Date post: | 29-May-2015 |
Category: |
Technology |
Upload: | cok |
View: | 1,125 times |
Download: | 3 times |
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Post NPM - Performance Management og
ledelsesinformation i mellemstore kommuner
En rejse mod outputstyring - Væk med snik snak og ind med hårde data
Furesø Kommune og SAS Institute A/S i Offentlig Privat Partnerskab om bedre ledelsesinformation.
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Tre temaer i oplægget
1. Problemet 2. Løsningen 3. Konsekvenserne
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Scenen: New Public Management i kortform
• Den offentlige sektor skal effektiviseres ved øget brug af incitamentsstrukturer og markedsmekanismer
• Politikernes indflydelse skal øges ved stram målstyring af institutioner og embedsværk
Resultat: Et bureaukratisk målehelvede, der stjæler ressourcer og engagement i organisationerne
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Tema 1
• Problemet
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Situationen før og efter kommunalreformen
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Hvad betyder 100 meter mellem venner?
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Økonomiske problemer er mere reglen end undtagelsen
Voksende udgifter til børn med indlæringsvanskeligheder
Politikere fra små kommuner er klemt Ældreområdet løber løbsk
Umuligt at budgettere korrekt
Aftalesystemet ved at bryde sammen
Aftalesystemet ved at bryde sammen
Kommunerne trodser regeringens skattestop
Kommunerne bryder servicerammen
Der skal spares på de ustyrlige anbringelser Den økonomiske afgrund venter
Flere kommuner sættes under administration
Hvordan kan I leve med at vide så lidt?
Kommunerne anvender ikke dispositionsbudgettering
Ledelsesinformation – en by i Rusland
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Spørg ikke om…
• Kommer der overraskelser i økonomien?
• Kan vi mon overholde budgettet?
• Pålægger staten kommunerne nye opgaver, som ikke er fuldt ud kompenseret?
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Spørg hellere hvordan….
• Hvordan kan vi opdage overraskelserne i tide ?
• Hvordan kan vi administrativt korrigere planlagte dispositioner for at overholde budgettet?
• Hvilke politiske initiativer er nødvendige for at overholde budgettet?
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Vi er ikke dygtige nok til at sikre kvaliteten, prioriteringen og
overgangen mellem sektorerne
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Vi har ikke tilstrækkelig indsigt i kommunernes vigtigste produktionsressource
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
NMP tanken er mere relevant end nogensinde
• Kritikken mod NMP er overdrevet og delvist forfejlet
• Det kan lade sig gøre at måle både på processer og resultater hurtigt, billigt og effektivt
• Den nye teknologi kan frigøre ressourcer, understøtte ledelse og organisationsudvikling omkring økonomistyringen i organisationen
• Den nye teknologi kan medvirke til at løfte det lokalpolitiske arbejde op på et mere strategisk niveau
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Tema 2
• Løsningen
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Med lavere flyvehøjde skal navigationsinstrumenter opgraderes
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Furesø og SAS Institute har indgået et Offentlig Privat Samarbejde
Partnerskabet omfatter 2 udviklingsspor:
• Udvikling af et ledelsesinformations system FureLIS
(LIS = LedelsesInformations System)
• Udvikling af et performance management system
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Visionen for partnerskabet er: At udvikle et generisk ledelsesinformationssystem og gennemføre et organisationsudviklingsprojekt der:
1. Sikre en mere effektiv ressourceudnyttelse og budgetkontrol
2. Sætte strøm til manuelle styringsrutiner. 3. Skabe mulighed for en reel koncernledelse af
kommunen 4. Flytte fokus fra input til output i kommunens
ressourcestyring 5. Skabe grundlag for en bedre dialog med borgerne 6. Understøtte en proces, hvor politikernes fokus
flyttes fra enkeltsager til mere strategiske ledelse
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
FureLIS omfatter
• Sygefraværsstatistik
• Personalegennemstrømning
• Dispositionsbudgettering
• Automatiseret budgetrapportering
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Målet med FureLIS er:
At øge organisationens muligheder for at overholde budgetterne gennem:
– Etablering af månedligt dispositionsregnskab. – Simple værktøjer der giver overblik og
commitment – Opfølgning og registrering, der understøtter
ansvarlighed – Værktøjer til dataudtræk der fokuserer skarpt
på de data, der har relevans – Understøtte lederskab der fokuserer på
budgetopfølgning
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
FureLIS II omfatter
• Aktivitetsbaseret budgetlægning
• Produktivitetsindikatorer
• Key Performance Indikators
• Proces Flow Analysis
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Målet med FureLIS II er at:
Skabe grundlaget for en bedre politisk målfokusering gennem:
– Dokumentation af hvilke elementer der driver omkostningerne på de store driftsområder
– Mulighed for at følge produktivitetsudviklingen inden for sektorerne
– Mulighed for politisk definering og opfølgning på de vigtigste resultatmål
– Understøtte kvalitetsstyring af processer i og mellem fagområder
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Relevans
1. På managementniveau anvendes afvigelsesrapportering som styringsredskab
2. Fleksibel tilpasning af rapporteringsniveau og afvigelseskriterier
3. Push information erstatter pull information
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Ansvarlighed 1. Systemet tildeler alle konti i organisationen en
