NODO GUANENTÁ INFORME DEFINITIVO DE...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO GUANENTÁ

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000009 21 Enero 2014 )

ESP DE VALLE DE SAN JOSE ESVALLE SA ESP

NELSON ARIAS MEDINA GERENTE VIGENCIA 2012

DORIS JAZMIN PINZON CARDENAS EX GERENTE VIGENCIA 2011

VIGENCIAS 2.011 -2012




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Sub-Contralora Delegada para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

GRACIELA SEPULVEDA TORRES Administradora de Empresas

Auditor Fiscal

ORIANA NICOLLE GUAMAN DUARTE Coordinadora de la Auditoria

Abogada

BEATRIZ MANTILLA JAIMES Contadora

TABLA DE CONTENIDO




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1 INTRODUCCION 4

2 ANTECEDENTES 5

3 ALCANCE 8

4 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 9

4.1 LINEA FINANCIERA 9

4.1.1 DICTAMEN U OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS 20

4.2 LINEA PRESUPUESTAL 21

4.3 LINEA CONTRACTUAL 26

4.3.1 VIGENCIA 2011 26

4.3.2 VIGENCIA 2012 46

4.4 SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS 57

4.5 LINEA AMBIENTAL 58

5 DICTAMEN U OPINION- LINEA CONTRACTUAL 62

6 PRONUNCIAMIENTO 63

7 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 63




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1. INTRODUCCION

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoría vigencia 2013, practicó Auditoría Modalidad Regular a la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLESAESP”, por el período 2011 y 2012. Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la Entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz.

Los objetivos primordiales de esta auditoría son los siguientes:

o Evaluar las operaciones presupuestales que registran efectuando un análisis presupuestal de la vigencia que demuestre los niveles de ejecución de los ingresos y de egresos; al igual que las modificaciones, adiciones y reducciones que se hayan realizado.

o Verificar las glosas que tiene la entidad a diciembre 31 de 2011 y 2012 y comprobar la gestión adelantada para su respectiva recuperación.

o Evaluar el proceso de contratación administrativa, verificando el cumplimiento de lo señalado en el manual de contratación de la Entidad y La Ley 100 de 1993 y demás normas reglamentarias. Comprobar de manera selectiva la legalidad y cumplimiento en el proceso de contratación.

o Analizar las quejas que existan radicadas en la Contraloría General de Santander y llevar a cabo su trámite correspondiente.

o Realizar la evaluación al Plan de Mejoramiento suscrito por la entidad como resultado de la revisión de la cuenta o de auditorías realizadas .

Para el desarrollo de la misma, se contó con un equipo interdisciplinario de profesionales, la colaboración de los funcionarios de la entidad y la información por ellos suministrada y se aplicaron los procedimientos y las técnicas a través de pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación de hechos y verificación de la legalidad de los actos administrativos expedidos por la entidad. Este Informe contiene los resultados obtenidos en desarrollo de la Auditoría Gubernamental practicada por la Contraloría General de Santander a la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLE ESP, sobre la gestión de la administración de la entidad en las vigencias 2011 y 2012, desde las diferentes áreas auditadas.

La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo del ente municipal y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos, lo cual redunda en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.




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2. ANTECEDENTES La empresa de servicios públicos de Valle de San José “ESVALLE SA”, fue creada el día 24 de agosto de 2010, por lo tanto se informa no se le habían efectuado auditorias anteriores por parte de la Contraloría General de Santander, por ello el equipo auditor procederá a realizar una descripción detallada de su creación:

CONSTITUCION EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL VALLE DE SAN JOSE “ESVALLE S.A.– E.S.P.”

Creada el 24 de Agosto de 2010 En el municipio del Valle, Departamento de Santander, por las siguientes personas: JOSE VICENTE PORRAS BUENAHORA, mayor de edad, identificado con Cedula de Ciudadanía No. 88.153.729, en calidad de Alcalde del Municipio del Valle de San José (Santander) , la Doctora OLGA LETICIA MEDINA REMOLINA, mayor de edad, identificada con la Cedula de Ciudadanía No. 63.488.380 expedida en Bucaramanga, en su calidad de Gerente y/o Representante Legal de LA ESE HOSPITAL SAN JOSE, se constituyó una sociedad por acciones: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL VALLE DE SAN JOSÉ S.A.-E.S.P. “ESVALLE S.A.- E.S.P.”, como empresa de servicios públicos oficial del orden municipal, encargada de la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y de sus actividades complementarias, de conformidad con el artículo 20 de la Ley 142 de 1994 y el artículo 110 del código de comercio.

REGISTRO ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS ESVALLE SA ESP, se encuentra registrada como ente prestador de servicios públicos domiciliarios desde el día 23 de Noviembre de 2010 MATRICULA EN CÁMARA DE COMERCIO: 27 de Agosto de 2010 NATURALEZA JURIDICA: La EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL VALLE DE SAN JOSE S.A.-E.S.P. “ESVALLE S.A.- E.S.P.”, es una sociedad comercial, constituida como una empresa de servicios públicos de carácter oficial del orden municipal, sometida al régimen jurídico de las empresas de Servicios Públicos Domiciliarios conforme a las disposiciones del régimen jurídico especial contenido en los artículos 14.5, 17, 19 y 20 de la Ley 142 de 1994. La sociedad tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal. OBJETO DE LA SOCIEDAD. La sociedad tendrá por objeto principal la prestación y/o operación y/o distribución y/o generación y/o comercialización en todo el territorio nacional incluyendo el municipio del Valle de San José, de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado, Aseo, tratamiento y aprovechamiento de basuras, energía eléctrica, gas y sus actividades complementarias o conexas, propias de todos y cada uno de los servicios que se indican en su objeto social y en los términos de la Ley 142 de 1994 y las normas que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen. En desarrollo de su objeto principal la sociedad podrá realizar las siguientes actividades:




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a).- Operar y mantener los distintos componentes del Municipio de Valle de San José instalaciones y equipos que conforman los sistemas de acueducto, alcantarillado, aseo y sus actividades complementarias para el suministro de agua potable, evacuación de aguas residuales y desechos sólidos en los términos de calidad, continuidad y cobertura que señalen las normas. b).- Realización de Asesoría, Consultoría (en cualquiera de sus modalidades), Obras, Intermediación, Importación, Exportación, Comercialización y venta de toda clase de bienes o servicios, recaudo, facturación, toma de lecturas, reparto de facturas, construcción de infraestructura, prestación de toda clase de servicios técnicos, de administración, operación o mantenimiento de cualquier bien; siempre que tenga relación directa con la prestación de servicios públicos. c).- Promover con otras instancias del Estado el desarrollo de Proyectos de costo mínimo, preferiblemente con la participación de la comunidad y en las condiciones más favorables desde el punto de vista técnico, económico, financiero e institucional. d).- Lograr que las obras se efectúen en las mejores condiciones de calidad, funcionamiento, plazo y costo promoviendo con la comunidad el buen uso de los sistemas y el racional consumo del agua. e).- Garantizar un suministro de agua, apta para el consumo humano dentro de los parámetros que señalan las normas en cuanto a las características fisicoquímicas y microbiológicas. f).- Generar información en cuanto a cantidad, calidad acerca del funcionamiento y suficiencia de los sistemas para atender las necesidades de la comunidad. g).- Progresivamente buscar la financiación e incorporación de tecnologías que permitan tratar las aguas residuales antes de vertirlas a la disposición final. h).- Promover la defensa y protección de las fuentes y cuencas hidrográficas a través de la Empresa en la educación y motivación a los usuarios. i).- Gestionar ante las entidades territoriales la transferencia de recursos que corresponden a la prestación del servicio de agua potable, saneamiento básico y desechos sólidos contemplados en la ley 1176 de 2007, fondo de rentabilidad y solidaridad, fondos de cofinanciación y demás aportes (Departamentales y Nacionales) para invertirlos en la ampliación, optimización y extinción de los sistemas para el mejoramiento de las coberturas y continuidad de los servicios públicos que permitan mejorar la calidad de vida de la comunidad. j).- Tramitar recursos financieros (créditos) para la ejecución de obras y adquisición de equipo que permitan satisfacer las necesidades y velar porque los recursos se apliquen eficientemente. k).- Adoptar y aplicar las políticas y reglamentos que establezcan las autoridades de regulación y control de Agua potable y saneamiento básico.




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l).- Motivar, educar y comprometer a los usuarios en la administración y fiscalización de la prestación de los servicios. m).- Promover campañas de reforestación de las cuencas y micro cuencas que abastecen las fuentes de agua para el acueducto y darles un manejo adecuado a los recursos. n).- Firmar contratos y convenios de toda clase, con entidades territoriales, públicas y privadas para realizar obras e inversiones en los sectores de agua potable y saneamiento básico, Saneamiento ambiental, conservación del medio ambiente y de los recursos naturales renovables. ñ).- Para el eficaz desarrollo de los objetos fijados la empresa podrá adquirir, gravar y enajenar bienes muebles e inmuebles y celebrar los actos jurídicos necesarios y en general celebrar todo acto o contrato que se requiera para el cumplimiento de sus actividades y mejoramiento continuo de los servicios públicos domiciliarios actuales y los que llegare a prestar conforme lo autorice la Junta Directiva. o).- Ser la entidad administradora del sistema de acueducto y saneamiento básico y establecer las tarifas y contribuciones que los suscriptores o usuarios deben pagar por el uso racional del servicio conforme a las metodologías y reglamentos expedidos por las autoridades de regulación y control. p).- Determinar y desarrollar las políticas, planes y programas de servicios de acueducto y alcantarillado y saneamiento básico. PARTICIPACION ACCIONARIA. Se definió mediante resolución No 234 por medio de la cual se crea y se define la participación accionaria de ESVALLE SA ESP. CAPITAL AUTORIZADO El capital social autorizado es de: DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($200.000.000), representados en los recursos dispuestos por parte del Municipio de Valle de San José, representado en: Cien Mil (100.000) acciones, de un valor nominal de Dos Mil Pesos ($2.000) cada acción. CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO: El capital Suscrito y Pagado de la Sociedad es de $200.000.000 moneda corriente, representados en acciones, las cuales se encuentran distribuidas entre los socios en la siguiente manera: SOCIOS ACCIONES

SUSCRITAS VALOR NOMINAL VALOR SUSCRITO PARTICIPACION

(%)

MUNICIPIO DE VALLE DE SAN

JOSÉ

98.000 2.000 $196.000.000,oo 98%

E.S.E HOSPITAL SAN JOSÉ

2.000 2.000 $4.000.000,oo 2%

ORGANIZACIÓN DE LA SOCIEDAD:




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La dirección, administración, fiscalización y organización de la sociedad serán ejercidas dentro de su propia competencia por los siguientes órganos principales: 1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS 2. JUNTA DIRECTIVA 3. GERENTE GENERAL 4. REVISOR FISCAL GERENTE Y REPRESENTACIÓN LEGAL: tiene a su cargo la administración y gestión de los negocios sociales con sujeción a la ley, a estos estatutos, a los reglamentos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. El Gerente será nombrado por el alcalde y tendrá el carácter de empleado público de libre nombramiento y remoción. REVISOR FISCAL: El Revisor Fiscal debe ser Contador Público titulado y es nombrado por la Asamblea General de Accionistas para un periodo de un (1) año, por mayoría absoluta de la Asamblea y podrá ser reelegido indefinidamente.

3. ALCANCE

El proceso auditor se orientó al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos, y el cumplimiento de las actividades misionales para las cuales fue creada, tomando como base los informes y formatos anexos correspondientes a la vigencia 2011 y 2012, presentados a esta Contraloría mediante el Sistema Integrado de Auditorías SIA.

Tanto la información reportada en el SIA como la complementaria, aportada en medio físico o electrónico en cualquiera de las etapas del proceso auditor o la registrada en otros sistemas de información estatales, es responsabilidad de la Administración de la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLE SA ESP. Para el pronunciamiento de la vigencia analizada, se examinaron los siguientes procesos:

Evaluación y Análisis Financiero. Se analizó y verificó la oportunidad y veracidad en el registro de los diferentes hechos económicos, así como el cumplimiento de la normatividad aplicable.

Evaluación y Análisis Presupuestal. Se verificaron los actos administrativos de adiciones, reducciones y modificaciones al presupuesto, como también los recaudos por diferentes conceptos y su correspondiente ejecución, en el período 2011 y 2012.

Evaluación y Análisis a la Contratación.

Seguimiento a quejas y denuncias

Evaluación a la línea ambiental El informe contiene observaciones administrativas, financieras y legales que una vez comunicadas por el equipo de auditoría, deberán ser corregidos por la entidad. 4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA




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4.1 LINEA DE AUDITORIA AREA FINANCIERA La auditoría se orientó en el análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DEL VALLE DE SAN JOSE S.A.-E.S.P. , en los procesos contables y en el cumplimiento de las normas legales y metas establecidas dentro de los términos de eficiencia oportunidad y calidad. Los registros contables se procesan a través del software financiero y contable GD, los cuales una vez evaluados se puede observar la generación de reportes que son consolidados en el paquete de contabilidad, presupuesto y facturación. En la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DEL VALLE DE SAN JOSE S.A.-E.S.P., la fuente de información refleja los estados financieros de la entidad, soportados por libros auxiliares, registros contables y presupuestales, informes de tesorería que incluye las conciliaciones bancarias, que en su totalidad son aplicados por el marco conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas por la Contaduría General de la Nación. El Balance Comparativo de la vigencia 2010 a 2012 de la Entidad está conformado de la siguiente manera:

VIGENCIA 2010 En el trabajo de campo se evidenció que el software GD, presenta inconsistencias al generar el Balance General 2010, el cual al compararlo con el Balance generado por el sistema GD de la vigencia 2011, se observó que los saldos que arrastra no corresponde a los inicialmente generados al cierre de la vigencia 2010; también se evidencia que no existen estados financieros firmados en físico por el anterior gerente y revisor fiscal para extractar el valor real para auditar. Por lo anterior para realizar esta auditoría se solicitaron los saldos iniciales sobre la vigencia 2011 impresos por el programa GD contra los saldos presentados en la declaración de renta de esta vigencia 2010 presentada el 13 de abril de 2011 ante la DIAN, observándose las siguientes irregularidades:

RUBRO Saldo balance dici. 31 de 2010 Saldo Declaración DIFERENCIA

0 100000000 200000000 300000000

AÑO ACTIVOS

PASIVOS

PATRIMONIO

Series1 2012 216.966.3 60.541.85 156.424.4

Series2 2011 230.928.2 25.293.38 205.634.8

Series3 2010 209.963.5 7.313.934 202.649.5

CIF

RA

S EN

PES

OS

ESP VALLE DE SAN JOSE BALANCE GENERAL

COMPARATIVO 2010-2012




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EFECTIVO 3,114,172

3,256,000

(141,828)

DEUDORES 18,849,331

18,746,000

103,331

ACTIVOS FIJOS 188,000,000

188,000,000

-

PASIVOS 7,313,934

8,129,000

(815,066)

PATRIMONIO 202,649,569

201,873,000

776,569

UTILIDAD EJERCICIO

2,649,569

1,874,000

775,569

INGRESOS 78,876,000

GASTOS 77,002,000

Estas diferencias que se observaron no se encuentran claras, debido a que no hay anexos a la declaración de renta presentada en la vigencia 2010. En lo concerniente a Propiedad, Planta y Equipo, se evidencia la no existencia de los mismos legalmente a nombre de ESVALLE SA ESP., ya que al momento de la creación de la empresa estos valores corresponden al capital en especie por parte de la Alcaldía Municipal del Valle de San José quien aporto la suma de $188.0000.000; cuya composición es la siguiente:

CUENTA VALOR

TERRENOS $ 10,041,650

PLANTAS,DUCTOS Y TUNES $ 142,379,869

REDES LINEAS Y CABLES $ 1,965,768

MAQUINARIA Y EQUIPO $ 4,646,713

EQUIPO COMPUTACION- $ 966,000

EQUIPO TRANSPORTE $ 28,000,000

TOTAL 188,000,000

Reflejado lo anterior se observa mediante documentos alusivos a la constitución, no existe un inventario que justifique los valores mencionados. VIGENCIA 2011 Analizando el Balance General a diciembre 31 de 2011, reportado en el software GD, se evidenciaron las siguientes diferencias, las cuales se pudieron constatar, ya que se encontró anexo a la declaración de renta el respectivo Balance General y Estado de Actividad firmado por la representante y la contadora, presentada ante la DIAN, de la vigencia 2011, como se relaciona a continuación:

CUENTA Saldo GD balance dicr. 31 de 2011 saldo Declaración DIFERENCIA




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EFECTIVO 10,116,596 10,117,000 (404)

DEUDORES 35,833,415 35,833,000 415

ACTIVOS FIJOS 184,978,239 184,978,000 239

PASIVOS 25,293,382 23,405,000 1,888,382

PATRIMONIO 202.649.569 207,523,000 (4.873.431)

UTILIDAD EJERCICIO 2,985,298 3,170,000 (184,702)

INGRESOS 1,281.352.360 1,281,353,000 -640

GASTOS 1,278,367,062 1,278,183,000 184,062

VIGENCIA 2012

CUENTA Saldo GD balance dic. 31 de 2012 saldo Declaración DIFERENCIA

EFECTIVO 11.319.650 11.320.000 (350)

DEUDORES 43.382.234 43.382.000 (234)

ACTIVOS FIJOS 174.270.287 174.272.000 (1.713)

PASIVOS 59.946.886 59.948.000 (1.114)

PATRIMONIO 207.523.379 169.026.000 38.497.379

/ PERDIDA EJERCICIO 38.498.095 33.659.000 4.839.095

INGRESOS 574.672.473 574.049.000 623.473

GASTOS 613.170.568 607.708.000 5.462.568

OBSERVACIÓN No. 1: ESTADOS FINANCIEROS Inconsistencia en las cifras reflejadas en algunas cuentas que conforman el Balance General y el Estado de Actividad Financiera a 31 de diciembre de 2010,2011 y 2012. Los Estados Financieros presentados por la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE VALLE SAN JOSE SA ESP ,a diciembre 31 del 2010, 2011 y 2012, no son razonables, debido a que presentan inconsistencias en las cifras, que conforman las cuentas del Balance General y Estado de Actividad Financiera Económica y Social, que se evidenciaron al tomar el Balance de Prueba, declaración de renta y justificar cada una de las cifras, por el responsable del área contable, seleccionándose las que no fueron suficientemente explicadas, como lo determina en los cuadros anteriores.




