www.infodocenligne.wordpress.com 01/03/2013

Dossier thématique

Les moteurs de recherche d’entreprise Aurélie Gilabert

Dossier réalisé par Aurélie Gilabert

Mars 2013

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Ce document est mis à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons

Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification 3.0 non transposé.

INTRODUCTION 1

PREMIERE PARTIE – UN MOTEUR DE RECHERCHE D’ENTREPRISE, QU’EST-CE QUE

C’EST ? 2

Moteur de recherche : de quoi parle-t-on ? 2

Moteur de recherche web ou entreprise : quelles différences ? 8

DEUXIEME PARTIE – UN MOTEUR DE RECHERCHE D’ENTREPRISE POUR QUOI

FAIRE ? 10

Quel est l’intérêt d’utiliser un moteur de recherche dans l’entreprise ? 10

Quels sont les usages possibles d’un moteur de recherche d’entreprise ? 13

MOTEUR DE RECHERCHE D’ENTREPRISE, COMMENT CHOISIR ? 16

Les questions à se poser avant de choisir un moteur de recherche 16

Panorama de l’offre 20

POUR CONCLURE 25

SOURCES 26

1

Introduction Voici un dossier consacré à la recherche d’information en entreprise, une notion aussi appelée

enterprise search ou business search, avec ses outils dédiés : les moteurs de recherche d’entreprise.

Pourquoi un tel sujet ? Car ce sont des outils de plus en plus adoptés par les entreprises et qui

présentent de réels intérêts pour la gestion de l’information.

J’ai d’ailleurs rencontré plusieurs cas d’entreprises qui souhaitaient mettre en place un moteur de

recherche interne.

En octobre 2012, l’ADBS a organisé une formation intitulée « Mettre en place un moteur de

recherche d’entreprise », qui est reconduite pour l’année 2013. L’ADBS, toujours, a aussi organisé à

Lyon une journée d’étude, en partenariat avec Collaboratif Info, sur le thème : « Le moteur de

recherche interne, élément clé de l’accès à l’information dans l’entreprise ». Cet intitulé reflète bien

la principale fonction des moteurs de recherche d’entreprise.

Ce sont des outils qui ont toute leur place dans la stratégie de gestion et d’accès à l’information

d’une entreprise ou d’une organisation. Dans un univers informationnel en croissance exponentielle,

il est nécessaire de mettre en place des outils pour s’y retrouver. Les moteurs de recherche

d’entreprise permettent de répondre à ce besoin et de faire plus encore.

Ce dossier est construit autour de trois axes, répondant aux questions : quoi, pourquoi et comment.

Qu’est-ce qu’un moteur de recherche d’entreprise ? Comment le définir ? Comment

fonctionne-t-il ?

Qu’est-ce que l’utilisation d’un moteur de recherche peut apporter à l’entreprise ?

Comment choisir un moteur de recherche ? Quelles sont les questions à se poser ? Quels

sont les critères de choix ?

Les objectifs de ce dossier sont :

De fournir une première approche des moteurs de recherche d’entreprise à ceux qui veulent

en savoir plus sur le sujet,

De montrer l’intérêt qu’il peut y avoir à utiliser ces outils,

De fournir des pistes pour les personnes qui souhaiteraient mettre en place un moteur de

recherche d’entreprise.

2

Première partie – Un moteur de recherche d’entreprise, qu’est-ce que

c’est ? Pour bien comprendre les enjeux des moteurs de recherche d’entreprise commençons par définir de

quoi il s’agit et comment ils fonctionnent. Attardons-nous ensuite sur ses particularités.

Moteur de recherche : de quoi parle-t-on ? Avant de définir un moteur de recherche d’entreprise,

commençons par définir ce qu’est un moteur de recherche en

général, ainsi que son principe de fonctionnement.

La principale fonction d’un moteur de recherche est de signaler

l’existence et la localisation de ressources répondant à la

demande de l’utilisateur – demande formulée via des mots-clés

choisis librement.

Sur le site de l’ADBS, on trouve la définition suivante1 :

« Robot de recherche : logiciel permettant la construction automatique d’index de mots contenus

dans les pages d’informations sur des sites web ou autres ressources sur l’internet et leur

interrogation à travers des interfaces dédiées ; la construction automatique d’un index suppose un

module de collecte automatique des données qui opère sur les sites serveurs (spider ou crawler) et

un module d’indexation qui construit automatiquement l’index à partir des résultats de l’étape

précédente ; l’interrogation suppose un module de recherche spécifique sur les index ainsi créés

(moteur de recherche). »

Pour sa part, l’Encyclopédie Wikipédia2 définit un moteur de recherche comme :

« Une application web permettant de retrouver des ressources (pages web, articles de forums

Usenet, images, vidéos, fichiers, etc.) associées à des mots quelconques. Certains sites offrent un

moteur de recherche comme principale fonctionnalité ; on appelle alors moteur de recherche le site

lui-même. »

Comme le montre la définition de l’ADBS, un moteur de recherche est composé de trois éléments

essentiels. Ces trois éléments correspondent aux trois étapes du fonctionnement d’un moteur de

recherche.

Un module de collecte automatique des informations (appelé aussi crawler ou spider)

Un module d’indexation

Un module de classement automatisé des informations

1 http://www.adbs.fr/robot-de-recherche-18537.htm?RH=OUTILS_VOC 2 http://fr.wikipedia.org/wiki/Moteur_de_recherche

3

Les trois étapes de fonctionnement d’un moteur de recherche

Le robot crawler parcourt tous les contenus qui doivent être indexés par le moteur de recherche. Il

« lit » les informations contenues dans les ressources, en extrait les plus importantes et les stocke sur

des serveurs afin de s’en servir pour constituer un index.

Le module d’indexation permet l’indexation automatique du contenu récolté à l’étape précédente.

