“ExpeDiente Para InteliGentes es Libre. Si has pagado por él, eres víctima de fraude” Manual ExpeDiente Para InteliGentes* Ver. 13.09.021 Office 2013 Número de serie para esta versión de ExpeDiente Para InteliGentes V.13.09.021: CEBGIS2109130002ALME Existen en los links de descarga del programa unos Videos Tutoriales actualizados hasta la versión 13.01.021 que te recomiendo ampliamente que los veas, ya que los pasos han sido muy simplificados.
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Manual ExpeDiente Para InteliGentes*
Ver. 13.09.021 Office 2013
Número de serie para esta versión de ExpeDiente Para InteliGentes V.13.09.021:
CEBGIS2109130002ALME
Existen en los links de descarga del programa unos Videos Tutoriales actualizados hasta la versión 13.01.021 que te recomiendo ampliamente que los veas, ya que los pasos han sido muy simplificados.
“ExpeDiente Para InteliGentes es Libre. Si has pagado por él, eres víctima de fraude”
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
ContenidoNúmero de serie para esta versión de ExpeDiente Para InteliGentes V.13.09.021:..................................1Contenido............................................................................................................................................................................................................... 2Requerimientos del sistema...................................................................................................................................................................4
¡Advertencia!...............................................................................................................................................................4Antes de Iniciar.................................................................................................................................................................................................. 5Prólogo..................................................................................................................................................................................................................... 6Manual ExpeDiente Para InteliGentes.............................................................................................................................................7
¿Cómo instalar el programa ExpeDiente Para InteliGentes?....................................................................7¿Cómo desinstalar el programa ExpeDiente Para InteliGentes?.............................................................7
¡Precaución!.............................................................................................................................................................7¿Cómo iniciar con el programa ExpeDiente Para InteliGentes?...............................................................7
1. Crear tu propia base de datos.....................................................................................................................................................82. Capturar tus datos profesionales...........................................................................................................................................103. Capturar foto del paciente de ingreso................................................................................................................................114. Capturar pacientes de ingreso.................................................................................................................................................125. Crear expedientes a los pacientes........................................................................................................................................13
Historia Clínica..........................................................................................................................................................14Estados de Cuenta...................................................................................................................................................15Fotos y Rxs.................................................................................................................................................................16
Deshabilitar las advertencias de Hipervínculos...........................................................................................36APÉNDICE C....................................................................................................................................................................................................... 37
Configuración en red..............................................................................................................................................37APÉNDICE D....................................................................................................................................................................................................... 38
Funciones principales del Menú.........................................................................................................................38Respaldar................................................................................................................................................................39
APÉNDICE E........................................................................................................................................................................................................ 40Funciones principales del formulario Pacientes de Ingreso.....................................................................40
APÉNDICE F........................................................................................................................................................................................................ 41Configuración de folios..........................................................................................................................................41Configuración de Cheques...................................................................................................................................42
Modificar plantillas maestras...............................................................................................................................................................43Modificar ExpeDiente.dotx...................................................................................................................................44Modificar ExpeDiente.xlsm...................................................................................................................................45Modificar ExpeDiente.potm..................................................................................................................................47Configuraciones de Plantillas Personales ExpeDientes.............................................................................48
APÉNDICE G....................................................................................................................................................................................................... 49Ejemplo de cómo utilizar Estados de Cuenta................................................................................................49
Continuar con Estados de Cuenta.................................................................................................................51Y seguimos con Estados de Cuenta..............................................................................................................53Precios o tratamientos diferentes.................................................................................................................54
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Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Otros descuentos.................................................................................................................................................55Informe de estado de cuenta..........................................................................................................................58Cambiar recibos provisionales por foliados...............................................................................................59Consultas con Microsoft Query.......................................................................................................................61Más con estado de cuenta de los pacientes..............................................................................................63Finiquitar todas las cuentas.............................................................................................................................64Truco para guardar estados de cuenta con finiquito.............................................................................65Cancelar recibos...................................................................................................................................................66Anular la cancelación de recibos...................................................................................................................67Cuenta de ortodoncia 2.....................................................................................................................................68Hoja recibos...........................................................................................................................................................69
CONSULTAS A MICROSOFT QUERY DESDE MICROSOFT QUERY..............................................................................70
Requerimientos del sistema
Para instalar el programa ExpeDiente Para InteliGentes, se requiere:
Tener instalado cualquiera de las siguientes versiones de Microsoft® Office; Office 2007, Office 2010, Office 2010 32 bits, Office 2010 32 bits SP1, Office 2010 64 bits, Office 2010 64 bits SP1 u Office 2013.
Asegúrate de instalar la version adecuada de ExpeDiente Para InteliGentes con la version de Office que está instalada en tu computadora.
Sistema Operativo Microsoft® Windows Xp, Win7 32 ó 64 bits o Win 8 32 ó 64 bits PC, o PC multimedia con procesador 500 MHZ o superior. 512 MB de memoria RAM mínimo.
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Manual ExpeDiente Para InteliGentes
90 MB de espacio disponible en disco duro. Unidad de CD-ROM. Adaptador de vídeo SVGA o de mayor resolución de 1024 por 768. 8 MB de memoria en vídeo. Disco duro de 10 GB mínimo. Para las imágenes puede utilizar escáner, cámara digital, tarjeta para la captura de vídeo, cámaras tipo Web,
cámara intraoral, etc. RunTime Access 2007, 2010, 2013 Español para Office que no tengan Access (No Incluido. Puedes descargarlo
directamente desde la página Web de Microsoft).
¡Advertencia! Una vez que has instalado el programa ExpeDiente Para InteliGentes y decidieras actualizar tus aplicaciones de Microsoft® Office a una versión más reciente (Por ejemplo de Microsoft® Office 2013 a Microsoft® Office 2015), asegúrate primeramente de respaldar toda la información de tu programa ExpeDiente Para InteliGentes de la versión anterior.
Los nombres de las imágenes, así como las direcciones y demás datos de los pacientes que nos servirán de ejemplo, son ficticios.
Las rutas de acceso así como los gráficos de ejemplos que presenta tu manual, pueden no ser iguales a los de tu programa original, ya que los programas están en constantes actualizaciones por lo que esto puede variar con la versión que tenga el usuario.
Los ejemplos de tu programa ExpeDiente Para InteliGentes y de este manual, asumen que has instalado alguna de las versiones anteriores de Office. Además deben ser instaladas algunas de las características adicionales de Office como por ejemplo, Microsoft® Query. Si no han sido instaladas estas características adicionales, tu pantalla podría ser diferente de las ilustraciones de tu programa o de este manual e incluso puede que no sea capaz de ejecutar algunos de los ejemplos del disco.
En caso de tener Office sin Access, puedes descargar el RunTime correspondiente a tu versión de Office desde la página web de Microsoft, y debes estar seguro de tener instalado cualquiera de las versiones de Office que anteriormente hemos mencionado.
NOTA: Muchas de las características del programa, dejarán de funcionar con el RunTime como cambiar de base cuando creas tu propia base de datos, entre otras cosas, por lo que es ampliamente recomendado que tengas instalado Access y puedas gozar de todas las características de ExpeDiente Para InteliGentes.
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as habilitar todas las macr
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hace
En el mismo
APÉNDICE A se te explica
en Contenido externo
como habilitar
las conexionCons
Haz cl
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Antes de Iniciar Antes de iniciar, es necesario que el nivel de seguridad de Microsoft Excel sea Bajo, de lo contrario no funcionarán
las macros. Para ello abre Excel y realiza lo siguiente (Fig. A, B, C, D y E):
Repetir el proceso en las aplicaciones de Access, Word y PowerPoint respectivamente.
Fig. A
Fig. B
Fig. C
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3
2
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Fig. D
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Fig. E
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Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Prólogo
¡Felicidades! Por tu buena elección y decisión.
Desde que me quedó grabado un anuncio de Microsoft® donde se leía el siguiente texto “Con Microsoft® Office lo tiene todo”, he quedado sorprendido de que en nuestra área de la Odontología, realmente con Microsoft® Office lo tenemos, si no es todo, diría “Casi Todo”
Acabas de adquirir un programa odontológico sobre cómo llevar el registro de tus pacientes, el cual, cuenta con un manual, que te llevarán paso a paso de una manera sencilla y eficaz para el control de tus pacientes, eliminando todos esos procedimientos tan complicados que pierden al usuario al momento de estudiar un manual así como también esas palabras técnicas que normalmente confunden al propio usuario.
En el Manual ExpeDiente Para InteliGentes encontrarás sin que tengas muchos conocimientos de computación, una guía muy sencilla y amena, acompañada de magníficas ilustraciones que facilitan la comprensión de los conceptos que se están manejando y estudiando, y que en consecuencia harán menos tediosa la lectura.
Conforme vayas profundizando la lectura, te darás cuenta que tu programa ExpeDiente Para InteliGentes evita el uso de los odontogramas (Aun así se incluye) que en nuestra larga experiencia resultan demasiado tediosos, muy laboriosos y sobre todo muy tardados, por lo que en su lugar y debido a que tu programa está diseñado para utilizar imágenes digitales se utilizarán los propios modelos o fotografías bucales del paciente.
El programa ExpeDiente Para InteliGentes está diseñado para que en un plazo aproximado de 8 horas, puedas perfectamente manejar el programa. El manual cuenta con 69 páginas en su mayoría ilustradas o 35 hojas tamaño carta. No te asustes si piensa que son demasiadas páginas, pero como te volveremos a repetir, la mayoría de ellas son todas ilustraciones con la única finalidad de conseguir el mayor provecho de las explicaciones del Manual ExpeDiente Para InteliGentes.
Queremos también decirte que el programa ha sido probado y comprobado durante casi 18 años aproximadamente, por tu servidor C.D. Dr. Guillermo Cebreros Sierra autor de este mismo programa ExpeDiente Para InteliGentes, actualizando y corrigiendo todos los detalles de última hora, con la plena confianza de poder notificarte y asegurarte que es completamente amigable durante su ejecución.
Tú puedes contactarnos en las siguientes direcciones:
Para comentarios sobre tu experiencia en el manejo del programa ExpeDiente Para InteliGentes:www.expedienteparainteligentes.blogspot.com
Para Videos del programa:http://www.youtube.com/playlist?list=PLmWA9SAurVVc7UGrHTrulpozSfIOpjYMO
Para obtener la descarga de la última versión de ExpeDiente Para InteliGentes manda un email a:[email protected] y en Asunto escribe ExpeDiente.
Para soporte o dudas sobre el funcionamiento del programa:[email protected]
¿Cómo instalar el programa ExpeDiente Para InteliGentes?
1. Inserta el CD de ExpeDiente Para InteliGentes en la unidad de CD-ROM.2. El Programa arrancará automáticamente y sigue las instrucciones en pantalla. Cuando te pida el No. de Serie, éste
se encuentra en el CD o en la primera página de este manual.3. En caso de que no arranque automáticamente, ve a la unidad desde la que estás haciendo la instalación y
selecciona con doble Clic el icono Setup.exe (por ejemplo, selecciona D:\Setup.exe), y siga las instrucciones en pantalla.
La instalación creará un icono de acceso directo del programa ExpeDiente y otro icono del Manual ExpeDiente en el escritorio de Windows, así como en la carpeta de Inicio\Programas\Cebreros (Fig. 1).
¿Cómo desinstalar el programa ExpeDiente Para InteliGentes?
1. Ve a Inicio.2. Luego a Configuración.3. Selecciona Panel de control.4. Haz doble clic en Agregar o quitar programas.5. Selecciona la ficha Instalar o desinstalar. 6. Y en la ventana selecciona ExpeDiente y seguidamente presiona el botón Agregar o quitar.7. Saldrá un mensaje de confirmación para desinstalar el programa ExpeDiente. Solamente di sí y el programa será
desinstalado junto con todos sus componentes.
¡Precaución!Antes de desinstalar el programa asegúrate de haber respaldado todos tus archivos del programa ExpeDiente Para InteliGentes, de lo contrario perderás absolutamente todos los datos almacenados.
¿Cómo iniciar con el programa ExpeDiente Para InteliGentes?La manera más fácil de iniciar el programa ExpeDiente Para InteliGentes es haciendo doble Clic con el botón izquierdo del ratón en el icono ExpeDiente que se encuentra sobre el escritorio de Windows (Fig. 1).
El primer formulario en presentarse es el Menú Principal de ExpeDiente.Continúa con el tema 1 para empezar a trabajar con tu programa ExpeDiente Para InteliGentes:
1. Crear tu propia base de datos
Fig. 1
Inicio
Fig. 2Fig. 3
7
Te recomiendo un nombre
cort Ruta
dónde se ha
guardado la
nueva base de datos
Aunque
este manual
no es para redes, en el
APÉNDICE C
“Configura
Consulta el
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
2
3 4
5
6
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Fig. 4
Fig. 5
Fig. 6
Fig. 7
Fig. 8
1
8
Busca la ruta dónde se ha guardado la nu
Selecciona la nueva
base de da
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
2. Capturar tus datos profesionales
8
9
11
12
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1415
Fig. 9
Fig. 10 Fig. 11Fig. 12 Fig. 13
4
9
Busca la ruta dónde se ha guardado la nu
Captura los
datos profesiona
les
Si deseas adjuntar la foto del profesionista,
haz clic en y guárdala igual como en el campo Nombre
Completo y en seguida clic en para
adjuntarla automáticamente, de
lo contrario pasa directamente a . También es posible
4. Capturar pacientes de ingresoEstando en el Menú Principal realiza lo siguiente:
1
Fig. 21
Fig. 22
324
5
12
Consulta el
APÉNDICE
E “Funciones
princi
Puedes obtener la ruta del archivo haciendo
Repite el proceso para los otros expedient
Para abrir los expedie
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
5. Crear expedientes a los pacientesEstando en el formulario pacientes de Ingreso, realiza lo siguiente:
Fig. 24
Fig. 23
Fig. 25
Fig. 30
Fig. 26
Fig. 28
Fig. 29
1
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3
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Fig. 27
5
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Para abrir los expedie
Consulta el APÉNDICE F
Cierra la Hist
oria
Clínica y
gu
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Historia Clínica
Fig. 31
1
2
Captura
los datos
3
Fig. 32
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Consulta el APÉNDICE F
Cierra la Hist
oria
Clínica y
gu
Consulta el APÉNDICE F “Conf
Cierra Estados
de Cuenta y
guar
Consulta el APÉNDI
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Estados de Cuenta
1
Fig. 33Fig. 342
Fig. 35
Captura
los datos
necesarios.
