MICROSOFT EXCHANGE STEP BY STEP CONFIGURATIONInformation Technology Division

CONTEN

T OF D

OCU

MEN

TContent 

What is Microsoft Exchange?

Why Microsoft Exchange?

Microsoft Exchange Roadmap

Comparison of Old Email and New Email

Technical Support

How to start using Microsoft Exchange?

Outlook Web Access‐OWA

Certificate Installation Setup

Setting Up of Outlook 2007 Client

How to configure Microsoft outlook to enable sending of emails from outside of the University

How to share calendars with other staff

1

2

3

5

7

9

11

14

23

34

45

55

How to migrate from previous email system to the Microsoft exchange 60

How to transfer email from Local Folder in Thunderbird email client to Microsoft Exchange Outlook 2007 73

2

WHAT IS MICROSOFT EXCHANGE ?

3

WHAT IS M

ICROSO

FT EXCHANGE ?

EXCHANGE SERVER 2007

Microsoft Exchange Server is a client side of a client‐server, collaborative application product developed by Microsoft. It is part of the Microsoft Servers line of server products and is used by enterprises using Microsoft infrastructure solutions. Exchange's major features consist of electronic mail, calendaring, contacts and tasks; support for mobile and web‐based access to information; and support for data storage. – wikipedia.org

User can check email from either Outlook Web Access via Internet Explorer, Microsoft Outlook 2007 client, Outlook Voice Access from normal phone or Outlook mobile 4

THE BEN

EFITS OF M

ICROSO

FT EXCHANGE

WHY MICROSOFT EXCHANGE ?

Provides a robust and secure messaging system

Simplified high availability and disaster recovery

Greater mobility and flexibility

Improved information worker access‐ calendar/unified messaging/web access/mobility

Increased storage capacity

Safeguard sensitive information

Reduced malware and spam

5

THE M

ICROSO

FT EXCHANGE RO

ADMAP

THE ROADMAP FOR IMPLEMENTATION OF MICROSOFT EXCHANGE  IN ALL IIUM CAMPUSES

Implementation at :Dec09’

Jan10’

Feb10’

Mar10’

Apr10’

May10’

Jun10’

Jul10’

Aug10’

Sep10’

Oct10’

Nov10’

Dec10’

Jan11’

Kulliyyah of Information and Communication Technology

Ahmad Ibrahim Kulliyyah of Laws

Kulliyah of Economics and Management Sciences

Kulliyah of Architecture and Environmental Design

Kulliyah of Engineering

Kulliyah of Islamic Revealed Knowledge and Human Science

Centre for Foundation Studies

Kuantan Campus

ISTAC Campus and IIBF

Administrative Office

6

COMPARISON BETWEEN OLD EMAIL AND NEW EMAIL

7

OLD

 EMAIL VERSU

S NEW

 EMAIL

OLD EMAIL VS NEW EMAIL

Capacity – 80MOnly for emailCan not share calendarCan not sync with devicesContact will be saved on computerNo application for windows mobile

Capacity – 300MBUnified CommunicationCalendar is shareable Synchronization is enableContact is saved on server.Support windows mobile/symbian

8

TECHNICAL SUPPORT

9

TECHNICA

L SUPPO

RT

ITD SERVICEDESK‐MAIN CAMPUS

• EMAIL– servicedesk@iium.edu.my• TELEPHONE – 03‐61965211 (DL) / 2222

ITD SERVICEDESK – KUANTAN CAMPUS

• EMAIL – helpdeskktn@iium.edu.my• TELEPHONE – 09‐571 6666 (DL)/ 6666

ITD SERVICEDESK – CENTRE FOR FOUNDATION STUDIES

• EMAIL – servicedesk@iium.edu.my • TELEPHONE ‐ 03‐77803461 (PJ)/ 06‐8563520 (NILAI)

10

HOW TO START USING MICROSOFT EXCHANGE?

