Business Process Office  

Financial Services    

 

___________________________________________________________________________________ 

MILLENNIUM F.A.S.T.  P Card Training Guide 

__________________________________________________________ 

 

 

 

 

Author: Renee Cohen 

Version: 1.0 

Date:  April 23, 2013 

 

 

 

 

 

2  

Table of Contents  

Table of Contents .......................................................................................................................................... 2 

Introduction .................................................................................................................................................. 3 

Chapter 1:  How to process P Card Transactions .......................................................................................... 4 

Chapter 2:  How to Submit your P Card Package to Accounts Payable ........................................................ 9 

Helpful Hints ............................................................................................................................................... 12 

Conclusion ................................................................................................................................................... 13 

 

   

 

3  

Introduction 

 MILLENNIUM F.A.S.T Purchasing Card (P Card) was implemented  in the last quarter of 2007.  This 

implementation was the second phase of the conversion of paper based manual purchasing forms 

(MPOs)  to a more efficient electronic process.  The first phase consisted of the Web Requisitioning 

MILENNIUM application implementation. 

 P Card is a credit card (Mastercard) issued by the National Bankof Canada (NBC), property of Concordia 

University,  issued to designated staff or faculty members and is used for high volume,  low dollar value 

purchases for their departments.   Monthly limits are set by the cardholder’s Supervisor on the P Card 

application form.   

The P Card transactions are loaded in MILLENNIUM  nightly.  The cardholder  can update  their 

transacations in the P Card MILLENNIUM application  at this time, however monthly deadlines must be 

respected.     An encumbrance is created when purchases are made with the P Card and can be viewed 

in MILLENNIUM Finance Reporting.   

Each month cardholders receive  a statement from NBC,  they must  submit this credit card statement 

and all relevant receipts/ invoices along with the P Card MILLENNIUM statement appproved by their 

Supervisor no later than the 15th of the month following the transactions.   Accounts Payable reviews the 

documentation for completeness, accuracy  and compliance.  Once the monthly file is closed by 

Accounts Payable , which generally occur within the month following the transactions, the transactions 

will appear as “actuals” in MILLENNIUM Finance Reporting. 

This guide focuses on the basic steps required to process P Card transactions, and produce the monthly 

P Card statement in the P Card MILLENNIUM application.  This guide also reviews  the complete P Card 

cycle and details the responsibilites of the the cardholder and the cardholder’s Supervisor. 

If you require additonal  support or information regarding P card please  contact Accounts Payable. 

     

 

4  

Chapter 1:  How to process P Card Transactions  

Shortly after the goods are purchased with a P Card the cardholder must validate and code the 

transactions in the MILLENNIUM P Card application.  The MILLENNIUM P Card  application uses the term  

reconciling a transation for processing or coding transactions. 

Step 1:  Log on to MyConcordia Portal 

Step 2:  Choose Financial Services  

Step 3:  Choose MILLENNIUM Production 

Step 4:  Bypass the popup block 

Step 5:  In the Applications Section (top right hand corner) choose Purchasing Card   

 

 

Step 6:    Select Quick Launch 

 

 

 

 

 

5  

Step 7:  Under List of My Accounts select your Purchasing Card (in red) 

 

If there is more than one months  listed, select applicable billing date, ususally should  be the  most 

current 

Step 8:  Code (Reconcile) current  transactions 

Once the listing of your transaction is open 

Transactions that have not been reconciled will appear as

Transactions that have been reconciled will appear as

 

Click on the transaction(s) with the icon   

 

 

6  

Click on the pencil icon to enable editing 

 

Part of the P Card application process is to provide a default index code.  Transactions that are not 

reconciled will be coded with the default index code provided in the P Card application. 

