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SEPA_v2-1_MANUAL_ESP

Página 1 de 37 – Versión actualizada al 18-11-2014 © SEPA 2014. Integrated by ITBN, Developed by Latinvia® - LTV Technology®.

Manual del Usuario

Versión v.2.1



Índice

1 Introducción ........................................................................................................ 3 2 Extranet de Administración del Sistema .......................................................... 6 2.1 Inicio ................................................................................................................... 9 2.2 Principal ........................................................................................................... 10 2.2.1 Administración de Proyectos ......................................................................... 10 2.2.2 Gestión del Plan de Adquisiciones ................................................................ 13 2.2.2.1 Flujo de Trabajo – Estados del PA ................................................................ 13 2.2.2.2 Cómo dar de alta un Plan de Adquisiciones (PA) .......................................... 15 2.2.2.3 Cómo completar y/o editar un Plan de Adquisiciones ................................... 16 2.2.2.4 Cómo completar y/o editar un Proceso según el Tipo de Gasto ................... 21 2.2.2.5 Esquemas de Revisión de los Procesos ....................................................... 26 2.2.2.6 Importación Masiva de Datos ........................................................................ 27 2.2.2.6.1 Datos de los Procesos en un Plan de Adquisiciones ..................................... 27 2.2.2.6.2 Datos de un Contrato en un Proceso ............................................................ 29 2.3 Reportes ........................................................................................................... 33 2.3.1 Plan de Adquisiciones ................................................................................... 34 2.3.2 Información para Revisiones Ex-Post ............................................................ 34 2.3.3 Gestión de Procesos ..................................................................................... 34 2.3.4 Reporte Revisión de Cartera ......................................................................... 34 2.3.5 Procesos por Estado ..................................................................................... 34 2.3.6 Reporte General de P.A. ............................................................................... 35 2.3.7 Gestión de Contratos ..................................................................................... 35 3 Perfiles & Usuarios ........................................................................................... 36 4 Anexo de Configuración & Administración .................................................... 37 5 Anexo Framework de Integración ................................................................... 37 6 Anexos Varios Módulos Especiales ................................................................ 37



1 Introducción El Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA) es una plataforma que gestiona y brinda acceso a información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados. Dichos contratos son presentados en Planes de Adquisiciones (PA) adentro de los Proyectos, donde las Unidades Ejecutoras -en sus distintos niveles1- planifican las adquisiciones que serán llevadas a cabo durante un período definido. En consecuencia, esta información permite conocer los planes previstos para cada proyecto, el progreso en la ejecución del plan, y el detalle específico de cada uno de los contratos financiados bajo el proyecto. El SEPA es útil no sólo para los expertos en adquisiciones sino también para todos los actores vinculados al proyecto, dado que presenta además de información técnica datos de gran utilidad para la gestión. Permite planificar las actividades y hacer el seguimiento al presupuesto global del proyecto, como así también obtener indicadores2 sobre la implementación de proyectos, eficiencia en los procesos de adquisiciones y administración de los contratos y el seguimiento de los mismos. Asimismo, el SEPA es útil para la sociedad civil, la comunidad de negocios y el público en general. La información que el sistema entrega agrega una gran dosis de transparencia a la gestión de los proyectos financiados. El SEPA tiene una estructura conformada por los siguientes componentes:

• Extranet de Administración del Sistema: es de acceso restringido para funcionarios del Banco y de las Unidades Ejecutoras de Proyectos. A través de la misma se pueden crear y administrar los PA de los distintos proyectos (tanto en lo referente a planificación como a ejecución de los distintos procesos a lo largo de toda la vida del proyecto). El acceso a la Extranet se realiza a través de la Web: http://extranet.iniciativasepa.org:

1 Organismos Prestatarios, Agentes Financieros y Unidades Ejecutoras y Sub-Ejecutoras, Centralizadas y Descentralizadas. 2 Ver Anexos.



• Portal Regional: es de acceso público y libre. A través del mismo la sociedad civil, los

organismos de control y los representantes del sector privado, entre otros, obtienen información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados a nivel regional, multi-organismo y multi-idioma. Se puede acceder al mismo en la siguiente dirección: http://www.iniciativasepa.org/:

• Micrositio de País: es de acceso público y libre. A través del mismo la sociedad civil, los organismos de control y los representantes del sector privado, entre otros, obtienen información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados de cada país, contando adicionalmente



con información general y de contacto del país multi-idioma. Se puede acceder al mismo en la siguiente dirección: http://www.iniciativasepa.org/:

Todos estos componentes trabajan sobre una Base de Datos que cuenta con un diseño de programación sólida y segura, con esquemas de integración con otros sistemas a través del Framework de Integración del SEPA3, lo que permite sincronizar información y optimizar el seguimiento de los Planes de Adquisiciones y la ejecución de los mismos, sus Procesos y sus Contratos asociados. Cabe destacar que el SEPA ha sido diseñado para múltiples Browsers, actualmente está homologado para IExplorer-v8.x y Chrome-v24.x o superiores4. En este cuerpo principal se describen y detallan todas las funcionalidades del SEPA conformando el presente Manual del Usuario.

3 Para mas información del Framework de Integración del SEPA ver Anexos. 4 Recomendamos actualizar su navegador si está ingresando con una versión anterior.



2 Extranet de Administración del Sistema

El SEPA se administra desde la Extranet (http://extranet.iniciativasepa.org), que es de acceso restringido para los usuarios habilitados, quienes deben ingresar una contraseña para poder ingresar:

En el caso de no recordar el nombre de usuario y/o la contraseña, o tener algún inconveniente para ingresar, los usuarios cuentan con una rápida vía de contacto con el equipo de soporte técnico del SEPA a través de la primer pantalla de la Extranet donde podrán encontrar hipervínculos (Soporte Técnico para el SEPA) que les permitirán enviar mensajes de manera sencilla a tal fin. Cabe destacar que el SEPA ha sido diseñado para múltiples Browsers, actualmente está homologado para IExplorer-v8.x y Chrome-v24.x o superiores5. 5 Recomendamos actualizar su navegador si está ingresando con una versión anterior.



