MS Access y Diseño Web

8/12/2019 MS Access y Diseo Web

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MS Accessy diseo Web

MT.3.11.3-E0493/13Edicin 02

Programas generales


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Guatemala, febrero de 2013

MS Accessy diseo WebMT.3.11.3-E0493/13

Edicin 02


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Presentacin

El presente material didctico ha sido elaborado, revisado, verificado e institucionalizadopor un equipo tcnico y metodolgico de trabajo, con base en planes para la formacinque responden a las competencias requeridas para cumplir las funciones de la ocupaciny los procesos. Comprende aspectos tericos, procedimentales y actitudinales, obtenidos

a partir de un proceso exhaustivo de investigacin en fuentes referenciales: manuales,guas, libros y enciclopedias, considerando el constructivismo como base fundamentalpara que el participante desarrolle nuevos conocimientos a partir de informacin que haadquirido, de acuerdo con su entorno.

El diseo de bases de datos es una rama de la computacin, basado en teora deconjuntos, cuyo objetivo es la organizacin de cada uno de los datos con el fin de brindarinformacin.

La informacin constituye el activo ms valioso de las empresas en la actualidad, ya quees fundamental en la toma de decisiones de todo tipo: financieras, promocionales omercadolgicas, entre otras razones. El avance tecnolgico por medio de distintas

aplicaciones y programas ofrece alternativas para organizar una serie de datos, teniendola posibilidad de ser convertida a distintos formatos de presentacin, con la finalidad depresentarla de forma eficiente y veraz, para tomar las decisiones correctas al serconsultada la informacin.

El manual est dividido en dos bloques temticos. El primer bloque temtico, abordacontenidos sobre los fundamentos y creacin de bases de datos, con la introduccinpertinente al ambiente de Microsoft Access; aspectos relevantes para la definicin,creacin y relacin de la informacin, por medio de tablas y lo referente para lageneracin de las consultas que se hacen en la base de datos; la creacin yadministracin de formularios como forma amigable de presentar la informacin yaorganizada y finalmente, se presentan las herramientas especficas para la creacin y

publicacin de informes, utilizando la informacin contenida en la base de datos.

El segundo bloque temtico, aborda contenidos tericos y prcticos necesarios para eldesarrollo de pginas Web bsicas, los elementos y guas para el diseo, el entorno detrabajo de Dreamweaver, as como, el uso de herramientas avanzadas de esteprograma.

Se espera que el estudio de este material didctico despierte inters y motive a cadapersona a alcanzar sus metas, a travs del esfuerzo y dedicacin para ser competitivo enel mundo laboral y mejorar su calidad de vida.

ObjetivoEl estudio del contenido de este manual, contribuir a queparticipante adquiera capacidades para planificar, disear eimplementar una base de datos y una pgina Web bsicas,por medio de Microsoft Access y Dreamweaver, deacuerdo con los requerimientos del cliente, procedimientostcnicos y protocolos.


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ndice

Bloque temtico 1: Elaboracin de bases de datos bsicas

1. Fundamentos y creacin de bases de datos (BD)1.1 Introduccin a las bases de datos1.2 Planificacin y diseo de una base de datos1.3 Iniciar MicrosoftAccess1.4 Entorno y pantalla principal de MicrosoftAccess1.5 Crear, abrir y cerrar una base de datos, utilizando Access

2. Tablas2.1 Tipos de datos2.2 Crear tablas en diferentes vistas2.3 Aadir y copiar tablas2.4 Aadir y editar registros de una tabla2.5 Crear ndices (claves)

2.6 Relaciones

3. Consultas o Queries3.1 Crear consultas sencillas3.2 Criterios, condiciones y campos calculados3.3 Funciones de agrupacin y de agregado

4. Formularios4.1 Introduccin a los formularios4.2 Creacin de formularios

5. Informes

5.1 Introduccin a los informes5.2 Creacin de informes

Bloque temtico 2: Bases del diseo Web

1. Introduccin al desarrollo Web1.1 Definiciones1.2 Proceso del diseo Web1.3 Editores y herramientas

2. Elementos y guas para diseo de pginas2.1 Tipos y organizacin de las pginas

2.2 Tipos de datos2.3 Textos2.4 Colores, imgenes y fondos2.5 Interactividad2.6 Navegacin2.7 Contenido2.8 Estructura de las pginas


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3. AdobeDreamweaver3.1 Introduccin a Dreamweavery entorno de trabajo3.2 El texto3.3 Hipervnculos3.4 Imgenes3.5 Tablas

4. Herramientas avanzadas para AdobeDreamweaver4.1 Marcos (frames)4.2 Formularios4.3 Multimedia


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1. INTECAP. MS Accessy diseo Web. Guatemala. 2007. 197. p.

Pginas y sitios Web consultados:

1. AulaClic. Informes. ltima actualizacin [en lnea]. [Consultado en septiembre de2012]. Disponible en:http://www.aulaclic.es/access-2010/index.htm

2. MicrosoftAccess2010. Sitio oficial del producto [en lnea]. ltima actualizacin.[Consultado en agosto de 2012]. Disponible en: http://office.microsoft.com/es-

es/access3. Adobe Dreamweaver. Sitio Web oficial del producto [en lnea]. [Consultado en

septiembre de 2012]. Disponible en:http://www.adobe.com/la/products/dreamweaver.html

4. Wikipedia. Base de datos [en lnea]. [Consultado en agosto de 2012]. Disponibleen:http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access
http://www.aulaclic.es/access-2010/index.htmhttp://www.aulaclic.es/access-2010/index.htmhttp://www.aulaclic.es/access-2010/index.htmhttp://office.microsoft.com/es-es/accesshttp://office.microsoft.com/es-es/accesshttp://office.microsoft.com/es-es/accesshttp://www.adobe.com/la/products/dreamweaver.htmlhttp://www.adobe.com/la/products/dreamweaver.htmlhttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Accesshttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Accesshttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Accesshttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Accesshttp://www.adobe.com/la/products/dreamweaver.htmlhttp://office.microsoft.com/es-es/accesshttp://office.microsoft.com/es-es/accesshttp://www.aulaclic.es/access-2010/index.htm


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Elaboracin de bases de datos bsicas

Criterios de evaluacin

Describe los fundamentos para la definicin y creacin de bases dedatos relacionales como herramienta clave en la operacin de

computadoras. Explica y aplica el manejo de los criterios para la definicin de

volmenes de informacin, adoptando los tipos de datos apropiadosque provee Access.

Describe y aplica el procedimiento para ejecutar pruebas de integridadreferencial, de forma que pueda comprobar la efectividad de ladefinicin de elementos dentro de una base de datos.

Explica y aplica el procedimiento para insertar filas de informacinnuevas a las tablas ya creadas en el esquema de Access .

Describe el procedimiento para la consulta de informacin existente,definida e ingresada previamente al esquema manejador de datos.

Explica y aplica el procedimiento para actualizar y eliminar informacin

de forma efectiva, garantizando la integridad de los datos. Describe cmo desarrollar un entorno grfico por medio del uso de

formularios, que permiten tener una mejor visual por parte de losusuarios finales.

Explica y aplica el procedimiento para generar informes con lainformacin requerida por los usuarios finales.


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Fundamentos ycreacin de bases

de datos (BD)

Tablas

Consultas oQueries

Informes

Formularios

Elaboracin debases de datos

bsicas

Introduccin a lasbases de datos

Planificacin ydiseo de una base

de datos

Iniciar MicrosoftAccess

Entorno y pantallaprincipal de

Microsoft Access

Crear, abrir y cerraruna base de datos,utilizando Access

Tipos de datos

Crear tablas endiferentes vistas

Aadir y copiartablas

Aadir y editarregistros de una

tabla

Crear ndices(claves)

Relaciones

Crear consultassencillas

Criterios,condiciones y

camposcalculados

Funciones deagrupacin y de

agregado

Introduccin a losformularios

Creacin deformularios

Introduccin a losinformes

Creacin deinformes


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1. Fundamentos y creacin de bases de datos (BD)

Microsoft Access, se constituye como una solucin prctica para la resolucin deproblemas, relacionadas con el almacenamiento de informacin, de esta cuenta ytomando los parmetros tradicionales para la organizacin de la misma, por lo que seadquirirn herramientas necesarias para realizar esta labor de forma contundente y

precisa. Se iniciar con las definiciones bsicas hasta llegar al nivel superior para adquirirlas competencias precisas, para el manejo correcto del paquete perteneciente a la suitede Office 2010.

1.1 Introduccin a las bases de datos

Se define una base de datos como un conjunto de registros agrupados que permite alusuario acceder a informacin, para tomar decisiones sobre la misma.

Un dato es la unidad mnima de informacin, el cual por s mismo, noproporciona definiciones claras, por ejemplo, Jos, 25, Guatemala. Por elcontrario, si aparece un registro el cual indica lo siguiente:

Nombre Edad Pas de origenJos 25 Guatemala

Se est accediendo a informacin, que se define como: un conjunto de datos que brindaconceptos e ideas generales.

1.2 Planificacin y diseo de una base de datos

Toda base de datos tiene un tiempo prudencial de planificacin previo a ser definida demanera consistente, en un Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD).

La fase de planificacin de una base de datos incluye:

Anlisis de los requerimientos del cliente. Identificacin de entidades y relaciones entre ellas. Desglose de datos. Normalizacin. Ingreso al Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD).

