Manual General de Procedimientos · La Auditoría Superior del Estado, podrá realizar revisiones...

Manual General de Procedimientos Código: MA-DPMC-DP-02 No. Revisión: 1

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ELABORA: Gómez Hernández Martín Eduardo REVISO: Luévano Orta Alvaro AUTORIZO: Segovia Blumenkron Alberto Javier Fecha: 2018-06-12 Fecha: 2018-12-07 Fecha: 2018-12-07 Proceso Desarrollo Profesional Área: Dirección de Procesos y Mejora Continua

Manual General de Procedimientos

Diciembre 2018 Puebla, Pue.


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CONTENIDO

1. Presentación

2. Objetivo del Manual

3. Marco Normativo

3.1. Atribuciones

3.2. Marco Legal

4. Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad

4.1. Modelos de Proceso y Procedimientos

4.2. Procesos y Procedimientos


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1. Presentación

Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las organizaciones e

instituciones públicas, debido a que se constituyen como instrumentos de referencia, en la

realización de las funciones y actividades necesarias para otorgar los bienes y servicios que

mandatan las disposiciones legales y normativas que las rigen.

En las funciones administrativas, un procedimiento documentado, permite disminuir improvisaciones

y errores, así como precisar las responsabilidades y momentos de participación de cada uno de los

colaboradores de la organización desde una visión sistémica.

Por lo anterior, en la Auditoría Puebla, es imprescindible que las unidades administrativas que la

conforman, deben documentar sus procedimientos, es decir, establecerlos por escrito,

implementarlos y mejorarlos.

Atendiendo a esta necesidad, el presente Manual General de Procedimientos de la Auditoría Puebla,

describe los procedimientos de las unidades administrativas desde un enfoque a procesos.


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2. Objetivo del Manual

Objetivo del Manual General de Procedimientos

Constituirse como un instrumento administrativo activo de consulta y punto de partida para llevar a

cabo acciones de mejora de las funciones y actividades de los servidores públicos de la Auditoría

Superior del Estado de Puebla, que facilite su desempeño y asegure la realización de una

Fiscalización Superior Efectiva.


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3. Marco Normativo

3.1 Atribuciones La Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla en su artículo 113, así como en la

Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla en sus artículos 33,

establece que la Auditoría Superior del Estado de Puebla tendrá las atribuciones siguientes:

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla

Artículo 113.- La Auditoría Superior del Estado, es la unidad de Fiscalización, Control y Evaluación,

dependiente del Congreso del Estado, con autonomía técnica y de gestión en el ejercicio de sus

atribuciones, así como para decidir sobre su organización interna, funcionamiento y resoluciones, en

los términos que dispongan las leyes respectivas, la cual contará con las atribuciones siguientes:

I.- Fiscalizar los ingresos y egresos, control, administración, manejo, custodia y aplicación de fondos,

bienes y recursos de los Poderes del Estado, Ayuntamientos, organismos autónomos, entidades

paraestatales y paramunicipales, organismos públicos desconcentrados, fideicomisos en los que el

fideicomitente sea cualquiera de los Poderes del Estado o Ayuntamientos y en general, cualquier

persona física o jurídica, pública o privada, mandato, fondo y demás que por cualquier razón

recauden, manejen, ejerzan, resguarden o custodien recursos, fondos, bienes o valores de la

hacienda pública estatal o municipal, tanto en el país como en el extranjero, y demás que formen

parte de la cuenta pública, en términos de las disposiciones aplicables; asimismo, fiscalizará las

acciones del Estado y Municipios en materia de fondos, recursos locales y deuda pública estatal y

municipal, y las garantías que, en su caso, otorguen el Gobierno del Estado y los Municipios a sus

entidades paraestatales o paramunicipales, según corresponda, así como el destino y ejercicio de los

recursos obtenidos por estos financiamientos;


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II.- Ejercer la función de fiscalización conforme a los principios de legalidad, definitividad,

imparcialidad y confiabilidad. La Auditoría Superior del Estado podrá iniciar el proceso de

fiscalización a partir del primer día hábil del ejercicio fiscal siguiente, sin perjuicio de que las

observaciones o recomendaciones que, en su caso realice, se referirán a la información definitiva

presentada en la Cuenta Pública.

La Auditoría Superior del Estado, podrá realizar revisiones preventivas conforme a la Ley respectiva.

En los trabajos de planeación de auditorías y revisiones, la Auditoría Superior del Estado podrá

solicitar información del ejercicio en curso, en términos de las disposiciones aplicables. La Auditoría

Superior del Estado podrá solicitar y revisar, de manera casuística y concreta, información de

ejercicios anteriores al de la Cuenta Pública en revisión, sin que por este motivo se entienda, para

todos los efectos legales, abierta nuevamente la Cuenta Pública del ejercicio al que pertenece la

información solicitada, exclusivamente cuando el programa, proyecto o la erogación contenidos en

el presupuesto en revisión abarque para su ejercicio y pago, diversos Ejercicios Fiscales o se trate de

revisiones sobre el cumplimiento de los objetivos de programas estatales, municipales y demás de su

competencia en términos de las disposiciones aplicables. Las observaciones y recomendaciones que,

respectivamente, emita la Auditoría Superior del Estado, sólo podrán referirse al ejercicio de los

recursos públicos de la Cuenta Pública en revisión En los casos que determine la Ley, derivado de

denuncias y previa autorización de su Titular, la Auditoría Superior del Estado podrá revisar durante

el ejercicio fiscal en curso a los sujetos de revisión, así como respecto de ejercicios anteriores. Los

sujetos de revisión proporcionarán la información que se solicite para la revisión, en los plazos y

términos señalados por la Ley y, en caso de incumplimiento, serán aplicables las sanciones previstas

en la misma. En estos supuestos, la Auditoría Superior del Estado rendirá un informe específico al

Congreso del Estado y, en su caso, promoverá las acciones que correspondan ante el Tribunal de

Justicia Administrativa, la Fiscalía Especializada de Combate a la Corrupción o las autoridades

competentes;


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III.- Llevar a cabo visitas domiciliarias, auditorías y compulsas, en las que podrá requerir la

exhibición de los documentos que resulten indispensables para el ejercicio de sus funciones de

fiscalización e investigación;

IV.- Establecer y difundir normas, procedimientos, métodos y sistemas técnicos, informáticos,

contables, de evaluación del desempeño y de auditoría para la fiscalización de las Cuentas Públicas;

así como formular observaciones y recomendaciones que sobre el particular procedan, a los sujetos

de revisión;

V.- Investigar, en ejercicio de la función de fiscalización, los actos u omisiones que impliquen

alguna irregularidad o presunta conducta ilícita en el ingreso, egreso, control, administración,

manejo, custodia y aplicación de fondos, bienes y recursos estatales, municipales y demás de su

competencia, de los Poderes del Estado, de los Ayuntamientos, de los organismos autónomos del

Estado y demás sujetos de revisión establecidos en la legislación aplicable; y como resultado de estas

investigaciones, substanciar y en su caso, promover las acciones que sean procedentes ante las

instancias competentes, en términos de las disposiciones aplicables;

VI.- Realizar auditorías sobre el desempeño en los términos que disponga la Ley;

VII.- Derogado

VIII.- Emitir resoluciones, imponer sanciones y medidas de apremio, en términos de la legislación

aplicable;

IX.- Promover las acciones de responsabilidad ante las autoridades competentes, y presentar las

denuncias y querellas penales, en cuyos procedimientos tendrá la intervención que señale la Ley;


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X.- Las demás que deriven de esta Constitución, su Ley y otras disposiciones legales aplicables en la

materia. El Titular de la Auditoría Superior del Estado, será electo por el voto de las dos terceras

partes de los miembros presentes de la Legislatura Estatal, de la terna que se derive de la

Convocatoria que emita para tal efecto el Órgano de Gobierno del Congreso del Estado, debiendo

contar los aspirantes con experiencia de al menos cinco años en materia de control, auditoría

financiera y de responsabilidades.

El Titular de la Auditoría Superior del Estado, será nombrado por un periodo de siete años; pudiendo

ser ratificado por una sola vez para un periodo igual, de acuerdo a las disposiciones de la Ley de la

materia y podrá ser removido exclusivamente, conforme a lo previsto en los artículos 125 fracción II

y 127 de esta Constitución.

La ley respectiva determinará los requisitos que debe cumplir el Titular de la Auditoría Superior.

Durante el ejercicio de su cargo no podrá formar parte de ningún partido político, ni desempeñar

otro empleo, cargo o comisión; salvo las no remunerables. docentes, artísticas, de beneficencia y en

asociaciones científicas.

Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla

Artículo 33.- Para el desarrollo de la función de fiscalización, la Auditoría Superior tendrá las

atribuciones siguientes:

I. Recibir las Cuentas Públicas y la documentación comprobatoria y justificativa del ingreso

y del gasto, según corresponda;

II. Verificar si las Cuentas Públicas se presentaron en los términos previstos en la presente Ley y demás disposiciones aplicables;

III. Realizar conforme a su programa anual, las auditorías, revisiones e investigaciones

correspondientes; una vez que le sean entregadas las Cuentas Públicas, podrá realizar las modificaciones al programa anual;


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IV. Requerir información y documentación en forma impresa o en dispositivos magnéticos o electrónicos de almacenamiento de información, para llevar a cabo auditorías, revisiones e investigaciones correspondientes, y durante las mismas;

V. Iniciar el proceso de fiscalización a partir del primer día hábil del ejercicio fiscal siguiente,

sin perjuicio de que las observaciones o recomendaciones que, en su caso realice, deberán referirse a la información definitiva presentada en las Cuentas Públicas;

VI. Realizar revisiones preventivas, conforme a lo establecido en esta Ley;

VII. Establecer lineamientos técnicos y criterios para las auditorías y su seguimiento,

procedimientos, investigaciones, encuestas, métodos y sistemas necesarios para la fiscalización superior;

VIII. Proponer a las instancias correspondientes, modificaciones a los principios, normas,

procedimientos, métodos y sistemas de registro y contabilidad; las disposiciones para el archivo, guarda y custodia de los libros y documentos justificativos y comprobatorios del ingreso, gasto y deuda pública; así como todos aquellos elementos que posibiliten la adecuada rendición de cuentas y la práctica idónea de las auditorías;

IX. Practicar auditorías y evaluaciones sobre el desempeño que permitan verificar el

cumplimiento de los objetivos y metas contenidos en los planes, programas, subprogramas y presupuestos estatales, municipales, y demás que le competan, considerando los indicadores en ellos establecidos, y en su caso, los que para la Fiscalización Superior establezca la Auditoría Superior;

X. Verificar si la gestión financiera de las Entidades Fiscalizadas, se efectuó conforme a las

disposiciones aplicables en materia de sistema de registro y contabilidad gubernamental, contratación de servicios, obra pública, adquisiciones, arrendamientos, conservación, uso, destino, afectación, enajenación y baja de bienes muebles e inmuebles, inventarios, demás activos, pasivos y hacienda pública o patrimonio;

XI. Verificar que las Entidades Fiscalizadas que hubieren captado, recaudado, custodiado,

manejado, administrado, aplicado o ejercido recursos públicos, lo hayan realizado conforme a los programas aprobados y montos autorizados, así como en el caso de los egresos, con cargo a las partidas correspondientes; además, con apego a las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables;


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XII. Verificar que las operaciones que realicen las Entidades Fiscalizadas, sean acordes con las Leyes

de Ingresos y de Egresos, y con los Presupuestos correspondientes; así como, si se efectuaron en estricto apego a las disposiciones fiscales, legales, reglamentarias y administrativas aplicables;

XIII. Verificar la obra e inversión pública, la adquisición de bienes y la contratación de servicios y arrendamientos por las Entidades Fiscalizadas para comprobar si los recursos y los gastos autorizados a los mismos se ejercieron en los términos de las disposiciones aplicables;

XIV. Practicar auditorías o inspecciones, en las que podrá solicitar información y documentación

para ser revisada en las instalaciones de las propias Entidades Fiscalizadas o en las oficinas de la Auditoría Superior, o en el domicilio donde se ubique la documentación e información;

XV. Requerir a los Auditores Externos que presenten originales y copias de sus programas de

auditoría, informes y dictámenes de las auditorías y revisiones por ellos practicadas a las Entidades Fiscalizadas y que exhiban papeles de trabajo. En caso de que la Fiscalización Superior lo requiera, podrá solicitar a los Auditores Externos la ampliación, complemento o adición a su programa de Auditoría;

XVI. Requerir a terceros que hubieran contratado con las Entidades Fiscalizadas obras e inversiones

públicas, bienes o servicios mediante cualquier título legal y a cualquier entidad o persona física o moral, pública o privada, o aquellas que hayan sido subcontratadas por terceros, la información relacionada con la documentación justificativa y comprobatoria del ejercicio de recursos públicos a efecto de realizar las compulsas correspondientes;

XVII. Solicitar, obtener y tener acceso a toda la información y documentación, que a juicio de la

Auditoría Superior sea necesaria para llevar a cabo la auditoría correspondiente, sin importar el carácter de confidencial o reservado de la misma, que obren en poder de:

a) Las Entidades Fiscalizadas; b) Los órganos internos de control; c) Los Auditores Externos; d) Instituciones de crédito, fideicomisos u otras figuras del sector financiero, y e) Autoridades hacendarias locales y, en su caso, federales.


