Version: 4.24.19  Page 1 of 3  

Contract  Administration 

Contract Administration is a shared service for the following legal entities: 1) Stanford Health Care; 2) Lucile Salter Packard Children’s Hospital at Stanford (“Lucile Packard Children's Hospital” or “Stanford Children's Health”); 

3) The Hospital Committee for the Livermore‐Pleasanton Areas (“Stanford Health Care – ValleyCare”); 4) Stanford University Medical Network Risk Authority, LLC (“The Risk Authority”); 5) University HealthCare Alliance; 6) 

Packard Children’s Health Alliance; 7) Stanford Health Care Advantage; 8) Stanford Blood Center, LLC; 9) CareCounsel, LLC    

Open this form in Adobe (i.e., not a web browser) to submit electronically using the button on page 3.  

Description: This form is used to request access to the contract database, MediTract. All applicable checkboxes and highlighted sections are required. Please email the completed form to ContractAdministration@stanfordhealthcare.org to receive a MediTract username and password with appropriate access to the database.   

Name of the Person Requesting Access: 

  Today’s Date:   

Email of the Person Requesting Access: 

 Title of the of the Person Requesting Access: 

 

Department of the Person Requesting Access: 

 

Entity of the Person Requesting Access: 

 

Reason for Access:   

Organization: The MediTract contract database is categorized into different “Organizations”. Select the applicable organization(s) for which contract access is needed. 

☐ Annual Contract Evaluations ‐ contains “Vendor Evaluation Forms” that are used to evaluate Vendors annually in accordance with the requirements of the Centers for Medicare and Medicaid Services and The Joint Commission. 

☐ Contract Administration ‐ contains Active Contracts that are not stored in another organization. 

☐ Office of the General Counsel ‐ contains contracts involving the Stanford University School of Medicine and physicians. 

☐ Stanford Health Care ‐ ValleyCare: Physician Contracts ‐ contains contracts with The Hospital Committee for the Livermore‐Pleasanton Areas involving a physician. 

☐ TERMS ‐ this organization contains physician time records associated with physician administrative service contracts. 

☐ University HealthCare Alliance: Physician Contracts ‐ contains contracts with University HealthCare Alliance involving a physician. 

 

Archiving and storage of the following contracts are not handled by Contract Administration  and these contracts are not stored in MediTract: 

1. Contracts involving Real Estate. For Stanford Health Care: Managed by Meredith Fondahl, Administrative Director of Real Estate, and not stored in MediTract. To access these contracts, please email Meredith Fondahl, Administrative Director of Real Estate, at MFondahl@stanfordhealthcare.org.  

2. Contracts involving Planning, Design & Construction of New Buildings. For Stanford Health Care: Managed by Matt Pearson, Planning, Design & Construction, and not stored in MediTract. To access these contracts, please email Matt Pearson, Administrative Director – Planning, Design & Construction, MaPearson@stanfordhealthcare.org. 

Entity(ies):  Select the applicable legal entity(ies) for which contract access is needed. 

Stanford Health Care 

Lucile Salter Packard Children’s Hospital at Stanford (“Lucile Packard Children's Hospital” or “Stanford Children's Health”) 

The Hospital Committee for the Livermore‐Pleasanton Areas (“Stanford Health Care – ValleyCare”) 

 Stanford University Medical Network Risk Authority, LLC (“The Risk Authority Stanford”) 

Professional Exchange Assurance Company  

SUMIT Insurance Company Ltd. 

University HealthCare Alliance 

Packard Children’s Health Alliance 

Stanford Health Care Advantage  

Stanford Blood Center, LLC 

CareCounsel, LLC  

Cost Center(s) or TERMS Reference Number(s):  Enter the Cost Center(s) or TERMS Reference Number(s) for which contract access is needed. 

 

MediTract Contract Database Access Request Form 

Page 2 of 3  

Contract Types: A list of approved contract types and descriptions, titled “Standard List of Contract Types and Contract Type Descriptions,” can be found by clicking here. Select the applicable contract type(s) for which contract access is needed. By default, access will be granted for all contract types if no selection is made. 

 