Selon le Dictionnaire de l’information publié aux éditions Armand Colin, la forme basique de

l’indexation automatique « est le traitement du texte intégral (full text) et la constitution de fichiers

inversés par élimination des mots vides et sélection de toutes les chaînes de caractères situées entre

deux séparateurs. »

Le moteur de recherche construit deux index :

Un index contenant le corpus d’informations capturées par le robot crawler ;

Un index inversé contenant la liste de tous les mots-clés relevés lors de l’indexation et

associé aux ressources qui les contiennent avec leur adresse.

C’est cet index inversé que le moteur de recherche interroge lors d’une requête. Grâce à lui, il n’a pas

à parcourir tous les documents indexés pour déterminer lesquels sont intéressants. C’est ce qui lui

permet de faire remonter des résultats en quelques millièmes de secondes3.

On constate d’ailleurs qu’il est plus rapide de faire une recherche dans un corpus aussi étendu que le

web que de faire une recherche dans un document PDF assez long, qui lui ne dispose pas d’index.

3 http://www.christian-faure.net/2006/09/23/quelques-vidences-sur-le-moteur-de-recherche/

4

Le classement des résultats identifiés lors d’une requête se fait grâce au module de classement.

Pour les moteurs de recherche sur le web, c’est

lors de cette étape que se joue la concurrence.

L’algorithme de classement est ce qui fait la

différence entre les différents moteurs de

recherche. En effet, un moteur de recherche qui

ne fait pas remonter des résultats pertinents pour

l’utilisateur en haut de liste ne va pas être utilisé

bien longtemps.

Pour classer ses contenus, le moteur de

recherche se base sur la fréquence des mots-clés

et sur leur répartition dans le document. Cela permet de faire des calculs de pondération et de

mesurer l’importance d’un mot par rapport à son poids dans l’ensemble de la ressource. Plus un mot-

clé est présent, plus il est important. Et la place du mot joue aussi : un mot présent dans le titre est

plus important que s’il se trouve dans le corps du texte. C’est ce que l’on appelle le tri par pertinence

et c’est la base du classement automatisé de documents.

Mais cette méthode montre des limites et il est facile de la détourner. Les moteurs de recherche ont

donc cherché d’autres moyens pour classer leurs résultats.

Le tri par popularité prend en compte la valeur des liens hypertextes pointant vers la page

considérée. C’est sur cette méthode qu’est basé le PageRank de Google.

Le tri par mesure d’audience se base sur le nombre d’internautes qui ont visité la page et sur le

temps qu’ils y ont passé. Plus le nombre d’internaute ayant visité une page est élevé et plus ils y ont

passé de temps, plus cette page sera placée haut par rapport à une autre avec les mêmes mots-clés.

Il existe plusieurs catégories de moteurs de recherche. Leurs principales différences tiennent surtout

au périmètre dans lequel la recherche est effectuée. Mais le fonctionnement en trois étapes4 (crawl,

indexation, classement) est le même pour tous.

On trouve plusieurs grands types de moteurs de recherche :

Les moteurs de recherche sur internet qui permettent d’interroger le web avec pour le plus

connu d’entre eux Google. Citons aussi Bing, Duckduckgo ou Ixquick Search.

4 http://www.google.com/insidesearch/howsearchworks/thestory/

5

Les moteurs de recherche internes à un site web, comme par exemple ceux permettant de

trouver un produit sur un site marchand. C’est une catégorie de moteur de recherche

d’entreprise mais tourné vers l’extérieur.

Capture d’écran du site Fnac.com et utilisation de son moteur de recherche

Les moteurs de recherche installés sur un ordinateur personnel (desktop search5) qui

permettent de rechercher en local sur l’ordinateur comme Copernic Desktop Search ou

Spolight sous MacOS.

5 http://jean-ferre.blogspot.fr/2009/02/desktop-search-et-moteur-de-recherche.html

6

Les moteurs de recherche intégrés dans des logiciels comme les CRM, les GED ou autres

applications métiers.

Interface de recherche avancée du système de gestion de contenu Alfresco

Les moteurs de recherche d’entreprise proprement dit. Ce sont ces derniers qui nous

intéressent ici.

Les moteurs de recherche d’entreprise sont des outils qui indexent les contenus situés dans plusieurs

entrepôts d’informations de l’entreprise (c’est-à-dire les serveurs et applications où sont stockées les

données).

Leur fonctionnement est le même que celui décrit précédemment pour les moteurs web, mais il

rajoute un élément en plus : les connecteurs6. Il s’agit d’un adaptateur qui va permettre au moteur

de recherche de se connecter aux différentes sources d’information à indexer pour aller les crawler.

Ces informations sont ensuite mises en communs et des traitements peuvent leur être appliqués

(enrichissement sémantique, mise en relation de données, repérage des doublons…). La recherche

s’effectue via une interface qui ressemble de plus en plus à celles des moteurs web.

6 http://www.christian-faure.net/2006/09/10/choisir-un-moteur-de-recherche-pour-lentreprise/

7

Schéma représentant le fonctionnement d’un moteur de recherche d’entreprise

Un moteur de recherche d’entreprise ne fonctionne donc pas tout à fait pareil qu’un moteur de

recherche sur le web. Il s’adapte aux spécificités du contexte dans lequel il s’inscrit. En effet, les

problématiques de recherche en entreprise ne sont pas les mêmes que sur le web.

CONNECTEURS

Indexation et traitement des données

Présentation des résultats

Interface utilisateur

8

Moteur de recherche web ou entreprise : quelles différences ? Les paragraphes suivant s’inspirent notamment de l’article d’Eric Debonne, Moteur de recherche

Internet versus Entreprise7.

Volumétrie et sélection de l’information

Même si les volumes d’information produits par les entreprises ont une croissance exponentielle, ils

sont encore loin d’atteindre ceux du web.

