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MONOGRAFIA COMU.docx

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DISCRIMINACIN

2016

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

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2016

UNIVERSIDAD PRIVADA DE TACNA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALESESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERASDOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

ESTUDIANTES: Miriam Arhuata Quea Jackie Gonzalo Tacora Grazia Quionez Ccalla Alioska Sanhueza Colque

CICLO: II CURSO: Comunicacin Oral y Escrita II DOCENTE: Mariela Berrios Flores

NDICE1-INTRODUCCIN42-DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS52.1- CARTA62.2- SOLICITUD82.3 - OFICIO122.4- COMUNICADO152.5 - INFORME182.7- AVISO242.8- HOJA DE VIDA253-CONCLUSIONES264-BIBLIOGRAFA27

1- INTRODUCCIN

2- DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

CONCEPTOLa actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos actos.FUNCIONESSon dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos: Funcin de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos. Funcin de comunicacin. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha comunicacin es tanto interna - entre las unidades que componen la organizacin administrativa - como externa - de la Administracin con los ciudadanos y con otras organizaciones.

CARACTERISTICASSe pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Producen efectosNo cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no estn destinados a la produccin de efecto alguno como son, por ejemplo, los resmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin administrativa. Son emitidos por un rgano administrativoEl emisor de un documento administrativo - aqul que lo produce - es siempre uno de los rganos que integran la organizacin de una Administracin Pblica Su emisin es vlidaUn documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

2.1- CARTA2.1.1 DEFINICINLa carta es un medio de comunicacin escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).2.1.2 ESTRUCTURA Partes de la carta: a) Encabezado: nombre, direccin a quien va dirigida, fecha del da y lugar al que se dirige. b) Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas. c) Exposicin: del asunto, con los temas pertinentes. d) Despedida: cortesa con la que se da trmino a la carta. e) Firma: clara, o en sustitucin tambin puede llevar el nombre en extenso. f) Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente). g) Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la cartah) Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario). i) Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario. j) Texto: exposicin del asunto que motiva la carta. k) Antefirma: razn social o denominacin de la causa. l) Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.2.1.3 CARACTERSTICAS Uso de un lenguaje formal, claro y sencillo, evitando una serie de errores comunes de las cartas formales Extensin breve y concisa Estructura precisa y coherente, con una clara separacin de las ideas en prrafos y con una diferenciacin de las partes de la carta formal Busca dar informacin completa de aquello que se desea expresar Empleo de frmulas de cortesa y de la 2 persona formal (usted, ustedes) Normalmente, se dirige a personas no conocidas y trata temas formales2.1.4 TIPOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Ciencias Contables y Financieras26

Carta de presentacin Carta de referencia Carta de solicitud Carta de recomendacin Carta comercial Carta de agradecimiento Carta de despido Carta documento La carta formal Carta de trabajo Carta de invitacin Carta de pedido Carta de contrato Carta laboral Carta de oficio Carta de crdito La carta familiar Carta de compromiso

TIPOS DE CARTA CARACTERSTICAS

Amistosa Estilo desenfadado, lleno de confianza y agrado, segn el grado de intimidad que se tenga con el destinatario.

Comercial Tiene estructura fija. Estilo breve y corts.

Divulgativa Dirigida a un pblico amplio, aparece en peridicos, revistas u otro tipo de publicaciones.

Familiar Manifiesta cario y afecto a un familiar.

Informativa Se usa para comunicar decisiones, convocatorias, acuerdos...

Literaria Reflejo de los sentimientos y sensaciones del autor o de alguno de los personajes de una obra literaria.

Social Comunicaciones sobre actos sociales, participaciones de eventos, invitaciones...

Agradecimiento Las ideas que se deben expresar en esta carta son admiracin, gratitud o elogio a un favor realizado.

Felicitacin Se enva con motivo de un aniversario, cumpleaos o un feliz acontecimiento.

