PROCESO

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Catalina Castro Share IguaránCarlos F. LondoñoJean Paul SandovalNatalia Cárdenas

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INDICE

ObservaciónAnálisisCreaciónComprobaciónEvolución de los proyectos

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OBSERVACION

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CONOCIENDO A FED E A R R O ZEn la primera aproximación a la empresa, conocimos sus instalaciones, sus miembros, algunas de sus reglas y aspectos de su cultura organizacional. Tuvimos la oportunidad de hablar con una subgerente, la jefe de Selección y Desarrollo (recursos humanos), y empleados de contabilidad, sistemas, cocina, secretarías, archivo y correspondencia en distintos espacios como el almuerzo o el horario de trabajo. Esto nos permitió entender preliminarmente unas dinámicas generales en la empresa, como por ejemplo la gran cercanía entre empleados (se compara a la empresa con una familia), la estabilidad de la misma, su complejidad, su

cobertura nacional, su misión, entre otras cosas.

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ANA L I S I S

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A través de visitas a la empresa, entrevistas y observación durante distintos momentos del día laboral, pudimos entender y representar la manera en la que se movían el capital, la materia, la energía, la información, el conocimiento y las relaciones sociales en la sede administrativa de Fedearroz. Al construir el flujo de estos elementos, nos dimos cuenta de su interdependencia, es decir, no puede haber flujo de materia y energía si no hay unas relaciones sociales a las cuales responde. Por ejemplo, el flujo de materia como los insumos de las máquinas del café (vasos, polvos, agua, leche) dependen de una serie de relaciones sociales entre el jefe de compras y los proveedores (compra de insumos), y el jefe de compras y la jefa de la cocina (inventario), entre otras. Y estas, a su vez, dependen de un flujo de capital que se manifiesta en forma de presupuesto. Así se conectan todos los flujos para configurar una compleja red en donde varios actores responden a un proceso particular dentro de

la empresa en un determinado tiempo.

M A P E A N D O F L U J O S

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Algo clave para esta parte de nuestro proceso fue trabajar en equipo, pues realizar los flujos individualmente hubiese podido generar vacíos de información importantes. Además, la estrategia que se adoptó para ubicar los flujos influyó positivamente en la manera en que la información se comprendió; utilizar los mapas de la estructura física de la sede y los planos para organizar las interacciones ayudó a ubicar las interacciones dentro de un espacio concreto, lo que nos permitió comprender con mayor claridad el funcionamiento de la empresa a partir de los

puestos de trabajo y las relaciones que allí se generan.

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Imágenes 1-4:acercamiento por partes al mapa de flujos.

Análogos:

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ENCONTRANDO H ISTORIA SMapeando nodos o puntos clave

Después de haber configurado un panorama general de la empresa, nos enfocamos en unos puntos claves o nodos que, a nuestro juicio, eran los más interesantes y significativos dentro de la empresa. Así, para la realización de nuestro proyecto nos enfocamos en los siguientes puntos: El sistema de correspondencia física de Fedearroz,

las compras de alimentos que se realizan para la empresa y la organización de la fiesta de Halloween. Además, identificamos a los protagonistas de estas interacciones, quienes eran: Andrés (Encargado de a la entrega de la correspondencia), Anita (jefe de cocina) y las empleadas de servicios generales que también atienden la cocina:

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Blanca, Claudia y Marta.A través de las acciones de estos personajes, encontramos

valor en algunos puntos:

-La familiaridad con la que Anita maneja el funcionamiento de la cocina en Fedearroz.

-La buena reputación que tiene Anita dentro de los empleados de Fedearroz.

-La importancia que los empleados le dan a la correspondencia física interna (la que entrega Andrés), puesto que les trae confianza y

seguridad de que la información llega.

