Manual Openerp.209

8/20/2019 Manual Openerp.209

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Tabla de Contenidos

PREFACIO...........................................................................................................................................6

El software de fuente abierta al servicio de la gestión.....................................................................6

La Solución Oen ERP....................................................................................................................!

CO"OCIE"#O OPE" ERP..............................................................................................................$%

Conect&ndose a Oen ERP............................................................................................................$%

'arra de referencias.................................................................................................................$$

Idio(as en Oen ERP..........................................................................................................$)

Solicitudes.................................................................................................................................$)

Las solicitudes co(o un (ecanis(o de co(unicación interna............................................$)

Configuración de usuarios........................................................................................................$6

*estión de Asociados.....................................................................................................................$!

Lista de Asociados................................................................................................................$!

Categor+as de los Asociados.................................................................................................$,

Funcionalidades.............................................................................................................................-%

our *uiado or Oen ERP...........................................................................................................-%Asociados..................................................................................................................................-%

'/s0ueda de un asociado.....................................................................................................-%

For(ulario del asociado.......................................................................................................-$

Acciones osibles sobre un asociado...................................................................................--

Contabilidad 1 Finan2as............................................................................................................-3

ableros de control....................................................................................................................-4

Productos...................................................................................................................................-4

Recursos 5u(anos....................................................................................................................-!

Control de Inventario................................................................................................................-,

*estión de relación con Clientes 1 Proveedores.......................................................................-

*estión de Co(ras..................................................................................................................)$*estión de ventas......................................................................................................................)$

Concetos generales del flu7o de traba7o............................................................................................))

Personali2ación de la Co(a8+a Princial................................................................................))

Categor+as de Asociados...........................................................................................................)3

Productos 1 sus categor+as........................................................................................................)4

9bicaciones de stoc:.................................................................................................................)!

Creación de un lan de cuentas.................................................................................................)

Flu7o de raba7o.............................................................................................................................3%

Pedido de co(ra......................................................................................................................3%

Receción de (ercader+a..........................................................................................................3-

Control de facturas de co(ra..................................................................................................3)Pago al roveedor......................................................................................................................33

#e la Prouesta de ;entas a el Pedido de ;entas......................................................................34

Prearación de (ercader+a ara desac


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=en/.....................................................................................................................................44

9so de casos..............................................................................................................................4!

*eneración de calendarios........................................................................................................4

An&lisis de dese(e8o..............................................................................................................6%

Auto(ati2ación de acciones usando reglas...............................................................................6$

9sando el servidor de correo electrónico..................................................................................66

Perfiles de rosectos....................................................................................................................669so efectivo de los erfiles.......................................................................................................6!

5erra(ientas de Co(unicación.........................................................................................................6

Interfa2 de =o2illa tensión de tensión de Outloo:................................................................................................!)

Interfa2 de =icrosoft ?ord............................................................................................................!)

Instalación de la e>tensión de ?ord..............................................................................................!3

9so de la interfa2 de ?ord........................................................................................................!3Contabilidad *eneral..........................................................................................................................!6

#esde la facturación


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9so de I(uestos sobre ProductosB AsociadosB Pro1ectos 1 Cuentas................................$-6

Los libros (a1ores 1 la


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Pol+ticas de gestión de recios.....................................................................................................$,)

Creación de lista de recios....................................................................................................$,4

;ersiones de Listas de Precios............................................................................................$,4

Reglas ara calcular recio.................................................................................................$,6

Lista de Precios or defecto...............................................................................................$,,

Caso de uso de listas de recios..............................................................................................$,,

#efinición de la lista de recios.........................................................................................$%Condiciones de contratos de clientes..................................................................................$$

Otras bases ara el c&lculo de recios.....................................................................................$)

*estión de recios en varias (onedas....................................................................................$)

*estión de Contratos de Servicios...............................................................................................$3

Contrato con recios fi7ados...................................................................................................$3

Contratos costo ree(bolso....................................................................................................$6

Contratos con recio fi7ado facturados a (edida 0ue se lleva a cabo el servicio...................$,

Contratos li(itados a una cantidad.........................................................................................-%$

Planea(iento 0ue (e7ora el lidera2go.........................................................................................-%$

GPlanea(iento or tie(o o or tareasH.................................................................................-%)

Creación de lanes..................................................................................................................-%49so correcto del lanea(iento................................................................................................-%4

Planea(iento en todos los niveles de la 7erar0u+a...................................................................-%6

rata(iento de gastos..................................................................................................................-%!

9n roceso integrado..............................................................................................................-%!

Recla(o de gastos...................................................................................................................-%,

Organi2ación interna 1 *estión de ro1ectos...................................................................................-$$

*estión de ro1ectos....................................................................................................................-$$

#efinición de un ro1ecto 1 sus tareas...................................................................................-$-

*estión de tareas.....................................................................................................................-$)

Asignación de roles *erentes de cuenta 1 *erente de ro1ecto............................................-$4

Facturación de tareas...............................................................................................................-$6

Planea(iento 1 rioridades en la gestión................................................................................-$,

#elegación eficiente................................................................................................................-$

El arte de la roductividad sin estr@s...........................................................................................--%

"o todo lo urgente es necesaria(ente i(ortante..................................................................--$

Organi2ando su vida siste(&tica(ente...................................................................................---

Conte>to..................................................................................................................................---

Ca7as de tie(o..................................................................................................................---

=etodolog+a 1 rocesos iterativos......................................................................................--)

Algunos resultados convincentes.......................................................................................--6

Personali2ación de Oen ERP..........................................................................................................--!Creación de un =ódulo de Configuración...................................................................................--,

Personali2ación del (en/............................................................................................................-)%

#e7ar 0ue los usuarios ca(bien ellos (is(os sus contrase8as...............................................-)%

Personali2ación de la &gina de inicio ara cada usuario.......................................................-)-

Asignación de valores or defecto a los ca(os....................................................................-))

Ca(bio de ter(inolog+a..........................................................................................................-)3

raducción a trav@s de un arc


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Configuración de los flu7os de traba7o.........................................................................................-3-

#efinición de los Flu7os de raba7o........................................................................................-3)

Configuración de reortes............................................................................................................-3)

*estión de reortes estad+sticos..............................................................................................-33

=odelar un nuevo reorte..................................................................................................-33

Personali2ación de los tableros de control.........................................................................-36

*estión de lantillas de docu(entos con OenOffice.org......................................................-36Instalación del (ódulo de OenOffice.org........................................................................-3,

Cone>ión de OenOffice.org a Oen ERP.........................................................................-3,

=odificación de reortes....................................................................................................-3,

Creación de un nuevo reorte.............................................................................................-4%

Creación de encabe2ados co(unes ara reortes...................................................................-4$

I(ortar 1 e>ortar infor(ación..................................................................................................-4-

El for(ato CS; ara estructuras de bases de datos co(le7as...............................................-4-

Ca(os (uc


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PREFACIOPREFACIO11

Los Sistemas de Información han jugado un rol cada vez más visible en la

mejora de la competitividad de los negocios a lo largo de los últimos años. Noson sólo herramientas para manejar tareas repetitivas sino !ue se están

usando para guiar " promover todas las actividades diarias de una compañ#a.

$n soft%are de gestión integrada es un recurso clave !ue otorga una ventaja

competitiva significativa.

La respuesta habitual de una empresa a las necesidades de agilidad fiabilidad

" respuesta a e&pectativas !ue crecen rápidamente es crear una organizaciónbasada en departamentos con una estructura lineal integrada alrededor de sus

procesos operativos. 'ara aumentar la eficiencia entre la gente de ventas los

contadores el personal de log#stica " todos los demás usted deber#a tener un

entendimiento común de sus problemas.

'ara esto se necesita un lenguaje común !ue permita compartir las referencias

las pol#ticas " la comunicación en la organización. $n sistema ()' *porEnterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales+

constitu"e la plataforma ideal para este punto de referencia común.

El software de fuente abierta al servicio de la gestiónEl software de fuente abierta al servicio de la gestión

Los riesgos " los costos de integración son barreras importantes para todas las

ventajas !ue $sted obtiene de estos sistemas. ,sta es la razón por la cual

todav#a ho" pocas '"-(s usan ()'. demás los vendedores más grandes de

()' como S' -icrosoft " /racle no han sido capaces de reconciliar el poder

" la cobertura integral de un ()' con la simplicidad " fle&ibilidad deseadas por

los usuarios. 0 esto es precisamente lo !ue están buscando las '"-(s.

1Este manual está basado en Open ERP: a modern approach to integrated

business management systems, escrito por los creadores de Open ERP, FabianPinckaers y Geoff Gardiner. Para conocer más sobre ellos y Tiny SR, el editor de Open

ERP, !isite "ttp#$$%%%.openerp.com$ .

http://www.openerp.com/http://www.openerp.com/http://www.openerp.com/http://www.openerp.com/


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Los procesos de desarrollo de soft%are de fuente abierta " los nuevos modelos

de negocios adoptados por sus desarrolladores brindan un nuevo modo de

resolver dichos problemas de costo " calidad para esta clase de soft%are

empresarial.