økonomiansvarlig
2. Aktiv vurdering fra alle økonomiansvarlige om det forventede realiserede budget
3. Early warnings skabes, kommenteres i yderste liniefunktion og rapporteres til højere niveau.
4. Månedsvis tracking af, hvad de enkelte økonomiansvarlige har givet af meldinger og handlingsoptioner
5. Understøttelse af commitment til effektiv ressourceanvendelse gennem videndeling og erfaringsudveksling
6. Systemet understøtter definering af politiske mål og en mere strategisk politisk ledelse
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Transparens 1. Periodiseringer af betalingsstrømme, på grundlag af
regnskaber
2. Gennemsigtighed i forbrug og teknisk fremskrivning af forbrug til forventet regnskab
3. Økonomifunktionen foretager konsolidering af budgetopfølgning på baggrund af en konkret vurdering af teknisk fremskrevet forbrug og forventet fremskrevet forbrug
4. Mulighed for at følge best practice f.eks. vedr. sygefravær i institutioner
5. Mulighed for at følge best practice f.eks. vedr. Personalegennemstrømning
6. Mulighed for at følge produktivitetsudvikling, udvikling i enhedsomkostninger, procesforløb og øvrige produktionsmål
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Tema 3
• Konsekvenser
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
B U
D
G
E
T
S
I
K
K
E
R
H
E
D
Tid på året
Få budgetopfølgninger giver store udsving
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Månedsvis budgetopfølgninger giver større præcision
Tid på året
B U
D
G
E
T
S
I
K
K
E
R
H
E
D
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Udvidelse af det politiske råderum Klare svar på spørgsmålene
Hvordan udvikler forbruget sig Hvad kan der gøres for at holde budgettet Hvad bliver konsekvensen
Kan udvide det politiske handlerum
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Dokumentation af om vi rammer de politiske mål
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
OPS-organisationen understøtter innovation
• Vi udvikler kravspecifikation i fællesskab. • Vi anvender erfaringer fra økonomistyring i den
private sektor. • Vi vil skabe innovation ved at kombinere det
bedste fra 2 verdener. • Vi skyder begge udviklingsressourcer i projektet. • Vi udveksler erfaringer og viden. • Vi deler risiko ved projektudviklingen. • Vi søger i fællesskab midler i ABT- fonden.
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Fornærmelser og udfordringer • De ledelsesinformationssystemer kommunerne har adgang til
svarer til instrumenterne i et gammeldags propelfly
• Ingen koncern med samme kompleksitet som en kommune ville overleve længe med de systemer til ledelsesinformation, som kommunerne råder over i dag
• Økonomistyring og rapportering er mere fokuseret mod overholdelse af bevillingsforudsætningerne end på at vurdere omkostninger og kvalitet i opgaveløsninger og alternative metoder
• Manglende relevant ledelsesinformation er med til at fastholde politikerne på sagsbehandlerniveauet
• Med større gennemsigtighed i forhold til omkostningsstrukturer, costdrivere og politisk målopfyldelse ville driften kunne effektivisere
• Med klarere politiske resultatkrav og større administrativ frihed, ville driften kunne optimeres
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Konklusion
• Lad os lære af, hvordan komplekse private koncerner styrer
• Fokuser på relevans i datapræsentation • Ansvarliggør organisationen helt ud i yderste led i
forhold til økonomistyring og effektivitet • Skab transparens i organisationens ressourcer og
måde at anvende dem på • Giv politikerne bedre mulighed for at arbejde
strategisk • Start rejsen mod outputstyring • Målinger styrer adfærd
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Dilemmaer og kritiske spørgsmål
• Er det ikke hundedyrt?
• Er I ikke ved at skabe et nyt bureaukratisk målehelvede?
• Har I de nødvendige faglige kompetencer i organisationen?
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Tak for opmærksomheden
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Kommunens mission og vision Missionen Furesø Kommune skal sikre kvalitet, sammenhæng og retssikkerhed i velfærdsydelser og myndighedsafgørelser samt understøtte udfoldelsen af det lokale demokrati bedst muligt.
Visionen Organisationen skal være innovativ og effektiv og udvikles med inspiration fra den offentlige og den private sektor, og der skal være konstant fokus på morgendagens krav til en attraktiv og udfordrende arbejdsplads.
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Furesø kommunes tre strategiske indsatsområder
• Optimere driften – mere for pengene
• Den attraktive arbejdsplads – rekruttere og fastholde medarbejdere
• Professionel kommunikation – forventningsafstemning
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Behov for mere strategisk ledelse • Styrelsesloven er fra 1968 • Sagsmængderne i Byrådene vokser markant • Mængden af driftssager tager tiden og det
strategiske fokus • Højest 10 % af sagerne i Byrådet har et
strategisk perspektiv • Borgernes accepten af forskelle i servicen mellem
kommunerne er blevet mindre • Statens detailstyring er øget
Derfor: Behov for mere politisk fokus på at gøre de rigtige ting, frem for fokus på, om vi gør tingene rigtigt
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Politikerne ved ikke nok om hvor vi kommer fra, hvor skal vi hen og hvordan vi kommer vi det?
Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009
Hvordan gør vi?
• Bruge eksisterende data mere fornuftig
• Udvælge de data vi anvender ud fra strenge relevans kriterier ifht. modtageren
• Nyttiggøre den viden der ligger i regnskabet
• Ansvarliggøre hele organisationen i forhold til budgetoverholdelse
• Dokumenterer alle tilbagemeldinger og forekast på budgettet