3
3
15
Consulta el APÉNDICE F “Conf
Cierra Estados
de Cuenta y
guar
Consulta el APÉN
Cierra Fotos y Rxs y gu
Consulta el APÉNDI
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Fotos y Rxs
Fig. 36 1Fig. 37
2
3
Fig. 38
4
5
6
16
Consulta el APÉN
Cierra Fotos y Rxs y gu
Continuar con lo que
sale
en pantalla.
Fig. 41
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Recetas
Desde el formulario Pacientes de ingreso, busque el paciente al cual desea realizarle alguna receta médica, de clic en el botón Receta. Automáticamente se genera una carpeta con el nombre del paciente y se abre un formato de receta con el medicamento y dosis a prescribir. Continúe como se muestra en la figura.
Imprima la receta y si desea guardar la receta, vaya a Archivo/Guardar y en el cuadro de edición Nombre de archivo: se le sugiere el nombre Receta, de clic en aceptar y listo. La próxima vez que prescriba una nueva receta al mismo paciente, al guardarla nuevamente se le sugerirá en Nombre de archivo: Receta1, y así sucesivamente, a menos que desee guardarlas con otro nombre.
Saldos1. Desde el menú Principal ExpeDiente, haga clic en el icono de Saldos o Alt + d.2. En el cuadro de diálogo Seleccione los archivos de los pacientes que desee saber los saldos (Fig. 42).3. Presione el botón Abrir.
1Fig. 39
Fig. 40
2
3
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6
7
1
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Fig. 42
2. Seleccione los archivos de los pacientes que desee saber sus saldos.
Fig. 124
3. Presione Abrir.
Fig. 43
Saldos de todos los pacientes que se seleccionaron.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
NOTA: Se recomienda depurar la carpeta Estados de Cuenta de todas las cuentas que tengan saldos en ceros y no se utilicen.
ChequeraDesde mi punto de vista, la chequera ha sido y es para mí uno de los diseños más fascinantes y sorprendentes que me ha tocado ver de cualquier programa en especial, llámese de contabilidad, ingeniería, etc. El diseño ha sido en parte creado por mi hermano Miguel Ángel Cebreros Sierra, y fue diseñado para una chequera empresarial. Finalmente he ido adaptando ciertos cambios para hacerla más funcional de acuerdo a nuestras necesidades, como por ejemplo convertirla a chequera personal y agregarle retiros y depósitos, entre otras cosas. Gracias a este diseño he podido aplicarlo también en el área del Laboratorio Dental en las Facturas, Remisiones y Órdenes de laboratorio.Usted podrá abrir cuantas chequeras desee, pero sólo una es la que podrá controlar desde su programa ExpeDiente Para InteliGentes.La chequera se abre en bloques de 50 cheques, el primer cheque será el No. 1 y el último el 50, esto quiere decir, que no puede inicializar una chequera empezando con un número diferente a 1, por ejemplo el 52 ó 56. La manera correcta de inicializar la chequera es como en el ejemplo siguiente:
1 a 50, 51 a 100, 101 a 150, 151 a 200, 3001 a 3050, etc.
18
Fig. 46
2. Presione los botones… y anote los datos como aparecen en la chequera. 3. Haga clic en el cheque No. 1
5. Consulte al proveedor con Microsoft Query, y cargue sus datos
6. Escriba la fecha y la cantidad a pagar.7. Imprima el cheque.
12. Cierre Excel y guarde los cambios
Fig. 45
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
La ventaja de esto es que usted puede tener una copia electrónica real del cheque cosa que no me ha tocado ver en ningún programa (cuando menos de los que yo he visto), y si fuera necesario saber a quién lo dimos, la forma de localizarlo es muy efectiva y sobre todo real. Esto es aplicable también dentro del área del Laboratorio Dental en la Facturas, Remisiones y Órdenes del Laboratorio.
Podrá conectarse a Internet y realizar una consolidación de saldos, y muy difícilmente sus cheques se regresarán (botarán), ya que tendrá un control absoluto sobre sus saldos.
Desafortunadamente Excel tiene cierta limitación al momento de utilizar cantidades con número y convertir los números a letras, razón por la cual, hemos realizado por medio de VBA una función que la hemos denominado NUMELETR y de esta manera ahora somos nosotros los que hemos tenido que limitar las conversiones de las cantidades numéricas a letras hasta la siguiente cantidad; 999,999,999,999.99 ***(NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS 99/100 M.N.)*** Creo muy difícilmente que algunos de los dentistas tengamos que expedir un cheque por esa cantidad, y si fuera necesario aumentarlo, simplemente haríamos pequeños cambios agregando más código VBA, más por el momento hemos decidido limitar la chequera a las cantidades anteriormente mencionadas. (Aplica también para las Facturas, Remisiones, Contra recibos y ExpeDiente.xlsm).
Si el último No. de cheque expedido por usted, fuera el No. 735 (Por determinar un número), usted tendría que inicializar la chequera con el No. 701 a 750, y luego el primer cheque que usted daría sería el 736. Veamos cómo es todo esto de lo que hemos hablado.
1. Desde el Menú Principal ExpeDiente Para InteliGentes, presione el botón de Chequera 2. Observe la figura 45, presione los botones y anote los datos como aparecen en la chequera (o anote los de su propia chequera).
3. Haga clic en el cheque No. 1 (fig. 46).
4. Observe el No. de cheque una vez que ya ha sido inicializado como en el paso 2. Según nuestro ejemplo es el No. 701.5. Presione el botón Cslt. , o Alt + L y busque en la Consulta de Microsoft Query al proveedor al que se le va a pagar (véase página 35 figura 90). Los
proveedores deberá darlos de alta antes de la consulta.6. Anote la fecha y la cantidad a pagar. (Recuerde que una vez inicializado los cheques, usted empezaría con el cheque No. 736,)7. imprima el cheque junto con su póliza de cheque si es que las maneja, de lo contrario imprima únicamente el cheque.8. Anote los depósitos y retiros si es que los hubo., así como traspasos de inversión y comisiones a su favor (fig. 47)9. Presione el botón T o las teclas Alt + t para regresar a la hoja tabular (fig. 48).
19
Fig. 47
4. Observe el No. de cheque ya inicializado.
8. Si hubo depósitos y retiros anótelos.
9. Regrese a la hoja Tabular.
Fig. 48
10. anote una C si el cheque ha sido cobrado.
Datos del cheque expedido.
Fig. 4911. Anote el saldo que aparece en el banco.
8. anote los traspasos y comisiones.
Fig. 50
Fig. 51
Carpeta Recibos. Carpeta Remisiones.
Carpeta Foliados.
2. Abra el archivo de Remisiones.xls
Ordenar ascendente o descendente Presione para realizar cortes
Fig. 52
Consulta el APÉNDI
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
10. Conéctese a Internet y vaya a su banco para hacer la consolidación. Sí existen cheques cobrados, anote una C (fig. 48).11. Anote el saldo y revise que sus datos concuerden con los suyos (fig. 49).
12. Cierre Excel y guarde los cambios (fig. 129).
Solicitar ChequesCuando un bloque de 50 cheques ha sido llenado, tiene que solicitar un nuevo bloque de la siguiente manera:
1. Presione el botón Chequera (Fig. 45) o Alt + q desde el Menú Principal Expediente Para InteliGentes.2. Se abre el bloque de 50 cheques que está lleno, presione el botón Guardar o Alt + g de la hoja tabular (fig. 50).3. El archivo se guarda con el nombre que usted le dio en la celda Cuenta No. más el No. de cheque inicial con el final (Fig. 51).4. Cierre el archivo con el nuevo nombre
.5. Presione el botón Solicitar Chequera o Alt + u6. Repita el paso 2 de la página anterior, y si es necesario
continúe hasta el paso 11.7. Cierre Excel y listo. Cuando le pregunte que si desea sobre escribir el archivo que ya existe con ese nombre, dígale que Sí.
Archivo Remisiones.xlsm1. Desde el Menú Principal de ExpeDiente Para InteliGentes presione en la etiqueta naranja que está encima del botón de Folios para ir a la Carpeta
Recibos (fig. 53).
2. En la Carpeta Recibos, aparecerán dos archivos de Excel: Folios.xlsm y Remisiones.xlsm. Abra el archivo de Remisiones.xlsm haciendo doble clic (fig. 54).
Observe que en el archivo Remisiones.xlsm están los principales datos que se han enviado desde los recibos impresos, en este caso provisionales. También podemos observar los recibos que han sido cancelados los cuales se identifican con una C y una tachadura en forma de línea. Desde aquí, usted puede ordenar sus
Fig. 53Fig. 54
20
Datos de los recibos impresos Recibos cancelados.
Presione Etiquetas para configurar la base de datos.
Presione el botón 1 para seleccionar la etiqueta junto con el código del paciente.
Etiqueta consultada.
Fig. 61
Fig. 59
Consulta el APÉNDI
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
datos en forma ascendente (Alt + a) o descendente (Alt + z), , hacer cortes mensuales, bimestrales o anuales (recomendado) con sólo presionar el botón Guardar, realizar filtros y auto filtros (necesita desproteger la hoja) de determinado paciente, ya sea por código, nombre, fecha, dirección, No. de Recibo, etc. (fig. 55).
Cuando realice un corte anual presionando el botón Guardar o Alt + g, se crea un archivo nuevo con nombre del recibo de numeración más baja a la más alta y se guarda en la carpeta Remisiones a la cual podrá acceder como se muestra en la figura 137.Nota: Todo este proceso que se ha visto en Remisiones.xlsm es aplicable para el archivo Folios.xlsm, en el cual se guardan los datos de los recibos deducibles de impuestos. El archivo se encuentra también ubicado en la misma Carpeta Recibos.
Etiquetas Pacientes1. Desde el Menú Principal de ExpeDiente Para InteliGentes presione en Etiquetas.
2. Presione el botón Etiquetas para configurar las consultas a su base de datos (fig. 57).3. Presione el botón 1 para seleccionar la etiqueta junto con el código del paciente a consultar. Repita cuantas consultas sean necesarias para imprimir las
etiquetas deseadas (Fig. 58). La ventaja de este sistema es que usted no desperdicia ninguna etiqueta, y al mismo tiempo decide cuales imprimir y cual base de datos consultar. El sistema es igual para las etiquetas de Laboratorio.
Alta RFCDesde el Menú Principal ExpeDiente Para InteliGentes, haga lo siguiente:
Nuestra paciente de ejemplo desea finiquitar todas sus cuentas y a la vez necesita un recibo deducible de impuestos, por lo que tendremos que dar de alta su RFC.
1. Presione el botón RFC.2. Presione el botón Añadir o Alt + ñ (fig. 59).3. Ingrese los datos como se aprecian en la figura 61.
Fig. 55
Fig. 57Fig. 58
2. Presione el botón Añadir.
Recuerde o anote el No. de Código.
Fig. 56
21
Fig. 60
Fig. 62
Fig. 63 Fig. 64
3. Haga clic en cualquier paciente. El botón se activa.
2. Primeros apellidos que empiezan con M
3. Cuando aparezca el apellido completo, presione la tecla Enter (Intro).
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
1. Guarde los datos y presione Sí en el cuadro de diálogo Datos Factura (fig. 61 y 62).2. Salga de RFC (fig. 61).
Búsqueda de pacientesBuscar pacientes en nuestra base de datos:
Existen muchas y variadas formas de localizar a nuestros pacientes que prácticamente se nos hará realmente imposible no encontrarlas en nuestra base de datos.
Pasos para la búsqueda:1. Desde el Menú Principal ExpeDiente Pacientes de Ingreso (Alt + p) para abrir dicho formulario.2. Ya en el formulario Pacientes de Ingreso vaya al cuadro de edición Buscar Paciente -fig. 63- (en caso de abrir el cuadro, se despliegan los primeros
10 pacientes ordenados por apellido paterno), y comience a introducir las primeras letras del apellido paterno (La paciente dice apellidarse Mireles). Conforme introduce las primeras letras del apellido, irán apareciendo todos aquellos pacientes, en este caso que empiecen el apellido paterno con M.
Continúe escribiendo hasta que aparezca el nombre completo de la paciente (Fig. 64).
3. Presione la tecla Enter (Intro), y obtendremos a nuestra paciente.
Otra forma de búsqueda es la siguiente
1. Desde el Menú Principal ExpeDiente, haga clic en el icono Pacientes de ingreso. Generalmente el registro que aparece primero es aquel cuyo código es el último de forma ascendente (1…340). Siguiendo con el ejemplo de
nuestra anterior paciente, vamos a suponer que la paciente tiene mucho tiempo de haberse registrado con nosotros, por lo tanto es obvio que no pertenece al último registro capturado. Bajo estas circunstancias, tendremos que buscar a la paciente.
2. Ya en el formulario Pacientes de ingreso presione este icono.
4. Guarde los datos.
5. Salga de Datos Factura.
22
Fig. 65
Fig. 66
Fig. 67
4. Haga doble clic en el paciente seleccionado…
…o haga clic en este botón.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
NOTA: Su base de datos probablemente sólo presenta dos pacientes, ya que va iniciando.
3. Aparece el cuadro Ir a Paciente. Haga clic en cualquier paciente a la vista para que quede seleccionado (fig. 66). La paciente nos ha dicho que su apellido es Mireles, por lo tanto presionaremos la letra M para trasladarnos a los pacientes que empiecen con M, y con la tecla de flecha abajo (↓) localizaremos el apellido y su nombre, incluyendo la dirección y teléfono (fig. 66).