Sur la toile, les moteurs de recherche procèdent à une sélection des pages qu’ils indexent, alors que

dans l’entreprise tous les documents doivent être indexés. A part quelques documents exclus pour

des raisons de confidentialité ou des documents privés par exemple, les utilisateurs doivent pouvoir

retrouver tout document intégré dans le système d’information via le moteur de recherche.

Sécurité et droit d’accès

Sur le web, les documents sont publics et tout document indexé peut être consulté par n’importe

quel internaute. Dans l’entreprise, l’accès aux documents est soumis à des droits. Le moteur de

recherche doit intégrer ces règles de sécurité afin de ne pas permettre à un utilisateur d’accéder à un

document qu’il n’a pas le droit de consulter.

Hétérogénéité de l’information

Les documents indexés sur le web sont

généralement au format HTML ou à la rigueur

dans des formats bureautiques classiques

(format traitement de texte, PDF…). Dans

l’entreprise, le moteur de recherche doit être

capable d’indexer de nombreux formats

différents, dont certains provenant

d’applications métier spécifiques.

Métadonnées

Sur le web, les moteurs de recherche

accordent peu d’importance aux métadonnées et privilégient plutôt le contenu des pages. Or, dans

l’entreprise ces métadonnées sont porteuses d’informations essentielles (auteur, date de création,

type de document, langue…). Il est important que le moteur les indexe et les traite pour faciliter la

recherche de l’utilisateur. De plus, dans le cas de certains formats de documents pour lesquels l’outil

ne peut pas indexer le contenu (fichiers son ou vidéo, formats propriétaires fermés), les

métadonnées sont les seuls éléments sur lesquels l’outil peut s’appuyer lors d’une recherche.

7 http://www.solaci.com/blog/2007/11/moteur-de-recherche-internet-versus.html

9

Pertinence de la recherche

Sur le web, la pertinence des documents est en grande partie fondée sur les liens qui pointent vers

une page. Ce système ne peut pas être reproduit en entreprise pour la bonne et simple raison que les

documents de l’entreprise ne sont pas reliés entre eux par des liens hypertexte. Le calcul de la

pertinence d’un document sera plutôt basé sur les occurrences de mots, leur place et leur poids dans

le document. Par ailleurs, dans l’entreprise, l’administrateur de l’outil de recherche peut influer

manuellement sur la pertinence en donnant plus d’importance à certains critères afin d’offrir aux

utilisateurs des résultats plus pertinents selon le contexte.

Avec cette comparaison, on voit bien que la recherche sur le web et la recherche en entreprise, bien

qu’ayant des points communs, ont des problématiques différentes.

Si, pour le web, tout le monde voit clairement quels peuvent être les avantages d’un moteur de

recherche pour trouver des informations, cette utilité apparaît moins clairement pour les moteurs

d’entreprise.

Pourquoi utiliser un moteur de recherche dans le système d’information de l’entreprise ? C’est à

cette question que la deuxième partie de ce dossier va s’efforcer de répondre.

10

Deuxième partie – Un moteur de recherche d’entreprise pour quoi

faire ? A quoi peut bien servir un moteur de recherche dans une entreprise ? Pour répondre à cette

question, nous allons d’abord voir les avantages que peut apporter un moteur de recherche

d’entreprise, puis nous regarderons les différents usages qu’il peut en être fait un peu plus en détail

avec des scénarii d’utilisation.

Quel est l’intérêt d’utiliser un moteur de recherche dans l’entreprise ? La fonction de recherche sur un ordinateur personnel est rarement utilisée. D’une part, parce que le

volume d’information qui y est stocké est relativement peu important et, d’autre part, parce que

l’utilisateur de l’ordinateur sait généralement où il a rangé tel document et sait s’y retrouver dans

son organisation, aussi obscure soit-elle pour un tiers.

En entreprise la situation est différente.

Les salariés savent généralement où sont rangés les documents qu’ils ont produits, les informations

avec lesquelles ils travaillent tous les jours. Mais pour le reste c’est un peu plus compliqué.

Imaginons. Votre collègue a créé un document pour la réunion de vendredi prochain que vous voulez

lire. Vous savez qu’il est stocké sur le serveur de fichiers partagé de l’entreprise mais vous ne savez

pas où précisément et votre collègue n’utilise pas le même système de classement que vous. Suivant

le nombre de fichiers, de dossiers et sous-dossiers sur ce serveur, vous pouvez perdre pas mal de

temps à retrouver ce document.

Il y a quelques années, pour tenter d’organiser ce fouillis de document que peut devenir un serveur

partagé, on mettait en place le plus souvent une GED (Gestion Electronique de Documents), qui

disposait de son propre moteur de recherche interne. Certes, cette méthode présente des avantages

comme celui de mettre en place des règles de gestion des documents, de leur adjoindre des

métadonnées (si tout le monde prend le temps de les renseigner). Mais c’est une solution lourde à

mettre en place et à utiliser. Se doter d’une GED juste pour bénéficier de ses fonctions de recherche

de document est un peu disproportionné. De plus, la recherche ne porte que sur les documents

rentrés dans la GED et ne prend pas en compte d’autres entrepôts d’information.

11

Par exemple, les boîtes mails contiennent souvent des informations importantes (dans les courriels

et les pièces jointes) mais dont le volume est important et qui sont donc parfois difficile à trouver.

Certains ont essayé de quantifier le temps passé par un salarié à rechercher une information ou un

document dans le système d’information de son entreprise. Même si ces chiffres sont assez imprécis,

cela permet de se faire une idée du temps que cette tâche peut prendre et de l’intérêt de bénéficier

d’outils adaptés. Selon les sources, nous passons entre 20 et 30% de notre temps de travail à

chercher des documents ou des informations.