La Extranet del sistema está organizada en los siguientes módulos6:

2.1. Inicio 2.2. Principal 2.3. Reportes 2.4. Mensajes 2.5. Salir

Estos módulos se integran dentro de la selección del país, que tanto en la página de inicio como en el bloque superior de la Extranet permite seleccionar el país dentro de los países habilitados para el usuario en cuestión. Dentro de cada módulo se integran una serie de menús, detallados en el presente manual. El acceso a los distintos módulos está vinculado a los distintos perfiles de usuario y sus permisos. En todos los módulos y menús del sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario7, se pueden llevar adelante determinadas acciones a través de los siguientes íconos:

Crear nuevo Registro

Consultar Modificar Dar de Baja Imprimir8 Generar XLS9

Además, las siguientes indicaciones también aplican para todos los módulos y sub-módulos en los que haya que completar información:

• Los campos que sean obligatorios estarán indicados con el icono (*). • Los campos relacionados con fechas podrán cargarse en forma manual o

automáticamente, haciendo clic en el icono del calendario , lo cual abrirá una nueva ventana donde podrá seleccionarse el año, el mes y el día (en ese orden) que correspondan. Para los campos en los que no corresponda completar con una fecha10 indicar la X roja (que es el No Aplica):

6 Para el caso de usuarios con perfiles de administración, tendrán acceso a otros módulos de gestión del SEPA. 7 Ver: Anexo 4 Perfiles & Usuarios. 8 En caso de tener instalado en la PC local el Adobe Acrobat o Acrobat Writer, se posibilita la generación de PDFs de todas las interfases adonde este el icono de impresión. 9 Se crea un archivo exportable .xls con la información de la Pantalla. 10 Por ejemplo, en los casos de campos de fechas que refieran a instancias de no objeción del Banco cuando estas instancias no correspondan.



• Todos los proyectos están identificados con íconos que indican su estado:

Para los proyectos que están En Preparación. Para los proyectos que están Activos. Para los proyectos que están Cerrados.



2.1 Inicio El Inicio es la primera sección a la que accede un usuario en el momento que ingresa al sistema:

La misma muestra las secciones de:

• Mis Proyectos • Mi Perfil11 • Noticias

Por otro lado y depende los permisos habilitados se muestran los menús superiores y en el cuerpo central se muestra el nivel de acceso a Organismos, Países y Proyectos, desplegando y conociendo al instante el estado del flujo de trabajo para ese proyecto y accediendo a los datos básicos del proyecto haciendo clic en el nombre del proyecto. Adicionalmente en el encabezado superior se posee un potente buscador que permite buscar e ir directo a Proyectos y Procesos.

11 Adonde se puede actualizar la información personal, la clave de acceso al sistema y el idioma con el que el usuario interactúa con el SEPA.



2.2 Principal Este módulo consolida los principales procesos de administración del sistema para los usuarios internos del Banco como de las Unidades Ejecutoras de los Proyectos. Se divide en dos menús:

2.2.1. Administración de Proyectos. 2.2.2. Gestión del Plan de Adquisiciones.

2.2.1 Administración de Proyectos

Este menú del SEPA está definido para dar de alta y administrar los Proyectos. Mediante el mismo, el Banco habilita a las Unidades Ejecutoras para que creen los Planes de Adquisiciones.



Se trata de información de gestión del Proyecto que incluye los siguientes contenidos:

• Como Datos Propios: o País: país en donde se desarrollarán las actividades vinculadas con el proyecto. o Organismo Prestatario: se debe completar con el nombre del organismo de

gobierno bajo el cual se estará ejecutando el proyecto. o Código del Proyecto: es el código interno que asigna el Banco a cada uno de sus

proyectos desde su etapa de preparación. o Acuerdo de Préstamo (LA# o TF#): es el número de convenio o acuerdo de

préstamo. En el caso de donaciones se indicará el número de acuerdo de donación.

o Iniciales del Proyecto: son las iniciales del nombre del proyecto, que van a ser parte del código de identificación de los procesos asociados a ese proyecto.

o Gerente/s del Proyecto: el sistema cuenta con la posibilidad de seleccionar hasta tres gerentes de proyecto por parte del Banco.

o Especialista/s de Adquisiciones Asignado/s: el sistema cuenta con la posibilidad de seleccionar hasta tres especialistas en adquisiciones responsable del proyecto.

o Administrador del P.A. Asignado/s: el sistema cuenta con la posibilidad de seleccionar hasta cinco usuario asociados al Proyecto que al ser definidos como Administrador podrán trabajar en todos los niveles de Ejecución y Sub-ejecución del proyecto más allá del Organismo al que estén asociados.

o Monto del Préstamo: Es el monto total de la parte del proyecto que se financiará con fondos del Banco. Dicho monto debe estar expresado en Dólares Estadounidenses.

o Monto de Contraparte Local: Es el monto que aportará el gobierno de recursos propios para financiar el proyecto. También debe estar expresado en Dólares Estadounidenses.

o Moneda Origen del Préstamos: el sistema permite elegir entre distintas opciones las monedas en las que puede haberse otorgado un préstamo o una donación.

o Tipo de Cambio Utilizado: es el tipo de cambio al momento de la fecha de efectividad del proyecto.

o Links asociados: al sitio Web del Banco -es el link a una ficha sobre el proyecto que contiene información básica (en inglés) y los documentos que son públicos relacionados al mismo-, al sitio Web del proyecto -si el proyecto cuenta con una página Web-, y otros links de utilidad.

o E-mail de Utilidad: puede ser el e-mail del gerente del proyecto o del especialista en adquisiciones. También puede ser alguna casilla de e-mail de los funcionarios del gobierno.

o Notas del Proyecto para incluir en Sitio del País: es un espacio libre para indicar comentarios generales que se visualizaran en el Micrositio.

o Comentarios: es un espacio libre para indicar observaciones, si fuera necesario.

• Como Otros Datos del Proyecto: o Manual Operativo: debe mantenerse actualizada la fecha de no objeción al Manual

Operativo. El sistema permite además subir el archivo del manual por medio del link debajo de este campo. También se permite ingresar la fecha actualizada del Manual Operativo.

o Anuncio General de Adquisiciones: se debe ingresar la fecha en la que fue publicado en Development Business y en DG Market (la última en caso de que sean diferentes) para el Banco Mundial y en Development Business para el BID.

o Revisiones Ex-post: en este campo se debe ingresar la fecha de la última revisión ex-post que haya realizado el Banco en materia de Adquisiciones.



o Otras fechas: deben ingresarse las fechas de Efectividad del Préstamo, la de la última enmienda al convenio (si la hubo), la fecha de cierre original y la actual (solo si cambió), y la fecha en la que la lista de contratos haya sido certificada por la auditoría (en los casos que aplica).

o Normas/Políticas: se debe seleccionar de dos menús desplegables la versión de las normas/políticas de contrataciones y de selección de consultores que apliquen al proyecto según el acuerdo de préstamo o el convenio de donación.