Psame Escrito motivado por el fallecimiento de alguien cercano al destinatario

2.1.5 EJEMPLOPRIMER EJEMPLO:CARTA DE INVITACINSantiago, 14 de junio de 2003Manuel Montt 367A la atencin del Sr. H. RiverosSANTIAGO DE CHILEAsunto: Invitacin a charlaDistinguido Cliente:

Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizar el da 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditrium, que brindar el reconocido autor de varios libros sobre managment, el seor Tom Peters.

La charla consistir en los siguientes tpicos: "el saber escuchar", "escuchar no es or", "en qu consiste escuchar?" y "saber escuchar = ms productividad".

Esta invitacin es slo para nuestros ms exclusivos clientes, por lo cual esperamos contar con su presencia.Saludo a usted atentamente,

Pamela A. RitchieGerente General

SEGUNDO EJEMPLO: CARTA FORMALGuadalajara a 14 de agosto de 2015Sra. Carmen Crdenas CataoEncargada del Centro de vacunacin:Presente:Sra. Directora, me dirijo a usted en calidad de representante legal del Rogelio Martnez quien es el nio titular de la cartilla de vacunacin 23456, el cual no recibir su vacuna correspondiente a esta campaa de vacunacin debido a que se encuentra en tratamiento mdico de otra ndole.

Le ruego su comprensin y fije en su momento una fecha adecuada para cumplir con este trmite.

Reiterando mis respetos,

Mara de la Luz Martnez NezFirma

2.2- SOLICITUD

2.2.1 DEFINICINLa solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.2.2.2 ESTRUCTURA

PARTES DE UNA SOLICITUDa) Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. Ejemplo: SOLICITO: Examen de subsanacinb) Destinatario:Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse despus de la sumilla y todo en mayscula.Ejemplos: SEOR DIRECTOR DEL COLEGIOc) Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridadEjemplo: Seor Director (SD)

d) Presentacindel solicitante: datos o referencias personales, tales como Nombres y apellidos completos Ciudadana Edad DNI (documento nacional de identidad) domicilio.e) El texto, cuerpo o peticin: Es el asunto argumentativo que consta de dos partes: La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos legales vigentes por los que se solicita.La peticin correspondiente que se afianza con la inclusin de los documentos requeridos para tal efecto.f) La despedida o conclusin: Llamado tambin pie. Consta de dos partes:Mencionalo expuestoen la solicitud. Ejemplo: Por lo expuesto:Son expresiones de agradecimiento por la atencin que se d al documento y se termina haciendo mencin a la justicia. Ejemplo: A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.g) Lugar y fecha. Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la derecha.h) Firma.

2.2.3 CARACTERSTICAS

Usode unlenguaje formal, claro y sencillo:es importante que expreses de forma concisa el propsito de tu carta y te dirijas al destinatario con frmulas de cortesa. Extensinbrevey contenido dividido en prrafos claramente diferenciados Estructuracoherente,con una claraseparacin de las ideasen prrafos yrespetando elformato de la carta de solicitud Uno de sus objetivos es tratar dedar informacin completade la peticinque se deseas realizar Empleo defrmulas de cortesa y de la 2 persona formal (usted, ustedes) Normalmente, se dirige a personas no conocidas y tratatemas formales,como por ejemplo, solicitar una beca, un aval bancario, un presupuesto, una donacin, etc.

2.2.4 TIPOS

Peticin:Solicitudes respetuosas de carcter general o particular las cuales pueden ser presentadas de manera verbal, escrita, electrnica y a travs de cualquier medio idneo para la comunicacin o transferencia de datos. El contenido de las peticiones deben tener relacin directa con la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares. Toda peticin se resolver dentro de los quince 15 das siguientes a su recepcin, de no ser as la entidad notificar al usuario las razones por las cuales no se resolvi e indicar la fecha en la cual entregar respuesta definitiva.

Queja:Es la manifestacin de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relacin con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores pblicos en desarrollo de sus funciones. Toda queja se resolver dentro de los quince 15 das siguientes a su recepcin, de no ser as la entidad notificar al usuario las razones por las cuales no se resolvi e indicar la fecha en la cual entregar respuesta definitiva.

