MANUEL DE PROCEDURE

ANGC MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, COMPTABLE ET FINANCIERE

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Date 15/04/2010 Mise à jour le : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE GRH Page 1

PREAMBULE

L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) s’est vue confier par le Gouvernement, la stratégie de mise en œuvre de la gratuité de la césarienne au Bénin à travers le décret N°2009-096 du 30 mars 2009 portant sa création, organisation et fonctionnement.

Cette responsabilité impose la mise en place d’une procédure de gestion rigoureuse conformément à l’article 16 du règlement comptable relatif au droit comptable dans les Etats de l’UEMOA.

Convaincus de l’utilité de cet outil de travail, les responsables de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) ont décidé de doter l’Agence d’un manuel de procédures administrative, budgétaire, comptable et financière en faisant recours au Centre National de Formation Comptable qui en a l’expertise.

Manuel de Procédures réalisé par le Centre National de Formation Comptable (CENAFOC)

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, COMPTABLE ET FINANCIERE DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA

GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)


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INTRODUCTION

Le manuel de procédures administrative, budgétaire, comptable et financière est un document de travail indispensable imposé par la réglementation communautaire. En effet, l’article 16 du droit comptable OHADA stipule que : « pour maintenir la continuité dans le temps de l’accès à l’information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable ».

Instrument de mise en œuvre d’une politique de gestion saine, le présent manuel, vient mettre tous les boulets de sauvegarde adéquats pour éviter les clivages pouvant entraîner un disfonctionnement dans la gestion de l’ANGC.

Les procédures décrites dans ce manuel sont fondées sur les principes de gestion en matière administrative, budgétaire, comptable et financière, généralement admis et devant garantir la transparence dans la circulation des informations.

Ce manuel présente une double finalité consistant à :

- satisfaire aux exigences du décret N°2009-096 du 30 mars 2009 portant création, organisation et fonctionnement de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne ;

- formaliser des procédures par le biais d’un guide qui servira de document de référence pour tous les agents de l’ANGC dans l’exercice de leur mission ;

- servir de repère aux différentes institutions d’audit.

A ce titre, le présent manuel de procédures administrative, comptable et financière est structuré en trois grandes parties à savoir :



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- la procédure administrative,- la procédure budgétaire, comptable et financière,- la diffusion et l’actualisation du manuel.


PREMIERE PARTIE : PROCEDURE ADMINISTRATIVE


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I. CADRE ORGANISATIONNEL DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)

Des principes d’organisation des structures reposant sur des bases solides sont essentiels pour que l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANCG) fonctionne d’une manière efficace.

L’environnement actuel est devenu de plus en plus complexe avec l’accélération de l’information et de la bureautique. Il en résulte que l’organisation et les principes qui s’y rattachent sont plus importants.

Le présent manuel de procédure décrit l’organisation de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne et définit les attributions lui incombant.

Organiser, c’est «établir la meilleure relation possible entre le travail, le personnel, l’information et le lieu de travail en vue de la réalisation d’un plan d’action. La bonne organisation de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANCG) aura de l’influence sur la satisfaction du personnel, sa motivation et ses résultats. C’est pour cette raison qu’il sera surveillé en permanence, les changements qui seront apportés au sein de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANCG).

Cette politique se traduira dans la présentation et l’organisation de l’Agence.

I.1 PRESENTATION DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)

I.1.1 DENOMINATION ET CREATION

Conformément au Décret N° 2009-096 du 30 Mars 2009, il est créé en République du Bénin un Etablissement Public à caractère social dénommé « Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne ».Elle est régie par la loi n°94-009 du 28 juillet 1994 portant création, organisation et fonctionnement des offices à caractère social, culturel et scientifique.



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I.1.2 STATUT JURIDIQUE

L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est un établissement public doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière.

I.1.3 OBJET SOCIAL

L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est chargée de la mise en œuvre de la politique du gouvernement en matière de gratuité de la césarienne conformément aux dispositions du Décret N° 2008-730 du 22 Décembre 2008 portant gratuité de la césarienne au Bénin.A ce titre, elle est chargée de :

o Concevoir la stratégie de mise en œuvre de la gratuité de la césarienne au Bénin ;

o Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à son domaine de compétence ;

o Mobiliser les ressources financières nécessaires à la prise en charge de la césarienne par les hôpitaux publics, les hôpitaux privés, confessionnels ou associatifs agréés.

I.1.4 SIEGE SOCIAL

Le siège social de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est fixé à Cotonou. Il peut être transféré en tout autre lieu du territoire national sur décision du Conseil d’Administration approuvée par le Conseil des Ministres.

I.1.5 ZONE D’INTERVENTION

La césarienne est offerte gratuitement dans les établissements suivants :- les hôpitaux publics ;- les hôpitaux privés, confessionnels ou associatifs agréés par l’Etat. (Confère

arrêtés portant agrément des hôpitaux agréés pour la gratuité de la césarienne).



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I.1.6 CORPS DE CONTRÔLE

1- Le Ministre de la SantéL’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est soumise au contrôle du Ministre en charge de la Santé à travers les services de contrôle interne (DIVI). Ce contrôle est exercé essentiellement pour vérifier si les objectifs qui lui sont fixés sont conformes aux grandes orientations définies par le gouvernement.

2- Le Ministre des FinancesLe Ministre chargé des Finances, pour s’assurer de la qualité de la gestion de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC), diligente des contrôles et des audits par le truchement de l’IGF.

3- La Cour SuprêmeLa Cour Suprême à travers la Chambre des Comptes, connait des comptes annuels de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC).

La durée de ces contrôles doit être déterminée quand ils sont ordonnés, éventuellement prolongée d’un nouveau délai en cas de nécessité et sur rapport circonstancié des agents chargés de ces contrôles.

4- Le Conseil d’Administration

L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est administrée par un Conseil d’Administration investi des pouvoirs les plus étendus, pour agir en toutes circonstances au nom de l’Agence. Il les exerce dans la limite de son objet social.

Il est composé de neuf (09) membres nommés par décret pris en Conseil des Ministres à savoir :



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Un représentant du ministre en charge de la santé Un représentant du ministre en charge des finances Un représentant du ministre en charge de la décentralisation Un représentant du ministre en charge de la famille Un représentant des Médecins de la Société de Gynécologie et

d’Obstétrique du Bénin et du Togo (SGOBT) Un représentant de l’Association Nationale des Sages Femmes Un représentant de l’Ordre National des Pharmaciens Un représentant des Partenaire au développement de la Santé Un représentant du Personnel de l’Agence

Il est présidé par le représentant du Ministre en charge de la Santé avec le représentant du Ministre en charge des Finances comme vice- président.

Le Conseil d’Administration délibère sur toutes les questions qui intéressent le fonctionnement de l’agence. A cet effet, il :

- approuve la politique générale de l’agence Nationale de Gestion de la gratuité de la césarienne (ANGC) conformément aux orientations et aux objectifs fixés par le gouvernement ainsi que son plan d’action ;

- vote le budget qui lui est soumis par la Direction Générale et approuve les comptes de gestion ;

- adopte le règlement intérieur de l’Agence Nationale de Gestion de la gratuité de la Césarienne (ANGC) ;

- donne son avis sur tous les projets qui lui sont soumis par les pouvoirs publics.

5- Le Commissaire aux Comptes

Il est institué auprès de l’agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) un Commissariat aux Comptes remplissant les fonctions légales et nommé par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition conjointe du Ministre en charge des Finances et du Ministre chargé de la Santé.



