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1 MANUAL DO PROTOCOLO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL (UFFS) (MINUTA) Chapecó, SC, agosto de 2010.
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MANUAL DO PROTOCOLO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL (UFFS)
(MINUTA)
Chapecó, SC, agosto de 2010.
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ÍNDICE
APRESENTAÇÃO...........................................................................................................................04
1 CONSTITUIÇÃO DO PROTOCOLO...............................................................................05
1.1 Estrutura da Divisão de Arquivo Geral..............................................................................05
1.2 Funções do Protocolo............................................................................................................05
2 FLUXOGRAMA DO PROTOCOLO DA UFFS …..........................................................06
3 NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO E DE DOCUMENTAÇÃO E
ARQUIVO …........................................................................................................................07
3.1 FINALIDADE …..................................................................................................................07
3.2 ÂMBITO DE APLICAÇÃO …...........................................................................................07
3.3 COMPETÊNCIAS …...........................................................................................................07
3.3.1 Competências do Protocolo Central.......................................................................................07
3.3.2 Competências das Unidades de Registro e Movimentação (Chapecó)..................................08
3.3.3 Competências das Unidades de Registro e Movimentação (Campus)...................................08
4 CONCEITOS BÁSICOS ….................................................................................................08
4.1 Sobre Processos.................................................................................................................... 08
4.2 Sobre Termos Arquivísticos................................................................................................ 17
5 PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO.......................................................................... 21
5.1 Autuação e Registro............................................................................................................. 21
5.2 Numeração de folhas e de peças do Processo.................................................................... 25
5.3 Despacho................................................................................................................................28
5.4 Tramitação............................................................................................................................28
5.5 Retirada de peças ou folhas do processo............................................................................29
5.5.1 Desentranhamento..................................................................................................................29
5.5.2 Desmembramento. ….............................................................................................................31
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5.6 Juntada de Processos............................................................................................................32
5.6.1 Juntada por Anexação.............................................................................................................32
5.6.2 Juntada por Apensação...........................................................................................................34
5.7 Desapensação........................................................................................................................35
5.8 Diligência...............................................................................................................................36
5.9 Encerramento e abertura de volume..................................................................................37
5.9.1 Encerramento de volume........................................................................................................37
5.9.2 Abertura de volume subsequente............................................................................................38
5.10 Reconstituição de processos.................................................................................................39
5.11 Arquivamento.......................................................................................................................40
5.12 Desarquivamento..................................................................................................................40
6 CORRESPONDÊNCIAS.....................................................................................................41
6.1 Recebimento e registro de correspondências …................................................................41
6.2 Distribuição e tramitação de correspondências.................................................................41
6.3 Expedição de correspondências...........................................................................................42
CONSIDERAÇÕES FINAIS...........................................................................................................43
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APRESENTAÇÃO
O Serviço de Protocolo da Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS, é uma unidade
vinculada à Divisão de Arquivo Geral, e tem por finalidade gerenciar os serviços de protocolo e
correspondências da Instituição.
Este manual é um instrumento orientador para padronizar e racionalizar procedimentos
básicos e imprescindíveis à plena operacionalização das atividades de recebimento, registro e
movimentação de seus documentos e processos.
Foi elaborado para auxiliar os servidores da instituição, visando à otimização das operações
rotineiras de protocolo e arquivo e a agilização da recuperação de documentos/processos na UFFS,
de acordo com o disposto na Portaria Normativa Nº 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria
de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, que dispõe sobre os
procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública
Federal, e Portaria Nº 3, de 16 de maio de 2003, que orienta os órgãos da Presidência da República,
Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, quanto aos
procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número
único de processos e documentos.
Tem como objetivo uniformizar as operações destinadas a registrar o ingresso de
documentos nos protocolos da Universidade; fixar limites de responsabilidades nos desempenhos
das atividades ligadas ao registro e movimentação, aumentar a eficiência e eficácia na recuperação
das informações, bem como a uniformização de rotinas de trabalho.
Assim, espera-se que todos os envolvidos nos procedimentos de protocolo e
correspondências atendam as orientações estabelecidas no presente manual.
Arquivistas UFFS
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1 CONSTITUIÇÃO DO PROTOCOLO
1.1 Integram a estrutura da Divisão de Arquivo Geral:
I – Protocolo;
II – Seção de Arquivos Setoriais;
III – Seção de Arquivo Permanente;
IV – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
1.2 As funções do Protocolo, resumem-se em:
– Realizar as atividades de recebimento, seleção, registro, controle e expedição de
documentos;
– Planejar e gerenciar sistemas de informatização, a fim de agilizar a execução das atividades
de protocolo;
– Elaborar normas e manuais de serviço;
– Manter atualização dos dados com vistas ao fornecimento de informações aos usuários
internos e externos;
– Controlar a autuação de documentos que requeiram análise e decisão das diferentes
unidades;
– Cumprir normas e politicas operacionais de acordo com a legislação vigente;
– Avaliar e propor alterações e/ou simplificação de rotinas que agilizem os trabalhos do
protocolo;
– Receber a correspondência através de malotes, setor de recepção, correio;
– Separar, classificar, registrar, e distribuir as correspondências e demais documentos;
– Proceder a abertura e montagem de processos;
– Registrar e controlar a tramitação de processos;
– Prestar informações ao público em geral da tramitação dos processos;
– Realizar juntada, o desentranhamento, o desmembramento de processos;
– Prestar informações relativas a processos arquivados, e providenciar o desarquivamento,
quando solicitado;
– Receber, conferir e registrar as correspondências recebidas e expedidas pela instituição;
– Coletar e entregar documentos, encomendas, volumes e outros, interna e externamente;
– Controlar o fluxo documental entre as unidades/subunidades por meio do registro de entrada
e saída de documentos;
– Controlar os serviços de correio.
