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OBSERVATORIO - amadeus.comapplication... · ¿Cuáles son los medios de pago? Tipos e implantación...

Date post: 16-Oct-2018
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19
OBSERVATORIO Tecnología e innovación aplicadas a los viajes de empresa
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OBSERVATORIO

Tecnología e innovación aplicadas a los viajes de empresa

2 3

SUMARIO

2

3

4

7

11

19

23

27

29

31

34

¿Por qué un observatorio?Introducción, objetivos, alcance, compromiso

Resumen ejecutivoPrincipales conclusiones del infome

¿Cómo se autorizan los viajes?Metodología / Automatización / Integración

Desarrollo / Funcionamiento

¿Qué uso se hace de las herramientas de autorreserva?Implantación / Adopción / Ahorro medio

Integración de autorizaciones / Servicios extras Áreas de mejora / Puntos fuertes

Vías de acceso / Sincronización con perfiles / Peticiones por fuera

¿Cómo se procesan los gastos de viaje?Análisis habitual / Modo de reporte

Herramienta automatizada

¿Qué análisis se realiza de los informes?Sistema de estadísticas / Cuadro de mando

Fuentes de información / Nivel de satisfacción

¿Cuáles son los medios de pago?Tipos e implantación

¿Qué soluciones utilizan los viajeros en movilidad?Autorreserva / Descarga de APP / Información georreferenciada

Consejos / Documentación de viajeNotificaciones / Redes sociales corporativas

¿Cómo se gestiona la política medioambiental?Monitorizacion / Fuentes de información / Productos y servicios

Notas metodológicas / Ficha técnica / Muestra

¿Por qué un observatorio?

3

La tecnología siempre ha sido un factor esencial en los viajes

de negocios, pero en la era actual su protagonismo resulta

determinante. Si antes los proveedores e intermediarios

buscaban su diferenciación en las herramientas que ponían a

disposición de sus clientes, ahora son estos los que, en algunas

ocasiones, van por delante.

El viajero lleva la tecnología encima. Antes, durante y después

de sus desplazamientos. El gran reto de los proveedores es

interconectar, integrar y adaptar las soluciones on/off line para

que todos los procesos ganen en eficiencia, rapidez, seguridad y,

por qué no, también en satisfacción del viajero.

El gran reto de los proveedores es interconectar, integrar y adaptar las soluciones on/off line

En un paso más de su objetivo de aportar conocimiento a un sector

que camina irremediablemente hacia una mayor profesionalización,

Forum Business Travel y Amadeus España inician un proyecto

ambicioso y prometedor para calibrar el grado de penetración de la

tecnología y la innovación en los viajes corporativos.

Una parte esencial en este proceso son las herramientas de

autorreserva, solución que poco a poco va calando entre las

empresas como vía para racionalizar su política de viajes, con

unas posibilidades de parametrización que se pueden adaptar a

casi cualquier empresa y perfil de viajero.

Las herramientas de autorreserva van calando como solución para racionalizar la política de viaje de las empresas

Por este motivo, el Observatorio de la tecnología y la innovación

aplicadas a los viajes de empresa se detiene especialmente en

las Self Booking Tools (SBT), pero su alcance va mucho más

allá, como podremos ver en las siguientes páginas.

En próximas ediciones habrá elementos de juicio comparativo

que permitirán realizar un seguimiento periódico de la evolución

tecnológica de las empresas viajeras españolas o con

delegaciones en nuestro país, un camino que no tiene vuelta atrás.

4 5

Resumen ejecutivo

PROCESO DE AUTORIZACIÓNEl 85,2% de las empresas es consciente de la necesidad

de contar con un procedimiento de autorización de los viajes.

Sin embargo, solo la mitad de ellas lo tiene automatizado e

integrado con el proceso de compra.

HERRAMIENTAS DE AUTORRESERVALas Self Booking Tools (SBT) se van abriendo paso poco a poco

en España. 1 de cada 3 empresas dispone ya de ellas y un

10% se encuentra en plena fase de implantación. El 23% de las empresas consultadas gestiona más del 80% de sus

viajes a través de la herramienta.