Realizar propuesta

Ana Maria y su grupo hablan de fiesta

Proponen elementos de fiesta

Presentar propuesta

Ana Maria y Rosa Lucia hablan de cosas personales

Ana Maria muestra su propuesta

Hablar con tesoreria

Presentan la cantidad por gastar

Revisar el presupuesto

Aprovación

Tesoreria da la fiirma para el presupuesto

El documento es enviado a Rosa Lucia

Recoger Aprovación

Vuelven a hablar de cosas personales

Rosa Lucia entrega el papel de aprovación

Reunion de seleccion y desarrollo

LLamar a Patrocinadores

Hablan de fiestas pasadas

Toman en cuenta los apuntes de Rosa Lucia

Finalizan la planeación

LLamar a Proveedores

Street Fashion

Facol

Systecnology

Ana María se comunica directamente

Espera a la respuesta del patrocinador

Confirmación de los regalos

Llegada del regalo a Fedearroz

Pide colaboración con los regalos de la fiesta

Cocacola

LIcores Bogotá

Lugar y decoración

Comida de Anita

Hablan sobre el pedido

Envían la cotización

Ana María da la aprovacón de compras

El producto llega directamente al lugar de la fiesta

Ana María informa a Anita sobre la comida de la fiesta

Anita propone un menu para la fiesta

Ana María lo presenta a Rosa Lucia

Rosa Lucía acepta el menu y se lo comunica a Anita

Se da la mitad a pagar por los productos

Preparación de la comida para la fiesta

FIESTA

Pago total de los productos

Pago extra por el trabajo de anita en la fiesta

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Pedir almuerzo

El gerente general Raphael Hernandez Anita comenta a

Anamaria que los jefes quieren almuerzo

Ana María va a tesoreria para sacar el dinero

Tesoreria aprueba la propuesta del almuerzo

Ana Maria recoje la aprovación y se la pasa a Anita

Anita y Ana Maria deciden como van a hacer las compras

El cheque de las compras es retirado en tesoreria

Carro

Moto

Ana Maria y Anita van juntas a hacer las compras LLegan al lugar

Eligen los productos para el almuerzo

Pagar en la caja

Ana Maria cancela con el cheque que le dieron en tesoreria El cajero reporta el

cheque y lo anota en una libreta

El empacador habla con Anita

LLevan los paquetes

Anita y el empacador cargan los paquetes

LLegan a fedearroz y el celaador saca los paquetes

Ana Maria le pasa el cheque a Anita

Anita va sola a carulla o a jumbo

selecciona los mejores productos para el almuerzo

Cancelar en caja con el cheque de tesoreria

Anita empaca el mercado y lo lleva a su moto.

Anita sube el mercado a la cocina

Anita conoce donde va cada cosa

Blanca, Martha y claudia ayudan a Anita.

Llegada de correspondencia

Mensajero entrega carta a oscar.

Oscar recibe la corresponden

Entrega de correspondencia

Envía

Conversacion oscar y mensajer Mensajero

Hoja de Confirmación

Firma

Registro de llegada

Digitalizacion

Copia de respado

Archivo de correspondencia

Oscar-Grupo de Archivo

Impresion de la sistematización y lista de entrega

Planilla

Oscar manda imprimir a Andres Formato

Organizar en los casilleros

Andres encargado

Con la plantilla los acomoda

Equipo de Archivo

Numero

Distribución de correspondencia

Andres encargado de distribuir

Plantilla de firmas

Comprobante

Hoja guiaFirmas

Confirmación de entrega

Conoce el numero de cada oficina

Fin de la distribución

Andres entrega la hoja de firmas

Oscar registra las firmas

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CREACION

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Al profundizar la observación y el análisis en los puntos que escogimos, pudimos hallar valor o elementos significativos en las historias que narramos alrededor de estos 3 puntos clave.

Estos elementos reveladores nos ayudaron a descubrir oportunidades de diseño y partir de estas configurar unas propuestas. Estas fueron: El Sobre Dorado, la especialidad de la casa, y el taller culinario. Más adelante, modificamos, pulimos y realizamos nuevas propuestas.

