NODO CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS INFORME...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

( No. 000134 20 Agosto 2014 )

ESE HOSPITAL PSQUIATRICO SAN CAMILO

LIPSAMIA RENDON CROSS REPRESENTANTE LEGAL

TIEMPO DE EJECUCION

DEL 07 DE ABRIL DE 2.014 AL 11 DE ABRIL DE 2014

Y DEL 21 AL 25 DE ABRIL DE 2.014

VIGENCIA 2013

Bucaramanga, Julio de 2014




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVES Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

YANNETH JAIMES HERNANDEZ Coordinadora de Auditoría

EQUIPO AUDITOR

MYRIAM BELTRAN BECERRA Administradora de Empresas

LUZ MARINA RUEDA DELGADO Profesional Comercio Exterior




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TABLA DE CONTENIDO

PAG 1. INTRODUCCION 04 2. ANTEDECENTES 05 3. ALCANCE 05 4. RESULTADO DE AUDITORIA 05 4.1 CONTROL DE GESTION 05 4.1.1. Gestión Contractual 05 4.1.2. Rendición y Revisión de cuenta 44 4.1.3. Gestión Ambiental 44 4.1.4. Plan de Mejoramiento 45 4.1.5. Control Fiscal Interno 52 4.1.6. TICS 53 4.2 CONTROL DE RESULTADOS 56 4.2.1 Planes, Programas y Proyectos 56 4.2.2. Seguimiento Quejas y Denuncias 59 4.3 CONTROL FINANCIERO 59 4.3.1 Gestión Presupuestal 59 4.4. OTROS ASPECTOS 77 4.4.1 Gestión de Facturación y Glosas 77 4.4.2 Gestión Cartera 82 4.4.3 Seguimiento Plan saneamiento Fiscal y Financiero 86 4.4.4 Demandas en contra de la entidad 86 4.4.5 Reuniones Junta Directiva 87 4.4.6 Acciones de la Red de Controladores de Salud 89

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 90

6. CUADRO NUMERICOS DE HALLAZGOS 102

7. CONCEPTO POR LINEA AUDITADA 103




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, y en cumplimiento al Plan General de Auditorías de la vigencia 2014, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad, con que la entidad administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados. Las deficiencias detectadas por la comisión de auditoría, contribuyen al mejoramiento continuo y por consiguiente, a la eficiente y efectiva prestación de servicios, todo en beneficio de la población santandereana.

Es responsabilidad de la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría General de Santander. La responsabilidad del organismo de control consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la entidad y el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, adoptadas por la Contraloría General de Santander. Por lo tanto, implicó planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

La auditoría se realizó sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los estados contables, manejo presupuestal, procesos contractuales y el cumplimiento de las disposiciones legales.




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ANTECEDENTES En el año 2013 se practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial a la E.S.E Hospital Psiquiátrico San Camilo, por la cuenta de la vigencia 2012, dando como resultado la suscripción de un Plan de Mejoramiento por parte de la entidad, con resultado de 21 hallazgos . ALCANCE En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría, el equipo auditor analizó y evaluó la gestión desarrollada por la entidad hospitalaria, en la administración y manejo de los bienes y recursos y el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1993 (Control Fiscal), políticas y procedimientos de auditoría con enfoque integral prescrito por la Contraloría General de Santander, consecuente con las de general aceptación y los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la Gestión Fiscal, con base en los documentos e información suministrada por la entidad, respecto de la Vigencia Fiscal 2013, cuyo contenido es responsabilidad de la Administración. El informe contiene la revisión de aspectos Administrativos y Legales en cada una de las áreas objeto de la auditoría y en el evento de hallarse alguna irregularidad ésta deberá ser corregida por el sujeto de control, lo cual redundará en su mejoramiento continuo y por ende en la eficiente y eficaz prestación del servicio en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. Los hallazgos negativos derivados de la Auditoría realizada se darán a conocer en este informe a la entidad y a la responsable. Es de resaltar que el proceso auditor no incluye el control financiero a Estados Contables, por consiguiente no contiene Dictamen a Estados Financieros; las líneas a auditar son: 4. RESULTADO DE LA AUDITORIA

4.1 CONTROL DE GESTION 4.1.1. Gestión Contractual

La evaluación de la contratación se fundamentó en la observación del cumplimiento de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal como son los principios de transparencia, economía y responsabilidad. El régimen jurídico aplicable a las empresas sociales del estado en materia contractual, son las normas de derecho privado, conforme a lo consagrado en el




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artículo 195 numeral 6º. de la Ley 100 de 1993, pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes, que en el evento de ser adoptadas estas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993, lo que implica que no exista una desvinculación total con el estatuto de contratación administrativa, máxime cuando debe respetar los principios ineludibles de transparencia y de selección objetiva, en la medida que no pueden contratar con cualquier persona natural o jurídica sino quien ofrezca mejores garantías a la entidad para los fines que ella busca. Según el acuerdo número 013 de diciembre 03 de 2.012; San Camilo adoptó el Manual de Contratación conforme al artículo 13 de la ley 1150 de 2.007, e introdujo medidas para la eficiencia y la transparencia de la ley 80 de 1.993, consagró que las entidades estatales que por disposición legal cuentan con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de la administración pública aplicaran en desarrollo de su actividad contractual acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. Mediante Acuerdo Nº013 de Diciembre 03 de diciembre de 2.012, la ESE San Camilo, adopto el Manual de contratación; así las cosas este manual es aplicable a la vigencia 2.013, periodo auditado por este ente de control. La E.S.E Hospital Psiquiátrico San Camilo, suscribió 1510, contratos durante la vigencia 2.013, por un valor de $6.956.778.069, relacionados así:

Se evidenció, que del total del número de contratos en la vigencia 2013, referente a su clase, el 96.03% fue de prestación de servicios, y el 3.97% de suministros.




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Fuente: Rendición de cuenta SIA

Al realizar un comparativo de la vigencia 2012 vs 2013 se pudo analizar que en la vigencia 2013 el número de contratos disminuyó en un 24% y aumentó en valor en un 58%, lo anterior, debido a que en la vigencia 2013 se realizaron más licitaciones con un incremento en valor del 301%. De la vigencia 2013, el equipo auditor tomó una muestra de treinta y tres (33) contratos por un valor de $3.155.886.413, representando el 45% del valor total de la contratación y 3% del número total de contratos. Los contratos auditados fueron seleccionados así:

MODALIDAD CANTIDAD VALOR CLASE DE CONTRATO CANTIDAD VALOR

CONVOCATORIA PÚBLICA 6 470,335,000

DIRECTA 1490 4,400,348,617

LICITACIÓN PÚBLICA 4 1,797,472,602 SUMINISTROS 60 2,959,459,897.00$

MÍNIMA CUANTÍA 9 127,247,710 TOTAL 1510 6,956,778,069.00$

SELECCIÓN ABREVIADA 1 161,374,140

TOTAL 1510 6,956,778,069

PRESTACION DE

SERVICIOS 1450 3,997,318,172.00$

% %

CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR

SUMINISTROS 94 1,249,982,916 60 2,959,459,897 -36% 137%

Obra Pública 2 236,978,512 - -

TOTAL 1,989 4,414,372,867 1,510 6,956,778,069 -24% 58%

-23% 37%

PRESTACION DE

SERVICIOS 1,450 3,997,318,172

2012 2013

CLASE DE CONTRATO

1,893 2,927,411,439

% %

CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR

CONVOCATORIA PÚBLICA - - 6 470,335,000 - -DIRECTA 1,880 2,697,521,475 1,490 4,400,348,617 -21% 63%

LICITACIÓN PÚBLICA 2 448,328,947 4 1,797,472,602 100% 301%

MÍNIMA CUANTÍA 101 1,065,547,321 9 127,247,710 -91% -88%

SELECCIÓN ABREVIADA 6 202,975,124 1 161,374,140 -83% -20%

TOTAL 1,989 4,414,372,867 1,510 6,956,778,069 -24% 58%

MODALIDAD DEL

CONTRATO

2012 2013




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NÚMERO DEL

CONTRATO

MODALIDAD DE

SELECCIÓN

CLASE DE CONTRATO

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR

INICIAL DEL CONTRATO

NOMBRE COMPLETO DEL CONTRATISTA

(*)

NOMBRE COMPLETO

INTERVENTOR O

SUPERVISOR (*)

FECHA LIQUIDACION

102 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES REVISOR FISCAL

39,650,796

ROJAS ZABALA EDINSON

MANTILLA PEREZ ALEXANDRA VIVIANA

Diciembre 31 de 2.013

308 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PSIQUIATRA

29,358,164

GOMEZ VILLA MARTHA ELISA

DAZA VARGAS GERMAN JAVIER

Julio 31 de 2.013

358 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

COORDINADORA CARTERA Y FACTURACION

71,400,180

CASTAÑEDA JAIMES XIMENA FERNANDA


Julio 31 de 2.013

366 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES CONTROL INTERNO

16,877,245

PEREZ PARRA EDGAR


Julio 31 de 2.013

152 SELECCIÓN ABREVIADA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA

161,374,140

CO0VIPATROL CTA

ALEXANDRA VIVIANA MANTILLA PEREZ

No se ha liquidado

295 MÍNIMA CUANTÍA SUMINISTROS

SUMINISTROS DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA

33,000,000

TODO ASEO LTDA

SARIFE FATIMA EBRAHIM MENCO

Septiembre 12 de 2.013


SUMINISTRIO DE GASOLINA - ACPM PARA VEHICULOS AL SERVICIO DE LA ESE

15,428,546

ESTACION DE SERVICIOS DAGAR / DANIEL GARCIA

MONICA NATALIA AVELLANEDA GALVIS

Marzo 11 de 2.014


SUMINISTROS PAÑALES DESECHABLES TIPO TENA

40,000,000

UNION DE DROGUISTAS SAS

ALEXANDRA VIVIANA MANTILLA PEREZ

Contrato en ejecución

442 -13 DIRECTA SUMINISTROS

SUMINISTROS DE MATERIALES DE CONSTRUCCION Y DE FERRETERIA NECESARIOS PARA LAS REPARACIONES LOCATIVAS DE DIFERENTES UNIDADES DE LA ESE

40,000,000

IVONE ADRIANA PORRAS ALONSO

CLAUDIA LILIANA LOPEZ CASTILLO

Marzo 05 de 2.014


SUMINISTROS DE INSUMOS MEDICOHOSPITALARIOS. REACTIVOS. MATERIAL DE LABORATORIO CLINICO DE LA ESE

29,500,000

SURTICLINICOS DEL ORIENTE S.A


No se ha liquidado




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533-13 DIRECTA SUMINISTROS

SUMINISTROS DE PRODUCCTOS ALIMENTICIOS PERECEDEROS. PRODUCTOS PROCESADOS

40,000,000 MCD & CIA SAS


MAYO 15 DE 2.013.

S 534-13 DIRECTA SUMINISTROS

SUMINISTROS DE EQUIPO MEDICO Y MOBILIARIO. NECESARIOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA ESE

27,684,416

SURTICLINICOS DEL ORIENTE S.A

GERMAN JAVIER DAZA VARGAS

Julio 16 de 2.013


SUMINISTROS DE UNA BARANDA PASAMANOS EN METAL Y ACERO INOXIDABLE. ETC.

26,900,000

ANTONIO JOSE PINZON ANGEL


Julio 28 de 2.013

622-13 DIRECTA


PRESTAR LOS SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO Y PODAD DE LOS ARBOLES QUE HACEN PARTE DE LA ZONA VERDE DE LA ENTIDAD

8,300,000

ANDRES FELIPE OROSTEGUI PRIETO

DELMA JUDITH PINEDO MARQUEZ

Agosto 14 de 2.013

623-13

LICITACIÓN PÚBLICA SUMINISTROS

A SUMINISTRAR PRODUCTOS ALIMENTICIOS PERECEDEROS. PRODUCTOS PROCESADOS. CARNES ROJAS DE RES.

36,000,000 MCD Y CIA SAS


Octubre 24 de 2.014


SUMINISTRAR EQUIPOS DE COMPUTO. IMPRESORAS. PARTES DE COMPUTADORES

67,397,000

OMAR AUGUSTO RINCÓN ROJAS


Septiembre 26 de 2.013

710-13

CONVOCATORIA PÚBLICA SUMINISTROS

A SUMINISTRAR PRODUCTOS ALIMENTICIOS PERECEDEROS PRODUCTOS PROCESADOS CARNES

35,000,000

ARIEL CASTRO GARCES


Noviembre 30 de 2.013

711-13


A SUMINISTRAR PRODUCTOS ALIMENTICIOS PERECEDEROS PRODUCTOS PROCESADOS CARNES

45,000,000 MCD Y CIA SAS



865-13


SUMINISTRAR PRODUCTOS FARMACÉUTICOS REQUERIDOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN INSTITUCIONAL

100,000,000

COOPERATIVA DE HOSPITALES Y ORGANISMOS (COHOSAN)


No se ha liquidado

866-13

LICITACIÓN PÚBLICA SUMINISTROS

SUMINISTROS DE ALIMENTACION A PACIENTES HOSPITALIZADOS Y PACIENTES TRANSITORIOS DE LA ESE

1,005,270,000

UNION TEMPORAL MCD


No se ha liquidado




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SUMINISTROS DE DISPOSITIVOS MÉDICOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES

21,300,000

DIAGNOSTIC MEDICAL


Marzo 20 de 2.014


SUMINISTROS DE ELEMENTO DE ASEO Y CAFETERÍA NECEASRIOS PARA EL DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES FUNCIONALES DE LA ESE

16,000,000

TODO ASEO LTDA


SIN LIQUIDAR

1153 -13 DIRECTA


PRESTAR EL SERVICIO COMO PROFESIONAL DEL DERECHO PARA LA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN PENSIONAL DE LOS TRABAJADORES JUBILADOS POR LA ENTIDAD A FIN DE DETERMINAR SI CUMPLEN LOS REQUISITOS PARA

17,390,250

LUIS ALFREDO RAMIREZ CARVAJAL


SIN LIQUIDAR


SUMINISTRAR. ADECUAR INSTALAR Y PONER EN MARCHA UNA UPS DE 20 KVA. QUE SOPORTE LA CORRIENTE REGULADA PARA LA AÉREAS DE CONSULTA EXTERNA. LABORATORIO CLÍNICO Y URGENCIAS DE LA ESE

41,254,200

OMAR AUGUSTO RINCÓN ROJAS / VORTICE


Febrero 04-14


SUMINISTROS DE MATERIALES ELÉCTRICOS. DE CONSTRUCCIÓN Y DE FERRETERÍA EN GENERAL PARA LA ESE

40,000,000 ALDIA S.A.


NO SE HA LIQUIDADO EL CONTRATO ESTA EN EJECUCION

1364

CONVOCATORIA PÚBLICA


PRESTAR SUS SERVICIOS PROFESIONALES PARA CAPACITAR Y BRINDAR ASISTENCIA TECNICA A EQUIPOS DE SALUD Y EDUCACION MUNICIPAL DE 10 MUNICIPIOS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA ESTRATEGIA EDUCATIVA `LIBRE DE HUMO` DENTRO DEL CONTRATO MARCO N 4151-13 SUSCRITO ENTRE LA SECRETARIA DE SALUD DE SANTANDER EN LA EJECUCION DE 6 PROYECTOS DE ACTIVIDADES DE SALUD PUBLIC VIABILIZADOS POR EL DEPARTAMENTO

90,000,000

CORPORACION INTERNACIONAL DE DIPLOMADOS / EUDES JAVIER NIETO CLAVIJO

GERSON DIDI CHACON SANCHEZ

No se ha liquidado




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CONTRATACIÓN AUDITADA.

1365

CONVOCATORIA PÚBLICA


PRESTAR SUS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA CAPACITACION A FUNCIONARIOS DE LOS MUNICIPIOS Y LIDERES SOCIALES EN LA APLICACIÓN DE LAS 3 ESTRATEGIAS DE PREVENCION DE VIOLENCIA

83,000,000

ASOCIACION CONSTRUCCION SOCIAL / MONICA PATRICIA ALMEYDA GAMBOA

GERSON DIDI CHACON SANCHEZ

Febrero 14de 2.014

1367 DIRECTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PRESTACION DE SERVICIOS PARA BINDAR APOYO LOGISTICO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE ACTIVIDADES. A FIN DE GARANTIZAR EL EQUILIBRIO EMOCIONAL. MENTAL Y FISICO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ESE

29,525,000

CORPORACION EDUCATIVA SOCIAL CULTURAL Y RECREATIVA / PRINCIPE JAIMES CELIS


FEBRERO 18 DE 2.014

1380


SUMINISTROSS DE ROPA HOSPITALARIA Y SIMILARES QUE LA ENTIDAD REQUIERE EN LAS CONDICIONES DE CANTIDAD Y CALIDAD EXIGIDAS EN EL TEXTO DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA

117,335,000

CARLOS JULIO LARROTA GOMEZ


Enero 15 de 2.014

1520 DIRECTA SUMINISTROS

SUMINISTROS. INTALACION Y PUESTA EN MARCHA DEL EQUIPO PARA TERAPIA ELECTROCONVULSIVA TEC. MARCA MECTA CORPORATION. MODELO SPECTRUM 4000/Q

56,559,280

SUPPLIES CONSULTING AND SERVICES LTDA / MARIA TERESA GARCIA DE SALINAS


Marzo 20 de 2.014

1532 LICITACIÓN PÚBLICA SUMINISTROS

SUMINISTROS DE EQUIPOS MEDICOS Y MOBILIARIO HOSPITALARIO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA OFERTA INSTITUCIONAL DE LA ESE

712,202,602

DIAGNOSTIC MEDICAL /CARMEN CASTELLANOS SUAREZ


Marzo 24 de 2.014


SUMINISTROS DE RECARGAS Y MANTENIMIENTO DE TONER DE LAS IMPRESORAS AL SERVICIO DE LA ESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO.

23,421,000

JAVIER ENRIQUE VARGAS QUITIAN


Sin liquidar


SUMINISTROS E INSTALACIÓN DE SEÑALIZACIÓN Y MATERIAL PRE IMPRESO. NECESARIO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y PROMOCIÓN INSTITUCIONAL

39,758,594

OSCAR JAVIER CÁRDENAS FERREIRA/ IDEOGRUPO AD S.A.S


33 CONTRATOS 3,155,886,413

45% TOTAL CONTRATACION

Sin liquidar




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HALLAZGO No. 1 El equipo auditor evidenció que la entidad a diciembre 31 de 2013, no cuenta con un manual de supervisor y/o interventor debidamente aprobado y socializado, el cual permita señalar las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación de funciones, así como las que proceden de la vigilancia y control de la ejecución contractual. Por lo anterior se tipifica una observación de tipo administrativa para ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad. ALCANCE DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La entidad a través de la oficina Jurídica, elaboro el respectivo manual de supervisión e interventoria, si bien es cierto no ha sido aprobado y socializado dicho manual será aprobado y posteriormente socializado a los funcionarios a fin que conozcan dicho manual y sus funciones como supervisores e interventores. Por lo anterior solicito de manera respetuosa sea eliminado el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La respuesta no es válida pues el manual no se ha aprobado y socializado por lo cual se confirma la observación y se eleva a hallazgo administrativo para ser incluido dentro el plan de mejoramiento que presente la entidad, con metas de cumplimiento en el corto plazo CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS

Contrato No. 366 DE 2013

Número Del

Contrato

Modalidad de Selección

Objeto del Contrato

Vr. Inicial del Contrato

Nombre del Contratista fecha Suscripción

del Contrato

366 Directa

Prestación de los servicios

profesionales como Asesor de Control Interno,

$168.772.245 EDGAR PEREZ PARRA Marzo 1 de 2.013




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HALLAZGO No. 2

Se evidenció que durante todo el año 2.013, la entidad contrató al señor EDGAR PEREZ PARRA, cuya profesión es administrador de empresas, sin ninguna experiencia relacionada con asuntos de control interno, bajo la modalidad de contrato de prestación de servicios para desempeñar las funciones de Asesor de Control Interno, sin embargo la forma de contratación ni la experiencia del contratista son concordante con el Artículo 8° de la ley 1474 de 2.011, que estableció que para la verificación y evaluación permanente de Asesor de Control Interno, o quien haga sus veces, será de libre nombramiento y remoción, además el Parágrafo 1º del mismo artículo estipulo que: “Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno”.

Es de mencionar que el día 26 de diciembre de 2.012, el Jefe de Talento Humano de San Camilo certificó que “en la actualidad no existe personal idóneo y disponible para desarrollar Asesor de Control Interno…”.

Así las cosas el equipo auditor, manifiesta que la Junta directiva y la Gerencia deben dar cumplimiento al parágrafo 1 del artículo 8 de la Ley 1474 de 2.011. Por lo tanto se tipifica una observación con alcance administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad, con connotación disciplinaria.

ALCANCE DEL HALLAZGO : ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: Articulo 34 Ley 734 de 2002 Artículo 8 de la Ley 1474 de 2.011

PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Se hace necesario resaltar que el Dr. EDGAR PEREZ PARRA conformo la terna designada por la junta directiva para desempeñar funciones de control interno el día (1º) primero de febrero de 2010, tal como reposa en el acta de dicha junta. Dicho procedimiento se llevo a cabo conforme a lo establecido en la ley 87 de 1993 donde no se exigía la experiencia relacionada en el ley 1474 de 2011. Ahora bien, para la vigencia 2013 dicho funcionario contaba con la experiencia requerida pues venía desempeñando funciones de control interno desde el 2010. Adjunto al presente contratos Sin embargo y con el fin de dar cumplimiento a la normativa que rige la materia la E.S.E. HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO contrato una persona jurídica especializada en el tema de control interno cuyo objeto es el siguiente: OBJETO: EL CONTRATISTA se obliga para con EL HOSPITAL a PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES COMO EMPRESA ESPECIALIZADA PARA EL APOYO A LA GESTION DE CONTROL INTERNO DE LA ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO DE CONFORMIDAD A LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS EN LA LEY 87 DE 1993 Y AL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO “MECI” GARANTIZANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES POR CUENTA Y RIESGO DEL ADJUDICATARIO DEL




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PRESENTE CONTRATO, de acuerdo a la propuesta presentada, la cual hace parte integral de este contrato. De acuerdo a lo anterior se solicita de manera respetuosa sea eliminado el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

La respuesta es válida teniendo en cuenta que la entidad allego copia de los contratos 305 de 2.010; con un plazo de once (11) meses; contrato de prestación de servicios 121 de 2.011, por cuatro (4) meses; el nº 409/11, por un mes; el 266, 562, 710, 815, 1355, 1436 de 2.011, por el término de un mes cada uno y el Nº 973, por cuatro (4) meses; en el año 2.012, la entidad contrato con el Dr. Edgar Pérez P, las funciones de Control Interno, tal y como se evidencia en los contratos de prestación de servicios números 331; 682; 869, 1006,1175 y el 1220.

Se hace necesario resaltar que el Dr. EDGAR PEREZ PARRA conformo la terna designada por la junta directiva para desempeñar funciones de control interno el día (1º) primero de febrero de 2010, tal como reposa en el acta de dicha junta. Dicho procedimiento se llevo a cabo conforme a lo establecido en la ley 87 de 1993 donde no se exigía la experiencia relacionada.

Así las cosas, para la vigencia 2013, dicho funcionario contaba con la experiencia requerida pues venía desempeñando funciones de control interno desde el 2010, por lo tanto, se desvirtúa la observación administrativa y disciplinaria.

Contrato N°1365 de 2013

HALLAZGO No. 3 El contratista subcontrato parte del objeto contractual, pues se vio en la necesidad de suscribir un convenio de cooperacion con la Universidad Nacional abierta y a distancia UNAB, cuyo objeto fue el desarrollo del diplomado en politicas públicas de equidad de generó dentro de la metodologia de educacion abierta y a distancia, por valor de $7.000.000. Asi las cosas la entidad debe tener en cuenta los

Número Del Contrato

Objeto del Contrato


Nombre del Contratista

Fecha Suscripción del Contrato

Plazo de Ejecución-

Número de

Unidades

Fecha Inicio del Contrato

Fecha Liquidación del Contrato

1365/13

Capacitar a funcionarios de los municipios líderes sociales en la aplicación de tres estrategias de prevención de violencia.

$83.000.000

ASOCIACION CONSTRUCCION

SOCIAL. MONICA

PATRICIA ALMEYDA GAMBOA

Representante Legal11


UN MES Y 15 DIAS

NOVIEMBRE 15 DE 2.013

FEBREO 14 DE 2.014




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pronuniciamientos de la auditoria General de la Nacion, en cuanto a la contratación de riesgo relacionadas con las asociaciones, fundaciones, corporaciones, cooperativas y universidades para la prestación de servicios o adquisición de bienes, con quienes se celebran convenios sin que dichas entidades tengan experiencia o idoneidad reconocida y la suficiente capacidad para desarrollar el objeto contractual, razón por la cual el contratista se ve en la necesidad de subcontratar en forma directa la ejecucion de los mismos. No obstante los reiterados pronunciamientos de la Procuraduria General de la nacion, en la cual se ha cuestionado esta práctica, dichos contatos se siguen realiando en todo el contexto nacional desconociendo los princpios de responsabilidad y selección objetiva que deben primar en la contratacion pùblica. La minuta del contrato,no establece la prohibicion o no de subcontartar, en conclusion el contratista gerencio la ejecucion del contrato. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente GERSON DIDI CHACON SANCHEZ Supervisor del contrato RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “El contratista subcontrato solo la parte de las certificaciones que se entregaron con ocasión del diplomado realizado, no está subcontratado el 100% del objeto del contrato, la necesidad de contratar el diplomado era una de las tres estrategias contratadas y objeto del contrato comprendía además del diplomado, el apoyo logístico el cual comprendía la entrega de papelería, cds, además el transporte para los docentes que desarrollarían el diplomado, necesidades estas que no son costeadas por las universidades, razón por la cual se tuvo que contratar a la ASOCIACION CONSTRUCCION SOCIAL, quien si cubría todos los gastos, las dos estrategias restantes son creadas por el Ministerio de la protección social y dicho contrato fue desarrollado con ocasión a la existencia de un convenio interadministrativo entre la secretaria de salud de Santander y la Empresa Social del Estado Hospital Psiquiátrico San Camilo.” CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La respuesta de la entidad, no es válida por lo tanto se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, por cuanto la entidad debe tener en cuenta los pronunciamientos de la Auditoria General de la republica y la Procuraduría General de la Nación, respecto a la subcontratación realizada por las entidades públicas con las asociaciones, fundaciones, corporaciones, cooperativas y universidades para la prestación de servicios o adquisición de bienes, sin que dichas entidades tengan experiencia o idoneidad reconocida y la suficiente capacidad para desarrollar el objeto contractual, razón por la cual el contratista se ve en la necesidad de subcontratar en forma directa la ejecucion de los mismos,




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por lo tanto se tipifica un hallazgo de tipo administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad.

Contrato N°1153 de 2013.

Plazo de Ejecución: Octubre 07 de 2014. Supervisor: Monica Natalia Avellaneda Galvis Fecha de Terminación: Octubre 07 de 2014. Fecha de Liquidación: No se ha liquidado HALLAZGO No.4 El informe de la supervisora es muy general, no es especifico, es decir no existe certeza del avance del cumplimiento del objeto contractual, ademas no se evidencio en el expediente contractual, ni en los soportes del primer pago el acta de inicio del contrato. Se evidenció que en la cláusula cuarta de dicho contrato se estableció “…se reconocera al contratista un treinta por ciento (30%), sobre el total de las sumas reconocidas judicial o extrajudicialmente a favor de la E.S.E. Hospital Psiquiatrico San camilo, por concepto de retroactivo a patrono o pension a favor del jubilado, sin que dichos honorarios puedan ser inferiores a tres salarios minimos legales vigentes a la fecha del reconocmiento y pago…” Así las cosas la gerencia y la juridica, deben revisar esta clausula, con el fin de hacer un adicional o aclaración al respecto; en lo atinente a que el retroactivo corresponde al trabajador más no al patrono. Teniendo en cuenta que el contrato de la referencia se encuentra a la fecha en ejecución, en la proxima auditoría que realice este ente de control se le hará seguimiento pues ha transcurrido cinco (5) meses y se le ha cancelado la suma de $2.122.200. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente

MONICA NATALIA AVELLANEDA GALVIS Supervisora


Objeto del Contrato




Plazo de Ejecución-Número de Unidades


1153/13

Prestación de servicio como profesional del derecho para la revisión y evaluación de la situación pensional de los trabajadores jubilados por la entidad.