El uso de SBT procura a las empresas ahorros del 14,5% en

las tarifas aéreas y del 12,7% en el coste de la agencia.

GASTOS DE VIAJE Aunque el porcentaje de los travel managers que analizan

habitualmente los gastos del viajero es elevado (82,7%), el

55,2% declara seguir procedimientos manuales.

GESTIÓN DE INFORMES Una holgada mayoría de empresas, el 66,3% del total,

dispone de sistemas para obtener estadísticas de viajes, pero

más de la mitad de estos no incluye la posibilidad de mostrar

los resultados en forma de cuadro de mandos. El 80% de

los datos que se analizan procede de la agencia de viajes y el

20% de otro tipo de fuentes.

“Sin conocer el grado de

implantación de las herramientas

tecnológicas en los viajes

corporativos, poco se puede

avanzar en el camino de la

innovación. Con el Observatorio

queremos contribuir a señalar,

tanto a los proveedores como

a las empresas clientes, sus

oportunidades de mejora”.

Óscar García, socio fundador de

Forum Business Travel

Resumen ejecutivo

FORMA DE PAGOEn el mercado español, el uso de bonos de hotel o de rent-a-car

sigue siendo muy alto. Dadas sus ventajas y servicios añadidos,

es elevado el porcentaje de empresas que utilizan tarjetas de

crédito corporativas: el 86,5%.

CONECTIVIDAD DE LOS VIAJEROSEn todas las variables analizadas, la respuesta predominante

señala que los viajeros de empresa “nunca” o “rara vez” utilizan

herramientas de autorreserva móviles, descarga de aplicaciones,

empleo de información georreferenciada en destino, recepción

de consejos y alertas de seguridad o revisión de documentación

de viajes. Las redes sociales corporativas para compartir

información del viaje solo son de uso común para el 2,4% de

los viajeros.

POLÍTICA MEDIOAMBIENTALLa gran mayoría de los gestores de viajes, un 68,9%, no

monitoriza los contaminantes que generan los desplazamientos

de los empleados. Además, quienes sí lo hacen dan una

importancia mínima a la información que reciben, que provienen

en gran parte de las agencias de viajes y se refiere casi en

exclusiva al transporte aéreo.

“La tecnología juega un papel fundamental en la reducción de

costes asociados a viajes para las empresas, pero estos ahorros

solo se obtendrán si se consigue un óptimo nivel de adopción de

las herramientas de autorreserva. En ese sentido, el Observatorio

nos muestra el creciente uso de estas herramientas donde una

adopción superior al 40% es alcanzada por más del 60% de los

travel managers consultados que dicen disponer de una SBT”.

Íñigo García-Aranda, director de Marketing de Amadeus España

6 76

¿Cómo se autorizan los viajes?

7

En todo programa de viajes corporativos, el procedimiento de

autorización es primordial, porque suele ser el punto desde el

que arranca todo el proceso, aunque exista un trabajo previo de

información antes de realizar la propuesta. El 85,2% de

las empresas es consciente de la necesidad de contar con un

protocolo establecido de autorizaciones.

Aun así, solo el 47,5% de las compañías lo tiene

automatizado e integrado en el proceso de compra.

8 9

Proceso de autorización Proceso de autorización

Entre las empresas que cuentan con un proceso de autorización

previa, la gran mayoría aplica una metodología concreta

(86,1%) frente al 12,9% que no lo hace. Pese a ello, llama

la atención el hecho de que la mitad de ellas no lo tenga

automatizado (51,5%) o que en el 49,5% de los casos

estudiados no esté integrado con el proceso de compra.

La automatización de las autorizaciones se da mucho más en

las compañías que cuentan con un programa global de viajes.

De hecho, en el 60,3% de los casos el procedimiento se realiza

de esta manera, en contraste con las que deciden su política de

forma local (37,5%).

En la mayoría de los casos, el origen del desarrollo del proceso

de autorización responde a un diseño interno realizado por las

propias empresas.

En lo que se refiere al sistema de funcionamiento, el modelo

imperante es el que requiere respuesta positiva a la petición

(76,8%), a gran distancia de los sistemas pasivos (23,2%), es

decir, aquellos en los que la autorización se produce por defecto

si no hay respuesta negativa por parte del superior.