Cela peut être d’autant plus inacceptable pour les salariés que, sur le web, ils disposent d’outils

puissants, rapides et relativement efficaces pour trouver des informations. L’utilisation des moteurs

de recherche pour trouver ou consulter quelque chose sur le web est devenue un automatisme. Les

internautes ne retiennent plus les adresses URL, n’utilisent plus énormément les favoris, ils se

contentent de taper le nom du site dans la barre de recherche de leur moteur préféré. Il est donc

normal qu’ils souhaitent retrouver le même système et la même simplicité quand ils cherchent une

information interne à l’entreprise.

Il est donc légitime qu’ils se posent la question : « Pourquoi ne peut-on pas avoir la même chose que

Google pour rechercher des informations et documents dans l’entreprise ? »

Même si rechercher sur le web et rechercher dans l’entreprise ne sont pas tout à fait les mêmes

choses, un moteur de recherche d’entreprise peut effectivement résoudre ce problème d’accès à

l’information. (Voir dans la première partie Moteur de recherche web ou entreprise : quelles

différentes ?)

Les moteurs de recherche permettent d’accéder plus facilement aux documents et informations mais

ils permettent aussi de les trier plus facilement. Même si les salariés sont censés les éviter, de

nombreux doublons existent. Il n’est pas rare de trouver plusieurs versions de travail rangées au

même endroit ou plusieurs documents identiques disséminés dans plusieurs entrepôts de stockage.

Le moteur de recherche permet de visualiser ces doublons. Il permet aussi de les trier. En effet, le

moteur de recherche, en plus du contenu du document, indexe aussi ses métadonnées (date de

création, auteur…). Cela permet de faire le tri plus facilement et d’éviter d’ouvrir chaque document

pour vérifier lequel est le bon.

Le moteur de recherche permet donc de retrouver des

informations si on ne sait pas où elles sont rangées. Mais

il permet aussi d’accéder plus facilement aux documents

dont on connaît l’emplacement. Plutôt que de devoir

ouvrir cinq ou six sous-dossiers avant de pouvoir accéder

au document que l’on désire, il est plus rapide d’ouvrir le

moteur de recherche, de taper sa demande et d’accéder

au document directement depuis l’interface de résultats.

12

Aujourd’hui, le système d’information de l’entreprise comprend plusieurs entrepôts de stockage : le

ou les serveurs de fichiers partagés, le serveur de messagerie, des applications métiers spécifiques,

des bases de données…

Un moteur de recherche permet un accès unique à tous ces éléments du système d’information de

l’entreprise. C’est un des principaux enjeux de ces outils à l’heure actuelle.

D’ailleurs, plutôt que de parler de recherche d’information, certains préfèrent parler d’Accès Unifié à

l’Information (en anglais UIA pour Unified Information Access). L’accès unifié à l’information vise à

améliorer l’efficacité, la pertinence et la catégorisation de l’information lors des requêtes émises au

sein d’une organisation.

En plus d’un accès unique, les moteurs de recherche permettent aussi de mutualiser toutes ces

informations. « Sortir l’information des silos » est une expression que l’on entend souvent à propos

des moteurs de recherche. Il s’agit de retrouver automatiquement des liens entre les différentes

informations stockées dans différents conteneurs.

Voici un exemple de mise en relation d’information : je fais

une recherche sur un client de mon entreprise en tapant

son nom. Bien sûr le moteur de recherche me remonte tous

les documents qui portent son nom. Mais ce client est aussi

identifié sous un numéro client dans d’autres documents. Le

moteur de recherche, qui a repéré la correspondance entre

le nom et ce numéro client dans une base de données me

remonte aussi les documents où apparaît le numéro de ce

client.

Les moteurs de recherche mettent donc en relation des données structurées et des données non

structurées et peuvent leur donner du sens et même de les analyser pour en tirer ensuite des

tableaux de bord ou des graphiques.

Les données structurées sont des données organisées selon une structure qui facilite leur traitement

automatique. Elles sont contenues entre autre dans les bases de données relationnelles. Les données

structurées ne sont pas forcément accessibles aux humains.

Les données non structurées sont les données provenant de documents texte, d’images, de sons…

Elles peuvent être facilement analysées par des humains mais les machines ont du mal à les traiter.

On constate donc qu’un moteur de recherche permet bien plus de choses que simplement indiquer

où se trouvent informations et documents.

13

Quels sont les usages possibles d’un moteur de recherche d’entreprise ? La principale fonctionnalité d’un moteur de recherche est de permettre de retrouver de

l’information. Mais ils peuvent faire plus que cela. Suivant la stratégie dans laquelle ils s’intègrent et

suivant les fonctionnalités déployées, ils peuvent permettre de mettre en place différents scénarii

d’utilisation.

Rechercher de l’information

L’utilisation la plus simple d’un moteur de recherche est de permettre de retrouver facilement et

rapidement des informations dans un espace de stockage unique. Il s’agit de mettre en place un outil

pour rechercher sur le serveur partagé de l’entreprise. C’est assez

rapide et facile à mettre en œuvre.

Dans le cas où plusieurs sources de données différentes doivent être

indexées par le moteur, il faut s’assurer que l’on dispose bien des

connecteurs nécessaires.

Mettre en relation et enrichir les données

Le projet est un cran au-dessus s’il s’agit de mettre en relation des données contenues dans

différents entrepôts de stockage et de leur donner du sens les unes par rapports aux autres.

Pour enrichir les données indexées, les moteurs de recherche se basent sur des vocabulaires métiers,

des listes d’autorités, des thésaurus et autres référentiels terminologiques préexistants.

Ces vocabulaires sont une aide à la recherche. L’utilisateur effectue sa recherche en langage naturel

comme il en a l’habitude et l’outil réalise une correspondance avec les termes du vocabulaire pour

ressortir les résultats correspondants.

