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MANUAL PARA LA EJECUCIÓN DEL
PROCESO ANUAL DE AUDITORÍA A
COMERCIANTES CERTIFICADOS POR EL
SNCL
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I. INTRODUCCIÓN
El Sistema Nacional de Certificación de Leña (SNCL) es una iniciativa público privada de carácter voluntario, que ha fijado estándares de calidad y origen para la comercialización de la leña en Chile, con el objeto de disminuir el deterioro de los bosques y la contaminación atmosférica. A través de la certificación se crea un mercado formal, diferenciado, que agrega valor al producto y mejora la rentabilidad del manejo forestal. El sistema es administrado por un Consejo Nacional de Certificación de Leña y representado a nivel local y provincial por Consejos. Su objeto de certificación es el comerciante final de leña; aquel que llega con su producto al consumidor. La única manera de mejorar de manera continúa el funcionamiento del SNCL, es a través de Auditorías que se irán realizando al comerciante certificado.
II. OBJETIVOS
De acuerdo a lo establecido en este Manual de Auditoria, esta revisión tiene por objetivo apoyar el desempeño del comerciante respecto de actividades y cumplimiento de los cuatro principios de certificación, para esto, la auditoría se limita a verificar cada indicador del estándar de certificación a través de los registros demostrables del comerciante, incluidos los aspectos contables referentes a la comercialización de leña.
La Auditoria que se realiza al Comerciante Certificado tiene por objetivo apoyar su desempeño de actividades y cumplimiento de los cuatro principios de certificación. Para ello la Auditoría les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, e información concerniente a las actividades revisadas.
La auditoría se limita a verificar cada indicador del estándar de certificación a través de los registros demostrables del comerciante. Para esto el auditor debe acreditar que cada verificador concuerda con el indicador.
El informe de auditoría es muy similar al informe que hizo en su momento el evaluador al comerciante, pero a un año de haber comenzado sus actividades, y debe demostrar que todo lo que se comprometió, ha cumplido.
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III. PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTOS DE AUDITORÍA.
Estos documentos se encuentran disponibles en la página web (http://lena.cl/archivos/36Reglamento_de_auditoria.pdf - http://lena.cl/archivos/6Procedimiento_de_auditoria.pdf), en los componentes del Sistema Nacional de certificación de leña o se pueden solicitar con el secretario técnico correspondiente. El documento Procedimiento Auditoría PG-AUD-001, en general señala los pasos a
seguir durante el proceso:
Los pasos a seguir durante el proceso de auditoría son los siguientes:
a) Decisión de auditoría: en reunión ordinaria del CONACEL se decide realizar una auditoría a los evaluadores y comerciantes de leña certificados, considerando el Reglamento RG-AUD-001. La Secretaría Técnica Nacional tiene la misión de definir a los posibles auditores, previa cotización del valor del servicio.
b) Requerimientos de auditoría: La Secretaría Nacional en conjunto con los COCEL definen los grupos prioritarios de comerciantes certificados para realizar las auditorías. De esta forma se crea un listado nacional de dicho requerimiento.
c) Firma de contrato: La Corporación de Certificación de Leña y el auditor seleccionado firman el Contrato CO-AUD-001, en el cual se establecen las condiciones de pago, obligaciones y derechos de cada una de las partes en relación a la auditoría, más un anexo con las especificaciones técnicas y requerimientos adicionales de las mismas, las que pasan a formar parte del contrato firmado.
d) Orden de auditoría: la Secretaría Técnica Nacional entrega la orden de auditoría y una copia de la carpeta digital con la información de cada comerciante de leña certificado al Auditor, la cual es fundamental para realizar dicha labor (lista de comerciantes certificados, los informes de cumplimiento de estándar de certificación, recomendaciones emitidas por los evaluadores, etc.).
e) De los requerimientos de auditorías: La secretaría Técnica Nacional entrega al o los auditores el Manual Técnico N°2, para la ejecución del proceso anual de auditorías, el que contiene los objetivos, reglamento, metodología, plan de
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trabajo, la pauta de elaboración del informe, los tiempos y la cuantificación del cumplimiento del estándar por parte del comerciante.
f) Aviso de auditoría: La secretaría Técnica Nacional envía el aviso de auditoría a cada comerciante a auditar, entregando los antecedentes del equipo auditor encargado y los plazos en los cuales se deben realizar las mismas. Este aviso debe ir con copia al equipo auditor por carta certificada.
g) Informe de auditoría: él o los Auditores emiten un informe de auditoría según el Reglamento RG-AUD-001. Todos los informes entregados deben cumplir con el formato especificado en el manual de auditoría.
h) Recepción de informes: él o los auditores ingresan los informes de auditoría anual a la Secretaría Técnica Nacional, que contará con un plazo de 10 días hábiles para revisarlo y, de ser pertinente, solicitar correcciones o aclaraciones.