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Por lo anterior se deben efectuar los ajustes necesarios y suficientes, para dar cumplimiento al Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación, observando las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan, con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz, por lo anterior se da a la presente observación un alcance administrativo, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento, resultante del proceso auditor adelantado. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA Gerente REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Frente a este hallazgo la entidad no allegó respuesta de contradicción. CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. BALANCE COMPARATIVO A 31 DE DICIEMBRE DE 2012 Y 2011

VARIACION

2,012 2,011 ABOSULTA %

ACTIVO

DISPONIBLE 11,286,126 10,116,596 1,169,530 12%

CAJA 0 - 0 0%

BANCOS 11,286,126 10,116,596 1,169,530 12%

DEUDORES 33,078,889 35,833,415 -2,754,526 -8%

SERVICIOS PUBLICOS 18,920,703 18,716,533 204,170 1%

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS 4,144,565 336,600 3,807,965 1131%

ANTICIPOS O SALDOS A FAVOR POR IMPUESTOS 4,015,000 5,085,147 -1,070,147 -21%

OTROS DEUDORES 5,998,621 11,695,135 -5,696,514 -49%

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 174,270,287 184,978,239 -10,707,952 -6%

TERRENOS 10,041,650 10,041,650 0 0%

PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES 142,379,869 142,379,869 0 0%

REDES, LINEAS Y CABLES 1,965,768 1,965,768 0 0%

MAQUINARIA Y EQUIPO 7,196,713 7,196,713 0 0%

EDQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 2,426,000 2,426,000 0 0%

EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 28,000,000 28,000,000 0 0%

DEPRECIACION ACUMULADA -17,739,713 (7,031,761) -10,707,952 152%

TOTAL ACTIVO 218,635,303 230,928,250 -12,292,947 -5%

PASIVO

CUENTAS POR PAGAR 39,806,100 20,099,362 19,706,738 98%

ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS 28,981,767 6,559,777 22,421,990 342%

ACREEDORES 2,141,579 592,566 1,549,013 261%

RETENCION EN LA FUENTE 8,682,754 12,947,019 -4,264,265 -33%

OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEG SOCIAL 1,418,800 4,577,511 -3,158,711 -69%

SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES 1,418,800 4,577,511 -3,158,711 -69%

OTROS PASIVOS 15,959,815 616,509 15,343,306 2489%

RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 15,959,815 616,509 15,343,306 2489%

TOTAL PASIVO 57,184,715 25,293,382 31,891,333 126%

PATRIMONIO




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PATRIMONIO INSTITUCIONAL 210,508,678 153,591,480 56,917,198 37%

CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO 200,000,000 200,000,000 0 0%

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 7,523,380 2,649,570 4,873,810 184%

RESULTADOS DEL EJERCICIO 2,985,298 (49,058,090) 52,043,388 -106%

TOTAL PATRIMONIO 210,508,678 153,591,480 56,917,198 37%

TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 267,693,393 178,884,862 88,808,531 50%

Los Estados Financieros de la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José S.A.-E.S.P, con fecha 31 de diciembre de 2012, muestra unos Activos Totales por $218.635.303 con una disminución del 5% frente al 2011; Pasivos por $57.184.715 reflejando un crecimiento del 126 % y una disminución en el Patrimonio del 21% con relación al año 2011. ACTIVOS BANCOS: Corresponde al disponible con que cuenta la ESP VALLE SAN JOSE en los diferentes Bancos, especialmente a las cuentas corrientes y de ahorros por valor de $ 11.286.126 en la vigencia 2012 con un incremento del 12% con respecto a la vigencia 2011. Se revisaron las respectivas conciliaciones con los saldos reportados en el Balance General de prueba a diciembre 31 de 2011-2012 con los saldos bancarios de la misma fecha, estando debidamente conciliados. DEUDORES: A fin de la vigencia fiscal auditada 2012, esta cuenta presentó un saldo de $33.078.889, con una disminución del 8% con respecto a la vigencia 2011, la cual se encuentra desglosada por servicios públicos, avances y anticipos entregados, saldos a favor por impuestos y otros deudores.

Como se observa en la anterior gráfica las cuentas por cobrar por servicios públicos, el saldo a diciembre 31 de 2012 está por valor de $18.920.703 con un incremento del 1% con respecto a la vigencia 2011, mientras que en la vigencia 2010 y 2011 se incrementó en un 160%; la cartera está conformada por facturación usuario y por facturación subsidio, la siguiente es la cartera por edades, así:

DIAS 2,012 2,011

0 A 30 DIAS 1,269,968 1,469,366

31 A 60 DIAS 1,272,952 1,832,970

0 20.000.000

A

cifr

as e

n p

eso

s ACUEDUCTO

ALCANTARILLADO

ASEO TOTAL

2010 2.889.075 2.084.145 2.226.111 7.199.331

2011 4.407.849 1.420.178 12.888.505 18.716.532

2012 10.490.722 6.920.089 1.509.892 18.920.703

CUENTAS POR COBRAR VIGENCIA 2010-2011-2012




INFORME DEFINITIVO


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61 A 90 DIAS 1,123,402 1,100,434

91 A 180 DIAS 1,653,329 1,746,270

181 A 360 DIAS 3,901,229 3,008,640

MAS DE 360 DIAS 10,030,798 9,558,853

TOTALES 19,251,678 18,716,533

La cartera por edades tiene un saldo de $18.920.703 según el Balance General a diciembre 31 de 2012, según el software de facturación por valor de $19.251.678, por lo cual se evidencia una diferencia de $330.975. OBSERVACION No. 2 No gestión en recaudo de los Servicios Públicos: Analizando la anterior relación se evidencia la falta de gestión de cobro para recuperar la cartera de una vigencia a otra; igualmente el software de facturación no se utiliza correctamente por falta de capacitación a la persona encargada de subir la información y debido a esto se encuentra una diferencia de $330.975. Por tanto se configura en una observación administrativa para la actual administración con el fin de que se hagan las diligencias correspondientes de realizar la gestión de cobro y recuperación de la cartera, que deberá ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que la entidad suscribirá posteriormente al cual este ente de control hará el seguimiento respectivo, teniendo en cuenta que por el vencimiento de estas deudas, se podría generar un daño fiscal para la entidad. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA

Gerente REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Al respecto debo manifestar lo siguiente: Teniendo en cuenta que si se hizo gestión con el fin de llevar a cabo un proceso de recuperación de cartera, para lo cual se anexa las respectivas evidencias que confirman lo aquí afirmado” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER En la respuesta enviada en el plan de mejoramiento, manifiesta ”Montar mecanismos de recaudo efectivo” por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACION No. 3: Avances y Anticipos Entregados




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En ambas vigencias auditadas se observa un saldo por valor de $336.600, valor que no evidencia a quien se le entregó, por lo anterior, se solicita hacer la respectiva depuración de dicha cuenta. Anticipos o saldos a favor por impuestos: Presenta un saldo de $4.015.000, correspondiente al saldo a favor sobre la declaración de renta 2011, el cual se evidencia que no se utilizó como saldos a favor al momento de presentar declaración de renta de la vigencia 2012. Se da a la presente observación un alcance administrativo, para inclusión en el Plan de Mejoramiento, resultado del proceso auditor. No obstante, advierte este órgano de control fiscal, sobre el deber de dar cumplimiento a las correcciones de la declaración de renta de la vigencia 2012; pues esta omisión puede derivar en conductas de tipo disciplinario, fiscal y administrativo sancionatorio. Sírvase tomar nota al respecto. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA

Gerente

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Frente a este hallazgo la entidad no allegó respuesta de contradicción. CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO La cuenta más representativa es Propiedad Planta y Equipo, con una participación del 80% dentro del Activo No Corriente, y su valor asciende a $174.270.287, con una disminución 6% producto de la depreciación acumulada, estos valores corresponden al capital en especie aportados por la alcaldía por valor de $188.000.000, el cual no legalizo la entrega a la Empresa de Servicios. OBSERVACION No. 4 Se observó que la Propiedad, Planta y Equipo no han sido sujetos a Saneamiento Contable como son la Maquinaria y Equipo, Equipo de Transporte y demás Muebles y Enseres, donde se evidencia la falta de legalización desde su creación el año 2010, en el momento de la auditoría, el equipo de transporte, se encentraba entre los activos de la Alcaldía. Se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que debe realizar la entidad por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación administrativa para que mediante un Plan de Mejoramiento, gestione el Saneamiento y Legalización de sus Bienes. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA




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PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA Gerente

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Frente a este hallazgo la entidad no allegó respuesta de contradicción. CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. PASIVOS El Pasivo total de la vigencia 2012 asciende a $57.184.715.; la entidad posee solamente pasivos corrientes, conformado por las cuentas por pagar, obligaciones laborales y otros pasivos; en el rubro de Cuentas por Pagar en un 98% y se incrementó en la suma de $22.421.990 con respecto a la vigencia 2011, debido a que en la vigencia 2011 no se generaron cuentas por pagar de mayor cuantía; igualmente en la subcuenta Otros Pasivos se incrementó en la suma de $15.343.306 correspondiente al 2.488% con la vigencia anterior por los recaudos a favor de terceros de los contratos de obra pública. OBSERVACION No. 5 Inconsistencia en las cifras reflejadas en algunas cuentas que conforman las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2012. Analizando el Balance detallado a diciembre 31 de 2012, se observa que hay cuentas por pagar por retención en la fuente a la DIAN, por valor de $8.682.754 y al confirmarlo con el respectivo pago cancelaron la suma de $6.809.000, quedando sin cancelar la suma de $1.873.754, está irregularidad conlleva a la corrección y cancelación de sanciones e intereses de mora. También se observa que en el rubro de recaudos a favor de terceros a diciembre 31 de 2012 hay un saldo por valor de $15.959.815, cuantía que corresponde a descuentos por impuestos municipales, a la fecha dicha cuantía no ha sido girada al municipio del Valle de San José. Se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que debe realizar la entidad por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación para que mediante un Plan de Mejoramiento, resultado del proceso auditor. No obstante, advierte este órgano de control fiscal, sobre el deber de dar cumplimiento a las correcciones de la declaración de retención en la fuente de la vigencia 2012, igualmente en la cancelación inmediata de los impuestos municipales, pues esta omisión puede derivar en conductas de tipo disciplinario, fiscal y administrativo, sírvase tomar nota al respecto. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA

Gerente




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REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Frente a este hallazgo la entidad no allegó respuesta de contradicción. CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. PATRIMONIO El Patrimonio de la entidad para la vigencia 2011 y 2012, se encuentra representado en capital suscrito y pagado y excedente del ejercicio, a diciembre 31 de 2012 tiene un saldo de $161.450.588 con una disminución por valor de $44.184.280 y un porcentaje del 21% respecto a la vigencia 2011, debido al resultado de la pérdida del ejercicio. No obstante, advierte este órgano de control fiscal, sobre el deber de dar cumplimiento a las correcciones de las anomalías encontradas, lo que conlleva que las cifras de los Estados Financieros cambien y se entregue información real y fidegnina.

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO

A 31 DE DICIEMBRE DE VARIACION

2,012 2,011 ABSOLUTA %

INGRESOS 545,063,953 1,251,128,831 -

706,064,878 -56%

SERVICIO DE ACUEDUCTO 68,103,070 69,064,113 -961,043 -1%

SERVICIO DE ALCANTARILLADO 22,069,867 20,147,364 1,922,503 10%

SERVCIO DE ASEO 39,153,466 47,949,173 -8,795,707 -18%

OTROS SERVICIOS 366,439,364 1,073,075,020 -

706,635,656 -66%

OTRAS TRANSFERENCIAS 49,298,186 40,893,161 8,405,025 21%

COSTO DE VENTAS 506,552,202 1,170,295,948 -

663,743,746 -57%

SERVICIOS PUBLICOS 315,954,065 221,280,408 94,673,657 43%

OTROS SERVICIOS 190,598,137 949,015,540 -

758,417,403 -80%

UTILIDAD BRUTA 38,511,751 80,832,883 -42,321,132 -52%

OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 95,252,018 105,645,923 -10,393,905 -10%

SUELDOS Y SALARIOS 63,476,673 56,402,212 7,074,461 13%

CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 8,670,379 9,230,572 -560,193 -6%

APORTES SOBRE LA NOMINA 133,900 0 133,900 100%

GENERALES 10,748,984 32,671,308 -21,922,324 -67%

IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS 1,514,130 310,070 1,204,060 388%

DEPRECIACION PROPIEDAD PLANTA . EQUIPO 10,707,952 7,031,761 3,676,191 52%

PERDIDA OPERACIONAL -56,740,267 -24,813,040 -31,927,227 129%




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INGRESOS NO OPERACIONALES 17,271,019 30,223,529 -12,952,510 -43%

FINANCIEROS 315,168 0 315,168 100%

OTROS INGRESOS ORDINARIOS 16,196,092 26,789,826 -10,593,734 -40%

EXTRAORDINARIOS 136,523 0 136,523 100%

AJUSTE A EJERCICIOS ANTERIORES 623,236 3,433,703 -2,810,467 -82%

GASTOS NO OPERACIONALES 6,603,544 2,425,191 4,178,353 172%

INTERESES 681 0 681 100%

COMISIONES 1,108,961 19,972 1,088,989 5453

%

FINANCIEROS 1,624,073 2,650,915 -1,026,842 -39%

AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES 4,254,273 352,356 3,901,917 1107

%

GASTOS ASIGNADOS A COSTOS DE PRODUCCION -384,445 -598,052 213,607 -36%

UTILIDAD NO OPERACIONAL 10,667,475 27,798,338 -17,130,863 -62%

PERDIDA NETA DEL EJERCICIO -46,072,792 2,985,298 -49,058,090

-1643

%

INGRESOS.

DETALLE 2011 2012

ACUEDUCTO 69,064,113 68,103,070

ALCANTARILLAD0 20,147,364 22,069,867

ASEO 47,949,173 39,153,466

SUBSIDIOS 40,893,161 49,298,186

CONVENIOS 1,073,075,020 366,439,364

TOTAL 1,251,128,831 545,063,953

Como se observa en la gráfica y cuadro anterior los ingresos a 31 de diciembre de 2011, están conformados por Ingresos Operacionales y Otros Ingresos ascendió a la suma de $ 1.251.128.831; mientras que para la vigencia 2012,




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disminuyeron en un 56% en la suma de $706.064.878, debido a que en esa vigencia no se efectuaron convenios. GASTOS

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DEL VALLE DE SAN JOSE SA ESP

GASTOS A DICIEMBRE 31 DE 2011 Y 2012

(CIFRAS EN PESOS)

CUENTA 2012 2011 %

ADMINISTRACION 99,978,166 105,645,923 5%

COSTO DE VENTAS 506,852,202 1,170,295,948 57%

OTROS GASTOS 6,603,544 2,425,191 172%

TOTAL GASTOS 613,433,912 1,278,367,062 52%

Los Gastos Operacionales de Administración, Costo de Ventas y Otros Gastos reflejaron para la vigencia 2012, un valor que asciende a $613.433.912, en donde se observa una disminución del 52% con respecto a la vigencia 2011, debido a los costos del convenio de la construcción del acueducto del alto el pozo en la suma de $841.469.007. EXCEDENTE DEL EJERCICIO

0

200.000.000

400.000.000

600.000.000

800.000.000

1.000.000.000

1.200.000.000

1.400.000.000

ADMINISTRACION COSTO DE VENTAS

OTROS GASTOS TOTAL GASTOS

COMPARATIVO DE GASTOS VIGENCIA 2011-2012

2012 2011 %




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Como producto del comportamiento de los ingresos y gastos de la vigencia, se registra un déficit del ejercicio para el año 2012 de $46.072.792 según el Estado de Resultados firmado por el revisor fiscal, mientras que en la declaración de renta presentada de la vigencia 2012, el déficit está por la suma de $33.659.000; igualmente para la vigencia 2011 se presenta está irregularidad, por lo anterior se tomaron los datos de las declaraciones de renta presentadas en cada vigencia ante la Dian. Se evidenció en el software de contabilidad para la vigencia 2012, se encontraba sin cerrar el periodo contable; por lo anterior se recomienda de manera inmediata tomar los correctivos para subsanar estas anomalías y reportar una información confiable y veraz. 4.1.1 DICTÁMEN U OPINIÓN SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Como resultado de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular realizada a la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DEL VALLE DE SAN JOSE SA ESP, se conceptúa, que con base en la información suministrada y rendida por la Entidad, la gestión y resultados en la vigencia 2011 y 2012, cumple con los principios evaluados de eficiencia y eficacia, como se refleja en los hallazgos de auditoría descritos en el texto del informe. OPINIÓN SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA, VIGENCIA 2011 y VIGENCIA 2012.

Atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, la Contadora Pública BEATRIZ MANTILLA JAIMES, con tarjeta profesional No.67401-T. Expresa: OPINIÓN CON SALVEDADES Excepto las SALVEDADES expresadas por la Contadora Pública en la certificación, los Estados Contables de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DEL VALLE DE SAN JOSE SA ESP, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos de la vigencia 2011 y 2012 y los resultados del Ejercicio Económico realizado en dichas anualidades, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.

2010 2011 2012

EXCEDENTE/ PERDIDA DEL EJERCICIO

1.874.000 3.170.000 -33.659.000

-40.000.000

-20.000.000

-

20.000.000

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

EXCEDENTE/ PERDIDA DEL EJERCICIO COMPARATIVO VIGENCIA 2010-2012




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SALVEDADES

1. Limitación en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencia comprobatoria, debido a que se hizo sobre varias muestras físicas con valores diferentes en varias cuentas y sobre documentos físicos.

2. Limitación en cuanto a que el revisor fiscal estaba revisando y modificando las inconsistencias encontradas en el programa contable.

3. No existe confiabilidad en los Estados Financieros pues se pudo observar que los datos presentados no se encuentran actualizados y sin cerrar la vigencia fiscal del 2012.

4. Se observa que no se ha realizado una depuración contable total con el fin de que la entidad pueda presentar unos estados financieros acordes con la situación de la Empresa.