Ils permettent aussi d’établir des correspondances entres les données. J’ai cité un peu plus haut

l’exemple de la mise en relation du nom du client et de son numéro d’identification. Les moteurs de

recherche peuvent aussi établir des liens entre les concepts contenus dans les documents du

moment que ces liens sont représentés dans les thésaurus et autres vocabulaires.

Ils peuvent simplement servir à relier des acronymes avec leur forme développée. Par exemple, si

j’indique au moteur de recherche que MSI veut dire management des systèmes d’information, que je

tape comme requête une forme ou l’autre, il me remontera indifféremment les documents où figure

l’un ou l’autre des termes.

Plus élaboré : mon référentiel terminologique indique au moteur de recherche que le concept de

bassin de vie est lié au concept bassin d’emploi. Si je fais une recherche pour remonter les

documents traitant du concept de bassin de vie, l’outil est alors en mesure de me suggérer des

documents parlant de bassin d’emploi.

Pour ces deux exemples, si l’outil n’avais pas été en mesure d’établir des liens, il aurait fallu que je

fasse deux recherches, pour autant qu’au préalable j’ai moi-même fait ces liens.

14

L’analyse sémantique, qui est de plus en plus intégrée à la recherche d’information, permet aussi

d’enrichir les données et de faire remonter des résultats plus précis. Elle se base sur des cartouches

de connaissances qui répertorient les principaux concepts d’un domaine de connaissance et les

relations qu’il y a entre eux. Cela permet de donner au moteur de recherche les clés pour

comprendre les documents, leur donner du sens et ainsi améliorer la recherche.

Surveiller son environnement

Les moteurs de recherche d’entreprise peuvent également être utilisés pour faire de la veille.

Pour la veille, on pense surtout que les informations recherchées se trouvent en dehors de

l’entreprise. Mais pas seulement. Eric Debonne estime que 50% de l’information utile à la veille est

déjà disponible dans l’entreprise8. On voit donc que faire de la veille c’est aussi explorer les sources

de données de l’entreprise, tâche pour laquelle le moteur de recherche interne est tout à fait

indiqué.

Par ailleurs, certains moteurs de recherche offrent des services pour accéder à l’information en mode

push, où l’information est transmise à l’utilisateur sous forme d’alerte automatique, sans qu’il ait

besoin d’effectuer la requête. C’est par exemple le cas du moteur Polyspot qui propose de se créer

des alertes mails pour une ou plusieurs requêtes. Cela permet vous permet d’être alerté

automatiquement si un de vos collègue fait rentrer de nouvelles informations sur votre sujet de veille

dans le système d’information de l’entreprise.

Prendre des décisions

Un autre domaine où un moteur de recherche a une carte à jouer est la Business Intelligence ou

informatique décisionnelle.

La Business Intelligence permet l’aide à la décision9. Il s’agit d’analyser, à l’aide de solutions

informatiques, de gros volumes de données afin d’en dégager des informations nouvelles sur

lesquelles les décideurs peuvent s’appuyer pour prendre des décisions.

8 Eric Debonne, « Solutions dans la course à l’innovation » in Veille et recherche d’information sur le web – Guide pratique Archimag n°37, 2009. 9 http://www.christian-faure.net/2007/06/07/quand-le-search-bouscule-la-bi/

15

Les outils décisionnels regroupent les différentes sources de données de l’entreprise dans un

« datawarehouse » afin de pouvoir y appliquer des traitements automatiques qui permettent ensuite

de ressortir ces informations sous forme de rapports ou de graphiques ou autres outils de reporting.

Les outils de Business Intelligence présentent plusieurs inconvénients :

Ils ont tendance à ne prendre en compte que les données structurées, alors que les données

non structurées peuvent être plus nombreuses en volume et contenir également des

informations intéressantes ;

Ils sont lourds à mettre en place ;

Ils nécessitent une phase d’apprentissage importante du fait des nombreux paramètres à

prendre en compte dans la génération des rapports.

Les moteurs de recherches sont prévus pour traiter des volumes de données de plus en plus

importants. Mais ils ne sont pas seulement capables de ressortir des listes de résultats à partir d’une

requête. Ils peuvent aussi analyser ces données et en ressortir des représentations.

Par rapports aux outils de Business Intelligence traditionnels, ils présentent les avantages de prendre

en compte les données non structurées et d’être facilement pris en main par les utilisateurs, grâce à

leur interface simplifiée et intuitive.

Même s’ils s’avèrent moins puissants que les outils dédiés10 Business Intelligence, ils sont de bons

compléments à ces types d’outils et permettent de valoriser les informations de l’entreprise.

Les moteurs de recherche d’Exalead et Sinequa proposent entre autres des fonctionnalités d’analyse

de données de type décisionnel.

10 http://www.cio-online.com/contributions/lire-le-moteur-de-recherche-d-entreprise-quelles-cibles-320.html

16

Moteur de recherche d’entreprise, comment choisir ? Il existe des dizaines de moteurs de recherche d’entreprise. A première vue ce n’est pas toujours

facile de déterminer l’outil qui nous conviendra le mieux. C’est pourtant un choix important à faire si

on veut que l’outil soit utilisé. Et ce d’autant plus que l’on acquiert généralement un moteur de

recherche pour plusieurs années.

Les questions à se poser avant de choisir un moteur de recherche Voici un éventail des questions à se poser avant de choisir un moteur de recherche d’entreprise et

des points à examiner. Bien sûr ces éléments sont génériques. Ils peuvent être complétés ou adaptés

suivant le contexte.

L’identification des besoins

La première chose à faire est de se poser les questions : Qu’est-ce que je veux faire avec un moteur

de recherche d’entreprise ? Pourquoi en ai-je besoin ? (Il faut d’ailleurs se poser ces questions pour

toute mise en place d’un nouvel outil informatique.)