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2 FLUXOGRAMA DO PROTOCOLO DA UFFS
Legenda:__________ : Representa a remessa dos processos e correspondências do Protocolo Central aos órgãos da Instituição;--------------- : Representa a remessa dos processos e correspondências entre os órgãos da Instituição e ao Protocolo Central e/ou outros órgãos.
PROTOCOLO CENTRAL(Chapecó - Reitoria)
Recepção(Chapecó - Seminário)
Unidade de Registro eMovimentação
Diretorias/Setores
Unidade de Registro eMovimentação
Superintendências/Setores
Unidade de Registro e Movimentação
Secretarias/Setores
Unidade de Registro eMovimentação
Pró-Reitorias/ Setores
Unidade de Registro eMovimentação
Campus Erechim
Unidade de Registro eMovimentação
Campus Realeza
Unidade de Registro eMovimentação
Laranjeiras
Unidade de Registro eMovimentação
Campus Cerro Largo
Unidade de Registro eMovimentação
Pró-Reitorias/ Setores
Unidade de Registro e Movimentação
Secretarias/Setores
Unidade de Registro eMovimentação
Superintendências/Setores
Unidade de Registro e Movimentação
Diretorias/Setores
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3 NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO E DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO
3.1 FINALIDADE
A norma e procedimentos gerais de utilização dos serviços de protocolo da Universidade
Federal da Fronteira Sul (UFFS), visa a uniformizar os procedimentos ligados a processos,
documentação, correspondência e arquivo, controlando a produção e movimentação do fluxo da
massa documental, conforme portaria normativa N° 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria
de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, que dispõe sobre os
procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública
Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, e resoluções
N.° 1, de 18.10.1995, e N.°4, de 28.04.1996, revogada pela resolução N° 14, de 24.10.2001 –
CONARQ, do Arquivo Nacional.
3.2 ÂMBITO DE APLICAÇÃO
O Protocolo Central bem como as Unidades de Registro e Movimentação da Universidade
Federal da Fronteira Sul (UFFS), na Sede e nos Campi, responsáveis pelo registro e tramitação de
processos e correspondências dos setores da Instituição. As Unidades de Registro e Movimentação
estão vinculados ao Protocolo Central e este ao Arquivo Central.
3.3 COMPETÊNCIAS
3.3.1 Competências do Protocolo Central
– Receber os documentos encaminhados ao Protocolo Central;
– Triar e distribuir as correspondências às unidades (setores e campi);
– Encaminhar os documentos de âmbito interno e externo;
– Padronizar os procedimentos dos serviços de protocolo das unidades;
– Acompanhar o fluxo da distribuição única de número de processo, bem como da
tramitação dos processos;
– Instituir mecanismos de controle das correspondências da instituição;
– Administrar despesas com postagens, bem como o controle de fluxo das
correspondências enviadas diariamente ao correio das unidades da Instituição;
– Orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas ao serviço de
protocolo;
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3.3.2 Competências das Unidades de Registro e Movimentação (Chapecó)
– Serviços de protocolo da unidade protocolizadora (Protocolo Central);
– Receber as correspondências do Protocolo Central;
– Encaminhar as correspondências ao Protocolo Central e as demais unidades da
Instituição;
3.3.3 Competências das Unidades de Registro e Movimentação (Campus)
– Serviços de protocolo da unidade protocolizadora (Protocolo Central);
– Receber, realizar triagem e distribuir as correspondências nos setores da Unidade;
– Encaminhar as correspondências ao Protocolo Central e à ECT;
4 CONCEITOS BÁSICOS
É importante que todos os servidores tenham conhecimento dos conceitos e dos trâmites de
processos, correspondências e documentos. Assim, apresentam-se os termos específicos que
designam os atos e as tarefas do trabalho de arquivo e protocolo:
4.1 Sobre Processos
Anexar: união definitiva a um processo.
Apensar: união temporária a um processo, mediante determinação de uma autoridade competente.
Assunto: descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências por meio da
tramitação do processo ou expediente.
Atividade: ação, encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função, que pode ser
identificada como atividade-meio ou atividade-fim.
Atividade-fim: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na
produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.
Atividade-meio: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na
produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
Autuar e/ou formar processo: É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do
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processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e
operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de
diversas unidades organizacionais de uma instituição.
Avaliação de documentos: identifica valores dos documentos para definição de seus prazos de
guarda e de sua destinação.
Capa para processo: invólucro utilizado para proteger o conjunto de folhas que compõem um
processo. Material utilizado para formalizar uma juntada de documentos. As capas deverão ser
impressas em gráficas, sendo que na parte da frente será vazada para visualizar as informações
(número do processo, data e hora, procedência, interessado, assunto e palavras-chave) que serão
impressas em papel de tamanho ofício.
Correspondência: É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à
exceção dos processos.
Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e particular,
recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão ou entidade.