Un Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD), es un tipo de softwareespecializado, por medio del cual se administra, crea y consultainformacin.

1.2.1 Anlisis de los requerimientos del cliente

Se realizan consultas a los clientes, a travs de entrevistas directas, de esta forma, sedescubre y con el cliente se establecen sus necesidades y la forma de suplirlas, pormedio de un sistema de base de datos.


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Id Autor.Apellidos.Nombres.Nacionalidad.

Id Libro.Ttulo.Editorial.Id Autor.

Ao.

Forme parejas y establezca los requerimientos de un cliente,hacindole una entrevista a su compaero, con el fin de establecer lasolucin a un problema relacionado con bases de datos.

1.2.2 Identificacin de entidades y relaciones entre ellas

Una vez realizado el anlisis de requerimientos por parte de los clientes, se procede aidentificar los grupos de datos que nos permitirn ms adelante convertirse en tablas, quesern almacenadas en las bases de datos y que tambin sern creadas a lo largo de esteproceso.

Entidad: es un grupo independiente de datos que se identifica en el proceso decreacin de bases de datos. Cada identidad se convierte en una o ms tablas(Id).Relacin: es una lnea imaginaria que establece enlaces entre las entidades ycada uno de los datos por las cuales se encuentran conformadas; y elestablecimiento de atributos en comn establecer una relacin.

En un sistema de bases de datos para un negocio, en este caso,una biblioteca, donde se identifican varios grupos de datos como:

Libros. Autores.

Estos dos se establecen como entidades dentro de un proceso de creacin de bases dedatos, por ser grupos que actan y se almacenan de manera independiente. Una relacinentre ellos, sera de la siguiente forma:

escriben

1.2.3 Desglose de datos

Puesto que cada una de las entidades est formada por un grupo de datos, se procededesagregando cada una de ellas en los datos que la componen.

Reforzando el ejemplo anterior, cada entidad se desagrega en un grupo de datos. A

continuacin, se presenta una forma sencilla de entenderlo:

Asimismo, se observa que aparece un atributo en comn (Id Autor), por medio de l, seestablece la relacin entre dichas entidades.

Autores Libros

Autores Libros


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1.2.4 Normalizacin

Este proceso tambin es llamado optimizacin del desglose de dato, que es donde eldiseador de la base de datos, se asegura que no exista repeticin de datos, que sealmacenen correctamente y que se encuentren relacionados unos con otros.

La normalizacin est comprendida en pasos, conocidos como formas normales, dondecada una de ellas, deja evidencia de cambios realizados en la base de datos. Sereconocen al menos de ellas formas, que se resumen en tres; las reglas generales decada una son las siguientes:

Una tabla se encuentra en Primera Forma Normal (1FN) si:

Todos sus Atributos son atmicos: se han reducido a la mnima expresin. Estacondicin se relaciona con dependencia directa con el problema que estsolucionando, ya que para un esquema lo que parece ser atmico, para otro no lo es.

No existen repeticiones entre Atributos (Campos) dentro de una misma Fila (Tupla) de

informacin.

Una tabla se encuentra en Segunda Forma Normal (2FN) si:

Existen Claves candidatas, tambin llamadas Primarias, que identifican de maneranica a cada una de las Tuplas de informacin. Puede ser uno o varios Atributos, quecombinados ofrecen una solucin viable al problema de diseo de base de datos.

Todos los Atributos que no son clasificados como Claves o Llaves primarias,dependern totalmente de los que s lo son.

Una tabla se encuentra en Tercera Forma Normal (3FN) si:

No existen dependencias transitivas: en cada Tupla de informacin, todos los Camposrealmente estn relacionados entre ellos de forma lgica. De no ser as,definitivamente el Campo deber formar parte de otra Tabla.

Existen Atributos de enlace entre Tablas: estos Atributos sern llamados Claves oLlaves Extranjeras o Forneas. Permiten establecer relaciones entre distintas Tablas,por lo que no violan la regla de dependencia transitiva.

Solicitan un sistema, donde se almacenarn los datos personales de una serie de clientesque visitan los puntos de venta de un negocio. Luego de la fase de anlisis, se concluyeque varios de los datos a almacenar son los siguientes:

Clientes:

NIT Nombre completo Nmero de Telefono decasa

Nmero de celular

1234567 Juan Prez 526978109876543 Mara Morales 24789634

24681012 Jos Ramrez 56789012 29876542


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A. Evaluacin de la Primera Forma Normal

En el ejemplo anterior, se notan varias inconsistencias, ya que en primera instancia variosregistros estn vacos e incompletos (nmeros de telfono) y otros ofrecen datosrepetitivos que se dividen en ms datos (apellidos y nombres).

Un diseo de acuerdo con la Primera Forma Normal, se presenta de la siguiente manera:

Clientes:NIT Apellidos Nombres Telfono de

casaTelfono celular

1234567 Prez Juan 52697810

9876543 Morales Mara 24789634

24681012 Ramrez Jos 56789012 29876542

Como se observa, an se notan defectos aunque ya se dividieron los datos a una

expresin mnima (apellidos y nombres aparecen en columnas separadas) y todavaexisten repeticiones de varios datos.

Un dato vaco tambin representa una repeticin dentro de una Tabla, si esque apareciera como parte de ella.

Para el efecto de este ejemplo, la mejor solucin para mostrar un esquema normalizado,es dividirlo en dos tablas distintas, quedando as:

Clientes:NIT Apellidos Nombres

1234567 Prez Juan9876543 Morales Mara24681012 Ramrez Jos

Nmeros Telefnicos:NIT Telfono Tipo

1234567 52697810 Celular9876543 24789634 Casa24681012 29876542 Casa24681012 56789012 Celular

La misma informacin se localiza en dos Tablas distintas, de modo que los datos

repetidos (vacos) ya no aparecen.

Nota: observe tambin que para cada registro de la Tabla Clientes, solo aparecern losnecesarios en la Tabla de Nmeros Telefnicos. Por lo tanto, se encuentra en PrimeraForma Normal.


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Cuando se utiliza un convenio de trabajo en espaol, el uso de tildes alescribir el nombre de los campos se encuentra restringido, la razn sedebe a que MicrosoftAccesses un programa que ha sido diseado enidioma ingls. De esa forma, cuando se escriban consultas o formulariosen los apartados para este efecto, deber eliminar o modificar los

nombres de los campos que incluyan esa caracterstica, no siendo as elcontenido de los mismos.

Por otro lado, el uso de maysculas y minsculas para escribir los nombres de loscampos no tiene restriccin de ningn tipo, por lo que solamente indican un ordenespecfico de las palabras. Se debe tener cuidado de utilizarlo de la misma maneradurante todo el planteamiento, ya que de esta forma, no se confunde al usuario cuandoencuentra en el diseo, la misma palabra o tema, escritos de distinta forma.

B. Evaluacin de la Segunda Forma Normal

El siguiente procedimiento, induce a evaluar que el esquema se encuentre estructurado,

de acuerdo con los principios de la Segunda Forma Normal.

Como Clave o Llave Candidata o Primaria, se observa que para cada una de ellas esdistinto el dato que identifica cada Fila de informacin (Tupla), de forma nica. Por logeneral, en un esquema de base de datos, este dato aparece subrayado. De esta forma,el esquema quedara as:

Clientes (NIT, Apellidos, Nombres)

La Clave o Llave Candidata o Primaria para la Tabla de Clientes es NIT, pues a cada unode los clientes, solamente corresponde un NIT que lo identifica.

Nmeros Telefnicos (NIT, Telefono, Tipo)

La Clave o Llave Candidata o Primaria debe ser compuesta, ya que para cada clientepuede existir ms de un nmero de telfono correspondiente en dicha tabla. Por esarazn, se deduce que tanto NIT, como Telefono actuarn como Claves o LlavesCandidatas o Primarias.

Por qu?

Porque el mismo cliente no almacenara dos veces el mismo nmero de telfono. Aunquedistintos clientes, s pueden pedir comunicacin al mismo nmero de telfono.

Ambos Campos constituyen una Clave llamada tambin Llave Candidata o Primaria detipo compuesto, formada por ms de un Campo. En este punto, el esquema no ha sufrido

cambios a nivel fsico, solo a nivel conceptual.

C. Evaluacin de la Tercera Forma Normal

Con un esquema ya evaluado hasta la Segunda Forma Normal, se verifica elcumplimiento de las reglas de la Tercera Forma Normal, por medio de los siguientescriterios:

Todos los datos incluidos en cada tabla son necesarios?


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Existe (o existen) algn atributo que pueda utilizarse como enlace entreambas?

Al evaluar el primer criterio, se concluye que todos los datos tienen una razn de pesopara estar incluidos en cada tabla. Su dependencia con las Claves o Llaves Candidatas oPrimarias, es total, gracias a la evaluacin de la 2FN.

En ambas Tablas existe el Atributo NIT, por lo tanto, si existe un atributo en comn entreellas, servir de enlace (Clave o Llave Extranjera). De esta cuenta, el esquema final se veparecido al siguiente:

Clientes Nmeros telefnicos

Nota: las llaves candidatas, aparecen subrayadas dentro del esquema.

1.2.5 Ingreso al Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD)

Con el diseo de la base de datos completo, se finaliza con el proceso, ingresando todaslas Tablas ya normalizadas y relacionadas a un Sistema Gestor de Bases de Datos, eneste caso, ser MicrosoftAccess.