11

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

IF YOU ARE UNABLE TO ACCESS THE OUTLOOK WEB ACCESS DUE TO LOGIN ERROR – YOU NEED TO FOLLOW THESE STEPS‐

1st STEP‐ ACTIVATE YOUR ACCOUNT

1) Go to MyIIUM portal2) Click the “ACTIVATE” 

button

12

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

2nd STEP : CHECK YOUR ACCOUNT. IF USER EXISTS, UPDATE YOUR ACCOUNT INFORMATION. PROCEED TO LOGIN THROUGH OWA.

1) Key in the email username2) Key in the email password3) Click the “Check” button

1) A message will be displayed if the user exist.

2) Click the “Update” button

If you have never activated your account : The “ACTIVATE” button will be enabled. Click the button.

1) Your account is now updated.

2) You can start to use the Outlook Web Access(OWA)

OWA – Outlook Web Access13

OUTLOOK WEB ACCESS ‐ OWA

https://mail.iium.edu.my/owa

14

OUTLO

OK W

EB ACCESS

1. Open the Internet Explorer. OWA is best viewable using IE 6.0 /IE 70/IE 8.0. Users are encouraged to upgrade the Internet Explorer to version 8.0 due to security vulnerabilities reasons of the previous version.

2. Type in https://mail.iium.edu.my/owa.3. You may receive an error message as above.4. Click the “Continue to this website (not recommended)” hyperlink.5. There is nothing wrong with your pc or the email system. This page is normally displayed when a website uses SSL 

protocol (Secured Connection).6. To remove this error message, you need to install security certificate (see page 23) 15

OUTLO

OK W

EB ACCESS

1. In the Domain/User name : Key in your email username2. In the Password : Key in your email password.3. Click the “Log On” button.

16

OUTLO

OK W

EB ACCESS

1. The above is the view of your Microsoft Exchange viewable from Internet Explorer.2. You will be able to view your emails, calendar, contacts and Tasks.

17

OUTLO

OK W

EB ACCESS

1. You can only view your own calendar in OWA.2. The calendar is saved in the server. Therefore, you can access your calendar anywhere.

18

OUTLO

OK W

EB ACCESS

1. You can add contact information into the Microsoft Exchange.2. The Contact is saved in the server. Therefore, you can access these information 

anywhere.19

OUTLO

OK W

EB ACCESS

1. You can add Tasks and assigned it to relevant staff. You can also set a reminder to do follow up . If the task is completed by the assigned staff, a notification email will be sent to you.

20

OUTLO

OK W

EB ACCESS

Contact Information on OWA

Contact Information on Microsoft Outlook 2007

21

OUTLO

OK W

EB ACCESS

Web Browser: Internet Explorer 6.0Recommended to use IE 6.0 /IE 7.0 or IE 

8.0 as  different browsers may not display all the features.

Web Browser: Mozilla Firefox 3.5.8Limited features if compared to Internet 

Explorer 6.0

22

CERTIFICATE INSTALLATION SET UP

23

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NPRIOR TO THE MIGRATION TO EXCHANGE; YOU WILL RECEIVE AN EMAIL FROM  THE EXCHANGE TEAM. ENCLOSED IN THE EMAIL IS A CERTIFICATES INSTALLATION– EXCHANGE_CERT.ZIP. SAVE THE FILE ONTO YOUR COMPUTER AND FOLLOW INSTRUCTIONS IN THE EMAIL.

When you are using OWA via IE, you will notice that you will get an error regarding certificates and be given option of either to continue or stop. Please continue and to avoid from getting this error in future, you will have to install the certificates as in the attached zip file

24

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NOPEN THE ZIP FILE, USUALLY BY DOUBLE CLICKING THE ATTACHMENT. DOUBLE CLICK 'GMBK_UNISTAFF.CER' FILE. A WINDOW TITLED 'CERTIFICATE' WILL BE OPENED

Double click 'gmbk_unistaff.cer' file

25

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NA WINDOW TITLED 'CERTIFICATE' WILL BE OPENED. CLICK 'INSTALL CERTIFICATE'

26

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

NEW WINDOW TITLED 'CERTIFICATE IMPORT WIZARD' WILL BE OPENED. CLICK “NEXT”.

