Manual de usuario Sicaja®3

© Livesoft MX 2009 Página 1

Manual del usuario

Livesoft® SICAJA 3.0


CONTENIDO

1.- Bienvenida ---------------------------- (pág. 3)

2.- Instalación del software ----------- (pág. 4)

3.- Inicializando el sistema ------------- (pág. 8)

4.- Descripción general ----------------- (pág. 27)

5.- Versión TPV Autoservicio ---------- (pág. 47)

6.- Versión TPV Restaurante ---------- (pág. 51)

7.- Mensaje final ------------------------- (pág. 57)


1.- Carta de bienvenida

Estimado (a) Cliente,

Gracias por haber decidido utilizar una de nuestras aplicaciones como sistema de

administración en su negocio, de antemano le aseguramos que estaremos con Ud. para

cualquier duda al respecto de esta poderosa herramienta, con nuestro nuevo soporte

técnico en línea: www.livesoft.es.mn para el cual le recordamos que debe registrarse,

ya que de no hacerlo no podrá gozar de este servicio, además puede contactarse con

nosotros por los medios descritos al cerrar la aplicación.

El software Sicaja 3.0 esta diseñado básicamente para administrar los registros de

ventas, compras y cualquier movimiento económico ó de inventario, además de llevar un

control exacto de todo lo relacionado con los clientes y proveedores, de manera que se

cuente con la información necesaria referente a la empresa ó negocio, al momento que se

necesite y de la forma mas practica, eficiente y productiva.

Recuerde también que Sicaja 3.0 no es solo un software TPV (terminal punto de venta) es

un sistema de administración especializado, desarrollado por una empresa 100% mexicana

sobre una plataforma profesional, que además podemos personalizar a la medida y

necesidades de su empresa.

Felicidades por esa búsqueda de mejoras tecnológicas a su empresa, que han hecho

posible la implantación de uno de nuestros sistemas en la misma, y a la vez agradecemos

la oportunidad de entrar como aliados en su negocio, por nuestra parte le reiteramos que

Ud. Ya forma parte de nuestro equipo.

Bienvenido (a) a Livesoft México,

Atte. I.S.C Víctor Martínez Cortés


2.- La instalación

Bien, para instalar el software Sicaja 3.0 en su sistema es necesario contar con:

1.- La licencia de uso - por la cual Ud. ha de pagar la cantidad convenida según el modo y lugar

de compra. En todo caso, una licencia legal de esta versión se puede comprobar en cada ejecución

del software Sicaja 3.0, ya que en la parte superior del menú principal siempre aparecerá el

nombre de la empresa a la que se otorgo la licencia en caso de no coincidir su empresa con el

nombre y dirección de la licencia, hágalo saber inmediatamente a nuestro equipo de soporte,

seguro podemos ofrecerle el mejor paquete que se ajuste a su presupuesto, sin necesidad de

recurrir a la piratería.

Nota: Recuerde que existen 2 tipos de licencias:

1) La licencia UNI para uso SIN CADUCIDAD en una sola PC, con activación

2) La licencia MULTICAD para uso en varias PCs de una sola empresa, dicha licencia tiene

CADUCIDAD DE 1 AÑO y no necesita activación.

2.- El archivo instalador - El cual Ud. recibirá por internet después del depósito de la cantidad

convenida, dicho instalador cuenta con una personalización propia (nombre de su empresa) que

significa que Ud. es un cliente con licencia de uso legal del software Sicaja 3.0.

3.- Requisitos mínimos de su sistema - El software Sicaja 3.0 esta desarrollado solo bajo las

más estrictas normas de optimización, por lo cual es capaz de correr en PCs con recursos mínimos

y en cualquier Sistema Operativo Windows, desde Windows 95, hasta Windows Vista, además

ocupa un espacio en disco menor a 10 MB; aunque es siempre recomendable el uso de equipos

nuevos, actuales y con espacio suficiente en disco.

4.- Otros - Además del software, en muchas ocasiones se implementa juntamente (aunque no

son necesarios para su funcionamiento) el uso de otro tipo de hardware como: lectores de código

de barras, mini printers (impresoras de tickets) ú otros, cabe mencionar que el presente manual

hace referencia solo a la instalación y uso del software Sicaja 3.0 y no de otros periféricos, en caso

de necesitar ayuda con la instalación de estos sugerimos ponerse en contacto con el fabricante.

Una vez que ha pagado el precio convenido por el uso del software Sicaja 3.0, Ud. debe de

contar con el archivo instalador: Haga doble clic sobre él para iniciar la

instalación…


Aparecerá la siguiente ventana de bienvenida:

Haga clic en siguiente…

A continuación aparecerá la siguiente ventana:

Aquí es necesario escribir la palabra clave:

livesoft2009 (ó el año en que adquirió el

software)




Aquí se muestra la ruta de instalación, se

sugiere no cambiar la ruta por defecto.



Aquí se muestra la carpeta en la cual se

ubicarán los iconos en el menú de inicio, se

sugiere no cambiar.




Aquí se visualizan dos casillas de verificación

las cuales al seleccionarlas instalarán accesos

directos donde se indica.



Verifique las acciones y haga clic en Instalar.

Al terminar la instalación, mantenga desactivada ó active la casilla de verificación si desea lanzar el

programa por primera vez ¡No es necesario reiniciar el sistema!

Felicidades ha instalado satisfactoriamente el software Sicaja 3.0 en su

sistema, ¡que lo disfrute!


3.- Inicializando el sistema Para ejecutar por primera vez el software Sicaja 3.0 hacemos doble clic en el icono del escritorio ó

buscamos en la carpeta del menú de inicio (todos los programas).

Al comenzar a utilizar el software Sicaja 3.0, es necesario cargar (capturar) los datos con

los que se va a trabajar, en orden tal, como se enumeran a continuación:

- 3.0 Indicaciones preliminares

- 3.1 Unidades de medida

- 3.2 Categorías

- 3.3 Proveedores

- 3.4 Artículos

- 3.5 Clientes

- 3.6 Conceptos de movimientos

- 3.7 Configuración/Configurar ventas

- 3.8 Cortes de caja

- 3.9 Inventarios

- 3.10 Operando el sistema

- 3.11 Usando la barra de menú venta

Nota: Al cargar (capturar) los datos de cada modulo, tengamos en cuenta la información mínima

“indispensable” con la que debe de contar el sistema para su funcionamiento.


3.0 Indicaciones preliminares:

Algo en lo que hay que poner mucha atención es: que en la

primera ejecución del programa Sicaja 3.0, se reconoce como

administrador el nombre del primer usuario (recuerde el nombre

que escribe en esta primera sesión) este a su vez es el único que

podrá crear ó eliminar cuentas y permisos de los demás usuarios

del sistema, además podrá crear ó eliminar su contraseña (en el menú opciones/usuarios).

Una vez dentro de la primera ejecución del

software Sicaja 3.0, hemos de recordar que

nuestro sistema le ayudará en el manejo de su

empresa, para lo cual hemos de indicarle varios

parámetros y sobre todo registrar datos mínimos

para que pueda trabajar, por lo tanto ¡manos a la

obra! y en el trascurso iremos descubriendo y

familiarizándonos con su interfaz.

Antes de iniciar el uso del software Sicaja 3.0 le recomendamos

ir al menú opciones/configuración, para revisar si el carácter

separador de miles y decimales (, y .) esta

correctamente configurado.


3.1 Unidades de medida:

Para acceder a este modulo hacemos clic en el botón almacén del menú

ó pulsamos la tecla 3, luego hacemos clic en Crear nueva.

En este modulo solo hay que pensar un poco

en que artículos ó productos manejamos, en

que porciones se venden, como: pieza,

unidad, bolsa, bulto, tonelada, Kilogramo,

gramos, Caja de 6, Caja de 24, Litro, atado, etc.

En cada alta de este modulo solo se requiere un dato: Nombre, así que creará un registro por

cada una de las unidades con las que trabaje en su empresa.

No se preocupe si no tiene a la mano ó no registra inicialmente todas las unidades de medida, en

cualquier momento que lo requiera, podrá crear todas las unidades de medida necesarias.


3.2 Categorías:

Para acceder a este modulo hacemos clic en el botón almacén del menú ó

pulsamos la tecla 3, luego hacemos clic en Crear nueva.

Este modulo es similar

al anterior ya que solo

tendrá que introducir un

solo dato: Nombre

La importancia de este

modulo radica en que al agrupar a los artículos en categorías ó familias, se tiene

más control sobre las acciones por “lotes” (conjunto de datos) como: modificar

precios, checar caducidades, etc.