A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública
Federal.
b) Oficial e particular
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou
entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros órgãos públicos ou empresas
privadas.
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre
autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública Federal.
c) Recebida e expedida
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A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo
central ou setorial do órgão ou entidade.
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da Administração
Pública Federal.
Desapensação: é a separação física de processos apensados por já terem se encerrado as ações
pelas quais foram apensados.
Desentranhamento de peças: é a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando
houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.
Desmembramento: é a separação de parte da documentação de um ou mais processos para
formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções
específicas do órgão interessado.
Despacho: Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à
apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo
administrador, servidor público.
Diligência: é o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atribuir as formalidades
indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a
fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
Distribuição: é a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada.
Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo,
prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada época ou lugar.
De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser
caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, conforme descrito a seguir.
a) Caracterização quanto ao gênero
Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
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Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconográficos: são documentos em suporte sintético, em papel emulsionado,
contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos),
desenhos e gravuras;
Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e fitas
magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras com bitolas e dimensões
variáveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vídeomagnéticas;
Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo
registros fonográficos. Ex.: discos e fitas audiomagnéticas;
Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex: rolo, microficha,
jaqueta e cartão-janela;
Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em
computador. Ex: disco flexível (disquete), disco rígido (HD), disco óptico e pendrive;
b) Caracterização quanto à espécie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e
deliberar sobre matérias específicas. Ex: medida provisória, decreto, estatuto, regimento,
regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão,
despacho decisório, lei;
Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
Atos de assentamento: São os configurados por registro, consubstanciando assentamento
sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infração;
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Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Ex.: traslado,
certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Administração Pública Federal,
Estadual ou Municipal – é parte. Ex.: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste, etc.) e,
Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo.
Ex.: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos,
notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
c) Caracterização quanto à natureza
Quanto a natureza, os documentos classificam-se em: Ostensivos e Sigilosos.
Documentos ostensivos: São documento cujo acesso é irrestrito;
Documentos secretos: São os que requerem rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou
característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu
estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua
responsabilidade funcional;
Os graus de sigilo segundo o Decreto n.° 4. 553, de 27 de dezembro de 2002 do CONARQ,
que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de
interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá
outras providências, são: Ultra-Secretos, Secretos, Confidenciais e Reservados.
1. Ultra-Secretos: são classificados como Ultra-Secretos, dados ou informações referentes à
soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações
internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de
interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não autorizado
possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado;
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2. Secretos: são classificados como Secretos dados ou informações referentes a sistemas,
instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a
assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações
estratégicos, cujo conhecimento não autorizado possa acarretar dano grave à segurança da
sociedade e do Estado.
3. Confidenciais: são classificados como Confidenciais os dados ou informações que, no
interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja
revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar danos à segurança da
sociedade e do estado.
4. Reservados: são classificados como Reservados os dados ou informações cuja revelação
não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos nele previstos ou
referidos.
Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira.
Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e das Casas do
Congresso Nacional; mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de
exoneração ou dispensa; demissão; auxílio – funeral; diárias para afastamento da Instituição; folhas
de pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, exijam
tramitação preferencial.
Terão também prioridade na tramitação, os procedimentos judiciais em que figure parte ou
interessado pessoa com idade superior a 60 (sessenta) anos, portadora de doença grave, portadora de
deficiência física ou mental, conforme a Lei n.° 12.008, de 29 de julho de 2009.
Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa física, jurídica ou privada, no
exercício de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informação. Forma um conjunto
orgânico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no
exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual é produzido
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determina a sua condição de arquivo, natureza do suporte ou formato.
Documentos Públicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por
um órgão governamental na condução de suas atividades. Também são aqueles produzidos e/ou
recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de
serviços públicos.
Folha de despacho/informação: onde se fazem despachos, informações, pareceres, que é
incorporada ao processo para dar prosseguimento. São as duas faces de uma página do processo,
que deverá ser em papel sulfite branco, tamanho A4 com impressos.
Folha de processo: são as duas faces de uma página do processo.
Interessado/ Solicitante: pessoa física ou instituição, unidade administrativa ou acadêmica
expectante da decisão acerca do assunto que originou o processo.
Juntada: é a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por
Anexação ou Apensação.
Juntada por Anexação: é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais
processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes
a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Juntada por Apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo,
destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo
interessado ou não. Ex.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal,
apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo,
caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.
Livro de encaminhamento: registra para onde se enviará ou remeterá o processo. Os campos em
branco deverão ser preenchidos pelo protocolista, devendo constar do recebimento a data, assunto,
interessado, número do processo e sigla do setor de destino.
Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios.
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Livro de envio de documentação para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado
às Unidades.
Livro de distribuição de número dos atos de correspondência da Unidade: onde se gera e
controla os atos de correspondência (ofícios, editais, contratos, convênios) cuja responsabilidade é
do Protocolo Central ou das Unidades da Instituição.
Numeração de Peças: é a numeração atribuída às partes integrantes do processo.
Numeração única de processo: identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria n°. 3, de
16.05.2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento,
e atribui valor perante a Administração Pública Federal. É formada por 15 dígitos, conforme a
seguinte descrição:
I – o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído
a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3;
23000 a 23999 – MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO23205. 000000 – UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL – UFFS
II – o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e
determina o registro sequencial dos processos autuados, devendo o número ser reiniciado a cada
ano;
III – o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formação do processo;
IV – o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica
os Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.
