (S) Debe Costes

82 Cuenta de Mayor (S) Debe Diferencias invent.

83 Cuenta de Mayor (S) Debe Diferencias precio

84 Cuenta de Mayor (S) Debe Consumo

85 Cuenta de Mayor (S) Debe Variación existen.

86 Cuenta de Mayor (S) Debe EM/RF Debe

89 Material (M) Debe Alta de inventario

90 Cuenta de Mayor (S) Haber Traspaso existencias

91 Cuenta de Mayor (S) Haber Costes

92 Cuenta de Mayor (S) Haber Diferencias invent.

93 Cuenta de Mayor (S) Haber Diferencias precio

94 Cuenta de Mayor (S) Haber Consumo

95 Cuenta de Mayor (S) Haber Variación inventario

96 Cuenta de Mayor (S) Haber EM/RF Haber

99 Material (M) Haber Baja de inventario

Las claves de contabilización más utilizadas son las que a continuación se muestran:

DEUDOR

Debe Haber

01

05

09

11

15

19

ACREEDOR

Debe Haber

21

25

29

31

35

39

CUENTA DE MAYOR

Debe Haber

40 50

ACTIVOS FIJOS

Debe Haber

70 75

MATERIALES

Debe Haber

89 99

Con Indicadores CME

3.7. Plan de Cuentas.

Un plan de cuentas contiene todas las cuentas de mayor que están disponibles para la

sociedad financiera. En dicho plan se encuentran las definiciones básicas de las

cuentas.



El Plan Contable (PSCS – Plan de Cuentas Sistema de Convergencia) es el resultado

de la homogeneización de las cuentas en el ámbito de implantación del proyecto

SEFLogiC. Será de aplicación a todas las sociedades financieras definidas en el

sistema. Supone la información mínima para las necesidades corporativas. Se trata de

un plan flexible que permite la inclusión de nuevos conceptos, de forma que sea

adaptable a las nuevas necesidades que surjan en los procesos de gestión. La

codificación de las cuentas de mayor se ha definido a 10 dígitos.

Para poder realizar contabilizaciones en una cuenta, ésta debe existir en la sociedad

en la que se va a realizar dicha imputación contable. Para poder ser creada una

cuenta a nivel de sociedad financiera debe haber sido creada obligatoriamente en el

plan de cuentas asignado a dicha sociedad.

Los registros maestros de cuenta de mayor se crean en dos niveles (procesos):

A nivel Plan de Cuentas: Esta tarea se centralizará para todas las sociedades

FI definidas. Este proceso será llevado a cabo por la Intervención General de

Hacienda. El grupo de datos que recoge este nivel contiene la información

básica de las cuentas: denominación, tipo y codificación, principalmente.

A nivel de Sociedad: Esta tarea se realizará descentralizadamente, es decir,

los servicios centrales del Servicio Canario de la Salud dará de alta sus

propios datos a este nivel y la Intervención General de CEHS para el resto de

sociedades. Comprende la información que se refiere exclusivamente a la

sociedad en cuestión. Con ella se controla el registro de documentos de

contabilización y la gestión de datos de contabilidad.

3.8. Grupos de cuentas

En la plataforma SAP, los grupos de cuentas son agrupaciones basados en criterios

que influyen en la manera en que se crean los registros maestros. El grupo de cuentas

define:

El intervalo de números de las cuentas de mayor. La asignación de números

de las cuentas será externo, es decir, manual, así el sistema determinará a

qué grupo de cuentas pertenece la cuenta de mayor.

La estructura de campos al crear una cuenta de mayor, es decir, dependiendo

del grupo de cuentas seleccionado habrá que completar una serie de campos

específicos del grupo de cuentas.

Cada cuenta creada en el sistema deberá ser asignada a uno de los grupos definidos:

Plan de cuentas

Grupo de

cuentas De cuenta A cuenta Significado

PSCS ASO1 4000000000 5999999999 C.asociadas CME (AR, AP)



Plan de cuentas

Grupo de


PSCS ASO2 4000000000 4999999999 C.asociadas (AR,AP)

PSCS ASO3 4000000000 4999999999 Acreedores / deudores

PSCS ASO4 4000000000 4999999999 Acreedores / deudores con IVA

PSCS ASO5 4000000000 4999999999 C.asociadas CME(AR,AP) con IVA

PSCS CTFI 4000000000 5999999999 C. FINANCIERAS EXTRAPRET.

PSCS CTEA 4000000000 5999999999 C. No Presupuestarias (Asoc)

PSCS CTEK 4000000000 5999999999 C. No Presup. (NAso) ACREED.

PSCS CTEM 4000000000 5999999999 C. No Presup. (NAso) DEUDORAS

PSCS EXI1 3000000000 3999999999 Existencias c/IVA s/cont.autom

PSCS EXI2 3000000000 3999999999 Existencias s/IVA s/cont.autom

PSCS EXI3 3000000000 3999999999 Existencias s/IVA c/cont.autom

PSCS EXI4 3000000000 3999999999 Existencias s/IVA c/cont.autom

PSCS FIB1 1000000000 2999999999 Financiación básica

PSCS FIB2 1000000000 1999999999 Financiación básica (AR,AP)

PSCS FIB3 1000000000 1999999999 Financiación básica (cta.asoc)

PSCS FIN1 5000000000 5999999999 C.financieras SIN TR

PSCS FIN2 5000000000 5999999999 C.financieras CON TR

PSCS FIN3 5000000000 5999999999 C.financieras ML con TR

PSCS FIN4 5000000000 5999999999 C.financieras ME con TR

PSCS FIN5 5000000000 5999999999 C.financieras cta.asociada CME

PSCS FIN6 5000000000 5999999999 C.fin. de riesgo por descuento

PSCS FIN7 100000000 5999999999 C. Monetarias p/ contab.retenc

PSCS G0AS 0 999999999 Cuentas de orden (asociada)

PSCS G0NS 0 999999999 Cuentas de orden (Nasoc)

PSCS GAS1 6000000000 6999999999 Gastos con IGIC

PSCS GAS2 6000000000 6999999999 Gastos sin IGIC

PSCS GRU0 0 0999999999 CUENTAS GRUPO 0

PSCS ING1 7000000000 7999999999 Ingresos con IGIC

PSCS ING2 7000000000 7999999999 Ingresos sin IGIC

PSCS INM1 2000000000 2999999999 Inmovilizado con AM

PSCS INM2 2000000000 2999999999 Inmovilizado sin AM

PSCS INM3 2000000000 2999999999 Inmovilizado sin AM sin IVA

PSCS INM4 2000000000 2999999999 Inmovilizado con AM sin IVA

PSCS INM5 2000000000 2999999999 Inmovilizado (cuenta asociada)



Plan de cuentas

Grupo de


PSCS IVA 4000000000 4999999999 Cuentas de IVA

PSCS PROV 4000000000 4999999999 Provisiones de acreed./deud.

PSCS TODO 0 ZZZZZZZZZZ Todos los campos (test)



4. Procesos de Gestión

4.1. Datos Maestros.

A continuación se describirá el proceso para la visualización de los datos maestros necesarios para realizar las operaciones extrapresupuestarias en sistema SEFLogiC. Esos datos maestros se concretan en las cuentas de mayor utilizadas en las contabilizaciones y en los datos maestros de terceros, tanto deudores como acreedores.

4.1.1. Visualizar cuenta de mayor.

Con este proceso obtendremos la visualización de los datos de la cuenta de mayor, tanto a nivel de plan de cuentas como a nivel de sociedad.

Transacción: FS00 Acceso por el menú de Contabilidad General:

Se debe indicar un número de cuenta de mayor y una sociedad para visualizar la información. Una vez seleccionada la cuenta pinchamos sobre el icono de “Visualizar

cuentas de mayor” .



Con las pestañas: se consulta la información relacionada con el plan de cuentas. Pasando por las distintas pantallas/etiquetas se visualizan los datos registrados. Los datos registrados a nivel de plan de cuentas son comunes para todas las sociedades que utilicen ese plan.

Con las pestañas se consulta la información relacionada con la sociedad. Pasando por las distintas pantallas/etiquetas se visualizan los datos registrados. Los datos registrados a nivel de sociedad pueden ser diferentes de una sociedad financiera a otra. Por ejemplo, una cuenta puede gestionarse con partidas abiertas en una sociedad y en otra no; o puede tener una categoría fiscal en una sociedad y en otra no.

4.1.2. Visualizar acreedor.

Esta transacción permite la visualización de cualquier grupo o clase de acreedor. Nos

permite visualizar todos sus campos en dos niveles o segmentos diferentes: Datos

Generales o datos dependientes por sociedad. Por ejemplo: aquellos sujeto a la

inversión del sujeto pasivo, retenciones de un tesorero, cuenta asociada al libro de

mayor, grupo de tesorería, condiciones/vias de pago, entre tantos otros importantes

para la contabilidad general y los procesos de pagos.

Transacción: FK03 Acceso por el menú de Contabilidad General:

En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos:

- Acreedor

- Sociedad

- Bloque de datos a visualizar.