Reclamo:Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solucin, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestacin indebida de un servicio o a la falta de atencin de una solicitud. Todo reclamo se resolver dentro de los quince 15 das siguientes a su recepcin, de no ser as la entidad notificar al usuario las razones por las cuales no se resolvi e indicar la fecha en la cual entregar respuesta definitiva.

Consulta:Es una solicitud que se hace sobre un tema especializado relacionado con funciones o situaciones propias de la entidad, toda consulta se resolver dentro de los treinta 30 das siguientes a su recepcin, de no ser as la entidad notificar al usuario las razones por las cuales no se resolvi e indicar la fecha en la cual entregar respuesta definitiva.

Denuncias:Es una conducta posiblemente irregular, la cual es puesta en conocimiento ante una autoridad competente, para que se adelante la correspondiente investigacin penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o tico profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. Dentro de los 15 das, despus de la radicacin, se informar al usuario el estado de la denuncia.

Felicitaciones:Manifestacin satisfaccin del usuario frente a los bienes y servicios prestados por parte de la entidad.

Solicitudes:Son aquellos requerimientos que realizan los usuarios en los cuales, la respuesta o el documento solicitado es entregado en un lapso no mayor a15 das. Ej: Solicitud de Retenciones, Solicitudes de Paz y Salvo y Solicitudes de Saldo.

Solicitud de Copias:Toda persona tendr acceso a los documentos oficiales y podr pedir y obtener copia de ellos. Sin embargo, la peticin se negar si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la Constitucin Poltica o las leyes autorizan tratar como reservados y deber ser motivada. Debern resolverse dentro de los diez 10 das siguientes a su recepcin. Sugerencia:Es la manifestacin de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestin de la entidad. Se tendrn en cuenta las sugerencias para analizar los procedimientos internos de la entidad y mejorar los trmites y servicios prestados a los ciudadanos.

2.2.5 EJEMPLOPRIMER EJEMPLO:SOLICITA CONSTANCIA DE ESTUDIOSSEOR DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JUAN XXIII DE CAJAMARCASDAndrea Gmez Marn, alumna del primer grado, seccin, A turno maana, del plantel que usted dignamente dirige, con 19 aos de edad y domiciliada en el Jr.Bolvar N 240 Cajamarca, ante usted, con el debido respeto expongo lo siguiente:Que es para m requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a medio tiempo) presentar una constancia de estudios del ao que estoy cursando y as poder ayudar a mis padres que se encuentran delicados de salud ,por lo que recurro a su despacho para que se me expida dicho documento.POR TANTO:Solicito a usted acceder a mi peticin por ser de justicia.Cajamarca, 07 de mayo del 2012.Andrea Gmez MarnSEGUNDO EJEMPLO: SOLICITA CERTIFICADO DE TRABAJOSEOR GERENTE REGIONAL DE MINERA YANACOCHACAJAMARCAIsidro Llico Grados, con DNI N 26701208 , domiciliado en el Jr.Chota N 238 de esta ciudad, ante usted ,con el debido respeto expongo:Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que prest en esa Direccin regional como Jefe de la Unidad de Planillas,Grado IV,Subgrado 1,durante dos aos: del 02 de enero del 2010 hasta el 31 diciembre del 2011.POR LO EXPUESTO:Es justicia que espero alcanzar.Cajamarca ,15 de mayo del 2012.Isidro Llico GradosDNI N 26701208

2.3 - OFICIO2.3.1 DEFINICINEl oficio es un documento de carcter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector pblico y por extensin, en algunas instituciones educativas, culturas, sociales y deportivas que no dependen del Estado. Es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de ms alta jerarqua.Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.2.3.2 ESTRUCTURA

El oficio tiene las siguientes partes obligatorias: Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia. Fecha.- Esta es la que da vigencia al trmite. Lugar(puede ser opcional) Nmero.- Este es un indicativo, generalmente es un folio. Destinatario.- Es la persona o personas que estn destinadas a recibir el documento. Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir. Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones. Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar. Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento. Firma.- Se escribe la rbrica a mano del responsable o responsables. Anexo.-