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Il procède au moins deux fois par an à une vérification approfondie des comptes de trésorerie tels qu’arrêtés par le Directeur Général et au moins une fois par an à une vérification approfondie de tous les comptes de l’Agence.

Ces vérifications donnent lieu au dépôt d’un rapport général qui est adressé directement et simultanément au Conseil d’Administration, au Ministre en charge de la Santé et au Ministre chargé des Finances.

6- Le comité de direction

Le comité de direction est un organe consultatif. Il est consulté pour les décisions importantes telles que l’élaboration du budget et le plan d’action de l’Agence et puis généralement sur toutes les questions que lui soumet le Directeur Général. Il se réunit à la diligence de ce dernier ou à la demande de la majorité absolue de ses membres.

I.1.7 POPULATION CIBLE

La gratuité de la césarienne profite aux femmes à césariser dans les hôpitaux publics, les hôpitaux privés, confessionnels ou associatifs agréés par l’Etat (voir liste Annexe….).

I.2 ORGANISATION DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)

L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) du point de vue de son organisation repose sur :

- la manière dont la direction générale a mis en place une structure formelle pour optimiser l’emploi du personnel, des ressources financières et des moyens d’information ;



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- la manière dont l’Agence regroupe ses activités avec un directeur affecté à chaque catégorie de responsable de la surveillance des tâches et des programmes de travail ;

- les relations entre les fonctions, les postes, les tâches et le personnel ;- la manière dont les cadres définissent et répartissent les tâches à

accomplir dans leurs départements et délèguent l’autorité nécessaire à leur accomplissement.

A ce titre, l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuite de la Césarienne (ANGC) comprend :

I.21 Au NIVEAU DE LA DIRECTION GENERALE DE L’AGENCE

- un Directeur Général (DG);- un Secrétariat Particulier(SP) ;- un Agent Comptable(AC) ;- un Directeur Administratif et Financier(DAF) ;- un Directeur de la Coopération et de la Communication(DCC) ;- un Directeur du Suivi et de l’Evaluation (DES) ;- un Directeur de la Qualité(DQ) ;- un Directeur de la Règlementation et du Contentieux(DRC).

Chaque direction de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est organisée en services.

Le profil, les objectifs et les principales responsabilités de chaque acteur sont contenus dans les fiches métiers correspondantes.



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POSTE N° : 01 Directeur Général (DG)

POSTE HIERARCHIQUE : Conseil d’Administration

SUBORDONNES : tout le personnel de l’ANGC

RELATIONS FONCTIONNELLES : l’AC et tous les autres Directeurs PROFIL

- Etre un cadre A1 et avoir un diplôme post universitaire dans le domaine de l’Energie (Bac + 5).

- Avoir une connaissance approfondie en gestion administrative- Maîtriser la gestion des ressources humaines- Avoir une connaissance en gestion comptable et financière- Avoir au moins dix (10) ans d’ancienneté dont cinq (5) au moins à un

poste de responsabilité.

OBJECTIF Mettre en œuvre la politique de l’Agence en matière de gestion de la direction générale et assurer la coordination des différents servicesRESPONSABILITES

- Assurer la direction générale de l’Agence - Représenter l’Agence dans ses rapports avec les tiers- Assurer la coordination des différents services de l’Agence et répondre

devant le Conseil d’Administration- Assurer la gestion du patrimoine de l’Agence- Assurer la gestion de l’Agence et la représenter dans tous les actes de la

vie civile - Assister avec voix consultative aux réunions du Conseil d’Administration. - Elaborer et exécuter le budget de fonctionnement et d’investissement

de l’Agence - Recevoir les dons et libéralités et en informer le Conseil

d’Administration



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- Signer les contrats de travail éventuels du personnel de l’Agence- Etre l’ordonnateur du budget de l’Agence - Veiller à la gestion des stocks dans le respect de la règlementation en

vigueur notamment en matière d’hygiène et de sécurité.- Etre responsable du développement de l’Agence dans le cadre de la

politique générale définie par le Conseil d’Administration. - Soumettre à l’approbation du Conseil et d’Administration trois, mois

avant la fin de l’exercice, une étude prévisionnelle sur les perspectives d’activités de l’exercice suivant ;

POSTE N° : 02 Secrétaire Particulier(SP)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Général

SUBORDONNES : néant

RELATIONS FONCTIONNELLES : tous les Directeurs

PROFIL

- Etre titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (Bac + 2) ou d’un Diplôme de Technicien Supérieur (Bac + 3) en secrétariat de Direction.

- Maîtriser parfaite des travaux de secrétariat et de l’administration- Avoir une connaissance approfondie de l’outil informatique- Avoir exercé au moins trois (3) ans dans le domaine

OBJECTIF

Assister le Directeur Général dans la mise en œuvre de la politique de l’Agence. en de gestion du secrétariat particulier.

RESPONSABILITES

- Assurer la tenue du secrétariat particulier- Veiller au bon fonctionnement du secrétariat particulier de l’Agence- Procéder à une tenue correcte des registres des courriers confidentiels



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- Rédiger les correspondances confidentielles - Procéder aux photocopies des diverses correspondances confidentielles- Veiller à la mise en forme, l’enregistrement et la ventilation du courrier

confidentiel à l’arrivée et au départ - Veiller à la conservation du courrier confidentiel du Directeur Général,- Assurer la gestion de l’agenda du Directeur Général en liaison avec le

Secrétariat Administratif- Exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Directeur Général.

POSTE N° : 03 Agent Comptable(AC)


SUBORDONNEES : néant

RELATIONS FONCTIONNELLES : DG ; SCF

PROFIL

- Etre un cadre de la catégorie A, ou B, ou avoir le Bac + 4 ; - avoir une solide formation en Comptabilité et en Finances Publiques ;- être nommé, par Arrêté conjoint du Ministre chargé des Finances et du

Ministre de la Santé, Agent Comptable ou Agent Comptable par intérim.

La durée de l’intérim est de six (06) mois au maximum renouvelable une seule fois.

L’Agent Comptable titulaire doit prêter serment devant le tribunal de Première Instance avant sa prise de fonction.



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Il est justiciable de la chambre des comptes de la Cour Suprême. Par ailleurs, en cas de besoin, il est soumis au contrôle périodique de l’Inspection Générale des Finances et de l’Inspection Générale du Ministère.

OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre de la politique de l’Agence en matière de gestion des finances publiques

RESPONSABILITES - Veiller aux règles de gestion des finances publiques en effectuant un

contrôle à priori portant sur la régularité des dépenses- Signer les chèques conjointement avec le Directeur Général- Procéder à une tenue correcte des registres y relatifs

POSTE N° : 04 Directeur Administratif et Financier(DAF)


SUBORDONNEES : SARH ; SCF

RELATIONS FONCTIONNELLES : l’AC et tous les Directeurs

PROFIL

- Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4- Avoir une connaissance approfondie des Finances Publiques- Maîtriser la gestion comptable et financière- Expérience d’au moins cinq (5) ans à un poste de responsabilité similaire

OBJECTIF



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Mettre en application la politique de l’Agence en matière de gestion des ressources humaines, matérielles et financières en relation avec les autres Directions de l’Agence

RESPONSABILITES

- Elaborer et suivre l’exécution du budget de fonctionnement et d’investissement de l’Agence

- Veiller à l’utilisation des ressources matérielles et financières de l’Agence conformément aux procédures en vigueur

- Procéder à l’inventaire annuel du patrimoine de l’Agence- Centraliser et gérer toutes les demandes de fournitures et de matériels

de l’Agence- Assurer la gestion des ressources humaines- Elaborer un plan de formation et suivre la carrière des agents- Assurer la programmation financière des activités de l’Agence - Superviser la tenue de la comptabilité de l’agence conformément aux

règles en vigueur- Elaborer les états financiers- Mettre en place, en relation avec les autres Directions, les moyens

généraux nécessaires au bon fonctionnement de l’Agence.- Veiller à la bonne application des procédures de l’Agence

POSTE N° : 05 Directeur de la Coopération et de la Communication(DCC)


SUBORDONNEES : SRI ; SCS


PROFIL

- Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4



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- Avoir une connaissance en matière de coopération et de communication- Avoir une expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la

coopération et de la communication

OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la coopération et de la communication.