NOTA: Si marcamos cualquier dato de la sección de sociedad, habrá que informar la sociedad

deseada además del identificador del acreedor de manera obligatoria. Podemos utilizar el

icono: para marcar todos los campos deseado, o el de para desmarcarlos todos.

A continuación se explica la información de cada uno de esas etiquetas.

Dirección



En la etiqueta de Dirección se muestra la denominación del acreedor, así como sus

datos de contacto (dirección, población, teléfono, etc.).

Control

En la etiqueta de Control se muestra el número de identificación fiscal del acreedor,

así como su NIF comunitario, si es una persona física, o si está relacionado con un

dato maestro de cliente en el propio sistema SAP.

Pagos

En la etiqueta de Pagos se registran las cuentas bancarias que ha comunicado el

acreedor para atender a los pagos de sus operaciones. La clave de banco representa

los 8 primeros dígitos de la cuenta bancaria pertenecientes al banco/sucursal. El CC

representa el dígito de control de la cuenta. La cuenta bancaria representa los 10

dígitos del número de cuenta en sí misma.

A partir de la entrada en vigor de la normativa SEPA, es necesario informar el IBAN de

cada cuenta bancaria. Para ello, seleccione la flecha amarilla y verde. El sistema le

desplegará una venta con los datos del IBAN correspondiente.



Persona de Contacto

En la etiqueta de Persona de Contacto se pueden registrar diferentes interlocutores en

el acreedor con sus datos de contacto y comunicación.

Los datos de dirección, control, pagos y persona de contacto son Datos Generales y,

por tanto, comunes para todas las sociedades en el que el acreedor esté dado de alta.

Gestión de Cuenta



En la etiqueta de Gestión de Cuenta se registra la cuenta de mayor asociada para este

acreedor, la clave de clasificación de sus partidas cuando se consulte un extracto de

su cuenta, así como el grupo de tesorería al que pertenece.

Pagos

En la etiqueta de Pagos se registra las condiciones de pago asociadas a este

acreedor, las vías de pago permitidas para sus operaciones, así como la clave de

agrupación de cara al proceso de ordenación y pago. También se puede consultar si el

acreedor está bloqueado para el pago o no, a través del valor que se indique en el

campo “bloqueo de pago”.

Retención de impuestos



En la etiqueta de Retenciones de Impuestos se puede consultar los tipos de retención

(o descuentos) asignados a este acreedor.

Los datos de gestión de cuenta, pagos y retención de impuestos son Datos de

Sociedad y, por tanto, pueden ser diferentes entre una sociedad financiera y otra en la

que ese acreedor esté dado de alta.

4.1.3. Visualizar deudor.

Esta transacción permite la visualización de cualquier grupo o clase de deudor. Nos

permite visualizar todos sus campos en dos niveles o segmentos diferentes: Datos

Generales o datos dependientes por sociedad, si esta se informa.

Transacción: FD03 Acceso por el menú de Contabilidad General:

En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos:

NOTA: Si no informamos el campo sociedad, sólo se mostrarán los datos generales de

dirección y control.

SI informamos la sociedad, se podrán visualizar, además, los datos de gestión de

cuenta y pagos pulsando en el icono: y regresar a los datos

generales pulsando en el botón .

Una vez cumplimentados todos los datos, pulsamos en el siguiente botón para

continuar.

Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla, en la que aparece la

información correspondiente al deudor indicado.



Como hemos visto en el apartado de datos maestros de acreedor, puede ir

consultando la información registrada para este deudor desplazándose por las

diferentes pestañas/etiquetas.

También puede consultar los datos de gestión de este deudor. Para ello, seleccione en

la barra de menú Detalles / Datos de gestión.

El sistema le mostrará en una nueva ventana el grupo de cuentas con el que se creó

este deudor, así como la fecha y usuario que lo creó en el sistema.



4.2. Contabilización de Operaciones Extrapresupuestarias.

Este proceso recoge la operativa relacionada con las Operaciones Extrapresupuestarias del sistema SEFLogiC. Tendrán tal consideración todas aquellas operaciones que aún teniendo un carácter patrimonial, es decir suponen el origen de obligaciones o derechos frente a terceros pero no tienen su origen directo en la ejecución presupuestaria, tanto de ingresos como de gastos. A partir de la definición de Operaciones Extrapresupuestarias se pueden distinguir la siguiente tipología:

- Obligaciones de Pago no presupuestarias (Mandamientos de Pago) - Ingresos no presupuestarios - Traslados no Presupuestarios

Previo a la descripción del proceso asociado al tratamiento de las Operaciones Extrapresupuestarias, se realiza la siguiente introducción sobre la contabilización de documentos financieros en el sistema (operativa utilizada para el registro de los documentos extrapresupuestarios que deban tener reflejo en la Contabilidad Financiera del sistema SEFLogiC). Se contempla el registro de documentos contables directamente desde el módulo de Contabilidad General, es decir, contabilizaciones de documentos que no provienen de módulos auxiliares (Compras, Ventas, Activos…). Para contabilizar directamente en el sistema se utilizarán las transacciones estándar del Módulo de Finanzas. La contabilización directa en la contabilidad general se realiza imputando directamente importes al debe o al haber de las Cuentas de Mayor. En el mismo asiento de contabilización es posible registrar tantos apuntes al debe o al haber como sea necesario, con la limitación técnica de 999 posiciones.



4.2.1. Obligaciones de pago no presupuestarias (PMP).

4.2.1.1. Mandamiento de pago por importe total

Esta transacción permite contabilizar una propuesta de mandamiento de pago

mediante una compensación en la Contabilidad No Presupuestaria. Este tipo de

contabilización se utiliza cuando existe una contabilización previa origen de la

obligación de pago extrapresupuestaria y el importe a pagar está recogido en una

partida abierta de cuenta de mayor. Se crea un documento que traslada el importe a

pagar de la cuenta de mayor a un tercero con operación CME extrapresupuestaria: E

(que actualiza la cuenta de mayor especial asociada de reconciliación en el libro de

mayor - 4190000000 de Acreedores no presupuestarios).

Transacción: Z82_FB05_MP Acceso por el menú de Contabilidad General:

Al acceder a la citada transacción el sistema presenta la siguiente pantalla:



Introduzca los datos de cabecera del documento.

Campo Descripción

Fecha

documento

La fecha de documento es la fecha de creación del documento

original.

Clase de

documento

Para evitar errores en la introducción de los datos la clase de

documento no se puede modificar, la clase de documento MP

sirve para generar Mandamientos de Pago Extrapresupuestarios.

Fecha

contables

Fecha con la que un documento entra en la contabilidad

financiera o en la contabilidad de costes.

Este tipo de transacción nos da algunos valores por defecto, como son la fecha de

contabilización, el tipo de documento, que para nuestro caso será MP.

Una vez se han completado los datos se procede a pulsar y el sistema nos devuelve la pantalla que se muestra a continuación:



En esta pantalla haremos una selección de las partidas abiertas que trataremos posteriormente. Así, tendremos que indicar en el campo Cuenta, el número de cuenta de mayor donde se encuentra la retención o descuento que se quiere compensar. (Las cuentas de mayor son la clase de cuenta “S”. También en el campo “Otra selección” podremos delimitar la selección de las partidas abiertas en función de las características que ahí se nos proponen. Para este caso no utilizaremos ningún criterio de búsqueda con objeto de que nos

muestre todas las partidas disponibles en esa cuenta. Se pulsa y se presenta la siguiente pantalla:

Podemos ver todas las partidas disponibles para compensar. Cuando está en azul la cantidad significa que la partida esta activa, todas aquellas que se encuentren en negro estarán no activas, para cambiar el estatus deberé hacer doble clic sobre la cantidad.

Seleccione la/s partidas que desea compensar en este mandamiento de pago. Al

seleccionarla observe que en la parte inferior derecha se actualiza el campo

“Asignado”.



Ahora debe indicar la posición de contrapartida. Para ello, seleccione el botón

“Resumen de documento”.

Ahora se debe introducir la posición del acreedor:

La clave de contabilización 39 que se genera un apunte a un acreedor en el haber de la cuenta, y que además se debe de incluir un indicador CME obligatoriamente.

El indicador CME con el valor “E” señala que se trata de una operación extrapresupuestaria y que por lo tanto el número de la cuenta asociada al acreedor puede ser distinta a la que tiene en el dato maestro dicho acreedor.

Una vez completados dichos campos se pinchará con el ratón sobre el icono o pulsaremos el “Intro” del nuestro teclado, de esta forma pasaremos a la siguiente pantalla:



En esta pantalla nos pedirá obligatoriamente los campos de Importe, División y fecha de vencimiento.

En el campo de importe colocaremos el importe de la posición que se tendrá que pagar al tercero en cuestión en función de la retención que se le haya practicado al acreedor por la operación.

En División colocaremos el código que corresponda.

Fecha de vencimiento, la fecha que se incorporé en este campo indicará el día de vencimiento.

Vía de pago. Puede comprobar que el asiento está completo. Para ello, seleccione el botón

y observe que el campo “importe entrado” y “asignado” coinciden.

Campo Descripción

Importe entrado

Este importe aparece por defecto, y se refiere al importe que pusimos en la pantalla de la posición del acreedor.