'ara !ue un sistema ()' est2 totalmente disponible para las '"-(s la prioridad

es la reducción de costos. (l soft%are de fuente abierta lo hace posible al

reducir los costos de desarrollo al permitir la reutilización constante de las

librer#as de soft%are de fuente abierta eliminar los intermediarios

*distribuidores+ con todos gastos generales de venta eliminar los costos de

ventas con la publicación libre del soft%are " reducir considerablemente los

gastos de mar3eting.

l e&istir una interacción abierta entre miles de colaboradores " asociados

trabajando en el mismo pro"ecto el escrutinio resultante beneficia

enormemente la calidad del soft%are producido. 0 usted no puede ser todo al

mismo tiempo4 contador desarrollador de soft%are vendedor profesional de

calidad IS/ 5661 especialista en productos agr#colas e&perto en las

costumbres " hábitos de los vendedores farmac2uticos sólo para empezar.

7on estos re!uerimientos tan amplios !u2 podr#a ser mejor !ue una red

mundial de asociados " colaboradores. 7ada uno de ellos suma su propia

colaboración de acuerdo a su capacidad profesional. trav2s de este libro

usted verá !ue los resultados superan cual!uier e&pectativa razonable cuando

este trabajo está bien organizado.

'ero el desaf#o real del desarrollo es !ue esta solución sea tan simple " fle&ible

como completa. 0 para alcanzar este nivel de calidad usted necesita un l#der "

coordinador !ue sea capaz de organizar todas estas actividades. (ntonces el

e!uipo de desarrollo de /pen ()' es responsable por la ma"or parte de la

organización sincronización " coherencia del soft%are.

0 /pen ()' ofrece un gran desempeño en todas estas áreas.


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La Solución Open ERPLa Solución Open ERP

8racias a su modularidad los desarrollos en colaboración de /pen ()' han

sido limpiamente integrados permitiendo !ue cual!uier compañ#a elija lo !ue

necesita de una larga lista de funciones disponibles. 7omo en la ma"or#a de los

soft%ares de fuente abierta la accesibilidad la fle&ibilidad " la simplicidad son

claves para el desarrollo. La e&periencia ha demostrado !ue no se necesita

entrenar a los usuarios en el sistema durante meses por!ue ellos pueden

bajarlo " directamente comenzar a usarlo.

s# usted encontrará los módulos para todos los tipos de necesidades

permitiendo !ue su compañ#a constru"a un sistema personalizado agrupando

" configurando los módulos !ue mejor se adapten entre los cientos !ue están

disponibles. (llos van desde módulos mu" espec#ficos como la interfaz (9I

para productos agr#colas hasta el módulo de automatización gen2rica para

pedir sand%ichs !ue se ocupa de las preferencias de su personal a la hora de

comer.

Los resultados son impresionantes. /pen ()' es el soft%are de gestión másbajado del mundo con más de :66 descargas por d#a. (stá disponible en 1;

idiomas " tiene una red mundial de colaboradores " asociados. -ás de ;66

desarrolladores participan en los pro"ectos del sistema de desarrollo

colaborativo de


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ar!uitectura bien calculada " el uso de tecnolog#as abiertas. 9e hecho si usted

es una persona dedicada a la


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COOCIE!O OPE ERPCOOCIE!O OPE ERP

7omience a descubrir /pen ()' para familiarizarse con la interfaz de usuario.

(ste recorrido guiado provee una introducción a muchas de las caracter#sticasdisponibles en el sistema.

(s comprensible !ue tenga un poco de aprehensión cuando se siente por

primera vez frente a su computadora para conectarse con /pen ()' "a !ue

los sistemas de ()' son conocidos por su complejidad " por el tiempo !ue

toma aprender a usarlos. 9espu2s de todo son sistemas de planeamiento de

gestión de empresas capaces de manejar la ma"or#a de los elementos deempresas globales. 'ero aún siendo 2ste el caso con el soft%are propietario

/pen ()' es una e&cepción en la clase de soft%are de gestión.

pesar de su e&haustividad las facilidades de interfaz " gestión de flujos de

trabajo son mu" simples e intuitivas de usar. 'or esta razón /pen ()' es uno

de los pocos pa!uetes de soft%are con clientes de referencia tanto en negocios

mu" pe!ueños *!ue re!uieren simplicidad+ como en grandes cuentas *!uere!uieren una amplia cobertura funcional+.

Conect"ndoseConect"ndose a Open ERPa Open ERP

'ara conectarse a /pen ()' usted cuenta con un nombre de $suario " una

7ontraseña. (stos datos deben ingresarse en los campos correspondientes en

la ventana de inicio. (sta ventana aparece normalmente al iniciar el programa.

Si esto no ocurre puede acceder a ella a trav2s del menú en la parte superior

de la pantalla4 Archivo > Conectar, o bien a trav2s de un atajo4 Ctrl + O.

$sted deber#a ver una ventana como 2sta4

CAP#$RACAP#$RA

Ingrese sus datos " haga clic3 en Aceptar . (sta acción lo llevará a la pantallade inicio. Su nombre de ingreso determina sus derechos de usuario es decir a


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!u2 información " funcionalidades tiene acceso.

(s posible !ue en lugar de ingresar a la pantalla de inicio se muestre

directamente un tablero de control cu"as caracter#sticas básicas se detallarán

más adelante. 9esde el tablero de control puede acceder a la pantalla inicio. Siestá usando el cliente %eb puede llegar al menú haciendo clic3 en el enlace

-enú 'rincipal en la parte superior iz!uierda de la ventana. Si está usando el

cliente Aindo%s el menú está en la primera pestaña *!ue está escondida

siendo la segunda pestaña en el tablero de control !ue aparece al principio+.

$na vez !ue se muestre el menú principal podrá ver los siguientes #tems4

● La barra de 'referencias en la parte superior derecha !ue muestra

nombre de usuario enlaces a la página de inicio 'referencias cerca de

" Salir.

● bajo información sobre el sistema de Solicitudes.

● (nlaces al -enú principal " los atajos.

● Información sobre cop"right en la parte inferior de la página.

● (l contenido principal de la ventana flan!ueada por la barra de

herramientas del menú " algunos enlaces arriba " a la derecha.

CAP#$RACAP#$RA PA#ALLAPA#ALLA P%&IAP%&IA '( )'( )#O#AL#O#AL*+ ,- )*+ ,- )PA&IA!OPA&IA!O**

@a" B menús disponibles a la iz!uierda4

● sociados

● 7ontabilidad C =inanzas

● dministración


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Barra de preerencias

7uando se conecta a /pen ()' la barra de 'referencias indica con !u2 usuario

está conectado. $sted encontrará a la derecha un enlace a la P!gina de

"nicio !ue lo lleva "a sea al tablero de control o a los menús disponibles

dependiendo de la configuración de usuario. 8eneralmente a cada usuario del

sistema se le muestra un tablero de control diseñado para mostrar indicadores

" documentos urgentes !ue son los más útiles para alguien en la posición del

usuario dentro de la compañ#a. $sted verá cómo asignar tableros de control a

diferentes usuarios más adelante.

ota. /ultinacionales 0 onas 2orarias

Si usted tiene usuarios en diferentes pa#ses ellos puedenconfigurar su propia zona horaria. Los datos referidos a

horarios *de creación " modificación de archivos por

ejemplo+ se ajustarán al huso horario del usuario.

(l siguiente elemento en la barra de herramientas es un enlace a

Preerencias !ue lo llevará a una página donde el usuario actual puede

especificar una zona horaria " un idioma.

● (l campo "dioma permite cambiar el idioma de trabajo del usuario. 'ara

ello deben cargarse otros idiomas en el sistema para !ue el usuario sea

capaz de elegir una alternativa.

● (l campo #ona horaria indica a /pen ()' la ubicación del usuario. ,sta

puede ser diferente a la del servidor.


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(l enlace $olicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas.

Deremos sus caracter#sticas más adelante.

&diomas en Open ERP

ctualmente ha" más de E6 idiomas disponibles. 7ada usuario del sistema

puede elegir en !u2 idioma trabajar a trav2s del enlace 'referencias. $sted

puede incluso asignar un idioma a un asociado *cliente o proveedor+ " en este

caso todos los documentos enviados a este asociado serán traducidos

automáticamente al idioma elegido.

/"s infor3ación sobre idio3as

La versión base del /pen ()' *en franc2s+ está traducida alos siguientes idiomas4 ingl2s alemán chino español

italiano húngaro holand2s portugu2s rumano sueco "

checo.

/tros idiomas están disponibles en %%%.tin"forge.org4 árabe

afgano austr#aco búlgaro indonesio finland2s tai turco "

vietnamita.

$olicitudes

(l enlace $olicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas. (s

visible únicamente si usted está conectado a una base de datos. Si su base de

datos es nueva dirá Sin solicitudes. 'uede hacer clic3 en este v#nculo para ver las

solicitudes !ue le han enviado en cual!uier momento.

as solicitudes como un mecanismo de comunicaci'n interna

Las solicitudes son un poderoso mecanismo de comunicación entre los usuarios

del sistema.


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● se enlazan con otros documentos de /pen ()'

● se adjunta un historial de eventos a la solicitud

● usted puede monitorear los eventos de forma efectiva desde los mensajes

enviados por ellos.

/pen ()' usa este mecanismo para informar a los usuarios sobre ciertos

eventos del sistema. 'or ejemplo si ha" un problema relativo al

reabastecimiento de un producto /pen ()' env#a una solicitud al gerente de

producción.