Además puede consultar las existencias por categoría, muy útil en empresas donde se manejan:

tallas, números ó colores de un mismo artículo por ejemplo:

Categoría: Zapato curse, Existencias por categoría: 9

Artículo: Zapato curse, Color: Blanco, Talla: 23.5, Categoría: Zapato curse, Existencia: 5

Artículo: Zapato curse, Color: Negro, Talla: 22, Categoría: Zapato curse, Existencia: 3

Artículo: Zapato curse, Color: Gris, Talla: 21, Categoría: Zapato curse, Existencia: 1

Aquí Ud. podrá saber cuantos artículos “Zapato curse” hay en existencia; ya que este artículo

cuenta con diferentes colores y tallas, es necesario crear diferentes registros pero gracias a esta

funcionalidad Ud. podrá saber la existencia como si fuera el registro de un solo Artículo.

Nota: en los casos muy diferentes al anterior ejemplo, sugerimos no dar importancia al dato:

Existencias por categoría.


3.3 Proveedores:

Para acceder a este modulo hacemos clic en el botón proveedores del

menú ó pulsamos la tecla 8, luego damos clic en Crear nuevo ó pulsamos la tecla F6.

Los datos indispensables

para el modulo de

proveedores son: Nombre y Teléfono, ya que el nombre se utilizará en el alta de los artículos, y el

teléfono es la forma más rápida de ponerse en contacto en una eventualidad; los demás datos los

puede cargar después.


3.4 Artículos:

Para acceder a este modulo hacemos clic en el botón almacén del menú ó pulsamos la tecla 3, luego hacemos clic en Crear nuevo artículo ó pulsamos la tecla F6.

En este modulo los datos indispensables son:

- Nombre: descripción del producto,

- Categoría: familia a la que pertenece ó en lo que se agrupa,

- Proveedor: con quien se compra mercancía, insumos ó materia prima,

- Unidad de medida básica: en la que se manejará el inventario y las

conversiones por presentación, ejemplo: Artículo: Azúcar Existencia: 88 kg.

- Nivel mínimo: la cantidad en existencia en la que se debe pedir más mercancía antes que se termine,

- IVA: algunos artículos no causan IVA y otros si, por lo que se maneja de forma individual,

- Precio y presentación: En muchas ocasiones los artículos se compran por caja, bulto, rollo, etc. Pero se

venden por pieza, Kilogramos, metros, etc. y ningún software había podido brindar una solución práctica a

esta problemática común en el comercio… pero ahora con el software Sicaja 3.0 puedes gozar de esta

función única y beneficiarte de la potencia, flexibilidad y sobre todo control que te brinda Sicaja 3.0 sobre tu

empresa con esta novedosa función…

Nota: Muy importante es informar que de no tener por lo menos una presentación, no podrá

realizar ninguna operación de venta ó compra.

c Para crear una presentación, habremos de

situar el puntero en cualquier línea en blanco de la

rejilla ó tabla de la parte inferior del formulario

artículo y hacer doble clic ó pulsar la tecla INS

(Insert) para abrir el formulario presentación.

Aquí elegimos una Presentación para este artículo que no es más que una unidad de medida de las ya introducidas anteriormente, a continuación indicamos la cantidad de “unidades básicas” a las

que equivale esta presentación, un completo ejemplo de esto sería:


Si el artículo azúcar lo compra por bulto (peso: 44 k) y la unidad básica de medida es Kg. Cuando consulte las existencias de este artículo aparecerá: Artículo: Azúcar Existencias: 88 kg. (En caso de contar con dos bultos en su almacén) Entonces cuando Ud. dé de alta, las presentaciones del artículo Azúcar, pondrá como primera presentación: - Presentación: Kg - Equivalente a unidades básicas: 1 Y cuando ponga la segunda presentación (presentación de bulto), pondrá: - Presentación: Bulto - Equivalente a unidades básicas: 44 (ya que la unidad de medida básica es kg. y la presentación bulto pesa 44 kg.) Y así con todas las demás presentaciones en las que se venda este artículo…

Nota: Es de suma importancia dejar bien claro que es necesario crear una presentación con

el nombre de la unidad básica de medida y el equivalente a 1, tal como se indica en el ejemplo ya que el sistema solo reconoce los precios de los artículos basándose en las presentaciones; de ahí la importancia de que todos los artículos cuenten con al menos una en la lista de presentaciones. A continuación, indicamos el Precio de venta con

IVA incluido… el campo Descuento se utiliza solo en negocios en los cuales se manejan artículos con precio máximo al publico (por ejemplo farmacias) en la cual es necesaria esta función ya que se evita el uso de calculadora al calcular el precio y su descuento… Por ultimo llenamos el campo Precio compra sin IVA con la cantidad que nos cuesta el artículo en esta presentación, y a continuación damos clic en aceptar para cerrar el formulario presentaciones ó podemos continuar creando tantas presentaciones de este mismo artículo como queramos. Volviendo al formulario de artículos solo resta hacer clic en aceptar para guardar ó pulsar la tecla F12 para guardar el registro actual y continuar con la captura de un nuevo; los demás campos los puede ir llenando en el trascurso de la operación del sistema, al igual que la carga de los demás artículos, que podrá capturarlos conforme los vaya necesitando.


3.5 Clientes:

Para acceder a este modulo hacemos clic en el botón Clientes del menú ó

pulsamos la tecla 4, luego damos clic en Crear nuevo ó pulsamos la tecla F6.

En este modulo los campos indispensables son:

- Nombre,

- Apellido paterno,

- Apellido materno,

- Tipo de cliente: A, B, C, D, E Y F

El campo: Tipo de cliente, determina el precio por defecto que el sistema asigna a este cliente

en las operaciones de venta, recuerde que los precios: B, C, D, E y F se calculan en base al Precio A

(Precio venta), y los porcentajes de descuento para el calculo automático de cada uno de los 5

precios siguientes se configuran en:

Modulo: Configuración

Pestaña: Configurar operaciones del sistema.

Nota: los precios del artículo también se pueden

modificar al instante de la operación de venta

eligiendo uno de entre los 6 existentes, de la forma

siguiente: situados en el formulario línea de venta

al pulsar la tecla F1, se abrirá una ventana en la

que se podrán visualizar los 6 precios y así mismo elegir el que mas se ajuste a la situación.


Finalmente otros datos importantes serán los datos de crédito:

- la casilla de verificación crédito (solo para administrador) en la cual sí se activa, también se

activará el campo…

- limite de crédito en el cual

deberá introducir una cantidad a su criterio, al activar esta casilla de verificación activará también

en cada venta la posibilidad de vender a crédito al seleccionar a este cliente en los formularios de

pago de las notas de venta ó tickets.

También esta la casilla de

verificación Socio de la sección

sistema de puntos, pero mas adelante se describirá

detalladamente.

Damos en aceptar para guardar y listo.

Nota importante: Es necesario crear desde inicio un Cliente con un nombre genérico como:

Venta general, Venta de mostrador, etc. Para asignarlo como cliente por defecto de cada venta,

esto se realizará en el modulo de configuración, pestaña configurar operaciones del sistema,

Venta rápida (asignar Código de cliente por defecto).


3.6 Conceptos de movimientos:

Para acceder a este modulo hacemos clic en el botón Caja de valores del

menú ó pulsamos la tecla 5, luego hacemos clic en Crear nuevo concepto.

Este modulo es de suma

importancia en el inicio de

las operaciones con el

sistema Sicaja 3.0 ya que

debe de contar por lo menos

con 5 conceptos para

operaciones de movimientos de caja, que son:

1. Venta a crédito clientes “valor negativo” se asignara a las notas de crédito.

2. Cobro de crédito clientes ó abono “valor positivo” (el sistema también admite cobros

parciales),

3. Compra a crédito proveedores “valor negativo”, se asignara a las Facturas de compra.

4. Pago de adeudos proveedores ó abonos “valor positivo” (el sistema también admite pagos

parciales) y por ultimo

5. Pago con puntos “valor negativo”, se asignara a las notas de venta pagadas con puntos.

Además podrá crear otros conceptos (de forma ilimitada) como: Pago de agua, Pago de nomina,

Pago de luz, Pago de teléfono, Retiro de valores, Aportaciones, etc.

Los datos únicos é indispensables de este modulo son:

- Valor, Este dato es lo que definirá el carácter positivo ó negativo del concepto y de esta forma

afectará al saldo del corte actual (agregando ó quitando cantidades)

- Descripción, en este campo se describe el concepto.

Para continuar hacemos clic en aceptar ó pulsamos la tecla F12 para que se guarde la

información.