Les scénarii d’utilisations dans la partie précédente peuvent aider à clarifier certains besoins.

Impliquer les futurs utilisateurs en leur demandant de formaliser leurs besoins, comment ils

voudraient pouvoir avoir accès à l’information peut être très intéressant. Cela peut permettre de

mettre à jour des besoins auxquels personne n’avait pensé. Et les impliquer les rendra plus intéressés

lorsque l’outil sera disponible.

Une fois que l’on a cerné ses besoins, cela aide à choisir le type d’outil que l’on souhaite et les

fonctionnalités nécessaires. Ce n’est pas la peine d’acheter un outil qui permet de créer des

applications de recherche si on a seulement besoin de retrouver des documents dans un serveur de

fichiers.

17

Faire l’inventaire des informations à indexer

Il s’agit principalement de :

Savoir où les informations sont stockées : sur des serveurs de fichiers, dans des bases de

données, dans des applications métiers, sur le web…

Déterminer leur volumétrie. Combien de giga ou de terra octets ces informations

représentent-elles ? Dans certains cas, cela peut avoir un impact sur le prix de la solution.

C’est également utile pour déterminer les caractéristiques techniques de l’infrastructure de

recherche à mettre en place.

Connaître les caractéristiques de ces informations. Quels sont les formats (.doc, .htm, .ppt,

.pptx, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .psd, .indd, .ai…) ? Suivant les formats, les moteurs de recherche

peuvent en indexer le contenu. Pour les documents bureautiques ou html, les moteurs de

recherche peuvent généralement en indexer le contenu plein texte. Pour d’autres formats

propriétaires, comme ceux de la suite Adobe Créative par exemple, c’est plus compliqué et

les moteurs de recherche ne peuvent généralement pas indexer le contenu du document.

Dans ce cas, il faut se tourner vers les métadonnées. Quelles sont les métadonnées

disponibles ? Est-il pertinent de toutes les indexer ?

Se poser la question de la structuration des données et informations. Cela joue-t-il un rôle

dans la recherche ? Les données sont-elles à mettre en relations les unes avec les autres ?

Sont-elles à enrichir ? Si oui, existe-t-il déjà un ou plusieurs vocabulaires d’autorité ?

Comment est-il possible de les intégrer dans l’outil ?

Le multilinguisme

Si les informations à indexer sont en différentes langues, il est intéressant de voir comment le

moteur traite la question du multilinguisme.

Le moteur de recherche est-il capable de différencier les langues des documents (dans le contenu ou

les métadonnées) ? La plupart des moteurs de recherche d’entreprise en sont capables.

La langue du document peut-elle être un critère de recherche ?

Pour une requête en français le moteur de recherche est-il capable de faire remonter des

informations correspondantes en anglais par exemple ?

Les connecteurs disponibles

Pour rappel, les connecteurs permettent au moteur de recherche de se brancher sur les différentes

sources d’information à indexer. Les éditeurs disposent généralement d’un catalogue standard de

connecteurs pour les sources les plus courantes (serveurs de fichiers, SharePoint, Lotus Note…). Plus

le catalogue de connecteurs est étendu, plus il y a de chances pour que ceux correspondants à vos

applications soient disponibles. Il faut néanmoins s’assurer que ces connecteurs peuvent gérer les

18

spécificités de votre système d’information. Sinon, l’éditeur pourra probablement développer des

connecteurs sur mesure mais cela risque d’être du temps et du budget supplémentaires.

Les différentes possibilités de recherche

Les moteurs de recherche d’entreprise présentent tous les mêmes fonctionnalités principales au

niveau de la recherche. Certaines sont néanmoins plus mises en avant que d’autres selon les outils.

En ce qui concerne la recherche et l’affinage des résultats, un certain nombre de points peuvent être

pris en compte.

Les possibilités de recherche avancées. Quelles sont-elles ? Y-a-t-il un formulaire pour guider la

recherche avancée ? Le moteur de recherche prend-il en compte les opérateurs de recherche

avancée classique comme les opérateurs booléens (ET, OU, SAUF) ou de proximité (NEAR), la

troncature, les parenthèses pour construire des équations de recherche ? Lesquelles de ces

possibilités sont à privilégier, selon les utilisateurs (voir paragraphe suivant).

Il y a aussi ce que j’appelle les facilitateurs de requêtes. Ce sont des fonctionnalités qui facilitent

l’écriture de la requête par l’utilisateur : insensibilité à la casse, aux accents, aux pluriels, élimination

des mots vides, correction orthographique, lemmatisation (action de regrouper les différentes

formes que peut prendre un mot : nom, pluriel, verbe conjugué, infinitif…), auto-complétion...

Capture d’écran du moteur de recherche Google avec la fonctionnalité d’auto-complétion

La navigation par facettes. Une facette permet à l’utilisateur d’affiner successivement sa recherche

en lui permettant de sélectionner directement sur la page de résultats du moteur des sous-

catégories plus précises. Ces facettes peuvent être construites grâce à l’analyse des métadonnées ou

bien par analyse sémantique ou extraction d’entités nommées. L’analyse sémantique permet

d’extraire des concepts évoqués dans les documents. L’extraction d’entités nommées permet

d’extraire des résultats les noms propres y figurant. Cette extraction peut être personnalisée selon

les contextes.

19

Le moteur de recherche Exalead a été l’un des premiers moteurs web à proposer une navigation par

facette à ses utilisateurs.

Les utilisateurs de l’outil

Qui seront les utilisateurs finaux de l’outil ? Sont-ils des professionnels

de la recherche d’information ou des novices ? Les fonctionnalités à

privilégier ne sont pas les même dans les deux cas. Si les utilisateurs

sont des professionnels de la recherche d’information, ils peuvent

utiliser des fonctions de recherche avancée directement dans la barre

de recherche. S’il s’agit d’utilisateurs novices, on privilégiera plutôt des

modes de recherche guidée avec formulaires, des fonctions visuelles

comme les facettes et surtout la plus grande simplicité d’utilisation et

la similarité avec les moteurs de recherche web.

