Disampaikan oleh:PT. Binaman Utama (PPM Consulting)

Jalan Menteng Raya 9, Jakarta Pusat 10340 ( 021 – 230 3157 7 021 – 230 2051, 230 2040 ; consulting@ppm-manajemen.ac.id : www.ppm-manajemen.ac.id

ANALISIS BEBAN KERJA(Workload Analysis)

13 April 2015

Workshop

1. Keselarasan Rancangan Organisasi2. Distribusi dan Keterkaitan Tanggung Jawab3. Pemetaan Tanggung Jawab4. Cakupan dan Manfaat Analisis Beban Kerja5. Posisi Analisis Beban Kerja dalam Perencanaan Tenaga Kerja6. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja7. Perhitungan Kebutuhan Sumber Daya Berdasarkan Volume Pekerjaan,

Kapasitas, dan Waktu Kerja8. Full Time Equivalent (FTE) Approach9. Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan FTE10. Kegiatan Pokok Analisis Beban Kerja11. Persoalan Potensial dalam Analisis Beban Kerja12. Validasi Data

Daftar Isi

Keselarasan Rancangan Organisasi (1)

• Keselarasan juga perlu dilihat antara rancangan strukturorganisasi dengan pembagian tanggung jawab dalampelaksanaan proses bisnis.

• Jika hasil pemetaan tanggung jawab menunjukkan adanyabeberapa fungsi di organisasi yang memiliki cakupan tanggungjawab jauh lebih sedikit dibanding fungsi lain, adakemungkinan terdapat pembagian tanggung jawab yang tidakseimbang.

• Jika ada suatu fungsi yang melakukan sebagian besartanggung jawab pada suatu proses bisnis tertentu, mungkinada mekanisme pengendalian yang kurang berjalan.

• Gambaran mengenai perlunya keselarasan di atasdigambarkan pada slide berikut.

Keselarasan Rancangan Organisasi (2)

Matriks Tanggung JawabProsedur

(SOP)

Tugas Pokok,Job Descriptions,

Beban Kerja

Sistem Informasi Manajemen-Informasi yg Diperlukan-Informasi yg Tersedia-Informasi yg Diberikan

VALUE CHAIN STRUKTUR ORGANISASI

SUPPLY CHAIN

VISI, MISI, KEBIJAKAN, STRATEGI ORGANISASI

Distribusi & Keterkaitan Tanggung Jawab

• Pemetaan Tanggung Jawab• Pengelompokan Tanggung Jawab

– Pengelompokan Horizontal– Pengelompokan Vertikal

• Rentang Kendali• Pendelegasian Tanggung Jawab• Hirarki Jabatan

Pemetaan Tanggung Jawab (1)

• Pembagian tanggung jawab kepada fungsi-fungsi yang adadi organisasi dapat dilakukan dengan memetakan perandan tanggung jawab setiap fungsi yang terkait dengansetiap proses bisnis.

• Jika setiap proses bisnis dijadikan judul setiap baris dalamsuatu matriks, dan setiap fungsi di organisasi dijadikanjudul kolom di matriks tersebut, maka setelah pemetaanperan dan tanggung jawab ini dilakukan, dengan menyorotsuatu baris, kita dapat melihat dasar penggambaranmekanisme kerja (prosedur) kerja lintas fungsi untukmenjalankan proses bisnis, sedangkan, jika kita sorot suatukolom, kita akan memperoleh gambaran akan cakupantugas dan tanggung jawab setiap fungsi di organisasi.

Pemetaan Tanggung Jawab (2)

• Cakupan tugas dan tanggung jawab setiap fungsi tersebutmerupakan dasar penting dalam penyusunan uraianpekerjaan (job description), pengembangan jobspecification, serta memberi gambaran awal mengenaikeseimbangan beban kerja antar fungsi.

• Keseimbangan beban kerja antar fungsi dan mekanismepengendalian pekerjaan lintas fungsi merupakanpertimbangan yang digunakan dalam pengelompokanpekerjaan atau unit kerja di organisasi.

• Beberapa slides berikut memberikan gambaran mengenaihasil pemetaan tugas dan tanggung jawab di organisasisuatu pengelola pusat olahraga (sport center), suatulearning center, dan sebuah perusahaan konstruksi.

