MODUL 2

PERANAN KOMUNIKASI DAN ARUS INFORMASI DI DALAM

KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

KB 1PERANAN KOMUNIKASI DALAM

ORGANISASI

• Organisasi tidak berjalan tanpa adanya komunikasi. Seperti halnya kebutuhan manuasi terhadap oksigen, demikian pula kebutuhan organisasi dengan komunikasi.

• Koehler : communication, therefore is obviously vital to the life of the organization in such the same way that oxygen is vital to the life of an individual (Koehler, et all, 1976 : 41)

• Tahun 1920 & 1930 Elton Mayo dan F.J Roethlisberger melakukan penelitian di Hawthorne, yakni The Western Electric Company. Dalam studinya ini dihasilkan suatu konsep bahwa organisasi merupakan sistem sosial. Hal ini dipengaruhi System School yang salah satu hakikatnya adalah sistem sosial. Karyawan sesungguhnya merupakan unsur yang paling penting di dalam organisasi.

• Tujuan Komunikasi (menurut Uday Pareek)1. Memberikan informasi 2. Umpan balik (feedback)3. Pengendalian4. Pengaruh5. Pemecahan masalah6. Pengambilan keputusan7. Mempermudah perubahan8. Pembetukan kelompok9. Menjaga pintu• Komunikasi organisasi tidak hanya mengatur

kehidupan pribadi tetapi meliputi kehidupan di antara anggota organisasi tersebut.

• Proses inti organisasi adalah menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan, dan komunikasi merupakan alat untuk mencapai hal tersebut.

• Charles Cooley menyatakan betapa pentingnya kerja sama. Menurutnya kerja sama timbul bila orang menyadari bahwa mereka mempunyai kepentingan-kepentingan yang sama dengan dan pengendalian terhadap diri sendiri untuk mempengaruhi kepentingan tersebut juga melalui kerja sama (dalam Soekanto, 1982 : 66)

• Chester I. Bernard mengungkapkan pentingnya komunikasi dalam organisasi, bahwa fungsi eksekutif yang pertama dari komunikasi adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi (dalam Tubbs dan Moss, 1996 : 197).

4 Fungsi Aktivitas Komunikasi :1. Fungsi Informatif2. Fungsi Regulatif3. Fungsi Persuasif4. Fungsi Integratif

1. Fungsi Informatif : organisasi dipandang sebagai suatu sistem pengelolaan informasi sebanyak-banyaknya dengan kualitas sebaik-baiknya dan tepat waktu.

2. Fungsi Regulatif : fungsi ini berhubungan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.

1) Atasan yang berada pada pucuk pimpinan adalah mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan informasi

2) Berhubungan dnegan pesan (message), pesan regulatif berorientasi pada kerja.

3. Fungsi Persuasif : fungsi ini lebih banyak dimanfaatkan oleh pihak pimpinan dalam sebuah organisasi dengan tujuan untuk memperoleh dukungan dari karyawan tanpa ada unsur paksaan.

4. Fungsi Integratif : dengan adanya komunikasi anggota organisasi dapat memahami setiap kebijaksanaan pemimpin.

3 Fungsi Utama Organisasi Formal (menurut Charles Conrad dalam bukunya Strategic Organizational Communication)

1.A command function (fungsi perintah)2.A relational function (fungsi relasional)3.An ambiguity – management function

(funsi manajemen ambigu)

1. Fungsi Perintah : komunikasi memperbolehkan anggota membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. 2 jenis komunikasi yang mendukung fungsi ini : - pengarahan (directions)- umpan balik (feedback)

2. Fungsi Relasional : komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan dan mempengaruhi hubungan personal dengan sesama anggota dalam organisasi.

3. Fungsi Manajemen Ambigu : setiap hari manusia dihadapkan situasi untuk pengambilan keputusan yang terkadang dihadapakan dengan situasi yang ambigu atau tidak pasti

KB 2Arus Informasi dalam Organisasi

• Pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi (Robbins dan Jones) mengungkapkan bahwa organisasi modern adalah struktur yang kompleks dari berbagai ragam kegiatan yang hanya dengan komunikasi, kegiatan-kegiatan tersebut dapat diatur dan dipersatukan untuk mencapai suatu tujuan.