5. No existe veracidad de la información de las cuentas que componen los Estados financieros

6. La Propiedad Planta y Equipo que tiene la empresa se encuentra sin legalizar por parte del municipio.

Atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, no se da opinión sobre la razonabilidad de los Estados contables a diciembre 31 de 2011 y 31 de diciembre de 2012, debido a la gran cantidad de inconsistencia en las cifras presentadas en los Estados Financieros de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DEL VALLE DE SAN JOSE SA., hasta que la entidad en la respuesta al Informe Preliminar de auditoría justifique y soporte adecuadamente las observaciones detectadas en el presente informe. 4.2 EVALUACIÒN Y ANALISIS PRESUPUESTAL VIGENCIAS 2011 y 2012 Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la administración de la empresa de Servicios Públicos del Valle de San José- Santander, se procedió a realizar el análisis teniendo como criterio las normas orgánicas de presupuesto Decreto 115 de 1996 y disposiciones locales del mismo. El presupuesto como requisito primordial para cumplir los fines de la entidad fiscalizada para lograr el bienestar comunitario, la eficiencia y eficacia de la administración en concordancia con los planes y programas establecidos por la leyes 152/96 y 951 de 2005, es el parámetro de orientación para lograr sus objetivos, y compromisos acordados con sus comunidades. Programación y aprobación del presupuesto 2011 y 2012: La Junta Directiva de ESP Valle mediante acta número 001 del 03 de enero de 2011 aprobó el presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011 en la suma de $151.708.791 y con acta número 002 de diciembre 30 de 2011 aprobó el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2012 en la suma de $166.879.670 Ejecución Presupuestal de Ingresos Vigencia 2011:




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Se realizó la revisión a las ejecuciones presupuestales de Ingresos y Gastos a 31 de diciembre del año 2011 respectivamente, información esta que una vez analizada se observa que el presupuesto de ingresos para el año 2011 asciende a la suma de $2.682.434.406 con recaudos de $1.366.672.103 equivalente al 51% del total presupuestado. Los ingresos de la empresa están compuestos por la venta de servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y subsidios, así: Vigencia Acueducto Subsidio Alcantarillado Subsidio Aseo Subsidio Total

2012 68.103.070 24.782.943 22.069.867 8.027.833 39.153.466 16.487.410 178.624.589

2011 49.505.000 20.640.000 16.592.000 6.756.000 31.026.972 14.532.000 139.051.972

2010 19.021.865 6.778.544 6.307.033 2.303.000 13.359.220 4.575.456 52.345.118

Según la gráfica anterior, se observa que los ingresos por venta de servicios de acueducto durante la vigencia 2012 – 2010 sufrió un incremento de 258%, el servicio de alcantarillado se incrementó en 250% y el servicio de aseo se incrementó en 193%. En la ejecución de ingresos registra subsidios por acueducto y alcantarillado por valor de $32.810.776 y aseo por valor de $39.153.466, para un total de $71.964.242 que equivale a un 9% del total del presupuesto de ingresos. Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2011 El presupuesto de gastos fue aforado en la suma de $2.682.434.406 y ejecutó

$2.542.565.030; equivalente al 95% del total presupuestado.

DETALLE PPTO DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS

Gastos Funcionamiento 283.760.795 220.977.931 207.484.684

- 20.000.000 40.000.000 60.000.000 80.000.000

100.000.000 120.000.000 140.000.000 160.000.000 180.000.000

Acueducto

Subsidio

Alcantarillado

Subsidio

Aseo Subsidio

Total

2012 68.103. 24.782. 22.069. 8.027.8 39.153. 16.487. 178.624

2011 49.505. 20.640. 16.592. 6.756.0 31.026. 14.532. 139.051

2010 19.021. 6.778.5 6.307.0 2.303.0 13.359. 4.575.4 52.345.

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

COMPARATIVO INGRESOS POR SERVICIOS VIGENCIA 2010,2011,2012




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Gastos de Inversión 2.398.265.611 2.321.587.099 1.056.809.715

En la vigencia 2011 comprometió por gastos de funcionamiento el 78% y pagób$207.484.684 y por Inversión comprometió 97% y pagó la suma de $1.056.809.715, siendo esta cifra solo el 46% del valor comprometido. Ejecución Presupuestal de Ingresos Vigencia 2012: Se realizó la revisión a las ejecuciones presupuestales de Ingresos y Gastos a 31 de diciembre del año 2012 respectivamente, información esta que una vez analizada se observa que el presupuesto de ingresos para el año 2012 asciende a la suma de $823.039.599 con recaudos de $676.489.291 equivalente al 82% del total presupuestado. EFECTIVIDAD EN EL RECAUDO AÑO 2012

Total Ingresos Recaudados 676.489.291 82% Total Ingresos Presupuestados 823.039.590 EFECTIVIDAD EN EL RECAUDO AÑO 2011

Total Ingresos Recaudados 1.366.672.103 51% Total Ingresos Presupuestados 2.682.434.404 Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2012 En la vigencia 2012 presentó un presupuesto definitivo de $823.039.590, de los cuales comprometieron $668.171.485 que equivalen al 81% de lo presupuestado y efectuó pagos por $564.951.551. Ejecución Presupuestal de Gastos 2012

Según la gráfica anterior se observa que por gastos de funcionamiento de la vigencia 2012, comprometió el 91% en la suma de $218.368.364 y pagó el 86%




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de lo comprometido; por inversión comprometió la suma de $604.671.225 correspondiente al 78% del definitivo y pagó el 84%.

Ingresos Reconocidos de la vigencia 2011 – 2012

Según la gráfica anterior se observa que los ingresos reconocidos en la vigencia 2011 se incrementaron debido a los ingresos del convenio del contrato N°1257 para la construcción del acueducto del alto del pozo por valor de $841.469.007.

SITUACIÓN PRESUPUESTAL:

SITUACION PRESUPUESTAL 2011 2012

-

500.000.000,00

1.000.000.000,00

1.500.000.000,00

2.000.000.000,00

2.500.000.000,00

3.000.000.000,00

INGRESOS TOTALES

INGRESOS CTES - NO TRIBUTARIOS

Reconocido 2011 2.640.486.406,00 2.640.486.406,00

Reconocido 2012 627.190.256,00 627.190.256,00

CIF

ERA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

COMPARATIVO INGRESOS RECONOCIDOS VIGENCIA 2011-2012

-

500.000.000

1.000.000.000

1.500.000.000

2.000.000.000

2.500.000.000

3.000.000.000

RECAUDOS COMPROMETI

DO

SUPERAVIT PRESUPUESTA

L

VIGENCIA 2011 1.366.672.103 2.542.565.030 1.175.892.927

VIGENCIA 2012 676.489.291 668.171.485 8.317.806

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

SITUACION PRESUPUESTAL VIGENCIA 2011-2012




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RECAUDOS 1.366.672.103 676.489.291

COMPROMETIDO 2.542.565.030 668.171.485

SUPERAVIT /DEFICIT PRESUP 1.175.892.927 8.317.806

Como se observa en la anterior gráfica y cuadro anterior, la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José S.A. E.S.P. recaudó en la vigencia 2011 la suma de $1.366.672.103 y comprometió la suma de $2.542.565.030 conllevando a un déficit de $1.175.892.927; mientras que en la vigencia 2012 recaudo la suma de $676.489.291 y comprometió la suma de $ 668.171.485 conllevando a un superávit presupuestal de $8.317.806. OBSERVACION N°6 FALTA DE PLANEACION Se observa que en la vigencia 2011 compromete más de lo recaudado, notándose una mala planeación en la ejecución del presupuesto; generándose un déficit presupuestal por valor de $1.175.892.927. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA

Gerente

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Frente a este hallazgo la entidad no allegó respuesta de contradicción. CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACION N° 7 No realiza inversión en Reforestación de Cuencas Hídricas

Se observa que no está reflejando en el presupuesto de gastos la inversión que debe realizar para la reforestación de cuencas hídricas, en cumplimiento a la normatividad establecida en la ley 99 de 1993 y la ley 142 de 1994.

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON ARIAS MEDINA Gerente – ESVALLE S.A.ESP

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Frente a este hallazgo la entidad no allegó respuesta de contradicción.




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CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. 4.3 LINEA A LA CONTRATACION 4.3.1 VIGENCIA 2011

Régimen de Contratación Aplicable Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por la Empresa de Servicios Públicos del valle de San José, “ESVALLE SA ESP”, como Empresa de Servicios Públicos de carácter oficial del orden municipal, asi como la evaluación respecto de la ejecución de sus planes, programas y proyectos, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales durante el Proceso Contractual en sus diferentes etapas, pre-contractual, contractual, y post-contractual, con la finalidad de poder establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos en la contratación durante la vigencia 2011. En este orden de ideas se procedió a dar trámite a la Auditoría Integral Modalidad Regular en la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLE ESP SA”, de lo anterior y atendiendo a la revisión integral propuesta para la auditoría, se procedió a realizar revisión a la contratación efectuada por la entidad, tomando una muestra representativa de los contratos suscritos por la ESP durante la vigencia 2011, con el objeto de estudiar y analizar en la etapa previa de la celebración del contrato, si el gerente en calidad de representante legal identifica la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a celebrar, su cuantía y su procedimiento a seguir, de modo que le permitiera a la E.S.P ESVALLE SA, cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestión contractual adelantada se realizó conforme a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia y equidad, consagrados en el manual de contratación de la entidad y en el Estatuto General de la Contratación. La Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLE SA ESP” es una Empresa de Servicios Públicos de carácter oficial de orden municipal que en materia de contratación se rige por las normas del Derecho Privado conforme lo establece el artículo 31 y 32 de la Ley 142 de 1994, donde se podrán incluir las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y que actualmente cuenta con un manual de contratación implementado mediante Acuerdo No 002 del 14 de marzo del 2011, donde establece las siguientes formas de contratación aplicables en la E.S.P: Contratación Directa con única oferta: Cuando el valor del contrato no

supere los (50) smmlv.




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Contratación Directa de Mínima Cuantía: Cuando la cuantía del contrato que se pretende celebrar sea mayor a (50) o inferior a (500) smmlv.

Selección Simplificada: Cuando el valor del contrato supere los (500) smmlv y sea inferior o igual a (4.000) smmlv.

Invitación Publica: Para cuantías superiores a los (4.000) smmlv. Para llevar a cabo el respectivo proceso de revisión, el grupo auditor practica revisión anticipada a la muestra seleccionada de la contratación reportada por la ESP ESVALLE SA del municipio de Valle de San José, en el SIA, para lo anterior fue necesario solicitar a la entidad sujeta de control en manual de contratación aplicado, teniendo en cuenta que la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLE SA ESP” , es una Empresa de carácter oficial de orden municipal que en materia de contratación se rige por las normas del derecho privado sin perjuicio de la verificación a la aplicación de los principios de la función pública y administrativa consagrados en la Constitución Política. PRESUPUESTO DESTINADO A LA CONTRATACION- 2011 El presupuesto de la contratación para la vigencia 2011, de la la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLE SA ESP” fué de: DOS MIL TRESCIENTOS NOVENTA Y DOS MILLONES DOS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS ($2.392.002.643). CUANTIAS PARA CONTRATAR EN LA ESP ESVALLE S.A DE VALLE DE SAN

JOSE- VIGENCIA 2011.

SELECCIÓN CONTRATISTA 2011

CUANTIAS PARA

CONTRATAR

DESDE HASTA

smlmv pesos smlmv Pesos

[0-10% DE LA

Menor cuantía

0 0 28

14,996,800

CONTRATACION

DIRECTA CON

UNICA OFERTA

0 0 50 26.780.000

Contratación

DIRESTA DE

MINIMA cuantía

51 27.315.600

500 267.800.000

SELECCIÓN

SIMPLIFICADA

501 268.335.600 4.000 2.142.400.000

INVITACION

PUBLICA

4.001 2.142.935.600

La Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLESA ESP”, en la vigencia 2011 suscribió un total de 51 contratos, los cuales ascienden a la suma de $2.392.002.643.




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Para el proceso auditor se verifico la correcta inversión de los dineros ingresados al Presupuesto General de Rentas y Gastos de la la Empresa de Servicios Públicos del Valle de San José, “ESVALLE SA ESP”, de tal manera el grupo auditor de la Contraloría General de Santander seleccionó para el proceso auditor una muestra de ocho (08) contratos los cuales ascienden a la suma de $2.241.972.523 y equivalen al 93.72% del total de la contratación efectuada por la entidad, así como el análisis al convenio No. 1257 de 2011, suscrito entre la Gobernación de Santander y la ESP ESVALLE SA. CUADRO DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL VALLE DE SAN JOSE, “ESVALLE SA ESP” ,VIGENCIA 2011.

N. FUENTES OBJECTO VALOR CONTRATISTA SUSCRIPCIÓN ANTICIPO INICIO LIQUIDACIÓN.

10 RECURSOS PROPIOS

AMPLIACION RED DE ALCANTARILLADO CASCO URBANO, OPTIMIZACION DE PLANTA DE TRATAMIETO DE AGUA POTABLE, REPOSICION RED DE ACUEDUCTO TRAMO QUEBRADA EL ALGARROBO A PLANTA DE BOMBEO

96.000.000

COPERATIVA PRESTADORA DE SERVICIOS CON SEGURIDAD Y SERIEDAD DE TRABAJO ASOCIADO LTDA O CARLOS CASTIILLO RUEDA

15/02/2011

44.866.560 15-02.2011

26/09/2011

1257

SGP, REGALÍAS PETROLERAS, RECUROS DEL BALANCE.

“CONSTRUCCION ACUEDUCTO ALTO DEL POZO, MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSE DEPARTAMENTO DE SANTANDER”.

$2.103.672.523 ESVALLE S.A E.S.P 29/06/2011 $841.469.007 11/11/2011

NA

43 RECURSOS PROPIOS

AISLAMIENTO DE LA PTAP

5,200,000

COPERATIVA

PRESTADORA DE

SERVICIOS CON

SEGURIDAD Y

SERIEDAD DE

TRABAJO

ASOCIADO LTDA O

CARLOS CASTIILLO

RUEDA

22/09/12

NA 23-09-2011

04/10/2011

35 COFINANCIACION

CONSTRUCCIÓN DEL ACUEDUCTO VEREDAL ALTO DEL POZO DEL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ

1,999,970,356 MP INGENIERIA LTDA

7/18/2011 SI 12/9/2011 ND

40A

COFINANCIACION

INTERVENTORIA TECNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AL CONTRATO DE OBRA PUBLICA N 035 PARA LA CONSTRUCCION ACUEDUCTO ALTO DEL POZO MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSE DEPARTAMENTO DE SANTANDER SUSCRITO ENTRE ESVALLE Y MP EN CUMPLIMIENTO AL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO NUMERO 1257 DE 2011 SUSCRITO ENTRE LA GOBERNACION DE SANTANDER Y ESVALLE

103,702,167 ANDREA CAROLINA DUEÑAS

9/7/2011 SI 12/9/2011 1/1/1900




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40 RECURSOS PROPIOS

SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE VIVIENDA SEGÚN CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 01 DE 2011 CELEBRADO ENTRE EL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ Y LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS SAESP

16,000,000

COPERATIVA PRESTADORA DE SERVICIOS CON SEGURIDAD Y SERIEDAD DE TRABAJO ASOCIADO LTDA

6/16/2011 NO 8/17/2011 11/1/2011

38 RECURSOS PROPIOS

SUMINISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS QUE SE USAN EN EL PROCESO DE POTABILIZACION DEL AGUA TENIENDO EN CUENTA LOS COSTOS DE RECORRIDO Y LA DISPONIBILIDAD DE ESTAS EN EL MOMENTO QUE SE NECESITAN MAS LOS COSTOS DE TRANSPORTE Y LOS COSTOS INDIRECTOS

9,800,000 JUAN RAMON CORTES DÍAZ

7/19/2011 NO 7/19/2011 12/19/2011

25 RECURSOS PROPIOS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO CONDUCTOR DEL VEHICULO DE PLACAS OUG498 PARA LA RECOLECCIÓN TRANSPORTE Y DISPOCISIÓN FINAL DE LOS RESIDUOS SOLIDOS DEL MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE

7,200,000 GRIMALDO DIAZ HERNANDEZ

5/2/2011 NO 5/2/2011 10/31/2011

37 RECURSOS PROPIOS

SUMINISTRO DE MATERIALES ACCESORIOS HERRAMIENTAS E IMPLEMENTOS PARA LAS LABORES DE OPERACIÓN MANTENIMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO

4,100,000 MARIELA SALAZAR ROMERO

7/19/2011 NO 7/19/2011 12/27/2011

ANALISIS DE LA CONTRATACION VIGENCIA 2011

Una vez verificada la información de los contratos seleccionados en la muestra del SIA, se obtuvo los siguientes resultados: 1. Para la vigencia 2011, tuvo un total de 51 contratos, por un valor total de $2.392.002.643 2. No se informaron contratos celebrados bajo la modalidad de urgencias manifiestas, ante la Contraloría Auxiliar de Santander. 3. En la muestra contractual se analizó el contrato No. 35 de 2011, celebrado con la empresa MP INGENIERIA LTDA, por valor de $1, 999, 970,356, cuyo objeto es la “CONSTRUCCIÓN DEL ACUEDUCTO VEREDAL ALTO DEL POZO DEL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ”, teniendo en cuenta que el mismo es resultado de la ejecución del convenio No. 1257 de 2011, efectuado entre la Gobernación de Santander y la ESP ESVALLE SA, el cual fue objeto de la queja No. DPD-13-0086 presentada a la oficina de políticas institucionales de la Contraloría General de Santander.