Pemetaan Tanggung Jawab (3)

Business Development &

Capacity Planning

Facilities Operations & Maintenance

Membership Management

Activities & Event Scheduling

Customer Services

Resources & Services

Procurement

GM

Coordination & Policy

MarketingProcurementFacilities O & M

Food & Beverage

Finance & AccountingHR & GAIT / EDP

Inform trend, fluctuation, &

propose development

Recommend Marketing Strategy &

Mix

Inform trend & constraints

Identification of Facilities Availability

Inform & propose financial

policy

Assure HR availability &

business regulation

Inform readiness of IT, IS, & EDP

development

Investment approval; OM performance management

Inform F & B facilities

requirement

Inform customer feedback regarding facilities

Resources & services

procurement; inventory

control

O&M program planning,

execution, & control

Inform financial control; analyze

investment

Develop HR competence

& provide compliances

Assure IT support on

facilities O&M

Policy setting & approval for

major procurement

Inform resources needs &

allocation

Inform marketing materials

needs

Sourcing analysis;

value analysis;

execution

Inform resource needs &

allocation

Inform terms of payment &

budget constraints

Inform stationeries &

offices equipment

needs

Inform resource needs;

support data processing

Policy & approval for

exception cases

Identify members’

preferences on F & B

Update membership

data & maintain

relationships

Provide membership

card & materials

Provide members’

activity data

Inform members’

payment data

Provide membership information

system

Policy & coordination

for major events

Prepare & propose

menu

Promote events & available

facilities time

Provide resources

Personnel & facilities

scheduling; provide

procedures

Event / project-based

budget control

Assure required

regulatory compliance

Provide EDP support for

promotion & registration

Policy & approval for

exception cases

Provide meals & services;

analyze feedback

Collect & analyze

customers’ feedback

Inventory control

Quality Assurance & Work Load

Analysis

Budget control

Identify & analyze

competence gap

Provide customer

service information

system

Business Processes

Functions in Sport Center Organization

Proses Bisnis

Pengembanganprogram diklat

Pengelolaan & pemeliharaan

fasilitas

Penyelenggaraandiklat

Evaluasi & Pelaporan

PengelolaProgram

Inventarisasi, waktu, jumlahpeserta diklat; penjadwalan

program

Inventarisasi & sampaikankebutuhanpemakaian

fasilitas

Koordinasipelaksanaan diklat

Evaluasipelaksanaan,

peserta, & kinerjainstruktur

Instruktur

Pengembangankurikulum &

silabus

Penyiapan danpenyampaianmateri diklat

Evaluasipeningkatankompetensi

peserta

PengelolaFasilitas

Identifikasikebutuhan

ruangan, alat, bahan, & jasapendukung

Siapkan & pelihara fasilitas

sesuai jadwalpemakaian

Sediakan fasilitassesuai kebutuhan

pelaksanaan

Evaluasi feedbackttg fasilitas &

tindak lanjutnya

HR & GA

Siapkan perizinan& sertifikasi

terkait;

pengadaansumber dayapendukung

pengelolaan & pemeliharaan

pengadaansumber dayapendukung

pelaksanaan diklat

Koordinasikanevaluasi & pelaporan

pelaksanaan diklat

HR Unit

Sampaikankebutuhan

pengembangankompetensi

Pengirimanpeserta & data

terkait; penugasan timpendamping

peserta

Beri feedback & terima hasil

evaluasi

Training Provider luar

Kembangkanmateri sesuai

kebutuhanprogram;

Sediakan jasapelatihan

Sesuai kebutuhanpenyelenggara

Evaluasipeningkatankompetensi

peserta

Internal Learning Center XYZ External

Pemetaan Tanggung Jawab (4)

MATRIKS TANGGUNG JAWAB - KONSTRUKSI

PROSES BISNIS UTAMAUNIT KERJA / FUNGSI

Pemasaran & Estimasi

Construction Engineering Logistik Tim

PelaksanaanPengendalian

ProyekAdministrasi

KontrakKeuangan & Akuntansi

General Affairs SDM

No Pemasaran Jasa Konstruksi

1 Identifikasi Peluang TenderKenali & Kumpulkan Informasi

Masukan ttg Rencana Pendapatan

2 PrakualifikasiKoordinasi Penyiapan Dokumen

Siapkan Dokumentasi Proyek

Kumpulkan Dokumen yg Diperlukan

Siapkan Data Personil

3 Pemahaman Dokumen Tender

Mengambil Dokumen Tender

Pelajari Syarat Metode Kerja & Spesifikasi

Pelajari Spesifikasi Material & Alat

Masukan ttg Resiko Pelaksanaan (*)