RESPONSABILITES

Le Directeur de la Coopération et de la Communication est chargé de :- Concevoir les stratégies de coopération et de communication - Planifier les activités afférentes à la coopération et à la communication- Suivre et évaluer les activités afférentes à la coopération et à la

communication.A ce titre, il :

- établit la liste des informations à collecter dans les hôpitaux publics, les hôpitaux privés, confessionnels ou associatifs agréés ;

- élabore le plan de communication institutionnelle;- définit le circuit de l’information et de la rétro-information ;- centralise les informations collectées ;- assure la synthèse, l’organisation et l’analyse des informations ;- assure la promotion et l’utilisation des données comme outils d’aide à la

gestion ;- produit l’annuaire des données ainsi agrégées et en assurer la

vulgarisation ;- mesure l’impact de la politique de la gratuité de la césarienne au niveau

de la population cible et propose le cas échéant, les régulations nécessaires.

POSTE N° : 06 Directeur du Suivi et de l’Evaluation(DSE)




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SUBORDONNEES : SSE; SPI


PROFIL

- Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine du suivi et

d’évaluation

OBJECTIF

Procéder à la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la planification et de la recherche

RESPONSABILITES

- Concevoir la stratégie de programmation et de prospective de l’ANGC- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la planification- Concevoir la stratégie de recherche dans le domaine d’activité de

l’ANGC- Suivre l’offre et l’utilisation de la césarienne.

POSTE N° : 07 Directeur de la Qualité(DQ)



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SUBORDONNEES : SDQ ; SMQ


PROFIL - Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4- Avoir une connaissance en matière de suivi de la qualité- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de qualité

OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence relatives à la qualité dans toutes ses dimensions.RESPONSABILITES

Le Directeur de la Qualité est chargé de :- concevoir la stratégie de définition de la qualité en matière de gestion

de la gratuité de la césarienne - Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la démarche de

l’assurance de la qualité - concevoir la stratégie de mesure de la qualité- planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à l’amélioration de la

qualitéA ce titre, il :

- clarifie et élargit la compréhension des objectifs de qualité de l’Agence ;- élabore et actualise les programmes de l’assurance qualité de l’Agence- apporte un dispositif de travail clair et ordonné en initiant la démarche

qualité au sein de l’agence;- rassemble et fait l’étude comparée de toutes les informations se

rapportant à la démarche qualité ;- établit la liste de tous les moyens d’actions possibles ;- procède au choix de la meilleure option ;- coordonne la mise en œuvre des étapes de l’élaboration du programme

de l’assurance Qualité dans l’Agence ;- définit les normes, procédures et indicateurs de l’assurance Qualité ;- conçoit et veille à la mise en œuvre de mécanismes de surveillance,



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d’évaluation et d’amélioration pour garantir la qualité totale au niveau des formations sanitaires agréés.

POSTE N° : 08 Directeur de la Règlementation et du Contentieux(DRC)


SUBORDONNEES : SR ; SC


PROFIL

- Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4 - Avoir une connaissance en matière de règlementation et du contentieux- Avoir une expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la

règlementation et du contentieux

OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la règlementation.

RESPONSABILITES

- Concevoir de la stratégie de gestion de la règlementation en matière de gestion de la gratuité de la césarienne

- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à règlementation - Concevoir la stratégie de gestion du contentieux- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à gestion du

contentieuxA ce titre, il :

o Définit, vulgarise et suit l’application des normes juridiques pour un fonctionnement optimal de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC).



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o Recense tous les textes et actes légaux et réglementaires relatifs au fonctionnement de l’Agence

o Elabore une convention type entre les centres agréés et l’agenceo Met en application la convention type et règle tous les litiges

découlant de cette application par voie extra judiciaireo Engage les actions juridiques en cas de contentieux entre l’agence

et les tiers.

I.22 AU NIVEAU DES SERVICES DE L’AGENCE

Les Services de l’ANGC sont organisés de la manière suivante :

au niveau de la Direction Administrative et Financière- le Service Administratif et des Ressources Humaines (SARH)- le Service Comptable et Financier (SCF)

au niveau de la Direction de la Coopération et de la Communication- le Service des Relations Institutionnelles (SRI)- le Service de la Coopération Stratégique (SCS)

au niveau de la Direction du Suivi et de l’Evaluation- le Service du Suivi et de l’Evaluation (SSE);- le Service du Plaidoyer (SPI).

au niveau de la Direction de la Qualité- le Service de Définition de la Qualité (SDQ) ;- le Service de la Mesure et de la Qualité (SMQ).

au niveau de la Direction de la Règlementation et du Contentieux- le Service de la règlementation (SR) ;- le Service du contentieux(SC).

A travers les fiches métiers correspondants sont définis le profil, les objectifs et les responsabilités de chaque Service. Au sein des services, on note au besoin



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des divisions dans le souci de la bonne exécution des tâches et missions assignées.

POSTE N° : 1 Service Administratif et des Ressources Humaines (SARH)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Administratif et Financier

SUBORDONNEES : Personnel de la DAF

RELATIONS FONCTIONNELLES : tout le personnel de l’Agence

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire en gestion des ressources humaines (Brevet de Technicien Supérieur ou d’un Diplôme de Technicien Supérieur)

- avoir les connaissances de base dans le domaine du secrétariat administratif

- maîtriser la gestion des ressources humaines- expérience d’au moins trois (3) ans à un poste de responsabilité similaire- maitriser l’outil informatique

OBJECTIF

Mettre en application les actions de l’Agence en matière de gestion administrative et des ressources humaines

RESPONSABILITES

- Elaborer tous les actes administratifs - Gérer le personnel - Suivre la carrière du personnel - Recevoir et enregistrer tous les courriers ordinaires adressés à l’Agence



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- Assurer la ventilation desdits courriers au niveau des différents services suivant les directives du Directeur

- Constituer la mémoire de l’Agence- Elaborer, exécuter et suivre le plan de formation du personnel de

l’agence- Veiller à l’application des règles d’hygiène et de sécurité au sein de

l’Agence

POSTE N° : 2 Service Comptable et Financier(SCF)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Administratif et Financier

SUBORDONNEES : Personnel de la Comptabilité et Finances

RELATIONS FONCTIONNELLES : le personnel du service Administratif et des Ressources Humaines

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire en gestion comptable et financière (Brevet de Technicien Supérieur ou d’un Diplôme de Technicien Supérieur ou un diplôme équivalent)

- Avoir une bonne maîtrise des normes comptables et financières- Expérience d’au moins trois (3) ans à un poste de responsabilité similaire

OBJECTIF

Mettre en application les actions en matière de gestion des ressources matérielles et financières de l’Agence

RESPONSABILITES

- Veiller à la gestion et à l’entretien des biens meubles et immeubles, - Elaborer en collaboration avec les autres services, le budget de l’année à

soumettre à l’approbation du Comité de gestion ;- Préparer les états financiers de l’exercice écoulé à faire certifier par le