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ANALISIS DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA VIGENCIA 2011

Los contratos revisados y estudiados en desarrollo de la presente Auditoria Integral Modalidad Regular, que se adelantó en la E.S.P ESVALLE S.A E.S.P del municipio de Valle de San José- Santander son: 1. CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 00001257 DE JUNIO 29 DE 2011, CELEBRADO ENTRE EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER Y EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL VALLE DE SAN JOSE S.A. E.S.P. OBJETO: EL OBJETO DEL PRESENTE CONVENIO ES EL APORTE QUE EL DEPARTAMENTO REALIZAR PARA FINANCIAR EL PROYECTO DENOMINADO “CONSTRUCCION ACUEDUCTO ALTO DEL POZO, MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSE DEPARTAMENTO DE SANTANDER”. FUENTE : 86% RECURSOS DE SGP Y 14% REGALÍAS PETROLERAS. VALOR TOTAL: $2.103.672.523,00 CONTRATANTE: DEPARTAMENTO DE SANTANDER CONTRATISTA: ESVALLE SA ESP PLAZO: DOCE (12) MESES SUSCRIPCION: JUNIO 29 DE 2011 FECHA INICIO: NOVIEMBRE 11 DE 2011 FECHA DE TERMINACIÓN INICIAL: NOVIEMBRE 10 DE 2012 ACTA DE SUSPENSIÓN NO. 1: MARZO 6 DE 2012. ACTA DE REINICIO NO. 1: JULIO 4 DE 2012. ACTA DE SUSPENSIÓN NO.2: MAYO 22 DE 2013. PLAZO ADICIONAL: TRES (3) MESES FECHA TERMINACION: JUNIO 6 DE 2013. ANTICIPO ENTREGADO: $841.469.007 (40%) Teniendo en cuenta la necesidad de los habitantes del municipio de Valle de San José de los sectores San Antonio, Vega de Plazas, Cerro de Monas, Cerro de Mango, San Isidro y Piedra del Rayo, de contar con el servicio de agua potable tratada, la empresa de servicios públicos de Valle de San José “ESP ESVALLE SA”, firmó convenio con la Gobernación de Santander para la construcción del acueducto “Alto del Pozo”, el día 29 de junio de 2011, por valor de $2.103.672.523, para ser ejecutado en un plazo de 12 meses contados a partir de la firma del acta de inicio, suscribiendo Convenio No 1257 el día 29 de junio de 2011, con fecha de acta de inicio del 11 de noviembre de 2011, de lo cual se realizó un primer giro por la Gobernación de $841.469.007 a la ESP ESVALLE SA el día 2 de diciembre de 2011, firmándose la primera acta de suspensión de fecha 6 de marzo de 2012, por motivo de falta de legalización de servidumbres, por un término de 91 días con una ampliación a la suspensión de 20 días, posteriormente se reinicia el día 4 de julio de 2012, otorgándose una adición en tiempo de 3 meses, con suscripción de una nueva acta de suspensión de fecha 22 de mayo de 2013, por un término de 90 días calendarios, debido a inconvenientes técnicos presentados, toda vez que se tendría que realizar un rediseño de un paso elevado de 700 metros en la obra. Para ejecutar el anterior convenio, la empresa de servicios públicos ESVALLE SA celebró el siguiente contrato:




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2. CONTRATO DE OBRA N° 035 DE JULIO 18 DE 2011, SUSCRITO ENTRE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE VALLE DE SAN JOSE ESVALLE S.A. E.S.P. Y MP INGENIERIA LTDA OBJETO: “CONSTRUCCIÓN DEL ACUEDUCTO VEREDAL ALTO DEL

POZO DE DEL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ”. VALOR TOTAL: $1.999.970.356,00 CONTRATANTE: ESVALLE S.A. E.S.P. CONTRATISTA: MP INGENIERIA LTDA. SUSCRIPCION: JULIO 18 DE 2011 FECHA INICIO: DICIEMBRE 09 DE 2011 FECHA DE TERMINACIÓN INICIAL: JUNIO 08 DE 2012. PLAZO INICIAL: SEIS (6) MESES ACTA DE SUSPENSIÓN NO. 1: DICIEMBRE 20 DE 2011. ACTA DE REINICIO NO. 1: ENERO 18 DE 2012 ACTA DE SUSPENSIÓN NO. 2: MARZO 6 DE 2012 ACTA DE REINICIO NO. 2: JULIO 4 DE 2012 ACTA DE SUSPENSIÓN NO. 3: JULIO 20 DE 2012 ACTA DE REINICIO NO. 3: NOVIEMBRE 9 DE 2012 PLAZO ADICIONAL NO.1: 3 MESES, DE FECHA 19 DE FEBRERO DE 2013. FECHA DE TERMINACIÓN FINAL: MAYO 21 DE 2013. ACTA DE SUSPENSIÓN NO. 4: MAYO 17 DE 2013 (TÉRMINO DE 90 DÍAS). NUEVA FECHA DE TERMINACION FINAL: AGOSTO 18 DE 2013 ANTICIPO ENTREGADO: $799.988.142 (40%)

La ESP ESVALLE ESA ESP, procedió a celebrar el presente contrato a través de la modalidad de contratación por selección simplificada, para ser ejecutado en un plazo de 180 días contados a partir del acta de inicio, por valor de $1.999.970.356, suscribiéndose contrato con la empresa MP INGENIERIA LTDA, el día 18 de julio de 2011 (4 meses antes de la entrada en inicio del convenio 1254, matriz del presente contrato de obra) con fecha de acta de inicio del 9 de diciembre de 2011, realizándose un pago por concepto de anticipo de $799.988.142, según comprobante general de fecha 1 de diciembre de 2011, posteriormente se presentó una suspensión el día 20 de diciembre de 2012, por motivo de falta de materiales a utilizarse en la construcción del acueducto, debido a que en la empresa que los suministraba se suspendieron actividades de trasporte de material, posteriormente se dio reinicio de fecha 18 de enero de 2012, y se suspende por segunda vez el dia 06 de marzo de 2012, por motivos de legalización de servidumbres, hasta el día 4 de julio de 2012, en este orden de ideas el dia 20 de julio de 2012, se suspende la obra por tercera vez toda vez que continuaban los obstáculos por parte de los dueños de los predios a intervenir. Teniendo presente lo anterior la señora DORIS YAZMIN PINZON en calidad de representante legal de la ESP ESVALLE S.A, profirió sanción al contratista por valor de $809. 987.985, a través de la resolución No. 040 de 2012 de fecha 24 de julio de 2012, fundamentada en el pago efectuado al contratista a título de anticipo por valor de $799.988 142, sin que a la fecha se hubieran entregado informes y documentos soporte de su utilización y destino en la obra, además de no haber dado respuesta a ninguno de los requerimientos realizados por la interventoría, dilatando y entorpeciendo la presentación de informes, posteriormente se da un acta de reinicio No. 3 teniendo en cuenta que el contratista habia podido




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solucionar los conflictos con los propietarios de los predios de influencia, firmándose un adicional en tiempo de 3 meses el dia 19 de febrero de 2013, quedando ampliada la fecha de terminación del 19 de mayo de 2013, acto seguido el señor NELSON ARIAS MEDINA, en calidad de Gerente de la ESP del Valle, procede a revocar la sanción impuesta al contratista el día 17 de abril de 2013, basado en una violación al debido proceso al momento de haber sido expedida la misma, de lo anterior se suspende nuevamente el contrato con fecha del 17 de mayo de 2013, debido a la necesidad que se presentaba en recalcular la estructura de soporte de los pasos elevados, teniendo en cuenta que el diseño original no contaba con los cálculos de detalle y requería de un nuevo cálculo estructural, quedando programada como nueva fecha de reinicio el día 18 de agosto de 2013. Además en revisión efectuada al contrato se determinó que desde la firma del acta de inicio hasta la fecha, no se han entregado por parte de la empresa MP INGENIERIA LTDA, informes respecto de las inversiones de los dineros entregados por concepto de anticipo, ni se han allegado las correspondientes evidencias que justifiquen su gasto, tampoco ha presentado extractos bancarios, comprobantes de egreso, conciliaciones bancarias ni rendimientos financieros, con lo cual se ha generado un riesgo sobre la existencia de los dineros y una total incertidumbre sobre su correcto manejo. Aunado a lo anterior, se corroboró en la auditoría integral realizada a la ESP ESVALLE S.A. E.SP, que en el presente contrato no reposan bitácoras, informes ni actas de cobro mensuales las cuales debían ser presentadas a la interventoría dentro de los primeros quince días de cada mes, de igual manera se evidenció la inexistencia de los pagos a seguridad social que se debían realizar al personal que laboraba en la obra. En este orden de ideas, se tiene entre las principales causas de los retrasos en la ejecución de las obra, que estas se deben a las deficiencias en la elaboración tanto del proyecto, ya que se hallaron inconsistencias respecto de un paso elevado de 700 metros, el cual fue realizado de manera inadecuada teniendo presente la magnitud de la obra requerida, motivo por el cual hoy se encuentra suspendido el contrato; así como también de la minuta contractual toda vez que no se plasma la exigencia de un plan de inversión del anticipo previo a la entrega de los dineros destinados para tal fin, ni la apertura de una cuenta especial manejada con firma conjunta para el retiro de los recursos; también se tiene entre las principales causas de retrasos la falta de legalización de servidumbres las cuales debían ser asumidas por el contratista tal y como quedo establecido en los estudios previos. Lo expuesto anteriormente deja como resultado, que a la fecha, después de haber trascurrido 615 días desde la firma del acta de inicio del contrato que tenía por plazo el término de seis meses (180 días) para su ejecución, las obras se encuentren según último informe de interventoría, en un porcentaje de avance del 15.77 % del valor total, y en un 39.42% en lo correspondiente al valor del anticipo entregado ($799.988.000), y un término de vigencia en el plazo del mismo correspondiente a 4 días contados a partir del 15 de agosto de 2013, fecha en que nuevamente se dará reinicio al contrato, lo cual indica un posible incumplimiento




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respecto de la ejecución del objeto convenido si no se toman las medidas necesarias correspondientes a dar solución a los inconvenientes presentados. OBSERVACION DE AUDITORIA No 8 Alcance Administrativo: En el presente contrato no se realizan adecuados estudios previos toda vez que no se legalizan previamente las servidumbres, motivo por el cual se han realizado dos suspensiones al contrato; así mismo se observa falta de planeación respecto de sus diseños en cuanto a los pasos elevados; además se observó la suscripción del contrato sin que previamente se haya firmado acta de inicio del convenio que lo generó; también se realiza entrega al contratista del dinero correspondiente al pago del anticipo, sin que se constituya fiducia para el manejo del mismo ni se exija plan de inversión del anticipo En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento. Alcance Disciplinario: La Administración de la ESP ESVALLE SA, falta al principio de planeación señalado en el artículo 4 del manual interno de contratación en concordancia con el artículo 25.12 de la ley 80 –modificado por la ley 1474 de 2011, el cual dispone en lo pertinente: “Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda. Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.”

Lo anterior se configura toda vez que debido a la falta de previsión en los estudios de conveniencia y oportunidad en lo referente a la legalización previa de las servidumbres, se llevaron a cabo 2 suspensiones del contrato sin que a la fecha hayan sido superadas en su totalidad, lo cual afectó gravemente la ejecución del mismo respecto de las cláusulas de plazo establecidas, toda vez que la obra contratada llevaba inmersa una necesidad urgente de suplir la cual generaría un impacto social, económico y ambiental sobre las veredas a beneficiar. Aunado a lo anterior se observó una última suspensión a causa de un rediseño de un paso elevado de 700 metros, lo cual debió haberse analizado previamente en los estudios, diseños, proyectos y en los pliegos de condiciones. En este orden de ideas se informa que a la fecha de realizarse la auditoría, han trascurrido 615 días desde la firma del acta de inicio del contrato que tenía por plazo el término de seis meses (180 días) para su ejecución, con un porcentaje de avance del 15.77 % del valor total, y en un 39.42% en lo correspondiente al valor del anticipo entregado ($799.988.000); de lo anterior se determina un posible hallazgo de tipo disciplinario según lo dispone la Ley 734 de 2.002, articulo 48, numeral 31b y articulo 34 numeral 1.




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Control de Advertencia: Teniendo en cuenta el riesgo de daño al patrimonio público que el Departamento de Santander podría asumir respecto de la ejecución del contrato de obra No. 35 de 2011, suscrito por la ESP ESVALLE S.A y la empresa MP INGENIERIA LTDA, la Contraloría General de Santander emitió el Control de Advertencia No. 016 del 27 de septiembre de 2013, para que sean tomadas las medidas necesarias que den solución eficaz a las falencias observadas en la presente auditoría. PRESUNTOS RESPONSABLES: Hallazgo Administrativo: Nelson Fernando Arias Medina (Gerente) Hallazgo Disciplinario: Doris Jazmín Pinzón Cárdenas

(Ex Gerente-Supervisor)

Normas Violadas. Ley 489 de 1.998, Capitulo II, artículo 3 Ley 80 de 1.993, artículo 25 numeral 12.

Ley 734 de 2.022, articulo 34, numeral 1 y articulo 48 numeral 31.

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El señor Nelson Fernando Arias Medina – Gerente de la ESP de Valle de San José, da respuesta al presente Hallazgo Administrativo (No 8) de la siguiente manera: “Al respecto debo manifestar lo siguiente: Nunca hubo violación al principio de planeación según lo estipulado en el Artículo 4 del Manual de contratación aprobado mediante acuerdo número 002 de 14 de Marzo de 2011 por otra parte se aclara: que La empresa de servicios Públicos del Valle de San José ESVALLE S.A-E.S.P. Es una Empresa de derecho público regida por el derecho privado es así que en materia de contratación se rige por el manual de contratación: que la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL VALLE DE SAN JOSE ESVALLE S.A.E.S.P está constituida como una empresa de servicios públicos de carácter oficial del orden municipal.

Que el artículo 31 de la ley 142 de 1994 modificado por el artículo 3 de la ley 689 de 2001 contiene el régimen jurídico aplicable a la contratación de las entidades estales que prestan servicios públicos domiciliarios, el cual es fundamentalmente de DERECHO PRIVADO para aquellos contratos que tengan por objeto la prestación del servicio. Dicha disposición establece, que los contratos que celebren las entidades estatales que presten servicios públicos, no están sujetas a las disposiciones del estatuto general de contratación de la Administración Pública salvo norma legal en contrato. …….Que el artículo 13 de la ley 1150 de 2007,que las entidades estales que por disposición cuentan con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de contratación de la administración pública, aplicaran en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209m y 267 de la constitución política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal” siendo esto aplicable a las Empresas Estatales prestadoras de servicios públicos. Respecto de los Estudios Previos a que hace referencia el artículo 4 del manual de contratación se observa que estos cumplen en su totalidad ya que:

Se elaboraron con el lleno de los requisitos legales:




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Conveniencia y oportunidad, descripción del objeto a contratar, condiciones, descripción de la necesidad, Alcance, Fundamentos jurídicos, Análisis técnico y económico, especificaciones, obligaciones del contratista, plazo, lugar de ejecución.

En cuanto a las servidumbres: debo manifestar no es del resorte de la Empresa de Servicios Públicos ESVALLE S.A-E.S.P. realizar el respectivo arreglo con los dueños de los predios para tramitar las servidumbres y permisos, pues era responsabilidad de la firma contratista la legalización de estos permisos, licencias etc. según lo establecido en la clausula primera parágrafo 1 del contrato de obra numero 034 de 2011. Pues cuando se elaboraron los estudios se indicó en el numeral 9.1 de estos (los cuales hacían parte integral del contrato), que era responsabilidad de ellos. Los cuales rezaban así:

9.1… Respecto de la falta de planeación en los diseños de los pasos elevados

No le correspondió a la Empresa de Servicios Públicos, la planeación de los diseños de los pasos elevados, ya que en el convenio celebrado con la Gobernación, contaba con el visto bueno y con todos los diseños, y por esta razón cuando se elaboró la contratación con M.P. Ingenierías, se hizo con todas las estipulaciones que decía el convenio y ciñéndome a esto, seguí con lo ordenado por la Gobernación de Santander, por tal razón no existió dolo en esta actuación.

Respecto de la suscripción del contrato sin que previamente se haya generado acta de inicio del convenio que lo género: Cuando se firmó el convenio se dio una Disponibilidad presupuestal que consta en la documentación que reposa en la E.S.P., y por esta razón la entidad que representaba realizó todos actos de adición presupuestal y los demás tendientes a la contratación de acuerdo con el Manual de Contratación. Por ello se aclara y según consta en los documentos anexos que el acta de inicio de la empresa de servicios públicos ESVALLE con la firma MP Ingeniería es posterior al acta de inicio suscrito con la Gobernación de Santander en resumen: Numero de Contrato: 035 de Julio 18 de 2011 Objeto: Construcción acueducto veredal alto del pozo del Municipio de Valle de San José Valor Total: 1.999.970.356 Contratista: MP Ingeniería LTDA Suscripción: Julio 18 de 2011 Fecha de Inicio: Diciembre 09 de 2011. Falta de fiducia para el manejo del anticipo: Este requisito no opera para la ESP. Es de resaltar que la empresa se rige por el Manual de Contratación y en ninguna parte de este, se dice que se debe hacer fiducia para el manejo del anticipo. Además este requisito de la fiducia, opera y se realizó entre el convenio con la Gobernación y la E.S.P., y por esta razón se realizó, y es así que se generó una cuenta en Bancolombia para el manejo de los recursos de este convenio, certificación bancaria de la apertura de esta cuenta que fue entregada al departamento.”

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Una vez analizadas con detenimiento las contradicciones presentadas por el Gerente de la ESP, este Ente de Control CONFIRMA el presente Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO y DISCIPLINARIO, teniendo en cuenta que en la auditoría practicada a la ejecución del contrato No. 35 de 2011, se observaron graves retrasos en su cumplimiento conforme a lo establecido en la minuta, los cuales




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obedecieron a falencias respecto de su planeación, toda vez que no se tuvieron en cuenta por parte de la administración de la ESP ESVALLE SA, las legalizaciones de las servidumbres sobre los terrenos por los cuales debía construirse el acueducto veredal “Alto del Pozo”, lo cual posteriormente generó la realización de dos actas de suspensión; además de lo anterior a la fecha en que se efectuó el trabajo de campo se observó que el contrato objeto de revisión se encontraba nuevamente suspendido debido a la necesidad de efectuar un rediseño para un paso elevado de 700 metros, lo cual debió haberse analizado previamente en los estudios, diseños, proyectos y en los pliegos de condiciones, suscritos por la ESP ESVALLE SA, debido a lo anterior se determinó un retraso en el plazo inicialmente pactado para la ejecución del contrato en más de 435 dias. Aunado a lo anterior se observó en la auditoria efectuada, que las obras se encontraban según último informe de interventoría, en un porcentaje de avance del 15.77 % del valor total, y en un 39.42% en lo correspondiente al valor del anticipo entregado ($799.988.000), y un término de vigencia en el plazo del mismo correspondiente a 4 días contados a partir del 15 de agosto de 2013, fecha en que nuevamente se daría reinicio al contrato, lo cual indicaba un posible incumplimiento respecto de la ejecución del objeto convenido si no se tomaban las medidas necesarias correspondientes para dar solución a los inconvenientes presentados, lo anterior se presentó principalmente por falta de previsión de la administración de la ESP respecto de la entrega total de los valores correspondientes al pago del anticipo, sin que sobre el mismo se hubiesen tomado las medidas necesarias para ejercer control sobre su inversión, hecho este que produjo la solicitud de acompañamiento e intervención de esta Contraloría por parte de la interventoría del contrato, toda vez que nunca fue presentado por MP Ingeniería LTDA, plan de inversión del anticipo ni avance alguno sobre las obras efectuadas, motivo por el cual se expidió el control de advertencia No. 35 de 2011. 3. CONTRATO DE OBRA No. 10 DE 2011 MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACION DIRECTA DE MINIMA CUANTIA OBJETO: AMPLIACION RED DE ALCANTARILLADO CASCO URBANO, OPTIMIZACION DE PLANTA DE TRATAMIETO DE AGUA POTABLE, REPOSICION RED DE ACUEDUCTO TRAMO QUEBRADA EL ALGARROBO A PLANTA DE BOMBEO. VALOR: $96.000.000. CDP: 11-0026 DE FECHA FEBRERO 2 DE 2011 RP: 11-000 43 DE FECHA 15 DE FEBRERO DE 2011 CONTRATISTA: COPERATIVA PRESTADORA DE SERVICIOS CON SEGURIDAD Y SERIEDAD DE TRABAJO ASOCIADO LTDA REPRESENTANTE LEGAL: CARLOS CATILLO RUEDA SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 15 DE FEBRERO DE 2011 PLAZO: 5 MESES VALOR ANTICIPO: 50% POR VALOR DE $44.866.560 DE FECHA 15 DE FEBRERO DE 2011. ACTA DE INICIO: 15 DE FEBRERO DE 2011 FECHA DE TERMINACION: 15 DE JULIO DE 2011 ACTA DE RECIBO Y PAGO PARCIAL No.1: POR VALOR DE $8.626.000 DE FECHA 13 DE ABRIL DE 2011.