'ara enviar una solicitud siga los siguientes pasos4

1. @aga clic3 en el enlace $olicitudes. (sto abre una ventana !ue muestra

todas sus solicitudes pendientes.

E. @aga clic3 en %ueva para crear " enviar una nueva solicitud.

B. 7omplete el sunto de la solicitud por ejemplo &C'mo est!s( " describa

su in!uietud en el campo.

>. @aga clic3 en el botón Buscar !ue se encuentra a la derecha del campo

Enviar a " seleccione en la ventana !ue se abre el usuario a !uien !uiere

enviar su solicitud.

F. $sted puede enlazar esta solicitud a otros documentos del sistema

usando el campo Reerencias !ue puede ser por ejemplo un asociado

un presupuesto o una factura impugnada.

:. @aga clic3 en Enviar a para mandar la solicitud al receptor. Luego haga

clic3 en )en* principal para volver a la pantalla original.

CCAP#$RAAP#$RA PP%&IA%&IA '' )'' )#O#AL#O#AL*+ ,4 )*+ ,4 )PA&IA!OPA&IA!O**


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'ara revisar sus solicitudes4

1. @aga clic3 en el enlace de la derecha la eti!ueta $olicitudes para abrir

una lista de sus solicitudes. (s posible !ue todav#a aparezca la frase $in

solicitudes "a !ue esta información no se actualiza al instante sinoperiódicamente. La lista se solicitudes se abre " usted verá las solicitudes

recibidas.

E. 'uede hacer clic3 en el botón Editar representado por un lápiz al

e&tremo derecho de la l#nea de solicitud. (sto abre la solicitud en modo

de edición.

B. @aga clic3 en el botón Responder " escriba su respuesta en el campo

$olicitud !ue aparece en lugar del mensaje original.

>. @aga clic3 en Enviar a para guardar su respuesta " enviarla al remitente

original.

5enta6a de la solicitud sobre el correo electrónicoLa ventaja de una solicitud de /pen ()' comparada con un

conjunto de correos electrónicos acerca de un tema es !ue

la solicitud contiene toda la conversación en un solo lugar.

$sted puede monitorear fácilmente una discusión completa

con los documentos adjuntos " revisar rápidamente una lista

de discusiones incompletas con el historial en cada solicitud.

-ire la solicitud " su historial " luego ci2rrela.

1. @aga clic3 en la pestaña istorial en el formulario $olicitud para ver la

solicitud original " todas las respuestas. @aciendo clic3 en cada l#nea

puede obtener más información sobre cada elemento.

E. Duelva a la primera pestaña $olicitud " haga clic3 en in de la

solicitud para configurarla en Cerrado. (sto aparecerá en un color gris.


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La solicitud "a no estará activa " no será visible en las bús!uedas ni aparecerá

en su lista de solicitudes pendientes.

ota. Infor3ación disparadora

$sted puede enviar una solicitud con una fecha futura. No

aparecerá en la lista de espera de los receptores hasta la

fecha indicada. (ste mecanismo es mu" útil para configurar

alertas antes de un evento importante.

Coniguraci'n de usuarios

Si usted es el dministrador " se conecta como tal tiene todo el acceso !ue

necesita para configurar usuarios. @aga clic3 en Administraci'n > -suarios

> -suarios para desplegar la lista de usuarios definida en el sistema. @aga

clic3 en el nombre del usuario !ue desea configurar para abrir un formulario no

editable del mismo.

@aga clic3 en la pestaña $eguridad para ver !ue si este usuario es miembro

de grupo alguno tiene roles o es sujeto de reglas especializadas. (l usuario

admin como puede ver si sigue la misma secuencia para ver su definición es

un miembro del grupo admin !ue le da más derechos avanzados para

configurar nuevos usuarios.

!efinición. Roles7 grupos 0 usuarios

Los usuarios " los grupos proveen la estructura para

derechos de acceso espec#ficos a diferentes documentos. La

configuración responde a la pregunta4 GHui2n tiene acceso

a !u2JG.Los roles se usan en procesos de negocios para permitir o

blo!uear ciertos pasos en el flujo de trabajo de un

documento dado. 'or ejemplo puede asignar el rol de

aprobar una factura. Los roles responden a la pregunta

GHui2n deber#a hacer estoJG

@aga clic3 en Administraci'n > -suarios > .rupos por debajo del menú

principal para abrir la lista de grupos definidos en el sistema. Si abre la vista en

formulario del grupo admin haciendo clic3 en su nombre en la lista la primera


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pestaña le muestra la lista de todos los usuarios !ue pertenecen a este grupo.

@aga clic3 en la pestaña $eguridad para ver los detalles de los derechos de

acceso a ese grupo. ,stos están detallados más adelante pero "a puede ver

más arriba en la ventana la lista de derechos reservados para el grupo admin.'or convención en /pen ()' el grupo admin tiene derechos de acceso al menú

Coniguraci'n en cada sección. s# sociados K 7onfiguración se encuentra en la

lista de derechos de acceso pero sociados no se encuentra all# por!ue es

accesible a todos los usuarios.

'uede crear nuevos usuarios para integrarlos al sistema " asignarlos a grupos

predefinidos para garantizarles ciertos derecho de acceso. Luego pruebe susderechos de acceso cuando se conecte como esos usuarios. La gestión define

estos derechos de acceso como se describen posteriormente.

!erec2os de acceso en versiones posteriores de Open

ERP

@a" un área donde las futuras versiones de /pen ()' están

cambiando4 muchos grupos están siendo predefinidos " el

acceso a muchos de los menús " los objetos serán tecleados

en estos grupos por defecto. (sto contrasta con el enfo!ue

más liberal de >.E.E " anteriores donde los derechos de

acceso pod#an ser definidos pero no activados por defecto.

&estión de Asociados&estión de Asociados(n /pen ()' un asociado representa una entidad con la !ue $sted puede

hacer negocios. ,ste puede ser un prospecto un cliente un proveedor o aún

un empleado de su compañ#a.

ista de (sociados

@aga clic3 en Asociados en el menú principal para abrir la lista de asociados.Luego haga clic3 sobre el primer asociado para obtener sus detalles


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apareciendo un formulario con varias pestañas4

● La pestaña .eneral contiene la información principal sobre la compañ#a

como el nombre de la corporación su idioma primario los diferentes

contactos de ese asociado " las categor#as a las !ue pertenece.

● La pestaña "no e/tra contiene información !ue es un poco menos

inmediata.

● La pestaña istorial de eventos contiene el historial de todos los

eventos en los !ue ha estado involucrado el asociado. (stos eventos se

crean automáticamente por medio de diferentes documentos del sistema4

facturas solicitudes de soporte etc. ,stos le dan una vista rápida del

historial del asociado en una sola pantalla.

● La pestaña Propiedades contiene la configuración del asociado relativa a

contabilidad inventario " otras áreas.

CCAP#$RAAP#$RA PP%&IA%&IA '8 )'8 )#O#AL#O#AL*+ ,9 )*+ ,9 )PA&IA!OPA&IA!O**

!efinición. Categor:as de los Asociados

Las categor#as de los asociados le permiten segmentar a los

diferentes asociados según su relación con usted *cliente

prospecto proveedor etc.+. $n asociado puede pertenecer a

varias categor#as pudiendo ser al mismo tiempo cliente "proveedor por ejemplo.

)ategor*as de los (sociados

$sted puede listar a sus asociados por categor#a usando el menú Asociados >

Asociados por categor#a. (sto abre una estructura jerár!uica de categor#as

donde cada una de ellas puede ser dividida en subcategor#as. @aga clic3 en

una categor#a para obtener una lista de asociados en esa categor#a. 'orejemplo haga clic3 en todos los asociados de la categor#a Proveedor o


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Proveedor de componentes. $sted verá !ue si una compañ#a está en una

subcategor#a *como Proveedor de componentes+ tambi2n aparecerá

cuando haga clic3 en la categor#a madre *como Proveedor +.

CCAP#$RAAP#$RA PP%&IA%&IA ;- );- )#O#AL#O#AL*+ ,< )*+ ,< )PA&IA!OPA&IA!O**

(l administrador puede definir nuevas categor#as. (ntonces usted creará una

nueva categor#a " la enlazará a un asociado.

1. $se Asociados > Coniguraci'n > Categor0as > Editar categor0as

para llegar a una lista de las mismas categor#as !ue vio antes pero en una

lista " no en una estructura jerár!uica de árbol.

E. @aga clic3 en %ueva para abrir un formulario vac#o para crear una nueva

categor#a.

B. Ingrese -is prospectos en el campo %ombre de la categor0a. Luego haga

clic3 sobre el #cono Buscar a la derecha del campo Categor0a madre "

seleccione Prospecto en la lista !ue aparece.

>. Luego guarde su nueva categor#a usando el botón 8uardar.

Atención. Ca3pos obligatorios

Los campos azules son obligatorios. Si $sted intenta guardar

un formulario mientras uno de estos campos está vac#o este

campo se vuelve rojo para indicar !ue ha" un problema. (s

imposible guardar el formulario hasta !ue ha"a completadocada campo obligatorio.

