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MANUAL DE USUARIO

PARA GENERAR E-AWB

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INDICE

1.- INSTALACION

2.-REGISTRO DE USUARIO EN SERVIDOR

3.-CREACION DE AWB COMAT ENVIO DEL MENSAJE Y

GENERACION DE AWB EN PDF

5.- MENU POP EN LISTA DE SEND AND WAITING FOR VALIDATION

4.- UTILERIAS

A).- SEND EXCEL

B).- CHECK ANSWER

C).- SYNCRONIZA

E).- IMPRIME CLAUSULAS

5.- CATALOGOS

6.- HISTORICOS.

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INSTALACION

este programa se puede instalar sin problema en cualquier equipo que tengas

windows xp en adelante.

De doble clic al programa instalador que le fue entregado 'install_tkseawb.exe',

como el que se muestra en la pantalla .

Al iniciar le muestra la siguiente pantalla.

Del clic al botón que dice next.

En esta parte digite el password de

instalacion que le deberion haber

proporcionado, si esta correcto pasara a la

siguiente pantalla.

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En esta pantalla usted tiene la

oportunidad de cambiar el

nombre del directorio o

cambiar de directorio por otro

que exista (recomendación si

no sabe que esta haciendo

dejelo asi). De clic al botón

que dice next.

En esta pantalla le invita a que usted

decida si quiere que en el escritorio

coloque un acceso directo al

programa. De clic al botón next.

Le muestra un resumen de lo que va instalar

y configurar.

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Al dar clic a el botón de next el programa muestra la

barra de avance de la instalacion

al terminar la instalacion le invita a abrir

el programa por primera vez .

Si usted no desea hacerlo, quite la marca

donde dice 'launch TKS E-AWB'.

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REGISTRO DE USUARIO EN SERVIDOR

Al terminal la instalacion si

seleccióno que le creara un

acceso directo en el escritorio

este se muestra, como sigue.

Si no lo hizo la opción le aparecera en la lista de programas

al seleccionar el programa le solicita el id

del usuario mas el password , si es por

primera vez el password es 12345678. le

ingresa el id del usuario que le hayan

proporcionado y en contraseña le digita

12345678 , en seguida le da clic al botón

con la llave que dice entrar.

En ese momento el programa se enlaza al

servidor para verificar credenciales y

detecta que es nuevo usuario, le envia la

siguiente pantalla para que cambia el

passworde de instalacion por el que vaya a

usar.

En old password ingresa 12456789

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en new password ingresa el codigo a su elección. En seguida en New Password

Again , repite el código de su selección.

Una vez ingresado el codigo y dar clic al botón Úpdate Password´, se envia la

información relativa a la pc , mas regresa la confirmacion del cambio del

password, en este punto tiene que esperar unos segundos , porque esta revisando y

actualizando los catalogos de codigos IATA.

Al terminar la

actualización le

muestra la

siguientes

opciones (una

recomendación

cuando es por

primera vez y le

muestra esta

pantalla

recomiendo cerrar

y abrir el

programa).

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Para ingresar un AWB de seleccionar la pestaña

al dar clic en 'Add AWB' le solicite ingrese la siguiente información

a continuación se detalla cada uno de los conceptos que hay que ingresar

Datos del exportador, en el area donde se

muestra un ojo, se ingresa un id del

exportador , este debe ser único, ya que al ir

ingresando se va creando un catalogo de

consignatario cada vez que se crea envía un

mensaje exitoso.

Account number . Esta campo es opcional , si desea enviar información a otras

areas que use este campo , uselo.

Company . El nombre de la compañía .

Contact . El nombre del representante del exportador a quien se le envia la carga.

Adress . la direccion de la compañía.

Tel number. Numero de telefono de la compania o del contacto de la compania.

Country. Le abre un catalogo de paises al ingresar el correcto el programa le

coloca el codigo iso .

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PO. Box. Codigo postal de la direccion de la compania.

City . Se le muestra una lista de las ciudad del pais seleccionado.

Datos del consignatario , en el area donde se

muestra un ojo, se ingresa un id del

consignatario , este debe ser unico, ya que al

ir ingresando se va creando un catalago de

consignatario cada vez que se crea envia un

mensaje exitoso.

Account number . Esta campo es opcional , si desea enviar información a otras

areas que use este campo , uselo.

Company . El nombre de la compañía .

Contact . El nombre del representante de la compania a quien se le envia la carga.

Adress . la direccion de la compañía.

Tel number. Numero de telefono de la compania o del contacto de la compania.

Country. Le abre un catalogo de paises al ingresar el correcto el programa le

coloca el codigo iso .

PO. Box. Codigo postal de la direccion de la compania.

City . Se le muestra una lista de las ciudad del pais

seleccionado.

Acá se muestra exportador y consignatario con información

ACCOUNTING INFORMATION, CURRENCY, INSURANCE AND

DECLARE VALUES

EL aeropuerto departure lo tomo por omisión de ubicación de la agencias de carga

pero si es un aeropuerto diferente , el sistema le ofrece todos los aeropuertos del

pais.