Pelajari Cakupan & Resiko Proyek

Pelajari Aspek Perijinan

Pelajari Syarat Kualifikasi SDM

4 Aanwijzing / Kunjungan / Penjelasan Tender

Koordinasi Tim Aanwijzing

Klarifikasi Metode & Spesifikasi

Klarifikasi Spesifikasi Material & Alat

Masukan ttg Kondisi Lapangan (*)

Klarifikasi Cakupan & Resiko Proyek

Klarifikasi Aspek Perijinan

Klarifikasi Syarat Kualifikasi SDM

5 Estimasi Biaya & Waktu Proyek

Koordinasi Tim Estimasi

Rencanakan Metode Kerja, Resiko,Jadwal & Kebutuhan Sumber Daya

Estimasi Biaya Material, Alat, & Overhead

Masukan tentang Biaya Aktual (*)

Masukan ttg Konsekuensi Biaya untuk Antisipasi Resiko

Estimasi Biaya Modal Kerja. Masukan ttg Proyeksi Cash Flow

Estimasi Biaya Overhead

Estimasi Biaya Personil

6 Pengikatan Kontrak

Mendampingi Pimpinan dlm Menyepakati Kontrak

Periksa Spesifikasi Teknis & Metode Kerja

Periksa Spesifikasi Material & Alat

Periksa Syarat Pelaporan Kemajuan Pekerjaan

Evaluasi Kerangka & Substansi Kontrak

Periksa Syarat Penerimaan Termin

Periksa Aspek Perijinan

Periksa AspekKualifikasiSDM

Pemetaan Tanggung Jawab (5)

MATRIKS TANGGUNG JAWAB - KONSTRUKSI

PROSES BISNIS UTAMAUNIT KERJA / FUNGSI

Pemasaran & Estimasi

Construction Engineering Logistik Tim

PelaksanaanPengendalian

ProyekAdministrasi

KontrakKeuangan & Akuntansi General Affairs SDM

No Pelaksanaan Jasa Konstruksi

1 Analisis Rencana PelaksanaanAnalisis Resiko Teknis

An Pasokansumber daya(Q,C,D)

Evaluasi & Rinci Rencana kerja

Analisis Resiko Aspek Kemajuan Pelaksanaan

Analisis Resiko Aspek Cakupan Kerja Proyek

Analisis Resiko Aspek Keuangan

Analisis Resiko Aspek Legal

Analisis Kebutuhan & Pasokan SDM Proyek

2 Persiapan Pelaksanaan

Alihkan Peran sbg Contact Person ke Tim Pelaksanaan

Cek mobilisasi sbr daya

Evaluasi Pemasok Lokal & Pusat

Rangkum Analisis dan Antisipasi Resiko

Siapkan fasilitas keuangan (Rekening Bank dsb)

