Date post: | 05-Jul-2015 |
Category: |
Business |
Upload: | oscar-dubbeldam |
View: | 77 times |
Download: | 0 times |
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
TRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGE
�Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?
� 11NOVEMBER 2014
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Waarom archiveren we eigenlijk?
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
De content explosie
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Overheid en wetgeving
� Substitutie beleid
� Beleidsregel vervanging archiefbescheiden
� Richtlijnen tot het bewaren van documenten
� Belastingdienst – fiscale bewaarplicht, Douane
� AFM – controle financiële instellingen
� DNB – banken en beleggingsondernemingen
� Verslaglegging ondernemers
� B.V. jaarrekening
WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Stoppen met archiveren?
� Een realistisch alternatief?
� Wat zijn de risico’s?
� Controle door instanties
� Boekhouding niet beschikbaar
� Pensioenberekening niet meer te herleiden
� Klantentevredenheid
� Ik heb alleen de data, niet het document
� Onbekend klantgedrag!
� Wie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekend?
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Business case van archiveren
� Wat kost archiveren?
� Fysiek archief € 7.50 per meter/jaar
� E-archief€ 200,00 per meter/jaar
� Archiefbeleid
� Archiefmedewerkers
� Inrichting e-archief (IT)
� Medewerkers
� Software en onderhoud
� Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!
� Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
De praktijkDe praktijkDe praktijkDe praktijk
Een goed beleidEen goed beleidEen goed beleidEen goed beleid
� We archiveren alles en gooien niets weg!
� Records Management is enorm populair.
� We scannen voor Substitutie
� We slaan op in PDF/A
Maar, …Maar, …Maar, …Maar, …
� Iets terugvinden is nog wel eens een probleem.
� Quinto-P onderzoek(DNB 2012)
� >50% ontbreekt brondocumentatie
� Berekening ongelijk brondocumenten
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Vinden we wat we zoeken?
Google SearchGoogle SearchGoogle SearchGoogle Search MetaMetaMetaMeta----data searchdata searchdata searchdata search
We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Archiveren en Archiveren
� Elektronisch archief
� TIFF images
� Printdata
� Enterprise Content Management
� Proprietary
� Maatwerk
� Fileshare
� Eigen C: schijf
� Netwerk drives
� Macro4� LRS� Documentum� FileNet� OpenText� Lotus Notes� Oracle UCM� SharePoint� Mobius� Xerox� SAP� Hyland� Hyarchis� en nog vele, vele meer
Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Dan maar niet archiveren?
TE DUURTE DUURTE DUURTE DUUR
GEEN BELEIDGEEN BELEIDGEEN BELEIDGEEN BELEID
TE COMPLEXTE COMPLEXTE COMPLEXTE COMPLEX
TE VEELTE VEELTE VEELTE VEEL
GEEN CONTROLEGEEN CONTROLEGEEN CONTROLEGEEN CONTROLEALLES IN DATAALLES IN DATAALLES IN DATAALLES IN DATA
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Het alternatief!
� Alleen bewaren wat we nodig hebben
� In één systeem
� Direct terug te vinden
� Geen last voor de medewerker
� Lage beheerskosten
� Voor nu en in de toekomst
� Klinkt als een utopieKlinkt als een utopieKlinkt als een utopieKlinkt als een utopie
Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Stap 1 Stap 1 Stap 1 Stap 1 –––– Opschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelen
� OpschonenOpschonenOpschonenOpschonen
� Weggooien
� Niet te classificeren
� Temp
� Eigenaar onbekend
� OntdubbelenOntdubbelenOntdubbelenOntdubbelen
� Versies
� Kopieën
� Metadata of inhoud
20 à 30 procent van de content kan 20 à 30 procent van de content kan 20 à 30 procent van de content kan 20 à 30 procent van de content kan worden opgeruimd!worden opgeruimd!worden opgeruimd!worden opgeruimd!
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Classificatie – data verrijking
� ClassificatieClassificatieClassificatieClassificatie
� OCR en ICR
� Semantiek
� Thesauri
� DataDataDataData----verrijkingverrijkingverrijkingverrijking
� Standaardisatie
� Conversie
� Records Management
Terugvindbaarheid wordt vergroot. Terugvindbaarheid wordt vergroot. Terugvindbaarheid wordt vergroot. Terugvindbaarheid wordt vergroot. Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Conversie en Migratie
� ConversieConversieConversieConversie
� PDF of PDF/A (1,2,3)
� HTML5
� TIFF annotaties
� MigratieMigratieMigratieMigratie
� Archieven
� Postkamer
� Office toepassing
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Content Quality
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Stoppen met archiveren?
JAJAJAJA
� Om te verzamelen
� Omdat we niet weten wat de risico’s zijn!
� Omdat we de IT kant niet vertrouwen!
� Omdat we het papier wel eens kwijt zijn!
NEENEENEENEE
� Customer Experience
� Strategieontwikkeling
� Procesbeslissingen
� Historisch belang
� Compliance (voortbestaan onderneming)
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.
� MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.
� Migraine Free MigrationMigraine Free MigrationMigraine Free MigrationMigraine Free Migration
� Betrouwbaar,Betrouwbaar,Betrouwbaar,Betrouwbaar,
� Voorspelbaar enVoorspelbaar enVoorspelbaar enVoorspelbaar en
� ControleerbaarControleerbaarControleerbaarControleerbaar
� ECM MigratiesECM MigratiesECM MigratiesECM Migraties
� Data en contentData en contentData en contentData en content
WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
TRANSFORMING CONTENT
INTO KNOWLEDGE