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Commissaire aux comptes- Assurer l’utilisation efficiente des ressources financières après

autorisation de l’ordonnateur ;- Assurer l’administration financière des crédits et financements ;- Procéder à l’inventaire annuel du patrimoine de la Direction ;- Centraliser et gérer toutes les demandes de fournitures et matériel de

l’Agence ;- Suivre et coordonner les financements provenant du budget national et

des partenaires au développement- Suivre l’exécution du budget ;- Tenir les documents comptables de l’Agence ;- Etablir les points financiers mensuels, trimestriels et annuels par source

de financement ;

POSTE N° : 3 Service de la Coopération Stratégique (SCS)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Coopération et de la Communication

SUBORDONNEES : Personnel de la Coopération

RELATIONS FONCTIONNELLES : Personnel des Relations Institutionnelles

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire en relation internationale (Bac + 3)- Avoir une connaissance en matière de coopération- Expérience d’au moins trois (3) ans dans le domaine de la coopération

OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la coopération

RESPONSABILITES



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- Mettre en œuvre les stratégies de coopération de l’Agence- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la coopération ;- Promouvoir les relations de coopération avec les partenaires

POSTE N° : 4 Service des Relations Institutionnelles (SRI)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Coopération et de la Communication

SUBORDONNEES : Personnel des Relations Institutionnelles

RELATIONS FONCTIONNELLES : Personnel de la Coopération

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire dans le domaine de la communication (Bac + 3)

- Avoir une expérience en matière de plaidoyer- Avoir une bonne maîtrise des techniques de plaidoyer- Expérience d’au moins trois(3) ans dans le domaine de la

communication

OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la communication

RESPONSABILITES

- Etablir un plan de communication de l’Agence- Mettre en œuvre les stratégies de communication de l’ANGC ;- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la communication ;- Promouvoir les relations de communication avec les partenaires et les

centres agréés



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POSTE N° : 5 Service du Suivi et de l’Evaluation(SSE)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Suivi et de l’Evaluation

SUBORDONNEES : Personnel du Suivi et de l’Evaluation

RELATIONS FONCTIONNELLES : Service du Plaidoyer (SP)

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins deux (2) ans dans le domaine du suivi et

d’évaluation

OBJECTIF

Procéder à la mise en œuvre des actions de l’Agence dans le domaine du suivi et de l’évaluation

RESPONSABILITES

- Définir les stratégies de programmation et de prospective de l’Agence- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la planification- Concevoir les stratégies de suivi et d’évaluation de l’ANGC

Planifier, suivre et évaluer les activités de suivi et d’évaluation - Concevoir la stratégie de programmation et de prospective de l’ANGC- Planifier les activités afférentes à la planification- Concevoir les stratégies de communication de l’ANGC- Concevoir la stratégie de recherche dans le domaine d’activité de

l’ANGC.



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POSTE N° : 6 Service du Plaidoyer (SP)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Suivi et de l’Evaluation

SUBORDONNEES : Personnel du service

RELATIONS FONCTIONNELLES : Service du Suivi et de l’Evaluation

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins deux (2) ans dans le domaine du suivi et

d’évaluation

OBJECTIF

Procéder à la mise en œuvre des actions de l’Agence dans le domaine de la coopération stratégique

RESPONSABILITES

- Définir les stratégies de programmation et de prospective de l’Agence- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la planification- Concevoir les stratégies de suivi et d’évaluation de l’ANGC - Planifier, suivre et évaluer les activités de suivi et d’évaluation- Suivre les activités afférentes à la planification- Evaluer les activités afférentes à la planification- Suivre et l’offre et l’utilisation de la césarienne.

POSTE N° : 7 Service de Définition de la Qualité (SDQ)



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POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Qualité

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de qualité

OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de définition de la qualité

RESPONSABILITES

- Concevoir la stratégie de définition de la qualité en matière de gestion de la gratuité de la césarienne

- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à l’amélioration de la qualité

- Concevoir la stratégie de mesure de la qualité

POSTE N° : 8 Service de la Mesure et de la Qualité(SMQ)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Qualité

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de qualité



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OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la mesure et de la qualité

RESPONSABILITES

- Suivre les activités afférentes à la démarche de l’assurance de la qualité - Evaluer les activités afférentes à la démarche de l’assurance de la

qualité - Suivre les activités afférentes à l’amélioration de la qualité- Evaluer les activités afférentes à l’amélioration de la qualité

POSTE N° : 9 Service de la Règlementation(SR)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Règlementation et du Contentieux

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la


OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de larèglementation



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RESPONSABILITES

- Concevoir de la stratégie de gestion de la règlementation en matière de gestion de la gratuité de la césarienne

- Planifier les activités afférentes à règlementation - Concevoir la stratégie de gestion du contentieux en matière de gestion

de la gratuité de la césarienne- Planifier les activités afférentes à gestion du contentieux

POSTE N° : 10 Service du Contentieux(SC)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Règlementation et du Contentieux

PROFIL

- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la


OBJECTIF

Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine du contentieux

RESPONSABILITES



REFERENCE


- Concevoir de la stratégie de gestion du contentieux- Suivre les activités afférentes à gestion du contentieux- Evaluer les activités afférentes à gestion du contentieux- Planifier les activités afférentes à gestion du contentieux

1.2.3 ORGANIGRAMME DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANCG)

(Confère annexe N°1)

II PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE

II-1 GESTION DU PERSONNEL

INTERVENANTS PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL DELAIS

1- OBJECTIF

Accroître la productivité de l’Agence. Le personnel est chargé de donner un avantage productif à l’Agence.

2- APPLICATION

La procédure s’applique à tout le personnel, qu’il soit APE ou contractuel.



REFERENCE


Service concernéDAFCODIR

3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

1- Manifestation de besoin

Information de l’autorité hiérarchique Etude de l’opportunité de la demande Décision de recrutement Description du poste

15j

DGSARH

2- Sollicitation de candidature

Annonce de recrutement par communiqué radio précisant le poste à pourvoir, les qualifications requises, l’âge minimum et maximum des candidats, les pièces constitutives du dossier, la date et le lieu de dépôt des dossiers, la date de clôture du dépôt des dossiers.

Réception des dossiers.

30j

Directeur du service concernéDAFAgent ComptableSyndicat

3- Sélection des candidats

Etude des dossiers Sélection des dossiers pertinents Organisation de test écrit Réalisation d’entretien Sélection des candidats Compte rendu du résultat

30j

Agent recrutéDG

4- Signature du contrat

Elaboration d’un contrat de travail Signature du contrat de travail



REFERENCE


SARH Transmission copie du contrat à l’Inspection du Travail

Création de dossier individuel.

15j

DGSARH

5- Prise de service

Convocation du candidat retenu pour prise de service

Etablissement d’une attestation de prise de service

Affectation de l’agent à un poste Assurer dans les meilleures conditions, son

accueil et son intégration Mise à disposition de l’agent du matériel

nécessaire au travail Immatriculation de l’agent à la CNSS dans les

8 jours après l’embauche.

5j

SARH

6- Gestion de la carrière du personnel

6.1- Suivi de carrière du personnel

Constitution d’un dossier individuel de chaque agent comprenant son acte de naissance, les divers actes d’avancement, de promotion, de reclassement, de sanction, copie des bulletins individuels, les divers titres de congé, les divers mouvements connus par chacun à savoir (disponibilité, détachement, congés divers), les évènements familiaux (naissance, mariage) etc.