4. Hacemos doble clic con el botón izquierdo del Mouse, o clic en el botón Mostrar Paciente para visualizarla (Fig. 66 y 67).
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Manual ExpeDiente Para InteliGentes
InformesImprimir fólder para almacenar físicamente los datos del paciente:
Desde el momento en que se capturan los datos del paciente y se guarda el registro, ya puede proceder a imprimir el informe con todos los datos del paciente en un sobre o fólder para catálogos con medidas de 22.9 por 30.5 cm. (Por experiencia personal se recomienda imprimir el fólder una vez que el paciente ha aceptado el tratamiento y de preferencia que sea de color blanco, ya que facilita la búsqueda de su paciente).
1. Desde el Menú Principal ExpeDiente presione el icono de Informe.
2. Busque el informe deseado anotando el Código del paciente y ajústelo a la pantalla (Fig. 36). Nota: Esto solo es posible en informes ordenados por código.3. Vaya al menú Archivo/Imprimir… y asegúrese de insertar un sobre en blanco de 22.9 por 30.5 cm. en su impresora.4. Indique el No. de página a imprimir (recuerde que está en informes, por lo tanto, no son registros), de lo contrario, si no anota el No. de página, imprimirá toda la base de datos
que tenga en informes. 5. Presione en Aceptar.
La figura 70, muestra un sobre ya impreso en el cual usted puede guardar los documentos físicamente, es decir, todos los ExpeDientes clínicos de sus pacientes, como son la Forma de ExpeDiente de Primer Ingreso, Forma Historia ExpeDiente, Radiografías (Panorámicas, Apicales, laterales de Cráneo, etc.), Estados de Cuenta, CDs, DVDs, etc., etc., etc.La experiencia personal nos dice que cuando se familiarice con este tipo de sistema para archivar los ExpeDientes de sus pacientes, encontrará facilidad para su búsqueda, ya que, podrá ordenar su archivero en orden alfabético, ya sea, por Primer nombre, Segundo nombre, Apellido paterno, Apellido Materno, Fecha de Ingreso, Código del paciente, etc. Sin importar la manera en que lo ordene la fotografía desempeña un papel muy importante en la búsqueda, ya que la dificultad al momento de buscar al paciente físicamente, se reduce en un 90% del tiempo que se empleaba en la búsqueda de otro tipo de ExpeDientes.
Consejo:Es recomendable guardar el sobre y ordenarlo por Apellido Paterno, y dentro de ese mismo orden acomodar el ExpeDiente por Número de Código. Ejemplo: si tiene en su archivero todos los pacientes que empiezan con Apellido “M”, ordene los sobres con el número de código del más bajo al más alto (Ascendente) o a la inversa (Descendente).
Fig. 69
2. Busque el informe anotando el código del paciente
Fig. 70
3. Imprima la página 2
Fig. 68
24
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Configuración Outlook1
2
4
3
Fig. 71 Fig. 72
Fig. 73
25
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
56
7
8
9
10
11
Fig. 74
Fig. 75
Fig. 77
Fig. 76
26
Sigue esta ruta para abrir tu agen
Selecciona tu agenda
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
14
12
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16
Fig. 78
Fig. 79
27
Descarta la cita de ejemplo si
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
18
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19
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21 22
Fig. 80
Fig. 81
Fig. 82
Fig. 83
Fig. 84 Fig. 85
Fig. 86
28
Repita los
pasos 7, 8
Cierre Outlo
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
LaboratorioEl Menú para laboratorio fue diseñado para los dentistas que manejan tanto la clínica como el área técnica, puede ser probable que usted no llegue a utilizarla, pero si no es el caso, hemos tratado el tema en las últimas páginas de su manual por si decide en algún momento hacerlo.Vamos a enfocarnos exclusivamente en los puntos que observa en la figura 88, ya que el resto es completamente similar a lo visto en el tema Capturar un paciente de primer ingreso.
Fig. 88
23
24
25
26
27
28
30
29
31
32
33
Fig. 87
29
Haga clic en la orden No. 1
Presione el botón precios, y vaya a realizar los cambios como se le dijo en MODIFICAR EXPEDIENTE.XLSM Aquí solo existen tres listas de precios.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Los pasos son muy similares a los del Formulario Pacientes de Ingreso de ExpeDiente Para InteliGentes.
Debe primero Crear la Plantilla (Active los botones haciendo doble clic en cualquier área gris del formulario), Crear la Plantilla, Configurar la Plantilla, Solicitar y finalmente abrir el archivo.
Cuando capture un cliente por primera vez, siga los siguientes pasos:1. Desde el Menú Principal de ExpeDiente, Presione el icono de Laboratorio o Alt + L para ingresar al menú del laboratorio.2. Registre todos los datos principales de su cliente.3. Presione el botón Nvo. que está aún lado del vínculo Estados de Cuenta de la figura 88 para abrir un historial nuevo de cuentas del laboratorio del cliente. Cada vez que
registre un cliente nuevo, es importante abrirle inmediatamente una cuenta, ya que, cuando abra una factura o remisión, desde aquí se cargan los saldos del cliente.4. Cuando salga el cuadro de Editar Vínculo CuentasLab presione en aceptar5. Si desea abrir un archivo de imágenes, repita los pasos 3 y 4 sobre el botón Nvo. que está aún lado del vínculo Fotos y Rxs de la figura 88 (normalmente este paso no es
necesario, ya que a los doctores no les gusta que les llevemos un control de la “calidad” de sus trabajos).
Levantar orden1. Presione el botón Abrir Orden del formulario del laboratorio. 2. Inicialice el archivo llamado Copia de Orden con las mismas condiciones como lo vimos en la chequera.
3.
Fig. 89
1
1
2
2
3 4 5
4
5
30
Presione el botón Cslt. o Alt + L y capture los datos del cliente automáticamente.
Termine de capturar todos los datos necesarios para su orden, e imprima las copias que requiera para su laboratorio o cliente.
Seleccione el trabajo a elaborar.
Presione este botón o Alt + t para regresar a la hoja RelOrden.
Código del Cliente.
Desproteja la hoja y elimine estos dibujos e inserte los de su preferencia.
Cuando se termine un block de 50, debe presionar el botón Guardar que está al final de la hoja para respaldar, de lo contrario perderá los datos al abrir un bloque nuevo. Este paso también debe de realizarlo en Facturas y Remisiones.
Puede incluir hasta 5 piezas por celda separadas entre sí por el signo de coma (,).
El color no sale hasta que seleccione el colorímetro que usted maneja.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Explore al máximo el archivo Orden y se quedará sorprendido.Nota: Cuando cambie los precios de la Orden, deberá hacer lo mismo en las de Facturas y Remisiones.
Facturar orden
4.
5.
Fig. 90
Fig. 91
31
10.6 CMS.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Al abrir las facturas o remisiones, Siempre que salga el mensaje de vínculos debes de presionar NO
Igual que en Orden, debe inicializar tanto las facturas como las remisiones.Cuando facture o haga remisiones, debe de tener a la mano su orden para que proceda a realizar la captura como lo observa en la fig. 91.Los abonos puede realizarlos en la hoja relfact. Cuando imprima desde el botón café, tiene varias opciones para mandar los datos a la cuenta del cliente (Generalmente no es necesario), y el archivo queda grabado.Todas las impresiones de facturas, órdenes y remisiones, están configuradas para papel de media carta.En la celda urgente cuando anote un signo negativo cambia a descuento.
Explore al máximo el archivo Factura, así como el de Remisión y también se quedará sorprendido.Nota: Cuando cambie los precios de las Facturas, deberá hacer lo mismo en las de Órdenes y Remisiones.
Su programa ExpeDiente Para InteliGentes, tiene otro archivo llamado Contrarecibos.xlsm, fig. 92, para que lo abra y lo explore. Yo personalmente lo utilizo para dar el recibo a mis empleados como constancia del pago de sus sueldos por prestarme sus servicios. Explórelo y aplíquelo si le es de utilidad.
Machote
Fig. 92M
acho
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o en
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32
19.9
C
MS.
PAC
Haz cl
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
APÉNDICE AMacros
Si no deseas habilitar todas las macros, abre Access y realiza lo siguiente (Fig. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J y K):
Mac
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a
Fig. A
Fig. B
Fig. C
1
2
Fig. D
33
Escribe esta carp
Haz cl
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Repetir el proceso en las aplicaciones de Excel, Word y PowerPoint respectivamente.
Si no vas a manejar el Laboratorio realiza lo siguiente (Fig. A, B, C, D, E y F).
3 4
5
7
6
Fig. G
Fig. E
Fig. F
8 9
10
Fig. H
Fig. I
Fig. J
Fig. K
11
12
13
Fig. A
Fig. B
Fig. C
1
3
2
4
Fig. D
34
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
APÉNDICE B
Deshabilitar las advertencias de Hipervínculos
Lejos de advertirnos de los peligros de los hipervínculos, luego de estar constantemente manejando el programa, no dejan de ser molestos dichas advertencias. Si UD. desea retirarlos siga estos pasos:
1. Haga clic en inicio y a continuación, haga clic en Ejecutar.2. En el cuadro de diálogo Abrir, escriba regedit y, a continuación, haga clic en Aceptar.3. En el editor del registro, busque una de las siguientes subclaves del registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Office\15.0\Commono Nota: Sólo tiene que modificar una de estas subclaves del registro. No es necesario modificar ambas.o Nota: Si la subclave Security ya existe, vaya al paso 6 después de seleccionar la subclave de Security.4. Haga clic en la subclave del registro, elija nuevo en el menú Edición y, a continuación haga clic en clave.5. Escriba Security y, a continuación, presione ENTRAR para asignar un nombre a la clave.6. En el menú Edición, seleccione nuevo y, a continuación, haga clic en Valor DWORD.
Fig. E
Fig. F9
6
7
5
8
35
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
7. Escriba DisableHyperlinkWarning y, a continuación, presione ENTRAR para asignar nombre a la entrada.8. En el panel derecho, haga clic con el botón secundario del Mouse en DisableHyperlinkWarning y, a continuación,
haga clic en Modificar.9. En el cuadro de diálogo Editar valor DWORD, haga clic en decimal y, a continuación, escriba 1 en datos de valor. Nota: El valor 0 habilita el mensaje de advertencia de hipervínculo. El valor 1 lo deshabilita.10. Haga clic en Aceptar.11. Salir del Editor del registro.
Si sigue recibiendo todavía el mensaje de advertencia de Microsoft Windows, siga los siguientes pasos:
1. Haga doble clic en Mi PC.2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de carpeta.3. En la ficha Tipos de Archivos, seleccione la extensión de nombre de archivo correspondiente (por ejemplo, WMV)
en el cuadro Tipos de archivo registrados y, a continuación, haga clic en Avanzadas.4. Haga clic para desactivar la casilla de verificación Confirmar apertura después de la descarga, y a continuación
haga clic en Aceptar.5. En el cuadro de diálogo Opciones de carpeta, haga clic en Cerrar.
APÉNDICE CConfiguración en red.
Nota: Si sólo se tienes una computadora, instala únicamente el programa ExpeDiente_Server.ExpeDiente_Server y ExpeDiente_Aplicación es para manejarse en Red, desde una computadora, hasta las que Tú desees agregar.
Si piensas manejar el sistema con varios doctores a tu cargo y llevar todo estandarizado, el sistema está listo para utilizarse, y en caso de estar en red, recomiendo conectarse a la unidad R: Si deseas que cada Dr.(a) lleve su propia base de datos y personalizar cada plantilla, puedes conectarte en red a la unidad que desees, pero tendrás que configurar las conexiones de las consultas de Microsoft Query a tu base de datos. (Entretenido al inicio, pero es mejor). Instalar el software ExpeDiente_Server en la PC que va a funcionar como servidor.Ir a: Inicio/Equipo/Propiedades/Nombre de equipo/Cambiar... y anota en Nombre de equipo: servidor (o el que sea de tu preferencia).En Grupo de trabajo puedes anotar: Dental o el que Tú desees.
Instalar el software ExpeDiente_Aplicación, en todas las PCs que quieras conectar al Servidor.Ir a: Inicio/Equipo/Propiedades/Nombre de equipo/Cambiar... y anota en Nombre de equipo: recepción, o DrAlex, o el que Tú desees pero tiene que ser diferente al del servidor.
36
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
En Grupo de trabajo asegúrate de anotar el mismo que anotaste en el servidor.
Ir a la PC donde instalaste ExpeDiente_Server y realiza lo siguiente:Clic izquierdo en Inicio/Equipo, hacer clic con el botón derecho en Disco Local (C:)/Compartir con/Uso compartido avanzado… Selecciona la ficha Compartir de clic en el botón Uso compartido avanzado, Marca la casilla Compartir esta carpeta, En Permisos Agregar Todos y en Permisos de Todos marca las casillas Permitir: Control total; Cambiar; Leer. Clic en Aceptar,Aceptar, Cerrar.
En todas las PCs (Incluyendo donde instalaste ExpeDiente_Server):Ir a: Inicio/clic botón derecho en Equipo/Conectar a unidad de red... Selecciona la unidad R: (o la unidad que desees) presionar el botón examinar... selecciona la carpeta de red compartida Ej., \\SERVIDOR\c y finalmente en Aceptar (Asegúrate de que la casilla “Conectar de nuevo al iniciar sesión” esté marcada).
Si vas a manejar el programa con un servidor y varias computadoras y/o Dres., cuando ejecutes el programa ExpeDiente, se iniciará por primera vez el formulario Menú principal de ExpeDiente. Haz clic con el botón izquierdo del Mouse en el Texto CREAR para activar el botón Nueva Base de Datos, da clic en este botón y en el cuadro de diálogo anota el nombre de cómo se va a llamar tu base de datos, por Ej., Dr Guillermo Cebreros Sierra, Dra González_bs, etc. (No se permiten nombres con extensión del archivo, puntos ni signos reservados por el sistema), al terminar de crearse la nueva base de datos, se te sugiere cambiar de base de datos, presiona en el botón Sí, luego Seleccionar todo, marcar la casilla Preguntar siempre por la nueva ubicación y en seguida da clic en Aceptar. Busca el archivo en la carpeta R:\Cebreros\ExpeDiente\ExpeDientes_bs\ has doble clic en el archivo correspondiente, Ej., Dr Guillermo Cebreros Sierra.accdb, Dra González_bs.accdb, etc. y listo (Ver Página 9 Fig. 8 a 11).
