“ P A R A Q U E P U E D A S U R G I R L O P O S I B L E , E S P R E C I S O I N T E N T A R U N A Y O T R A V E Z L O I M P O S I B L E ” H E R M A N N H E S S E

EXCEL MICROSOFT OFFICE 2010

P R O F @ . C O R A L I S M U Ñ I Z V E L Á Z Q U E Z , M I S E - M A I L : P R O FA C M U N I Z @ H O T M A I L . C O M

ÍNDICE

• Explorar el programa de Excel 2010, su interface y las nuevas integraciones • Establecer configuraciones • Edición de las hojas de trabajo • Formato y edición de celdas • Uso de fórmulas:

• Aritméticas • Lógicas • Texto • Vertical lookup

• Comentarios en las celdas • Separación de texto en las celdas • Agrupación de datos y formatos a las celdas según condiciones determinadas • Formato a las tablas y a las celdas

CMV © 2011

• Gráficas

• Creación y estilos

• Información y ubicación

• Exportación a otras aplicaciones

• Creación de minigráficos y líneas de tendencia (sparklines)

• Creación, edición y formato de los PivotChart / Tables

• Manipulación de los datos de las hojas de trabajo

• Exportación de datos externos (texto, bases de datos)

• Creación de macros

• Protección a celdas específicas

• Protección por niveles para cada hoja de trabajo

• Trabajar con Excel 2010 a través de las aplicaciones del Web

• Creación y almacenaje de documentos en variedad de formatos

• Ejercicios prácticos

ÍNDICE

CMV © 2011

HERRAMIENTAS DE LA BARRA DE HOME

CMV © 2011

HOJA DE CÁLCULO

CMV © 2011

Las celdas son la

combinación de líneas y

columnas.

Hojas de cálculo- Si deseas cambiar el nombre de la hoja de trabajo oprime el click derecho sobre la pestaña

y en la opción rename podrás cambiar el nombre, si desea eliminarla selecciona la opción delete. Si lo deseas

puede configurar la cantidad de las hojas de cálculo que prefieras que aparezcan cada vez que abras Excel.

Excel es una hoja de cálculo electrónica las cual está compuesta de columnas (nombre) y líneas (apellido). Ej: A5 3.

Configurar la cantidad de las hojas de cálculo que aparecerán al abrir Excel

• File

• General

• When creating new

workbooks

• Include this many sheets

En esta opción coloca la

cantidad de hojas que

deseas que aparescan

cuando abra el programa

de Excel.

CMV © 2011

FORMATOS DE LAS CELDAS

• Dependiendo el tipo de dato que deba tener la celda puedes cambiarlo en el menú Home la en opción Number.

• En la opción More Number Formats aparecerá la opción de Alignment, allí puedes seleccionar la opción vertical (distributed), para aquel texto que sea muy extenso de esta manera será distribuido en toda la celda.

CMV © 2011

FÓRMULAS

• Para crear una fórmula en

Excel debes:

1. Seleccionar la celda donde aparecerá el resultado

2. Seleccionar la opción AutoSum

3. Seleccione la opción More Functions, dependiendo de la operación matemática que desees realizar escoge en la lista de opciones.

4. Todas las operaciones matemáticas deben comienzar con el símbolo de igual (=) y deben ir dentro de un paréntesis. No dejes espacio entre las letras, símbolos y/o paréntesis. Todas las fórmulas son escritas en el formula bar.

Ej: =(C8:K11)

CMV © 2011

Fórmula Bar

• SUMA

Para sumar solamente valores de dos celdas utilizas esta fórmula colocándole el nombre de

la celda y el nombre de la otra celda.

Ejemplo: = SUM(A1 + A6)

Si vas a sumar varias celdas consecutivas utilizas dos puntos ( : )

Ejemplo: = ( A1 : A18)

Si son celdas alternas puedes utilizar la coma ( , )

Ejemplo: = ( A1, A18, G67)

• RESTA

Para restar utilizas el símbolo el guión ( - )

Ejemplo: = ( C39 – K87)

FÓRMULAS ARITMÉTICAS

CMV © 2011

• MULTIPLICACIÓN

Para multiplicar utilizas el símbolo de asterisco ( * )

Ejemplo: = ( C39 * K87)

• DIVISIÓN

Para división utilizas el forward slash / (el que aparece al lado de la tecla shift a mano

derecha) Ejemplo: = (C99 / K7)

• PORCIENTOS (AVERAGE)

Para porciento debes utilizar la palabra Average hacer la multiplicación y luego la división.