$17.390.250 LUIS ALFREDO

RAMIREZ CARVAJAL

Octubre 08 de 2.013

Un (1)año NOVIEMBRE 19 DE 2.013




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RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Una vez revisado el contrato 1153 de 2013, se evidencia el acta de inicio en original firmada tanto por la supervisora como el contratista en fecha 19 de noviembre de 2013 (ver anexo 55), así mismo desde la oficina de Mejoramiento Institucional (Calidad) se diseñó y aprobó los formatos de informes de actividades y de supervisor para las cuentas de cobro, los cuales permiten y exigen dar un informe más detallado de la ejecución contractual. Teniendo en cuenta la posición del ente de control es importante aclarar que en el caso de las pensiones compartidas el retroactivo corresponde a la entidad mas no al trabajador, ya que este es quien ha asumido el pago de las mesadas pensionales desde la fecha en que el trabajador cumple con los requisitos para ser pensionado hasta la inclusión en nómina por parte de la administradora de pensiones, lo cual puede corroborarse en la circular 01 de 2012 de la Administradora de Pensiones COLPENSIONES y el Concepto N° 103421 de fecha 29 de Mayo de 2013 emitido por el Ministerio de Trabajo donde a su vez se relaciona:

“La Corte Suprema de Justicia, mediante Sentencia del 08 de Julio de 2008, Radicación No. 32010, señaló: “(…) no se trataba en estos eventos de una cesión de derechos como un acto jurídico por el cual un acreedor cede o transfiere voluntariamente un crédito o derecho personal (Sentencia del 15 de Junio de 2066, Rad. NO. 27311). En realidad, lo que aquí se presente es un pago anticipado de la pensión de vejez a cargo del ISS por parte de la entidad jubilante, que para evitarle un perjuicio al trabajador continúa sufragando el valor total de la presentación cuando ya no está a su cargo íntegramente, por haber operado la subrogación por parte del Seguro Social.” (…) “Esa posición del Tribunal resulta razonable, pues como se dejó expuesto, las mesadas que el empleador cancela con posterioridad al momento en que comienza a operar el fenómeno de la compartibilidad entre la pensión de jubilación que venía sufragando y la de vejez que reconoce el Instituto de Seguros Sociales, son las que en rigor debe cubrir la entidad de seguridad que asume el riesgo, debiendo volver lo pagado al patrimonio de la empresa una vez se formalice la subrogación” (Subrayas fuera del texto)”

De acuerdo a lo anterior solicito se desvirtúe el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido dentro el plan de mejoramiento con metas de cumplimiento en el corto plazo, por cuanto, la gerencia y la jurídica, deben revisar esta claúsula, con el fin de hacer un adicional o aclaración al respecto; en lo atinente a que el retroactivo corresponde al trabajador más no al patrono; tal y como lo manifiestan en la respuesta.




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Contrato Pasivo Pensional La ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, no fue incluida en la certificacion de pasivos reportados por los hospitales en riesgo, como contingencias en el marco fiscal de mediano plazo, dada la carga pensional que tiene el hospital. El Secretario de Salud de Santander manifiestó mediante oficio fechado diciembre 11 de 2.013 : “…en el caso concreto de la ESE Hospital Psiquiatrico San Camilo y revisada la certificacion de beneficiarios del fondo del pasivo prestacional del departamento de Santander de fecha agosto 27 de 1.998, expedida por la direcciòn general de descentralizaciòn y desarrollo territorial, las personas relacionadas en su totalidad, eran exfuncionarios retirados con corta a 31 de diciembre de 1.993, razon por la cual no quedaron relacionados dentro del listado de los funcionarios activos y no pueden ser objeto el convenio, toda vez que el departamento solo puede responder por los beneficiarios incluidos en el convenio de Concurrencia 326 de 1.999, teniendo en cuenta que los recursos asignados se calcularon solo para los funcionarios activos con corte a 31 de diciembre de 1.993”. En relacion a lo anterior, el departamento esta imposibilitado para asumir el pasivo pensional no contemplado en el convenio de concurrencia 326 de 1.999, como es el caso de los ex trabajadores relacionados, no obstante, sobre este asunto se sugiere a la ESE SAN CAMILO, elevar la consulta ante el Ministerio de salud y Proteccion Social. ALCANCE DEL HALLAZGO : ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Solicitamos desvirtuar la observación en razón a que para el caso particular, el entonces

Ministerio de Salud mediante el certificado de fecha agosto 27 de 1998, certificó la calidad de beneficiarios del Fondo del Pasivo Prestacional del Sector Salud del Departamento de Santander, a los funcionarios Activos, a los Pensionados y a las personas que al 31 de diciembre de 1993 se encontraban retiradas de los Hospitales que fueron reconocidos como beneficiarios, incluyendo obviamente al Hospital Psiquiátrico San Camilo. Es de aclarar que dentro del contrato de concurrencia firmado por el entonces Ministerio de Salud con el Departamento de Santander no aparece el Hospital Psiquiátrico San Camilo como ente responsable del pago del pasivo prestacional, si no como beneficiario del mismo y los pasivos de sus funcionarios, pensionados y personas que en alguna época prestaron servicios al Hospital y que se causaron hasta el 31 de diciembre de 1993, estarán a cargo de la Nación y del Departamento de Santander. Adicionalmente, el artículo 7º del Decreto 306 de 2004, dispuso que en la financiación del pasivo prestacional del sector salud causado al 31 de diciembre de 1993, concurrirían los entes territoriales y las Instituciones hospitalarias; sin embargo, el Consejo de Estado en sentencia del 21 de octubre de 2010, decreto la nulidad de la expresión: ¨… y las instituciones hospitalarias concurrentes¨ contenida en el literal del artículo 3º y los incisos respectivos del artículo 7º de este decreto, entre los argumentos expuestos en la




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mencionada sentencia, se indica que es ilegal imponer una obligación pensional a las instituciones hospitalarias a sabiendas que la Ley 715 de 2001, radicó en cabeza de la Nación y las entidades territoriales esta responsabilidad. Finalmente, el Decreto 700 de 2013, reglamentó la financiación de la deuda por concepto del pasivo del sector salud, en efecto el artículo 1º señalo:

¨Financiación del pasivo prestacional del sector salud. La financiación del pasivo causado hasta el 31 de diciembre de 1993 por concepto de cesantías y pensiones de los trabajadores del sector salud que hubieren sido reconocidos como beneficiarias del extinto fondo del pasivo prestacional del sector, es responsabilidad de la Nación y de las entidades territoriales.

Así las cosas, tenemos que las personas por las cuales se genera el cobro de la cuota parte pensional, fueron reconocidas como beneficiaras del fondo del Pasivo Prestacional del Sector Salud, y por ende del contrato de concurrencia existente, en tal evento, y con fundamento en lo dispuesto por el mencionado contrato de concurrencia y lo regulado por la normatividad antes mencionada, en especial por el Decreto 700 de 2013, el Hospital Psiquiátrico San Camilo, no está llamado a responder por ninguna obligación pensional causada por los pensionados que debe asumir el Departamento.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La respuesta de la entidad es válida, ya que según el Decreto 700 de 2013, el Hospital Psiquiátrico San Camilo, no está llamado a responder por ninguna obligación pensional causada por los pensionados que debe asumir el Departamento; por lo tanto se desvirtúa la observación administrativa.


Número del

Contrato

Modalidad de Selección

Objeto del Contrato



fecha Suscripción del

Contrato

001/13 SELECCIÓN ABREVIADA

Servicios de vigilancia privada

para la permanente y

adecuada protección de los bienes muebles

e inmuebles.

$161.374.140

COOPERATIVA ESPECIALIZADA EN

VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y ESCOLTA.- Coopvipatrol

CTA. JUAN CARLOS LLANOS

MAYORGA.

ENERO 15/13

Plazo Doce meses Adición en Tiempo Dos meses Adición en Valor $31.223.000 Supervisor Mónica Natalia Avellaneda Galvis




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HALLAZGO No.5 Mediante adición Nº 01 al contrato Nº152/13, suscrito entre el Hospital y Coopvipatrol CTA, la entidad adicionó dicho contrato en plazo y valor, es decir por dos meses más y, por valor de $31.223.000, aduciendo necesidad del servicio. La administración debe evitar la práctica de suscribir contratos y durante su ejecución determinar su real alcance en tiempo y cuantía, por cuanto esto demuestra la falta de planeación al realizar los estudios técnicos para la contratación. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “De acuerdo a la resolución 5185 de 2013, expedido por Ministerio de Salud y Protección Social la Entidad se encuentra adelantando la expedición del Estatuto Contractual y Manual de contratación, con el fin de fortalecer el principio de planeación y los demás principios que rigen la contratación, para el caso que nos ocupa, la adición a dicho contrato obedeció a que por razones de la cuantía debía adelantarse el respectivo proceso contractual y con el fin de no dejar la Entidad sin el servicio de vigilancia, esencial para el adecuado desempeño de las funciones de esta Entidad Hospitalaria, se procedió a realizar la respectiva adición en tiempo y valor. La Entidad considera que no existió falta de planeación toda vez que la etapa pre contractual se surtió de manera adecuada y con los tiempos requeridos y bajo la observancia o realización de los estudios técnicos necesarios, se hace necesario entonces aclarar que teniendo en cuenta razones de orden presupuesta y en virtud de la respectiva aprobación presupuestal de la nueva vigencia la Entidad vio la necesidad de adicionar el contrato mientras se adelantaban los diferentes trámites para el nuevo presupuesto y así poder dar inicio al nuevo proceso pre contractual para el contrato de la nueva vigencia. Por lo anterior solicito sea eliminado y desvirtuado el presente hallazgo. “

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La respuesta no es válida teniendo en cuenta que la administración debe evitar la práctica de suscribir contratos y durante su ejecución determinar su real alcance en tiempo y cuantía, por cuanto esto demuestra la falta de planeación al realizar los estudios técnicos para la contratación, por lo cual se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido dentro el plan de mejoramiento con metas de cumplimiento en el corto plazo.





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Clase de contrato: Prestación de Servicios. Valor Inicial: 22.697.160 Otrosí N°1. $6.661.004 (Julio 19 de 2013) Acta de Inicio: Marzo 01 de 2013. Tiempo de ejecución: 05 meses Nombre del Supervisor: German Javier Daza Vargas Fecha de Terminación del Contrato: Julio 31 de 2013. Fecha de Liquidación: Julio 31 de 2013

HALLAZGO No.6 En los estudios de conveniencia y oportunidad no se estable de manera clara los requisitos mínimos habilitantes, como tampoco se especifica el perfil de los profesionales requeridos para realizar las labores a contratar. El equipo auditor evidenció un otrosí por un valor de $6.661.004, sin establecer de manera expresa los motivos por los cuales la entidad adicionó dicho contrato. Es de mencionar la importancia de los informes justificando las actividades a desarrollar por los contratistas. Es de resaltar que el Manual de Contratación no señala que documentos se requiere para realizar las adiciones. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Teniendo en cuenta el objeto del contrato el cual es prestar sus servicios profesionales como médico psiquiatra y de acuerdo a circunstancias no previsibles como lo son, el incremento de pacientes, o incapacidad por enfermedad de otros profesionales se hace necesario programar turnos adicionales, lo cual conlleva a la elaboración del respectivo OTRO SI con el fin de reconocer el incremento de dicho turnos. Con el proceso de acreditación que se está adelantando en esta entidad hospitalaria se está diseñando el enfoque de planeación y la plataforma estratégica, los perfiles del talento humano requerido para el logro de los objetivos misionales. Por lo anterior solicito de manera respetuosa sea desvirtuado y eliminado el presente hallazgo.”

Número Del

Contrato

Modalidad

De

Selección

Objeto Del ContratoValor Inicial Del

Contrato

Nombre

Completo Del

Contratista

Fecha Inicio Del

Contrato

(Aaaa/mm/dd)

308 DIRECTA PSIQUIATRA 29,358,164 GOMEZ VILLA

MARTHA ELISA 3/1/2013




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CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se confirma la observación, la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, que debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente el hospital, por cuanto, en los estudios de conveniencia y oportunidad no se estable de manera clara los requisitos mínimos habilitantes, como tampoco se especifica el perfil de los profesionales requeridos para realizar las labores a contratar; además la entidad debe establecer de manera expresa los motivos por los cuales la entidad adiciona los contrato. Es de mencionar la importancia de los informes justificando las actividades a desarrollar por los contratistas. ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS A diciembre 31 de 2.013, la entidad suscribió 1.450 contratos de prestación de servicios por valor de $3.997.318.172, asi las cosas, se debe tener en cuenta que la utilizacion de la modalidad de prestación de servicios para el desempeño de funciones permanentes y propias del objeto misional del Hospital Psiquiatrico San Camilo, como lo es la contratación de los psiquiatras, enfermeras, auxiliar de enfermeria, bacteriologo etc, desconoce el articulo 32 de la ley 80 de 1.993 y el articulo 2º, inciso final del Decreto Ley 2400 de 1.968, que dispone por via prohibitiva que en ningún caso podrá celebrarse contratos de prestación de servicios para el desempeño de tales funciones de carácter permanente, norma que se desconoce en forma permanente creando las denominadas nóminas paralelas, que pueden llegar a constituir falta disciplinaria de acuerdo al artículo 48, numeral 29 de la ley 734 de 2.002; pues en dichos contratos concurren los tres elementos necesarios para desmostrar una vinculación laboral con la entidad, tal y como lo establece el artículo 23 del C.S.T., subrogado por el articulo 1 de la Ley 50 de 1.990 asi :

a) La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo.

b) La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador.

c) Un salario como retribución del servicio.

Finalmente es claro establecer que la vinculación mediante contratos de prestación de servicios debe hacerse mediante resolución en la cual debe estipularse la duración del contrato y así mismo justificarse qué tipo de necesidad se va a cubrir, bien sea un reemplazo por vacaciones, licencia o para desarrollar actividades de carácter transitorio y la remuneración se establezca de acuerdo a las escalas contenidas en la Ley. CONTRATOS DE SUMINISTROS




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Objeto del Contrato



fecha Suscripción del Contrato



1520 /13

Suministro e instalación y puesta en marcha del equipo para terapia electroconvulsiva.

$56.55.28

SUPPLIES CONSULTING AND SERVICES LTDA-

María Teresa García


90 días Diciembre 6 de 2.013

Supervisor: Mónica Natalia Avellaneda Sub directora administrativa Fecha de liquidación: Marzo 20 de 2014 HALLAZGO No.7 Según certificación expedida por la almacenista general de la entidad, en donde a solicitud del equipo auditor certificó “Que el equipo médico de terapia electro convulsiva marca Mecta U.S.A, ingreso al almacén el día 07 de marzo de 2.014 y que actualmente se encuentra en el almacén , en virtud a que en el área donde va a quedar instalado sufrió las consecuencias de la fuerte lluvia el pasado 13 de marzo de 2.014, lo que ocasiono daños estructurales de su planta física, los cuales están terminando de reparar, una vez se finalice este proceso y el de la compra del mobiliario de la estación de enfermería para la respectiva apertura del servicio, se procederá a hacer entrega oficial del equipo a la persona responsable del inventario”. Así las cosas la entidad debe realizar un estudio previo en donde se determine si el área a utilizar para la instalación de los equipos adquiridos cumple con los estándares de acreditación y así proceder a la respectiva compra y posteriormente ser instalados; pues en este caso primero se compro y luego se está adecuando el sitio para ser instalado. Se evidenció que el expediente contractual, adolece de todos los documentos que soportan la ejecución del contrato, por lo tanto fue solicitada en el trabajo de campo, así las cosas la entidad debe archivar en cada expediente contractual todas las evidencias de la ejecución del contrato, con el fin tener la certeza del cumplimiento del mismo. ALCANCE DEL HALLAZGO : ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL




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“La doctrina y la jurisprudencia enseñan que los elementos constitutivos de la fuerza mayor como hecho eximente de responsabilidad contractual y extracontractual son: la inimputabilidad, la imprevisibilidad y la irresistibilidad. El primero consiste en que el hecho que se invoca como fuerza mayor o caso fortuito, no se derive en modo alguno de la conducta culpable del obligado, de su estado de culpa precedente o concomitante del hecho. El segundo se tiene cuando el suceso escapa a las previsiones normales, esto es, que ante la conducta prudente adoptada por el que alega el caso fortuito, era imposible de preverlo. Y la irresistibilidad radica en que ante las medidas tomadas fue imposible evitar que el hecho se presentara. (…) [Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Sentencia de noviembre 13 de 1962. Estos criterios fueron reiterados mediante sentencia de la misma Sala de la Corte, en sentencia de mayo 31 de 1965].”.(Subrayado fuera de texto). “…[la] imprevisibilidad del caso fortuito es una cuestión de hecho que el juzgador debe apreciar concretamente en cada situación, tomando como criterio para el efecto la normalidad o la frecuencia del acontecimiento, o por el contrario, su rareza y perpetuidad; si tal acontecimiento es frecuente, y más aún, si suele presentarse con cierta periodicidad, no constituye un caso fortuito porque el obligado razonablemente ha debido preverlo y medir su propia habilidad para conjurarlo, o bien abstenerse de contraer el riesgo de no creer que podría evitarlo; por el contrario, si se trata de un evento de rara ocurrencia, que se ha presentado en forma súbita y sorpresiva, hay caso fortuito, porque nadie está obligado a prever lo que es excepcional y esporádico. Pero, además, el hecho de que se trata debe ser irresistible. Así como la expresión caso fortuito traduce la requerida imprevisibilidad de su ocurrencia, la fuerza mayor empleada como sinónimo de aquélla en la definición legal, relieva esta otra característica que ha de ofrecer tal hecho: al ser fatal, irresistible, incontrastable, hasta el punto que el obligado no pueda evitar su acaecimiento ni superar sus consecuencias.. [Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Sentencia de febrero 27 de 1974]” (Negrilla fuera de texto). Así las cosas, y de acuerdo a la certificación que expidiera la jefe de almacén en la que advierte la imposibilidad de instalar el equipo ya referido en su área respectiva toda vez que dicho lugar no estaba en condiciones optimas para ser instalado debido a que las fuertes lluvias de la época dañaron las instalaciones físicas configurándose así lo anteriormente expuesto en lo relacionado con el caso fortuito imprevisible, es decir, para la Empresa Social del Estado Hospital Psiquiátrico San Camilo era imposible que prever el daño ocasionado por la ola invernal, por tal razón y con el ánimo de preservar la vida útil del equipo se decidió guardar el equipo en almacén entre tanto se realizaban las reparaciones locativas y poder poner en marcha dicho equipo. Se hace necesario aclarar que a la fecha dicho equipo ya se encuentra en el área respectiva según certificación anexa expedida por la jefe de almacén. De acuerdo a lo anterior solicito de manera respetuosa sea desvirtuado y eliminado el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dada la respuesta de la entidad y la certificación expedida por la almacenista general del hospital, fechada el día 11 del mes de Julio de 2.014, donde manifiesta que “En la actualidad se encuentran los equipos biomédicas funcionando en completa normalidad”, dichos equipos según certificación fueron instalados en Urgencias; Electroenc; Clínica de Mujeres, por lo tanto se desvirtúa la observación de tipo administrativo.


http://www.gerencie.com/clases-de-culpa-en-derecho-civil.html




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Objeto del Contrato




Plazo de Ejecución-

Número de

Unidades


1299/13

Suministro de materiales eléctricos de construcción y ferretería necesarios para las reparaciones locativas de las diferentes unidades funcionales de la entidad

$40.000.000

FERRETERIA AL DIA ORLANDO JAIMES

LANDAZABAL Representante Legal.


DIEZ (10) MESES


Nombre del Supervisor: Claudia Liliana López Castillo Fecha de liquidación: En ejecución HALLAZGO No. 8 Se evidenció que el oficio fechado noviembre 01 de 2.013, firmado por la supervisora del contrato estableció” …el almacén procedió a realizar la consulta de precios o condiciones del mercado para el contrato a realizar cuyo objeto es el servicio de mantenimiento de las tres fotocopiadora ubicadas en la entidad……”, como se puede leer este objeto del contrato no corresponde a la realidad que es la compra de materiales eléctricos, por lo tanto la supervisora del contrato debe ser cuidadosa y eficiente al utilizar el copy y pegue. El contrato se encuentra en ejecución, pues se inicio en Noviembre 22 de 2.013, con un plazo de diez (10 ) meses, es decir termina en Septiembre de 2.014; por lo tanto, este ente de control le hará seguimiento en la próxima auditoria que realice a dicho contrato. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA LILIANA LÓPEZ CASTILLO Supervisora RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La dependencia a cargo de ese proceso es muy cuidadosa al momento de elaborar los estudios previos de los respectivos contratos, si bien es cierto en el documento atrás referido se cometió un error involuntario de digitación, dicho error no altera el contenido del mismo. Sin embargo en próximas ocasiones se tendrá más cuidado frente al tema, y se contará con filtros en la oficina Jurídica donde se revisen cuidadosamente todos los estudios previos para así evitar que se cometan este tipo de errores.”




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CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dada la respuesta de la entidad, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad.


Fecha inicio del contrato: Diciembre 24 de 2013. Supervisor: Mónica Natalia Avellaneda Galvis. Fecha Liquidación del Contrato: Abril 24 de 2014. HALLAZGO No. 9 Se evidenció que el día 24 de diciembre de 2.013, la actual gerencia adquirió mediante contrato 1532/13, un monitor de signos vitales marca EDAN, referencia 8.5, dado que el 23 de diciembre del año 2.011, la entidad suscribió un contrato de suministro con el contratista la Muela S.A., en el cual compro un equipo con las mismas características, es decir un monitor de signos vitales el cual según quedo registrado en el Informe Definitivo vigencia 2.012, emitido por este ente de control, así: “…dicho equipo ha venido presentando fallas en su funcionamiento desde los primeros meses de uso. Inicialmente el equipo presentó fallas en el sensor de oxígeno (pulsioxímetro), por lo cual se presentó la necesidad de solicitar revisión técnica del mismo, logrando posterior a esto un funcionamiento adecuado, hasta hace 4 meses cuando la función de toma de la tensión arterial dejó de funcionar, solicitándose de nuevo supervisión técnica de parte de la empresa vendedora, enviando un técnico quien refirió que el daño se presentaba en una “tarjeta” y que no tenía autorización para cambio.

El 16 de agosto del presente año, el jefe de la oficina jurídica del Hospital, remitió oficio a la aseguradora Seguros del Estado, informándole el incumplimiento del contrato No 013 de 2011 suscrito con la firma La Muela SAS, en razón a que el monitor de signos vitales presenta desperfectos que impiden su utilización”.


Objeto del Contrato Vr. Inicial del Contrato

Vr. Adicional del Contrato




1532/13

Suministrar equipo médico y mobiliario hospitalario para el fortalecimiento de la oferta institucional de la entidad.

$712.202.602

DIAGNOSTIC MEDICAL

LAB.EQUIP./ CARMEN

CASTELLANOS SUAREZ


90 días




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En conclusión la actual gerencia adquirió un monitor de signos vitales, con las mismas características al que fue comprado en la vigencia 2.011, pues dicho equipo presenta fallas en su funcionamiento desde los primeros meses de uso. Se evidencio que la actual gerencia compro 225 camas psiquiátricas de LUJO, con barandas de cuatro planos, tendido en lámina cold rolled, cuyo costo promedio por unidad es de $2.262.348 y 25 camas psiquiátricos de LUJO con barandas de cuatro planos, tendidos en lámina cold rolled cal 22, piecero y cabecero en tubo, cuyo costo promedio es de $2.262.348 y la compra de 250 colchones especiales para cama psiquiátrica con un valor promedio por unidad de $404.260, es decir en total el costo de la cama y el colchón por unidad asciende a $2.666.608. Es de resaltar que el termino de LUJO, de las camas psiquiátricas no se encuentra establecido en el pliego de condiciones definitivo para invitación público número 002, ni en el estudio previo de necesidad, oportunidad y conveniencia, como tampoco aparece registrado en el convenio interadministrativo número 4483 de 2.013, celebrado entre el Departamento de Santander- Secretaria de Salud Departamental y el Hospital psiquiátrico San Camilo. Según inspección ocular (ver registro fotográfico), se pudo establecer que de las 250 camas de lujo adquiridas por el hospital se encuentran aún en el almacén 66 camas sin utilizar y 24 colchones, igualmente se encuentran sin uso 29 camas de lujo, con piecero y cabecero en tubo, igual número de colchones que se encuentran en el servicio farmacodependencia que aún no se ha puesto en marcha, en la clínica mujeres hay 31 camas sin roda chines y 4 con roda chines sin embargo dicho servicio con su mobiliario no se encuentra en uso. Además la actividad económica del contratista según la Cámara de comercio es la venta al por menor de productos farmacéuticos y medicinales, cosméticos y artículos de tocador y como actividades secundarias el mantenimiento y reparación especializado de equipo electrónico y optimo y el comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y equipos de telecomunicaciones, comercio al mayor de otros tipos de maquinaria y equipos, así las cosas el objeto contractual del presente contrato no se enmarca dentro de ninguna de las actividades comerciales que le permite cámara de comercio al contratista. La entidad debe tomar una decisión administrativa en la puesta en marcha y funcionamiento de los servicios, las camas y colchones adquiridos por el Hospital, de lo contrario se puede traducir en un posible lucro cesante y una gestión antieconómica; por lo tanto debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. Por lo anterior se tipifica una observación de tipo administrativa con incidencia disciplinaria, que debe ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO NORMA VULNERDA Articulo 34 Ley 734 de 2.002 PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente




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RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Si bien es cierto al momento de ser practicada la auditoria el Ente de Control encontró que algunas camas no se encontraban en uso, esto obedeció a que atendiendo al principio de planeación, y evitar el tan cuestionado fraccionamiento de contratos, la Entidad adquirió el total de camas que requería utilizar, sin embargo mientras se acondicionaba adecuadamente lo nuevos servicios las camas fueron depositadas en almacén. Es necesario aclarar que a la fecha el total de camas adquiridas se encuentran instaladas y funcionando de acuerdo a la certificación expedida por la almacenista general y registro fotográfico adjunto.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dada la respuesta de la entidad, los registros fotográficos y la constancia expedida por la almacenista general de la entidad, de fecha Julio 11 de 2.014, donde certifica que las (18) camas que se encuentran en la bodega están destinadas para el nuevo servicio de Agudos- Farmacodependencia, el cual deberá primero ser remodelado para luego si ponerlo en funcionamiento, situación esta que se espera cumplirse antes del 31 de agosto de 2.014; se desvirtúa la observación con alcance disciplinario ya que la entidad adquirió el total de las camas que necesitaba para evitar el posible fraccionamiento de contrato, además la entidad, anexa el registro de la Cámara de comercio donde establece que al contratista le es permitido vender camas hospitalarias, sin embargo se confirma la observación administrativa la cual tendrá connotación de hallazgo, para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad, con el fin de constatar en la próxima auditoria, si el total de las camas están en funcionamiento.

Contratación N°1015 de 2013.


Objeto del Contrato


Nombre del Contratista fecha

Suscripción del Contrato

1015/23

Suministro de dispositivos médicos para el desarrollo y cumplimiento de las actividades misionales de las diferentes unidades del Hospital

$21.300.000 DIAGNOSTIC/

CARMEN CASTELLAONOS SUAREZ Septiembre de 2.013

Acta de Inicio Septiembre 30 de 2.013 Supervisor: Liliana López Castillo Acta de Terminación Diciembre 29 de 2.013 Fecha de Liquidación Marzo 20 de 2.014




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HALLAZGO No. 10 El expediente contractual, adolece del informe del supervisor y del acta de entrada al almacén de la entidad, es decir, en dicho expediente no existe documentos que soporten la ejecución del contrato; así las cosas fue necesario revisar dichos documentos en los egresos que reposan en la tesorería de la entidad, verificando que esta ejecución contractual cumple con lo establecido en el manual de contratación de la entidad. Por lo tanto se tipifica una observación de tipo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Esta Entidad acoge la observación hecha por el Ente de Control e incorporara a la carpeta de los contratos los documentos que soporten la ejecución del mismo y así darle cumplimiento a la solicitud realizada por el ente de control.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dada la respuesta de la entidad, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad.