3.7 Configuración:

Para acceder a este modulo hacemos clic en el botón Configuración del menú ó pulsamos la tecla 7. Este formulario cuenta con dos pestañas: - Datos de empresa, - Configurar operaciones del

sistema,

En Datos de empresa se encuentra toda la información de la empresa que utiliza el sistema Nota: no es indispensable configurar lo datos de la empresa para usar el programa, pero al iniciar es el mejor momento para hacerlo. En la pestaña “Configurar operaciones del sistema” se encuentran los datos importantes para el uso del sistema ya que aquí se determinan: 1. Los descuentos para los precios B, C, D, E y F (% de descuento en base al Precio A ó precio de venta); 2. El código ó ID del cliente que aparecerá por defecto en cada venta (por ejemplo un nombre genérico como: venta de mostrador, venta general, etc.); 3. Los días en los que se requiere que se consideren los artículos como próximos a caducar (en caso de tener fecha de caducidad); 4. El IVA predeterminado que se requiere que aparezca en el alta de nuevos artículos, por ejemplo: si se deja en cero, en cada alta de un articulo aparecerá como IVA 0 y en el caso de que la mayoría de artículos causen IVA, es recomendable que se introduzca en este campo el tipo de IVA para acelerar la captura de artículos, recordemos también que en todos los casos se podrá modificar al momento de cada captura (este será solo el valor inicial); 5. El tipo de cambio (en caso de requerirlo), este es solo un dato informativo que se utiliza para multiplicar por el total de una venta, aparece en los formularios de ventas como: conversión de moneda; 6. El porcentaje otorgado en puntos a los socios, es el % de cada venta que se acumulará en la cuenta de los clientes que sean Socios del SISTEMA DE PUNTOS, que posteriormente podrán utilizar para pagar próximas compras; Nota: Cabe mencionar que el sistema no acumula puntos de las ventas pagadas con ellos. 7. El código ó ID de el concepto de movimiento de caja que aparecerá automáticamente en

cada pago por medio de puntos; 8. La asignación de los conceptos por defecto que aparecerán en cada: venta a crédito y

compras; Para guardar la configuración, hacemos clic en aceptar.


3.8 Cortes de caja:

Para acceder a este modulo hacemos clic en el botón Cortes del menú ó

pulsamos la tecla 6.

El software Sicaja 3.0, debe de operar con:

- Un Corte de caja Z (General) abierto, y

- Un corte de caja Y (Parcial ó de turno) abierto,

Para así poder registrar todas las transacciones del sistema y posteriormente localizarlas de

manera fácil, agrupadas en dichos cortes.

Para iniciar ó abrir los cortes debemos de realizar lo siguiente:

Paso 1. Debemos ir al modulo: Cortes Z y hacer clic en: Crear nuevo (F6), luego en el botón rojo

“Iniciar corte Z” y confirmar (no se requiere que se ingrese ninguna información).

Nota: los cortes Z están formados de cortes Y, es decir: agrupan todos los cortes Y.

Paso 2. Después ir al modulo Cortes Y hacer clic en: Crear nuevo (Ctrl+F6), luego en “iniciar

corte Y” y confirmar (solo al cerrar el corte Y se requiere indicar la cantidad que se queda en caja,

ya que esta cantidad es con la que se iniciará el próximo turno ó corte Y).

Nota importante: los cortes Y están formados de todas las operaciones: ventas, compras,

movimientos de caja y ajustes de inventarios, es decir: agrupan todas las operaciones del sistema,

de tal manera que en el momento que se requiera localizar algún registro ó consultar alguna

información atrasada aquí se encontrará (sin importar el tiempo que haya pasado) Ya que este es

el modulo del sistema que se encarga de ordenar TODA LA INFORMACIÓN de su empresa.


3.9 Inventario

Antes de iniciar la operación del sistema, es importante enfatizar que el software Sicaja

3.0 no registra entradas ni salidas de inventario o sea mercancía, si no es por el modulo

designado para ese fin, INCLUSO los inventarios iníciales se deben de establecer de esta

forma, por lo tanto…

Iremos al modulo Almacén haciendo clic en el botón ó pulsando la

tecla 3, una vez situados en el modulo: Inventarios (color amarillo), hacemos clic en: Crear

movimiento de inventario.

Al aparecer la ventana ó formulario: Movimiento /Ajuste de

inventario, buscamos el artículo al que se deba de agregar ó quitar

inventario o sea existencias, y para hacerlo hay dos formas: por

código de barras ó por nombre.

Para modificar la cantidad hemos de hacer clic en dicho botón ya que no es posible

directamente.

Para quitar ó restar inventario solo vasta con modificar la cantidad y a continuación hacer

clic en e botón Restar (F1).

Por ultimo hay que guardar la información, como siempre solo vasta con aceptar ó pulsar

la tecla F12, al instante a parecerá un formulario listo para agregar la siguiente

información, para finalizar la captura de inventario solo hay que hacer clic en el botón

cancelar ó pulsar la tecla Esc.


3.10 Operando el sistema

Hasta el momento solo se han capturado datos, ahora registraremos una operación…

Para iniciar una venta, habremos de ir al modulo

ventas hacer clic en: Crear nueva venta (F6), así

abriremos el formulario “Nota de venta”…

Al abrirse dicho formulario vemos

que instantáneamente se abre otra

ventana llamada “línea de venta”

esta es la encargada de registrar el

artículo que se esta vendiendo y para

ello hay varias formas de elegirlo:

Situado el cursor (enfoque) en el

campo Artículo…

1) Elegirlo con las flechas del teclado (arriba ó abajo),

2) pulsar la tecla F5 para desplegar

la ventana de localización para

buscar por medio de diferentes

parámetros,

3) Situar el cursor en el campo Descripción y

teclear la ó las letras iníciales del nombre ó

descripción del artículo y dejar que se auto complete la descripción del artículo que buscamos.

Victor

Subrayado


4) Pulsar en el teclado la tecla F2 ó hacer clic en el botón Lector I/0 (prender ó

apagar) y al hacerlo desaparecerán los campos: Artículo y

Descripción y en su lugar aparecerá el campo Código de

barras… En este campo insertaremos el código de barras

del artículo ya sea de forma manual ó con la ayuda de un lector de código de barras y al instante

aparecerán los datos de dicho artículo.

Pues bien una vez que ya tenemos

elegido el artículo a vender… si esta

activado el código de barras solo pulsar

la tecla Entrar y quedará guardada la

línea de venta de ese artículo y al

instante se abrirá una nueva ventana

para insertar una nueva línea de venta a

la nota actual.

En caso de tener activados los campos Artículo y Descripción, podremos elegir entre las

presentaciones disponibles del artículo ya sea pulsando las teclas flecha arriba, abajo ó la tecla F5

para abrir la ventana de localización

donde se mostrarán todas las

presentaciones disponibles para este

artículo.

También podremos modificar la cantidad que se quiera vender de

este artículo manejando hasta tres

decimales.

Además pulsando la tecla F1 podremos elegir entre 6

precios diferentes calculados automáticamente, utilizando

como base el precio de venta menos los descuentos

asignados en el modulo configuración.

Por último damos clic en la tecla Entrar ó simplemente pulsamos la tecla F12, se guardará la línea

y se abrirá una nueva…

Para finalizar la creación de líneas de venta simplemente

pulsamos la tecla Escape ó la tecla F11.


Se abrirá la ventana de cobro…

A continuación describiremos los diferentes cambios visuales de esta ventana.

1. Al abrirse por primera vez podemos visualizar que los

botones imprimir y aceptar no son visibles, por lo que no

podremos guardar esta operación.

2. También podemos visualizar que cuando agregamos una

cantidad menor aparece una advertencia, por lo que no

podremos guardar esta operación.


cantidad igual aparecen los botones: Imprimir y Aceptar, por

lo que esta vez si podremos imprimir y guardar esta

operación, además los nombres de los campos: A cuenta y

Debe, cambian a: Su pago y Su cambio.


cantidad mayor y pulsamos la tecla Intro, aparece la cantidad a

devolver al cliente, en el campo: Su cambio.


5. También es posible que algunas veces se visualicen (activos ó desactivados) los botones con las opciones: Generar nota de crédito y Pago con puntos, esto sucederá solo en caso de que el cliente al que se esta asignando la venta sea socio ó cuente con crédito, como se indica a continuación.

- Botón: Pago con puntos

Condición Visible: si el cliente es socio.

Condición Activo: si el saldo en puntos ganados es mayor ó igual a la cantidad total de la nota.

- Botón: Generar nota de crédito Condición Visible: si el cliente cuenta con crédito asignado.