$sted puede revisar la estructura de su nueva categor#a usando Asociados >

Asociados por categor0a. $sted deber#a ver la nueva estructura 'rospectos K

-is prospectos a!u#.

CCAP#$RAAP#$RA P%&IAP%&IA ;1 );1 )#O#AL#O#AL* + ,8 )* + ,8 )PA&IA!OPA&IA!O**

'ara crear un nuevo asociado " enlazarlo a esta nueva categor#a abra un


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formulario de nuevo asociado para modificarlo.

1. (n la pestaña .eneral tipee Nuevo asociado en el campo %ombre1

E. Luego haga clic3 en el #cono de bús!ueda a la derecha del campo

Categor0as " seleccione su nueva categor#a de la lista !ue aparece4

'rospecto K -is prospectos.

B. 8uarde su asociado haciendo clic3 en .uardar . (l asociado ahora

pertenece a la categor#a 'rospecto K -is prospectos.

>. 7ontrole la modificación en el menú Asociados > Asociados por

categor0a. Seleccione la categor#a -is prospectos. La lista de asociados se

abre " all# usted encontrará a su nuevo asociado.

ota. =uscando docu3entos

Si necesita buscar en una larga lista de asociados es mejor

usar el criterio de bús!ueda disponible !ue desplazarse a

trav2s de la lista de asociados entera. (s un hábito !ue leahorrará mucho tiempo mientras busca toda clase de

documentos.

E6e3plo. Categor:as de Asociados

$n asociado puede ser asignado a varias categor#as. (sto le

permite crear clasificaciones alternativas como necesarias

generalmente en una forma jerár!uica.lgunas estructuras !ue se usan con frecuencia son4

$bicaciones geográficas

Inter2s en ciertas l#neas de productos

Suscripción a boletines de noticias.


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Cliente >indows. L:3ite de lista de


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50mite de cr6dito+ " campos de fecha *como obviamente echa+.

La pestaña istorial le da un vistazo general rápido de las cosas !ue le han

ocurrido al usuario un paneo de información útil como pedidos facturas

abiertas " solicitudes de soporte. /pen ()' genera los eventosautomáticamente a partir de los cambios en otros documentos referidos a este

asociado. (s posible agregar eventos manualmente como una nota registrando

un llamado telefónico. 'ara agregar un nuevo evento haga clic3 en Crear un

nuevo registro a la derecha del campo Eventos del asociado. (sto abre un

cuadro de diálogo nuevo de Eventos de asociado !ue permite crear "

agregar un evento al asociado en uso.

(cciones posibles sobre un asociado

la derecha del formulario de asociado ha" una barra de herramientas !ue

contiene una lista de posibles Reportes Acciones " Enlaces acerca del

asociado mostrado en el formulario.

'uede generar documentos '9= acerca del objeto seleccionado *o en una vistade lista acerca de uno o más objetos seleccionados+ usando los siguientes

botones en la sección Reportes de la barra de herramientas.

● Eti2uetas4 imprime eti!uetas de direcciones para los asociados

seleccionados.

● Pagos vencidos4 genera cartas de seguimiento para pagos vencidos delos asociados. 7ada carta se imprime en el idioma del asociado o por

defecto en español.

lgunas acciones pueden iniciarse con los siguientes botones en la sección

Acciones de la barra de herramientas4

● Ar2uitectura de la compa70a4 abre una ventana mostrando a losasociados " sus GhijosG *derivados " asociados dependientes+ en una


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estructura jerár!uica.

Cliente >indows. Reportes7 acciones 0 enlaces

7uando usted está viendo un formulario en el cliente

Aindo%s los botones a la derecha del formulario son atajos

a los mismos Reportes Acciones " Enlaces descritos en

el te&to. 7uando está viendo una lista *como la lista de

asociados+ esos botones no están disponibles. (n cambio

puede acceder a )eportes " cciones a trav2s de dos de los

botones de la barra de herramientas arriba de la lista

"mprimir " Acci'n.

Los asociados son usados a lo largo de todo /pen ()' en otros documentos.'or ejemplo el menú .esti'n de ventas > Pedidos de ventas > 8odos

los pedidos de ventas trae todas las órdenes de venta en una vista de lista.

@aga clic3 en el nombre de un asociado *más !ue en el número de orden+ en

una de esas l#neas " obtendrá el formulario de asociado *más !ue el formulario

de pedido de venta+.

ota. Clic@ derec2o 0 ata6os

(n el cliente Aindo%s no tiene hiperv#nculos a otros tipos de

documentos. (n cambio puede hacer clic3 derecho en una

vista lista para mostrar los campos vinculados *esto es

campos !ue tengan enlace a otros formularios+ en esa l#nea.

(n el cliente %eb verá atajos de hiperv#nculos en varios de

los campos de un formularios !ue está en modo Solo

Lectura as# puede desplazarse a los formularios para esas

entradas. 7uando el formulario Aeb está en modo (ditar

puede en cambio mantener apretado el botón 7trl del

teclado " hacer clic3 derecho en el campo para obtener

todos los campos enlazados en un menú emergente tal

como lo har#a en el cliente Aindo%s.

$sted puede probar esto rápidamente "endo a una de las

órdenes de venta en .esti'n de ventas > Pedidos de

ventas > 8odos los pedidos de ventas " viendo !ue

$sted puede llegar del campo de asociado al formulario de


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ese pedido de ventas usando tanto el cliente %eb con el

formulario en Solo Lectura " (ditar como en el cliente

Aindo%s.

CCAP#$RAAP#$RA !E!E PPA#ALLAA#ALLA PP%&IA%&IA 9( )9( )#O#AL#O#AL* + ;- )* + ;- )PA&IA!OPA&IA!O**

Contabilidad y inan3as

Los cap#tulos siguientes están dedicados a la contabilidad general " anal#tica.

!u# se brinda un breve vistazo a las funciones provistas por estos módulos

como introducción.

La 7ontabilidad está totalmente integrada a todas las funciones de la

compañ#a "a sea general anal#tica presupuestaria o au&iliar. La función

contable de /pen ()' es de doble entrada " soporta múltiples divisiones de la

compañ#a " múltiples compañ#as como as# tambi2n múltiples monedas e

idiomas.

La contabilidad !ue está integrada a lo largo de todos los procesos de la

compañ#a simplifica el trabajo de ingresar información contable por!ue

muchas de las entradas se generan automáticamente mientras otros

documentos están siendo procesados. 'uede evitar ingresar datos dos veces

en /pen ()' lo !ue comúnmente representar#a una fuente de errores "

demoras.

s# la contabilidad de /pen ()' no sirve solamente para reportes financieros

tambi2n es el punto de anclaje para muchos de los procesos de gestión de la

compañ#a. 'or ejemplo si uno de sus contadores congela el cr2dito de uno de

sus clientes esto blo!ueará inmediatamente cual!uier otra acción relacionada

con el cr2dito de esa compañ#a *como una venta o un env#o+.

/pen ()' tambi2n provee contabilidad anal#tica integrada !ue le permite la

gestión por actividad comercial o pro"ecto " provee detallados niveles de

análisis. 'uede controlar sus operaciones basado en necesidades de gestión de


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negocios más !ue en los cuadros de cuentas !ue generalmente cumplen

solamente re!uerimientos legales.

8ableros de control

Los tableros de control le dan una vista general de toda la información !ue es

relevante para $sted en una sola página. (l menú 8ableros de control le da

acceso a tableros predefinidos para Contabilidad Producci'n " .esti'n de

Proyectos.

!efinición. #ableros de control

diferencia de la ma"or#a de los otros sistemas de ()' "

sistemas basados en estad#sticas /pen ()' deja !ue lostableros de control sean provistos a todos los usuarios del

sistema no sólo a los directivos " contadores.

Los usuarios pueden tener cada uno su propio tablero de

control adaptado a sus necesidades para permitirles

administrar su propio trabajo de forma efectiva. 'or ejemplo

un desarrollador usando el


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usando sólo unos pocos clic3s.

Productos

(n /pen ()' un producto es un material crudo un producto almacenable un

consumible o un servicio. 'uede trabajar con productos enteros o con patrones!ue separan la definición de productos " variantes.

'or ejemplo si vende camisetas en diferentes talles " colores4

● (l producto patrón es la G7amisetaG !ue contiene información común a

todos los talles " colores.

● Las variantes son G


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(sta separación de tipos de variantes re!uiere el módulo opcional

)oda. $sándolo puede evitar una e&plosión en el número de

productos para manejar en la base de datos. Si toma el ejemplo de

arriba es más fácil gestionar un patrón con 1F variantes en > tipos

diferentes !ue 1:6 productos totalmente distintos.

(l menú Productos le da acceso a la definición de productos " sus patrones "

variantes " a las listas de precios.

#er3inolog:a. Consu3ibles

(n /pen ()' un consumible es un producto f#sico !ue es

tratado como un producto inventariable e&cepto !ue esa

gestión de inventario no es tomada en la contabilidad delsistema. 'uede comprarlo enviarlo o producirlo pero /pen

()' siempre asumirá !ue ha" suficiente de ese producto en

stoc3. Nunca dispara una e&cepción de reabastecimiento.

bra un formulario de producto para ver la información !ue lo describe. Darios

tipos diferentes de producto se encuentran en la información de demostración

dando un buen vistazo de las opciones posibles.

