BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE
MODUL A
Prosjektledelse – Oversikt og Innsikt
Dag 4
Morten A. Torp
Version 2.5
09.06.2017
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 2
Gjennomføringsplan
Dag 1:
1. Prosjekter & prosjektledelse2. Kunde og leverandør3. Organisering4. Eierstyring
Introduksjon til eLæring og utdeling av Caseoppgave
Dag 2:
5. Prosjektmål6. Oppstart7. Arbeidsomfang8. Tidsplanlegging
Arbeid og presentasjon av Caseoppgave
Dag 3:
9. Kostnadsestimering10. Fremdriftsoppfølging11. Endringshåndtering12. Prosjektavslutning
Arbeid og presentasjon avCaseoppgave
Dag 4:
13. Kvalitet i prosjekter14. Usikkerhet15. Kontrakt & innkjøp16. Interessenter17. Kommunikasjon og
Samarbeid
Arbeid og presentasjon av Caseoppgave
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 3
13. Kvalitet i Prosjekter
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 4
Kvalitet i hht. Akseptansekriteier
Kvalitet i prosjekter er knyttet til leveransens design, ytelse og funksjonalitet
OMFANG/
KVALITET
TID
KOST
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 5
Akseptansekriterier og Forventet Kvalitet
▪ Akseptansekriterier = Krav til hva kunden aksepterer
▪ Basert på klare og målbare krav med oppgitt toleranse
▪ Beskrives i WBS
▪ Del av Kontrakt (Leverandørprosjekt) eller Prosjektplan (Kundeprosjekt)
▪ Justering av kvalitetskrav/akseptansekriterier gjøres gjennom Endringshåndtering
▪ Før prosjektet kan avsluttes skal alle leveranser vurderes i forhold til om kriteriene er oppfylt
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 6
Kvalitetsstyring
Gjennomføring
IdentifisereKundens
kvalitetskrav
Følge opp
arbeidet
Kvalitets-revisjoner
Endelig God-
kjenning
AvslutningPlanlegging
DefinereAkseptanse-kriterier
• Kvalitetsstyring er prosjektleders ansvar og del av bedriftens kvalitetssystem
• Kvalitetsplanen etableres i planleggingsfasen
Håndtereforventningerved endringer
og avvik
SjekkeKvalitet
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 7
Kvalitetsrevisjon
▪ To typer revisjoner:
o Verifikasjon av at leveransene er i hht. kvalitetskrav/akseptansekriterier
o Verifikasjon av at prosjektet følger bedriftens prosjektmodell/god praksis
▪ Gjennomføres av interne eller eksterne revisjonsteam
▪ Rapporterer evtl. funn og mulige tiltak til prosjektleder
▪ Planlegges slik at det mulig å få gjennomført tiltak
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 8
Eksempel på Kvalitetsplan
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 9
14. Usikkerhet
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 10
Prosjekter = Usikkerhet!
Usikkerhet
RisikoNegativ
konsekvens
MulighetPositivkonsekvens
Mye kan skje, og noe vil skje……..
Usikkerhet = differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den tilgjengelige informasjon (PS 2000, 1997)
Kjent usikkerhet kan styres og antall negative overraskelser kan reduseres!
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 11
Usikkerhetsstyring
Identifisere
usikkerhet
Evaluere
usikkerhet
Etablere
tiltaksplan
Oppdatere
tiltaksplan…
Evaluere
effekt av tiltak
Iverksette
tiltak
Usikkerhetsanalyse Fremdriftsoppfølging
.. og
hoved-
plan
• Sjekklister• Erfaringsdata etc.• «Brainstorming»
• Kvantitative og Kvalitative metoder
• Lage Risikomatrise
• Utnytte muligheter• Redusere risiko• Akseptere usikkerhet• Overføre usikkerhet
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 12
Tiltakene skal være …..
▪ … konkrete
▪ … definert med ansvar
▪ … definert i tid
Dette:
▪ … kan koste noe
▪ … og skal legges inn som en del av prosjektplanen (unngå flere parallelle planer)
Tiltak kan være både proaktive og reaktive
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 13
Struktur og Sammenheng
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 14
Risikoanalyse og Risikomatrise
Konsekvens
Sannsynlighet
1
# Usikkerhet Sannsyn-lighet
Konse-kvens
1 Manglende støtte fra ledelsen 2 3
2 Forsinket leveranse fra A/S Tut&Kjør 3 3
3 Avslag på konsesjonssøknad 2 2
4 Patentkonflikt på motor 3 2
5 Utilstrekkelig kompetanse i prosjektgruppe 1 2
2
3
4
51
2
3
1 2 3
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 15
Usikkerhetsstyring i PST
Klassekampen29/1 2015
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 16
Usikkerhetsstyring i alle Prosjektfaser
Usikkerhetsstyring er en kontinuerlig prosess!