i) Revisión de auditorías en el COCEL: una vez que la Secretaría Nacional envía los informes finales de auditorías al COCEL, éste debe pronunciarse sobre los resultados de cada uno, estos resultados pueden ser:
1. Auditoría se recepciona con cumplimiento satisfactorio (según cuadro N°1): no se hacen recomendaciones por parte del COCEL. (podrían hacerse si el consejo lo estima conveniente)
2. Auditoría se recepciona con observaciones o con incumplimiento (ver cuadro N°1): En tales casos, el COCEL deberá realizar recomendaciones con plazos bien acotados según cada no conformidad detectada, en los casos de aquellas catalogadas como graves por el COCEL, éste deberá analizar la continuidad del comerciante en el SNCL. Todas las observaciones, o recomendaciones serán enviadas a la Secretaría Nacional vía carta formal.
Cuadro N°: Nivel de cumplimiento obtenido en las auditorías a comerciantes.
Nivel cumplimiento Rangos (%)
1. Cumplimiento satisfactorio 90 – 100
2. Cumplimiento con observaciones 75 y 89,9
3. Incumplimiento 74% o menos
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En donde:
1: Situación ideal esperada.
2: El comerciante cumple, pero se le realizan algunas observaciones para mejorar y
superar en la próxima auditoría, o en los plazos que el COCEL estime convenientes
3: Rechazo de auditoría, expulsión del comerciante.
j) Resultados de auditorías: Una vez conocidos los resultados del proceso por parte de cada COCEL, y una vez que éstos hayan informado a la Secretaría Nacional sobre las medidas tomadas frente a los incumplimientos, ésta última enviará una copia de la auditoría y de las observaciones y/o recomendaciones del COCEL hechas al comerciante, para que éste tome razón del término de dicho proceso.
k) La Secretaría Nacional preparará un resumen técnico con los resultados del proceso de auditoría anual para ser presentado al CONACEL.
En tanto, el Reglamento Auditoría RG-AUD-001 señala que:
1. Las auditorías serán realizadas en cualquier época del año a un conjunto representativo de comerciantes certificados y en base a las sugerencias de los COCEL y sus Secretarías Técnicas.
2. La Secretaría Nacional proporciona al equipo auditor el Manual N°2 de auditoría, el cual contiene los objetivos y metodología del proceso., el proceso debe incorporar los siguientes aspectos:
� La metodología y plan de trabajo del proceso llevado a cabo.
� El nivel de cumplimiento del Estándar de Certificación de Leña.
� Un análisis de las no-conformidades identificadas (incumplimientos).
� Un análisis del cumplimiento del Contrato CO-CER-001 (uso del sello de certificación y otras obligaciones).
� Una conclusión en la cual se proponga la mantención o la pérdida de la certificación en base a los incumplimientos detectados si los hubiera.
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� Una sección con los anexos recopilados por los auditores en el proceso, especialmente aquellos referidos a las cuadraturas de los volúmenes comercializados.
3. El formato de informe de auditoría a entregar por cada comerciante, debe ser en el formato contemplado en el formulario N°15.
4. El informe de auditoría debe ser presentado y aprobado por el COCEL para considerarse oficialmente aceptado y concluido.
5. El equipo auditor deberá firmar con el comerciante un acta de apertura del proceso de auditoría según el formulario N°16.
IV. METODOLOGÍA Para el cumplimiento del objetivo establecido, se procederá al análisis de cumplimiento
administrativo, contable y técnico de los estándares definidos para cada principio. Para
tal efecto se ha constituido un equipo auditor compuesto por dos profesionales, un
Contador Auditor y un profesional Forestal. El primero tendrá bajo su responsabilidad el
chequeo de la información contable y tributaria asociada al negocio, además verificará
el cumplimiento de obligaciones relacionadas con leyes laborales, ordenanzas
municipales, normativa de transportes y uso del sello en la documentación tributaria. El
segundo tendrá bajo su responsabilidad verificar el grado de cumplimiento de los
estándares relacionados con el origen, calidad del producto e información al cliente
final.
Además de la información recolectada en ambas etapas (administrativa y técnica), se
procederá a recoger información cualitativa, la que posteriormente se sistematizará con
el propósito de aportar antecedentes adicionales, que no estén incluidos en la pauta de
evaluación definida por el SNCL.
V. PLAN DE TRABAJO En consecuencia con la metodología definida se procederá a ejecutar la auditoría de
acuerdo al siguiente plan de trabajo:
A. Entrevista con Secretario Técnico Local del COCEL, Región de ____________.
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A.1. Recolección de antecedentes referenciales acerca de los comerciantes y el proceso de certificación que han tenido.