Tú podrás crear cuantas bases de datos desees, y de esa manera cada doctor podrá llevar su propia base de datos. (Nunca olvides hacer respaldos). En caso de que Tú muevas a otro lugar tu base de datos (No recomendado), cuando inicies nuevamente el programa ExpeDiente, saldrá un letrero parecido a este texto: “No se pudo encontrar el archivo ‘R:\Cebreros\ExpeDiente\ExpeDiente_bs\Dra González_bs.accdb’.” Presiona Aceptar y haz clic en el icono Menú Principal de ExpeDiente (Los dientes grises), y saldrá el siguiente texto: “El archivo de base de datos servidor para esta base de datos ha sido movido o su nombre ha cambiado. Por favor, seleccione un archivo de datos para continuar.” Da clic en Aceptar y aparecerá un cuadro de diálogo en donde podrás también buscar el archivo para vincular sus tablas en su nueva ubicación. Selecciónalo, clic en abrir o doble clic en el archivo y listo.
APÉNDICE DFunciones principales del Menú
6. Muestra todos los pacientes con tratamiento integral.
10. Lleva el control de la agenda.
7. Pacientes que llevan ambos tratamientos.8. Pacientes con tratamiento de ortodoncia.
14. Imprime el formato de registro para pacientes de primera vez.
47. Activa los botones Backup y Restore.
50. Abre el formulario Respaldar.4. Muestra todos los pacientes sin tratamiento alguno.
5. Muestra todos los pacientes con tratamiento o sin él.
70. Manejo del
69. Saldos de todos los pacientes seleccionados.
66. Abrir Chequera.
58. Datos de Honorarios.57. Configurar folios.
52. Abre el formulario datos profesionales.
51. Restaura los principales archivos de datos. (Utiliza este botón sólo cuando haz actualizado tu programa de versiones anteriores por versiones más recientes).
Al hacer doble clic en cualquier área libre del Menú Principal, se habilitan todos los botones inactivos. Un clic los inhabilita nuevamente.
En la Carpeta Rxs se encuentran todas las carpetas con el nombre del paciente, donde deberás almacenar todas las imágenes del paciente para poder insertarlas automáticamente en su expediente de Fotos y Rxs.
En la Carpeta Vds se encuentran todas las carpetas con el nombre del paciente, donde podrás guardar todos los videos del paciente. El nombre de los archivos de video deberá ser igual a como se encuentra registrado el paciente en el formulario Pacientes de Ingreso y acepta hasta 6 formatos diferentes. Ej.:
Clic en MODIFICAR se activan los respectivos botones correspondientes del Menú Principal.
Haciendo clic en el texto ACTUALIZAR se activan ambos botones Backup y Restore.
Haciendo clic en el texto Backup o Restore, se activa su respectivo botón.
Haciendo clic en el texto Historia se activa el botón Actualizar del cuadro de Formas: Presionando el texto Historias, se puede personalizar la plantilla de Historia del Dr.(a) en el caso de que el Dr.(a) desee llevar una historia diferente a la historia de otro Dr.(a), en este caso, ya no deberá presionar el botón actualizar del formulario Datos Profesionales, de lo contrario nuevamente tendrá la historia como inicialmente la personalizó. Seguidamente se pueden Actualizar automáticamente los cambios en la Forma Historia (9) versión para imprimir al paciente. En el caso de que sólo se lleve el control por un Dr.(a), estos pasos no
29. Informe de todos los pacientes, ordenados por número de código.
27. Abre la plantilla maestra ExpeDiente.potm
24. Abre la plantilla maestra ExpeDiente.xlsm 43. Almacena las
agendas de cada Dr.
42. Carpeta de fotografías de identificación de cada paciente.
31. Configura las plantillas personales de las historias clínicas de cada Dr.
45. Abre Etiquetas para Pacientes.
15
20
14
21 22
20. Desprotege la plantilla maestra ExpeDiente.dotx
22. Protege la plantilla maestra ExpeDiente.doxt
23. Desprotege la plantilla maestra ExpeDiente.xlsm
25. Protege la plantilla maestra ExpeDiente.xlsm
30. Selección de impresoras.
1816
42
43
48 4923 25
26. Desprotege la plantilla maestra ExpeDiente.potm
28. Protege la plantilla maestra ExpeDiente.potm
24
73. Activa el botón Nueva Base de Datos.44
44. Solicitar Etiquetas
17
19. Activa los botones de las plantillas maestras.
19
21. Abre la plantilla maestra ExpeDiente.dotx
26 2827
32. Almacena las historias clínicas de cada paciente.
3839
4645
47
50 51
33. Carpeta de las plantillas personales de las historias clínicas.
34. Configura las plantillas personales de los estados de cuenta de cada Dr.
35. Almacena los estados de cuenta de cada paciente.36. Carpeta de las plantillas personales de los estados de cuenta.
37. Configura las plantillas personales de las fotos y rxs de cada Dr.
38. Almacena las fotos y rxs de cada paciente.
39. Carpeta de las plantillas personales de las fotos y rxs.
40. Carpetas de los expedientes de fotos y rxs.41. Carpetas de los expedientes de videos.
46. Carpeta de las plantillas personales de las etiquetas.
69
70
71
7372
74 75 76
77
78
79
80
72. Crea Nueva Base de Datos.
81. Carpeta a las plantillas de mensajes.
38
Haz clic
Elije la
opción
deseada
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
son necesarios y es suficiente las modificaciones que se hagan inicialmente a la Historia en el botón 11 del Menú Principal, que es el primer paso a seguir, antes de los dos anteriores.
Haciendo clic en el texto CONFIGURAR se activa el botón C para crear plantilla de ChequePoliza del Dr.(a).
Haciendo clic en el texto CREAR se activa el botón Nueva Base de Datos.
Clic en texto Historias, Cuentas, Fotos y Cheques, podrá personalizar cada plantilla de cada Dr(a).
Respaldar
APÉNDICE EFunciones principales del formulario Pacientes de Ingreso
2
1
7 8 9
10 11
12
5
3 4
17 18 19
28 29 3031 32 33
20 21 22
13
23 24
54
42
141516
6
25 2627
1
2 3
39
1
2
3
4
8
7
5 6
Ir a la carpeta Foliados
9
10
Ir a la carpeta Recibos
Ir a la carpeta Remisiones
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
1.- Dr. Activo 2.- Reloj 3.- Botón Adjuntar Foto (Alt + j) 4.- Botón Identificación 5.- Carpeta Identificación 6.- Campo adjuntar archivo 7.- Doble clic para enviar email a todos los que cumplen años 8.- Clic para activar el área de menores (Sólo en modo de edición) 9.- Clic para activar el área de menores (Sólo en modo de edición). Cuando el paciente es menor de 18 años, automáticamente se habilitan los campos de menor de edad 10.- Clic para cambiar el domicilio en el archivo de cuentas del paciente 11.- Doble clic y se tendrá una lista de todos los domicilios de los pacientes en Excel 12.- Doble clic y se podrá enviar email a los pacientes que se deseen 13.- Doble clic en Alta activa todas las casillas 14, 15 y 16, un clic las desactiva y viceversa 14.- Un clic activa o desactiva 15.- Un clic activa o desactiva 16.- Un clic activa o desactiva 17.- Carpeta Historias 18.- Carpeta Cuentas 19.- Carpeta Fotos y Rxs 20.- Inserta la foto del paciente en la historia clínica 21.- Abre la historia clínica 22.- Actualiza los datos del profesionista en el estado de cuenta del paciente 23.- Abre el estado de cuenta 24.- Inserta la foto del paciente en sus fotos y rxs 25.- Abre las fotos y rxs 26.- Carpeta Rxs 27.- Carpeta Videos 28.- Actualiza la ruta a la historia clínica 29.- Actualiza la ruta al estado de cuenta 30.- Actualiza la ruta a las fotos y rxs 31.- Crear una nueva historia clínica 32.- Crear un nuevo estado de cuenta 33.- Crear un nuevo expediente de fotos y rxs 34.- Haciendo clic en está barra guardas de manera definitiva el registro 35.- Guardar los datos (Alt + g) 36.- Añadir nuevo paciente (Alt + ñ) 37.- Editar (Alt + e) 38.- Actualizar (Alt + z). La actualización sólo se verá reflejada en el expediente de cuentas en los recibos en modo de provisionales, nunca en modo de honorarios 39.- Eliminar (Alt + r) 40.- Ir a: (Alt + i) 41.- Citas 42.- Buscar (Alt + u) 43.- Doble clic activa la casilla 44, un clic la desactiva y viceversa 44.- Clic activa y desactiva 45.- Doble clic manda email a los deudores 46.- Carpeta mensajes 47.- Carpeta recetas 48.- Hacer recetas 49.- Pacientes sin tratamiento 50.- Todos los pacientes 51.- Selecciona cualquier campo de teléfono y luego haz clic en este botón para llamar 52.- Cierra este formulario y regresa al Menú Principal 53.- Base de datos Activa 54.- Doble clic en cualquier área libre del formulario por si deseas activar los botones 20, 22, 24, 31, 32 y 33 (los botones 31, 32, y 33 siempre permanecerán habilitados cuando no existe ningún expediente).
APÉNDICE FConfiguración de folios
Inicializar Folios para los recibosAsegúrese antes de inicializar los folios de no tener ningún archivo de Excel abierto.Todos los recibos provisionales tendrán que iniciar a partir del No. 50000 y el color que los identifica es el Negro.Todos los recibos foliados (Deducibles de impuestos) deberán encontrarse entre el No. 0 y el No. 49999 y el color que los identifica es el Rojo.El siguiente paso a seguir, es inicializar los recibos, tanto el provisional como el foliado.
Pasos:Los números de la figura. 1 indican el orden a seguir cuando se presiona la tecla de Tabulación (TAB).
I. Desde el Menú Principal ExpeDiente presione el botón Folios -campanita azul con rojo- así obtendremos el cuadro de diálogo Folios (Fig. 1).
II. Si es la primera vez que va a inicializar los recibos, presione el botón Añadir (5).III. En el campo Foliado (1) para empezar con el folio No. 1, anote el 0. (o cámbielo por el que desee, ej., 1235 para
iniciar con 1236).
Fig. 1
3435 36 37 38 39 40 41
4345
4748
49 50 51 52
53
44 46
40
Presione el botón Sí
Presione el botón Aceptar
Fig. 2
Fig. 3
Crea tu plant
Configura tu plantilla
Solicita tu chequera
Abre tu chequera
Haz clic para
activar los
botones
Capture como se vio en el tema
“Chequera”
Haz clic en el cheque No. 1
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
IV. Presione la tecla TAB para desplazarse al campo Provisional (2). Para empezar con el folio 50000, anote el 49999 (o cámbielo por el que desee, ej., 50358 para iniciar con el 50359).
V. Presione el botón Foliado (3) para dar de alta el folio en los recibos foliados, saldrá una advertencia de nuevo inicio de folios (Fig. 2). Puesto que es la primera vez que va a inicializar los recibos, presione el botón de Sí.
VI. Finalmente presione el botón Aceptar (Fig.3).
VII. Presione el botón Provisional (4) para dar de alta el folio en recibos provisionales. Repita pasos de Fig. 2 y 3. VIII. Presione el botón Guardar (7) para grabar los cambios. IX. Haga clic en el botón Salir (10) para cerrar el cuadro de diálogo Folios.
Nota: Se recomienda modificar los folios anualmente. Antes de hacerlo deberá hacer un respaldo de ellos, de lo contrario se perderán todos los datos. La mejor forma de modificar los folios es siguiendo todos los pasos anteriormente descritos, de lo contrario, si lo que desea es únicamente cambiar la numeración de los recibos, en el segundo paso en vez de presionar el botón Añadir (5), presione el botón Editar (6). Los demás pasos son de la misma forma anteriormente descrita. Sin embargo, insisto, cuando haga cortes mensuales, bimestrales, anuales, etc. de sus recibos, deberá hacer respaldos.
Configuración de Cheques
2
3
4
5
1
41
Repite el
proceso para las demás
plantillas
Cierra el archivo y guar
da los
cambios
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Modificar plantillas maestrasSi Tú eres un experto en las aplicaciones de office, podrás modificar las plantillas maestras si así lo deseas.
Todos los cambios que se realicen en las plantillas maestras, se verán reflejados en las plantillas personales del profesionista que se encuentre activo. Para que estos cambios tengan efecto, deberás repetir los pasos 7, 8, 9 y 10 del tema 2.- CAPTURAR DATOS PROFESIONALES.
Si no tienes experiencia, te recomiendo ampliamente que las dejes así y sólo te enfoques a configurar las plantillas personales del profesionista como se explica en el APÉNDICE F Configuraciones.
Todos los cambios que se realicen en las plantillas personales del profesionista que se encuentre activo, se verán reflejados en los expedientes clínicos que se crean por primera vez a tus pacientes.
Todos los cambios que se realicen a los expedientes clínicos de los pacientes, se verán reflejados única y exclusivamente en sus propios expedientes del paciente.
Fig. A
1
2 3 4
42
Fig. 1
3. Coloque el cursor al final de esta fila, y presione Enter. Fig. 2
Se renumeran los números automáticamente.
Fig. 3
Fig. 46. Nuevas casilla insertadas.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Como puedes ver, existe un sinfín de posibilidades para realizar lo que más se adapte a tus necesidades.