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 17
Computerworld20/02 2015
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 18
Computerworld20/02 2015
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 19
15. Kontrakter og Innkjøp
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 20
Kunde og Leverandør i Prosjektmodellen
Forprosjekt Gevinstrealisering
B1
Planlegging Gjennomføring Avslutning
B2 B3 B4
TilbudForhandlinger/
KontraktPlanlegging Gjennomføring Avslutning
ForespørselGodkjentleveranse
B1 B2 B3 B4 B5 B6
Linjensansvar
Prosjektetsansvar
Leverandørensansvar
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 21
Innkjøpsprosessen (1)
▪ Innkjøpsstrategi
- Hva skal settes ut på kontrakt
- Når skal arbeidet utføres
- Bestemme kontraktsform/prisformat
▪ Kontraktsprosess
- Identifisere (flere) potensielle leverandører
- Utarbeide og sende ut forespørsler (med prosjektrammer)
- Evaluere tilbud
- Forhandle
- Inngå kontrakt
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 22
Innkjøpsprosessen (2)
▪ Etablering av kontrakt
- Hvem er kjøper og hvem er selger
- Hva skal leveres, når og hvor
- Pris og betalingsform
- Håndtering av avvik og tvister
- Håndtering av usikkerhet og endringer
- Juridisk bindende
- Samarbeidsdokument og styringsverktøy
▪ Prisformat
- Fordeling og prising av usikkerheten i prosjektet
- Enten
▪ 1. Fastpris (priskontrakt)
▪ 2. Regningsarbeid (kostnadskontrakt)
▪ 3. Kombinasjon av 1 og 2
▪ Kontraktsadministrasjon
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 23
Kontraktsformat og Usikkerhet
Overføring av leveranseansvar og usikkerhet til underleverandør
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 24
DagensNæringsliv15/5-17
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 25
Ulik forståelse av Arbeidsomfang
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 26
Oppfølging av kontrakter
▪ Krav til rapportering og innsyn
▪ Leveransemilepæler
▪ Fremdriftsrapportering
▪ Krav til kvalitet – akseptansekriterier
▪ Kvalitetsrevisjoner
▪ Betalingsmilepæler knyttet til sentrale leveranser
▪ Insentivmekanismer og dagbøter
▪ Leverandørens forpliktelser etter avsluttet leveranse
▪ Utførelse av garantiarbeider
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 27
Kontraktsforståelse
▪ Mulighet for revisjon av pågående arbeid i hht. kvalitetskrav
▪ Gjennomføring av felles prosjektmøter og felles usikkerhetsanalyser
▪ Regulerer partenes gjensidige plikter og rettigheter
▪ Forebygger uenighet og tvister, bidrar til fellesskap
▪ Store prosjekter etablerer ofte egen innkjøpsleder (kunde) og egen kundenansvarlig (leverandør)
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 28
Eksempel på Standardkontrakter
▪ Bygg og anlegg:
NS 8405, NS 3431, NS 8401
▪ Olje og gass:
NF 92, NTK 2000
▪ IKT:
SSA, IKT, PS 2000
▪ Forsvar:
BAF/ARF
▪ Industri:
Orgalime, NU 98, NL 01
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 29
16. Interessenter
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE
Mer fra sykehusprosjektet…..
Telemarksavisa15/12 2014
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 32
Interessenter
Ledelse
Prosjekteier
Prosjektleder
Prosjektdeltakere
Interne interessenter
Egen organisasjon
Omgivelsene
Eksterne interessenter
Individer og organisasjoner som er direkte involvert i prosjektet eller hvis interesser kan bli påvirket av
prosjektets gjennomføring eller resultat
• Interne• Styre/eiere/ledelse• Prosjektleder/prosjektdeltakere• Styringsgruppe• Linjeledere (avgir ressurser)• Brukere/referansegruppe/fagforeninger• Leverandør/samarbeidspartnere• …..
