Manual del Panel de gestion Red de asociaciones

Presentación – Programa de gestión para redes inmobiliarias. Urbaniza.com

Panel de Gestión Inmobiliaria

Asociaciones Inmobiliarias

Actualización: Junio 2010

Manual de Uso – Programa de gestión para redes inmobiliarias. Urbaniza.com

Índice – Acceso …………….– Recomendaciones– Jerarquías …………– Agencia …………..– Inmuebles ………..– Promociones …..– Clientes ………….– Agenda …………..– Informes ………..– Zona MLS ……..– Web Propia ……– Sugerencias ……..

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Acceso• Desde la web de cada Asociación se enlaza con el Panel de Gestión

“Acceso Asociados”

• Nombres de usuario y contraseñas:– Crear un acceso para cada persona que utilice el panel, estableciendo

el permiso correspondiente– Crear claves sin espacios, caracteres extraños ni mayúsculas

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Recomendaciones• Usar los navegadores recomendados en la página de acceso• Maximizar la ventana del navegador• Tener la mayor resolución de pantalla posible• Permitir al navegador abrir ventanas emergentes para el dominio

“asociacionesinmobiliarias.com”• Usar un acceso diferente para cada persona• Crear nombres de usuario y claves que no sean fáciles de adivinar• Leer el manual antes de empezar a meter datos• Comunicar las dudas a [email protected] , indicando datos

para identificar la incidencia, como el usuario del agente, la Asociación a la que se pertenece, la referencia del inmueble

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Chequeo previo• Antes de meter datos de inmuebles y clientes, es necesario

asegurarse de que la información de Agencia está completa:• Sucursal: Población y coordenadas de situación de cada oficina

correctamente insertadas• Agentes: Email y teléfono principal correctamente insertados

• Los Campos email y teléfono son básicos y tienen que insertarse en el formato correcto: sin espacios, sin puntuaciones ni guiones

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Ayuda

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entidades usuarios

Agencia

Asociación

Sucursal

Administrador de Asociación

Administrador de Agencia

Administrador de Sucursal

Agente Comercializador

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Jerarquía


Permisos de agentes

• Los administradores pueden crear usuarios de su mismo nivel o inferior

• El Agente comercial se vincula siempre con una sucursal. • Los datos de contacto personales (nombre, email, teléfono)

vinculados a los inmuebles son los de cada agente.• El agente comercial no puede:

– Acceder a la sección de AGENCIA– Ver Contactos / clientes de otros agentes– Editar datos de inmuebles dados de alta por otros agentes– Gestionar valores como Procedencia, Tipo de Seguimiento, Contacto

Externo

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Jerarquía


Secciones• Actuales:

• Opcionales– Web Propia

• Previstos:– Documentos

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Inicio

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Agencia

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Agencia• Sucursales• Agentes• Comercializadores

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Agencia - Sucursales• Listado de sucursales/oficinas vinculadas a la

agencia/inmobiliaria• Para entrar a gestionar los datos : botón “Cargar”• Para dar de alta una nueva: botón “Nuevo registro”

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Agencia – Sucursal - Alta

Contacto principalobligatorio

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Agencia - Agentes• Listado de agentes vinculados con la sucursal/oficina• Filtro de búsqueda con los datos principales• Selección de usuario con el botón “Cargar”• Para dar de alta un nuevo agente, pulsar en “Nuevo registro”

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Agencia – Agentes - Alta• Se deben introducir todos los campos• Atención a “usuario” y “contraseña” : datos para el acceso al panel• Por defecto, quien comercializa y quien registra la información es la

misma persona: “agente y comercializador”• En “Permisos”, elegir el nivel de permiso para cada nuevo usuario

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Agentes - Permisos• Selección de Nivel

• Cuando no se tenga permiso para realizar una acción, no se verá la Acción o se mostrará el botón:

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Agencia - Comercializadores• Cuando hay un comercializador externo que gestiona la venta o

alquiler de las propiedades de la Agencia• Los datos de contacto del comercializador serán los que se

muestren al cliente cuando se haga una comunicación• Un comercializador que no sea agente, no tiene acceso al panel