Siapkan & Urus Perijinan

Mobilisasi dan Seleksi SDM

3 Pengadaan Sumber Daya Proyek

Siapkan Spesifikasi & Panduan QC

Mobilisasi Sumber Daya Proyek

Koordinasikan QC Material, Alat & Subkon

Monitor Progress Pengadaan

Periksa kesesuaian dg Kontrak

Verifikasi Nilai & Waktu Jatuh Tempo

Urus Perijinan yg Diperlukan

4 Pengendalian Kemajuan Pelaksanaan

Siapkan Berita Acara Pek yg Diterima

Alokasi Alat & Material sesuai Jadwal

Utilisasi Sumber Daya sesuai Jadwal & Metode

Evaluasi Progress, Antisipasi Prbhn Jadwal

Periksa kesesuaian dg Kontrak

Kendalikan Biaya, Aliran Kas & Tagihan

Monitor Progress dan Evaluasi Perijinan

5 Pengendalian Biaya Pelaksanaan

Analisis Penggunaan Alat & Material

Pengadaan sesuai SOP & Value engineering

Optimalkan Penggunaan Alat & Material

Evaluasi Biaya, Antisipasi Prbhn Biaya

Periksa kesesuaian dg Kontrak

Catat dan Evaluasi Biaya Pelaksanaan

6 Pengendalian Kualitas Pelaksanaan

Siapkan RFC/ Request for Construction

Ajukan RFC ke Project Owner / Engineer

Monitor Pekerjaan yg Sdh Diterima

Periksa kesesuaian dg Kontrak

7 Pengendalian Cakupan Proyek

Beri Masukan ttg Aspek Teknik

Beri Masukan ttg Pengadaan Alat & Material

Beri Masukan ttg Situasi Lapangan

Beri Masukan ttg Nilai Perolehan

Analisis & Rekomendasi utk Tinjauan Kontrak

Beri Masukan ttg Aspek Keuangan

Beri Masukan ttg Aspek Perijinan

8 Serah Terima Fisik

Dampingan Teknis saat Commissioning

Siapkan dokumentasi yg Diperlukan

Koordinasikan Kegiatan Commissioning

Siapkan Dokumentasi Progress

Koordinasikan Berita Acara Serah Terima

Siapkan Tagihan

Siapkan dokumentasi yg Diperlukan

9 Penyelesaian / Penutupan Proyek

Dokumentasi utk Estimasi Proyek y.a.d

Demobilisasi & Terminasi Peralatan

Selesaikan Pending Items/ Punch List

Siapkan Dokumentasi Progress

Koordinasikan Dokumen Penutupan

Periksa Sisa Tagihan & Pembayaran

Periksa Aspek Perijinan untuk Penyelesaian

Demobilisasi & TerminasiSDM

Pemetaan Tanggung Jawab (6)

Pengelompokan Tanggung Jawab• Selain pemetaan tanggung jawab, evaluasi terhadap distribusi

dan keterkaitan peran dan tanggung jawab di organisasi jugadapat dilakukan dengan mengevaluasi pengelompokan cakupantanggung jawab di tataran (level) yang berbeda, maupun diantara fungsi pada tataran yang sama.

• Pembagian wewenang (otorisasi) pengadaan barang pada leveljabatan yang berbeda di fungsi yang sama berdasarkan besarannilai pengadaan merupakan contoh pengelompokan tanggungjawab secara vertikal.

• Pembagian cakupan tugas pengadaan barang berdasarkan jenispengadaan (mis: barang dan jasa; atau bahan baku dan bahanpenunjang; atau barang impor dan barang lokal) merupakancontoh pengelompokan secara horizontal.

Cakupan & Manfaat Analisis Beban Kerja• Analisis beban kerja (workload analysis) merupakan analisis

terhadap kuantitas pekerjaan yang dilakukan oleh suatu unitkerja.

• Dengan replikasi, analisis ini dapat dilakukan untuk seluruh atausebagian unit kerja dari suatu organisasi.

• Analisis beban kerja dapat dilakukan untuk suatu kualifikasitenaga kerja tertentu atau untuk beberapa kualifikasi tenagakerja, jika suatu kegiatan dimungkinkan untuk dilakukan olehlebih dari satu kualifikasi tenaga kerja.

• Dengan analisis beban kerja, kita dapat memperkirakan:(1) berapa banyak beban kerja yang dapat dipikul oleh suatujumlah tenaga kerja, atau; (2) berapa panjang waktu kerja yangdiperlukan, untuk suatu beban kerja tertentu; atau (3) berapajumlah tenaga kerja yang diperlukan di suatu unit kerja.

Posisi Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) dalam Perencanaan Tenaga Kerja (Manpower Planning)

Organization Planning

Environment Change Organization Objectives

Business WorkloadSeasonal Pattern

(Aggregate Planning)

Manpower Requirement Planning

Manpower Planning

Manpower Supply Planning

Utilization & Growth of HR

Manpower Inventory

Manning Standards

Productivity

MethodsTechnology

CultureManpower Control & Audit

Disarikan dari:•Jarrel, Donald W., 1993: Human Resource Planning: a Business Planning Approach, Prentice Hall Inc•McBeath, Gordon, 1992: The Handbook of Human Resource Planning, Blackwell Publisher•Schroeder, Roger G., 2007: Operations Management: Contemporary Concepts and Cases, 3rd Edition, McGraw Hill International

o Beban kerja suatu unit atau fungsi di organisasi dipengaruhi olehvolume kegiatan usaha (termasuk pertumbuhan dan fluktuasi/polamusimannya), pembagian tanggung jawab di organisasi, sertakarakteristik pekerjaan.

o Kelas atau ukuran unit kerja, serta proporsi jenis pelanggan, danvolume kegiatan merupakan beberapa hal yang mungkinmenentukan karakteristik beban kerja di unit-unit kerja.

o Dengan mempertimbangkan produktivitas, serta beban kerja yangdapat ditanggung oleh setiap personil di unit tersebut, makajumlah tenaga kerja yang dibutuhkan unit yang bersangkutandapat diperkirakan.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja (1)

o Produktivitas tenaga kerja akan sangat dipengaruhi olehteknologi/metode kerja yang digunakan, tingkat kerjasama antarindividu/kelompok, motivasi dan disiplin, serta keterampilan danpengetahuan tenaga kerja terhadap tugasnya.