27

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

CLICK 'PLACE ALL CERTIFICATES IN THE FOLLOWING STORE' AND CLICK BUTTON 'BROWSE'. A NEW WINDOW TITLED 'SELECT CERTIFICATE STORE' WILL BE OPENED. SELECT 'TRUSTED ROOT CERTIFICATION AUTHORITIES' AND CLICK 'OK'.

SELECT 'TRUSTED ROOT CERTIFICATION AUTHORITIES' AND CLICK 'OK'.

1

2

3

4

5

28

MICRO

ST EXCHANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

CLICK “FINISH”.

29

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

A DIALOG BOX – “THE IMPORT WAS SUCCESSFUL” IS DISPLAYED. CLICK “OK”.

30

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

GO TO “EXCHANGE_CERT.ZIP” AGAIN AND REPEAT THE INSTALLATION CERTIFICATE FOR “MAIL_IIUM.CER” FILE.

31

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

STORE THE CERTIFICATE IN THE “PERSONAL” FOLDER. CLICK “OK” AND THEN CLICK “NEXT”.

12

3

4

5

32

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

CLICK “FINISH” TO COMPLETE THE CERTIFICATE INSTALLATION.

33

SETTING UP OUTLOOK 2007 CLIENT

34

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

GO TO ALL PROGRAMS AND CHOOSE “CONTROL PANEL”.

35

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

GO TO CONTROL PANEL AND DOUBLE CLICK THE “MAIL” ICON. THE “MAIL SETUP” DIALOG BOX WILL APPEAR. CLICK “SHOW PROFILES”.

36

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

CLICK  “ADD” TO ADD A NEW PROFILE. A “NEW PROFILE” DIALOG BOX IS DISPLAYED. FILL UP THE PROFILE NAME AND CLICK “OK”.

1

2

3

37

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

IN THE “ADD NEW EMAIL ACCOUNT”; CLICK “MANUALLY CONFIGURE SERVER SETTINGS OR ADDITIONAL SERVER TYPES” AND CLICK “NEXT”.

38

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

IN THE “ADD NEW EMAIL ACCOUNT” DIALOG BOX, CLICK “MICROSOFT EXCHANGE” OPTION AND CLICK “NEXT”.

39

MICRO

SOFT E BY STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

TYPE THE NAME OF THE EXCHANGE SERVER. CLICK THE “USE CACHED EXCHANGE MODE” CHECK BOX. TYPE IN YOUR EMAIL USERNAME AND CLICK “CHECK NAME”.

itd‐scc‐01.unistaff.ics.iium.edu.my1

2 3

40

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

UPON CLICKING THE “CHECK NAME” , THE SERVER WILL DISPLAY THE NAME OF THE PERSON ASSOCIATED WITH THE EMAIL ACCOUNT. CLICK “NEXT” TO CONTINUE

41

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

A DIALOG BOX WILL PROMPT FOR YOUR EMAIL PASSWORD. KEY IN THE PASSWORD AND CLICK “OK”. PLEASE TAKE NOTE THAT THE USERNAME FIELD IS DISPLAYED AS – UNISTAFF\<USERNAME>

USERNAME= unistaff\<EMAIL USERNAME>PASSWORD= <EMAIL PASSWORD>

42

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCLICK THE “FINISH” BUTTON. YOU CAN NOW USE THE OUTLOOK CLIENT TO START SENDING AND RECEIVING EMAILS.

43

MICRO

SOFT EXCH

ANGE STEP BY STEP CO

NFIG

URA

TION

IN THE SHOW PROFILE DIALOG BOX, CLICK OPTION “ALWAYS USE THIS PROFILE” AND CHOOSE THE PROFILE YOU WOULD LIKE TO USE FROM THE DROP DOWN LIST BOX. CLICK “OK”. YOU CAN NOW START TO USE THE MICROSOFT OUTLOOK 2007 OR 2003.