Condición Activo: si el limite de crédito menos el saldo deudor es mayor ó igual al total de la nota. 6. También es posible que algunas veces se visualice un aviso en el cual se indica que la cantidad agregada es menor al total pero como el cliente cuenta con crédito, esta cantidad se tomará a cuenta y el saldo se agregara al adeudo del cliente, y para realizar esta acción se hará clic en el botón: Generar nota de crédito y automáticamente de forma interna, se ejecutarán los siguientes eventos: A) guardará la nota, B) se mandará a impresión, C) se creará un movimiento de caja de concepto: crédito a clientes, por el saldo deudor de la venta D) por ultimo esta misma cantidad se agregará al saldo deudor de la cuenta personal del cliente. Dichos cambios los podrá comprobar en la información referente al cliente en cuestión. 7. A los clientes que se les asigne como socios del sistema de puntos y cuenten con los puntos necesarios para pagar el total de la nota, en la ventana de pago aparecerá activo el botón: Pago con puntos y al hacer clic en él, automáticamente y de forma interna, se ejecutarán los siguientes eventos: A) guardará la nota, B) se mandará a impresión, C) se creará un movimiento de caja de concepto: Pago con puntos, por la cantidad de la venta. D) por ultimo esta misma cantidad se restará al saldo en puntos de la cuenta personal del cliente. Nota: El sistema no acumula puntos de las ventas pagadas con ellos. Por ultimo revisamos la operación y en caso de estar de acuerdo con los datos de la nota: cliente asignado, precios, pago, etc. Pulsamos la tecla (Intro) para imprimir la nota ó ticket, también podemos hacer clic en Aceptar ó pulsamos la tecla F12 para guardar automáticamente sin imprimir; la nota se guardará y se creará una nueva, dejando el sistema listo para una nueva venta.


3.11 Barra de menú ventas

Algo importante en las ventanas de ventas, es el uso de cada botón de la barra inferior, la cual es

de suma prioridad para la agilización de las ventas el uso de algunos de ellos:

1) Botón Clientes (F4), Al hacer Clic en este

botón se abre una ventana donde podemos

Editar, seleccionar, crear un cliente para asignarlo

a la nota de venta actual.

2) Botón Abrir nueva (F2), En varias ocasiones es necesario atender a

otros clientes sin cerrar aún la nota actual, en dichos casos debemos de

hacer clic en este botón para abrir una nueva ventana de venta, y al

hacerlo se abrirá un cuadro de dialogo en el cual debemos de introducir

un texto descriptivo para la nueva ventana de venta, por el cual la

identificaremos…

Una vez realizado lo anterior, notaremos que se ha abierto una nueva

ventana de venta, que además aparece en

la barra inferior de pestañas con el texto

descrito, por el cual se puede identificar é

intercambiar entre ellas.

3) Botón Cambiar (F1), En ocasiones se necesita moverse entre ventanas sin

el uso del ratón, para ello solo se ha de hacer clic en este botón y se

desplegará el menú Ventana de la barra de menú superior, y para elegir alguna

de ellas, vasta moverse con la tecla “flecha arriba” para poder elegir entre las

notas abiertas guiándose por el texto asignado a cada venta.

Victor

Cuadro de texto

Con este control se marca como facturada la nota actual, otra forma de hacerlo es: ampliando la lista de notas pendientes, seleccionando las que queramos facturar y haciendo clic en el icono procesos, facturar notas.


4) Botón Eliminar y salir (retro), Cabe aclarar que al abrir una ventana de

venta el sistema crea un registro nuevo (aún sin datos) por lo que en caso de

querer salir de esta ventana ó cerrarla, es necesario eliminar el registro

creado, razón por la cual existe este botón, el cual al hacer clic en él, abrirá

un cuadro de dialogo que pedirá la confirmación de eliminación de la nota y

todos sus datos, y al aceptar se habrá cerrado correctamente la ventana.

5) Crear cotizaciones: Para marcar una nota de venta como pendiente ó como

cotización, hay que salir de la ventana de venta haciendo clic en la esquina

superior derecha y el sistema marcará la venta como pendiente ó abierta (aún sin datos).

Nota: no confundir el botón cerrar ventana de venta con el botón cerrar

ventana de la aplicación.

Para identificar las notas de venta pendientes, solo vasta visualizar

en el modulo de ventas: el folio de las notas que estén en color

amarillo.

Por lo tanto… Amarillo significa: Cotización ó Pendiente, Rojo

significa: vendida a crédito, Azul: pagada con puntos y los folios de

ventas sin color significan: pagadas de contado sin pendientes.

Nota: Recuerde muy bien: el uso de las teclas y la forma de utilizar

los formularios, ya que de esta misma forma se maneja todo el

programa.

¡LISTO! LO HA LOGRADO

Para información no encontrada en esta sección, continúe con la siguiente sección: Descripción

general


4.-Descripción general A continuación describiremos de forma detallada los controles, funciones, menús y módulos del

software Sicaja 3.0

- 4.0 Barra de Menús

- 4.1 Menú principal

- 4.2 Módulo Ventas

- 4.3 Módulo Compras

- 4.4 Módulo Almacén

- 4.5 Módulo Clientes

- 4.6 Módulo Caja de valores

- 4.7 Módulo Cortes

- 4.8 Módulo Configuración

- 4.9 Módulo Proveedores

- 4.10 Personalizador de reportes


4.0 Barra de menús

Contiene controles desplegables a continuación se describen los mas importantes. Nota: la cantidad de controles pueden aumentar ó disminuir de acuerdo a la pantalla en la que se encuentre y algunos controles podrán estar activos ó no.

a) Menú Archivo: en este menú se desplegarán varias opciones que estarán activas de acuerdo a la pantalla en la que se encuentre, las más importantes son:

1 Especificar impresora: Abre la ventana para configurar la impresión…

2 Asignar impresora: Abre la ventana para asignar las diferentes impresoras instaladas en el equipo a los documentos más usuales; esto sirve para evitar la confirmación de impresión en cada venta agilizando la operación.

b) Menú Opciones: en este menú se desplegarán varias opciones, las más importantes son:

1 Configuración: Abre la ventana para configurar principalmente los caracteres: separador de miles (coma) y decimales (punto), esta configuración es muy importante ya que en muchas ocasiones el sistema operativo esta mal configurado.

2 Usuarios: Abre la ventana de configuración de usuarios del sistema.


En el cual podrá crear nuevos grupos de usuarios. Crear y modificar cuentas de usuarios y niveles de acceso, incluso el menú inicial para dicho usuario. Además es aquí donde se debe de configurar para que se pueda iniciar con el menú: Importación de datos ODBC el cual es una novedosa herramienta de esta nueva versión para importar datos al sistema, desde cualquier base de datos por medio de nuestro driver ODBC, el cual obtiene conectividad ilimitada por medio de sentencias SQL a cualquier base de datos compatible con esta tecnología.

c) Menú ver: en este menú se desplegarán varias opciones:

1 Barras de herramientas: Selecciona las barras de herramientas que se pueden visualizar,

2 Barra de estado: Muestra u oculta la barra de estado, la cual brindará información a

cerca del control de menú en

que se encuentre el enfoque.

3 Personalizar: Abre la ventana para personalizar las

barras de herramientas…


Incluso puede crear nuevas si lo desea.

d) Menú ventana: en este menú se desplegarán varias opciones:

1 Organizador: Muestra u oculta la barra de pestañas inferior llamada “Organizador”

2 Cascada, Mosaico horizontal, Mosaico vertical: Organizan las

ventanas de la forma elegida.

3 Además muestra todas las ventanas abiertas, de las cuales

puede elegir alguna para mostrar como activa.

e) Menú Ayuda: La Ayuda de Velneo se trata de una

opción que hemos desactivado.

La descripción exacta de uso del software Sicaja

3.0 se ha realizado en el presente manual.

1 Acerca de vRunner: Muestra los datos de la empresa de desarrollo, Nombre de la aplicación, Versión y nombre del autor.


f) Menú Lista: Este menú aparece cuando se

amplían todos los registros para mostrarse en

rejillas ó tablas. Los mas importantes son:

1 Filtrar: Abre la ventana para filtrar solo los datos con los que se desea trabajar, según los parámetros: el campo en que se busca, la condición y el dato a buscar.

2 Modificar campo: Abre la ventana en la cual se debe de elegir el campo que se va a modificar con un nuevo contenido, del grupo de registros que aparecen el la lista ampliada.

3 Exportar ascii: Abre la ventana en la cual se puede exportar la información de la lista actual a el formato de datos: ASCII el cual se puede reconocer fácilmente por cualquier software de compatible con este sistema de datos por ejemplo: MICROSOFT EXCEL, la ventaja de utilizar este sistema es que al exportar la información en un archivo de texto el tamaño ó peso del archivo disminuye dramáticamente.