A.2. Solicitud de informes de evaluación, mediante el cual el comerciante solicita el sello de certificación.
A.3. Solicitud de contratos firmados entre el comerciante certificado y el COCEL Región de ____________
B. Contacto con comerciante mediante el envío de correo electrónico y posterior chequeo telefónico.
B.1. Se procede a planificar la visita de revisión administrativa.
B.2. Se procede a planificar la visita técnica a los lugares de origen del producto declarados por el comerciante.
C. Auditoría administrativa.
C.1. Se aplica lista de chequeo definida por el SNCL a la información contable, tributaria y administrativa relacionada con el giro comercial correspondiente.
C.2. Se entrega evaluación de no cumplimiento de estándares relacionados al principio N°1. (contenido en el informe final)
D. Auditoría técnica.
D.1. Se solicitan al comerciante, planes o normas de manejo según corresponda, de los predios que ha declarados como proveedores de su negocio.
D.2. Se procede a la revisión de aspectos relacionados con el origen del producto de acuerdo a criterios definidos para este principio, en la lista de chequeo desarrollada por el SNCL. Para esto se coordina con el comerciante una visita a terreno.
D.3. Se procede a un análisis del producto en el local de venta al cliente final, aplicando lista de chequeo con los estándares definidos para el principio N° 3 del sistema.
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E. Elaboración de informe de Auditoría.
Independientemente de lo que señalan el reglamento y procedimiento de auditoría,
contenido en los Componentes del SNCL en su versión 7.0, el equipo auditor deberá
utilizar el formulario único para informe de auditoría y respetando los requerimientos del
mismo, en cuanto a su contenido y forma. Al respecto cabe señalar lo siguiente:
E.1. Informe final del comerciante que resume ambas etapas y da cuenta del cumplimiento de los estándares de cada principio y contiene comentarios del equipo auditor para cada estándar. Para ello se debe usar el formulario único de auditoría entregado por la Secretaría Nacional.
E.2. Análisis cuantitativo y cualitativo de no conformidades de los estándares de certificación (según listado en Excel entregado por la Secretaría Nacional).
En cada principio, criterio y verificador del estándar de certificación del SNCL, existe
una casilla para cuantificar el nivel de cumplimiento logrado por el comerciante
certificado, ésta graduación es la siguiente:
Nivel de
cumplimiento Puntaje
Si cumple 5
Falta leve 4
Falta media 2
Falta Grave 0
Una vez cuantificados los cumplimientos de todos los indicadores, se suma el puntaje
logrado por el comerciante en cada principio, siendo el máximo puntaje a obtener
(100% de cumplimiento) 135 puntos, mientras que el mínimo de puntaje a obtener es de
0 puntos. Finalmente en un cuadro resumen, el equipo auditor debe entregar el
porcentaje respectivo de cumplimiento de cada comerciante certificado en base al
puntaje máximo mencionado anteriormente.
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El CONACEL ha determinado los siguientes tramos de porcentaje de cumplimiento del estándar, para aceptar o rechazar las auditorías de un comerciante:
Nivel cumplimiento Rangos (%)
1. Cumplimiento satisfactorio 90 - 100
2. Cumplimiento con observaciones 75 y 89,9
3. Incumplimiento 74% o menos
En donde: 1: Situación ideal esperada.
2: El comerciante cumple, pero se le realizan algunas observaciones para mejorar y superar en la próxima auditoría, o en los plazos que el
COCEL estime convenientes
3: Rechazo de auditoría, expulsión del comerciante.
E.3. Análisis de cumplimiento del contrato.
E.4. Conclusiones y sugerencias
E.5. Anexos
VI. PERIODO DE REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS
Según el contrato firmado por el comerciante certificado, la Secretaría Nacional debe
dar aviso como mínimo 7 días y como máximo 20 días antes al comerciante, luego,
éste tiene un plazo máximo para programar la auditoría con el equipo auditor de 10
días.
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ENFASIS DE LAS AUDITORÍAS: El énfasis que se requiere de las auditorías del presente año se centra en tres aspectos
fundamentales para el SNCL:
1. Realizar cuadraturas de los volúmenes comercializados por los comerciantes en lo referente a las compras y ventas de leña según los registros contables y los registros obligados que exige el estándar de certificación. Lo anterior tiene por objetivo analizar las posibles evasiones de volúmenes declarados o posible evasión tributaria por parte de los comerciantes auditados.
2. Analizar el principio 3 en profundidad, con el objeto de analizar la factibilidad de aquellos comerciantes que posean aún el sello de marcha blanca, para cambiar al sello definitivo.
3. Verificar el uso efectivo del sello de certificación por parte de los comerciantes
certificados, como una manera de verificar la calidad de la información que se entrega al consumidor.
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