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ACTA DE RECIBO Y PAGO PARCIAL No.2: DE FECHA 29 DE ABRIL DE 2011, POR VALOR DE $3.000.000 ACTA DE RECIBO Y PAGO PARCIAL No. 3: DE FECHA 20 DE MAYO DE 2011, POR VALOR DE $11.121.948. ACTA DE RECIBO Y PAGO PARCIAL No. 4: DE FECHA 7 DE JUNIO DE 2011, POR VALOR DE $14.000.000 ACTA DE RECIBO Y PAGO No. 5: DE FECHA 12 DE JULIO DE 2011, POR VALOR DE $7.800.000. ACTA DE PAGO RECIBO Y PARCIAL No. 6: DE FCEHA 9 DE SEPTIEMBRE DE 2011, POR VALOR DE $ 3.364.000 ACTA DE RECIBO Y PAGO FINAL: DE FECHA 26 DE SEPTIEMBRE DE 2011, POR VALOR DE $3.221.492. INFORME DE SUPERVISION No 1: DE FECHA 13 DE ABRIL DE 2011 INFORME DE SUPERVISION No.2: DE FECHA 29 DE ABRIL DE 2011 INFORME DE SUPERVISION No.3: DE FECHA 20 DE MAYO DE 2011 INFORME DE SUPERVISION No.4: DE FECHA 7 DE JUNIO DE 2011 INFORME DE SUPERVISION No.5: DE FECHA 12 DE JULIO DE 2011 INFORME DE SUPERVISION No.6: DE FECHA 9 DE SEPTIEMBRE DE 2011 INFORME FINAL DE SUPERVISION: DE FECHA 26 DE SEPTIEMBRE DE 2011 ACTA DE LIQUIDACION: DE FECHA 26 DE SEPTIEMBRE DE 2011 La empresa de servicios públicos del municipio de Valle de san José, como prestador de los servicios públicos, de acueducto, alcantarillado y aseo requirió en desarrollo de su funciones y actividades realizar la construcción de redes de acueducto rural, por lo tanto procederá a contratar el día 15 de febrero de 2011 con la COPERATIVA PRESTADORA DE SERVICIOS CON SEGURIDAD Y SERIEDAD DE TRABAJO ASOCIADO LTDA, la realización de la siguiente obra: 1. Reposición de red bocatoma planta de bombeo. 2. Reposición de red alcantarillado planta de sacrificio bovino 3. Reposición de red alcantarillado de emergencia sitio la bloquera 4. Optimización planta de tratamiento agua potable 5. Reposición de red de alcantarillado 6. Reposición de red de alcantarillado casa de mercado 7. Ampliación de acueducto sector el canelo vereda cerro de monas 8. Ampliación acueducto vereda de plazas 9. Ampliación acueducto vereda san Antonio 10. Ampliación acueducto vereda los medios 11. Ampliación acueducto verada el morro Del anterior contrato se firmó acta de inicio el día 15 de febrero de 2011, realizándose un desembolso por valor de $44.866.560, suma entregada por concepto de anticipo, y 7 actas de pago parcial por valor total de $52.233.440, suscribiéndose actas de recibo final y liquidación de la obra el día 26 de septiembre de 2011. Ahora bien, en revisión efectuada a la carpeta contractual se observan previos a cada uno de los desembolsos efectuados en calidad de pagos parciales al contrato, la realización de los informes de la supervisión designada por la ESP ESVALLE SA; de igual manera reposan en el archivo contractual las correspondientes actas de verificación de obra por parte de los presidentes de las juntas de acción comunal de las veredas beneficiadas así como las de los




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presidentes de acueducto de las veredas: El Morro, Cerro de Monas Sector Canelo, Vega de Plazas y San Antonio, de fechas 22 de febrero de 2011, 22 de marzo de 2011, 6 de mayo de 2011 y 23 de mayo de 2011. OBSERVACION DE AUDITORIA No 9 Alcance Administrativo: El presente contrato se ejecuta por fuera del plazo convenido en la minuta contractual, debiendo suscribir adicionales en tiempo para evitar que se presenten vencimientos en su termino de ejecución; además se observa no reposan los pagos a seguridad social efectuados por el contratista de los meses de mayo a septiembre de 2011. En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA- Gerente

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El señor Nelson Fernando Arias Medina – Gerente de la ESP de Valle de San José, da respuesta al presente Hallazgo Administrativo (No 9) de la siguiente manera: “A este hallazgo aclaro que las copias de los respectivos pagos a seguridad social del contratista correspondientes de los meses de mayo, junio, julio, agosto y septiembre los presento en el momento del pago, lo cual se encontraban anexados en los egresos.”

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Una vez analizadas con detenimiento las contradicciones presentadas por la administración de la ESP, este Ente de Control CONFIRMA el presente Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO, en lo relativo a la observación respecto de su ejecución por fuera del plazo convenido en la minuta contractual lo cual ocasionó un vencimiento en su término de cumplimiento. Ahora bien, respecto de la falta de presentación de los pagos a seguridad social efectuados por el contratista de los meses de mayo a septiembre de 2011, esta observación queda desvirtuada, toda vez que fueron anexados los soportes de sus respectivos pagos en los términos correspondientes.

4. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 043 de 2011 MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACION DIRECTA CON UNICA OFERTA OBJETO: AISLAMIENTO DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE VALOR: $5.200.000 CDP: 11-00206 DE FECHA SEPTIEMBRE 1 DE 2011 RP: 11-00304 DE FECHA 22 DE SEP 2011




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CONTRATISTA: COPERATIVA PRESTADORA DE SERVICIOS CON SEGURIDAD Y SERIEDAD DE TRABAJO ASOCIADO LTDA REPRESENTANTE LEGAL: CARLOS CASTIILLO RUEDA PLAZO: 8 DIAS SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 22 SEPTIEMBRE DE 2011 ACTA DE INICIO: 23 DE SEPTIEMBRE DE 2011 ACTA DE PAGO PARCIAL No.1: DE FECHA 26 DE SEPTIEMBRE DE 2011, POR VALOR DE $3.540.000. INFORME DE SUPERVISION: DE FECHA 26 DE SEPTIEMBRE DE 2011 FECHA DE TERMINACION: DEL 4 DE OCTUBRE DE 2011 PAGO FINAL: DE FECHA 4 DE OCTUBRE DE 2011, POR VALOR DE $1.560.000 ACTA FINAL Y LIQUIDACION: 4 DE OCTUBRE DE 2011 La empresa de servicios públicos del municipio de Valle de san José, como prestador de los servicios públicos, de acueducto , alcantarillado y aseo requirió en desarrollo de su funciones y actividades realizar el asilamiento o encerramiento de la planta de tratamiento de agua potable (planta de bombeo), ubicada en la finca “El Algarrobo”, por ello procedió a suscribir contrato el día 22 de septiembre de 2012 con la Cooperativa prestadora de servicios con seguridad y seriedad de trabajo asociado LTDA, con el objeto realizar el cerramiento de la planta de tratamiento a través de la instalación de una cerca en alambre de púas y postas en concreto, por valor de $3.540.000, para ser ejecutado en un plazo de 8 días, con acta de inicio del 23 de septiembre de 2011, acta de pago parcial del 26 de septiembre de 2011 por valor de $3.540.000 y acta de pago final del 4 de octubre de 2011 por valor de $1.560.000, y acta de liquidación en la misma fecha. En revisión efectuada a la carpeta contractual se pudo observar la certificación y recibo a satisfacción de la supervisora del contrato así como el correspondiente informe de fecha 4 de octubre de 2011 donde reposa el registro fotográfico del encerramiento realizado a la PETAP.

REGISTRO FOTOGRAFICO.




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5. CONTRATO DE SUMINISTRO No. 040 de 2011 MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACION DIRECTA CON UNICA OFERTA OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE VIVIENDA SEGÚN CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 01 DE 2011 CELEBRADO ENTRE EL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ Y LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS SA ESP VALOR: $16.000.000 SUPERVISOR: GERENTE CDP: 11-00135 DE FECHA AGOSTO 9 DE 2011 RP: 11-00233 D EFCEHA AGOSTO 16 DE 2011 CONTRATISTA: COPERATIVA PRESTADORA DE SERVICIOS CON SEGURIDAD Y SERIEDAD DE TRABAJO ASOCIADO LTDA SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 16 DE AGOSTO DE 2011 PLAZO: 30 DIAS A PARTIR DEL ACTA DE INICIO ACTA DE INICIO: 17 DE AGOSTO DE 2011 ACTA PARCIAL E INFORME 1: DEL 18 DE AGOSTO DE 2011, POR VALOR DE $8.000.000 PAGO FINAL: DE FECHA 1 DE NOVIEMBRE DE 2011, POR VALOR DE $8.000.000. ACTA FINAL Y LIQUIDACION: 1 DE NOVIEMBRE DE 2011. La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Valle de San José en desarrollo del Convenio Interadministrativo No. 01 de 2011 firmado con la alcaldía del Valle de San José, requirió realizar el suministro de materiales para efectuar un mejoramiento de vivienda a determinados habitantes del sector rural y urbano del municipio; por lo tanto procede a suscribir contrato el día 16 de agosto de 2011 con la COPERATIVA PRESTADORA DE SERVICIOS CON SEGURIDAD Y SERIEDAD DE TRABAJO ASOCIADO LTDA, con el objeto de realizar el suministro de 30 sanitarios de 2 piezas con lavamanos y 985 metros cuadrados de tableta de gres, con acta de inicio del 17 de agosto de 2011, acta de pago parcial No. 1 del 18 de agosto de 2011 por valor de $8.000.000 y acta de pago final del 1 de noviembre de 2011 por valor de $8.000.000, con fecha del acta de liquidación del 1 de noviembre de 2011. Del anterior contrato se informa reposa en la carpeta contractual el acta de recibo a satisfacción de los 30 habitantes beneficiados con el combo sanitario entregado el día 17 de agosto de 2011, así como las respectivas actas de recibo de las tabletas de gres entregadas el día 28 de septiembre de 2011. OBSERVACION DE AUDITORIA No 10 Alcance Administrativo: El presente contrato se ejecuta por fuera del plazo convenido en la minuta contractual, toda vez que se realiza la entrega de una parte de los elementos suministrados habiendo expirado el término fijado para ello en la minuta contractual; aunado a lo anterior se observa la entidad no implementa actas de entrada al almacén o cardex de los materiales suministrados.




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En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA- Gerente RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El señor Nelson Fernando Arias Medina – Gerente de la ESP de Valle de San José, da respuesta al presente Hallazgo Administrativo (No.10) de la siguiente manera: “Teniendo en cuenta que el objeto del contrato se cumplió a cabalidad, lo cual en su momento fue certificado incurriendo en un error de fecha, ya que el acta de recibo final se debió suscribir el día diecisiete de septiembre dando cumplimiento al plazo inicial pactado. Por tanto el error es de forma ya que se cumplió con el objeto y la comunidad beneficiaria lo certifica en las respectivas actas individuales de entrega, de las cuales anexo copia.”

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Una vez analizadas con detenimiento las contradicciones presentadas por la administración de la ESP, este Ente de Control CONFIRMA el presente Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO, toda vez que en revisión a la carpeta contractual se observó que los elementos objeto del presente contrato fueron entregados habiendo expirado el plazo pactado para la ejecución del mismo, además no se realizaron por parte de la entidad auditada actas de entrada al almacén de los materiales suministrados. 6. CONTRATO DE SUMINISTRO NO 38 DE 2011 MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACION DIRECTA CON UNICA OFERTA OBJETO: SUMINISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS QUE SE USAN EN EL PROCESO DE POTABILIZACION DEL AGUA TENIENDO EN CUENTA LOS COSTOS DE RECORRIDO Y LA DISPONIBILIDAD DE ESTAS EN EL MOMENTO QUE SE NECESITAN MAS LOS COSTOS DE TRANSPORTE Y LOS COSTOS INDIRECTOS. VALOR: $9.800.000 CDP: 11-00100 JULIO 12 DE 2012. RP: 11-00215 DE JULIO 19 DE 2011 CONTRATISTA: JUAN RAMON CORTES DÍAZ SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 19 DE JULIO DE 2011 PLAZO: 5 MESES CONTADOS A PARTIR DEL ACTA DE INICIO ACTA DE INICIO: 19 DE JULIO DE 2011 PRIMER PAGO: $ 8.000.000 DEL 8 DE NOVIEMBRE DE 2011 ADICION EN VALOR: DE FECHA 7 DE DICIEMBRE DE 2011, POR $1.751.029. PAGO FINAL: 19 DE DICIEMBRE DE 2011 POR VALOR DE $3.551.020. LIQUIDACION: 19 DE DICIEMBRE DE 2011




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La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Valle de San José, como prestador de los servicios públicos, de acueducto, alcantarillado y aseo requirió en desarrollo de sus funciones y actividades adquirir el suministro de sustancias químicas que se usan en el proceso de potabilización del agua, por lo tanto procedió a suscribir contrato el día 19 de julio de 2011, con el señor JUAN RAMON CORTES DÍAZ, por valor de $9.800.000, con acta de inicio del mismo día, y un primer pago por $8.000.000 de fecha 8 de noviembre de 2011 previa presentación de la factura de venta No. 1829 por parte de Distribuciones ACUACOR, con firma de un adicional en valor de $1.751.029 el día 7 de diciembre de 2011, efectuándose un pago final el día 19 de noviembre de 2011 por valor de $3.551.020 previa presentación de la factura de venta No. 1969 por parte de ACUACOR, con suscripción del acta de liquidación del mismo día. OBSERVACION DE AUDITORIA No 11 Alcance Administrativo: En el presente contrato se realiza un adicional en valor sin que se observe la legalización de la misma conforme lo establece el artículo 34 del manual de contratación, es decir previa la expedición del correspondiente CDP, debidamente justificados, aunado a lo anterior no se observa no se implementan actas de entrada al almacén o cardex de los materiales suministrados. En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA- Gerente RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El señor Nelson Fernando Arias Medina – Gerente de la ESP de Valle de San José, da respuesta al presente Hallazgo Administrativo (No.11) de la siguiente manera: “En cuanto al cdp adicional del contrato Nº 038-2011 afirmo que si cumplí con lo establecido en el manual

de contratación, ya que este se encontraba digitado y no impreso. “

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Una vez analizadas con detenimiento las contradicciones presentadas por la administración de la ESP, este Ente de Control CONFIRMA el presente Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO, toda vez que si bien es cierto fueron allegados el DCP y RP respecto de la adición efectuada al presente contrato, esta no se legalizó conforme lo establece el articulo 34 del manual de contratación, teniendo en cuenta que en revisión a la carpeta contractual no se observó justificación respecto de su expedición; además se observó no se realizaron por parte de la administración de la ESP actas de entrada al almacén o cardex de los materiales suministrados.




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7. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS NO 25 DE 2011 MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACION DIRECTA CON UNICA OFERTA OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO CONDUCTOR DEL VEHICULO DE PLACAS OUG498 PARA LA RECOLECCIÓN TRANSPORTE Y DISPOCISIÓN FINAL DE LOS RESIDUOS SOLIDOS DEL MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE. VALOR: $9.600.000 CDP: 11-001053 ABRIL 1 DE 2011 RP: 11-0091 DE FECHA MAYO 2 DE 2011 CONTRATISTA: GRIMALDO DIAZ HERNANDEZ SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 2 DE MAYO DE 2011 PLAZO: 6 MESES CONTADOS A PARTIR DEL ACTA DE INICIO ACTA DE INICIO: 2 DIAS DEL MES DE MAYO DE 2011 SEIS PAGOS MENSUALES: POR VALOR DE $1.200.000, RESPECTO DE LOS MESES DE MAYO A OCTUBRE DE 2011. ACTA DE LIQUIDACION: DE OCTUBRE 31 DE 2011 La empresa de servicios públicos del municipio de Valle de San José, contrató con el señor GRIMALDO DIAZ HERNANDEZ el día 2 de mayo de 2011 la prestación de servicios como conductor de la volqueta aportada por el municipio para realizar la recolección y trasporte de basuras al sitio de disposición final ubicado en la ciudad de San Gil, para ser ejecutado en un plazo de síes meses, realizándose seis (06) pagos parciales por valor de $1.200.000 c/u, con actas de liquidación del 31 de octubre de 2011. Del anterior contrato se realizan las correspondientes certificaciones de cumplimiento por parte del supervisor respecto de la labor establecida en el objeto contractual. 8. CONTRATO DE SUMINISTRO No 37 de 2011 MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACION DIRECTA CON UNICA OFERTA OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES ACCESORIOS HERRAMIENTAS E IMPLEMENTOS PARA LAS LABORES DE OPERACIÓN MANTENIMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO VALOR: $4,100,000 CDP: 11-00102 POR VALOR DE $2.100.000 RP: 11-00213 DE FECHA JULIO 19 DE 2011 POR VALOR DE $2.100.000 CONTRATISTA: MARIELA SALAZAR ROMERO SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 19 DE JULIO DE 2011 PLAZO: HASTA AGOTAR RECURSOS ACTA DE INICIO: 19 DE JULIO DE 2011 ACTA DE PAGO PARCIAL No 1: POR VALOR DE $2.100.000 DE FECHA 17 DE AGOSTO DE 2011. ACTA DE PAGO FINAL: FECHA 27 DE DICIEMBRE DE 2011, POR VALOR DE $2.000.000 ACTA DE LIQUIDACION: FECHA 27 DE DICIEMBRE DE 2011.