Una amplísima mayoría de las empresas encuestadas somete

los viajes a un proceso de autorización previa: el 85,2%, frente

al 14,8% que no lo hace. Entre las primeras, las que más

confían en este procedimiento son aquellas en las que la política

de viajes se decide de manera global.

Los procesos de aprobación están en relación directa con

el porcentaje de empleados que viaja habitualmente y con

el volumen de presupuesto en viajes de las empresas. Así,

las corporaciones que exigen autorización por parte de los

superiores son en gran medida las que superan el 70% de

empleados viajeros. De hecho, el 90% de ellas cuenta con

este procedimiento. Los porcentajes descienden en el caso

de las empresas con menos del 30% de viajeros frecuentes

(83,3%).

Por presupuestos, las que gastan entre 5 y 10 millones de

euros al año en viajes recurren a la autorización en el 100%

de los casos, frente al 92,5% de las que están en el rango de

500.000 a 1 millón de euros, o el 90% de las que se mueven

por encima de los 10 millones. En el caso de las que están

entre 1 y 5 millones, el porcentaje baja significativamente al

75%, diez puntos por debajo de la media general.

14,8 %

El sistema funciona de forma...

Activa: requiere respuesta positiva a la petición

Pasiva: se autoriza por defecto si no hay respuesta negativa

76,8% 23,2%85,2% 14,8%

No

¿Están sometidos los viajes de tu empresa a un proceso de autorización previa?

No

Ns/Nc

86,1 %

12,9 %

47,5 %

47,5 %

51,5 %

49,5 %

1 %

1 %

3 %

¿Está integrado con el proceso de compra?

¿Está automatizado?

¿Dispones de un sistema o metodologíapara obtener esta autorización?

10 1110

¿Qué uso se hace de las herramientas de autorreserva?

11

Las Self Booking Tools (SBT), quizá las herramientas más

potentes con las que cuentan los travel managers para el

cumplimiento de la política de viajes y la optimización de los

procesos, tanto a nivel operativo como administrativo, se van

abriendo camino poco a poco en España.

1 de cada 3 empresas utiliza ya este tipo de soluciones, y

un 10% está en proceso de implantarlas. Los niveles de

adopción de la herramienta varían mucho dependiendo de la

empresa, pero, por término medio, el 44,9% de los viajes

se gestiona a través de la solución.

12 13

Herramienta de autorreserva

Casi un tercio de las compañías consultadas dispone de

herramienta de autorreserva, frente al 59,6% que no la tiene y el

10,6% que la está implantando actualmente.

Por ámbitos de decisión, las que aplican una política de viajes

local son las que menos nivel de penetración de las SBT reflejan:

tan solo el 16%. En contraste, en las empresas en las que las

decisiones se llevan a cabo a nivel global el nivel de adopción

es claramente superior, con un 42,7%. Además, el 18,2% de ellas

se encuentra en proceso de implantación.

A medida que va aumentando el presupuesto en viajes sube

también el porcentaje de casos en fase de implantación de

una herramienta de autorreserva.

Mientras que solo el 2,9% de las compañías que gastan menos

de 500.000 euros en viajes al año se encuentra actualmente en

este proceso, el porcentaje sube al 8,3% entre las que invierten de

500.000 a 1 millón de euros. Aún sube más, hasta el 14,8%, en

las empresas que están en la franja de 1 a 5 millones, y supera el

33% entre las que gastan de 5 a 10 millones por ejercicio.

59,6% 10,6%

29,8%

¿Dispones de herramienta de autorreserva?

No

En fase de implantación

Herramienta de autorreserva

La gran preocupación de los travel managers, una vez tomada la

decisión de integrar la herramienta de autorreserva y cumplido el

periodo para implantarla, es el grado de adopción de la misma.

A día de hoy, las empresas que cuentan con herramientas

de autorreserva gestionan el 45% de sus viajes a través de la

solución, si bien el porcentaje varía enormemente en función

de su facilidad de uso, y la formación y comunicación internas,

los incentivos para su utilización o la penalización, en su caso,

a los viajeros que se mantengan al margen. Del nivel de uso de

la herramienta dependen los potenciales ahorros, teniendo en

cuenta también que no todas las reservas se pueden realizar, hoy

por hoy, a través de las SBT.