OPORTUNIDADES DE DISENOINSIGHTS

Como los empleados de Fedearroz sienten seguridad y confianza de que la información llega, prefieren usar el correo físico sobre el correo electrónico.

Fedearroz está compuesta por empleados que tienen una larga permanencia y estabilidad en la empresa. Esto ha generado una gran cercanía entre todos sus integrantes y que se hayan configurado como una familia.

Como desde su entrada a la empresa Anita ha observado y preguntado los gustos de los ejecutivos de Fedearroz, su manera de cocinar y de escoger los productos para esto le agrada mucho a todos los

Usar el correo físico como un medio para resaltar o darle reconocimiento a algunos aspectos o personas dentro de Fedearroz.

Aprovechar los efectos positivos del reconocimiento por parte de la autoridad (calor humano y cercanía entre los miembros de la empresa) para potencializar el aprendizaje entre colegas y la motivación de los empleados para hacer una labor extraordinaria

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OPORTUNIDADES DE DISENOINSIGHTS

subgerentes. Como les gusta tanto, tratan de recrear esos platos en sus hogares comprando los mismos productos que ella usa, a pesar de que cuando lo cocinan no siempre es igual.

A pesar de que Claudia, Martica, Blanca y Anita son las que cocinan, después de las fiestas de Fedearroz los empleados le dan crédito solo a Anita, ya que ella es la que está al mando en la cocina y porque que es la que conoce los gustos de todos.

Puesto que Anita tiene muy buena sazón y se lleva bien con los empleados de Fedearroz, ellos sólo quieren la comida que ella prepara para las fiestas de la empresa.

Ofrecer la oportunidad de que los empleados de Fedearroz puedan aprender la forma en que Anita cocina, para que puedan llevar este conocimiento a sus hogares.

Crear estrategias para generar más reconocimiento en miembros de Fedearroz como Blanca, Martica y Claudia.

Ofrecer la oportunidad de que los empleados de Fedearroz puedan aprender la forma en que Anita cocina, para que puedan llevar este conocimiento a sus hogares.

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En el proceso del desarrollo de propuestas, el uso de storyboards fue complejo y útil, pues exigía un excelente conocimiento de la propuesta, paso por paso, además de capacidades comunicativas. Al realizar los storyboards surgieron ideas y propuestas interesantes; a medida que se plasmaba en el papel, se encontraban dificultades, beneficios, probabilidades y hechos que afectaban la manera en la que se diseñaba la propuesta. Los aspectos que identificamos en este proceso nos llevó al enriquecimiento de las propuestas más solidas.

PROPUESTAS

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REUNIONES CON LA SECRETARIA GENERAL

Al cabo de realizar observaciones en Fedearroz, nos dispusimos a hablar con la Secretaria General, Rosa Lucía Rojas. Ella era la única persona que podía darnos la aprovación y autorización para la implementación de los productos que desarrollamos.

Al presentar nuestro proceso de observación, desarrollo de insights y propuestas, la Secretaria General nos dio una retroalimentación que se basó en las siguientes sugerencias:

Tener en cuenta la importancia del calor humano o el contacto directo de un jefe o autoridad en la entrega de un reconocimiento.

Reconocimiento por parte de la autoridad, según ella es más valioso.

Efectos positivos de l voz a voz (chisme) para generar que otros también quieran hacer una labor extraordinaria y tengan la oportunidad de conocer como hacerlo.

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A partir de la r e t r o a l i m e n t a c i ó n recibida, propusimos una forma de integrar nuestro proceso a las sugerencias de la Secretaria General.

Sin embargo, más adelante en el proceso nos dimos cuenta que debíamos disociar las dos propuestas: El Sobre Dorado y Valora tu espacio, puesto que el Sobre Dorado no debía ser reemplazado por esta campaña.