• Segmentación del Proyecto: se indica la distribución por sectores y sub-sectores del

proyecto.

• Componentes12 del Proyecto: en caso de aplicar se puede definir e indicar los componentes en que se divide y organiza el proyecto.

A su vez el Proyecto posee el acceso en forma de secciones separadas a:

• Roles y Mensajes: con la información de los usuarios que tienen permisos sobre el proyecto y todos los mensajes generados por cambios de estados del proyecto.

• Estructura: con la información de la estructura de ejecución centralizada o descentralizada con los ejecutores y sub-ejecutores asociados.

• Tipos de Gasto: con el resumen de la estructura de gastos financiados y detallados en los Planes de Adquisiciones asociados al proyecto.

• Resumen PA: con el resumen de los procesos de los Planes de Adquisiciones asociados al proyecto.

Finalmente desde el Proyecto se puede acceder a los Planes de Adquisiciones sucesivos y en forma histórica del mismo.

12 Estos componentes luego permites asociar los Procesos dentro del Plan de Adquisiciones a uno o varios de estos componentes.



2.2.2 Gestión del Plan de Adquisiciones

El Plan de Adquisiciones (PA) incluye toda la información sobre adquisiciones que las Unidades Ejecutoras y Sub-Ejecutoras de Proyectos (UEPs) deben enviar para no objeción al Banco. En el SEPA se abren las opciones de administrar Proyectos con un máximo de 3 niveles de ejecución, los PAs van totalizando los planes de adquisiciones de un nivel inferior. Es importante remarcar que el Banco administra la No Objeción de los PAs solo en el 1° Nivel dentro de los Proyectos, y que el manejo descentralizado de los PAs son administrados entre organismos ejecutores y sub-ejecutores (Ej.: Estados Provinciales, Municipales, etc.). 2.2.2.1 Flujo de Trabajo – Estados del PA El PA tiene estados asociados, de manera de facilitar la carga y administración del mismo. Para trabajar cómodamente sobre la carga de un Plan de Adquisiciones se definen los siguientes estados:

Estado del PA Descripción

EN PROCESO

Cuando la Unidad Ejecutora o Sub-Ejecutora está cargando la información de todos los procesos del Plan de Adquisiciones.

EN PROCESO, CON P.A.s CARGADOS

Cuando la Unidad Ejecutora o Sub-Ejecutora13 termina la carga y envía internamente el pedido de revisión a la Unidad Ejecutora Central de Coordinación (Organismo Prestatario y/o Agente Financiero) el PA para su revisión y posterior envío al Banco.

ENVIADO AL BANCO

Cuando la Unidad Ejecutora Central de Coordinación (Organismo Prestatario y/o Agente Financiero) termina la revisión y envía el PA al Banco para su no objeción.

REVISADO CON OBSERVACIONES

Cuando el Banco revisa los PA y genera Observaciones14 sobre los mismos, de esta manera este estado vuelve a las Unidades Ejecutoras para corregir y/o completar la carga.

RECOMENDADO PARA N.O.

Cuando el PA es revisado por el Especialista en Adquisiciones y este no tiene ninguna objeción en cuanto a los aspectos de procedimiento del mismo.

APROBADO

Cuando el Gerente del Proyecto aprueba el PA. Este es el Publicado vigente15, es decir el último de los PA publicados de un determinado Proyecto.

13 Nivel 2° y 3°. 14 Tanto el Especialista de Adquisiciones como el Gerente asociados al Proyecto. 15 Permitiendo que la información sea visible desde el Portal y el Sitio de País del SEPA.



Estado del PA Descripción

ARCHIVADO

Cuando se aprueba un nuevo PA, los anteriormente aprobados pasan automáticamente a este estado, manteniéndose como aprobado únicamente el último PA.

El PA tiene así un esquema por estados de la siguiente manera: El sistema provee a lo largo de las principales pantallas del Proyecto un esquema gráfico de los estados que permite visualizar claramente cual es el estado actual, cual es el paso que sigue y como acceder a los cambios de estados en caso de tener los permisos correspondientes:

Cuando el Banco da de alta un proyecto, el sistema permite que los usuarios autorizados de las Unidades Ejecutoras del Proyecto carguen el primer plan de adquisiciones en base a la Estructura Organizacional/Ejecución del Proyecto. Mientras el PA esté en estado “En Proceso” se podrán ir guardando borradores del mismo, hasta completar el 100% de la información. En el caso de ser el primer PA, mientras se encuentre en estado “En Proceso”, es posible dar de alta, baja y modificar todos los procesos que se ingresen al plan. Para cada PA que se genere sucesivamente el sistema trae la información del PA anterior del mismo proyecto, alivianando la carga y actualización periódica. En este caso, los procesos que fueron aprobados en un PA previo no podrán ser eliminados, pero si podrán ser o Cancelados16 o modificados. Una vez que hayan realizado la carga definitiva y la revisión interna17, las Unidades Ejecutoras podrán enviar el PA al Banco a través del sistema y de esta manera pasará del estado “En Proceso” al estado “Enviado al Banco”. A partir de ese momento comienza el proceso de revisión y, hasta su aprobación por parte del Banco, el PA no podrá editarse.

16 Pasando el estado del Proceso a “Proceso Cancelado” desde la solapa de Fechas de cada Proceso. 17 Para el caso de múltiples niveles.

EXTRANETDEL SEPA

PORTAL & SITIO DEPAIS DEL SEPA

Unidades Ejecutoras Banco

En Proceso* Enviadoal Banco Aprobado

Archivado

Automático

Revisado con Observaciones

Recomendado para N.O.

* EN PROCESO y EN PROCESO, CON P.A.s CARGADOS.