Las listas de precios *Productos > 5istas de precios de productos+

determinan los precios de compra " venta " los ajustes derivados del uso de

diferentes monedas. La 5ista de precios de compra por deecto usa el

campo de producto Costo para basarse en un precio de compra. La 5ista de

precios de venta por deecto para tomar un precio de venta cuando emite

un presupuesto.

Las listas de precios son sumamente fle&ibles " le permiten disponer de toda

una pol#tica de gestión de precios. Se componen de reglas simples !ue le

permiten constituir un conjunto de reglas para las situaciones más variadas4

descuentos múltiples precios de venta basados en precios de compras

reducciones de precios promociones en todo un rango de productos entre

otras.


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Recursos umanos

(l módulo de 8estión de )ecursos @umanos provee funcionalidades como4

● 8estión de personal " calendario de d#as no laborales

● 8estión de contratos de empleo

● 8estión de beneficios

● 8estión de d#as no laborables " licencias por enfermedad

● 8estión de procesos de reclamos

● 8estión de desempeño de personal

● 8estión de aptitudes " competencias

-uchos de estas funciones son provistas por módulos opcionales cu"os

nombres comienzan con hrO en vez del módulo central @) pero están todas

cargadas en el menú principal de Recursos umanos. Los diferentes temas

se tratan en detalle en la cuarta sección de este libro dedicado a la

organización interna " a la gestión de un negocio de servicios.

Control de "nventario

7ontrol de Inventario tiene varios submenús !ue en conjunto proveen las

operaciones !ue $sted necesita para administrar el stoc3. s# $sted puede4

● 9efinir sus depósitos " estructurarlos alrededor de ubicaciones "

distribuciones de su preferencia.

● dministrar la rotación de inventario " niveles de stoc3.


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● (jecutar pedidos de remito generados por el sistema.

● (jecutar env#os con notas de env#o " calcular gastos de env#o.

● -anejar lotes " números de serie para la trazabilidad.

● 7alcular niveles teóricos de stoc3 " automatizar tasación de stoc3.

● 7rear reglas para reabastecimiento automático de stoc3.

'or lo general los pedidos de remito " los env#os se definen automáticamente

calculando los re!uerimientos basados en ventas. (l personal de almac2n usa

los remitos generados por /pen ()' producidos automáticamente en orden de

prioridad.

La administración de stoc3 como la contabilidad es de doble entrada. s# los

stoc3s no aparecen " desaparecen mágicamente en un depósito sino !ue se

mueven de un lugar a otro. 0 como la contabilidad este sistema de doble

entrada le da una gran ventaja cuando va a auditar el stoc3 por!ue cada #tem

perdido tiene una contraparte en algún otro lugar.

La ma"or parte del soft%are de gestión se limita a generar listas de productos

en depósitos. 8racias a este sistema de doble entrada /pen ()' administra

automáticamente tanto stoc3 de proveedores como de clientes lo !ue

presenta muchas ventajas4 completa trazabilidad desde el proveedor hasta el

cliente gestión de stoc3 consignado " análisis de movimientos de stoc3

e!uivalentes.

-ás aún como los planes de cuenta las ubicaciones de stoc3 son jerár!uicas

" as# $sted puede llevar a cabo análisis en varios niveles de detalle.

.esti'n de relaci'n con Clientes y Proveedores

/pen ()' provee varias herramientas para la gestión de relaciones con


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asociados disponibles a trav2s del menú CR) 9 $R).

#er3inolog:a. CR/ SR/

7)- !uiere decir )ustomer Relations"ip anagement

8estión de )elaciones con el 7liente un t2rmino estándar

para sistemas !ue gestionan relaciones con los clientes. Lo

mismo aplica para S)- pero en este caso para Supplier es

decir 'roveedor.

(l concepto de caso es usado para manejar arbitrariamente diferentes tipos de

relación cada una derivada de un m2todo gen2rico. $sted puede usarlo para

todo tipo de comunicación como preguntas sobre pedidos problemas de

calidad gestión de un call center solicitudes de soporte etc.

/pen ()' asegura !ue cada caso sea manejado efectivamente por los usuarios

del sistema clientes " proveedores. 'uede reasignar automáticamente un

caso rastrearlo para el nuevo responsable enviar recordatorios por correo

electrónico " levantar otros procesos " documentos de /pen ()'.


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integrado con /pen ()'.

● $n portal para sus proveedores " clientes !ue les permite acceder a

información limitada *por $sted+ del sistema.

$sted puede implementar una pol#tica de mejora continua para todos sus

serviciosusando algunas de las herramientas estad#sticas de /pen ()' para

analizar las diferente comunicaciones con sus asociados. 7on ellas $sted

puede ejecutar una pol#tica de mejora real para gestionar su sistema de

calidad.

$sted podrá ver más detalles de 7)- más adelante.

.esti'n de Compras

La gestión de compras le permite rastrear las cotizaciones de precios de sus

proveedores " convertirlas en 'edidos de 7ompras cuando lo re!uiera. /pen

()' tiene muchos m2todos para monitorear facturas " rastrear la recepción de

mercader#a pedida.

$sted puede manejar env#os parciales en /pen ()' as# puede mantener el

rastreo de #tems !ue todav#a deben ser enviados " puede enviar recordatorios

automáticamente.

Las reglas de gestión de reabastecimiento permiten !ue el sistema genere

automáticamente órdenes de comrpa en borrador o usted puede configurarlopara ejecutar un proceso impulsado directamente por las necesidades de la

producción actual.

ota. 5isualiación del flu6o de traba6o

/pen ()' puede mostrarle el flujo de trabajo de cual!uier

proceso operativo " el estado actual de un documento

siguiendo el flujo de trabajo para a"udarle a entender los

procesos de su empresa. (sta operación está disponible en

el cliente Aindo%s no as# en el cliente Aeb.


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'or ejemplo abra un formulario de 'edido de 7ompra en el

cliente Aindo%s. @aga clic3 en E/tensiones > Eecutar

una e/tensi'n " luego seleccione "mprimir luo de

trabao " d2 O; .

medida !ue progresa el 'edido de 7ompra usted puedereemprimir el flujo de trabajo mostrado. (l estado del pedido

se marca con nodos rojos.

EESB$E/ASB$E/A !EL!EL FL$OFL$O !E!E #RA=AO#RA=AO !E!E $A$A OR!EOR!E !E!E CO/PRACO/PRA

.esti'n de ventas

(l menú de 8estión de Dentas le da básicamente la misma funcionalidad !ue el

menú de 8estión de 7ompra la habilidad de crear nuevos pedidos " revisar los

pedidos e&istentes en sus varios estados pero ha" diferencias importantes en

los flujos de trabajo.

La confirmación de un pedido dispara el env#o de la mercader#a " el tiempo de

facturación se define por una configuración en cada pedido individual.

Los cargos de env#o pueden ser gestionados usando una grilla de tarifas para

diferentes transportadores.


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Conceptos generales del flu6o de traba6oConceptos generales del flu6o de traba6o

hora !ue "a conoce algunas de las muchas funcionalidades de /pen ()' le

mostraremos en detalle algunos de los pasos del flujo de trabajo con los !uedeberá familiarizarse para optimizar el uso de /pen ()'.

Personali3aci'n de la Compa70a Principal

7omience personalizando su base de datos renombrando la Compa70a

Principal desde el valor por defecto


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9esde el )en* Principal haga clic3 en Administraci'n > Coniguraci'n >

Base > Coniguraci'n> Base > Compa70a Principal como en Productos > 5istas de Precios >

5istas de Precios.

Categor0as de Asociados

7omo se ha dicho antes un asociado es toda entidad con la !ue su empresa

hace negocios "a sea un proveedor un cliente o sus mismos empleados. 'or

eso es conveniente establecer categor#as de asociados. Son mu" útiles para

organizar grupos de asociados pero no tienen un comportamiento !ue afecte a

los mismos por lo !ue pueden asignarse como se desee.

'ara hacerlo use el menú Asociados > Coniguraci'n > Categor0as >

Editar categor0as. @aga clic3 en %ueva lo !ue abrirá un nuevo formulario

para definir Categor0as de asociado. 'uede definir entonces las doscategor#as básicas escribi2ndolas en %ombre de la categor0a "

guardándolas4

● 'roveedores

● 7lientes

hora usted puede asignar esas categor#as a sus asociados. 'ara cargar un

asociado va"a a Asociados > Asociados. @aga clic3 en el botón %uevo para

abrir un formulario en blanco " agregar la información de su nuevo asociado.

Los campos básicos !ue debe llenar son4

● %ombre

● %ombre de contacto


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● 8ipo de direcci'n

● Categor0a

hora puede hacer clic3 en .uardar1

ota. #ipo de dirección

Si tiene guardados varios contactos para el mismo asociado

usted puede especificar !u2 contacto se usa para los varios

documentos especificando el Categor0as de productos " haga clic3 en

%ueva para obtener un formulario vac#o para definir una categor#a de

producto.

Ingrese el nombre correspondiente por ejemplo4 )adiadores en el campo

%ombre " haga clic3 en .uardar . 'odrá ver !ue otros campos especialmentea!uellos en Propiedades contables se completan automáticamente con


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valores de cuentas " libros diarios. ,stos son los valores !ue van a afectar los

productos. 7ampos e!uivalentes en un producto van a tomar los mismos

valores si están vac#os al momentos de guardar el formulario.