44

HOW  TO  CONFIGURE  MICROSOFT  OUTLOOK  TO  ENABLE  SENDING  OF  EMAILS  FROM  OUTSIDE  OF  THE  UNIVERSITY

45

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCLICK “TOOL” AT THE MENU BAR AND CHOOSE ACCOUNT SETTING

46

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCHOOSE “MICROSOFT EXCHANGE” ACCOUNT FROM THE LIST. CLICK CHANGE.

47

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NIN THE CHANGE EMAIL ACCOUNT DIALOG BOX: CLICK THE “MORE SETTINGS” BUTTON

48

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCLICK THE “CONNECTION” TAB AT THE MICROSOFT EXCHANGE DIALOG BOX

49

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NIN THE OUTLOOK ANYWHERE SECTION, CLICK THE “CONNECT TO MICROSOFT EXCHANGE USING HTTP” CHECK BOX AND CLICK “EXCHANGE PROXY SETTING”  BUTTON

50

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NIN THIS SECTION, FILL UP THE CONNECTION SETTINGS WITH VALUES STATED BELOW. CHECK ALL THE CHECK BOXES AND CHOOSE BASIC AUTHENTICATION IN THE PROXY AUTHENTICATION SETTINGS. PRESS THE “OK” BUTTON.

mail.iium.edu.my

msstd:mail.iium.edu.my

51

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCLICK THE “APPLY” BUTTON AND PROCEED TO CLICK THE “OK” BUTTON TO SAVE THE EXCHANGE PROXY SETTINGS.

52

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCLICK THE “NEXT” BUTTON.

53

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCLICK THE “FINISH” BUTTON. YOU CAN NOW USE THE OUTLOOK CLIENT TO SENT FROM OUTSIDE THE UNIVERSITY.

54

HOW  TO  SHARE  CALENDARS  WITH  OTHER  STAFF

55

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NOPEN YOUR MICROSOFT OUTLOOK CLIENT AND CLICK THE “CALENDAR” TAB.

56

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NHIGHLIGHT YOUR CALENDAR AND RIGHT CLICK. GO TO THE “PROPERTIES” SECTION.

1

2

57

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NGO TO THE “PERMISSION” TAB.  YOU CAN ADD, REMOVE OR UPDATE PERMISSIONS LEVEL TO SHARE/MANAGE YOUR CALENDAR.

58

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

N(LEFT‐ IS YOUR CALENDAR. RIGHT – IS YOUR FRIEND’S CALENDAR)

59

HOW  TO  MIGRATE  FROM  PREVIOUS  EMAIL  SYSTEM  TO  THE  MICROSOFT  EXCHANGE

60

HOW TO

 TRANSFER EM

AIL SFRO

M IM

AP TO

 EXCHANGE

1st : Set up MS Exchange Account in Outlook 2007 client (Pg 34)

2nd : Set up NAIM Account in Outlook 2007 client (Pg 63)

3rd : Select relevant emails in the INBOX folder on NAIM.

4th : Drag the emails and drop it in the MS Exchange INBOX folder.

5th :Transfer of email is completed. The time to transfer the emails will depend on the number of emails on your  NAIM account.

61

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NTO ADD  YOUR OLD EMAIL ACCOUNT – GO TO  “TOOLS” MENU AND CHOOSE “ACCOUNT SETTINGS”.

62

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCLICK “NEW”.

63

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCHOOSE “MICROSOFT EXCHANGE,, POP3, IMAP OR HTTP “ OPTION AND  CLICK “NEXT”.

64

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NMANUALLY CONFIGURE THE EMAIL ACCOUNT BY CHECKING THE OPTION BELOW:

65

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCHOOSE “INTERNET EMAIL” OPTION AND PROCEED.