 

Populate the Index field with the FUND or ORGN you would like to charge the expense to 

Click on disc icon to save 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Please note when populating fields always use UPPER CASE 

 

7  

The fund, orgn and prog will now be populated  

These are the fields that must be populated next: 

Acct:  the expense code 

o Click on the magnifying glass icon 

o Input the first numbers of the expense code, for example  79 

o Click Search 

o Double click on the chosen code 

Comments:  input what is purchased and other relevant  details 

  

 

Actv (Activity Code) and Locn (Location Code) are optional fields.  It is at the discretion of the cardholder 

to populate these fields. 

When everything is correct, click on disc icon to save 

 This must be repeated for all items purchased during the monthly cycle you are reconciling 

 

 

If you need help to determine which expense code to use there is a complete list in the My 

Concordia portal:  Financial Services → Other Reports→ Account Hierarchy 

 

8  

 

 

You have the option to split your transactions with other FUND and/ or ORGN codes 

Step 10:  Click on splitting icon 

 Repeat step 9 

Enter C in the Chart box 

Enter the Index, and ACCT (expense) code 

Enter the dollar amount before taxes in the Net field of the split transaction 

 

The MILLENNIUM P Card application will automatically readjust the taxes, the net and gross amounts of 

the original entry and populate the taxes and the gross amount of the new split entry  

 

 

9  

 

Chapter 2:  How to Submit your P Card Package to Accounts Payable 

 The P Card package consists of: 

National Bank of Canada monthly credit card statement 

Original receipts and invoices to support purchases 

MILLENNIUM  monthly statement approved  by the cardholder and the cardholder’s designated 

Supervisor 

Original shipping, packing and bill of landing documentation  (if applicable) 

Order documentation  (if applicable) 

 

Original receipts are mandatory. 

 

To generate the MILLENNIUM P Card statement: 

 

Complete step 1‐6 in Chapter 1 

 

Step 7:  Print monthly statement 

Under the Quick Launch tab, Click on Print Monthly Statements 

 

 

 

 

 

  

 

 

Please note that if you are in the edit transactions section, to exit simply click on 

Purchasing Card and the Quick Launch tab will reappear 

 

10  

 

Click on the drop down arrow next to period  

Select P Card statement for the applicable month  

  

Click on the account number 

 

  

 

 

 

 

 

11  

 

Screen will refresh 

•  The PDF version appears 

 

Step 8:  Review P Card statement and ensure all transactions are coded.   

 

 

 

 

 

Step 9:  Submit to Supervisor for approval 

The Supervisor must: 

Ensure all comments fields are populated 

Ensure that all purchases have a valid university business purpose 

o If purchase are research related, the Supervisor must ensure allowable as per the 

relevant granting agency’s regulations and guidelines 

Ensure index code (FUND, ORGN) is correct 

Verify amounts 

Ensure  supporting documentation is included and complete 

 

The approved P Card package must be submitted to Accounts Payable and received no later than the 

15th of the month following of the current monthly cycle.  Cardholders who do not respect this deadline 

may risk having their P Card revoked. 

The P Card package must be delivered through inter‐office mail or in person to: 

 

  P Card Administrator 

  Accounts Payable 

  S GM 701 

Please do not submit the P card package to Accounts Payable with any transactions coded 

with the account code 72900! 

 

12  

Helpful Hints  

P Card Limits: 

The  per transaction limit can’t  exceed  $5000.00  

The monthly spending limit is $5000.00 

All limits are subject to change based on the discretion of the immediate Supervisor, Principal 

Investigator or Financial Manager.  To modify spending limits the Supervisor, Principal 

Investigator or Financial Manager simply emails Accounts Payable. 

Access to the P Card application in MILLENNIUM 

Cardholders and their Supervisors will be set up when their application is processed 

Other end users may have  access  based on management approval 

o Requests are sent to the P Card Administrator in Accounts Payable 

 

   

 

13  

Conclusion  

 This guide’s objective is to provide the basic steps to code P Card transactions and submit the P Card 

package to Accounts Payable. 

 

The P Card is an efficient procurement tool that enables cardholders to order, pay for, and receive goods 

quickly, and is used for low dollar value high volume transactions. 

 

For any questions regarding the P Card please contact the P Card Administrator in Accounts Payable.