Cuando se habla de consistencia dentro de una base de datos, significaque un dato es nico, til y se encuentra relacionado con otros datos.

1.3 Iniciar MicrosoftAccess

Microsoft Access es una herramienta de la suite Microsoft para la definicin ymanipulacin de bases de datos. Es un sistema informatizado, que tiene como propsitomantener informacin y hacer que est disponible en el momento requerido. Estainformacin es persistente dentro del sistema, en otras palabras, una vez introducida enl, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.

Los sistemas de bases de datos se disean para manejar grandes cantidades deinformacin. El manejo de datos incluye la definicin de las estructuras para elalmacenamiento de la informacin, como los mecanismos para el manejo de la misma.

Adems, es un sistema utilizado para la gestin de bases de datos, en SistemasOperativos MicrosoftWindows, que ha sido desarrollado por Microsofty est orientadoa un entorno personal o en pequeas organizaciones.

Por medio de este programa se crean ficheros de Bases de Datos Relacionales, queluego, son gestionadas con facilidad por una interfaz grfica sencilla.

NIT.Apellidos.Nombres.

NIT.Telfono.Tipo.


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En algn momento estas bases de datos, pueden ser consultadas por otros programas.Con Microsoft Access se manipulan datos en forma de tablas (formadas por filas ycolumnas), crear relaciones entre tablas, consultas y se disean formularios para elregistro de datos e informes.

De esta cuenta, se establece que Accesses el SGBD proporcionado por Microsoft para

ser utilizado en un Sistema Operativo Windows, el cual incluye herramientas que permiteal usuario crear, consultar, administrar y desarrollar bases de datos de tipo relacional.

El esquema de Bases de Datos Relacionales (BDR), fue establecido porDate y Codd a mediados de la dcada de los 70 y sigue vigente como lasolucin ideal para gestionar informacin.

Bajo la premisa de un ambiente de trabajo en Windows, se accede al programa de laforma tradicional. Se debe considerar que las vistas que presentan las pantallas delprograma, tiene leves diferencias con respecto a la versin de Windows que se estutilizando.

Para ingresar a MicrosoftAccess, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botn deIniciar de Windows.

2. Seleccionela carpetaTodos losprogramas.

3. Seleccione lacarpeta del grupode Microsoft

Office.

4. SeleccioneMicrosoft

Access 2010.


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5. A continuacin, podr observar la pantalla de presentacin de MicrosoftAccess.

6. Al ingresar a Microsoft Access, se muestra la siguiente ventana de inicio delprograma.


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1.4 Entorno y pantalla principal de MicrosoftAccess

Cuando se ingresa a Access, aparece una pantalla similar a la de la imagen. Ladistribucin de los elementos, incluye una serie de caractersticas que permiten unanavegacin sencilla por el entorno de trabajo de MicrosoftAccess. Estas caractersticasse sealan a continuacin.

La pantalla de inicio consta de:

conos de Acceso rpido. Fichas. rea de trabajo. Herramientas y Cintas de opciones.

Fichas y Grupos de trabajo o comandos. Ficha archivo.

1.4.1 conos de Acceso rpido

Estos proporcionan al usuario acceso rpido para funciones de uso comn (Guardar,Abrir, Deshacer, etctera).

Fichas. Mis plantillas.

rea de trabajo.

Crear Basede Datosnueva.


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Para agregar ms conos a esta barra, haga clic en la pestaa, la misma le mostrar unmen desplegable, en el cual podr seleccionar, qu opciones se encuentran activas ycules puede agregar.

1.4.2 Fichas

cono distintivo deMicrosoftAccess.

conos de Accesorpido. Al hacer clic en el

cono, aparecenlas opciones deuna ventanaclsica deWindows.

Muestra el men

desplegable.

Indica que la opcin se encuentra activaen la barra de Acceso rpido.

Indica que la opcin NO se encuentra

activa en la barra deAcceso rpido.

Permite mostrar ms comandospara agregar a la barra.

Muestra la barra de Acceso rpidodebajo de la cinta de opciones.

Ficha activa.

Ficha inactiva.


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Cada Ficha representa una serie de opciones, que est conformada por Grupos detrabajo, estas funciones se tratarn de manera especfica en cada uno de los apartadosde este manual.

1.4.3 rea de trabajo

Esta rea es distinta para cada Ficha que se trabaje, en este caso, en la pantalla inicial alencontrarse activa la ficha Archivo su aspecto ser el siguiente:

1.4.4 Herramientas y cintas de opciones

En la parte superior de la pantalla, se encuentra una barra que abarca el ancho de lamisma y que presenta mltiples herramientas, que se denomina Cinta de opciones. Si elusuario est familiarizado con esta barra en Word, Excel u otro programa de MicrosoftOffice, en Access funciona de una manera diferente. Por ejemplo, mientras que enWord la Ficha Inicio tiene herramientas establecidas para Formato de texto, en Access ,cambian las herramientas mientras se desplaza en los botones de navegacin, como seobserva en las imgenes siguientes:

Cada Ficha representa una Cinta deopciones, con grupos de trabajo y con

opciones diferentes.

Plantillas disponibles desdeel sitio oficial de Microsoft.

Nombre de labase de datos.

Botn que permite Crearla base de datos.

Plantillas disponibles parabases de datos ya elaboradas.


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1.4.5 Fichas y grupos de trabajo o comandos

La Cinta de opciones est conformada por Fichas, cada una contiene una serie de Gruposde comandos o de trabajo, que son organizados entre s y funciones especficas. ExistenFichas que no aparecen en la pantalla inicial, pero al seleccionar otros objetos, estas

aparecen. La nica Ficha que tiene un comportamiento diferente es la Ficha Archivo, quees un men, que en lugar de grupos de trabajo con herramientas muestra un men,donde las opciones se muestran en una ventana al lado derecho.

Un Grupo de comando rene dentro de una Ficha una serie de botones (funciones) concaractersticas en comn, como se aprecia en el siguiente ejemplo:

Grupo de trabajo: Agregar y eliminar.

Se denota que todos los comandos citados, pertenecen a la categora Agregar y eliminar,de esta forma se encontrarn dentro de las funciones de Access. Cada una de estasfunciones se mostrar de manera especfica ms adelante.

1.4.6 Ficha Archivo

Como se describe en apartados anteriores, es una ficha distinta a las dems, ya que elrea de trabajo sufre cambios sustanciales en su nivel de vista. Adems de las reas ya

descritas, consta de una serie de opciones que se especifican a continuacin, para teneracceso a ella, desde cualquier otra ficha, haga clic en el apartado Archivo:


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1.5 Crear, abrir y cerrar una base de datos, utilizando Access

Como se ha mencionado anteriormente, la labor principal de un programa como Access

radica en la creacin, administracin y manejo de una base de datos, citando las tres

operaciones esenciales sobre una base de datos, las cuales se presentan en una ventanaal lado derecho.

1.5.1 Crear una base de datos

Al crear una base de datos utilizando herramientas de MicrosoftAccess, implica unaserie de acciones que a nivel interno suponen el apartado permanente de memoria, lacual es tomada del espacio actual dentro de su equipo de computacin.

Como recomendacin, no debe asignarse este espacio de memoria de manera arbitraria.Este tipo de problema, por lo general, se da cuando no se tiene el conocimiento necesariopara asignar los tipos de datos que se almacenarn dentro de una base de datos. Es por

eso, que el proceso previo de diseo del esquema de base de datos, debe incluir tambinlas observaciones pertinentes para decidir los tipos de datos y espacio adecuado para esatarea.

Cuando se utiliza el recurso de memoria fsica de la computadora y espacioen disco, tanto un dato que contenga informacin, como los que tenganvalores vacos o nulos (null), ocuparn el mismo espacio como si estuvieranllenos.

Almacena un objeto especficode la base de datos. Almacena la base de

datos en un formatodiferente al tradicional.

Almacena la base dedatos.

Abre un archivo de la base dedatos, previamente

almacenado. Cierra la basede datos activa.

Muestra informacin bsica ypropiedades de la base de

datos.Muestra archivos

abiertos recientemente.

Imprime la informacin dela base de datos.

Muestra la pantalla deayuda.

Indica salir deMicrosoft Access.

Guarda y prepara la basede datos para su

publicacin.

Muestra opciones dealmacenamiento para la

base de datos activa.


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Para crear una base de datos, realice los pasos que se presenta a continuacin:

4. En caso el nombre de la base de datos ya exista, aparecer un aviso como elsiguiente:

5. Queda a criterio del usuario reemplazar el archivo existente o asignarle un nombrenuevo, para asignar un nuevo nombre, haga clic en el botn No y escriba el nuevonombre, de lo contrario, haga clic en S.

1. Seleccione laopcin Base

de datos enblanco.

2. Asigne un nombre descriptivo al usoque se le dar a la base de datos, porejemplo, Biblioteca, Estudiantes,etctera.

3. Haga clic en el

botn Crear.


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6. Establecido el nombre y creada la base de datos, su pantalla de inicio o rea de trabajoaparecer de la siguiente forma:

1.5.2 Abrir una base de datos

En ocasiones, se requiere abrir las bases que ya fueron creadas con anterioridad, por lo

que para llevar a cabo esta accin, realice los siguientes pasos:

rea de trabajo.

Lista de Tablas.

Cinta de opcioneshabilitadas.

