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Junio 2012 Procesos Tecnología Personas y Cultura METODOLOGÍA Change Management en la Implementación de Soluciones Tecnológicas
Junio 2012
Procesos Tecnología Personas y
Cultura
METODOLOGÍA
Change Management en la Implementación de
Soluciones Tecnológicas
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Comprender las dinámicas de los procesos de cambio y cómo actuar sobre ellos.
Tomar decisiones sobre una buena estrategia de cambio.
Aplicar herramientas y conceptos para mitigar impactos del cambio en la organización.
Objetivos
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
El Desafío del Proceso de Cambio
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
CURVA DEL ÁNIMO
Proceso de Cambio Reacciones Frente al Cambio
EXPERIENCIA DE TRANSICIÓN ORGANIZACIONAL
Facilitar el
proceso
de cambio
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Metodología de Gestión Cambio (La Receta)
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
ETAPA 1
Decisión
ETAPA 2
El Problema y la
Solución
ETAPA 3
Diagnóstico
ETAPA 4
Implementación
ETAPA 5
Monitoreo y Medición
Definir la visión y el sentido de urgencia
Definición de Requerimientos
Evaluación de las Soluciones
Selección de la Solución
Diagnóstico de Predisposición al
Cambio
Definición de la Estrategia de
Gestión del Cambio
Plan de Gestión del Cambio
Cumplimiento de Objetivos
Seguimiento
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Definir la visión y el sentido de urgencia
CREAR NECESIDAD VISION DE FUTURO
Necesidad de cambiar ahora Expresar un Futuro que otros fácilmente puedan comprender
Cuál es el Riesgo de No Cambiar Crear y compartir un propósito claro que entusiasme a actuar
Cuáles son los Beneficios del Cambio
Asegurar que sea simple y entendible
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Definición de Requerimientos
Evaluación de las Soluciones
Selección de la Solución
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
FASE 4
ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL
CAMBIO
FASE 3
ANÁLISIS DE RIESGOS
FASE 2
ANÁLISIS DE STAKEHOLDERS
FASE 1
MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN
Capacidad de adopción y aprendizaje al cambio
Cultura para trabajar proyectos
Potencial para trabajar en equipo
colaborativamente
Comunicación de la Organización
Stakeholders
Sponsors
Riesgos asociados a una implementación
Tecnológica Definir una Estrategia
Project Charter
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Diagnóstico
perfil cultural
Diagnóstico
gestión de
proyectos
Diagnóstico
adopción
tecnología e
Innovación
Análisis de
Stakeholder
Mapa de
Riesgo
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Análisis de
Stakeholder
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Funcionales
Gestión de Proyectos
Ejecutivo
Organizacional
Técnico
Recursos
Riesgos
Mapa de
Riesgo
HARDWARE, SOFTWARE
Arquitectura de Sistema
Perfomance
Sizing
Seguridad
Etc.
FALTA DE APOYO GERENCIAL
Falta de Recursos
SPONSORS
Alineación con otras iniciativas
ALINEAMIENTO ORGANIZACIONAL
Comunicación
Alineación con la estrategia del negocio
GESTION DE RECURSOS
Presupuestos
Disponibilidad
Perfiles
REQUERIMIENTOS FALTANTES
Entendimiento de los procesos
Expectativas de Funcionalidad
Confiabilidad, Usabilidad
Integración con Sistemas Legacy
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
Metodologías
Proceso de toma de decisiones
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Project Charter Gestión del Cambio Despliegue de la ESTRATEGIA de la
GESTIÓN DEL CAMBIO.
Sirve como una carta fundacional
DIAGNOSTICO
PROJECT CHARTER
PLAN DE GESTION DEL
CAMBIO
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
PROJECT CHARTER GESTIÓN DEL CAMBIO
COMUNICACIÓN
Canales de comunicación
Formatos
Mensaje, contenido y posicionamiento
CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
Modalidad y metodología (presencial, eLearning, semi presencial)
Bases de conocimientos, sistemas colaborativos
Formadores de facilitadores (Train Trainners)
GESTIÓN DE STAKEHOLDERS
Compromisos y persuasión, identificación de líderes de cambio
MOTIVACIÓN
Plan de incentivos (auto desarrollo, reconocimiento, estabilidad laboral etc. )
GESTIÓN DE RIESGOS
Plan de prevención, mitigación y resolución de riesgos
EQUIPO DE PROYECTO
Definir organización del equipo de trabajo, perfiles, roles, alcance del equipo de proyectos.
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
COMUNICACIÓN
MOTIVACIÓN
CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
GESTIÓN DE RIESGOS
GESTIÓN DE STAKEHOLDERS
EQUIPO DE PROYECTO
ACTVIDADES DE GESTIÓN DEL CAMBIO
PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SOLUCIÓN TECNOLÓGICA
Inicio del proyecto
Termino el proyecto
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Transferencia de conocimiento
QUE (ACTIVIDAD) FORMATO CUANDO A QUIEN VA DIRIGIDO RESULTADOS ESPERADOS
Workshop Equipo de proyecto
Reuniones de Avance
1 vez a la semana Equipo de Proyecto Controlar Avances
Presentación Demostrativa
(DEMO)
Presentaciones Breves y
Demostrativas
Utilizar las sesiones de presentación de avance del
proyecto para mostrar el Sistema.
Gerentes Compromiso Gerentes
Presentación 1: En AMBIENTE DE QA.
Presentación 2: En Ambiente de
Producción, antes de GO LIVE.
Equipo Ejecutivo Supervisores
Promotores Internos Otros Evaluados impactados
Compromiso
(QUICK WINS) Reuniones de
Trabajo Durante las reuniones de
trabajo programadas. Todos Mantener Expectativas
Cursos E-Learning (QUICK WINS)
Cursos interactivos
relevantes – Cía,
Entrando a GO LIVE - Learning
Todos Motivar Usabilidad
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Seguimiento al plan de Gestión del Cambio
TIPOS DE FACTORES COMUNICACION CAPACITACION Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
MOTIVACIÓN
Variables que podemos medir
• Número De participantes • Número de reuniones realizadas • Reacción de la audiencia frente
al mensaje (Malo- Indiferente-Bueno)
• Número de comunicaciones de logros tempranos (quick wins)
• Aprendizaje del contenido • Aplicación en el trabajo de los
aprendido • Horas o costo de capacitación
por empleado • Empleados capacitados versus el
total de empleados a capacitar
• Percepción del nivel de orgullo de los empleados por trabajar en la empresa
• Número de desacuerdos y problemas abordados oportunamente y resueltos
• Número de acciones de reconocimiento formales (email, discurso, etc.)
• Percepción respecto a la calidad de las compensaciones y servicios entregados al personal
Cómo? • Formularios de participación • Encuesta cuantitativa y
cualitativa • Focus group • Acciones acordadas versus
acciones realizadas
• Encuestas individuales • Observación en el trabajo / uso
de competencias aprendidas • Eventos donde se utilizó la
competencia • Cumplimiento de eventos
programados
• Encuestas cuantitativas y cualitativas
• Focus group
Metodología de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
ETAPA 1
Decisión
ETAPA 2
El Problema y la
Solución
ETAPA 3
Diagnóstico
ETAPA 4
Implementación
ETAPA 5
Monitoreo y Medición
Diagnóstico y medición
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