Mise à jour régulière de la carrière du personnel

Remise aux agents concernés, leurs copies

Régulier



REFERENCE


SARHPersonnelCODIR

de nouveaux actes parus

6.2- Evaluation du personnel

Distribution de bulletins chaque année au mois de janvier pour l’évaluation de l’année antérieure

Récupération par chaque chef de service de tous les bulletins de son personnel avant la fin du mois de janvier

Proposition de note par le chef de service au regard des performances de chaque agent avant fin mars

Transmission au DAF des bulletins remplis.

Validation des notes et appréciation au CODIR avant fin mai

Notification de l’appréciation et de la note à chaque agent

Transmission des bulletins récupérés aux APE au Ministère de la Santé avant fin juin

Classement d’une copie au dossier individuel.

180j(6 mois)

II-2 GESTION DU SECRETARIAT

INTERVENANTS GESTION DU SECRETARIAT DELAIS



REFERENCE


SARHouSP

1- OBJECTIF

S’assurer de la gestion des courriers :- aucun courrier ne peut sortir de l’Agence

sans la signature de l’autorité habilité ;- les courriers « arrivée » et « départ » sont

identifiés dans les registres prévus ;- tenir les registres et les classeurs de manière

à faciliter les recherches.

2- APPLICATION

Le courrier de l’Agence comprend : les lettres, les comptes rendus de réunion, les demandes, le courrier ordinaire ou confidentiel qui se répartit en courrier « arrivée » et en en courrier « départ ».


1- Traitement du courrier

1.1 courrier « arrivée »

1.1-1. Enregistrement du courrier

Enregistrement du courrier dans le registre courrier « arrivée » avec précision de la date du numéro d’enregistrement qui suit un ordre chronologique, des références de l’expéditeur, les références de la lettre, ou du bordereau, son objet.

Transmission du courrier au Directeur Général pour orientation et annotation

NB. Les courriers confidentiels sont gérés par le ou la Secrétaire Particulière

dès réception



REFERENCE


SARHouSP

1.1.2 Affectation du courrier

Transcription des annotations dans une colonne du registre courrier arrivée

Enregistrement du courrier dans le cahier de transmission interne

Remise du courrier par cahier de transmission interne au service concerné.

Copie du courrier pour classement

NB. Les courriers confidentiels sont gérés par le ou la Secrétaire Particulière

Chef service concerné

1.1.3 - Suivi interne du courrier

Transcription dans un cahier détenu par chaque chef service les mentions suivantes :- les références de la correspondance (date,

numéro, expéditeur, objet) ;- la date d’affectation ;- la date de retour ;- le numéro d’enregistrement

Contrôle de l’exécution des tâches par le suivi des mentions contenues dans ledit cahier.

1.2 Courrier « départ »

Transmission du courrier au Directeur Général pour signature

Enregistrement du courrier dans le registre courrier « départ » avec précision de la date de signature, du numéro d’enregistrement



REFERENCE


SARH

SP

qui suit un ordre chronologique, les références de la lettre, ou du bordereau, son objet.

Apposition du cachet « Directeur »

Mise sous pli, fermé et cacheté

Indication du destinataire sur le pli avec mention des références du courrier

Transcription des références du courrier dans le cahier de liaison et le tout remis à l’agent de liaison pour distribution

Contrôle de la décharge du destinataire dès le retour de l’agent de liaison.

SARH

SP

2- Classement du courrier

Afin de faciliter la recherche des documents de l’Agence, il est nécessaire et indispensable de mettre en place un bon système de classification. Ainsi :

- Classement des documents par catégorie (courrier arrivée) ou (courrier départ) dans les chronos ouverts à cet effet ;

- Ouverture des classeurs spécifiques pour les opérations à suivre ;

- Tenue au niveau de chaque service de l’Agence des chronos afin de classer une copie des courriers traités ;

- Classement chronologique des documents dans chaque chrono ;



REFERENCE


- Emission d’une décharge à laisser à la place du document soustrait et portant le numéro correspondant.

- Annulation de la décharge une fois le document retourné.

II.3 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE LA CESARIENNE

INTERVENANTS PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE LA CESARIENNE

DELAI

DESDAF-AC

Equipe

1- OBJECTIF

Garantir le suivi rigoureux des remboursements des frais de la césarienne au profit des formations sanitaires agréés.

2- APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure prend en compte le rôle joué par chaque acteur dans le processus de gestion de la césarienne.


3.1- Mission de vérification

Etablir un calendrier de visites en direction des formations sanitaires

Mobiliser les moyens nécessaires à la mission

Exécuter la mission

Tâches :

1j

1j

Durée stipulée



REFERENCE


SP

DG

DG

S’assurer de l’exécution effective des prestations et services tels que assignés aux formations sanitaires visitées

Procéder au besoin à une petite enquête sur le terrain

Tenir, au niveau des formations sanitaires, un registre de visite qui fait état des missions effectuées par le personnel de l’ANGC

Produire un compte rendu de la mission et qui fait état de tous les disfonctionnements

Faire le point périodique pour s’assurer que toutes les formations sanitaires agréées ont été visitées.

3.2- Contrôle de régularité des dossiers

réception des dossiers de prestation envoyés par les hôpitaux et comprenant : une facture une attestation de service fait une fiche individuelle d’identification des

bénéficiaires

enregistrement du courrier et transmission au Directeur Général ;

prise de connaissance des dossiers suivis d’annotation et affectation au Directeur Administratif et Financier et à l’AC.

Copies de l’attestation de service fait et de la fiche individuelle d’identification sont adressée aux autres Directeurs Techniques pour des appréciations techniques.

2j



REFERENCE


DT

ACDAF

AC-DAF

DT

vérification en détail de la fiche individuelle d’identification y compris les pièces jointes ;

3.3- Remboursement des frais de la césarienne

Le remboursement des frais de la césarienne doit intervenir dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date de dépôt des pièces par chèque ou virement à l’ordre de l’hôpital prestataire.

Le montant du chèque à établir est un forfait de cent mille (100 000) FCFA représentant :

le transport de la femme enceinte dans les zones sanitaires ;

la prise d’une veine avec soluté avant le transfert ;

les frais de consultation ; le coût des médicaments et consommables

médicaux.

rapprochement entre les pièces et les montants facturés ;

certification des pièces s’il n’y a aucune objection de la part de l’agent comptable ou des directeurs précités ;

établissement des chèques

signature des chèques

paiement.

3.4- Missions d’enquête

Délai de 90j

Durée de



REFERENCE


Les observations faites par l’un ou l’autre des directeurs techniques peuvent susciter des missions pour un contrôle sur place.

A ce titre, il faudra :- s’assurer que les renseignements contenus

dans la fiche d’identification de chaque bénéficiaire est exacte ;

- procéder à un rapprochement du contenu du registré avec celui de la fiche d’identification ;

- approuver la technique et les moyens utilisés dans le protocole opératoire ;

- procéder si possible à une petite enquête sur le terrain confirmant ou infirmant les données de la fiche d’identification ;

- s’assurer du service effectivement exécuté au niveau de chaque bénéficiaire sur la base de la liste, des factures et des fiches d’identification ;

- Si l’enquête révèle des insuffisances l’obligation, est faite au prestataire de procéder à la régularisation ou à défaut instruction est faite d’émettre à son encontre un ordre de recette.

la mission



REFERENCE


II-4 PASSATION DES MARCHES

INTERVENANTS II.4.1 PROCEDURES D’APPEL D’OFFRES DELAIS

AC-DAF

DG

1- OBJECTIF

Assurer la transparence dans la gestion des marchés publics.