2. Haga clic en la opcin Abrir.

1. Haga clic en el men Archivo.


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1.5.3 Cerrar una base de datos

Al terminar de trabajar o cuando desea acceder a otra base de datos, realice el siguienteprocedimiento sobre la pantalla principal, cinta de opciones Archivo:

2. Tablas

Toda base de datos est conformada por tablas, cada una se encarga del

almacenamiento y ante todo, de la organizacin de datos que sern almacenados con elfin de tomar decisiones, segn la informacin que se proporciona.

Las tablas estn conformadas en espacios de Filas, llamadas tambinTuplas y Columnas, las cuales tambin reciben el nombre de Atributos.Cada Tupla constituye un registro de informacin a almacenar en la base dedatos.

3. Seleccione laubicacin y elarchivo de basede datos, con elque deseatrabajar.

4. Haga clic en elbotn Abrir.

2. Haga clic en el botn Cerrarbase de datos.

1. Seleccione el men Archivo.


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2.1 Tipos de datos

Todo dato a almacenar dentro en una base de datos, debecontar con un tipo de dato especfico, este indica la cantidadde memoria que ocupar cada porcin de informacin en losregistros de la computadora.

Los tipos de datos ms utilizados son:

Nmero. Textuales/Alfanumricos. Especficos.

Por lo que al definir el tipo de dato para cada atributo, estedebe ser asignado correctamente y no de forma arbitraria, yaque el espacio que ocupa un dato vaco o uno nulo, es elmismo que ocupa uno que contiene informacin.

2.1.1 Datos de tipo Nmero

Este tipo de datos se clasifica en: enteros y de punto flotante (decimal). La diferenciaentre ambos es la cantidad de dgitos enteros o de precisin que cada uno ocupa, almomento de definirlo como la unidad de informacin. Los ms conocidos se presentan enla siguiente tabla:

Tipo de dato Dgitosdecimales

Rango de datos

Byte 0 0 ... 255Entero 0 -32.768 32767

Entero Largo 0 -2.147.483.648 2.147.483.647Simple 7 -3,4 x 10383.4 x 1038Doble 15 -1,797 x 10308 1,797 x 10308

2.1.2 Datos de tipo Textuales/Alfanumricos

Datos utilizados para almacenar informacin tipo textual, tambin llamados hileras decaracteres, las dos variantes se encuentran en la siguiente tabla:

Tipo de dato Espacio en memoria Caracteres soportados

Texto 2 bytes 255

Memo 4 bytes 65535

El tipo de dato Memo, es utilizado para cantidades de texto extensas.

2.1.3 Datos de tipo especficos

Son tipos de dato que se utilizan de manera especfica, de acuerdo con las necesidadesdel cliente/usuario. Entre los que ms se utilizan estn:


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Tipo de dato Uso recomendadoMoneda* Almacenamiento de datos monetarios.

Fecha/Hora* Tipo de dato con formato de fecha y hora.S/No Dato de tipo booleano, solamente dos valores.

Autonumrico Tipo de dato que se genera automticamente aliniciar cada registro.

Objeto OLE Objeto de tipo grfico y documentos compatibles conMicrosoft Office.

*Los tipos de dato Moneda y Fecha/Hora, tendrn un formato de acuerdo conla configuracin regional del Sistema Operativo, por ejemplo, Windows, laforma para cambiar este formato, es cambiando las configuraciones regionalesdesde el Panel de control en Windows.

2.2 Crear tablas en diferentes vistas

La creacin de una Tabla se da por distintos medios, este proceso es realizado luego de

aprobado el diseo de la base de datos, tal y como se defini en los apartados anteriores,los procedimientos ms comunes son: Vista de hoja de datos y Vista de diseo. Paracada caso, el procedimiento es el siguiente:

Sobre la Cinta de opciones,

De manera automtica, la lista de opciones se actualizar con dos Fichas emergentes deagrupadas como Herramientas de Tabla, denominadas as: Campos y Tabla, con loscomandos ms comunes para creacin de tablas, quedando de la siguiente manera:

Seleccione la opcin Tabla, en laFicha Crear.


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2.2.1 Crear tabla en Vista de hoja de datos

Es la opcin de creacin por defecto, la pantalla aparecer como se presenta acontinuacin. Asimismo, se debe considerar que para ejecutar este procedimiento, elarchivo de base de datos debe estar creado desde el inicio, tal y como se ha explicado enapartados anteriores.

Al dar clic en Ver, se despliegan las opciones paracambiar de vista la creacin.

Tipos de dato deuso comn.

Espacio detrabajo, Vista dehoja de datos.

Tipo de dato a crear.

Listado de objetosque conforman la

base de datos.

Fichas emergentes.

Cada uno de losatributos y suencabezado*.


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*La palabra (nuevo) indica que es un nuevo dato.

Es importante recordar que previo a iniciar este procedimiento, debe tener el diseo de labase de datos definido, ya que de esta forma el proceso ser ms corto y por lo tanto,ms efectivo.

Este diseo debe incluir las tablas normalizadas, en otras palabras, ya se debe estardefinido el tipo de dato que va a utilizar, los nombres de los atributos (campos) y lasllaves, tanto primarias como extranjeras (forneas).

A continuacin, se presentan los pasos a seguir para la creacin de este tipo de tabla.

3. Asigne el nombre al Campo (Atributo) creado. Observe que se ha habilitado la columnasiguiente, para seguir agregando datos nuevos. Repita este procedimiento hasta tenertodos los campos que conforman la tabla.

Opciones para cambiar de vista lacreacin.

Por defecto, siempre aparecerun dato Id como identificador decada registro de la tabla.

2. Seleccione el tipode dato del Mencontextual, paraagregar una nuevaColumna.

1. Escriba comoencabezado, el nombredel Atributo que estagregando.


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4. En caso de no tener una vista adecuada del encabezado del campo, utilice el mtodoaprendido en Excel para ampliar una columna o coloque el cursor en la divisin de dosColumnas y arrastre hasta obtener el tamao deseado.

5. Repita este procedimiento hasta tener la cantidad de atributos deseados, segn sudiseo de base de datos.

6. Presione el botn (Guardar), para almacenar la estructura de su tabla, este botnse encuentra en la Cinta de opciones.

2.2.2 Crear tabla en vista de diseo

El procedimiento que se presenta a continuacin, se aplica luego de acceder a la lista de

opciones Crear Tabla.

1. Seleccione la opcinVista Diseo.

2. Aparecer el cuadro de dilogoGuardar como, escriba el nombre a lanueva Tabla.

3. Haga clic en el botnAceptar.


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Observe que la Cinta de opciones y el rea de trabajo, tienen un aspecto como lossiguientes:

Vista de la cinta de opciones, de las Herramientas de tabla en la Ficha Diseo.

Vista del rea de trabajo.

De la misma forma, al pie del rea de trabajo aparece una ventana de Propiedades,donde podr modificar las caractersticas del dato que ingresar, esta ventana sepresenta de la siguiente forma.

Tipo de datodel atributo.

Descripcindel tipo de

dato electo.


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A continuacin, proceda a crear la estructura de la tabla, para esto realice los siguientespasos:

1. Escriba el nombre del campo.

2. Seleccione eltipo de dato a

utilizar.

3. Personalice las propiedades del campo.Para cada tipo de dato, las propiedadessern diferentes en cuanto a las opcionesque sean presentadas.

La pestaa General,muestra las opcionesgenerales paradefinicin del campo.

La pestaa Bsqueda,permite al usuario asignar unobjeto de Formulario para elcampo que est definiendo.


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La vista final de la tabla creada en vista de diseo, ser la siguiente:

2.3 Aadir y copiar tablas

En ocasiones, se necesitar ms de una tabla para conformar la base de datos, de estaforma, deben agregarse nuevas tablas o copiarlas desde otra ubicacin en el archivo.

Asimismo, se darn a conocer ambos procedimientos.

A continuacin, debe seguir el procedimiento utilizado para crear una tabla desde susinicios, recuerde que las tablas deben ajustarse al diseo previamente realizado en papel.

Para copiar tablas desde otra base de datos (exportar), realice los siguientes pasos:

Atributos (Campos)de la Tabla.

Propiedades personalizadas,segn tipo de dato.

Tipos de datos

para los Atributos.

1. Seleccione laFicha Crear.

2. Haga clic en elbotn Tabla.


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1. Haga clic derecho en elnombre de la Tabla en el

Navegador de objetos. 2. Seleccione laopcin Importar delMen contextual.

3. Luego, seleccione elprograma desde elcual se importarnlos datos.

4. Especifique la rutadel origen de datos.

5. Seleccione cmo ydnde se almacenarla base de datos, ascomo, los elementosque se trasladarn dela misma.

6. Haga clic en elbotn Aceptar.


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Como resultado, aparecer una ventana como la siguiente:

Posteriormente, la ventana que aparecer ser la siguiente:

Observe que el procedimiento anterior, se realiz una vez definidas las consultas, tablas yatributos relacionados entre las distintas tablas, estos apartados se tratarn en lassecciones siguientes del presente manual.

7. Seleccione loselementos aimportar.

8. Haga clic en elbotnOpciones>>.

9. Seleccione loselementos que se vana importar de la basede datos externa.

10. Seleccione laparte de lastablas que deseaimportar.

11. Seleccione laforma de importarlas consultas,como consultas ocomo tablas.

12. Haga clic en elbotn Aceptar,para trasladar loselementosseleccionados.


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2.4 Aadir y editar registros de una tabla

Creadas las Tablas, en cualquiera de las vistas, es necesario agregar registros, queconstituirn la informacin, elemento indispensable para la toma de decisiones de todotipo, razn por la cual fueron creadas las bases de datos.