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Inmuebles

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Inmuebles - Listado• Se muestra el listado de inmuebles activos• Para gestionar cada uno, se pulsa en el botón “Cargar”• Las opciones de búsqueda permiten filtrar los resultados; se

puede mostrar u ocultar con los botones de minimizar/maximizar

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Inmuebles - Listado• Opciones de búsqueda maximizadas• En “MLS” hay opciones de búsqueda más avanzadas

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Para poder filtrar por precio, es necesario elegir primero un tipo de gestión


Inmuebles - Listado• Buscar por Dirección – nombre de calle

– Campo abierto para indicar la dirección y obtener resultados asociados a esa consulta

• Columna Ubicación del listado– Muestra la población en la que se ubica cada inmueble– Al poner el cursor encima, nos muestra la dirección:

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Inmuebles• Datos básicos• Información complementaria• Fotos• Videos• Documentos• Propietario

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Inmuebles – Alta• El botón “Nuevo Registro” al final de la página de Inmuebles permite dar

de alta un nuevo inmueble • Los datos se van rellenando por “bloques “(sombreado en amarillo)• Hay que guardar los datos de cada pantalla para registrar la información

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Inmuebles – Tipos de Gestión• El Botón “Seleccionar Gestiones” abre una nueva ventana que

permite incorporar datos de cada tipo de gestión: Venta, Alquiler, Traspaso, Alquiler con opción a compra

• El campo “Información adicional gestión” permite añadir datos sobre precios y forma de pago

• Es necesario “Guardar” para ver la información insertada

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Inmuebles – Gestiones y Honorarios• Tipos de gestión:

• Honorarios de colaboración• Comisión por referido

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1.5

Importes con decimales: con punto “.”


Inmuebles – Editar GestiónAl pulsar sobre “Cargar” se muestra en detalle de cada tipo de Gestión.Las variaciones del precio se registran y se pueden ver en “Historial Precios” (pag. 50)

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Inmuebles – Editar TransacciónSe marca para indicar que se ha vendido /alquilado / traspasado

Desmarcada, indica que la operación es compartida

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Inmuebles - Estados

• Tramitados: vendido, alquilado, traspasado

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Inmuebles – Proceso de Alta • Selección del tipo de inmueble (luego subtipo)• Selección de oficina/sucursal a la que pertenece la captación

(usuarios con permiso “Agente”: se le asigna automáticamente la oficina a la que pertenece)

• Selección del “comercializador”• Indicación de si es un inmueble nuevo, para asignarlo a una

promoción

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Inmuebles – Documento Exclusividad

• “Documento de Exclusividad” abre una ventana emergente para incorporar el fichero (imagen escaneada o PDF)

• Necesario para verificar la activación del inmueble

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Inmuebles – Documento Exclusividad

• Al insertar el documento y pulsar en “Guardar” se cierra la ventana emergente

• Al volver al panel, el botón indica que el inmueble está:

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Inmuebles - Ubicación• Selección de ubicación geográfica, indicando la provincia,

población, zona (según listado o zona propuesta –literal-)• Inserción de dirección exacta del inmueble

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Inmuebles - Ubicación• El botón “Obtener Coordenadas” abre una ventana• Selección del punto que marca los datos de latitud y longitud• El botón “Cargar” traslada los datos al panel

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Inmuebles – Datos básicos

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Inmuebles – Descripciones• Descripción: para añadir textos narrativos• 2 tipos: “Pública” (visible en la web) y “Privada”• “Seleccionar Idiomas”: se abren campos en otros idiomas y se

muestra en la web si está habilitada la opción

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Inmuebles - Acciones• Al Cargar los datos de cada cada inmueble:

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Inmuebles - Duplicar• Para Inmuebles nuevos, de una misma Promoción• Se indica el número de veces que se quiere copiar un inmueble• Se copian todos los datos y fotos introducidos, salvo el

documento de exclusiva y los datos registrales. • Al duplicarse, van a Inmuebles temporales, hasta que se

validen y activen• Para su activación, es necesario añadir la fecha de captación y

fin de mandato, asi como los datos registrales• Pasará a pendientes de exclusiva, hasta que se incorpore el

documento de exclusiva

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Inmuebles - Duplicar

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Inmuebles - Duplicar

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Inmuebles – Ficha Escaparate

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Inmuebles – Ficha Web

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Inmuebles – Ficha Detalle

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Inmuebles – Información complementaria