Y las siguientes complementarias Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa) Referencia Anexo: Este se puede usar o no, siempre depender del asunto y se utilizan o al encargado.2.3.3 CARACTERSTICASa) El papel por logeneraldebeser de 21 22 cm de base por 32 33 de altura. Sucalidadha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, sucolorel blanco, quedando las decolorespara copias ycomunicacionesinternas.b) El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.c) Debajo del membrete se coloca el nmero de oficio.d) Lleva impreso el sello de la dependencia que enva lacomunicacin.e) El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y corts.f) Trata un solo asunto.g) Se escribe siempre a mquina.h) Se extiende en original y duplicado.

2.3.4 TIPOS CLASES DE OFICIO: Estructuracin segn formatos.Los oficios simples y mltiples se estructuran en base a formatos establecidos por cada institucin.

a) OFICIO SIMPLEEl oficio simple ,conocido comnmente slo como oficio se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas,participar la realizacin de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo destinatario.

CARACTERSTICAS El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institucin que se nomina en la parte llamada destinatario. Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos mltiples. Lleva la palabra oficio o el cdigo como denominacin del documento. Usa con copia. Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a los que se indica en la con copia.

b) OFICIO MLTIPLEEl oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin simultneamente a varios destinatarios.Caractersticas. El oficio mltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte denominada distribucin Todos ellos, por constituir tales ,son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempean. En el cdigo lleva oficio mltiple! Como nombre del documento y mantiene la misma numeracin para todos los ejemplares. El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco ,con la nica mencin del tratamiento seor o al ,segn formatos que se empleen. En los oficios mltiples de difusin interna, no es obligatorio completar este espacio, pero s,en los de circulacin externa. El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre dedestinatariodeber comprender tantas lneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio. El texto del oficio mltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe decirse ,por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes.sino tengo el agrado de dirigirme a ustedcomo si el oficio tuviera un solo destinatario. Usa distribucin en lugar de con copia Por lo general es impreso en computadora. Se es tipeado,el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envan las copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.

2.3.5 EJEMPLO

EJEMPLO DE OFICIO SIMPLE:OFICIO NUM. 11 847 / 09 HBCARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010Seor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:Marcelo Ruival GmezAsunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.Referencia: 578 CSDHB534A travs de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado da viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, ms precisamente en sus fondos cubiertos.La seguridad de la empresa en cuestin se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron ms tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pas por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logr zanjar los problemas y convenci a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamenteDireccin General Ejemplode.com y CIAMarcelo Ortega y Venancio

EJEMPLO DE OFICIOS MLTIPLES:Consejo JudicialGobierno de la Ciudad de Mxico D.FAsunto: ComunicadoFecha: 10 de febrero de 2015Emisor: Consejo de transporteReceptores: Ana Mara Prez Rodrguez y/o Ricardo Vargas GutirrezCon el presente se les comunica que pueden pasar a recoger el vehculo descrito como Nissan Platina Color Rojo placas rpe2145, que ha sido dado de alta en la direccin de trnsito. Al haberse cubierto la multa correspondiente se puede pasar a recoger el vehculo.As lo establece el C. Director de trasportes de esta ciudad para los efectos legales correspondientes de conformidad con el artculo 45 del reglamento de la institucin.AtentamenteCarlos Rivero Saldaa