Contrato N°1380 de 2013. Número Del Contrato




1380/13

Suministro de ropa hospitalaria y similares que la entidad requiere en las condiciones de cantidad y calidad exigidas.

$117.335.000 CARLOS JULIO

LARROTA GOMEZ Noviembre 22 de

2.013

Fecha de Inicio: Diciembre 02 de 2013. Nombre del supervisor: Mónica Natalia Avellaneda Galvis Fecha de liquidación: Enero 15 de 2014 HALLAZGO No. 11 Se evidenció que la actividad económica del certificado de matrícula mercantil del contratista señor Carlos Julio Larrota Gómez, establece como actividad principal comercio al por menor de productos farmacéuticos y medicinales cosméticos y artículos de tocador en establecimientos especializados y como actividad




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secundaria el mantenimiento y reparación especializado de equipo electrónico y optimo y el comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados, el objeto del contrato no se enmarca dentro de las actividades económicas establecidas por la Cámara de Comercio. Por lo anterior se determina una observación de tipo administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad, con alcance disciplinario. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO NORMA VULNERDA Artículo 34 Ley 734 de 2.002 PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente JERSON DIDI CHACON Jefe Oficina Jurídica RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Respecto a la actividad económica del Certificado de Matrícula Mercantil de CARLOS JULIO LARROTA GOMEZ, se evidencia que registró como actividad económica: 4659 Comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo n.c.p. Esta clase incluye:

El comercio al por mayor de maquinaria y equipo de oficina, sus partes, piezas y accesorios, excepto computadores y equipo perif rico.

El comercio al por mayor de muebles de oficina.

El comercio al por mayor de equipo de transporte, sus partes, piezas y accesorios, excepto veh culos automotores, motocicletas y bicicletas.

El comercio al por mayor de robots para cadenas de montaje, y de sus partes, piezas y accesorios.

El comercio al por mayor de cables, cables de fibra óptica y conmutadores y de otros tipos de equipo de instalación de uso industrial.

El comercio al por mayor de otros tipos de equipo el ctrico, sus partes piezas y accesorios, como mo- tores y transformadores el ctricos.

El comercio al por mayor de m quinas herramienta, sus partes, piezas y accesorios, de todo tipo y para cualquier material, y las controladas por computador.

El comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria n.c.p. para uso en la industria, la miner a y la construcción, sus partes, piezas y accesorios, el comercio y la navegación y otros servicios.

El comercio al por mayor de m quinas de coser y telares para tejidos de punto controlados por computador.

El comercio al por mayor de instrumentos y equipo de medición, partes, piezas y accesorios.

El . Aquí en este último ítem bien puede clasificarse porque la ropa es un articulo médico y




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si se examina en todo el documento de clasificación CIIU no hay comercialización de ropa o textil para hospitales.

De acuerdo a lo anterior, se solicita de manera respetuosa sea desvirtuado y eliminado el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Teniendo en cuenta, que la actividad económica del Certificado de Matrícula Mercantil de CARLOS JULIO LARROTA GOMEZ, y la respuesta dada por la entidad, en donde manifiesta y aclara que se registró como actividad económica: 4659 Comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo n.c.p. y que esta clase incluye: El comercio al por mayor de instrumentos y equipo de medición, partes, piezas y accesorios; el comercio al por mayor de equipo, artículos e instrumentos médicos, quirúrgicos y para laboratorio; se desvirtúa la observación con alcance disciplinario y administrativo.

Contrato N°297 de 2013. Número Del Contrato




297/13

Suministro de combustible –gasolina y acpm, para los vehículos que se encuentran al servicio del hospital , Toyota prado placa OSB-019, y ambulancia Toyota Hilux de placa OFS-155

$15.428.546

Estación de Servicio DAGAR-

Daniel García Hernández

Febrero 18 de 2.013

Fecha de Inicio: Febrero 19 De 2.013 Tiempo de Ejecución: 11 meses Fecha de Terminación 18 de Enero de 2.014 Supervisora Mónica Natalia Avellaneda Galvis Fecha De Liquidación Marzo 11 De 2.014 HALLAZGO No.12 Se evidenció que el objeto del contrato estableció que el combustible que suministra el contratista era para los vehículos que se encontraban al servicio del hospital como el campero Toyota prado OSA 726; ambulancia Chevrolet Luv Dimax placa OSB 019 y ambulancia Toyota Hilux de placa OFS 155, sin embargo mediante órdenes Nº 3571 de febrero 27 de 2.013 y la orden Nº 337057 de Mayo 31 de 2.013, el contratista suministra combustible a la guadañadora, equipo que no se encuentra incluido en el objeto del contrato.




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Además algunos recibos como el Nº333261, no establece claramente el número de la placa del vehículo al cual se le prestó el servicio, y en otros como los numero 340775, 347141, 337061, no especifica qué tipo de combustible suministra; sin embargo dado el valor de $ 443.176.oo, de dichos recibos no amerita un hallazgo de tipo fiscal. Por lo tanto el supervisor del contrato debe ser más cuidadoso al ejercer el control de dichos recibos. Existen tres recibos de suministro de combustible con numeración continua diligenciados con el mismo tipo de letra y tinta, para el mismo vehículo de placa 0SB 019 y diferente fecha así: 337061 de julio 5 de 2.013 337062 de julio 11 de 2.013 337063 de julio 17 de 2.013 Por lo anterior el supervisor del contrato debe ser más cuidadoso y no permitir esta clase de inconsistencias. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente

PEDRO PABLO GIRALDO LOZANO MONICA NATALIA AVELLANEDA GALVIS

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Se solicita desvirtuar la presente observación en razón a que tal como lo contempla la certificación adjunta (folio 67) durante el 2013 el suministro de combustible efectuado por la Estación de Servicio DAGAR se realizó solo a los tres vehículos de la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo (OSA-726, OSB-019 y OFS-155), que contaban con un sistema de chip, para garantizar la transparencia en la prestación de dicho servicio. Así mismo el supervisor diligenció de forma mensual la tabla de control de consumo de combustible donde se le hace seguimiento al consumo de cada vehículo de acuerdo al kilometraje, en esta se relaciona la fecha de la solicitud, la placa del vehículo, el objeto, el valor facturado, el número de galones, el kilometraje inicial, el número de la orden o recibo y el responsable del vehículo que realizo el consumo así:

MES: JULIO - 2014

SISTEMA DE CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE

FECHA

SOLICITUD PLACA

VEHICULO

OBJETO DE LA

SOLICITUD

VALOR FACTURADO

GALONES

KILOMETRAJE

INICIAL

Nº DE ORDEN

RESPONSABLE DEL CONSUMO

OSA 726 GASOLINA

OSA 726 GASOLINA




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Este formato esta adjunto a cada cuenta de cobro; respecto a las ordenes 3571 de febrero 27 de 2.013 y la orden N° 337057 de Mayo 30 de 2.013, en el archivo de la entidad no se encontraron, se considera que pueden ser las 328164 y 335865 que coinciden respectivamente con las fechas antes relacionadas, debido al control del consumo en ellas se hizo la aclaración en los recibos del tema de la guadañadora, pues en las dos ocasiones el suministro no fue mayor a un galón, y por ser un consumo tan mínimo no se consideró oportuno realizar un contrato para tal fin. En relación con los recibos relacionados a continuación y de los cuales se anexa copia (ver pág. 68) debe aclararse que cada uno de ellos llevaba adjunto el vale emitido por la máquina que efectuaba el suministro donde constan los datos del abastecimiento realizado a cada vehículo de la siguiente manera:

N° RECIBO FECHA VEHÍCULO TIPO DE COMBUSTIBLE

333261 25-ABRIL-13 OSA-726 GASOLINA CORRIENTE

340775 05-DICIEMBRE-13

OFS-155 GASOLINA CORRIENTE

347141 07-NOV-13 OSA-726 GASOLINA CORRIENTE

337061 05-JULIO-13 OSB-019 BIODISEL

”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, pues en el recibo que expide la estación de servicio, debe establecer claramente la placa del vehículo al igual que en el comprobante de venta; además, si la entidad necesita combustible para la guadañadora este servicio debe estar incluido en el objeto del contrato así el consumo sea mínimo.

OSA 726

TOTAL ADMON $ 0

OFS-155 GASOLINA

OFS-155

OSB 019 BIODISEL

OSB 019 BIODISEL

TOTAL

OPERAC. $ 0

TOTAL

GENERAL $ 0




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Objeto del Contrato



fecha Suscripción

del Contrato

Plazo

533/13

Suministro productos alimenticios perecederos , productos procesados carne roja de res, carnes frías, pescados, aves, huevos productos de panadería, queso etc.

$40.000.000

MCD Y COMPAÑÍA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA, MCD Y CIA

SAS. MARIELA CENTENO DE DELGADO

ABRIL 16 DE 2.013

UN MES

Supervisor Claudia Liliana López Fecha de Liquidación Mayo 15 de 2.013 HALLAZGO No. 13 Se evidenció que el contrato Nº 533 de 2.013, fue firmado el día 16 de Abril de 2.013, y el registro presupuestal, documento que debe emitir la entidad una vez firme el contrato es decir, después del 16 de abril-13, fue expedido el día 15 de Abril de 2.013; situación que debe ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad. – Sentencia del 19 de agosto de 2.009, Consejero de Estado Carlos Alberto Zambrano Barrera. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La E.S.E. Hospital Psiquiátrico San Camilo implementara controles o mecanismos de control al momento de solicitar la expedición de los respectivos, Certificados de disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal con el fin que sean expedidos dentro los tiempos legalmente establecidos para ello.”






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Objeto del Contrato




Plazo MODALIDAD

711/13

Suministro de productos alimenticios, perecederos, productos procesados, carnes rojas, carnes frías, pescados , aves, huevos, productos de panadería, leche, quesos , pulpa y fruta, verduras y víveres.

$45.000.000

MCD Y COMPAÑÍA

SOCIEDAD POR ACCIONES

SIMPLIFICADA MCD YCIA SAS.

MARIELA CENTENO DE

DELGADO

JULIO 12 DE 2.013

DOS (2) MESES.

COVOCATORIA PUBLICA

Supervisor: CLAUDIA LILIANA LOPEZ G Valor sin ejecutar: $980.344 El contratista cumplió con el objeto del contrato y demás clausulas establecidas, sin embrago, mediante adicional Nº 001 al contrato 711/13, la entidad adicionó el valor de $12.000.000 y el tiempo en un mes más. Se evidencio que en un solo expediente contractual se encuentran archivados documentos de los contratos 710 y 711 de 2.013, por lo tanto cada contrato debe tener su propio expediente contractual.

Contrato N° 710 de 2013 Número Del Contrato

Objeto del Contrato




Plazo MODALI DAD

710/13

Suministro de productos alimenticios perecederos, productos procesados, carnes rojas, carnes frías, pescados, aves.

$35.000.000 DISTRICOSTOS ARIEL CASTRO

GARCES Agosto 20 de 2.013

DOS MESES

CONVOCA TORIA

PUBLICA

El contratista cumplió con el objeto del contrato y demás clausulas, sin embargo, el 20 de Agosto de 2.013, se suscribió la adición Nº 01, al contrato principal 710 de 2.013, por valor de $13.000.000 y prorroga por un mes más. HALLAZGO No. 14 En cuanto a los contratos 710 y 711 de 2.013, el Hospital Psiquiátrico San Camilo, debe evitar la práctica de suscribir contratos y durante su ejecución determinar su real alcance en tiempo y cuantía, por cuanto esto demuestra la falta de planeación




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al realizar los estudios técnicos para la contratación, tal y como lo demuestra el valor sin ejecutar de $980.344. (Contrato 711/13). Cada contrato debe tener separadamente su expediente contractual, con el fin de ejercer un mejor seguimiento y control de cada uno, pues en este expediente contractual se encuentra archivados algunos documentos de los contratos 710 y 711 de 2.013. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente CLAUDIA LILIANA LOPEZ C. Supervisora RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Si bien es cierto, existió un valor sin ejecutar no quiere decir lo anterior que exista falta de planeación, dicho valor obedece, a que se dio inicio al contrato de tercerización del servicio de nutrición y era innecesario ejecutar dicho presupuesto, toda vez que el bien a suministrar eran productos perecederos y estos ya no se requerían. Ahora bien, frente al expediente contractual esta entidad acoge las recomendaciones hechas por el ente de control y a través de la oficina jurídica se archivaran los contratos dentro de cada expediente contractual archivando de esta manera cada contrato en forma individual.”



Clase de contrato: Suministro Acta de Inicio: Agosto 23 de 2013. Tiempo de ejecución: 04 meses y/o hasta agotar existencia.

Número Del

Contrato

Modalidad De

SelecciónObjeto Del Contrato

Valor Inicial Del

Contrato

Nombre Completo Del

Contratista (*)

Fecha Inicio Del

Contrato

(Aaaa/mm/dd)

865-13CONVOCATORIA

PÚBLICA

SUMINISTRAR PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

REQUERIDOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA

MISIÓN INSTITUCIONAL QUE REQUIEREN LOS

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS DEL LA ESE

HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

100,000,000

COOPERATIVA DE

HOSPITALES Y

ORGANISMOS

(COHOSAN)

8/23/2013




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Nombre del Supervisor: Mónica Natalia Avellaneda Galvis. Adenda 1: Modificación de fecha para entrega de propuesta, por

problemas de publicación en la página web Adición 1: Plazo. 6 meses. HALLAZGO No. 15 El día 9 de julio de 2013, para la convocatoria pública, la entidad realizó los estudios y documentos previos donde en la descripción de la necesidad registraron 178 productos farmacéuticos; presentándose a la convocatoria 4 oferentes, cumpliendo un solo proponente (Unidrogas) con la totalidad de la cotización de todos los productos requeridos en los mismos. En la evaluación de las propuestas la ESE determinó que la Empresa Cohosan cumplió con todos los requisitos, evidenciando el grupo auditor que esta última cotizó 171 medicamentos, faltando siete de ellos, sin embargo, en el contrato firmado con la ESE, solo se registran 171 medicamentos existiendo diferencias con los estudios previos en 7 medicamentos. Al respecto, la entidad manifestó que la ESE no registro los siete productos farmacéuticos en el contrato debido a que cuando se entregó la lista de los medicamentos para los estudios previos, el Vademécum Institucional (Diccionario de medicamentos y principios activos) no se encontraba actualizado, existiendo en la base de datos medicamentos y/o productos que no tenían rotación. Por lo anterior la entidad debe ser más cuidadosa con la base de datos de los productos farmacéuticos que se van a ofertar, ya que al no existir una actualización de la misma, la entidad podría adquirir productos que no tendrían rotación, generando inventarios con productos vencidos no utilizables ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “A la fecha la Empresa Social del Estado Hospital Psiquiátrico San Camilo se encuentra en el proceso de actualización del vademécum institucional el cual será incluido dentro del plan de mejoramiento que adelantara la entidad. De otro lado es necesario resaltar que la ejecución del contrato se desarrolla en entregas parciales lo que permite tener un control total del contrato evitando pedir grandes cantidades y posterior vencimiento de dichos medicamentos. ”






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Acta de Inicio:. Marzo 21 de 2013. Supervisor: Claudia Liliana López Castillo Tiempo de Ejecución: 04 meses Adición en Tiempo: 04 meses Adición en Valor: $5.700.000 Total Valor del Contrato: $35.200.000 Liquidación: Octubre 30 de 2013. HALLAZGO No. 16 Se evidenció que la expedición de las pólizas de cumplimiento por parte del contratista y la aprobación de las mismas por parte de la oficina jurídica de la entidad, se realizaron el día 02 de abril de 2013, es decir doce (12) días después del acta de inicio (marzo 21 de 2013), generando el riesgo de no amparar los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones contraídas mediante la ejecución del mismo. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La entidad acoge las recomendaciones hechas por el Ente de Control y se realizara los ajustes pertinentes a la minuta contractual en donde se establezca el termino que tendrá el contratista para expedir las respectivas pólizas del contrato. “ CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dado que la entidad acoge la observación hecha por este ente de control y se compromete a realizar los ajustes pertinentes, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad.

Contrato N° 866 de 2013

Número

Contrato

Modalidad de


Valor Inicial Del

Contrato

Nombre Completo Del

Contratista (*)

Fecha Inicio Del

Contrato

(Aaaa/mm/dd)

446 -13 DIRECTA

SUMINISTROS de insumos medicohospitalarios.

reactivos. material de laboratorio clinico de la

ESE 29,500,000

SURTICLINICOS DEL

ORIENTE S.A 3/21/2013




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Clase de contrato: Suministro. Tiempo de ejecución: 10 meses. Liquidación: En ejecución. HALLAZGO No. 17 Según inspección ocular realizada a las instalaciones del Hospital, se evidenció que desde hace más o menos dos años se encuentran dos calderas sin uso, por lo tanto la entidad debe tomar una decisión administrativa al respecto. En cuanto a la forma de pactar el arriendo del área de nutrición del hospital este debe ser formalizado mediante un contrato de arrendamiento escrito entre las dos partes, incluyendo el valor de los servicios públicos. Se evidencia que en el mes de febrero de 2014 la unión temporal además de facturar el suministro de alimentación a pacientes hospitalizados y pacientes transitorios, facturó la suma de tres millones trecientos noventa y dos mil ($3.392.000) por concepto de: “Pago de la ESE por la demolición de la pared y viga superior, enchapes y perfiles para la ampliación de la salida de la cocina al área de despacho; demolición y enchape de pisos y paredes del área de refrigeración y alistamiento; resane y pintura de la oficina de nutrición y bodegas de almacenamiento; según de cotización de ACERO & GAS, a todo costo “. Por lo anterior, es de resaltar que todas las reparaciones realizadas a las áreas locativas del hospital, entendiéndose éste como un bien inmueble de carácter público, debe realizarlas la entidad directamente y no permitir que un tercero en calidad de contratista las realice, evadiendo así el proceso de contratación y exponiéndose a que dichas reparaciones se hagan sin existir pólizas que garanticen la calidad del servicio. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La Entidad acoge la observación hecha por el ente de control y se establecerán controles con el fin que sea la entidad directamente la encargada de realizar las reparaciones que requiera el hospital con los parámetros establecidos en el Manual de Contratación interno de la Entidad.”

Número

Contrato

Modalidad de


Valor Inicial Del

Contrato

Nombre Completo Del

Contratista (*)

Fecha Inicio Del

Contrato

(Aaaa/mm/dd)

866-13

LICITACIÓN

PÚBLICA

SUMINISTROS DE ALIMENTACION A PACIENTES

HOSPITALIZADOS Y PACIENTES TRANSITORIOS

DE LA ESE 1,005,270,000 UNION TEMPORAL MCD 9/15/2013




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CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dado que la Entidad acoge la observación hecha por el ente de control y se compromete a establecer controles necesarios, para subsanar dicha situación, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. ASPECTOS GENERALES CONTRACTUALES El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, en los cuales se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales con el fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o hallazgos de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a la administración de la ESE a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. Los Informes de gestión de los supervisores de los contratos evaluados, no

reposan en los expedientes contractuales, además no son específicos, por cuanto los funcionarios que cumplen dicha labor no establecen en ellos el cumplimiento de la calidad de los bienes y servicios prestados, como tampoco registra el cumplimiento de metas y logros de objetivos buscados en la contratación; estos solo se enfocan, y aplican, a la legalización de los documentos que soportan los gastos con cargo al contrato correspondiente, incumpliendo con lo consagrado literal f) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993.

El manual del supervisor a diciembre 31 de 2.013, no ha sido debidamente

aprobado y socializado.

La administración debe evitar la práctica de suscribir contratos y durante su ejecución determinar su real alcance en tiempo y cuantía, por cuanto esto demuestra la falta de planeación al realizar los estudios técnicos para la contratación.

El Hospital debe tener en cuenta que la utilización de la modalidad de

prestación de servicios para el desempeño de funciones permanentes y propias del objeto misional del Hospital Psiquiátrico San Camilo, como lo es la contratación de los psiquiatras, enfermeras, auxiliar de enfermería, bacteríologo etc, desconoce el artículo 32 de la ley 80 de 1.993 y el articulo 2º, inciso final del Decreto Ley 2400 de 1.968, que dispone por via prohibitiva que en ningun caso podrà celebrarse contratos de prestaciòn de servicios para el desempeño de tales funciones de caràcter permanente, norma que se desconoce en forma permanente creando las denominadas nominas paralelas.




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La entidad debe tomar una decisión administrativa en la puesta en marcha y funcionamiento de los servicios y las camas adquiridas por el Hospital.

La actividad comercial establecida en la cámara de comercio de los

contratistas debe enmarcarse dentro del objeto contractual.

Toda la etapa de ejecución de los contratos debe estar debidamente archivada y foliada en el expediente contractual, con el fin de realizar un mejor control y seguimiento a todas las etapas de la contratación, pues de lo contrario se presentan dificultades en la revisión de dichos expedientes.

Los Certificados de Disponibilidad presupuestal son generales y no de

forma individual, lo que dificulta el control y seguimiento al efectuar cada rubro y no tener un control del saldo final disponible.

Existen la asignación de supervisión en forma generalizada, es decir

mediante una comunicación se designa a una persona para ser supervisora de varios contratos, no existiendo en cada expediente contractual la evidencia es decir la copia de dicha asignación.

La entidad no estable el tiempo para la efectividad de las garantías de los

contratos.

En los expedientes contractuales solo reposa la etapa pre contractual, reposando en los egresos las evidencias de la ejecución de los contratos.

Cada expediente contractual debe tener su propio archivo, es decir para

contrato debe existir una carpeta con todos sus documentos de las diferentes etapas y así evitar que dentro de una misma carpeta archivar dos o más contratos, que genera confusión y desorden administrativo.

ACCIONES DE REPETICION Nº1 HALLAZGO No. 18 Mediante comprobante de egreso Nº23780 de diciembre 03 de 2013 la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, canceló a la señora Martha Eugenia Cruz Jiménez la suma de $18.995.523, por cuanto el juzgado octavo administrativo en del circuito, el día 27 de septiembre de 2010 falló y declaró en primer instancia la nulidad del acto administrativo NºOG-084-08 de fecha 29 de agosto de 2008 expedida por la Entidad, mediante el cual se abstuvo de pagar indemnización originada por la mora de la cancelación de las cesantías definitivas a la señora antes mencionada, pues la entidad ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, tardó doce (12) meses para efectuar el pago total del valor adeudado por concepto de cesantías definitivas, superando ampliamente el término concedido en el art. 2 de la Ley 244 de 1995.




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La Entidad presentó la apelación contra la sentencia de primer grado oponiéndose a la orden contenida en ella, sin embargo, el día 07 de febrero de 2013 el Tribunal Administrativo de Santander en Descongestión- Sala Asuntos Laborales, falló y confirmo la sentencia de primera instancia. Por lo anterior, la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, debe dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de agosto 03 de 2001 que estableció “Legitimación. En un

plazo no superior a los seis (6) meses siguientes al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad pública, deberá ejercitar la acción de repetición la persona jurídica de derecho público directamente perjudicada con el pago de una suma de dinero como consecuencia

de una condena…”, igualmente la entidad debe tener en cuenta el artículo 11 de la misma Ley “Caducidad. La acción de repetición caducar al vencimiento del plazo de dos (2)

años contados a partir del día siguiente al de la fecha del pago total efectuado por la entidad pública”.

ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “OBSERVACIONES 18 Y 19: La Empresa Social del Estado Hospital psiquiátrico San Camilo reunirá el comité de conciliación existente a fin de estudiar y analizar la aplicabilidad de la normativa citada frente al hallazgo hecho por el ente de control.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dado que la entidad se compromete a reunir el comité de conciliación, con el fin de analizar la aplicación del artículo 8 de la ley 678 de 2.011, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad.

ACCION DE REPETICION Nº 2.- HALLAZGO No. 19 Mediante comprobante de egreso Nº22352, la entidad canceló el día 6 de Noviembre de 2.013, la suma de $33.102.671, al Banco agrario por el fallo proferido por el Tribunal Superior con sede en el distrito de Bogotá, sala de descongestión laboral, dado que la señora ESPERANZA GOMEZ SUAREZ, demandó a la entidad, por cuanto efectivamente fue nombrada como supernumeraria mediante diversos actos administrativos para prestar los servicios de operaria de servicios generales, olvidando en forma flagrante la entidad que las vinculaciones de trabajadores como supernumerarios se hace exclusiva para los empleados administrativos y no para trabajadores oficiales, la vinculación de




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supernumerarios se hace por un periodo transitorio, para cubrir bien sea licencias, vacaciones etc, en cambio la Sra. Gómez, prestó sus servicios en forma ininterrumpida como supernumeraria, desde el año 1.996 hasta el año 2.008, es decir por cuatro años, luego entonces su labor no era transitoria y por el contrario, el mantenimiento y aseo son labores diarias y permanentes no ocasionales, es decir, durante el periodo en que la mencionada señora estuvo vinculada como supernumeraria, se disfrazó la relación laboral, bajo esta figura, desnaturalizando en forma flagrante el vínculo de trabajo con la accionante, durante dicho periodo de tiempo suscribió diferentes contratos de trabajo y de prestación de servicios, pero adicional a ello fue nombrada como supernumeraria mediante diversos actos administrativos, para desempeñar el cargo de auxiliar de servicios generales. Existieron cuatro contratos de trabajo desempeñando diferentes labores desde el 1 de septiembre de 1.996 hasta marzo 30 de 2.008. El contrato de prestación de servicios puede ser desvirtuado cuando se demuestre la subordinación o dependencia respecto del empleado, evento en el cual es aplicable el principio constitucional de la primacía de la realidad (artículo 53 constitucional); la actora en ejercicio de sus funciones recibía órdenes de sus superiores, cumplía un horario y tenía la condición de trabajadora oficial, por lo tanto no era posible disfrazar la existencia del vínculo laboral, utilizando vinculaciones como supernumeraria, a través de cooperativas, empresas temporales ordenes de prestación de servicios. Así las cosas la entidad debe, debe dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de agosto 03 de y el artículo 11 de la misma Ley. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “OBSERVACIONES 18 Y 19: La Empresa Social del Estado Hospital psiquiátrico San Camilo reunirá el comité de conciliación existente a fin de estudiar y analizar la aplicabilidad de la normativa citada frente al hallazgo hecho por el ente de control. ”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dado que la entidad se compromete a reunir el comité de conciliación, con el fin de analizar la aplicación del artículo 8 de la ley 678 de 2.011, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. 4.1.2 Rendición y Revisión de la cuenta HALLAZGO No. 20




INFORME DEFINITIVO


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La entidad no registró en el sistema SIA, de este ente de control los formatos de la línea ambiental, por lo tanto la entidad debe diligenciar dichos formatos pues ésta maneja desechos hospitalarios, programas de prevención de contaminación ambiental, por lo tanto debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La Entidad solicita se desvirtúe el presente hallazgo en razón a que la entidad si realizo los reportes de la línea ambiental tal como se puede comprobar con el documento anexo (folio 69 a 73)”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dada la respuesta de la entidad, los anexos allegados, y la verificación en el SIA por parte de este ente de control, se desvirtúa la observación de tipo administrativo. 4.1.3 Gestión Ambiental La E.S.E. Hospital Psiquiátrico San Camilo, es una entidad del orden departamental de segundo nivel de complejidad que presta servicios integrales de salud mental con hospitalización a la población de nororiente colombiano; presta los servicios de : Unidad de urgencias, consulta externa, hospital de día, programa infantil, clínica intrahospitalaria, farmacodependencia, programa de inimputables, unidad de hospitalización (agudos mujer, agudos hombres, crónicos mujeres, crónicos hombres); laboratorio clínico, terapia ocupacional, servicio farmacéutico, electroencefalografía. San Camilo, fue la primera institución del orden oficial el obtener el reconocimiento de Hospital Verde. Además obtuvo el reconocimiento como Hospital Sostenible por el área metropolitana de Bucaramanga a través de la Corporación Ecoeficiencia. Mediante Resolución número 0267 de Mayo 14 de 2.003, la entidad creo el Comité de Gestión Ambiental. El día 18 de enero de 2.013, la ESE San Camilo, firmó el contrato de prestación de servicio con DESCONT S.A.E.P.S, cuyo representante legal es el señor Gustavo Montoya Puyana, por valor de $14.838.720, para la recolección, incineración y




INFORME DEFINITIVO


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disposición final de residuos biosanitarios y anatomopatologicos del Hospital, con un plazo de doce meses, contrato que fue liquidado en Abril 2 de 2.014. La entidad como generadora de desechos se comprometió a planificar e implementar acciones y programas en forma permanente, para prevenir, minimizar o corregir los impactos ambientales, uso racional de los recursos y prevención de la contaminación; es así como la entidad logro cumplir en un 100%con las siguientes acciones: 1.- Campaña de recolección de pilas usadas en el Hospital 2.- Campaña de prevención de la contaminación por aceite usado 3.-Eventos divulgación de la política y objetivos en gestión ambiental del Hospital 4.- Elaboración del PGIR, plan general de limpieza y desinfección, plan de emergencias ambientales, plan de control y erradicación de plagas. 5.- Diseño y elaboración de la ruta de recolección de desechos. 6.- Adopción de la mascota ambiental. 7.- Instalación de puntos ecológicos 8.- Campaña de ahorro de papel- implementada y socializada. En conclusión, durante la vigencia 2.013, la E.S.E. San Camilo cumplió con la gestión integral de residuos en cuanto al manejo de desechos hospitalarios programas de prevención de contaminación ambiental y programas de capacitación; sin embargo está pendiente la realización de simulacros de rotura de termómetros de mercurio, el cual se debe llevar a cabo junto con otros simulacros con el acompañamiento de la ARL. 4.1.4 Plan de Mejoramiento Evaluado y tabulado el cumplimiento al Plan de Mejoramiento para la vigencia 2013, se observa que se detectaron veintiún (21) hallazgos producto de la auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular, realizada a la ESE San Camilo, de los cuales once (11) hallazgos tenían fecha de terminación a 31 de Marzo de 2.014, sin embargo a la fecha de la presente auditoria estos se han cumplido así: Hallazgos 1, 2, 9, 10 y 14 en un 50%. Hallazgos 3, 12 y 13 en un 100% Hallazgo 21 cumplimiento del 30% Hallazgos 7 y 8 solo un 5% Es de mencionar que los demás hallazgos es decir (10), aun no se ha vencido el plazo de cumplimiento, pues algunas de ellas tienen fecha de vencimiento en junio 30 de 2014 y otras hasta julio 31 de 2014; para mayor ilustración se presenta el siguiente cuadro:




INFORME DEFINITIVO


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1

De la evaluación realizada del contrato

Nº 003 de 2012 suscrito entre la ESE,

se puedo constatar que no se planeó

de manera adecuada su actividad

contractual; lo que se hizo evidente en

la suspensión, que conllevo al

hospital a inadecuados procesos

donde a pesar de haber claridad del

objeto de los mismos, no se

determina la cantidad y las

especificaciones requeridas, es así

como “se evidencia en los informes de

1. Actualizar el proceso

de contratacion de la

E.S.E Hospital

Psiquiatrico San Camilo

haciendo especial

enfasis en fortalecer el

principio de planeación

E

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d

u

r

1. Actualizar el

proceso de

contratación

03/02/2014 31/03/2014 Oficina Jurídica.