2- APPLICATION DE LA PROCEDURE La passation des marchés publics est obligatoire pour toute dépense d’exécution de travaux, de livraison de fournitures ou de réalisation de prestations de services dont le montant est égal ou supérieur aux seuils ci-après :

- 30 000 000 pour les marchés de travaux- 10 000 000 pour les marchés de fournitures

ou de services.

3- REGLES DE GESTION

3-1 Elaboration du plan de passation annuel des marchés publics

S’assurer de la disponibilité des crédits

Elaborer le plan de passation annuel des marchés publics conformément au modèle proposé par la DNCMP en tenant compte des crédits disponibles et de l’importance des dossiers par ordre de priorité, d’importance et de bienséance

Transmettre le plan de passation des marchés à la PRMP



REFERENCE


PRMP

PRMP

Affecter ledit plan à la CCMP pour validation

Envoyer le plan validé à la DNCMP avec copie à l’ARMP

3-2 Elaboration du dossier d’appel d’offres (DAO)

Rédiger l’avis d’appel d’offres ; Indiquer les instructions aux

soumissionnaires ; Rédiger le cahier des clauses générales ; Rédiger le cahier des clauses particulières ; Elaborer le bordereau des quantités ; Définir le calendrier de livraison ; Indiquer les des prescriptions techniques ; Etablir le modèle de bordereau des prix ; Préparer le modèle de soumission ; Définir les garanties exigées ; Elaborer le modèle de marché (contrat) Rédiger l’avis général de passation de

marchés Constituer un projet de dossier avec les

documents ci-dessus rédigés. discuter du projet de Dossier d’Appel

d’Offres (DAO) avec les services demandeurs ;

finaliser le projet de DAO ;

PRMP

3-3 Introduction du dossier d’appel d’offres

Faire examiner le DAO par la CPMP Affecter le DAO à la CCMP pour validation Introduire en huit (8) exemplaires, le projet

de DAO à la DNMP pour étude et avis de non objection ;



REFERENCE


ACDAF

PRMP

En cas d’avis favorable, payer les frais de publication (actuellement 50 000FCFA) de l’avis d’appel d’offre pour l’obtention du ‘’Bon à Lancer’’ ;

En cas d’avis réservé émis par la DNMP, prendre en compte les observations faites par ce dernier et réintroduire en deux (2) exemplaires le dossier corrigé ;

Payer les frais de publication (actuellement 50 000FCFA) de l’avis d’appel d’offre pour l’obtention du ‘’Bon à Lancer’’ ;

Transmettre le dossier définitif à la DNCMP, pour signature ;

3-4 Publicité du DAO

Retirer à la DNMP le dossier d’appel d’offres Remettre au secrétariat le DAO pour mise à

la disposition des soumissionnaires ; Publier l’avis d’appel d’offre du dossier qui a

reçu le ‘’Bon à lancer’’ dans le journal des marchés publics.

3-5 Vente du DAO

Retrait du DAO par chaque concurrent auprès du secrétariat contre paiement d’une caution;

Etablissement, à la clôture du dépôt des offres, de la liste des soumissionnaires ayant retiré le dossier ;

Transmission de la liste des soumissionnaires à la CPMP



REFERENCE


3-6 Réception des offres

Réception des offres dans le registre de réception des offres;

Inscription de la date, de l’heure et des numéros d’arrivée des offres ;

3-6 Ouverture des plis en présence des soumissionnaires

Réunir la CPMP ; Transmettre à la CPMP, les offres et la liste

des soumissionnaires ayant retiré le dossier ; Etablir deux listes de présence (une pour les

soumissionnaires et une pour les membres de la CPMP) et signées sur place par chaque participant ;

Etablir un Procès-verbal (PV) d’ouverture des plis des offres.

3-7 Analyse et évaluation des offres

Analyser les offres suivant les critères prédéfinis dans le DAO ;

Délibérer ; Prononcer l’adjudication définitive lorsque le

montant adjugé est du seuil de compétence de la CPMP ;

Lorsque le montant adjugé est supérieur au seuil de compétence de la cellule, introduire les PV d’ouverture, de dépouillement et de jugement des offres en huit (8) exemplaires pour étude et avis de la DNMP ;

Les seuils de compétence sont :

pour les marchés de travaux pour les marchés de services



REFERENCE


pour les marchés de fournitures

Etablir un rapport d’analyse et d’adjudication des offres soumis aux amendements et à la signature de chaque membre de la CPMP ;

Transmettre par bordereau ou courrier adressé à la DNMP, les PV d’ouverture, de dépouillement et de jugement des offres accompagnés d’un support magnétique pour publication dans le journal des marchés publics.

3-8 Notification d’attribution du marché Notifier à l’adjudicataire de l’attribution du

marché ; Elaborer le projet de contrat suivant le

modèle proposé par la DNMP ; Transmettre le projet de contrat et les autres

documents (rapport d’analyse et d’adjudication, de l’offre, de l’avis de non-objection) au Directeur de l’Agence pour vérification et amendement ;

Expédier le projet de contrat à l’adjudicataire pour amendements

Préparer la fiche d’engagement de la dépense ;

Retourner le projet de contrat amendé et la fiche d’engagement de la dépense à la DNMP

3-9 Signature du contrat finalisation du contrat par la DNMP ; Le reproduire en vingt (20) exemplaires ; Signature du contrat par :

les cocontractants (fournisseur et maître d’ouvrage), le Directeur du Contrôle Financiers (pour son visa) et la Ministre en charge des Finances (pour approbation), si le financement est du



REFERENCE


Budget National ; les cocontractants (fournisseur et maître

d’ouvrage), le DG/CAA (pour son visa) et la Ministre en charge des Finances (pour approbation), si c’est un financement extérieur ;

les cocontractants (fournisseur et maître d’ouvrage), le Directeur National des Marchés Publics (pour son visa) et le Ministre en charge des Finances (pour approbation), si c’est un financement autonome

L’approbation du Ministre en charge des Finances rend le contrat exécutoire.

DG

CPM



REFERENCE


Agent Comptable

SP

4- Réception et analyse des offres

Réception des offres avec inscription de la date, de l’heure et du numéro d’arrivée sur les dossiers

Transmission des offres à la Cellule de Passation de Marché.

CPM

Réception des offres Ouverture par ordre d’arrivée des plis de

l’offre technique en présence des représentants des soumissionnaires

Classement provisoire des offres financières Analyse des offres techniques Etablissement d’un Procès Verbal Ouverture et analyse des offres financières Rédaction du rapport d’analyse signé par

chaque membre de la cellule Transmission du rapport au DG pour visa.

DG

Réception du rapport Avis de non objection Transmission du rapport à la Cellule de

Passation de Marché.

CPM

Réception de l’avis de non objection Adjudication provisoire du marché Notification au prestataire de l’attribution du

marché et démarrage des négociations pour la signature du contrat

Rédaction du projet de contrat en quatre exemplaires et transmission au DG pour signature



REFERENCE


DG Réception du projet de contrat Signature du projet de contrat Transmission du contrat

CPM Réception du contrat Transmission du contrat au prestataire, au

DG, au DAF et à l’Agent Comptable.

DAF

Transmission du contrat Etablissement du bon de commande en trois

exemplaires Transmission des trois exemplaires du bon

de commande à l’Agent Comptable pour visa et signature.