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La Auditoría Superior tendrá acceso a la información que las disposiciones legales consideren como de carácter reservado o confidencial cuando esté relacionada directamente con la captación, recaudación, administración, manejo, custodia, ejercicio, aplicación de los ingresos y egresos y demás recursos que formen parte de la Hacienda Pública estatal o municipal, así como la deuda pública de las Entidades Fiscalizadas, estando obligada a mantener la misma reserva, en términos de las disposiciones aplicables. Dicha información solamente podrá ser solicitada en los términos de las disposiciones aplicables, por el Titular de la Auditoría Superior y los Auditores Especiales de la misma.

Cuando derivado de la práctica de auditorías se entregue a la Auditoría Superior información de carácter reservado o confidencial en términos de Ley, ésta deberá garantizar que no se incorpore en los resultados, observaciones, recomendaciones y acciones de los informes de auditoría respectivos, información o datos que tengan esta característica en términos de la legislación aplicable. Dicha información será conservada por la Auditoría Superior en sus documentos de trabajo y sólo podrá ser revelada a la autoridad competente, en términos de las disposiciones aplicables.

El incumplimiento a lo dispuesto en esta fracción será motivo de las responsabilidades administrativas y penales establecidas en las Leyes correspondientes;

XVIII. Solicitar a los titulares o representantes legales de las Entidades Fiscalizadas que informen,

cuáles de los servidores públicos adscritos a estos últimos; captan, recaudan, manejan, administran, ejercen, resguardan o custodian, recursos, fondos, bienes o valores públicos estatales, municipales y demás que le competa fiscalizar;

XIX. Fiscalizar los recursos públicos estatales, municipales y demás que competa revisar a la

Auditoría Superior, otorgados o transferidos a las Entidades Fiscalizadas, cualesquiera que sean sus fines y destino, así como verificar su aplicación al objeto autorizado;

XX. Fiscalizar los subsidios, transferencias, ayudas, donativos y apoyos que las Entidades

Fiscalizadas hayan otorgado con cargo a su presupuesto a particulares y en general, a cualquier entidad pública o privada, cualesquiera que sean sus fines y destino, así como verificar su aplicación al objeto autorizado;

XXI. Investigar, en el ámbito de su competencia, los actos u omisiones que impliquen alguna

irregularidad, ilícito, o comisión de faltas administrativas, en los términos establecidos en esta Ley y la aplicable en materia de responsabilidades administrativas;


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XXII. Efectuar visitas domiciliarias, para exigir la exhibición de los libros, papeles, contratos,

convenios, nombramientos, dispositivos magnéticos o electrónicos de almacenamiento de información, documentos y archivos necesarios para la realización de sus investigaciones y compulsas, sujetándose al procedimiento previsto en esta Ley y a las formalidades prescritas para los cateos, así como realizar entrevistas y reuniones con particulares o con los servidores públicos de las Entidades Fiscalizadas, necesarias para conocer directamente del ejercicio de sus funciones;

XXIII. Formular y emitir recomendaciones, solicitudes de aclaración, pliegos de observaciones,

promociones del ejercicio de la facultad de comprobación fiscal, promociones de responsabilidad administrativa sancionatoria, informes de presunta responsabilidad administrativa, denuncias de hechos y de juicio político ante las autoridades competentes;

XXIV. Promover las responsabilidades administrativas, para lo cual la unidad administrativa a cargo

de las investigaciones de la Auditoría Superior tratándose de faltas administrativas graves, presentará el informe de presunta responsabilidad administrativa correspondiente, ante la unidad substanciadora de la misma Auditoría Superior, para que ésta, de considerarlo procedente, turne y presente el expediente, ante el Tribunal o, en el caso de las no graves, dará vista al órgano interno de control competente para que continúe la investigación respectiva y, en su caso, promueva la imposición de las sanciones que procedan;

XXV. Presentar denuncias y querellas penales ante las autoridades competentes para la imposición

de sanciones a servidores públicos estatales y municipales, así como a los particulares a que se refiere el artículo 125 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, y dar seguimiento a las mismas;

XXVI. Recurrir, a través de la unidad administrativa competente de la Auditoría Superior, las

determinaciones del Tribunal y de la Fiscalía Especializada, en términos de las disposiciones legales aplicables;

XXVII. Conocer y resolver sobre las solicitudes para cancelar o dejar sin efectos las multas impuestas

como medidas de apremio en términos de esta Ley;

XXVIII. Conocer y resolver sobre el recurso de reconsideración que se interponga en contra de las multas que imponga como medidas de apremio;

XXIX. Iniciar, sustanciar y resolver el procedimiento administrativo para sancionar Auditores

Externos, imponiendo en su caso, las sanciones que procedan conforme a esta Ley;


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XXX. Participar en el Sistema Estatal Anticorrupción y en su Comité Coordinador, en los términos

que disponga la Ley de la materia;

XXXI. Suscribir convenios, acuerdos, contratos y demás instrumentos de naturaleza análoga relacionados con sus atribuciones en los términos previstos en esta Ley, así como participar en foros locales, nacionales e internacionales;

XXXII. Podrá solicitar a las Entidades Fiscalizadas información del ejercicio en curso, para la

planeación de la Fiscalización Superior; sin perjuicio de la que pueda solicitar para realizar las revisiones preventivas conforme a lo dispuesto en esta Ley;

XXXIII. Obtener durante el desarrollo de las auditorías e investigaciones copia certificada de los

documentos originales que se tengan a la vista;

XXXIV. Expedir certificaciones de los documentos que obren en los archivos de la Auditoría Superior que no exijan reserva, poniendo en todos ellos, la cláusula relativa a que no tendrán más efecto que el que deban producir por riguroso derecho, previo pago que se realice en términos de lo que establezca la Ley de Ingresos del Estado para el ejercicio respectivo; salvo aquéllas que sean solicitadas por autoridad competente, conforme a las disposiciones legales aplicables;

XXXV. Solicitar la comparecencia de las personas que se considere, en los casos concretos que así se

determine en esta Ley;

XXXVI. Comprobar la existencia, procedencia y registro de los activos y pasivos de las Entidades Fiscalizadas, para verificar la razonabilidad de las cifras mostradas en los estados financieros consolidados y particulares de la Cuenta Pública y los demás presentados a la Auditoría Superior;

XXXVII. Fiscalizar en los términos establecidos en esta Ley y en las demás disposiciones aplicables,

el financiamiento público contratado por las Entidades Fiscalizadas;

XXXVIII. Solicitar la información financiera, incluyendo los registros contables, presupuestarios, programáticos y económicos, así como los reportes institucionales y de los sistemas de contabilidad gubernamental que los entes públicos están obligados a operar con el propósito de consultar la información contenida en los mismos;

XXXIX. Establecer y difundir las bases y guías para la entrega recepción de la documentación

comprobatoria y justificativa del control, administración, manejo, custodia y aplicación de fondos, bienes, valores y recursos públicos de las Entidades Fiscalizadas;


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XL. Imponer multas como medidas de apremio para hacer cumplir sus determinaciones y

requerimientos; XLI. Elaborar y proponer al Congreso del Estado por conducto de la Comisión, los proyectos de

iniciativas de leyes, decretos y acuerdos en la materia de su competencia, así como emitir opinión en aquéllos que se relacionen con la misma;

XLII. Solicitar a las Entidades Fiscalizadas, copia de la licencia del sistema de contabilidad

gubernamental que hayan utilizado o estén utilizando como instrumento de cumplimiento a la Ley General de Contabilidad Gubernamental; o en su caso, la herramienta de registro contable con el permiso y los atributos para verificar el cumplimiento de la Ley en cita;

XLIII. Acordar por cada ejercicio fiscal y por una sola vez, la ampliación hasta por quince días

hábiles, de los plazos a que hace referencia esta Ley, que por escrito sea solicitada con al menos cinco días hábiles previos al vencimiento de dichos plazos, siempre que no afecte el cumplimiento en tiempo y forma, de las obligaciones que tiene la Auditoría Superior y la causa sea justificada a juicio de esta última. Dicha ampliación no podrá otorgarse, respecto al plazo de presentación de la Cuenta Pública, en cuyo caso se observará lo dispuesto en la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla y esta Ley, y

XLIV. Las demás que deriven de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla,

de la presente Ley, del Reglamento Interior de la Auditoría Superior y demás disposiciones legales

aplicables en la materia.

3.2. Marco Legal

Disposiciones Constitucionales

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla

Leyes

• Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Puebla

• Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla

• Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla


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• Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla

• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla

• Ley Orgánica Municipal

• Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma para el Estado de Puebla

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal

• Ley de Coordinación Fiscal

• Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios

• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla

• Ley de Ingresos del Estado de Puebla (Ejercicios 2012 – 2017)

• Ley de Egresos del Estado de Puebla (Ejercicios 2012-2017)

• Ley General de Contabilidad Gubernamental

• Acuerdo de Interpretación sobre las obligaciones establecidas en la Ley General de

Contabilidad Gubernamental

• Ley que crea el Consejo de Armonización Contable para el Estado Libre y Soberano de

Puebla

• Ley de Archivos del Estado de Puebla

• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla

• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público

• Ley de Hacienda del Estado Libre y Soberano de Puebla

Códigos • Código de Procedimientos en Materia de Defensa Social para el Estado Libre y Soberano de

Puebla

• Código de Defensa Social para el Estado Libre y Soberano de Puebla

• Código Fiscal del Estado de Puebla

• Decreto que reforma, adiciona y deroga diversas disposiciones del Código Fiscal del Estado

de Puebla

• Código Penal del Estado Libre y Soberano de Puebla

• Código Nacional de Procedimientos Penales


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Reglamentos • Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado

de Puebla

• Reglamento Interior del Honorable Congreso del Estado Libre y Soberano de Puebla

• Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla

• Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla

Decreto de Creación

• Periódico Oficial del 5 de marzo de 2001 por el que se modifica la Constitución local y que

se crea el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla

• Decreto que Reforma la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla

publicado en el periódico oficial del Estado, el 28 de noviembre de 2012

• Decreto que expide la Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de

Puebla, publicado en el periódico oficial del Estado, el 27 de diciembre de 2016.

Armonización Contable Ley General de Contabilidad Gubernamental

Ley que crea el Consejo de Armonización Contable para el Estado Libre y Soberano de Puebla

Marco conceptual de Contabilidad Gubernamental

Postulados básicos de Contabilidad Gubernamental

Manuales y Guías Manuales Administrativos

• Manual de Organización

• Manual de Procedimientos


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Lineamientos • Lineamientos para la Designación, Contratación, Control y Evaluación de los(as)

Auditores(as) Externos(as) que Contraten las Entidades Fiscalizadas para dictaminar sus

estados financieros, contables, presupuestales y programáticos para el ejercicio 2017.

Acuerdos Generales • Acuerdo que emite el Doctor David Villanueva Lomelí, titular de la Auditoría Superior del

Estado de Puebla, por el que se establecen los lineamientos para realizar el traslado de archivos documentales al resguardo de esta Institución.

• Acuerdo por el que se crea el Comité de Seguridad de la Información de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

• Acuerdo por el que se establece el Comité de Integridad de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

• Acuerdo por el que se crea el Comité de Igualdad Laboral y No Discriminación de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

• Acuerdo por el que se crea el Comité de Evaluación de Aspirantes a Auditores(as) Externos(as), para el ejercicio 2018.

Políticas Emitidas • Política de Calidad • Política de Igualdad Laboral y No Discriminación • Política de Integridad • Política de Seguridad de la Información • Política de Responsabilidad Social


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4. Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad

4.1. Modelos de Proceso y Procedimientos

A efecto de desempeñar de manera efectiva la función fiscalizadora establecida en el marco legal que le aplica, la Auditoría Superior del Estado de Puebla ha adoptado un enfoque a procesos que abarca a todas las unidades administrativas y ha desarrollado y documentado los procedimientos a partir de modelos de proceso. El modelo de proceso general se muestra en la Figura No. 1., y los correspondientes a los procesos específicos se presentan en las figuras subsecuentes:

Procesos de la operación (8)Planificación (6)

Procesos de apoyo (7)

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VerificarActuar

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Evaluación del desempeño (9)

Mejora (10)

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Adquisiciones y Proveeduría

Comunicación interna y externa Mantenimiento

Desarrollo Profesional

Asesoría y Soporte Técnico TI

Selección, Control y Evaluación de Auditores Externos

Proceso de Fiscalización Superior

Auditorías Internas

Revisión por la Dirección

Identificación, Análisis y Seguimiento de

Riesgos y Oportunidades

InformaciónDocumentada

Satisfacción del Cliente

• Auditoría Superior del Estado de Puebla

• Comisión Inspectora de la Auditoría Superior del Estado

• Secretaría Ejecutiva• Secretaría Técnica• Órgano Interno de Control y

Seguimiento a la Gestión• Auditoría Especial de

Cumplimiento Financiero• Auditoría Especial de

Evaluación de Desempeño• Auditoría Especial de Mejora

de la Gestión y Tecnologías de la Información

• Dirección General de Administración

• Dirección General Jurídica


• Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla.

• Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Puebla.




• Informes de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública

• Informes de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública

Mejora

Administración de los Recursos

Financieros

Figura No. 1

Modelo de Procesos de la Auditoría Superior del Estado de Puebla


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4.2. Procesos y Procedimientos

4.2.1 Proceso de Fiscalización Superior Efectiva en el Marco de la Legalidad, Integridad, Transparencia y Rendición de Cuentas

Modelo de proceso:

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• Programa Anual de Auditoría• Requerimiento Preliminar• Orden de Auditoría

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• Equipo de TI• Internet• Sistema QControl• Sistema SIIAP

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os • Secretaria Ejecutiva• Secretaría Técnica• Auditoría Especial de

Cumplimiento Financiero• Auditoría Especial de

Evaluación de Desempeño.• Auditoría Especial de Mejora

de la Gestión y Tecnologías de la Información

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• Proceso de Fiscalización Superior


• Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla.

• Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Puebla.



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• Orden de Auditoría• Cuentas Públicas• Informes• Dictamen de Auditor Externos• Denuncias• Orden de Vista• Oficio de Comisión• Actas

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as• Informe Individual• Informe Específico• Informe General

• Entidades Fiscalizadas

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Programa anual de Auditoría

Revisión en Oficinas de la Auditoría Puebla

Resultados Finales y Observaciones

Preliminares

Visita Domiciliaria

Informes individual, Específico y General

Requerimiento

Resultados Preliminares

Revisión a la Contestación de los Resultados Finales y

ObservacionesPreliminares

Modelo de Proceso de Fiscalización Superior


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Procedimientos:

Programa Anual de Auditorías

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades para elaborar, implementar, dar seguimiento y evaluar el Programa Anual de Auditorías.

Alcance del Procedimiento:

Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Auditor(a) Superior Secretaría Ejecutiva Secretaría Técnica Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Auditoría Especial de Evaluación de Desempeño Dirección General Jurídica Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Fiscalización Estatal

Dirección de Auditoría de Desempeño

Referencias: (Interacción con otros

Procedimientos)

Procedimiento de Revisión Procedimiento de Visita Domiciliaria Procedimiento de Programa y Control Presupuestario

Definiciones:

Programa Anual de Auditorías: Documento de planeación de la Auditoría Superior del Estado de Puebla en el que se establece el alcance, objetivos y cronograma para llevar a cabo las revisiones a las Entidades Fiscalizadas.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Definición de alcances

ETAPA 2

Formulación del programa

ETAPA 3

Autorización del programa

Fin

ETAPA 4

Ejecución, seguimiento y evaluación del programa


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Recepción y Distribución de Insumos y/o Documentos

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades inherentes a la recepción y el registro de los documentos para la realización de la Fiscalización Superior.

Alcance del Procedimiento: Todas las unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


Procedimientos) N/A

Definiciones:

Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla (SIIAP): Sistema Informático de la Auditoría Puebla en el que se registra y controla la documentación que es recibida de las Entidades Fiscalizadas.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Revisión y recepción de insumos y documentos

ETAPA 2

Clasificación y distribución de insumos y documentos

Fin


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Administración de la Salida de Documentos

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades para el registro y control de la salida de documentos de la Institución.



Procedimientos) N/A

Definiciones:

Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla (SIIAP): Sistema Informático de la Auditoría Puebla en el que se registra y controla la documentación que es recibida de las Entidades Fiscalizadas, así como el registro de la documentación que será notificada. Embarque: Lista de documentos relacionados con el folio de acuse para notificar, cargados a un destinatario.


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Diagrama de Bloques

ETAPA 2

Generación embarques y recepción de documentos

notificados

ETAPA 3

Captura de fecha de notificación y entrega de documentos al remitente

Inicio

ETAPA 1

Recepción de solicitud de notificación y captura de

documentos

Fin


Paginas 26 de 131


Notificación

Objetivo del Procedimiento:

Comunicar a las Entidades Fiscalizadas a notificar, de conformidad con el artículo 4 fracción XXI de la Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior para el Estado de Puebla; las determinaciones, acuerdos, oficios y demás documentos emitidos por la Auditoría Superior del Estado de Puebla; necesarios para la fiscalización superior; a través de la Dirección General Jurídica, a fin de que éstos surtan los efectos legales que correspondan.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas: Departamento de Gestión Documental Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales


Procedimientos)

Procedimiento de Administración de la Salida de Documentos Procedimiento de Control Vehicular

Definiciones:

Notificación: Comunicar a las Entidades Fiscalizadas a notificar, de conformidad con el artículo 4 fracción XXI de la Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior para el Estado de Puebla; las determinaciones, acuerdos, oficios y demás documentos emitidos por la Auditoría Superior del Estado de Puebla; necesarios para la fiscalización superior; a través de la Dirección General Jurídica, a fin de que éstos surtan los efectos legales que correspondan.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Recepción y registro de documentos para notificar

ETAPA 2

Notificación de documentos

ETAPA 3

Control de documentos notificados

Fin

ETAPA 4

Devolución de documentos notificados


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Archivo

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades necesarias para la recepción, identificación, resguardo, entrega y reintegración de la información en el Archivo.

Alcance del Procedimiento: A todas las Unidades Administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


Procedimientos) N/A

Definiciones:

Archivo. Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los Sujetos de Revisión o Entidades Fiscalizadas o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. Archivo de Concentración. Aquel que contiene documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los Sujetos de Revisión o Entidades Fiscalizadas y que permaneces en él hasta su destino final. Archivo de Trámite. Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Archivo Histórico. Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional. Baja Documental. Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contiene valores secundarios. Fuente. Ley Federal de Archivos artículo 4 fracciones II, IV, V, VI y IX, Ley de Archivos del Estado de Puebla, artículo 5, fracciones IV, VI, VII y VIII Sujetos Revisión o Entidades Fiscalizadas. Los Sujetos de Revisión artículo 4, fracciones VIII de la Ley de Rendición de cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla. Auditoría Puebla. Auditoría Superior del Estado de Puebla.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Archivo de Concentración

ETAPA 2

Archivo de Trámite

Fin

ETAPA 3

Archivo Histórico


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Requerimiento


Establecer las actividades que deben realizarse para presentar a la Dirección General Jurídica propuesta de Oficio de requerimiento de información, una vez autorizado este, notificar a las Entidades Fiscalizadas, el Oficio y Anexos que contienen el Requerimiento de Información y Documentación, para la fiscalización de la Hacienda Pública Estatal y/o Municipal.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Fiscalización Estatal Dirección de Auditoría de Desempeño Dirección de Capacitación y Gestión Documental


Procedimientos)

Procedimiento de Administración de la Salida de Documentos.

Definiciones:

Entidades Fiscalizadas: Los Sujetos de Revisión a que refiere la Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla. Cuenta Pública: documento que, conforme a la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, deben presentar el Estado y los Municipios, en términos de lo dispuesto en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás disposiciones aplicables en la materia.


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ETAPA 3

Oficios Notificados

Fin

Inicio

ETAPA 1

Planeación

ETAPA 2

Notificación de oficios

Diagrama de Bloques


Paginas 32 de 131


Revisión en la Oficina de la Auditoría Puebla


Establecer las actividades necesarias para la revisión de la información y documentación (impresa y/o en dispositivos magnéticos o electrónicos de almacenamiento de información) derivada de los Oficios de Requerimiento, de Visita Domiciliaria, informe de Auditores Externos y de posibles quejas o denuncias.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Dirección de Fiscalización Estatal Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Auditoría de Desempeño


Procedimientos)

Procedimiento de Programa Anual de Auditorías Procedimiento de Presentación de Resultados Preliminares Procedimiento de Formulación y Emisión de Resultados Finales y

Observaciones Preliminares.

Definiciones:

Fiscalización Superior: Comprobar el cumplimiento de las disposiciones que regulan los ingresos, gastos públicos, deuda pública, manejo, custodia, fondos, bienes o valores de la Hacienda Pública Estatal y/o Municipal y demás información financiera, contable, patrimonial, presupuestaria y programática de las Entidades Fiscalizadas, así como evaluar el desempeño para verificar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas de los planes, programas y subprogramas estatales y municipales. Revisión: Procedimiento de Fiscalización Superior para verificar la captación, recaudación, manejo, administración, resguardo, custodia, ejercicio y aplicación de recursos, y fondos, bienes o valores públicos, así como los objetivos y metas de los planes, programas y subprogramas.


Paginas 33 de 131


ETAPA 3 Identificación de los Resultados Preliminares

/ Resultados Finales u Observaciones Preliminares / Resultados para la emisión de

las Recomendaciones

Fin

Inicio

ETAPA 1 Planeación de la Fiscalización Superior

ETAPA 2 Revisión de la Información

Diagrama de Bloques


Paginas 34 de 131


Visita Domiciliaria


Establecer las actividades a realizar en la visita domiciliaria para la revisión de la documentación comprobatoria y justificativa de toda clase de libros, papeles, contratos, convenios, nombramientos, dispositivos magnéticos o electrónicos de almacenamiento de información, documentos, instrumentos, objetos, obras ejecutadas y en general la información necesaria para determinar la captación, recaudación, manejo, administración, control, ejercicio, resguardo, custodia y aplicación de recursos, fondos, bienes o valores públicos estatales, municipales y federales en las instalaciones, así como de cumplimiento de objetivos y metas de los planes y programas de las Entidades Fiscalizadas.



Referencias:

(Interacción con otros Procedimientos)

Procedimiento de Programa Anual de Auditorías

Definiciones:

Visita domiciliaria: Actividad que realiza el personal de la Auditoría Puebla en las instalaciones de las Entidades Fiscalizadas, para solicitar la exhibición de los libros, papeles, contratos, convenios, nombramientos, dispositivos magnéticos o electrónicos de almacenamiento de información, documentos, así como archivos necesarios, expedientes de inversión pública y obras ejecutadas para la realización de sus investigaciones y compulsas. Auditoría: Proceso sistemático en el que de manera objetiva se obtiene y evalúa evidencia para determinar si las acciones llevadas a cabo por las Entidades Fiscalizadas se realizaron de conformidad con la normatividad establecida y con base en principios que aseguren una gestión pública adecuada.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Planeación de la visita domiciliaria

ETAPA 2

Elaboración de los Oficios para la Visita Domiciliaria

ETAPA 3

Visita Domiciliaria

Fin

ETAPA 4

Resultado de la Visita Domiciliaria


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Formulación y Emisión de Resultados Finales y Observaciones Preliminares


Establecer las actividades para formular y emitir los Resultados Finales y Observaciones Preliminares y/o Recomendaciones derivado de la Fiscalización Superior a las Entidades Fiscalizadas.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Dirección de Fiscalización Estatal Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Auditoría de Desempeño Dirección de Capacitación y Gestión Documental Secretaría Ejecutiva


Procedimientos)

Procedimiento para la Administración de la Salida de Documentos

Definiciones:

Cédula de Resultados Finales y Observaciones Preliminares: Documento que emite la Auditoría Puebla durante el proceso de Fiscalización Superior en el que consignan los Resultados Finales y las Observaciones Preliminares. Cédula de Resultados para la Emisión de Recomendaciones: Documento que emite la Auditoría Puebla en el que se consignan las Recomendaciones derivado de la revisión a las Entidades Fiscalizadas. DFM: Dirección de Fiscalización Municipal DFE: Dirección de Fiscalización Estatal DAD: Dirección Auditoría de Desempeño


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Revisión documental preliminar

ETAPA 2

Elaboración de Cédulas

ETAPA 3

Impresión de Cédulas

Fin

ETAPA 4

Formalización

ETAPA 5

Notificación


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Revisión a la Contestación de los Resultados Finales y Observaciones Preliminares


Establecer las actividades para revisar la contestación a la Cédula de Resultados Finales o de Observaciones Preliminares o Recomendaciones, derivado de la Fiscalización Superior a las Entidades Fiscalizadas.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Dirección de Fiscalización Estatal Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Auditoría de Desempeño Dirección de Capacitación y Gestión Documental Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación Unidad de Integración de Informes

Referencias:


Procedimiento de Elaboración del Informe Individual.

Definiciones:

Cédula de Resultados Finales y/o Observaciones Preliminares: Documento que emite la Auditoría Puebla durante el proceso de Fiscalización Superior en el que consignan los Resultados Finales u Observaciones Preliminares. Cédula de Resultados para la Emisión de Recomendaciones: Documento que emite la Auditoría Puebla en el que se consignan las Recomendaciones derivado de la revisión a las Entidades Fiscalizadas.


