MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION - Concejo de...

MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

ELABORO: MAYERLY PEDREROS PINZON CONTRATISTA REVISO: CARLOS A. VÁSQUEZ CORTES SECRETARIO GENERAL APROBÓ: JORGE GIOVANNI RAMIREZ MOYA PRESIDENTE

CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha y acto administrativo de aprobación Cambio Solicitante

1.0 Resolución No. 304 de agosto 30 de 2013 Documento nuevo

Carlos A. Vásquez Cortes

CONCEJO MUNICIPAL DE SOACHA Código: CS-1202-PD-001-MC-001

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (MECI-CALIDAD) Versión: 001

MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Fecha: 06-30-2013

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. NORMATIVIDAD 4.1 Leyes 4.2 Decretos 5.3 Otras normas 5. Control del Manual del Sistema de Gestión de la Calidad 6. INFORMACION INSTITUCIONAL 6.1 Conformación del Concejo de Soacha 6.2 Estructura administrativa 6.3 Plataforma estratégica del Concejo Municipal de Soacha 6.4 Logo y slogan del Concejo Municipal de Soacha 7. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 7.1 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad 7.2 Acto administrativo de adopción del SIG Y MECI 8. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 8.1 Requisitos generales de la norma NTCGP 1000:2009 8.2 Matriz de correspondencia de procesos 8.3 Mapa de procesos 8.4 Propósitos de cada proceso 8.5. Estructura documental del concejo 9. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 9.1 Manual de políticas gerenciales, Código de Buen Gobierno 9.2 Compromiso de la alta dirección 9.3 Compromiso con el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno 9.4 Política de Calidad 9.5 Planificación del Sistema Integrado de Gestión (Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Gestión de la Calidad) 9.6 Responsabilidad y autoridad 9.7 Representante del Sistema Integrado de Gestión 9.8 Comunicaciones 9.9 Revisión del Sistema Integrado de Gestión 10. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO 10.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio 10.2 Procesos relacionados con el cliente 10.3 Compras 10.4 Producción y prestación del servicio

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11. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 11.1 Seguimiento y medición 11.2 Control del producto y / o servicio no conforme 11.3 Análisis de los datos 11.4 Mejora nexos

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INTRODUCCIÓN El Manual del Sistema Integrado de Gestión es un documento que describe el funcionamiento del Sistema integrado de Gestión del Concejo municipal de Soacha, entendiendo como el conjunto de políticas, objetivos, requisitos legales, contractuales y normativos, así como los requisitos aportados desde el Sistema de Control Interno (Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005) y el Sistema de Gestión de Calidad (Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009), buscando precisar, sistematizar y controlar todas las fases o actividades relacionadas con la adecuada prestación del servicio. Con base en la complementariedad existente entre los requisitos, elementos y políticas de estos sistemas, la Corporación ha conformado el Sistema Integrado de Gestión del Concejo Municipal de Soacha, con un enfoque por procesos para el desarrollo de las funciones que le han sido asignadas; en relación con ello se cuenta con tres (3) niveles de procesos, a saber; Estratégicos, Misionales, de Apoyo, que se detallan a través de diez (10) procesos, los cuales junto con los procedimientos constituyen las herramientas de planificación que describen; qué se hace y cómo se desarrollan las funciones y actividades propias de la Corporación. Los niveles de procesos se encuentran desplegados así: El Nivel Estratégico en; Planificación estratégica, Control y Mejoramiento Contínuo y Comunicación e Información Corporativa; el Nivel Misional en; Función de Control Político y Estudio y Aprobación de Iniciativas; y el Nivel de Apoyo en; Gestión de Recursos Financieros, Físicos y Tecnológicos, Gestión del Talento Humano, Atención al Usuario, Gestión documental y Gestión de Asuntos jurídicos. El Sistema Integrado de Gestión (S.I.G.) del Concejo Municipal de Soacha, se encuentra estructurado conforme a los requisitos de calidad planteados en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, los cuales son compatibles con los estándares internacionales definidos en las Normas ISO 9001:2008. En el presente documento se realiza la descripción de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos de calidad. Con la implementación del Sistema Integrado de Gestión (S.I.G.), el Concejo Municipal de Soacha, se propone garantizar la calidad del servicio que presta a sus clientes; Comunidad, Administración Municipal, partes interesadas y usuarios en general; así como establecer un mejoramiento continuo y permanente de su gestión. 1. OBJETIVO El objetivo del Manual es describir el Sistema Integrado de Gestión del Concejo Municipal de Soacha, en el marco de las políticas, elementos y requisitos establecidos por el Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestión de la Calidad y las normas que los regulan; así como determinar autoridades y responsabilidades, que aseguren la prestación de los servicios resultantes de la interacción de los procesos, con altos estándares de calidad.




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2. ALCANCE El alcance del Sistema Integrado de Gestión - SIG - cubre las principales actividades que dan cuenta del objeto misional del Concejo Municipal de Soacha tales como: § Ejercer el control político a la Administración Municipal y Entes Descentralizados del Municipio de

Soacha. § Estudio y Aprobación de iniciativas para el Municipio de Soacha.

. Este manual cubre la conformidad del Sistema Integrado de Gestión – SIG, frente a los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Calidad – NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI:1000:2005 y demás normas y decretos vigentes relativos a estos sistemas. 3. DEFINICIONES1 § Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. § Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. § Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados

planificados. § Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. § Efectividad. Nivel de éxito de los resultados alcanzados. § Mejora de la calidad. Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentarla capacidad de cumplir

con los requisitos de la calidad. § Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los

requisitos y optimizar el desempeño. § Manual del Sistema Integrado de Gestión. Documento que describe y especifica el Sistema

integrado de Gestión una entidad, con fundamento en las normas que guían su accionar. § Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las

cuales transforman elementos de entrada en resultados. § Producto o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. § Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. § Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está

bajo consideración. 4. NORMATIVIDAD 4.1 LEYES § Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades

y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. § Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades

del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las 1 NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública Bogotá: ICONTEC, 2009. Numeral 3.




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atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

§ Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

4.2 DECRETOS § Decreto 4110 2004, por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de

Calidad en la Gestión Pública. § Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado

Colombiano. § Decreto 4485 de 2009, por del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la

Gestión Pública 4.3 OTRAS NORMAS § NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública. § ISO 9001:2008, elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), especifica

los requisitos para un Sistema de gestión de la calidad (SGC) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privada, cualquiera sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales.

§ MECI: 1000 2005, Modelo Estándar de Control Interno. 5. CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD § Revisión. El Manual del Sistema integrado de Gestión debe ser revisado por el Equipo del SIG de

acuerdo a las directrices establecidas en el procedimiento de Elaboración y Control de Documentos. § Aprobación. El Manual del Sistema integrado de Gestión debe ser aprobado por la Presidencia y la

Secretaria General del Concejo Municipal de Soacha, de acuerdo a las directrices establecidas en el procedimiento de Elaboración y Control de Documentos.

§ Actualización. El Manual del Sistema integrado de Gestión debe ser actualizado por el equipo de calidad, con previa aprobación de la Secretaria General de la solicitud de modificación, de acuerdo a las directrices establecidas en el procedimiento de Elaboración y Control de Documentos.

§ Distribución. Una vez aprobado el Manual del Sistema integrado de Gestión o actualizada una versión del mismo, éste debe ser difundido y quedar disponible para la consulta de todos los servidores públicos con responsabilidades en los procesos que se encuentren dentro del Sistema Integrado de Gestión del Concejo Municipal de Soacha, de acuerdo las directrices establecidas en el procedimiento de Elaboración y Control de Documentos.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991_pr006.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_Internacional_para_la_Estandarizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3%B3n_de_la_calidad




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6. INFORMACION INSTITUCIONAL 6.1 CONFORMACIÓN DEL CONCEJO DE SOACHA El Concejo Municipal de Soacha es una corporación administrativa de elección popular, compuesta por diez y nueve (19) cabildantes elegidos para un periodo de cuatro años y cuyo funcionamiento tiene como eje rector la participación democrática de la comunidad. Esta organizado en cuatro comisiones así: Comisión Primera: Presupuesto y Hacienda Pública y Comisión Segunda: Plan de desarrollo con siete concejales cada una; Comisión Tercera: Gobierno Educación y servicios públicos y Comisión de Cronograma con cinco concejales cada una. Cada comisión tiene una presidencia, una vicepresidencia y un secretario nombrado por la Mesa Directiva de la Corporación, excepto la de cronograma a la cual se le nombra vocero y secretario. 6.2 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA La estructura administrativa del Concejo Municipal de Soacha es la siguiente:

6.3 PLATAFORMA ESTRATEGICA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE SOACHA 6.3.1 Misión Somos una entidad pública político-administrativa, que ejerce el control político, expide acuerdos, propicia el debate democrático y el cumplimiento de la Constitución y la ley en el marco de una filosofía de calidad; promoviendo la participación ciudadana y el desarrollo armónico e integral del municipio, a través de su




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organización eficiente, eficaz y efectiva, integrada por servidores públicos competentes e idóneos. 6.3.2 Visión Ser reconocido en el año 2015 como el mejor Concejo a nivel nacional, por su ejercicio en la democracia y el bienestar de la comunidad, destacándose por la calidad en la prestación de sus servicios y la credibilidad en el desarrollo de sus funciones legislativas y administrativas. 6.3.3 Principios y Valores Institucionales El ejercicio del servicio público del Concejo municipal de Soacha estará fundamentado en la confianza y la credibilidad dada por los ciudadanos, los funcionarios y las instituciones con las que se relaciona. En ese sentido, los principios y valores éticos tienen como función primordial desarrollar hábitos y actitudes positivas en los servidores del Concejo Municipal de Soacha, para cumplir con los principios institucionales en beneficio de la sociedad de Soacha. 6.3.3.1 Valores § Compromiso: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal de Soacha, participan

de manera responsable, eficiente y activa en el logro de la misión corporativa, entregando lo mejor de sí mismo.