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La empresa de servicios públicos del municipio de Valle de San José, suscribió contrato el día 19 de julio de 2011 con la señora MARIELA SALAZAR ROMERO, con el objeto de suministrar materiales, herramientas y demás elementos indispensables para la reparación de daños que se presenten y la ampliación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del municipio, efectuándose un pago parcial No. 1 el día 17 de agosto de 2011, por valor de $2.100.000 y un acta de pago final y de liquidación el día 27 de diciembre de 2011 por valor de $2.000.000. Del anterior contrato reposan en la carpeta contractual las facturas de venta de los elementos suministrados, así como las correspondientes certificaciones de cumplimiento a satisfacción por parte del supervisor del contrato. OBSERVACION DE AUDITORIA No 12 Alcance Administrativo: En el presente contrato se realiza un certificado de disponibilidad presupuestal y un registro presupuestal por valor de $2.100.000, lo cual es inferior al valor efectivamente contratado y ejecutado el cual fue por $4.100.000, lo anterior denota que se están efectuando en la ESP certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales por un valor inferior al establecido en la minuta contractual y efectivamente ejecutado; por lo tanto la entidad deberá entrar a explicar cuál fue el origen del pago total efectuado en el presente contrato. En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA-Gerente RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El señor Nelson Fernando Arias Medina – Gerente de la ESP de Valle de San José, da respuesta al presente Hallazgo Administrativo (No.12) de la siguiente manera: “Afirmo que en la Empresa no se han efectuado registros presupuestales inferiores a los valores contratados,

aclaro que se hicieron los respectivos cdp, esto conlleva a que fueron dos cdp , de lo cual solo uno reposaba

en el contrato pero en el sistema aparecen cargados dos que son el CD Nº 102 y 111 y CP Nº 212 y 213.”

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Una vez analizadas con detenimiento las contradicciones presentadas por la administración de la ESP, este Ente de Control DESVIRTUA el presente Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO, toda vez que fueron allegados en respuesta al informe preliminar los respectivos CDP del presente contrato, los cuales suman el valor real del objeto pactado.




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Finalmente el equipo auditor observó que los contratos números: 37 de 2011, 38 de 2011 y 40 de 2011, se suscribieron estando en vigencia la Ley 996 de 2005 “Ley de Garantías, que aplicaba para el periodo del 1 de julio de 2011 al 30 de octubre de 2011, por lo tanto se configurará la siguiente: OBSERVACION DE AUDITORIA No 13 Alcance Administrativo: La ESP ESVALLE SA, celebra contratos bajo la modalidad de contratación directa con única oferta, encontrándose en vigencia la Ley de Garantías, por lo tanto se le precisa a la administración de la entidad que en el evento de realizarse contratos dentro del plazo de aplicación de Ley de Garantías, estos deben ser ejecutados bajo parámetros de presentación de ofertas por más de un proponente, evitando de esta manera la configuración de una contratación directa que trasgreda la prohibición en la celebración de contratos bajo esta modalidad. En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA-Gerente El señor Nelson Fernando Arias Medina – Gerente de la ESP de Valle de San José, da respuesta al presente Hallazgo Administrativo (No.13) de la siguiente manera: “La Empresa de servicios públicos se rige por el derecho privado, por lo tanto no opera la ley de garantías y en lo demás este contrato se hizo con todo lo establecido en el Manual de Contratación de la entidad, OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES, ACCESORIOS, HERRAMIENTAS E IMPLEMENTOS PARA LAS LABORES DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO.”

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Una vez analizadas con detenimiento las contradicciones presentadas por la administración de la ESP, este Ente de Control CONFIRMA el presente Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO, toda vez que si bien es cierto la Empresa de Servicios Públicos de Valle de San José es una entidad que se rige por los parámetros aplicables a los particulares, es decir se rige por el derecho privado en cuento a su contratación, no es menos cierto que parte de su presupuesto está constituido por dineros públicos y por lo tanto es objeto de control por parte de esta Contraloría y debe atender los parámetros y recomendaciones que este ente de control le realice, por lo tanto se le señala a la administración de la ESP ESVALLE, que en el tiempo de aplicación de la Ley de Garantías, evite realizar su contratación en forma directa, y por el contrario de la oportunidad a varios aferentes de presentar propuestas que puedan brindar mayores beneficios a la entidad contratante, lo




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anterior atendiendo a las demas modalidades de contratación consagradas en su manual de contratación. 4.3.2 CONTRATACION REALIZADA EN LA VIGENCIA 2012. El presupuesto de la contratación para la vigencia 2012, de la ESP ESVALLE SA del Municipio del Valle de San José, fue de: QUINIENTOS SETENTA Y CUATRO MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS SETENTA Y CUATRO PESOS (574.659.674). CUANTIAS PARA CONTRATAR EN LA ESP ESVALLE S.A DE VALLE DE SAN JOSE- VIGENCIA 2011.

VALORES 2012

Salario Mínimo

566,700

Presupuesto Municipio

166,879,670

Presupuesto expresado en smlmv

294.48

Menor cuantía en smlmv

450

10% Menor cuantía

25,501,500

SELECCIÓN CONTRATISTA 2012

CUANTIAS PARA

CONTRATAR

DESDE HASTA

smlmv pesos smlmv pesos

[0-10% DE LA

Menor cuantía

0 0 28

25,501,500

CONTRATACION

DIRECTA CON

UNICA OFERTA

0 0 50 28.335.000

Contratación

DIRESTA DE

MINIMA cuantía

51 28.901.700

500 283.350.000

SELECCIÓN

SIMPLIFICADA

501 283.916.700

4.000 2.266.800.000




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INVITACION

PUBLICA

4.001 2.267.366.700

La ESP ESVALLE AESP del municipio del Valle de San José, en la vigencia 2012 suscribió un universo de 49 contratos, los cuales ascienden a la suma de $574.659.674. En el proceso auditor se verificó la correcta inversión de los dineros ingresados al Presupuesto General de Rentas y Gastos de la ESP ESVALLE del municipio del Valle de San José, de tal manera el grupo auditor de la Contraloría General de Santander seleccionó para el proceso auditor una muestra de 8 contratos por valor de $190.936.000, los cuales equivalen al 35% del total de la contratación en valor. CUADRO DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA DE ESP ESVALLE SA DEL MUNICIPIO DEL VALLE DE SAN JOSE VIGENCIA 2012.

N° Contratista Clase Objeto Valor Inicial Fecha De Suscripción

Liquidación Anticipo Adiciones Tipo De Gasto

28

CORPORACION EMPRENDER EN PRO DEL CRECIMIENTO Y DESARROLLO FAMILIAR AMBIENTAL Y SOCIAL

C5

REPOSICIÓN DE LA RED DEL ALCANTARILLADO DE LAS CALLES 2 ENTRE CRAS 6 y 7, CRA 7 ENTRE CALLE 2 y 3; CALLE 3 ENTRE CRA 9 y 10 y CRA 10 ENTRE 3 y 4 CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ SANTANDER

58.252.427

2012-06-22

25/07/2012

29126213,5

INVERSION

38

PEDRO ALONSO MUÑOZ GALVIS

C5

CONSTRUCCIÓN DE REDES ELÉCTRICAS DE MEDIANA Y BAJA TENSIÓN CON SU RESPECTIVA SUBESTACIÓN PARA EL BARRIO PUERTA DE ORO DEL MUNICIPIO DE GUACA – SANTANDER

30.600.000

16/10/2012

20/12/2012

15300000

15000000

INVERSION

41


C5

SUMINISTRO INSTALACION Y ADECUACION DE MOTOBOMBA HORIZONTAL DE HIERRO TIPO TURE CON MOTOR DE 35HP TRIFASICO DE 3.740 RPM

33.447.250

12/10/2012

07/11/2012 INVERSION

44

SERBISAN E.A.T

C5

INSTALACION DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO DE AGUA PARA 30 FAMILIAS DE LA VEREDA LAS HORTENSIAS E INSTLACION DE MANGUERA PARA BENEFICIAR A 20 FAMILIAS EN EL SECTOR RURAL DE LA VEREDA LA MESETA DEL SANTANDER

58.936.323

03/12/2012

28/12/212 INVERSION

45


C5

MEJORAMIENTO, MANTENIMIENTO Y EMBELLECIMIENTO DEL PARQUE PRINCIPAL DEL MUNICIPIO DE GUACA – SANTANDER

7.000.000

30/11/2012

07/12/2012

INVERSION

10

DIOVIS ANTONIO MUÑOZ VASQUEZ

C6

SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE UN COMPUTADOR DE ESCRITORIO, UNA IMPRESORA Y UNA INSTALACIÓN LOCAL INALAMBRICA PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS ESVALLE S.A-E.S.P.

2700000

19/02/2012 23/04/2012

FUNCIONAMIENTO




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02

CONVENIO N° 02-03-2012 SUSCRITO ENTRE EL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSE Y LA EMPRESA ESVALLE SA-ESP

AUNAR ESFUERZOS PARA LA RECOLECCION DE RESIDUOS SÓLIDOS DEL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ SANTANDER

ND

02/03/2012 31/12/2012 NA

NA

NA

14

CONVENIO INTERADMINISTRATIVOS N° 0014-2012 SUSCRITO ENTRE EL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSE Y LA EMPRESA ESVALLE SA-ESP

CONVENIO

PARA LA ASISTENCIA AL SECTOR RURAL AMPLIANDO LA COBERTURA DE RECOLECCION TRANSPORTE Y DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS INORGANICOS EN EL MUNICIPIO DEL VALLE DE SAN JOSE SANTANDER, DANDO CUMPLIMIENTO AL PGIRS Y AL REQUERIMIENTO DE LA RESOLUCION DLG 603 Y EL AUTO DLG 074 DE MAYO 10 2012, EMITIDO POR LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE SANTANDER (CAS)

10.000.000 19/09/2012 21/12/2012 5.000.000

NA

NA

ANALISIS DE LA CONTRATACION VIGENCIA 2012 Una vez verificada la información de los contratos seleccionados en la muestra del SIA, se obtuvo los siguientes resultados: 1. Para la vigencia 2012, tuvo un total de 49 contratos, por un valor total de $574.659.674 2. Todos los contratos manejaron la modalidad de contratación directa. 3. No se informaron contratos celebrados bajo la modalidad de urgencias manifiestas, ante la Contraloría Auxiliar de Santander. 6. No se publicó ningún contrato en el SECOP.

ANALISIS DE LOS CONTRATOS SELECCIONADOS EN LA MUESTRA

Los contratos revisados y estudiados en desarrollo de la presente Auditoría Integral Modalidad Regular, que se adelantó en la E.S.P ESVALLE S.A E.S.P del municipio de Valle de San José- Santander son: 1. CONTRATO DE OBRA No 28 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: INVITACION DIRECTA DE MINIMA CUANTIA OBJETO: REPOSICIÓN DE LA RED DEL ALCANTARILLADO DE LAS CALLES 2 ENTRE CRAS 6 Y 7, CRA 7 ENTRE CALLE 2 Y 3; CALLE 3 ENTRE CRA 9 Y 10 Y CRA 10 ENTRE 3 Y 4 CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ SANTANDER. VALOR: $58.252.427.

CDP: 12-00271, POR VALOR DE $58.252.427, DE FECHA JUNIO 15 DE 2012 RP: 12-00495 POR VALOR $58.252.427, DE FECHA JUNIO 20 DE 2012 CONTRATISTA: CEDFAC

REPRESENTANTE LEGAL: SILVIA ALEJANDRA MARTINEZ VALAGUERA SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 22 DE JUNIO DE 2012 PLAZO: 30 DIAS VALOR A CANCELAR: 50% COMO ANTICIPO Y SALDO EDIANTE ACTA DE AVENCE DEL CONTRATO.




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VALOR ANTICIPO: $29.126.213 DE FECHA 22 DE JUNIO DE 2012 ACTA DE INICIO: 22 DE JUNIO DE 2012 INTERVENTOR: JOSE ANTONIO BECERRA PINZON, REPRESENTANTE LEGAL DE EL VERGEL LTDA PAGOS FINAL: $29.126.213 DE FECHA 23 DE JULIO DE 2012 PAGOS REALIZADOS: $58.252.427 INFORMES DEL INTERVENTOR: 23 DE JULIO DE 2012 ACTA DE LIQUIDACION: 25 DE JULIO DE 2012 La ESP ESVALLE SA en desarrollo del convenio interadministrativo No. 06 de 2012, celebrado con la administración municipal de Valle de San José, requirió realizar la reposición de la red del alcantarillado de las calles 2 entre carreras 6 y 7, carrera 7 entre calle 2 y 3; calle 3 entre carrera 9 y 10 y carrera 10 entre 3 y 4 del casco urbano del municipio, por ello procedió a suscribir contrato el día 22 de junio de 2012, con CEDFAC, por valor de $58.252.427, para ser ejecutado en un plazo de 30 días, efectuándose un pago por concepto de anticipo de $29.126.213 el día 22 de junio de 2012, y un pago final por valor de $29.126.213 el día 23 de junio de 2012, previa presentación del informe de la interventoría (EL VERGEL LTDA), con suscripción del acta de liquidación del 15 de julio de 2012. Del anterior contrato se informa fue revisada la carpeta contractual del contrato de interventoría corroborando de esta manera la realización de los informes efectuados respecto de la ejecución y cumplimiento de la obra conforme a lo establecido en la minuta contractual.

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2. CONTRATO DE OBRA No 38 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: INVITACION DIRECTA DE MINIMA CUANTIA OBJETO: CONSTRUCCIÓN DE REDES ELÉCTRICAS DE MEDIANA Y BAJA TENSIÓN CON SU RESPECTIVA SUBESTACIÓN PARA EL BARRIO PUERTA DE ORO DEL MUNICIPIO DE GUACA – SANTANDER VALOR: $30.600.000

CDP: 12-00485 DE FECHA OCTUBRE 11 DE 2012 RP: 12-00680 DE FECHA OCTUBRE 16 DE 2012 CONTRATISTA: PEDRO ALONSO MUÑOZ GALVIS SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 16 DE OCTUBRE DE 2012 PLAZO: 45 DIAS VALOR A CANCELAR: 50% COMO ANTICIPO Y SALDO MEDIANTE ACTA DE AVENCE DEL CONTRATO. VALOR ANTICIPO: $15.300.000 DE FECHA 16 DE OCTUBRE DE 2012 ACTA DE INICIO: 16 DE OCTUBRE DE 2012 AIDICIONAL EN VALOR: $15.000.000 DE FECHA NOVIEMBRE 15 DE 2012. CD 2: 12-00511 DE FCHA NOVIEMBRE 15 DE 2012 RP 2: 12-00511 DE FECHA NOVIEMBRE 15 DE 2012 PAGO PARCIAL No 1: $9.299.000 DE FECHA 19 DE NOVIEMBRE DE 2012 PAGO PARCIAL No. 2: $7.500.000 DE FECHA 28 DE NOVIEMBRE DE 2012 ACTA DE RECIBO FINAL: 30 DE NOVIEMBRE DE 2012 PAGO FINAL: $13.500.000 DE FECHA 24 DE DICIEMBRE DE 2012 ACTA DE LIQUIDACION: 20 DE DIEMBRE DE 2012 La ESP ESVALLE SA en desarrollo del contrato interadministrativo No 013 de 2012 celebrado con la alcaldía municipal de Guaca, procedió a suscribir contrato




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el día 16 de octubre de 2012, con el señor PEDRO ALONSO MUÑOZ GALVIS, el cual tiene por objeto realizar la construcción de redes eléctricas de mediana y baja tensión con su respectiva subestación para el Barrio Puerta de Oro del municipio de Guaca, por valor de $30.600.000, realizándose un pago de $15.300.000 por concepto de anticipo el día 16 de octubre de 2012, con firma de un adicional en valor por $15.000.000 de fecha 15 de noviembre de 2012, lo anterior teniendo en cuenta que se hizo necesaria en la construcción la instalación de 280 lámparas de sodio de 75wtios; posteriormente se efectuó un acta de pago parcial No. 1 de fecha 19 de noviembre de 2012 por valor de $9.299.000, y un acta de pago parcial No. 2 de $7.500.000 el día 28 de noviembre de 2012, con fecha de recibo final de la obra el día 30 de noviembre de 2012, y la firma del acta de liquidación el día 20 de diciembre de 2012, con un acta de pago final por valor de $13.500.000 de fecha 24 de diciembre de 2012. En revisión al contrato se observa la presentación de informes de ejecución por parte del contratista de fechas noviembre 26 y 30 de 2012, así como las respectivas certificaciones de cumplimiento expedidas por el supervisor del contrato. OBSERVACION DE AUDITORIA No 13 Alcance Administrativo: En el presente contrato no se realizan actas de recibo a satisfacción de la comunidad beneficiada en el municipio de Guaca, con lo cual se pueda brindar mayor trasparencia respecto de la realización del objeto contractual en debida forma; en consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA- Gerente RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El señor Nelson Fernando Arias Medina – Gerente de la ESP de Valle de San José, no da respuesta al presente Hallazgo Administrativo

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Una vez analizadas con detenimiento las contradicciones presentadas por la administración de la ESP, este Ente de Control CONFIRMA el presente Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO, toda vez que no fue presentada contradicción alguna frente al mismo. 3. CONTRATO DE SUMINISTRO No 41 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: INVITACION DIRECTA DE MINIMA CUANTIA OBJETO: SUMINISTRO INSTALACION Y ADECUACION DE MOTOBOMBA HORIZONTAL DE HIERRO TIPO TURE CON MOTOR DE 35HP TRIFASICO DE 3.740 RPM VALOR: $33.447.250




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CDP: 12-00488 DE FECHA OCTUBRE 11 DE 2012 RP: 12- 00488 DE FECHA OCTUBRE 12 DE 2012 CONTRATISTA: PEDRO ALONSO MUÑOZ GALVIS

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 12 DE OCTUBRE DE 2012 PLAZO: 20 DIAS FORMA DE PAGO: ACTAS PARCIALES PREVIA CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DEL INTERVENTOR ACTA DE INICIO: 12 DE OCTUBRE DE 2012. INTERVENTORIA: FEISAL MORALES ARDILA PAGO PARCIAL No1: POR $23.423.075 DE FECHA 19 DE OCTUBRE DE 2012 PAGO FINAL: POR $10.034.175 DE FECHA 31 DE OCTUBRE DE 2012 ACTA DE RECIBO FINAL: 31 DE OCTUBRE DE 2012 ACTA DE LIQUIDACION: 20 DE NOVIEMBRE DE 2012 El presente contrato se realizó teniendo en cuenta la necesidad urgente de efectuar el cambio de la bomba de tanqueo del agua, toda vez que había cumplido con su vida útil y se encontraba abasteciendo los tanques en forma demorada, lo cual generaba altos gastos de servicio eléctrico aumentando de esta manera los costos para la empresa de servicios públicos ESVALLE SA, de igual forma se requería hacer ajustes a los sistemas conectores de mando ya que los existentes tenían capacidad de 40 amperios y los requeridos eran de una capacidad de 80 a 100 amperios, por lo cual el día 12 de octubre de 2012 la entidad procedió a suscribir contrato con el señor PEDRO ALONSO MUÑOZ GALVIS, con el objeto de realizar el suministro instalación y adecuación de motobomba horizontal de hierro tipo ture con motor de 35HP trifásico de 3.740 RPM, por valor de $33.447.250, efectuándose un primer pago por valor de $23.413.075 el dia 18 de octubre de 2012, previa entrega del informe de avance parcial allegado por el contratista y certificación de cumplimiento por parte del supervisor, posteriormente el dia 31 de octubre de 2012, se realiza acta de pago y recibo final del contrato por valor de $10.034.175, y el día 20 de noviembre de 2012 se suscribe la correspondiente acta de liquidación. Del anterior contrato se observa previo a cada pago la presentación de informes técnicos, administrativos y financieros por parte del interventor de fechas 19 de octubre de 2012 y 31 de octubre de 2012, en los cuales avala los grados de avance respecto de la ejecución del contrato; además se informa que el equipo auditor se desplazó al lugar donde actualmente funciona la bomba de tanqueo verificando su utilización conforme lo requería la ESP ESVALLE SA.