Ejemplo: = Average(A34*A39/100)

Si vas a copiar celdas con los mismos valores de la celda original debes colocar un símbolo

de $ entre la columna y línea. Para que te coloque el valor de la celda.

Ejemplo: = Average(A34*A$39/100)

CMV © 2011

• CONCATENATE

Esta fórmula une los datos de las celdas. Ej: Si tienes el nombre y el apellido en celdas separadas y deseas colocarlo en la misma celda, utilizas el concatenate.

Ej: =CONCATENATE(D255,E25)

Si deseas colocarle un texto antes o después de una información que tengas en una celda debes colocar el texto entre comillas dobles.

Ej: =CONCATENATE(“Text”, A5)

FÓRMULAS

CMV © 2011

• VLOOKUP

Esta fórmula selecciona datos de diferentes hojas de trabajo según criterios específicos.

Ej: Si deseas traer la información de un estudiante que se encuentra en una hoja de

trabajo y la necesitas llevar a otra hoja de trabajo donde únicamente tienes los # de

estudiante, sigues los siguientes pasos:

1. En la hoja de trabajo donde sólo tienes # de estudiante, darás un click en la celda

en blanco justo al lado del primer # de est.

2. Busca la opción de funciones y selecciona More Function y selecciona Vlookup.

3. En la pantalla de Function Argument coloca en lookup_value el nombre de la

celda donde aparece el primer # de est.

4. Da un click en Table_array , luego pasa a la hoja de cálculo donde están los datos

y selecciona todos los # de estudiantes.

5. En col_indez_num coloca un #2 para que aparezca la información de la celda

próxima.

6. En Range_lookup coloca la palabra false.

CMV © 2011

COMENTARIOS EN LAS CELDAS

• Para colocarle comentarios a las celdas das click derecho sobre la celda y seleccionas

en el menú insert comment, para eliminarlo seleccionas las opción delete comment con

el click derecho y si deseas editarlo seleccionas edit comment. Colocarle comentarios a

las celdas te ayuda llevar algún registro o notas de relevancia.

• IF

Esta fórmula comparas los datos y según la condición colocará algún texto o número.

Ej: Si quieres calcular las notas de los estudiantes y al final colocar la nota según la escala

estándar de las notas, sigue los siguientes pasos:

1. En una celda sumas el total de puntos

2. En otra celda divides ese total de puntos y lo multiplicas por 100

3. En otra celda colocas la operación de IF

=IF(U13>89,"A",IF(U13>79,"B",IF(U13>69,"C",IF(U13>59,"D","F"))))

1 2 3

CMV © 2011

SEPARACIÓN DE TEXTO EN LAS CELDAS

Si tienes una información en una misma celda como por ejemplo el nombre con los dos apellidos y deseas dividir esa información en celdas independientes, ya sea que deseas colocarlo en orden alfabético por apellido. Sigue los siguientes pasos:

1. Seleccionas todas las celdas que tengan la información.

2. En el menú de Data escoges la opción Text to columns

3. En el paso 1 seleccionas Fixed width y oprimes Next.

4. En el paso 2 colocas las flechas según vayas a dividir el texto y oprimes Next.

5. En el paso 3 confirmas como aparecerá la información en la celda y oprimes Finish.

CMV © 2011

AGRUPACIÓN DE DATOS Y FORMATOS SEGÚN CONDICIONES DETERMINADAS

• Si deseas agrupar los datos que sean iguales por colores específicos puedes

utilizar la opción de Conditional Formatting que aparece en el menú de Home.

CMV © 2011

• Puedes especificar la condición (mayor que, menor que, etc.) para que las celdas se identifiquen por colores según la condición.

Ejemplo: Si tienes una serie de datos y quieres destacarlos valores mayores del #20 seleccionas la opción de Greater Than y colocas el número y el color que deseas que aparezcan, de esta manera los puedes identificar y también puedes hacer un filtro por el color.

FORMATO DE LAS TABLAS Y ESTILO DE CELDAS

• En el menú de home selecciona la opción de Format as table y

cambia el formato de las tablas y Cell Style para el formato de las

celdas.

CMV © 2011

CREACIÓN DE GRÁFICAS

1. Colocar los valores en las celdas.

2. Selecciona los datos que irán en la

gráfica.

3. En el menú de Insert, selecciona

Chart y escoge el tipo de gráfica

que deseas.