§ Respeto: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal, establecen hasta donde llegan las posibilidades de hacer o no hacer, y dónde comienzan las posibilidades de los demás. El respeto es la base de toda convivencia en el Concejo Municipal de Soacha. Las Leyes y reglamentos establecen las reglas básicas del respeto; por ello los servidores públicos de Concejo Municipal, respetan la dignidad de la persona humana, los derechos y libertades que le son inherentes, siempre con trato amable y tolerante.

§ Honestidad: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal de Soacha, tienen especial cuidado al momento de interactuar con sus grupos de interés y con la comunidad, haciendo alarde de decencia y respeto en sus actuaciones y palabras.

§ Lealtad: Los honorables Concejales y funcionarios Concejo Municipal de Soacha, conocen y aplican los principios y valores institucionales, actuando con rectitud y fidelidad, con la Corporación y sus grupos de interés.

§ Tolerancia: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal de Soacha, actúan de manera atenta y respetuosa con las personas, grupos, Instituciones y la sociedad en general. Respetan los Intereses, creencias, opiniones, hábitos y conducta ajenos. Manifiestan un comportamiento de comprensión mutua a las opiniones diferentes por medio del diálogo y la negociación.

6.3.3.2 Principios

§ Moralidad: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal de Soacha, actúan en

coherencia con la finalidad social que debe cumplir la Corporación; anteponiéndola a sus propios




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intereses, generando un ambiente de confianza. § Transparencia: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal de Soacha,

desempeñan sus funciones con prudencia, integridad, honestidad, decencia, seriedad, moralidad, ecuanimidad y rectitud. Los servidores públicos de la Corporación, actúan con honradez tanto en ejercicio de su cargo como en el uso de los recursos institucionales que le son confiados por razón de su función y repudian, combaten y denuncian toda forma de corrupción.

§ Eficiencia: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal de Soacha, alcanzan con entusiasmo, convicción y trabajo en equipo, el mejoramiento de los procesos de atención y servicio al ciudadano, generando confianza y credibilidad en la sociedad soachuna.

§ Identidad con el Concejo: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal de Soacha, aprecian el trabajo como un medio para fortalecer valores, por lo que cumple sus labores con conciencia, en la plena medida de su potencial y de sus capacidades, reconociendo el determinante rol que están llamados a realizar en su labor diaria; comportándose con fidelidad a los propósitos y misión de la corporación, sin defraudar la confianza que les ha sido encomendada.

§ Responsabilidad Social: Los honorables Concejales y funcionarios del Concejo Municipal de Soacha, siempre están dispuestos a cumplir sus funciones con atención y esmero, privilegiando el interés general sobre el particular, desarrollando sus capacidades y potencialidades en el trabajo cotidiano, para satisfacer las necesidades y requerimientos de los ciudadanos de manera eficiente, y oportuna.

6.3.4 Objetivos Generales del Concejo Municipal de Soacha. Los objetivos generales del Concejo municipal están direccionados al cumplimiento de su función como órgano deliberante de la gestión pública local, y como representante de la comunidad de Soacha ante el gobierno y ante la sociedad en general. § Velar porque las iniciativas de la administración municipal contribuyan a los intereses de la

comunidad. § Sancionar normativas para dotar al municipio de mecanismos de regulación de la administración

pública municipal, de fomento del desarrollo armónico integral, eficiente prestación de los servicios públicos y el mejoramiento continuo de la calidad de vida de los habitantes.

§ Promover una gestión pública responsable a través del control político oportuno y eficaz de la administración municipal, para evaluar la gestión y el cumplimiento de sus entidades frente al plan de desarrollo 2012 – 2015 “Bienestar para todos y todas”.

§ Organizar foros de interés general y promover la participación de todos los sectores en las decisiones políticas del municipio.

§ Dar trámite oportuno y efectivo de los proyectos de acuerdo presentados tanto por el Gobierno municipal como por los Concejales, así como los de iniciativa de las personas naturales y jurídicas.

§ Mantener informada a la comunidad de Soacha sobre proyectos, acuerdos, citaciones, así como procesos políticos del municipio.

§ Propender por la protección de los derechos civiles, económicos y políticos de los habitantes de Soacha, así como por la dignidad humana, la equidad y solidaridad social.




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6.3.5 líneas de acción del Concejo Municipal de Soacha

§ Cumplir la misión institucional, en el marco de las obligaciones constitucionales y legales, orientados hacia el alcance de la visión que la Corporación se ha propuesto.

§ Posicionar la imagen corporativa del Concejo Municipal, en el orden municipal, departamental y nacional.

§ Fortalecer institucionalmente al Concejo municipal de Soacha a través de la Formulación, ejecución, evaluación y ajustes en todas sus acciones administrativas, corporativas y de comunicación que le permitan a la corporación el logro de sus objetivos con calidad en beneficio de la comunidad

§ Incrementar el nivel de productividad del Concejo Municipal de Soacha a través de un mejoramiento continuo, con eficiencia, eficacia y calidad en los procesos corporativos.

6.4 LOGO Y SLOGAN DEL CONCEJO MUNICIPAL DE SOACHA LOGO:

SLOGAN: “ACUERDOS Y CONTROL QUE GENERAN DESARROLLO” 7. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 7.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Ejercicio del Control Político y Estudio y aprobación de Iniciativas para el Municipio de Soacha. No son aplicables al Concejo Municipal de Soacha los siguientes requisitos de la NTCGP 1000:2009: 7.1.1 Diseño y Desarrollo (Numeral 7.3); el Concejo Municipal de Soacha no diseña ni desarrolla productos, debido a que ejerce su Función Administrativa y el Control Político a la Administración Municipal de Soacha, de acuerdo con el marco normativo que le aplica. 7.1.2 Control de los equipos de seguimiento y de medición (Numeral 7.6); el Concejo Municipal de Soacha, no utiliza dispositivos de seguimiento y medición en el Estudio y Aprobación de Iniciativas y el desarrollo de su Función de Control Político a la Administración Municipal de Soacha.

7.1.3 Requisitos del Cliente




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Se consideran los siguientes requisitos del cliente: § Buena atención § Buen Servicio Entrega oportuna de acuerdos, actas en medio físico y magnético § Eficiente, eficaz y efectivo control político a la administración municipal § Atender oportunamente los derechos de petición § Dar trámite oportuno dentro de la normatividad legal a los proyectos de acuerdo § Respuesta veraz y oportuna de los requerimientos de la administración y las demás instituciones

municipales, departamentales y nacionales 7.2 ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN DEL SIG Y MECI

De acuerdo a los requisitos del Sistema Integrado de Gestión conforme a la Ley 872 DE 2003 y como muestra del compromiso gerencial, la señora Secretaria General del Concejo Municipal de Soacha, emite el acto administrativo 001 de julio 23 de 2008, por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005), se nombra el representante de la alta dirección y se conforma el equipo MECI. La Resolución No.46 del 21 de febrero de 2013, por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Concejo Municipal de Soacha, bajo las normas NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005, se conforma el equipo de trabajo SIG y se crea el comité técnico de desempeño institucional. 8. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 8.1 REQUISITOS GENERALES DE LA NORMA NTCGP 1000:2009 La Gestión del Concejo Municipal de Soacha, ha determinado los procesos del Sistema Integrado de Gestión y su interrelación, para lo cual cuenta con un Mapa de Procesos, donde se describen los niveles de procesos existentes, que son: - Estratégicos, Misionales y de Apoyo y los procesos que hacen parte de cada nivel. 8.1.1 Procesos Estratégicos Los procesos Estratégicos del Concejo Municipal de Soacha, son los que ejecutan la planeación, seguimiento y control a todos los procesos de la organización. Estos procesos definen el direccionamiento estratégico de la entidad (Misión, Visión, Política, Objetivos y estrategias), igualmente, velan por la implementación y permanente mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y están conformados por: Planificación Estratégica, Control y Mejoramiento Contínuo y Comunicación e Información Corporativa. 8.1.2 Procesos Misionales Los procesos Misionales del Concejo Municipal de Soacha, son los que desarrollan las actividades propias de la misión institucional, asegurando el ejercicio eficaz, eficiente y efectivo del control Político y la Función de estudiar, aprobar los proyectos de acuerdo que lleguen de la administración Municipal o las de iniciativa




