Chapter  3    

Crea*ng  a  Business  Le2er  with  a  Le2erhead    

and  Table  

Microsoft Word 2013

•  Change  margins  •  Insert  and  format  a  shape  •  Change  text  wrapping  •  Insert  and  format  a  clip  art  image  •  Insert  a  symbol  •  Add  a  border  to  a  paragraph  •  Clear  forma@ng  •  Convert  a  hyperlink  to  regular  text  ©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

2  

Objectives

•  Apply  a  style  •  Set  and  use  tab  stops  •  Insert  the  current  date  •  Create,  modify,  and  insert  a  building  block  •  Insert  a  Word  table,  enter  data  in  the  table,  and  format  the  table  

•  Address  and  print  an  envelope  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

3  

Objectives

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

4  

Project – Business Letter with a Letterhead and Table

•  Create  and  format  a  le2erhead  with  graphics  •  Specify  the  le2er  formats  according  to  business  le2er  guidelines  

•  Insert  a  table  in  the  le2er  •  Format  the  table  in  the  le2er  •  Insert  a  bulleted  list  in  the  le2er  •  Address  an  envelope  for  the  le2er  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

5  

Roadmap

•  Display  the  PAGE  LAYOUT  tab  •  Tap  or  click  the  Adjust  Margins  bu2on  to  display  the  Adjust  Margins  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  se@ng  in  the  Margins  gallery  to  change  the  margins  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

6  

Changing Margin Settings

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

7  

Changing Margin Settings

•  Display  the  INSERT  tab  •  Tap  or  click  the  ‘Draw  a  Shape’  bu2on  to  display  the  Draw  a  Shape  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  shape,  which  removes  the  gallery.  If  you  are  using  a  touch  screen,  the  shape  is  inserted  in  the  document  window;  if  you  are  using  a  mouse,  the  pointer  changes  to  the  shape  of  a  crosshair  in  the  document  window  

•  If  you  are  using  a  mouse,  posi*on  the  pointer  (a  crosshair)  in  the  approximate  loca*on  for  the  upper-­‐leb  corner  of  the  desired  shape  

•  Drag  the  mouse  to  the  right  and  downward  to  form  the  boundaries  of  the  shape  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

8  

Inserting a Shape

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

9  

Inserting a Shape

•  With  the  shape  selected,  tap  or  click  the  Posi*on  Object  bu2on  (DRAWING  TOOLS  FORMAT  tab  |  Arrange  group)  to  display  the  Posi*on  Object  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  posi*on  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

10  

Changing an Object’s Position

•  With  the  shape  s*ll  selected,  tap  or  click  the  Layout  Op*ons  bu2on  a2ached  to  the  graphic  to  display  the  Layout  Op*ons  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  op*on  in  the  Layout  Op*ons  gallery  

•  Tap  or  click  the  Close  bu2on  in  the  Layout  Op*ons  gallery  to  close  the  gallery  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

11  

Changing an Object’s Text Wrapping

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

12  

Changing an Object’s Text Wrapping

•  Select  the  shape,  and  tap  or  click  the  More  bu2on  in  the  Shape  Styles  gallery  to  expand  the  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  style  to  apply  the  selected  style  to  the  shape  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

13  

Applying a Shape Style

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

14  

Applying a Shape Style

•  Press  and  hold  or  right-­‐click  the  shape  to  display  a  mini  toolbar  and/or  shortcut  menu  

•  If  you  are  using  a  touch  screen,  tap  the  Edit  Text  bu2on  on  the  mini  toolbar;  if  you  are  using  a  mouse,  click  Add  Text  on  the  shortcut  menu  to  place  an  inser*on  point  in  the  shape  

•  Type  the  desired  text  in  the  shape  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

15  

Adding Text to a Shape

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

16  

Adding Text to a Shape

•  Select  the  text  of  which  you  wish  to  increase  the  font  size  

•  Display  the  HOME  tab  •  Repeatedly  tap  or  click  the  ‘Increase  Font  Size’  bu2on  un*l  the  text  is  the  desired  font  size  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

17  

Using the ‘Increase Font Size’ Button

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

18  

Using the ‘Increase Font Size’ Button

•  Display  the  DESIGN  tab  •  Tap  or  click  the  Themes  bu2on  to  display  the  Themes  gallery  

•  Tap  or  click  the  desire  theme  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

19  

Changing the Document Theme

•  Posi*on  the  inser*on  point  where  you  want  to  insert  the  clip  art  image  

•  Display  the  INSERT  tab  •  Click  the  Online  Pictures  bu2on  to  display  the  Insert  Pictures  dialog  box  