Dr. Gerson

Chacón. Y

Oficina de

Calidad

50%

2

“El contrato de prestación de servicio

Nº 329 relacionado en el cuadro

anterior, fue firmado el 23 de marzo de

2012 y el registro presupuestal 546

fue expedido el 30 de marzo de 2012

es decir siete (7) días después de

firmado el contrato, lo anterior debido

a que el ex gerente HORBES BRANLIG

BUITRAGO MATEUS, solicito la

expedición del RP el 30 de marzo de

2012, tipificándose en hechos

cumplidos, por lo tanto debe ser

incluido en el plan de mejoramiento

que presente la entidad.”

1. Actualizar los

procesos y

procedimeintos de

contratacion de la E.S.E

Hospital Psiquiatrico

San Camilo en donde

en busca de dar un

orden correcto a la

parametrizacion del

proceso de contratacion

y definir tiempos y

responsables de cada

una de las actividades

relevantes para llevar a

cabo este proceso bajo

el respeto de los

principios que rigen la

contratacion.

O

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s

p

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y

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l

1.Actualizar los

procesos y

procedimientos

de contratacion.


Dr. Gerson

Chacón. Y

Oficina de

Calidad

50%

ResponsableDescripción de

las Metas

Fecha iniciación

Metas

Fecha

terminación

Metas

Códig

o

hallaz

go

Descripción hallazgo (No mas de 50

palabras)

Acción correctiva O

b

j

e

% de avance




INFORME DEFINITIVO


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3

El contrato fue liquidado el 30 de

diciembre de 2011, mediante

comprobante de egreso 19922 de

noviembre 14 de 2012 se le cancelo el

valor de la prestación de servicio a la

contratista, por cuanto esta no había

cancelado la seguridad social

(pensión y salud), configurándose una

observación administrativa para ser

incluida dentro del plan de

mejoramiento por cuanto para la firma

del contrato deben solicitar la

afiliación.

1.Revisión por parte de

la oficina juridica de los

documentos

precontractuales los

cuales se encuentran

incluidos en la

respectiva lista de

chequeo elaborada por

la oficina juridica.

E

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l

Perfeccionar y

legalizar los

contratos con

todos los

documentos

adjuntos y

actualizados


Dr. Gerson

Chacón y área

de Personal

Pedro Pablo

Lozano

100%

4

“Las facturas presentadas por el

contratista no son especificas pues no

detallan la fecha y placa del vehículo,

así mismo al momento de contratar

mantenimientos como el caso de la

moto debe tener en cuenta si este

mantenimiento resulta mayor que el

valor comercial de esta, además

deben tomar una decisión

administrativa al respecto pues la

moto no está siendo utilizada desde

hace aproximadamente seis (6)

meses, configurándose una

observación administrativa, que debe

ser incluida en el plan de

mejoramiento que presente la

entidad”.

1. Elaborar manual de

supervision donde se

detalle las funciones

del supervisor entre las

cuales esta solicitar el

detalle de cada factura.

2. Adelantar el

respectivo proceso

administrativo con el fin

de realizar el proceso

de comercializacion de

la motocicleta de

propiedad del Hospital.

1

.

G

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s

1. Facturas

debidamente

presentadas de

acuerdo a la

normativa vigente.

2. Comercializar

la motocicleta

propiedad del

Hopital

salvguardando

los intereses

financieros del

mismo

03/02/2014 30/06/2014 Oficina juridica

GERSON

CHACON,

Control interno,

y Subdireccion

administrativa,

MONICA

AVELLANEDA,

Almacenista

General

CLAUDIA

LILIANA LOPEZ

50%

5

“A la fecha han transcurrido 11 meses

sin que se haya liquidado el contrato

número 275 del 23 de marzo de 2012,

por lo tanto la E.S.E San Camilo, está

expuesta a posible demandas por

parte del contratista por cuanto no se

ha cancelado la totalidad del contrato

ya que existen diferencias entre los

informes del supervisor de la ESE

quien afirma que el objeto del contrato

se cumplió y los informes de

supervisión de la Secretaria de Salud,

quien manifiesta que no se ha

cumplido con el objeto contractual, por

lo tanto se configura una observación

administrativa para ser incluida dentro

del plan de mejoramiento que se

suscriba de tal que el ente de control

realice el seguimiento pertinente”.

1. Liquidar el contrato

275 del 23 de marzo de

2012, una vez se liquide

el contrato

interadministrativo

numero 002454 de

2012 suscrito con la

Secretaría de Salud de

Santander, teniendo en

cuenta que dicho caso

ya se encuentra en

instancias judiciales la

liquidacion se hara

conforme a lo ordenado

por el juez de

conocimiento

L

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2

7

5

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0

1

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Lograr la

liquidacion del

contrato numero

275 del 23 de

marzo de 2012

03/02/2014 indeterminado Oficina Jurídica,

Dr. Gerson

Chacón

20%




INFORME DEFINITIVO


Página 48 de 106

7

“Los informes de supervisión y las

actas de recibido de los elementos

correspondientes a las órdenes de

compra señaladas en el cuadro

anterior, se encuentran archivados en

las órdenes de pago que reposa en la

tesorería, sin embargo dichos

documentos no se encuentran

archivados en el expediente

contractual, además no existe acta de

liquidación de dichas órdenes de

compra, ni en el expediente ni en la

orden de pago, configurándose una

observación administrativa”.

1.Elaborar el manual de

supervision de la E.S.E.

HOSPITAL

PSIQUIATRICO SAN

CAMILO, en donde

dentro de sus

procedimientos se

establecera el archivo

de los mismos

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Tener acrchivado

tanto en la oficina

de presupuesto o

financiera como

en la oficina

juridca la

ejecucion de los

contratos


Dr. Gerson

Chacón

5%

8

“Con la certificación de fecha 19 de

septiembre de 2013, expedida por el

Sub director científico de la ESE y el

informe de Revisor Fiscal, se

establece que no ha sido posible usar

dichos equipos, dado que presentan

desde su adquisición fallas para su

funcionamiento, es de resaltar que el

contrato se liquidó el 30 de marzo de

2012, es decir han transcurrido (18)

meses sin utilizar dichos equipos,

configurándose una observación

administrativa con incidencia fiscal

que debe ser incluida en el plan de

mejoramiento que suscriba la

Efectuar las

adecuaciones fisicas a

que haya lugar, para la

adquisicion e

instalacion de bienes

de uso de la Entidad

I

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e

Adecuar, en el

evento que se

requiera, las

instalaciones de

la entidad para la

instalcion de

bienes adquiridos


Dr. Gerson

Chacón

10%

9

“La gerencia actual debe evitar sobre

la marcha de la ejecución de los

contratos adicionarlos en tiempo y

valor, por lo tanto las compras deben

planearse de acuerdo a sus

necesidades, configurándose una

observación administrativa que debe



entidad”.



E.S.E Hospital


haciendo especial


principio de planeación.

E

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a

Actualizar el

proceso y los

procedimientos

de contratacion

de la E.S.E.

Hospital

Psiquiatrico San

Camilo

03/02/2014 31/03/2014 Jefe Oficina

Juridica,

GERSON

CHACON

OFICINA DE

CALIDAD

50%

10

“La actual gerencia realizo cuatro (4)

contratos “otro si” en los cuales

modifica a la marca de los

medicamentos pactada en el contrato

inicial y adiciona el plazo de la

ejecución del contrato en seis meses

más al plazo inicial que era de tres

meses, sin que dicha modificación

alterara el valor del contrato, es así

como la entidad debe tener en cuenta

las verdaderas necesidades del

servicio farmacéutico y la rotación de

los medicamentos de la ESE San

Camilo, lo que conllevo a incluir

nuevos medicamentos y cambiar la

marca, configurándose una

observación administrativa que debe





E.S.E Hospital


haciendo especial


principio de

planeación., realizando

los estudios previos

sobre las reales

necesidades del

serivico de farmacia, no

sin antes aclarar que la

rotacion de los

medicamentos fluctua

con el nivel de

ocupacion del Hospital

1

.

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n

1. Proceso de

contratacion

actualiado y

socializado

03/02/2014 31/03/2014 Jefe Oficina

Juridica,

GERSON

CHACON

OFICINA DE

CALIDAD

50%




INFORME DEFINITIVO


Página 49 de 106

11

“Se contrató la expedición de las

pólizas del programa de seguros de la

ESE por un plazo de siete meses y

mediante adicional 01 a dicho contrato

se amplía el plazo en dos meses y el

valor en $6.304.609, se deben llevar a

cabo procesos de contratación para

los seguros por un año

configurándose una observación

administrativa que debe ser incluida

en el plan de mejoramiento que

presente la entidad”.

1. Realizar la respectiva

apropiacion

presupuestal a fin de

contratar el programa

de polizas de la Entidad

por el termino de un

año

A

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g

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1. Realizar la

apropiacion

presupuestal

respectiva y

efectuar el

Contrato con la

aseguradora

respectiva por el

termino de un año

03/02/2014 01/06/2014 Gerente

LIPSAMIA

RENDON

CROSS, Jefe

financiera

MAGDA FARINA

MANCILLA Jefe

Oficina Juridica

GERSON

CHACON

50%

12

“En el formato de contratación

rendición de cuentas SIA, no están

registrados correctamente la

modalidad de contratación tal y como

se evidencia en los contratos 103-12,

098-12, 099-12, 100-12, 102-12, 103-

12, 104-12, 105-12, 106-1210-12, los

cuales registraron como prestación de

servicios, siendo lo correcto

suministro y compras”.

Revisar previamente la

informacion reportada

al SIA con el fin de evitar

imprecisiones en dicho

informe o reporte

R

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a

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l

o

Evi tar pos ibles

errores en la

informacion a l

suminis trar

03/02/2014 31/03/2014 Jefe Oficina

Juridica

GERSON CHACON

100%

13

“Los expedientes contractuales , no

cuentan con una hoja de Ruta, que

pueda ayudar a veri ficar el

cumpl imiento de normas y de

requis i tos sol ici tados en los procesos ;

los informes de gestión de los

supervisores de los contratos

eva luados no son específicos ; además

en a lgunos expedientes contractuales

no se encuentran debidamente

organizados , como los informes de

supervisor, las actas de entrada a l

Elaborar la respectiva

hoja de ruta a fin que

se implementada en

los contratos

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r

Garantizar que

los contratos

cuenten con una

hoja de ruta

03/02/2014 31/03/2014 Jefe Oficina

Juridica GERSON

CHACON, Jefe de

Personal PEDRO

PABLO GIRALDO

100%

14

“Mediante acta 001 de enero 29 de

2013, se dio de baja la suma de

$8.479.918 correspondientes, a

medicamentos por expiración de la

fecha de vencimiento y por su baja

rotación en el servicio farmacéutico;

tales como clonazepam,

rivastigminaparche y la trazadona

entre otros; así las cosas esta

observación es de alcance

administrativo y fiscal, que debe ser

incluido en el plan de mejoramiento

que presente la entidad con el fin de

evitar compras innecesarias, sin

ninguna planeación y protocolos



E.S.E Hospital


haciendo especial


principio de planeación,

no sin antes aclarar que

la rotacion de los

medicamentos fluctua

con el nivel de

ocupacion del Hospital

1

.

E

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r

1. Proceso de

contratacion

actualiado y

socializado

03/02/2014 31/03/2014 Jefe Oficina

Juridica GERSON

CHACON, Oficina

de Cal idad

50%

15

“En la próxima auditoria que se

rea l ice este ente de control hará

seguimiento a l s fa l los que queden en

fi rme en contra de la empresa socia l

del estado San Cami lo, además esta

deberá informar a la Contra loría

Genera l de Santander, las acciones

adminis trativas y demás a que

hubiere lugar, por lo tanto se

determina una observación con

Reunir el comité de

conci l iacion de manera

periodico con el fin de

anal izar los procesos

que generan riesgo a la

Entidad y establecer

mecnismos de defensa

oportunos

D

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l

reuniones

periodicas del

comité de

conci l iacion de la

Entidad

03/02/2014 31/07/2014 Jefe Oficina

Juridica GERSON

CHACON

50%

16

“El sistema S.A.H.I. no es operativo y el

S.I.C.S. no determina costos unitarios

por actividad tal y como se describió

anteriormente; teniendo en cuenta que

la ESE ha expandido la venta de

servicios y saneado sus finanzas, es

necesario disminuir el alto riesgo que

presenta la información digitada

manualmente; pues eso duplica el

trabajo, además debe contar con un

sistema funcional que integre todas

las áreas, por lo tanto se configura en

una observación administrativa, por

cuanto el sistema SAHI no reúne los

requisitos para el funcionamiento de

una empresa social del estado, ya que

el software que se requiere debe ser

actualizado y moderno de tal forma

que no se presenten debilidades en el

área financiera y presupuestal. (+...)”.

Revisar la opcion de

cambiar el s i s tema

S.A.H.I atendiendo a la

disponibi l idad

presupuesta l exis tente

y la relacion costo

beneficio para la

Entidad.

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Veri ficar la

neces idad de

cambiar de

s is tema en la

Entidad

03/02/2014 01/06/2014 OFICINA DE

SISTENAS,

Gerencia

LIPSAMIA

RENDON CROSS

5%




INFORME DEFINITIVO


Página 50 de 106

17

“La entidad cancelo la suma de

$23.937.952, por concepto de facturas

pendientes por reconocer y pagar,

según fa l lo del Juzgado 12

Adminis trativo, s in embargo el va lor

correcto a cancelar a l Sr. Hernán

Cabarique M. era de $12.651.210,

exis tiendo una di ferencia reconocida

de más de $11.286.742, as í las cosas el

gerente de la ESE contrato a l abogado

Carlos Andrés Bara jas Herreño como

apoderado de la ESE para

representarla ante el Juzgado Doce

Adminis trativo del Ci rcui to de

Bucaramanga radicado 2007-02555-00,

el abogado no as is tió a la audiencia

de conci l iación programada para el 9

de marzo de 2011, por lo cual el

juzgado declaro des ierto el recurso de

apelación, as í las cosas la

Revisar con

detenimiento los

informes de actividades

suscri tos por los

abogados extenos

contratis tas

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c

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Evi tar pos ibles

fa l las u

omis iones en la

Defensa Judica l

de la Entidad

03/02/2014 30/06/2014 Jefe de Oficina

juridica

/supervisor del

contrato

50%

18

“No rea l iza auditorías a todos los

procesos de la entidad, y no exigi r por

medios coerci tivos los planes de

mejoramiento de cada una de las

dependencias de la ESE se deja como

un hal lazgo adminis trativo, hasta

tanto envíen las evidencias que

demuestren las conclus iones de las

auditorías rea l i zadas y la exis tencia

de los planes de mejoramiento para

cada una de el las , donde se plasmen

las acciones correctivas a los

ha l lazgos encontrados .

La ESE presenta deficiencias en la

planeación de los mecanismos de

control y autocontrol y en la

veri ficación y seguimiento a las

actividades establecidas . Por lo

señalado anteriormente se configura

una observación con a lcance

adminis trativo para ser incluido

dentro del plan de mejoramiento que

se suscriba”

“No rea l iza auditorías a todos los

procesos de la entidad, y no exigi r por

medios coerci tivos los planes de

mejoramiento de cada una de las

dependencias de la ESE se deja como

un hal lazgo adminis trativo, hasta

tanto envíen las evidencias que

demuestren las conclus iones de las

auditorías rea l i zadas y la exis tencia

de los planes de mejoramiento para

cada una de el las , donde se plasmen

las acciones correctivas a los

Defini r las funciones y

activdades de la

Oficina de Control

Interno

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Evi tar que la

Oficina de Control

Interno incumpla

sus verdaderas

funciones

03/02/2014 31/07/2014 Gerente

LIPSAMIA

RENDON CROSS,

JEFE OFICINA

JURIDICA

GERSON CHACON

OFICINA DE

CALIDAD

20%

19

“El Sis tema de Control Interno

presenta deficiencias relacionadas

con la fa l ta de estructuración de

planes estratégicos y de acción que

permitan desarrol lar todas las

funciones , atribuciones y objetivos de

la entidad, evidenciándose que San

Cami lo, no cumple la tota l idad de

objetivos mis ionales , lo que

determina que el s i s tema en su

conjunto no es eficiente ni eficaz. Por

lo anterior se configura una

Estructurar los s is temas

de evaluacion a fin de

mejorar la gestion

insti tucional .

G

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n

Monitorear

continuamente

los planes

estrategoicos y de

accion

03/02/2014 31/07/2014 Gerente

LIPSAMIA

RENDON CROSS,

JEFE OFICINA

JURIDICA

GERSON CHACON

OFICINA DE

CALIDAD

20%

20

“Una vez cambie la ca l i ficación de

riesgo a l to dada por el Minis terio de

Sa lud y Protección socia l la ESE San

Cami lo, a través de la junta di rectiva

deberá tener en cuenta el artículo 8 de

la Ley 1474 de 2011. Por lo anterior se

configura una observación de a lcance

adminis trativo para ser incluido

dentro del plan de mejoramiento que

se suscriba”.

Real izar todos los

tramites

adminis trativos con el

fin de contratar la

persona juridica que

desempeñe las

funciones de control

interno

C

o

n

t

r

a

t

a

r

u

Ejercer el control

interno a través

de una persona

juridica

03/02/2014 31/07/2014 Gerente

LIPSAMIA

RENDON CROSS,

JEFE OFICINA

JURIDICA

GERSON CHACON

30%

21

“El sistema SAHI no cuenta con la

aplicación para emitir informe de

cartera por edades, no realiza el cierre

de cartera por edades este proceso se

realiza de forma manual, ni existe

cartera unificada entre las oficinas de

contabilidad facturación y cartera,

existe riesgo en su digitación

Garantizar el desarrol lo

de la apl icación del

informe de cartera por

edades

E

m

i

t

i

r

e

l

Informe de

cartera por

edades de

acuerdo a l

s i s tema SAHI

03/02/2014 31/03/2014 OFICINA DE

SISTENAS Y

CARTERA

30%




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HALLAZGO No. 21 La ESE Hospital San Camilo, suscribió plan de mejoramiento con la Contraloría General de Santander, para subsanar los hallazgos administrativos, producto de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial vigencia 2.013, al verificar el cumplimiento de avance al Plan de Mejoramiento suscrito, se evidencio que la entidad a la fecha ha cumplido con el 42% , dado que diez metas aún tienen plazo de cumplimiento, es decir aun la entidad tiene plazo de cumplimiento de metas; sin embargo no ha logrado cumplir con el 100% de metas importantes y prioritarias como:

Elaborar el manual del supervisor

Instalar y poner en marcha los equipos adquiridos con el fin de comprobar su correcto funcionamiento evitando daños fiscales a la entidad.

Efectividad del sistema S.A.H.I, de la entidad

Deficiencias en el sistema de Control interno de la entidad. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

“El manual de supervisión de la entidad a través de la oficina Jurídica, elaboro el respectivo manual de supervisión e interventoría, si bien es cierto no ha sido aprobado y socializado el manual será aprobado y posteriormente socializado a los funcionarios a fin que se conozca el manual y sus funciones como supervisores e interventores.

Los equipos biomédicos adquiridos por la entidad están funcionando a la perfección tal como se prueba con la certificación y fotos adjuntas.

Se ha hecho gestión solicitando propuestas a herramientas software diferentes al sistema SAHI, las cuales serán analizadas en cuanto a efectividad de integración de procesos y recursos presupuestales.

La E.S.E. HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO contrato una persona jurídica especializada en el tema de Control Interno cuyo objeto es el siguiente: objeto: “el contratista se obliga para con el hospital a prestar servicios profesionales como empresa especializada para el apoyo a la gestión de control interno de la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo de conformidad a los parámetros establecidos en la ley 87 de 1993 y al Modelo Est ndar de Control Interno “MECI” garantizando el cumplimiento de los objetivos institucionales por cuenta y riesgo del adjudicatario del presente contrato, de acuerdo a la propuesta presentada, la cual hace parte integral de este contrato”, esto con el fin de subsanar las deficiencias en el sistema de control interno de la entidad.”




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CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, para que en la próxima auditoria se establezca el nivel de cumplimiento de las metas que aun tienen plazo de cumplimiento del 100% hasta Julio de 2.014. Por lo tanto el hallazgo deber ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. 4.1.5 Control Fiscal Interno Mediante Resolución No. 315 de diciembre 27 de 2007, la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI:1000:2005; de acuerdo a la evaluación realizada por el Departamento de la Función Pública en la vigencia 2013 presenta un indicador de madurez de MECI Satisfactorio (81,25%); sin embargo, a través del seguimiento realizado por este ente de control a los tres subsistemas Control estratégico, Control de gestión y Control de evaluación, se observa:

No se dio cumplimiento cabal al plan de acción propuesto.

La OCI realiza auditorías internas, no obstante en la vigencia no auditó todos los procesos con el fin de prevenir efectos graves en perjuicio de la Institución hospitalaria.

Las recomendaciones dadas a conocer por la oficina de control interno, a la gerencia y al responsable del proceso no son tenidas en cuenta, ya que no se evidencia la existencia de planes de mejoramiento individual.

Se debe fortalecer la cultura de autocontrol

El sistema de información SAHI, requiere de actualizaciones y ajustes a fin de facilitar mejores resultados.

Se debe fortalecer el proceso de gestión documental, en las diferentes dependencias de tal manera que se facilite el almacenamiento y búsqueda rápida de los documentos.

Los procesos y procedimientos deben ser actualizados en el corto plazo ya que estos contribuyen al cumplimiento eficaz, eficiente y efectivo de la misión, la política y objetivos institucionales.

Se detectan desviaciones en los procesos, no obstante no se adoptan medidas correctivas, preventivas y de mejora para corregirlas, ya que en el proceso auditor se determinó un número significativo de observaciones, las cuales deben ser subsanadas en el corto plazo a fin de evitar la configuración de responsabilidades.

Además de definirse los riesgos por procesos, estos deben ser evaluados y actualizado de manera habitual, con el objeto de detectar y prevenir aquellos riesgos que inciden en el normal funcionamiento de la ESE.

Se debe fortalecer el monitoreo y el cierre de los ciclos de mejoramiento.

La ESE no cuenta con indicadores para medir la eficacia, efectividad y eficiencia de cada uno de los procesos.

HALLAZGO No. 22




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De conformidad con lo anterior y teniendo en cuenta que en la auditoría practicada a la vigencia 2012, se dejó una observación administrativa, relacionada con la eficiencia y eficacia del sistema de control interno cuyo plazo de ejecución es julio de 2014; este ente de control advierte a la ESE que en el menor tiempo posible debe implementar los correctivos pertinentes y evaluar la efectividad de los mismos a fin de lograr un sistema de control interno operativo, que contribuya a la protección de los recursos y a la eficiencia en las operaciones.

ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Con el fin de dar cumplimiento a la normativa que rige la materia la E.S.E. HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO contrato una persona jurídica especializada en el tema de control interno cuyo objeto es el siguiente: OBJETO: EL CONTRATISTA se obliga para con EL HOSPITAL a PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES COMO EMPRESA ESPECIALIZADA PARA EL APOYO A LA GESTION DE CONTROL INTERNO DE LA ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO DE CONFORMIDAD A LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS EN LA LEY 87 DE 1993 Y AL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO “MECI” GARANTIZANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES POR CUENTA Y RIESGO DEL ADJUDICATARIO DEL PRESENTE CONTRATO, de acuerdo a la propuesta presentada, la cual hace parte integral de este contrato. De acuerdo a lo anterior se solicita de manera respetuosa sea eliminado el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De acuerdo a la respuesta dada por la entidad hospitalaria, en aras de realizar seguimiento a la efectividad de la acción correctiva implementada con el objeto de lograr un sistema de control interno operativo, que contribuya a la protección de los recursos y a la eficiencia en las operaciones, este ente de control confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo. 4.1.6. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICS. HALLAZGO No. 23 Actualmente la ESE Hospital San Camilo cuenta con un sistema integrado de administración intrahospitalario denominado SAHI, sin embargo la entidad, necesita desarrollar un software, que le permita generar salidas al sistema con




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unos informas estructurados, con el fin de minimizar el riesgo de digitar manualmente la información. Se evidenció que a 31 de diciembre de 2.013, el módulo de cartera reporta glosas y reporta factura, sin embargo aún persiste debilidades en el sistema SAHI, pues no cuenta con la aplicación para emitir informe de cartera por edades, no realiza el cierre de cartera por edades, este proceso se realiza en forma manual, ni existe reporte de cartera unificada entre las oficinas de contabilidad, cartera y facturación, lo que conlleva a que exista riesgo en la digitación; el sistema Sahi, no genera información de trazabilidad de la factura es decir no se puede realizar el seguimiento de la misma, lo que no permite dar cumplimiento al decreto 4747/2.007, Resolución 3047/2.008 y a la circular conjunta 030 de 2.013, ni genera informe de facturación radicada. El sistema no permite guardar históricos de cartera. Actualmente existen muchos subprocesos para poder aplicar un pago a una factura glosada. En cuanto a Presupuesto, el sistema no permite alimentar la información de la ejecución presupuestal de ingresos, no permite llevar un control de los libros auxiliares de presupuesto (ingresos y gastos), no genera ninguna clase de informes estos son elaborados manualmente. Módulo de Tesorería, este permite generar recaudos, depósitos de usuarios, consignaciones por bancos, sin embargo no permite tener un control sobre los saldos de bancos, estos solo se puede hacer a través del módulo de financiera; no existe enlace entre tesorería y nomina, a la vez no permite generar informes, estos son elaborados manualmente. Actualmente funciona el módulo de suministro, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Módulo de Nómina, presenta debilidades pues se maneja el antiguo sistema denominado Gilgarco, el SAHI y las tablas dinámicas de Excel, lo que genera duplicidad de trabajo; el actual sistema SAHI, presenta debilidades al liquidar algunas primas vacacionales de los trabajadores oficiales, a la vez no permite liquidar la prima de servicio y de navidad. Actualmente, se encuentra en mejoramiento el módulo de compras y suministros, pues permite ver la rotación de inventarios de bodega; consumo por producto, sin embargo no funciona el módulo de activos fijos, no permite la depreciación de bienes inmuebles, no existe el modulo elementos de control este se lleva en tablas dinámicas de Excel. Además el formato predeterminado para registrar las entradas al almacén no contiene datos importantes como nombre del documento, firma del funcionario responsable. . La entidad empezó la implementación y puesta en marcha de la historia clínica electrónica y el módulo de citas médicas.