2.4- COMUNICADO

2.4.1 DEFINICINUncomunicadoes unadeclaracin, unanota, uninformeo unparteque comunica unainformacinpara su conocimiento pblico. El comunicado puede ser elaborado por una persona, una empresa, una organizacin o un gobierno y suele ser difundido a travs de losmedios de comunicacin masiva. 2.4.2 ESTRUCTURA Ttulo La seccin del ttulo, o encabezamiento, identificaa quinva dirigido el comunicado interno. Debe contener tems como remitente, fecha de envo y asunto del memorando. Atencin a esta parte, pues debe tener un ttulo que sea suficientemente atractivo, para que el memorando no sea ignorado. Acurdate de incluir slo a aquellos que de verdad necesitan recibirlo. AperturaEl prrafo de apertura define y presenta elpropsitode tu comunicado. En un artculo publicado en Write Express, la editora del portal, Stacie Heaps, explica que esta parte debe ser muy breve, con pocas frases. Por ejemplo, si el comunicado tiene como objetivo presentar una nueva poltica empresarial, s breve y deja claras las negociaciones sobre el asunto en el prximo tem. Cuerpo del textoAl elaborar el contenido del cuerpo del comunicado, comienza por la informacin principal que abri el texto. Aprovecha paraexplicarla mejor. Slo despus incluye informacin ms general y menos importante. Pero no olvides la regla bsica: no te extiendas mucho. CierreEn la ltima parte del texto deben ir las consideraciones finales. Si crees necesario retomar algo, aprovecha este espacio. De acuerdo con la especialista, lo ms recomendado es concluir el texto de manerapositiva, para dejar una buena impresin. Acurdate tambin de incluir un saludo final o atentamente al concluir el comunicado.2.4.3 CARACTERSTICAS Debe poseer un titular original que adems sea claro, conciso y directo.

Debe empezarse el cuerpo del texto estableciendo lo que sera tanto la fecha como la ciudad en la que se realiza. No debe tener prrafos muy largos y debe contar con un lenguaje sencillo, no hay que optar por un vocabulario muy profesional y recargado. Asimismo hay que destacar que el cuerpo del comunicado debe dar comienzo con uno o dos prrafos que sean de inters, que atrapen al lector y que contengan la informacin ms relevante que se quiere transmitir a travs de aquel. Quien lea el comunicado debe ver cmo se responde a las siguientes preguntas: sobre quin trata, cul es la noticia, cundo va a ocurrir lo que se cuenta, dnde tiene lugar, porqu es importante o cmo va a producirse. Al final debe contener la informacin de contacto de la entidad que lo emite as como de la persona que lo ha realizado. De esta manera, los medios de comunicacin que quieran aclarar dudas al respecto de ese documento o deseen ampliar los datos tendrn claro con quin deben ponerse en contacto para lograr ese mencionado objetivo.2.4.4 TIPOS COMUNICADOS GUBERNAMENTALESRealizados por un gobierno, una dependencia gubernamental, o un funcionario autorizado. Son comunicados usados generalmente para informar de manera oficial, dando a conocer el comunicado tratando de llegar a la mayor cantidad de poblacin utilizando los medios de comunicacin (como cuando un gobierno informa sobre un desastre natural, o se da la postura oficial de un gobierno ante un suceso trascendente. El gobierno da a conocer su postura oficial ante un hecho, o desmiente informacin falsa o errnea).

COMUNICADOS EMPRESARIALES:Son los comunicados que se enfocan en sectores ms reducidos, pudiendo ser a sus propios trabajadores, (comunicados internos) refirindose a un suceso o accin que los afecte, o se dirigen a sectores ms grandes. (Como cuando las empresas promocionan algn producto, servicio o mejoras al mismo, o en los casos en que se informa de alguna falla en un producto o la suspensin temporal o permanente de algn servicio). COMUNICADOS REALIZADOS A NOMBRE DE UNA INSTITUCIN:Son los comunicados en los que una institucin, pblica o privada, da a conocer una noticia que afecte a sus miembros. (Como en el caso de una escuela privada que anuncie cambios en las reglas de ingreso a la misma, o en las cuotas, dndolo a conocer a los interesados utilizando a los medios de comunicacin para tal fin). COMUNICADOS HECHOS POR UNA PERSONA:Son los comunicados que da una persona (poltico, empresario, artista etc.) en donde se puede dar a conocer alguna informacin de inters de un sector de poblacin (como en el caso de un cantante que da a conocer que dar una prxima gira) o para desmentir informacin errnea (como en el caso de un funcionario que desmienta algn rumor referente a su desempeo en un cargo).2.4.5 EJEMPLOEJEMPLO DE COMUNICADO EMPRESARIAL DIRIGIDO A UN AMPLIO PBLICO:Martes 28 de Mayo de 2013Mxico D.F.La empresa Comestibles Baratos S.A de C.V.Anuncia atentamente mediante este comunicado a todos los clientes de esta cadena de tiendas, que el Da de maana Mircoles 29 de Mayo de 2013, debido a la huelga de trabajadores empacadores de esta cadena de tiendas y a la solidaria huelga que hacen junto con ellos algunos empleados de otras reas, nos veremos forzados a abrir las tiendas fuera de los horarios habituales de 8:00 A.M a 10:00 P.M, trasladando por nica vez los horarios de apertura y cierre de tiendas a los siguientes horarios:De 10:00 A.M a 9:00 P.M.Este cambio ser slo por esta nica vez, siendo normales todos nuestros dems servicios.Esto es slo temporal, pronto se volver a la normalidad en el horario de apertura y cierre de nuestros establecimientos.Atentamente:Alba Bosa AguadaGerente general de tiendas Comestibles Baratos S.A de C.V.