La gestion de la sécurité

Tous les utilisateurs n’ont pas les mêmes droits d’accès selon les sources de données ou les types

d’informations. Les moteurs de recherche d’entreprise intègrent une reconnaissance des utilisateurs

par identifiant et mot de passe ce qui permet ensuite de déterminer à quelles informations ils auront

le droit d’accéder ou non.

Le moteur de recherche doit être capable de prendre en compte les différents droits des utilisateurs

pour chaque source indexée et de les unifier pour un même utilisateur.

Il y a deux méthodes pour assurer la sécurité des accès :

Soit le moteur récupère les droits de l’annuaire de l’entreprise

Soit il gère le schéma de contrôle en interne.

L’une ou l’autre est à privilégier suivant le contexte d’utilisation.

20

En ce qui concerne la visibilité des documents selon les droits des utilisateurs, deux possibilités

existent. Soit, quand il fait une recherche, l’utilisateur ne voit que les documents auxquels il a accès.

Soit, il voit également les documents auxquels il n’a pas accès dans la liste des résultats mais cela n’a

pas les possibilités d’y accéder. Cette deuxième solution peut présenter l’avantage d’élargir la

circulation de l’information dans l’entreprise. Des droits d’accès ont été définis à l’arrivé du salarié

dans l’entreprise, celui-ci a évolué dans son poste mais personne n’a pensé à modifier ses droits

d’accès aux informations. Le fait que le salarié puisse voir ces informations et savoir qu’elles existent

peut lui permettre de demander à ce qu’on lui élargisse ses droits d’accès.

Quelles que soit les solutions choisies pour la gestion de la sécurité, il ne faudra pas oublier de faire

des tests avec les profils de différents utilisateurs pour s’assurer que tout fonctionne correctement

avant le déploiement complet de l’outil. Vérifier régulièrement que les droits d’accès sont toujours

bien paramétrer peut aussi être nécessaire. Il peut arriver que cela bouge.

Les possibilités de personnalisation

Les éditeurs de solutions de recherche proposent des outils standardisés, avec plus ou moins de

possibilités de personnalisation. Il convient d’abord de s’assurer que l’outil choisi pourra s’intégrer

dans le système d’information de l’entreprise.

Quels sont les possibilités de personnalisation de l’outil ? Elles sont à examiner aussi bien au niveau

de l’apparence de l’outil, de l’ergonomie, de l’apparence graphique, que des possibilités

d’administration et d’ajout d’applications.

Panorama de l’offre Quelle est l’offre des éditeurs en matière de moteur de recherche ?

Le marché des logiciels de recherche d’entreprise est assez mouvant. Si vous vous basez sur un

panorama de l’offre de plus de deux ans, vérifiez bien que les éditeurs existent encore et qu’ils

proposent bien toujours les mêmes types d’outils. Ils peuvent avoir évolués ou s’être fait racheter.

Voici une liste d’éditeurs d’outils de recherche et une brève présentation de leurs solutions.

Cette liste n’est pas exhaustive et les présentations sont principalement issues des sites web des

éditeurs. Il ne s’agit pas de faire de la pub à tel ou tel éditeur mais de donner des pistes.

21

Polyspot

Editeur français

L’éditeur Polyspot propose des solutions propriétaires basées sur les solutions de recherche open

source Lucene et Solr, deux projets de la fondation Apache.

Via son produit Polyspot Enterprise Search, Polyspot offre un accès unifié aux données de

l’entreprise via des vues informationnelles, interfaces correspondants à différentes applications de

recherche. Cela permet de proposer aux utilisateurs des accès aux informations suivant différents

aspects de leur activité.

Polyspot Enterprise Search intègre les fonctionnalités classiques de recherche d’information

(suggestion orthographique, auto-complétion, recherche par facette…), ainsi que des fonctionnalités

d’alertes et de collaboration.

Pour en savoir plus11

Exalead

Editeur français

Les produits d’Exalead reposent sur une technologie propriétaire.

Exalead CloudView est une infrastructure de recherche qui permet qui permet de créer des

applications orientées recherche (SBA – Search Based Applications). Le développement d’applications

se fait par glisser-déposer et est accessible sans avoir besoin de notions de programmation.

Exalead CloudView dispose de fonctionnalités de recherche plein texte, d’affichage dynamique des

résultats, de recherche par facettes et de Business Intelligence.

Pour en savoir plus 12

11 http://www.polyspot.com/produits/polyspot-enterprise-search.html 12 http://www.3ds.com/fr/products/exalead/products/exalead-cloudview/overview/

22

Doculibre

Editeur canadien

Doculibre propose un moteur de recherche entièrement open source, basé sur Lucene et Solr.

L’outil Constellio propose les fonctionnalités de recherche classiques et permet de fédérer toutes les

sources d’informations de l’entreprise via une seule interface de recherche.

Constellio présente les avantages des produits open sources, à savoir pas de frais de licence, pas de

limites d’utilisateurs, ni de documents indexés et une personnalisation illimitée par le biais de

développement supplémentaires.

Il existe un intégrateur français de Constellio : France Labs.

Pour en savoir plus13

Sinequa

Editeur français

Sinequa propose des solutions de recherche qui permettent l’accès unifié à l’information et la prise

en compte du Big Data avec des possibilités d’analyse de données.

Sinequa récupère les informations de différentes sources et y applique des traitements statistiques,

sémantiques et linguistiques pour permettre d’enrichir les données et de les analyser.

La plateforme Sinequa permet également de créer ses propres applications orientées recherche

(SBA).

Pour en savoir plus14

Google Enterprise

Editeur américain

Google propose une solution de recherche d’entreprise clé en main : Google Enterprise search.