• Onong Uchjana Efendy : keterkaitan komunikasi dengan organisasi melalui pernyataan bahwa korelasi komunikasi dan organisasi terletak pada peninjauan yang terfokus pada manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

• Level analisis dalam komunikasi (Fedrick M. Jablin dan Kathleen J. Krone)

1. Level intraindividual2. Level interpersonal atau interaksi3. Level network atau organisasional4. Level macrosociental

1. Level intraindividual : komunikasi yang terjadi antaraindividu yang tergabung dalam organisasi.

2. Level interpersonal atau interaksi : komunikasi dilakukan dengan melibatkan kelompok kecil (small group)

3. Level network atau organisasional : interaksi organisasi, komunikasi terjadi antarbagian dalam suatu perusahaan

4. Level macrosociental : interaksi dengan lingkungan atau interaksi antarperusahaan

ARAH ARUS KOMUNIKASI1.Komunikasi Internal Komunikasi yang berlangsung antara orang-orang yang berada di dalam organisasi.

Alur komunikasi internal :- komunikasi vertikal- komunikasi horizontal - komunikasi diagonalAlur komunikasi menurut Wayne Pacea. downward communicationb. upward communicationc. horizontal communicationd. cross-channel communication

LIHAT GAMBAR 2.16

a. Downward communication Komunikasi berlangsung di antara orang-orang yang berada pada

tatanan manajemen (atasan) menyampaikan pesan kepada bawahan.5 jenis informasi yang dikomunikasikan :a) informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaanb) informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaanc) informasi mengenai kebijkan dan praktik-prakti organisasid) informasi mengenai kinerja pegawaie) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)Fungsi downward communication :a) pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction)b) penjelasan dari pimpinan mengenai mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan (job rationale)c) penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedure and practice)d) penyampaian informasi mengenai bagaimana penampilan pekerja e) pemberian informasi bagaimana mengembangkan misi perusahaan

b. Metode Downward CommunicationInformasi dari atasan ke bawahan melalui beberapa metode :a) Oral atau lisanb) Written atau tulisanc) Pictorical gambar, skema atau bagand) Kombinasi oral-written-pictoricalHal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari metode informasi ini :a) cara mana yang dianggap paling efektif untuk atasan melakukan komunikasib) cara mana yang paling sering dipergunakan?Menurut Level (1972): oral diikuti written

c. Upward communicationArus informasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan mempunya beberapa fungsi :- penyampaian informasi mengenai pekerjaan atapun tugas yang sudah dilaksanakan- penyampaian informasi mengenai persoal-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan- penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahanSelain fungsi-fungsi tersebut arus informasi dari bawahan kepada atasan ini pun memiliki nilai penting bagi keberhasilan sebuah organisasi :- menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan bagi pemimpin organisasi atau supervisor- memungkinkan supervisior mengetahui apakah bawahannya siap mendapatkan informasi dari atasan, dan bagaimana bawahan meneruma apa yang disampaikan atasan- memungkin supervisior mengetahui apa yang menganggu berlangsung kegiatan organisasi- membudayakan pengahrgaan dan loyalitas terhadap organisasi- membantu supervisior mengetahui apakah bewahan dapat juga memakai fungsi arus informasi dari bawahan kepada atasan tersebut- membantu bawahan mengatasi permasalahan pekerjaannya dan memperkuat kemampuan dalam bekerja

Upward communication, atasan mengharapkan informasi mengenai :1.Apa yang dikerjakan, hasil pekerjaan, perkembangan dan rencana ke depan dari bawahan2.Penjelasan masalah kerja yang tidak terpecahkan dimana bawahan mereasa memerlukan bantuan dan bimbingan3.Menyampaikan saran atau ide untuk perbaikan4.Menyampaikan bagimana bawahan berpikir dan merasakan tentang pekerjaannya, rekan bekerja, dan organisasinyaSharma (1979), mengemukakan sulitnya memperoleh analisis upward communication :1.Kecenderungan pekerja menyimpan pikirannya2.Perasaan pekerja bahwa supervisior dan manajer tidak tertarik dengan masalah3.Kurangnya perhargaan bagi pekerja yang menggunakan upward communication.4.Perasaan pekerja bahwa supervisor dan manajer tidak punya akses dan kurang responsif