!efinición. Ca3pos de propiedades

Las propiedades están definidas por parámetros en el menú

Administraci'n > Personali3ar > Propiedades. Sólo

completan los campos cuando el formulario se guarda " sólo

si esos campos están vac#os en ese momento. $sted puede

omitir manualmente estas propiedades cuando lo considere

necesario.

Los campos de propiedades se usan todo a lo largo del

sistema de /pen ()' " particularmente en un ambiente

multicompañ#a. ll# los campos de propiedades en un

formulario de asociado pueden ser llenados con diferentes

valores dependiendo de la compañ#a del usuario. 'or

ejemplo las condiciones de pago para un asociado pueden

diferir dependiendo de la compañ#a desde la cual se dirigen

hacia 2l.

!efinición. $/

$- es una abreviación para -nidad de )edida. /pen ()'

maneja múltiples unidades de medida para cada producto4

usted puede comprar en toneladas " vender por 3ilo por

ejemplo. La conversión entre cada categor#a se hace

automáticamente *una vez !ue usted ha"a configurado el

#ndice de conversión en el formulario del producto primero+.

5enta6a. &estión de unidades de 3edida doble

La gestión de inventario completa puede llevarse a cabo con

dos unidades de medida *-) " -= por -nidad de =enta+.

'or ejemplo una compañ#a puede almacenar " vender

jamón por pieza pero venderla " valuarla por peso. No ha"


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relación directa entre estas dos unidades as# !ue se debe

hacer una operación de pesaje. (sta funcionalidad es crucial

en la industria agroalimentaria " puede ser igualmente

importante en fabricación !u#micos " muchas otras

industrias.

'ara crear un nuevo producto va"a al menú Productos > Productos " haga

clic3 en %uevo. Ingrese el producto en el campo %ombre por ejemplo

)adiador de leación de luminio para seguir con el caso planteado antes.

Luego haga clic3 en el #cono de ?ús!ueda a la derecha del campo Categor0a "

seleccione la categor#a correspondiente *en este caso ser#a )adiadores+.

7ontinúe con el 8ipo de producto !ue este ejemplo ser#a 'roducto lmacenable

su valor por defecto. Los campos )6todo de abastecimiento, -)

predeterminada " -) de la compra tambi2n pueden permanecer en sus

valores por defecto a menos !ue usted desee cambiarlos.

DDER/OSAER/OSA CAP#$RACAP#$RA !E!E $$ FOR/$LARIOFOR/$LARIO !E!E PRO!$C#OPRO!$C#O

9espu2s haga clic3 en la pestaña Abastecimiento " cargue los camposPrecio de costo " Precio de lista. (n la pestaña Propiedades haga clic3 en

.uardar con lo !ue las Propiedades de "nventario toman valores por

defecto *como las 'ropiedades contables en la categor#a de producto+ pero las

Propiedades Contables a!u# permanecen vac#as. 7uando ocurren

transacciones de productos las cuentas "ngresos " .astos !ue usted ha"a

definido en la 7ategor#a de 'roducto se usan para el 'roducto a menos !ue una

cuenta sea especificada a!u# para omitir lo anterior.

$na vez !ue el producto está guardado cambia a un estado no editable. Si

usted ha cargado información incorrecta o ha dejado un campo re!uerido en

blanco !uedará editable " necesitará hacer clic3 de pestaña en pestaña hasta

encontrar un campo color rojo con un mensaje de error debajo !ue usted

debe llenar correctamente.


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-bicaciones de stoc;

@aga clic3 en Control de inventario > -bicaciones para ver la jerar!u#a de

las ubicaciones de stoc3. (stas localizaciones han sido definidas cuando la base

de datos fue creada.

9esde el )en* principal haga clic3 en Control de "nventario >

Coniguraci'n > -bicaciones para ver una lista de las ubicaciones *no la

vista en árbol+. Luego haga clic3 en el nombre de una ubicación para ver un

formulario descriptivo. 7ada locación tiene un 8ipo de ubicaci'n " una

-bicaci'n madre !ue define la estructura jerár!uica. $na Cuenta de

"nventario puede ser asignada a una ubicación.

9esde el )en* Principal haga clic3 en Control de inventario >

Coniguraci'n >


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Atención. Estructura de ubicación

7ada almac2n está compuesto por tres ubicaciones4

Entrada $alida " $toc; . Su stoc3 disponible está dado por

el contenido de la ubicación $toc; .

La ubicación Entrada puede ser colocada como hija de laubicación $toc; lo !ue significa !ue cuando se consulte por

las cantidades de productos tambi2n tome en cuenta el

contenido de la ubicación Entrada. La ubicación $alida

nunca debe ser colocada como hija de la ubicación $toc;

"a !ue los productos almacenados all# "a están empacados

listos para enviar al cliente " no deben ser considerados

como disponibles para la venta.

Creaci'n de un plan de cuentas

$sted puede crear un plan de cuentas mientras crea la base de datos o

trabajar con el plan m#nimo !ue está en /pen ()' *un puñado de cuentas

necesarias sin jerar!u#a impuestos o subtotales+.

$na serie de planes de cuentas ha sido definida para /pen ()' algunos de loscuales se ajustan a las necesidades de las distintas legislaciones nacionales.

$sted puede tomar uno de ellos sin cambiarlo si as# le parece o tomarlo como

un punto de partida " diseñar un plan de cuentas completo !ue se ajuste a sus

necesidades e&actas inclu"endo cuentas para inventario amortización de

activos e impuestos.

$sted tambi2n puede tener múltiples planes de cuentas en paralelo paraponer todas sus cuentas de transacciones en diferentes planes con diferentes

arreglos para impuestos " amortización agregados en forma diferente para

varias necesidades.

ntes de usar cual!uier plan de cuentas usted necesitará especificar un ño

=iscal. ,ste define los diferentes per#odos disponibles para las transacciones

contables. 'ara hacerlo4


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1. Seleccione .esti'n inanciera > Coniguraci'n > Per0odos > A7os

iscales " haga clic3 en %uevo para abrir un formulario en blanco de

definición de A7o iscal .

E. 92 un nombre a ese A7o iscal *como ño financiero E665 por ejemplo+ "un C'digo *= E665+ " seleccione la echa de comien3o " la echa de

inali3aci'n.

B. Luego haga clic3 en uno de los botones Crear per0odos mensuales o

Crear per0odos trimestrales para crear un conjunto de per#odos

apropiado para el año fiscal como se muestra en la figura. Luego haga

clic3 en .uardar .

CCAP#$RAAP#$RA AAOO FISCALFISCAL PERIO!OSPERIO!OS CO#A=LESCO#A=LES

@aga clic3 en .esti'n inanciera > Planes > Planes de cuentas " luego

haga clic3 en Abrir planes en el A7o iscal !ue ha creado para ver una

estructura jerár!uica de las cuentas. 'uede hacer clic3 en el #cono de e&pandirK

colapsar en el nodo superior del árbol para ver los detalles de este plan.

Flu6o de #raba6oFlu6o de #raba6o

Pedido de compra

'ara hacer un 'edido de 7ompra a su proveedor use el menú .esti'n de

Compra > Pedido de Compra para abrir un formulario nuevo de 'edido de

7ompra. 9ebe completar los siguientes campos4

●


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Recepci'n de mercader0a usando el #cono e&pandirKcolapsar más !ue

haciendo clic3 directamente en Remitos. 7uando aparece la ventana de

Remitos seleccione el nombre de la entrada en la lista para visualizar el

mismo Remito " haga clic3 en =alidar para cargar el formulario acerremito. @aga clic3 en acer pic;ing para indicar !ue ha recibido todo lo !ue


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esperaba.

'ara controlar los niveles actuales de stoc3 use el menú Control de

inventario > -bicaciones encuentre Stoc3 en la jerar!u#a usando los

controles de e&pandir " colapsar para ir a lo largo del árbol " haga clic3 sobre2l. (so le mostrará todo en la ubicación Stoc3 " los niveles inferiores inclu"endo

$toc; real *la cantidad real registrada en esa ubicación " bajo ella+ " $toc;

virtual *las cantidades esperadas a futuro cuando todos los recibos " los

despachos se ha"an llevado a cabo+.

LLIS#AIS#A !E!E PRO!$C#OSPRO!$C#OS I5ELESI5ELES !E!E S#OCG S#OCG

lternativamente puede hacer clic3 en la l#nea de nivel superior $bicaciones

para resaltarla *no el te&to $bicaciones en s# mismo+ " luego apretar el botón

"mprimir en la parte superior derecha del formulario para probar los diferentes

reportes disponibles *tales como 5otes por ubicaci'n+.

Cliente >eb. Có3o volver a Open ERP despuHs de

i3pri3ir reportes P!F

7uando est2 usando el cliente %eb estos documentos noson parte de la página %eb estándar sino !ue son

generados en formato '9= !ue usted puede imprimir o

adjuntar a un correo electrónico o guardar en el disco. $sted

no tiene los enlaces de navegación habituales en estas

páginas.