Para exportar solo vasta elegir los campos de datos a exportar… Incluso cuenta con un poderoso asistente para editar formulas lo cual le da al sistema una potencia increíble…

Esta funcionalidad única, es capaz de llevar al usuario experto a una máxima flexibilidad en la exportación de datos…

Una vez exportada la información necesaria… Podremos visualizar en el directorio de exportación… Un archivo de texto con el nombre solicitado…


Un caso común es pasar los datos a una hoja de cálculo para trabajar con ellos de forma más práctica… Eta tarea se realiza en 7 sencillos pasos: Paso 1: Primero debemos abrir el software de hoja de calculo Excel… Paso 2: Luego ir al menú archivo/Abrir… Paso 3: Una vez situados en la ventana Abrir buscamos el archivo de texto exportado anteriormente en el directorio asignado… Nota: Es importante recordar que de no visualizarlo correctamente, habremos de elegir en el tipo de archivo a abrir Todos los archivos… Paso 4: Bien, una vez localizado y abierto nuestro archivo de texto, nos aparecerá una nueva ventana, la cual nos muestra múltiples opciones… Damos clic en siguiente…

Paso 5: A continuación nos aparece otra ventana, también con múltiples opciones… Esta vez activamos la casilla de verificación: Punto y coma. Damos clic en siguiente… Paso 6: Luego nos aparece otra ventana, también con múltiples opciones… Damos clic en finalizar…


Paso 7: Ahora solo nos queda guardar el archivo de Excel… y ¡Listo!

Hemos finalizado la descripción de los controles generales más usuales é importantes, los

demás controles por ser de uso común consideramos que no necesitan descripción. Si Ud. no

esta familiarizado con el uso de PCs le sugerimos consultar con personas que cuenten con

conocimientos básicos para alguna aclaración de funciones sencillas.

Reiteramos que estamos a sus ordenes para consultas de uso fuera de este manual, por favor

lea antes de consultar al soporte técnico.


4.1 Menú principal

MENÚ PRINCIPAL

Los objetos visuales de la barra de menú Principal son:

- El logo del software Sicaja 3.0: Al hacer clic en él, se regresará al menú principal

- La licencia de uso: Nombre y dirección de la empresa licenciada para el uso del software

- El nombre y versión del software: Sicaja 3.0

- Control de acceso a ayuda: del software Sicaja 3.0

- Control para cerrar el programa (shift+Esc) ó (Mayús+Escape)

- Control de acceso al modulo: Ventas (tecla 1)

- Control de acceso al modulo: Compras (tecla 2)

- Control de acceso al modulo: Almacén (tecla 3)

- Control de acceso al modulo: Clientes (tecla 4)

- Control de acceso al modulo: Caja de valores (tecla 5)

- Control de acceso al modulo: Cortes (tecla 6)

- Control de acceso al modulo: Configuración (tecla 7)

- Control de acceso al modulo: Proveedores (tecla 8)

- Control de acceso al formulario: Ticket de venta (tecla F4)

- Control de acceso al formulario: Buscador de artículos y precios (tecla F4)

También podemos visualizar dos opciones útiles:

- Mostrar clientes con adeudos: Muestra a clientes que cuentan con saldo deudor

- Mostrar artículos próximos a caducar: Muestra los artículos con fecha de caducidad

próxima a vencer según configuración de días antes a caducar.


4.2 Módulo Ventas

En este modulo podemos visualizar de primera instancia que la ventana se divide dos partes. Parte izquierda: las notas de venta pendientes por facturar, los colores en que se muestran significan: Amarillo: Pendiente, Rojo: Vendida a crédito, Azul: Pagada con puntos, Sin color: Pagada de contado sin pendientes. Parte derecha: todas las facturas de venta. También podemos observar que hay controles de acceso a diferentes opciones del sistema.

Controles para Notas: - Crear nota de venta (F6): Abre la ventana ó formulario de nota de venta con el cual se realizan las ventas, estas operaciones se describen al inicio de este manual. - Crear Ticket (F4): Abre la ventana ó formulario de Tickets de venta con el cual se realizan las mismas operaciones de venta descritas al inicio del presente manual, las diferencias entre Nota y ticket son; A) utilizan una interfaz diferente, B) las impresiones son inicialmente diferentes (Notas y tickets). - Localizar nota (F5); Abre la ventana en la cual se pueden localizar los registros POR diferentes parámetros de búsqueda (índices). - Búsqueda de nota (B): Abre la ventana en la cual se pueden buscar los registros ENTRE diferentes parámetros de búsqueda (índices). - Pendientes de facturar (P): Amplia la ventana para mostrar los registros de las notas pendientes por facturar ó no aplicadas al corte actual. - Ampliar notas de venta (N): Amplia la ventana para visualizar y trabajar con TODOS los registros de notas de venta con sus respectivas líneas ó detalle de ventas.

Controles para facturas. - Localizar Facturas de venta (Ctrl+F5): Abre la ventana localizadora de facturas. - Búsqueda de Facturas de venta (Ctrl+B): Abre la ventana Búsqueda de facturas. - Ampliar facturas de venta (F): Amplía la ventana para mostrar y trabajar con todos los registros de las facturas de venta y todos sus datos.


4.3 Módulo Compras

Parte izquierda: Pedidos de compra pendientes. Parte derecha: Todas las facturas de compra (pedidos facturados, no modificables). El color rojo en que se muestran algunas facturas significa: No pagadas aún

Controles para Pedidos: - Crear nuevo pedido (F6): Abre la ventana ó formulario de pedidos con el cual se realizan estas operaciones similares a las descritas al inicio del presente manual. - Localizar pedido (F5) Abre la ventana en la cual se pueden localizar los registros POR diferentes parámetros de búsqueda (índices). - Búsqueda de Pedidos (B) Abre la ventana en la cual se pueden buscar los registros ENTRE diferentes parámetros de búsqueda (índices). - Pedidos pendientes (P) Amplia la ventana para mostrar los registros de los pedidos pendientes por facturar ó no recibidos aún. - Ampliar pedidos (N) Amplia la ventana para visualizar TODOS los registros de pedidos de compra con sus respectivas líneas ó detalle.

Controles para facturas de compra. - Localizar Factura (Ctrl+F5) Abre la ventana localizadora de facturas de compra. - Búsqueda de Facturas (Ctrl+B) Abre la ventana Búsqueda de facturas de compra. - Ampliar facturas de compra (F) Amplía la ventana para mostrar todos los registros de las facturas de compra y todos sus datos.


4.4 Módulo Almacén

Parte naranja: Modulo de Unidades de medida, en lista: todas las unidades Parte verde: Modulo de Categorías, en lista: todas las Categorías Parte Amarilla: Modulo de Inventarios, en lista: todos los movimientos Parte ocre: Modulo Artículos, en lista: todos los artículos bajos de inventario y próximos a caducar.

Unidades de medida: - Crear nueva, Localizar: como su nombre lo indica. - Ampliar unidades: Muestra TODAS las unidades de medida. Categorías: - Crear nueva, Localizar: como su nombre lo indica - Ampliar categorías: Muestra TODOS los registros de todas las Categorías.

Inventario: - Crear movimiento de inventario: Abre la ventana para dar de alta un movimiento de inventario, como se describió en el presente manual. - Localizar, Imprimir inventario: Como su nombre lo indica. - Ampliar movimientos de inventario: TODOS los movimientos de inventario. - Ampliar Inventario: Amplia la ventana para visualizar TODAS las presentaciones de todos los artículos. Muy importante ya que en dicha ventana se pueden actualizar los precios por lotes y para hacerlo se ha de hacer clic en el icono de la parte inferior de la ventana.

Artículos: - Crear nuevo artículo, Localizar, Búsqueda detallada: las acciones son como su nombre lo indica. - Ampliar artículos: Muestra todos los artículos, esta ventana es de suma importancia ya que además de modificar por lotes también podrá crear etiquetas de códigos de barras de los artículos que necesite, solo vasta con hacer clic en el icono procesos… El cual desplegará un menú que al hacer clic en él, abrirá una nueva


ventana parecida: “lista de etiquetas a imprimir” ahora nuevamente haga clic en el icono procesos y se desplegará el siguiente menú… Impresión de etiquetas 70x25 (1): Imprime las etiquetas en este formato. Impresión de etiquetas 38x21 (2): Imprime las etiquetas en este formato. Hojas necesarias para 70x20 (3): Muestra las hojas que se necesitaran para imprimir todas las etiquetas solicitadas, en este formato. Hojas necesarias para 38x21 (4): Igual que lo anterior solo que en este formato. Es conveniente comentar que antes de mandar a impresión las etiquetas, se puede modificar la cantidad a imprimir, ya que en un principio aparece solo la cantidad de los artículos en existencia. Esto se hace haciendo doble clic sobre el artículo al que hay que modificar la cantidad. Al instante aparecerá el formulario donde se podrá cambiar este valor… Modificamos aceptamos para guardar y ahora sí, vamos al icono procesos y hacemos clic en la opción deseada y listo. Es importante recordar que las etiquetas también se pueden ajustar a las necesidades, modificando su tamaño, tipo de código de barras contando con 9 a su elección; todo esto se puede realizar con el software personalizador del cual hablaremos de forma explicita mas adelante. - Próximos a caducar: Muestra una lista de Artículos con caducidad próxima, el calculo es vasado en la cantidad de días elegida en el modulo de configuración. - Ofertas de hoy: Muestra una lista de artículos que tengan programada el precio de oferta para el día de hoy, este dato es

programado desde las presentaciones de cada artículo. - Inventario bajo: Muestra una lista con los artículos bajos en inventario, el calculo se vasa entre los campos: existencias y nivel mínimo

4.5 Módulo Clientes


En lista: Muestra todos los clientes y sus datos más importantes.

