MODELO DE DIAGNÓSTICO DE FUNCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL

Pradip Khandwalla (1977) propone un modelo de diagnóstico que postula relaciones entre

cinco clases de variables, a las cuales ha llamado situacionales, estratégicas,

estructurales de comportamiento y de desempeño. Las variables situacionales o

contextuales abarcan el ambiente externo pudiendo llamárseles variables demográficas.

Estas representan la situación o contexto dentro en el cual la organización funciona. Son

la fuente primaria, de restricciones, contingencias, oportunidades y amenazas que como

unidad enfrenta la organización, y el conjunto de eventos e información que se originan

fuera de la organización. Representan el campo de fuerzas que en el largo plazo

conforman profundamente el trabajo interno de la organización. El modelo supone lo

siguiente:

Que el ambiente externo es el conjunto que tiene relevancia para los recursos que la

organización adquiere fuera de sus límites. El ambiente externo puede ser analizado en

términos de sus propiedades, en otras palabras, si es estable o dinámico homogéneo o

heterogéneo, y asi por el estilo. O puede ser analizado en términos de sus principales

componentes, como son, tipo de “sistema económico” y “estructura de mercado” en el que

opera la economía, el gobierno o marco legal, la cultura, la tecnología, el mercado, el

sector.

Las variables demográficas constituyen el modo principal en que una población de

organizaciones puede ser significativamente clasificada. Las principales son: tamaño

organizacional, edad, naturaleza del propietario (o quienes son los principales

beneficiarios de la organización). Se les llama variables situacionales o contextuales

porque, aún cuando afectan profundamente la organización pueden ser cambiadas

mediante la acción administrativa únicamente con gran dificultad.

Las variables estratégicas representan las metas de la organización la ideología y el estilo

de la alta administración y la estrategia organizacional para crecer y sobrevivir, reciben

ese nombre porque son manipulables en cierto grado y por que los cambios en ellas

pueden tener consecuencias importantes para la organización en el largo plazo. En la

literatura administrativa se les llama variables políticas.

Como puntualiza Pearsons, conducen a la organización como un todo hacia determinado

curso de acción. En el resto de la organización sigue la orientación de las variables

estratégicas, ellas son responsabilidad de la administración principal de las

organizaciones, algunas de sus dimensiones, se orientas hacia el medio externo, como lo

es la estrategia de afrontar los riesgos. Otras son orientaciones administrativas como la

orientación orgánica o participativa.

Las variables estructurales son aquellas que forman el esqueleto de la organización.

Describen las normas y las relaciones formalmente sancionadas por las que la

organización efectúa el trabajo repetitivo. La estructura de la organización se divide en

dos dimensiones: la supra-estructura y la infraestructura.

La supraestructura de la organización que constituye la forma en que se agrupan las

personas en departamentos dentro de la organización. La infraestructura es el sistema de

control y relaciones de autoridad, funciones del personal, formalización de las

comunicaciones, programas de acción múltiple y procedimientos de operación.

La infraestructura y supraestructura de la organización cumplen con varias funciones,

como son: la reducción de incertidumbre, diferenciación, coordinación e integración de

actividades. También constituyen variables estructurales, la tecnología y el conjunto de

programas que se lleva a cabo mediante el flujo de trabajo de la organización,

representan la disposición permanente del flujo de trabajo organizacional.

Las variables conductuales describen el comportamiento real que se da dentro de las

organizaciones como son sus esfuerzos por ordenar y estructurar (Rank and file struggle)

tanto la satisfacción de sus propias necesidades como la exigencia de esos esfuerzos por

parte de la organización. Algunas organizaciones muestran una gran cantidad de

conflictos entre individuos y grupos diferentes de la organización, otras hacen patente una

gran cantidad de cooperación. De igual manera la moral y la satisfacción en el trabajo

serán elevada en algunas organizaciones y baja en otras. En algunas habrá cantidad de

innovaciones en tanto que en otra presentaran pocos cambios. En otras aún, habrá

resistencia al cambio. En algunas sus miembros tienden a mostrar un comportamiento

altamente motivado, en otras, pueden estar menos motivados o en su defecto, mostrar

señales de alineación. Del mismo modo que las variables estructurales representan el

aspecto formal y estable del funcionamiento de la organización, las variables

conductuales constituyen los elementos dinámicos y no formales en el funcionamiento de

la organización.

