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IT Governance a Compass Without a Map?
Pink Elephant
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Session Topics• Understanding the changing role of IT in relationship to
business value• Building a practical blueprint of IT Governance• Tying Business objectives and value to IT goals and
operational activities• Moving from a technology to a service approach of IT
Management• Integrating best practice frameworks, COBIT, ITIL, CMMI,
ETOM• Understanding the implications of Service Management on
traditional organizational design and IT roles
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The “Risk Gap” For Business Growth Goals
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What is IT Governance• IT governance is the responsibility of executives and the board of directors, and consists of
the leadership, organizational structures and processes that ensure that the enterprise’s IT sustains and extends the organization’s strategies and objectives.
• Furthermore, IT governance integrates and institutionalizes good practices to ensure that the enterprise’s IT supports the business objectives.
• ~IT Governance Institute – “COBIT 4.1”
• IT Governance encompasses five major decision areas related to management and use of IT in a firm, all of which should be driven by the operating model:
• IT principles: high level decisions about the strategic role of IT in the business• Enterprise Architecture: the organizing logic for business processes and IT infrastructure• IT Infrastructure: centrally coordinated, shared IT services providing part of the foundation for
execution• Business Application Needs: business requirements for purchased or internally developed IT
applications that both use and build the foundation for execution.• Prioritization and Investment: decisions about how much and where to invest in IT, including
project approval and justification• ~ Harvard Business Review / MIT Sloan “Enterprise Service Architecture as Strategy”
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Enterprise & IT Governance
RegulatoryReporting / Privacy
CorporateObjectives
Internal Risk ControlFramework (COSO)
IT Governance Framework(COBIT?)
Drivers
Enterprise Risk Mgmt.
IT Controls
Standards Controls
ITIL / ASL / ISO 27100 / PMI
Ownership & Accountability
Monitoring & Reporting
Disciplines
ISO 38500
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The Governance Model ISO 38500
Business Pressures
Business
Needs
Evaluate
Direct Monitor
ICT Projects ICT Operations
Business Processes
Corporate Governance of ICT
Prop
osal
s
PlansPolicies
Perf
orm
ance
Conf
orm
ance
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IT Governance vs Management
Present Service Portfolio
Future Service Portfolio
Internal
External
IT Management
IT Governance
Business Strategy
IT Strategy
Market \ CompetitionNew Technology
Legislation
Business Governance & Strategy Drives IT
Markets
Customers
Services
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Service Portfolio and Governance IT Governance
IT Strategy
Business Goals and Strategies
Enterprise Architecture
IT Guiding Principles
Service Portfolio Management
Model
IT Organizational Structure
Investment Decisions
Projects Operations
Risk Management
Measurements & Reporting
Controls/Policies
IT Management
IT Governance
Business Management
Service Provider Type
Regulatory & Environmental
IT Mgmt. tools
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The Changing Role For IT
Technology Focus
Customer Focus
Business Focus
Value Network Focus
LOW
HIGH
Role Of IT/IS In The Organization
Influ
ence
On
The
Bus
ines
s
IT is perceived as an internal business partner
IT customers are the customer of the organization
IT has a single strategy and is focused on the customer, but is perceived as an external supplier
IT is focused on the integration and delivery of end-to-end IT services (business solutions)
IT is focused on technology, infrastructure and applications are treated as separate and largely unrelated domains
Service Focus
v2
v3
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Four Stages or Architecture Maturity
Business Silo Architecture
Where companies look to maximize individual business unit needs of functional silo needs
Providing IT efficiencies though technology standardization and, in most cases increased centralization
Standardized Technology Architecture
Company wide data and process standardization as appropriate for the operating model
Optimized Core Architecture
Reuse loosely coupled IT Enabled business process components (services) to preserve global standards while enabling local differences
Business Modularity Architecture
Source: HBS Enterprise Architecture as Strategy
Phase 1 Phase 3Phase 2 Phase 4
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The Growing Legislation Minefield Privacy & Security
Personal Information Protection Electronic Document Act (PIPEDA)
US Patriot Act \ Homeland Security (Critical Infrastructure)
Personal Health Information Protection Act (PHIPA)
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
SEC Rules 17a-3 & 17a-4 re: Securities Transaction Retention
Gramm-Leach Bliley Act (GLBA) privacy of financial information
Children’s Online Privacy Protection Act Clinger-Cohen Act (US Gov.) Federal Information Security Mgmt. Act
(FISMA) Freedom of Information & Protection of
Privacy (FOIPOP) BC Gov FDA Regulated IT Systems Freedom Of Information Act Americans with Disabilities Act, Sec. 508
(website accessibility) Family Education Rights & Privacy Act
(FERPA) (Higher Education)
Finance Sarbanes Oxley (US) FFIEC US Banking Standards Basel II (World Bank) Turnbull Report (UK) Canadian Bill 198 (MI 52-109 & 52-111) CIRCULAR A-123 (US Gov.) J-Sox (Japan)
Other International IT Models Corporate Governance for ICT DR 04198
(Australia) Intragob Quality Effort (Mexico) Medical Information System Development
(Medis-DC) (Japan) Authority for IT in the Public Administration
(AIPA) (Italy) Principles of accurate data processing
supported accounting systems (GDPdu & GoBS) (Germany)
European Privacy Directive (Safe Harbor Framework)
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IT Governance & Business Value LinkageCore Business Measures
• Revenue
• Market Share
• Profit
• ROE
IT Core Strategic Measures
Balanced Scorecard
IT Governance & Measures
IT Operational Processes
ITSM, SDLC, Project Mgmt., Security and Information Mgt.