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El sistema SAHI, no es operativo y el S.I.C.S., no determina costos unitarios, por lo tanto la entidad debe contar con un sistema funcional que integre todas las aéreas. Así las cosas se tipifica una observación de tipo administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Solicito desvirtuar esta observación, porque es importante en primera instancia tener en cuenta que el sistema con el que actualmente trabaja la institución, se fundamenta en la historia clínica electrónica, como fuente de información, tal como lo reglamenta la Ley 1438 de 2011, que es un sistema de información intrahospitalaria que nace con la admisión e integra procesos desde la cita médica, la historia clínica electrónica enlazada debidamente con la formulación de medicamentos, su solicitud, su administración, el debido despacho desde la farmacia de medicamentos e insumos, todos estos procedimientos terminan generando de manera integrada la facturación de los servicios prestados a los usuarios de acuerdo a las tarifas pactadas en los contratos con las diferentes eps que tiene la institución; Una vez generada la factura automáticamente el sistema afecta el módulo de cartera, creando la respectiva cuenta por cobrar a la cual se le deben seguir los demás procedimientos establecidos y que surgen en esta área, como la generación de RIPS, la radicación de cuentas, el pago de la misma, las glosas presentadas, levantadas y aceptadas, todos estos procesos son debidamente soportados en el sistema y estos movimientos a su vez generan las diferentes afectaciones tanto a contabilidad como a presupuesto tanto en ingresos como en reconocimientos, evidenciando con esto la integralidad del software. En el área administrativa el sistema integra procesos desde presupuesto (Presupuesto Inicial, proyectos de adición o reducción, CDPS, RPS), cuentas por pagar, tesorería e Inventarios. El sistema no permite realizar una cuenta por pagar sin el debido respaldo presupuestal y en tesorería no se puede girar sin la debida cuenta por pagar, todos estos movimientos realizan sus afectaciones contables y presupuestales. La integración de todos estos procesos no ha sido fácil y no se conocen herramientas de software que integren procesos de esta forma y que actualmente estén implementados totalmente en instituciones hospitalarias públicas. Es así que el trabajo en la integración de procesos es continuo y varios de estos están ajustándose al sistema, pero es muy importante entender hoy día que los cambios normativos son más frecuentes y los tiempos de entrega de los mismos más cortos; pero concomitantemente el Hospital se ha quedado con el mismo desarrollo, razón que ha dificultado la generación de informes tal como lo exige la norma, esta labor sería muy fácil si la institución tuviera las fuentes del software, pues así el Hospital podría hacer los ajustes necesarios al sistema para implementar los desarrollos requeridos y no dependeríamos del proveedor del software. Ahora bien y teniendo presente que el sistema es administrado por personas, y que las mismas al momento de manipularlo pueden cometer errores, fallas que no son imputables al sistema, las áreas citadas en aras de presentar una información correcta y conciliada




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entre las partes siempre realiza un proceso de conciliación todos los meses frente a los movimientos realizados por los usuarios, lógicamente que este es un proceso externo al sistema cuya finalidad es confrontar que la información de las áreas implicadas sea la correcta. En vista de que actualmente los mayores requerimientos son para la generación de reportes bien estructurados que nos permitan soportar la información requerida, tanto por parte de la institución como por parte de los diferentes entes de control que todos los años cambian los informes y los requerimientos, la institución debe contratar un desarrollo software soportado en el sistema que nos permita contar con los informes requeridos por las diferentes áreas funcionales. Acorde a los cambios normativos y a la actualización la Institución está revisando propuestas de software a fin de encontrar uno que le provea todos los servicios requeridos y la integralidad de los procesos asistenciales y administrativos.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dada la respuesta de la entidad se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. 4.2. CONTROL DE RESULTADOS 4.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos HALLAZGO No. 24 Al revisar la página WEB, del Hospital Psiquiátrico San Camilo, no se encuentra publicado el Plan de Acción vigencia 2.013, lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2.011 que establece:

“ Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión”.

A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior.

Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación.

ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO




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PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La Entidad acoge la observación hecha por el ente de control, sin embargo es importante resaltar el hecho de que esta publicación no se ha realizado en razón a que por encontrarnos adelantando el proceso de acreditación la oficina de mejoramiento institucional consideró que este plan de acción debe ajustarse para resolver las necesidades encontradas en la autoevaluación recientemente terminada, de manera que el plan propuesto este acorde a las necesidades planteadas en dicha autoevaluación.se publicara el plan de acción de la actual vigencia, ya que el informe de gestión de 2013 ya se encuentra publicado.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dado que la entidad acoge la observación de este ente de control, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. Avance Cumplimiento Plan de Acción 2013 Se evidenció que a diciembre 31 de 2.013, la entidad de las 193 actividades contenidas en el Plan de Acción, fueron cumplidas en promedio de un 90%, a excepción de las siguientes actividades que tuvieron un porcentaje de avance insignificante así:

ACTIVIDAD %DE AVANCE

Contratar una institución idónea para evaluar el clima organizacional de la entidad

20%

Adopción de la política de información de la entidad, elaboración Del manual de información socialización de dicho manual

0%

Elaboración y socialización de guía para la publicación en las Carteleras institucionales.

0%

Creación de informes estadísticos dentro del sistema SAHI, de acuerdo a los requerimientos gestionados y aprobados para su implementación

50%

Diseñar e implementar en las areas administrativas, misionales un Proceso de análisis y confidencialidad sobre los diferentes perfiles De información que maneja la entidad

50%

Hacer un estudio de implementación del proyecto de la ventanilla única de la entidad.

10%

Aprobación de las tablas de retención documental por parte del archivo de la Gobernación de Santander socialización de normas archivistas al interior de la entidad.

0%




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Implementar con el personal médico y la unidad funcional de sistemas el procedimiento de contingencia para el manejo de la historia clínica electrónica de la entidad.

50%

Realizar boletín informativo institucional bimensual sobre seguridad del paciente.

10%

Implementar los libros auxiliares de Presupuesto 50%

Crear reportes que permitan soportar los formatos requeridos de acuerdo a los parámetros establecidos por los diferentes entes de control para generar la información de manera oportuna.

50%

Adoptar la metodología e instrumentos para el tratamiento de riesgos de la entidad.

20%

Determinar los factores internos y externos de los procesos que generan riesgos en la entidad.

20%

Estudio de posibilidad de ocurrencia e impacto que generan los riesgos frente a los diferentes procesos

20%

Identificar los controles que existen para mitigar el impacto que generan los riesgos en cada proceso, definir acciones de control para mitigar riesgos.

20%

Presentación a la Junta Directiva del proyecto de reglamento interno de trabajo para su estudio y aprobación

40%

HALLAZGO No.25 Se evidencio que a 31 de Diciembre de 2.013, la entidad no cumplió con la puesta en marcha de actividades importantes como lograr la aprobación de las tablas de retención documental por parte del archivo de la Gobernación de Santander y la socialización de normas archivísticas al interior de la entidad. Lo anterior con el fin de la ESE San Camilo de cumplimiento a lo establecido en el Artículo 24 de la Ley

594 de 2.000. “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002”. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La Entidad acoge la observación hecha por el ente de control y se tendrá en cuenta para llevar al comité para lograr la aprobación de las tablas de retención documental. Luego de realizado el proceso asesorado por una persona o institución idónea en el tema, la cual deberá adelantarse el proceso de contratación. Esta actividad no se ha podido adelantar en razón al alto costo que demanda su contratación.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6351#1




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Dado que la entidad acoge la observación de este ente de control, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. 4.2.2 Seguimiento a Quejas, denuncias En el proceso de planeación se solicitó a la Oficina de Políticas Institucionales un informe de quejas pendientes de trámite relacionadas con la Entidad; en respuesta, se informa al equipo auditor que en la actualidad se ha recibido una sólo queja, la cual está siendo ya tramitada por este despacho; en consecuencia en el presente informe no se hará pronunciamiento relacionado con esta línea. 4.3 CONTROL FINANCIERO 4.3.1. Gestión Presupuestal La empresa social del estado para el manejo presupuestal cuenta con el software SAHI, sin embargo el mismo debe ser actualizado toda vez que no se adapta a las necesidades de la entidad hospitalaria, ya que de una parte no se encuentra integrado con el área de contabilidad y tesorería y de otra parte no permite generar los informes de control de ejecución del presupuesto de ingresos y gastos, los reportes son llevados en forma manual a través de hojas Excel. Programación y Aprobación del Presupuesto En concordancia con las disposiciones legales, el Secretario de Salud de Santander delegado del CONFIS DEPARTAMENTAL mediante acta No. 001 de enero 20 de 2012, aprobó el presupuesto de Rentas y Gastos de la vigencia fiscal 2013; el mismo fue desagregado por la Gerente, quien presentó a la Junta Directiva el proyecto de Acuerdo No. 012 de 2012, por medio del cual se aprueba y refrenda el presupuesto desagregado de rentas y gastos de la vigencia fiscal 2013, en la suma de $11.807.902.262, siendo aprobado el día 31 de octubre de 2012. El presupuesto aprobado y desagregado está conformado por el presupuesto de ingresos, de Gastos y disposiciones generales; sin embargo, es de resaltar que en estas últimas no se definen los ingresos y gastos a ejecutar durante la vigencia, contrariando la normatividad presupuestal vigente. HALLAZGO No. 26 Las disposiciones generales tienen por objeto facilitar y aclarar la ejecución a través de la definición de los diferentes rubros contenidos en el presupuesto, además señala las medidas para su ejecución; el no cumplimiento de esta obligación que impone la normatividad presupuestal, además de limitar el




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seguimiento a la correcta ejecución de los recursos, puede derivar el riesgo de que se afecten apropiaciones que no corresponden con el objeto del gasto; Por las anteriores consideraciones, se configura una observación administrativa, ya que es deber de la ESE adoptar los correctivos pertinentes, a fin de dar cabal cumplimiento a los preceptos legales. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Revisado el Decreto 115 de 1996, emanado por Minhacienda, no encontramos evidencia

del requerimiento de inclusión de definición de los diferentes rubros incluidos en el acuerdo 012 de 2012, en donde se aprobó el presupuesto por parte de la Junta Directiva para la vigencia 2013. Además realizamos revisión de presupuestos de otras ESEs Nacionales, Departamentales y municipales y tienen la misma estructura presupuestal de la nuestra. Por lo anteriormente expuesto solicitamos respetuosamente se desvirtúe la presente observación.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De conformidad con la respuesta emitida por la ESE se precisa que el Ministerio de Hacienda y Crédito público, a través del concepto 030166-19-10-09, ha

expresado “las Empresas Sociales del Estado del orden territorial constituidas como entidades públicas descentralizadas, se sujetarán presupuestalmente al régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado, el cual está orientado por las normas presupuestales de la correspondiente entidad territorial, el acto de creación del ente descentralizado y el reglamento interno del mismo, los cuales deberán atender los principios y directrices del Decreto 115 de 1996.” De otra parte, es función de la administración aplicar medidas para detectar, prevenir y corregir riesgos en los diferentes procesos, para el caso, el de que se afecten apropiaciones que no correspondan con el objeto del gasto de cada rubro, al no tener definidos en las disposiciones generales (normas tendientes a asegurar y facilitar la correcta ejecución del presupuesto, y que rigen para la vigencia del presupuesto) los diferentes los rubros contenidos en el presupuesto. Por lo anterior, se confirma la observación la cual tendrá la connotación de hallazgo administrativo, por tanto debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. Ejecución del presupuesto Modificaciones




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El presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia fiscal 2013, fue modificado a través de adiciones en la suma de $15.538.720.919 y a través de traslados en el ingreso en $922.633.357 y en el gasto en $97.500.000 implicando un incremento del 131.6% en el presupuesto aprobado, para un definitivo de $27.346.623.611. Las modificaciones a través de adiciones están respaldadas con los siguientes actos administrativos:

HALLAZGO No. 27 Una vez revisados los actos administrativos mediante los cuales fue objeto de modificaciones el presupuesto por medio de adiciones, se puede observar que en el Acuerdo 012 de 2013, a través del cual se adiciona el convenio interadministrativo de prestación de servicios de salud No. 2112/13 suscrito con la secretaria de salud de Santander cuyo objeto es “Prestación de servicios de salud con la red pública para asistencia a la población pobre en lo no cubierto con subsidio a la demanda-medio nivel de complejidad”, no se dio cumplimiento a lo establecido en el mismo, en relación a la ejecución de actividades relacionadas con el alcance, las cuales son específicas y no incluyen la dotación de muebles y equipos médicos, ni software; sin embargo la ESE en la distribución del gastos apropia recursos para tal fin, contando con el concepto favorable de la Oficina de calidad y control de la secretaria de salud; por lo anterior se configura una observación administrativa en razón a que se existe el riesgo de que se dé una destinación diferente a los recursos destinados a la prestación de servicios de salud, por lo que se deben adoptar los correctivos a que hay lugar. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente Secretaría de Salud Departamental. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

ACTO

ADMINISTRATIVOCONCEPTO VALOR

Acuerdo 001 de 2013Adición Saldos del cierre presupuestal de la vigencia

2012. Recursos de Capital y Disponibilidad Inicial 7,856,729,664

Acuerdo 003 de 2013

Adición de Recursos provenientes de Devolución de

Aportes Patronales vigencias 2008-2010 1,239,021,509

Acuerdo 011 de 2013

Adición de Convenios 4151/13;4345/13;4346/13 y

recuperación de cartera por excedentes de facturación 4,507,534,243

Acuerdo 012 de 2013

Adición de recursos de Contratos Interadministrativos

sucritos con el Departamento de Santander No. 2112;

4483/13 1,935,435,503

15,538,720,919

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES MEDIANTE ADICION EN EL INGRESO Y GASTO

ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO

TOTAL




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“Al revisar el convenio No. 2112 de 2013 en la CLAUSULA SEGUNDA: ALCANCE DEL OBJETO: FRENTE A LOS SERVICIOS DE SALUD: • “Prestar integralmente los servicios de salud en los niveles comprometidos, garantizando oportunidad y calidad, respecto a la dignidad humana y a los derechos de los usuarios” este tem hace referencia a la necesidad que la ESE tiene de adquirir muebles y equipos médicos (camas hospitalarias, equipo de terapia electrocombulsiva) para ofrecer un servicio de calidad a los usuarios. • “Realizar las actividades, intervenciones y procedimientos diagnósticos y terapéuticos, (incluye medicamentos intrahospitalarios, insumos y medios de contraste en eventos ambulatorios), contratados dentro del proceso de atención en salud en el debido tiempo y requeridas para la atención del paciente, en la secuencia apropiada y sin interrupciones desde el momento en que se institucionalizan los usuarios hasta la finalización del contrato o hasta la resolución de la problemática del paciente, en forma oportuna de acuerdo a los estándares establecidos por la Secretaria de Salud Departamental según la necesidad de cada caso en concreto. Este ítem hace referencia a la necesidad de adquirir un software Easy III para el equipo de electroencefalografía, esto con el fin de generar un mejor rendimiento para la prestación del servicio. En conclusión, se evidencia y se soporta la necesidad de adquirir lo anteriormente descrito, en pro de la prestación de un servicio de calidad, logrando así cumplir con los estándares de habilitación y las condiciones dispuestas por la normatividad vigente especialmente la Resolución 1441 de 2013, expedida por el Ministerio de Salud, en donde se exponen las condiciones mínimas para la prestación de servicios de salud. De acuerdo a lo anterior se solicita de manera respetuosa sea eliminado el presente hallazgo. (Se anexa copia del convenio 2112 de 2013 folios 74 a 85)).

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Del análisis efectuado a las contradicciones presentadas por la entidad hospitalaria, no es procedente desvirtuar la observación, teniendo en cuenta que en la relación contractual no se hace alusión expresa a esta actividades que menciona la ESE, por tanto el equipo auditor confirma la observación, toda vez que en los contratos debe existir claridad en la definición de las actividades a desarrollar para evitar ambigüedades y/o que se generen posibles destinaciones inadecuadas de los recursos. Las modificaciones por medio de traslados internos se soportan en los siguientes actos administrativos:




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EJECUCION DE INGRESOS

En la vigencia fiscal 2013, la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo presenta una ejecución de ingresos de $20.816.443.244, los cuales corresponden al 76.12% de la apropiación definitiva de la vigencia; frente a los tres año anteriores, los ingresos muestran un comportamiento favorable, debido al reconocimiento y pago de excedentes de facturación; y a la recuperación de recursos provenientes de aportes patronales de las vigencias 2008-2010. Los recaudos más representativos corresponden a ingresos Corrientes con el 57.93% de participación, seguidos de los Recursos de Capital con el 32.75% y la Disponibilidad Inicial con 13.76%. Ingresos Corrientes Los ingresos corrientes ascienden a $11.136.357.017 y se encuentran representados por ingresos de Explotación-venta de servicios de Salud y otros Ingresos de Explotación con una participación del 91.72% y Aportes y transferencias con el 8.28%.

Venta de servicios de salud La E.S.E es prestador de servicios de salud mental integral, de segundo nivel de complejidad, contrata la prestación de servicios por el mecanismo de pago por evento.

ACTO

ADMINISTRATIVOCONCEPTO VALOR

Acuerdo 005 de 2013 Traslado de disponibilidad Final a Funcionamiento 97,500,000

Acuerdo 010 de 2013

Traslado de Venta de Servicios de Salud-Oferta a

Transferencias y Aportes del Gobiernos Depratamental 922,633,357

1,020,133,357


MODIFICACIONES PRESUPUESTALES MEDIANTE TRASLADOS EN EL INGRESO Y GASTO

TOTAL

DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO

DISPONIBILIDAD

INICIAL 2,863,714,430 2,863,714,430 3,562,932,065 3,562,932,065 1,971,879,415 1,971,879,415 491,458,264 491,458,264

INGRESOS

CORRIENTES 16,795,134,704 11,136,357,017 11,615,111,559 9,023,249,921 11,011,092,273 8,860,373,958 13,164,820,085 10,367,023,853

INGRESOS DE

CAPITAL 7,687,774,478 6,816,371,797 3,634,769,014 2,337,844,981 3,827,307,137 2,989,925,210 2,627,860,520 2,034,644,278

TOTAL 27,346,623,611 20,816,443,244 18,812,812,638 14,924,026,968 16,810,278,825 13,822,178,582 16,284,138,869 12,893,126,395

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS


Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2010-2013.

2013

DESCRIPCION

2012 20102011




INFORME DEFINITIVO


Página 64 de 106

La entidad presenta por este concepto un presupuesto definitivo de $14.314.484.236, sin embargo, la facturación por ventas asciende a $14.095.110.117, lo que significa que la apropiación definitiva esta sobre estimada en $219.374.119. Del total facturado, al cierre de la vigencia se reconoció (radicó) $13.907.367.929, de los cuales se recaudó $8.874.443.974 es decir el 63%, quedando un valor exigible por recaudar de $5.032.923.995 y por reconocer y recaudar de $187.742.148

Los ingresos provenientes de las Administradoras del Régimen Subsidiado constituyen la mayor fuente de venta de servicios de salud con un porcentaje de participación del 37% del total recaudado, en comparación con la vigencia anterior presentan un incremento significativo del 287.4%; le siguen los ingresos de S.G.P. para la atención a la Población Pobre No Asegurada y Aportes Patronales, con un porcentaje de participación del 33%; en relación al año 2012 presentan aumento leve del 8.63%; con una representatividad del 14% están los ingresos procedentes de la contratación por régimen contributivo, los cuales crecieron en 102.8% frente a 2012 y con una representatividad del 13% están los ingresos por Otra entidades, los cuales presentan una disminución de 8%. En menor incidencia se perciben ingresos provenientes de cuotas de recuperación y particulares, los cuales presentan variación positiva en comparación con la vigencia anterior.

Otros Ingresos de Explotación Estos ingresos representan el 13% del total de ingresos corrientes; ascienden a $1.339.279.686 y están representados en fotocopias, certificaciones, recuperación de excedentes de facturación, venta de reciclaje, excedentes contrato 01265/12, ventas panadería, incapacidades, devolución de aportes patronales (ING;Positiva) de los períodos 2008 al 2010.

2,7

20,8

84,8

54

3,7

96,4

59,3

95

227,2

31,8

44

89,7

89,5

95

3,4

07,6

58,1

00

4,0

72,4

60,4

48

1,2

36,6

86,5

38

3,2

95,3

65,0

79

149,7

68,6

32

101,3

66,6

03

1,1

34,8

61,9

98

2,9

56,3

95,1

24

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GIM

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LE

S

COMPORTAMIENTO VENTAS DE SERVICIOS DE SALUD VIGENCIA 2013

DEFINITIVO

RECAUDO




INFORME DEFINITIVO


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HALLAZGO No. 28 Se evidencia que en el mes de septiembre se suscribió el contrato No. 866 de 2013, con la firma Unión Temporal MCD-Alimentos, cuyo objeto es “realizar el suministro de alimentación a pacientes hospitalarios y pacientes transitorios en la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo” en el cual se estableció en la cláusula segunda OBLIGACIONES y DERECHOS DEL CONTRATISTA, Numeral 14. El contratista pagará al Hospital la suma de $4.500.000 por concepto de arrendamiento de las instalaciones donde se prestará el servicio; aunado a ello establece pago de servicios públicos; sin embargo no se evidencian en el presupuesto ingresos por estos concepto; en virtud de lo anterior, se configura una observación administrativa, a fin de que la ESE adopte los correctivos necesarios a fin de que refleje en el presupuesto los ingresos percibidos por todo concepto. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “En cuanto a lo correspondiente al arrendamiento y los servicios públicos que debe cancelar MCD-Alimentos son descontados directamente de la factura en su respectivo mes, según acuerdo pactado entre las partes aplicando los principios de austeridad del gasto, con el fin de disminuir la base de liquidación para el pago de estampillas e impuestos (Retención de industria y comercio y retención en la fuente) ya que esto incrementa el costo de la ración afectando los costos y gastos de la ESE. De acuerdo a lo anterior se solicita de manera respetuosa sea eliminado el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se reitera a la empresa social su deber de reflejar plenamente todos los hechos económicos en sus estados financieros; en tal sentido, debe incluir en el presupuesto de rentas los ingresos provenientes del arrendamiento y servicios públicos de las instalaciones donde se presta el servicio de alimentación. Por lo anterior, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo.

Aportes y Transferencias Los ingresos por aportes al cierre de la vigencia 2013, ascienden a $922.633.357 y representan el 77.43 % del presupuesto definitivo ($1.191.628.959) y comprende los aportes departamentales (Secretaria de Salud de Santander) a través del convenio interadministrativo No. 000048483 de 2013 cuyo objeto es “Dotación de muebles y equipos médicos para el fortalecimiento de la oferta institucional de la ESE” por valor de “268.995.602 y aportes patronales (ley 1608 de 2013) por valor $922.633.357.




INFORME DEFINITIVO


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Recursos de Capital Estos recursos contribuyen con el 32,75% del total de ingresos recaudados al cierre de la vigencia 2013 y ascienden a $6.816.371.797; están conformados por la cartera por recuperar de vigencias anteriores por concepto de venta de servicios de salud, y rendimientos financieros. En relación a los últimos tres años muestra un comportamiento creciente en razón a los recursos girados por la Dirección del Tesoro Nacional por valor de $2.664.759.243, por concepto de los excedentes de facturación de contratos y/o convenios para la atención a la población pobre no asegurada durante las vigencias 2002 al 2005. Disponibilidad Inicial HALLAZGO No. 29 Corresponde a la estimación de saldos en caja y bancos al cierre de la vigencia fiscal en curso, excluyendo los dineros recaudados que pertenecen a terceros, los cuales no tienen efecto presupuestal; sin embargo, de acuerdo al seguimiento realizado a este rubro, se evidencia que en el reconocimiento de la disponibilidad no se excluyen los recaudos a favor de terceros los cuales asciende a $24.008.691, sobreestimando en este valor la el rubro; en consecuencia se configura una observación administrativa para que la ESE implemente las acciones correctivas que le permitan reflejar cifras reales. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, a través de la oficina Financiera, incluirá en la disponibilidad inicial los saldo de caja, bancos e inversiones temporales, proyectado a 31 de diciembre de la vigencia en curso, excluyendo los dineros recaudados que pertenecen a terceros y por lo tanto no tienen ningún efecto presupuestal.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De acuerdo a la respuesta dada por la ESE, este ente de control confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, el cual deberá ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir. El recaudo por este rubro asciende a $2.863.714.430 equivalente al 100% de lo presupuestado. En comparación con la vigencia anterior, se produjo una disminución de $699.217.635 equivalente al 19.6%.




INFORME DEFINITIVO


Página 67 de 106

EJECUCION DE GASTOS.

El presupuesto definitivo fue de $27.346.623.611 y la ejecución de $14.235.561.778 equivalente a 52.05%; en comparación con el año 2012, presenta una disminución al pasar de 68% al 52%. En lo que respecta a giros presupuestales, se efectuaron pagos por valor de $12.432.919.452 que representan el 87.33% frente al presupuesto ejecutado en la vigencia fiscal, quedando compromisos y obligaciones para la siguiente vigencia por valor de $1.802.642.326 que se constituyen como cuentas por pagar. Gastos de Funcionamiento

La participación de los gastos de funcionamiento en el presupuesto de gastos fue del El 78%, los cuales disminuyeron 5% en relación al 2012, dado por el comportamiento decreciente de los gastos generales, ya que los gastos de personal, transferencias y otros gastos aumentaron levemente. Por funcionamiento se ejecutó $11.218.973.140 es decir el 76.2% de la apropiación definitiva, y se pagó $10.481.240.800 que cooresponde al 94% del total ejecutado.

DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS

GASTOS

FUNCIONAMIENTO 14,603,700,335 11,128,973,140 10,481,240,800 12,883,291,069 11,705,631,621 10,536,257,896 12,379,812,265 10,925,154,273 9,093,923,627 9,398,742,333 8,595,618,410 8,442,562,594

Gastos de Personal 8,847,815,404 7,507,953,811 7,036,657,253 7,330,440,051 6,997,821,966 6,544,123,866 6,649,742,250 6,283,689,345 6,174,908,145 6,336,367,559 6,032,161,141 5,955,690,141

Gastos Generales 3,995,302,415 1,925,584,022 1,749,148,240 4,083,143,250 3,290,227,420 2,574,551,795 4,247,448,479 3,247,049,038 1,524,599,592 1,697,662,038 1,260,478,385 1,183,893,569

Transferencias 1,465,582,516 1,445,355,170 1,445,355,170 1,439,707,768 1,417,582,235 1,417,582,235 1,425,593,234 1,368,777,938 1,368,777,938 1,299,226,827 1,279,613,943 1,279,613,943

Otros Gastos de

Funcionamiento

Aprobados

295,000,000 250,080,137

250,080,137 30,000,000 -

- 57,028,302 25,637,952 25,637,952

65,485,909 23,364,941 23,364,941

GASTOS DE

OPERACIÓN 1,791,500,000

1,492,470,012 795,122,838 1,328,751,067

1,109,164,546 994,044,716 1,308,200,000 1,067,206,912 936,148,658 1,409,000,000

1,329,113,812 1,183,663,137

INVERSION 786,495,602 768,761,882 311,199,070

DISPONIBILIDAD FINAL 8,881,954,216 - - 4,323,005,531 - - 2,847,054,149 - - 4,529,947,042 - -

CUENTAS POR PAGAR 1,282,973,458 845,356,744 845,356,744 277,764,970 277,467,476 277,467,476 275,212,411 275,212,411 273,744,890 946,449,494 946,274,997 946,274,997

TOTAL 27,346,623,611 14,235,561,778 12,432,919,452 18,812,812,637 13,092,263,643 11,807,770,088 16,810,278,825 12,267,573,596 10,303,817,175 16,284,138,869 10,871,007,219 10,572,500,728


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos 2010-2013.