Por eso llama la atención que el 22,9% de las empresas

consultadas realice más del 80% de las operaciones de viaje

utilizando esta solución, un nivel de adopción realmente

extraordinario. No obstante, la mayor parte, concretamente

el 31,4%, gestiona menos del 20% de sus viajes a través de

la herramienta de autorreserva. Un significativo 25,7% de los

participantes en el sondeo declara un grado de adopción entre el

40% y el 60%.

El ahorro se produce con más claridad en la obtención de mejores

tarifas que en la disminución del coste de la agencia. Por término

medio, las empresas dicen lograr ahorros del 14,5% en las tarifas

aéreas y del 12,7% en el coste de la agencia gracias a las SBT. Aun

así, los porcentajes difieren mucho entre las empresas consultadas.

El 54,6% valora una rebaja en el precio medio de las reservas entre

el 10% y el 30%, y algo más de la mitad de los encuestados declara

ahorros inferiores al 10% en la cuenta de su intermediario de viajes.

Menos del 10% de las empresas dicen conseguir ahorros superiores

al 30% en las tarifas o en el coste de la agencia.

Los expertos señalan como uno de los factores de este fenómeno

la llamada visual guilt, es decir, el autocontrol en gasto al que se

someten los propios viajeros a la hora de escoger vuelos, hoteles

o coches de alquiler cuando son conscientes de que existe una

alternativa más barata.

Del total de viajes,¿cuántos se gestionan a través de la herramienta?

0-20%

20-40%

40-60%

60-80%

+80%

31,4

%

8,6%

25,7

%

22,9

%

11,4

%

53,1%

21,9%

15,6%

9,4%

18,2%

9,1%

36,4%

36,3%

0-10%

10-20%

20-30%

+30%

¿Qué % de ahorro medio se obtiene en las tarifas?

¿Y qué % supone en el coste de la agencia?

14 15

Herramienta de autorreserva

Entre las características y funcionalidades de la herramienta de

autorreserva, destacan aspectos de gran utilidad en la gestión

diaria. Es el caso de las posibles soluciones relacionadas con la

integración del proceso de autorizaciones con la SBT.

En la mayoría de los casos analizados, esta posibilidad existe: el

sistema suele ser automático y además está mayoritariamente

integrado con el proceso de compra, como indican los

porcentajes del siguiente gráfico.

Herramienta de autorreserva

La creciente desagregación de las tarifas por parte de los

proveedores complica la reserva en la SBT de los servicios

extra (embarques preferentes, facturación de maletas, conexión

wifi en el hotel, etc.). Esta es una de las mayores limitaciones

que presenta la herramienta en la actualidad de acuerdo con la

opinión de los travel managers.

¿La herramienta de autorreserva lleva asociada una utilidad para las autorizaciones?

¿Este sistema es automático?

¿Está integrado en el proceso de compra?

No

Ns/Nc

9,8%

6,7%

2,9%

26,6%

35,3%

¿Existe la posibilidad de reservar servicios complementarios?

No

31,0%69,0%

61,8%

66,7%

36,7%53,5%

16 17

Herramienta de autorreserva

Áreas de mejora

Herramienta de autorreserva

Como colofón del capítulo de las herramientas de autorreserva,

los gestores de viajes participantes en la encuesta señalan que el

canal más común para acceder a ellas es la propia intranet de la

empresa (65,8%), muy por encima del website de la agencia de

viajes (36,8%).

Por otra parte, en los casos analizados es mayor el número

de SBT en los que no existe una sincronización entre la

herramienta de autorreserva y los perfiles de empleados en

el sistema de gestión utilizado por la dirección de Recursos

Humanos (50%). En un pequeño porcentaje (9,5%) se trata de

una solución en proceso de implantación actual o en un futuro

cercano.

Además, el 58,9% de los consultados carece de un sistema

automatizado para realizar peticiones a la agencia de viajes que

se quedan fuera de la herramienta de autorreserva.