o Keterampilan dan pengetahuan karyawan akan ditentukan olehproses pembelajaran di organisasi, yang didukung olehpelatihan/pengembangan, serta ketersediaan manual/pedomankerja, serta dokumentasi untuk menjalankan proses bisnis.

o Slide berikut akan memberikan gambaran mengenai keterkaitanantara berbagai hal di atas.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja (2)

BEBAN PEKERJAANUNIT KERJA

PRODUKTIVITASTENAGA KERJA

MEKANISME KERJA/PEMBAGIAN TUGAS/PROSEDUR KERJA

STRUKTURORGANISASI

VOLUME KEGIATANUSAHA/ORGANISASI

JUMLAH

PEMBELAJARAN•Pelatihan

•Pengembangan•Manual/Pedoman

•Dokumentasi

MOTIVASI &DISIPLIN

BEBAN KERJAINDIVIDU

KERJASAMA

KARAKTERISTIKPEKERJAAN

TEKNOLOGI &METODE KERJA

KETERAMPILAN &

PENGETAHUAN

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja (3)

Contoh: • Ada 100 calon karyawan yang akan diwawancarai oleh assessor.• Satu assessor perlu waktu 1 jam untuk wawancara dan 1 jam untuk tulis

laporan; waktu kerja yang tersedia = 1 minggu = 5 hari kerja.• Dengan waktu kerja normal 8 jam/hari, berapa jumlah assessor yang

diperlukan?• Kapasitas assessor = 4 calon karyawan per hari per orang assessor

= 4 calon kary awan / (hari kerja x orang assessor)

Perhitungan Kebutuhan Sumber Daya Berdasarkan Volume Pekerjaan, Kapasitas, dan Waktu Kerja (1)

S Sumber Daya = ---------------------------------------------------Volume Pekerjaan

Waktu Kerja x Kapasitas Sumber Daya

S Sumber Daya = ---------------------------------------------------Volume Pekerjaan

Waktu Kerja x Kapasitas Sumber Daya

S Assessor = -----------------------------------------------------100 calon kary

5 hari x 4 calon kary / (hari x orang assessor)

S Assessor = 5 orang assessor

Perhitungan Kebutuhan Sumber Daya Berdasarkan Volume Pekerjaan, Kapasitas, dan Waktu Kerja (2)

Full Time Equivalent (FTE) Approach (1)

• Pendekatan dalam perhitungan kebutuhan tenaga kerja dalamsuatu unit kerja, yang dilakukan dengan membagi total bebankerja di unit tersebut dalam suatu tahun (dalam satuanmandays per year) terhadap total waktu kerja penuh dalam satutahun (days per year).

• Beban kerja di suatu unit dihitung sebagai hasil penjumlahanseluruh beban kerja setiap kegiatan di unit kerja dalam setahun.

• Beban kerja suatu kegiatan dihitung berdasarkan perkalian:frekuensi pelaksanaan kegiatan dalam setahun [... kali pertahun] x durasi (waktu) setiap kali kegiatan tersebut dilakukan[....hari / kali] x jumlah orang yang diperlukan untuk melakukankegiatan tersebut [orang] à satuan beban kerja = [hari orangper tahun] = [mandays per year].

Beban kerja per kegiatan per tahun = frekuensi pelaksanaan per tahun x durasi per pelaksanaan x jumlah orang

Misalnya: kegiatan menerima tamu yang memerlukan penjelasan tentang layanandilakukan 5 kali per hari sepanjang tahun, memerlukan waktu 1 jam, dikerjakan olehdua orang pegawai.

Waktu kerja penuh dalam setahun diasumsikan 240 hari kerja.

Berarti, beban kerja kegiatan menerima tamu dalam setahun adalah :

Frekuensi x Durasi x Jumlah Orang yang melaksanakan =

(5 kali / hari x 240 hari / tahun) x (1 jam per kali / 8 jam per hari) x (2 orang)1200 [kali / tahun] x 0,125 [hari / kali] x 2 [orang] = 300 [hari orang per tahun] = 300 [mandays per year]

Full Time Equivalent (FTE) Approach (2)

Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (1)

CONTOH #1 – PETUGAS GUDANGDi bagian pergudangan sebuah perusahaan perdagangan diperoleh inventarisasipekerjaan sebagai berikut:• Penerimaan barang (termasuk pemeriksaan kuantitas, kualitas, dan identitas),

setiap hari ada 12 kali, dilakukan oleh 2 orang petugas gudang, dengan wakturata-rata 30 menit.