Asignados Este campo irá variando según activemos o desactivemos las PAs de la lista; en nuestro ejemplo nos aparecen como asignados 100 ya que



solo activamos la partida correspondiente.

Sin asignar Este importe se refiere a la diferencia entre el importe entrado y el importe asignado. En nuestro ejemplo nos aparece un 0, ya que coinciden los importes.

Al grabar el sistema muestra un mensaje con el número de documento creado:

Una vez grabada la operación desde la pantalla que devuelve el sistema se puede visualizar el documento que se ha generado, en el menú superior seleccione Documento / Visualizar.

El sistema le muestra el asiento contabilizado.



4.2.1.2. Partida de pago por el resto

En el momento de realizar un MP es posible que el importe de la partida de retenciones tenga que distribuirse en varios acreedores. En el caso de que no se tenga toda la información necesaria de algunos de los acreedores y se necesite realizar el documento, se debe proceder a utilizar la funcionalidad de “Pago por el resto” para poder compensar la partida original. El proceso a seguir sería el siguiente:

Se debe rellenar la siguiente pantalla con los datos correspondientes, Fecha de documento (se refiere a la fecha que tiene el documento que vamos a generar), la sociedad y la referencia.



A continuación, se acciona el botón para poder indicar la cuenta de la que realizar el MP, y poder seleccionar el documento del que se va a realizar el MP.

Una vez se haya cumplimentado, habrá que seleccionar , y aparece la pantalla siguiente pantalla donde se debe indicar el documento.



Una vez indicado el documento sobre el que se va a realizar el MP, se debe acceder a la pestaña"Part. rest" para poder introducir el importe que no se puede repartir.

En el campo "Partida rest", se debe poner el importe de la retención del acreedor del cual no tenemos los datos. Es muy importante que pongamos el importe con el mismo signo que tiene la partida tal y como se aprecia en la imagen siguiente.



En este caso, de un documento de 277,31 se distribuirá en acreedores un importe de 177,31 y el resto se dejará en la misma partida. Una vez indicado el importe que no se puede distribuir por falta de datos, se debe

seleccionar para poder repartir el importe en los acreedores correspondientes.

Distribuido el importe en cada uno de los acreedores, se puede proceder a simular el documento antes de grabar. En el caso de que todo esté correcto se debe proceder a grabar para generar el documento y el sistema dará un mensaje indicando el nº documento generado.

Cuando se genere el documento, el sistema compensará la partida original por el total, y se abrirá una nueva partida por el importe pendiente. Dicha partida deberá de utilizarse para realizar el MP pendiente cuando se tengan los datos del acreedor correspondiente.

IMPORTANTE

Actualmente, cuando se realiza un pago de una obligación de nómina, el sistema traslada a la cuenta de retenciones el contenido de los campos Texto y Asignación que tiene la obligación que se está pagando. Dicha información es útil para que en el momento de realizar el MP el usuario tenga la información del documento original al que corresponde dicha retención(datos de nóminas).



Se recomienda que una vez generado el documento se proceda a modificar el mismo trasladando el contenido de los campos Texto y Asignación del documento que se está compensando, para que cuando se tenga todos los datos del acreedor pendiente se pueda realizar el MP. Ejemplo: Se ha realizado el MP del documento Z3:90001257630 , si se visualiza dicho documento se puede observar que tiene la siguiente información:

La misma debe trasladarse al documento generado en la posición pendiente. El cambio se puede realizar a través de las transacciones FB02- Modificar documento o a través del listado de partidas abiertas de cuentas de mayor (FBL3N) Ejemplo: Se accede a la FBL3N para la cuenta de mayor: 4190030011 y aparece una partida abierta por importe de 100 correspondiente al documento MP generado.



Si se accede a la partida, y se selecciona el botón se puede proceder a modificar dichos datos.

Una vez introducido los datos se debe dar a guardar, y el sistema mostrará el siguiente mensaje:

4.2.2. Traslado no presupuestario.

Esta operativa es utilizada para efectuar movimientos de un concepto (cuenta) extrapresupuestario a otro diferente.

Transacción: Z82_FB05_TE Acceso por el menú de Contabilidad General:



El sistema muestra la siguiente pantalla, en la que debemos rellenar los campos correspondientes a la cabecera y primera posición del documento.

- Fecha documento.: fecha en que capturamos el traslado.

- Fecha contab.: observamos que el sistema propone la fecha de hoy.

- Clase de documento: Viene cumplimentado por defecto con la siguiente clase de

documento: TE, “Traslado Extrapresupuestario”

- Sociedad: Indicamos la sociedad sobre la que se realiza el apunte.

- Txt.cab.doc.: Texto descriptivo del documento de hasta 25 caracteres



Completamos la información de la primera posición del documento:

- Cta. Mayor: Cuenta del libro de mayor.

- Clave de contabilización: 40 – Debe y 50 – Haber para cuentas de mayor.

Presionamos “Intro” o también se puede hacer click en el icono y nos aparecerá la siguiente pantalla con los datos que se deben de completar de la primera posición.

Dependiendo de la cuenta de mayor sobre la que realicemos el apunte el sistema pedirá unos campos obligatorios (importe, división, fecha valor, texto, etc…). Puede introducir más posición de cuenta de mayor. Para ello, indique la clave de contabilización y la cuenta en la siguiente posición del documento.



Una vez se han completado los datos se procede a pulsar y el sistema nos devuelve la pantalla que se muestra a continuación:

En esta pantalla haremos una selección de las partidas abiertas que trataremos posteriormente. Así, tendremos que indicar en el campo Cuenta, el número de cuenta de mayor donde se encuentra la retención o descuento que se quiere trasladar. (Las cuentas de mayor son la clase de cuenta “S”. También en el campo “Otra selección” podremos delimitar la selección de las partidas abiertas en función de las características que ahí se nos proponen. Para este caso no utilizaremos ningún criterio de búsqueda con objeto de que nos

muestre todas las partidas disponibles en esa cuenta. Se pulsa y se presenta la siguiente pantalla:

Podemos ver todas las partidas disponibles para compensar. Cuando está en azul la cantidad significa que la partida esta activa, todas aquellas que se encuentren en



negro estarán no activas, para cambiar el estatus deberé hacer doble clic sobre la cantidad.

Seleccione la/s partidas que desea compensar en este mandamiento de pago. Al

seleccionarla observe que en la parte inferior derecha se actualiza el campo

“Asignado”.

Observe que el campo “importe entrado” y “asignado” coinciden, por lo que el asiento

está cuadrado y puede grabarlo.

Una vez aquí, podremos simular el documento. Con la simulación del documento se permite visualizar las posiciones del documento antes de grabarlo y comprobar los datos que se han completado para generar el asiento. La pantalla de simulación es la que a continuación se muestra:

Una vez finalizada la comprobación se puede grabar el apunte contable mediante el

icono habilitado en la pantalla de grabar y de esta forma el sistema devuelve un número de documento que identifica la operación que se acaba de generar.



4.2.3. Operaciones con indicadores estadísticos de compras.

Este proceso sólo afecta a la sociedad del Servicio Canario de la Salud, en concreto a las operaciones exentas en cuanto a IGIC repercutido y, tras quedar definido el IGIC soportado como un mayor gasto (no a diferenciar), se ha solicitado generar una serie de indicadores estadísticos cuya función es incorporarlos, a título informativo en aquellas adquisiciones que estén sujetas a IGIC soportado.

Los indicadores de IGIC estadísticos son:

Indicador Porcentaje Texto y porcentaje

I0 0 % IGIC Soportado estadístico 0 %

I3 3 % GIC Soportado estadístico 3 %

I7 7 % GIC Soportado estadístico 7 %

IR 2 % IGIC Soportado estadístico 2 %

IG 5 % IGIC Soportado estadístico 5 %

II 9 % IGIC Soportado estadístico 9 %

IJ 9,5 % IGIC Soportado estadístico 9,5 %

IM 13 % IGIC Soportado estadístico 13 %

IN 13,5 % IGIC Soportado estadístico 13,5 %

Por tanto en este manual de usuario y para el Módulo de Contabilidad General tendrán una finalidad informativa. Con el uso de estos indicadores se tiene por objeto poder visualizar dicha información desde el módulo de Contabilidad General, por tanto cuando desde otros módulos auxiliares se registra una operación de compra se ha de incluir, a efectos informativos, el indicador al que se encuentra sujeto dicho acreedor. Por tanto desde la Contabilidad Financiera se debe constatar que dicha información se deriva de otros módulos y para ello se debe de visualizar una obligación de pago de un acreedor.

Transacción: FB03 Acceso por el menú de Contabilidad General:



A continuación se muestra la pantalla de visualización de documentos, donde se incorpora un número de documento, la sociedad y el ejercicio.

Se pulsa “Intro” y se presenta la pantalla con la información del documento y sus posiciones.

Si quiero conocer si dicho documento generado por la cualquiera de los módulos

auxiliares contiene información de impuestos, se pulsa donde se desplegará una nueva ventana con dicha información:



4.2.4. Tratamiento de las retenciones o descuentos.

Las retenciones fiscales y descuentos en SAP se aplican a los acreedores, se asocian

por una parte a un tipo de retención y dentro del tipo de retención se definen los

indicadores de retención.