Página do processo: é cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
Peça do processo: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex.: folha, folha de
talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, Compact
Disk (CD), nota fiscal, entre outros.
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Pedido de vista: solicitação de acesso ao processo/expediente pelo interessado.
Procedência: instituição que originou o documento.
Processo: é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem
como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções
para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados
e executar tais procedimentos.
Processo acessório: é o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo
principal.
Processo principal: é o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um
ou mais processos como complemento à sua decisão.
Protocolista: responsável pelo recebimento, autuação e registro dos processos e correspondências
no Protocolo central e encaminhamento às Unidades.
Protocolo central: unidade junto ao órgão ou entidade encarregada dos procedimentos com relação
às rotinas de recebimento e expedição de documentos e de correspondências.
Protocolo setorial e registro: situado nas unidades da Instituição responsável pela reprodução dos
dados do documento feita em sistema próprio, destinada a controlar a movimentação da
correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos
interessados.
Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume
de processo.
Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente
principal.
Termo de desapensação: registra a separação física de dois ou mais processos apensados. Pode ser
por intermédio de carimbo específico.
Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. Pode ser por intermédio de carimbo
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específico.
Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de
processo.
Termo de juntada de folha ou peça: registra a juntada de folha (s) ou peça (s) ao processo. Pode
ser por meio de carimbo específico.
Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo.
Termo de ressalva: informa que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto
é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. Pode ser por meio de carimbo
específico.
Tramitação: é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de
sistema próprio.
Romaneio: máscara de identificação que vai anexada aos envelopes contendo a documentação a ser
enviados às Unidades. Possui a mesma característica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios.
Unidade de procedência: local de origem do documento.
Unidade protocolizadora: unidade organizacional que tenha, dentre suas competências,
independentemente da sua denominação e hierarquia, na escritura do órgão que integra, a
responsabilidade pela autuação/numeração de processos e/ou documentos.
Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir 200 folhas.
4.2 Sobre Termos Arquivísticos:
Armazenamento: guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios.
Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informação.
Arquivo Central: unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos
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setores e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos.
Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para
os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que
se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são
por eles consultados.
Arquivo intermediário: conjunto de documentos originário de arquivos correntes com uso pouco
frequente que aguardam destinação final.
Arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu
valor, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais.
Avaliação de documentos: processo de análise que permite a identificação dos valores dos
documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produção à guarda
permanente ou eliminação.
Classe: cada divisão que compõe o sistema de classificação.
Classificação: analisa, identifica e codifica o conteúdo dos documentos em fase corrente, de acordo
com as diferentes funções e atividades da instituição, com o objetivo de facilitar a sua captura,
arquivamento, recuperação e destinação.
Código: conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, normalmente letras e/ou
números, que, mediante uma convenção, representam dados.
Código de classificação: Sistema de código derivado de um plano de classificação.
Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD): comissão de caráter permanente cuja
competência é orientar e normalizar a produção e o fluxo de documentos, a elaboração do plano de
destinação de documentos, a incorporação de acervos ao Arquivo Central e a preservação do
patrimônio documental da UFFS.
Comissões Setoriais de Arquivos das Unidades de Ensino (CSAD): propõe à CCAD prazos de
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guarda dos documentos em função dos valores que apresentem para fins administrativos, legais,
fiscais, operacionais ou técnicos, elaborando as tabelas de temporalidade; assessorar a CCAD no
processo de avaliação de documentos, sempre que convocada; assistir às atividades de seleção e
destinação de documentos dos Arquivos Setoriais; e propor e acompanhar a organização de
Arquivos Setoriais nas Unidades.
Conservação de documentos: procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física
dos arquivos contra agentes de deterioração.
Data-limite: identificação cronológica em que são mencionados os anos de inicio e término do
período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.
Destinação do documento: determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda
permanente.
Destinação final: ações baseadas na tabela de temporalidade de documentos que permite a
identificação, seleção, eliminação e/ou reprodução e guarda permanente dos documentos.
Digitalização: conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital,
por meio de dispositivo apropriado, como scanner.
Documento arquivístico: ação registrada independentemente da forma ou do suporte, produzida ou
recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, e que
possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades.
Documento ativo: cuja ação não foi encerrada.
Documento-base: referência formal para abertura de um processo ou de um expediente.
Documento semi-ativo ou intermediário: cuja ação foi encerrada.
Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado
como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteção que exige.
Eliminação: ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo.
Empréstimo: procedimento de ceder, temporariamente, a órgãos e entidades autorizadas os
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documentos correntes e intermediários de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle
de devoluções.
Encerramento: determina a finalização da ação que desencadeou o documento ou documentos, não
sendo permitidos juntadas e despachos complementares. O registro, feito pelos responsáveis do
encerramento no sistema, aciona a contagem da temporalidade permitindo a destinação final, isto é,
eliminação ou guarda permanente.
Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas.
Estrutura de arquivamento: exibe a forma de organização dos documentos/processos em níveis
que representam a estrutura física e conceitual do arquivo.
Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º, Lei 8.159/91).
Guarda permanente: recolhe à guarda permanente documentos de valor informativo/histórico.
Localizar: rastreia documentos registrados que estejam em trâmite ou em arquivo.