• Eksterne• Myndigheter/politikere• Kunder• Offentlige etater• Interesessorganisasjoner• Naboer/lokalbefolkning• Konkurrenter• Media• ……
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 33
Interessentanalyse
Identifikasjon
Analyse
Tiltak
Opplisting avinteressenter
Interessentene kategoriseres
Strategi for håndteringav interessentene
Gjennomføres ved oppstart (planleggingsfasen), passering av viktige milepæler og ellers etter behov
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 34
Kategorisering av Interessenter
Lit
en
Sto
rStor Liten
Gjerdesittere:
Involvere
Støttende:
Samarbeide
Motstandere:
Forsvare
Marginale:
Overvåke
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 35
Nøkkelspørsmål
▪ Hvem er de viktigste interessentene (finn «kulturarkitektene»)?
▪ Hva er nåværende holdning (til prosjektet og endringen) og hvorfor har de den?
▪ Hvilken holdning må/bør de ha for at prosjektet skal lykkes?
▪ Hva må vi gjøre?
▪ Hvem skal gjøre det og når skal det skje?
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 36
Eksempel på Interessentanalyse
Stakeholder Sterkt
imot
Imot Nøytral Støttende Sterkt
støttende
Årsak til
nåværende
status
Aksjon Ansvar Tid
IT-sjef XY Historikk
fargelegger
ståsted
Prosjektet må levere PL Nå
Systemadmini-
stratorer
XY Vil forsikre
seg om at
fagsystemer
fungerer
Sikre at systemer er
kompatible i nytt OS (i
forkant av migrering).
Informere i forkant.
Reklamere for ”white
list”
System-
ansv.
I hht.
plan
Stabssjef X Y Grunnleg-
gende
skeptisk
Personlig møte,
presentere planer
PL Neste
leder-
møte
Personalsjef X Y Dårlig
erfaring
Må være med på pilot
(selges inn)
PL I hht.
plan
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 37
17. Kommunikasjon og Samarbeid
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 38
Hva er Kommunikasjon?
▪ Utveksling av informasjon (meninger, oppfatninger, tanker og følelser) mellom individer gjennom et felles system av symboler, tegn eller atferd
▪ Utfordringen er å overføre din egen forståelse, oppfatning, kunnskap, dine følelser og stemninger til mottaker
▪ Jo mer aktive, jo bedre kommunikasjon
▪ Helhetlig prosess (både verbal og ikke-verbal)
o 7% ord, 38% tonefall, 55% kroppsspråk
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 39
Kommunikasjonsplan
▪ Plan for håndtering av informasjon i prosjektet (internt og eksternt)
▪ Målgruppe = Interessenter (henger nøye sammen med Interessentanalysen)
▪ Etableres i planleggingsfasen og vedlikeholdes kontinuerlig i hele prosjektets levetid
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE
Eksempel
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 41
Prosjektledelse er først og fremst Ledelse
▪ Situasjonsbestemt ledelse
▪ Teambasert ledelse
▪ Endringsledelse
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 42
Hva er motiverende?
▪ Innhold/mening/variasjon i oppgaver
▪ Videreutvikling/læring
▪ Selvstendighet/treffe egne beslutninger
▪ Bli sett/oppnå anseelse
▪ Se sammenheng mellom oppgaver og omverden
▪ Oppgaver forenlig med en ønsket fremtid
▪ Støtte fra leder/kolleger
Nøkkelen til egen motivasjon ligger hos den enkelte –De må i utgangspunktet ha lyst til å jobbe i prosjektet!
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 43
Konstruktive Tilbakemeldinger
▪ Ærlige – ekte hjelp
▪ Beskrivende – ikke dømmende
▪ Konkrete, vær saklig – ikke personlig/vurderende
▪ Rettes mot forhold det er mulig å gjøre noe med
▪ Vurder tid og sted, men så raskt som mulig
▪ Kontroller om budskapet er forstått av mottaker
▪ Kommuniser enkelt – gå rett på sak
▪ Gi råd/antyd alternative løsninger
▪ Gi alltid et valg
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 44
En tørrlagtleders erkjennelser
Aftenposten 2/1 2015
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE
God ledelse...
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 46
90% av Prosjektledelse er Kommunikasjon!
Åpen og målrettet kommunikasjon
Delegering av oppgaver
Involvering/Coaching/Fasilitering
Prosjektlederen som LEDER
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE
Resultat som forventet?
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE
BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 49
….og helt til slutt
http://youtu.be/r22Ty_wZAuw