El Banco (Especialista en Adquisiciones y/o Gerente del Proyecto), durante el proceso de revisión puede cambiar el estado de “Enviado al Banco” a “Revisado Con Observaciones” y de esta manera lo devuelve a las Unidades Ejecutoras del Proyecto para su corrección. Cuando el Especialista en Adquisiciones del Banco lo revisa y lo considera aceptable, lo pasa al estado de “Recomendado para N.O.” para que finalmente el Gerente del Proyecto lo apruebe y a partir de ese momento el plan de adquisiciones se publica automáticamente en el Portal y Sitio de País del SEPA. Una vez que un PA está aprobado, las Unidades Ejecutoras del Proyecto se encuentran habilitadas nuevamente para actualizar los datos de la ejecución real de los procesos que forman parte del Plan de Adquisiciones. Para agregar nuevos procesos y actualizar fechas estimadas a los que ya están en el Plan, la UEP deberá dar de alta un nuevo Plan de Adquisiciones y enviarlo al Banco para que comience nuevamente el proceso de revisión y aprobación. En el momento en el que se genera un nuevo PA, el anterior se congela y los datos al interior del mismo ya no pueden editarse. A partir de ese momento toda la información y su actualización deben cargarse en el nuevo PA. Tanto los usuarios internos del Banco como los de las Unidades Ejecutoras podrán, al momento de cambiar de un estado a otro, agregar comentarios que quedarán almacenados en el sistema, ayudando de esta manera a la comunicación dentro del cumplimiento del flujo de trabajo. Tanto en la generación de proyectos como en todos los cambios de estado, el sistema envía mensajes automáticos a los principales actores que deberán tomar acción a partir de dicho cambio:

Estado

Mail a

Organismo Mail a Gerente

de Proyecto Mail a Especialista en Adquisiciones

EN PROCESO, CON P.A.s CARGADOS √

ENVIADO AL BANCO18 √ √

REVISADO CON OBSERVACIONES √ √ √

RECOMENDADO PARA N.O.

√ √

APROBADO √ √ √

2.2.2.2 Cómo dar de alta un Plan de Adquisiciones (PA) Para crear un PA, ya sea por primera vez o bien una actualización, es necesario seguir una serie de pasos que se indican a continuación:

• Ir al Proyecto • Hacer clic en el link “Crear nuevo P.A.” • Se abrirá una nueva pantalla en la que deberá ingresar los siguientes datos:

18 Este proceso se separa en dos pasos y avisos, primero cuando se envía al Banco el aviso le llega al Gerente del Proyecto y cuando este lo solicita le llaga el aviso de pedido de revisión al Especialista de Adquisiciones asociado.



(a) Proyecto: Deberá seleccionarlo de un menú desplegable.

(b) PA correspondiente al año: Corresponde al identificador del PA que está formado por un

número secuencial generado automáticamente19 por el sistema y el año del plan de adquisiciones que se está ingresando.

(c) Fecha Fin de Cobertura del Plan: Es la fecha hasta donde se planifican las adquisiciones y contrataciones.

Una vez ingresados, deberá apretar el botón para dar de alta el PA y pasar a cargar el resto de la información. 2.2.2.3 Cómo completar y/o editar un Plan de Adquisiciones Los PAs están ordenados en distintas secciones de información de carga secuencial: Detalles del PA #-AAAA UEP La ficha correspondiente a Detalles del PA identificado como “#-AAAA UEP” incluye básicamente los montos del préstamos y de la contraparte aplicado al ejecutor del PA correspondiente. También en esta sección se encuentran los mensajes generados y asociados al mismo. Tipos de Gasto En la sección Montos por Tipos de Gasto se da el alta todos los Tipos de Gasto que implican adquisiciones y transferencias de fondos en el marco del Proyecto con el objetivo de informar en qué se invierten los fondos del Proyecto. Por esa razón, estas categorías pueden ser diferentes a las categorías de desembolsos (que en algunos casos se refieren a componentes del proyecto) y la información surge de la tabla de costos del proyecto. De esta manera, el usuario deberá indicar los montos de financiamiento del Banco y el total del proyecto (que incluye la contraparte local) por cada uno de los Tipos de Gasto considerados de manera que totalicen el monto total del préstamo (o donación) y del proyecto.

19 El número generado automáticamente es incremental dentro de cada año, de esta manera, el primer PA del año será 1-2007 y sus actualizaciones serán 2-2007, 3-2007, n-2007.



Esta sección muestra en forma consolidada por cada categoría los siguientes montos: monto financiado por el Banco, monto total del proyecto, monto estimado según el plan de adquisiciones, monto comprometido del plan de adquisiciones y monto efectivamente pagado. Cuando se da de alta un PA por primera vez, el usuario debe seleccionar en esta sección los tipos de gasto incluidos en el proyecto e ingresar el monto que financia el Banco y el monto de la contraparte por cada uno. A partir de estos dos montos, el sistema calcula el monto total y el porcentaje de financiamiento por parte del Banco para cada uno. Las últimas tres columnas de este cuadro son alimentadas automáticamente por el sistema a medida que se ingresa el detalle del plan de adquisiciones:

En esta sección, el usuario debe:

(a) Seleccionar los Tipos de Gasto de un menú desplegable. (b) Ingresar el Monto Financiado por el Banco para esa categoría. (c) Ingresar el Monto de la Contraparte Local. (d) Una vez ingresados los datos, se puede guardar la información haciendo clic en el

ícono , lo que a su vez le permitirá cargar una nueva línea siguiendo los pasos (a) a (c).

El sistema valida en esta sección la información ingresada respecto de los montos que financia el Banco y el total del proyecto según lo indicado en los datos del PA y muestra el valor total en azul cuando ambos montos coinciden y en rojo cuando son distintos. Por otra parte, el sistema también alertará al usuario indicando en rojo los montos totales y por categoría en los siguientes casos: (i) cuando el monto estimado en el plan de adquisiciones sea mayor que el monto total del proyecto, (ii) cuando el monto comprometido en el plan de adquisiciones sea mayor que el monto total del proyecto, (iii) cuando el monto efectivamente pagado sea mayor que el monto comprometido.