H

66

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NFILL UP THE RELEVANT INFORMATION AS STATED BELOW:

67

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NCLICK “FINISH”.

68

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NTHE @IIU.EDU.MY EMAIL ACCOUNT WILL BE DISPLAYED. CLICK  “CLOSE”.

69

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NYOU WILL NOW BE ABLE TO VIEW YOUR @iiu.edu.my emails from  Microsoft Outlook 2007.

70

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NTO TRANSFER THE EMAILS FROM @iiu.edu.my account to @iium.edu.my (Exchange) account; Go to @iiu.edu.my INBOX. Select ALL emails and drag these emails into the @iium.edu.my (Exchange) INBOX.

71

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NNOW ALL YOUR EMAILS FROM @iiu.edu.my is displayed into the new location which is the @iium.edu.my INBOX. Transfer of email from NAIM to Microsoft Exchange is complete.

72

HOW  TO  TRANSFER  EMAIL  FROM  LOCAL  FOLDER  (POP3)   IN  THUNDERBIRD  EMAIL  CLIENT    TO  MICROSOFT  EXCHANGE  OUTLOOK  2007  CLIENT

73

HOW TO

 TRANSFER EM

AIL SFRO

M IM

AP TO

 EXCHANGE

1st : Set up MS Exchange Account in Outlook 2007 client (Pg 34)

2nd : Set up NAIM Mail Account in Outlook 2007 client (Pg 63)

3rd : Open the Thunderbird email application

4th : If you store your email locally in your PC, please change the setting of email (@iiu.edu.my) from POP3(Port Number ‐110) to IMAP. (Port Number‐143)

5th :Select relevant emails in the Local Folder within the Thunderbird

74

HOW TO

 TRANSFER EM

AIL SFRO

M IM

AP TO

 EXCHANGE

6th : Drag the emails into the INBOX within the Thunderbird.

7th : Open the Microsoft Outlook 2007 which has been configured with NAIM mail. The email that was copied from Thunderbird is displayed.

8th : Select emails within the INBOX on NAIM.

9th : Drag the emails into the Microsoft Exchange INBOX or Local Folder within Microsoft Outlook.

10th :Transfer completed

75

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NOPEN THE THUNDERBIRD EMAIL CLIENT. RESET YOUR @iiu.edu.my email account SETTING from POP3 to IMAP4. 

Local folders within the Thunderbird.Emails sent to @iiu.edu.my will be saved 

into the computer

@iiu.edu.my Email account created under IMAP setting 

(server).

76

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NGO TO “TOOLS” AND THEN TO “ACCOUNT SETTINGS”. BELOW ARE THE EMAIL SERVER SETTING FOR IMAP4. 

Change the Port from 110 to 143

77

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NSELECT THE FOLDERS WITHIN THE “LOCAL FOLDERS”  (emails saved in PC)AND DRAG IT INTO NAIM EMAIL ACCOUNT.

Select a folder within the Local Folders and drag it to INBOX in  the email account at the server. Drop it in. The email folder is already 

in copied to NAIM account.

78

MICROSO

FT EXCHANGE STEP

 BY STEP

 CONFIG

URATIO

NNOW OPEN YOUR MICROSOFT OUTLOOK 2007 CLIENT AND CHECK YOUR NAIM EMAIL ACCOUNT. YOU WILL FIND THE FOLDERS THAT WAS SELECTED IN THUNDERBIRD EMAIL CLIENT DISPLAYED IN OUTLOOK 2007.  YOU CAN NOW MOVE THE EMAILS INTO EXCHANGE INBOX OR MICROSOFT OUTLOOK 2007 PERSONAL FOLDERS.

Email folder TRAINING that was selected in the local folder of the Thunderbird email client and drag into the NAIM account. It is now displayed in Outlook 2007. What next? 

Select the folder and drag it into your Outlook 2007 Personal Folder  or Microsoft 

Exchange INBOX.

79

END  OF  DOCUMENT

80