Agent Comptable

Réception des trois exemplaires du bon de commande

Rapprochement des données Vérification de l’imputation Vérification de la disponibilité du crédit Visa et signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DG

DG Réception du bon de commande Signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DAF

DAF Réception du bon de commande Expédition de l’original et du 1er exemplaire

du bon de commande au fournisseur ou prestataire

Classement du 2ème exemplaire du bon de commande et du contrat



REFERENCE


INTERVENANTS II.4.2 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES DE GRE A GRE

DELAIS

Service demandeurCODIRDG

1- OBJECTIF


3- REGLES DE GESTION

Le gré à gré est requis :- lorsqu’en cas d’urgence, les travaux, les

fournitures, les services ne peuvent subir les délais des procédures d’appel à la concurrence ;

- lorsqu’en raison des nécessités techniques ou de situation de fait ou de droit, l’exécution de la prestation ne peut être assurée par un entrepreneur ou un fournisseur déterminé ;

- lorsque les recours aux appels d’offres sont restés infructueux après deux (2) tentatives.

Le gré à gré dispense des mesures préalables à l’appel à concurrence.

4- Demande d’investissement

Procédures

Etablissement d’une demande d’investissement



REFERENCE


Transmission de la demande au DG

Etude de l’opportunité de l’investissement au CODIR

Transmission de la demande opportune à la Cellule de Passation des Marchés pour étude et rédaction des termes de référence du dossier d’appel d’offres.

CPM

5- Rédaction des termes de référence

Procédures

Analyse de la demande et rédaction d’un projet de dossier d’appel d’offres qui doit comprendre :- l’avis d’appel d’offres ;- les instructions aux soumissionnaires,- le cahier des clauses générales ;- le cahier des clauses particulières ;- le bordereau des quantités ;- le calendrier de livraison ;- les prescriptions techniques ;- le modèle de bordereau des prix ;- le modèle de soumission ;- les garanties exigées ;- le modèle de marché.

Rédaction d’un avis général de passation de marchés

Transmission du projet de dossier d’appel d’offres au DG ;

DG

Réception du projet de dossier d’appel d’offres

Amendement si possible, du projet de



REFERENCE


CPM

dossier d’appel d’offres Transmission du projet de dossier d’appel

d’offres à la Cellule de Passation de Marché. Réception du projet amendé par le DG ; Correction s’il y a lieu et rédaction du projet

de dossier d’appel d’offres Transmission du projet au DG pour avis de

non objection et signature.

SP

6- Réception et analyse des offres

Procédures

Réception des offres avec inscription de la date, de l’heure et du numéro d’arrivée sur les dossiers

Transmission des offres à la Cellule de Passation de Marché.

CPM

Réception des offres Ouverture par ordre d’arrivée des plis de

l’offre technique en présence des représentants des soumissionnaires

Classement provisoire des offres financières Analyse des offres techniques Etablissement d’un Procès Verbal Ouverture et analyse des offres financières Rédaction du rapport d’analyse signé par

chaque membre de la cellule Transmission du rapport au DG pour visa.

DG

Réception du rapport Avis de non objection Transmission du rapport à la Cellule de

Passation de Marché.

Réception de l’avis de non objection Adjudication provisoire du marché



REFERENCE


CPM Notification au prestataire de l’attribution du

marché et démarrage des négociations pour la signature du contrat

Rédaction du projet de contrat en quatre exemplaires et transmission au DG pour signature

DG Réception du projet de contrat Signature du projet de contrat Transmission du contrat

CPM Réception du contrat Transmission du contrat au prestataire, au

DG, au DAF et à l’Agent Comptable.

DAF

Transmission du contrat Etablissement du bon de commande en trois

exemplaires Transmission des trois exemplaires du bon

de commande à l’Agent Comptable pour visa et signature.

Agent Comptable

Réception des trois exemplaires du bon de commande

Rapprochement des données Vérification de l’imputation Vérification de la disponibilité du crédit Visa et signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DG

DG Réception du bon de commande Signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DAF

DAF Réception du bon de commande Expédition de l’original et du 1er exemplaire

du bon de commande au fournisseur ou prestataire

Classement du 2ème exemplaire du bon de commande et du contrat



REFERENCE


INTERVENANTS II.4.3 PROCEDURES D’ACHAT PAR BONS DE COMMANDE

DELAI

1- OBJECTIF

Appliquer les règles d’acquisition des biens et services par bon de commande.


Tout achat inférieur à dix millions (10 000 000) de francs CFA peut faire l’objet d’un simple bon de commande


Service demandeurDAFACDG

3.1- Demande d’achat de biens ou de services

Demande d’achat adressée au DG

Etude de l’opportunité de l’achat par le DG

Transmission de la demande acceptée à la DAF.

2j

ACDAF

3.2- Choix du fournisseur

Par lettre circulaire, demander à trois différents fournisseurs de l’Agence, préalablement inscrits sur un fichier de fournisseurs agréés, une facture pro forma ou un devis suivant qu’il s’agit d’acquisition de fournitures ou de réparations.

Des trois(3) factures pro forma ou trois(3)

5j



REFERENCE


ACDAF

devis reçus des trois(3) fournisseurs, choisir le fournisseur le mieux disant en tenant compte de la mercuriale des prix officiels et de la qualité des produits proposés.

Ces factures doivent être accompagnées :- d’une attestation fiscale de l’année

d’exercice ;- du relevé bancaire ;- d’une fiche signalétique ;- du numéro IFU- du numéro INSAE

Après le choix du fournisseur, transmettre le dossier au Service Comptable et Financier

ACDAF

3.3- Etablissement du bon de commande

S’assurer des disponibilités budgétaires Etablir le bon de commande en trois

exemplaires au nom du fournisseur le mieux disant sur un carnet à souche pré-numéroté avec indication :

de la date, du nom et l’adresse du fournisseur, du détail des articles, du montant total de la commande ; de l’imputation budgétaire

Une fois le travail terminé, transmettre au DAF le carnet de bons de commande accompagné de toutes les pièces justificatives.

2j

DAF

vérifier la cohérence des données faire procéder par le SCF aux éventuelles

corrections



REFERENCE


apposer son paraphe transmettre tout le dossier à l’Agent

Comptable

Agent Comptable

réceptionner les dossiers vérifier la présence effective de toutes les

pièces justificatives requises effectuer les contrôles réglementaires ci-

après sur les dossiers : l'exacte imputation de la dépense

selon leur nature ou leur objet ; la disponibilité des crédits ; la parfaite concordance du montant de

la dépense en lettre et en chiffre ; l'objet de la dépense ; le nom du créancier ; les pièces justificatives jointes ;

Pour toute irrégularité constatée, faire reprendre le bon de commande

apposer la signature suivie du cachet transmettre le dossier au Directeur Général.

DG procéder à la même vérification avant

d’apposer sa signature retourner le dossier au DAF pour la suite des

travaux

DAFSCF

Instruire le SCF envoyer l’original du bon de commande plus

le duplicata au fournisseur qui dispose d’un délai de 15 jours pour livrer la commande.

Classer la souche du bon de commande

INTERVENANTS II.4.4 PROCEDURES DE LIVRAISON DES DELAI



REFERENCE


COMMANDES

CMACDAF

1- OBJECTIF

Livrer la commande attendue.


La procédure de la livraison concerne toutes les commandes passées.


3.1- Suivi des commandes

suivre les commandes passées aux fournisseurs, les relancer si nécessaire afin de disposer des livraisons dans les meilleurs délais.

effectuer chaque semaine le suivi des commandes

faire le point des livraisons par semaine, relever les retards de livraison, relancer les fournisseurs concernés par

écrit.

15j

Equipe 3.2- Livraison des commandes

Réceptionner toute commande de fourniture ou d’équipement passée par l’Agence.

Faire les livraisons en présence d’une équipe composée de l’agent comptable, du chef service comptable et financier, du magasinier et du service demandeur.