Tipos de Gasto por Componente En la sección Montos por Componente se da el alta todos los Componentes del Proyecto en cada Unidad Ejecutora con el objetivo de informar en qué se invierten los fondos del Proyecto agrupado por Componente. De la misma manera, el usuario deberá indicar los montos de financiamiento del Banco y el total del proyecto (que incluye la contraparte local) por cada uno de los Componentes considerados y dados de alta en el Proyecto inicialmente de manera que totalicen el monto total del préstamo (o donación) y del Proyecto en sí. Esta sección muestra en forma consolidada por cada Componente los siguientes montos: monto financiado por el Banco, monto total del proyecto, monto estimado según el plan de adquisiciones, monto comprometido del plan de adquisiciones y monto efectivamente pagado. Las últimas tres columnas de este cuadro son alimentadas automáticamente por el sistema a medida que se ingresa el detalle del plan de adquisiciones:

En esta sección, el usuario debe:

(a) Seleccionar los Componentes de un menú desplegable. (b) Ingresar el Monto Financiado por el Banco para ese componente. (c) Ingresar el Monto de la Contraparte Local. (d) Una vez ingresados los datos, se puede guardar la información haciendo clic en el

ícono , lo que a su vez le permitirá cargar una nueva línea siguiendo los pasos (a) a (c).

El sistema valida en esta sección la información ingresada respecto de los montos que financia el Banco y el total del proyecto según lo indicado en los datos del PA y muestra el valor total en azul cuando ambos montos coinciden y en rojo cuando son distintos.



Por otra parte, el sistema también alertará al usuario indicando en rojo los montos totales y por componente en los siguientes casos: (i) cuando el monto estimado en el plan de adquisiciones sea mayor que el monto total del proyecto, (ii) cuando el monto comprometido en el plan de adquisiciones sea mayor que el monto total del proyecto, (iii) cuando el monto efectivamente pagado sea mayor que el monto comprometido. Métodos y Rangos En esta sección se administran los siguientes datos que surgen de lo establecido en el Convenio de Préstamo20:

(a) Los umbrales y otros requerimientos de revisión previa tanto del Banco como del Prestatario21 cuando corresponda.

(b) Los umbrales a partir de los cuales se pueden utilizar cada método de adquisición. (c) Los topes para la aplicación de métodos de selección de consultoría. (d) Los plazos estimados22 requeridos entre cada etapa del proceso por cada tipo de

proceso (Hitos).

20 Incluyendo los Métodos de Adquisición y Selección Locales, que con base en el Sistema Nacional se hubieren autorizados en cada país y por el Banco que aplique. 21 Para el caso de proyectos donde el prestatario firma convenios subsidiarios con otros organismos. 22 Esta funcionalidad permite que al momento de cargar cada proceso en el Plan de Adquisiciones, en la solapa de “Fechas Estimadas y Reales”, y mediante la opción de Autocompletar, las fechas se pre-cargarán en forma automática según los plazos configurados en la pantalla anterior.



Carga del Plan de Adquisiciones En la sección “Carga del PA” se cargan todos los procesos que conforman el plan de adquisiciones. Haciendo clic en “Crear nuevo Proceso” se carga cada uno de los procesos. Esta carga también se maneja en secciones secuenciales (Datos del Proceso, Fechas del Proceso, Datos Contratación y Montos) cuyos formatos varían dependiendo del tipo de gasto del que se trate: obras, bienes, servicios de no consultoría, consultoría firmas, consultoría individuos, capacitación, gastos operativos, transferencias, etc. Los procesos en el Plan de Adquisiciones, previo a su aprobación y de manera de facilitar la revisión del mismo, están identificados de la siguiente manera:

• En color azul: todos los procesos nuevos del PA actual. • En color bordó: todos los procesos ya aprobados en un PA anterior con fechas estimadas

actualizadas en el PA actual. • En color negro: todos los procesos ya aprobados en un PA anterior sin actualizaciones en

la estimación. Es importante remarcar que la información de Montos Estimados y el Método de Adquisición de los Procesos son editables en las distintas etapas de los procesos hasta que se avance con la concreción y firma del mismo.



2.2.2.4 Cómo completar y/o editar un Proceso según el Tipo de Gasto Las características más sobresalientes en la carga de los procesos según cada categoría se indican a continuación. Categoría: Obras, Bienes y Servicios de No Consultoría

(a) Datos del Proceso En esta ficha se administran los siguientes datos:

En el Objeto se deberá indicar el nombre del contrato tal como figuraría en los documentos de licitación, y el campo Memo se puede utilizar para agregar información complementaria, como puede ser el nombre del tramo de una ruta. El Método de Adquisición se debe seleccionar de un menú desplegable que tiene los métodos disponibles en atención a cada Banco, cada operación y al país, por ejemplo: licitación pública internacional con precalificación, licitación internacional, licitación nacional, comparación de precios, contratación directa y, en algunos casos aparecerán también los Métodos de Adquisición



del propio país en base al Sistema Nacional23 que se hayan autorizado utilizar en algunos casos y en acuerdo con cada Banco. Dependiendo del método seleccionado, la pantalla actualiza la plantilla de datos a cargar según corresponda. En Identificador Interno del Proceso se puede ingresar algún código (número de expediente o trámite) que identifique el proceso, y en caso que no se indique nada el sistema le asignará un orden secuencial. Este número se compone con otros datos para formar el Identificador del proceso. El Componente24 se debe seleccionar de un menú desplegable con las opciones de componentes cargados en el Proyecto, pudiendo utilizar la marca de “Mas de un Componente Asociado” cuando corresponda. El valor del porcentaje (%) Monto Banco y Monto Contraparte Local sale por default en 100% - 0% respectivamente y en la medida que se ajuste el % Monto Banco el otro % se ajusta automáticamente hasta completar el 100%. El dato de Proceso Vinculado es un dato informativo que sirve a los fines de mostrar Procesos que tienen algún tipo de vinculo o que son complementarios entre sí.

(b) Fechas del Proceso Dependiendo si el proceso es con precalificación o no, la plantilla correspondiente a las fechas estimadas y reales presenta distintas configuraciones, agregando las fechas relativas a las etapas de la precalificación en el primer caso. Las configuraciones pueden observarse en los siguientes gráficos.