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En seguida hay que ingresar el aeropuerto destino, este aeropuerto pertenece al

Pais del consignatario., previamente el aeropuerto origen lo tomo de datos del

consignatario, el pais y muestra todos los aeropuertos del pais.

En la sección del shipper execution , por omisión le coloca la fecha actual, puede

usted cambiarla por la correcta, en el signature of carrier or it´s agent, se coloca el

nombre del usuario que corta el AWB, pero también puede ser modificado.

Esta aérea 'Reference Number and Optional shipping Info', es opcional , para ver

su uso por favor revise el 'manual del agente de carga resolucion 813' en pagina

58.

Accounting Information

solo se puede insert información contable exigida por el transportistas. Para el

llenado de esta información tiene que seleccionar el tipo de informacion a cargar

Una vez

seleccionado la

opción el programa

le abre esta pantalla

para que usted

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ingrese la información

Una vez ingresad dar clic a 'Add/Update' y la información queda en

Un vez ingresado ustede puede incluir varios concepto, pero enla impresion si

rebasa la capacidad del formato esta no se muestra todo , pero si se envia todo en

el mensaje.

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La siguiente seccion que es el 'handling information'

en esta area la información a colocar se accede a través de los botones que estan en

la parte superior, los cuales daremos una breve explicacion

Botón Muestra informacion

Si es necesario agregar

uniformacion sobre otras

caracteristcas del servicio

en esta area se ingresa,

para mayor información

consultar el manual de

llenado de AWB de IATA

Los requerimientos

especiales en el manejo de

la carga se ingresan en

esta area

para mayor información

consultar el manual de

llenado de AWB de IATA

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Puede seleccionar por palabra y muestra

Codigo para detallar la

caracteristicas de la carga,

se ingreso estos codigos

aprobados por iata.

En el primer renglon

puede digitar el concepto

y el program hace un filtro

sobre las palabras que

coincide, en esta muestra ,

se filtra perishable cargo

(carga perecedera) , una

vez seleccionado se da

enter para que se agregada

Muchas veces requerimientos del pais

se tiene que ingresar información

especifica , a continuación se muestra

paso a paso como llenar.

Pantalla inicial

Información detallada que

se entregua a las

autoridades aeroporturios

o de manejos de

impuestos.

para mayor información

consultar el manual de

llenado de AWB de IATA

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codigo del pais, le abre una lista para

que selección

Sección del format AWB o concepto a

que hace referencia

el tipo de concepto a informar

el concepto , en este ejemplo es un

numero de certificado del consignatario

se da clic a add/update

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A la persona o empresa que se le

notificara que la carga esta en

aeropuerto destino.

IMPORTANTE.

Si va a ingresar la

información es importante

que ingrese toda la

información , ya que con

que falte un concepto esta

no formara parte del

mensaje y quedara solo

para impresión en el pdf.

Al terminar el sistema le muestra como se ve en el area de 'handling information'

la información cargada en 'handling information' no es requerida pero entre mas

información se contemple mejor el manejo de la operación.

Ingreso del detalle de la carga.

Para agregar el detalle debe dar

clic al botón que dice 'Add', si la información

mencionada anteriormente no esta ingresada ,

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no le abrira esta información y en la parte inferior de la pantalla le indicara que

información le hace falta.

Al permirle le va a solicitar le ingrese el numero de AWB 8 digitos.

Una vez ingresados el sistema verifica que el numero sea valido y no haya sido ya

usada

en cualquier caso le envia un mensaje al usuario para que ingrese otro numero de

AWB valido.

Una vez ingresada le solicita detalle de la carga.

Ingresa el numero de piezas y el gross

weight , el service por omisión coloca

airport to airport, si el servicio es diferente

favor de seleccionarlo de las opciones ,

Rate Class por omisión tiene basic charge

si el arte es diferente por favor seleccionar

de las varias opciones que el programa

muestra.,

Ingresar la tarifa neta, importante estainformación sirve para el proceso

contable y estadisticos de la agencia, no seimprime ni se envia a la linea aérea

En Good description ingresar la información relativa a la carga.

En caso que sean una consolidacion

ingresar esta información en Consolidation,

en caso que tenga información sobre las dimension de la carga por favor de clic al

botón que dice 'DIMENSION AVAILABLE' ,para que le abra una tabla donde

ingrese las dimensiones y las piezas en caso que no las tenga basta con dar clic a

ok para que se regrese a la pantalla anterior.

una vez ingresa la descripción y dando clic al botón de ok . Se muestra la siguiente

información

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OTROS CARGOS.

Para el ingresosde otros cargos tiene que dar clic al botón

en ese momento el programa le muestra le

muestra el catalogo de cargos.

Selección el cargo en seguida ingresa el

monto y en carrier/agent selección una A

si el cargo es para agente , en caso que sea

del transportista 'C' al ir ingresando los

montos estos se va totalizando por agente

y carrier.