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propia o de la comunidad, velando además por la implementación y permanente mejoramiento del Sistema de la Gestión de la Calidad y están conformados por: Función de Control Político y Estudio y Aprobación de Iniciativas. 8.1.3 Procesos de Apoyo Los procesos de Apoyo del Concejo Municipal de Soacha, son los que se encargan de proveer los recursos a todos los procesos con el fin que se lleven a cabo la misión institucional y se cumplan los requisitos establecidos para cada uno de ellos. Estos procesos suministran los recursos humanos, tecnológicos, financieros y logísticos, igualmente, velan por la implementación y permanente mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y están conformados por: Gestión de Recursos Financieros, Físicos y Tecnológicos, Gestión del Talento Humano, Atención a Requerimientos de los Usuario, Gestión de Asuntos Jurídicos y Gestión Documental. En cada una de las Modelaciones o caracterizaciones de los procesos, se encuentran descritas las actividades que lo componen, así mismo en la metodología adoptada a nivel institucional se puede observar claramente los procesos proveedores y clientes donde se muestra la interacción entre cada uno de ellos. 8.2 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE PROCESOS Para la elaboración de esta matriz y la identificación de los diez procesos del Sistema Integrado de Gestión del Concejo de Soacha, se les asignó la siguiente nomenclatura, en la que las letras CS, identifican al Concejo de Soacha, el primer dígito corresponde al nivel dentro del Mapa de procesos (Estratégico, Misional y Apoyo), el segundo dígito corresponde al número del proceso dentro del nivel y el tercero y cuarto dígito al número del proceso dentro del total de procesos. CS-1101 Planificación Estratégica CS-1202 Control y Mejoramiento Contínuo CS-1303 Comunicación e Información Corporativa CS-2104 Función de Control Político CS-2205 Estudio y Aprobación de Iniciativas CS-3106 Gestión de Recursos Financieros, Físicos y Tecnológicos CS-3207 Gestión del Talento Humano CS-3308 Atención a Requerimientos de los Usuario CS-3409 Gestión de Asuntos Jurídicos CS-3510 Gestión Documental La matriz de correspondencia de procesos muestra la distribución, aplicación y desarrollo de los numerales de la Norma NTCG 1000: 2009, representada en la caracterización de cada uno de los diez procesos (Ver anexo No. 1). 8.3 MAPA DE PROCESOS




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8.4 PROPÓSITOS DE CADA PROCESO A continuación se describen los propósitos de cada proceso y en el anexo No. 2, se muestra la interacción de estos con los procedimientos. 8.4.1 Direccionamiento Estratégico Institucional. Establecer y evaluar las directrices administrativas a desarrollar en la Corporación a través de la formulación del Plan Estratégico Institucional del Concejo Municipal de Soacha, cuatrienal o por periodos, e implementarlo a través del plan de acción anual con el propósito de optimizar la gestión y dar cumplimiento a la misión y visión institucional y normatividad constitucional y legal vigente. 8.4.2. Comunicación e Información Corporativa. Con el fin de garantizar el logro de los fines misionales y la transparencia del Concejo, el propósito del proceso es el de programar y orientar el manejo adecuado y oportuno de los medios de comunicación en la entrega de la información interna y externa del Concejo Municipal de Soacha, garantizando para ello canales de divulgación que proyecten y fortalezcan la imagen corporativa. 8.4.3. Control, evaluación y Mejora Contínua. Con el propósito de contribuir con el mejoramiento del desempeño institucional, el propósito del proceso es evaluar y establecer acciones para mejorar la gestión




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de la entidad en el marco del Sistema Integrado de Gestión, verificación del cumplimiento de los procesos corporativos, la evaluación de planes institucionales, realización de evaluaciones periódicas (mitigación de riesgos), seguimiento a la gestión del Concejo Municipal de Soacha (resultado indicadores de gestión) y a la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora necesarias para el logro de los objetivos de la Corporación y de la gestión de la calidad. 8.4.4. Ejercicio del Control político. El Concejo Municipal de Soacha, Ejerce la vigilancia y control en la inversión y gasto de todas las actividades que ponen en ejecución el plan de desarrollo económico y social de la Administración Municipal de Soacha y de los demás entes descentralizados. 8.4.5 Estudio y Aprobación de iniciativas para el Municipio de Soacha. El Concejo Municipal de Soacha, presenta, estudia, debate, aprueba y/o archivar proyectos de acuerdo y hace reconocimientos. 8.4.6 Gestión de recursos Financieros, Físicos y tecnológicos. El Concejo Municipal de Soacha, planea, controla, ejecuta y garantiza la correcta administración de los recursos financieros, físicos y tecnológicos del Concejo Municipal de Soacha; para obtener un sistema de información contable confiable de acuerdo a los requisitos establecidos en el marco legal y normativo vigente. 8.4.7 Gestión del Talento Humano. El Concejo Municipal de Soacha gestiona y promueve el desarrollo integral del talento humano hacia el cumplimiento de los objetivos corporativos, de acuerdo a los lineamientos de la administración pública y la normatividad vigente. 8.4.8 Atención a Requerimientos de los usuarios. El Concejo Municipal de Soacha establece las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para la atención y solución de los diferentes tipos de requerimientos interpuestos al Concejo Municipal de Soacha por los usuarios, preservar la ética de la Corporación, dar cumplimiento a las disposiciones legales, y a la vez fomentar el mejoramiento continuo del Concejo mediante la retroalimentación del usuario. 8.4.9 Gestión de Asuntos Jurídicos. El Concejo Municipal de Soacha observa el cumplimiento de la normatividad que le es aplicable, brindando oportuna asesoría en aspectos jurídicos, legales y administrativos, y garantizar que la contratación se realice conforme a los requerimientos establecidos por la ley 8.4.10 Gestión Documental. El Concejo Municipal de Soacha estructura y mantiene actualizada la información del SIG con el fin de conservar, custodiar, salvaguardar y administrar la producción documental del Concejo Municipal de Soacha, y brindar una información oportuna y veraz, de manera eficiente y eficaz tanto a los clientes internos como externos. 8.5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL CONCEJO La estructura documental del Concejo Municipal de Soacha está normalizada con las “Tablas de Retención Documental”. Debidamente documentadas en el procedimiento Elaboración y Control de Documentos, adscrito al proceso de Gestión documental de la Corporación. Para documentar el Sistema Integrado de Gestión se tomo como referencia la siguiente jerarquía documental:




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La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad está compuesta principalmente por la Política de Calidad, los Objetivos de calidad, el Manual de Calidad, los Procedimientos documentados requeridos por la Norma que son: § Procedimiento Elaboración y Control de Documentos - CS-3510-PD-006. § Procedimiento Control de Registros - CS-3510-PD-009 § Procedimiento Manejo del Producto y/o Servicio No Conforme - CS-1202-PD-007 § Procedimiento Manejo de Acciones Correctivas y /o Preventivas - CS-1202-PD-002 § Procedimientos Evaluación Independiente o auditorias Control Interno - CS-1202-PD-004, Auditorias

SIG - CS-1202-PD-006 § Los Formatos para los registros requeridos por la Norma y los documentos, incluidos los registros,

requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones están relacionados en los Listados Maestros de Documentos y Listado Maestro de Registros.




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La elaboración, la revisión, la aprobación, el control de los cambios, la identificación, la distribución, la socialización, el control y distribución de los documentos externos y el control de los documentos obsoletos, está definido en La Norma Fundamental y en el Procedimiento Elaboración y Control de Documentos - CS-3510-PD-006. El control, almacenamiento, preservación, retención y disposición de los registros está definido en el Procedimiento Control de Registros - CS-3510-PD-009. Los documentos se distribuyen según la conveniencia y pertinencia de cada proceso. 9. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 9.1 MANUAL DE POLÍTICAS GERENCIALES, CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO El Manual de Políticas Gerenciales, Código de Buen Gobierno del Concejo Municipal de Soacha, ha sido elaborado con la participación del nivel directivo de la Corporación y adoptado mediante Resolución No. 81 de marzo 6 de 2013. En este documento queda expresado el renovado compromiso con la aplicación de una gestión caracterizada por la integridad, la transparencia, la eficiencia, la eficacia y la clara orientación hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, para el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de Soacha. 9.2 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN La Presidencia del Concejo municipal de Soacha, como primer responsable en la implementación y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y en relación con el mismo asume los siguientes compromisos: § Definir la Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión § Asignar el Representante de la Dirección § Dotar a la organización de los recursos humanos y materiales, necesarios para hacer posible la

consecución de todos y cada uno de los requisitos derivados del Sistema Integrado de Gestión. § Llevar a cabo las Revisiones por la Dirección con el fin de conocer el estado del Sistema Integrado de

Gestión de la Corporación y establecer las acciones a emprender para su mejoramiento.