Los tipos de retención llevan asociadas las reglas de cálculo de la retención, la

forma de determinar la base sobre la que se aplica, la regla de redondeo aplicada al cálculo o si debe el usuario determinar la cuota o la base manualmente.

o Los indicadores de retención, que son dependientes de los tipos, llevan

asociado básicamente los porcentajes de retención a aplicar o fórmula de cálculo, datos descriptivos de la retención practicada (como podría ser la clave fiscal a informar al recaudado), y como se registrará el importe en el momento de la contabilización.

o Para el resto de los tipos de retención es necesario introducir la base imponible y el importe de la retención para su contabilización.

Para que las retenciones se encuentren disponibles en el momento de la

contabilización de la obligación contra el tercero han de estar registradas previamente en los datos maestros del tercero.

Dentro del concepto de las retenciones en el sistema se presenta una diferenciación del proceso en la contabilización de las retenciones. Existen dos posibilidades en la contabilización de la retención:



1. Contabilización de las retenciones en la factura: Es en el momento del registro de la obligación contra el acreedor cuando se contabiliza la retención, su uso será exclusivo para la retención de la Inversión del Sujeto Pasivo.

* Para el resto de las retenciones se usa la funcionalidad de contabilizar las retenciones en el pago del documento.

2. Contabilización de la retención en el pago. Las retenciones se informan en el momento de contabilizar el gestor la obligación contra el tercero, pero la retención sólo se contabilizará en el momento del pago, antes estará informado en el documento, y en el momento del pago se generarán los apuntes correspondientes.

4.2.4.1. Inversión del sujeto pasivo.

Para la Inversión del Sujeto Pasivo se ha utilizado la funcionalidad de SAP de

retenciones, sólo para este caso se aplicarán las retenciones en la factura.

Para el tratamiento de la Inversión del Sujeto Pasivo como se ha señalado ha quedado

definido como retenciones en la factura y el procedimiento a seguir es el que se

apunta a continuación:

Tipo de retención

Indicador de la retención

Denominación

1M 1M RETENC. IGIC por INVERSION SUJETO PASIVO

2M 2M RETENC. IGIC por INVERSION SUJETO PASIVO

Los datos maestros de los acreedores tendrán informado, dentro de sus datos de sociedad, el código de descuento asociado al indicador de retención por Inversión de Sujeto Pasivo:

Transacción “Visualización Datos maestros acreedores”: FK03 Acceso por el menú de Contabilidad General:

Una vez accedemos a la transacción se presenta la siguiente pantalla



Una vez incorporado el número del acreedor y el código de la sociedad; se debe de seleccionar la información contenida en los datos de sociedad y se marca la casilla de “Retención Impuestos”.

Esta situación, de acuerdo con la funcionalidad estándar del sistema, avisa al usuario cada vez que se registre una factura contra este tercero que se encuentra sujeto a retenciones (cumpliendo así la petición de tener identificados en el maestro de los terceros que se encuentran en esta situación y que, al registrar cualquier documento sobre ellos, advierta que debe considerarse su situación tributaria).

El indicador de retención 1M deberá utilizarse para aquellas operaciones de inversión

de sujeto pasivo cuando el acreedor tiene establecimiento permanente fuera de

Canarias. Será necesario indicar tanto el tipo de retención como el indicador de

retención, a diferencia del resto de retenciones.



El indicador de retención 2M deberá utilizarse para aquellos acreedores que teniendo

establecimiento permanente en Canarias, determinadas operaciones no están sujetas

a inversión de sujeto pasivo.

En el procedimiento de registro y tramitación del pedido no diferirá del resto de terceros no afectados por Inversión de Sujeto Pasivo, se registrarán los datos de las retenciones, en este caso, de la Inversión del Sujeto Pasivo. La contabilización de la retención se realizará en el momento de la verificación de facturas, donde se generará un apunte por el importe líquido para el pago al tercero y otro apunte con el importe del la retención por Inversión del Sujeto Pasivo. Desde el módulo de Contabilidad Financiera se puede comprobar que la información introducida desde otros módulos llega con la información completa. Por tanto se ha de seleccionar un documento generado contra un acreedor y que contenga información sobre la retención de impuestos para comprobar que la información de la retención se recoge correctamente.

Transacción “Visualización Documento financiero”: FB03 Acceso por el menú de Contabilidad General:

Se accede a la siguiente pantalla de visualizar documento. Se indica el número de documento contable, sociedad y ejercicio que se desea visualizar:



Se comprueba como ya se encuentra contabilizada la retención de la Inversión del

Sujeto Pasivo y el apunte queda como se muestra en la pantalla anterior (posición 4

del asiento). Si se hace doble click sobre la posición del acreedor, se puede acceder a

la información sobre las retenciones que tiene el documento para ello se pulsa sobre

. En el caso del ejemplo se visualiza como es la retención

de la Inversión de Sujeto Pasivo la única que se ha introducido, aún teniendo otras

informadas.

Posteriormente, se ejecutará un job periódico por las noches en el sistema SEFLogiC

que trasladará todas las contabilizaciones realizadas en la cuenta 4000000001 a la

cuenta 475* definida.

Se muestra resumen de documento de esta tipología.



En el caso de los OOAA, posteriormente se tendrá que contabilizar un mandamiento

de pago (PMP) a favor de la Comunidad Autónoma para trasladar esas cantidades

contabilizadas en la cuenta 475*.

En el caso de la sociedad CAC, se ejecutará un job periódico donde se contabilizará

un derecho a favor del deudor genérico REF, contabilizando en la cuenta 450*

correspondiente, tal y como se muestra en el siguiente documento.

Y por último, la aplicación del derecho.



4.2.4.1. Tratamiento resto de retenciones.

Para el resto de las retenciones se utilizará la segunda posibilidad de contabilizar las

retenciones, “contabilización de las retenciones en el pago”, será utilizado para todas

las retenciones excepto la retención de la Inversión de Sujeto Pasivo.

Para poder informar de las retenciones en el momento de contabilizar el documento

tienen que recogerse dichas retenciones en el maestro del acreedor.

Los documentos que incorporen información de las retenciones vendrán derivados de

otros módulos, por tanto, se ha incluido en este manual la visualización de un

documento que contiene datos de retenciones para verificar que la información que se

introduce en otros módulos llega o desemboca en el módulo que es objeto de este

manual.

Se visualiza el documento financiero.

Se observa el apunte que realiza la obligación contra el tercero. Si se desea conocer o consultar los datos de las retenciones del documento se tiene que pinchar o hacer doble click sobre la posición del tercero dentro del documento:

Una vez que nos encontramos dentro de la posición del acreedor se pueden consultar

los datos de la retención pulsando sobre el icono de y se



despliega una ventana con toda la información de las retenciones para dicho número de documento:

Se puede observar con claridad las retenciones que se han incorporado a este documento mediante el campo “Indicador de retención”. En dicho campo el gestor incluye las retenciones a las que se encuentra sujeto el documento.

Denominación tipo de retención

Indicador de retención; si en este campo se incluye el indicador de la retención el documento se encontrará sujeto a dicha retención. Por el contrario si se encuentra vacío quiere decir que el gestor no ha incluido el indicador de retención por no estar sujeta la obligación a la misma.

Base imponible de retención en moneda de documento.

Importe de retención en moneda de documento Después de visualizar la información de las retenciones en el documento se procede a pagar dicho documento, el procedimiento del pago de documento se recoge en el manual de usuario de Tesorería. En el manual de Contabilidad General únicamente se señala que es necesario el pago del documento para la contabilización de las retenciones, para ello se visualiza el documento una vez se ha procedido al pago del mismo. En el documento del pago se recogen contabilizadas cada una de las retenciones que se incluyeron en el documento, el apunte que se genera es el que a continuación se muestra:



4.2.5. Mandamientos de pago de retenciones de nómina.

Las retenciones o descuentos aplicados en documentos de nómina llevan informado el

campo “asignación” a nivel de posición del documento contable. Cuando se realiza un

mandamiento de pago que compensa esas partidas abiertas, el sistema realiza un

desglose de la posición en función del campo asignación de las partidas abiertas

seleccionadas. De esta manera, se puede analizar la correspondencia entre las

posiciones al debe y al haber de la cuenta de retenciones correspondiente.

Seleccione la transacción de consulta de extracto de cuenta de mayor y observe las

partidas abiertas de la cuenta 4751020002 - RT. I.R.P.F. POR CUENTA AJENA.



Vamos a compensar las posiciones marcadas correspondientes a las retenciones

practicadas en el mes de octubre.

Para ello, seleccione la operación de mandamiento de pago con compensación en el

menú de Contabilidad Financiera.

El sistema le muestra la siguiente pantalla.

Introduzca la fecha de documento y la sociedad para la que desea realizar la operación. Puede también indicar de forma opcional una referencia o texto descriptivo en la cabecera del documento, así como un texto de compensación. Seleccione el botón “Seleccionar PAs” situado en la barra superior. El sistema le muestra la siguiente pantalla.