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REFERENCIAS Y ESTADO DEL ARTEA lo largo de nuestro proyecto consultamos muchas fuentes con distintos propósitos, como encontrar empresas reales que motiven o reconozcan a sus empleados, teoría o literatura que soporte estas ideas, literatura que oriente acerca de la importancia del espacio de trabajo, proyectos gráficos para cambiar hábitos, entre otros. Las fuentes consultadas fueron:

Banco de Bogotá, Fernando Escobar

Organizational Theory, Design and Change

Historias de Google, Apple, Mc Donald’s, Dell, entre otros

Para hacer reconocimientos: reglas del juego claras, estar innovando, equidad e igualdad, objetividad y múltiples fuentes, tener en cuenta riesgos, cumplir cuando se promete, crear expectativa.

Motivación del empleado, fuerzas dentro de una organización que impiden el cambio.

Diferentes formas de reconocimiento a los empleados

Fuente consultada: Aprendizaje:

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Fuente consultada: Aprendizaje:

Neuromarketing, Jurgen Klaric

Páginas Freevector, Freepik, Dafont, NounProject

Adobe Kuller

Triggers, Pratt

Importancia del objeto tangible para generar satisfacción y relevancia del papel para activar procesos en le cerebro.

Consulta y uso de vectores y tipos de letra.

Usada para identificar la paleta de colores de nuestro logo.

Consulta del proyecto como referente para nuestro producto Valora tu espacio, con el fin de encontrar como cambiar hábitos por medio del diseño.

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COMPROBACION

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Llevar a la práctica lo que definimos teóricamente no fue fácil, en especial porque los contextos en los que prototipamos cambiaban constantemente y en su mayoría, se diferenciaban de Fedearroz en aspectos importantes, como la existencia y uso de una correspondencia interna. Factores adicionales como la intimidación de la cámara, el tiempo de desarrollo y la necesidad de adaptar la propuesta al contexto influyeron en los resultados que obtuvimos. Aun así, varios de nuestros insights se validaron, así como otros fueron replanteados y hasta eliminados. Todo ello fue útil para mejorar los fundamentos de la propuesta.

C o m p r o b a c i ó n

Prototipos en contexto controlado:

A través del prototipo hecho en el taller, se validaron y se refutaron propuestas e hipótesis que teníamos incluidas en nuestras propuestas. Por ejemplo, en el prototipo entregado a John, las firmas fueron un factor importante que le dio un significado especial al reconocimiento en el sentido de que se puede saber que varias personas lo entregan. Sin embargo, la falta de nombres con las firmas dificulta conocer la identidad de las personas.

Prototipando, consolidamos dos propuestas de diseño: el Sobre dorado y Valora tu espacio. Realizamos prototipos en contextos controlado y real.

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Prototipos en contexto real:

La entrega de un Sobre Dorado a “La Chata” es uno de los primeros prototipos desarrollados dentro de Fedearroz. Aunque no se utilizó el correo interno para entregar el sobre, ni se realizó una votación entre empleados, el reconocimiento tuvo el efecto deseado, pues la persona se emocionó al recibirlo. Sin embargo, este prototipo no abarca todos los aspectos que identificamos en la etapa de análisis.

Por otro lado, realizamos un prototipo del Sobre Dorado en Oportunidad Estratégica, una empresa real. Lo más valioso de este prototipo fue la dinámica de retroalimentación que surgió naturalmente entre los empleados reconocidos y el jefe.

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EVOLUCION DE LOS PROYECTOS1. Sobre Dorado2. Valora tu espacio

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SOBRE DORADO

Primera etapa:En un principio, presentamos una propuesta del Sobre dorado, el cual busca darle importancia a las cualidades de los trabajadores de Fedearroz, en donde la secretaria general escogía quien era merecedor del reconocimiento. Después de continuar con el proceso de observación y buscando referencias nos dimos cuenta de varias cosas como que una sola persona no conoce realmente a todos los trabajadores de la empresa y que podría generar disputas entre los mismos empleados.

