Manual de usuario de Excel MANUAL USUARIO EXCEL. MANUAL USUARIO EXCEL.....................................1 Formatos y tipos de datos................................2 Barras de Herramientas...................................9 Fórmulas y funciones....................................11 Imágenes y gráficos.....................................13 Vincular e incrustar documentos.........................21 Bases de datos..........................................23 Tablas gráficos dinámicos...............................27 Ejemplos de uso de VBA..................................27 Natalia Ruiz & Álvaro Rosado 1 / 37
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Manual de usuario de Excel
MANUAL USUARIO EXCEL.
MANUAL USUARIO EXCEL...............................................................................1Formatos y tipos de datos...................................................................................2Barras de Herramientas......................................................................................9Fórmulas y funciones........................................................................................11Imágenes y gráficos..........................................................................................13Vincular e incrustar documentos.......................................................................21Bases de datos..................................................................................................23Tablas gráficos dinámicos.................................................................................27Ejemplos de uso de VBA...................................................................................27
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Formatos y tipos de datos
Formato: en la barra de formato, se configuran todas las opciones
correspondientes a la forma en la que podemos escribir el texto.
En la siguiente imagen se muestra la barra de formato:
o Celdas: con la opción celdas podemos elegir el número,
alineación, fuente, bordes, tramas de la celda.
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o Fila: en el podemos ajustar el alto de la fila, podemos autojustarlo
al texto.
o Columna: en el podemos cambiar el ancho de la columna, y
autojustarlo a la selección. Mostrar la columna, ocultar la columna
y el tamaño estándar.
o Hoja: en el se puede cambiar el nombre de la hoja, ocultar
algunas de la hojas, poner el fondo y color de la etiqueta.
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o Autoformato: formatos predefinidos tablas, calendarios etc.
o Formato condicional: esta opción sirve para dar formato
automáticamente a unas celdas que cumplan unos requisitos
elegidos por el usuario.
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o Estilo: en el podemos modificar el estilo del texto, incluye el
número, la alineación, fuente, bordes, tramas y la protección.
o Barra de herramientas de formato:
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Tipos De Datos: los principales tipos de datos que encontramos en Excel
son:
o Texto: contiene tanto caracteres alfabéticos como numéricos,
símbolos etc. Cuando el texto es más largo que la celda donde se
escribe pasará a ocupar la adyacente siempre que se encuentre
vacía. En ocasiones al empezar a escribir un texto se
autocompleta usando uno anterior similar. Esta opción de puede
deshabilitar desde herramientas/opciones/modificar,
desmarcando la opción habilitar autocompletado.
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Tipo de letra
Tamaño de letra
Combinar celdas
Alineación
Negrita
Cursiva Subrayado
Estilo porcentual
Bordes
Estilo moneda
Euro
Color Texto
Reducir Sangría
Aumentar Sangría
Color de relleno
Estilo Millar
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o Números: Cualquier cantidad numérica, en notación tradicional o
científica. Permiten números negativos, decimales o porcentajes.
o Fecha y hora: Cualquier fecha y hora, admite símbolos como –
y / como separadores, dos o cuatro dígitos para el año y el
nombre completo o abreviado para el mes.
o Fórmulas y funciones: las fórmulas sirven para realizar cálculos
en los que se usan valores de otras celdas, el resultado se guarda
en la propia celda de la fórmula. Permite operaciones
matemáticas, aritméticas, estadísticas etc.
Barra de Fórmulas:
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Cuadro de nombres
Insertar Función
Barra de Fórmulas
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Cuadro de elección de funciones:
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Zona para buscar una función
Selección de categoría
Selección de función
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Barras de Herramientas
Estándar: en esta barra encontramos los iconos básicos de Excel.
Imagen: en esta barra tenemos los iconos referentes a la edición de
imágenes.
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Referencia
Copiar
Guardar
Abrir
Permisión
Correo
Imprimir
Ortografía
Vista Preliminar
Cortar
Pegar
Copiar formato
Nuevo
Deshacer/Rehacer
Euroconversión
Hipervínculo
Autosuma
Orden ascendente
Orden descendente
Asistente de gráficos
Dibujo
Tamaño
Ayuda
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Dibujo: sirve para inserta autoformas, títulos y editar los colores de
relleno o del texto.
Gráfico: la barra de gráfico contiene iconos referentes a la creación y
edición de gráficos.
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90º izquierda
Más brillo
Formato de objetoMenos
contraste
Más contraste
Comprimir imágenes
Definir color transparente
Restablecer imagenMenos
BrilloColor
Estilo de línea
Insertar imagen
Recortar
Herramientas de dibujo
Autoformas
LíneaFlecha
Rectángulo
Elipse
Cuadro de texto
Insertar Wordart
Diagrama
Estilo Guión
Sombra
Estilo flecha
Estilo línea
Color de fuente
Color de línea
Color de relleno
Insertar imagen3D
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Fórmulas y funciones
Formulas: En las hojas de Excel es posible insertar Formulas que nos
permiten realizar operaciones de datos introducidos en diferentes
formulas en otra celda diferente. Estas formulas se introducen el la barra
de formulas.
Funciones: Excel incorpora una serie de funciones que son formulas
creadas previamente por lo creadores de Excel, estas pueden insertarse
como cualquier otro contenido.
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Objetos del gráfico
Tabla de datos
Formato del objeto
Por FilasLeyenda
Tipo de gráfico
Por columnas
Ángulo descendente
Ángulo ascendente
Barra de formulas
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o Algunas de las funciones de Excel son:
Financieras: Cálculos relacionados con intereses,
inversiones, pagos y otros temas relacionados con
finanzas.