Introduzca la cuenta de mayor de la que quiere seleccionar las partidas abiertas y pulse el botón “Tratar PAs”. El sistema le muestra en la siguiente pantalla todas las partidas abiertas de la cuenta seleccionada.

En nuestro ejemplo, seleccionamos las posiciones correspondientes al mes de octubre, haciendo doble-click en el importe de cada una. Al marcarlas, las partidas aparecen en color azul y el importe “Asignado” se actualiza con el total de las posiciones marcadas.



Observe que las posiciones marcadas tienen diferentes valores en el campo “Asignación”. Para introducir la posición de contrapartida, seleccione el botón de Resumen de documento sitiado en la barra de menú. Introduzca los datos de la siguiente posición del documento.

Introduzca los datos de esta posición.

Simule el documento. El sistema le muestra el siguiente asiento.

Observe que el sistema crea dos posiciones de la cuenta 4751020002, tantas como asignaciones diferentes tengan las partidas abiertas que se estén compensando en el documento.



4.3. Previsiones y periodificaciones de gasto

La herramienta de gestión financiera de SEFLogiC permite registrar dos tipos de previsiones desde dos sitios completamente distintos.

1. Por un lado es posible desde el circuito logístico realizar estas periodificaciones de gasto mediante el uso y el registro de distintas entradas de mercancías, cada una de las entradas de mercancías implicarían una periodificación.

2. O, por el contrario, también es posible generar un apunte directo en Contabilidad Financiera sobre cuentas especiales de previsión y un centro de coste bote. Este segundo tipo de previsiones de gasto se tienen que anular por el importe total de las periodificaciones cuando llega la factura original

Este manual no tiene por objeto añadir más información en torno al primer tipo porque su desarrollo y explicación pormenorizada se encuentran en los manuales que a tal efecto se han editado para el módulo de compras. Si se presenta a continuación un detalle más profundo del procedimiento a seguir para realizar estas periodificaciones desde las transacciones de específicas en Contabilidad Financiera.

o Se han definido las siguientes cuentas de previsiones específicas para este uso:

Cuenta de mayor

Denominacion larga

6030908001 PREV. GASES MEDICINALES

6070901301 PREV. CTO.PROG ESP.HEMODIALISIS CLUB DE DIALISIS

6210900000 PREV. ARREND. Y TERRENOS Y BIENES NATURALES

6211900000 PREV. ARREND. Y CANONES CONSTRUCCIONES

6212900000 PREV. ARREND. Y CANONES INSTALACIONES TÉCNICAS

6213900000 PREV. ARREND. Y CANONES MAQUINARIA

6214900000 PREV. ARREND. Y CANONES UTILLAJE

6215900000 PREV. ARREND. Y CANONES MOBILIARIO

6216900000 PREV. ARREND. Y CANONES EQUIPOS PARA PROCESO DE INF.

6217900000 PREV. ARREND. Y CANONES ELEMENTOS DE TRANSPORTE

6218900000 PREV. ARREND. Y CANONES OTRO INMOVILIZADO MATERIAL

6219900000 PREV. ARREND. Y CANONES CANONES

6221900000 PREV. REPARAC. Y CONSERV. CONSTRUCCIONES

6222900000 PREV. REPARAC. Y CONSERV. INSTALACIONES TECNICAS

6223900000 PREV. REPARAC. Y CONSERV. MAQUINARIA

6224900000 PREV. REPARAC. Y CONSERV. EQUIPAMIENTO ELECTROME

6225900000 PREV. REPARAC. Y CONSERV. UTILLAJE

6226900000 PREV. REPARAC. Y CONSERV. MOBILIARIO



6227900000 PREV. REPARAC. Y CONSERV. EQUIPOS PARA PROCESO D

6228900000 PREV. REPARAC. Y CONSERV. ELEMENTOS DE TRANSPORT

6230900000 PREV. SERVICIOS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES

6280900000 PREV. SUMINISTROS DE ENERGIA ELECTRICA

6281900000 PREV. SUMINISTROS AGUA

6282900000 PREV. SUMINISTROS GAS

6283900000 PREV. SUMINISTROS COMBUSTIBLES

6291900000 PREV. PRENSA,REVISTAS,LIBROS Y OTRAS PUBLICACIONES

6292900000 PREV. LIMPIEZA Y ASEO

6293900000 PREV. SEGURIDAD

6297900000 PREV. COMUNICACIONES TELEFONICAS

6300903000 PREV. TRIBUTOS DE CARÁCTER LOCAL

6310903000 PREV. TRIBUTOS DE CARÁCTER AUTONOMICO

o Los centros de coste también son específicos para esta operativa y, son fácilmente reconocibles porque estos cecos en su estructura contienen la siguiente definición *UEAN (el asterisco representa la división).

En el menú de Contabilidad General existe una carpeta específica con la operativa de la previsión,

4.3.1. Contabilización de la previsión de gasto

Para crear la previsión de gastos,

Transacción: Z37_FB50_PG Acceso por el menú de Contabilidad General:



Se accede a la transacción donde en la misma pantalla es posible visualizar toda la información,

Datos obligatorios para completar la transacción;

a) Datos de cabecera: el único campo que es obligatorio informar es de la fecha de documento. Campo como la fecha de contabilización que coincide con la del día, la clase de documento específica de la previsión de gasto PG y, la sociedad financiera se encuentran prefijadas en la transacción.

b) A nivel de posición existen dos posiciones: a. Apunte contra el haber de la 4110000000, en esta posición únicamente

es obligatorio; i. Importe ii. División

b. Apunte contra el debe de una de las cuentas de previsiones. Los siguientes campos son obligatorios;

i. La cuenta de mayor, para buscar la cuenta de mayor de gato de previsiones. Para optimizar la búsqueda de estas cuentas específicas se puede realizar buscando por la denominación de las cuentas de mayor, buscando por PREV* y para todas las cuentas que comiencen por 6*. A continuación se muestra un ejemplo de cómo localizar estas cuentas:



Pinchando „Intro‟ se inicia la busqueda por los criterios seleccionados;

Se selecciona haciendo doble click sobre una de las cuentas de previsión. A continuación se introduce el importe, la división y, para finalizar se selecciona el centro de coste bote especifico para las previsiones que contiene la estructura *UEAN… Para facilitar al usuario su búsqueda se presenta ésta estructura para su búsqueda como se muestra a continuación;



Se pincha sobre la funcionalidad de búsqueda con el criterio que viene predeterminado en la variante,

Pinchando „Intro‟ se visualizan los resultados de la búsqueda como se puede visualizar,



Haciendo doble „click‟ sobre uno de los valores o haciendo „Intro‟ es posible seleccionar el ceco bote deseado. Para finalizar es posible visualizar todos los datos necesarios e incluso se puede simular el asiento financiero para su consulta y comprobación.

Si el documento es correcto sería posible grabar los datos. Si no se produce ningún error durante la grabación el sistema devuelve el número de documento que se acaba de generar en el sistema.



4.3.2. Anulación de la previsión de gasto

En el ejemplo que a continuación se muestra en detalle se parte del supuesto que se han generado en el sistema dos previsiones de gasto por un importe de 12 euros cada previsión. Por tanto para su anulación tomaré el sumatorio de las previsiones de gasto contabilizadas en el sistema para un concepto determinado. Por la parte financiera es posible visualizar el saldo de la cuenta específica de previsiones que se ha utilizado para este ejemplo. Visualizando el saldo es posible conocer los saldos sobre una de los conceptos específicos de previsión. Para visualizar el saldo, desde el menú de contabilidad general se accede a la transacción de visualizar saldos de cuentas de mayor,

En la pantalla principal de la transacción se pide un concepto contable para visualizar el saldo, por tanto, buscamos el concepto concreto de previsión,

Se ejecuta la transacción y es posible visualizar la información del saldo para este concepto contable de previsión,



En este ejemplo se visualizan 24 euros en concepto de previsión de gasto contabilizados en el mes de noviembre. ** Anulación de la previsión El acceso para anular las previsiones se localiza en el menú de contabilidad general,

Transacción: Z37_FB50_GP Acceso por el menú de Contabilidad General:

La transacción tiene valores distintos a los de la contabilización de la previsión, a simple vista la transacción presenta algunas diferencias en la clase de documento GP a nivel de la cabecera. A nivel de posición existen dos posiciones;



a) La posición de la 4110000000 tiene los siguientes campos como obligatorios

para introducir información; a. Importe b. División

b) En la posición de la cuenta de gasto de previsión es necesario informar de los siguientes campos;

a. Cuenta contable de previsión, b. Importe c. División d. Centro de coste bote para la previsión.

Si es correcto es posible grabar la transacción, en el momento de la contabilización el sistema devuelve un mensaje con el número de documento que se acaba de contabilizar,



4.4. Gestión de Documentos Contables

4.4.1. Visualización de documentos FI


Una vez contabilizado un documento, el sistema le asigna una numeración que depende de la clase de documento que se emplee en la operación. Así a través de esta numeración podremos acceder a éste para su visualizado o la modificación de alguno de sus campos. Una vez accedemos a la pantalla inicial de visualización el sistema pide los siguientes campos:

Número de documento contable, es la clave con la cual se accede a un documento contable. El número de documento es unívoco para cada sociedad y ejercicio.