Paginas 39 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 2 Verificación y revisión de la

Información

ETAPA 3 Validación de las Cédulas de

Revisión

Fin

ETAPA 1 Recepción a la Contestación de las

Entidades Fiscalizadas


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Revisión de Resultados Preliminares


Establecer las actividades para la revisión de los Resultados Preliminares derivado de la Fiscalización Superior a las Entidades Fiscalizadas.

Alcance del Procedimiento: (Unidades Administrativas

involucradas)


Referencias:


Procedimiento de Formulación y Emisión de Resultados Finales y Observaciones Preliminares

Definiciones:

Revisión de Resultados Preliminares: Aquellos que, durante la práctica de auditorías, la Auditoría Superior podrá convocar a las Entidades Fiscalizadas a las reuniones de trabajo que estime necesarias, para la revisión de los Resultados Preliminares.


Paginas 41 de 131


1. Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 2 Reunión de revisión de resultados preliminares

ETAPA 3 Resultados Preliminares

ETAPA 1 Convocar a reunión

Fin


Paginas 42 de 131


Elaboración del Informe Individual


Establecer las actividades que deben realizarse para elaborar el Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Auditor(a) Superior Secretaría Técnica Secretaría Ejecutiva Dirección de Fiscalización Estatal Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Auditoría de Desempeño Unidad de Integración de Informes Dirección de Coordinación y Supervisión de Auditores Externos Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Dirección de Capacitación y Control Documental

Referencias: (Interacción con otros Procedimientos)

Procedimiento de Control de las Salidas No Conformes

Definiciones:

Informe Individual: Es el correspondiente a las revisiones, auditorías y evaluaciones practicadas a cada una de las entidades fiscalizadas. Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla (SIIAP): Sistema Informático de la Auditoría Superior del Estado de Puebla en el que se registra y controla la documentación que es recibida por las Entidades Fiscalizadas. Salida no Conforme: Documento en el que se establece el incumplimiento de los requisitos especificados en la realización de la Fiscalización Superior.


Paginas 43 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Revisión documental preliminar

ETAPA 2 Inicio proceso de Informe

Individual

ETAPA 4 Revisión Integral

Fin

ETAPA 3 Captura, validación y corrección

en SIIAP.Net

ETAPA 5 Formalización del informe

Individual

ETAPA 6 Entrega del Informe Individual y

Notificación


Paginas 44 de 131


Carga de Información

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades necesarias para la carga y procesamiento de información digital que presentan las Entidades Fiscalizadas.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Dirección de Capacitación y Gestión Documental Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Fiscalización de Estatal Dirección de Auditoría de Desempeño Dirección de Coordinación y Supervisión de Auditores Externos


Procedimiento de Recepción y Distribución de Insumos y/o

Documentos. Procedimiento de Revisión de Gabinete. Procedimiento de Revisión de la Contestación al Pliego de

Observaciones y/o Recomendaciones. Procedimiento de Integración, Formulación y Emisión de

Pliegos de Cargos y Revisión de la Contestación.

Definiciones:

Auditoría Puebla. Auditoría Superior del Estado de Puebla. Direcciones. Las Direcciones de Fiscalización Municipal, Estatal, de Auditoría de Desempeño y, de Coordinación y Supervisión de Auditores Externos. SIIAP. Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla. SIIAP.Net. Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla, versión punto Net. TIC’s .- Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Medios de almacenamiento. Cualquier medio para almacenar información, como pueden ser: medios ópticos (cd, dvd, blu-ray), discos duros y medios electrónicos (dispositivos SSD, pendrives, tarjetas de memoria).


Paginas 45 de 131


1. Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Recepción de medios y/o solicitud

ETAPA 2 Clasificación y verificación

ETAPA 3 Carga y/o procesamiento de

información

ETAPA 5 Seguimiento

Fin

ETAPA 4 Validación

ETAPA 6 Archivo


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4.2.2 Proceso de Comunicación Interna y Externa

Modelo de Proceso:

HP V

AAnalizar y replantear

el medio de difusión y temas a comunicar

Verificar la vigenciade la

publicación

Diseñar el instrumento de comunicación

Aprobar el diseño y su eficacia

Publicar la Información a través de

los medios de comunicación

correspondientes

Evaluar la comunicación,

identificar y reportarlas acciones de mejora

en la comunicación

• Equipo TI• Sistema QControl• Internet• Equipo de Cámaras de

Fotografía• Equipo de Cámaras de Video

• Temas claves a comunicar

Fuen

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• Auditor(a) Superior• Auditores(as) Especiales• Directores de Área• Responsables de Área

Info

rmac

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Docu

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rna)

• Procedimiento de Comunicación Interna y Externa

• Especificación de Comunicación Interna y Externa

Rece

ptor

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lient

es, p

arte

sin

tere

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s)• Auditor(a) Superior• Secretaría Ejecutiva• Unidad de Difusión

Institucional• Unidades Administrativas

Info

rmac

ión

Docu

men

tada

(Reg

istro

s)

• Cronograma de Difusión Anual

• Formato para diseño de la Unidad de Difusión Institucional

• Encuesta Sobre la Comunicación Interna en la Auditoría Superior del Estado de Puebla

• Reporte de Encuestas Aplicadas

Salid

as

• Comunicar Oportuna

• Auditor(a) Superior• Secretaría Ejecutiva• Unidad de Difusión

Institucional• Unidades Administrativas

Entra

das

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rsos

Hu

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Modelo de Proceso de Comunicación Interna y Externa


Paginas 47 de 131


Procedimientos:

Procedimiento de Comunicación Interna y Externa


Establecer las actividades para el diseño de material institucional y/o difusión de información interna y externa de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Alcance del Procedimiento: Es aplicable a todas las unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


Procedimientos) N/A

Definiciones:

Proyecto Gráfico: Documento que contiene la propuesta de diseño, el cual está sujeto a cambios. Comunicación Interna/Externa: Conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados. Material Institucional: Todos aquellos documentos o herramientas que integran el diseño gráfico de una organización o institución. Medio de Comunicación: Método de difusión que se emplea para enviar el mensaje. Fuente: Andrade Rodríguez de San Miguel, Horacio, (2005) «La Comunicación en las Organizaciones», ISBN 968-24-6586-9, págs. 11-17.


Paginas 48 de 131


Diagrama de Bloques Fin

ETAPA 9 Evaluación de comunicación interna

ETAPA 8 Difusión de información

ETAPA 6 Conclusión de formato para diseño de material institucional

ETAPA 7 Entrega de diseño de material institucional y/o publicación de la

información

ETAPA 5 Aprobación de diseño institucional

ETAPA 4 Diseño de proyecto gráfico y propuesta del medio de difusión

ETAPA 3 Registro de formato de diseño de material institucional y determinación

del tiempo de entrega

Inicio

ETAPA 2 Solicitud de diseño de material institucional vía Memorando, de

acuerdo al Cronograma de difusión anual

ETAPA 1 Determina el tipo de comunicación


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4.2.3 Proceso de Evaluación de la Satisfacción del Cliente Modelo de Proceso:

.H

P VADiseña encuesta

Recepción de sugerencias

Aplica encuesta y codifica

Da seguimiento a las

sugerencias

Analizaresultados

Propone acciones de mejora

Reporte de solución

• Equipo de TI• Sistema QControl• Sistema FEEDBOX• Internet

• Encuesta• Denuncia

Fuen

tes

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• Auditor (a) Superior• Secretaría Técnica• Analista

Info

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Doc

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na)

• Procedimiento de medición de la satisfacción del cliente y/o usuario

Rec

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resa

das)

• Entidades Fiscalizadas• Comisión General del

Congreso del Estado

Info

rmac

ión

Doc

umen

tada

(Reg

istro

s)

• Encuesta

Salid

as• Reportes• Resumen• Solicitud de Mejora

• Entidades Fiscalizadas• Comisión General del

Congreso del Estado

Entra

das

/ Pr

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uipo

Rec

urso

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os

Modelo de Proceso de Evaluación de Satisfacción del Cliente


Paginas 50 de 131


Procedimientos:

Satisfacción del Cliente y/o Usuarios

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades que deben realizarse para evaluar la satisfacción del cliente y usuarios.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Auditor(a) Superior Secretaría Ejecutiva Secretaría Técnica Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Auditoría Especial de Evaluación de Desempeño Auditoría Especial de Mejora de la Gestión y Tecnologías de la

Información Dirección General Jurídica Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Fiscalización Estatal Dirección de Auditoría de Desempeño Dirección Jurídica Substanciación


Procedimientos) Procedimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas

Definiciones:

Cliente: Comisión Inspectora del Congreso del Estado. Usuario: Persona o Sujeto de Revisión Obligado que derivado de un interés propio o de una obligación legal y/o administrativa, solicita un servicio a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Sistema de Evaluación Digital de Servicios: Consolas electrónicas en donde se encuentran almacenadas las evaluaciones que se aplican y que producen los reportes de evaluación de los usuarios que solicitan un servicio.


Paginas 51 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Diseño de encuesta

ETAPA 2 Aplicación de la encuesta

ETAPA 3 Verificación de los resultados

ETAPA 5 Implementación de mejoras

Fin

ETAPA 4 Generación de reportes


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4.2.4 Proceso de Mantenimiento

Modelo de Proceso:

HP V

A

• Equipo TI• Internet• Vehículo• Herramientas

• Orden de Servicio para Mantenimiento

• Captura de Atención• Programa de Mantenimiento

Fuen

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inte

resa

das)

• Director(a)• Jefe(a) de Departamento• Analistas • Auxiliares

Info

rmac

ión

Doc

umen

tada

(In

tern

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exte

rna)

• Procedimiento de Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo

• Procedimiento de Asignación o Préstamo de Equipo de Cómputo

• Procedimiento de Control Vehicular

• Procedimiento de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Vehículos.

• Procedimiento de Control de Bienes Muebles

• Procedimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Muebles e Inmuebles

• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla

Rec

epto

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inte

resa

das)

• Personal de la Auditoría Superior del Estado de Puebla

Info

rmac

ión

Doc

umen

tada

(Reg

istro

s)

• Calendario de Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo

• Resguardo de Equipo de Cómputo

• Pase de Salida• Resguardo Provisional• Capturas en el SIIAP• Inventario de Vehículos• Solicitud de Vehículos• Resguardo e Inspección de

Vehículos• Bitácora de Servicio

Vehicular• Orden de Servicio de

Mantenimiento a Vehículos• Orden de Servicio para

Mantenimiento• Solicitud Interna de

Mantenimiento• Resguardo de Activo Fijo• Pase de Salida de Bienes

Muebles para Comisión• Control de Salida de

Mobiliario y Equipo• Control de Cambios de

Equipo de Cómputo• Evaluación de Satisfacción

de Servicio al Cliente• Inspección Diaria Vehículo• Bitácora de Consumo de

Combustible

Salid

as

• Hardware y Software Actualizado

• Mantenimiento de Vehículo• Mantenimiento de Bienes

Mueble e Inmueble• Mantenimiento de Equipo de

Cómputo• Cumplimiento de Programas

de Mantenimiento• Devolución de Equipos

Prestados

• Personal de la Auditoría Superior del Estado de Puebla

Entra

das

/ Pro

veed

ores

Equi

poR

ecur

sos

Hum

anos

Cumplimiento delcalendario del

programa

Elabora programa de mantenimiento

Ejecutamantenimiento

Solicitaaprobación

Libera o reprograma

Emite orden de mantenimiento /

Captura de atención

Modelo de Proceso de Mantenimiento


Paginas 53 de 131


Procedimientos: Mantenimiento Preventivo a Equipo de Cómputo

Objetivo del Procedimiento: Evitar o mitigar las consecuencias de los fallos de dispositivos y/o equipos de cómputo de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, logrando prevenir o corregir las incidencias que ocurran.

Alcance del Procedimiento Aplica a todas las unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


Procedimientos) N/A

Definiciones:

Equipo de Cómputo: Es el conjunto de dispositivos utilizados para procesar, almacenar, transmitir o reproducir información (Unidades Centrales de Procesamiento CPU, circuitos de memoria RAM, monitores, teclados, unidades de CD-ROM, unidades de disco duro, y demás dispositivos periféricos). Hardware: Se refiere a todas las partes tangibles de un dispositivo y/o equipo de cómputo, sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. Software: Son programas de aplicación y los sistemas operativos utilizados en los equipos de cómputo de la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Auditoría Puebla: La Auditoría Superior del Estado de Puebla. SIIAP. Es el Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla. SIIAP.NET: Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla (Versión_Net) TIC’s: Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Usuario Solicitante: Servidor Público de la Auditoría Puebla, adscrito a una unidad administrativa, que requiere a la Dirección de TIC’s, algún servicio.


Paginas 54 de 131


Diagrama de Bloques

Fin

Inicio

ETAPA 1 Elaboración del calendario de

mantenimiento preventivo a equipo de cómputo

ETAPA 3 Entrega de equipo de cómputo

ETAPA 2 Ejecución del mantenimiento preventivo a

equipo de cómputo


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Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades para mantener en condiciones de uso el parque vehicular.