Plano de classificação de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo.
Preservação de documentos: assegura as atividades de acondicionamento, armazenamento,
condicionamento e restauração de documentos.
Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados,
sendo o Arquivo Central responsável pelo acesso, divulgação e publicação de quaisquer
documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o empréstimo de originais, exceto em casos
previstos em lei.
Série documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo órgão, em
decorrência do exercício de igual função, subfunção e atividade e que resultam de produção e
tramitação de maneira análoga e obedecem à equivalente temporalidade e destinação.
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Sistema de arquivos: conjunto de arquivos da esfera governamental ou de uma mesma entidade,
pública ou privada que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos
comuns, visando a gestão documental, bem como a preservação e o acesso ao patrimônio
documental público.
Suporte: material sobre o qual as informações são registradas (disco, disco magnético, disco ótico,
filme, fita magnética, papel e outros).
Tabela de temporalidade de documentos: determina prazo para a transferência, recolhimento,
eliminação e reprodução de documentos.
Termo de eliminação: reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido
o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, serão eliminados.
Termo de empréstimo de documentos: registra as informações relativas à cessão temporária de
documentos para fins de consulta, reprodução ou exposição.
Termo de recolhimento de documentos: registra a passagem de documentos considerados de
guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente.
Termo de transferência de documentos: registra a passagem de documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermediário.
Tipo de documento: espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Unidade de arquivamento: menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um
arquivo.
5. PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
5.1 Autuação e Registro
A autuação, também chamada formação de processo, é um ato restrito aos servidores
designados pela direção para esta função (protocolista) e inclui a abertura de um novo número de
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processo que será gerado pelo Sistema de Protocolo da Instituição.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto,
pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé
pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.
A montagem do processo deve ser composta de capa, gerada pelo sistema, pedido de
abertura, documento (s) que o componha e folha de informação ou despacho. Não existe
cancelamento de processos.
O protocolista deve seguir as seguintes instruções:
a) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva.
b) Avaliar se deve ser autuado ou não.
c) Verificar se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou
procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração.
d) Se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso.
e) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes (preferencialmente
de material não corrosivo), obedecendo a ordem do mais antigo para o mais recente, isto é,
os mais antigos serão os primeiros do conjunto.
d) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número do protocolo, data e hora,
procedência, interessado, assunto e palavras-chave.
e) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo.
f) Numerar as folhas, apondo respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do
servidor que estiver numerando o processo).
g) Identificar, na verso da capa (movimentações), a unidade para qual o processo será
encaminhado.
h) Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do documento, a
fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, número, data, procedência, interessado,
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assunto e outras informações julgadas importantes.
i) Conferir o registro e a numeração das folhas.
j) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para unidade específica
correspondente, do órgão ou entidade.
A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar processos
caracterizados como urgentes. Nesses processos será aposto o carimbo “URGENTE” cuja
tramitação requeira maior celeridade que a rotineira.
Usarão o carimbo “urgente” os servidores competentes para classificar o documento como
tal. Esse carimbo será aposto sobre a capa do processo ou documento assim classificado.
Exemplo:
A autuação de documentos classificados como “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” ou
“RESERVADO” será processada por servidor com competência para tal, da mesma forma que os
demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a
autuação, lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o
carimbo correspondente ao grau de sigilo.
O envelope deverá ser acondicionado em um segundo (externo), que não constará qualquer
indicação do grau de sigilo, para posterior tramitação.
O carimbo “secreto” será utilizado para salvaguardar o documento ou processo cujo trato
requeira alto grau de segurança e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores
diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio.
Poderão usar o carimbo de “secreto”, exclusivamente, os servidores competentes para
classificar o documento como tal. Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope que protege o
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documento ou o processo, procedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou.
Exemplo:
O carimbo “confidencial” será utilizado para facilitar a identificação do documento ou
processo cujo teor somente será conhecido por servidor autorizado. Usarão o carimbo
“confidencial”, os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo será
aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do
servidor que o classificou.
Exemplo:
O carimbo “reservado”, será usado para caracterizar os documentos cujo assunto não deva
ser do conhecimento do público em geral. Usarão o carimbo “reservado”, os servidores competentes
para classificar o documento como tal. Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope que
protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.
Exemplo:
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão ser constituídos
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em peças de processo.
Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais como convites
para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo,
desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.
Para inclusão no processo de documentos que não possam ser perfurados e/ou numerados,
estes deverão ser colocados em envelopes a serem presos no processo. O documento encadernado
ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com carimbo
constando o número deste e a palavra ANEXO.
É vedado o encaminhamento de processos por parte do protocolo central e/ou das unidades
de registro e movimentação para mais de um destinatário. Antes de efetuar o protocolo, o solicitante
poderá, eventualmente, entregar cópias do documento de abertura do processo, se for do seu
interesse, para os setores que julgar necessário.
5.2 Numeração de folhas e de peças do Processo
As folhas e/ou peças do processo devem ser numeradas no Protocolo Central, e as demais
unidades organizacionais deverão atribuir numeração sequencial à medida que adicionarem outros
documentos.
A numeração deve ser por folha e não por página, deve seguir ordem crescente, sem rasuras,
iniciando do número um. A capa não é considerada como folha, portanto não será numerada. As
folhas/peças do processo devem ser numeradas e rubricadas próximas ao canto superior direito, não
deve sobrescrever dados, utilizando-se, para esse fim carimbo contendo as seguintes informações:
número da folha ou peça e rubrica do servidor que fez as anotações.