☐ Affiliate Agreement 

☐ Architectural/Engineering Agreement 

☐ Art Commission Agreement 

☐ Business Associate Agreement 

☐ Clinical Trial/Research Agreement 

☐ Confidentiality/Non‐Disclosure Agreement 

☐ Construction Agreement 

☐ Consulting Agreement 

☐ Corporate Sponsorship Agreement 

☐ Data Use/Patient Registry Agreement 

☐ Education Agreement 

☐ Equipment ‐ Lease Agreement 

☐ Equipment ‐ Maintenance and Support Services Agreement 

☐ Equipment ‐ Purchase Agreement 

☐ Equipment ‐ Trial Agreement 

☐ General ‐ Goods Agreement 

☐ General ‐ Goods and Services Agreement 

☐ General ‐ Services Agreement 

☐ Hospice Services Agreement 

☐ Inter‐Entity Agreement 

☐ Joint Venture Agreement 

☐ Managed Care Agreement 

☐ Massage Therapist Agreement 

☐ Memorandum of Understanding/Letter of Intent 

☐ Patient Transfer Agreement 

☐ Payment Processing Agreement 

☐ Physician – Administrative Agreement: Employee 

☐ Physician – Administrative Agreement: Independent Contractor 

☐ Physician – Clinical Agreement: Employee 

☐ Physician – Clinical Agreement: Independent Contractor 

☐ Real Estate – Lessee Agreement 

☐ Real Estate – Lessor Agreement 

☐ Settlement Agreement  

☐ Software/License Services Agreement 

☐ Speaker/Presenter Agreement  

☐ Staffing/Recruiting Agreement 

☐ Talent Release and Waiver    

Page 3 of 3  

 Department: 

This is a list of departments currently assigned to contracts in MediTract. Select the applicable department(s) for which contract access is needed. If a department is not listed, select the most applicable department. For example, “Otorhinolaryngology” is not listed and all contracts are assigned to the “Ambulatory Care Services” department. By default, access will be granted for all contract types if no selection is made.  

☐ 500p 

☐ Access Care & Coordination 

☐ Activations 

☐ Administration 

☐ Ambulatory Care Services 

☐ APS 

☐ Audiology 

☐ Automated Collections 

☐ Bass Center 

☐ Blood Center  

☐ Business Development 

☐ Business Operations & Strategic Initiatives 

☐ Cancer Center/Oncology Services 

☐ Cardiovascular Health 

☐ CareCounsel 

☐ Case Management 

☐ Cath Angio 

☐ Center Collections 

☐ Center for Nursing Excellence 

☐ Child Life/Health/Family Library 

☐ Children’s Health Initiative 

☐ Cisco Life Connections 

☐ Clinical Access & Family Resource Services 

☐ Clinical Advice Service 

☐ Clinical Genomics Initiative 

☐ Clinical Lab Services 

☐ Clinical Services 

☐ Clinical Technology & Biomedical Engineering 

☐ Community Partnership 

☐ Compliance & Privacy Office   

☐ Contingency/Disaster Planning 

☐ Contract Administration 

☐ Controller’s Office 

☐ Corporate Partners Program 

☐ Customer Relations 

☐ Digital Solutions 

☐ Donor Promotions (Materials only) 

☐ Donor Services 

☐ DS Training 

☐ Engineering & Maintenance 

☐ Facilities Infrastructure & Safety  

☐ Facilities Services & Planning 

☐ Finance 

☐ Flow Cytometry 

☐ General Services 

☐ Geriatrics 

☐ Gifts 

☐ Government & Community Relations 

☐ Guest Services 

☐ Health Library 

☐ Histo/HLA 

☐ Histocompatibility 

☐ Hospitality 

☐ Human Resources 

☐ Imaging Services 

☐ Immunogenetics 

☐ Information Services ‐ LPCH 

☐ Inpatient Clinics 

☐ International Medical Services 

☐ Interpretation Services 

☐ Johnson Center Fertility Clinic 

☐ Life Scan Gifts 

☐ Managed Care 

☐ Marketing 

☐ Maternal Child 

☐ Medical Records 

☐ Medical Services 

☐ Medical Staff 

☐ Mobile Collections 

☐ Mobile Recruitment 

☐ Nursing Administration Occupational Health 

☐ Operational Excellence 

☐ Orthopedics 

☐ Outpatient Heart Center 

☐ Packard 2.0 

☐ Packard Children’s Health Alliance 

☐ Parking 

☐ Patient Experience 

☐ Performance Excellence 

☐ Perioperative Services 

☐ Pharmacy Services 

☐ Planning, Design, and Construction (PD&C) 

☐ Processing 

☐ Program Growth & Innovation 

☐ QA 

☐ QC Lab 

☐ Quality 

☐ Rehabilitation Services 

☐ Revenue Cycle 

☐ Safety 

☐ Salinas Perinatal Diagnostic Center 

☐ School of Medicine 

☐ Security 

☐ Sequoia Perinatal Diagnostic Center 

☐ Service Excellence 

☐ Site Support Services 

☐ South Bay Sterile Processing 

☐ South Bay Surgery 

☐ Special Donations (OADD) 

☐ Stanford Health Care Advantage 

☐ Strategic Marketing & Communications 

☐ Strategic Planning 

☐ Supply Chain 

☐ Technical Services 

☐ Telemedicine 

☐ Telerecruitment (Appt Office) 

☐ The Risk Authority ‐ Hospital Risk Management 

☐ The Risk Authority ‐ Third Party Business 

☐ Transition Strategy 

☐ Transition Strategy (500p) 

☐ Transition Strategy (Other) 

☐ Transplant 

☐ University HealthCare Alliance 

☐ ValleyCare 

☐ Virology 

☐ Volunteer