Procedimiento de Control Vehicular

Definiciones:

Mantenimiento Vehicular: Acciones tomadas de manera programática, para que los vehículos incrementen su vida útil. Mantenimiento Preventivo: Servicio programado a los vehículos para asegurar el buen funcionamiento de los mismos y prevenir posibles fallas. Mantenimiento Correctivo: Atención de las fallas circunstanciales de los vehículos y reparación de las mismas. Parque Vehicular: Conjunto de vehículos a cargo de la Institución que se asignan al personal para su uso. Antigüedad: Período transcurrido entre la compra del vehículo y la fecha actual.


Paginas 56 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Mantenimiento preventivo

ETAPA 2

Ejecución del programa de mantenimiento preventivo

ETAPA 3

Mantenimiento correctivo

Fin


Paginas 57 de 131


Control Vehicular


Establecer las actividades para la administración del parque vehicular de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, a través de las solicitudes de vehículo correspondientes y del resguardo e inspección de vehículos.



Procedimientos) Procedimiento de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos

Definiciones:

Control Vehicular: Mecanismo preventivo y correctivo que permite administrar el parque vehicular de una institución. Resguardo Vehicular: Documento en que consta que se hizo entrega de un vehículo. Normas Vehiculares: Establecimiento de reglas sobre el control y manejo del parque vehicular de una Institución.


Paginas 58 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Inventario del parque vehicular

ETAPA 2

Solicitud de vehículos

ETAPA 3

Entrega y recepción de vehículos

Fin


Paginas 59 de 131


Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Muebles e Inmuebles


Establecer las acciones de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Muebles e Inmuebles, a través del cumplimiento del programa anual correspondiente para mantener en buenas condiciones los bienes muebles e inmuebles de la Institución, y así salvaguardar la seguridad y bienestar del personal.



N/A

Definiciones:

Mantenimiento: Es aquel que previene y/o corrige los daños en los bienes muebles e inmuebles, es la forma más básica de prevenir y localizar desperfectos y/o defectos, con este se busca garantizar el correcto funcionamiento de dichos bienes y se evite afectar las actividades de fiscalización. Mantenimiento Preventivo: Servicio programado a los bienes muebles e inmuebles para asegurar el buen funcionamiento de los mismos y prevenir deterioros y posibles fallas, destinado a garantizar la fiabilidad de equipos en funcionamiento antes de que pueda producirse un accidente o desperfecto mayor. Mantenimiento Correctivo: Es el que se realiza inmediatamente de percibir el desperfecto. Bienes Muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, conservando su integridad. Bienes Inmuebles: Son los que no se pueden mover o trasladar de un lugar a otro y sus artefactos incorporados.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Mantenimiento preventivo

ETAPA 2

Realización del programa de mantenimiento preventivo

ETAPA 3

Mantenimiento correctivo

Fin


Paginas 61 de 131


Control de Bienes Muebles

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades para controlar el inventario de los bienes propiedad o a cargo de la Auditoría Superior.



Procedimientos) N/A

Definiciones:

Bienes Muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, conservando su integridad. Inventario: Es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, el precio del costo, fecha de compra, nombre del proveedor, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. Código de Barras: Permite reconocer rápidamente un artículo de forma única, global y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas.


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Diagrama de Bloques

ETAPA 3

Control y administración de bienes

Fin

Inicio

ETAPA 1

Inventario de bienes muebles

ETAPA 2

Asignación de bienes

ETAPA 4

Solicitud de bienes muebles


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4.2.5 Proceso de Desarrollo Profesional

Modelo de Proceso:

HP V

A

• Equipo TI• Sistema QControl• Internet

• Solicitud de Personal• Convocatoria• Detección de Necesidades de

Capacitación del Personal

Fuen

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das)

• Auditor(a) Superior• Secretarios(as)• Titulares de Unidad• Auditores Especiales• Directores(as) Generales• Directores(as)• Subdirectores(as)• Coordinadores(as)• Jefe(a) de Departamento• Analistas• Secretarias(os)• Auxiliares

Info

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Doc

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• Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla

• Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla

• Procedimiento de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal

• Procedimiento de Inducción del personal

• Procedimiento de Detección de Necesidades de Capacitación del Personal

• Procedimiento del Programa Anual de Capacitación Interna

• Procedimiento de Medición de la Efectividad de la Capacitación

• Procedimiento de Evaluación al Desempeño

Rec

epto

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• Aspirante• Servidores Públicos• Auditores(as) Especiales• Secretarios(as)• Directores(as) Generales• Directores

Info

rmac

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Doc

umen

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(Reg

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s)

• Formato de Reclutamiento y Selección de Personal

• Ficha de Desarrollo y Movilidad del Personal

• Evaluación de Reacción• Lista de Asistencia• Formato de Verificación de

Inducción• Solicitud de Capacitación

Específica

Salid

as

• Profesionalización y capacitación del personal

• Informe Anual de la Efectividad de la Capacitación

• Personal de la AuditoríaPuebla

Entra

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RecibeInstrucción

de Contratación

IdentificarNecesidades de formación

Inicia Programa

Reclutamiento

Selección

Contratación

Inducción

Capacitación

Incidencias

Evaluacióndel Desempeño

ProponerModificaciones

y Mejoras

Capacitación

Desarrollo y

Movilidad

Modelo de Proceso de Desarrollo Profesional


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Procedimientos

Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal


Establecer actividades para proporcionar los recursos humanos necesarios para la adecuada operación de la Institución, implementando las acciones necesarias para garantizar que el personal contratado sea competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.



Procedimientos)

Procedimiento de Inducción

Definiciones:

Reclutamiento: Reunir gente para un propósito determinado. Selección: Elegir a una o varias cosas o personas. Contratación: Acción de pactar, convenir, comerciar o contratar para efectuar algún servicio.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Solicitud de Personal

ETAPA 2 Reclutamiento

ETAPA 3 Selección

Fin

ETAPA 4 Contratación


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Inducción de Personal


Establecer las actividades para dar a conocer al personal de nuevo ingreso las responsabilidades, funciones y actividades del puesto a desempeñar, facilitando su proceso de integración y adaptación a la institución.

Alcance del Procedimiento: Todas las Unidades Administrativas de la Auditoría Puebla.


Procedimientos)

Procedimiento de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal

Procedimiento de Detección de Necesidades de Capacitación del Personal

Definiciones:

Inducción: Actividad de capacitación mediante la cual el(la) servidor(a) público(a) de recién ingreso a la Auditoría Puebla, conocerá el quehacer institucional y conocerá los sistemas, políticas y demás herramientas que le permitirán realizar su trabajo de manera efectiva.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Presentación y coordinación

ETAPA 2 Ejecución de la inducción

ETAPA 3 Verificación de la inducción

Fin

ETAPA 4 Capacitación específica


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Detección de Necesidades de Capacitación del Personal


Garantizar que el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto y con los procesos periféricos, cuente con las competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas, esto con base en una adecuada detección de necesidades de capacitación.

Alcance del Procedimiento: Todas las unidades administrativas de la Auditoría Puebla.


Procedimientos) Procedimiento del Programa Anual de Capacitación Interna

Definiciones:

Detección de Necesidades de Capacitación del Personal: Procedimiento por el cual se genera la identificación de la formación requerida por el personal, para tomar acciones que permitan lograr la competencia necesaria para el desarrollo efectivo de las actividades.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Planeación y notificación

ETAPA 2 Detección de necesidades de

capacitación

ETAPA 3 Revisión de informe DNC

Fin


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Programa Anual de Capacitación Interna


Establecer las actividades para garantizar que el personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto y procesos periféricos, sean competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.



Procedimientos)

Procedimiento de Inducción del Personal Procedimiento de Detección de Necesidades de Capacitación del

Personal Procedimiento para la Medición de la Efectividad de la

Capacitación

Definiciones:

Programa Anual de Capacitación Interna: Documento que contiene las actividades de capacitación que han sido proyectadas para su impartición al personal de la institución y que se requieren para mejorar el desempeño laboral de las y los servidores públicos; derivado de la detección de necesidades de capacitación.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Elaboración del Programa Anual de Capacitación Interna

ETAPA 2

Ejecución del Programa Anual de Capacitación Interna

Fin


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Medición de la Efectividad de la Capacitación

Objetivo del Procedimiento: Elaborar instrumentos para identificar el impacto de los conocimientos y habilidades obtenidos por los servidores públicos en las actividades de capacitación que participaron.



Procedimientos)

Procedimiento para la Detección de Necesidades de Capacitación del Personal

Procedimiento del Programa Anual de Capacitación Interna

Definiciones: Medición de la Efectividad: Proceso mediante el cual se evalúa el nivel de impacto de las actividades de capacitación, lo cual nos permitirá conocer el beneficio obtenido para la institución.


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Diagrama de Bloques

ETAPA 1

Planeación

ETAPA 2

Aplicación

ETAPA 3

Resultados

Fin

Inicio


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Evaluación al Desempeño


Establecer las actividades necesarias para garantizar que el personal que realice trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto y con los procesos periféricos, sean evaluados periódicamente en su desempeño laboral con base en criterios objetivos y herramientas apropiadas.

Alcance del Procedimiento: Todas las Unidades Administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


Procedimientos)

Procedimiento para la Detección de Necesidades de Capacitación del Personal

Definiciones: Evaluación al Desempeño: Herramienta que sirve como instrumento de medición del desempeño institucional del personal, así como método para la valoración de sus habilidades, talentos y competencias.


Paginas 75 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Inicio de evaluación

ETAPA 2

Evaluación y resultados

ETAPA 3

Validación de resultados

Fin


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4.2.6 Proceso de Administración de Recursos Financieros

Modelo de Proceso:

HP V

A

• Equipo de TI• Sistema QControl• Internet

• Programa Presupuestario• Formato de Avance de

Actividades

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• Director(a) de Procesos y Mejora Continua

• Director(a) General Administrativo(a)

• Jefe(a) de Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal

Info

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rna) • Metodología del Marco

Lógico• Techo Financiero• Políticas de Gasto para el

Ejercicio del Año

Rec

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• Secretaría de Finanzas y Administración

• Dirección General Administrativa

• Dirección de Procesos y Mejora Continua

Info

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s)

• Programa Presupuestario• Formato de Avance de

Actividades

Salid

as

• Programa Presupuestario


• Secretarías• Auditorías Especiales• Direcciones Generales• Titulares de Unidad• Enlaces • Secretaría de Finanzas y

Administración

Entra

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Elaboración del Programa

Presupuestario

Integrar la Apertura Programática

Obtención de Ingresos

Ejercicio del GastoPúblico

Revisión del Comportamiento

Presupuestal de losEstados Financieros

Transferencia Ampliaciones presupuestales

Modelo de Proceso de Administración de Recursos Financieros


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Procedimientos

Programa y Control Presupuestario


Dar a conocer la integración del Programa Presupuestario, a través de la consolidación de la información proporcionada por las unidades administrativas con el propósito de dar cumplimiento a los programas y/o proyectos de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, así como su seguimiento a través de su control.


El Procedimiento involucra a las unidades administrativas: Auditoría Superior Secretaría Ejecutiva Secretaría Técnica Órgano Interno de Control y Seguimiento a la Gestión Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Auditoría Especial de Mejora de la Gestión y Tecnologías de la

Información Auditoría Especial de Evaluación de Desempeño Dirección General de Administración

Dirección General de Jurídica


Procedimientos) N/A

Definiciones:

Programa Presupuestario: Conjunto de acciones planeadas para cumplir con una serie de objetivos claramente definidos y para los cuales se diseñan indicadores de resultados. Control Presupuestario: Acción dirigida al seguimiento de acciones y/o actividades previstas, expresadas en valor y términos financieros al cumplirse en un determinado tiempo bajo ciertas condiciones.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Planeación del programa presupuestario (PP)

ETAPA 2

Integración, elaboración y autorización del PP

ETAPA 3

Asignación, seguimiento y control presupuestario

Fin


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4.2.7 Proceso de Adquisiciones y Proveeduría

Modelo de Proceso:

HP V

A

• Equipo TI• Sistema QControl• Sistema SIIAP (Adquisiciones)• Internet• Vehículo

• Requisiciones• Presupuesto• Invitación

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• Subdirector(a) de Gestión y Control Presupuestario

• Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones

• Jefe(a) de Departamento de Contabilidad y Control Presupuestario

• Analista de Adquisiciones

Info

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rna)

• Ley de Egresos del Estado de Puebla

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal

• Procedimiento de Adquisiciones y Proveeduría

• Procedimiento Evaluación y Reevaluación de Proveedores

Rec

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das)

• Personal de la Auditoría Puebla• Proveedor• Comité• Dirección General de

Administración• Subdirección de Gestión y Control

Presupuestario• Departamento de Contabilidad y

control Presupuestal• Departamento de Adquisiciones

Info

rmac

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s)

• Requisición• Concentrado• Orden de Compra• Evaluación del Proveedor(a)• Reevaluación de Proveedores

Salid

as• Productos críticos • Lista de Proveedores Aprobados• Factura

• Personal de la Auditoría Puebla• Proveedor• Comité• Dirección General de

Administración• Subdirección de Gestión y Control

Presupuestario• Departamento de Contabilidad y

Control Presupuestal• Departamento de Adquisiciones

Entra

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Consultar concentrado

base de datos

Programar fechas anuales

Verificar requisición

Cotizar

Autorizar concentrado

Emitir orden de compra

Recibir mercancía o servicios

Verificar mercancía o servicios

Entrega de mercancía o servicio

Devolver

Modelo de Proceso de Adquisiciones y Proveeduría


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Procedimientos:

Adquisiciones y Proveeduría


Establecer las actividades necesarias para la adquisición de bienes, productos y/o servicios, para asegurar las mejores condiciones en cuanto a calidad, precio y oportunidad, con base a las políticas de austeridad y racionalidad.