Il s’agit d’une appliance reposant sur la technologie de Google en matière de recherche

d’information.

13 http://constellio.com/ 14 http://www.sinequa.com/fr/page/produit/produit.aspx

23

Cet outil permet de rechercher dans plusieurs sources d’informations et dispose de plusieurs

fonctionnalités de recherche comme l’exploitation des métadonnées, la gestion du multilinguisme,

des alertes, des suggestions de recherche, prise en compte des problématiques du cloud et de la

mobilité…

Il permet en outre de bénéficier de la simplicité d’utilisation des produits Google.

Par contre, il ne dispose pas de fonctionnalités d’enrichissement et d’analyse des données, ni de

possibilités de personnalisation.

Pour en savoir plus15

Antidot

Editeur français

Antidot propose plusieurs outils de recherche, pour sites web et e-commerce ou pour l’entreprise.

ASF@Enterprise est une plateforme qui permet un accès unifié à l’information de l’entreprise et

propose aussi des fonctions collaboratives.

Les solutions Antidot disposent également de briques technologiques permettant l’enrichissement

des données.

Pour en savoir plus16

Autonomy

Filliale de Hewlett-Packard

Autonomy propose des produits permettant la recherche dans les contenus structurés et non

structurés, ainsi que la prise en compte du Big Data. Leurs outils disposent de fonctions de recherche

avancées, de fonctionnalités d’analyse des données grâces à des taxonomies ou de l’analyse et de la

classification des données et des possibilités de

personnalisation et de collaboration.

Pour en savoir plus17

15 http://www.google.fr/enterprise/search/campaigns/gsa7.html 16 http://www.antidot.net/fr/Solutions 17 http://www.autonomy.com/content/Functionality/administration/index.en.html

24

Arisem

Editeur français

Arisem propose des solutions de veille et de moteur de recherche.

En matière de moteur de recherche, Arisem ne fournit pas de solution de recherche à proprement

parler mais propose des composants logiciels d’analyse et enrichissement de données à associer à

d’autres outils pour leur faire bénéficier de fonctionnalités de text-minnig et d’analyse sémantique.

Arisem est, entre autre, partenaire de Polyspot.

Pour en savoir plus18

18 http://www.arisem.com/?q=fr/solutions/suite-eidon

25

Pour conclure

Les systèmes d’information des entreprises regorgent d’informations et de données peu exploitées,

faute de pouvoir y accéder facilement. Les moteurs de recherche d’entreprise se présentent comme

LA solution pour mettre en valeur ces données et gagner en efficacité.

C’est vrai, ils peuvent rendre de bons services, surtout quand ils disposent de fonctionnalités

adaptées aux besoins des utilisateurs.

Mais il ne faut pas perdre de vue que les moteurs de recherche sont avant tout des outils et que leur

efficacité dépend en grande partie de l’utilisation qui en est faite.

Aussi simple d’utilisation soient-ils, il ne faut pas négliger la formation des utilisateurs, ne serait-ce

que pour leur présenter l’outil.

Les moteurs de recherche permettent d’accéder à des informations, mais ils ne s’occupent pas de la

gestion de ces informations. Nettoyer les entrepôts d’informations pour en retirer les documents

arrivés en fin de vie, éliminer les doublons, renseigner les métadonnées pour qualifier les

informations… Un moteur de recherche ne dispense pas de toutes ces tâches, même s’il peut, dans

certains cas, les faciliter.

Pour conclure, je dirais que les moteurs de recherche peuvent s’avérer très utiles mais qu’ils ne sont

pas la panacée à tous les problèmes informationnels de l’entreprise. Comme tous les outils

informatiques, ils ont des limites19.

19 http://pro.01net.com/editorial/541266/le-moteur-de-recherche-dentreprise/

26

Sources Voici les sources que j’ai utilisées pour ce dossier. N’hésitez pas à les consulter pour approfondir

certains points.

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http://pro.01net.com/editorial/331269/la-recherche-en-entreprise-se-professionnalise/> (Dernière

consultation le 10/03/2013).

DARDANT Frédéric. Le moteur de recherche d’entreprise, quelles cibles ? 2009. [en ligne] Disponible

sur < http://www.cio-online.com/contributions/lire-le-moteur-de-recherche-d-entreprise-quelles-

cibles-320.html> (Dernière consultation le 10/03/2013).

DEBONNE Eric. Moteur de recherche versus entreprise : Quelles sont les différences des moteurs de

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http://www.solaci.com/blog/2007/11/moteur-de-recherche-internet-versus.html> (Dernière

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FAURE Christian. Quand le « Search » bouscule la « Business Intelligence ». 2007. [en ligne] Disponible

sur < http://www.christian-faure.net/2007/06/07/quand-le-search-bouscule-la-bi/> (Dernière

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27

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http://blog.xvanneste.com/Lists/Billets/Post.aspx?ID=81> (Dernière consultation le 10/03/2013).

La web TV du salon Documation a mis en ligne des conférences thématiques enregistrées lors des

différents salons. Certaines étaient consacrées à la recherche en entreprise. Elles présentent des cas

d’utilisations concrets d’outils de recherche en entreprise.

L’Accès unifié à l’Information : le nouveau marché du Search en entreprise avec Sinequa et

Locarchives. 21/03/2012

Disponible sur < http://www.documation.tv/ct-2012-sinequa-et-locarchives-29.html >

Organiser l’accessibilité de l’information dans l’entreprise avec Polyspot et Magillem. 21/03/2012

Disponible sur < http://www.documation.tv/ct-2012-polyspot-et-magillem-30.html>

Un moteur de recherche au centre du poste de travail. Créer une vue à 360° d’un sujet. 24/03/2011

Disponible sur < http://www.documation.tv/ct-2011-3-moteur-de-recherche-20.html>