Sociedad FI: sociedad en la que se contabiliza el documento.

Ejercicio: ejercicio contable en el que se contabiliza el documento.



Una vez se completen los datos necesarios se pulsará sobre el icono o se

presionará la tecla “Intro” del teclado. La pantalla con la información del documento

que se puede visualizar es la que se muestra a continuación donde se muestra el

apunte contable que genera el documento:

En los documentos nos encontramos con dos niveles de información:

Información de cabecera, donde aparecerán reflejados todos los datos comunes a todo el documento.

Visualizar cabecera de documento.



Datos a nivel de posición. Se dispone hasta un máximo de 1000 posiciones que constituyen todos los movimientos que deban ser reflejados dentro del documento a contabilizar. Para acceder a la información de posición se hace doble click sobre la posición que se quiera visualizar, en este caso se ha seleccionado la posición 1:

Una vez que se ha seleccionado la posición la información de la posición es la que se muestra a continuación:

Si el documento se ha generado desde módulos auxiliares se puede visualizar la información la siguiente información:

* Documento original, mediante esta transacción se puede visualizar el documento original.

* Documentos financieros, si se accede a este punto del menú es posible visualizar todos los documentos de todos los módulos que tienen vinculación con el documento financiero.



Si al visualizar un documento contable desconoce su número el sistema SAP le ofrece un listado de ayuda con diferentes criterios de selección para buscarlo. Para ello, en la ventana principal de la transacción “Visualizar documento” seleccione el botón “Lista documentos”.

El sistema muestra la siguiente pantalla.



Introduzca los criterios por los que desee buscar el documento y luego pulse el botón

“Ejecutar” . El sistema muestra una lista de documentos contables que cumplen los criterios de selección. Seleccionamos cualquier documento de los que se muestran en pantalla y hacemos “doble-click” sobre la línea correspondiente, de esta forma navegará al documento contable.

4.4.2. Modificación de documentos en FI




Una vez accedemos a la pantalla inicial de modificación de documentos el sistema pide los siguientes campos:

Número de documento contable, es la clave con la cual se accede a un documento contable. El número de documento es unívoco para cada sociedad y ejercicio.

Sociedad FI: sociedad en la que se contabiliza el documento.

Ejercicio: ejercicio contable en el que se contabiliza el documento.

Una vez se completen los datos necesarios se pulsará sobre el icono o se presionará la tecla “Intro” del teclado. El sistema nos mostrará la pantalla inicial de la visualización de documentos:



Una vez que el sistema muestra la información del documento se puede acceder a la cabecera de documento o a cada una de los posiciones para realizar las modificaciones oportunas, en general el sistema marcará los campos modificables y serán fácilmente distinguibles de los no modificables.

Existen una serie de campos que no son modificables para evitar

inconsistencias del sistema algunos de estos campos NO modificables son:

- Importes, aquellos campos que hagan referencia a importes no podrán

ser modificados.

- Indicador de impuestos

- Cuentas contables

- Fecha de contabilización

- Usuario que lo registró o modificó.

- Fecha de registro

- Moneda de la contabilización

- …

Para todos aquellos casos en que los campos no sean modificables y se quiera realizar una modificación sobre ellos se deberá anular el documento y volver a generarlo con las posiciones y valores correctos.

Campos modificables



Una vez realizadas las modificaciones pulse el botón “Guardar” .

El sistema muestra un mensaje indicando que se han grabado las modificaciones.

4.4.3. Anulación de documentos en FI

El sistema SAP permite la anulación de documentos y la anulación lo que genera es un “contraasiento” para anular los documentos financieros. Esto es, que SAP concibe otro documento en el que intercambia las posiciones de las cuentas que intervienen en el asiento contable que se quiere anular. La primera consideración que hay que tener en cuenta es si el documento que se quiere anular tiene posiciones compensadas, en este caso se tendría que proceder de otra forma para generar el documento de anulación. A continuación se detalla el procedimiento de anulación de documentos en caso de que no tenga posiciones compensadas, en este caso se ejecutará la transacción que se detalla a continuación.


En la pantalla inicial de la “anulación de documentos” se pide información del documento que se quiere anular:



Información que exige el sistema para poder generar el documento de anulación:

Datos del documento: o Número del documento en el sistema o Sociedad o Ejercicio en el que se contabilizó el documento erróneo.

Datos del documento de anulación: o Motivo de anulación:

01: Anulación en periodo actual 02: Anulación en periodo cerrado 03: Contabilización negativa periodo actual 04: Contabilización negativa periodo cerrado

o Fecha de contabilización del documento de anulación, fecha en la que anulamos el documento. Dependerá del motivo de anulación.

Antes de anular el documento se puede visualizar el documento que se quiere anular mediante el icono

Volvemos a la pantalla inicial accionando el botón “Back” .

Registramos la anulación del documento pulsando el botón “Contabilizar” .

El sistema muestra un mensaje indicando el número de documento generado.

4.4.4. Anulación de documentos en FI en masa.

El sistema SAP permite la anulación de documentos en masa, de tal manera, que se puedan anular varios documentos contables a la vez. La única condición es que los documentos a anular no sean documentos de compensación. A continuación se detalla el procedimiento de anulación de documentos en masa, en este caso se ejecutará la transacción que se detalla a continuación.

Transacción: F.80 Acceso por el menú de Contabilidad General:




Rellene los datos de “Sociedad”, “Nº de Documento”, “Ejercicio” y “Motivo de anulación”.

NOTA: Los campos pertenecientes a la etiqueta “Delimitaciones generales” se emplean para

filtrar o buscar documentos en el caso en los que se desconozca el número de documento y ejercicio. Se puede utilizar conjuntamente con los campos de Sociedad, Nº de Documento y Ejercicio. En ese caso, sólo se anulan los documentos que cumplan todas las condiciones.

Se puede realizar un test de la anulación antes de hacerlo en real y que se proceda a la anulación definitiva de los documentos contables. Para ello, asegúrese que el flag “Ejecución de test” esté marcado.

Pulsamos el botón “Ejecutar” .

El sistema muestra la siguiente pantalla, con el resultado de la simulación:



Se indican los documentos susceptibles de ser anulados. También se muestran los documentos que no pueden ser anulados, y su motivo. Se puede visualizar el documento a anular realizando “doble-click” sobre el número de documento. Si se quiere proceder a la anulación definitiva de los documentos seleccione el botón

.

El sistema muestra una pantalla similar a la anterior, indicando los números de documentos generados en cada anulación:

4.4.5. Impresión de documentos.

El sistema SAP permite la impresión de documentos contables.



PRERREQUISITO: Para actualizar una solicitud de correspondencia, primero se debe visualizar el documento y solicitar la correspondencia. Para ello, debemos ir a la transacción “Visualizar documento”.

Al visualizar el documento, seleccione Entorno / Correspondencia.

Automáticamente, el sistema muestra la siguiente ventana emergente, donde debemos seleccionar la clase de correspondencia que deseamos.

Una vez seleccionada, el sistema muestra la siguiente ventana, pulsamos en el botón “Continuar”.

Por último, el sistema muestra el siguiente mensaje informativo.



Una vez solicitada la correspondencia, vamos a la transacción que estamos explicando en este punto “Correspondencia: Actualizar Solicitudes”.

Transacción: F.64 Acceso por el menú de Contabilidad General:

En la pantalla de selección introducimos los diferentes criterios por los que queremos filtrar.

Una vez introducidos todos los datos pulsamos en el botón “Ejecutar”.

Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla.



Marcamos la siguiente ruta: Lista> Imprimir.

El sistema muestra la siguiente ventana emergente, en la que tenemos que completar el campo “Dispositivo salida”.

Una vez completado el campo, pulsamos en el siguiente icono para continuar.

El sistema muestra el siguiente mensaje informativo.



Pulsamos en el siguiente icono y se nos muestra la siguiente ventana de office, en la que indicamos la impresora en la que queramos que se imprima el documento. NOTA: Este será el documento que se imprima.

4.5. Gestión de cuenta.

4.5.1. Visualización de saldos

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa a la Gestión de Cuentas



En la pantalla de selección rellenamos los datos de “Sociedad”, “Nº de Cuenta” y “Ejercicio”:

Pulsamos el botón “Ejecutar” para lanzar el informe. El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación.

El informe muestra la siguiente información:



- El saldo inicial de la cuenta procedente del ejercicio anterior en la línea

“Arrastre saldos”.

- Las cuantías registradas al DEBE y al HABER por cada periodo del ejercicio

seleccionado.

- El saldo de cada período contable.

- El saldo acumulado en cada período contable.

- El Total Debe, el Total Haber y el saldo total de la cuenta para el ejercicio

seleccionado.

Realizamos “doble- click” sobre la casilla del DEBE para un periodo concreto. El sistema muestra los movimientos al DEBE de la cuenta seleccionada para ese periodo.