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4. CONTRATO DE SUMINISTRO No 44 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: INVITACION DIRECTA DE MINIMA CUANTIA OBJETO: INSTALACION DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO DE AGUA PARA 30 FAMILIAS DE LA VEREDA LAS HORTENSIAS E INSTLACION DE MANGUERA PARA BENEFICIAR A 20 FAMILIAS EN EL SECTOR RURAL DE LA VEREDA LA MESETA DEL SANTANDER SUPERVISOR: GERENTE VALOR: $58.936.323 CDP: 12-00520 DE FECHA 30 DE NOVIEMBRE DE 2012 58.936.323 RP: 12-00754 DE FECHA DICIEMBRE 3 DE 2012 CONTRATISTA: SERBISAN E.A.T SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 3 DE DICIEMBRE 2012 PLAZO: 30 DIAS FORMA DE PAGO: CONTRAENTREGA, CON RECIBIDO A SATISFACCION POR EL CONTRATANTE VALOR A CANCELAR: $58.936.323 ACTA DE INICIO: 3 DE DICIEMBRE DE 2012 PAGO FINAL: 28 DE DICIEMBRE DE 2012 POR VALOR DE $58.936.323 ACTA DE RECIBO FINAL: 28 DE DICIEMBRE DE 2012 ACTA DE LIQUIDACION: 28 DE DICIEMBRE DE 2012 El presente contrato se suscribió con la empresa SERBISAN E.A.T, el día 3 de diciembre de 2012, con el objeto de efectuar instalación de tanques aéreos de almacenamiento para 40 familias de la Verada Las Hortensias y la instalación de mangueras para beneficiar a 20 familias de la Vereda La Meseta, lo anterior para ser ejecutado en un plazo de 30 días, efectuándose acta de inicio el 3 de diciembre de 2012, y acta de pago, recibo final y liquidación del 28 de diciembre de 2012, por valor de $58.936.323. Del anterior contrato reposa en la carpeta contractual la factura de venta No. 0751 de fecha 28 de diciembre de 2012, por valor de $58.936.323, presentada por el contratista, así como su respectivo informe de ejecución con las actividades realizadas, además se observa informe final de supervisión del contrato, donde certifican su cumplimiento cabalidad de fecha 27 de diciembre de 2012, igualmente se relaciona un listado y recibo a satisfacción de cada uno de los beneficiarios del suministro de los tanques, a lo cual el Secretario de Planeación del municipio en calidad de supervisor del convenio certifica su cumplimiento, aunado a lo anterior se encuentra el recibo a satisfacción del presidente de la Junta de Acción Comunal de la “Vereda la Meseta” donde se realizaron la entrega de las mangueras que beneficiaran a 20 familias, de fecha 18 de diciembre de 2012. 5. CONTRATO DE MANTENIMIENTO No 45 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: INVITACION DIRECTA CON UNICA OFERTA OBJETO: MEJORAMIENTO, MANTENIMIENTO Y EMBELLECIMIENTO DEL PARQUE PRINCIPAL DEL MUNICIPIO DE GUACA – SANTANDER VALOR: $7.000.000 CDP: 12-00515 DE FECHA 17 DE NOVIEMBRE DE 2012 RP: 12-00515 DE FECHA 30 DE NOVIEMBRE DE 2012




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CONTRATISTA: PEDRO ALONSO MUÑOZ GALVIS SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 30 DE NOVIEMBRE DE 2012 PLAZO: 8 DIAS SUPERVISOR: GERENTE FORMA DE PAGO: UNICO PAGO 100% ACTA DE INICIO: 30 NOVIEMBE DE 2012 ACTA DE RECIBO FINAL: 7 DE DICIEMBRE DE 2012 ACTA DE LIQUIDACION: 7 DE DICIEMBRE DE 2012 PAGO TOTAL: 13 DE DICIEMBRE DE 2012 POR VALOR DE $7.000.000 La ESP ESVALLE SA en desarrollo del contrato interadministrativo No 012 de 2012, celebrado con la Alcaldía municipal de Guaca, procedió a suscribir contrato el día 30 de noviembre de 2012, con el señor PEDRO ALONSO MUÑOZ GALVIS, el cual tiene por objeto realizar mejoramiento, mantenimiento y embellecimiento del parque principal del municipio de Guaca, con fecha de acta de inicio del 30 de noviembre de 2012, y suscripción del acta de recibo final y liquidación del 13 de diciembre de 2012. Del anterior contrato reposa informe de ejecución y registro fotográfico de fecha 6 de diciembre de 2012, presentado por el señor PEDRO ALONSO MUÑOZ GALVIS en calidad de contratista, así como el recibo a satisfacción suscrito por el supervisor del contrato interadministrativo celebrado con el municipio de Guaca. 6. CONTRATO DE SUMINISTRO No 10 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: INVITACION DIRECTA CON UNICA OFERTA OBJETO SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE UN COMPUTADOR DE ESCRITORIO, UNA IMPRESORA Y UNA INSTALACIÓN LOCAL INALAMBRICA PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS ESVALLE S.A-E.S.P. SUPERVISOR: GERENTE VALOR: $2.700.000 CDP: 12-0048 DE FECHA ENERO 20 DE 2012 RP: 12-0048N DE 19 FEBRERO DE 2012 CONTRATISTA: DIOVIS ANTONIO MUÑOZ VASQUEZ SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 19 DE FEBRERO DE 2012 PLAZO: 3 MESES FORMA DE PAGO: MEDIANTE ACTAS PRACIALES ACTA DE INICIO: 19 DE FEBRERO DE 2012 ACTA PAGO PARCIAL 1: 16 DE MARZO DE 2012 POR VALOR DE $1.700.000 PAGO FINAL: 23 DE ABRIL DE 2012 POR VALOR DE $1.000.000 ACTA DE LIQUIDACION: 23 DE ABRIL DE 2012 La ESP de Valle de San José, como prestador de los servicios públicos, de acueducto, alcantarillado y aseo requirió en desarrollo de su funciones y actividades, contar con los equipos de cómputo que faciliten y optimicen el logro de los cometidos y fines para lo cual fue creada, por lo tanto procedió a suscribir contrato el día 19 de febrero de 2012, con el señor DIOVIS ANTONIO MUÑOZ VASQUEZ, para realizar suministro e instalación de un computador de escritorio, una impresora y una instalación local inalámbrica para la empresa de servicios públicos ESVALLE S.A E.S.P, con fecha de acta de inicio del 19 de febrero de 2012, acta de pago parcial No. 1 de fecha 16 de marzo de 2012 por valor de




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$1.700.000 con acta de pago final y liquidación de fecha 23 de abril de 2012, por valor de $1.000.000. Del anterior contrato se informa reposa la factura de venta No. 004 de fecha 16 de marzo de 2012, así como certificación de cumplimiento suscrita por el supervisor, además se realizó inspección ocular a los equipos informáticos adquiridos y a la instalación de la línea de internet realizada, verificando la existencia de los mismos. 7. CONVENIO SOLIDARIO No. 002 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACION DIRECTA OBJETO AUNAR ESFUERZOS PARA LA RECOLECCION DE RESIDUOS SÓLIDOS DEL MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSÉ SANTANDER APORTE DEL MUNICIPIO: PRESTAMO DE UNA VOLQUETA. CONVENIENTE 1: MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSE CONVENIENTE 2: ESP ESVALLE SA SUSCRIPCION DEL CONVENIO: DE FECHA 2 DE MARZO DE 2012 PLAZO: 9 MESES CON 29 DIAS ACTA DE INICIO: 2 DE MARZO DE 2012 ACTA DE RECIBO FINAL: 31 DE DICIEMBRE DE 2012 SUPERVISOR: SECRETARIO DE GOBIERNO-ALCALDIA VALLE DE SAN JOSE ACTA DE LIQUIDACION: 31 DE DICIEMBRE DE 2012 La ESP ESVALLE SA, como prestador de los servicios públicos, de acueducto, alcantarillado y aseo requería en desarrollo de sus funciones y actividades, prestar el servicio de trasporte y disposición final de los residuos sólidos del municipio, debido a ello procedió a celebrar convenio solidario con la Alcaldía municipal de Valle de San José, el día 2 de marzo de 2012, en el cual el municipio puso a disposición de la empresa de servicios públicos el vehículo de carga marca mercedes Benz, con placa OUG 498, color verde de uso oficial, y la Empresa de Servicios Públicos por otra parte se obligó a contratar, mantener y cancelar las mensualidades del conductor de la volqueta dentro de los términos legales, por un plazo de 9 meses y 20 días, firmándose acta de inicio el 2 de marzo de 2012 y acta de recibo final y liquidación de fecha 31 de diciembre de 2012, previa certificación de cumplimiento otorgada por el Secretario de Gobierno en calidad de supervisor del convenio. En este orden de ideas la ESP ESVALLE SA en desarrollo del convenio solidario No. 002 de 2012, realizó tres contratos de prestación de servicios de conductor de la volqueta, el primero de fecha 14 de marzo de por valor de $3.600.000 para ser ejecutado en un plazo de 90 días, el segundo suscrito el 19 de junio de 2012 por valor de $3.600.000, para ser ejecutado en un plazo de 90 días y el tercero suscrito el día 24 de septiembre de 2012, por valor de $4.080.000 por un plazo de 3 meses y 6 días. 8. CONVENIO NTERADMINISTRATIVO No 014 DE 2012 MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACION DIRECTA OBJETO: PARA LA ASISTENCIA AL SECTOR RURAL AMPLIANDO LA COBERTURA DE RECOLECCION TRANSPORTE Y DISPOSICION FINAL DE




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RESIDUOS SOLIDOS INORGANICOS EN EL MUNICIPIO DEL VALLE DE SAN JOSE SANTANDER, DANDO CUMPLIMIENTO AL PGIRS Y AL REQUERIMIENTO DE LA RESOLUCION DLG 603 Y EL AUTO DLG 074 DE MAYO 10 2012, EMITIDO POR LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE SANTANDER (CAS) CONVENIENTE 1: ALCALDIA DEL VALLE CONVENIENTE 2: ESP APORTE DEL MUNICIPIO: $10.000.000 APORTADOS POR EL MUNICIPIO Y APORTE DE LA ESP ESVALLE: PERSONAL U OPERARIOS DE RECOLECCION Y CONSUMO DE COMBUSTIBLE, PAGOS DE DISPOCISION FINAL REPRESENTADOS EN 16 VIAJES. SUSCRIPCION DEL CONVENIO: 19 DE SEPTIEMBRE DE 2012 PLAZO: 2 MESES FORMA DE PAGO: ACTAS PARCIALES HASTA EL 90%, SEGUN PORCENTAJE DE EJECUCION DEL CONVENIO ACTA DE INICIO: 21 DE SEPTIEMBRE DE 2012 ACTA DE PAGO PARCIAL No.1: POR VALOR DE $5.000.000 ADICIONAL EN TIEMPO Y VALOR: POR UN MES Y $5.000.000 DE FCEHA 2 DE NOVIEMBRE DE 2012. ACTA DE PAGO No. 2: POR VALOR DE $5.000.000 DE FECHA 9 DE NOVIEMBRE DE 2012 PAGO FINAL: POR VALOR DE $5.000.000 DE 31 DE DICIEMBRE DE 212 ACTA DE RECIBO FINAL: 29 DE DICIEMBRE DE 2012 SUPERVISOR: SECRETARIO DE PLANEACION –JHON HAROL CESPEDES ACTA DE LIQUIDACION: 31 DE DICIEMBRE DE 1012 El presente convenio se suscribió teniendo en cuenta que la administración municipal de Valle de San José y la ESP ESVALLE SA, debían dar cumplimiento a los programas y proyectos del PGIR, y de la autoridad ambiental como lo establecía el decreto 1505 de 2003, por lo tanto procedieron a celebrar Convenio Interadministrativo No. 014 de 2012, con el objeto de “Brindar asistencia al sector

rural ampliando la cobertura de recolección, transporte y disposición final de residuos sólidos e inorgánicos en el municipio del Valle de San José-Santander, dando cumplimiento al PGIRS y al requerimiento de la resolución No. DLG-603 y al Auto No. DLG 074 de mayo 10 2012, emitido por la Corporación Autónoma Regional De Santander

(CAS)”, en el cual la Alcaldía de Valle de San José aportó la suma de $10.000.000 y la ESP ESVALLE SA aportó el personal u operarios de recolección y consumo de combustible, así como los pagos de disposición final representados en 16 viajes, de lo anterior se suscribió convenio el día 19 de septiembre de 2012, para ser ejecutado en un plazo de 2 meses, con acta de inicio del 21 de septiembre de 2012, acta de pago parcial No. 1 por valor de $5.000.000, suscripción de un adicional en tiempo y en valor por 1 mes y de $5.000.000, de fecha 2 de noviembre de 2012, con acta de pago No. 2 por valor de $5.000.000, de fecha 9 de noviembre de 2012, realizándose acta de recibo final el día 29 de diciembre de 2012, y un acta de liquidación del 31 de diciembre de 2012. En revisión efectuada a la carpeta contractual se observó reposan los estudios realizados respecto de la conveniencia y oportunidad de la suscripción del adicional en valor y en tiempo, de fecha 2 de noviembre de 2012, donde se establecía el suministro de 800 KIDS de bolsas de colores para el reciclaje y separación en la fuente por valor de $900 c/u, el diseño y suministro de 800 stikers




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por valor de 450 pesos c/u, la reparación y mantenimiento de las canecas existentes en el casco urbano con el fin de disponer los residuos sólidos por valor de $70.000 y el suministro e instalación de 6 kids ecológicos de 35 litros de 3 dispensadores por valor de $ 580 c/u. De igual manera se observó que en el contrato reposaban las constancias de cumplimiento respecto de la ejecución del objeto convenido suscritas por los presidentes de junta de las veredas: el Guacal, Santa Teresa Molino, San Isidro, Cerro de Mango, Cerro de Monas, San Antonio, Vega de Plazas, los Medios, sectores Diamante y Copero, Vereda El Morro, Verada Santa Teresa, La Esmeralda, Piedra del Rayo, el Hoyo y Llano Hondo. 4.4. SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS Se presentó la denuncia No. DPD-130086 ante la oficina de políticas institucionales de la Contraloría General de Santander por presuntas irregularidades en la ejecución del convenio interadministrativo N° 00001257 de fecha junio 29 de 2011, celebrado entre el departamento de Santander y la empresa de servicios públicos del Valle de San José ESVALLE S.A. E.S.P, por lo tanto se informa que el anterior convenio fue incluido en la muestra contractual de la vigencia 2011, así como también el contrato No. 035 de 2011, derivado de la ejecución del convenio, el cual fue celebrado entre la ESP ESVALLE SA y la empresa MP INGENIERIA LTDA. En este orden de ideas se informa fueron configurados una vez realizado el correspondiente análisis al contrato No. 035 de 2011 observaciones de carácter administrativo y disciplinario así como la expedición inmediata de un Control de Advertencia, tal y como quedó consignado en la línea contractual del presente informe. Además se presentó denuncia por parte de la señora Martha Lucia Calderón Díaz en calidad de Personera Municipal del Valle de San José, en la cual solicita intervención urgente por parte de esta Contraloría, respecto del informe de revisoría fiscal de la ESP, toda vez que existen incongruencias en relación a la información contable, por lo anterior el grupo auditor, verificó lo siguiente: Con respecto a la facturado, se verificó con el sistema las diferencias presentadas con los recibos generados para el pago de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo y las cuentas bancarias, donde se consignaron estos recursos, dando como resultado que no hay diferencias que permitan generar una alarma en el módulo de sistema de facturación y lo realmente recaudado. La entidad debe realizar conciliaciones de facturación todos los meses, con el fin de que no haya dobles registros, ni valores de facturas por debajo de los cargos básicos de consumo de acuerdo a las ponderaciones históricas del consumo. Igualmente ejercer control con los comprobantes de pago que se encuentran en blanco y anulados el mismo día. Se debe llevar a través del sistema una numeración cronológica y secuencial que permita hacer seguimiento a la cantidad de facturas emitidas, para un eficiente control de los ingresos.