IT Value Chain (Service Organization)
IT Governance / COBIT
Business Value
IT Goals
IT Processes
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Process & Product Relationship
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Strategy, Planningand Sourcing
Develop & Integrate
Service Components
E2E ServiceDesign & Sourcing
Run ServiceComponents
Maintain Service Components
Manage ServiceComponents
Manage CustomerServices
Man
ag
e C
lien
t R
ela
tion
ship
s
Man
ag
e S
erv
ices
Client requirements for/agreement to change
Invoicing & payments
Client strategies
Architectures
Financial information
Approvedplans & controls
Request for major Service changes
Acceptedbid
Deliver business change
Problem reportingand resolution
Acceptancedocumentation
Suppliernegotiation
requirements
11Market and
supplier info
11
Supplier strategies& profiles
Request for improvedperformance/fixes
OLA requirementsOLA reporting
Performance vs. OLA
Suppliercontract,issueresolution, feedbackandbenchmarking
Incidentescalation/resolution
Authorise major changesSupport
E2E Service informationE2E Service issues: Service delivery MI
3
4
5
Financial Processing& Reporting10
7
6
8
2
1
9
Manage Suppliers11
11
Cost & price model
Manage Risk
AggregatedreleasePlans
Demand levels& supplycapacity
Supplier performance feedback
Incident communications
OLA metricsBid support
Unplannedchangedemand
Service Portfolio
CUSTOMERS
USERS
12
Handover components
(awaiting authority to run)
4
Major changerequests
9
Incidents & 1st line supportRequests/fixes
SUPPLYDevelop & Maintain Deliver Service
DEMAND MANAGEMENTOrders Commitments
Service
6Incidentescalation
Orders
10
Servicecost info
IndustryBest practice
Group governance
Majorchangerequest
Minor changerequests
Supplier profiles
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1. Manage ClientRelationships
2. Manage Services5. Develop& IntegrateService Components
6. Run Service Components
7. Maintain Service Components
11. Manage Suppliers
4. E2E Service Design & Sourcing
3. Strategy, Planning & Sourcing
8. Manage Service Components
10. Financial Processing & Reporting
9. Manage Customer Services
12. Manage Risk
1.1 Facilitate client business strategy
1.2 Manage client demand
1.3 Manage client contact
1.4 Facilitate overallclient satisfaction
1.5 Manage marketing& account opportunities
3.1 Define Vision & Strategy
3.3 Develop / Maintain Service Portfolio, OM & Architectures
3.5 Develop SP Business Plan and Budget
3.2 Define StrategicInvestment Portfolio
3.6 Apply StrategicGovernance
3.4 Define StrategicRoadmaps
5.1 Manage projects
5.2 Manage integrated service components/business change
6.1 Operate & monitor services 6.2 Service recovery
8.1 Implement changed/ new service component 8.2 OLA management
8.4 Service componentperformance management
8.3 Operational suppliermanagement
8.6 Update SCP database & reporting8.5 Benchmarking
2.1 Produce Service Plan
2.3 Review & report service performance
2.4 Identify service improvements
2.5 Update SLAs (existing services)
2.2 Track sservice performance
4.1 Change demandcapture
4.2 Route to appropriatechange process
4.4 Mobilise team &prepare bid
4.3 Confirm feasibility of bid
4.5 Agree with clients
4.7 Aggregate businessrelease/ plan entry
4.6 Portfolio entry
7.1 Component acceptance
7.2 Release planning
7.3 Maintain component
7.4 Production change control
7.5 Business, operations, IT & supplier support
9.3 Manage order
9.4 Manage major incident
9.2 Manage problem9.1 Manage incidents
9.5 Manage knowledge
12.1 Provide local risk governance
12.2 Lead risk management
12.3 Provide risk consultancy
12.4 Provide tools, techniques & standards
12.5 Provide risk training & awareness
12.6 Provide IT security solutions
10.1 Operate and maintain accounting systems
10.2 Maintain financial accounts
10.3 Maintain & manage cost (ABC) and pricing models
10.4 Charging and invoicing
10.5 Management & financial reporting
11.1 Provide market & supplier intelligence
11.5 Manage supplierrelationships
11.4 Communicatewith suppliers
11.3 Select suppliers11.2 Negotiate with suppliers
11.6 Review supplierperformance
11.7 Resolve disputewith supplier
10.6 Investment Appraisal
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Value Service Network
Service Unit 3
ExternalBusiness Unit A
External Supplier
Business Unit D
Service Unit 4
Embedded IT
Business Unit A
Business Unit C
Business Unit B
Business Units
Service Ecosystem
Service Unit 1
Service Unit 2
Shared IT Services
3 Service Supplier Types
Service X
Service Z
Service Y
Service WDedicatedService
SharedService
OutsourcedService
Service Catalog
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IT Governance Model
CobIT
IT OPERATIONS
Audit Models
Quality Systems & Mgmt. Frameworks
Service Mgm
t.
App. Dev. (SD
LC)
Project Mgm
t.
IT Planning
IT Security
Quality System
COSO
ISO27001
PMI
ISO
SixSigma
TOGAFZachman
ASL
CMMi
Sarbanes- Oxley
US Securities & Exchange Commission
ITIL
ISO 20k
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Where Do We Want To Be?
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Service and Process Architectures
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The Evolving IT Service Organization
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Service Organization Model
Infrastructure ApplicationsService Delivery
• ITSM• Security • QA assurance / testing• PMO• Performance Mgmt.• Planning / Consulting• IT Finance• Risk Mgmt./ Compliance• IT Audit• Human Resources
Customer
Service
SLMCatalog
SLA
All of these functions have a enterprise IT mandate and not a vertical technology focus
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ITSM Tool Strategy & Integrations
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Adoption Curve Of ITSM
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Pink Elephant - Expertos en Gestión de Servicios de TI