Puntos fuertes

Las tarifas se muestran de forma clara y los precios son reales, con las tarifas más bajas del momento

El proceso de venta y/o reserva es rápido, intuitivo y ágil para el usuario

Autonomía del viajero para gestionar su viaje, sin depender de terceros

La herramienta se ajusta perfectamente a la política de viajes de la empresa

Se consiguen importantes ahorros en las tarifas y se abaratan los costes de la agencia

Posibilidad de filtrar las búsquedas de vuelos por numerosos criterios Buena visibilidad de las tarifas negociadas

Proceso de aprobación integrado en la herramienta

Almacenamiento de los datos de los viajeros (perfiles) Visión completa del viaje, con todos los servicios incluidos

Completar la oferta de servicios complementarios

Velocidad de respuesta más lenta de lo

deseado, dependiendo de la calidad del acceso a internet de las corporaciones

Posibilidad de filtrar una vez realizada la primera búsqueda

Necesidad de una mejor integración de los

contenidos de Renfe en la herramienta

Complejidad a la hora de hacer reservas multidestino

Mejorar la integración de las low cost carriers

tanto en tarifas como en disponibilidad

Ofrecer la posibilidad de cambios de billetes en la herramienta

Ofrece precio estimado de la ida al solicitar ida y vuelta. El precio final solo se visualiza al

final del proceso

Mejorar la formación e información sobre contenidos y nuevas funcionalidades

Distintos grados de integración de los proveedores

50,0%

7,1%

2,4%

40,5%

58,9%

5,4%

1, 8%

33,9%

Señala las vías disponibles para accedera la herramienta de autorreserva en tu empresa(posibilidad de respuesta múltiple).

¿Dispones de algún sistema automatizado para realizar a la agencia las peticiones que se quedanfuera de la herramienta de autorreserva?

¿Existe sincronización entre la herramienta de autorreserva y los perfiles de empleados alojados en el sistema de gestión usado en la dirección de Recursos Humanos?

Intranet de la empresa

Website de laagencia de viajes

Otro

No

No

Lo estamosimplementando

actualmente

Lo estamosimplementando

actualmente

Lo implementaremosen un futuro

cercano

Lo implementaremosen un futuro

cercano

18 1918

¿Cómo se procesan los gastos de viaje?

19

Los travel managers son cada vez más conscientes del peso

de los gastos de viaje, una partida que va en aumento debido

a la desagregación de las tarifas de los servicios tradicionales

de transporte aéreo, alojamiento y alquiler de vehículos.

El control de estos gastos es imprescindible para evaluar el

coste total de los desplazamientos, ya que en algunos casos

puede suponer hasta el 30% del total.

Aunque el porcentaje de los gestores que analizan

habitualmente los gastos del viajero es elevado (82,7%),

el 55,2% declara seguir procedimientos manuales.

20 21

Gastos de viaje

Si el control de esta partida es ampliamente mayoritario entre las

empresas, la forma de llevarlo a cabo no resulta tan positiva, al

menos desde el punto de vista tecnológico, dado que el 55,2%

afirma realizarlo de forma manual.

El porcentaje de viajeros frecuentes en la compañía modifica

sustancialmente este apartado. Así, las que tienen menos del

30% realizan un reporte manual en el 75,9% de los casos. La

proporción baja al 45,2% cuando se trata de empresas que

tienen entre un 30% y un 50% de empleados viajeros, y al 33,3%

cuando estos representan entre el 50% y el 70% de la plantilla.

La gran mayoría de los gestores de viaje realiza una política

activa de análisis de gastos, en concreto el 82,7%. Tan solo

el 17,3% declara no hacerlo. Las empresas que disponen de

mayor presupuesto son las más estrictas con este control. La

encuesta revela que el 100% de las que invierten entre 5 y 10

millones al año o más tienen en cuenta los gastos de viaje en su

contabilidad.

87,2% 17,3%

¿Analizas habitualmente los gastos del viajero?

No

55,2% 44,8%

En caso afirmativo, ¿cómo los reporta el empleado?