La carga de las fechas estimadas puede realizarse en forma manual (dd/mm/aa) o utilizando el ícono calendario25 que se ubica a la derecha de cada celda. Otra alternativa es mediante la 23 En estos casos, dichos Métodos se identificarán con el nombre del Método en sí, y luego “- Sistema Nacional – Iniciales País”. 24 En el caso que en el Proyecto no se definan Componentes esta sección de los Procesos no sale. 25 Ver punto 2 donde se explica la forma de operar con el ícono calendario.



funcionalidad de “Autocompletar” tal cual lo comentado en la sección de Métodos y Rangos, esta funcionalidad permite que al momento de cargar cada proceso en el Plan de Adquisiciones las fechas se pre-carguen en forma automática según los plazos configurados en la solapa “Métodos y Rangos”. En los casos que no corresponde una etapa del proceso, se deberá indicar N/A que significa “No Aplica”26. Las fechas estimadas no pueden ser modificadas a partir del momento en que el PA es enviado al Banco para su No Objeción. Sin embargo, cuando se genera un nuevo PA, el sistema permite actualizar las fechas estimadas de los procesos aprobados en PAs anteriores. Las fechas reales y toda la información sobre la ejecución del proceso se pueden completar y actualizar en cualquier estado del PA. En esta sección también se administra el estado de cada proceso y su correspondiente impacto en los montos estimados y reales acumulados del proyecto, según el siguiente detalle:

Estado Montos Estimados Montos Reales Previsto Suma No Suma Proceso en curso Suma No Suma Relicitación Suma No Suma Cancelado No Suma No Suma Declaración de Licitación Desierta No Suma No Suma Rechazo de Ofertas No Suma No Suma En Ejecución Suma Suma Terminado Suma Suma

En esta sección también se administra la opción de seleccionar el tipo de revisión de cada proceso. Las opciones básicas son dos: Revisión Previa por parte del Banco y Revisión Posterior por parte del Banco. Adicionalmente, los Países de los distintos Bancos que lo definan, tienen una Opción de Revisión Nacional, lo que permite adicionar un tercer esquema de Revisión denominado “Con base en el Sistema Nacional”, tal cual lo detallado en la sección 2.2.2.5 del presente Manual. Esta selección permite que luego en el reporte del Plan de Adquisiciones se pueda seleccionar como filtro los procesos con o sin revisión previa del Banco, o revisados a través del sistema nacional sin intervención el Banco.

(c) Datos Contratación En esta sección se ingresan los nombres de los oferentes y sus correspondientes ofertas (tal como figuran en el acta de apertura), quien fue el adjudicatario y un campo para comentarios. En el caso de licitaciones en lotes, esta información es cargada para cada uno de los lotes.

26 Para los casos que utilicen un Método del Sistema Nacional, con el esquema de revisión con base en el Sistema Nacional por ende, y que no contemple alguna etapa indicada en el calendario, deberá usarse la opción “No Aplica” (N/A) en dicho hito.



Teniendo en cuenta que los procesos son confidenciales desde el acto de apertura hasta la publicación de la adjudicación del contrato, esta ficha se activa en el momento que se carga la fecha real de firma de contrato en la ficha de Fechas Estimadas y Reales.

(d) Montos Como la moneda de los contratos en general es la moneda local, en esta ficha la información correspondiente a montos se carga en dos monedas: dólares estadounidenses y moneda local, indicando el tipo de cambio utilizado. De esta manera, el usuario deberá cargar el monto real del contrato en moneda local y el tipo de cambio que corresponderá al de la fecha de firma del contrato y mantendrá ese mismo tipo de cambio para la información relativa a los pagos. El Monto de Contrato Básico se refiere al monto del contrato firmado y que está sujeto a ajuste de precios. Como en los contratos de obras, los precios son redeterminados (ajustados) periódicamente, la información relativa a los pagos es discriminada de la siguiente forma: Monto pagado por avance de obra, monto pagado por ajuste de precios, pagado real total.

(e) Vista por Adjudicatario Para el caso de Obras y en caso de procesos con lotes se genera una sección adicional que consolida la información de todos los lotes por Adjudicatario. Categoría: Consultoría27

(a) Datos del Proceso En esta ficha se administran los siguientes datos: En el Objeto se deberá indicar el nombre del proceso tal como figura en los términos de referencia, y el campo Memo se puede utilizar para agregar información complementaria. El Método de Selección debe escogerse a partir de un menú desplegable entre las siguientes opciones: 3 CVs, Contratación Directa y Recontratación para los casos de consultoría de 27 Incluye servicios de consultoría prestado por individuos y/o por firmas consultoras.



individuos; Selección Basada en el Menor Costo, Selección Basada en la Calidad, Selección Basada en Calidad y Costo, Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores, Selección Basada en Presupuesto Fijo y Selección con Base en una Sola Fuente para los casos de consultoría de firmas. En Proceso Número se puede ingresar algún código (número de expediente o trámite) que identifique el proceso, y en caso que no se indique nada el sistema le asignará un orden secuencial. Este número se compone con otros datos para formar el Identificador del proceso, que es generado automáticamente por el SEPA. Para el caso de Consultoría Individual, al final de la ficha se deberá completar, además de los datos arriba mencionados, el campo Cantidad Estimada de Consultores. Este dato habilitará en la ficha Datos de la Contratación la cantidad máxima de líneas que podrán completarse con los datos de los consultores contratados.

(b) Fechas del Proceso

Para los procesos de contratación de firmas consultoras, se incluyen las fechas de todas las etapas correspondientes a una selección basada en calidad y costo con revisión previa del Banco. El usuario deberá indicar en cada caso si aplica o no según el método de selección que se trate. Para los procesos de contratos de consultores individuales las fechas a cargar son solo tres y corresponden a:

• No objeción a los TDR, donde el usuario deberá indicar N/A en el caso que no aplique. • Fin de las contrataciones, fecha donde se finalizó la contratación de todos los consultores

individuales incluidos en la actividad. En el caso que el proceso incluya un único consultor individual, esta fecha coincide con la fecha del contrato.

• Fin de la actividad, corresponde a la fecha de finalización de la actividad objeto del

contrato. En el caso de los consultores de las unidades ejecutoras, esta fecha coincide con la fecha de cierre del proyecto.

El resto de las funcionalidades de esta ficha son similares a lo detallado en la sección anterior, en cuanto a estados del proceso, esquema de revisión, etc..