Wendlinger (1973) menawarkan konsep open line di mana pekerja dapat menyampaikan masalah keluhan dan pendapat kepada manajemen puncak dengan jaminan :1.Identitas mereka dirahasiakan dan hanya diketahui oleh koordinator open line2.Jawaban tertulis dari manajer langsung ke alamat rumah pekerja

Planty dan Machaver (1952) menawarkan 7 pedoman atau prinsip untuk membina arus informasi dari bawah ke atas :•Program upward communication yang efektif haruslah direncanakan meskipun bersifat rahasia.•Program upward communication yang efektif dilakukan secara berkesinambungan.•Program upward communication yang efektif menggunakan saluran rutin•Program upward communication menekankan pada sensitivitas dan penerimaan dalam menanggapi ide dari bawahan.•Program upward communication melibatkan proses mendengar yang objektif.•Program upward communication melibatkan tindakan respon terhadap masalah.•Program upward communication menggunakan berbagai macam media dan metode untuk mendukung arus informasi

d. Horizontal communicationPertukaran informasi antara beberapa orang yang memiliki hubungan dekat. Tujuan arus informasi ini :

1. Mengkoordinasikan pekerjaan tugas2. Bertukar informasi dalam rencana dan kegiatan3. Mengatasi masalah4. Mendapatkan pemahaman bersama5. Memusyawarahkan, bernegoosiasi dan menengahi perbedaan6. Membangun dukungan interpersonal

Alasan komunikasi horizontal muncul (Pace)1. Mengorganisasikan penugasan pekerja2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan3. Memecahkan masalah4. Memperoleh pemahaman bersama5. Mencapai pemahaman bersama6. Menumbuhkan dukungan antarpesona

Metode yang bisa dilakukan dalam komunikasi horizontal :1.Rapat komite2.Interaksi informasi selama masa istirahat3.Percakapan telepon4.Memo dan catatan, yang umum dilakukan di antara pekerja5.Aktivitas sosial6.Lingkaran kualitas

Hambatan komunikasi horizontal :1.Di antara para pekerja sendiri yang ideanya saling bekerja sama ternyata saling curiga atau tidak ada kepercayaan2.Pertimbangan mengenai mobilitas ke atas3.Kompetisi sebagai sumber masalah tidak adanya komunikasi di antara pekerja.

e. Cross channel communicationAdalah komunikasi yang terjadi diadalam sebuah organisasi di antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian.Contoh?LIHAT GAMBAR 2.25

f. GrapevineGrapevine diartikan sebagai metode penyampaian informasi

yang bersifat rahasia dari individu lain dan tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa atau umum.

Ciri-ciri Grapevine (menurut Davis dan O’Connor) :• Grapevine berlangsung melalui mulut ke mulut• Grapevine bebas dari hambatan posisi dan organisasi• Informasi pada Grapevine bergerak cepat• Informasi dalam Grapevine seringkali tidak lengkap yang

memungkinkan disalahartikan• Grapevine cenderung dihasilkan oleh situasi yang

berlangsung di dalam suatu organisasi dari pada oleh orang-orangnya

• Umumnya 75%-90% pesannya akurat.

2. Komunikasi EksternalKomunikasi eksternal : komunikasi antara orang-orang yang berada di dalam organisasi dengan khalayak di luar organisasi.Tujuan Komunikasi Eksternal :1.Membina hubungan baik2.Menciptakan opini publik yang menguntungkan3.Memelihara dan menjaga citra organisasi tetap positif.

• Sifat Aliran Informasi1. Penyebaran pesan secara serentakBila semua anggota departemen, divisi, atau

bagioanbagian lain dalam suatu organisasi menerima suatu informasi secara bersamaan adanya teknologi memudahkan hal ini.

2. Penyebaran pesan secara berurutanPenyebaran pesan dalam prosesnya mula-mula penerima pesan pertama menerima dan menginterpretasikan pesan yang diterimanya, kemudian meneruskan hasil interpretasi pesan yang diterimanya kepada orang berikutnya dalam sebuah rangkaian posisi di organisasi.Kelemahan?

Pola Aliran Informasi• Pola Roda Mengarahkan seluruh informasi kepada

individu yang menduduki posisi sentral• Pola LingkaranMemungkinkan seorang anggota

berkomunikasi satu dengan lainnya, namun satu anggota tidak dapat berhubungan dengan semua anggota

LIHAT GAMBAR 2.31 dan 2.32 dan BAGAN 2.33