Manual Utilizare Software Hotel

8/8/2019 Manual Utilizare Software Hotel

1/57

Manual utilizare software hotel

GrandChef


2/57

Introducere si prezentare

Acest program a fost gandit si conceput pentru a sprijini si usura activitateamanagerilor de hoteluri, pensiuni, restaurante, baruri, oferind o deosebita flexibilitate inconfigurare si adaptare in functie de necesitatile fiecaruia precum si o deosebitausurinta in utilizare.

Principalele functii oferite de acest program sunt:1 Configurarea camerelor sub ce forma se doreste;2 Adaugare, editare, clienti, firme, agentii, si posibilitatea efectuarii de

rapoarte;3 Posibilitatea crearii unei baze de date cu clienti fideli si managementul

fiecaruia in parte;4 Se pot defini diverse tipuri de reduceri care se pot aplica pentru diferite

firme si agentii;5 Gestionarea separata, pe drepturi a fiecarui utilizator al acestui program

(receptioneri, administrator, sef); 6 Posibilitatea definirii mai multor tipuri de plata (CEC, card bancar,

virament, protocol...);7 Comunicatie directa cu casa de marcat fiscala, nemaifiind necesara

introducerea datelor de catre utilizator;8 Posibilitatea de a vedea cu ajutorul rapoartelor toate datele despre

camere, utilizatori, date despre clientii fideli inregistrati in baza de date;9 Contorizarea automata a convorbirilor telefonice efectuate din camere;10 Modulul de cazare si facturare pentru receptioneri a fost conceput pentru a

putea fi utilizat de oricine, acesta remarcandu-se printr-o deosebitausurinta in utilizare;


3/57

INTRODUCEREA DATELOR DESPRE HOTEL

Se va accesa menu-ul Hotel apoi optiunea Date hotel.

Dupa alegerea acestei optiuni se va deschide o fereastra in care se vor editadatele firmei, precum si adresa hotelului.

La Informatii generale aveti de completat urmatoarele campuri:Denumire Cod fiscal Nr. registru comert Capital socialDirector


4/57

La Detalii :AdresaJudet Localitate Telefon Adresa email Pagina web

Dupa editare se va apasa butonul Salvare.


5/57

Pentru a introduce contul bancar, din menu-ul Hotel , alegeti optiunea Conturi

bancare hotel , apoi Adaugare .

Pentru a introduce preturile camerelor, se acceseaza tot menu-ul Hotel , daroptiunea Preturi camere . Se da clik pe tipul de camera si se editeaza pretul, apoiSalvare .


6/57

CONFIGURAREA CAMERELOR

Pentru crearea si dispunerea camerelor se acceseaza menu-ul Camere ,optiunea Dispunerea camerelor.

Atentie: mai intai trebuie inchisa pagina de receptie(cea cucamerele).


7/57

Dupa selectare, se va deschide o noua pagina precum in imaginea de mai jos.

Aici aveti posibilitatea de a adauga/edita/sterge camerele, precum si asezarealor in ce pozitie se doreste.

Pentru a crea o camera se da clik pe pagina.


8/57

Pentru modificarea formei se apasa butonul Proprietati camera , dar nuinainte de a selecta camera/camerele.

Dupa alegerea optiunilor dorite se va apasa butonul Salvare , memorandu-seastfel modificarile facute. Atentie la casutele Disponibila si Vizibila ! Ambele trebuiebifate.

La terminarea adaugarii si configurarii camerelor se va apasa butonul Salvare de pe bara de butoane din partea superioara, salvandu-se astfel configuratia aleasa.

Pentru a iesi din modulul de configuratie se apasa butonul Inchide fereastra .


9/57

CLIENTI

Aceasta sectiune a programului va permite sa adaugati clienti in baza de date,sau sa re-editati datele clientilor deja inregistrati.

Pentru a adauga un client se alege optiunea Adaugare client.

In fereastra nou deschisa se completeaza la:-Informatii generale : numele, prenumele ,CNP-ul, sexul si

nationalitatea clientului;


10/57

- Act de identitate : tipul de ID, seria si numarul.

-Detalii : data si locul nasterii, precum si adresa, tara judetul silocalitatea.


11/57

-Contact : firma la care lucreaza clientul, functia si numarul detelefon.