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9.3 COMPROMISO CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Como demostración de su compromiso con el Sistema Integrado de Gestión fundamentado en el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno del Concejo Municipal, la Presidencia y la Secretaria General de la Corporación han establecido la política y los objetivos de calidad. Igualmente, se han desarrollado acciones para crear conciencia sobre la importancia del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno al interior del Concejo Municipal de Soacha. 9.4 POLÍTICA DE CALIDAD El Concejo Municipal de Soacha, a fin de obtener resultados con calidad para la comunidad, promover el desarrollo integral y sostenible del municipio, y posibilitar la participación ciudadana; a través de la generación de Acuerdos y el ejercicio del control político sobre las actuaciones de la administración municipal, se obliga a contar con canales de comunicación adecuados, servidores públicos competentes e íntegros; a implementar la estructura y las bases de un sistema de gestión de calidad y a la mejora continua de sus procesos. El Concejo Municipal de Soacha ha enfocado el Sistema Integrado de Gestión a la búsqueda del mejoramiento integral de la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Soacha. Con base a los anteriores compromisos se definió y estableció la Política de Calidad de la Corporación, la cual ha sido comunicada mediante ejercicios de socialización y a través de los diferentes medios de comunicación existentes, para así asegurar su entendimiento. 9.4.1 objetivos de Calidad § Aprobar proyectos de acuerdos que redunden en beneficio de la comunidad. § Ejercer oportuno y eficiente control político a los servidores públicos en relación con su desempeño

público y administrativo. § Fortalecer la imagen institucional del Concejo de Soacha, mediante la realización de eventos de

participación ciudadana. § Desarrollar mecanismos eficaces que aseguren la satisfacción de los ciudadanos y demás partes

interesadas, así como los legales y reglamentarios aplicables a la Corporación. § Velar por la objetividad, transparencia y efectividad de los procesos de desarrollo y cualificación de las

competencias de su talento humano. § Promover los mecanismos de participación comunitaria mediante audiencias públicas, cabildos

abiertos y espacios de intervención ciudadana para conocer sus expectativas y satisfacer sus necesidades.

§ Propiciar la consecución de los recursos necesarios y su utilización eficiente, eficaz y efectiva para velar por el oportuno desarrollo del Municipio.

§ Desarrollar mecanismos de mejoramiento continuo que faciliten la gestión del Concejo Municipal. § Ejercer eficientemente el Control Interno.




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§ Favorecer el Bienestar Institucional. § Fortalecer un proceso de comunicación pública, estratégico y transversal de la entidad. § Mantener y fortalecer las herramientas tecnológicas, para llevar a cabo procesos de control y de

participación democrática. 9.5 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD) El Concejo Municipal desde el establecimiento de los objetivos de calidad (ver numeral 7.3 Objetivos de Calidad) así como con el establecimiento del cronograma de implementación del Sistema Integrado de Gestión, evidencia la planificación del sistema de gestión de la calidad. (Ver anexo No. 3) Dentro del marco del sistema Integrado de Gestión se han documentado los procesos mediante las modelaciones o caracterizaciones de procesos, en los cuales se identifican los recursos necesarios para la prestación del servicio, los parámetros de medición y los parámetros de seguimiento que aplican. Así mismo cuando se requiere desarrollar una planificación para realizar un cambio que pueda afectar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión, se documenta el plan a desarrollar, indicándose las acciones, los responsables, las fechas recursos. 9.5.1 Recursos del Sistema Integrado de Gestión La secretaria general del Concejo Municipal de Soacha, anualmente le solicita a cada proceso que determine las necesidades de recursos para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, lo mismo que para aumentar la satisfacción de los clientes o partes interesadas. A partir de esta información se elabora el proyecto de presupuesto que finalmente es aprobado por la Corporación, así como el plan de compas de la respectiva vigencia.

HUMANOS INFRAESTRUCTURA INFORMACIÒN AMBIENTE DE TRABAJO

Concejales Mesa directiva Presidente Secretario General Tesorero-Pagador Secretarias Auxiliar administrativo Auxiliar de servicios Generales Conductor Contratistas

Oficinas Computadores Software Muebles Impresoras Teléfonos – Fax Video Beam Internet Scanner

Los procedimientos, Instructivos, caracterizaciones y formatos asociados a cada proceso.

Las condiciones de ambiente de trabajo para lograr la conformidad de los requisitos del servicio, son determinadas por los dueños de los procesos misionales y se gestionan Dependiendo de la necesidad específica a través de los procesos de apoyo.




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9.6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La responsabilidad y autoridad de cada uno de los cargos de los Servidores Públicos esta descrita en el Manual de Funciones, así mismo en la los procesos y procedimientos se establecen las responsabilidades de los funcionarios del Concejo Municipal de Soacha. 9.7 REPRESENTANTE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La Presidencia de la Corporación designó al Secretario General como Representante de la Alta Dirección; independientemente de otras responsabilidades, el Secretario General, tiene la autoridad y la responsabilidad de establecer, implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión en el Concejo Municipal de Soacha, así como informar periódicamente al Presidente sobre el estado y evolución del Sistema. 9.8 COMUNICACIONES 9.8.1 Comunicación Interna Los principales medios de comunicación, empleados para la difusión del Sistema Integrado de Gestión, son la capacitación y jornadas de inducción y reinducción con los funcionarios y contratistas de prestación de servicios de la Corporación, donde se tratan temas sobre aspectos generales del Sistema Integrado de Gestión, cambios en los procesos, permitiendo la participación activa de usuarios del Sistema. Igualmente los documentos se comunican y socializan a través de los correos institucionales, como medio de comunicación ágil, así como la publicación de información en la página web del Concejo, www.concejodesoacha.gov.co . La comunicación interna también fluye a través de comités de trabajo, como el Comité de Dirección, encuentros conversacionales con los funcionarios y contratistas de prestación de servicios, que son espacios para el intercambio de información y búsqueda de opciones de mejoramiento. 9.8.2 Comunicación Externa Existen canales de comunicación para que cualquiera de las partes interesadas externas transmita sus inquietudes al Concejo Municipal de Soacha y este las responda. Dentro de los medios de comunicación utilizados por la Corporación para transmitir información, vale la pena mencionar los medios radiales, impresos, vía web y presenciales como las mociones de privilegio y la asistencia de barras a las sesiones del Concejo, entre otros. En relación con la comunicación con el cliente; el Concejo cuenta con los siguientes instrumentos que le permiten estar en permanente contacto con sus clientes y partes interesadas, como son: § Página web www.concejodesoacha.gov.co

http://www.concejodesoacha.gov.co/

http://www.concejodesoacha.gov.co/




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§ Buzón de sugerencias § Procedimiento para la atención y tratamiento de quejas, reclamos y sugerencias § Formato para la medición de la satisfacción del cliente § Voz a voz en cada una de las Comisiones del Concejo que tienen contacto con el cliente y partes

interesadas § Procedimiento de correspondencia § Circulares § Correo electrónico § Comunicación vía telefónica

9.9 REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 9.9.1 Revisión por la Dirección Anualmente, la Alta Dirección, Presidencia del Concejo y el Secretario General, efectúan la revisión del Sistema integrado de Gestión de acuerdo con los parámetros definidos en las Normas NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005 La información para la revisión, al igual que los resultados de esta y las conclusiones, compromisos, decisiones y acciones a tomar, se registran en acta de revisión del Sistema Integrado de Gestión por la Alta Dirección. 9.9.2 Revisión periódica por el equipo del Sistema Integrado de Gestión El equipo del Sistema Integrado de Gestión del Concejo Municipal de Soacha, revisa anualmente el funcionamiento del Sistema. Para la revisión del Sistema Integrado de Gestión se tienen en cuenta entre otras las siguientes fuentes de información: § Política de Calidad § Objetivos de Calidad § Los resultados de auditoria § Retroalimentación del cliente: encuestas de percepción del usuario y el PQR

• Evaluación de la percepción del usuario • Informe consolidado de Peticiones, Quejas y Reclamos

§ Desempeño de los procesos § Estado de las acciones preventivas y correctivas. § Acciones de seguimiento de revisiones previas. § Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la Corporación. § Recomendaciones para la mejora al sistema Integrado de Gestión hechas por la Alta Dirección. § Como resultado de esta revisión quedan decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la

eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y el suministro de los recursos necesarios para el mismo.