EJEMPLO DE COMUNICADO OFICIAL GUBERNAMENTAL:Mircoles 29 de Mayo de 2013Mxico D.F.La secretara de educacin pblica SEP, anuncia mediante estecomunicadoque en los estados de Tabasco, Veracruz, Oaxaca, Guerrero, y Campeche, se suspendern las clases en todos los niveles escolares en escuelas pblicas y privadas, por motivo del paso del huracn EMMANUEL por dichas zonas del territorio nacional.Las clases se reanudarn despus del paso del meteoro mediante previa evaluacin de los daos estructurales que pudiera haber ocasionado dicho fenmeno natural en las instalaciones educativas de los estados mencionados anteriormente.Atentamente:Gustavo Hernndez GarcaSecretario de Educacin Pblica.2.5 - INFORME2.5.1 DEFINICINEs un texto a travs del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que ste lleve a su etapa final.Un informe necesita ser claro y preciso, adems debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a travs del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado2.5.2 ESTRUCTURA a) Cubierta:Autor(es), Ttulo,: Lugar, Editorial, Ao, Pginas.b) Tabla de Contenido:Sumario e ndices.c) Cuerpo:Propsito - Mtodo o procedimiento Hechos Anlisis y discusin Conclusiones, recomendaciones o solicitud.d) Apndices:Bibliografa . Ilustraciones, grficos o todo otro material complementario.Este esquema es naturalmente ideal o convencional. Si el informe es corto, puede agregar do o ms partes en una sola o prescindir de alguna.Los informes largos, pueden dividirse en subttulos para facilitar su lectura, comprensin y recordacin. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse normalmente dos tipos de series de designacin o numeracin:2.5.3 CARACTERSTICAS El informe es generalmente redactado para un superior, como una obligacin profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un pblico amplio.

El contenido del informe no depende de la eleccin del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto tcnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.

Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografas, diagramas, grficos, estadsticas, cuadros numricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.

El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la prctica de cada caso (frmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo.

Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos, sin intencin artstica. Muchas veces se adaptan frmulas expresivas ya elaboradas por la tradicin, que deben respetarse.

El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos.

Los modos bsicos de un informe: La narracin, la descripcin, la exposicin y la argumentacin2.5.4 TIPOS a) Informe formal:tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institucin (Preliminar, en marcha, final, diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual)

b) Monografa:Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado acadmicamente segn un mtodo cientfico o tcnico, es la expresin del resultado de esa investigacin. Se usa en las escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografa tiene sus propias reglas y estructura que lo diferencia de los dems ejemplos. Posee sus propios pasos, presentacin, tipo de letras y mrgenes, etc.)

c) Tesis:Designa la proposicin que se mantiene con razonamiento para llegar a una conclusin vlida, fundada.

d) Orales:Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser escritos, pero tambin pueden ser orales.2.5.5 EJEMPLOPRIMER EJEMPLO:INFORME DE VENTASAuto partes Martines S. A

Con el presente, le comunico las ventas de los ltimos dos meses Junio y Julio en los que las ventas aumentaron considerablemente, sobre todo en lo que atae a refacciones de frenos y transmisin.