Un Registro constituye la unidad mnima de las Tablas, tambin recibe elnombre de Fila o Tupla y se refiere a un conjunto de datos ordenados enuna estructura que se llama Tabla.

2.4.1 Agregar registros a una tabla

El ingreso de registros a una Tabla, consiste en el ingreso de la informacin por parte deusuarios finales, en varios casos, los digitadores, cuya funcin es ingresar datos a lasTablas que el diseador de la base de datos ya construy dentro de la plataforma deMicrosoftAccess.

Para agregar registros a una tabla, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la Tablasobre la cual seagregarn registros,para ello, haga dobleclic en el nombre deesta.

2. Aparecer unregistro nuevo,sobre el cual deberllenar los datos.


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De esta forma, se agregan varios registros y los que sean necesarios. Recuerde, haga clic

en el botn (Guardar), para almacenar los cambios.

2.4.2 Editar registros de una tabla

Para editar registros de una tabla, realice los siguientes pasos:

3. Agregue la informacinnecesaria a cadaregistro, respetando el

formato de los datos.

4. Observe que en casosespeciales, como la fecha,aparecer un calendariopara que seleccione elvalor adecuado.

5. Una vez completado el registro, pase a lasiguiente Fila, utilizando la tecla Enter (Intro)e inicie de nuevo con el siguiente Registro.


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4. Presione el botn (Guardar), para almacenar los cambios sobre los Registros.

2.5 Crear ndices (claves)

Es importante y necesario que toda tabla creada posea al menos uno o varios Atributos,que identifiquen de manera nica a cada registro de la tabla. Estos identificadores sonllamados ndices o tambin Clave o Llave.

Un ndice identifica cada Tupla de manera nica, sus caractersticas

principales son: que sea fcil de recordar, sea un atributo descriptivo y seanico. Cuando un solo atributo no llena estas caractersticas, se recurrir aluso de claves compuestas, en otras palabras, elegir ms de un atributocomo ndice.

Existen dos tipos de ndices, Claves o Llaves que son: primaria y extranjera. En estetema, la informacin se concentrar en las Primarias. La informacin de LlavesExtranjeras, se abordar en el tema de Relaciones.

1. Seleccione la Tabla que desea editar.

2. Haga clic en elRegistro que sedesea editar.

3. Sustituya los valores,de la misma forma que

en una tabla de Excel

.


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Para agregar ndices a una Tabla, realice los siguientes pasos:

Si requiere asignar ms de un atributo como llave, seleccione ambos al mismo tiempo yrepita el procedimiento anterior, desde el paso 4.

2.6 Relaciones

Es importante mencionar que todo esquema de base de datos, necesita de relacionesentre Tablas, las mismas establecen los atributos que son comunes entre ellas, comomedio de enlace. En base de datos, a esto se le llama integridad referencial.

La Integridad referencial se define como la relacin que existe entre dos oms Tablas dentro de un esquema de bases de datos. La misma garantizala actualizacin automtica de los registros, cuando se realizanoperaciones de consulta sobre la misma.

1. Seleccione la Tabla que desea editar en el Panel de

Navegacin. Para ello, debe estar en la Ficha Inicio.

2. Seleccione el men Ver yluego, seleccione laopcin Vista Diseo.

3. Seleccione el Campo que seleccion paque sea la Clave Primaria de la Tabla. Noque se habilita una ficha emergente de laHerramientas de tabla, llamada Diseo.

4. Haga clic en el botn de Claveprincipal, para asignar la Clave.

5. Observe que aparece el conode una llave, al lado del Campo(Atributo) seleccionado.


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Toda relacin entre Tablas, debe realizarse por Campos (Atributos), en comn llamadasClaves o Llaves Extranjeras o Fornea.

Una Clave, Llave Extranjera o Fornea, es aquel o los Atributos comunesentre Tablas, que sern utilizados como medios de enlace entre las

mismas.

Note que solamente existen relaciones, cuando el esquema de base de datos tiene msde una tabla.

Para indicar relaciones entre Tablas, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la Tabla arelacionar y haga clicen el men Ver, laopcin Vista Diseo delGrupo de trabajo

Vistas.

2. En la Ficha Diseo, en la Cinta

de opciones, en lasHerramientas de tabla,seleccione el comandoRelaciones en el Grupo detrabajo Relaciones.


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Como resultado, aparecer un Cuadro de dilogo que se llama Mostrar tabla, como elsiguiente:

Como resultado, obtendr una ventana similar a la siguiente:

El orden de las mismas se personaliza, movindolas con Clic izquierdo sostenido.

3. Seleccione las Tablas que desea relacionar,puede seleccionar varias a la vez, si sostiene latecla Ctrl y con Clic izquierdo, vayaseleccionado las Tablas que desee.

4. Haga clic en el botnAgregar, debe estar segurode realizar esta accin solouna vez.

5. Luego, haga clic en elbotn Cerrar.


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Repita el procedimiento anterior, para cada una de las relaciones que sean necesariasestablecer.

Una relacin siempre tiene Cardinalidad, la misma se da de la siguiente forma:

De uno a uno: indica que existe un solo Registro que corresponde enotra Tabla.

De uno a varios: indica que para cada Registro en una Tabla, existenvarios en la otra tabla.

Esta Cardinalidad, se encuentra en el apartado de Tipo de Relacin de la ventanaModificar Relaciones. La misma no debe ser modificada, ya que el proceso se realiza deforma automtica.

3. Consultas o Queries

Una vez ingresada la informacin y realizado el proceso de crear Relaciones, se debetener la capacidad de consultar la informacin que se ha almacenado, esto con el fin dedarle utilidad a todos los datos que ya estn ingresados en el esquema de base de datos.

Las Consultas, son los objetos de la base de datos que permiten recuperardatos de una o varias Tablas, modificarlos o incluso, almacenar el resultadoen otra Tabla.

6. Para crear la relacsostenga el Clic izquiedel Ratn en Ca(Atributo), que contuna Clave o LCandidata o Primariaarrstrelo hasta el Ca(Atributo), con el quedesea relacioPosteriormente, apareel siguiente Cuadro dilogo (Modirelaciones).

7. Confirme losAtributos de

relacin entretablas.

8. Seleccione laopcin Exigirintegridadreferencial.

9. Haga clic en elbotn Crear.


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Existen tres tipos de consulta:

3.1 Crear consultas sencillas

Este tipo de consultas es utilizado para seleccionar informacin especfica, tal como serealiza en Excel al colocar las opciones de filtros para las columnas de una hoja declculo.

3.1.1 Crear consultas en vista de diseo

Para llevar a cabo este proceso, realice los siguientes pasos:

Consulta deseleccin

Solo recupera

informacinpreviamentealmacenada.

Consulta deaccin

Modifica las tablas

por medio decondicionesespecficas.

Consultaespecfica de SQL

Utiliza lenguajeSQL para realizarlas consultas.

1. Con la base de datos abierta,seleccione la Ficha Crear y hagaclic en el botn Diseo de Consulta,sobre el Grupo de trabajo Consultas.


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A cada una de las filas de esta parte inferior, corresponde una funcinespecfica dentro de los criterios de bsqueda. La funcin de cada uno es:

Campo: se coloca el campo a utilizar dentro del criterio de Consulta. Tabla: se selecciona dentro de las Tablas que pertenecen a la base de datos. Orden: indica el orden en que se mostrarn los datos. Mostrar: indica si se desea mostrar o no el Campo en cuestin, esto se selecciona

por medio de la Casilla de verificacin (checkbox). Criterios: es utilizado para especificar un criterio de bsqueda, est formado por

una o varias condiciones. O: esta fila y las que le siguen son utilizadas para combinar condiciones.

2. Seleccione una o lacantidad de Tablasnecesarias y hagaclic en el botn

Aceptar.

3. Terminadaesta accin,haga clic enel botnCerrar.

4. Haga clic en la flecha paradesplegar la lista deseleccin, los Nombres delos Campos que deseaconsultar, debe realizarseuno a la vez.


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Una condicin delimita el resultado de una consulta, la misma se conformapor una proposicin lgica o relacional. Dicho de otra manera, que incluyecomparaciones entre el campo a buscar y un valor determinado en funcinde una relacin de igualdad (parcial o total) o diferencia entre ellos. Dentrode varios ejemplos de condiciones estn:

Edad >18Nota > 60 and Nota


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Luego, aparecer una ventana como la siguiente:

Observe que en el navegador de objetos,

se ha habilitado una nueva pestaa endonde tambin aparecen las consultas yaalmacenadas.

3.1.2 Disear consultas utilizando el asistente

En ocasiones, ser necesario utilizar el Asistente para disear Consultas, esto se realiza

cuando las Consultas y Criterios son ms sencillos de lo normal, es una forma prctica ycorta, lo recomendable es utilizarlo una vez se tenga el conocimiento y criterio adecuado,para entender qu eventos se dan en la base de datos al momento de realizarlo con estametodologa.

Para llevar a cabo este proceso, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la Ficha Crear, en laCinta de opciones, luego, seleccionela opcin Asistente para consultas.