• Pembongkaran kemasan (untuk produk-produk tertentu) dilakukan rata-rata 4kali sehari, dilakukan oleh 2 orang petugas gudang, dengan waktu 30 menit.

• Penempatan barang, dilakukan rata-rata 12 kali sehari, dilakukan oleh 1 orangpetugas gudang, dengan waktu rata-rata 15 menit.

• Stock opname fisik (sebagai cross check terhadap data elektronik), dilakukansetiap bulan, oleh 4 petugas gudang, dengan waktu rata-rata 2 jam.

• Pembersihan gudang, dilakukan setiap hari, oleh 4 petugas gudang, selama 15menit.

CONTOH #1 – PETUGAS GUDANG (LANJUTAN)• Pengambilan barang oleh picker secara manual sesuai permintaan

pengambilan barang, dilakukan 200 kali setiap hari, dengan jarak tempuhdari loket penerimaan order pengambilan ke rak barang, terjauh 100 meterdan terdekat 20 meter. Probabilitas barang ditempatkan di rak terjauh danterdekat sama besarnya. Kecepatan berjalan tanpa membawa barangdiperkirakan 60 meter per menit, sedangkan jika membawa barang 40meter per menit.

Gudang hanya dibuka untuk melayani pengambilan barang dalam 1 shift (8jam per hari).Berdasarkan informasi di atas, berapakah:• Beban kerja petugas gudang (dalam man days per tahun)?• Jumlah petugas gudang yang diperlukan, dengan asumsi setiap tahun ada

250 hari kerja, 50 minggu kerja, 5 hari kerja per minggu, dan 8 jam kerjaper hari.

Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (2)

Pekerjaan Frekuensi Durasi JumlahSDM Beban Kerja[per tahun] [hari] [orang]

aPenerimaan barang (12 kali hari x 250 harikerja/tahun) 3000 0.0625 2 375.0 [hari orang/tahun]

b Bongkar kemasan (4 kali hari x 250 hari kerja/tahun) 1000 0.0625 2 125.0 [hari orang/tahun]

c Penempatan barang (12 kali/hari x 250 hari/tahun) 3000 0.0313 1 93.8 [hari orang/tahun]

d Stock opname (setiap bulan) 12 0.2500 4 12.0 [hari orang/tahun]

e Pembersihan (setiap sore hari) 250 0.0313 4 31.3 [hari orang/tahun]

f Pengambilan barang (20 kali/hari x 250 hari/tahun) 50000 0.0052 1 260.4 [hari orang/tahun]jarak rata2 = (20m + 100m)/2 = 60mwaktu menuju rak = 60m / (60m/menit) = 1 menitwaktu kembali = 60m / (40m/menit) = 1.5 menitwaktu total rata-rata = 2.5 menit

Beban kerja unit per tahun 897.4 [hari orang/thn]Waktu kerja per tahun 250 [hari/tahun]

Jumlah Petugas yg diperlukan = beban kerja unit per tahun / waktu kerja per tahun 3.6 [orang]Jumlah Petugas Gudang yg diperlukan (dibulatkan) 4 [orang]

Asumsi standar waktu kerja:8 jam kerja per hari5hari kerja per minggu

250hari kerja per tahun50minggu kerja setahun

CONTOH #1 – PETUGAS GUDANG

Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (3)

CONTOH #2 – LAYANAN PENGADUAN KONSUMENDi pusat layanan pengaduan konsumen / pelanggan suatu perusahaan, dilakukaninventarisasi pekerjaan dengan hasil sebagai berikut:• Menerima telepon pengaduan, rata-rata perlu waktu 5 menit untuk menerima &

mencatat (mengisi form standar untuk pengaduan) setiap telepon pengaduan,dalam sehari rata-rata ada 60 pengaduan yang masuk via telepon.

• Mencatat pengaduan yang terekam di alat penerima pesan (jika konsumenmenelepon di luar jam kerja pusat layanan tersebut), waktu untuk mendengarkandan mencatat (mengisi form standar untuk pengaduan) pesan tersebut rata-rata 6menit, sehari rata-rata ada 20 pesan yang terekam.

• Membaca pengaduan tertulis (surat atau email) yang rata-rata masuk sebanyak 30pengaduan sehari, sambil langsung mengisikannya ke dalam form standarpengaduan, dengan waktu rata-rata 3 menit per pengaduan.