Alcance del Procedimiento: El procedimiento involucra a todas las unidades administrativas que conforman la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


N/A

Definiciones:

Producto Crítico: Son aquellos productos y/o servicios que afectan al proceso principal. Siendo estos los siguientes: Equipo de cómputo, Tóner, papel bond, vehículos, infraestructura. Requisición: Formato que utilizan las unidades administrativas para solicitar sus necesidades. Concentrado: Recopilación de datos obtenidos de las requisiciones de las unidades administrativas. Orden de Compra: Formato entregado a proveedor, en donde se detalla las características necesarias calidad y costos que se requieren de un producto y/o servicio. Proveedor: Personas físicas y/o morales, que suministran bienes y/o servicios. Lista de Proveedores: Relación de personas físicas y/o morales que cumplen con los requisitos indispensables de esta institución. Evaluación: Parámetro de medición de la eficiencia y eficacia de los servicios proporcionados. Fuente: Diccionario de la Real Academia Española.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Planeación y autorización del presupuesto

ETAPA 2

Recepción de requisiciones

ETAPA 3

Entrega de materiales

ETAPA 4

Comprobación de gastos

Fin


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Evaluación y Reevaluación de Proveedores

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades necesarias para calificar el cumplimiento a las especificaciones de los productos y/o servicios proporcionados por los proveedores.

Alcance del Procedimiento: Dirección General de Administración


Procedimientos) Procedimiento de Adquisiciones y Proveeduría

Definiciones:

Proveedor: Personas físicas y/o morales, que suministran bienes y/o servicios. Evaluación: Parámetro para la medición para eficiencia y eficacia de los servicios proporcionados. Lista de Proveedores: Relación de personas físicas y/o morales que cumplen con los requisitos indispensables de esta institución. Fuente: Diccionario de la Real Academia Española.


Paginas 83 de 131


Diagrama de Bloques

ETAPA 1

Selección

ETAPA 2

Evaluación

ETAPA 3

Reevaluación

Fin

Inicio


Paginas 84 de 131


4.2.8 Proceso de Asesoría y Soporte Técnico TI

Modelo de Proceso:

HP V

ARegistro de citaspara asesoría

Pruebas al SCG

Registro de solicitudes

de servicio TI

Actualiza SCG

Autorización y atención

Valida cambios y mejoras

Registra

• Equipo de TI• Internet• Sistema QControl• Sistema SIIAP• Sistema de Contabilidad

Gubernamental SCG

• Solicitud de Serv icio• Orden de Atención

Fuen

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• Secretaría Técnica• Director(a)• Subdirector(a)• Coordinador(a)• Desarrolladores(as)• Auditor(a)• Analista(a)• Secretaria(o)

Info

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tern

a) • Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla

• Asesoría y Soporte Usuario(a) de las TIC´ s

• Atención a Entidades Fiscalizadas del SCG

Rec

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• Personal de la Auditoría Puebla

• Entidades Fiscalizadas• Departamento de

Soporte Técnico• Departamento de

Desarrollo de Sistema

Info

rmac

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Doc

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istro

s)

• Bases de Datos en Sistema SIIAP.Net(módulo de tickets)

• Orden de Atención del Sistema Contable Gubernamental SCG

Salid

as• Formato de Asesoría y Soporte de Rev isión

• Encuesta


• Entidades Fiscalizadas• Departamento de

Soporte Técnico• Departamento de

Desarrollo de Sistema

Entra

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Modelo de Proceso de Asesoría y Soporte Técnico TI


Paginas 85 de 131


Procedimientos:

Atención a Entidades Fiscalizada del Sistema de Contabilidad Gubernamental

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades para dar atención a las solicitudes de las Entidades Fiscalizadas, respecto del Sistema de Contabilidad Gubernamental.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Dirección de Fiscalización Municipal Dirección de Fiscalización Estatal Dirección General Jurídica Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.


Procedimientos)

Procedimiento de Mantenimiento a Equipo de Cómputo.

Definiciones:

Sistema de Contabilidad Gubernamental: Herramienta de registro y control en la cual las Entidades Fiscalizadas capturan la información contable, presupuestal y de obra y/o inversión pública, misma que es revisada por las direcciones de fiscalización y la Dirección de Auditoría de Desempeño como parte de la Fiscalización Superior. Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla (SIIAP): Sistema Informático de la Auditoría Superior en el que se registra y controla la documentación que es recibida de la Entidad Fiscalizada.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Presentación y Registro de la

Entidad Fiscalizada

ETAPA 2

Autorización para asesoría

ETAPA 4

Registro de solicitud atendida

Fin

ETAPA 3

Atención a Entidad Fiscalizada y resultados


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Asesoría y Soporte a Usuario(a) de las TICs


Establecer las actividades para solicitar y otorgar los servicios de asesoría y soporte a usuario(a) de las tecnologías de la información y comunicaciones.

Alcance del Procedimiento: Aplica a todas las unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


Procedimientos)

Atención a Entidades Fiscalizadas del Sistema de Contabilidad Gubernamental

Asignación o Préstamo de Equipo de Cómputo Procedimiento de Adquisiciones y Proveeduría

Definiciones:

Atención: Solicitud de un servicio (generalmente por un problema técnico) a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, mediante una llamada telefónica que se recibe y registra en la mesa de atenciones. Auditoría Puebla: Auditoría Superior del Estado de Puebla. Hardware: Se refiere a todas las partes tangibles de un dispositivo y/o equipo de cómputo que incluye componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. Mesa de atenciones: Personal de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, encargado(a) de recibir y registrar los requerimientos y atenciones. Requerimiento: Solicitud de un servicio a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, mediante formato impreso debidamente requisitado y autorizado (solicitudes de servicio de soporte a usuario(a) de las TIC’s, memorándum y/o tarjeta informativa.) SIIAP: Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla. SIIAP.Net: Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla (versión .Net). Software: Programas de aplicación y los sistemas operativos instalados en los equipos de cómputo, para la realización de las funciones administrativas en la Auditoría Puebla. TI: Tecnologías de la información (hardware, software), conjunto de recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y transmisión de información. TIC’s: Tecnologías de la Información y Comunicaciones.


Paginas 88 de 131


Diagrama de Bloques

Fin

ETAPA 4

Conclusión y registro de requerimiento y/o atención concluida

ETAPA 3

Seguimiento de requerimiento y/o atención solicitada

ETAPA 2

Verificación de requerimiento y/o atención solicitada

ETAPA 1

Solicitud y recepción de requerimiento y/o atención

Inicio


Paginas 89 de 131


Asignación o préstamo de equipo de cómputo


Establecer las actividades de asignación y/o préstamo de equipos de cómputo a través del llenado de los registros correspondientes, para determinar en cualquier momento dónde se encuentran y quien los tiene asignados.

Alcance del Procedimiento: Aplica a todas las unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


Procedimientos)

Procedimiento de Control de Bienes Muebles

Definiciones:

Asignación de equipo: Equipo de cómputo que se asigna al usuario de forma permanente para el desarrollo de su trabajo. Equipo de cómputo: Es el conjunto de dispositivos utilizados para procesar, almacenar, transmitir o reproducir información (Unidades Centrales de Procesamiento CPU, circuitos de memoria RAM, monitores, teclados, unidades de CD-ROM, unidades de disco duro y demás dispositivos periféricos). Solicitante: Servidor público de la Auditoría Puebla, adscrito a una unidad administrativa, que requiere a la Dirección de TIC´s, algún servicio. SIIAP: Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla. SIIAP.Net: Sistema Integral de Información de la Auditoría Puebla (versión.Net). TIC´s: Tecnologías de la Información y Comunicaciones.


Paginas 90 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Revisión y requerimiento

ETAPA 2

Preparación de equipo de cómputo

ETAPA 4

Devolución de equipo de cómputo

Fin

ETAPA 3

Entrega de equipo de cómputo


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4.2.9. Proceso de Revisión por la Dirección

Modelo de Proceso:

HP V

AIntegrar reporte

Programar reuniones

Realizar reunión e informa

Estado de acciones

Cambios externos e internos

Desempeño y eficacia SGC

Adecuación de recursos

Acciones tomadas para abordar riesgos

Acciones correctivas

Emitir solicitudes de mejora

Emitir acuerdos

• Equipo de TI• Internet• Sistema QControl

• Estado de las Acciones de las Revisiones Directivas Anteriores.

• Cambios en las Cuestiones Externas e Interna Pertinentes al SGC

• Información Sobre el Desempeño y la Eficacia del SGC

• Satisfacción del Cliente y Retroalimentación de las Partes Interesadas

• El Grado de los Objetivos• El Desempeño de los Procesos• Las No Conformidades y Acciones

Correctivas• Resultados de Seguimiento y

Medición• Resultados de Auditoría• Desempeño de los Proveedores

Externos• Adecuación de los Recursos• Eficacia de las Acciones para

Abordar Riesgos.• Oportunidades de Mejora

Fuen

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• Alta Dirección• Dirección de Procesos y

Mejora Continua

Info

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Doc

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rna) • Procedimiento de

Rev isión por la Dirección• Procedimiento de No

Conf ormidades y Acciones Correctivas

• Norma ISO 9001:2015

Rec

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as)

• Alta Dirección• Direcciones• Dirección de Procesos y

Mejora Continua

Info

rmac

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Doc

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(Reg

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s)

• Presentación de la Rev isión por la Dirección

• Lista de Asistencia• Minuta• PIndicador

Salid

as

• Oportunidades de Mejora• Cambios al Sistema de

Gestión.• Necesidades de Recursos• Resultado de Acciones de

Mejora Implementadas en Procesos, Producto y/o SGC.

• Alta Dirección• Direcciones• Dirección de Procesos y

Mejora Continua

Entra

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Modelo de Proceso Revisión por la Dirección


Paginas 92 de 131


Procedimientos:

Revisión por la Dirección:


Asegurar que el equipo Directivo, cuente con un método de seguimiento a los Sistema de Gestión de la Institución que permita la mejora continua de los mismos.


Aplica a la Alta Dirección de la Auditoría Superior del Estado de Puebla:

Auditoría Superior Secretaría Ejecutiva Secretaría Técnica Órgano Interno de Control y Seguimiento a la Gestión Auditorías Especiales Directores Generales Directores


Procedimiento de No Conformidad y Acciones Correctivas

Definiciones:

Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. Sistema de gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para establecer y lograr la política y los objetivos. Fuente: Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008). Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario. México, Distrito Federal.


Paginas 93 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Planeación y programación de reuniones de

Revisión por la Dirección

ETAPA 2

Ejecución de reuniones programadas

ETAPA 3 Verificación de los acuerdos resultado de Revisiones por la Dirección previas y

registro de nuevos acuerdos

ETAPA 4 Ejecución y seguimiento de los acuerdos y/o

mejoras propuestos

Fin


Paginas 94 de 131


4.2.10. Proceso de Información Documentada

Modelo de Proceso:

Fuen

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Entra

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s

• Correo Electrónico de Solicitud de Documentación Nueva o Sujeta a Cambio

Equi

po • Equipo de TI• Internet• Sistema QControl

Rec

urso

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os

• Alta Dirección • Dueños de Proceso• Dirección de Procesos y

Mejora Continua

Info

rmac

ión

Doc

umen

tada

(Inte

rna

y ex

tern

a) • Procedimiento de la Información Documentada

• Procedimiento de Control de Documentos Externos

• Procedimiento de Conservación de Información Documentada

Rec

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Info

rmac

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Doc

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tada

(Reg

istro

s)

• Lista Maestra• Lista Maestra de Documentos

Externos• Control de Copias

Controladas y No Controladas

• Lista de Registros• Solicitud de Actualización del

Sistema QControl

Salid

as• Información Documentada, Controlada y Disponible para su Uso

HP V

AIdentificación y codificación de

documentos

Desarrollar el contenidos de los

documentos internos

Revisar y proponer ajustes

Revisar y aprobar Control de documentos

Difusiónelectrónica

Verificar las últimas emisiones de los

documentos externos

Las unidadesadministrativas

proponen otros documentos

externos

Validación de los documentos en el

sistema electrónico

Proponermodificaciones y

mejoras

Modelo de Proceso de Información Documentada


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Procedimientos:

Conservación de la información documentada


Establecer las actividades para conservar, identificar, almacenar y proteger los registros, así como la determinación del tiempo de retención o disposición de los mismos.