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Segunda etapa:En segunda instancia, siguiendo con el proceso de observación e investigación, se propuso que un comité evaluara quién era merecedor pero realmente no sabíamos qué cualidad queríamos premiar. Después de hacer prototipos en contexto real y controlado, al dejar el espacio abierto a que ellos decidieran qué cualidad quisieran resaltar, realmente muy pocas personas se pusieron de acuerdo en tomar la decisión.

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Tercera etapa:En esta última etapa estábamos más consientes de las cualidades que los empleados de Fedearroz valoran más y al darnos cuenta que realmente ese reconocimiento

debería venir por parte de toda la empresa, decidimos hacer votaciones, con tres categorías de ganadores, y así hacer mucho más valioso el reconocimiento de la empresa. Claro, sin olvidar la firma de los jefes, Secretaría general y Selección y desarrollo.

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E V O LU C I O N LO G O S

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IMPLEMENTACION Y COMENTARIOS FINALESLa implementación del prototipo final se desarrolló por los empleados de la empresa utilizando el correo físico como medio de transporte del reconocimiento. A pesar de que en el proceso se evidenciaron algunos problemas, la mayoría de estos fueron técnicos: la poca resistencia de la urna, falta de aclaración por quiénes se puede votar y quienes pueden votar, así como que encontramos conveniente tomar el registro de la cantidad de personas que votaron. Sin embargo, el momento de la socialización y reconocimiento público tuvo los resultados esperados, ya que, toda la empresa vio la entrega del Sobre Dorado y estuvo a la expectativa de ver qué había sucedido. El reconocimiento público se realizó en el área lúdica, donde se reunieron a todos los empleados. En el momento del anuncio de los ganadores, se motivó a los mismos para que dijeran unas palabras y se evidenció su emoción y orgullo al presentar su Sobre como un trofeo. A pesar de estos resultados tan satisfactorios, no se sabe qué tanto cambiará el valor de la experiencia en la próxima entrega del Sobre Dorado.

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Se propuso una campaña que tuviese como finalidad crear conciencia y hábitos dentro de la comunidad Fedearroz sobre el buen uso de los espacios, que permitieran generar un ambiente beneficioso para la empresa y para el trabajador. Esta campaña se fundamenta en la cooperación de grupo, así como en la motivación individual; estos aspectos siempre enfocados hacia la organización y adecuación de los espacios.

Insight: El orden, la uniformidad y el buen uso de las espacios laborales es muy valorado en Fedearroz. La reciente remodelación de las instalaciones en la sede administrativa le agregan importancia a estos aspectos, tanto por su filosofía empresarial, como por el objetivo de mantener las instalaciones en el mejor estado posible.

Oportunidad: Aprovechar el interés que tiene la empresa por el orden, la uniformidad y el aprovechamiento de las instalaciones, y su necesidad y deseo de mantenerlas en excelente estado, para generar estrategias de reconocimiento que motiven a los empleados a mantener su espacio de trabajo bajo los estándares de la empresa,

VALORA TU ESPACIO

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Propuesta: Desarrollar una campaña de reconocimiento grupal, que promueva y motive la valoración del espacio de trabajo entre los empleados de Fedearroz, el cumplimiento de los estándares de orden y que, al generar consciencia de la importancia de ello, sea beneficioso para la empresa, para el empleado y para el ambiente de trabajo.

Descripción:La campaña “Valora tu espacio” consiste básicamente en incentivar a los empleados de Fedearroz a mantener su puesto de trabajo ordenado, a través de una dinámica premiada en la cual se reconoce a quienes cumplan a cabalidad con los parámetros estipulados en este manual.

Los reconocimientos para los empleados destacados son definidos con anterioridad para iniciar con una campaña “publicitaria” y de motivación que vincule no solo a individuos, sino a la comunidad alrededor del buen manejo de los espacios comunes e individuales.

Luego de la campaña de motivación, se inicia el proceso de evaluación en el cual personas conocedoras del manual y sus reglas pasan revista de los puestos de trabajo y los lugares comunes. En sus respectivas planillas, califican objetivamente el orden y la limpieza de cada lugar, atribuyendo una puntuación acumulativa a cada persona o sección.