In menu-ul Clienti avem la dispozitie inca cinci optiuni:

-Inregistrare mesaj nou : aceasta functie se poate folosi pentru a inregistraun mesaj, pe camera sau pentru un client.

-Mesaje pentru clienti : puteti inregistra/vizualiza sau sterge mesaje pentruclienti.

-Alarme: adaugarea/ editarea/ sau stergerea de alarme-Adaugare rezervare: adaugarea directa a rezervarilor, fara a se folosi

graficul de rezervari-Rezervari: vizualizarea tuturor rezervarilor, adaugarea de noi rezervari,

editarea rezervarilor deja inregistrate sau stergerea tuturor rezervarilor.


12/57

PRODUSE

Acesta functie a programului permite adaugarea, editarea sau stergerea de produse,categorii de produse si servicii, precum si variante de vinzare a produselor si serviciilor existente.

Pentru crearea categoriilor de produse se acceseaza menu-ul Produse , apoiCategorii de produse si servicii.


13/57

Pentru a adauga o categorie noua se va apasa butonul Adaugare .

In fereastra nou deschisa se va defini numele noii categorii.


14/57

Optiunea Categorie Parinte este utila daca se doreste incadrarea categoriei nou

definite intr-o categorie existenta (de ex: in categoria parinte Minibar se pot definiurmatoarele subcategorii: cola, energizant, fanta, etc.)

Dupa terminarea adaugarii categoriilor de produse se trece la adaugarea deproduse. Acest lucru se realizeaza prin accesarea optiunii Produse si servicii dinmenu-ul Produse.

Similar ca la adaugarea categoriilor de produse, in fereastra deschisa, pentru a adaugaproduse si servicii se va apasa butonul ADAUGARE .


15/57

In aceasta fereasta avem la dispozitie urmatoarele optiuni:

- nume scurt : denumirea produsului;- categorie : categoria din care face parte produsul respectiv;- pret de vanzare : pretul cu care se vinde clientului produsul;- departament : departamentul din care face parte produsul ( in cazul nostru Hotel)

Dupa completare se apasa butonul Salvare !


16/57

REDUCERIAccesand acest menu programul ofera posibilitatea de a face diverse reduceri:

-Reduceri pentru produse-Reduceri pentru facturi-Reduceri pentru carduri

Initial se creaza reducerile dorite apasand butonul Adaugare reducere.


17/57

In fereastra noua se editeaza denumirea reducerii, se stabileste valoarea procentuala areducerii, se bifeaza ca fiind disponibila apoi se salveaza reducerea creata apasand butonulSalvare.

Pentru vizualizarea, editarea sau stergerea tuturor reducerilor create se va accesa menu-ulReduceri, optiunea Reduceri.

Accesand Reduceri pentru produse se pot acorda reducerile create la diverseproduse, chiar si la anumite intervale de ora.


18/57

Pentru a acorda reduceri la facturile ce depasesc, sau se incadreaza intr-o anumita suma,

accesati Reduceri pentru facturi apoi Adaugare .

Alegeti din campul Reduceri , reducerea dorita (creata in menu-ul Reduceri , optiuneaAdaugare reducere ), apoi editati Valoarea minima si Valoarea maxima a facturilor lacare acordati reducerea. La final, apasati butonul Salvare .

Ultimul tip de reducere, Reduceri pentru carduri, se foloseste in cazul in care seofera unor clienti carduri de fidelitate, in scopul acordarii unei reduceri. In acest caz, se va accesamenu-ul Reduceri , optiunea Reduceri pentru carduri , apoi Adaugare .


19/57

In fereastra nou deschisa se alege tipul reducerii, din campul Reducere , apoi secompleteaza numerele de serie a cardurilor ce vor beneficia de reducere: De la seria La seria .

La final se da Salvare .


20/57

NOMENCLATOARE

Aceasta functie a programului ne permite sa introducem Firme, Agentii de turism,Banci, Tari, Judete, Localitati, Nationalitati, Tipuri de acte de identitate,Scopuri ale calatoriei, Tipuri de plata, Moduri de plata, Cote de TVA, Unitatide masura si Valute.