De forma manual

Dispone de una herramienta

automatizada

Gastos de viaje

En los casos en los que las empresas disponen de sistemas

automatizados de gestión de gastos de viajes, también es

muy elevado el porcentaje de las que emplean herramientas

integradas en su back office: un 80%, frente al 15,6% en las

que esta opción no es posible.

En cambio, las soluciones para digitalizar tickets, recibos y

demás justificantes de gastos de viaje apenas están implantadas

en el 38,5% de las empresas.

80,0 %15,6 %

4,4 %

38,5%

5,1 %

56,4 %

No

NS/NC

¿Incluye un sistema de digitalización dedocumentos?

¿está integrada en el back office?

En caso de disponer de una herramienta automatizada para la gestión de gastos...

22 2322

¿Qué análisis se realiza de los informes?

23

A la hora de poner en valor su función dentro de la empresa,

los gestores de viajes pueden tener un poderoso aliado en

las herramientas de reporte. Además, esta tecnología es muy

útil para detectar posibles mejoras en la política, establecer

objetivos y tomar las decisiones estratégicas pertinentes.

Una holgada mayoría, el 66,3% del total, dispone de sistemas

para obtener estadísticas de viajes, pero más de la mitad de ellos

no incluye la función de crear un cuadro de mandos.

La fuente de información es esencialmente la agencia de viajes,

que suministra el 80% de los datos.

24 25

Gestión de informes

El análisis de estadísticas es otro de los instrumentos básicos

para la gestión de la cuenta de viajes. El 66,3% de las empresas

encuestadas dispone de un sistema para extraer y analizar

datos. Sin embargo, un 32,6% aún carece de él. El 2,1% de los

participantes lo está implantando.

Por el ámbito de decisión, las empresas de alcance global son

las que más implantadas tienen las soluciones de reporting,

que alcanzan al 73% de los casos analizados. La proporción

baja en las cuentas locales, con un 58,3%.

Según el nivel de gasto en viajes, las empresas que están entre

los 5 y 10 millones de euros al año destacan sobre las demás,

ya que la totalidad de ellas dispone de sistemas automatizados

de estadísticas. Las que tienen presupuestos superiores a los

10 millones se sitúan en el 88,9%, más del doble de las que

invierten menos de 500.000 euros (41,9%). Las que están en

tramos entre 500.000 y 5 millones de euros reflejan medias

superiores al 70%.

Solo las empresas con partidas de viajes por encima de los 10

millones de euros tienen implantadas soluciones que incluyen

mayoritariamente la presentación de los resultados en forma de

cuadro de mandos, lo que ocurre en el 71,4% de los casos. En

el resto, las proporciones están por debajo del 50%. En la media

general, esa función no es posible en el 50,9% de las empresas

analizadas.

66,3

%

2,1%

47,3

%

1,8%

No

En fase de implantación

Gestión de informes

Entre las herramientas de estadísticas y reportes más utilizadas,

los travel managers suelen referirse a las que les proporcionan

sus agencias de viajes, que actúan como intermediarias de este

servicio. En la mayoría de los casos, desconocen la solución

tecnológica que están utilizando para los informes, ya que la

información suele proporcionarse por medio de hojas de cálculo.

En cuanto a las fuentes de información, las empresas son

claramente dependientes de sus agencias de viajes, que les

suministran estadísticas en el 80% de los casos. La segunda

fuente más citada son los sistemas internos (26,2%), seguida

de cerca por los datos extraídos de los medios de pago (23,1%).

Otras soluciones tecnológicas solo proporcionan información en

el 6,2% de las empresas participantes.

El grado de satisfacción con el sistema de estadísticas utilizado

se puede considerar alto. El 71,4% de los encuestados otorga

una calificación de 3 o 4 en una escala en el que el 5 representa

la máxima puntuación.

80,0%

23,1%26,2%

1,5%6,2% 7,7%

Sistemas internos

Servicio externo

Proveedor final

Otros

Agencias de viajes

Medios de pago

¿Dispones de un sistema para obtenerestadísticas sobre viajes?

En caso afirmativo,¿cuénta la herramienta con la funcionalidadpara hacer cuadro de mandos?