Fecha y hora: Sirven para realizar todo tipo de operaciones
con Fechas y también para hacer transformaciones entre
tipo fecha y hora y otros.
Matemáticas y trigonométricas: Todas las funciones que
realizan cálculos matemáticos y trigonométricos.
Estadísticas: Funciones como la media, la mediana, etc.
Texto: Se usan para realizar operaciones con cadenas de
texto, como comparaciones, extracción de una parte del
texto, conversiones y transformaciones.
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Buscar por descripción la función deseada
Elige la función deseada de la lista
Elija la categoría de la función deseada
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Imágenes y gráficos
Inserción de Imágenes:
o Imágenes prediseñadas: Permite insertar imágenes de la galería
de Microsoft Office.
o Desde archivo: Ofrece la posibilidad de insertar imágenes
externas desde un archivo.
o Desde escáner o cámara: Se necesita una conexión con un
proveedor externo de imágenes como una cámara o un escáner.
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o Autoformas: Permite insertar líneas, figuras, flechas y otras
formas básicas.
o WordArt: Permite la inserción de texto en un formato más gráfico
y artístico.
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o Organigrama: Facilita la inserción de un organigrama sin la
necesidad de la utilización de autoformas.
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o Símbolo: Permite ingresar algún carácter especial como símbolos,
abreviaturas, símbolos de monedas etc.
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o Diagrama: Ofrece una galería con algunos diagramas
predefinidos.
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Gráficos: En ciertas hojas de cálculo es interesante insertar un grafico,
para ello en Excel tenemos un asistente de gráficos con el que es muy
sencillo crear uno.
o Para la creación de un grafico tenemos que seleccionar el rango
de celdas.
o Una vez tenemos seleccionado el rango de celdas iremos a
insertar > grafico.
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o Una vez elegimos esta opción nos aparecerá el asistente de
gráficos.
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o En el elegiremos el tipo de grafico deseado y un subtipo del
mismo, cuando lo tengamos elegido elegiremos la opción
siguiente.
o En el obtendremos una previsualización del grafico y podremos
ajustar algunos de los parámetros del grafico, una vez elijamos
siguiente tendremos la siguiente ventana:
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o En ella tendremos la opción de elegir el nombre del grafico, entre
más opciones configurables del grafico. Cuando configuremos el
grafico a nuestro gusto, pulsaremos a siguiente y saldrá la
ventana siguiente:
o En ella nos preguntara donde queremos insertar el grafico, en una
nueva hoja o bien como objeto en la misma.
Vincular e incrustar documentos
Vincular Documentos
La vinculación de documentos puede realizarse de dos maneras diferentes:
o Manualmente desde la barra de fórmulas. Incluyendo en una
celda el contenido de una celda vinculada. Tecleamos su
referencia incluyendo el libro entre corchetes seguido de la hoja y
finalmente la columna y fila de la celda. En caso de que el libro de
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origen no este abierto se debería incluir la ruta completa del
mismo.
o Copiando y pegando las celdas originales y en opciones de
pegado seleccionando vincular. Si deseamos vincular un
documento que no es de Excel habrá que insertarlo como objeto
externo mediando el menú Insertar > objeto.
o En la pestaña crear nuevo se ofrece la posibilidad de elegir
cualquier archivo creado con otra aplicación. Al insertar objeto y
seleccionarlo habrá que se abra la aplicación original y hará que
nos permita realizar modificaciones. Sí además lo vinculamos
esto hará que los cambios realizados en el documento original
también cambian es Excel.
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Incrustar documentos:
La incrustación a diferencia de la vinculación crea una copia del archivo
original y no un vínculo. La ventaja es que el objeto incrustado puede
modificarse sin que los cambios afecten al original, el inconveniente es que
el objeto incrustado se guarda junto al documento de Excel aumentando su
tamaño. La incrustación se realiza de la misma forma que la vinculación
pero sin marcar la opción vincular.
Bases de datos
Bases de datos: Este dispone de unas funciones que trabajan con la
información de la hoja de cálculo. Sin embargo la estructura es similar a
la de una base de datos, filas y columnas.
Funciones de bases de datos: Se puede crear una especie de bases de
datos en Excel simplemente organizando la información en filas y
columnas. La primera fila contendrá en cada columna el nombre del
campo correspondiente.
Listas: una vez introducido los datos y organizados de la forma que se
ha visto en el punto anterior Excel ofrece la posibilidad de crear una lista
desde la opción datos > lista > crear lista. Los datos de una lista pueden
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ser modificados directamente como cualquier otra información de la hoja
de cálculo.
Tablas y gráficos dinámicos: otra posibilidad de Excel es la conversión
de tablas normales en dinámicas y la obtención de gráficos a partir de su
contenido.
Macros: Las macros son pequeños programas formados por tareas
individuales que pueden realizarse sobre la hoja de cálculo. La función
de las macros es agrupar tareas que se realizan frecuentemente.
o Crear una macro: Para crear una macro vamos al menú de
Herramientas > Macro
La segunda manera es activando desde el Menú ver > barras de herramientas, la barra de herramientas Visual Basic.
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Formularios
Un formulario es una forma de introducir la información, que nos dará
más facilidades todavía para trabajar con datos.
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Tablas gráficos dinámicos
Otra de las posibilidades que nos ofrece Excel 2003 en la conversión de
tablas dinámicas y la obtención de gráficos a partir de su contenido. Una
tabla dinámica facilita el filtrado de los datos, su agrupamiento, la
modificación rápida y la aplicación de bases de datos en general.