Controles:

- Crear nuevo, Localizar, Buscar por trozos de palabras, Búsqueda

detallada: Realizan las acciones señaladas.

- Informe completo: Imprime todos los clientes con sus datos más trascendentes.

- Clientes deudores: Muestra todos los clientes con saldo deudor

- Ampliar: Muestra todos los registros de clientes, con los cuales se desea trabajar:

Modificar, filtrar, Navegar entre sus datos, imprimir informes, etc.

4.6 Módulo Caja de valores


Parte izquierda: Modulo Movimientos de caja, en lista: Todos los movimientos. Parte derecha: Modulo Conceptos de movimientos, en lista: Todos los conceptos.

Controles para Movimientos de caja: - Crear nuevo (F6): Abre la ventana ó formulario con el cual se realizan operaciones ó movimientos de recursos económicos: cobros, pagos, retiros, etc. Por ejemplo: para realizar un cobro ó un pago parcial de una venta a cliente, situados en el modulo Caja de valores hacemos clic en Crear nuevo… Paso 1. Primero seleccionamos si se trata de un movimiento relacionado con: Proveedores, Clientes u otros. Paso 2. Una vez elegido en este caso movimiento relacionado con: cliente, buscamos ó creamos un cliente. Paso 3. Elegimos un Concepto ó creamos uno nuevo con los controles del campo, en este caso elegimos: Pago parcial a crédito de cliente. Paso 4. Modificamos la descripción para un mejor control ó lo dejamos así. Paso 5. Indicamos la referencia, es decir: si el pago se va a hacer por el adeudo de una nota, buscamos el folio de la venta y la escribimos en este campo. Paso 6. Ingresamos la cantidad. Paso 7. Describimos alguna anotación ó insertamos una imagen de algún documento. Paso 8. Guardamos la operación dando clic en aceptar. - Localizar (F5) y Buscar entre fechas (T): Realizan lo descrito. - Ampliar movimientos (L): Muestra todos los movimientos de caja realizados con los cuales puedes trabajar, filtrar, modificar por lotes, imprimir, etc.

Controles para Conceptos de movimientos. - Crear nuevo, Localizar (F7) y Búsqueda: realizan lo descrito. - Ampliar conceptos: Muestra una lista de todos los conceptos para trabajar con los datos, filtrar, modificar, imprimir, etc.

4.7 Módulo Cortes


Parte izquierda: Modulo de cortes Z o sea totales ó generales, en lista: todos los cortes Z, con marca sobresaliente el corte Z Actual. Parte derecha: Modulo de cortes Y o sea parciales ó de turno, en lista: todos los cortes Y, con marca sobresaliente el corte Y Actual.

Controles para Cortes Z: - Abrir corte Z (F6), Localizar (F5), Corte Z actual (T), Buscar (B): Realizan lo descrito - Ampliar Cortes Z (Z) Muestra todos los cortes Z en una lista.

Controles para Cortes Y: - Abrir corte Y (Ctrl+F6), Localizar (Ctrl+F5), Corte Y actual (Y), Buscar (C): Realizan lo descrito - Ampliar Cortes Y (P) Muestra todos los cortes Y en una lista. EL uso de los formularios de apertura y cierre, se ha descrito con detalle en secciones anteriores del presente manual.


4.8 Módulo Configuración

El uso de este modulo se ha descrito explícitamente en la sección 3.7 del presente manual.


4.9 Módulo Proveedores

En lista: Muestra todos los Proveedores y sus datos más importantes.

Controles:

- Crear nuevo, Localizar, Buscar por trozos de palabras, Búsqueda

detallada: Realizan las acciones descritas.

- Informe completo: Imprime todos los Proveedores con sus datos más

importantes.

- Adeudos: Muestra todos los Proveedores y el saldo por pagar.

- Ampliar: Muestra todos los registros de Proveedores, con los cuales se desea

trabajar: Modificar, filtrar, Navegar entre sus datos, imprimir informes, etc.

4.10 Personalizador de reportes


El vReports es una aplicación para personalizar los reportes (informes) del software Sicaja 3.0 Una vez instalado correctamente lo ejecutamos por primera vez… Al abrirse aparece una ventana vacía esto es por que hay que crear un archivo de personalización y para crearlo debemos seguir los siguientes pasos: Paso 1. Abrir el archivo de la aplicación: SICAJA el cual encontraremos en el directorio de instalación del software Sicaja 3.0, damos clic en menú archivo, Abrir, directorio de aplicación y damos doble clic sobre el archivo: SICAJA. Paso 2. Una vez abierto el archivo SICAJA aparecerán todos los reportes del software Sicaja 3.0. Paso 3. Es momento de crear un archivo de personalización, así que vamos al menú personalización y damos clic en Nueva. Paso 4. Al aparecer la ventana: personalización insertamos el texto “SICAJA” y en la descripción ponemos el nombre corto de la empresa licenciada para el uso del software Sicaja 3.0, damos clic en aceptar para que quede creado correctamente, el archivo de personalización. Paso 5. Es momento de personalizar un reporte para probar el funcionamiento de esta herramienta, así que damos doble clic en el reporte que queremos personalizar en este caso: TICKET DE VENTA, aceptamos todas las confirmaciones y notamos que aparece una marca roja, eso significa que es un reporte personalizable.

Paso 6. Ahora vamos a agregar una imagen personalizada a los reportes, así que hacemos clic en el menú objetos, nuevo, dibujo. Se creará un nuevo dibujo en este caso se llamó: MVP-DIBU1, recordémoslo.

Victor

Subrayado


Paso 7. Bueno ya tenemos el objeto dibujo ahora solo falta insertar nuestra imagen personalizada, así que hacemos doble clic sobre el objeto llamado: MVP-DIBU1, una vez ahí damos clic en el menú edición y elegimos: Pegar desde; una vez que aparece la ventana: abrir, localizamos la imagen que de preferencia debe de estar en formato .JPEG ó .BMP, y damos doble clic en el archivo ó en abrir; al cerrar volvemos a la ventana principal y hacemos nuevamente doble clic sobre el reporte a personalizar, esta vez se abre…. Paso 8. Situados en la ventana de personalización del reporte visualizamos la variedad de controles con los que

dispone para personalizar y damos clic en el menú controles, nuevo, dibujo y lo posicionamos en la esquina superior izquierda, ahora damos doble clic sobre él y nos aparecerá la ventana propiedades del control de informe en el cual buscaremos y elegiremos el dibujo: MVP-DIBU1, damos clic en aceptar y listo. Paso 8. Muy bien ahora solo nos queda guardar el archivo de personalización, vamos a la pantalla principal, damos clic en el menú personalización, guardar y hecho. Ahora solo falta probar el informe, así que ejecutamos el software Sicaja 3.0 y creamos un ticket de venta imprimimos y… Notamos que en la impresión aparece la imagen personalizada y así cualquier personalización como: mover los controles ó campos, ajustar el ancho de la impresión, crear nuevos controles y mucho más de forma ilimitada.


5.- Versión TPV Autoservicio

En esta versión existen varios cambios en diferentes secciones del software Sicaja 3.0, a continuación describiremos los más trascendentes.

- 5.1 Personalizar el uso hasta en 7 tipos de negocios diferentes

Para hacer uso de esta funcionalidad, solo hay que ir al modulo de configuración, pestaña: datos de empresa, campo: tipo de empresa, y elegir entre los tipos de empresa

disponibles en la actual versión.

Los tipos de empresa son: 1.- General 2.- Abarrotes, Autoservicio, etc. 3.- Comida, bebidas, etc. 4.- Refacciones, etc. 5.- Zapatos, Ropa, etc. 6.- Ferretería, Tlapalería, etc. 7.- Farmacia, Perfumería, etc.

Los principales cambios que ocurren al elegir los diferentes tipos de empresa, en el software Sicaja 3.0 son la aparición ó desaparición de campos en el formulario de artículos:

Números de serie, Marcas de vehículos, Submarcas, Modelo ó año, Tallas, Colores, Claves, Subclaves, Sustancias, etc.