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10. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO 10.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO En el Concejo Municipal de Soacha, La Presidencia, el Secretario General y los demás funcionarios, planifican y desarrollan sus actividades mediante lo establecido en las modelaciones o caracterizaciones de proceso. En ellas, se describe entre otras, los objetivos de la calidad, los requisitos para el servicio, los recursos requeridos para la prestación del servicio, las actividades de verificación, los documentos para realizar la actividad y el control de las mismas y los registros que son necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos cumplen los requisitos establecidos. El mapa de procesos, las modelaciones o caracterizaciones y los procedimientos son el resultado de la planificación. Para establecer la normatividad legal vigente que aplica la Corporación, se ha establecido un normo grama para cada uno de los procesos dentro de su modelación. Los requisitos relacionados con la realización de los productos y la prestación de los servicios en su mayoría están determinados por el marco legal aplicable a cada uno de los procesos, como factor adicional se ha establecido la metodología a seguir para atender las necesidades y expectativas de los usuarios, beneficiarios o receptores de los bienes y servicios, se capta a través de las retroalimentaciones por medio de las acciones tomadas como resultado del análisis de Medición de la Percepción del Usuario; así mismo cada proceso realiza diversos acercamientos con la comunidad para obtener una mayor retroalimentación sobre el servicio prestado como por ejemplo: la rendición de cuentas, mociones de privilegio, asistencia de barras, cabildos entre otros. 10.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE Los responsables de los procesos misionales revisan continuamente los requisitos establecidos para la realización de los productos y prestación del servicio mediante la actualización del marco legal aplicable e investigando las necesidades de la comunidad, ya que no existen contratos o compromisos establecidos directamente con la comunidad. En el Concejo de Soacha se consideran como los principales requisitos del cliente los siguientes: § Buena atención § Buen Servicio Entrega oportuna de acuerdos, actas en medio físico y magnético § Eficiente, eficaz y efectivo control político a la administración municipal y sus entes descentralizados § Atender oportunamente los derechos de petición § Dar trámite oportuno dentro de la normatividad legal a los proyectos de acuerdo § Respuesta veraz y oportuna de los requerimientos de la administración y las demás instituciones

municipales, departamentales y nacionales




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10.2.1 Comunicación con el usuario y beneficiario En el Concejo Municipal de Soacha, se ha definido una metodología que permita atender cualquier solicitud de los clientes incluyendo las quejas, reclamos y sugerencias a través del Proceso Atención a Requerimientos de los Usuarios y los respectivos procedimientos a través de los cuales se atienden las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias que son enviadas al Concejo de Soacha a través de medios escritos, telefónicos, vía web o solicitudes personales. Se cuenta con procesos responsables de la comunicación como lo son el proceso de Comunicación y Divulgación Pública a través de mecanismos para la medición de la percepción del usuario y participación social y ciudadana. El proceso estratégico de Comunicación e Información Corporativa, se encarga de formular directrices comunicacionales que permitan fortalecer la identidad institucional y la disposición organizacional para la apertura, la interlocución y los flujos de información con los públicos internos y externos, con el fin de contribuir con la efectividad y transparencia de su gestión. 10.3 COMPRAS 10.3.1 Proceso de compras: Se cuenta con una resolución que ordena el plan de compras proyectadas de bienes ó elementos de consumo y servicios acorde al presupuesto de ingresos y gastos en la vigencia final del año en curso. Los criterios para evaluar y seleccionar a los proveedores o contratistas de bienes o elementos de consumo y servicios están definidos en el manual de contratación, complementado con los “FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTRATACIÓN Y CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS”, todos ellos soportados en: Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011 y Decretos 2474 de 2008, 2025 de 2009, 2516 de 2011, 734 de 2012 y 1510 de 2013, estos aplicados por el proceso de Gestión Jurídica. 10.3.2 Información de compras. Toda la información de los requisitos ó términos para el suministro de bienes ó elementos de consumo y su aceptación o rechazo queda definida en el contrato firmando entre las partes. 10.3.3 Verificación de los productos y/o servicios. La verificación de los bienes ó elementos de consumo comprados y los servicios de mantenimiento realizados a los equipos los realiza el proceso de Recursos Físicos. Los servicios de asesoría los verifica el procedimiento de gestión de recursos físicos y el Proceso de Gestión del Talento Humano.




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10.4 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 10.4.1 Control de la producción de los bienes y de la prestación del servicio. Los procesos misionales del Sistema Integrado de Gestión han planificado la prestación del servicio y la lleva a cabo mediante parámetros controlados, los cuales se encuentran establecidos en los procedimientos, la normatividad vigente. Por medio de los procedimientos que hacen parte de los procesos misionales, se especifica la manera de programar los recursos humanos y la infraestructura necesaria para realizar la prestación del servicio y se establece la manera de comunicar dicha información al personal correspondiente. 10.4.2 Identificación y trazabilidad. La identificación de la producción de los bienes y la prestación de los servicios se efectúa a través de los registros utilizados en cada actividad de los diferentes procesos misionales, permitiendo seguir el rastro de los productos/servicios que se estén prestando o hayan prestado previamente según se descrito en el “Flujograma de los procedimientos del Proceso de Gestión Documental” CS-3510 y evidenciado en los libros de "correspondencia recibida", "Correspondencia Despachada", "libro de resoluciones" y "Proyectos de Acuerdo", así como en los respectivos formatos en Excel. 10.4.3 Propiedad del Usuario o Beneficiario. Los procesos misionales manejan información que es propiedad del cliente inicialmente como proyectos de acuerdo que son radicados, identificados, verificado su contenido y estado por la Secretaria(o) General, para seguir el tramite hasta quedar convertido en acuerdos, cuya conservación está a cargo de la Secretaria(o) Ejecutiva (o), quien lo almacena en el archivo de gestión durante un (1) año y posteriormente el funcionario (a) encargado (a) de archivo, Responsable del proceso Gestión Documental y Archivo almacena en el archivo central. Antes de que se convierta en acuerdo de presentarse algún deterioro la Secretaria (o) General del Concejo Informará al cliente y demás partes interesadas para tomar las acciones Requeridas. 10.4.4 Preservación del producto y/o servicio. En el proceso de Gestión Documental y de archivo se establecen los diferentes controles y directrices para la preservación de los diferentes productos – registros (Actos administrativos, Acuerdos, entre otros) utilizados en la prestación del servicio y en el óptimo desempeño de cada uno de los procesos. 11. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Para efectos de medición, análisis y mejora se lleva a cabo el seguimiento a través de: § Conocer la percepción de los funcionarios de la administración Municipal, de la ciudadanía y

funcionarios de entes descentralizados. § Auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad. § Indicadores de Procesos. § No conformidades o PQRS. § Control al producto y/o servicio NO conforme. § Información sobre los proveedores.




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Los indicadores de gestión sirven para demostrar la conformidad de los procesos, asegurarse de la conformidad del Sistema Integrado de Gestión y mejorar continuamente su eficiencia. 11.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 11.1.1 Satisfacción del Usuario o beneficiario (COMUNIDAD). La satisfacción de la comunidad con respecto a los servicios prestados por el Concejo Municipal, se mide a través de dos herramientas: § Encuesta Consolidada de Satisfacción de la Comunidad: Es una encuesta formal aplicada

periódicamente a la comunidad a través de muestreo, la cual tiene por objeto medir el grado de satisfacción de la comunidad con respecto a los servicios prestados por el Concejo. La frecuencia de la realización de esta encuesta es definida por el representante legal y/o presidente del Concejo Municipal (Inicialmente es anual).

§ Sistema PQRS: Es un sistema de recolección por buzones, racionalmente distribuidos por la entidad, de Peticiones, Quejas o Reclamos y sugerencias, que canaliza las solicitudes de la comunidad habitante de Soacha, con el propósito primordial de acercar más a la comunidad y permitirle que exprese sus peticiones, quejas y sugerencias a fin de buscar soluciones prontas y efectivas.

11.1.2 Encuesta a la administración Municipal y entes descentralizados. Anualmente se realiza encuesta a la administración Municipal con el fin de conocer la percepción acerca del servicio que se le presta. 11.1.3 Auditoría Interna. Los ciclos de Auditorías Internas de Calidad y de Control interno, se realizan anualmente siguiendo los lineamientos descritos en el Procedimiento de Auditorías Internas. Estas se realizan esencialmente, para determinar si el Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de control Interno mantienes la conformidad con los objetivos de calidad y de control interno, con los requisitos de la NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 y de la Corporación. Así mismo las auditorías permiten evaluar el grado de conformidad frente a disposiciones y criterios establecidos, que permita apoyar las políticas y controles de la gestión del Concejo Municipal de Soacha para mejorar su desempeño, en cumplimiento a los principios de legalidad pública y con la debida consideración por su economía, eficiencia, eficacia y transparencia en el uso de los recursos públicos. 11.1.4 Seguimiento y Medición de los Procesos. La medición del desempeño de los procesos del Concejo Municipal, se realiza mediante el seguimiento a un sistema de indicadores establecido para cada uno de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo a la razón de ser del mismo. El resultado de los indicadores alimenta periódicamente un cuadro Excel, base única de datos, en la cual se monitorea el comportamiento de los indicadores de todos los procesos del Concejo Municipal. 11.1.5 Seguimiento y Medición del producto y/o servicios. Todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión tienen establecidos actividades de seguimiento al producto o servicio prestado por el Concejo Municipal de Soacha, en los cuales se revisa periódicamente el grado de cumplimiento con respecto a los