O carimbo de “numeração de folha ou peça” será utilizado para registrar a inclusão de uma
ou mais peças no processo. Caberá ao protocolo central e às unidades de registro e movimentação
da Instituição quando inserir uma ou mais folhas, bem como peças no processo, fazer a aposição do
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carimbo de “numeração de folha ou peça”. O nome do órgão ou entidade deverá circundar o
carimbo, representado por abreviatura, na palavra inicial seguido do seu respectivo nome, conforme
detalhado no exemplo abaixo.
As unidades não podem dar andamento ao processo sem que todas as folhas/peças estejam
devidamente numeradas e rubricadas. Se constatada alguma irregularidade, o processo deve ser
devolvido ao último remetente, por despacho, comunicando o motivo da devolução e solicitando as
correções necessárias.
Nenhum processo poderá ter duas folhas ou peças com a mesma numeração, não sendo
admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar, ou quaisquer outros artifícios. Quando, por
erro ou omissão, se verificar a necessidade de correção de numeração de qualquer folha, inutilizar-
se-á a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas/peças seguintes,
sem rasuras, certificando-se da ocorrência por meio do “Termo de alteração de numeração”
preenchido com a devida justificativa.
Exemplo:
27
Exemplo:
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colocada em folha
de papel branco, apondo-se carimbo da numeração de peças de tal forma que o carimbo atinja seus
cantos superiores direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do
verso.
Exemplo:
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Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal só
terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta; não havendo falhas,
prosseguir com a sequencia numérica existente.
5.3 Despacho
Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação.
O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor
público ou não.
Qualquer informação inerente ao processo deve ser feita por meio de despacho em folha de
informação ou despacho, utilizando a frente e o verso, não permitindo a inclusão de novas folhas até
o seu total aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o
espaço em branco da última folha de informação/despacho, com um traço e apondo carimbo ou
manuscrito EM BRANCO, em páginas e espaços que não contenham informações.
Exemplo:
Fazer o acréscimo de documento carimbando e rubricando cada uma de suas folhas e
acrescentar nova folha de informação/despacho obedecendo aos critério de numeração.
Os processos devem tramitar sempre mediante despacho legível no qual conste, o destino
(setor/departamento) a data, a assinatura e o carimbo do servidor ou dirigente.
5.4 Tramitação
Tramitação é a atividade de circular documento/processo entre unidades organizacionais,
internas e externas, para dar conhecimento, bem como informes e pareceres que subsidiem a tomada
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de decisões.
A tramitação inicial de um processo será feita pela unidade autuadora ao órgão que solicitou
sua autuação. Quanto aos processos externos, estes serão encaminhados à área nomeada no último
despacho, obedecendo-se ao critério de maior hierarquia.
A movimentação do processo deve ser objeto de rigoroso controle por parte de todas as
unidades protocolizadoras, que devem manter atualizado o sistema , referenciando a localização e
movimentação dos processos.
O protocolo central e as unidades de registro e movimentação devem dar andamento aos
processos após verificar se todas as folhas estão devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras
e, quando for o caso, com as declarações de anexação, apensação ou desapensação, sob pena de
devolução ao destinatário para correção.
Sendo constatada alguma irregularidade, a unidade organizacional de destino devolverá a
documentação ao último remetente por despacho, comunicando as razões da devolução e
solicitando as correções necessárias. Todo processo tem destinatário único. Em caso de ausência de
destinatário, o processo deverá ser entregue à sua chefia imediata.
A movimentação de documentos e processos relacionados com inquérito administrativo,
sindicância e assuntos de caráter urgente, será feita com absoluta prioridade.
A cópia de um processo não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como se
fosse o original. Quando houver necessidade de reproduzir algum processo, deve-se usar um
carimbo que o identifique como CÓPIA.
5.5 Retirada de peças ou folhas do processo
5.5.1 Desentranhamento
É a retirada de documentos ou qualquer peça de um processo, que poderá ocorrer quando
houver interesse da administração ou a pedido do interessado, onde se encontrar, mediante
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despacho prévio da autoridade competente.
Será mantido no processo cópia do documento retirado com o carimbo de “CONFERE
COM O ORIGINAL”. O carimbo “confere com o original” será utilizado para autenticar a
reprodução do documento ou peças de processo, cujos originais são imprescindíveis à
administração.
Esse carimbo tem a identificação do órgão ou instituição onde o documento está sendo
autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos: data da autenticação e assinatura do
servidor.
Exemplo:
A cópia não será numerada sendo que o processo cujas peças foram retiradas conservará a
numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número correspondente ao
desentranhamento.
Deve-se lavrar o “TERMO DE DESENTRANHAMENTO” na folha/peça anterior retirada,
ou na subsequente, quando faltar espaço naquela.
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Exemplo:
É vedada a retirada de folha ou peça inicial do processo.
5.5.2 Desmembramento
É a separação de parte da documentação de um processo para formar outro, ocorrerá
mediante despacho da autoridade competente da instituição e instruindo a solicitação. Deve-se
lavrar o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” conforme modelo.
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O carimbo deve ser aposto na peça anterior ou nas subsequentes às peças desmembradas,
quando não houver espaço naquela. As peças devem ser renumeradas quando da atuação do novo
processo.