2013 2012 2011 2010

DESCRIPCION




INFORME DEFINITIVO


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Gastos de Personal Este rubro es el de mayor impacto, representa el 67% de los gastos de funcionamiento, presenta una ejecución del 85%, sobre la cual se canceló el 89%. Comparados con los tres últimos años el comportamiento es creciente. Los gastos de mayor participación dentro de este grupo son Remuneración de Servicios Técnicos, los cuales representan el 43% de los compromisos de personal, en relación a la vigencia anterior, presenta un incremento en razón a la modalidad de contratación de personal a través de Contratos de prestación de servicios; seguido del ítem sueldos de personal de nómina el cual representa el 29.05% del total de compromisos de personal.

Gastos Generales

Estos gastos corresponden a las erogaciones realizadas para pago de multas y sanciones y la adquisición de bienes y servicios para el funcionamiento de la entidad (compra de equipo, materiales, suministro, mantenimiento, comunicación y transporte, impresos y publicaciones, servicios públicos, seguros, gastos de viaje y viáticos, capacitación y bienestar social, gastos financieros. Estos gastos tuvieron una participación del 17% con relación al total de gastos ejecutados por funcionamiento. En la vigencia se apropiaron $3.995.302.415 de los cuales se ejecutaron $1.925.584.022, es decir el 48% y se pagaron $1.749.148.240. Comparado con la vigencia 2012, estos gastos disminuyeron 41,5%, en razón a que en la vigencia 2013 no se adelantó obras de remodelación. Se destacan por su representatividad los rubros adquisición de servicios gastos de vigilancia y aseo; adquisición de materiales; servicios públicos y compra de equipos; entre otros.

DE

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2013 2012 2011

COMPORTAMIENTO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2013-2011

Gastos de Personal

Gastos Generales

Transferencias

Otros Gastos deFuncionamiento




INFORME DEFINITIVO


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Transferencias Son recursos que se transfieren a la Asociación ASEHISAN; Superintendencia Nacional de Salud; Contraloría General de Santander; transferencias a previsión social y seguridad social; cuotas partes pensionales y reserva pensional. Estos gastos muestran una tendencia creciente influenciada por el incremento anual en el pago de Pensiones y Jubilaciones. Las transferencias representan el 13% de los gastos de funcionamiento. Al cierre de la vigencia se ejecutó $1.445.355.170, que corresponde al 98.62% de la apropiación definitiva; del total ejecutado se canceló el 100%. La mayor concentración de ejecución se da en transferencias de previsión y seguridad social-Pensiones y jubilaciones, le siguen en orden la transferencia a la CGS por concepto de cuota de auditaje.

Otros Gastos de Funcionamiento Corresponde a los pagos que hace las ESE como efecto del acatamiento de un fallo judicial, de un mandamiento ejecutivo o una conciliación ante autoridad competente, en los que se ordene resarcir un derecho de terceros (sentencias y Conciliaciones). Estos representan el 2% del total de gastos de funcionamiento; su ejecución y pago se dio en un 84.77% en relación al presupuesto definitivo. HALLAZGO No 30 Se evidencia que en la etapa de programación presupuestal no se incluyeron las apropiaciones necesarias para garantizar el pago de las demandas que cursaban en contra de la ESE, ya que en el presupuesto inicial tan sólo se programó $20.000.000, cuando las pretensiones en cuantía determinada ascienden a $2.168.525.360; recurriendo a modificaciones presupuestales para atender los pagos con ocasión a fallos en contra de la entidad, situación que refleja deficiencias en la planeación financiera, que pueden incidir negativamente en el cumplimiento del plan de acción de la vigencia, ya que bien podrían desfinanciarse planes y proyectos para dar cumplimiento a estos fallos, o bien incurrir en el pago de intereses por no contar con recursos suficientes para atender el pago oportuno de sentencias y conciliaciones; en virtud de lo anterior, se configura una observación administrativa a fin de que la ESE implemente las acciones correctivas a que haya lugar a fin de evitar la configuración de otro tipo de responsabilidad. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente




INFORME DEFINITIVO


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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Según el régimen de contabilidad pública en el título II numeral 9.1.5 norma técnicas relativas a las cuentas de orden y el artículo 44 y 110 del Decreto. 2649/93, Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica los Estados Financieros de la Entidad, pero es necesaria para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes, establecer recordatorios en forma contable. La oficina financiera de la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, tomó la determinación de llevar a cuentas de orden los procesos jurídicos que están en curso, esto con el fin de identificar y controlar responsabilidades contingentes, al cierre de cada vigencia la oficina jurídica realiza una proyección de posibles demandas en riesgo de perderse, esta proyección se contabiliza en la cuenta contable 2710 “Provisión para Contingencias”, y se incluye en el presupuesto en el rubro sentencias y conciliaciones, para la vigencia 2014 se proyectó $550.000.000 quedando estos valores dentro del presupuesto de gastos. Lo que significa que la ESE si realiza planeación financiera, para atender los pagos con ocasión a fallos en contra de la Entidad. Hasta el momento no han salido fallos en contra que afecten sustancialmente el presupuesto de una vigencia, los fallos que han existido se ha garantizado su disponibilidad presupuestal; de acuerdo a las necesidades de la ESE no se puede presupuestar en cada vigencia las pretensiones de todas las demandas, sin evaluar las etapas del proceso y los riesgos de los mismos, ya que un proceso puede durar varios años; cuando existe un proceso este no significa que la ESE deba cancelarlo en su totalidad por sus pretensiones iniciales. Prueba de lo anteriormente descrito fue el hecho de que el Hospital tuvo cono pasivo exigible la deuda por concepto de pago del predial por un valor superior a los $1.300 millones de pesos y gracias a la gestión por la gerencia realizada fuimos exonerados de este cobro desde el mes de diciembre de 2013. Además el presupuestar estos pasivos no exigibles altera la ejecución presupuestal en razón a que demostramos un desequilibrio inexistente entre lo presupuestado y los ingresos corrientes. Situación como esta llevaron a la ES.E San Camilo a ser considerados en alto riesgo por parte del MinHacienda durante el 2011. .De acuerdo a lo anterior se solicita de manera respetuosa sea eliminado el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Si bien la oficina jurídica realiza una proyección de posibles demandas en riesgo de perderse, esta información debe ser tenida en cuenta durante la etapa de programación presupuestal, para que se incluyan las apropiaciones necesarias para garantizar el pago con ocasión a fallos en contra de la entidad, en procura de evitar la presunta comisión de conductas con alcance disciplinario con especial atención a lo preceptuado en el artículo 48 numeral 24. Por lo anterior, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo.




INFORME DEFINITIVO


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Gastos de Comercialización y Operación

La participación de los gastos de comercialización en el presupuesto de gastos fue del 10%. Este rubro corresponde a las erogaciones realizadas para adquirir bienes y servicios destinados a la comercialización de la actividad de la ESE. Los gastos de comercialización que consisten en compra de productos farmacéuticos, material médico quirúrgico, laboratorio y alimentación, en la vigencia 2013, presentan una ejecución de $1.492.470.012 que corresponde al 83.3% de lo proyectado. En relación a la vigencia fiscal 2012, estos gastos tuvieron un incrementaron del 35%, influenciado principalmente por el rubro de alimentación, con ocasión al contrato No. 866 de 2013 suscrito en el mes de septiembre, cuyo objeto es “Suministro de alimentación a pacientes hospitalizados y pacientes transitorios de la ESE” y plazo de ejecución 10 meses. Inversión

DE

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2013 2012 2011

GASTOS DE COMERCIALIZACION

786,495,602 768,761,882

311,199,070

COMPORTAMIENTO INVERSION 2013

DEFINITIVO

EJECUTADO

PAGOS




INFORME DEFINITIVO


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La participación de los gastos de inversión en el presupuesto de gastos fue del 5%. La ESE en la vigencia 2013 ejecutó el 98% ($768.761.882) de lo programado y de éste total pagó el 41% ($311.199.070). La inversión se financió con aportes departamentales; la ejecución de estos recursos se dio a través del contrato 1520 de 2013 cuyo objeto es “Suministro, instalación y puesta en marcha del equipo de terapia electrocinvulsiva TEC” y contrato 1532 de 2013 cuyo objeto es “Suministro de equipos médicos y mobiliario hospitalario para el fortalecimiento de la oferta interinstitucional de la ESE”. Disponibilidad Final HALLAZGO No. 31 La disponibilidad final corresponde a la diferencia existente entre el presupuesto de ingresos y el presupuesto de gastos. De acuerdo a los conceptos que fueron definidos en el libro titulado “Aspectos Generales del proceso Presupuestal Colombiano”, publicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, La

disponibilidad final es un resultado obtenido de restar a la suma de la disponibilidad inicial y del valor total de los ingresos de la vigencia el valor total de los gastos de la misma. No constituye una apropiación para atender gastos y

refleja solamente un excedente de recursos.” En este sentido, resulta improcedente hacer traslados del rubro disponibilidad final para atender gastos de funcionamiento; como en como en efecto se dio en la vigencia 2013, mediante Acuerdo 005 de 2013; por lo anterior, se configura una observación administrativa con el fin de que la ESE implemente los correctivos a que haya lugar a fin de dar cumplimiento a las disposiciones que rigen en materia presupuestal. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La orientación dada por la Secretaria de Salud Departamental, es que los saldos de cuentas por cobrar menos la provisión se deben incorporar al presupuesto de ingresos como recuperación de cartera y al gasto al rubro presupuestal de disponibilidad final, esto hasta tanto no se recaude no se puede disponer de estos recursos, aludiendo que al momento del recaudo este rubro de disponibilidad final se puede contra acreditar, según se constata en el Acuerdo aprobado No. 001 de marzo 18 de 2013, con el respectivo concepto técnico favorable expedido por la Secretaria de Salud de Santander. Esta solicitud es requisito exigido para emitir el correspondiente concepto técnico por parte de la Secretaría de Salud Departamental. Además revisado lo dispuesto en el decreto 115 de 1996, emitido por el Minhacienda, no encontramos ninguna disposición que indique que la disponibilidad final no pueda contracreditarse. SOLICITUD: De acuerdo a lo anterior se solicita de manera respetuosa sea eliminado el presente hallazgo.




INFORME DEFINITIVO


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CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Si bien la Secretaria de Salud Departamental da orientaciones, con éstas se deben respetar en todo caso los principios y las disposiciones contenidos en el ordenamiento constitucional, en el Estatuto orgánico del presupuesto y particularmente en el Decreto 115 de 1996, norma por la cual se rige presupuestalmente la ESE, y demás normas reglamentarias. Así mismo, se reitera que de acuerdo a los conceptos que fueron definidos en el libro titulado “Aspectos Generales del proceso Presupuestal Colombiano”, publicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, La disponibilidad final es un resultado obtenido de restar a

la suma de la disponibilidad inicial y del valor total de los ingresos de la vigencia el valor total de los gastos de la misma. No constituye una apropiación para atender gastos y refleja solamente un excedente de recursos.”(negrilla fuera

de texto). Con fundamento en lo anterior se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo, por lo tanto debe ser incluido dentro del plan de mejoramiento a suscribir por la Empresa Social. Situación presupuestal

Para la vigencia 2013, la ESE presenta un superávit presupuestal, atribuido a mayores ingresos, provenientes de recuperación de aportes patronales y reconocimiento de excedentes de facturación y a menores valores ejecutados; recursos que deben programarse y ejecutarse en su totalidad atendiendo prioridades que impacten la prestación y calidad de los servicios de salud. En relación a la vigencia anterior, este superávit aumentó al pasar de $2.109.230.600 a $6.580.881.466 Vigencias Futuras OBSERVACION No. 32 Se evidencia que en la vigencia 2013, la ESE suscribió un número representativo de contratos en los cuales previó que los bienes y/o servicios contratados se iban a recibir después del cierre de la vigencia en curso sin recurrir al mecanismo de vigencias futuras; por el plazo de ejecución, ameritaban la aprobación del Confis por tratarse de compromisos que afectaban vigencias futuras, tal como lo exige el artículo 11 del Decreto 115 de 1996 que indica “El Consejo Superior de Política

Fiscal, Confis, o quien éste delegue, previo concepto técnico-económico del Ministerio

INGRESOS RECAUDADOS 20,816,443,244 -

PAGOS 12,432,919,452 -

COMPROMISOS Y OBLIGACIONES 1,802,642,326

RESULTADO PRESUPESTAL (SUPERAVIT) 6,580,881,466

SITUACION PRESUPUESTAL




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respectivo, podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso. El Confis, en casos excepcionales para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, así como para las garantías a las concesiones, podrá autorizar que se asuman obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la

autorización…” En concordancia, la Ley 819 de 2003 en el artículo 12. Si bien la entidad manifiesta haber omitido este trámite soportado en un concepto jurídico; en el proceso auditor no lo allegó. Frente a lo anterior, se configura una observación administrativa; ya que es claro que la ESE debe revisar sus procedimientos y ajustarlos de conformidad con las disposiciones legales a fin de evitar la configuración de otro tipo de responsabilidades. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “: Con fundamento en las disposiciones orgánicas presupuestales y jurisprudencia sobre la materia se concluye y entiende que son requisitos necesarios para constitución de reservas presupuestales los siguientes: La existencia de un compromiso legalmente celebrado o contraído, es decir la expedición de un acto administrativo o celebración de un contrato que afecte en forma definitiva el presupuesto de una vigencia, lo cual, supone de una parte el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables de acuerdo con la naturaleza del compromiso, v.gr. el Estatuto de Contratación estatal y el cumplimiento de normas presupuestales en especial la realización del respectivo registro presupuestal en los términos del artículo 71 del estatuto orgánico de presupuesto. Debe recordarse que el acto administrativo o contrato para que realmente tenga la virtualidad de comprometer el presupuesto debe tener como objeto directo e inmediato el desarrollo del objeto de la apropiación, razón por la cual relaciones puramente instrumentales como los encargos fiduciarios o los convenios o contratos para la administración de recursos no comprometen las apropiaciones presupuestales correspondientes a los recursos entregados en administración a terceros. El compromiso legalmente contraído para ser ejecutado en la misma vigencia en que se adquirió dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 8 de la ley 819 de 2003, no logra ser cumplido o ejecutado a 31 de diciembre de la respectiva vigencia. Con fundamento en las normas orgánicas de presupuestales aplicables tanto para la nación como para las entidades territoriales ha de entenderse que no se cumple o ejecuta el compromiso cuando el objeto de la respectiva apropiación presupuestal no se alcanza a recibir en la misma vigencia fiscal en que se expidió el acto o se celebro el contrato o convenio que afecto definitivamente los recursos incorporados. De acuerdo a lo anterior los contratos objeto del presente hallazgo se enmarcan dentro de las reservas presupuestales y no vigencias futuras. Fueron contratos que se celebraron con recursos de la vigencia fiscal 2013 toda vez que dichos recursos eran




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suficientes para pasar a la vigencia 2014, esto atendiendo al principio de planeación y con el fin de evitar el fraccionamiento de contratos o el realizar adiciones presupuestales. Por lo anterior solicito de manera respetuosa sea desvirtuado y eliminado el presente hallazgo.

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Es de precisar que la reserva presupuestal se generan cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina por casos fortuitos o excepcionales; mientras que la vigencia futura es una autorización de gasto para vigencias fiscales posteriores a la presente, que tiene por objetivo asegurar la existencia de apropiación en presupuestos posteriores que amparen compromisos previamente adquiridos y permitan su ejecución. En tal sentido, teniendo en cuenta que hubo contratos en los cuales se previó que los bienes y/o servicios contratados se recibirían después del cierre de la vigencia en curso, se debió recurrir al mecanismo de vigencias futuras, por tal razón no es viable desvirtuar la observación, toda vez que es deber de la ESE revisar y ajustar sus procedimientos de acuerdo a los preceptos legales, con el fin de evitar posibles sanciones por la trasgresión de los mismos. Por lo anterior se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo. Plan Mensualizado de Caja-PAC La ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, no hace uso del instrumento de ejecución presupuestal PAC; y si bien no es obligatoria su elaboración, si es recomendable su utilización, teniendo en cuenta que este se proyecta en concordancia con los principios presupuestales, y tiene como finalidad alcanzar las metas financieras y regular los pagos mensuales para garantizar el cumplimiento de compromisos y obligaciones adquiridos en la vigencia. Ejecución de Cuentas Por Pagar De acuerdo al cierre presupuestal de la vigencia 2012, la ESE presenta compromisos en ejecución por valor de $1.231.937.466 y obligaciones por valor $52.556.089, para un total de $1.284.493.555, no obstante mediante Resolución 005 de enero 11 de 2013, se constituyeron cuentas por pagar $51.035.992, que corresponde al valor contable (menos descuentos) y no al valor presupuestal; además de ello en la resolución no se incluyó los compromisos. Mediante Acuerdo 001 de 2013, se incorporó al presupuesto de la vigencia 2013 como cuentas por pagar la suma de $1.282.973.458, discriminadas así: gastos de personal $453.698.100; gastos generales $714.155.528 y gastos de comercialización y producción $115.119.830.




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Del total reconocido se canceló compromisos y obligaciones por valor de $845.356.744 equivalentes al 64%, quedando pendiente de pago cuentas constituidas por valor de $437.616,714 equivalentes al 34%. HALLAZGO No. 33 Se evidencia que se incorporaron al presupuesto cuentas por pagar inferiores en $1.520.097, valor justificado en los descuentos antes de pago; no obstante para efectos de control se deben reconocer por el valor total. Así mismo se observa, que éstas no se ejecutan y pagan en la siguiente anualidad, como lo establecen las disposiciones legales que rigen en la materia; por lo cual se constituye una observación con alcance administrativo, para que la ESE implemente las acciones correctivas que conlleven al cumplimiento normativo a cabalidad. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “En cuanto a la observación de las cuentas por pagar que se deben incorporar por el valor total, la ESE aplica el principio de causación contemplado en el Plan General de Contabilidad Pública igualmente nos regimos al Presupuesto para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta (Decreto 115 de 1996) y no manejamos la contabilidad de caja como los entes territoriales, los cuales al momento del pago aplican los descuentos tributarios generando cero diferencia entre pasivo contable y presupuestal, en el caso en que la ESE realizara la incorporación de cuentas por pagar con los descuentos tributarios afectaría directamente los compromisos. SOLICITUD: Por lo anterior, no aceptamos la observación ya que no aplica para las ESE. En cuanto a la observación de las cuentas por pagar que no se ejecutan y se pagan en la siguiente anualidad: La ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo en el año 2011 se firmó un convenio 275 con la Secretaria de Salud Departamental, con acta de inicio de enero 30 de 2012 la ESE contrató a la Corporación Gabaón para que ejecutara el convenio, a través del contrato, pagándose el 15% como se pacto en el contrato quedando por pagar el 85%, por las dificultades presentadas durante la ejecución de este y por la posición de la supervisora de la Secretaría de Salud Departamental, la cual emitió un concepto subjetivo de 0 reconocimiento, la E.S.E Hospital Psiquiatrico San Camilo se vió abocado a no hacer ningún tipo de giro adicional a favor de gabaon, ya que la Secretaría no ha hecho reconocimiento alguno. En la actualidad la Corporación Gabaon tienen una demanda en

DESCRIPCION DEFINITIVO EJECUCION Y PAGO PENDIENTE POR PAGAR

GASTOS DE PERSONAL 453,698,100 33,585,600 420,112,500

GASTOS GEENRALES 714,155,528 697,114,098 17,041,430

GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION 115,119,830 114,657,046 462,784

TOTAL 1,282,973,458 845,356,744 437,616,714

fUENTE: Ejecución presupuestal de Gastos vigencia 2013

EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2012





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contra de San Camilo y La gobernación de Santander en el Tribunal Administrativo de Santander, proceso que está para dictar sentencia. A su vez San Camilo ha realizado las reclamaciones debidas a la Secretaría de Salud y agotando todos las vías de conciliación posible y de amigable composición en espera de que la liquidación del Contrato sea favorable a nuestros intereses y poder reconocer a su vez a la corporación Gabaón. En la eventualidad que la sentencia sea adversa tendremos que iniciar las acciones legales en contra del Secretaría exigiendo el reconocimiento dictado por el Tribunal. SOLICITUD: Por lo anterior, no aceptamos esta observación ya que es un caso excepcional y aclaramos la observación:, así mismo, las cuentas por pagar se registran e incorporan cuando el bien o servicio ya ha sido realizado o recibido.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se reitera, las cuentas por pagar deben constituirse por el valor total pendiente de pago; así mismo, de conformidad con el inciso segundo del Artículo 13 del Decreto 115 de 1996, modificado por el Artículo 10 del Decreto Nacional 4836 de 2011,…” los compromisos y obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, deberán incluirse en el presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar y su pago deberá

realizarse en dicha vigencia fiscal".(negrilla fuera de texto). Por las consideraciones anteriores, se confirma la observación, la cual tendrá la connotación de hallazgo administrativo. 4.4. OTROS ASPECTOS 4.4.1 GESTION DE FACTURACION Y GLOSAS Gestión de Facturación La ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo no cuenta con un manual de procedimiento de facturación, herramienta fundamental, para garantizar la correcta facturación y cobro de los servicios ofrecidos a los usuarios. La ESE, está habilitada para prestar servicios de baja y mediana complejidad, según Resolución No. 1485 de octubre 17 de 2012 emitida por la Oficina de Acreditación, Vigilancia y Control de la Secretaria de Salud de Santander. Al cierre de la vigencia 2013, no se ha liquidado ninguno de los 13 contratos suscritos con las EPS, EPS-S, empresas privadas y secretaria de salud de Santander, los cuales corresponden a prestación de servicios al régimen subsidiado; Contributivo, PPNA; No POSS y Otras ventas de Salud. Con fundamento en lo anterior, es deber de la ESE realizar las gestiones pertinentes para lograr la liquidación de los contratos, en el tiempo estipulado para ello. De acuerdo a la información suministrada por la contratista responsable de coordinar el proceso de facturación, a diciembre 31 de 2013 la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo generó 50.014 facturas, en el rango de consecutivo desde




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444129 hasta la 495820, de las cuales se anularon 1178, situación que debe controlarse roda vez que conlleva a un reproceso y costos adicionales; finalmente queda un valor exigible por venta de servicios de salud de $14.095.110.117. En relación a la vigencia fiscal 2012, la facturación se incrementó 12.64%, debido al aumento en las coberturas del Régimen Subsidiado, Contributivo y PPNA.

Del total facturado en la vigencia 2013, el componente de mayor incidencia por plan de atención corresponde al Régimen Subsidiado el cual representa el 38.95% equivalente a $5.489.472.109; destacándose por su participación en la venta de servicios Caprecom; seguido de Asmet Salud; Coosalud; Solsalud; Salud Vida; Comparta; Emdisalud Y cafesalud entre otros. Este régimen respecto a la vigencia 2012 presenta una tendencia creciente de 79.59%. La Población Pobre en lo no cubierto con subsidio a la demanda (Secretarias Departamentales y Municipales), representa el 26.54% del total facturado; equivalente a $3.118.383.025. Comparado con la vigencia anterior presenta un comportamiento decreciente en 33%. El régimen Contributivo participa del total facturado en 22.12% presenta un crecimiento del 47.7% en relación a la vigencia 2012. Se destaca la venta de servicios de salud a Saludcoop; Coomeva, Salud Total; Nueva EPS y Cafesalud entre otros. Las Otras ventas de servicios de Salud, representan el 12.39% del total facturado, en relación al año anterior, presenta un incremento de 12,64%. En este plan de atención se incluye la facturación a particulares la cual asciende a $103.989.299. Se destacan las ventas a SSS Inimputables; Dirección General Militar; Ecopetro y Seccional Sanidad Policía Nacional. Por atención Accidentes de Tránsito SOAT se facturó en la vigencia la suma de $284.779 equivalente a 0.002% del total facturado.

CON

TRIB

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SUBS

IDIA

DO

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3,11

8,38

3,02

5

5,48

9,47

2,10

9

3,74

0,16

5,60

5

284,

779

1,74

6,80

4,59

9

2,11

1,40

7,70

8

3,05

6,63

8,36

3

5,57

9,35

7,64

1

1,76

5,76

0,82

3

COMPORTAMIENTO DE LA FACTURACION2013-2012

2013

2012




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Facturación –Radicación - Recaudo

En lo que respecta a la gestión de radicación, se evidencia que del total facturado a diciembre 31 de 2013, se radicó antes las empresas responsables de pago un valor de $13.205.130.170, equivalente al 93.7%, quedando pendiente por radicar la suma de $889.979.947. Del total radicado se recaudó el 67% equivalente a $8.874.443.974; quedando un saldo exigible por recaudar de $4.330.686.196. La mayor participación en el recaudo corresponde al régimen subsidiado con un porcentaje del 37%; le sigue el recaudo por ventas a la Población Pobre en lo no cubierto con subsidio a la demanda con el 33%; Otras Ventas de Salud con el 16% y finalmente el Régimen contributivo con el 14%. De otra parte, la ESE radicó facturación de vigencias anteriores por valor de $791.249.130, donde se destacan por su representatividad el régimen subsidiado y el contributivo. Del total exigible de vigencias anteriores se recaudó en la vigencia 2013 $6.627.290.879. Gestión de Glosas De acuerdo al seguimiento practicado a este proceso, se evidencia que la ESE no cuenta con un instrumento regulador en el manejo de las objeciones y/o glosas; ya que ha adoptado formalmente el manual único de glosas, devoluciones y respuesta, el cual es de obligatoria adopción por todas las entidades del Sistema de Seguridad Social en Salud como lo señala el Art 22 del Decreto 4747 de 2007. Con corte a diciembre 31 de 2013, se registran glosas definitivas originadas por pertinencias administrativas y pertinencia médicas, por valor de $128.483.222; las cuales afectan el resultado del ejercicio. Estas objeciones se discriminan por régimen así: Régimen subsidiado $8.462.279; Régimen Contributivo $90.187.449; Población pobre en lo No cubierto con subsidio a la Demanda $20.147.604 y Otras ventas de servicios $9.685.890. Comparado este resultado con el de la vigencia anterior; se evidencia que el porcentaje de glosas se redujo en un 76%; lo que

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COMPORTAMIENTO FACTURACION-RADICACION Y RECAUDO

VIGENCIA 2013

FACTURADO RADICADO RECAUDO




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significa que se han implementado acciones correctivas tendientes a fortalecer el proceso de facturación con resultados favorables. En lo relacionado con las glosas definitivas generadas por inconsistencias en la facturación de años anteriores se observa que el valor asciende a la suma de $98.840.194; destacándose por su representatividad las glosas ratificadas al régimen subsidiado equivalentes al $901.877 miles, seguidos de la Población pobre en lo no cubierto con subsidio a la demanda ($90.079 miles) y Atención Accidentes SOAT ($80.141 miles). De otra parte, del total de facturación radicada en la vigencia 2013, se generaron objeciones, que se encuentran en proceso de conciliación por valor de $791.675.601, las cuales se registraron en cuentas de orden de control. Es de resaltar que sobre estas glosas se deben aplicar procedimientos efectivos que eliminen las causas que las originaron y así evitar que estas cuentas se conviertan en irrecuperables y se genere una disminución en los ingresos de la ESE como en efecto ha pasado con las glosas definitivas. HALLAZGO No. 34 Si bien es cierto que la ESE ha disminuido considerablemente el porcentaje de glosas, debe formular acciones correctivas tendientes a disminuir las causas que originan los valores glosados, ya que estas generan una disminución en los ingresos de la ESE, que puede conllevar a la configuración de responsabilidades; así mismo debe adoptar formalmente el manual único de glosas, devoluciones y respuesta, en cumplimiento a las disposiciones legales y en aras de obtener mejores resultados por la aplicación de los lineamientos en él establecidos. Lo anterior, conduce a la configuración de una observación administrativa. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO ha realizado un trabajo en equipo, enfocado a fortalecer los procesos de facturación, generando facturas de calidad, el resultado de este trabajo se evidencia en las glosas definitivas para la vigencia 2013, las cuales corresponden al 1% del total de la facturación generada, en la misma vigencia 2013, la cual ascendió a un total de $14.095.110.117 facturación neta. Es de suma importancia entender que la glosa es una objeción parcial realizada a la facturación radicada por parte de la IPS, que no siempre está relacionada a la pérdida real de los recursos, puede corresponder a procedimientos mal facturados, no soportados etc; que es una manera de dilatar los pagos por parte de las EPS y que siempre desde la creación de la Ley 100, han existido por parte de la EPBA.