21/57

Pentru adaugarea de firme, se va accesa optiunea Firme apoi Adaugare si se vadeschide o fereastra ca in imaginea de mai jos:

La Informatii generale se vor completa campurile:Denumire Cod fiscalNr. registru comert Reducere (in cazul in care se acorda)

Contact se vor copleta campurile:

Adresa Judet Localitate Telefon


22/57

In cazul in care Judetul sau Localitatea nu se regasesc in lista, acestea se pot adauga prinapasarea butonului de langa lupa (clik pe foaie). Se va deschide o pagina ca cea din imaginea ceurmeaza.


23/57

Pentru a schimba datele unei firme deja introduse in baza de date, sau pentru a sterge una

din firme se da clik pe ea, apoi Editare , respectiv Stergere .

Pentru a adauga in baza de date sau pentru a sterge Agentii de turism, Banci, Tari,Judete, Localitati, Nationalitati, Tipuri de acte de identitate, Scopuri ale calatoriei, Tipuride plata, Moduri de plata, Cote de TVA, Unitati de masura sau Valute , se va proceda ca si incazul firmelor. In toate cazurile, la final se va apasa butonul Salvare, altfel operatiunileefectuate nu se vor salva in baza de date.

Agentii de turism


24/57

Banci

Tari


25/57

Judete

Localitati


26/57

Nationalitati

Tipuri de acte de indentitate


27/57

Scopuri ale calatoriei

Tipuri de plata

In cazul adaugarii tipurilor de plata, dupa ce se editeaza Denumirea , si se alege Modul de plata ,se bifeaza in casute optiunile dorite.


28/57

Cote de TVA

Unitati de masura


29/57

Valute


30/57

UTILIZATORI

Aceasta sectiune a programului va permite sa modificati sau sa adaugatiutilizatori ai programului sau drepturi ale acestora. Pentru a ajunge la aceasta sectiunese va apasa pe butonul UTLIZATORI din partea superioara a programului, apoi se vaselecta optiunea Utilizatori .

In fereastra ce s-a deschis este afisat un tabel cu utilizatorii existenti in program iar in partea

inferioara a ferestrei exista butoanele de editare/adaugare/stergere a utilizatorilor din sistem.


31/57

Pentru a se adauga un utilizator in sistem se va apasa pe butonul Adaugare , programulafisand fereastra de mai jos:

La Categorie se va selecta Receptioner sau Conducere , dupa caz.

Campul Nume se va completa cu numele noului utilizator.

Urmeaza a se completa campul Parola si Reintroduceti cu parola dorita. Dupacompletarea informatiilor generale se va trece la sectiunea drepturi unde se vor acorda/retrage

drepturile dorite pentru utilizatorul respectiv, precum in imaginea de mai jos.


32/57

Dupa acordarea drepturilor utilizatorului, se va trece la setarea tipurilor de plata la careare acces utilizatorul. Acest lucru se face accesand optiunea Tipuri de plata din bara de sus a

ferestrei.

Dupa setarea tuturor drepturilor utilizatorului la final se va apasa butonul Salvare , dinacel moment utilizatorul lucrand cu drepturile selectate.

Pentru a schimba drepturile unui utilizator, parola sau datele acestuia, se va accesa menu-ul Utilizatori , optiunea Utilizatori , se va selecta utilizatorul, apoi Editare.


33/57

Tot in menu-ul Utilizatori exista optiunea Mesaje intre utilizatori, folosita pentru alasa un mesaj unuia din colegi.

Dupa editarea mesajului se apasa butonul Salvare . Mesajul nou inregistrat, va aparea peecran colegului in momentul in care se va loga la program cu parola personala.


34/57

RAPOARTE

Aceasta optiune permite accesul la rapoartele sistemului unde se va regasi toata

activitatea de peste zi sau pana in momentul respectiv, aceasta functie fiind in timp real, oricemodificare in sistem regasindu-se imediat in rapoarte.

Pentru a accesa rapoartele se va apasa pe butonul RAPOARTE din partea superioara aferestrei principale a programului sau menu-ul RAPOARTE apoi optiunea Vizualizare rapoarte.


35/57

Se va deschide fereastra de rapoarte care arata ca in figura de mai jos:

Pentru o mai usoara vizualizare, rapoartele sunt filtrate pe rapoarte generale, rapoarte pecamere, rapoarte pe vanzari si rapoarte pe clienti.