Las variables de desempeño (o de acción) representan las dimensiones en cuyos

términos se evalúa el desempeño de la organización. Las variables de desempeño más

comunes son eficiencia (utilidad), tasa de crecimiento (positiva o negativa) y de grado de

mercado o aceptación de la comunidad. El comportamiento organizacional normalmente

es evaluado en relación con algunos estándares. El anterior desempeño de la

organización y el desempeño de organizaciones comparables, constituyen fuentes

habituales de esos estándares.

En el análisis, el modelo supone que las variables situacionales afectan las variables

estructurales y estratégicas. Por ejemplo, como Burns y Stlaker han mostrado, que un

ambiente dinámico propicia una ideología de flexibilidad, libertad, comunicaciones

abiertas y experiencia situacional en la alta administración. Esta ideología la capacita para

cubrir los problemas nuevos y complejos que genera el medio ambiente.

El modelo muestra que las variables situacionales además de afectar las variables

estratégicas y las estructurales, afecta también las variables de desempeño, de manera

proporcional, ya que las variables situacionales favorables pueden ayudar al desempeño,

de igual manera que las desfavorables pueden impedirlo.

El modelo señala que las variables estratégicas afectan las estructurales. Las metas y la

estrategia de administración se convierten en el diseño de los medios (estructura) por lo

que van a ser alcanzados. También la ideología de la administración puede ser un

poderoso moderador de la estructura organizacional.

Es por ello que el modelo propone las variables estructurales-tecnología, flujo de trabajo,

departamentalización, jerarquía y controles, afectan las variables conductuales,

significativamente la motivación, conflicto, cooperación, e innovación. Existen un amplia

creencia acerca de este efecto y al investigación lo confirma. Se cree ampliamente que la

automatización, y la estandarización del trabajo origina insatisfacción en el trabajador.

Persuasivamente Argyris ha probado, basándose en su investigación que las dimensiones

estructurales como la departamentalización, jerarquía y controles frustran las necesidades

de autonomía y desarrollo de quienes trabajan en la organización. Steiner ha enumerado

varias características estructurales como la descentralización, comunicaciones abiertas,

sistemas sugerencias y políticas heterogénicas de personal que pueden ser necesarias

para un comportamiento creativo en las organizaciones.

El modelo hipotética que junto con las variables situacionales también afectan el

desempeño de la organización las variables estructurales y de comportamiento. Si la

estrategia de la organización es audaz y extensiva, propiciara una consecuencia una

situación acorde con el trabajo que la organización lleva a cabo, mejor que si en igual de

condiciones adoptara una estrategia de cautela. Similares, una estructura organizacional

o tecnología que es adecuada para el trabajo de la organización cuya estructura tiene un

grado de diferenciación en integración apropiado a la naturaleza de sus tareas tienden a

ser una organización de relativamente alto desempeño. También parece creíble que altos

niveles de motivación y conducta innovadora están asociados con un superior desempeño

organizacional. De la misma manera, la alineación, el conflicto excesivo, y la resistencia la

cambio se asocian con deficiente desempeño organizacional.

En tanto que cada una de las variables situacionales estratégicas, estructurales y de

comportamiento pueden afectarlo aun en mayor medida. Esas combinaciones apropiadas

pueden ser llamadas “patrón de variables”. Motivo por el que la combinación de un

ambiente de trabajo dinámica, una filosofía administrativa afrontadora de riesgos, una

estructura organizacional flexible con fuertes sistemas de control e información y elevados

niveles de motivación y predisposición para aceptar el cambio en los aspectos de la

estructuración y ordenamiento, pueden, con mas seguridad, conducir a un superior

desempeño organizacional que cualquiera de las variables anteriores por separado. El

modelo hipotética que las combinaciones o patrones como los ya mencionados, son

poderosos determinantes del desempeño organizacional.