• Textos para compartir con otras inmobiliarias o asociaciones

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Inmuebles – Información complementaria

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Inmuebles - Fotos• Ficheros JPG con un tamaño máximo de 1Mb• Se recomienda usar el campo “Descripción corta” e indicar

cual de las fotos es la “Principal”

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Inmuebles - Videos• Se pueden introducir varios vídeos a un mismo inmueble• Se usa la tecnología de Youtube (Google), se deben seguir las

condiciones de uso marcadas por Youtube.• La carga de videos requiere un proceso de varios minutos• Se recomienda no usar música con copyright

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Inmuebles - Documentos• Ficheros PDF, Word, Power Point , Excel o texto• El tamaño máximo de cada documento es de 2Mb• Ideal para añadir planos o documentación adicional

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Inmuebles - Propietario• Por cada inmueble se puede asociar los datos de un propietario• Para dar de alta sus datos, se realiza desde el botón “Asociar

Cliente”; si los datos no existen previamente, se puede dar de alta un nuevo contacto e indicar que es el propietario de esa referencia

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Inmuebles – Historial Precios• Al modificar el precio de un inmueble, se guardan los precios

anteriores• Se refleja en un listado, ordenado por la modificación más

reciente:

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Precio Actual


Inmuebles - Temporales• Se utiliza cuando:

– Hay una importación de datos desde otro software de gestión (HabitatSoft)

– Se utiliza la herramienta “Duplicar”

• Se deja en temporal hasta que se rellenen datos no incorporados en campos obligatorios:– Características básicas del inmueble (datos registrales, contrato exclusiva)

– Contacto: asignación a agencia y agente comercializador

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Promociones

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Promociones• Listado• Alta

– Datos generales– Inmuebles vinculados– Fotos– Videos– Documentos

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Promociones• Listado de promociones guardadas en el programa• Filtro de búsqueda para mostrar sólo las que interesen• Botón “Nuevo registro” para dar de alta una promoción

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Promociones - Alta• Se registran los datos básicos:

– nombre, – ubicación, – descripción corta y ampliada, – memoria de calidades

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Promociones - Secciones• Tras guardar los Datos Básicos, se generan otras secciones:

– Inmuebles Vinculados– Fotos– Videos– Documentos

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Promociones - Acciones• Al cargar cada promoción, tenemos estas acciones:

– Guardar: los cambios realizados en la pantalla– Desactivar: dar de baja en la web– Seguimiento: incorporar acciones con el cliente– Ficha Web: vista de la ficha en la web– Detalles: Ficha con todos los datos (uso privado)– Informes: enlace al informe predeterminado

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Promociones – Inmuebles vinculados

• Tras crear los datos básicos de una promoción, podemos elegir uno varios de los inmuebles para vincularlo

• El filtro permite seleccionar qué inmuebles queremos listar• Vinculación uno a uno o mediante filtro

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Promociones - Multimedia• Al igual que en con en “inmuebles”, se pueden añadir:

– Fotos– Videos– Documentos

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Clientes

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Clientes• Gestión de contactos y Clientes CRM• Inserción directa de datos o procedentes de la web

(temporales)• Listado de visitas en colaboración con otras agencias• Avisos de demandas: listado de todas las alertas de inmuebles

que corresponden con demandas de clientes (pendiente de comunicar por email y/o SMS)

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Clientes• Listado / Alta

– Datos– Información complementaria– Operaciones-Seguimiento– Visitas físicas– Demandas– Reservas– Financiación

• Clientes Temporales• Solicitudes de visitas• Avisos de demandas

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Clientes - Listado• Listado de clientes, con filtro de búsqueda para segmentar

resultados en función de los criterios elegidos• Para seleccionar un cliente, pulsar el botón “Cargar”• Para dar de alta un nuevo cliente, pulsar el botón “Nuevo

registro”

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Clientes – Alta datos• Se solicitan datos básicos del cliente• Es importante reflejar un teléfono (mejor móvil en el teléfono

1 para realizar envios SMS) y un email (para los emails)

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Clientes – Gestionar Procedencia• Permite elegir un origen de los que el programa propone• Se pueden añadir nuevos orígenes, que se guardarán como

fijos para los siguientes registros

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Clientes – Propietario• Al dar de alta un cliente, se generan distintas acciones