•  Type  the  desired  search  text  in  the  Search  box  •  Tap  or  click  the  Search  bu2on  to  display  a  list  of  clip  art  that  matches  the  entered  search  text  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

20  

Inserting Clip Art

•  Tap  or  click  the  desired  clip  •  Tap  or  click  the  Insert  bu2on  to  insert  the  selected  clip  art  in  the  document  at  the  loca*on  of  the  inser*on  point  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

21  

Inserting Clip Art

•  With  the  graphic  selected,  click  the  Advanced  Layout:  Size  Dialog  Box  Launcher  to  display  the  Layout  dialog  box  

•  In  the  Scale  area,  double-­‐tap  or  double-­‐click  the  current  value  in  the  Height  box  to  select  it  

•  Type  the  desired  height  in  the  Height  box  and  then  press  the  TAB  key  to  display  the  same  percent  value  in  the  Width  box  

•  Tap  or  click  the  OK  bu2on  to  close  the  dialog  box  and  resize  the  selected  graphic  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

22  

Resizing a Graphic to a Percent of the Original

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

23  

Resizing a Graphic to a Percent of the Original

•  With  the  graphic  selected,  click  the  Color  bu2on  to  display  the  Color  gallery  

•  Tap  or  click  the  color  to  change  the  color  of  the  selected  graphic  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

24  

Changing the Color of a Graphic

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

25  

Changing the Color of a Graphic

•  With  the  graphic  selected,  tap  or  click  the  Color  bu2on  to  display  the  Color  gallery  

•  Tap  or  click  ‘Set  Transparent  Color’  in  the  Color  gallery  to  display  a  pen  pointer  in  the  document  window  

•  Tap  or  click  the  loca*on  of  the  graphic  where  you  want  the  color  to  be  transparent  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

26  

Setting a Transparent Color in a Graphic

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

27  

Setting a Transparent Color in a Graphic

•  With  the  graphic  selected,  tap  or  click  the  Correc*ons  bu2on  to  display  the  Correc*ons  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  correc*on  to  change  the  brightness  and  contrast  of  the  selected  graphic  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

28  

Adjusting the Brightness and Contrast of a Graphic

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

29  

Adjusting the Brightness and Contrast of a Graphic

•  With  the  picture  selected,  tap  or  click  the  Picture  Border  bu2on  arrow  to  display  the  Picture  Border  gallery  

•  Tap  or  click  the  border  color  in  the  Picture  Border  gallery  to  change  the  picture  border  color  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

30  

Changing the Border Color on a Graphic

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

31  

Changing the Border Color on a Graphic

•  Posi*on  the  mouse  pointer  in  the  graphic  so  that  the  mouse  pointer  has  a  four-­‐headed  arrow  a2ached  to  it  

•  Drag  the  graphic  to  the  desired  loca*on  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

32  

Moving a Graphic

•  Tap  or  click  the  Paste  arrow  on  the  HOME  tab  to  display  the  Paste  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  paste  op*on  to  paste  the  object  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

33  

Using Paste Options

•  With  the  graphic  selected,  tap  or  click  the  Rotate  Objects    bu2on  to  display  the  Rotate  Objects  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  rotate  op*on  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

34  

Flipping a Graphic

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

35  

Flipping a Graphic

•  Display  the  INSERT  tab  •  Tap  or  click  the  Insert  Symbol  bu2on  to  display  the  Insert  Symbol  gallery  

•  Tap  or  click  More  Symbols  in  the  Insert  Symbol  gallery  to  display  the  Symbol  dialog  box  

•  Select  the  desired  font  and  subset  •  Tap  or  click  the  desired  symbol  to  select  it,  and  then  tap  or  click  the  Insert  bu2on  to  place  the  selected  symbol  in  the  document  to  the  leb  of  the  inser*on  point  

•  Tap  or  click  the  Close  bu2on  to  close  the  dialog  box  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

36  

Inserting a Symbol from the Symbol Dialog Box

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

37  

Inserting a Symbol from the Symbol Dialog Box

•  Tap  or  click  the  ‘Insert  a  Symbol’  bu2on  to  display  the  Insert  a  Symbol  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  symbol  in  the  Insert  a  Symbol  gallery  to  insert  the  symbol  at  the  loca*on  of  the  inser*on  point  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

38  

Inserting a Symbol from the Symbol Gallery

•  Display  the  HOME  tab  •  With  the  inser*on  point  in  the  paragraph  to  border,  tap  or  click  the  Borders  arrow  to  display  the  Borders  gallery  

•  Tap  or  click  Bo2om  Border  in  the  Border  gallery  to  place  a  border  below  the  paragraph  containing  the  inser*on  point  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