Retornamos a la pantalla de visualización de saldos accionando el botón Back .

Repetimos la acción realizada anteriormente para las casillas de HABER, SALDO y SALDO ACUMULADO. En este último caso, saldo acumulado, muestra todos los movimientos desde el primer apunte realizado en la cuenta, hasta el último apunte del periodo seleccionado. Por último, al final de pantalla inicial el sistema muestra el total Debe, total haber y Total Saldo para todo el ejercicio en esa cuenta.

Al introducir las divisiones en la estructura organizativa de las sociedades financieras, se puede consultar el saldo de una cuenta para todas las divisiones o indicando una división en concreto. Para ello, en la pantalla de selección inicial introduzca el valor de la división para la que desea hacer la consulta.



El sistema mostrará el saldo de la cuenta para cada período, solo para esa división.

4.5.1. Visualización de partidas de cuenta de mayor.

Esta transacción nos permite consultar directamente las partidas (posiciones) contabilizadas en una cuenta de mayor.

Transacción Cuentas de Mayor: FBL3N

Acceso por el menú de Contabilidad General:

El sistema muestra la siguiente pantalla donde introducimos los datos de “Sociedad”, “Nº de Cuenta” y el estatus de las partidas que quiere consultar (Partidas Abiertas, partidas compensadas o todas las partidas):



El informe ofrece 3 criterios principales para mostrar los apuntes o partidas de las cuentas:

Partidas Abiertas: Este criterio se puede emplear únicamente en las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas. Se permite seleccionar las partidas abiertas en el momento de ejecución del informe, o mediante una fecha de compensación que se indique.

Partidas Compensadas: Este criterio se puede emplear únicamente en las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas. Se permite seleccionar las partidas compensadas en el momento de ejecución del informe, abiertas en una fecha concreta o compensadas en un periodo concreto.

Partidas Contabilizadas: Se seleccionan todas las partidas contabilizadas en la cuenta de mayor indicada. El sistema permite filtrar los apuntes contabilizados en un periodo concreto.

Pulse el botón “Ejecutar” para lanzar el informe. El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación.



NOTA: El informe muestra las partidas abiertas en el momento de ejecutar el informe de la

cuenta indicada. Desde esta pantalla se pueden realizar varias acciones, como modificar uno o

varios documentos, modificar la disposición del informe, filtrar partidas, realizar subtotales y

otra serie de tareas.

Realice “doble- click” sobre cualquier partida del informe. El sistema muestra una pantalla similar a la que se adjunta a continuación.

Esta pantalla ofrece información detallada de la partida.

Retornamos a la pantalla de visualización de partidas accionando el botón .

Seleccionamos una de las partidas y pulse el botón “Visualizar” situado en la barra de botones el informe. El sistema muestra una pantalla similar a la que se expone a continuación.



NOTA: Esta pantalla se corresponde con la posición del documento contable de la partida

seleccionada.

Pulsamos el botón “Resumen” , y visualizamos el asiento completo.

Pulsamos el botón “Back “ para retornar la pantalla de visualización de partidas. Seleccionamos el campo “Clase de Documento”, realizando un “click” sobre el texto “Cla” de la cabecera del informe.

A continuación pulsamos el botón “Subtotal” .

El sistema muestra una pantalla similar a la que se expone a continuación.



NOTA: Se puede observar en el informe, que este se ordena por clase de documento, y se

ofrecen subtotales por cada una de las clases de documento.

Para salir de la transacción pulsamos el botón .

NOTA: Ejecute nuevamente el informe seleccionando la opción de Partidas Compensadas y

posteriormente con la opción de Partidas Contabilizadas.

4.5.2. Compensación de una cuenta

La operación en la que se relaciona un movimiento al debe con un movimiento al haber de una cuenta. La compensación se produce si una posición de contrapartida puede relacionarse con partidas abiertas cuya suma suponga idéntico importe, en definitiva el saldo de las partidas computadas debe ser cero. La gestión de las partidas abiertas garantiza que todas las partidas que no se han compensado todavía estén disponibles en el sistema. Un documento se considera compensado, una vez todas las partidas se hayan compensado. En el momento de la compensación de una partida abierta, en esta queda registrado tanto el número de documento que ha realizado la operación de compensación como la fecha en que se ha realizado dicha compensación. Concepto de Gestión de Partidas Abiertas. En SAP todo apunte en una cuenta de mayor se denomina partida. La Gestión de Partidas Abiertas es un concepto que va ligado a su vez al de compensación. En aquellas cuentas que se definan con Gestión de Partidas Abiertas (forma parte de los datos maestros de cuentas de mayor, en concreto forma parte de los datos a nivel de Sociedad) se identificarán las partidas correspondientes como abiertas o compensadas.



El saldo de una cuenta con Gestión de Partidas Abiertas se deriva siempre del saldo de la suma de las partidas abiertas. Una cuenta así definida tiene un saldo pendiente mientras un movimiento al debe no se relacione de forma concreta y explícita con un movimiento en el haber. Debe gestionarse una cuenta con Gestión de Partidas Abiertas cuando para un apunte contable deba contabilizarse el apunte de contrapartida para la misma cuenta. Deben contabilizarse obligatoriamente con Gestión de Partidas Abiertas las cuentas que requieran de compensación de partidas, como por ejemplo las cuentas transitorias de bancos. El registro y tratamiento de derechos y obligaciones de pago con terceros así como las contabilizaciones de activos se realiza en SAP con una contabilidad auxiliar de terceros y de activos. Esto supone que los saldos (y sus movimientos) que se mantienen con terceros o referente a esos activos, se anotan directamente en el código de la cuenta del tercero o número de activo, no en una cuenta de mayor. Las anotaciones realizadas en la cuenta de un tercero o de activo, tienen automáticamente su reflejo en la contabilidad patrimonial. Esto se consigue a través del código de Cuenta de Mayor Asociada, que se determina para cada tercero o activo en sus datos maestros. La contabilización de los terceros y de activos, es decir la contabilizaciones auxiliares, se gestionan automáticamente a través de partidas abiertas por lo que las cuentas de mayor asociadas a los terceros y a los activos no necesitan estar definidas con Gestión de Partidas Abiertas. Existen funcionalidades en el sistema que permiten realizar la conciliación de partidas abiertas de una cuenta. El objetivo no es otro que tener los informes para dichas cuentas más ordenados y limpios de partidas compensables, siendo posible consultar solo aquello que está pendiente de identificar, cobrar o pagar. Por tanto, el sistema nos proporciona tres transacciones para cada una de las operativas, es decir, una transacción distinta para la compensación de cuentas de mayor, de acreedores y de deudores.

Transacción Cuentas de Mayor: F-03

Transacción Acreedores: F-44

Transacción Deudores: F-32

Acceso por el menú de Contabilidad General:



En principio los usuarios que tengan acceso al menú de Contabilidad Financiera compensarán partidas abiertas que se encuentren en cuentas de mayor, es decir, utilizarán únicamente la transacción F-03 “Compensar Cuenta de Mayor”. Además de esta funcionalidad se ha incluido la compensación de cuentas de acreedor y de deudor para aquellos casos que desde Contabilidad Financiera sea necesaria dichas compensaciones de cuentas. En este manual se hace referencia a la compensación de cuentas de mayor, pero la compensación de acreedores y deudores consta de los mismos pasos y mismas pantallas. Por tanto accediendo a la compensación de cuentas de mayor el sistema nos presenta la siguiente pantalla:



Una vez introducidos los datos pulsaremos el botón para visualizar todas las partidas que están pendientes de compensar, como se puede apreciar en la siguiente pantalla:



Si hacemos doble click sobre las partidas abiertas que quiero compensar el sistema las seleccionará y podré compensar si el importe que queda por asignar es igual a cero.

Concepto Descripción

Cuenta Número de la cuenta cuyas partidas abiertas han de seleccionarse para continuar el tratamiento, o clave de un pool de trabajo que representa a un grupo de cuentas.

Fecha de compensación

Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera.

Periodo En los documentos contables, el período se deriva de la fecha de contabilización o puede introducirse directamente en aquellos casos en los que se desee actualizar un periodo especial en lugar del último periodo de un ejercicio.

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad.

Moneda Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en el sistema.

Indicador CME Lista de los indicadores de cuenta de mayor especial (CME) a incluir en la operación de compensación. Si sólo han de compensarse las partidas que no tengan indicador



CME, como es el caso en facturas o abonos, el campo habrá de permanecer vacío. ** Sólo activo y visualizable para cuentas de acreedor y deudor.

Pas Normales Hace que sólo se tengan en cuenta las partidas abiertas normales en la compensación. Partidas abiertas normales son todas aquellas posiciones de documento que no representan una operación en cuenta de mayor especial.

Al activar las partidas a compensar el saldo quedará a cero y podrá contabilizar el

documento pulsando el icono . El sistema creará un documento de compensación automáticamente.