Será mantida no processo, cópia do documento desmembrado com o carimbo de “confere
com o original”. A cópia não será numerada sendo que o processo, cujas peças foram
desmembradas, conservará a sua numeração original permanecendo vago o número correspondente
ao desmembramento.
5.6 Juntada de Processos
É a união de um documento a processo ou de um processo a outro, com o qual tenha relação
ou dependência. Será executada pelo protocolo central ou unidades de registro e movimentação do
setor correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada de um
processo a outro processo pode se dar por anexação ou apensação.
5.6.1 Juntada por Anexação
É a juntada definitiva de um processo a outro, passando ambos a constituírem um só
documento, obedecendo sequencialmente a numeração do processo mais antigo/principal. Deve-se
anotar na capa do processo principal a numeração dos processos anexados. Registrar a anexação no
Protocolo Central e lavrar no processo o “TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO” na última
folha do processo mais antigo, com carimbo ou manuscrito.
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Exemplo:
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do
processo acessório.
Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “Termo de Retirada de Peça”, na
renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à peça
desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no “TERMO
DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o “termo de juntada”.
O termo de ressalva será lavrada no Protocolo Central ou Unidades de registro e
movimentação, quando, no momento da anexação de processos, for constatada a ausência de peça
(s) em um dos processos anexados.
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Exemplo:
A metodologia adotada para juntada por anexação é:
a) Colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;
b) Retirar a capa do processo acessório, sobrepondo à capa do processo principal e manter os
processos sobre as duas capas, formando um único conjunto;
c) Renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo a numeração já existente no
principal;
d) Lavrar o “termo de juntada por anexação” na última folha do processo mais antigo;
e) Anotar, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi juntado;
f) Registrar, em sistema próprio, a juntada por anexação.
5.6.2 Juntada por Apensação
União provisória de dois ou mais processos para estudo, informações e decisões visando a
uniformidade de tratamento e matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
Os processos apensados continuarão a ter existência própria e decisões distintas, mantendo
sua numeração original. O (s) despacho (s) deve ser dado em cada processo.
Observar, na juntada por apensação, a seguinte metodologia:
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a) Manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número
de páginas ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;
b) Manter as folhas de cada processo com sua numeração original;
c) Lavrar o termo “TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO” na última folha do processo mais
antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar. Este termo será lavrado por meio de
carimbo no protocolo central ou unidades de registro e movimentação, na juntada por apensação.
Exemplo:
d) Anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado;
e) Registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação;
5.7 Desapensação
Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo central ou
setoriais da unidade onde se encontrarem.
A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.
A metodologia para desapensação será:
a) Separar os processos;
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b) Lavrar o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO” no processo que solicitou a juntada;
Exemplo:
c) Tornar sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação;
d) Apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;
e) Registrar em sistema próprio, a desapensação.
A desapensação, bem como a juntada de processos, serão executadas pelo protocolo central
ou unidade de registro e movimentação, mediante determinação, por despacho de seu dirigente.
5.8 Diligência
É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis
ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir
ou sanar as falhas apontadas.
Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à Administração Pública
Federal, será devolvido ao Protocolo Central do órgão ou da entidade, para que convoque o
interessado afim de, no prazo máximo de trinta dias, cumprir a exigência.
A convocação do interessado para cumprir diligência não pertence à Administração Pública
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Federal e será feita através de correspondência expedida pelo setor de comunicação do órgão ou
entidade que a solicitar.
Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o órgão responsável anexará ao processo
cópia da convocação expedida e o remeterá à instituição que determinou a diligência.
5.9 Encerramento e abertura de volume
5.9.1 Encerramento de volume
Os autos não deverão exceder a 200 (duzentas) folhas em cada volume, e a fixação dos
colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm.
Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nesta
norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes.
Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que
exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume. Ex.: No caso de processo contendo
180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e
abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura dos
respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numeração no volume subsequente.
A abertura do volume subsequente será informada no volume anterior e no novo volume, da
seguinte forma:
No volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se-á “TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME”, devidamente numerado. Este termo será lavrado no protocolo
central ou unidades de registro e movimentação.
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Exemplo:
5.9.2 Abertura de volume subsequente
No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á “TERMO DE ABERTURA DE VOLUME”,
devidamente numerado, obedecendo-se à sequencia do volume anterior.
Exemplo:
A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo central ou
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unidades correspondentes, que deverão providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a
sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes deverão ser
numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1° volume, 2° volume, etc.
A abertura de volume deve ser realizada pela unidade organizacional, detentora, no
momento em que se atingirem as 200 folhas.
O processo é uma unidade orgânica, constituído por um ou mais volumes, deve, portanto
tramitar juntos.
Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados
ao processo com colocação da etiqueta de anexo contendo o número do processo e a palavra
“anexo”.
5.10 Reconstituição de processos
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar
conhecimento do fato comunicará, à sua chefia, o ocorrido.
A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua apuração imediata,
mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.