Referencias: Procedimiento de Archivo


Control: Proceso que se emplea con el fin de cumplir con los estándares. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas; en el control de registros se conserva, identifica, almacena, recupera, protege, y se determina el tiempo de retención y de disposición. Fuente: Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008). Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario. México, Distrito Federal.


Paginas 96 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Identificación de registros

ETAPA 2

Clasificación y organización de registros

ETAPA 3

Resguardo de registros

Fin


Paginas 97 de 131


Control de Documentos Externos


Establecer las actividades para que los servidores públicos de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, tengan acceso a los documentos externos necesarios para la realización de la Fiscalización Superior, en cumplimiento a lo establecido por los artículos 12 fracciones II y VIII, 13 fracción III y 32 fracción XXI del Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.



N/A

Definiciones:

Documentos externos: Se entiende por los insumos que por su propia naturaleza son aplicables al Proceso de Fiscalización Superior Efectiva, los cuales se especifican a continuación: 1.- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, 2.- Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla, 3.- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Puebla, 4.- Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, 5.- Reglamento Interior del Congreso del Estado, 6.- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla.


Paginas 98 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Búsqueda de documentos externos

ETAPA 2

Carga de documentos externos

ETAPA 3

Actualización de documentos externos

Fin

ETAPA 4

Compilación de normativa complementaria


Paginas 99 de 131


Información Documentada


Establecer los lineamientos para que la información documentada, necesaria para contribuir a la efectividad de los procesos de la Auditoría Superior del Estado de Puebla y sus Sistema de Gestión, sea creada, actualizada y controlada para evitar su daño, deterioro, pérdida o uso inadecuado, y se encuentre disponible e idónea para su aplicación.


Referencias: N/A


Documento: Información y su medio de soporte, donde información se refiere a los datos que poseen significado y el medio puede ser óptico, electrónico, papel, disco magnético o fotografía. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Información documentada: Registros, procedimientos que deben ser controlados y conservados por la organización y el medio en el que están contenidos. Fuente: María Francisca Abad García, Evaluación de la calidad de los sistemas de información, Madrid, Síntesis, 2005, p. 80. Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008). Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario. México, Distrito Federal. ISO 9000:2005


Paginas 100 de 131


Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Identificación de áreas de oportunidad de mejora en la información documentada

ETAPA 2

Revisión de información documentada para su publicación en el Sistema QControl

ETAPA 3

Difusión de la información documentada

Fin


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4.2.11 Proceso de Auditorías Internas

Modelo de Proceso:

Fuen

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resa

das)

• Alta Dirección• Personal de la Auditoría

Puebla• Dueños de Procesos de

los Sistemas de Gestión de la Auditoría Puebla

• Unidades Administrativ as de la Auditoría Puebla

Entra

das

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s

• Requisitos de la Organización

• Requisitos de la Norma

Equi

po • Equipo de TI• Internet• Sistema QControl

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urso

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uman

os • Dirección de Procesos y Mejora Continua

• Unidades Administrativ as Auditor(a) Líder

• Auditores(as) Internos(as)

Info

rmac

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Doc

umen

tada

(Int

erna

y

exte

rna)

• Programa de Auditorías• Lista de Asistencia de

Apertura• Plan de Auditoría • Listas de Verif icación• Procedimiento de

Auditorías Internas• Procedimiento de No

Conf ormidades y Acciones Correctiv as

Rece

ptor

es

(Clie

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• Alta Dirección• Personal de la Auditoría

Puebla• Dueños de Procesos de

los Sistemas de Gestión de la Auditoría Puebla

• Unidades Administrativ as de la Auditoría Puebla

Info

rmac

ión

Docu

men

tada

(Re

gist

ros)

• Lista de Asistencia de Apertura y Cierre

• Listas de Verif icación• Concentrado de

Hallazgos• Ev aluación de

Auditados(as)• Ev aluación de

Auditores(as) Internos(as) a Auditor(a) Líder

• Ev aluación de Auditor(a) Líder a Auditores(as) Internos(as).

Salid

as

HP V

A

Informar aparticipantes

Planear programa de auditorías

Elaborar plan deauditoría

Revisar lista de verificación

Realizar apertura

Ejecutar la auditoría

Clasificar hallazgos

Elaborar reporte

Realizar clausura

Seguimiento a no conformidades y

acciones correctivas

• Reporte de Auditoría

Modelo de Proceso de Auditorías Internas


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Procedimientos:

Selección y Calificación de Auditores(as) Internos(as)


Establecer las actividades para llevar a cabo la selección y calificación de auditores(as) internos(as) que evalúen los Sistemas de Gestión de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.



N/A

Definiciones:

Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditor líder: Persona que coordina al equipo auditor y que cuenta con conocimientos y habilidades adicionales para manejar y proveer liderazgo al equipo de auditores a fin de facilitar la realización efectiva y eficiente de la auditoría. Criterios de la auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Fuente: ISO 9000. ISO 19011


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Reclutamiento de candidatos(as) a auditores(as) internos(as)

ETAPA 2

Selección de auditores(as) internos(as)

ETAPA 3

Capacitación para auditores(as) internos(as)

Fin

ETAPA 4 Programación de auditores(as)

interno(as) en su primera auditoría

ETAPA 5

Ejecución de auditoría interna

ETAPA 6

Evaluación de auditores(as)


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Auditorías Internas


Establecer las actividades que permitan aplicar la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas a los Sistemas de Gestión.



Procedimientos) Procedimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas

Definiciones:

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Evidencia de la auditoría: Registro, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural. Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor. Hallazgo de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Fuente: ISO 9000


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Programación de auditorías a los Sistemas de Gestión

ETAPA 2

Planeación de auditoría

ETAPA 3

Desarrollo de listas de verificación

Fin

ETAPA 4

Reunión de apertura de auditoría

ETAPA 5

Ejecución de auditoría interna

ETAPA 6

Reunión de cierre de auditoría

ETAPA 7

Seguimiento y mejora del Programa Anual de Auditoría


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4.2.12 Proceso de Mejora

Modelo de Proceso:

HP V

A

Crear equipode mejora e innovación

Capacitar el equipo

Identificar oportunidades

de mejora

Identificar Ideas de

innovación

Analizar las ideas y mejoras

Plan de implementación

Mejoras e innovaciones

Informa resultadosen la Revisión

por la Dirección

Emisión de reporte


• Identif icación de Oportunidades

• Ideas Innov adoras• No Conf ormidades• Acciones Correctiv as• Solicitudes de Mejora

Fuen

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resa

das)

• Equipo de Mejora e Innov ación


• Alta Dirección

Info

rmac

ión

Doc

umen

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rna) • Procedimiento de Mejora

• Proceso de No Conf ormidades y Acciones Correctiv as

• Solicitudes de Mejora• Rev isión por la Dirección

Rec

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res

(Clie

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, par

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inte

resa

das)

• Alta Dirección• Unidades

Administrativ as• Dirección de Procesos y

Mejora Continua

Info

rmac

ión

Doc

umen

tada

(Reg

istro

s)

• Minuta• Formato de

Oportunidades de Mejora e Ideas de Innov ación

• Solicitud de Mejora (Plan de Implementación)

• Reporte de Solicitudes de Mejora

• Reporte de Auditoría• Presentación de la

Rev isión por la Dirección

Salid

as• Mejoras a los Procesos de la Auditoría Superior del Estado de Puebla

• Alta Dirección• Unidades

Administrativ as• Dirección de Procesos y

Mejora Continua

Entra

das

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Equi

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Hum

anos Clasificación

del impacto acciones

correctivas

Análisisde causa

Propuesta demejoras

Identificar responsable

Establecer plazos

Cumplimiento a plazos y actividades

Eficacia de las acciones

Reprogramaractividades

Modelo de Proceso de Mejora


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Procedimientos:

No Conformidades y Acciones Correctivas

Objetivo

Establecer los lineamientos para el tratamiento apropiado de las no conformidades, incluidas las originadas por quejas, que evite su recurrencia en cualquier área de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.



Procedimientos)

N/A

Definiciones:

Acciones correctivas: Es una acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Es diferente a “Corrección” mediante la cual sólo se elimina o repara la no conformidad detectada, no su causa. No conformidad: Es un incumplimiento de un requisito del sistema, sea este especificado o no. Se conoce como requisito una necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria. Fuente: María Francisca Abad García, Evaluación de la calidad de los sistemas de información, Madrid, Síntesis, 2005, p. 80. Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008). Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario. México, Distrito Federal. ISO 9000:2005


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Identificación, análisis y

solución de una no conformidad

ETAPA 2

Evaluación y cierre de las acciones correctivas

Fin


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Análisis de Datos de los Indicadores


Establecer las actividades para la integración, aplicación y recolección de información que mediante indicadores permitan evaluar y dar seguimiento, así como encaminar las acciones hacia la mejora.


Es aplicable a todas las unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, involucradas en el proceso de indicadores establecidos.


Procedimientos)

N/A

Definiciones:

Análisis de datos: Recopilación de información apropiada para demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del mismo. Esto también debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento, medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes. Indicadores: Instrumento de medida cuantitativa, que refleja dimensiones de calidad, eficiencia y eficacia que posee una actividad o un servicio. Fuente: María Francisca Abad García, Evaluación de la calidad de los sistemas de información, Madrid, Síntesis, 2005, p. 80. Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008). Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario. México, Distrito Federal. http://es.wikipedia.org/wiki/Graphics_Interchange_Format.

http://es.wikipedia.org/wiki/Graphics_Interchange_Format


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Definición y desarrollo de indicadores

ETAPA 2 Gestión y seguimiento

ETAPA 3 Reporte actualizado de indicadores

Fin


Paginas 111 de 131


Análisis de Datos del Programa Presupuestario


Establecer las actividades para la elaboración, integración y seguimiento al Programa Presupuestario de las unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.



Procedimiento de Mejora

Definiciones:

Análisis de datos: Información predeterminada que permite conocer los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión, así como evaluar y detectar áreas de oportunidad donde puede realizarse la mejora continua. Programa presupuestario: Conjunto de acciones planeadas para cumplir con una serie de objetivos claramente definidos y para los cuales se diseñan indicadores de resultados. Fuente: ISO 9000


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Integración del programa

presupuestario

ETAPA 2 Avance del programa presupuestario

ETAPA 3 Reporte del programa presupuestario

Fin


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Análisis y Solución de Problemas

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades para la identificación de la causa real o potencial de un problema y su solución.



Procedimientos)

Procedimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas

Definiciones:

Análisis de datos: Recopilación de información apropiada para demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del mismo. Esto también debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento, medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes. Problema: Presentación de algún acontecimiento no esperado, que afecta las condiciones normales de operación de la organización. Solución: Actividad conocida que consiste en proporcionar una respuesta a partir de un objeto o de una situación. Fuente: ISO 9000


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Definición del problema

ETAPA 2 Análisis y solución de problemas

ETAPA 3 Plan de acción

Fin


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Control de las Salidas No Conformes

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades que deben realizarse para el control de salidas no conforme, que se derivan de la Fiscalización Superior.

Alcance del Procedimiento: Es aplicable a la Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero y a la Auditoría Especial de Evaluación de Desempeño.


Procedimientos)

• Procedimiento de Análisis y Solución de Problemas

• Procedimiento de Mejora

Definiciones:

Control de la Salida No Conformes: Documento en el que se establece el incumplimiento de los requisitos especificados en la elaboración de un producto relativo a la Fiscalización Superior.


Paginas 116 de 131


Diagrama de Bloques

ETAPA 1 Identificación de salidas no

conformes

ETAPA 2 Gestión y Seguimiento

ETAPA 3 Control de las salidas no

conformes

Inicio

Fin


Paginas 117 de 131


Mejora


Gestionar las oportunidades de mejora y las ideas de innovación con la finalidad de incrementar la eficiencia de los procesos, servicios de los Sistema de Gestión de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


Aplica a todas las unidades Administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla


N/A

Definiciones:

Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad y cumplir los requisitos

Solicitud de mejora: documento que sirve de guía para identificar el tipo de hallazgo, conocer la causa raíz que origina la acción, así como el plan de tratamiento a seguir.