Otro cambio sucede en la pestaña de despiece de artículos compuestos que al elegir el tipo 3 cambia a “Insumos ó desglose de combopacks” y cuando se elige Refaccionaría (tipo 4) Cambia a Despiece de kits.

Así también, cambian los índices de búsqueda en las ventanas de localización del modulo Artículos.


- 5.2 Pasarela de imágenes y nombres de artículos con bajo inventarío y/o próximos a caducar.

Esta es una de muchas funciones, de las que nos jactamos de decir que NINGUN otro programa cuenta con ellas; Esta función es muy útil para la rápida rotación de mercancía antes de su caducidad ó antes de que haga falta en su almacén, ya que aparece una pequeña ventana en la pantalla principal (solo cuando existen artículos que cumplen con los parámetros) en la cual aparecen las imágenes y los nombres de los artículos bajos de inventarios ó próximos a caducar, los cuales cambian cada 2 segundos para mostrar el siguiente; para activar esta función solo hay que ir al modulo configuración, pestaña: configurar operaciones del sistema, pestaña: 1. Inicio, en la sección “Mostrar artículos en inicio” la cual tiene 4 opciones descriptivas.

- 5.3 Maneja despiece (desglose) de artículos

compuestos.

Esta funcionalidad permite crear artículos compuestos, kits, ó combos… Y para hacer uso de esta función habremos de marcar la opción Compuesto del campo tipo, del formulario Artículo, en la pestaña datos; una vez hecho esto aparecerá la pestaña despiece (kit ó combo, según tipo de empresa elegida), en ella haremos doble clic sobre cualquier parte en blanco de la rejilla ó tabla de la sección: “Este artículo está compuesto de” y al hacerlo aparecerá un formulario en el que habremos de buscar y asignar el artículo componente, el cual se agregara a la lista de componentes; otra información requerida es la cantidad que se utiliza (del artículo componente) en el artículo compuesto; una vez habiendo finalizado la captura de los artículos que componen “el artículo compuesto” podremos visualizar el costo total del artículo.

Esta funcionalidad en muy útil en refaccionarias que manejan venta de kits ó conjuntos de refacciones, incluso e negocios de pinturas donde se venden colores igualados con diferentes cantidades y tipos de pinturas, también es especialmente útil, para restaurantes, panaderías ó negocios donde se elaboran “Productos” ya que resuelve el problema de registrar compras de un insumo pero se vende trasformado en producto, así pues a la hora de vender este artículo compuesto, también se descuenta automáticamente la cantidad proporcional del inventario del insumo ó artículo componente.


- 5.4 Nueva pantalla TPV Autoservicio, especial para manejo con lector de código de barras (escáner)

Desde esta práctica pantalla, podemos realizar las operaciones de venta de la forma más fácil, contando con todos los controles necesarios para una atención al cliente extremadamente rápida y con un contenido visual excelente totalmente novedoso y agradable.

Los controles con lo que cuenta esta pantalla son:

- Botón precios: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F1, se abrirá la ventana de precios sugeridos, en ella podrá elegir entre 6 precios diferentes calculados automáticamente,

utilizando como base “el precio de venta” menos los

descuentos asignados en el modulo configuración.

- Botón nuevo: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F2, se abrirá un nuevo ticket que podremos visualizar en la parte derecha de nuestra pantalla, con la posibilidad de mantener abiertos múltiples tickets, manteniéndolos en estado de espera ó pendientes de pago, incluso al cerrar el sistema no se eliminan y al abrir de nuevo, aparecerán intactos esperando su resolución.

- Botón cantidad: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F3, se abrirá la ventana cantidad, en la que podemos Agregar la cantidad de artículos que se están vendiendo.

- Botón buscar artículo: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F4, se abrirá la ventana seleccionar artículo, en la cual se puede localizar el artículo de forma totalmente visual, además de la imagen del artículo también se podrán visualizar otros datos importantes.

- Botón porcentaje de descuento: Al hacer clic en él ó pulsar las teclas Ctrl y D al mismo tiempo, se abrirá la ventana de descuento TPV, lo que significa que puede agregar (solo si cuenta con los permisos necesarios) un descuento al artículo actual.


- Botón aceptar: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F12 (si desea hacerlo de forma manual), se guardará el registro del artículo actual, aunque el sistema automatiza esta función con solo pulsar intro ó pasar otro artículo (con lector de código de barras).

- Botón código de barras/artículo: Al hacer clic en él ó pulsar las teclas “Ctrl y C” ó “Ctrl y A”, cambiará alternativamente su nombre y a la vez se activarán o desactivarán los campos código de barras y artículo, esto es para buscar de la manera mas apropiada el artículo a vender.

- Botón genérico: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F8, se abrirá la ventana de descripción manual, esta se utiliza para vender algún artículo ó servicio que no esté agregado en la base de datos, pudiendo modificar los campos: nombre, precio é IVA.

- Botón presentación: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F9, se abrirá la ventana localizadora con todas las presentaciones de este artículo, (unidad, caja c/6, caja/24, etc.).

- Botón cobrar: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F11, se abrirá la ventana de pago, donde nos preguntará si deseamos realizar el pago, y al aceptar nos mostrará una nueva ventana donde nos pedirá la cantidad que se está recibiendo del cliente, y al aceptar (con una cantidad mayor ó igual al total de la nota) nos aparecerá la ventana donde nos describe: el total, el pago recibido y el cambio a entregar al cliente, contando con la opción de imprimir ó no el ticket.

- Botón eliminar: Al hacer clic en él ó pulsar las teclas Ctrl y E al mismo tiempo, se eliminara SIN CONFIRMACIÓN al ticket actual, por lo que sugerimos precaución en el uso de este control.

- Botón salir: Cierra la ventana.


6.- Versión TPV Restaurante

En esta versión existen muchas mejoras en diferentes secciones del software Sicaja 3.0, a continuación describiremos las más trascendentes.

- 6.1 Posibilidad de elegir entre pantallas de venta

En esta versión se podrá elegir entre que pantallas de venta se deben de mostrar en el sistema, y para esto habremos de ir al modulo configuración, pestaña: configurar operaciones del sistema, pestaña: 1. Inicio, en la sección “Pantalla TPV a mostrar” la cual tiene 3 opciones descriptivas.

- 6.2 Modulo de categorías tipo arbolado

En esta versión el tipo de tabla de datos se cambia a tipo arbolada, con esta modificación a la estructura del sistema, agregamos funcionalidades importantes como la posibilidad de anidar categorías en otras categorías (o sea convertirlas en subcategorías) pudiendo cambiar de lugar, en cualquier momento sin afectar a la base de datos ni a los registros relacionados, también muy importante para el uso de la pantalla TPV restaurante, en la cual se puede configurar para visualizar categorías nivel 1 y categorías nivel 2 (subcategorias).

Un punto muy importante es que al agregar una nueva categoría, ahora es necesario indicar el código de forma manual (en las otras versiones se asigna de forma automática por el sistema) ya que de esta forma podemos anidar subcategorías, por ejemplo: La categoría “LIQUIDOS” le asignamos 1, y para anidar (en cualquier momento) la categoría “BEBIDAS CALIENTES” en la categoría “LIQUIDOS” habremos de ponerle el código 11, así la categoría “BEBIDAS CALIENTES” se convierte en subcategoría de “LIQUIDOS” lo cual podemos constatar haciendo clic en el control “ver árbol de categorías, del modulo Almacén/Categorías.


- 6.3 Descripción de la pantalla TPV Restaurante

En esta pantalla se encuentran la mayoría de funcionalidades especiales para este ramo comercial, a continuación describiremos los controles de esta pantalla, en el orden de lado izquierdo a lado derecho.

- Ofertas: Al hacer clic en este control, se abrirá una ventana en la que se mostrarán los artículos en oferta ó promoción, con esta funcionalidad se tendrá siempre a la mano la información que a sus clientes les interesa.

- Notas especiales: Esta funcionalidad esta activa “solo si se tiene el enfoque” en una línea de venta, y sirve para asignar una nota al artículo visible solo en las comandas, o sea que al imprimir la comanda en cocina, bajo la línea de la orden también aparecerá la nota especial agregada, estas notas pueden elegirse de notas ya registradas anteriormente ó crearse al momento de la asignación.

- Meseros: Al hacer clic en este control abriremos la ventana “meseros”, en la que aparecerán las fotografías de todos los meseros, y la lista con sus nombres.

Muy importante, es saber que para dar de alta un nuevo

mesero habremos de ir a la pestaña “meseros lista” de esta ventana y hacer doble clic en cualquier parte en blanco de la rejilla ó tabla, así abriremos el formulario “Empleado” donde agregaremos toda la información del mismo, y así con los demás.