36/57

In sectiunea Generale sunt urmatoarele rapoarte:

La sectiunea Camere se regasesc urmatoarele rapoarte:


37/57

La sectiunea Cazari apar urmatoarele rapoarte:

La Vanzari se gasesc urmatoarele rapoarte:


38/57

Ultima sectiune de rapoarte este cea de Clienti:

Pentru orice raport programul ofera posibilitatea de printare, apasand butonul Tiparire de pe bara de sus a programului, raportul iesind pe imprimanta atasata la sistem.

O alta optiune oferita de program este vizualizarea rapoartelor din arhiva, pe o zi sau pe operioada de timp. Pentru aceasta inainte de a se selecta un raport se va bifa casuta Vizualizare in perioada , din partea dreapta jos a ferestrei de rapoarte.


39/57

INCHIDEREA DE ZI

O alta functie folosita in program este inchiderea de zi. Aceasta functie are rolul de a

inchide ziua economica curenta si a deschide o noua zi economica care are vanzarile zero.Inchiderea de zi poate fi facuta la orice ora, nefiind limitata de trecerea de la o zi calendaristica laalta.

La apasarea butonului va aparea un mesaj ( precum in imaginea de mai sus), in careutilizatorul este intrebat daca doreste intr-adevar inchiderea de zi. Dupa confirmare, programulva realiza o copie de siguranta a bazei de date si va incepe sa listeze, pe imprimanta atasata

sistemului, rapoartele de inchidere de zi programate in sectiune Rapoarte de inchidere zi (dinmenu-ul Rapoarte ). Apoi va aparea o fereastra cu un calendar in care programul va propuneutilizatorului noua zi economica care este de regula ziua economica curenta +1.


40/57


41/57

REZERVARI

Rezervarile se fac pe un tabel, la care aveti acces apasand butonul Grafic. Pagina noudeschisa arata ca in imaginea de mai jos:

in partea stanga a tabelului,pe verticala, sunt afisate camerele hotelului si tipul acestora( ex: 11- Double, 12- Double, 17- Matrimoniala);

deasupra tabelului, pe orizontala, se regasesc zilele, afisate pe o perioada stabilita initial( perioada ce se poate prelungi sau scurta in orice moment);

sub data zilei, este afisata o situatie a camerelor din ziua respectiva ( ex: 0 / 22- unde 0reprezinta numarul camerelor rezervate, iar 22 numarul camerelor disponibile);

Tot pe aceasta pagina exista 4 zone cu functii diferite:-Perioada-Sectiune-Tip de camera-Grad de ocupare


42/57

In zona Perioada se gasesc doua calendare. D and clik pe primul calendar ( ce se afla

langa data zilei curente), avem posibilitatea de a modifica tabelul, pentru a ne afisa o perioadaanterioara zilei curente.

Dupa selectarea anului, a lunii si a zilei, se apasa butonul Confirmare . In urma acesteioperatiuni, tabelul se va mari, cu perioada dorita (din trecut).

Pentru a mari tabelul de rezervari, cu o perioada viitoare, se da clik pe cel de-al doileacalendar. La fel ca si in cazul anterior, se alege anul, luna si ziua.

Zona Sectiune este utila in cazul in care s-au pus pe mai multe pagini camerelehotelului. De exeplu pe o pagina camerele de la etajul 1, pe alta camerele de la etajul 2 etc.Accesand aceasta optiune, avem posibilitatea de a vedea tabelul de rezervari doar pentrucamerele de pe un anumit nivel.


43/57

Zona Tip de camera, ne ofera posibilitatea sa vedem graficul de rezervari doarpentru un tip de camera (ex: doar camerele double, doar matrimonialele, doar apartamentele,etc).

In zona Grad de ocupare este afisat un procent al ocuparii camerelor si a numaruluide locuri.

Pentru a efectua o rezervare, se da clik pe tabelul de rezervari in dreptul datei si acamerei dorite.

In fereastra nou deschisa se alege numarul de zile, apoi se da Confirmare . Se vadeschide o alta fereastra precum in imaginea ce urmeaza:


44/57

Se alege numele clientului din lista(clik sagetuta) sau se adauga (clik pe foaie-butonul delanga lupa), apoi se introduc datele de contact (nr. de tel., adresa, e-mail). La final se apasabutonul Salvare . Dupa salvare, rezervarea se inregistreaza in program, fiind vizibila princolorarea patratelelor din tabel in galben.