Por ultimo, el modelo propone que el desempeño, o mejor aun que la comparación del

desempeño con las metas previamente establecidas, conducen a la renovación de

aquellas variables que se ubican dentro del control administrativo. Ciertamente las

variables estratégicas y estructurales son susceptibles de modificaciones administrativas

en mayor grado que las contextuales y las del comportamiento. Para la mayoría de las

organizaciones es bastante difícil cambiar características del ambiente, el tamaño, la

edad, la naturaleza de los negocios, y así por el estilo, excepto si se consideran en largo

plazo. De igual manera es bastante difícil la modificación directa del comportamiento

humano. De ordinario, tienen poco éxito las exhortaciones a la cooperación, por parte de

la administración, a los grupos en conflictos, a menos que exista un líder carismático, será

contraproducente el ordenar a los subordinados trabajar intensamente, cooperar e

innovar, así como se tomen decisiones apropiadas que a la vez sean cumplidas.

El modelo aquí citado posee ciertas propiedades como son: la Causalidad, el análisis, el

nivel organizacional, el dominio de la teoría organizacional, el análisis organizacional y las

implicaciones del diseño organizacional, los cuales serás descritos a continuación:

Causalidad: consisten en la interrelación de las variables del modelo. En la vida real, la

causalidad a menudo, corre de una variable a otra, es decir en ambas direcciones. Como

por ejemplo podemos citar si el objetivo de la administración consiste en la estabilidad, y

el estilo de administración es conservador, el objetivo puede resultar en beneficios reales

para la organización dentro de los mercados estables. No obstante, se postula que es

debilitante la influencia de las variables estratégicas sobre las variables situacionales, por

lo menos en el corto plazo, a diferencia de la influencia de las variables situacionales

sobre las estratégicas.

Determinismo: hasta hoy toda la investigación organizacional indica que las relaciones

entre variables son estocásticas o probabilísticas en naturaleza y no exactas ni

deterministas. Por ejemplo un ambiente dinámico aumenta la probabilidad de que el estilo

administrativo sea sistematizado, aun que puede suceder que la administración cubra

muy exitosamente un ambiente dinámico por ser mecanicista. El mundo organizacional es

sumamente complejo, debido a que muchas fuerzas modelan las organizaciones, no

existen formula para modelar organizaciones, solo se puede concluir que si se llevan a

cabo ciertos cambios por mediar en las variables situacionales, los cambios específicos

serán mas probables en las variables estratégicas y estructurales.

Nivel de organización: otro aspecto importante que debe observarse en el modelo es que

es aplicable en todos los niveles de organización. el modelo se aplica a toda la

organización pero es aplicable también a cualquier departamento o división de la

organización que cumple con ciertas características.

La única diferencia consiste en que el resto de la organización constituye una parte

importante del ya mencionado ambiente externo o contexto de este departamento o

división. De aquí el que el ambiente externo de la compañía sean sus competidores, las

leyes del país y asi pro el estilo, por ejemplo incluye la competición que enfrenta con los

otros departamentos por la asignación de fondos, las políticas corporativas que conforman

el aspecto legal del medio ambiente, etc. Lo que esto implica para el análisis

organizacional es que si deseamos estudiar sus niveles superiores. Lo que encontremos

en estos niveles constituirá el fundamento del estudio del segundo nivel. Este proceso

sucesivo nos dará una comprensión suficiente del funcionamiento de todos los niveles de

la organización (departamento o división con las características de una organización). El

modelo primero se deberá aplicar en la unidad mas grande, de las mas pequeña que

forma parte, aun que si bien, de manera general y no en detalle, y emplear nuestro

discernimiento para aplicar el modelo con la intensidad a la entidad que de primordial

interés para nosotros.i

Dominio de la teoría organizacional:

i Khandwalla Pradip, The Design of Organizations, Michigan: Harcourt Brace, 1977

Anexo 1