0

2

4

6

8

10

90 -100 89-80 79-70 69-60 59 - 0

Notas Finales del Curso de SIST

Si deseas cambiar el color a las barras, da un click sobre

ellas y selecciona la opción format data series, en la opción

fill seleccione el color. Puedes cambiar otros formatos de las

gráficas dando click en la gráfica en la opcion Chat tools.

CMV © 2011

SPARKLINES Y TRENDLINES

• Esta herramienta te ayuda a saber la tendencia de algunos datos

específicos. Colocas los datos en las celdas y luego en el menú insert

seleccionas sparklines y seleccionas el tipo de tendencia (lineal o en

columna).

CMV © 2011

PIVOT TABLES

• En el menú de Insert, escoge la opción de PivotTable, aparecerá el range. Seleccionas

New sheet y en la nueva hoja de trabajo seleccionas los campos que desees que lleve

la gráfica.

CMV © 2011

MANIPULACIÓN DE DATOS ENTRE LAS HOJAS DE TRABAJO

• Si deseas colocar una información en una celda X de una celda Y

de diferentes hojas de trabajo, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona la celda X donde quieres la información

2. Colocas el símbolo de igual (=)

3. Ve a la celda Y donde está la información que quieres copiar,

das un click a la celda y luego oprimes la tecla de enter.

4. Finalmente en la celda X aparecerá la información de la celda

Y, si la información de la celda Y es modificada, será modificada

en la X.

Esta herramienta también la puedes utilizar si deseas copiar

información de celdas de diferentes workbook.

CMV © 2011

EXPORTACIÓN DE DATOS EXTERNOS (TEXTO, ACCESS)

Si quieres exportar datos de otros archivos, sigue los siguientes pasos:

1. Coloca el cursor en la celda donde deseas que los datos sean exportados.

2. En el menú de Data escoges que tipo de formato es el archivo de donde vas a exportar la información texto, bases de datos, etc.

3. Busca el lugar donde tienes guardado el archivo, lo seleccionas y luego abrirá la una pantalla de wizard donde seleccionarás next y finish.

CMV © 2011

CREACIÓN DE MACROS

• Con la creación de macros puedes grabar acciones que puedes repetir en otras hojas de trabajo. En el menu View, seleccionas Macro, colocas el nombre y la vas grabando. Cuando finalizas vuelves a la opción de macro y le das a la opción stop recording.

CMV © 2011

PROTECCIÓN DE LAS CELDAS Y TRANSFONDO A LA HOJA DE TRABAJO

• Si deseas proteger una hoja de

trabajo vas al menú de Review.

• Si quieres proteger una hoja de

trabajo únicamente seleccionas la

opción Protect Sheet y le colocas un

password.

• Si quieres proteger el workbook

completo (todas las hojas de trabajo)

seleccionas la opción Protect

Workbook y le colocas un password.

• Puedes colocarle protección a la

hoja de trabajo y dejar alguna celda

desbloqueada para entrar alguno

número o información.

• Puedes darle click derecho a la

celda en la opción format cell y en

Protection seleccionas la opción

Hidden. Esto hará que la hoja este

bloqueada, pero únicamente esa

celda pueda ser modificada,

CMV © 2011

APLICACIONES DESDE LA WEB (WEB APPS)

• A través de la herramienta de Windows Live, puedes utilizar los servicios de la “nube” gratis con sólo tener un correo electrónico de hotmail. El servicio de skydrive permite almacenar hasta 25GB, lo que sería como un pendrive en la web.

• Además de almacenarlos puedes compartirlos y pueden ser editados por otros usuarios.

CMV © 2011

GUARDAR Y ENVIAR HOJAS DE CÁLCULOS (>FILE >SAVE & SEND)

Send using E-mail

• Permite enviar el documento en diferentes formatos por correo

electrónico.

Send as Internet Fax

• Permite enviar el documento a un fax. Puedes utilizar el servicio de www.faxzero.com y podrás enviar hasta un máximo de 3 páginas más su cover sheet.

Save the web

• Permite almacenar el documento en la nube, con una cuenta de Windows Live.

Save the Sharepoint

• Permite compartir información con los colegas, manejar proyectos con

socios y brindar información a los

clientes.

Change File Type

• Permite almacenar el documento en diferentes versiones de office.

Create PDF/XPS Document

• Permite almacenar el documento en PDF por lo que “no” puede ser editado.

CMV © 2011

REFERENCIAS EN EL WEB

• http://office.microsoft.com/en-us/excel

• http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/

• http://office.microsoft.com/en-

us/support/results.aspx?ctags=CH010369467

• www.office.com

CMV © 2011