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requisitos definidos para los mismos. Como resultado del seguimiento se pueden identificar No conformidades internas o Quejas por parte del usuario. Algunos seguimientos se ven reflejados en las mediciones que se realizan a través de los indicadores. 11.2 CONTROL DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO NO CONFORME Se ha establecido para el Sistema Integrado de Gestión el procedimiento de control al producto o servicio no conforme el cual tiene como objetivo establecer la metodología para identificar y controlar el producto y/o servicio que no cumple con los requisitos o especificaciones del usuario o beneficiario, con el fin de evitar su entrega o realización antes de que haya sido corregido o de que se haya aceptado o autorizado. 11.3 ANÁLISIS DE LOS DATOS Los datos que se recopilan y analizan en el Concejo Municipal de Soacha para evaluar el Sistema Integrado de Gestión frente a los objetivos de calidad y establecer oportunas acciones de mejora para la efectividad de dicho sistema, son entre otros: los provenientes de la retroalimentación con el cliente, las cuales se hacen a través de las encuestas de nivel de satisfacción, la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio, las características y tendencias de los procesos y productos y/o servicios incluidas las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas y la información sobre los proveedores. Cada responsable del proceso y los integrantes del Equipo del Sistema Integrado de Gestión son los responsables de recolectar la información y llevarla a las reuniones de revisión por la Alta Dirección y de revisión de objetivos, donde dicha información es analizada con el fin de evaluar fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de Gestión y establecer oportunidades de mejora. 11.4 MEJORA 11.4.1 Mejora Continua. Este mecanismo orienta al Concejo Municipal de Soacha, a pasar de lo actual conforme, a una situación mejorada bajo condiciones controladas. Las mejoras se presentan una vez se han corregido los problemas y se han previsto situaciones indeseables por primera vez. Las acciones de mejora son el resultado de la información proveniente de las mediciones y el análisis de los datos o referenciaciones competitivas de tal manera que puedan evidenciarse si se han logrado los objetivos y las metas. De la misma manera, una vez identificadas las causas de los problemas, se proponen acciones correctivas, preventivas y de mejora a través de planes de acción, que incluyen el seguimiento necesario para verificar la eficacia de dichas acciones.. 11.4.2 Acción Correctiva y Preventiva. Como requisito obligatorio del Sistema Integrado de Gestión se estableció el procedimiento de Manejo de Acciones correctivas y/o preventivas donde se busca identificar oportunamente las causas de las no conformidades reales o potenciales que afectan el desempeño y el cumplimiento de los objetivos del Concejo Municipal y tomar las acciones pertinentes para evitar su ocurrencia, recurrencia y / o impacto.




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ANEXO No. 1

MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE PROCESOS

No. TÍTULO CS-1101

CS-1202

CS-1303

CS-2104

CS-2205

CS-3106

CS-3207

CS-3308

CS-3409

CS-3510

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos generales X 4.2 Gestión documental X 4.2.1 Generalidades X 4.2.2 Manual de la calidad X 4.2.3 Control de documentos X X X X X X X X X X 4.2.4 Control de los registros X X X X X X X X X X 5. RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECCIÓN. 5.1 Compromiso de la dirección X X 5.2 Enfoque al cliente X X X X X X 5.3 Política de la calidad X 5.4 Planificación X 5.4.1 Objetivos de la calidad X X 5.4.2 Planificación del SGC X 5.5 Responsabilidad, autoridad y

comunicación X X 5.5.1 Responsabilidad y autoridad X X 5.5.2 Representante de la dirección X 5.5.3 Comunicación interna X X X X X 5.6 Revisión por la dirección X 5.6.1 Generalidades X 5.6.2 Información de entrada para la

revisión X 5.6.3 Resultados de la revisión X 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de recursos X X 6.2 Talento humano X 6.2.1 Generalidades X 6.2.2 Componente formación toma de

conciencia X 6.3 Infraestructura. X 6.4 Ambiente de trabajo X X 7. REALIZACION RODUCTOS O

PRESTACION DEL SERVICIO 7.1 Plan realizar producto prestar

servicio X X X 7.2 Procesos relacionados con el

cliente X X X 7.2.1 Determinación requisitos con el

cliente X X X 7.2.2 Revisión requisitos producto y/o

servicio X X X X




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7.2.3 Comunicación con el cliente X X X X 7.3 Diseño y desarrollo EXCLUSIONES 7.3.1 Planificación del diseño y

desarrollo EXCLUSIONES 7.3.2 Entrada para el diseño y

desarrollo EXCLUSIONES

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

EXCLUSIONES

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo EXCLUSIONES 7.3.5 Verificación del diseño y

desarrollo EXCLUSIONES

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo

EXCLUSIONES

7.3.7 Control de cambios diseño y desarrollo

EXCLUSIONES

7.4 Adquisición de bienes y servicios X X 7.4.1 Proceso Adquisición de bienes y

servicios X X 7.4.2 Información adquisición de

bienes y servicios X X 7.4.3 Verificación Producto y/o servicio

Adquirido X 7.5 Producción y prestación del

servicio X X X 7.5.1 Control producto y prestación del

servicio X X X 7.5.2 Validación Proceso producto y

prestación de servicio X X X X 7.5.3 Identificación y trazabilidad X X 7.5.4 Propiedad del cliente X X X 7.5.5 Preservación del producto y/o

servicio X X X 7.6 Control equipos de seguimiento

y medición EXCLUSIONES 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades X 8.2 Seguimiento y medición X 8.2.1 Satisfacción del cliente X X 8.2.2 Auditoría interna X 8.2.3 Seguimiento y medición de los

procesos X X X X X X X X X X 8.2.4 Seguimiento y medición del

producto y/o servicio X X 8.3 Control pro. y/o servicio no

conforme X X X X 8.4 Análisis de datos X X X X X 8.5 Mejora X 8.5.1 Mejora continua X X X X X X X X X X 8.5.2 Acción correctiva X X X X X X X X X X 8.5.3 Acción preventiva X X X X X X X X X X




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ANEXO No. 2

RELACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

NIVEL PROCESOS PROCESIMIENTOS

ESTRATEGICO

CS-1101 PLANIFICACION ESTRATEGICA

CS-1101-PD-001 PLAN ESTRATEGICO CS-1102-PD-002 PLAN DE ACCION

CS-1202 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO

CS-1202-PD-001 DIRECCIÓN Y MEJORA CONTINUA CS-1202-PD-002 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CS-1202-PD-003 ADMINISTRACION DE RIESGOS CS-1202-PD-004 PLANEACION Y EJECUCION DE AUDITORIAS AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y AL PROCESO CONTABLE CS-1202-PD-005 AUTOEVALUACION DE LA GESTION - INDICADORES CS-1202-PD-006 AUDITORIAS INTERNAS DEL SIG CS-1202-PD-007 CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES CS-1202-PD-008 SEGUIMIENTO Y EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO CS-1202-PD-009 FORTALECIMIENTO CULTURA DEL AUTOCONTROL CS-1202-PD-010 RENDICION DE INFORMES CS-1202-PD-011 MEDICIÓN Y ANALISIS DE LA SATISFACCION DE LOS USUARIOS

CS-1303 COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN CORPORATIVA

CS-1303-PD-001 COMUNICACIÓN INFORMATIVA (EXTERNA) CS-1303-PD-002 ADMINISTRACIÓN DE SITIO WEB Y REDES SOCIALES CS-1303-PD-003 DISEÑO DE PUBLICACIONES IMPRESAS Y ELECTRONICAS CS-1303-PD-004 RUEDA DE PRENSA CS-1303-PD-005 COMUNICACIÓN INTERNA

MISIONAL

CS-2104 FUNCION DE CONTROL POLITICO CS- 2104-PD-001 CONTROL POLITICO

CS-2205 ESTUDIO Y APROBACION DE INICIATIVAS

CS-2205-PD-001 ESTUDIO Y APROBACION DE ACUERDOS CS-2205-PD-002 FOMENTO A LA PARTICIPACION CIUDADANA

APOYO CS-3106 GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS, FISICOS Y TECNOLOGICOS

CS-3106-PD-001 PROGRAMACIÓN, EJECUCION Y CONTROL DE PRESUPUESTO CS-3106-PD-002 LIQUIDACION Y PAGO DE NOMINA, PRESTACIONES SOCIALES DE FUNCIONARIOS Y NOMINA CONCEJALES CS-3106-PD-003 CONSTITUCION Y EJECUCION DE CAJA MENOR CS-3106-PD-004 REALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS Y CONTABLES




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CS-3106-PD-005 FORMULACIÓN PLAN DE COMPRAS CS-3106-PD-006 GESTION DE RECURSOS FISICOS CS-3106-PD-007 MANEJO INVENTARIO CS-3106-PD-008 GESTION DE RECURSOS TECNOLOGICOS CS-3106-PD-009 EJECUCION PROCESO CONTABLE

CS-3207GESTION DEL TALENTO HUMANO

CS-3207-PD-001 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO CS-3207-PD-002 SALUD OCUPACIONAL E HIGIENE LABORAL CS-3207-PD-003 ADMINISTRACION DE HISTORIAS LABORALES CS-3207-PD-004 ESTIMULOS E INCENTIVOS CS-3207-PD-005 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL CS-3207-PD-006 BIENESTAR SOCIAL CS-3207-PD-007 INDUCCION Y REINDUCCION DE PERSONAL CS-3207-PD-008 CAPACITACIÓN CS-3207-PD-009 MEDICIÓN DEL CLIMA LABORAL