4.5.3. Anulación de la compensación

Para anular documentos con partidas compensadas, inicialmente hay que eliminar la vinculación (compensación) existente y después se podrán anular. Para la anulación de compensación, SAP dispone de la función de anulación de la compensación, donde informando el número de documento de compensación, la sociedad y el ejercicio, se elimina la vinculación, quedando las partidas antes compensadas pendientes de compensación de nuevo. Se dispondrá de un documento de anulación para cada uno de los definidos con anterioridad, siendo necesario determinar en todos ellos: el número de documento a anular, la sociedad, el ejercicio, la fecha de contabilización y el motivo de anulación.

Transacción: FBRA Acceso por el menú de Contabilidad General:

Entrando en la transacción de anulación de compensaciones nos encontramos con la siguiente pantalla



En este caso debemos seleccionar un número de documento de compensación. (Por ejemplo un documento de pago que compensa una partida de gasto.)

Si accedemos al botón de , nos aparecerá una pantalla en la que se nos muestra el documento que hemos seleccionado y la partida que compensa.

En este caso nos aparecen dos líneas, la primera que hace referencia al documento de gasto, y la segunda corresponde con el documento de compensación que queremos anular. (El indicador de color verde indica que esas partidas están compensadas). Una vez confirmada la información del documento accionaremos el botón de grabar, y nos aparecerá el siguiente mensaje



Llegado a este punto el sistema nos da dos opciones, solo anular la compensación, o anular el documento de compensación. La primera opción solo nos descompensará los documentos antes seleccionados; es decir, no anulará ningún documento, con lo que en el listado anterior ambas partidas nos aparecerían en rojo. Si deseamos anular la compensación y el documento generado que compensa marcamos “Anulación de la comp”. En la siguiente pantalla el sistema pregunta el motivo y la fecha de anulación al igual que en una anulación individual.

Dispone de los siguientes motivos de anulación:



Se recomienda utilizar el motivo 04. Esto provoca que se contabilice el mismo asiento original en signo negativo. En las pantallas siguientes nos confirma la anulación de dichos documento.

4.5.4. Partidas individuales de acreedores.

Esta transacción permite visualizar las partidas individuales de uno o varias cuentas de acreedores.

Transacción: FBL1N Acceso por el menú de Contabilidad General:

En la pantalla de selección introducimos los criterios por los que queremos filtrar la consulta de partidas individuales de uno o varios acreedores.



NOTA: A continuación, mostramos la significado de diversos campos que aparecen en la pantalla:

- Ayuda para búsqueda: Para una delimitación detallada de las cuentas de

acreedor se puede utilizar la “selección por ayuda para búsqueda” en la que se

hallan recogidas diferentes ayudas para entradas.

- Partidas abiertas: Partidas que han sido contabilizadas hasta la fecha clave y

que después ha sido compensadas o que todavía no han sido compensadas.

Como fecha clave se propone la fecha del día actual. Si el campo permanece

vacío se toma la fecha del día actual igualmente. Con la datación retroactiva de

la fecha clave también se pueden seleccionar partidas que han sido

compensadas entretanto.



- Partidas compensadas: Partidas que están compensadas para el evento actual.

Las partidas todavía se pueden delimitar más si se indica una fecha de

compensación y una fecha clave.

- Todas las partidas: Partidas abiertas y compensadas.

- Partidas normales: Partidas que no pertenecen a ninguna de las demás

categorías que se pueden seleccionar. Esto es, partidas de documentos que no

tienen ningún estatus de documento especial o lo que es lo mismo, no les

representa una operación en cuentas de mayor especial.

- Apuntes estadísticos: Notas que no se consideran contabilizadas, sino solo

informativas.

- Partidas registradas en forma preliminar.

- Partidas de deudor: En caso de que para un interlocutor comercial también se

gestione una cuenta de deudor.

- Opciones de salida en lista:

Variante de visualización: La variante del layout con la que se debe

iniciar la lista. Si el campo está vacío se utiliza la variante estándar

1SAP proporcionada.

Cantidad máxima de partidas: Si se alcanza la cantidad máxima se

cancela la selección y se visualiza la lista. Si no hay o faltan

especificaciones, la selección se lleva a cabo sin restricciones.

Una vez completados todos los campos, pulsamos en el botón “Ejecutar” .

Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla donde se visualizan todas las partidas indicadas para el acreedor y sociedad indicados.



IMPORTANTE!: A partir de la lista es posible, entre otras cosas, la modificación de documentos individuales y la modificación en masa de posiciones de documentos contabilizadas. Configuración de listas: En las variantes estándar de SAP las partidas se clasifican y totalizan por cuenta y sociedad, y se separan por la información de cabecera del acreedor. Dentro de un bloque de cuenta se agrupan partidas abiertas, compensadas y preliminares, se identifican con iconos de status y se totalizan. Desde la lista de campos se pueden añadir iconos en la lista para identificar el vencimiento neto y el vencimiento de descuento de partidas abiertas. Acciones en la lista Las funciones básicas como el layout de variantes, totalizar y clasificar se encuentran en el estándar. Además de las variantes estándar proporcionadas que comienzan por “1SAP”, se pueden crear otras variantes globales y específicas de usuario. Además son posibles, entro otras, las siguientes acciones:

- Marca de salto a la visualización de documento: Al visualizar los documentos

contabilizados es posible pasar entre los apuntes contables de las partidas sin

volver a la lista. Es posible visualizar por separado documentos registrados de

forma preliminar.

- Modificación de documento.

- Modificación en masa: Para todas las partidas contabilizadas marcadas se

puede realizar una selección de campos de documentos con nuevos valores. Si

no se pueden realizar modificaciones en un documento es posible llamar un log

de errores para partidas.

- Visualización del registro maestro de cuentas.

- Visualización de saldos.

- Visualización y supresión de una leyenda de los iconos visualizados en la lista.

- Visualización y supresión de las líneas de separación entre columnas.

- Layout de la información de cabecera de la cuenta de acreedores: Se puede

representar una selección de campos del registro maestro de acreedores y otra

información. El layout se puede grabar con la variante de listas y también

configurarse de forma específica para usuario.

4.5.5. Partidas individuales de deudores.

Esta transacción permite visualizar las partidas individuales de uno o varias cuentas de deudores.

Transacción: FBL5N Acceso por el menú de Contabilidad General:




Esta transacción funciona igual que la descrita en el apartado anterior para acreedores, por lo que lo expresado allí puede aplicarse de la misma manera a los deudores.

4.6. Cierres y Operaciones periódicas.

4.6.1. Mantenimiento descuentos presupuestarios.

En esta transacción se actualizan y mantienen los descuentos presupuestarios, de tal forma que se relacionen los tipos e indicadores de retención con la posición presupuestaria.



Transacción: Z82_FIGL_DTO_PRE Acceso por el menú de Contabilidad General:

El sistema muestra los registros de la tabla correspondiente.

Para las entradas de la sociedad SCS, será necesario indicar el cliente sobre el que se hará el derecho y la cuenta de ingreso asociada.

También será necesario indicar el tipo de operación de cada registro. Hay tres tipologías:

- 1.- Aplicación ingresos CAC - 2.- Aplicación REF CAC - 3.- Aplicación Ingresos CAC



4.6.2. Mantenimiento tipos de interés.

En esta operación se podrá registrar y mantener los diferentes tipos de interés que se

utilizarán en diferentes procesos en el sistema SEFLogiC, como la generación de

devoluciones de ingresos por intereses, etc.

Transacción: OB83 Acceso por el menú de Contabilidad General:

En la siguiente pantalla podrá visualizar los diferentes tipos de interés registrados para cada interés de referencia. Deberá actualizar los siguientes tipos de interés:

- T.IN.DEMOR - DEMORA - T.IN.LEGAL - Tipo Int Legal

Seleccione el botón “Entradas nuevas” en la barra de menú.

Introduzca los siguientes datos:

- Referencia. Indique el tipo de interés de referencia para el que va a actualizar

el porcentaje. (T.IN.DEMOR o T.IN.LEGAL).

- Válido de: Fecha a partir de la cual rige el interés indicado.

- Tp. Interés: porcentaje del tipo de interés.



Una vez actualizado los registros seleccione el botón de Guardar.

4.6.3. Período transitorio Gestión de Deuda de facturas directas.

En esta transacción se mantiene la parametrización para las anulaciones de documentos de factura en período transitorio o período cerrado.

Transacción: Z37_FI_TABLA_BORRAR Acceso por el menú de Contabilidad General:

El sistema muestra la siguiente información.



- Sociedad: código de la sociedad para la que rige la parametrización.

- Clase de documento: código de clase de documento.

- Año de.

- Año hasta.

- Tipo de ejercicio. Podrá indicar “T” Transitorio o “C” Cerrado.

- Cuenta de Mayor: cuenta a la que contabilizar el documento en caso de

período cerrado.

- Clave de contabilización: se podrá indicar “40 – Debe” o “50 – Haber”.

Durante el período transitorio, al anular un documento de factura, el sistema llamará a la transacción de anulación de documento (FB08) y procederá a anular el documento original con fecha 31.12.XXXX (donde XXXX es el ejercicio anterior). Con el ejercicio cerrado, al anular un documento de factura, el sistema llamará a la transacción de trasladar con compensación (FB05), contabilizando un documento con la fecha del día y llevándolo a la cuenta de mayor indicada en esta parametrización.

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