39  

Bottom Bordering a Paragraph

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

40  

Bottom Bordering a Paragraph

•  Tap  or  click  the  ‘Clear  All  Forma@ng’  bu2on  on  the  HOME  tab  to  apply  the  Normal  style  to  the  loca*on  of  the  inser*on  point  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

41  

Clearing Formatting

•  If  you  are  using  a  touch  screen,  press  and  hold  the  hyperlink  and  then  tap  the  ‘Show  Context  Menu’  bu2on  on  the  mini  toolbar;  if  you  are  using  a  mouse,  right-­‐click  the  hyperlink  to  display  a  shortcut  menu  

•  Tap  or  click  Remove  Hyperlink  on  the  shortcut  menu  to  remove  the  hyperlink  format  from  the  text  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

42  

Converting a Hyperlink to Regular Text

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

43  

Converting a Hyperlink to Regular Text

•  With  the  inser*on  point  posi*oned  in  the  paragraph  to  be  forma2ed,  tap  or  click  the  desired  style  in  the  Styles  gallery  to  apply  the  selected  style  to  the  current  paragraph  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

44  

Applying a Style

•  If  necessary,  click  the  tab  selector  at  the  leb  edge  of  the  horizontal  ruler  un*l  it  displays  the  type  of  tab  you  wish  to  use  

•  Click  the  loca*on  on  the  ruler  where  you  want  to  place  a  tab  stop  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

45  

Setting Custom Tab Stops

•  Display  the  INSERT  tab  •  Tap  or  click  the  ‘Insert  Date  and  Time’  bu2on  to  display  the  Date  and  Time  dialog  box  

•  Select  the  desired  format  •  If  desired,  tap  or  click  the  Update  automa*cally  check  box  

•  Tap  or  click  the  OK  bu2on  to  insert  the  current  date  at  the  loca*on  of  the  inser*on  point  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

46  

Inserting the Current Date in a Document

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

47  

Inserting the Current Date in a Document

•  Select  the  text  to  be  a  building  block  •  Tap  or  click  the  ‘Explore  Quick  Parts’  bu2on  on  the  INSERT  tab  to  display  the  Explore  Quick  Parts  gallery  

•  Tap  or  click  ‘Save  Selec*on  to  Quick  Part  Gallery’  in  the  Explore  Quick  Parts  gallery  to  display  the  Create  New  Building  Block  dialog  box  

•  Type  the  name  of  the  building  block  in  the  Name  text  box  

•  Tap  or  click  the  OK  bu2on  to  store  the  building  block  entry  and  close  the  dialog  box  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

48  

Creating a Building Block

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

49  

Creating a Building Block

•  Tap  or  click  the  ‘Explore  Quick  Parts’  bu2on  on  the  INSERT  tab  to  display  the  Explore  Quick  Parts  gallery  

•  Press  and  hold  or  right-­‐click  the  building  block  to  display  a  shortcut  menu  

•  Tap  or  click  Edit  Proper*es  on  the  shortcut  menu  to  display  the  Modify  Building  Block  dialog  box  

•  Make  the  desired  changes  in  the  Modify  Building  Block  dialog  box  

•  Tap  or  click  the  OK  bu2on  to  store  the  building  block  entry  and  close  the  dialog  box  

•  Tap  or  click  the  Yes  bu2on  when  asked  if  you  want  to  redefine  the  building  block  entry  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

50  

Modifying a Building Block

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

51  

Modifying a Building Block

•  Posi*on  the  inser*on  point  where  you  wish  to  insert  the  building  block  

•  Type  the  desired  text,  including  the  building  block  name  

•  Press  the  F3  key  to  instruct  Word  to  replace  the  building  block  name  with  the  stored  building  block  entry  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

52  

Inserting a Building Block

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

53  

Inserting a Building Block

•  Press  CTRL+SHIFT+SPACEBAR  to  insert  a  nonbreaking  space  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

54  

Inserting a Nonbreaking Space

•  Tap  or  click  the  ‘Add  a  Table’  bu2on  on  the  INSERT  tab  to  display  the  Add  a  Table  gallery  

•  Tap  or  click  the  cell  represen*ng  the  desired  number  of  rows  and  columns  in  the  table  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

55  

Inserting an Empty Table

•  Click  the  cell  in  which  you  want  to  enter  data,  and  type  the  data  

•  Press  the  TAB  key  to  advance  the  inser*on  point  to  the  next  cell  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

56  

Entering Data in a Table

•  Place  the  inser*on  point  in  the  table  •  Tap  or  click  the  More  bu2on  in  the  Table  Styles  gallery  on  the  TABLE  TOOLS  DESIGN  tab  to  expand  the  gallery  

•  Tap  or  click  the  desired  table  style  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

57  

Applying a Table Style

•  With  the  inser*on  point  in  the  table,  display  the  TABLE  TOOLS  LAYOUT  tab    