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4.5 LINEA AMBIENTAL INFORME DEL MANEJO DEL SERVICIO PUBLICO DE ASEO La Empresa de Servicios Públicos del municipio de Valle de San José ESVALLE S.A.E.S.P como prestador del servicio público de aseo, realiza en el casco urbano, la recolección de residuos sólidos y el transporte de los mismos al sitio de disposición final. Suscriptores del servicio de aseo: Se cuenta con 644 suscriptores del servicio en la cabecera municipal. Con cobertura de un 87.4% Recolección: Frecuencia: Se realiza la actividad de recolección 2 veces por semana en el área urbana. Siguiendo una macro ruta preestablecida. El día martes materia orgánica y el día Jueves reciclaje e inerte en 2 viajes, y se realizan viajes adicionales cada vez que se requiera como lo originados en eventos especiales tales como las ferias y celebraciones especiales, al igual que en las campañas rurales de recolección de inservibles. Horario. La actividad el día lunes inicia a las 6 am y finaliza a las 9 am. Y el día jueves se deben realizar dos recorridos hasta San Gil, por tal la actividad la realizan de 6 am a 9 am y de 2 pm a 5 pm. Registro de operación: El registro lo realiza el conductor de la volqueta. Al momento del ingreso de la misma a la planta de clasificación y aprovechamiento. Operarios. Se utilizan tres operarios más el conductor de la volqueta. Cantidad de residuos recogidos. Aproximadamente 20 toneladas al mes de orgánicos y 20 toneladas al mes de reciclables e inservibles. Transporte: Los residuos se transportan en una volqueta de propiedad del Municipio. Existe un convenio en donde el Municipio pone la volqueta y la empresa ESVALLE SA ESP pone el conductor. La capacidad de la volqueta es de 6 mts cúbicos. Barrido y limpieza de áreas públicas. Frecuencia. La empresa realiza la actividad día por medio, lunes, miércoles, viernes y sábado. Esta actividad se realiza en el área urbana y por día se barre aproximadamente 1 kilómetro. La actividad se realiza de de 6 am a 10 am y se cuenta con tres operarios. Disposición final El municipio no posee sitio de disposición final de residuos. Los residuos son llevados a la planta de la empresa ECOSANGIL LTDA ubicada en la Vereda el Cucharo del Municipio de San Gil. Esta actividad se realiza a través de contrato. PGIRS Durante la vigencia 2011 y 2012 se llevaron a cabo las siguientes actividades buscando dar cumplimiento a los objetivos plasmados en el plan operativo del documento PGIRS así.

Se llevaron a cabo campañas educativas e informativas a los usuarios sobre la correcta disposición y clasificación de los residuos sólidos, horarios de recolección y para la misma.




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Se llevaron a cabo campañas para el cuidado de las fuentes hídricas tales como la celebración del día del agua. Conjuntamente con la CAS, PONAL EMISORA LOCAL, COMUNIDAD EN GENERAL.

Se diseñó y adoptó el ruteo óptimo. Así como también se establecieron las frecuencias y horarios buscando mejorar la prestación del servicio.

Se aplicó el sistema de micro ruta para las actividades de barrido y limpieza de áreas públicas.

Se llevó a cabo la instalación y mantenimiento de kits ecológicos en sitios estratégicos y distribuidos por el Municipio.

Se llevó a cabo la disposición total y el aprovechamiento de los residuos sólidos orgánicos e inorgánicos a través de un contrato de prestación de servicios.

Se dio difusión a todo tipo de información en educación ambiental a través de la emisora local.

Se dictaron charlas de educación ambiental en escuelas y colegios a cargo de la CAS, la PONAL y ESVALLE SA ESP.

Se llevaron a cabo 3 campañas de recolección de inservibles en el área rural del Municipio.

PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE (PTAP) La planta de tratamiento de agua potable del municipio del Valle de San José es una planta de tipo convencional y se encuentra ubicada en la Vereda los Medios, en un lote de propiedad del municipio, sobre la vía que conduce de este centro urbano a las veredas los medios y el guacal, aproximadamente a tres kilómetros del casco urbano.

Descripción sistema de tratamiento PTAP Valle de San José

Para el proceso de sedimentación la planta de tratamiento de agua potable del municipio del Valle de san José, cuenta con un sedimentador convencional rectangulares con placas perpendiculares al flujo. La PTAP del municipio del Valle de san José cuenta con tres unidades filtrantes de retrolavado de flujo ascendente, con un lecho mixto de arena y antracita, con falso fondo.

PROCESO SISTEMA / COMPONENTE

EXISTE (SI / NO)

TIPO DE ESTRUCTURA

OBSERVACIONES

Tratamiento Tratamiento -

macro medición Sí

Convencional, coagulación, floculación,

sedimentación, y desinfección

Canal de entrada rectangular de

medición de caudal




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El Caudal promedio entrada de agua cruda a la planta (sistema de canaleta y regla graduada) es de 19940 m3 / mes.

Caja de entrada PTAP y floculadotes Hidráulicos Fuentes de abastecimiento

Fuente de abastecimiento

La fuente de abastecimiento de agua para el acueducto urbano del municipio del Valle de San José se denomina quebrada Sobacuta. La micro cuenca Sobacuta nace en el municipio de Ocamonte, en la vereda el Hatillo, con los drenajes Q. Las Espumas y Q. El Cuevón. Con un área de 3.59 Km2 municipio de Ocamonte y 27.75 en el municipio del Valle de San José.

Sistemas de captación y aducción.

El sistema de captación Descripción captación Quebrada Sobacuta Acueducto del Valle de San José

Bocatoma Quebrada Sobacuta

Estaciones de bombeo, cámaras de quiebre y la infraestructura utilizada existente.

El proceso de desinfección se lleva a cabo en un tanque que se encuentra debajo de la estación de bombeo, este tanque sirve como almacenamiento para que un




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par de electrobombas de 14 H.P. envíen el agua a un tanque de almacenamiento de 90 m3

Cuarto de bombeo

Sistema de almacenamiento.

El sistema de acueducto urbano del municipio del Valle de San José cuenta con dos tanques de almacenamiento fueron construidos para la puesta en funcionamiento de la PTAP por gravedad del municipio y otro antiguo de aproximadamente 18 años de funcionamiento, estos dos tanques se encuentran en uso permanente, ya que de la PTAP por gravedad, suministra el agua a estos tanques, cada uno de ellos abastece de agua tratada a diferentes zonas del municipio, El tanque de almacenamiento nuevo del municipio cuenta con las siguientes dimensiones:

3m 175 3.0* 7.75* 7.53 externas sDimensione

entoalmacenami de apacidadm 138.6 2.80 *7.10 * 6.97 Internas sDimensione 3C

Tanque de almacenamiento |

Características de la red de distribución.

La red de conducción se encuentra en buenas condiciones, material en PVC. Y tiene una edad de 9 años. No presenta fugas perceptibles y las pérdidas desde el desarenador a la planta es mínima. Tiene una longitud desde el desarenado hasta la planta de tratamiento de 5206 metros.




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5. DICTAMEN U OPINION SOBRE LA LÍNEA CONTRACTUAL ANALISIS GENERAL REFERENTE A LOS ASPECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS EN MATERIA DE CONTRATACION Al culminar el proceso de auditoría se debe realizar un análisis general de los aspectos positivos y negativos de las líneas auditadas con el fin de dar cumplimiento a la Resolución No 000464 del 27 de mayo de 2011 la cual adiciona la Resolución 617 del 27 de septiembre de 2010. Al realizar un análisis de la contratación de ESVALLE SA ESP (contratos enunciados en el presente informe durante la vigencia 2011 y 2012 se llegan a las siguientes conclusiones: ASPECTOS POSITIVOS - Manual de Contratación actualizado. - Orden en el archivo de las minutas de los contratos y en los soportes de los mismos en la etapa pre, contractual y post contractual. - Cumplimiento de las normas existentes en materia de garantías únicas o pólizas. - Correcta designación de supervisores e interventores en la minuta del contrato o en acto administrativo posterior y/o notificación del supervisor y/o interventor. - Cumplimiento de las obligaciones del interventor y/o supervisores en los contratos. -Cumplimiento en los pagos al sistema de seguridad social ASPECTOS NEGATIVOS: -Falta de correcta ejecución de algunos de los objetos contractuales de acuerdo a lo contenido en la minuta de los contratos. - No se realizan el algunos contratos verificación del cumplimiento de las obligaciones del contratista en lo relacionado con la realización del pago del valor del contrato previa verificación del cumplimiento de estas obligaciones a cargo del contratista. -Inaplicación en algunos contratos del procedimiento establecido para realizar modificaciones respecto de su valor, tiempo o suspensiones en general. CUMPLIMIENTO DEL MARCO NORMATIVO QUE REGULA LA LINEA DE CONTRATACION Y LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN LA FUNCION FISCAL: La contratación se manejó de acuerdo a lo contenido en el manual de contratación de la entidad (en el Acuerdo No 002 del 14 de marzo del 2011, las disposiciones de derecho privado, esto en cumplimiento a lo señalado en el artículo 31 y 32 de la ley 142 de 1994 y aplicación a la ley 80 de 1993 y a sus decretos reglamentarios en relación con las clausula excepcionales. También se dio aplicación a la Resolución No. 293 de 2004 que modificó el artículo 1.3.3.1 de la Resolución CRA 151, proferida por la Comisión de Regulación de Agua Potable, así como del artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y las demás concordantes con la materia.




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En relación con los principios de la gestión fiscal se dio aplicación a lo contenido en la ley 42 de 1993 y la ley 600 de 2000.

CONCEPTO DEL GRUPO AUDITOR SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN DESARROLLO DE LA AUDITORIA EN MATERIA CONTRACTUAL: Al culminar el proceso de auditoría se puede indicar sin lugar a dudas, que en la vigencia 2011 y 2012 el manejo de la Contratación en la E.S.P ESVALLE SA se realizó en un 95% atendiendo los procedimientos contractuales establecidos en el Acuerdo No 002 del 14 de marzo del 2011 y en el Estatuto General de Contratación. De igual forma, se evidencia que la ESP aplica en sus procesos y procedimientos contractuales los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia y equidad, contenidos en su manual de contratación. Finalmente, se debe indicar que la Empresa de Servicios Públicos ha verificado que la mayoría de sus contratos celebrados se ejecuten de la manera pactada en cada una de las minutas. 6. PRONUNCIAMIENTO.

Por lo anterior y en concordancia con la Resolución 000617 del 27 de septiembre de 2010 de la Contraloría General de Santander, se da una opinión con salvedades sobre los Estados Contables y concepto favorable sobre la aplicación de los Principios del Control Fiscal y de la Función Administrativa, y por lo tanto, SE FENECE la cuenta correspondiente al PERÍODO FISCAL 2011 Y 2012 de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DEL VALLE DE SAN JOSE SA ESP S.A ESP, cuyo responsable del manejo y representación legal para el período auditado es el señor Nelson Fernando Arias Medina. 7. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 7.1 Área Financiera y Presupuestal

#

TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAGINA DEL

INFORME A D P F S

1 X

Inconsistencia en las cifras reflejadas en algunas cuentas que conforman el Balance General y el Estado de Actividad Financiera a 31 de diciembre de 2010,2011 y 2012.

NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA Gerente 11

2 X

No gestión en recaudo de los Servicios Públicos: Analizando la anterior relación se evidencia la falta de gestión de cobro para recuperar la cartera de una vigencia a otra; igualmente el software de facturación no se utiliza correctamente por falta de capacitación a la persona encargada de subir la información y debido a esto se encuentra una diferencia de $330.975.

NELSON FERNANDO ARIAS MEDINA Gerente

14

3 X

Avances Y Anticipos Entregados

En ambas vigencias auditadas se observa un saldo por valor de $336.600, valor que no evidencia a quien se le entregó, por lo


15




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anterior, se solicita hacer la respectiva depuración de dicha cuenta. Anticipos o saldos a favor por impuestos: Presenta un saldo de $4.015.000, correspondiente al saldo a favor sobre la declaración de renta 2011, el cual se evidencia que no se utilizó como saldos a favor al momento de presentar declaración de renta de la vigencia 2012. .

4 X

Se observó que la Propiedad, Planta y Equipo no han sido sujetos a Saneamiento Contable como son la Maquinaria y Equipo, Equipo de Transporte y demás Muebles y Enseres, donde se evidencia la falta de legalización desde su creación desde el año 2010, en el momento de la auditoria el equipo de transporte, se encentraba entre los activos de la Alcaldía.


15

5 X

Inconsistencia en las cifras reflejadas en algunas cuentas que conforman las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2012.


16

6 X

FALTA DE PLANEACION Se observa que en la vigencia 2011 compromete más de lo recaudado, notándose una mala planeación en la ejecución del presupuesto; generándose un déficit presupuestal por valor de $1.175.892.927.


25

7

X

No realiza inversión en Reforestación de

Cuencas Hídrica


25

6.2 LINEA CONTRACTUAL

No

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAG

A D P F S

8 X X

Alcance Administrativo: En el presente contrato no se realizan adecuados estudios previos toda vez que no se legalizan previamente las servidumbres, motivo por el cual se han realizado dos suspensiones al contrato; así mismo se observa falta de planeación respecto de sus diseños en cuanto a los pasos elevados; además se observó la suscripción del contrato sin que previamente se haya firmado acta de inicio del convenio que lo generó; también se realiza entrega al contratista del dinero correspondiente al pago del anticipo, sin que se constituya fiducia para el manejo del mismo ni se exija plan de inversión del anticipo En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento. Alcance Disciplinario: La Administración de la ESP ESVALLE SA, falta al principio de planeación señalado en el artículo 4 del manual interno de contratación en concordancia con el artículo 25.12 de la ley 80 –modificado por la ley 1474 de 20111.

Hallazgo Administrativo: Nelson Arias Medina (Gerente) Hallazgo disciplinario: Doris Jazmín Pinzón Cárdenas (ExGerente)

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Lo anterior se configura toda vez que debido a la falta de previsión en los estudios de conveniencia y oportunidad en lo referente a la legalización previa de las servidumbres, se llevaron a cabo 2 suspensiones del contrato sin que a la fecha hayan sido superadas en su totalidad, lo cual afectó gravemente la ejecución del mismo respecto de las cláusulas de plazo establecidas, toda vez que la obra contratada llevaba inmersa una necesidad urgente de suplir la cual generaría un impacto social, económico y ambiental sobre las veredas a beneficiar. Aunado a lo anterior se observó una última suspensión a causa de un rediseño de un paso elevado de 700 metros, lo cual debió haberse analizado previamente en los estudios, diseños, proyectos y en los pliegos de condiciones. En este orden de ideas se informa que a la fecha de realizarse la auditoria, han trascurrido 615 días desde la firma del acta de inicio del contrato que tenía por plazo el término de seis meses (180 días) para su ejecución, con un porcentaje de avance del 15.77 % del valor total, y en un 39.42% en lo correspondiente al valor del anticipo entregado ($799.988.000). CONTROL DE ADVERTENCIA: Teniendo en cuenta el riesgo de daño al patrimonio público que el Departamento de Santander podría asumir respecto de la ejecución del contrato de obra No. 35 de 2011, suscrito por la ESP ESVALLE S.A y la empresa MP INGENIERIA LTDA, la Contraloría General de Santander emitió el Control de Advertencia No. 016 del 27 de septiembre de 2013, para que sean tomadas las medidas necesarias que den solución eficaz a las falencias observadas en la presente auditoría.

9 X

Alcance Administrativo: El presente contrato se ejecuta por fuera del plazo convenido en la minuta contractual, debiendo suscribir adicionales en tiempo para evitar que se presenten vencimientos en su termino de ejecución; además se observa no reposan los pagos a seguridad social efectuados por el contratista de

los meses de mayo a septiembre de 2011.

Hallazgo Administrativo: Nelson Arias Medina (Gerente)

38

10 X

Alcance Administrativo: El presente contrato se ejecuta por fuera del plazo convenido en la minuta contractual, toda vez que se realiza la entrega de una parte de los elementos suministrados habiendo expirado el término fijado para ello en la minuta contractual; aunado a lo anterior se observa la entidad no implementa actas de entrada al almacén o cardex de los materiales suministrados.


.

40

11 X

Alcance Administrativo: En el presente contrato se realiza un adicional en valor sin que se observe la legalización de la misma conforme lo establece el artículo 34 del manual de contratación, es decir previa la expedición del correspondiente CDP, debidamente justificados, aunado a lo anterior no se observa no se implementan actas de entrada al almacén o cardex de los materiales suministrados. .


42

12 Alcance Administrativo: DESVIRTUADO

Hallazgo Administrativo: Nelson Arias Medina (Gerente

44

13 X Alcance Administrativo:La ESP ESVALLE SA, celebra contratos bajo la modalidad de

Hallazgo Administrativo:




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contratación directa con única oferta, encontrándose en vigencia la Ley de Garantías, por lo tanto se le precisa a la administración de la entidad que en el evento de realizarse contratos dentro del plazo de aplicación de Ley de Garantías, estos deben ser ejecutados bajo parámetros de presentación de ofertas por más de un proponente, evitando de esta manera la configuración de una contratación directa que trasgreda la prohibición en la celebración de contratos bajo esta modalidad.

Nelson Arias Medina (Gerente)

45

14 X

Alcance Administrativo: En el presente contrato no se realizan actas de recibo a satisfacción de la comunidad beneficiada en el municipio de Guaca, con lo cual se pueda brindar mayor trasparencia respecto de la realización del objeto contractual en debida forma. En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de Mejoramiento.


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A= Hallazgo Administrativo D= Hallazgo Disciplinario P= Hallazgo Penal F= Hallazgo Fiscal S= Sancionatorio

CUADRO CONSOLIDADO HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVO 13

DISCIPLINARIO 1

PENAL 0

FISCAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTAL 13

POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER,

EQUIPO AUDITOR: (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) ORIANA NICOLLE GUAMAN DUARTE BEATRIZ MANTILLA JAIMES Abogada Contadora Coordinadora Auditoria

GRACIELA SEPULVEDA TORRES

Auditor Fiscal Administradora de Empresas

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

NOTA: La profesional Graciela Sepulveda Torres, no firma el presente informe en razón a que se encuentra

disfrutando de sus vacaciones.

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