En caso de que te encuentres en alguna situación en la que obtienes resultados indeseables al momento de realizar alguna de las modificaciones a tus plantillas maestras, recuerda que tienes nuevamente dichos archivos en tu programa original, los cuales puedes copiarlos nuevamente a tu programa ya instalado. Los nombres de estos archivos son y se encuentran en las siguientes rutas de tu programa original de instalación:
Office 2013\Estados de Cuenta\ExpeDiente.xlsmOffice 2013\Historias Clínicas\ExpeDiente.dotxOffice 2013\Fotos y Rxs\ExpeDiente.potm
Cópialos y pégalos en la siguiente ruta de tu programa ya instalado:
C:\Cebreros\ExpeDiente\Estados de Cuenta\ExpeDiente.xlsmC:\Cebreros\ExpeDiente\Historias Clínicas\ExpeDiente.dotxC:\Cebreros\ExpeDiente\Fotos y Rxs\ExpeDiente.potm
Modificar ExpeDiente.dotxHistoria Clínica:De la misma manera que el archivo de Estados de Cuenta, Este archivo puede ser modificado de acuerdo a sus necesidades.Trate de adaptar su historia clínica a la del programa, de esta forma se ahorrará mucho tiempo y esfuerzo. La recomendación, es nuevamente que haga cambios a la Historia Clínica de su programa sin necesidad de borrar o incrementar datos, más sin embargo si aún después de estas recomendaciones desea agregar más datos, puede hacerlo, así la historia puede realizarla tan extensa como hojas desee incrementar.Pasos:Desde el Menú Principal ExpeDiente Para InteliGentes (fig. A) presione la Llave. Saldrá un mensaje de advertencia, presione Sí (con esta acción, el archivo queda completamente desprotegido para realizar las modificaciones pertinentes).
1. Presione el icono de Word modificar ExpeDiente.dotx .2. Obtendremos la historia clínica de la figura 1. Coloque el cursor al final de cualquier fila –por ej., 8- que usted desee incrementar y presione la tecla
Enter, los números cambian renumerándose según el orden (fig. 2).
3. Anote los datos de su preferencia seguido de los puntos suspensivos, y seleccione las dos casillas como en la figura 3.
4. Presione las teclas Ctrl + c y coloque el cursor después de los puntos suspensivos de la fila insertada.5. Presione Ctrl + v y se insertarán las nuevas casillas en el lugar asignado (fig. 4).
43
Las primeras 5 filas no debe eliminarlas por ningún motivo.
4. Presione el botón Añadir.
A partir de la sexta fila, podrá borrar datos, incluyendo los de la columna roja, aunque recomendamos el cambio únicamente.
Estos datos aparecen en Presupuesto de Ortodoncia y Presupuesto Integral.
La columna de Concepto2, aparece en el presupuesto Ortodoncia2.
La columna Niños, aparece cuando usted selecciona algún tratamiento de niños ej., Amalgama Deciduos.
Fig. 5
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Por supuesto que existen otras maneras de realizar los cambios. Puede seleccionar una o varias filas, copiarlas y luego pegarlas en la Historia Clínica, simplemente lo que tendría que hacer es cambiar los textos por los de su preferencia.
6. Salga de Word y grabe los cambios.7. En el Menú Principal ExpeDiente, presione el botón del candado cerrado (Fig. A). Esto protegerá nuevamente el archivo ExpeDiente.dotx.
La Forma ArchivoDr.(a) se utiliza exclusivamente para imprimirla y luego otorgarla al paciente, y una vez que llena los datos, nosotros los capturamos en la computadora en su Historia Clínica.
Recomendamos que defina muy bien su historia clínica antes de iniciar a dar de alta los expedientes de Historia Clínica, ya que los cambios se verán reflejados en cada Historia Clínica de cada paciente.
En caso de que olvide proteger su archivo, nuevamente cuando salga de su programa o se cambie a un nuevo formulario, éste se protegerá automáticamente.
Nota: En el archivo ExpeDiente.dotx, debe realizar los cambios a partir de la pregunta No. 1, de lo contrario si se coloca desde la primera línea de la hoja, corre el riesgo de borrar marcas ocultas que nos sirven de referencia para insertar los principales datos de su programa ExpeDiente para InteliGentes (De cualquier manera existe una copia oculta de ExpeDiente.dotx dentro de su programa, por si existiera algún percance).
Modificar ExpeDiente.xlsmEste archivo puede ser modificado de acuerdo a sus necesidades en los siguientes puntos; Todas las hojas de listas de precios en las columnas: Tratamiento, Costo, Incremento, Pieza, Deciduos, Zona, Unidades, Concepto, Concepto2, y Niños. Si usted es un usuario avanzado en programación, puede explorar el archivo y hacer cambios muy importantes para que se adapte a las necesidades de su exigencia, más si es un principiante, le recomendamos que siga con los pasos que describiremos a continuación.Antes de empezar a modificar:Su programa Estado de cuenta, ya incluye una lista demasiado completa de tratamientos y de costos, por lo que le recomendamos únicamente trate de adaptarse a esta lista tratando de modificar solo los puntos que no cuadran con sus exigencias. Probablemente tendría que cambiar los precios únicamente, más sin embargo si aun así desea realizar cambios, entonces proceda con lo siguiente
Tome una hoja en blanco y un lápiz, y haga dos columnas: La primera columna titúlela Tratamiento, y a la segunda columna llámela Costo. Debajo de la columna Tratamiento anote el título que usted desea que aparezca en sus estados de cuenta cuando selecciona la columna con el
mismo nombre (esto sólo aparece en la cuenta Presupuesto Inicial y Otros Cargos). Debajo de la columna Costo, y en la misma fila del nombre anterior, anote el Costo por ese tratamiento. Continúe hasta que usted considere que ya tiene todos sus tratamientos con sus costos y entonces pase al siguiente segmento en esta misma
página.Pasos:Desde el Menú Principal ExpeDiente Para InteliGentes presione el icono de la llave (Fig. A). Saldrá un mensaje de advertencia, presione Sí (con ésta acción, el archivo queda completamente desprotegido para realizar las modificaciones pertinentes).
1. Presione el icono de Excel modificar ExpeDiente.xlsm. Si sale el mensaje de actualizar vínculos, presione el botón No.2. Espere a que se abra el Menú principal del Estado de Cuenta y haga clic en el botón Listas o Alt + L3. Saldrá la figura 1 y presione el botón Añadir o Alt + ñ Observe en la barra de título como aparece Grupo. Esto es debido a que usted tiene otras 4 listas
únicamente con las columnas: tratamientos, precios y costos (en total 5 listas) y todas has sido seleccionadas, de tal manera, que cuando usted cambie la lista principal (que es la que en estos momentos está visualizando), los cambios tendrán efecto de la misma forma en todas las demás listas. Cuando realice los cambios en grupo, hágalo sólo en las columnas de Tratamiento: y Costo:
4. El cursor se posiciona al final de la columna del último tratamiento listo para insertar nuevos tratamientos con su costo (fig. 2).
44
Este es el costo real del tratamiento. El costo no aparece al paciente.
Este es el precio que aparece al paciente. No debe tocar esta columna.
Esta columna corresponde al tratamiento a realizar. Fig. 1
Fig. 2
Fig. 36. Cambie los datos o anote nuevos.
Anote el Costo del tratamiento.
5. El cursor se posiciona al final del último tratamiento.
Fig. 4
3. Presione en Mostrar Todo
Despliegue el final de las hojas. 5. Finalmente seleccione la Hoja Listas (2).
Fig. 5Automáticamente aumenta el porcentaje.
El costo no cambia.
El Precio aumenta el porcentaje estipulado.
Tratamiento ordenado alfabéticamente.
Fig. 6
7. Salga de Excel y guarde los cambios.
Celda para un aumento personalizado.
4. Seleccione la Hoja Listas, presione Alt + ñ y en seguida seleccione la Hoja Datos.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
No debe eliminar las primeras 5 filas de su hoja, (podrá cambiar sus datos, más no eliminarlos). Tampoco debe tocar la columna en rojo, a menos que desee borrar o cambiar sus datos a partir de la fila número seis.
Si no se observa la celda seleccionada, desplácese hasta abajo para localizar el cursor.5. Cambie los datos que considere necesarios como lo son el tratamiento y el costo, o simplemente agregue nuevos, por ej., Corona Procera (fig. 3).
6. Una vez que esté seguro que ha realizado todos los cambios necesarios, presione el botón Actualizar (En caso de que este botón no funcione ya que está en grupo, presione Alt + L) o simplemente las teclas Alt + L.
7. Cierre Excel y guarde los cambios.8. En el Menú Principal ExpeDiente, presione el botón del candado cerrado. Esto protegerá nuevamente el archivo ExpeDiente.xlsm.9. Abra nuevamente el archivo Expediente.xlsm, vaya a Presupuesto inicial y coloque el cursor en cualquier celda de tratamiento y busque la Corona
Procera para ver los resultados. Se dará cuenta que está ordenado alfabéticamente con el costo que usted le ha asignado, lo mismo sucederá con todos los datos nuevos que haya ingresado o modificado.
10. Cierre Excel.OBSERVACIÓN: Todas las columnas Tratamiento, Precio y Costo, así como las demás columnas en las cinco hojas llevan un orden específico.
Incrementar el porcentaje en los precios1. Repita los pasos 1 a 4 de la página anterior.2. Regrese al Menú Principal presionando el botón Menú.3. Después presione el botón Mostrar Todo, y despliegue el final de las hojas haciendo clic en el selector (fig. 4).4. Seleccione la Hoja Listas, presione Alt + ñ, enseguida seleccione la Hoja Datos (o cualquier otra). 5. Finalmente la Hoja Listas (2).
6. Presione para aumentar o disminuir el porcentaje en los selectores de Incremento2: (fig. 5).
7. Repita los pasos 5 y 6 con las demás listas.8. Cierre Excel y guarde los cambios (fig. 6).
45
Continúa con los
pasos explicados en
“Configura
Fig. 1
Fig. 2
Cierra el
arc
Cambia los datos
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Por default cada lista viene con un incremento de un 10% una de otra. Cada clic en los selectores, incrementa de 5 en 5 hasta llegar a un 100%. Si usted desea un aumento mayor o diferente como por ej., un 25.5%, coloque el cursor en la celda verde bajo la columna Otro de su respectiva lista, y anote el incremento o decremento deseado.
Observe que de la lista 2 a la lista 5, solo se refieren a listas de Tratamiento, Precio y Costo.
9. En el Menú Principal ExpeDiente, presione el botón del candado cerrado. Esto protegerá nuevamente el archivo ExpeDiente.xlsm. Recomendamos que defina muy bien sus Tratamientos con los precios así como sus incrementos antes de iniciar a dar de alta los expedientes de
estados de cuentas, ya que los cambios se verán reflejados en cada nueva Plantilla Personal de cada Dr., y a su vez en cada Estado de Cuenta de cada paciente.
En caso de que olvide proteger su archivo, nuevamente cuando salga de su programa o se cambie a un nuevo formulario, éste se protegerá automáticamente.
Configuración a consultar nuestra base de datosAbra ExpeDiente.xlsm, Presiona este botón
Modificar ExpeDiente.potmDesde el Menú Principal ExpeDiente Para InteliGentes presione el icono de la llave (Fig. A). Saldrá un mensaje de advertencia, presione Sí (con ésta acción, el archivo queda completamente desprotegido para realizar las modificaciones pertinentes).
1. Presione el icono de PowerPoint modificar ExpeDiente.potm .2. Obtendremos el expediente clínico de la figura 1.
1
2
46
Continúa con los
pasos explicados en
“Configura
Cierra el
arc
Fig. 1
Abre el
archivo
Plantilla Personal del Dr. dot
x
Abre el
archivo
Plantilla Personal del Dr. xlsm
Abre el
archivo
Plantilla Personal del Dr. potm
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Configuraciones de Plantillas Personales ExpeDientes
Las configuraciones para las plantillas personales (Plantillas de los profesionistas), es igual al tema que se vio en “Modificar plantillas maestras”, la diferencia consiste desde donde son llamadas para abrirlas Fig. (1).
3
47
Presione Sí Fig. 1
Fig. 2 Fig. 3
Fig. 4
2. Presione Otros Cargos.
3. Anote la fecha.
Salir de Excel.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
APÉNDICE GEjemplo de cómo utilizar Estados de Cuenta
1. Estado de Cuenta. Haga clic en el cuadro de edición correspondiente al vínculo Estado de Cuenta.
Dependiendo de la configuración de Excel, cuando dé Crear Estado de Cuenta. Puede salir el cuadro de vínculos de la figura 1. Siempre presione el botón Sí, esto hará que se actualicen los números de los recibos en sus folios.
Si estás seguro que la sección del Laboratorio no la piensas utilizar, entonces te recomendamos que pases al APÉNDICE A y B para evitar este mensaje.
Se abre el ExpeDiente de la paciente y durante 3 segundos se mostrará el saldo de todas sus cuentas, para que finalmente se nos presente el Menú Principal de Estados de cuenta del paciente (Fig. 2 y 3).
2. Haga clic en el botón que dice Otros Cargos, o presione las teclas Alt + o para ir a dicha cuenta (Fig. 3).3. Anote la fecha del día en que se hacen los tratamientos –cargos-, o presione Ctrl + Shift +; para insertar la fecha del día en curso.4. Seleccione o anote el tratamiento y el No. de pieza que se trató, si la hubo (fig. 4). Acostúmbrese a utilizar la tecla TAB para desplazarse entre una celda
y otra.
48
4. Escriba o… seleccione el tratamiento. …y anote la pieza que se ha tratado, si es que la hubo.
Fig. 5
6. Fecha de pago. 7. Cantidad a pagar.
5. Active el botón para anotar algún pago.
Datos del paciente.
8. Seleccione el recibo.
9. Presione para ir a imprimir el recibo.
Fig. 6
10. Seleccione el recibo a imprimir
Fig. 7
Los datos cambian de acuerdo al recibo Folio para recibos provisionales
11. Imprima el recibo y anote las copias a imprimir.
Fig. 8Dígale que sí para enviar el folio.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
5. Para anotar algún pago al paciente, haga clic en el botón Fecha de Pago o presione las teclas Alt + p, de esta manera, automáticamente nos posicionaremos en la debida celda de fecha de pago (fig. 5).