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Si bien es cierto el Decreto 4747 de 2007, en su Artículo 22 cita la expedición de un manual únicos de glosas, es solo hasta la creación de la Resolución 3047 de 2008 en su anexo técnico donde se establece el objetivo principal, el cual corresponde a la estandarización y codificación de las causales de glosas y la explicación técnica de cada causal, NO es un manual desde el punto de vista técnico, que contenga la relación explicita de las funciones que deben seguirse en la realización de una unidad administrativa, así las cosas el hospital ha dado cumplimiento a los tiempos establecidos en la normatividad vigente para el trámite de respuestas de glosas y a la codificación citada en la norma. En conexidad con lo anterior y conscientes de la importancia de la protección de los recursos que se centran en este proceso, la institución implementó un mecanismo que ayuda a la disminución de la glosa y es el proceso de CUENTAS MEDICAS, área que se encarga de realizar una auditoría técnica a la facturación antes de su radicación ante los diferentes EPBA, este ejercicio permite corregir las fallas de la facturas antes de su presentación a las EPS, disminuyendo el porcentaje de glosa, trabajo que se encuentra documentado dentro del procedimiento de facturación y cuentas médicas, el cual se adjunta como soporte de la respuesta. (folios 86 y s.s.) Teniendo presente que el hospital cuenta con procesos y procedimientos enfocados a la disminución de la glosa, que cumple con los tiempos establecidos en el Decreto 4747 de 2007; que adoptó la codificación estandarizada en la Resolución 3047 de 2008 en su sistema interno para la codificación de las causales de glosas, que los resultados de la vigencia 2013 evidencia el resultado del trabajo citado, solicito afablemente sea eliminado o desvirtuado el presente hallazgo.

”




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CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se reitera el deber de la ESE de adoptar formalmente el manual único de glosas, devoluciones y respuesta, como instrumento regulador en el manejo de las objeciones y/o glosas. De otra parte, la ESE Hospital debe continuar fortaleciendo los mecanismos que contribuyen a la disminución de glosas; además, si bien es cierto que no todas las glosas generan responsabilidad, es deber de la empresa a través de procesos internos de responsabilidades determinar las glosas sin responsabilidad y con responsabilidad, y con ello evitar la pérdida de recursos importantes para la operación de la ESE. Por lo anterior se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo. 4.4.2 GESTION DE CARTERA Se evidencia que si bien la ESE adoptó el Reglamento Interno de Cartera en diciembre 29 de 2010; con el fin de facilitar el tramite a surtir en el recaudo de las obligaciones a su favor, el mismo debe actualizarse, de conformidad con las disposiciones legales vigentes; además, este no contempla edades en las etapas de cobro, ni establece claramente el responsable en cada proceso, lo que dificulta el seguimiento y control.

A diciembre 31 de 2013, la cartera de la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, asciende a $6.272.982.880, de los cuales $5.466.337.988 corresponden a cuentas por cobrar por venta de servicios de la vigencia actual, donde la cartera más representativa es la proveniente del régimen Contributivo con 43% , seguido del régimen Subsidiado con 35%; PPNA con 14% y Otras Ventas de Servicios con 8%; y $806.644.892 que corresponde a ventas de servicios de vigencias anteriores. Comparada con el año anterior presenta un aumento de $1.027.554.135 equivalente a 20%, originado especialmente en la cartera del régimen contributivo y régimen subsidiado.

REGIMENCONTRIBUTIVO

REGIMENSUBSIDIADO

PPNA OTRAS VENTASSERVICIOS DE

SALUD

1,9

12

,47

8,2

51

2,3

67

,20

7,2

33

77

6,6

09

,19

3

41

0,0

43

,31

1

25

6,4

37

,62

7

36

3,4

59

,59

3

27

,78

4,7

55

15

8,9

62

,91

7

ESTADO DE CARTERA A DICIEMBRE 31 DE 2013

CARTERA VIGENCIA ACTUAL CARTERA VIGENCIA ANTERIOR




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Cartera por edades

La mayor concentración de cartera se presenta en la edad de 0 a 60 días con un valor de $2.012.352.677 equivalente al 32%, en estas edades se destacan las siguientes entidades: Del régimen Contributivo: Salud Total, Coomeva, Saludcoop, Nueva EPS; régimen Subsidiado: Coosalud,Asmet Salud,Caprecom y Cafesalud Otras ventas de Salud: Convenio con reinsertados e inimputables y PPNA: Secretaria de Salud de Santander. La cartera en edad 61-90 días representa el 15% del total de cartera, la mayor concentración se refleja en el régimen subsidiado, en las siguientes empresas: Asmet Salud, Caprecom, Emdisalud y Salud Vida entre otras. La cartera en edad 91-180 días asciende a $1.212.654.185, representa el 19% del total de cartera y la mayor concentración se presenta en el régimen Contributivo, donde se destacan las siguientes empresas: Saludcoop, Coomeva y Nueva EPS entre otras. Es de resaltar que la cartera en las edades 181-360 y 361 días en adelante, pueden llegar a ocasionar una posible pérdida de recursos por el castigo de cuentas incobrables, por lo cual es imprescindible que la ESE centre sus esfuerzos en la recuperación de la misma, a través de los mecanismos establecidos en el Reglamento Interno de Cartera. La cartera en la edad 181-360 días, representa el 21% del total de cartera. La mayor concentración de esta cartera se presenta en el régimen subsidiado en las empresas Solsalud y Caprecom entre otras; le sigue el régimen contributivo con las empresas Saludcoop y Salud Total entre otras.

1-60 61-90 91-180 181-360 Mayor 360

ESTADO DE CARTERA POR EDADES

CONTRIBUTIVO SUBSIDIADO PPNA OTRAS VENTAS




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La cartera de vigencias anteriores, es decir la mayor a 360 días, asciende a $806.644.892 que equivale al 13% del total de la cartera. De acuerdo al plan de atención la cartera más representativa corresponde al régimen subsidiado, en el cual se destacan las deudas con Caprecom y Solsalud; le sigue el Régimen Subsidiado, en este régimen se destacan las deudas con Solsalud y Saludcoop; en Otras Ventas de Servicios de Salud; se destaca la deuda con Dirección General de Sanidad, la cual está clasificada como deuda de difícil recaudo, entre otras. HALLAZGO No. 35 De acuerdo al estado de cartera los logros obtenidos en las actuaciones tendientes a la recuperación de la misma no son significativos, si se tiene en cuenta que la tendencia de la cartera es creciente, y que además hay un porcentaje importante en cartera que supera los 180 días, edades que representan riesgo de pérdida y prescripción; resultados que exigen que la ESE a través de los responsables de este proceso, en aplicación al principio de eficiencia actúe con diligencia en la protección de los recursos del estado; en razón a ello, la gestión a desarrollar debe conducir a maximizar resultados y evitar que se afecte la calidad, continuidad e integralidad en la atención de servicios de salud, por la falta de flujo de efectivo para adquirir y/o apalancar compromisos para el normal funcionamiento de la entidad. Por lo anterior se configura una observación administrativa para que la administración, implemente las respectivas acciones de mejora, que conlleven a la recuperación pronta y efectiva de los valores facturados por servicios de salud. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La cartera es el proceso neurálgico de todas la instituciones involucradas en el sector salud, los prestadores en este contexto son los más afectados, dado que pese al mal comportamiento de pago por parte de las EPS SC, deben seguir garantizando la prestación efectiva de los servicios, la falta de recursos en los diferentes régimen, la liquidación de EPSS sin que nadie responda por las deudas, la ausencia de inspección y vigilancia de los entes de control, la carencia de respaldo por parte del gobierno nacional frente a esta problemática son algunos de los inconvenientes con los que el hospital debe tratar en aras de realizar recuperación efectiva de los recursos. Pese a la problemática nacional del sector, el Hospital ha realizado esfuerzos considerables en obtener resultados tangibles frente a la recuperación de la cartera, los cuales van desde el fortalecimiento en su proceso de facturación pasando por la radicación oportuna de las facturas hasta las depuraciones de cartera, el resultado del trabajo se evidencia en los ingresos efectivos de la vigencia 2013, que para el ejercicio práctico fue de $8.874.443.974 correspondientes al 65% del total de la facturación radicada de la vigencia, 20% más en comparación de la vigencia 2012;




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Adicionalmente de vigencias anterior se recuperaron $6.627.290.879 34% más en comparación con la vigencia 2012. Es importante tener presente que la modalidad de facturación de la E.S.E es el EVENTO, que no tiene pagos por adelantado como lo establece la Ley para la contratación por CAPITACION, que adicionalmente en cumplimiento con lo establecido en el Decreto 3260 de 2004, la facturación generada en Diciembre se radicada en Enero de la vigencia siguiente, generando cartera hasta marzo de la anualidad en la cual se radica. Las cifras son el resultado del trabajo realizado, que va desde la Circularización de la cartera, el cobro presencial, cobro coactivo, conciliaciones extrajudiciales vía Procuraduría, mesas de trabajo según lo establece la Circular conjunta 030 de 2013, hasta la presión ante las EPS con el cierre de servicios, en este proceso como responsable solidario, se encuentra la Superintendencia Nacional de Salud, dado que toda la gestión de cobro y el mal comportamiento de pago por parte de las EPS ha sido notificado por el Hospital, para que como organismo de vigilancia tome medidas, pese a esta ardua labor existen evento que se escapan de la gestión del Hospital, por ejemplo la LIQUIDACION DE SOLSALUD dejando deuda de $944.582.933, con una participación del 15% sobre el total de la cartera hospitalaria, en este escenario no está en manos del hospital por mas gestión que realice recuperar estos recursos, solo se puede limitar a presentar las acreencias, tal como lo cita la Ley, no es potestad de la ESE responder por la fallas del sistema General de Seguridad Social del país, sin embargo si afecta su operación y el gobierno no responde, o frente a la intervención de SALUDCOOP la cual el departamento de cartera ha agotado hasta el último mecanismo de cobro donde involucra a la Procuraduría si encontrar resultados esperados, no pudiendo llegar a procesos ejecutivos precisamente su estado de intervención. Así las cosas y evidenciando que el hospital ha garantizado el funcionamiento de su operación corriente, atreves de la recuperación efectiva de los recursos por concepto de ventas de servicios, que está enfocado a funcionar como unidad económica autosuficiente, que realiza constantemente la gestión de cobro, utilizando todos los medios que ofrece el sistema para tal fin, que el hospital durante la vigencia 2013 no solo ejecutó gestión de cobro de la facturación radicada en la misma anualidad, también realizó gestión para la recuperación de recursos de vigencias anteriores y que este trabajo no puede verse de manera aislada de los resultado obtenidos, dado que todo apunta a un mismo fin, la recuperación de recursos, que adicionalmente y en aras de proteger los recursos la ESE estableció el comité de facturación glosas y cartera con el fin de analizar y direccionar las EPS con mayor deuda al cobro jurídico, evitando la prescripción de la factura y realizando gestión de cobro; Por lo expuesto anteriormente solicito afablemente se eliminado o desvirtuado el presente hallazgo.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De acuerdo a la respuesta allegada por la ESE se confirma la observación la cual tendrá la connotación de hallazgo; con el fin de evaluar los resultados de la gestión de recaudo de cartera que adelante la entidad hospitalaria en el corto plazo, y en aras de realizar seguimiento a la efectividad de las actuaciones emprendidas por el comité de facturación glosas y cartera creado por la ESE, con el fin de analizar y direccionar las EPS con mayor deuda al cobro jurídico, evitando la prescripción de la factura y realizando gestión de cobro.




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4.4.3 SEGUIMIENTO A PLAN DE SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO La Ley 1438 de 2011, por medio de la cual se reformó el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictaron otras disposiciones, señaló en su artículo 81 que una vez comunicada la información de determinación del riesgo por parte del Ministerio de la Protección Social, dentro de los siguientes sesenta (60) días calendarios, las empresas sociales de estado categorizadas en riesgo medio o alto, deben someterse a un programa de saneamiento fiscal y financiero, con el acompañamiento de la Dirección departamental o distrital de salud en las condiciones que determine el Ministerio de la Protección Social. En la vigencia 2012 de conformidad con la Resolución N° 2509 de 2012 emanada por el Ministerio de Salud y Protección Social para la categorización del riesgo de las ESE del nivel departamental, señalo que el Hospital Psiquiátrico san camilo E.S.E. se categorizaba en riesgo alto. De acuerdo a la Resolución 1877 de 2013, la ESE Continúa en alto riesgo; por lo cual la ESE debe ingresar al programa de Saneamiento Fiscal y Financiero. Es así como mediante Acuerdo 004 de julio 31 de 2013, la Junta Directiva faculta a la Gerente de la ESE para que formule y adopte el Plan de Saneamiento Fiscal y Financiero; el cual se adoptó y aprueba mediante Resolución N°0124 de julio 31 de 2013, de conformidad con los lineamientos de la Resolución 3467 de 2012 emanada por el Ministerio de Salud y Protección Social; no obstante mediante Acuerdo 014 de diciembre 18 de 2013, se modifica el Acuerdo 004 de 2013, en razón al concepto técnico de viabilidad PSFF, realizado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, donde señala que se hace necesario realizar ajustes al mismo, por lo cual la Junta Directiva aprueba los ajustes y faculta a la Gerente para que adopte y ejecute los ajustes realizados. Estos últimos son adoptados y ejecutados por la Gerente mediante Resolución 0193 de diciembre 18 de 2013. De acuerdo al seguimiento practicado a este proceso, se evidencia que el día 07 de abril de 2014, la ESE remitió a la Secretaria de Salud Departamental la información de los ajustes al programa de Saneamiento Fiscal y Financiero, para ser allegado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su aprobación definitiva. En consecuencia, este ente de control hará posterior seguimiento a este proceso. 4.4.4 DEMANDAS EN CONTRA DE LA ENTIDAD

2003-01720

Tribunal Administrativo de Santander. M.P. Digna María Guerra Picón Reparación Directa

Luz Helena Maldonado Vargas

ESE Hospital San Camilo

Fallo en contra. Se presentó apelación. Audiencia de conciliación para el 7 de octubre de 2012, previa a admitir recurso de apelación.

415 SMMLV

2004-01503

Tribunal Administrativo de Santander M.P. Digna María Guerra Reparación Directa

Raúl Carreño Rodríguez

ESE Hospital San Camilo Está en etapa probatoria. $515.000.000




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Picón

2012-00396

Tribunal Administrativo de Santander M.P. Milciades Rodríguez Quintero

Nulidad y restablecimiento del derecho

Edgar Ramírez Orduz


Se encuentra al despacho para fallo.

$77.993.215

2010-00389

Tribunal Superior BOGOTA. Sala Laboral. MP. Henry Octavio Moreno Ortiz Ordinario Laboral

Alba Maritza Corredor Palacios ESE

El 11 de julio de 2013 se confirmó el fallo de primera instancia a favor de la ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO.

2011-0490

Tribunal Superior BOGOTA. Sala Laboral. MP. Henry Lozada Pinilla Ordinario Laboral

Juan Manuel Diaz Uribe


El 15 de mayo de 2013 la segunda instancia revocó el fallo del a quo y en consecuencia absolvió a la ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO de todas las pretensiones de la demanda.

2012-00026

2 Adtivo de Bucaramanga


Mary Torres Medina


Fallo de primera instancia en contra de la ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO. El 3 de septiembre de 2013 se admitió el recurso de apelación. Indeterminada

2006-00075

4 Adtivo de Bucaramanga Ejecutivo Singular

Juan Carlos Martínez Santoro


Hay fallo en contra de la ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO, sin embargo el 3 de septiembre de 2013 se realizó audiencia de conciliación con el demandante, acordando que el Hospital solicitará a Colpensiones que liquide los valores de los aportes que se deben pagar para que sea reliquidada la pensión del demandante y dar así cumplimiento al fallo. Indeterminada

2008-00344

8 Adtivo de Bucaramanga


Martha Eugenia Cruz Jiménez


Al 31 de diciembre de 2012 se encontraba al despacho para fallo de segunda instancia. Indeterminada

2011-00293

2 Adtivo Descongestión Acción popular

Andrea Carolina Castellar


El 18 de septiembre de 2013 se realizó audiencia de pacto de cumplimiento y se corrió traslado para alegatos.

Sin cuantía

2011-00480

7 Administrativo Descongestión del Circuito de Bucaramanga Reparación Directa

Laura Yenid Navarro Torres y otros


Se encuentra en apelación ante Tribunal Administrativo de Santander en Descongestión.

Indeterminada

2011-00411

3 Laboral del Circuito Ordinario laboral

Cristina Macareo


Fallo de primera instancia condenó a la ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO. Se encuentra en apelación ante el Tribunal Superior Sala Laboral. Indeterminada

Este ente de control en la próxima auditoría que realizara al Hospital hará seguimiento a dichos procesos teniendo en cuenta que algunos se encuentran en apelación. 4.4.5 REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA De conformidad con los Estatutos de la ESE aprobados el 6 de febrero de 2006, en especial el ART 25. REUNIONES DE LA JUNTA. La Junta Directiva se reunirá

ordinariamente cada dos meses y extraordinariamente a solicitud del presidente de la Junta o de la Gerencia o cuando una tercera parte de sus miembros así lo soliciten.




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Cada una de las sesiones de la Junta Directiva se levantará la respectiva acta en el libro que para el respecto se llevará y que permanecerá bajo la custodia de la Gerencia de la Empresa. El libro de Actas deberá ser registrado ante la Dirección Seccional de Salud, entidad que ejerce las funciones de inspección, vigilancia y control.

No obstante, del seguimiento realizado en el proceso auditor se evidencia que no se dio cumplimiento a esta disposición, toda vez que en la vigencia 2013 se realizaron las siguientes reuniones de Junta:

HALLAZGO No. 36

REUNION No. FECHA NO. ACTA TEMAS TRATADOS

1 MARZO 13 DE 2013 195 APROBACION ACTA ANTERIOR (194)

ESTUDIO Y APROBACION DE PROYECTOS DE ACUERDOS

01 (MODIFICACION PPTO Y 02 DE 2013 FACULTADES

PARA CONTRATAR)

PRESENTACION INFORME FINANCIERO VIGENCIA 2012

2 JULIO 31 DE 2013 196 APROBACION ACTA ANTERIOR (195)

PRESENTACION INFORME FINANCIERO JUNIO DE 2013,

INFORME DE REVISOR FISCAL


03 (MODIFICACION PPTO) Y 05 ADOPCION DEL PSFF DE

2013)

3 OCTUBRE 7 DE 2013 197 APROBACION ACTA ANTERIOR (196)

ESTUDIO Y APROBACION DE PROYECTOS ACUERDOS 03

(INCREMENTO SALARIAL) Y 05 MODIFICACION PPTO)

PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RIPS DEL SEGUNDO

Y TERCER TRIMESTRE DE 2013.

INFORME DE REVISOR FISCAL

4 OCTUBRE 31 DE 2013 198

PRESENTACION INFORME FINANCIERO A SEPTIEMBRE

DE 2013, INFORME DE REVISOR FISCAL


09 (APROBACION PPTO VIGENCIA 2014),10

(MODIFICACION PPTO)Y 11 DE 2013.(MODIFICACION

PPTO)

5 NOVIEMBRE 29 DE 2013 199

ESTUDIO Y APROBACION DEL PROYECTO ACUERDO 012

DE 2013 (MODIFICACION PPTO).

DICIEMBRE 18 DE 2013 200

ESTUDIO Y APROBACION DEL PROYECTO DE ACUERDO

014 DE 2013 (MODIFICAION ACUERDO 04 DE 2013)

Fuente: Actas de reuniones de Junta Directiva. Vigencia 2013

REUNIONES ORDINARIAS DE JUNTA DIRECTIVA VIGENCIA 2013





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En el proceso auditor se evidenció que la ESE no cumplió con las reuniones mensuales de la junta directiva; las actas no son llevadas en libro de actas y no contienen a detalle el informe de los temas de interés tratados; así mismo no todas las actas se encuentran debidamente aprobadas y firmadas por los que en ellas intervinieron. Adicionalmente se genera incertidumbre frente a los Acuerdos aprobados, toda vez que no se guarda un consecutivo ya que del Acuerdo 5 se pasa al Acuerdo 9 y del 12 al 14; situaciones que deben ser subsanadas a través de la formulación y ejecución de acciones correctivas, en razón a ello se deriva una observación administrativa. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LIPSAMIA RENDON CROSS Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “La Entidad acoge la observación hecha por el ente de control y se hará control de las reuniones de la junta directiva, se registrara en el libro de actas, se tendrá en cuenta los temas de interés tratados, se revisara que estén las actas aprobadas y firmadas y se llevara consecutivo de los acuerdos aprobados.”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dado que la entidad acoge la observación de este ente de control, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad 4.4.6 ACCIONES RED DE CONTROLADORES DE SALUD De conformidad con el convenio con la Red de Controladores de Salud en el Departamento de Santander en desarrollo del marco del Convenio Interadministrativo de Cooperación Interinstitucional se informó a la Superintendencia de Salud, respecto a la ejecución de la presente Auditoría gubernamental, para que la misma realice acompañamiento en el eje temático de la calidad en la prestación de servicios de la salud y este ente de control se pronuncia sobre el eje temático Financiación a través de las líneas de auditoría financiera, contratación, y control interno, de tal manera que los resultados obtenidos se presentarán en informes independientes. 5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL




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A D P F S

INFORME

Gestión de Contratación

1 X

El equipo auditor evidenció que la entidad a diciembre 31 de 2013, no cuenta con un manual de supervisor y/o interventor debidamente aprobado y socializado, el cual permite señalar las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación de funciones, así como las que proceden de la vigilancia y control de la ejecución contractual. Por lo anterior se tipifica una observación de tipo administrativa para ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad.

LIPSAMIA RENDON CROSS. Gerente.

12

2 X X

DESVIRTUADO

13

3 X

El contratista subcontrato parte del objeto contractual, pues se vio en la necesidad de suscribir un convenio de cooperacion con la Universidad Nacional abierta y a distancia UNAB, cuyo objeto fue el desarrollo del diplomado en politicas públicas de equidad de generó dentro de la metodologia de educacion abierta y a distancia, por valor de $7.000.000. Asi las cosas la entidad debe tener en cuenta los pronuniciamientos de la auditoria General de la Nacion, en cuanto a la contratación de riesgo relacionadas con las asociaciones, fundaciones, corporaciones, cooperativas y universidades para la prestación de servicios o adquisición de bienes, con quienes se celebran convenios sin que dichas entidades tengan experiencia o idoneidad reconocida y la suficiente capacidad para desarrollar el objeto contractual, razón por la cual el contratista se ve en la necesidad de subcontratar en forma directa la ejecucion de los mismos. No obstante los reiterados pronunciamientos de la Procuraduria General de la nacion, en la cual se ha cuestionado esta práctica, dichos contatos se siguen realiando en todo el contexto nacional desconociendo los princpios de responsabilidad y selección objetiva que deben primar en la contratacion pùblica.


14

4 X

El informe de la supervisora es muy general, no es especifico, es decir no existe certeza del avance del cumplimiento del objeto contractual, ademas no se evidencio en el expediente contractual, ni en los soportes del primer pago el acta de inicio del contrato. Se evidenció que en la clausula cuarta de dicho contrato se establecio “…se reconocera al contratista un treinta por ciento (30%), sobre el total de las sumas reconocidas judicial o extrajudicialmente a favor de la E.S.E. Hospital Psiquiatrico San camilo, por concepto de retroactivo a patrono o pension a favor del jubilado,


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sin que dichos honorarios puedan ser inferiores a tres salarios minimos legales vigentes a la fecha del reconocmiento y pago…” Asi las cosas la gerencia y la juridica, deben revisar esta clausula, con el fin de hacer un adicional o aclaración al respecto” Teniendo en cuenta que el contrato de la referencia se encuentra a la fecha en ejecución, en la proxima auditoría que realice este ente de control se le hará seguimiento pues ha transcurrido cinco (5) meses y se le ha cancelado la suma de $2.122.200.

5 x

Mediante adición Nº 01 al contrato Nº 001-13, suscrito entre el Hospital y Coopvipatrol CTA, la entidad adiciono dicho contrato en plazo y valor, es decir por dos meses más y, por valor de $31.223.000, aduciendo necesidad del servicio. La administración debe evitar la práctica de suscribir contratos y durante su ejecución determinar su real alcance en tiempo y cuantía, por cuanto esto demuestra la falta de planeación al realizar los estudios técnicos para la contratación.


20

6 X

En los estudios de conveniencia y oportunidad no se estable de manera clara los requisitos mínimos habilitantes, como tampoco se especifica el perfil de los profesionales requeridos para realizar las labores a contratar. El equipo auditor evidenció un otrosí por un valor de $6.661.004, sin establecer de manera expresa los motivos por los cuales la entidad adicionó dicho contrato. Es de mencionar la importancia de los informes justificando las actividades a desarrollar por los contratistas.


21

7 X

DESVIRTUADO

23

8 x

Se evidenció que el oficio fechado noviembre 01 de 2.013, firmado por la supervisora del contrato estableció” …el almacén procedió a realizar la consulta de precios o condiciones del mercado para el contrato a realizar cuyo objeto es el servicio de mantenimiento de las tres fotocopiadora ubicadas en la entidad……”, como se puede leer este objeto del contrato no corresponde a la realidad que es la compra de materiales eléctricos, por lo tanto la supervisora del contrato debe ser cuidadosa y eficiente al utilizar el copie y pegue.


25

9 x

Se evidenció que el día 24 de diciembre de 2.013, la actual gerencia adquirió mediante contrato 1532/13, un monitor de signos vitales marca EDAN, referencia 8.5, dado que el 23 de diciembre del año 2.011, la entidad suscribió un contrato de suministro con el contratista la Muela S.A., en el cual compro un equipo con las mismas características, es decir un monitor de signos vitales el cual según quedo registrado en el Informe Definitivo vigencia 2.012, emitido por





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este ente de control, así: “…dicho equipo ha venido presentando fallas en su funcionamiento desde los primeros meses de uso. Inicialmente el equipo presentó fallas en el sensor de oxígeno (pulsioxímetro), por lo cual se presentó la necesidad de solicitar revisión técnica del mismo, logrando posterior a esto un funcionamiento adecuado, hasta hace 4 meses cuando la función de toma de la tensión arterial dejó de funcionar, solicitándose de nuevo supervisión técnica de parte de la empresa vendedora, enviando un técnico quien refirió que el daño se presentaba en una “tarjeta” y que no tenía autorización para cambio.