CS-3308 ATENCION A REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIO

CS-3308- PD-001 ATENCION Y TRAMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES CS-3308- PD-002 ATENCION Y DIRECCIONAMIENTO DE REQUERIMIENTOS (PQRS) A TRAVÉS DEL CANAL ESCRITO CS-3308- PD-003 ATENCION Y DIRECCIONAMIENTO DE REQUERIMIENTOS (PQRS) A TRAVÉS DEL CANAL VIRTUAL CS-3308- PD-004 ATENCION Y DIRECCIONAMIENTO DE REQUERIMIENTOS (PQRS) A TRAVÉS DEL CANAL TELEFÓNICO

CS-3409 GESTION DE ASUNTOS JURIDICOS

CS-3409-PD-001 PROCESOS JURIDICOS Y ACCIONES JUDICIALES CS-3409-PD-002 CONTRATACION CS-3409-PD-003 CONTRATACION DIRECTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS CS-3409-PD-004 ELABORACION PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACION CS-3409-PD-005 DISCIPLINARIOS

CS-3510 GESTION DOCUMENTAL

CS-3510-PD-001 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CS-3510-PD-002 ATENCION DE SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES CS-3510-PD-003 ELABORACIÓN, ORIENTACIÓN EN APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CS-3510-PD-004 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS CS-3510-PD-005 ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL CS-3510-PD-006 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS CS-3510-PD-007 CONTROL DE REGISTROS




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ANEXO No. 3 PLANIFICACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

A continuación se presenta una relación entre las numerales de las normas ISO 9001, NTCGP1000:2009 y MECI1000-2005, como herramienta de planificación del Sistema:

CONCEJO MUNICIPAL DE SOCAHA

PLAN SISTEMA INTEGRADO DE GESTION - SIG ISO 9001:2008 – NTCGP 1000-2009 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 CRONOGRAMA

NUMERALES ENTREGABLES NUMERALES ENTREGABLES MESES 2013 RESPONSABLE

4.1 Generales del Sistema de Calidad

Mapa de procesos, caracterizaciones, Plan de mantenimiento y mejora del Sistema, Mapa de Riesgos.

1. Subsistema de Control Estratégico 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos. 1.1.2 Desarrollo de Talento Humano 1.1.3 Estilo de dirección 1.2.2 Modelo de operación por procesos 1.2.3 Estructura organizacional. 2.2 Componente de información

Acta de compromiso con el Sistema, Direccionamiento Estratégico: Misión, Visión, Organigrama, Política de Información y Comunicación. Código de Ética y Buen Gobierno. Acto Administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la Entidad, política de Comunicación pública, sistema de información, centro de atención al ciudadano. Plan de desarrollo del Talento Humano.

Febrero, Marzo Secretario General,

Todos los funcionarios, contratistas, contratista

SIG

4,2 Gestión Documental, 4.2.1 Generalidades, 4.2.2Manual de Calidad, literales a, b, c y d

Política y Objetivos de Calidad Documentos, Manual Integrado de gestión, de procesos y procedimientos, Mapa de Riesgos e Indicadores de gestión

2. Subsistema Control de Gestión 2.1 componente actividades de control de Información

Manual de Procedimientos, matriz de indicadores, Instructivos , Mapa de Riesgos e instructivos Agosto, Septiembre

Secretario General, Todos los funcionarios, contratistas, contratista

SIG

4.2.3 y 4.2.4 Control de documentos y de registros

Procedimientos de control de documentos y de control de registros, Tablas de retención, Listado maestro de documentos internos y externos por procesos y listado de registros de desempeño de procesos por procesos

2. Subsistema Control de Gestión 2.2 Componente Información

Manual de Procedimientos, matriz de indicadores, Instructivos, Mapa de Riesgos e instructivos, registros de desempeño de procesos, actos administrativos internos y externos que reglamentan los procesos y procedimientos.

Agosto, Septiembre Secretario General,


SIG




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5.1 Compromiso de la dirección

Acta de compromiso con el Sistema Integrado de Gestión, Política y Objetivos de Calidad, informe de revisión por la dirección cada año, Planes estratégico y de acción, Acuerdos de gestión.

1. Subsistema de Control Estratégico, 1.1Componente ambiente de control 1.1.3 Estilo de dirección 1.2 Direccionamiento estratégico 1.2.3 Estructura organizacional 2. Subsistema Control de Gestión 2.3 Componente comunicación : 2.1 Comunicación e información 2.2 Comunicación informativa, medios de comunicación

Direccionamiento estratégico: Misión Visión , política y objetivos de la Calidad, Código de Ética y Buen Gobierno, organigrama a nivel central y regional, Plan de Desarrollo del Talento Humano, Matriz de Flujo de Información y Comunicación, Política de Información, Plan de Medios, racionalización de trámites , gobierno en línea y Sistema de información

Febrero - julio Presidente, Secretario General

5.2 Enfoque al cliente/ 7.2. y 8.2.1

Fichas técnicas de producto, Plan de inspección y lista de verificación. Calificación del servicio y encuesta anual de usuarios

1. Subsistema Control Estratégico 1.2 Componente direccionamiento estratégico

Plan estratégico, Plan de Acción, Plan de Desarrollo Administrativo, mapa de procesos, Caracterización de procesos, procedimientos documentados, organigrama

Febrero - julio Secretario General,


SIG

5.3 Política de Calidad Publicación y divulgación de la política pen la página web del Concejo. Ejercicio de comprensión de la política de Calidad

1. Subsistema Control Estratégico 1.1 Componente ambiente de control. 2.Subsistema Control de Gestión 2.1 componente actividades de control

Direccionamiento estratégico: Misión Visión , política y objetivos de la Calidad, Código de Ética y Buen Gobierno, organigrama a nivel central y regional, Plan de Desarrollo del Talento Humano, Matriz de Flujo de Información y Comunicación, Política de Información, Plan de Medios, racionalización de trámites , Plan de gobierno en línea y Sistema de información



SIG

5.4 /4.1/5.4.2 Objetivos de la Calidad y Planificación del sistema

Política y Objetivos de Calidad, Manual integrado de gestión, procesos y procedimientos documentados del Sistema, Mapa de Riesgos e Indicadores de gestión, fichas técnicas de producto

1.Subsistema Control Estratégico 1.2 Direccionamiento estratégico 1.2.1 planes y programas

Estructura organizacional, Plan Estratégico, Plan de Acción, Plan de Desarrollo Administrativo, Plan de Desarrollo del Talento Humano, Plan de Comunicación Pública, Plan de Medios , Plan de mantenimiento y mejora del Sistema, Presupuesto de la Entidad



SIG

5.5.Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 5.5.2 Representación de la dirección 5.5.3 Comunicación

Acto administrativo actualizado de niveles e Instancias del Sistema Integrado de Gestión y el representante de la alta dirección , Política de comunicación pública ,Matriz de Flujo de Información

1. Subsistema Control Estratégico. 1.2 Direccionamiento Estratégico. 1.1.3 Estilo de dirección 1.2.3 Estructura organizacional 2.Subsistema Control de Gestión. 2.3 Comunicación pública 2.3.1 Comunicación organizacional

Direccionamiento estratégico: Misión Visión , política y objetivos de la Calidad, Código de Ética y Buen Gobierno, organigrama, Plan de comunicación Pública, Plan de Medios, Matriz de información y Comunicación



SIG




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interna

5.6 Revisión por la dirección 4.24 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Información de entrada para la revisión 5.6.3 Resultados de la revisión

Informe de revisión por la dirección con resultados de auditoría , retroalimentación del cliente , desempeño de proceso y conformidad del producto o servicio , estado de acciones correctivas y preventivas, acciones de mejora, seguimiento de acciones previas realizadas por la dirección, cambios que podrían afectar el Sistema, recomendaciones para la mejora y resultados del seguimiento a riesgos y Acta de reB19visión por la dirección y Plan de actividades como resultado de la revisión

1. Subsistema Control Estratégico 1.3 Administración del riesgo 3. Subsistema Control de Evaluación 3.2 Componente evaluación independiente 3.1 Componente autoevaluación 3.1.1 Autoevaluación de control 3.1.2 Autoevaluación de gestión

Resultados de las auditorías Internas de Calidad y de Gestión, Desempeño de procesos y conformidad del producto o servicio, resultados del seguimiento a riesgos y Acta de revisión por la dirección y Plan de actividades como resultado de la revisión.

Agosto - octubre Secretario General,


SIG

6.0 Gestión de recursos 6.1 Provisión de recursos

Presupuesto Institucional y ejecución presupuestal

1. Subsistema Control Estratégico 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes y programas

Presupuesto de inversión y de funcionamiento, Informes de ejecución presupuestal Enero - Diciembre

Secretario General, Todos los funcionarios, contratistas, contratista

SIG

6.2 Talento humano Manual de funciones y competencias , Plan de desarrollo de talento Humano

1. Subsistema Control Estratégico 1.1.Componente ambiente de control 1.1.2 Desarrollo del Talento humano

Manual de funciones y competencias laborales, perfiles de cargos, programas de bienestar y desarrollo de talento Humano. PIC plan integral de capacitación



SIG

6.3 Infraestructura Instalaciones locativas adecuadas, soporte tecnológico

2.Subsistema de Control de Gestión 2.3 Componente información 2.2.3 Sistema de información

Plan de adecuación física de oficinas, Plan Estratégico de Información y Tecnología, Sistema de Información

Agosto - Diciembre Secretario General,


SIG

6.4 Ambiente de trabajo

Plan de Acción , proyecto de gestión de archivos y digitalización

1. Subsistema de Control Estratégico 1.2 Componente direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes y programas

Plan de Desarrollo del Talento Humano que contempla capacitación, seguridad social, bienestar, salud ocupacional.