• Melayani konsumen yang datang untuk menyampaikan keluhan/pengaduan, rata-rata 12 tamu per hari, dengan waktu rata-rata 15 menit per kedatangan. Setiap tamuyang datang perlu ditemui oleh dua orang petugas pelayanan.

Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (4)

CONTOH #2 – LAYANAN PENGADUAN KONSUMEN (LANJUTAN)• Meneruskan form standar pengaduan kepada unit terkait, rata-rata 120 pesan

pengaduan sehari, dengan waktu rata-rata 3 menit setiap kalimeneruskan/mengirimkan (termasuk analisis untuk menetapkan kepada siapasaja pesan tersebut perlu disampaikan). Pekerjaan ini perlu dilakukan bersamaoleh dua orang petugas, untuk memastikan bahwa pesan yang diteruskan tidaksalah kirim.

• Menelepon kembali konsumen yang telah mengirimkan pengaduan,memberitahukan status pemrosesan pengaduan mereka, atau meminta informasilain untuk melengkapi informasi dari pengaduan yang telah masuk, rata-rata 60kali sehari, dengan waktu 3 menit setiap kali menelepon.

• Mengirimkan surat jawaban / tanggapan / penjelasan / solusi atas pengaduankonsumen, melalui email atau pos, rata-rata 120 surat per hari, dengan wakturata-rata 3 menit per surat.

Jika waktu kerja normal adalah 8 jam per hari, 5 hari per minggu, 240 hari kerja pertahun, maka berapakah petugas yang diperlukan di unit pelayanan pengaduantersebut?

Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (5)

Pekerjaan Frekuensi Durasi Jumlah SDM Beban Kerja[per tahun] [hari] [orang]

a Terima telepon, 5 menit, 60 kali/hari x 240 hari/tahun 14400 0.0104 1 150 [hari orang per tahun]

b Mencatat rekaman, 6 menit, 20 pesan/hari x 240 hari/tahun 4800 0.0125 1 60 [hari orang per tahun]

c Baca pengaduan, 3 menit, 30 kali/hari x 240 hari/tahun 7200 0.0063 1 45 [hari orang per tahun]

d Terima tamu,15 menit,12 tamu/hari x 240 hari/tahun, 2 orang 2880 0.0313 2 180 [hari orang per tahun]

e Teruskan pesan, 3 menit, 120 pengaduan/hari, 2 orang 28800 0.0063 2 360 [hari orang per tahun]

f Telepon kembali, 3 menit, sehari 60 kali x 240 hari/tahun 14400 0.0063 1 90 [hari orang per tahun]

g Kirim jawaban, sehari 120 kali, 3 menit 28800 0.0063 1 180 [hari orang per tahun]

Beban kerja unit per tahun 1065 [hari orang per tahun]Waktu kerja per tahun 240 [hari per tahun]

Jumlah SDM yg diperlukan = beban kerja unit per tahun / waktu kerja per tahun 4.4 [orang]Jumlah SDM yg diperlukan = beban kerja unit per tahun / waktu kerja per tahun (dibulatkan) 4 [orang dengan lembur]Jumlah SDM yg diperlukan = beban kerja unit per tahun / waktu kerja per tahun (dibulatkan) 5 [orang tanpa lembur]

Asumsi standar waktu kerja:8 jam kerja per hari5 hari kerja per minggu

240 hari kerja per tahun50 minggu kerja setahun

CONTOH #2 – LAYANAN PENGADUAN KONSUMEN

Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (6)

Kegiatan Pokok Analisis Beban Kerja (1)

§Persiapan•Pemahaman organisasi dan bisnis.•Sosialisasi kegiatan analisis beban kerja.

§Pengumpulan data•Inventarisasi data perkembangan dan fluktuasi volume kegiatanbisnis.

•Inventarisasi data pertumbuhan dan turn over tenaga kerja.•Pemetaan proses bisnis.•Inventarisasi cakupan kegiatan unit kerja.•Pengumpulan data frekuensi kegiatan, durasi kegiatan, dan alokasitenaga kerja.

•Validasi data beban kerja.

§Perhitungan dan konfirmasi•Perhitungan beban kerja per unit kerja.•Konfirmasi data dan perhitungan beban kerja.•Analisis kebutuhan tenaga kerja.•Konfirmasi hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja.

§Rekomendasi•Penyusunan rekomendasi penempatan tenaga kerja.•Penyusunan rekomendasi pemenuhan kebutuhan tenaga kerja.•Penyusunan rencana implementasi.