6. Anote la fecha en la que le paga el paciente - Ctrl. + Shift +; (ó Ctrl. + ; según la configuración del teclado)- (fig. 5).7. Anote la cantidad del pago. 8. Seleccione el No. de recibo -El No. de recibo no podrá ser seleccionado si no ha anotado la fecha y el pago- (fig. 5).9. Presione el Botón Recibo No. (Aparece al seleccionar el No. de recibo) o las teclas Alt + r para ir a imprimir el recibo (fig. 5).
10. Seleccione el No. de recibo a imprimir. Haga clic en la flecha y desplácese hacia arriba una línea para que aparezca (Fig. 6 y 7). Cuando se selecciona el recibo, los datos del paciente cambian de acuerdo al tipo de recibo que se va a imprimir, es decir, en este caso los datos son
para un recibo provisional. Recuerde que los folios para provisionales van del 50000 en adelante en color negro. También aparece el botón Imprimir y la única manera de imprimirlo es haciendo clic con el Mouse sobre dicho botón.11. Presione el botón Imprimir y anote las copias a imprimir. Seleccione Si (fig. 8) para mandar el folio al archivo Remisiones.xlsm (asegúrese de tener
encendida su impresora), de esta manera cuando vuelva a imprimir otro recibo de cualquier estado de cuenta y de cualquier paciente, el folio siguiente será el consecutivo, es decir, de acuerdo a nuestro ejemplo, seguirá el 50001.
Se imprime un recibo original y una copia por defecto, e inmediatamente después el archivo del paciente se graba automáticamente, para después mandarnos al Menú Principal.
12. Cierre el archivo del paciente y cuando el mensaje diga que si desea guardar los cambios dígale que No, ya que estos se guardaron cuando se mandó imprimir el recibo, a menos que usted desee volver a grabarlos.
13. Salga de Excel si todavía no lo ha hecho.
49
Fig. 9
Fig. 10
4. Clic en financiamiento
5. Seleccione Aceptado.6. Clic en Integral
Fig. 1 Fig. 12
Seleccione en Concepto, Pago Inicial.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Continuar con Estados de Cuenta
1. Estando en el formulario Pacientes de ingreso, vayamos al vínculo de Estados de Cuenta de nuestra paciente de ejemplo. haciendo clic en su vínculo.2. Dependiendo de la configuración de Excel, muy probablemente saldrá el mensaje de la figura No. 1. Presione Sí3. En el Menú principal haga clic en Presupuesto o Alt + p. Asigne el presupuesto igual que en la figura. 9.4. Haga clic en Financiamiento o Alt + f5. Llene los requerimientos necesarios y seleccione en la casilla Tratamiento: Aceptado (fig.10).6. Presione el botón Integral o las teclas Alt + i, para trasladarnos a la cuenta integral (fig. 11).
7. Repita los pasos 5 a 11, y en Concepto seleccione Pago Inicial (fig. 12).
8. Estando en el Menú Principal, presionamos el botón Ortodoncia o Alt + t, para dirigirnos a esa cuenta, ya que nuestra paciente ha decidido realizarse un tratamiento de ortodoncia, razón por la cual, necesitamos realizar su presupuesto (Fig. 13).
9. Anote las cantidades que ve en la figura 13 de la forma siguiente: Presione el botón de Pago Inicial o Alt + i y anote la cantidad, luego el primer botón de Cantidad a Pagar o Alt + 1 y anote la cantidad y los meses a pagar, y así sucesivamente con los otros dos botones (Alt + 2, Alt + 3) si es necesario.
9. Presione estos botones para ingresar datos.
50
Fig. 13
Fig. 14
1. Anote los cargos y… …su respectivo pago
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
10. Presione el botón de Saldos, o Alt + a para visualizar el saldo de todas sus cuentas activas (fig. 14)11. Cierre el archivo y dígale que Sí desea guardar los cambios.
Y seguimos con Estados de CuentaDesde el Menú Principal ExpeDiente, presionemos el botón Pacientes de Ingresos, busque al paciente y trasladémonos al Estado de Cuenta hagamos clic en la cuenta de Otros Cargos.Resulta que al momento de estar trabajando sobre la pieza 21, la paciente necesita una endodoncia y un poste de zirconio, preponderante no considerado en su presupuesto. Por lo tanto tendremos que anotar dichos cargos en la cuenta.
1. Escribamos los datos tal como observamos la figura 15, y vayamos a imprimir su recibo respectivo (figuras 32, 33 y 34).
9. Anote las cantidades.
10. Haga clic en Saldos.
11. Cierre Excel junto con el ExpeDiente y guarde los cambios.
Saldos por cuenta específica.
Esta información aparece hasta que anota la cantidad a pagar.
51
Fig. 15 Vaya a imprimir el recibo
Fig. 16
Nuevo saldo
Nuevos cargos
3. Presione Otros Cargos
Fig. 18
4. En Otros Cargos presione aquí.
Fig. 17
Agregue la incrustación
4. Los esquemas se amplían.
5. Anote el descuento.
Descuentos individuales.
Descuentos aplicados.
6. Cierre Excel y guarde los cambios.
Fig. 18
Fig. 19 2. Escriba o seleccione tal como aparece en la figura.
3. Presione el botón o las teclas Alt + o.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Estando en el Menú Principal haga lo siguiente:2. Presione el botón Saldos, y observe que éste ha cambiado comparado con el de la figura 14, ya que hubo cargos nuevos en su tratamiento (fig. 16)3. Dentro de Saldos, haga clic en Otros Cargos, y estando ahí anote una Incrustación Empress en la pza. 36 (fig. 17).
La paciente nos ha pedido un descuento en general y permanente, el cual, hemos decidido otorgárselo.4. Dentro de Otros Cargos Presione el Botón Ver Esquemas o las teclas Alt + v (fig. 18).
Observe como los esquemas se amplían para ver las celdas amarillas de descuentos (fig. 17).
5. Anote un -15% de descuento para todos los cargos de esta cuenta como se muestra en la figura 17. Esta celda es para descuentos permanentes, es decir, cada vez que introduzca un nuevo cargo, se hará un descuento automáticamente por la
cantidad estipulada. Puede ingresar a esta celda presionando Alt +. Los descuentos individuales tienen prioridad sobre el descuento permanente, esto quiere decir que si usted quisiera realizar un descuento más
alto o más bajo, como por ejemplo en la pza. 36, anularía el descuento que anteriormente fue colocado en forma permanente. El descuento se hará exclusivamente sobre dicha pza. Puede ingresar a estas celdas presionando Alt + d
6. Salga de Excel y guarde los cambios (fig. 18).
Nota: Al presionar Alt + z una y otra vez, este podrá anular o añadir el saldo correspondiente a cada Estado de cuenta (Otros Cargos, Ortodoncia, Ortodoncia2, Integral y Saldos). También podrá visualizar el código y fotografía del paciente con solo hacer clic en el nombre de éste o las teclas Alt + w. En la Hoja Saldos, podrá anotar algún saldo anterior que existiera del paciente con sólo realizar un clic en el botón de Saldo Anterior o las teclas Alt + x.
Precios o tratamientos diferentesUsted, puede manejar cinco listas de precios diferentes, o cinco listas de tratamientos diferentes o una combinación de ambos; tres listas de precios diferentes y dos de tratamientos, o viceversa, etc. Ud. puede combinarlos como mejor le plazca.Nuevamente por experiencia personal, finalmente recomiendo manejar el método de cinco listas de precios diferentes, veamos por qué.
1. Estando todavía en Pacientes de Ingreso, busque algún paciente entre en Estados de Cuenta.2. Ya en Excel, en el Menú Principal vaya a P resupuesto, o presione las teclas Alt + p. Anote todo igual como en la figura 19.
Anote 10 veces el mismo tratamiento y observe el costo.
52
Fig. 203. Anote el 2 en la celda y haga clic en la palomita de la barra de fórmulas. Cambia el costo por la
lista de precios No. 2.
Fig. 214. Anote las listas de precios que queramos que aparezcan.
Listas de precios individuales para cada tratamiento.
Fig. 22
2. Inserte las cantidades como se aprecian en la figura.
Fig. 23
Fig. 24
Celda para descuentos por pronto pago.
Celda para finiquitos.
Haga clic en Desc. o Alt + d para realizar descuentos individuales
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
3. Presione el botón izquierdo que se encuentra aún lado de Fecha: o Alt + o (fig. 19), e introduzca el No. 2. y haga clic en la palomita que se encuentra en la barra de fórmulas (fig. 20). Si la barra de fórmulas no aparece, presione la tecla de Enter. Observe como el precio cambia para todos los tratamientos que ha anotado. Esta celda corresponde a la lista de precios permanentes. Cuando está vacía su equivalente corresponde por defecto (default) a la primera lista de
precios, el 2 a la segunda, el 3 a la tercera y por último el 4 a la cuarta lista de precios.
4. Presione la tecla Del, para eliminar el 2 de la celda de precios permanentes, luego presione dos veces la tecla Enter (Intro), para posicionarnos dos filas por debajo de la columna Tipo, y anote los números como en la figura 21. Observe nuevamente como los precios cambian de acuerdo a la lista de precios que ha insertado.
Al igual que en los descuentos, la lista de precios por tratamiento individual, tiene prioridad sobre los precios permanentes. Este sistema es excelente sobre todo cuando el paciente tarda mucho tiempo en iniciar un tratamiento, y es lógico que el presupuesto nuevo será
posiblemente más elevado que el primero, por lo que se verá forzado a usar una lista de precios diferente y más actualizada, también es probable que durante el tratamiento del paciente se vea en la necesidad de actualizar sus precios de acuerdo a la inflación de su región o País, y lo único que tendría que hacer, es anotar el No. de lista de precios a aplicar en el tratamiento.
Con todo esto le quiero decir, que, un estado de cuenta de cualquier paciente, si usted es de los que actualiza sus precios anualmente, tranquilamente dispone de hasta cinco años para utilizar el mismo estado de cuenta en la misma persona, de lo contrario, simple y sencillamente dé de alta un estado de cuenta nuevo, si es que usted desea abrirlo nuevamente.
En estos ejemplos la diferencia de precios entre una lista y otra es de +10%. Más adelante se verá como modificar el porcentaje de acuerdo a sus necesidades. Generalmente depende de la inflación monetaria anual de cada País.
Todo lo anteriormente descrito, es aplicable de la misma manera para el Estado de Cuenta de Otros Cargos.
5. Presione el botón Menú o las teclas Alt + m para regresar al Menú Principal.
Otros descuentos1. Desde el Menú Principal presione el botón Ortodoncia o las teclas Alt + t.2. Escriba las mismas cantidades que en la figura 22.
3. Presione el botón Ver Esquemas (fig. 23)
53
Descuentos individuales a partir de la segunda fila.
Si va anotar algún pago active el botón.
Fig. 25
4. descuento a aplicar
Aparece la celda de Presupuesto Total
Aparece el Ahorro
Fig. 26
Única fila con su único pago.
Observe que el descuento no incluye el signo – (negativo)
Al seleccionar la celda aparece un recordatorio
En esta celda no es posible aplicar descuentos individuales.
Fig. 27
1. Active el botón para anotar un pago.
Anote los datos que se requieren.
2. Vaya e imprima el recibo.
Sólo finiquito
Aparece SubTotal:
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Observe la figura 24 cómo se despliegan varias opciones. Todas las opciones que se presentan en todos los estados de cuenta, han sido gracias a una gran cantidad de Dentistas y Técnicos que me han abierto
sus puertas, y en base a la observación en cada uno de esos consultorios, he tenido que ir adaptando toda la gama de posibilidades que puedan llegar a presentarse en nuestro ejercicio de la profesión. Algunas veces las opciones son aplicables, pero la realidad es, que en su mayoría NO, más sin embargo, tengo que dejar todas las opciones posibles que se presentan para cada uno de nosotros durante nuestra práctica privada.
Voy a seguir mostrando todas las opciones y combinaciones posibles en la que se puede incurrir en el Presupuesto de Ortodoncia, pero tome en cuenta que cuando uno intenta hacer rarezas, las cosas se complican cada vez peor, por lo que le sugiero que opte un poco de poner en práctica la filosofía que de unos años para acá trato de llevar. “Las cosas entre más sencillas se hagan, es mucho mejor”.
He visto en algunos consultorios, incluyendo en el mío, al momento de dar el Presupuesto de Ortodoncia, los pacientes nos preguntan si existe algún beneficio si ellos determinan hacer el pago total en una sola exhibición. (Es entendible que están pidiendo un descuento). Si este es su caso y usted acepta hacer el descuento proceda de la siguiente manera:
4. En la celda para descuentos por pronto pago (fig. 24 y 25) anote el descuento a aplicar y observe como aparecen el Presupuesto Total (en la celda Total: aparece SubTotal: y el Ahorro. Queda claro que las únicas celdas a utilizar bajo estas circunstancias en este estado de cuenta serían las de la primera fila por debajo de las columnas de Fecha, Cantidad, Concepto y Recibo No. como en la figura 26, razón por la cual en la primera fila no se podrán aplicar descuentos individuales.
Los descuentos por Pronto Pago no llevan el signo Negativo (-). La razón ha sido para diferenciarlo de los descuentos individuales (fig. 26).
Continuando con nuestras rarezas y pensando que usted ha estado durante este día de muy buen carácter, ha decidido dejarle el descuento al paciente sin necesidad de que sea por pronto pago, sino, para ayudarle al paciente a que no se descapitalice y pueda realizar su tratamiento con las mismas facilidades de pago que se marcan en su presupuesto.
1. Estando como en la figura 26, active el botón Fecha de Pago (fig. 25 ó 27) y anote los datos, tal como aparecen en la figura 27. (no se preocupe si la fecha o el No. de recibo no es igual al del ejemplo). En Concepto seleccione lo que desee; Pago Inicial, Trat. Ortodoncia, etc.