Área de oportunidad: situación que puede ser mejorada a través de la implementación de acciones preventivas

Fuente: ISO 9000


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Identificación de oportunidades de mejora y/o ideas de innovación

ETAPA 2

Elaboración y captura del Plan de Implementación

ETAPA 3

Información de resultado en las Revisiones por la Dirección

Fin


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4.2.13 Identificación, Análisis, Seguimiento de Riesgos y Oportunidades

HP V

AIdentificar riesgos

Clasificar riesgos

Elaborar Plan deAtención de Riesgos

Seguimiento y validación del Plan de Atención

de Riesgos

Revalorar riesgos


• Riesgos• Oportunidades

Fuen

tes

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(Clie

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tes

inte

resa

das)

• Auditor(a) Superior• Auditores(as) Especiales• Directores(as)• Subdirectores(as)• Coordinadores(as)• Jef es(as) de

Departamento• Analista• Auxiliares

Info

rmac

ión

Doc

umen

tada

(In

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• Procedimiento de Identificación, Análisis, Seguimiento de Riesgo y Oportunidades

Rec

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nter

esad

as)

• Alta Dirección• Dueños de Procesos• Dirección de Procesos y

Mejora Continua

Info

rmac

ión

Doc

umen

tada

(Reg

istro

s)

• Formato Gestión de Riesgos

Salid

as• Atención a Riesgos y Oportunidades

• Alta Dirección• Dueños de Procesos• Dirección de Procesos y

Mejora Continua

Entra

das

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Equi

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sos

Hum

anos

Aplicar del Plan de Atención de Riesgos

Modelo de Proceso de Identificación, Análisis, Seguimiento de Riesgos y Oportunidades


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Procedimientos

Identificación, Análisis, Seguimiento de Riesgos y Oportunidades


Describir las actividades para una efectiva gestión de riesgos que permita una oportuna identificación, análisis y seguimiento orientados hacia una mitigación de su impacto en los procesos de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Alcance del Procedimiento: Es aplicable a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.


N/A

Definiciones:

Causa: Elemento que sólo o en combinación tiene el potencial intrínseco para dar lugar al riesgo. Riesgo: Es un evento que si ocurre puede tener un efecto positivo (Oportunidad) o negativo (Amenaza) sobre los objetivos. Es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Consecuencia: Resultado de un evento que afecta los objetivos. Riesgos individuales: Afectan a los objetivos individuales. Riesgo Residual: Riesgo restante después del tratamiento de control. Gestión del Riesgo: Conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto a los riesgos. Fuente: ISO 31000:2015


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Diagrama de Flujo

Inicio

ETAPA 1 Identificación, registro y creación

del plan de atención

ETAPA 2 Revisión de riesgos identificados

ETAPA 3 Difusión y seguimiento a los

riesgos identificados por proceso

Fin


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4.2.14. Proceso de Selección, Control y Evaluación de Auditores Externos

Modelo de Proceso:

Fuen

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Entra

das

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ovee

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• Convocatoria Pública Nacional• Lineamientos para la Designación,

Contratación, Control y Evaluación de los(las) Auditores(as) Externos (as) que contraten las Entidades Fiscalizadas para Dictaminar sus Estados Financieros, Contables, Presupuestales y Programáticos por el Ejercicio, aplicable al ejercicio que corresponda

Equi

po • Equipo TI• Sistema QControl• Transporte

Rec

urso

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uman

os

• Analistas• Coordinador• Subdirector• Directores• Auditores Especiales• Auditor Superior

Info

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Doc

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y

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• Normatividad correspondiente

Rec

epto

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resa

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• Auditor(a) (Superior• Auditor(a) Externos(a)• Entidades Fiscalizadas

Info

rmac

ión

Doc

umen

tada

(Reg

istro

s)

• Oficio para Auditores(as) idóneos(a) y no idóneos(as)

• Recibo de pago de Derechos• Oficio de Comisión• Oficio de Visita• Lista de Verificación• Recibo de Recepción de

Documentos• Oficio de entrega de Lineamientos• Oficios de Constancia Anual• Padrón• Directorio de Auditores(as)

Externos(as)

Salid

as• Lineamientos• Padrón • Directorio de Auditores(as)

Externos(as)

HP V

A

Publicaciónde

Convocatoria

Acuerdo que Crea el Comité de Evaluación de Aspirantes

a Integrar el Padrón de Auditores Externos Aplicable al

Ejercicio que corresponda

Sesión del Comité

Integración del Comité

Revisión Documental

Definición de Idóneos

y no Idóneos

Visita de Verificación

de datos

Publicación de Padrón de

Auditores(as)Externos(as)

• Dirección de Coordinación y Supervisión de Auditores Externos

• Auditor Especial de Cumplimiento Financiero

• Órgano Interno de Control y Seguimiento a la Gestión

• Auditor Superior• Secretaría Ejecutiva• Unidad de Difusión Institucional• Comité de Evaluación de Aspirantes

de Auditores(as) Externos(as) • Auditores(as) Externos(as)

Publicación de Lineamientos

Modelo de Proceso de Selección, Control y Evaluación de Auditores(as) Externos(as)


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Procedimientos:

Autorización de Auditores(as) Externos(as)

Objetivo del Procedimiento: Integrar el padrón de auditores(as) externos(as).


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Auditor(a) Superior Auditoría Especial de Cumplimiento a la Gestión Financiera Auditoría Especial de Evaluación de Desempeño Dirección General Jurídica Departamento de Gestión Documental. Dirección de Fiscalización de Procedimientos y Coordinación de

Auditores(as) Externos(as). Unidad de Difusión Institucional

Referencias:


N/A

Definiciones:

Autorización: Es el proceso mediante el que previa convocatoria pública nacional que emite el Auditor Superior se establecen las bases, términos y condiciones que deberán cumplir los Profesionales (personas físicas o morales) interesados en participar en el proceso de Autorización de Auditores Externos Autorizados para dictaminar cuentas públicas de los Sujetos de Revisión Obligados del Estado de Puebla. Comité de Evaluación de Auditores(as) Externos(as): Órgano colegiado cuya función consiste en determinar que solicitud de aspirantes de Auditores Externos cumple con los requisitos de la convocatoria. Fuente: Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Lineamientos para la Designación, Contratación, Control y Evaluación de los(las) Auditores(as) Externos(as) que Contraten las Entidades Fiscalizadas para Dictaminar sus Estados Financieros, Contables, Presupuestarios y Programáticos, aplicable al ejercicio que corresponda.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Formulación y publicación de convocatoria y lineamientos para la contratación de Auditores(as) Externos(as)

ETAPA 2

Sesión del Comité de Evaluación de Auditores(as) Externos(as)

Fin

ETAPA 3

Notificación de resultados para no idóneos e idóneos, así como la Constancia Anual de Auditor(a) Externo(a) autorizado

ETAPA 4

Publicación del Padrón de Auditores(as) Externos(as) autorizados

ETAPA 5

Formulación y publicación de lineamientos para la contratación de Auditores(as) Externos(as)


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Revisión a Contrato y Fianza de Auditores(as) Externos(as) Autorizados(as)


Establecer las actividades necesarias para la verificación del cumplimiento a los Lineamientos para la Designación, Contratación, Control y Evaluación de los(las) Auditores(as) Externos(as) que contraten las Entidades Fiscalizadas para Dictaminar sus Estados Financieros, Contables, Presupuestarios y Programáticos, por el ejercicio que corresponda.


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Secretaría Ejecutiva Dirección General Jurídica Dirección de Capacitación y Gestión Documental Dirección de Coordinación y Supervisión de Auditores Externos

Referencias:


Procedimiento de Administración de la Salida de Documentos

Definiciones:

Auditor(a) Externo(a): Persona capacitada, experimentada, autorizada por la Auditoría Superior del Estado de Puebla, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad con el propósito de dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficiencia y eficacia en su desempeño. Contrato: Es el convenio que crea o transfiere obligaciones o derechos. Fianza: Documento que garantiza el cumplimiento de obligaciones contraídas. Acuerdo del Órgano de Gobierno: Documento que autoriza la contratación del(la) Auditor(a) Externo(a). Proceso de Adjudicación. - Forma de contratar. Fuente: Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal Lineamientos para la Designación, Contratación, Control y Evaluación de los (las) Auditores (as) Externos (as) que Contraten las Entidades Fiscalizadas para Dictaminar sus Estados Financieros, Contables, Presupuestarios y Programáticos, por el ejercicio que corresponda.


Paginas 126 de 131


Diagrama de Bloques

ETAPA 1 Programación de revisión documental de Auditores(as) Externos(as) Autorizados(as)

ETAPA 2 Revisión documental de Auditores(as) Externos(as)

Autorizados(as)

Fin

ETAPA 3 Emisión de oficios de requerimiento y/o modificaciones del

contrato, fianza, proceso de adjudicación, propuesta y Acuerdo del Órgano de Gobierno

Inicio


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Revisión del Informe de Evaluación al Control Interno y del Programa de Auditoría Específico de los(las) Auditores(as) Externos(as)

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades necesarias para la revisión del informe de evaluación al control interno y del programa de auditoría específico de los(las) Auditores(as) Externos(as).


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Secretaría Ejecutiva Dirección General Jurídica Auditoría Especial de Evaluación de Desempeño Dirección de Auditoría de Desempeño Dirección de Capacitación y Gestión Documental Dirección de Coordinación y Supervisión de Auditores

Externos Referencias:


Procedimiento de Administración de la Salida de Documentos

Definiciones:

Auditor(a) Externo(a). Persona capacitada, experimentada, autorizada por la Auditoría Superior del Estado de Puebla, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad con el propósito de dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficiencia y eficacia en su desempeño. Control interno. Es la base para determinar la confianza que va a depositar en él, y para determinar la extensión que va a dar a los procedimientos de Auditoría que use el(o la) Auditor(a) Externo(a) Autorizado(a) debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del Control Interno existente. Programa específico de auditoría. Procedimientos que debe realizar el(o la) Auditor(a) Externo(a) Autorizado(a) de acuerdo a la naturaleza del sujeto de revisión obligado. Fuente: Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal Lineamientos para la Designación, Contratación, Control y Evaluación de los (las) Auditores (as) Externos (as) que Contraten las Entidades Fiscalizadas para Dictaminar sus Estados Financieros, Contables, Presupuestarios y Programáticos, por el ejercicio que corresponda. (Fuente de las definiciones de Auditor (a) Externo (a), Control interno, Programa específico de auditoría).


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1 Revisión del informe de evaluación al

control interno

ETAPA 2 Modificación al control interno que entrega el(o la) Auditor(a) Externo(a) Autorizado(a)

Fin

ETAPA 3 Revisión del programa de auditoría

específico

ETAPA 4 Modificación al programa de auditoría

específico


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Revisión a Papeles de Trabajo de Auditores(as) Externos(as) Autorizados(as)

Objetivo del Procedimiento: Establecer las actividades necesarias para la revisión de los papeles de trabajo de los auditores(as) externos(as) autorizados(as).


Es aplicable a las siguientes unidades administrativas de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Secretaría Ejecutiva Dirección de Auditoría de Desempeño Dirección de Coordinación y Supervisión de Auditores(as)

Externos(as)


Procedimientos) Procedimiento de Administración de la Salida de Documentos

Definiciones:

Auditor(a) Externo(a). Los profesionales autorizados por la Auditoría Superior para auxiliar a la misma en las funciones que le competen en términos de la Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla y conforme a los lineamientos respectivos. Papel de trabajo. Conjunto de cédulas (sumarias subsumarias y analíticas) y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el (la) Auditor(a) en su examen, alcance, descripción de las pruebas realizadas, evidencias y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe y dictamen. Fuente: Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Lineamientos para la Designación, Contratación, Control y Evaluación de los(las) Auditores(as) Externos(as) que Contraten las Entidades Fiscalizadas para Dictaminar sus Estados Financieros, Contables, Presupuestarios y Programáticos, aplicables al ejercicio que corresponda.


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Diagrama de Bloques

Inicio

ETAPA 1

Selección de Auditores(as) Externos(as) para la revisión de papeles de trabajo por el ejercicio que corresponda

ETAPA 2 Revisión de papeles de trabajo de los(las) Auditores(as)

Externos(as) Autorizados(as)

Fin

ETAPA 3 Contestación al acta de revisión a papeles de trabajo

http://192.168.0.4:8080/integral/documentos/sistema1/seccion20/seccion64/FOAF07.5-283.doc


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Control de cambios

Número Fecha Dice Debe decir Aprobó

1 07/12/2018 N/A

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Artículo 113.- I. Fiscalizar los ingresos y egresos, control, administración, manejo, custodia y aplicación de fondos, bienes y recursos de los Poderes del Estado, Ayuntamientos, organismos autónomos, entidades paraestatales y paramunicipales, organismos públicos desconcentrados, fideicomisos en los que el fideicomitente sea cualquiera de los Poderes del Estado o Ayuntamientos y en general, cualquier persona física o jurídica, pública o privada, mandato, fondo y demás que por cualquier razón recauden, manejen, ejerzan, resguarden o custodien recursos, fondos, bienes o valores de la hacienda pública estatal o municipal, tanto en el país como en el extranjero, y demás que formen parte de la cuenta pública, en términos de las disposiciones aplicables; asimismo, fiscalizará las acciones del Estado y Municipios en materia de fondos, recursos locales y deuda pública; estatal y municipal, y las garantías que, en su caso, otorguen el Gobierno del Estado y los Municipios a sus entidades paraestatales o paramunicipales, según corresponda, así como el destino y ejercicio de los recursos obtenidos por estos financiamientos;

Dr. Alberto Segovia Blumenkron

Auditor Especial de Mejora

de la Gestión y Tecnologías de la

Información

1 07/12/2018 N/A VII. Derogada

Dr. Alberto Segovia Blumenkron

Auditor Especial de Mejora

de la Gestión y Tecnologías de la

Información

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