(c) Datos Contratación

En esta en esta ficha se ingresan los nombres de los integrantes de la lista corta para el caso de procesos de firmas consultoras y sus correspondientes puntajes técnicos, monto de la propuesta económica, puntaje final asignado y comentarios. Para el caso de los consultores individuales, en esta ficha se administra el nombre del consultor, período de contratación, cargo y comentarios. Para los casos en los que el período de la actividad es mayor al período del contrato28, el SEPA permite renovar los contratos directamente, a través de un link que aparece abajo del nombre del consultor. 28 Esto ocurre por ejemplo en los casos en los que la normativa local obliga a las UEPs a firmar contratos de 6 o de 12 meses como máxima duración con consultores cuyo trabajo demandará más tiempo.



Los Datos de la Contratación pueden ser importados masivamente desde otra base de datos, siguiendo los pasos que se describen e ilustran en el Anexo de Opciones de Importación de Datos.

(d) Montos

Como la moneda de los contratos en general es la moneda local, en esta ficha la información correspondiente a montos se carga en dos monedas: dólares estadounidenses y moneda local, indicando el tipo de cambio utilizado. De esta manera, el usuario deberá cargar el monto real del contrato en moneda local y el tipo de cambio que corresponderá al de la fecha de firma del contrato y mantendrá ese mismo tipo de cambio para la información relativa a los pagos. Otras Categorías Otras Categorías como Gastos Operativos, Capacitación y demás, tienen estructuras de datos básicos y simples, con foco en lo informativo y sin mayores controles de carga y demás. 2.2.2.5 Esquemas de Revisión de los Procesos El SEPA permite definir distintos esquemas de Revisión y Seguimiento de los Proyectos en el SEPA, a los fines informativos y a los fines de la asistencia en la carga de fechas que apliquen y no apliquen en los distintos hitos de seguimiento y avances de fechas. Las opciones básicas son dos:

• Revisión Previa por parte del Banco. • Revisión Posterior por parte del Banco.

Adicionalmente, se dispone de un tercer esquema de Revisión y Seguimiento denominado “Con base en el Sistema Nacional”, que es aplicable en los casos en que cada Banco así lo haya autorizado en función al país y a la operación. Dichas operaciones son las que hacen uso del Sistema Nacional, lo cual deberá estar reflejado en los correspondientes contratos de préstamo. Todo esto en conjunto con distintos Métodos de Adquisición y Selección del sistema nacional permite que sean informados estos esquemas de revisión.



2.2.2.6 Importación Masiva de Datos 2.2.2.6.1 Datos de los Procesos en un Plan de Adquisiciones Este proceso de Importación Masiva de datos de los Procesos se define para poder importar información de detalle en forma simple, alivianando carga manual y es una vía de conexión con los sistemas internos en donde las unidades ejecutoras administren los procesos. Al importarse un archivo de datos a un Plan de Adquisiciones, los datos previos de ese PA son eliminados y reemplazados por los nuevos. Paso 1: Generación de un archivo XLS base La ejecución de este paso es necesaria por dos motivos fundamentales:

a. El archivo a importarse debe responder con exactitud a un formato predeterminado. b. Hay datos codificados de identificación que sólo se pueden obtener con la ejecución de

este paso. Dado que este archivo XLS base es común a todos los tipos de procesos, no todas las columnas son utilizadas en todos los tipos. Por eso es de gran utilidad, previo a generar este archivo XLS base, cargar varios procesos de referencia que ayudarán a identificar cuáles de las columnas son utilizadas efectivamente por la categoría con la que se está trabajando. La sugerencia es entonces cargar al menos 5 registros de referencia, con datos variados, y generar el archivo XLS base. Imagen 1. Generación del archivo:

Imagen 2. Archivo generado, guardar el resultado en la PC local:



Imagen 3. El archivo va a ser similar a este:

Paso 2: Edición de los datos en XLS Con el archivo XLS base ya copiado en la PC local, se puede modificar, agregar o quitar filas de datos. NO es posible, por el contrario, agregar o quitar columnas ni modificar los títulos de las columnas. Cualquiera de estas modificaciones impedirá que el archivo pueda ser procesado. Tener en cuenta que el proceso de importación "pisa" la totalidad de los datos anteriores con los datos que se importen. Paso 3: Guardado como CSV A medida que se trabaja con el archivo Excel en la PC local es conveniente ir "guardando" por precaución. Una vez completado el trabajo y guardada la última versión en la PC local, es necesario generar una versión CSV del archivo final. Esto se puede hacer desde el mismo Excel, de la forma graficada a continuación. Asegurarse que el archivo es un CSV y se encuentra separado por punto y coma (;)



Observar que los montos no contengan separadores de miles, y que el separador de decimales sea punto decimal (.). Paso 4: Importación a SEPA propiamente dicha El último paso es la incorporación a SEPA del archivo CSV generado. Como resultado de todos estos pasos ejecutados correctamente, la solapa 3 y 4 mostrarán los datos importados. Imagen 4. Desde SEPA, seleccionar el archivo a importar y luego presionar "procesar el archivo seleccionado":

2.2.2.6.2 Datos de un Contrato en un Proceso Este proceso de Importación Masiva de datos de un Contrato se define para poder importar información de detalle en forma simple, alivianando carga manual y es una vía de conexión con los sistemas internos en donde las unidades ejecutoras administren los procesos. Al importarse



un archivo de datos a un contrato, los datos previos de ese contrato son eliminados y reemplazados por los nuevos. Paso 1: Generación de un archivo XLS base La ejecución de este paso es necesaria por dos motivos fundamentales:

c. El archivo a importarse debe responder con exactitud a un formato predeterminado. d. Hay datos codificados de identificación (número de contrato por ejemplo) que sólo se

pueden obtener con la ejecución de este paso. Dado que este archivo XLS base es común a todas las categorías de contratos, no todas las columnas son utilizadas en todas las categorías. Por eso es de gran utilidad, previo a generar este archivo XLS base, cargar varios registros de referencia que ayudarán a identificar cuáles de las columnas son utilizadas efectivamente por la categoría con la que se está trabajando. La sugerencia es entonces cargar al menos 5 registros de referencia, con datos variados, y generar el archivo XLS base. Imagen 1. Generación del archivo:

Imagen 2. Archivo generado, guardar el resultado en la PC local:

Imagen 3. El archivo va a ser similar a este:



Paso 2: Edición de los datos en XLS Con el archivo XLS base ya copiado en la PC local, se puede modificar, agregar o quitar filas de datos. NO es posible, por el contrario, agregar o quitar columnas ni modificar los títulos de las columnas. Cualquiera de estas modificaciones impedirá que el archivo pueda ser procesado. Tener en cuenta que el proceso de importación "pisa" la totalidad de los datos anteriores con los datos que se importen. Paso 3: Guardado como CSV A medida que se trabaja con el archivo Excel en la PC local es conveniente ir "guardando" por precaución. Una vez completado el trabajo y guardada la última versión en la PC local, es necesario generar una versión CSV del archivo final. Esto se puede hacer desde el mismo Excel, de la forma graficada a continuación. Imagen 4. Forma de "guardar como" CSV un archivo, desde Excel:

Paso 4: Importación a SEPA propiamente dicha El último paso es la incorporación a SEPA del archivo CSV generado. Como resultado de todos estos pasos ejecutados correctamente, la solapa 3 y 4 mostrarán los datos importados.