1j



REFERENCE


Les livraisons accompagnées d’un bordereau de livraison en deux exemplaires au moins doivent correspondre quantitativement et qualitativement à la commande sous réserve de rejet.Toutefois le fournisseur ne sera payé qu’après livraison totale.

Un procès verbal de livraison pour les marchés ou un bordereau de livraison pour les fournitures est établi pour matérialiser cette opération.

CMMagasinier

3.3- Entrée d’un bien en magasin

- après la réception de la livraison, l’équipe transmet les biens réceptionnés au magasinier avec une copie des pièces justificatives suivantes : le bon de commande ; le bordereau de réception ; le procès-verbal de réception.

Aucune commande ne doit être livrée directement au service demandeur sans passer par le Magasinier qui procédera à son enregistrement.

Prendre livraison des biens après avoir procédé aux contrôles de conformité avec les pièces reçues : contrôle de quantité ; contrôle de qualité.

Remplir et signer le bon d’entrée en trois exemplaires si les contrôles ne révèlent aucune anomalie ;

Regrouper les articles et les fournitures par lots homologues de même nature ou de même famille ;

1j



REFERENCE


Renseigner la fiche de stock concernée et le registre des entrées et le support informatique ;

Procéder au rangement dans les zones ou aires appropriées.

ACSCFCMMagasinier

3.4- Contrôle et approbation de la livraison

vérifier que les articles livrés sont ceux mentionnés sur le Bordereau de livraison (B/C) du fournisseur ;

effectuer un contrôle physique des articles livrés par comptage de leurs quantités et les rapprocher aux quantités portées sur le Bon de commande (B/C) ;

approuver la livraison lorsqu’elle est conforme à la commande.

On distinguera deux types de livraison :- La livraison de fournitures de bureau et du

matériel,- La livraison de Biens d’équipement.

L’équipe de réception des livraisons varie suivant qu’il s’agisse de fournitures de bureau ou de biens d’équipement.

Pour les fournitures de bureau, la livraison est faite en présence de l’agent comptable, du chef service comptable et financier, du magasinier et du service utilisateur.

En ce qui concerne les biens d’équipement, la réception est faite par la même équipe assistée

1j



REFERENCE


d’un technicien.

La procédure se déroule ainsi qu’il suit : Signature du B/L du fournisseur après

rapprochement du BC/BL ; rangement des articles livrés ; classement d’une copie du B/L dans un

chrono prévu à cet effet.

CM 3.5- Enregistrement des stocks

ranger les articles ; mettre à jour le registre ;

.



REFERENCE


INTERVENANTS II.4.5 PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS DELAI

1- OBJECTIF

Aboutir à une utilisation efficiente des stocks et assurer la transparence dans leur gestion.


Les stocks comprennent tous les produits non consommés immédiatement et qui doivent obligatoirement transiter par le magasin.

Les registres devant servir à retracer les mouvements des matières sont :- un facturier ;- un livre journal des entrées et des sorties ;- un grand livre ou compte de gestion ;- un registre inventaire des matériels en cours

de consommation ;- un livre journal des ingrédients et

pneumatiques ;- les ordres d’entrée ;- les ordres de sortie ;- la tenue de la fiche de stock par nature de

matière


Magasinier 3.1- Organisation de la gestion des stocks

Etre responsable de la gestion physique des articles stockés dans son magasin.

veiller à leur conservation dans de bonnes

Régulier



REFERENCE


conditions de sécurité.

pouvoir donner à tout moment des renseignements sur le mouvement intervenu sur chaque catégorie de biens en stock dans le magasin à savoir :

la quantité entrée ; la quantité sortie ; la quantité en magasin.

A cet effet, disposer :

d’un Registre des entrées en Magasin qui récapitule toutes les entrées de produits en magasin

d’un Registre des sorties qui sert à l’enregistrement des sorties d’articles ou de produits

des fiches de stocks qui permettent la tenue de la comptabilité matière.

Tenir les fiches de stocks sans rature, sans blanc, sans aucune altération.

remplir les entrées au bic rouge et les sorties au bic bleu

La gestion manuelle est obligatoire et doit être soutenue par une gestion informatisée des Stocks.

Procéder à un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des mouvements (Entrée et sorties) concernant chaque élément du stock : sur la fiche de stock, sur les registres “ Sorties“ et sur le support informatique ;



REFERENCE


Procéder au traitement en temps opportun des données enregistrées pour l’élaboration des états de stock permettant :

d’actionner les commandes en temps utile afin d’éviter les ruptures des produits de consommation courante ;

de donner aux dirigeants des informations sur l’état des stocks.

Magasinier 3.2- Tenue du magasin de stockage

Maintenir le magasin de stockage propre, aéré avec des allées permettant une circulation aisée.

Présenter toutes les garanties contre le vol, l’incendie, l’inondation et l’humidité et contre toutes dégradations des articles stockés.

Disposer les articles et les produits dans leur aire de rangement, selon leur volume, leur nature, sur des étagères ou des palettes.

Interdire l’entrée au magasin à toute personne à l’exception du magasinier. Seul le magasinier a le droit de détenir les clés d’entrée d’un magasin

Régulier

ConcernéSCFCMMagasinier

3.3- Procédures de sortie d’un article du magasin

exprimer son besoin sur une fiche de demande établie en quatre exemplaires tirés d’un carnet à souches pré-imprimés et pré-numérotés à faire viser et signer par le chef

1j



REFERENCE


service concerné. transmettre la demande au Chef Service

Comptable et Financier ; réceptionner la fiche ; analyser l’opportunité de la quantité

demandée ; viser la fiche et l’affecter au magasinier vérifier si la quantité figurant en stock est

suffisante pour satisfaire la demande ; si oui, mettre son visa et transmettre la fiche

au service comptabilité ; si la quantité est insuffisante émettre des

réserves sur un papillon jointe à la fiche et transmettre par la même occasion

signer le bon de demande si l’avis du magasinier est favorable (article en stock et en quantité suffisante) ;

établir et signer un bon de sortie en trois (3) exemplaires.

Les Bons de Sortie sont tirés d’un carnet à souche pré-imprimé et pré-numéroté. Les deux premiers feuillets sont transmis au service de Magasin. Le troisième feuillet est conservé dans le carnet à souche ;

mettre en attente la fiche de demande si le bien n’existe pas au magasin ou est en quantité insuffisante ;

il y a la possibilité d’obtenir une livraison partielle lorsque la quantité existante est insuffisante ;

préparer l’article ou le produit à sortir ; appeler le service demandeur ; s’assurer que la personne venue prendre

possession de l’article ou du produit est bien l’intéressé ou un mandaté ;

faire signer par l’intéressé, les deux feuillets



REFERENCE


du Bon de Sortie et le Registre de Stocks ; viser et signer à son tour les deux feuillets du

bon de Sortie.

Mettre à jour : le registre Sortie de Stocks ; la fiche de stock ; le support informatisé.

ACDAFSCF

3.4- Contrôle en magasin

procéder périodiquement (au moins une fois par trimestre), à un contrôle inopiné du magasin et des stocks avec émission d’un rapport de contrôle transmis au Directeur Général ;

procéder à un rapprochement d’une part, entre les fiches de stocks du magasinier et les états de stocks établis par le SCF et d’autre part, entre :

les registres “Entrée“ et “Sortie“ de magasin ;

les bons d’entrée et de sortie et les fiches de stocks ;

les stocks existants et les stocks théoriques.

5J



REFERENCE


1) ORGANIGRAMME2) REGLEMENT INTERIEUR


ANNEXES

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MANUEL DE PROCEDURE

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