2. Seleccione el tipode Consulta quedesea realizar.



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4. Seleccione la Tablasobre la cual desearealizar la Consulta.

5. Seleccione uno a unolos Campos(Atributos) que semostrarn como

resultado de lasConsultas.

6. Si se diera un error,regrese el Atributo ala lista de Camposdisponibles.

7. Haga clic enel botnSiguiente.

8. Asigne unttulo a laConsulta.

9. Seleccione la opcin de Abrir laconsulta para ver informacin.

10. Haga clic enel botnFinalizar.


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En este caso, no se han hecho referencias a otras tablas, si el requerimiento del usuarioes distinto, la forma correcta de hacerlo, por medio del asistente es la siguiente:

Se define como referencia cruzada, al tipo de consulta que se utilizacuando se quiere representar una consulta con dos atributos deagrupacin. En lenguaje comn de base de datos, consiste en lainterseccin de dos tablas, por medio de sus atributos en comn, en otraspalabras, las llaves extranjeras.

1. Ejecute el Asistente para consultasy seleccione la opcin Asist.consultas de tabla ref. cruzadas(Asistente para consultas de tablasde referencia cruzada).


3. Seleccione la opcinque mejor se ajuste alos criterios debsqueda.

4. Haga clic en elbotnSiguiente.


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Como resultado del paso anterior, aparecer una ventana como la siguiente:

* Esto depender del tipo de dato con el que se est trabajando.

5. Seleccione loscampos queformarn losttulos de Fila

(Tupla).


7. Seleccione losCampos queformarn losttulos deColumna.

8. Haga clic en el

botnSiguiente.

9. Seleccione elintervalo deagrupacin delCampo*.



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Como resultado, aparecer una ventana similar a la siguiente:

11. Seleccione elcriterio declculo para elatributo deagrupamiento*.

12. Haga clic en elbotn Siguiente.

13. Escriba unnombre alaConsulta.

14. Seleccione laopcin de Ver laconsulta.



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3.1.3 Ejecutar consultas

Para ejecutar la consulta, realice los siguientes pasos:

3.1.4 Distintas vistas para diseo de consultas

Todas las Consultas se verifican haciendo clic en el botn Ver, teniendo la capacidadcomo usuario de acceder a distintas vistas, siendo estas las que se presentan acontinuacin:

1. Haga clic en el botn Ejecutar, en la Cinta deopciones, de la Ficha Diseo.

2. El resultado dela consulta, semostrar en el

rea de trabajo.

Muestra el resultadofinal de la Consulta.


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Esta muestra laestructura de la

Consulta, opcinavanzada.

Muestra los resultadosde manera grfica,opcin avanzada.


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De forma predeterminada, la Consulta se muestra siempre en Vista Diseo.

3.2 Criterios, condiciones y campos calculados

Dado que una Consulta de seleccin tiene un menor o mayor grado de complejidad, senecesitan distintos elementos sobre los cuales realizar acciones que permiten obtener unmejor filtrado de datos. A estos elementos se les llama Criterios.

Un Criterio es definido como una Condicin o un Clculo sobre uno o variosAtributos dentro del esquema de bases de datos. Asimismo, se reconocencomo Criterios de seleccin o de bsqueda.

3.2.1 Condiciones

Como se ha sealado con anterioridad, uno de los Criterios para la seleccin de Registrosdentro de la base de datos, es una Condicin sobre la cual se ir filtrando de mejor

manera la informacin que el usuario desea que se muestre.

Una Condicin es una proposicin de tipo lgico-relacional, que permiteestablecer comparaciones entre distintos Campos y Criterios, definidos porel usuario.

A. Operadores relacionales

Estos son operadores que describen el grado de comparacin entre dos criterios oatributos dentro de una condicin. Los ms usuales son:

= Igualdad entre operadores. > Mayor que. < Menor que. >= Mayor o igual que.


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Para casos especficos de lenguaje de Consultas (SQL), se utilizan tambin losoperadores siguientes:

B. Operadores lgicos

Se utilizan en lgica matemtica y son operadores que permiten hacer variascomparaciones a la vez, las mismas se realizan segn el criterio para verificar todas lasopciones al mismo tiempo o de manera opcional. Su resultado es una variable de tipoBooleano, en otras palabras, que su resultado ser Verdadero o Falso.

1) AND

Para que el conjunto de Condiciones se verifique Verdadero, todos los Criterios

deben verificarse verdaderos.

2) OR

Para que el conjunto de Condiciones se verifique Verdadero, basta con que secumpla uno de los Criterios de verificacin.

LIKE Igualdad entre operadores. BETWEEN Comparacin contra un rango de datos. IN Comparacin contra un grupo de datos.

Ambos Criterios se encuentran almismo nivel, por lo tanto, denotan

una condicin tipo AND.

Los Criterios se encuentran endistinto nivel, por lo tanto, denotanuna Condicin tipo OR (O).


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3.3 Funciones de agrupacin y de agregado

En la mayora de casos, las consultas abarcan ms de un Campo y Condiciones que noprecisamente tienen que ver con criterios relacionales o lgicos. Para estos casos sedistinguen las funciones de agrupacin y funciones agregadas o de agregado.

3.3.1 Funciones de agrupacin

Como su nombre lo indica, son funciones que agrupan los datos en criterios de usocomn y se utilizan mayormente, en la elaboracin de Consultas con lenguaje SQL.

3.3.2 Funciones agregadas o de agregado

Estas funciones se establecen dentro de los Criterios de seleccin de campos y serefieren a un tipo de funcin que afectan directamente a un grupo de datos, por lo quecomnmente se asocian con las funciones de agrupacin. Las funciones de agregado quenos proporciona Access, son las que se mencionan a continuacin:

A. Suma

Calcula la suma de los valores indicados en el campo, los datos deben ser de tiponumrico.

B. Promedio

Muestra el promedio, llamado tambin media aritmtica de los valores contenidos en elcampo.

C. Desviacin estndar

Se denota como DesvEst y calcula la desviacin estndar del grupo de datos que recibecomo argumento.

D. Varianza

Es utilizada como la funcin Var, calcula y muestra la varianza de un grupo de datos.

E. Mnimo y mximo

Devuelven como resultado el mnimo (Min) o el mximo (Max), dentro de un grupo dedatos.

F. Primero y ltimo

Muestra el primero o ltimo registro del resultado de la consulta.

G. Contar

Muestra en pantalla, el conteo de registros que se han encontrado bajo los distintoscriterios de bsqueda. Si el valor aparece repetido, lo cuenta varias veces.


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En todos los casos, el procedimiento incluye los dos siguientes pasos:

Nota: el resto de pasos es el mismo patrn de consultas tradicional.

4. Formularios

Un esquema de base de datos completo, no se da, sin incluir las herramientas que son elfundamento del contacto directo con el usuario final, como lo son los formularios, los quepermitirn que el usuario maneje el sistema sin afectar la estructura de la base de datos,previamente diseada por el administrador de la misma.

4.1 Introduccin a los formularios

Los formularios como herramienta permiten al usuario final, tener el manejo completo dela base de datos, sin afectar su estructura inicial, ya que se centra en la modificacin yuso de los datos propiamente, no de la estructura de los mismos.

Un Formulario es un conjunto de objetos que permite el acceso a la base dedatos por parte del usuario al incluir en ellos el uso de botones, cajas detexto y distintos medios de seleccin. De manera que se tiene un contactodirecto con los datos previamente ingresados, as como, la inclusin denuevos datos, cuando la estructura de la misma lo permite.

Las funciones para la administracin de formularios se encuentran en el Grupo de trabajoFormularios de la Ficha Crear.

4.2 Creacin de formularios

Los Formularios se crean de distintas formas, unas ms sencillas que otras, el diseo delos mismos debe ser sencillo, con el fin que el usuario se familiarice de forma rpida con

1. Escriba la palabraExpr1: seguida dela Funcin de

Agregado.

2. Escriba el nombre delCampo, sobre el cualse ejecutar lafuncin.


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el entorno de trabajo. De esta manera, se obtiene una mayor retroalimentacin en cuantoa gustos particulares, con respecto al manejo de los datos de una empresa.

El diseo de los Formularios significa el xito o fracaso de un sistema, yaque el usuario final es quien emite el juicio con respecto a la funcionalidaddel sistema. Es un criterio objetivo, pues el usuario final no se involucra en la

fase de desarrollo de la base de datos, por lo tanto, es un enfoque realista.

4.2.1 Creacin de formularios utilizando el asistente

El realizar formularios por medio de asistentes, presenta una serie de ventajas, ya que laetapa de creacin es rpida, pero las modificaciones luego de terminado el formulario,representan una mayor inversin en tiempo al intervenir cdigo que ya fue generado porel programa, en este caso Access.

Para la creacin de este tipo de formularios, tome en cuenta los siguientes pasos:

Aparecer el siguiente Cuadro de dilogo:

1. En la Cinta de opciones, enla Ficha Crear, en el Grupode trabajo Formularios,encontrar el botn

Asistente para formularios,haga clic en dicho botn.

2. Seleccione laTabla oConsulta,para la cualdeseadisear elFormulario.

3. Seleccione uno a unolos Campos que deseaincluir en el Formulario,tambin se puedenseleccionar todos almismo tiempo.

4. Haga clic enel botnSiguiente,una vez hayaseleccionadolos campos.


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Nota: el paso anterior se repite las veces que sean necesarias, para tener una visual delas distintas distribuciones que aparecen en un formulario.