Imagen 5. Desde SEPA, seleccionar el archivo a importar y luego presionar "procesar el archivo seleccionado":



2.3 Reportes El SEPA brinda en este módulo una serie de reportes e indicadores sobre los proyectos a los que el usuario tenga acceso:



2.3.1 Plan de Adquisiciones

Este reporte permite generar29 los Planes de Adquisiciones en distintas versiones:

• Seguimiento del Plan de Adquisiciones: Este reporte muestra todos los procesos, detallando las fechas y montos estimados y comparándolos con las fechas y montos reales. El reporte muestra para cada contrato las fechas reales en verde cuando coinciden o son anteriores a la fecha estimada y en rojo a las fechas reales posteriores a las estimadas, para mostrar las desviaciones. Con respecto a los montos reales, también los muestra en verde cuando son iguales o menores que el monto estimado, y en rojo cuando lo supera.

• Plan de Adquisiciones: Muestra todos los procesos planificados en cada PA. • Ejecución del Plan de Adquisiciones: Muestra la ejecución real de todos los procesos

planificados en el ISA. 2.3.2 Información para Revisiones Ex-Post

Este reporte o conjunto de reportes muestra resúmenes internos (Visibles para los usuarios del Banco y los de la Unidad Ejecutora de Proyecto) de totalización de los Contratos por PA por:

• Número de contratos firmados y procesos iniciados30 desde el inicio del proyecto. • Montos en miles de US$ de contratos firmados y procesos iniciados desde el inicio del

proyecto. Permitiendo el mismo generar dos versiones:

• Por Procesos Iniciados: Suma cantidades de procesos y montos estimados por categoría y método de adquisición / selección para Contratos con fecha de apertura real (tengan o no tengan fecha de firma real).

• Por Contratos Firmados: Suma cantidades de procesos y montos reales por categoría y

método de adquisición / selección para Contratos con fecha de firma real. 2.3.3 Gestión de Procesos

Menú de reportes que calcula los plazos incurridos para la gestión de los procesos de adquisiciones, filtrados por categoría (obras, bienes y consultoría de firmas) y montos. Se puede seleccionar el reporte consolidado que muestra los plazos totales para la gestión de los procesos, y los reportes de plazos parciales desde el envío de los documentos de licitación hasta la firma de contratos. 2.3.4 Reporte Revisión de Cartera

Resumen de Procesos por Proyectos utilizado como base para las revisiones de cartera entre el Banco y los Organismos. 2.3.5 Contratos por Estado

29 Adicionalmente en estos reportes se permite generar un PDF para que se almacene en Archivos (Image Bank). 30 Se entiende por procesos iniciados cuando se ha definido y cargado la Fecha de Invitación a Licitar Real o la Fecha de Emisión del Pedido de Propuesta (PP) Real.



Resumen de Procesos por Estados, divididos en Procesos Planificados, Procesos en curso, Procesos Realizados, Procesos Cancelados. 2.3.6 Reporte General de P.A.

Resumen de Planes de Adquisiciones (P.A.) generados por País y dentro de un determinado plazo de tiempo. 2.3.7 Gestión de Contratos

Planes de Adquisiciones detallados pero sin la columna de Monto Pagado, de los que hayan sido “Aceptados (Con No Objeción a los PA)” y “Publicados”.



3 Perfiles & Usuarios El alta de nuevos usuarios debe solicitarse por medio de una nota o correo electrónico enviado al equipo SEPA del Banco. Para cuando se trate de funcionarios del gobierno, la nota debe ser firmada por el Coordinador Ejecutivo del Proyecto; en el caso de ser funcionarios del Banco Mundial, deberá ser firmada por el Gerente del Proyecto. En la nota o mensaje debe especificar el perfil de los distintos usuarios y sus permisos, los cuales se detallan a continuación. Para los funcionarios de los distintos organismos del gobierno, los permisos se definen a partir de tres roles:

• Consulta: este perfil da acceso a los funcionarios de gobierno para ver todas las etapas de los procesos pero sin tener la posibilidad de realizar cambios.

• Edición: este perfil permite realizar altas, bajas y modificaciones de procesos en los PA

de los proyectos a los que el usuario tenga acceso, sin que pueda enviar el PA al Banco para su no objeción.

• Aprobación: este perfil tiene los mismos permisos que el de edición, pero agrega la

posibilidad de enviar el PA al Banco para su no objeción. Para los funcionarios del Banco Mundial, los perfiles son:

• Consulta: es el perfil para los directores, oficiales y otros funcionarios, quienes tienen acceso de consulta a toda o parte de la cartera de proyectos.

• Revisión: es el perfil que tienen los Especialistas de Adquisiciones que les permite

recomendar para no objeción un PA y así enviarlo al Gerente de Proyecto para su aprobación.

• Aprobación: es el perfil que tienen los Gerentes de Proyectos que les permite aprobar y

publicar el PA. El Gerente de Proyecto también puede enviar con observaciones un PA.

• Administrador Local: es un perfil que da acceso de edición para todos los proyectos registrados en el sistema, usuarios y demás parámetros locales.



4 Anexo de Configuración & Administración Ver documento aparte. 5 Anexo Framework de Integración Ver documento aparte. 6 Anexos Varios Módulos Especiales Ver documentos31 aparte.

31 Actualmente existen anexos para: Indicadores, Planificación PPR, Gestión N.O. y Red Flags, los cuales se utilizan depende los Bancos en algunos Países.

Date post:	13-Sep-2018
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