/pen ()' no es totalmente consistente en la visualización

de estas páginas en la versión >.E.E as# !ue la página de'9= no aparece en una nueva pestaña o ventana como

deber#a ser *" como es en otras áreas de /pen ()'+ sino

!ue reemplaza a la página estándar de /pen ()' en

formato %eb.

$na vez !ue termine con el documento '9= usted tender#a

a cerrar simplemente la ventana lo !ue cerrar#a totalmente

a /pen ()'. (n lugar de ello haga clic3 en el botón =olver

en su navegador de Internet para volver a /pen ()'.


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5enta6a. #raabilidad en doble entrada

/pen ()' opera con un es!uema de transferencia de stoc3

de doble entrada similar al contable. 'or ello usted puede

hacer varios análisis de los niveles de stoc3 en su almac2n

junto a los correspondientes niveles de ubicaciones virtuales

en sus proveedores. Las ubicaciones de sus proveedores

muestran niveles negativos una vez !ue usted ha recibido la

mercader#a.

Control de acturas de compra

7uando reciba una factura de su proveedor va"a al menú .esti'n inanciera

> acturas > acturas del proveedor > acturas de proveedores en

borrador para abrir una lista de facturas de proveedores esperando recepción

*tendrá !ue usar el #cono de e&pandirKcolapsar en actura del proveedor en

lugar de hacer clic3 en el te&to lo !ue crear#a una nueva factura+. (stas

facturas le permiten a su 9epartamento de 7uentas comparar el precio " las

cantidades pedidas contra el precio " las cantidades de la factura del

proveedor. No es infrecuente recibir una factura con detalles más favorables al

proveedor !ue a!u2llos acordados al momento de la compra.

Si al confirmar el 'edido de 7ompra del proveedor el campo Control de

acturaci'n estaba en /rder/n *valor por defecto+ la factura se creó

automáticamente en ese momento. /tras opciones le permiten crear facturas

al momento de recibir la mercader#a o bien manualmente. (l estado inicial de

una factura es ?orrador.

@aciendo clic3 en la factura de su pedido usted puede ver su contenido "

comparar la mercader#a registrada all# con la recibida desde su proveedor. Si

ha" alguna diferencia es posible cambiar las l#neas de pedido para por

ejemplo agregar un gasto de env#o. @aga clic3 en =alidar para confirmar la

factura " pasarla al estado bierta.

Las entradas contables se generan automáticamente una vez !ue la factura es


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validada. 'ara ver los efectos en su plan de cuentas use el menú .esti'n

inanciera > Planes > Plan de cuentas1

Pago al proveedor

Seleccione el menú .esti'n inanciera > acturas > acturas de

proveedor > acturas de proveedor abiertas para obtener una lista de

facturas de proveedor !ue no han sido pagadas todav#a. @aga clic3 en el #cono

Editar *el lápiz+ al e&tremo derecho de la l#nea para abrir la factura en modo

editable o bien bus!ue la factura por número de pedido o más generalmente

por facturas pró&imas a su fecha de pago.

@aga clic3 en Pagar actura en la barra de tareas a la derecha del formulario

lo !ue abre una ventana con una descripción del pago. Seleccione Libro ?anco en

el campo 5ibro. Luego haga clic3 en Pagar actura en la parte superior

derecha del formulario lo !ue lleva a cabo la acción de pago dentro de /pen

()' " luego vuelve al menú principal.

Co3entario. Pago de una factura

(l m2todo descripto a!u# es para a!uellas compañ#as !ue nousan su sistema contable para pagar facturas sino

solamente para registrarlas. Si está usando el módulo

contable de forma completa otros m2todos más eficientes

le permiten gestionar los pagos tal como cargar estados

contables reconciliar papeles usar herramientas para

preparar pagos tener interfaz con los bancos.

$sted puede monitorear el impacto contable de pagar la factura a trav2s del

plan de cuentas disponible desde el menú .esti'n inanciera > Planes >

Plan de cuentas. /pen ()' automáticamente crea entradas contables desde

el pago " puede reconciliar el pago con la factura.


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pedidos de compras con cambios en su detalle " en su flujo de trabajo. 'ara

crear una nueva propuesta de venta use el menú .esti'n de ventas >

Orden de venta lo !ue creará un nuevo pedido en estado 7otización. (ntonces

seleccione Local por defecto en el campo $ucursal . La sucursal está vinculada

con un almac2n el !ue define la ubicación desde la !ue usted despachará lamercader#a. Llene el campo Asociado. (sto llenará automáticamente otros

campos *si es !ue el asociado "a estaba cargado en la base de datos+4

Contacto de pedido,


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relacionada a esta orden.

9esde el )en* Principal haga clic3 en Productos > Productos para

desplegar una lista de productos. Su $toc; real " su $toc; virtual pueden

diferir si usted va a necesitar más productos para despachar a sus clientes !uelos !ue tiene en e&istencia.

Preparaci'n de mercader0a para despachar a clientes

(l gerente de locales selecciona el menú Control de inventario > Remitos >

Env0o de mercader0as > Remitos conirmados esperando asignaci'n

para obtener una lista de pedidos a despachar.

Conse6o. C"lculo de reueri3ientos

(n este momento su /rden de Denta está esperando !ue se

reserven productos para cumplir con el pedido. $na

actividad de reserva de stoc3 se realiza periódicamente para

calcular las necesidades lo !ue tambi2n lleva a las cuentas

las prioridades del cliente. (l cálculo puede iniciarse desde

el menú Producci'n > Calcular re2uerimientos. (storeserva los productos automáticamente.

un!ue /pen ()' se da cuenta automáticamente de !ue los #tems en esta

orden necesitarán ser despachados todav#a no ha asignado ningún #tem

espec#fico desde ninguna ubicación para cumplir con el pedido. (ntonces usted

puede mover el producto desde la ubicación $toc; hasta la ubicación $alida

*definidas en Local de Denta en el 'edido de Dentas+ por lo !ue empiece este

proceso haciendo clic3 en Asignar . La l#nea )over cambia desde el estado

7onfirmado hasta el estado signado.

hora cree un Remito haciendo clic3 en el botón Remito en la sección

Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario.


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Luego haga clic3 en =alidar en el Remito para marcar el movimiento !ue

usted estar#a haciendo f#sicamente en sus locales. parecerá un formulario de

acer remito permiti2ndole transferir unidades entre ubicaciones " hacer un

pa!uete con ellas dentro del proceso. @aga clic3 en acer remito en la parte

superior iz!uierda del formulario para hacer la transferencia. La l#nea de)ovimiento cambia su estado a @echo.

Las mercader#as están ahora en la 'lataforma de Salida !ue ha sido definida

por defecto en /pen ()' como $alida como un pa!uete único con un

%*mero de 5ote. 'ara registrar cuándo el transportador retira el pa!uete use

el menú Control de inventario > Pedidos de Env0o > Pedidos de Env0o a

Procesar . Seleccione la l#nea apropiada para abrir el formulario de)ovimiento de $toc; luego haga clic3 en )over el lote. (l estado cambia a

-ovido. (l empa!ue está definido por las Prdenes de venta as# !ue si usted

empaca menos pa!uetes !ue los !ue están pedidos /pen ()'

automáticamente gestiona el recordatorio para futuros env#os.

'ara analizar los movimientos de stoc3 !ue usted ha hecho durante estas

operaciones siga los siguientes pasos.

1. Seleccione el menú Control de inventario > -bicaciones.

E. Seleccione la primera l#nea haciendo clic3 en algún punto de ella pero no

sobre el mismo te&to -bicaciones. Luego haga clic3 en el #cono

"mprimir arriba de la lista más a la derecha.

B. Seleccione el reporte 5otes por ubicaci'n " haga clic3 en el botón /3

para obtener un reporte detallado del Stoc3 en cada ubicación.

ota. eraru:a de ubicación

Los productos pueden ser encontrados en la ubicación

(ntrada luego de haber sido recibidos en lugar de la

ubicación Stoc3 pero son considerados parte del stoc3por!ue (ntrada es una ubicación hija de Stoc3.


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Si usted !uiere poner una estación de 7ontrol de 7alidad en

-ercader#as todo lo !ue necesita es poner (ntrada en el

mismo nivel !ue Stoc3. Luego mover#a manualmente los

#tems desde (ntrada hasta Stoc3 cuando ellos pasen los

controles de )ecepción de -ercader#a.

acturaci'n de )ercader0a

$se el menú .esti'n inanciera > acturas > actura de Clientes >

actura de Clientes en Borrador para abrir una lista de facturas generadas

por /pen ()'. ,stas están en estado ?orrador lo !ue significa !ue no tienen

todav#a presencia en el sistema contable. $sted encontrará !ue una factura

borrador se crea una vez !ue ha despachado la mercader#a si ha seleccionado=acturación utomática despu2s de (nv#o.

$na vez !ue ha confirmado una factura /pen ()' le asigna un número único

" se generan todas las entradas correspondientes. 'ara hacerlo abra la factura

" haga clic3 en Crear lo !ue mueve la factura al estado bierta. (n este punto

usted puede enviar a su cliente la factura a pagar. @aga clic3 en acturas en

la sección Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulariopara obtener un documento '9= !ue puede imprimirse o enviarse al cliente.