En una escala de 1 a 5, donde 1 es lapuntuación más baja y 5 la más alta, señalael nivel de satisfacción con el sistemade estadísticas que usas.

¿A qué fuentes está conectada estaherramienta de estadísticas?

1

2

4

3

5

2,9%

27,1%

15,7%

10,0%

44,3%

31,6

%50

,9%

26 2726

¿Cuáles son los medios de pago?

27

Los medios de pago, además de facilitar las transacciones

económicas, son fuente de información sobre el gasto en viajes

de las empresas. Por eso representan un arma más de control

y análisis, además de facilitar el procesamiento administrativo.

En el caso de las tarjetas de crédito, también incorporan

servicios añadidos, como la financiación a la carta o los

seguros. Por este motivo, no resulta llamativa la proporción

de usuarios de este medio cuando el titular es la empresa: el

86,5%.

En el mercado español, el uso de bonos de hotel o de rent-a-

car sigue siendo muy alto. En otros mercados es mucho más

frecuente el pago directo del alquiler de coche, lo que facilita la

adopción de la herramienta de autorreserva.

28 29

Medios de pago

La tarjeta de crédito corporativa es el medio de pago más

extendido entre los viajeros. El 86,5% de ellos las utiliza,

aunque también combinadas con otros sistemas. El porcentaje

de empresas que recurre a la tarjeta de crédito personal de los

viajeros es muchísimo menor, con un 19,8% de los casos.

Este medio suele combinarse con otros sistemas, en el caso de

España, muy especialmente con el bono de hotel (37,5%) o de

rent-a-car (26,0%). Las que menos los usan son las compañías

con más de 10 millones de euros anuales de gasto en viajes

(25,0%) y las que más, las que tienen un presupuesto entre 5 y

10 millones (80%). Las empresas que superan los 500.000 euros

y están por debajo de los 5 millones andan cercanas al 42%.

¿Qué soluciones utilizan los viajeros en movilidad?

29

Muy verdes se encuentran las empresas en soluciones para los

viajeros durante sus desplazamientos. En todas las variables

analizadas, la respuesta predominante señala que nunca o rara

vez utilizan herramientas de autorreserva móviles, descarga

de aplicaciones, empleo de información georreferenciada en

destino, recepción de consejos y alertas de seguridad o revisión

de documentación de viajes.

El uso de estas aplicaciones de forma habitual apenas se

extiende al 25% de los encuestados en el mejor de los casos y

las redes sociales corporativas para compartir información del

viaje solo son de uso común para el 2,4% de los viajeros.

37,5

%

19,8

%

14,6

%

26,0

%

86,5

%

¿Qué medios de pago se utilizan en tu empresa para liquidar los viajes?

Tarjeta de crédito de empresa

Bono hotel

Bono rent-a-car

Tarjeta de crédito personal

Otros

30 31

Conectividad de los viajeros

El uso de herramientas móviles en la gestión de viajes es aún

muy limitado en España. Los resultados de las empresas acerca

de la conectividad de sus viajeros son realmente bajos. El 69%

nunca hace uso de herramientas móviles de autorreserva; el

43,2% jamás descarga aplicaciones en el móvil o la tableta

proporcionados por la empresa; el 42% no emplea información

georreferenciada en destino; por encima del 30% aún no ha

estrenado soluciones que le permitan recibir consejos sobre la

aplicación de la política de viajes ni revisa la documentación (trip

arrangement) de su desplazamiento a través del terminal.

Algo mejor es la implantación de sistemas de notificaciones

sobre seguridad o recomendaciones. El 29,1% de los

encuestados las ha recibido “alguna vez”, pero el 47,7% no lo ha

hecho “nunca” o “rara vez”.

La penetración de las redes sociales corporativas en el

business travel es muy residual. Apenas el 2,4% mantiene un

perfil activo habitualmente, frente al 67,9% que se declara al

margen de ellas, el 17,0% que las utiliza “rara vez” o el 11,9%

que lo ha hecho “alguna vez”.

Puntuación media del uso que los viajeros hacen de las siguientes soluciones durante sus desplazamientos. El rango va desde “nunca” (1) hasta “siempre” (5).