Independentemente das ações adotadas anteriormente, o servidor responsável pela
reconstituição do processo observará o seguinte procedimento:
a) Ordenar a documentação que caraterize a busca de localização do processo dentro de uma capa,
juntamente com o o documento, pelo qual foi dado conhecimento à chefia, do desaparecimento ou
extravio do processo;
b) Fazer representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a
reconstituição do processo;
c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias de documentos que o
constituíam;
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d) Apor uma folha inicial informando que aquele processo está sendo reconstituído, constando o
número do processo, procedência, interessado e assunto e outras informações julgadas necessárias;
e) Atribuir nova numeração ao processo reconstituído;
f) Registrar, no sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual.
5.11 Arquivamento
O arquivamento representa a guarda, conservação e tratamento técnico do processo que
tenha a cessação de sua tramitação respaldada pelo recebimento da decisão final para qual foi
formado, nesta fase, o processo que já estiver de fato solucionado deve ser encaminhado a unidade
competente, para procedimento de arquivamento. Deve conter no despacho o termo “ARQUIVE-
SE”, assinado pelo autor do referido encaminhamento, respondendo pelos prejuízos causados em
caso de arquivamento indevido ou processo não solucionado.
O órgão competente da análise e parecer do processo deve cientificar o interessado, e,
somente após esses procedimento, o processo deve ser arquivado.
5.12 Desarquivamento
O pedido de desarquivamento deve ser feito a unidade competente que providenciará a
retirada do referido processo, para retorno a tramitação.
O desarquivamento de processo será efetuado quando solicitado por dirigente da unidade
administrativa, através de memorando; quando solicitado por terceiros, este deve elaborar um
documento, justificando o motivo do desarquivamento, o qual será anexado ao processo e
encaminhado a unidade que deu o último despacho para análise e parecer.
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6. CORRESPONDÊNCIAS
6.1 Recebimento e registro de correspondências
Toda correspondência de âmbito externo destinado à UFFS será recebida pelo protocolo
central e unidades de registro e movimentação dos campi, que serão responsáveis por executar os
seguintes procedimentos:
a) Verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não à UFFS; em caso negativo, devolverá a
correspondência ao remetente, apondo o “CARIMBO DE DEVOLUÇÃO DE
CORRESPONDÊNCIA”, que será usado pelos órgãos para comunicar ao serviço dos correios a não
localização do interessado, identificando o motivo da devolução, conforme modelo:
b) Registrar o recebimento de todas as correspondências;
c) Distribuir a correspondência às unidades destinatárias.
O protocolo central remeterá a correspondência lacrada às unidades de registro e
movimentação dos setor à qual pertença o destinatário, controlando por meio de sistema próprio.
6.2 Distribuição e tramitação de correspondências
Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no protocolo
central, por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados e pontos
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facultativos.
Todo documento deverá ter sua tramitação registrada, sendo VEDADA a tramitação
informal.
Para o efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos
responsáveis pelos setores, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição dentro das
unidades organizacionais.
6.3 Expedição de correspondências
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da Administração
Pública Federal.
Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua identificação em sistema
próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de
ordem, destinatário, assunto e data da emissão.
A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio do protocolo central
do órgão ou entidade, por meios de serviços de correios, ou utilizando-se de meios próprios para
efetuar a entrega.
A correspondência oficial interna será encaminhada por intermédio das unidades de registro
e movimentação.
Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope, contendo, no canto
superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência,
bem como nome e endereço do remetente.
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Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa
que ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatário que não
ocupe mais o cargo, deverá ser aberto, para as providência cabíveis.
A correspondência particular não será expedida pelo protocolo central ou unidades de
registro e movimentação da instituição. A correspondência de caráter particular recebida pelas
unidades de protocolo central ou registro e movimentação deverá ser registrada e encaminhada
diretamente ao destinatário.
O controle da expedição de correspondência caberá às respectivas unidades de registro,
responsáveis pela numeração, que deverá ser sequencial, numérico-cronológica e iniciada a cada
ano.
O protocolo central manterá um controle de expedição de correspondência, a fim de
informar os usuários, sua localização, em tempo real.
Em caso de recesso ou horário especial, a portaria receberá todas as correspondências
registradas que exijam notificação de entrega, registrando-as em livro e encaminhando-as ao setor
para as providências.
CONSIDERAÇÕES FINAIS:
– Observar princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrição com
relação às informações neles contidas;
– As capas de processos devem ser em material que contenha fibra longa, em Papel Kraft
branco (KB-125) com 125 g/m², para que tenham resistência ao manuseio;
– Os papéis das capas de processos devem ser alcalinos, as presilhas devem ser em plástico ou
metal não oxidável, as práticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas;
– Os dossiês, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em caixas,
de acordo com suas dimensões;
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– Dispensar adequado tratamento físico aos documentos, observando cuidados de higiene no
seu manuseio, fazer furos centralizados, utilizar material adequado, como cola apropriada,
evitar uso de grampos metálicos, clips, preservar informações ao apor elementos, como
carimbos, etiquetas, etc.
– Os carimbos que registram os “termos” necessários ao andamento dos processos e
correspondências devem ser providenciados pela Instituição, para que todos as unidades
efetuem com eficácia e eficiência suas atividades no que se refere.
– A instituição deverá ter uma comissão credenciada, com competência para receber
documentos de caráter sigiloso, como secretos, confidenciais e reservados.
– Deverá ser instituído uma Comissão Central de Avaliação e Classificação de Documentos,
conforme o que determina a Resolução N.º 04 do CONARQ, de 1997, alterada pela
Resolução N.º 14, de 24/10/2001.