2. Presione el botón Recibo No., e imprima el recibo mandando los datos al archivo Remisión.xlsm.
3. Repita los pasos 1 y 2 cuatro veces más hasta obtener lo que vemos en la figura 28. En el tercer pago mensual usted decide asignarle un descuento del -100% por ser cumpleaños del paciente, o simple y sencillamente porque
usted sigue de buenas y decide bonificarle ese mes por ser Vísperas de Navidad.
54
3. Repita los pasos cuatro veces más
Haga clic en Desc. o presione Alt + d yaplique el descuento.
Fig. 28
Fig. 29
Fig. 30
Vea el saldo a finiquitar.
4. Presione en Saldos.
5. Regrese a Presupuesto de Ortodoncia.
Fig. 31
7. Anote el saldo.
a. Presione el signo -
Fig. 32c. Presione el signo de porcentaje
Fig. 33
Aparece el descuento.
Fig. 34
8. Al presionar Ctrl + v, se inserta el descuento
9. Al activar el botón de pago, el cursor se posiciona en la celda que le corresponde.
Aparece el texto de descuento por finiquito.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
Puesto que usted ha sido muy buena gente con su paciente y su paciente lo ha notado, éste ha decidido aprovechar al máximo su bondad, razón por la cual, le plantea lo siguiente. “Dr. Qué descuento me podría dar si Yo le finiquito el tratamiento completo, ya que estoy enfadado(a) de estar pagando mensualmente” (Esto es muy común con las mamás).Y usted haciendo gala de su bondad, le responde que le puede aplicar todavía un 20% de descuento menos, sobre su saldo de Ortodoncia.
4. Haga lo siguiente: Presione el botón de Saldos o las tecla Alt + a (fig. 29) y observe la cantidad que debe finiquitar el paciente (fig. 30). También el saldo puede visualizarlo al final del estado de cuenta del Presupuesto de Ortodoncia.
5. Presione el botón Ortodoncia, para regresar al estado de cuenta.6. Vaya a Inicio/Programas/Accesorios/Calculadora, para obtener la calculadora (fig. 31).7. Anote con los números en la calculadora, el saldo del paciente, y haga la siguiente operación:
a. A la cantidad anotada (7220), presione el signo – (fig. 31).
b. Luego anote el descuento a aplicar, en este caso hablamos de un 20 (fig. 32).c. Presione el signo de porcentaje (%), y automáticamente aparece el descuento (fig. 33).
d. Presione las teclas Ctrl + c, y seguidamente active la ventana de Excel para regresar al Estado de Cuenta.8. Seleccione la celda Sólo Finiquito (fig. 34), y presione las teclas Ctrl + v para insertar el descuento aplicado (fig. 34).9. Active el botón Fecha de Pago para anotar el pago.
55
e. Presione el signo =
Fig. 35
f. Cantidad a finiquitar. Presione las tecla Ctrl + c
11. Anote la fecha del pago.
Fig. 36
12. Presione las teclas Ctrl + v para que se inserte la cantidad a finiquitar. 13. Seleccione Finiquito, No. de recibo e imprímalo.
Fig. 37
Fig. 38
Datos Profesionales.
Manual ExpeDiente Para InteliGentes
10. Active nuevamente la ventana de la Calculadora.e. Presione el signo = y de esta forma obtendremos la cantidad final que el paciente debe de finiquitar (fig. 35).f. Nuevamente presione las tecla Ctrl + c, y cierre la calculadora.
11. Anote la fecha del pago (fig. 78), y presione TAB.12. En la columna de Cantidad presione las teclas Ctrl + v, y luego TAB13. Seleccione Finiquito, No. de recibo e imprímalo (fig. 36).14. Vaya a la hoja de Saldos y observe que éste ya no existe.15. Regrese al Menú Principal.
Informe de estado de cuenta1. Desde el Menú Principal presione el botón de Ortodoncia.2. En la barra de herramientas de Excel, presione el botón de Vista preliminar.
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Los datos que aparecen en el encabezado y al pie de página del estado de cuenta, corresponden a los datos que introdujo la primera vez en el formulario Datos Profesionales.
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Desde aquí usted puede imprimir un informe detallado con movimientos en los pagos de cualquier estado de cuenta del paciente.
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Fig. 39
Fig. 40
2. haga clic en esta celda.Presione la tecla Ctrl y no la suelte.
Enseguida seleccione ésta celda.
Observe la suma de ambas celdas seleccionadas.
Fig. 414. Presione la tecla Del, los datos aparecen tachados y desvanecidos, además, surgen dos botones.Fig. 42
Fig. 43 10. Vaya a imprimir el recibo.
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Cambiar recibos provisionales por foliados Para realizar cambios de recibos provisionales por foliados, es recomendable que lo haga de preferencia personal con buena capacitación en el
programa.
De la misma forma que lo vemos en los centros comerciales al momento de cancelar o realizar cambios dentro de las cajas de efectivo, usted debe de contar con el personal que esté autorizado para realizar este tipo de movimientos.
Continuando con el caso anterior, el paciente o la paciente ha decidido cambiar dos recibos provisionales por un recibo de los foliados para deducir impuestos y aprovechando de su bondad usted está de acuerdo en el proceso. Los recibos provisionales que ha decidido cambiar el paciente son el No. 50531 por 10,000.00 pesos y el del finiquito con la numeración de 50536 por la cantidad de 5,776.00 pesos.
1. Dentro del Estado de Cuenta de Presupuesto de Ortodoncia, Haga clic en Cantidad o Alt + k y presione Sí en la Figura 39.
2. Haga clic en la celda que tiene los 10,000.00 pesos, presione la tecla Ctrl, y sindejar de presionar haga clic sobre la celda que contiene los 5,776.00 pesos (fig. 40)
Observe la cantidad por la suma de ambos recibos al pie de la hoja.
3. Active nuevamente la Calculadora y anote la suma de ambas celdas seleccionadas (fig. 41), presione las teclas Ctrl + c y cierre la calculadora.
4. Active nuevamente la hoja de Excel y presione la tecla Del, observe que los datos aparecen desvanecidos y tachadosjunto con la fecha y el No. de recibo provisional. Y, surgen dos botones (fig. 42).
5. Presione el botón para activar un nuevo pago, en este caso un cambio de recibos. Este movimiento, nos permite colocar el cursor en la fila ideal para anotar el pago.
6. Anote la fecha del pago, presione la tecla TAB y en la celda, bajo la columna de cantidad presione las teclas Ctrl + v para insertar la cantidad del nuevo recibo foliado (fig. 43)
7. Con la tecla TAB, váyase a la columna Concepto y seleccione Cambiar Recibo.8. Vuelva a presionar la tecla TAB hasta posicionarse en la celda negra y anote la letra f.9. Presione las tecla de Shift + TAB para regresar a la celda de Recibo No. ahí seleccione el folio, el cual aparecerá en Rojo (fig. 43).10. Diríjase al botón Recibo No. para ir a imprimir el recibo foliado (fig. 43).
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6. Anote la fecha del pago o del cambio de recibo. Presione Ctrl + v para insertar la cantidad. 7. Seleccione Cambiar Recibo. 8. Anote la letra f
9. Seleccione el No. de Recibo foliado.
Fig. 44Fig. 45
12. Revise los datos. Hace falta el RFC.
11. Seleccione el recibo foliado
Aparecen todos los recibos que se han expedido en esta cuenta incluyendo los que han sido cancelados.
Fig. 46
No. de Recibo foliado.El recibo cambia según los folios
13. Presione en Datos.
Presione el botón LOCALSe Activa el Menú Datos Externos
Fig. 47
16. Sálgase de la consulta, o cierre el cuadro de diálogo
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11. Seleccione el Recibo. Observe que los recibos que ha cancelado, aquí sí aparecen, (fig. 44)más si usted quisiera imprimirlos saldría el mensaje de la figura 45.
12. Revise que los datos sean correctos (fig. 46), si no son correctos, continúe con el paso 13, de lo contrario vaya al paso 22. En este ejemplo e intencionalmente, hace falta el RFC y al seleccionar el No. de recibo saldrá un recordatorio.
13. Presione el botón Datos, y en la hoja Datos presione el botón CSLT o Alt + L Esto Activará el Menú de Datos Externos (fig. 47).14. Haga clic en el botón Modificar consulta (fig.47).
Consultas con Microsoft Query15. Se abren las Consultas de Microsoft Query. Anote el número de Código de los datos del beneficiario, en este caso el 1.
Si está seguro del Código siga el paso 16, de lo contrario, presione Enter para visualizar los datos y continuar en el paso 16.16. Sálgase de la consulta por el icono de puerta, o simplemente cierre el cuadro de diálogo (fig. 48).
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Fig. 4815. anote el código y sálgase o…
…presione Enter para visualizar los datos del beneficiario.
Fig. 5017. Datos del beneficiario cargados en la hoja.18. Presione el botón, para regresar a la hoja de Recibos
Fig. 51
Fig. 52
Fig. 53
20. Seleccione la cuenta de Ortodoncia
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Los datos para recibos de honorarios deben de ser dados de alta, antes de buscarlos, y esto se logra desde el Menú Principal presionando el botón RFC de su programa ExpeDiente Para InteliGentes (Ver ALTA DE RFC pág. 22).
La manera más fácil de encontrar los datos a través de Microsoft Query, es anotando el código. También lo puede hacer seleccionando en Campos de criterios: de la consulta de Microsoft Query por RFC, y luego anotando en Valor: el propio RFC del beneficiario, tal como lo muestra la figura 49.
17. La figura 50 muestra los datos del beneficiario que han sido cargados en la hoja de Excel llamada Datos
18. Presione las teclas Alt + r, o el botón Recibo para regresar a dicha hoja (fig. 50).
19. Presione el botón Ver Esquema (fig. 51)
20. Seleccione la cuenta Ortodoncia (fig. 52).21. Seleccione nuevamente el número del recibo.
Fig. 49
Puede encontrar los datos por RFC
Anote el RFC del beneficiario.
Datos del beneficiario.
Consulta de Microsoft Query.
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Nuevos datos del beneficiario 22. Imprima el recibo foliado.
Fig. 54
Envíe los datos.
Fig. 55
Fig. 56
Recibo de imprenta con requerimientos fiscales.
Impresión exclusivamente de datos.
Botones de navegación.
Menú Principal de los Estados de Cuentas.
3. Cierre Excel.
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22. Imprima el recibo, y envíe los datos al archivo Folios.xlsm (fig. 53 y 54). Anote las copias a imprimir, por defecto son 2.23. En el cuadro de diálogo Tipo de Impresión,aparecen tres opciones a escoger (fig. 55):
(Sí), esta opción imprimirá tanto los títulos del recibo –Recibí de, Domicilio, Población, etc.- como sus datos. Esta elección está diseñada especialmente para países que les permiten llevar el folio. Así tendrían que utilizar una hoja completamente en blanco quizás únicamente con impresión de folio y cédula de identificación fiscal. En el País donde vivo (México) y en la ciudad donde radico (Guadalajara), dentro del área Odontológica, a partir de enero de 2013 ya es posible hacerlo. (Actualmente en mi consulta privada y con fecha de 25 de Agosto de 2013 lo hago).
(No), esta opción es para cuando utilizamos recibos tipo machotes, los cuales hemos mandado a realizar a través de imprentas autorizadas, razón por la cual se imprimen exclusivamente los datos, y en mí país ya no es la opción que más utilizamos. En este caso asegúrese de que el número de Folio de su recibo impreso coincida con el de la hoja de Excel en Recibos.
(Cancelar), no lleva a cabo ninguna acción de las anteriores y nos regresa al Menú Principal de los Estados de Cuenta.
24. Presione la opción (No) (fig. 55)
Obtendremos un recibo como el de la figura 56, el cual, ha sido escaneado para mostrarle. Al final del Manual, viene una hoja con las medidas reales para el diseño de sus recibos foliados, provisionales, contactos de ínter consultas y citas.
En caso de que usted hubiera presionado el botón (No) de la figura 95, también tendrá las mismas opciones de la figura 55, sólo que los datos no se enviarán al archivo Folios.xlsm. (Esta opción es muy útil sobre todo para obtener copias de nuestros recibos tanto provisionales como foliados).
Nota: Cuando usted ingrese a la hoja Recibo desde otro punto que no sea un Estado de Cuenta como por ej., desde Datos, los recibos que aparecerán al hacer la selección del folio serán por defecto (default) los del Estado de Cuenta de Otros Cargos, por ser en mi experiencia personal el Estado de Cuenta que más se utiliza. Este es el detalle por el que tuvimos que seleccionar nuevamente la cuenta de Ortodoncia en nuestro ejemplo anterior (fig. 52), además con la intención de mostrarle más opciones del programa ExpeDiente Para InteliGentes.
Más con estado de cuenta de los pacientes El Estado de Cuenta de Ortodoncia2, prácticamente está diseñado para pacientes que son negligentes. La mensualidad tiene un solo precio, y este estará estipulado por usted. Aquí los descuentos consisten en pesos, así como la condonación. Esta Cuenta de Ortodoncia 2 se verá más adelante.
Probablemente si usted ya ha manejado Excel, quizás esté más familiarizado con la forma tradicional. Esto se logra así:3. Desde el Menú Principal, haga clic en el botón Mostrar Todo o Alt + m y observe como se despliegan las hojas de Excel en etiquetas de colores igual a
la de los botones de navegación y con sus respectivos nombres (fig. 57).
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Fig. 57
1. Presione aquí para visualizar las hojas.
Las hojas se visualizan en la forma tradicional.
2. Presione aquí para ocultar las hojas.
Presione el botón o Alt + z
Fig. 62
2. Presione aquí.
Saldos de todas sus cuentas.
Fig. 63
3. Presione el botón de Fecha de Pago para activar las celdas
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4. Presione ahora el botón Ocultar Todo o Alt + u, nuevamente se ocultarán todas las etiquetas. De la misma manera sucedería si usted presiona cualquiera de los botones de navegación (Se ocultarían todas las etiquetas). El botón Cerrar sólo funcionará en los casos en que se encuentre la hoja visible.