4.2.2 Modificar un formulario realizado con el asistente

En caso de que el Formulario haya sido diseado por medio del asistente y se haseleccionado la opcin Modificar el diseo del formulario en el paso final, el rea detrabajo tendr un aspecto como el que se presenta a continuacin:

5. Seleccione el formato que deseepara el Formulario, en el paneldel lado derecho se presentauna vista previa de ladistribucin de tatos que tiene elformato seleccionado.

6. Haga clic en elbotn Siguiente,una vez hayaseleccionado elformato.

7. Luego, escriba un nombredescriptivo a las funcionesdel Formulario.

8. Seleccione entre Abrirformulario para ver o introinformacin o Modificardiseo del formulario.

9. Haga clic en el botnFinalizar, para ver elresultado final.


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La Cinta de opciones en la Ficha Diseo ha tomado la siguiente apariencia, conteniendootro tipo de comandos o botones:

4.2.3 Barra de herramientas para formularios

Tanto en el caso en que se modifica un formulario realizado con asistente o creado envista de diseo, la barra de herramientas es similar a la del apartado anterior, por lo quelas opciones para cada grupo de comandos son las siguientes:

A. Grupo de trabajo o comandos Ver

Navegador deobjetos, incluye los

Formularios.

Diseo delFormulario.

Lista de opcionescon objetos

especficos.

Vistas delformulario.

Temas quese pueden

aplicar.

Panel decontroles.

Imgenes ylogotipo para el

formulario.Extras y

modificaciones.

Muestra el formulario tal

cual ser presentado alusuario.

Este muestra el formulariocon los controles activos

para uso del mismo.

Muestra la cuadrculapara modificar el diseo

del formulario.


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B. Grupo de trabajo o comandos Temas

C. Grupo de trabajo o comandos Controles

La distribucin para este grupo de comandos es la siguiente:

Permite elegir un tema (colores yfuentes predeterminadas), para el

diseo del formulario.

Este permite elegirdentro de un set

predeterminado decolores, para el

formulario.

Permite elegir dentrode un set

predeterminado defuentes, para utilizar

en el formulario.


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na. Seleccionar objetos.b. Cuadro de texto.c. Etiqueta.d. Botn de comando.e. Pestaa.f. Hipervnculo.g. Control de explorador Web.h. Control de navegacin.i. Lista desplegable (combo box).

j. Lista de opciones.

k. Casilla de verificacin.l. Datos adjuntos.m. Subformulario/Subinforme.n. Insertar imagen.

D. Grupo de trabajo o comandos Encabezado y pie de pgina

E. Grupo de trabajo o comandos Herramientas

4.2.4 Crear un formulario en vista de diseo

Al crear un Formulario en este tipo de vista, se observa que aparece una cuadrcula, conel fin de alinear los controles de la forma correcta dentro del Formulario.

a b c d e f g h i j k l m

Este permite insertar un logotipo al formulario.

Permite modificar el ttulo del formulario.

Permite insertar fecha y hora al formulario.

Muestra las propiedadesactuales del objeto

seleccionado.

Este permite agregarcampos al formulario, con

base en las tablas yadiseadas.


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Observe que el formulario queda dividido en tres partes principales que son: elEncabezado del formulario, el Detalle y el Pie del formulario.

Los controles se encuentran en la barra de Diseo descrita anteriormente, teniendo lacapacidad para utilizar cualquiera de ellos en la seccin del Formulario donde seanecesaria.

Asimismo, se debe cuidar que cada control sea asociado de manera correcta a un objetode la base de datos, para realizar estas acciones deben utilizar y seguir los pasos que sepresentan a continuacin.

Esto en el caso de los Campos de Texto, Etiquetas, Listas, Casillas de verificacin oListas desplegables.


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En el caso de los Botones de navegacin o Botones de comando, se agreganfuncionalidades especficas, para controles de navegacin o mantenimiento de datos.

Debido a que cada botn ofrece gran cantidad de opciones en cuanto a sufuncionamiento, se realizar un ejemplo para integrar un botn que permite almacenar elregistro que en la actualidad, se encuentra en el Formulario.

Para este procedimiento, realice lo siguiente:

1. Seleccione el control autilizar y colquelo sobrela cuadrcula delFormulario.

2. Haga clic en elcomando de Hojade propiedades.

3. En la Hoja depropiedades,seleccione la pestaaDatos y la opcinOrigen del control.

4. Seleccione el o losCampos que sernasociados al Control encuestin.

5. Haga clicen el botn

Aceptar.


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1. Seleccione elControl Botn decomando.

2. Seleccione laCategora deevento querealizar el botn.

3. Seleccione la Accinespecfica que realizarel botn al serpresionado.


5. Seleccione elbotn entremostrar modoTexto o modoImagen.

6. Si existe una imagen personalizada, localcelautilizando el explorador, por medio del botnExaminar



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Este procedimiento se repite para insertar distintos botones, con diferentes funcionescada uno, entre ellos:

Navegacin de registros. Operaciones con registros. Acceso a otros formularios. Acceso a informes.

Recuerde que al terminar cada procedimiento, debe hacer clic en el botn (Guardar),para almacenar los cambios establecidos.

5. Informes

Los informes, como herramienta de trabajo, permiten al usuario mostrar resultadosfidedignos acerca de la informacin incluida dentro de la base de datos.

Asimismo, los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, por logeneral, para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios, es que los datos queaparecen en el informe solo se visualizan o imprimen (no permite modificar); y en losinformes se agrupa fcilmente la informacin y saca los totales por grupos.

5.1 Introduccin a los informes

El grupo de comandos Informes, se encuentra en la lista de opciones, en la ficha Crear,siendo sus opciones las siguientes:

8. Escriba un nombre especfico,relacionado con la funcin delbotn.

9. Haga clic en elbotn Finalizar.


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InformeCrea un informe bsico de datos en la consulta o tabla actual, para agregarfunciones como grupos o totales.

Diseo de informeCrea un informe en blanco en la vista Diseo, en esta vista se realizan cambios de

diseo avanzados, como agregar tipos de controles y cambios en la estructura.

Informe en blancoCrea un informe vaco para que se inserten campos y controles, as como, disearel informe.

Asistente para informesMuestra el asistente para informes, que ayuda a crear informes simples ypersonalizados.

EtiquetasMuestra el asistente para etiquetas, para crear etiquetas estndar y

personalizadas.

5.2 Creacin de informes

De igual manera que con la mayora de objetos que se utilizan en Access, los informesse crean de varias formas, el resultado es el mismo, con la diferencia, que el camino esms largo o ms corto, en funcin del grado de conocimiento del usuario.


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5.2.1 Creacin de informes utilizando el asistente

Para la creacin de este tipo de informes, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione en laCinta de opciones,la Ficha Crear.

2. Haga clic en la opcinAsistente parainformes.

3. Luego, seleccionelas Tablas oConsultas desdedonde crear elinforme.

4. Seleccione el olos Campos amostrar en elinforme.



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6. Seleccione unNivel deagrupamientode datos, sias lo desea.

7. Haga clic en el botn Opcionesde agrupamiento

8. Seleccione el Intervalo deagrupamiento para suInforme, esto ser diferentecon respecto al tipo de datoque est manejando.

9. Haga clicen el botn

Aceptar.


11. Seleccione elCriterio y la formade ordenamiento

para los Registrosde su Informe.



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Luego del procedimiento anterior, el Informe est preparado para una de las siguientesacciones:

Imprimir. Exportar a un documento. Modificarlo. Hacerlo parte de un proyecto con formularios.

13. Seleccione laDistribucin yOrientacin parasu Informe.


15. Escriba un nombredescriptivo, segnel uso que vaya adarle a su Informe.

16. Seleccione entre Vista previadel informe o Modificar eldiseo del informe.



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Recuerde, presione el botn (Guardar), para almacenar el Informe; y podr observarque el mismo ya aparece en el listado de objetos de la base de datos.

5.2.2 Creacin de informes utilizando la vista de diseo

Como una opcin alternativa para usuarios avanzados, el diseo de los informes serealiza elemento por elemento. Este procedimiento es similar al utilizado con losformularios, el cual se presenta a continuacin.

1. En la Cinta de opciones, Ficha Crear,en el Grupo de trabajo Informes,seleccione el comando Diseo deinforme.


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La descripcin de los grupos de datos anteriores, es la siguiente:

Agrupacin y totales, incluye las opciones:

- Agrupar y ordenarEste agrupa y ordena registros para que el informe sea ms fcil de leer, asimismo,agrega contactos, totales u otras operaciones aritmticas a cada grupo.

- TotalesAgrega un total para el grupo, por lo que cada elemento del grupo incluye un total.

- Ocultar detallesEl fin de este es que oculta registros en un nivel inferior de agrupamiento, cuando losregistros estn agrupados en varios niveles.

El grupo de Herramientas incluye las siguientes opciones:

- Agregar campos existentesEste inserta un campo en esta vista, basado en un campo existente.

- Hoja de propiedadesAbre la hoja de propiedades, para establecer las propiedades del objeto seleccionado.

- Orden de tabulacinCambia el orden de tabulacin de los controles de la pgina.

2. Aparecer lacuadrcula y conella se habilitarn,el Grupo de trabajoControles para eldiseo de Informes.

La descripcin de esta Ficha es similar ala de Diseo de Formularios, lasdiferencias son el grupo de Herramientasy Agrupacin y totales.