Nunca Alguna vez SiempreRara vez Habitualmente

69,0% 18,4% 10,3% 2,3%

1,1%

1,1%

2,3%

2,4%

3,5%

2,4%

43,2% 27,3% 20,5% 8%

4,5%

17%

24,7%

19,8%

42,0% 23,9% 28,4%

35,2% 19,8% 26,1%

32,9% 17,6% 22,4%

27,9% 19,8% 29,1%

67,9% 17,9% 11,9%

Herramientas móviles de autorreserva

Acceso a descarga de aplicaciones en el móvil/tableta de la empresa

Empleo de información georreferenciada en el destino

Recepción de consejos sobre aplicación de la política de viajes

Revisión de la documentación de viajes a través del terminal (trip arrangement)

Sistema de notificaciones (alertas, seguridad, recomendaciones, etc.)

Redes sociales corporativas para compartir información del viaje

¿Cómo se gestiona la política medioambiental?

31

La sensibilidad medioambiental no es objeto de gran atención

por los profesionales que manejan los programas de viajes de

las empresas analizadas. La gran mayoría, un 68,9%, no

monitoriza los contaminantes que generan los desplazamientos

de los empleados.

Además, quienes sí lo hacen dan una importancia mínima

a la información que reciben, en una gran parte a través de

las agencias de viajes y referidas en exclusiva al transporte,

fundamentalmente al aéreo.

32 33

Política medioambiental

El perfil de empresa con mayor interés en reducir y compensar

los elementos contaminantes asociados al viaje es aquella con

una política implantada a nivel global, con más de la mitad de la

plantilla como viajeros frecuentes y con un presupuesto anual de

más de 5 millones de euros.

El resto se mueve en un rango de sensibilidad más bajo.

Por ejemplo, solo el 27,3% de las compañías con política de

viajes local realiza un seguimiento del impacto en el medio

ambiente. De entre las que gastan menos de 500.000 euros, un

insignificante 3,3% está interesado en este asunto. Por volumen

de viajeros, el 18,5% de las que están por debajo del 30% de la

plantilla monitoriza los contaminantes. La proporción asciende al

30,6% en las compañías donde viaja entre el 30% y el 50% de

los empleados.

68,9% 31,1%

¿Se monitorizan los contaminantes que generan los viajes de tu empresa?

No

Política medioambiental

La información que llega a las empresas sobre su huella de

carbono procede fundamentalmente de las agencias de viajes,

seguidas a gran distancia de los proveedores finales.

Los datos se refieren casi exclusivamente al avión y, en

porcentajes mínimos, al coche y al tren.

En cualquier caso, los que están interesados en el efecto

contaminador de los viajes apenas se dejan influir por este

motivo en sus decisiones de compra. Usando una escala de 1

a 5, la importancia media que adquiere este factor es de 2,04

puntos.53

,2%

14,9

%

12,8

%

19,1%

15,2

%

6,1%

6,1%

79,3

%

13,8

%

6,9%

En caso afirmativo...¿quién suministra esta información?

Indícanos para qué productos se puede obtenerel grado de contaminantes generado.

En una escala de 1 a 5, donde 1 es “nunca” y 5 es “siempre”, indícanos cómo influyela información recibida sobre los contaminantesgenerados a la hora de realizar una reserva.

Agencia de viajes

Avión

1

Proveedores finales

Coche

2

Sistema interno

Tren

3

Entidad externa

Otros

4

Otros

Hotel

5

77,2

%

34 35

Notas metodológicas

El Observatorio de la tecnología y la innovación aplicadas a los

viajes de empresa ha sido elaborado a partir de un trabajo de

campo entre 120 travel managers de empresas españolas o con

delegación en España como principal fuente de información.

Además, se han realizado entrevistas personales en profundidad

para matizar e interpretar ciertos aspectos.

A través de cuestionarios online y presenciales, en ambos casos

absolutamente anónimos, recopilados entre el 10 y el 28 de junio

de 2013, el Observatorio ha reunido una muestra con un poder

de compra estimado en hasta 374 millones de euros anuales en

gastos de viajes.

34

Notas metodológicas

35


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