OBSERVACIÓN: Otro Punto interesante es el hecho de que todos los Estados de Cuenta (Otros Cargos, Ortodoncia, Ortodoncia2 e Integral), también pueden funcionar como hojas de presupuestos y esto se hace de la siguiente manera:
a. Presione sobre cualquier Estado de Cuenta, por Ej., Otros Cargos y anote el presupuesto que desee (fig. 58)b. Haga clic en el botón que está al final de la columna de los folios o presione las teclas Alt + z (fig. 59).c. En el cuadro de diálogo Anular Saldo presione Sí (fig. 60).d. Observe la figura 61 como el botón queda marcado. Esto indica que el saldo de esta cuenta está anulado, lo cual quiere decir que cuando
desee ver el saldo de sus Estados de Cuenta, y el de todos sus pacientes, éste no saldrá.e. En caso de que el paciente acepte el tratamiento, simplemente vuelva hacer clic o Alt + z para agregar el saldo.
La anulación de Saldos también es aplicable en la hoja de Saldos.Intente navegar y explorar todo el Menú Principal de ExpeDientes en este archivo que hemos facilitado para práctica, una vez que logre familiarizarse con él, se asombrará de la rapidez y facilidad con la que se manejan las cuentas de los pacientes.Algo que nos gustaría recomendarle es que se acostumbre a utilizar las teclas de TABulación para desplazarse en las celdas que se encuentran en sus Estados de Cuenta.También es recomendable que utilice su teclado más que su Mouse, ya que es mucho más cómodo y más rápido.
5. Salga de Excel junto con el Estado de Cuenta de prácticas y guarde los cambios cuando se lo pida.
Es casi probable que a estas alturas del manual, ya se encuentre muy familiarizado con el programa, por lo que vamos a tratar de irnos un poco más rápido en la explicación de los demás detalles.
Finiquitar todas las cuentas1. En el Menú Principal presione sobre el botón de Saldos.2. Dentro de la hoja Saldos, presione el botón Ver Esquemas (fig. 62).
La paciente nos pide un descuento a cambio de finiquitar todas sus Cuentas. Haremos un -20%3. Para activar esta hoja, necesita presionar primeramente el botón Fecha de Pago, o las teclas Alt + p (fig. 63).
Fig. 58 Fig. 59 Fig. 60 Fig. 61
62
Fig. 65
4. anote o seleccione los datos necesarios.
Fig. 66
1. Presione en la etiqueta para abrir el cuadro de diálogo de la Fig. 67.
Fig. 67
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4. Anote los datos requeridos como en la figura 65, y observe que al momento de seleccionar la cantidad, desaparecen todos los saldos de las cuentas en deudas. La cantidad a pagar, solo puede ser seleccionada, y el descuento se verá reflejado exclusivamente en el Total del recibo que se va a imprimir. En el saldo Total: aparece el texto FINIQUITO, indicación de que se van a pagar todas las cuentas (fig. 65).
5. Presione el botón Recibo No. o las teclas Alt + f, para trasladarnos a imprimir el recibo, y siga los pasos que anteriormente se han mencionado en este manual para poder expedir el recibo.
Aunque para mí es muy poco frecuente este tipo de pagos, siempre que utilice este método para finiquitar todas las cuentas, deberá guardar el expediente y archivarlo en un lugar seguro, un truco es cambiar el nombre del ExpeDiente agregándole al final un número de forma consecutiva según las cuentas que han sido abiertas en el paciente, en este caso sería el 1, y mantenerlo en la misma carpeta donde se guardan todos los estados de cuenta de todos los pacientes. De esta forma si es necesario abrir un nuevo ExpeDiente a esta misma paciente, no tendrá el riesgo de borrarlo o sobrescribirlo. Debe de quedarle claro que esta cuenta no debe utilizarla nunca más para añadir cargos.En la siguiente página le mostraremos como realizar este pequeño truco para poder llevar un control de los estados de cuenta de esta paciente.
6. Sálgase tanto del archivo del paciente, así como de Excel.7. Regrese al Menú Principal de ExpeDiente Para InteliGentes.
Truco para guardar estados de cuenta con finiquito1. Desde el formulario Historial completo de todos los pacientes, o Pacientes de Ingreso (Fig. 66) haga clic en la etiqueta para abrir el cuadro de
diálogo de la Fig.67.
2. Se abrirá la carpeta donde se almacena elEstado de cuenta del Paciente (fig. 67).
3. Clic botón derecho del Mouse.
Nunca presione este botón para finiquitar, de lo contrario no podrá imprimir el recibo correspondiente al finiquito. 5. Vaya a imprimir el Recibo, o Alt + f
63
Fig. 68
Fig. 69
Fig. 70
Fig. 71
Fig. 72
R.F.C..
Datos desvanecidos y tachados.
3. Presione el botón para cancelar el recibo en el archivo Remisiones.xls.
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4. Dé un clic en Cambiar nombre.5. Vuelva a dar otro clic para que se ponga el nombre del archivo en modo de edición (fig. 68).
6. Nuevamente dé otro clic hasta el final del nombre del archivo para que el cursor quede posicionado en ese lugar (fig. 69).
7. Ya en esta posición, escriba el número de ExpeDiente que le corresponde, en este caso sería el 1 (fig. 70).
8. Presione la tecla Enter para aceptar el nuevo nombre de archivo (fig. 71)
9. Cierre la carpeta Estados de Cuenta (fig. 72).
Ahora ya podrá realizar un nuevo ExpeDiente de Cuentas al paciente si fuera necesario, sin tener el riesgo de sobrescribir el archivo. Recuerde que al momento de crear un nuevo expediente se genera un respaldo automático de él con nombre y fecha.
Una manera más fácil de cambiar el nombre, es cuando, una vez que el cuadro de diálogo de la Fig. 67 está abierto, presione la tecla Ctrl. (Control), y sin dejar de presionar la tecla, haga clic con el botón izquierdo del Mouse sobre el archivo y arrástrelo, suelte el botón izquierdo del Mouse en otra área dentro del cuadro de diálogo y observará que se genera una nueva copia del archivo.Otra Forma, es seleccionando todos los archivos del paciente que desee cambiar, presione la tecla F2, escriba el nombre de archivo que desee dar y finalmente presione la tecla Enter. Automáticamente el sistema Windows renombra todos los archivos.Todos estos pasos de esta página, también podrá realizarlos en los archivo de Historias Clínicas y Fotos y Rxs. si así lo amerita.
Cancelar recibos1. Desde el Menú Principal de ExpeDiente Para InteliGentes presione Pacientes de Ingreso, busque el paciente y presione en el vínculo de su
Estados de Cuenta.2. En el Menú Principal de Excel, presione el botón de Ortodoncia, y si usted ha seguido los pasos como se han descrito durante la práctica, observará lo
de la figura 73.
3. Presione uno de los botones que apareció cuando realizo el cambio de recibo (fig. 73). En el cuadro de diálogo que aparece presione Sí (fig. 74). Repita el mismo proceso para el otro botón (Recomiendo cancelar al momento de hacer el cambio de recibos).
Fig. 73
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Marca que indica que el recibo de esta fila está cancelado en Remisiones.xls.
Desaparecen los botones.
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Aparecen unas marcas blancas al lado derecho de la columna negra de los folios con respecto a las filas de los datos tachados (fig.75), y al mismo tiempo desaparecen los botones. Esto indica que los recibos de esta cuenta que están tachados y con marca, han sido cancelados desde aquí en el archivo de su base de datos llamado Remisiones.xlsm.
4. Salga de Excel y guarde los cambios.5. Cierre el programa ExpeDiente Para InteliGentes.
Anular la cancelación de recibosSi por alguna razón usted decide que es necesario anular la cancelación de los recibos tanto foliados como provisionales, el proceso de cancelación puede ser revertido y esto se logra de la siguiente manera:
1. Desde el Menú Principal de ExpeDiente Para InteliGentes presione Pacientes de Ingreso y busque el paciente presione en el vínculo de su Estados de Cuenta.
2. En el Menú Principal de Excel, presione el botón de Ortodoncia.3. Dentro del Estado de Cuenta de Presupuesto de Ortodoncia, Haga clic en Cantidad o Alt + k y presione Sí en el cuadro de diálogo Cambiar
Recibos. 4. Seleccione una de las celdas vacías de cualquiera de los recibos que ha cancelado y anote cualquier número en ella (fig. 76).
5. Haga clic en la palomita de la barra de fórmulas (fig. 77) y borre el No. que introdujo en la celda.6. Observe que aparece nuevamente el botón en la celda (fig.78). Presiónelo y en el cuadró de diálogo haga clic en Sí (fig.79).
7. Desaparecen el botón y la marca blanca (fig. 80). Vaya y abra el archivo Remisiones.xlsm y compruebe los cambios.8. Salga de Excel, guarde los cambios y cierre su programa Expediente Para InteliGentes.
Fig. 74
Fig. 75
Fig. 76Fig. 77
Fig. 78Fig. 79
Fig. 80
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3. Seleccione o anote los meses a pagar.
3. Presione el botón concepto o Alt + y.
2. Anote el pago mensual.
4. Presione el botón para ver esquemas.
3. El saldo se va incrementando conforme se agregan los meses.
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Cuenta de ortodoncia 2Esta cuenta rara vez se utiliza, aunque considero que es una de las que más debería de utilizarse en el área de la Ortodoncia. La razón es que fue diseñada para pacientes negligentes y más de alguna vez tuve la imperiosa necesidad de manejar este tipo de cuenta. Supongamos que nuestro paciente de ejemplo en el que hemos estado practicando y a pesar de haberle dado todas las opciones posibles que existen en Presupuesto de Ortodoncia, y a pesar de haber pagado todo su tratamiento, se vuelve negligente para terminar exitosamente su tratamiento, razón por la cual su tratamiento se torna demasiado prolongado. Ante esta situación el Dr. Que lleva el caso decide asignarle una cuota mensual de $700.00 pesos durante 12 meses o hasta que termine su tratamiento (El período máximo de está cuenta es de hasta 36 meses de tratamiento). El paciente acepta prometiendo no faltar ningún mes. Procedamos a lo siguiente:
1. Desde el Menú Principal de ExpeDiente Para InteliGentes presione Pacientes de Ingreso y busque el paciente y presione en el vínculo de su Estados de Cuenta.
2. En el Menú Principal de Excel, presione el botón de Ortodoncia2, o Alt + n y anote el pago mensual de $700.00 pesos. (fig. 81). 3. Presione el botón Concepto o Alt + y. Enseguida anote los 12 meses que va a pagar el paciente, y conforme va anotándolos el saldo se va
incrementando (fig.81).
Fig. 81
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5. Descuento en pesos.
5. Condonar en pesos.
4. Anote los datos como aparecen en la figura
Cambie la cuenta que desee para obtener los recibos pertenecientes a dicha cuenta.
Expida el recibo a persona Física o Moral.
Escriba la "a" para aplicar el concepto “Servicios Dentales Profesionales”
Presione la "a" para aplicar el Concepto de forma automática desde el respectivo estado de cuenta.
Anote el Concepto que desee, o elija el Concepto de la lista cuando no tenga seleccionadas las celdas café o amarilla. Si selecciona únicamente la amarilla, saldrá el texto "Servicios Dentales Profesionales", el cual también puede o debe ser seleccionado.
Haga clic en el nombre o Alt + w para ver Código y Foto del paciente.
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4. Presione el botón Ver Esquemas, anote los datos como aparecen en la figura 82 y en la forma que usted ya sabe, e imprima cada uno de sus recibos.
5. Por último en el 4to. mes le aplica un descuento de 300 pesos y puesto que el paciente ha sido finalmente muy cooperador también en el sexto mes decide condonarle 4200 pesos por los últimos 6 meses de tratamiento. Aquí los descuentos no son en porcentaje, sino en cantidades de pesos (fig. 82).
6. Presione Recibo No. o Alt + r, para posicionarnos en la hoja recibos. Continúe en la página siguiente.
Hoja recibosFinalmente la figura 83 describe un poco más la hoja de Recibos. Es desde aquí donde usted tiene que mandar imprimir todos los recibos que necesite. Si no observa lo de la figura 82, presione el botón Ver Esquema o Alt + v.
Recuerde que una vez que ha ingresado a la hoja Recibos desde cualquier Estado de Cuenta, automáticamente queda seleccionada la cuenta y sólo necesita el no. de recibo anotarlo o seleccionarlo para imprimirlo.Para imprimir los recibos provisionales, solo necesita la medida del papel en blanco, la cual puede ir a que se la corten en cualquier imprenta que tenga guillotina. Esta medida la puede encontrar al final de este manual.Para imprimir los recibos foliados, solo necesita sus recibos impresos con sus datos fiscales. Al final de este manual podrá encontrar un machote con las medidas exactas para su impresión.
En la última versión del programa ExpeDiente Para InteliGentes (Ver. 6.10.019), la configuración para la impresión de recibos provisionales, foliados, citas, contra recibos e ínter consultas se ha realizado para las impresoras HP en especial la hp color LáserJet 2550L.
La impresión de los pacientes de ingreso en los Fólderes se ha realizado para las impresoras Epson en especial la EPSON STYLUS PHOTO 900, ya que el fólder es más grande y las impresoras epson en su mayoría aceptan muy bien estas medidas.
También puede llevar la impresión en la impresora de su elección, sin embargo considere que tardará un poco más en la configuración de sus recibos.Cierre Excel y guarde los cambios. Sálgase del programa ExpeDiente.
Fig. 82
Fig. 83
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1. Una vez desprotegida la hoja, seleccione el Menú Datos.
2. Despliegue el botón Actualizar todo. 3. Clic en Propiedades de conexión…4. En propiedades de conexión seleccione la ficha Definición.
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CONSULTAS A MICROSOFT QUERY DESDE MICROSOFT QUERY
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5. De clic en Editar consulta…
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Se abren las Consultas de Microsoft Query. Refiérase al APÉNDICE G “Consultas con Microsoft Query” en la página 61.