Enero - Diciembre Secretario General,


SIG

7. Realización del producto y/o servicio 7.1 Planificación del servicio /4.2.4

Plan de mantenimiento y mejora del Sistema, Caracterización de procesos, Procedimientos, Ficha Técnica del Producto, Plan de Inspección, Lista de certificación, formatos, formatos para control de no conformidades y productos no conformes.

1. Subsistema de Control Estratégico 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico.

Plan Estratégico y Plan de Acción Mapa de Procesos Estructura Organizacional Matriz de Autoridad y Responsabilidad



SIG




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7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.2.1. Determinación Requisitos del Producto y/o Servicio. 7.2.2 Revisión de los requisitos 7.2.3 Comunicación con el cliente

Registros y evidencias de la ejecución del plan de mantenimiento y mejora del Sistema, Caracterización de cada proceso, Procedimientos, Ficha Técnica de producto, Plan de Inspección, Lista de Verificación, formatos, formatos para control de no conformidades y productos no conformes. Plan Estratégico, Plan de Acción, , Plan de Talento Humano, Plan de compras, Plan Estratégico de Información y Tecnología, estrategias de racionalización de trámites, Plan de Comunicación Pública, Sistema de información, evidencias de cumplimiento de las normas legales vigentes sobre cada procedimiento documentado, divulgación de la oferta institucional por diferentes medios informativos, estrategias de atención al ciudadano

2. Subsistema de Control de Gestión 2.2. Componente de Información 2.2.1. Información Primaria 2.1. Componente Actividades de control 2.1.1. Políticas de Operación 2.3. Componente de Comunicación Pública 2.3.2. Comunicación Informativa 2.3.3. Medios de Comunicación

Plan de Desarrollo , Legislación vigente para cada producto, Sistema de Información SIGOB, Procedimiento documentado de Atención al Ciudadano Plan Estratégico Plan de Acción Mapa de Procesos Manual de Procedimientos Código de Ética y de Buen Gobierno Directrices de Transparencia Plan de Medios Política de Comunicación Pública Plan de Desarrollo Administrativo



SIG

7.4 Adquisición de Bienes y Servicios 7.4.1 Procesos de Adquisición de bienes y servicios 7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios 7.4.3 Verificación de los productos o servicios adquiridos

Procedimientos documentados de Gestión Logística de Bienes y Servicios y de Gestión de Contratación, Plan de compras, procesos y procedimientos documentados de la gestión contractual según el tope de contratación: Formatos y listas de chequeo para licitaciones y reevaluación de contratistas, Manual de Contratación , Publicación en la página web de pliegos de condiciones y/o términos de referencia. Actas de inicio y o entrega de productos o servicios, informes de ejecución, formatos de entrada y salida de almacén, soporte de control de calidad en compra de materiales y equipos

1.Subsistema de Control Estratégico 1.2 Componente direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes y programas 2.Subgerencia de Control de Gestión, 2.Componente actividades de control 2.1.3 Controles 2.3 Componente comunicación 2.3.3 Comunicación pública 2.3.1 Comunicación informativa

Presupuesto de funcionamiento e inversión, Plan de compras, Procedimientos documentados de Gestión Logística de Bienes y Servicios y de Gestión de contratación , Manual de Contratación, , evidencias de publicación de pliegos de condiciones o términos de referencia



SIG




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7.5 Producción y prestación del servicio 7.5.1 Control de la producción y prestación del servicio 7.5.2 Validación de los procesos de la producción, Identificación y trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.5.5 Preservación del producto o servicio /4.2.4

Caracterización de procesos, Manual de procedimientos, Ficha técnica de producto, Plan de Inspección, Lista de verificación, Mapa de Riesgos , Matriz seguimiento a indicadores del Sistema. Política de relación con los proveedores en código de buen gobierno, Procedimientos documentados de control de documentos y registros y tablas de retención.

2. Subsistema de Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control 3.Subsistema Control de Evaluación 3.1 Componente autoevaluación.

Caracterización de procesos, Manual de Procedimientos, Mapa de Riesgos, ficha de indicadores, matriz de indicadores del Sistema, Matriz de riesgos.



SIG

8. Medición, análisis y mejora 8.1 generalidades

Informe de revisión por la dirección y acta de revisión por la dirección, plan de acción como resultado de la revisión , fichas de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema, matriz de seguimiento a indicadores

3. Subsistema de Control de Evaluación

Fichas de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema, matriz de seguimiento a indicadores



SIG

8.2 Seguimiento y medición. 8.2.1 Satisfacción del cliente. 8.2.2 Auditoría Interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto o servicio.4.2.4

Encuestas de calificación del servicio, encuesta de beneficiarios, evidencias de estrategias de gobierno en línea, y de atención al ciudadano para las PQR, línea de atención al ciudadano página Web, ventanilla de Atención al ciudadano. Registros de : Programa de auditoría, planes de auditoría , lista de chequeo, actas de inicio y finalización de auditorías e informes de auditoría, procedimiento documentado de auditoría interna de calidad, informes para revisión por la dirección, seguimiento a indicadores de procesos, matriz de indicadores, ficha técnica de producto, plan de inspección y lista de verificación

2. Subsistema de Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control, 2.1.4 Indicadores .2.Componente de Información 2.2.1 Información primaria 2.3 Componente de comunicación 2.3.2 Comunicación informativa 2.3.3 Medios de comunicación 3. Subsistema de Control de Evaluación 3.1 Componente autoevaluación 3.1.1 Autoevaluación de control 3.2 Componente evaluación independiente 3.1.2 Autoevaluación de la gestión 3.2.2 Auditoría Interna

Evidencias de seguimiento a encuestas de calificación del servicio, encuesta de beneficiarios, evidencias de estrategias de gobierno en línea, y de atención al ciudadano para las PQR, línea de atención al ciudadano página Web, centro de Atención al ciudadano. Registros de: Programa de auditoría, planes de auditoría, lista de chequeo, actas de inicio y finalización de auditorías e informes de auditoría, procedimiento documentado de auditoría interna de calidad, informes para revisión por la dirección, Plan de Medios, página Web actualizada, Publicación de la oferta institucional en diferentes medios, Informes de Gestión, rendición de cuentas, resultados matriz de seguimiento indicadores. Evidencias de medición.

Enero - Diciembre Secretario General,


SIG




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8.3 Control del producto y/o servicio no conforme,4.2.4

Procedimiento documentado para el control del producto no conforme, instructivo de control de calidad, registro de identificación y tratamiento de producto no conforme en el formato respectivo por procesos

2.Subsistema Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control 2.1.3 Controles

Procedimiento documentado para el control del producto no conforme, instructivo de control de calidad, registro de identificación y tratamiento de producto no conforme en el formato respectivo por procesos



SIG

8.4 Análisis de datos , 8.2.1,7.2.1, 8.2.3, 8.2.4

Informe de revisión por la dirección y acta de revisión por la dirección y plan de acción como resultado de la revisión, estudios para determinar las mejoras del Sistema , Indicadores de Gestión

2. Subsistema de Control de Gestión 2.2 Componente de información 2.2.2 Información secundaria

Informe de auditorías para la revisión por la dirección, evidencias de seguimiento a plan de acción como resultado de la revisión, evidencias de seguimiento a las mejoras del Sistema

Noviembre Presidencia

8.5 Mejora. 8.5.2 Mejora continua 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva 4.2.4

Procedimientos documentados para acciones correctivas, preventivas y de mejora, Formatos específicos para el registro de las acciones para la eliminación de las causas , su seguimiento y eficacia de las mismas , seguimiento a plan de acciones como revisión de la alta dirección, resultados de seguimiento a identificación y tratamiento de productos no conformes ,acciones correctivas, preventivas y de mejora por procesos

2.Subsistema de Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control 2.1.3 Controles 3.Subsistema de Control de Evaluación 3.1.1 Plan de mejoramiento institucional 3.1.2 Plan de mejora funcional o por proceso 3.1.3 Plan de Mejora individual

Evidencias de seguimiento y retroalimentación a planes de mejora Institucional, por procesos o funcional e individual .Evidencias de seguimiento a encuestas de calificación del servicio, encuesta de beneficiarios, evidencias de estrategias de gobierno en línea, y de atención al ciudadano para las PQR, línea de atención al ciudadano página web, centro de Atención al ciudadano. evidencias de seguimiento al plan de actividades de la revisión por la alta dirección

Noviembre Secretario General,


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MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION - Concejo de...

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