Se obtuvieron 5000 refacciones de frenos para el modelo Tsuru de Nissan, de las cuales se han vendido 4600, llegando casi a su totalidad.

Para los trmites necesarios, se anexa la documentacin correspondiente a los ingresos y egresos, as como copia del libro mayor.

De la misma marca y modelo de tener 8000 kits de afinacin completa en existencia, se han vendido en su totalidad, y contamos con pedidos por un total de 6000 ms, de los que solo falta entregar.

Recibimos 15 devoluciones por fallos en las piezas, las cuales se espera que sean enviados 9 en cuanto se apruebe el trmite y se reembolso el dinero correspondiente en los 6 restantes.

Para las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas correspondientes y las fichas de reembolso correspondientes.

Mxico D.F. a 12 de enero de 2012.

(Firma)Ing. Manuel Rincn Gamboa

SEGUNDO EJEMPLO: INFORME DE CONSEJODe conformidad con el Artculo 6o. de los Estatutos del Consejo de Administracin de la Ca. de Telecomunicaciones, S.A., con fecha 16 de julio de , se llev a cabo la Junta de Consejo 18, con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y Acuerdos, concretndose los siguientes Acuerdos por unanimidad:1.- A partir del lo. de enero del ao prximo se incrementar el capital social de la empresa en $11,000,000.00 (ONCE MILLONES DE PESOS M.N.), para la construccin de una nueva planta de componentes electrnicos en San Juan del Ro, Qro., con una aportacin de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno, Jal., no cuenta con insumos secundarios producidos en la zona para la manufactura de aparatos de telefona celular, tenindose que comprar y trasladar desde el Distrito Federal, lo cual ha incrementado el costo de fabricacin, motivo por lo que, se acuerda el cierre de estas instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres aos a Naucalpan, Edo. de Mxico, cuyo costo ser estudiado y analizado por las Gerencias de Produccin y de Finanzas para ser presentado a este Consejo en la prxima junta del lo. de septiembre prximo.La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del mismo da, habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.Espaa, Madrid., a3 deDiciembre de 2009.EL SECRETARIO DE ACTAS Y ACUERDOSLIC. PATRICIO ZUIGA BARRAGAN

2.6 - MEMORANDO2.6.1 DEFINICINMemorndum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestin la cual deber ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestin con la cual est relacionadoEl memorando es una comunicacin que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se resean los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracin de un asunto importante o grave.2.6.2 ESTRUCTURA Nombre(s) de a quien se dirige Nombre(s) del remitente(s) Fecha Asunto Escrito redactado brevemente. Firma(s)Su redaccin debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicacin no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y corts al mensaje.2.6.3 CARACTERSTICAS Se redacta en tercera persona. Se refiere por completo al tema planteado (es especfico-exacto). Utiliza la construccin positiva. no usarodeos de palabras. Las oraciones son directas y claras y cortas