• Al asociar como propietario, se solicita a qué referencia de inmueble se vincula el contacto:

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Clientes – Información complementaria

• Se pueden añadir más datos no obligatorios de cada cliente

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Clientes – Operaciones/Seguimiento

• Se añaden las incidencias con cada cliente, indicando:– la referencia, el inmueble o de la promoción, fecha y observaciones– Si interviene otra persona, se gestiona con “Contacto Externo”

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Manual de Uso – Programa de gestión para redes inmobiliarias. Urbaniza.com 70



Clientes - Visitas• El listado nos muestra las visitas realizadas por el cliente• Se puede segmentar por inmuebles captados por:

– La propia agencia– Otras agencias de la Asociación– Otras asociaciones

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Clientes – Alta de Visitas• Se pueden añadir una o varias visitas a inmuebles, indicando

para cada una:– Referencia del inmueble a visitar– Fecha de la visita– Comercializador o agente que realice la visita– Observaciones

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Clientes – Hoja de Visitas• Tras crear una visita, podemos mostrar en pantalla e imprimir

la hoja de visita:

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Clientes - Demandas• Registro de las preferencias del cliente con respecto al

inmueble que le interesa:– Ubicación– Tipo de gestión– Precios– Tipo y subtipo de inmuebles

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Clientes - Demandas– Superficie– Nº habitaciones y nº de baños– Otras características– Observaciones (campo abierto)

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• Se registra una reserva de inmueble con estos datos:– Referencias: identificación y del Inmueble– Fecha escritura– Medio de pago, importe– Observaciones

Clientes - Reservas

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• Se registran los datos de la entidad financiera con la que se negocia la financiación de la compra del inmueble

• Se indica el estado de la financiación– En Gestión– Tasado– Concedido

Clientes - Financiación

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• También llamados “contactos”• Son datos de personas que han dejado su contacto en la web:

– Avisador web– Formularios de consulta

• Se generan automáticamente y necesitan de una validación manual para pasar a ser Clientes

Clientes Temporales

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• Registro de peticiones de visitas a inmuebles– De otro asociado, con su cliente comprador para visitar un inmueble

captado por mi agencia– A otro asociado, con mi cliente comprador para visitar un inmueble

captado por su agencia– Las visitas de clientes propios a inmuebles propios, se pueden ver en

Informes “Clientes con Visitas Físicas”

Clientes – Solicitudes Visitas

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• El cruce entre oferta y demanda genera avisos de nuevos inmuebles por cada demanda de cliente

• Se pueden enviar por email o por SMS• Se pueden automatizar los envios previa petición de Agencia• Cada noche se cruzan los datos de nuevas propiedades con las

demandas activas• En caso de que existan nuevos avisos, se indica desde la

pantalla de inicio:

Clientes – Avisos Demandas

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• Pulsando en “Cargar” en cada cliente, se generan varias Acciones Disponibles


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• Acciones disponibles:– Descartar: no enviar ningún aviso y eliminarlos del listado– Avisar e-mail: permite seleccionar qué propiedades se mandan– Gestionar demanda: enlaza con los datos de la demanda del cliente– Gestionar cliente: enlaza con los datos del cliente– Avisar SMS: se genera un mensaje al móvil del cliente

informando de que hay propiedades que se ajustan asus preferencias. Es necesario contratar un pack de envío de SMS.


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Agenda

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Agenda• Permite ver sobre el calendario actividades en cada fecha:

– Visitas físicas– Reservas– Seguimiento de clientes– Fin de mandato (próx)

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Agenda• Se pueden añadir Anotaciones personales, a modo de

recordatorio, visible sólo por el agente que las ha creado

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Informes

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Informes• Permite extraer información de:

– Inmuebles– Promociones– Clientes

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Informes Predeterminados• Algunos ejemplos de informes ya preparados:

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Informes: Personalización• Se pueden elegir las columnas que se muestren en cada

informe (usar la tecla [Ctrl] para elegir varias)

• Los resultados se pueden ordenar por varios parámetros:

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Informes: Imprimir y ver en Excel• AL final de cada página aparecen las opciones de imprimir o

descargar el fichero XML para Excel:

• EL fichero se genera en una nueva ventana; hay que permitir al navegador que abra ventanas emergentes:

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Informes > Inmuebles

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Informes > Clientes• Los campos de búsqueda varían según el tipo de listado que

se quiere extraer

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Informes > Estadísticas• Estadísticas de visitas a las fichas de los inmuebles desde la

web de la Asociación:

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MLS

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MLS – Zona Común• Es la bolsa común de inmuebles captados en exclusiva• Sólo se muestran los inmuebles activos con exclusiva• Se refleja la agencia captadora• No se pueden modificar los datos a no ser que se entre como

la agencia captadora del inmueble

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MLS - Listado• El buscador muestra más opciones para poder filtrar y

ordenar los resultados:

• Se muestra una columna de FOTO:

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MLS – Inmuebles• Al cargar cada inmueble, se muestran acciones:

– Ficha Web– Detalles– Ficha Escaparate– Visita Física– Destacar en la web, si es un inmueble captado por laAgencia; se puede destacar tanto para la web de la Asociacióncomo para la web propia.

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MLS – Destacar en web común• Al pulsar en el botón de “Portada asociación”, estamos

seleccionando ese inmueble para que se muestre en la home de la web común.

• Si queremos cambiar de destacado, pulsaremos el botón de eliminar de portada, ya que cada asociado tiene un límite máximo de inmuebles para destacar.

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MLS- Solicitud de visita• Si tenemos un cliente interesado en un inmueble captado por

otra agencia, se puede solicitar una visita:

• A la otra agencia (al comercializador) le llegará un aviso por email de esa visita y se reflejará en la pantalla de inicio

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MLS – Acciones Comunes• En el listado, se pueden seleccionar uno o varios inmuebles

para:– Enviarlos por email a un contacto– Imprimir los datos resumidos en una página

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MLS - Exportar datos• Se genera a diario un fichero de datos de inmuebles activos de la

Asociación• El fichero esta creado con especificaciones estandar, formato XML,

compatible con otras asociaciones locales• Se ubica en una dirección de internet (URL) pública, para que los

interesados la puedan recuperar y actualizar la información en:– Webs propias de asociados– Portales inmobiliarios– MLS.es

Nota: más de 10 asociaciones y 150 agencias usan este formato de datos; juntos podemos empujar para que sea un verdadero estandar y que los portales lo acepten como tal, más aún si cobran un importe por el servicio de anuncios.

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MLS Red de Asociaciones• Es el listado de inmuebles en exclusiva de varias asociaciones

inmobiliarias• Sólo se muestran inmuebles con exclusiva• Se pueden ver :

– datos básicos del inmueble (Ficha web) – detalles, con los datos de los honorarios por referidos– Ficha escaparate

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MLS Red de Asociaciones• Se puede filtrar por Asociación, para mostrar inmuebles sólo

de esas inmobiliarias:

• Se puede recuperar información detallada, como la comisión por referido, aplicable a operaciones compartidas entre distintas asociaciones

• La información compartida permite crear un portal de Asociaciones

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MLS Red de Asociaciones - Ficha

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Web Propia• Permite la gestión de contenidos (CMS) de la web propia del

asociado• Esta web se sincroniza con la base de datos de la Asociación,

actualizando la información de forma automática e inmediata• Se puede publicar la totalidad de los inmuebles activos de la

Asociación• Gestión de contenidos:

– Noticias– Inmuebles destacados– Obra nueva destacada

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Web Propia - Ejemplos

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Sugerencias• El sistema de gestión “Red de Asociaciones Inmobiliarias” está

realizado conforme a las sugerencias y aportaciones de las inmobiliarias

• Es importante para mejorar el sistema escuchar todas las ideas, siguiendo este orden:– En cada asociación, hay una Junta Directiva y un responsable de

Tecnología, que es interlocutor final con Urbaniza– Las propuestas de mejora o modificaciones en el sistema deben ser

consensuadas por cada Asociación antes de ser transmitidas– Una vez recibidas, Urbaniza estudiará su viabilidad y pedirá un consenso

con otras Asociaciones– Con el beneplácito de la mayoría, se implantarán las sugerencias

• Las dudas sobre el funcionamiento del sistema y los posibles errores, se tratan en Soporte (parte superior derecha del panel)

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Date post:	24-Jun-2015
Category:	Real Estate
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