- Mesas: Al hacer clic en este control se abrirá la ventana de “Mesas”, en ella se podrán visualizar todas las mesas del establecimiento, además de su estado: ocupada ó no, así como el ID del mesero asignado a ella.

También es de suma importancia esta ventana ya que contara con la información de las cuentas (tickets) abiertas, mostrando la hora, el mesero asignado, el ID de la mesa y el total de la cuenta.

Muy importante es saber que para crear nuevas mesas se tendrá que ir a la pestaña “Mesas lista” hacer doble clic en cualquier parte en blanco y una vez abierta la ventana de “Mesa” introduciremos una descripción (corta) de la mesa y se asigna un numero automático.

Y para eliminar mesas, hacemos clic en opciones y elegimos eliminar del menú desplegable.

- Nuevo: Este control agrega un ticket nuevo

- Eliminar línea: Este control al igual que el de notas especiales solo estará activo si se encuentra seleccionada una línea del ticket actual, la cual se eliminará sin confirmación.

- Finalizar: Al hacer clic en este control se abrirá la ventana de pago, en esta ventana además de capturar la cantidad que el cliente entrega y calcular el cambio a devolver, se puede también elegir a un cliente, asignar créditos, y además cuenta con una novedosa funcionalidad en la cual la cuenta se puede dividir e imprimir los tickets en los que se dividió la cuenta y no solo eso sino que cuenta con la posibilidad de cobrar de forma separada.

- Eliminar: Elimina sin confirmación el ticket seleccionado (actual).

- Salir: Cierra la pantalla TPV Táctil.


- Re pág y Av pág: Este tipo de control (flechas) sirven para moverse entre las categorías, subcategorías y artículos que no puedan aparecer en la pantalla y solo estarán activos si existen más categorías ó artículos de los que se pueda mostrar.

- Configuración: Al hacer clic en este control se abrirá la ventana configuración, la cual controla la apariencia y funcionamiento propio de esta pantalla TPV, y la funcionalidad de sus controles son:

- Longitud clave categoría nivel 1 (columna 1): Este campo controla la longitud de la clave (código ó ID) de las categorías, o sea siempre debe de estar en 1, en caso de que se deseé visualizar en la primera columna las “Categorías principales” ó 2 si lo que se quiere visualizar en la primera columna son las subcategorías.

- Longitud clave categoría nivel 2 (columna 2): Este campo controla la longitud de la clave (código ó ID) de las categorías, o sea siempre debe de estar en 2, en caso de que se deseé visualizar en la segunda columna las “Subcategorías” ó 3 si lo que se quiere visualizar en la segunda columna son las subcategorías de las subcategorías.

Nota importante: hay que recordar y poner atención en la forma en que se registró la clave de la categoría ejemplo: Sí categoría principal=1, por lo tanto las subcategorías=11 ó 12 ó 13, etc. por tal las subcategorias de las subcategorías irían de la siguiente forma: subacategorías de la subcategoría 11 serían:111, 112, 113, etc. Así pues si deseamos visualizar en la pantalla TPV las subcategorias de las subcategorías (siendo que estas son de tres dígitos) habremos de poner en este campo el numero tres.

- Número máximo de tickets abiertos: Este control maneja la cantidad de tickets que se pueden abrir, y en caso de intentar abrir más de lo asignado en este campo, se impedirá la operación.

- Número de categorías por página: Este campo controla la cantidad de categorías que se pueden visualizar por columna, en caso de haber mas categorías, se activaran los controles de flechas, con los cuales se podrá localizar las categorías que no estén visibles.

- Número máximo de artículos por página: Este campo controla la cantidad de artículos que se pueden visualizar por página y para visualizar los demás habremos de utilizar los controles flechas de la parte superior de la pantalla.

- Código de cliente de contado: Este campo es asignado también en el modulo de configuración, y se refiere al ID del cliente asignado para las ventas rápidas como: Venta general, venta de mostrador, etc.


- Pedir asignación de Mesas, Meseros y Clientes: Cuando se marcan estas casillas de verificación, al momento de Crear un ticket nuevo pide la asignación correspondiente.

- Imprimir comanda: Al hacer clic en este control ó pulsar la tecla F2, se imprimirá la comanda en cocina.

- Imprimir comprobante: Al hacer clic en este control ó pulsar la tecla F3, se imprimirá un comprobante de orden para entregar al cliente, y se podrán imprimir los que sean necesarios.

- Abrir cajón: Este control se utiliza para abrir el cajón electrónico de dinero.

- 6.4 Operando la pantalla TPV Restaurante

- Básicamente para iniciar las operaciones de venta debemos antes haber configurado y capturado de forma correcta los datos necesarios, esta información se encuentra al principio del presente manual.

Una vez contando con todos los datos necesarios abriremos la pantalla TPV táctil, abrimos un nuevo ticket haciendo clic en el control “nuevo” y si no tenemos activadas las casillas de verificación “de asignaciones de mesas, meseros y clientes”, asignamos manualmente… simplemente (Teniendo seleccionado un ticket) hacemos clic en el control “mesa” y elegimos la mesa haciendo clic sobre ella, una vez hecho esto se cierra la ventana automáticamente y aparece con un numero en color rojo, la mesa asignada al ticket, lo cual también podemos constatar volviendo a abrir la ventana “mesas” la cual ahora vemos que aparece la leyenda en rojo “OCUPADA” en la mesa seleccionada anteriormente, de la misma forma asignamos un mesero al ticket.

Una situación frecuente es que en ocasiones se requiere de cambiar mesas, para ello no hay mas problemas con el Software Sicaja 3.0, ya que solo se ha de elegir el ticket, abrir la ventana “mesas” y hacer clic en la mesa deseada y listo, el sistema se encarga de asignar la nueva mesa como “ocupada” y a su vez desmarca la mesa que se desocupa.

De igual forma se pueden juntar las mesas, solo basta con elegir el ticket, abrir la ventana “mesas”, hacer clic en una mesa ocupada y de inmediato se marcara como desocupada la mesa anterior, ya que el ticket (cuenta) se encuentra en la misma mesa de otro ticket ó cuenta.


- Pues bien una vez habiendo asignado (ó no) la mesa, el mesero y el cliente, solo hay que elegir el artículo, y para ello habremos de hacer clic en la primer columna de “categorías” y de ser necesario elegir entre la segunda columna de “subcategorías”… hasta que aparezcan los artículos que se requieren, una vez visualizados los artículos, solo basta hacer clic sobre él, para que se cree automáticamente una línea (detalle) de venta, así crearemos todas las líneas necesarias.

Nota: no olvidar checar al inicio de las operaciones la ventana ofertas y promociones

Una vez habiendo capturado las líneas necesarias, solo basta con confirmar la orden crear (si es necesario) las notas especiales (para cocina) imprimir el comprobante y acto seguido imprimir la comanda (impresora en cocina).

Y para finalizar el ticket, solo habremos de hacer clic en el control finalizar, asignar la cantidad entregada y aceptar.

Por último hemos de comentar que cuenta con “2 modalidades especiales” de cobro:

- Dividir ticket: Esta funcionalidad le permite dividir el ticket (o sea el total) para varios comensales e imprimir una copia por cada uno de ellos.

- Cobro por mesa: esta funcionalidad le permite juntar varios tickets en una sola cuenta, o sea que si un cliente necesita algo más posterior a la orden inicial, se puede crear un ticket nuevo, asignarlo a la misma mesa y al momento de cobrar hacer uso de esta funcionalidad.

Nota final: el uso del teclado numérico de la pantalla TPV táctil se utiliza para la asignar

la cantidad de artículos (si es más de uno) y la forma correcta de utilizarlo

es: hacer clic en un número

para asignar la cantidad y

luego hacer clic en el

articulo; al igual que el teclado de

la ventana pago que se utiliza para insertar la cantidad entregada por el cliente.


7.- Mensaje final

El presente manual para usuarios del sistema Sicaja 3.0

Es una obra con patente en trámite, por lo que queda prohibida la reproducción parcial ó total sin permiso del autor.

Si estas listo da el siguiente paso…

ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), e-commerce,

Conectividad y Movilidad, con entorno NTIC.

Derechos reservados VESCORP-LIVESOFTMX 2009.

LIVESOFT

Hoy tú decides, vivir ó sobrevivir…

I.S.C. Victor Martínez Cortés

VESCORP-LIVESOFT México San Pedro Yeloixtlahuaca Pue.

Date post:	13-Jun-2015
Category:	Education
Upload:	victor-mtz
View:	1,135 times
Download:	16 times

Manual de usuario Sicaja®3

Education