$sted tambi2n puede adjuntar el documento '9= al registro de factura de /pen

()'. 8uarde el '9= en algún lugar conveniente de su '7 *como en el

escritorio+. Luego haga clic3 en el botón Agregar un adunto a este recurso

!ue está a la derecha del formulario de factura *parece un clip+. (&plore hasta

el archivo !ue acaba de guardar en el cuadro de diálogo !ue aparece " hagaclic3 en Cerrar este cuadro. (sto le da un registro permanente " no editable de

su factura en el sistema de /pen ()'.

Si en este momento revisa su plan de cuentas puede ver el impacto de estas

actividades en su contabilidad una nueva l#nea de ingreso desde la factura.


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Pago del cliente

)egistrar un pago de una factura por parte de un cliente es esencialmente lo

mismo !ue el proceso de pagar a un proveedor. 9esde el menú .esti'n

inanciera > acturas > actura de cliente > acturas de clientes

abiertas haga clic3 en el nombre de la factura !ue usted !uiere marcar como

pagada4

1. $se el botón Pagar actura en la sección Acci'n de la barra de

herramientas a la derecha para abrir una ventana !ue le permita registrar

el pago.

E. Seleccione el 5ibro Libro banco " haga clic3 en Pagar actura. La factura

se marca como pagada " usted volverá al )en* Principal .

CCAP#$RAAP#$RA !E!E FFAC#$RAAC#$RA AA PPA&ARA&AR

7he!uee su plan de cuentas otra vez para ver su balance bancario en la cuenta

Caa Chica.


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&estión de relaciones con los clientes&estión de relaciones con los clientes

(l departamento de ventas es el motor de toda su compañ#a. (l 2&ito en las

ventas impulsa la motivación del staff " el dinamismo general de la compañ#alo !ue le permite seguir innovando " sentar las bases de futuros 2&itos.

La clave para un 2&ito en las ventas continuo es una efectiva gestión de

relaciones con los clientes *7)- por sus siglas en ingl2s+. Las capacidades de

/pen ()' en 7)- son fle&ibles " altamente desarrolladas para asistirlo en el

manejo de todos los aspectos tanto de las relaciones con el proveedor como

con el cliente. Las herramientas anal#ticas lo a"udan a entender suscontroladores de desempeño " la automatización de datos " procesos lo

conduce a nuevos niveles de eficiencia.

/pen ()' puede compartir información a trav2s de sus interfaces con las

aplicaciones office más comunes minimizando la interrupción de sus

operaciones cuando lo instale por primera vez. Su personal puede construir

sobre su productividad previa siguiendo con el uso de sus sistemas de correoelectrónico " herramientas office ahora conectadas a /pen ()' transfiriendo

a la interfaz de /pen ()' solo cuando lo necesiten.

Se dice con frecuencia !ue el cliente es el !ue manda. (n el mundo de los

negocios usted deber#a idealmente tratar a todos sus clientes como el centro

de la atención. (l módulo 7)- de /pen ()' está diseñado para hacer realidad

este objetivo a"udando a los empleados del negocio a entender mejor lasnecesidades de sus clientes " automatizando sus esfuerzos de comunicación.

#er3inolog:a. CR/ 0 SR/

7)- es la abreviatura de 7ustomer )elationship

-anagement Gesti'n de Relaci'n con el cliente " S)- es la

de Supplier )elationship -anagement Gesti'n de Relaci'n

con el pro!eedor.

Si se !uiere enfocar en sus clientes necesita herramientas !ue se lo faciliten.


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@erramientas !ue capturen todo el conocimiento !ue tenga disponible !ue lo

a"uden a analizar lo !ue sabe " !ue le hagan más fácil el uso de ese

conocimiento " análisis.

$na ventaja crucial !ue /pen ()' le brinda es !ue conoce más acerca de susclientes " su habilidad para proveerlos por!ue está gestionando su

contabilidad ventas compras manufacturas " cumplimiento como as# tambi2n

está comunicando todo su personal interno.

(l módulo 7)- de /pen ()' usa esa información " ofrece varias caracter#sticas

significativas !ue permiten !ue usted " su personal monitoreen " controlen

efectivamente sus relaciones con clientes " proveedores delegando losasuntos a la gente más apropiada manteniendo un historial de

comunicaciones " eventos calificando prospectos " detectando problemas.


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● 'roveedores

● =abricantes

● 7lientes

● (mpleados

● 'rospectos

(l concepto de un asociado es mucho más fle&ible a!u# !ue en otras

aplicaciones de gestión por!ue un asociado puede corresponder a un tipo o a

varias combinaciones de estos tipos. (sto evita el doble ingreso de datos " "

provee gran fle&ibilidad en las caracter#sticas disponibles. (ntonces un

asociado puede ser tanto su proveedor como su cliente al mismo tiempo. (ste

caracter#stica es particularmente importante cuando tiene subsidiarias o

fran!uicias "a !ue las transacciones entre la casa central " sus subsidiarias en

estos casos será generalmente bidireccional.

'ara obtener la lista de asociados use el menú Asociados > Asociados.

CCAP#$RAAP#$RA FFOR/$LARIOOR/$LARIO AASOCIA!OSSOCIA!OS

la derecha del formulario del asociado usted encontrará todas las acciones

reportes " atajos disponibles para el asociado seleccionado. (sto le permite ver

rápidamente el historial de un pedido del asociado o imprimir una carta deaviso.

'ara crear una compañ#a en /pen ()' *esto es un nuevo asociado+ usted

deber#a como m#nimo ingresar el %ombre de la compañ#a en el formulario de

asociado.

Contactos

$sted puede tener varios contactos para un solo asociado. Los contactos


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representan empleados de la compañ#a con los !ue usted está en contacto

junto a sus detalles de dirección. 'ara cada dirección usted puede indicar su

tipo *'or defecto =actura (nv#os 7ontacto /tra+. ?asado en esto /pen ()' puede

proveer una dirección !ue se ajuste a la función del contacto cuando est2

generando un documento en cual!uiera de las etapas del proceso de /pen()'.

Los contactos pueden cargarse en la primera pestaña .eneral del formulario

de Asociados o puede acceder directamente a la lista de direcciones a trav2s

del menú Asociados > Contactos de asociado. 'uede buscar un

subconjunto de asociados " contactos usando su %ombre de compañ#a o

nombre de Contacto o alguno de los otros campos de bús!ueda tanto en laB*s2ueda b!sica como en la B*s2ueda avan3ada.

ota. Asociados independientes o gente f:sica

Si usted !uiere representar una persona f#sica más !ue una

compañ#a en /pen ()' el nombre de esa persona puede

ser tipeado directamente en el campo %ombre en el

formulario de Asociado. (n este caso no cargue el

%ombre de contacto.

Categor0as de los asociados

/pen ()' usa categor#as jerár!uicas para organizar a los asociados. 'ara llegar

a la lista de categor#as de asociados disponibles use el menú Asociados >

Asociados por categor0a.

CCAP#$RAAP#$RA EE/PLOEE/PLO CA#E&ORJASCA#E&ORJAS ASOCIA!OSASOCIA!OS

@aciendo doble clic3 en una de las categor#as en la estructura de categor#as de

asociados usted obtiene una lista de los asociados en esa categor#a. Si hace

clic3 en una categor#a !ue tiene subcategor#as obtendrá una lista de todos los

asociados en la categor#a principal " en todas sus subcategor#as.

7omo las categor#as están estructuradas jerár!uicamente puede aplicar unaacción a cual!uier nivel de la estructura4 una actividad de promoción de


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mar3eting por ejemplo puede aplicarse a todos los clientes o selectivamente

solo a a!u2llos en una categor#a " sus subcategor#as.

La estructura en forma de árbol es mu" útil cuando usted está ejecutando

cual!uiera de los reportes estad#sticos. $sted puede estructurar reportes encual!uier nivel de la jerar!u#a usando esta segmentación de asociados.

$se el menú Asociados > Coniguraci'n > Categor0as > Editar

categor0as para definir una nueva categor#a.

&estión de casos&estión de casos

Las siguientes secciones describen los pasos !ue usted podr#a usar para

implementar una pol#tica efectiva de gestión de relaciones con clientes. ,sta se

implementa basando nuevos tipos de caso en el caso en el sistema de manejo

de casos !ue /pen ()' tiene incorporado.

!efinición. Caso

7aso es un t2rmino gen2rico !ue se refiere a una discusión

con un asociado acerca de un tema espec#fico. ,ste puede

ser de cual!uier categor#a como el monitoreo de respuestas

a un aviso de empleo o un pedido de compra o venta o un

problema de calidad postQventa.

$n caso se usa para el seguimiento del historial de mensajes

sobre un tema " para automatizar algunas operaciones en

respuesta a ciertas condiciones.

Las estad#sticas de caso generadas por el sistema pueden

ser usadas por sus gerentes para mejorar la gestión de

interacciones con clientes " proveedores.

Coniguraci'n de CR)

La gestión de casos es un sistema gen2rico !ue puede ser configurado para

ajustarse a sus necesidades. $sted puede desarrollar tres casos tipo para ver

cómo construir los siguientes sistemas4


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1. $n sistema para gestionar oportunidades comerciales.

E. $n sistema para gestionar contratos de soporte en dos niveles.

B. $n sistema para gestionar calidad de proveedores.

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Date post:	07-Aug-2018
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Manual Openerp.209

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