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Para la creacin de este tipo de informes, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la

Ficha Crear en laCinta deopciones.

2. Seleccione la opcin

Diseo de Informe enel grupo de controlesde Formulario.

3. Aparecer la fichaDiseo y el grupo deControles, seleccionelos controles a incluir ensu informe.

4. Coloque sobre la cuadrcula, enlos apartadoscorrespondientes, los controlesque regirn el comportamientodel informe.

5. Seleccione unaimagen parainsertar en suinforme, si fueraparte de sudiseo.

6. Haga clic y coloque sobresu informe, los elementosque crea necesarios delGrupo de trabajoEncabezado y pie depgina.


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12. Presione el botn (Guardar), para almacenar el informe.

Los cambios se realizan de manera ms fcil, cuando se encuentra en Vista de Diseo.

7. Haga clic para Agregar campos

existentes, aparecer estaventana en la parte derecha dela pantalla.

8. Seleccione el campo que deseaagregar sobre su formulario yarrstrelo con el ratn, hacia lacuadrcula de trabajo.

9. Seleccione el Orden detabulacin (agrupacin), para

los campos de las tablas.

10. Haga clic en laSeccin delinforme quedeseapersonalizar.

11. Cuando est listo elinforme, haga clic enel botn Aceptar orealice los cambiosnecesarios.


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Instrucciones:

Responda las preguntas, de acuerdo con los contenidos estudiados.

1. Qu es un dato?

(Pg. )

2. Quines intervienen el buen diseo de bases de datos, la cual incluye laplanificacin?

(Pg. )

3. Por qu es necesario contar con un diseo de la base de datos previamenteaprobado y normalizado?

(Pg. )

4. Los trminos entidad y tabla se refieren al mismo elemento?

(Pg. )

5. Qu procesos se aseguran con la normalizacin?

(Pg. )

6. Qu factores aseguran la correcta relacin entre las tablas de una base de datos?

(Pg. )

7. Por qu se deben asignar los tipos de datos correctos a cada uno de los atributos deuna tabla?

(Pg. )


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8. Qu problemas funcionales surgen cuando se asignan los tipos de datos de maneraarbitraria a un conjunto de atributos?

(Pg. )

9. Qu elementos de bases de datos se crean en Accessy cul es la utilidad de cadauno?

(Pg. )

10. Qu problemas representa el hecho de crear las tablas y no relacionarlas?

(Pg. )

11. La creacin y edicin de tablas son acciones permitidas en Access? Cul es elprocedimiento para cada una de estas?

(Pg. )

12. Es posible crear consultas en Access y no utilizar condiciones?

(Pg. )

13. A qu se refiere la condicin lgica o relacional y en qu se aplica?

(Pg. )

14. Cul es la utilidad de las herramientas para la creacin de formularios?

(Pg. )

15. Son los informes las mejores herramientas para mostrar resultados sobre una basede datos? Existen alternativas y cules son?

(Pg. )


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so2Bases del diseo Web

Criterios de evaluacin

Explica las bases para la definicin de sitios Web como herramienta clave en la operacinde computadoras.

Explica y aplica el procedimiento maneja criterios, para la definicin de elementos tilesdentro de la creacin de sitios Web.

Explica y aplica los procedimientos para correr pruebas de unidad sobre las distintas

pginas que componen el sitio Web creado. Explica y aplica los procedimientos para insertar elementos grficos, tanto estticos comodinmicos de forma que muestra sitios Web con estilo dadas las facilidades que provee laherramienta Adobe Dreamweaver.

Explica y presenta una solucin Web, por medio de un sitio listo para ser cargado en unservidor de Internet.


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Introduccin aldesarrollo Web

Bases del diseoWeb

Definiciones

Proceso deldiseo Web

Editores y

herramientas

Tipos yorganizacin de

las pginas

Tipos de datos

Textos

Colores,

imgenes yfondos

Interactividad

Navegacin

Contenido

Estructura de laspginas

Introduccin aDreamweavery

entorno de trabajo

El texto

Hipervnculos

Imgenes

Tablas

Marcos (frames)

Formularios

Multimedia

Elementos y guas

para diseo depginas

AdobeDreamweaver

Herramientasavanzadas para

Adobe Dreamweaver


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1. Introduccin al desarrollo Web

El desarrollo Web surge como una necesidad por parte de los usuarios, con el fin deplanificar, disear y ejecutar un proyecto, mediante el cual se muestra informacin atravs del Internet, bajo las premisas de un sitio amigable y de fcil acceso para todos losinteresados en la bsqueda de informacin clara y concisa. Por lo que el desarrollo Web,

es una rama relativamente nueva, ya que en los inicios de Internet se trabajaba con sitiosque solamente mostraban informacin muy bsica. La novedad consista solo en lacapacidad de hacerlo desde cualquier computadora conectada a la World Wide Web(WWW).

En la actualidad, el diseo Web comprende desde computadoras, hasta avanzadosdispositivos mviles y todos los que incluyen la capacidad de conexin a Internet, entreellos, consolas de videojuegos y los ms recientes, llamados Televisores inteligentes.

Todo sitio Web tiene dos formas para ser desarrollado, las cuales son: por medio de unlenguaje de programacin o utilizando uno de los editores avanzados existentes en elmercado.

Los lenguajes ms comunes para realizar el desarrollo de aplicaciones Web son: Java,PHP, ASP y la plataforma .net de Microsoft.

Dentro de los editores avanzados, se encuentran Macromedia Dreamweaver, el cualser objeto de estudio en el presente manual.

Internet surgi como una herramienta de comunicacin entreuniversidades por medio de comunicaciones telefnicas, con el uso de unmdem que transformaba las seales del telfono a impulsos electrnicosde forma que pueden ser ledos por una computadora.

1.1 Definiciones

Al igual que en cualquier rama de estudio, el desarrollo Web cuenta con trminosimportantes, cuyas definiciones constituyen el lenguaje tcnico que debe manejarse almomento de disear y crear sitios Web. A continuacin, se dan a conocer los trminos deuso comn.

A. World Wide Web (WWW)

Forma alternativa para nombrar a Internet, siendo esta una Red mundial de computadoras

interconectadas con el fin de intercambiar informacin de manera inmediata.

B. Cliente-servidor

Ambiente de trabajo en desarrollo Web, que se refiere al mecanismo de funcionamientoen donde una o varias computadoras (servidores), brindan la informacin de manera localpara el usuario que acceder a la informacin desde su propio equipo de computacin(clientes).


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C. Hosting

Sitio fsico, local o virtual, donde se almacenan todos y cada uno de los archivos quesern utilizados, para construir un sitio Web.

D. Protocolo

Es el conjunto de reglas de comunicacin entre distintos tipos de computadora, estodepende de la utilidad que se le dar al sitio Web.

E. Dominio

Consiste en una direccin asociada a una pgina Web.

F. ISP

Proveedor de servicios de Internet (Internet Service Provider), empresa encargada debrindar el servicio para hostingy dominios en un ambiente cliente-servidor.

G. URL

Localizador de recursos universal (Universal Resource Locator), es una cadena queproporciona la direccin de Internet de un sitio Web o un recurso del World Wide Web,

junto con el protocolo, mediante el cual se tiene acceso al sitio o al recurso.

H. HTML

Lenguaje de marcado de etiquetas (Hiper Text Markup Language), es el lenguajeprimordial para el desarrollo Web, el primero utilizado para dar formato al texto y demselementos que conforman un sitio Web. En la actualidad, su uso se limita a un lenguaje

auxiliar.

I. Cliente FTP

Consiste en el programa que permite conectarse al servidor para publicar pginas Web.

J. Pgina Web

Documento realizado en HTML y que es parte de un sitio Web. Aparte del HTML seutilizan otros lenguajes complementarios, como PHP, ASP, JavaScript, etctera.

K. Sitio Web

Pgina principal y sus otras pginas, grficos, documentos, multimedia y otros archivosasociados que se almacenan en un servidor Web o en el disco duro de un equipo.

L. Web Mster

Encargado de crear, disear, estructurar, publicar, promocionar y mantener un sitio Web.


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1.2 Proceso del diseo Web

Como cualquier elemento de tipo informtico, un sitio Web debe ser construido sobre unabase firme, la cual es constituida por una serie de pasos que deben seguirse, de maneraque el usuario final, ofrezca un producto que realmente se ajuste a sus necesidades.

Dentro de estos pasos se mencionan los siguientes:

A. Entender cul ser el enfoque que tendr el sitio Web

Este es el primer aspecto que debe definirse claramente antes de tomar cualquier accin.Por lo que se necesita decidir cul es el propsito y objetivos del sitio Web.Es importante definir este paso claramente, porque el enfoque del sitio tiene el mayorimpacto en todo el proyecto; este define los cimientos del sitio.

Por ejemplo: Un almacn en lnea. Manejo de informacin para clientes establecidos.

Administracin de usuarios dentro de una empresa.

B. Establecer las caractersticas especficas que deben incluirse en el sitio Web

Colocar en detalle lo que se defini en el primer paso y se evalan las caractersticas quese desean implementar. Por ejemplo:

Un carrito de compras para el almacn en lnea. Una contrasea para proteger determinada seccin del sitio Web.

Es importante mencionar que mientras ms detalles se obtengan para crear

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MS Access y Diseño Web

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