El 16 de agosto del presente año, el jefe de la oficina jurídica del Hospital, remitió oficio a la aseguradora Seguros del Estado, informándole el incumplimiento del contrato No 013 de 2011 suscrito con la firma La Muela SAS, en razón a que el monitor de signos vitales presenta desperfectos que impiden su utilización”. En conclusión la actual gerencia adquirido un monitor de signos vitales, con las mismas características al que fue comprado en la vigencia 2.011, pues dicho equipo presenta fallas en su funcionamiento desde los primeros meses de uso. Se evidencio que la actual gerencia compro 225 camas psiquiátricas de LUJO, con barandas de cuatro planos, tendido en lámina cold rolled, cuyo costo promedio por unidad es de $2.262.348 y 25 camas psiquiátricos de LUJO con barandas de cuatro planos, tendidos en lámina cold rolled cal 22, piecero y cabecero en tubo, cuyo costo promedio es de $2.262.348 y la compra de 250 colchones especiales para cama psiquiátrica con un valor promedio por unidad de $404.260, es decir en total el costo de la cama y el colchón por unidad asciende a $2.666.608. Es de resaltar que el termino de LUJO, de las camas psiquiátricas no se encuentra establecido en el pliego de condiciones definitivo para invitación público número 002, ni en el estudio previo de necesidad, oportunidad y conveniencia, como tampoco aparece registrado en el convenio interadministrativo número 4483 de 2.013, celebrado entre el Departamento de Santander- Secretaria de Salud Departamental y el Hospital psiquiátrico San Camilo. Según inspección ocular (ver registro fotográfico), se pudo establecer que de las 250 camas de lujo adquiridas por el hospital se encuentran aún en el almacén 66 camas sin utilizar y 24 colchones, igualmente se encuentran sin uso 29 camas de lujo igual número de colchones que se encuentran en el servicio farmacodependencia que aún no se ha puesto en marcha, en la clínica mujeres hay 31 camas sin roda chines y 4 con roda chines sin embargo dicho servicio con su mobiliario no se encuentra en uso. Además la actividad económica del … contratista según la Cámara de comercio es la venta al por menor de productos farmacéuticos y medicinales, cosméticos y artículos de tocador y como actividades secundarias el mantenimiento y reparación especializado de equipo electrónico y optimo y el comercio al por menor de computadores, equipos periféricos,




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programas de informática y equipos de telecomunicaciones, comercio al mayor de otros tipos de maquinaria y equipos, así las cosas el objeto contractual del presente contrato no se enmarca dentro de ninguna de las actividades comerciales que le permite cámara de comercio al contratista. La entidad debe tomar una decisión administrativa en la puesta en marcha y funcionamiento de los servicios, las camas y colchones adquiridos por el Hospital, de lo contrario se puede traducir en un posible lucro cesante y una gestión antieconómica; por lo tanto debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. Con connotación disciplinaria. EL ALCANCE DISCIPLINARIO SE DESVIRTUA

10 x

El expediente contractual, adolece del informe del supervisor y del acta de entrada al almacén de la entidad, es decir no existe documentos que soporten la ejecución del contrato; por lo tanto se tipifica una observación de tipo administrativo para ser incluido en el plan

de mejoramiento que presente la entidad.


29

11 X X DESVIRTUADO

29

12 x

Se evidenció que el objeto del contrato estableció que el combustible que suministra el contratista era para los vehículos que se encontraban al servicio del hospital como el campero Toyota prado OSA 726; ambulancia Chevrolet Luv Dimax placa OSB 019 y ambulancia Toyota Hilux de placa OFS 155, sin embargo mediante órdenes Nº 3571 de

febrero 27 de 2.013 y la orden Nº 337057 de Mayo 31 de 2.013, el contratista suministra combustible a la guadañadora, equipo que no se encuentra incluido en el objeto del contrato. Además algunos recibos como el Nº333261 no establece claramente el número de la placa del vehículo al cual se le prestó el servicio, y en otros como los numero 340775, 347141, 337061 no especifica qué tipo de combustible suministra. Existen tres recibos de suministro de combustible con numeración continua diligenciados con el mismo tipo de letra y tinta, para el mismo vehículo de placa 0SB 019 y diferente fecha así: 337061 de julio 5 de 2.013 337062 de julio 11 de 2.013 337063 de julio 17 de 2.013 Por lo anterior el supervisor del contrato debe ser más cuidadoso y no permitir esta clase de inconsistencias.


31

13 X

Se evidenció que el contrato Nº 533 de 2.013, fue firmado el día 16 de Abril de 2.013, y el registro presupuestal, documento que debe emitir la entidad una vez firme el contrato es decir, después del 16 de abril-13, fue expedido el día 15 de Abril de 2.013; situación que debe ser incluida en el plan de mejoramiento que


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presente la entidad. – Sentencia del 19 de agosto de 2.009, Consejero de Estado Carlos Alberto Zambrano Barrera.

14 X

El Hospital debe evitar la práctica de suscribir contratos y durante su ejecución determinar su real alcance en tiempo y cuantía, por cuanto esto demuestra la falta de planeación al realizar los estudios técnicos para la contratación, tal y como lo demuestra el valor sin ejecutar de $980.344. (Contrato 711/13). Cada contrato debe tener separadamente su expediente contractual, con el fin de ejercer un mejor seguimiento y control de cada uno, pues en este expediente contractual se encuentra archivados algunos documentos de los contratos 710 y 711 de 2.013.


35

15 x

El día 9 de julio de 2013, para la convocatoria pública, la entidad realizó los estudios y documentos previos donde en la descripción de la necesidad registraron 178 productos farmacéuticos; presentándose a la convocatoria 4 oferentes, cumpliendo un solo proponente (Unidrogas) con la totalidad de la cotización de todos los productos requeridos en los mismos. En la evaluación de las propuestas la ESE determinó que la Empresa Cohosan

cumplió con todos los requisitos, evidenciando el grupo auditor que esta última cotizó 171 medicamentos, faltando siete de ellos, sin embargo, en el contrato firmado con la ESE, solo se registran 171 medicamentos existiendo diferencias con los estudios previos en 7 medicamentos. Al respecto, la entidad manifestó que la ESE no registro los siete productos farmacéuticos en el contrato debido a que cuando se entregó la lista de los medicamentos para los estudios previos, el Vademécum Institucional (Diccionario de medicamentos y principios activos) no se encontraba actualizado, existiendo en la base de datos medicamentos y/o productos que no tenían rotación. Por lo anterior la entidad debe ser más cuidadosa con la base de datos de los productos farmacéuticos que se van a ofertar, ya que al no existir una actualización de la misma, la entidad podrá adquirir productos que no tendrían rotación, generando inventarios con productos vencidos no utilizables.


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16 x

Se evidenció que la expedición de las pólizas de cumplimiento por parte del contratista y la aprobación de las mismas por parte de la oficina jurídica de la entidad, se realizaron el día 02 de abril de 2013, es decir doce (12) días después del acta de inicio (marzo 21 de 2013), generando el riesgo de no amparar los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones contraídas mediante la ejecución del mismo.


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17 x

Según inspección ocular realizada a las instalaciones del Hospital, se evidenció que desde hace más o menos dos años se encuentran dos calderas sin uso, por lo tanto la entidad debe tomar una decisión administrativa al respecto. En cuanto a la forma de pactar el arriendo del área de nutrición del hospital este debe ser formalizado mediante un contrato de arrendamiento escrito entre las dos partes, incluyendo el valor de los servicios públicos. Se evidencia que en el mes de febrero de 2014 la unión temporal además de facturar el suministro de alimentación a pacientes hospitalizados y pacientes transitorios, facturó la suma de tres millones trecientos noventa y dos mil ($3.392.000) por concepto de: “Pago de la ESE por la demolición de la pared y viga superior, enchapes y perfiles para la ampliación de la salida de la cocina al área de despacho; demolición y enchape de pisos y paredes del área de refrigeración y alistamiento; resane y pintura de la oficina de nutrición y bodegas de almacenamiento; según de cotización de ACERO & GAS, a todo costo “. Por lo anterior, es de resaltar que todas las reparaciones realizadas a las áreas locativas del hospital, entendiéndose éste como un bien inmueble de carácter público, debe realizarlas la entidad directamente y no permitir que un tercero en calidad de contratista las realice, evadiendo así el proceso de contratación y exponiéndose a que dichas reparaciones se hagan sin existir pólizas que garanticen la calidad del servicio.


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18 X

Mediante comprobante de egreso Nº23780 de diciembre 03 de 2013 la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, canceló a la señora Martha Eugenia Cruz Jiménez la suma de $18.995.523, por cuanto el juzgado octavo administrativo en del circuito, el día 27 de septiembre de 2010 falló y declaró en primer instancia la nulidad del acto administrativo NºOG-084-08 de fecha 29 de agosto de 2008 expedida por la Entidad, mediante la cual se abstuvo de pagar indemnización originada por la mora de la cancelación de las cesantías definitivas a la señora antes mencionada, pues la entidad ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, tardó doce (12) meses para efectuar el pago total del valor adeudado por concepto de cesantías definitivas, superando ampliamente el termino concedido en el art. 2 de la Ley 244 de 1995. La Entidad presentó la apelación contra la sentencia de primer grado oponiéndose a la orden contenida en ella, sin embargo, el día 07 de febrero de 2013 el Tribunal Administrativo de Santander en Descongestión- Sala Asuntos Laborales, falla y confirma la sentencia de primer


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instancia. Por lo anterior, la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo, debe dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de agosto 03 de 2001 que estableció “Legitimación. En un plazo no superior a los seis (6) meses siguientes al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad pública, deberá ejercitar la acción de repetición la persona jurídica de derecho público directamente perjudicada con el pago de una suma de dinero como consecuencia de una condena…”, igualmente la entidad debe tener en cuenta el artículo 11 de la misma Ley “Caducidad. La acción de repetición caducará al vencimiento del plazo de dos (2) años contados a partir del día siguiente al de la fecha del pago total efectuado por la entidad pública”.

19 x

Mediante comprobante de egreso Nº22352, la entidad cancelo el día 6 de Noviembre de 2.013, la suma de $33.102.671, al Banco agrario por el fallo proferido por el Tribunal Superior con sede en el distrito de Bogotá, sala de descongestión laboral, dado que la señora ESPERANZA GOMEZ SUAREZ, demando a la entidad, por cuanto efectivamente fue nombrada como supernumeraria mediante diversos actos administrativos para prestar los servicios de operaria de servicios generales, olvidando en forma flagrante la entidad que las vinculaciones de trabajadores como supernumerarios se hace exclusiva para los empleados administrativos y no para trabajadores oficiales, la vinculación de supernumerarios se hace por un periodo transitorio, para cubrir bien sea licencias, vacaciones etc, en cambio la Sra. Gómez, presto sus servicios en forma ininterrumpida como supernumeraria, desde el año 1.996 hasta el año 2.000, es decir por cuatro años, luego entonces su labor no era transitorio y por el contrario, el mantenimiento y aseo son labores diarias y permanentes no ocasionales, luego entonces, durante el periodo en que la mencionada señora estuvo vinculada como supernumeraria, se disfrazó la relación laboral, bajo esta figura, desnaturalizando en forma flagrante el vínculo de trabajo con la accionante, durante dicho periodo de tiempo suscribió diferentes contratos de trabajo y de prestación de servicios, pero adicional a ello fue nombrada como supernumeraria mediante diversos actos administrativos, para desempeñar el cargo de auxiliar de servicios generales. Existieron cuatro contratos de trabajo desde el 1 de septiembre de 1.996 hasta marzo 30 de 2.008. El contrato de prestación de servicios puede ser desvirtuado cuando se


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demuestre la subordinación o dependencia respecto del empleado, evento en el cual es aplicable el principio constitucional de la primacía de la realidad (artículo 53 constitucional); la actora en ejercicio de sus funciones recibía órdenes de sus superiores, cumplía un horario y tenía la condición de trabajadora oficial, por lo tanto no era posible disfrazar la existencia del vínculo laboral, utilizando vinculaciones como supernumeraria, a través de cooperativas, empresas temporales ordenes de prestación de servicios. Así las cosas la entidad debe, debe dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de agosto 03 de y el artículo 11 de la misma Ley.

Rendición y revisión de Cuenta

20 X DESVIRTUADO . 44

Plan de Mejoramiento

21 x

La ESE Hospital San Camilo, suscribió plan de mejoramiento con la Contraloría General de Santander, para subsanar los hallazgos administrativos, producto de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial vigencia 2.013, al verificar el cumplimiento de avance al Plan de Mejoramiento suscrito, se evidencio que la entidad a la fecha ha cumplido con el 42% , dado que diez metas aún tienen plazo de cumplimiento, sin embargo no ha logrado cumplir con el 100% de metas importantes y prioritarias como: Elaborar el manual del supervisor; Instalar y poner en marcha los equipos adquiridos con el fin de comprobar su correcto funcionamiento evitando daños fiscales a la entidad; Efectividad del sistema S.A.H.I, de la entidad; Deficiencias en el sistema de Control interno de la entidad.


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Control Fiscal Interno

22 x

De conformidad con lo anterior y teniendo en cuenta que en la auditoría practicada a la vigencia 2012, se dejó una observación administrativa, relacionada con la eficiencia y eficacia del sistema de control interno cuyo plazo de ejecución es julio de 2014; este ente de control advierte a la ESE que en el menor tiempo posible debe implementar los correctivos pertinentes y evaluar la efectividad de los mismos a fin de lograr un sistema de control interno operativo, que contribuya a la protección de los recursos y a la eficiencia en las operaciones.

LIPSAMIA RENDON CROSS. Gerente

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Tecnología de Información y Telecomunicaciones.TICS

23 x

Actualmente la ESE Hospital San Camilo cuenta con un sistema integrado de administración intrahospitalario denominado SAHI, sin embargo la entidad, necesita desarrollar un software, que le permita generar salidas al sistema con unos informas estructurados, con el fin de minimizar el riesgo de digitar manualmente la información. El sistema SAHI, no es


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operativo y el S.I.C.S., no determina costos unitarios, por lo tanto la entidad debe contar con un sistema funcional que integre todas las aéreas.

Cumplimiento Programas Planes y proyectos

24 X

Al revisar la página WEB, del Hospital Psiquiátrico San Camilo, no se encuentra publicado el Plan de Acción vigencia 2.013, lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2.011 que establece: Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la

vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior. Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación.


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25 x

Se evidencio que a 31 de Diciembre de 2.013, la entidad no cumplió con la puesta en marcha de actividades importantes como lograr la aprobación de las tablas de retención documental por parte del archivo de la Gobernación de Santander y la socialización de normas archivísticas al interior de la entidad. Lo anterior con el fin de la ESE San Camilo de cumplimiento a lo establecido en el Artículo 24 de la Ley 594 de 2.000. “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002”.


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Gestión Presupuestal

26 X

Las disposiciones generales tienen por objeto facilitar y aclarar la ejecución a través de la definición de los diferentes rubros contenidos en el presupuesto, además señala las medidas para su ejecución; el no cumplimiento de esta obligación que impone la normatividad presupuestal, además de limitar el seguimiento a la correcta ejecución de los recursos, puede derivar el riesgo de que se afecten apropiaciones que no corresponden con el objeto del gasto; Por las anteriores consideraciones, se configura una observación administrativa, ya que es deber de la ESE adoptar los correctivos pertinentes, a fin de dar cabal cumplimiento a los preceptos legales.


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27 X

Una vez revisados los actos administrativos mediante los cuales fue objeto de modificaciones el presupuesto por medio de adiciones, se puede observar que en el Acuerdo 012 de 2013, a través del cual se adiciona el convenio interadministrativo de prestación de servicios de salud No. 2112/13 suscrito con la secretaria de salud de Santander cuyo objeto es “Prestación de servicios de salud con la red pública para asistencia a la población pobre en lo no cubierto con subsidio a la demanda-medio nivel de complejidad”, no se dio cumplimiento a lo establecido en el mismo en relación a la ejecución de actividades relacionadas con el alcance, las cuales son específicas y no incluyen la dotación de muebles y equipos médicos, ni software; sin embargo la ESE en la distribución del gastos apropia recursos para tal fin, contando con el concepto favorable de la Oficina de calidad y control de la secretaria de salud; por lo anterior se configura una observación administrativa en razón a que se existe el riesgo de que se dé una destinación diferente a los recursos destinados a la prestación de servicios de salud, por lo que se deben adoptar los correctivos a que hay lugar


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28 x

Se evidencia que en el mes de septiembre se suscribió el contrato No. 866 de 2013, con la firma Unión Temporal MCD-Alimentos, cuyo objeto es “realizar el suministro de alimentación a pacientes hospitalarios y pacientes transitorios en la ESE Hospital Psiquiátrico San Camilo” en el cual se estableció en la cláusula segunda OBLIGACIONES y DERECHOS DEL CONTRATISTA, Numeral 14. El contratista pagará al Hospital la suma de $4.500.000 por concepto de arrendamiento de las instalaciones donde se prestará el servicio; aunado a ello establece pago de servicios públicos; sin embargo no se evidencian en el presupuesto ingresos por estos concepto; en virtud de lo anterior, se configura una observación administrativa, a fin de que la ESE adopte los correctivos necesarios a fin de que refleje en el presupuesto los ingresos percibidos por todo concepto.


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29 X

Corresponde a la estimación de saldos en caja y bancos al cierre de la vigencia fiscal en curso, excluyendo los dineros recaudados que pertenecen a terceros, los cuales no tienen efecto presupuestal; sin embargo, de acuerdo al seguimiento realizado a este rubro, se evidencia que en el reconocimiento de la disponibilidad no se excluyen los recaudos a favor de terceros los cuales asciende a $24.008.691, sobreestimando en este valor la el rubro; en consecuencia se configura una observación administrativa para que la ESE implemente las acciones correctivas que le permitan reflejar cifras

reales.


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30 X

Se evidencia que en la etapa de programación presupuestal no se incluyó las apropiaciones necesarias para garantizar el pago de las demandas que cursaban en contra de la ESE, ya que en el presupuesto inicial tan sólo se programó $20.000.000, cuando las pretensiones en cuantía determinada ascienden a $2.168.525.360; recurriendo a modificaciones presupuestales para atender los pagos con ocasión a fallos en contra de la entidad, situación que refleja deficiencias en la planeación financiera, que pueden incidir negativamente en el cumplimiento del plan de acción de la vigencia, ya que bien podrían desfinanciarse planes y proyectos para dar cumplimiento a estos fallos, o bien incurrir en el pago de intereses por no contar con recursos suficientes para atender el pago oportuno de sentencias y conciliaciones; en virtud de lo anterior, se configura una observación administrativa a fin de que la ESE implemente las acciones correctivas a que haya lugar a fin de evitar la configuración de otro tipo de responsabilidad.


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31 x

La disponibilidad final corresponde a la diferencia existente entre el presupuesto de ingresos y el presupuesto de gastos. De acuerdo a los conceptos que fueron definidos en el libro titulado “Aspectos Generales del proceso Presupuestal Colombiano”, publicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, La disponibilidad final es un resultado obtenido de restar a la suma de la disponibilidad inicial y del valor total de los ingresos de la vigencia el valor total de los gastos de la misma. No constituye una apropiación para atender gastos y refleja solamente un excedente de recursos.” En este sentido, resulta

improcedente hacer traslados del rubro disponibilidad final para atender gastos de funcionamiento; como en como en efecto se dio en la vigencia 2013, mediante Acuerdo 005 de 2013; por lo anterior, se configura una observación administrativa


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con el fin de que la ESE implemente los correctivos a que haya lugar a fin de dar cumplimiento a las disposiciones que rigen en materia presupuestal.

32 X

Se evidencia que en la vigencia 2013, la ESE suscribió un número representativo de contratos en los cuales previó que los bienes y/o servicios contratados se iban a recibir después del cierre de la vigencia en curso sin recurrir al mecanismo de vigencias futuras; por el plazo de ejecución, ameritaban la aprobación del Confis por tratarse de compromisos que afectaban vigencias futuras, tal como lo exige el artículo 11 del Decreto 115 de 1996 que indica “El Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, o quien éste delegue, previo concepto técnico-económico del Ministerio respectivo, podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso. El Confis, en casos excepcionales para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, así como para las garantías a las concesiones, podrá autorizar que se asuman obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización…” En concordancia, la Ley 819 de 2003 en el artículo 12. Si bien la entidad manifiesta haber omitido este trámite soportado en un concepto jurídico; en el proceso auditor no lo allegó. Frente a lo anterior, se configura una observación administrativa; ya que es claro que la ESE debe revisar sus procedimientos y ajustarlos de conformidad con las disposiciones legales a fin de evitar la configuración de otro tipo de responsabilidades.


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33 x

Se evidencia que se incorporaron al presupuesto cuentas por pagar inferiores en $1.520.097, valor justificado en los descuentos antes de pago; no obstante para efectos de control se deben reconocer por el valor total. Así mismo se observa, que éstas no se ejecutan y pagan en la siguiente anualidad, como lo establecen las disposiciones legales que rigen en la materia; por lo cual se constituye una observación con alcance administrativo, para que la ESE implemente las acciones correctivas que conlleven al cumplimiento normativo a cabalidad.


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Otros Aspectos

34 X

Si bien es cierto que la ESE ha disminuido considerablemente el porcentaje de glosas, debe formular acciones correctivas tendientes a disminuir las causas que originan los valores glosados, ya que estas generan una disminución en los ingresos de la ESE, que puede conllevar a la


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configuración de responsabilidades; así mismo debe adoptar formalmente el manual único de glosas, devoluciones y respuesta, en cumplimiento a las disposiciones legales y en aras de obtener mejores resultados por la aplicación de los lineamientos en él establecidos. Lo anterior, conduce a la configuración de una observación administrativa.

35 X

De acuerdo al estado de cartera los logros obtenidos en las actuaciones tendientes a la recuperación de la misma no son significativos, si se tiene en cuenta que la tendencia de la cartera es creciente, y que además hay un porcentaje importante en cartera que supera los 180 días, edades que representan riesgo de pérdida y prescripción; resultados que exigen que la ESE a través de los responsables de este proceso, en aplicación al principio de eficiencia actúe con diligencia en la protección de los recursos del estado; en razón a ello, la gestión a desarrollar debe conducir a maximizar resultados y evitar que se afecte la calidad, continuidad e integralidad en la atención de servicios de salud, por la falta de flujo de efectivo para adquirir y/o apalancar compromisos para el normal funcionamiento de la entidad. Por lo anterior se configura una observación administrativa para que la administración, implemente las respectivas acciones de mejora, que conlleven a la recuperación pronta y efectiva de los valores facturados por servicios de salud.


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36 X

En el proceso auditor se evidenció que la ESE no cumplió con las reuniones mensuales de la junta directiva; las actas no son llevadas en libro de actas y no contienen a detalle el informe de los temas de interés tratados; así mismo no todas las actas se encuentran debidamente aprobadas y firmadas por los que en ellas intervinieron. Adicionalmente se genera incertidumbre frente a los Acuerdos aprobados, toda vez que no se guarda un consecutivo ya que del Acuerdo 5 se pasa al Acuerdo 9 y del 12 al 14; situaciones que deben ser subsanadas a través de la formulación y ejecución de acciones correctivas, en razón a ello se deriva una observación administrativa.


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A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO P= HALLAZGO PENAL D= HALLAZGO DISCIPLINARIO S= HALLAZGO SANCIONATORIO

F= HALLAZGO FISCAL

6. CUADRO NUMERICOS DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGOS CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 32

DISCIPLINARIOS 0




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FISCAL 0

PENAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTAL 32

7. CONCEPTO POR LINEA AUDITADA

La Contraloría General de Santander, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267, 268, 272 de la Constitución Política, y de conformidad al Plan General de Auditoria 2014, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral- Modalidad Especial a la ESE HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN CAMILO, a la vigencia 2013, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría General de Santander. La responsabilidad de este Ente de Control, consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del sistema de control interno. El informe contiene aspectos administrativos, presupuestales y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, serán corregidos por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización y por consiguiente a la eficiente y efectiva prestación de servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamentales Colombianas, compatibles con las de General Aceptación, así como con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General de Santander; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los estados contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno.

Concepto sobre Gestión y Resultados

Las observaciones que sustentan el concepto de gestión y la calificación del

sistema de control interno, se fundamenta en observaciones que han sido reiterativas del ente de control, relacionados con la falta de controles, debilidades




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en la implementación del autocontrol en las dependencias, descoordinación entre las diferentes áreas, falta de retroalimentación en los procesos y actualización de los mismos, e información no confiable por las inconsistencias en los reportes, desactualización del Sistema de Información y el desorden del archivo documental; por ende amerita que se dé un manejo más eficiente a los riesgos detectados, a fin de lograr un sistema de control interno operativo, que contribuya a la protección de los recursos y a la eficiencia en las operaciones. En relación al componente Gestión Contractual, al revisar la muestra de los contratos seleccionados aleatoriamente, se verificó que cumplieran con lo señalado en la Constitución, la Ley, teniendo en cuenta las características propias contractuales en cada uno de ellos, presentándose falencias contractuales las cuales se plasmaron dentro de este informe, que ocasionaron observaciones administrativas, por lo tanto éstas deben ser incluidas en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con el fin de ser corregidas. Respecto del plan de mejoramiento, evaluado y tabulado el cumplimiento al mismo, para la vigencia 2013, se observa que se detectaron veintiún (21) hallazgos, de los cuales once (11) hallazgos tenían fecha de terminación a 31 de Marzo de 2.014, de los cuales la entidad no ha logrado cumplir el 100%. La ESE Hospital San Camilo, suscribió plan de mejoramiento con la Contraloría General de Santander, para subsanar los hallazgos administrativos, al verificar el cumplimiento de avance al Plan de Mejoramiento suscrito, se evidencio que la entidad a la fecha ha cumplido con el 42% , dado que diez metas aún tienen plazo de cumplimiento hasta Julio 31 de 2.014. En cuanto a la evaluación a Presupuesto, se presentan deficiencias en la programación y planeación, debido a la baja ejecución presupuestal que afecta el cumplimiento de las metas y el impacto de los mismos. Así mismo se evidencia que las ESE suscribió un número representativo de contratos en los cuales previó que los bienes y/o servicios contratados se iban a recibir después del cierre de la vigencia en curso sin recurrir al mecanismo de vigencias futuras; por el plazo de ejecución, ameritaban la aprobación del Confis por tratarse de compromisos que afectaban vigencias futuras, tal como lo exige el artículo 11 del Decreto 115 de 1996.

En relación a la línea ambiental, a diciembre 31 de 2.013, la E.S.E. San Camilo cumplió con la gestión integral de residuos en cuanto al manejo de desechos hospitalarios programas de prevención de contaminación ambiental y programas de capacitación; sin embargo está pendiente la realización de simulacros de rotura de termómetros de mercurio, el cual se debe llevar a cabo junto con otros simulacros con el acompañamiento de la ARL. Respecto de las TICS, actualmente la ESE Hospital San Camilo cuenta con un sistema integrado de administración intrahospitalario denominado SAHI, sin embargo la entidad, necesita desarrollar un software, que le permita generar salidas al sistema con unos informas estructurados, con el fin de minimizar el riesgo de digitar manualmente la información.




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Plan de Acción: En la página WEB, del Hospital Psiquiátrico San Camilo, no figura publicado el Plan de Acción vigencia 2.013, lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2.011.

En relación a los procesos de facturación, cartera y glosas, la entidad debe implementar y /o actualizar los manuales respectivos para garantizar la correcta facturación y cobro de los servicios ofrecidos a los usuarios; regular el manejo de las objeciones y/o glosas y facilitar el tramite a surtir en el recaudo de las obligaciones a su favor. Así mismo se debe centrar sus esfuerzos en la generación de resultados que impacten positivamente en la gestión. La Contraloría General de Santander, como resultado de la auditoría adelantada conceptúa que la gestión y resultados, correspondiente a la vigencia 2013 es FAVORABLE CON OBSERVACIONES, con base en las conclusiones y observaciones relacionadas en el presente informe. Consolidación de Hallazgos

En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el cuadro numérico de Hallazgos, se establecieron 32 Hallazgos Administrativos. Concepto sobre Fenecimiento En cumplimiento de las Resoluciones N° 000294 de abril de 2009, 00617 de 2010 y 0042 de 2010, de la Contraloría General de Santander y con base en las conclusiones emitidas en el dictamen de auditoría en cada uno de los procesos auditados por la Contraloría General de Santander, la cuenta rendida por la ESE. HOSPITAL PSQUIATRICO SAN CAMILO correspondiente a la vigencia 2013, se FENECE. Plan de Mejoramiento A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, documento que debe ser entregado a la Contraloría General de Santander dentro de los quince días hábiles siguientes al recibo del presente informe. El Plan de Mejoramiento deberá presentarse a través del formato único establecido por la Contraloría General de Santander.




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CONTINÚA INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL. VIGENCIA FISCAL 2013. PAG 106 DE 106.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) YANNETH JAIMES HERNANDEZ LUZ MARINA RUEDA DELGADO Coordinadora de Auditoria Profesional Especializada

(ORIGINAL FIRMADO)

MYRIAM BELTRAN BECERRA

Profesional Especializada

(ORIGINAL FIRMADO)

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL Auditora Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

Date post:	24-Mar-2020
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NODO CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS INFORME...

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