Kegiatan Pokok Analisis Beban Kerja (2)

Persoalan Potensial dalam Analisis Beban Kerja (1)

• Pada umumnya, informasi mengenai adanya kegiatan analisisbeban kerja di suatu organisasi akan menjadi isu yang sensitif,karena dapat menimbulkan kekhawatiran akan adanya mutasiatau bahkan pemutusan hubungan kerja di sebagian karyawan.

• Kekhawatiran ini dapat menimbulkan resistensi terhadappelaksanaan kegiatan analisis beban kerja, yang dapatditunjukkan dengan keengganan untuk bekerjasama dengantim konsultan atau dengan memberikan data beban kerja yangtidak akurat.

• Untuk mengantisipasi resistensi ini, di awal proyek perlu dilakukansosialisasi kepada seluruh karyawan mengenai manfaat dari proyek analisisbeban kerja, serta penjelasan bahwa analisis beban kerja tidak berorientasipada upaya mengurangi jumlah tenaga kerja, namun lebih pada upayauntuk mendapatkan jumlah tenaga kerja yang proporsional di antara unit-unit kerja di organisasi.

• Efektivitas dari sosialisasi serta berbagai upaya validasi data beban kerjaseperti yang dijelaskan pada slide sebelum ini, memerlukan adanya sikapsaling percaya dan kerjasama yang erat antara tim konsultan, timcounterpart (tim inti dari klien yang berinteraksi secara kontinyu dengan timkonsultan), serta para narasumber di perusahaan (wise persons dan parakepala unit kerja).

Persoalan Potensial dalam Analisis Beban Kerja (2)

Validasi Data (1)

Untuk meningkatkan keandalan serta penerimaan atas data beban kerja sebagai dasarperhitungan analisis beban kerja, diperlukan validasi atas data beban kerja yang diperoleh.Alternatif metode validasi data beban kerja yang mungkin diperlukan antara lain:• Menggunakan catatan waktu kerja, yang dapat memberikan informasi mengenai:

– Bukti pemanfaatan waktu kerja.– Proporsi, frekwensi, durasi setiap jenis kegiatan.– Pembebanan biaya.

• Melakukan Time Study, dengan pertimbangan:– Membantu analisis kebutuhan waktu & sumber daya per–rincian tahapan

pekerjaan.– Dapat disimulasikan.– Didukung oleh database, pengalaman, dokumentasi.

• Melakukan Work Sampling, agar dapat memperoleh:– Proporsi pemanfaatan waktu kerja.– Masukan terhadap struktur organisasi, metode / prosedur, kompetensi.

• Merujuk pada data historis volume pekerjaan untuk memperhitungkan:– Perkembangan / pertumbuhan beban kerja keseluruhan unit dan organisasi.– Fluktuasi / pola musiman beban kerja.

• Membandingkan dengan unit kerja sejenis / typical, dengan syarat:– Cakupan pekerjaan sebanding.– Volume kegiatan / usaha sebanding.– Kompleksitas pekerjaan sebanding.– Metode kerja / teknologi sebanding.

• Cross check dengan pendapat wise man / wise person, yang memenuhi persyaratan:– Berpengalaman di pekerjaan terkait.– Dapat menjelaskan tahapan / metode pelaksanaan pekerjaan.– Konflik kepentingan sekecil mungkin.– Relatif dapat diterima banyak pihak.

Validasi Data (2)

Check List Untuk Validasi Data ABK

• Asumsi dasar untuk perhitungan:– Apa sudah ada kesepakatan tentang asumsi waktu kerja efektif per tahun? à full

time equivalent (FTE).– Kompetensi (yang terkait dengan produktivitas) tenaga kerja?

• Terkait dengan data ABK di CWK:– Apakah daftar kegiatan sudah mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan oleh unit

yang bersangkutan?– Apakah ada kegiatan yang di luar cakupan uraian pekerjaan?à apa sudah tercatat

dalam beban kerja?– Apakah volume (frekuensi) pelaksanaan sesuai dengan kegiatan bisnis? à ada

dokumen pendukung untuk validasi?– Apakah durasi pelaksanaan kegiatan cukup wajar?– Jika ada data yang menyebutkan jumlah orang yang melakukan >1 orang, apakah

para personil tersebut bekerja bersama atau bergantian?• Terkait dengan Manpower Planning:

– Apa sudah mempertimbangkan rencana pengembangan usaha dan penerapan IT di Organisasi? à berpengaruh pada unit kerja mana saja?

TERIMA KASIH