2.6.4 TIPOS a) InformativoLos memorandos a los empleados suelen tener como objetivo informar a lasmasas. Por lo tanto, si un nuevo empleado entra en laempresa, la gestin enviar una nota para introducir a esta persona y explicar su funcin. Los memorandos pueden informar a los empleados acerca de una nueva poltica o un cambio en la estructura de informes para la empresa tambin. Las notas informativas proporcionan datos generales y detalles sobre el personal, las polticas y los acontecimientos.b) DirectivaAlgunas notas son directamente para que los empleados hagan algo o cambien un comportamiento. La nota podra explicar una cuota no satisfecha o un aumento de los gastos. El Departamento de Recursos Humanos puede enviar un cdigo de vestuario revisado o especfico. Por lo general, el propsito de estas notas es alertar a los empleados de un posible problema o desafo del que tienen que ser conscientes o superar. Hay una accin esperada o implcita.c) AclaracinUna nota aclarando podra empezar diciendo que "Ha llegado a nuestra atencin que... ". El objetivo es ofrecer una explicacin ms detallada sobre la poltica o incluso discutir un rumor que est circulando. Las notas aclaratorias ofrecer ms explicaciones o aaden informacin sobre una anterior nota. En algunos casos, la administracin enviar una nota de aclaracin sobre la actualizacin o modificacin de la poltica de empleados o regulacin. Alternativamente, un grupo de empleados puede crear una nota para aclarar algo dicho por un supervisor o para aclarar expectativas.d) ResponderUn memorando de respuesta responde a una solicitud de otro departamento o un grupo de empleados, como un comit. Esto puede corresponder a un cambio de hora de reunin o reordenacin de oficinas. Documenta la solicitud y lo que ocurrir o no ocurrir como resultado de la respuesta. Los empleados de todos los niveles pueden escribir y enviar este tipo de nota.e) SocialLos memorandos sociales avisan de comidas de trabajo en los prximos das, das voluntarios o comidas informales programadas en los diferentes departamentos. Si la empresa es grande, tiene ms probabilidades de recibir una nota acerca de una oportunidad social para toda la empresa. Las organizaciones ms pequeas pueden no tener el tiempo para poner este tipo de informacin en una nota.2.6.5 EJEMPLOPRIMER EJEMPLO:

SEGUNDO EJEMPLO:Santiago de Quertaro, Quertaro a 31 de Octubre del 2012.Memorando No. 0256Para: Seor Antonio Lpez Lpez. Empleado de Almacn.De: Lic. Ernesto Borrego Estrada. Gte. De PersonalAsunto: Amonestacin por faltar a curso de capacitacin.El pasado 28 de octubre tuvo a lugar el curso Manejo de inventarios de almacn al cual usted fue invitado con anticipacin pero no se present.La empresa realiza inversiones en capacitar a su personal con el fin de mejorar los procesos de trabajo, ayudarles a que los realicen correctamente y disminuir los errores que puedan presentarse.De acuerdo al reglamento interno de trabajo que en su artculo 27 seccin V dice La capacitacin laboral es obligacin de la empresa impartirla y del trabajador tomarla, en caso de que el empleado no asista a los cursos de capacitacin se le cobrar el monto invertido en el curso.Por esta ocasin no se le cobrar, pero en caso de recurrir en esta conducta, la prxima vez se le descontar va nmina el costo del curso sin mediar aviso.

2.7- AVISO

2.7.1 DEFINICIN2.7.2 ESTRUCTURA 2.7.3 CARACTERSTICAS2.7.4 TIPOS 2.7.5 EJEMPLO

2.8- HOJA DE VIDA

2.8.1 DEFINICINEs un documentos que se genera dentro de la organizacin y se registra la informacin del personal que labora dentro de la organizacin especificando, informacin laboral, acadmica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compaa.2.8.2 ESTRUCTURA a) Datos del remitente: Se distribuyen segn el modelo. b) Datos del destinatario: Centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre. Tratamiento: Ttulo acadmico, con mayscula inicial. Nombre: Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida o mayscula inicial, se escriben los dos apellidos. Sin negrilla. c) Cargo: Se escribe con mayscula inicial. d) Empresa: Se anota en la lnea siguiente al cargo, con su denominacin: Razn social, sigla o acrnimo. Direccin o apartado: Se utiliza una de las dos. e) Destino: Puede ser local, nacional o internacional

2.8.3 CARACTERSTICAS Este documento es estipulado por cada organizacin para la decisin del manejo de informacin interno se puede archivar de manera fsica o digital Se recomienda que la informacin sea breve, veraz y eficaz2.8.4 TIPOS 2.8.5 EJEMPLO

3- CONCLUSIONES

4- BIBLIOGRAFA

http://es.slideshare.net/paulandreavalbuena/documentos-administrativos-vistos-en-clase-1http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://creacionliteraria.net/2012/05/la-solicitudconceptopartes-y-modelos/http://www.ejemplode.com/11-escritos/1244-ejemplo_de_oficio.htmlhttp://milagrosreyesortiz.blogspot.pe/2010/10/definicion-y-caracteristicas-de-carta.html


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