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Una campaña para cuidar y valorar los espacios dentro de Fedearroz, nuestra segunda casa.

Tus edificios son los mAs prestigiosos de la ciudad, pero deja este

terreno libre de escombros.

Mejor deja tu espacio libre de

cajas.Si quieres ser el mejor de la NBA, asegurate de que tus tiros libres

entren en la cesta.

Mejor, comprueba que tu basura si entro en la caneca.

,

Una campaña para cuidar y valorar los espacios dentro de Fedearroz, nuestra segunda casa.

tus pasos en la pista de baile son los mas envidiados, pero no dejes a tu

parejo botado en la mitad del show.

Mejor deja tus instrumentos de trabajo en el cuarto de aseo.

Una campaña para cuidar y valorar los espacios dentro de Fedearroz,

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Finalmente, se realiza el conteo de los puntos para determinar que personas cumplieron con los requerimientos para ser merecedores del reconocimiento. Cuando ya se tiene conocimiento de los nombres de dichos empleados, se socializa con el resto de la comunidad el resultado y se otorgan los respectivos premios.

Reglas y criterios para la calificación:

Criterios de evaluación para las oficinas:1. Café únicamente en los espacios designados para ello: El café debe ser consumido en los espacios designados para hacerlo, y sus desechos deben ser descartados en las canecas que se encuentran en dichos lugares.2. Manejo apropiado de la papelera: La papelera debe contener desechos propios de la oficina, y no de alimentos u otros elementos no acordes con el espacio de trabajo. Además, la papelera debe contener una cantidad moderada de basura.3. Saco o chaqueta colgada en el ropero: El blazer o la chaqueta deben estar debidamente organizadas en el ropero designado para el empleado. Esta no se debe encontrar puesta sobre los muebles de la oficina (Por ejemplo, en el espaldar de la silla).4. Uso correcto del archivador: El archivador debe tener los documentos debidamente ordenados. Además, se debe evitar la acumulación de material innecesario o que no sea propio del espacio de trabajo.

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5. No cajas ni plantas o elementos no uniformes sobre o bajo el escritorio: La permanencia de objetos no necesarios para el trabajo sobre o debajo del escritorio obstaculiza el desarrollo del mismo, por lo cual se debe mantener este espacio libre de distractores y obstáculos.

Criterios de evaluación para la cocina:7. Platos y ollas en sus espacios designados: La cocina debe estar debidamente organizada. Todos los utensilios, las ollas y la vajilla deben estar guardados en su sitio si no están siendo utilizados.8. Limpieza del mesón: El mesón de la cocina debe estar libre de manchas y derrames. Además, no debe tener trozos de comida en su superficie.9. Limpieza del piso de la cocina: El suelo de la cocina no debe tener manchas o derrames de líquidos o comidas, pues puede entorpecer la labor allí.10. Orden en la despensa: Los alimentos y los víveres deben estar ordenados y clasificados para evitar la rotura de empaques o la caída de elementos mal puestos.11. Orden en la nevera: Los alimentos y los víveres deben estar ordenados en la nevera de tal forma que el espacio sea aprovechado al máximo.

Valora tu Espacio

Nombre Evaluador:

Puntoscategoria

+15

+15

+10

+10

1. Manejo apropiado de la papelera.

3. Uso correcto del archivador

2. Uso del armario.

4. Elementos no uniformes sobre o bajo el escritorio

Total

fecha

planilla número:

Piso:Sección:

5. Sin cafe en los escritorios +10TOTAL

Puntoscategoria

+15

+15

+10

+10

1. Manejo apropiado de la papelera.

3. Uso correcto del archivador

2. Uso del armario.

4. Elementos no uniformes sobre o bajo el escritorio

Total

fecha

Piso:Sección:

5. Sin cafe en los escritorios +10TOTAL