Como se muestra acontinuacion

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si desea ver el resumen de los calculos

seleccionar la pstaña SUMMARY

y en este momento el sistema le muestra la siguiente opción

esta se muestra si y solo si la información para poder enviar el mensaje esta la

mínima información necesaria para ser enviado . Al dar clic arma el mensaje es

enviado a la cuenta de correo de la linea aérea.

Se inicia el proceso de envio.

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Avisa que fue enviado.

Avisa y muestra que el AWB esta en espera de respuesta de la linea aérea.

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i desea usted puede crear un archivo pdf .

Sobre el renglon donde esta el awb con el botón derecho el sistema le muestra el

siguiente menu.

Seleccione 'sent to pdf'

el sistema le mostrara

la AWB

como se muestra

a continuación.

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En la lista de AWB pendiente al dar clic sobre cualquier renglon con e botón

derecho del mouse. Te muestra el siguiente menu.

Opción Funcion

Send Mail to

Shipper

El correo que tiene esta en el catalogo de shipper , abre el

programa de correo que tiene por omisión la maquina y crea

un mail para el llenado e envio al shipper

Shipper's Telephon Le muestra en un recuadro el numero de telefono .

Fix error and resend Con esta opción el programa le abre el awb que esta

consultando para que se corrija y se reenvie a la linea aérea.

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Send to PDF Crea el awb en archivo pdf para ser enviado o impreso.

Reject AWB by

carrier

Esta opción se muestra cuando el mensaje del transportador

rechaza el awb la envia a historico.

Send Historical Siempre que se envia el mensaje a la linea aérea se espera

un mensaje de recepcion correcta (FMA), si este no es

enviado pero la carga es recibida por el enbarcador con esta

opción se envia a la lista de AWB procesadas (historicas).

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UTILERIAS

La lista de awb enviados usted tiene las siguientes opciones

Convierte la información mostrada en pantalla a formato de

excel al ejectuar esta opción el programa .

Le pide le indique la carpeta y el

nombre del archivo de excel a

generar.

Una vez generado le avisa que

termino la exportacion

Al dar clic a esta opción el programa va a buscar al buzon de

correo las respuestas a los mensajes enviados , y las posibles

respuesta que se esperan son del tipo .

• FMA con este mensaje no esta avisando la linea aérea que

el mensaje es correcto, cuando lo detecta el programa

envia el AWB a historicos.

• FNA con este mensaje nos esta avisando la linea aérea que

el mensaje lleva información erronea o fue rechazado por

la linea aérea, al dar clic para corregirlo con la opción

'Fixed and Resend' del menu con el botón derechao sobre

el renglon de la guía . Si no fue rechazado con esta opción

lo corrigue y vuelvea enviarlo

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Esta opción busca actualizaciones a los parámetros

y o catalogos IATA, y hace una auditoria de la

información cargada y la pendiente. Es util correrlo

periodicamente.

Aunque el programa este opción la corre al inicar el

dia en background.

Algunas lineas aérea solicita se envie la guía en papel y esta

lleve las clausulas en la parte de atrás del documento , con esta

opción usted envia a imprimir el clausulado para que

posteriormente cuando imprima la guía lo haga en este papel en

la parte adversas del clausulado (en la parte blanca, sin

imprimir)

al seleccionar muestra la opción de impresión , puede imprimir

varias copias.

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Aca se muestra el clausulado.

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CATALOGOS

en todo momentola información que esta consultado puede enviar a excel en la

parte de arriba hay un button que dice 'send to excel' con el puede crear archivos

xlsx

SHIPPER Y CONSIGNEE

Shipper

Consignee

el catalogo de consignatarios y exportadores se va creando conforme se va

ingresando AWB, ahora bien si al ingresar la información corrigue los datos esto

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son corregidos tambien en el catalogo, pero si usted desea corregirlo en esta parte

puede hacerlo, pero no puede agregar Consignatarios ni Exportadores

AGENCIA

usted puede consultar la información de la agencia si desea hacer un cambio

comuniques con su area técnica para que aplique el cambio y usted lo actualiza

usando la utileria de Syncronizar ver como usar esta funcion en la sección de

utileria.

Lineas aéreas

le muestra todas las lineas aérea que usan el sistema, sie ve que falta alguna

comuniquese con su area tecnica para que la agregue o ajuste algun dato , para

actualizar esta información lo hace usando la utileria de Syncronizar ver como

usar esta funcion en la sección de utileria.

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HISTORICOS

Al dar clic a Check Answer , si la respuesta de la linea aérea es un mensaje

correcto , se envia la información a esta lista, pero si la linea aérea no envia el

mensaje y la carga es recibida usted en el menu de la lista 'sent and waiting for

validation' la puede enviar , tambien la información que fue rechazada por la linea

area puede inviarla a esta lista en el menu de la lista esta la opción 'Reject AWB by

carrier' que tambien envia la información a esta lista de historicos.

Como puede ver activa el submenu con el botón derecho para poder enviar mail al

exportador, o abrir su teléfono y crear un pdf de la guía si lo requiere.