•  Tap  or  click  the  AutoFit    bu2on  to  display  the  AutoFit  menu  

•  Tap  or  click  AutoFit  Contents  on  the  AutoFit  menu,  so  that  Word  automa*cally  adjusts  the  widths  of  the  columns  based  on  the  text  in  the  table  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

58  

Resizing Table Columns to Fit Table Contents

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

59  

Resizing Table Columns to Fit Table Contents

•  If  you  are  using  a  mouse,  posi*on  the  pointer  at  the  boundary  above  the  column  to  be  selected  so  that  the  pointer  changes  to  a  downward  poin*ng  arrow  and  then  click  to  select  the  column  

•  If  you  are  using  a  touch  screen,  posi*on  the  inser*on  point  in  the  desired  column  and  then  tap  the  Select  Table  bu2on  and  then  tap  Select  Column  on  the  Select  Table  menu  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

60  

Selecting a Column

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

61  

Selecting a Column

•  Select  the  cells  containing  data  to  align  •  Tap  or  click  the  desired  alignment  op*on  on  the  TABLE  TOOLS  LAYOUT  tab  to  apply  the  alignment  op*on  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

62  

Aligning Data in Cells

•  Posi*on  the  mouse  pointer  in  the  table  so  that  the  table  move  handle  appears  

•  If  you  are  using  a  mouse,  click  the  table  move  handle  to  select  the  en*re  table  

•  If  you  are  using  a  touch  screen,  tap  the  Select  Table  bu2on  (TABLE  TOOLS  LAYOUT  tab  |  Table  group)  and  then  tap  Select  Table  on  the  Select  Table  menu  to  select  the  table  

•  If  you  are  using  a  mouse,  click  the  Center  bu2on  on  the  mini  toolbar  to  center  the  selected  table  between  the  leb  and  right  margins  

•  If  you  are  using  a  touch  screen,  display  the  HOME  tab  and  then  tap  or  click  the  Center  bu2on  to  center  the  table  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

63  

Centering a Table

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

64  

Centering a Table

•  Tap  or  click  the  ‘Insert  Rows  Above’  bu2on  on  the  TABLE  TOOLS  LAYOUT  tab  to  insert  a  row  above  the  row  containing  the  inser*on  point  and  then  select  the  newly  inserted  row  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

65  

Inserting a Row in a Table

•  With  the  cells  to  merge  selected,  tap  or  click  the  Merge  Cells  bu2on  on  the  TABLE  TOOLS  LAYOUT  tab  to  merge  the  cells  into  one  cell  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

66  

Merging Cells

•  Press  the  ASTERISK  key  (*)  as  the  first  character  on  the  line  

•  Press  the  SPACEBAR  to  convert  the  asterisk  to  a  bullet  character  

•  Type  the  text  for  the  list  item  •  Press  the  ENTER  key  to  place  another  bullet  character  at  the  beginning  of  the  next  line  

•  Repeat  the  previous  two  steps  for  the  remainder  of  the  list  

•  Aber  typing  the  last  list  item,  press  the  ENTER  key  two  *mes  to  turn  off  automa*c  bullets  as  you  type  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

67  

Bulleting a List as You Type

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

68  

Bulleting a List as You Type

•  Drag  through  the  address  in  the  le2er  to  select  it  •  Display  the  MAILINGS  tab  •  Tap  or  click  the  Create  Envelopes  bu2on  to  display  the  Envelopes  and  Labels  dialog  box  

•  If  necessary,  tap  or  click  the  Envelopes  tab  •  Type  the  desired  address  •  Insert  an  envelope  in  your  printer  •  Tap  or  click  the  Print  bu2on  to  print  the  envelope  ©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

69  

Addressing and Printing Envelopes

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

70  

Addressing and Printing Envelopes

•  Change  margins  •  Insert  and  format  a  shape  •  Change  text  wrapping  •  Insert  and  format  a  clip  art  image  •  Insert  a  symbol  •  Add  a  border  to  a  paragraph  •  Clear  forma@ng  •  Convert  a  hyperlink  to  regular  text  ©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

71  

Chapter Summary

•  Apply  a  style  •  Set  and  use  tab  stops  •  Insert  the  current  date  •  Create,  modify,  and  insert  a  building  block  •  Insert  a  Word  table,  enter  data  in  the  table,  and  format  the  table  

•  Address  and  print  an  envelope  

©  2016  Cengage  Learning®.  May  not  be  scanned,  copied  or  duplicated,  or  posted  to  a  publicly  accessible  website,  in  whole  or  in  part.  

72  

Chapter Summary

Chapter  3  Complete  

Microsoft Word 2013