Fiecare zi de cazare a clientului este numerotata.


45/57

Pentru a anula o rezervare, se da clik pe prima zi de rezervare.

Din partea de sus a ferestrei se alege optiunea Validare si observatii.

Apoi clik pe ceasul din dreptul rubricei Anulata la data si in final Salvare.In acest mod rezervarea dispare din tabelul cu rezervari, dar se regaseste in rapoarte.


46/57

Pentru a prelungi sau a scurta perioada unei rezervari, se da clik pe ultima zi a rezervarii,

apoi in fereastra deschisa se va modifica numarul de zile.

In cazul rezervarilor din ziua curenta, camerele nu vor mai fi albastre (disponibile) cigalbene, precum in tabelul cu rezervari.


47/57

Toate rezervarile se pot vizualiza apasand butonul Rezervari , ce se afla in bara debutoane, intre Cazari si Parola.

Pentru a vedea rezervarile pe o alta perioada decat ziua curenta, din zona Perioada, se vaalege intervalul de timp dorit.

Tot pe aceasta pagina mai avem posibilitatea de a vedea rezervarile doar pentru o anumitacamera.

Se da clik pe numarul camerei, astfel in lista vom avea doar rezervarile pe camerarespectiva.


48/57

Tot pe aceasta pagina avem posibilitatea de a vedea doar rezervarile Necazate , Efectuate sau

Anulate.

Utilizand bara de butoane din partea de jos a paginei, putem adauga, edita, sterge sau cauta o

rezervare.


49/57


50/57

RECEPTIE : 1.Cazare

2.Facturare

3.Eliberare camera

1.CAZARE

-se da clik pe camera dorita apoi - cazare client nou- adaugare ( sau din lista de clienti, daca amai fost cazat in hotel) - se introduc datele clientului:

*nume

*prenume

*nationalitate

*adresa

*localitate

*tara

*tip ID ( BI, CI, PASAPORT... )

*serie ID

*nr. ID

*CNP

( toate campurile de interes, din aceasta fereastra )

-dupa copletarea datelor se da confirmare si inca o data confirmare ( altfel datele introduse nuvor fi salvate).


51/57

-se alege tipul de cazare, durata sejurului si firma( din lista sau se adauga ) apoi se da din nouconfirmare .

- daca se doreste tiparirea fisei de cazare se da clik pe da.


52/57

-introducerea datelor despre firma daca e cazul (pentru facturare pe firma) se face si de laNOMENCLATOARE--FIRME--adaugare

-se completeaza campurile libere din Informatii generale si Contact

*Informatii generale: -denumire ( numele firmei )

-cod fiscal

-nr. registru


53/57

*Contact: -adresa

-judet

-localitate

-se da salvare--actualizare--inchide fereastra

in acest moment datele firmei sunt salvate in baza de date, dar nu suntraportate la client!!!!

-pentru a introduce si firma, in lista de date a clientului, se da clik pe camera in care a fost cazatsi din lista aparuta se selecteaza Editare cazare curenta, apoi se alege din lista de la Firmenumele firmei dorite, apoi Salvare.


54/57

2.FACTURAREA CLIENTULUI

- clik pe camera

- inregistrare consum produse si servicii

- nota de plata

- confirmare


55/57

-se alege tipul de plata: *numerar

*card bancar

*virament

*protocol

* ........

* ........

-confirmare


56/57

-se selecteaza ce se va tipari: *Nota de plata

*Factura

-bonul se tipareste automat, in functie de tipul de plata

-se introduce nr. bon fiscal- confirmare

-in cazul in care s-a selectat factura, se va selecta numele firmei din lista ( automat v-a

disparea numele clientului din casuta,caci factura se face pe firma, dar datele acestuia vor fi pefactura)

-apoi confirmare

-se verifica datele aparute pe factura apoi se da print (in cate exemplare se doreste)

3.ELIBERAREA CAMEREI ( dupa ce s-a facturat)

- clik pe camera

-eliberare camera

-confirmare.


57/57

Date post:	10-Apr-2018
Category:	Documents
Upload:	beata-andrea-iesan
View:	220 times
Download:	0 times

Manual Utilizare Software Hotel

Documents