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SUMARIO
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3
4
7
11
19
23
27
29
31
34
¿Por qué un observatorio?Introducción, objetivos, alcance, compromiso
Resumen ejecutivoPrincipales conclusiones del infome
¿Cómo se autorizan los viajes?Metodología / Automatización / Integración
Desarrollo / Funcionamiento
¿Qué uso se hace de las herramientas de autorreserva?Implantación / Adopción / Ahorro medio
Integración de autorizaciones / Servicios extras Áreas de mejora / Puntos fuertes
Vías de acceso / Sincronización con perfiles / Peticiones por fuera
¿Cómo se procesan los gastos de viaje?Análisis habitual / Modo de reporte
Herramienta automatizada
¿Qué análisis se realiza de los informes?Sistema de estadísticas / Cuadro de mando
Fuentes de información / Nivel de satisfacción
¿Cuáles son los medios de pago?Tipos e implantación
¿Qué soluciones utilizan los viajeros en movilidad?Autorreserva / Descarga de APP / Información georreferenciada
Consejos / Documentación de viajeNotificaciones / Redes sociales corporativas
¿Cómo se gestiona la política medioambiental?Monitorizacion / Fuentes de información / Productos y servicios
Notas metodológicas / Ficha técnica / Muestra
¿Por qué un observatorio?
3
La tecnología siempre ha sido un factor esencial en los viajes
de negocios, pero en la era actual su protagonismo resulta
determinante. Si antes los proveedores e intermediarios
buscaban su diferenciación en las herramientas que ponían a
disposición de sus clientes, ahora son estos los que, en algunas
ocasiones, van por delante.
El viajero lleva la tecnología encima. Antes, durante y después
de sus desplazamientos. El gran reto de los proveedores es
interconectar, integrar y adaptar las soluciones on/off line para
que todos los procesos ganen en eficiencia, rapidez, seguridad y,
por qué no, también en satisfacción del viajero.
El gran reto de los proveedores es interconectar, integrar y adaptar las soluciones on/off line
En un paso más de su objetivo de aportar conocimiento a un sector
que camina irremediablemente hacia una mayor profesionalización,
Forum Business Travel y Amadeus España inician un proyecto
ambicioso y prometedor para calibrar el grado de penetración de la
tecnología y la innovación en los viajes corporativos.
Una parte esencial en este proceso son las herramientas de
autorreserva, solución que poco a poco va calando entre las
empresas como vía para racionalizar su política de viajes, con
unas posibilidades de parametrización que se pueden adaptar a
casi cualquier empresa y perfil de viajero.
Las herramientas de autorreserva van calando como solución para racionalizar la política de viaje de las empresas
Por este motivo, el Observatorio de la tecnología y la innovación
aplicadas a los viajes de empresa se detiene especialmente en
las Self Booking Tools (SBT), pero su alcance va mucho más
allá, como podremos ver en las siguientes páginas.
En próximas ediciones habrá elementos de juicio comparativo
que permitirán realizar un seguimiento periódico de la evolución
tecnológica de las empresas viajeras españolas o con
delegaciones en nuestro país, un camino que no tiene vuelta atrás.
4 5
Resumen ejecutivo
PROCESO DE AUTORIZACIÓNEl 85,2% de las empresas es consciente de la necesidad
de contar con un procedimiento de autorización de los viajes.
Sin embargo, solo la mitad de ellas lo tiene automatizado e
integrado con el proceso de compra.
HERRAMIENTAS DE AUTORRESERVALas Self Booking Tools (SBT) se van abriendo paso poco a poco
en España. 1 de cada 3 empresas dispone ya de ellas y un
10% se encuentra en plena fase de implantación. El 23% de las empresas consultadas gestiona más del 80% de sus
viajes a través de la herramienta.
El uso de SBT procura a las empresas ahorros del 14,5% en
las tarifas aéreas y del 12,7% en el coste de la agencia.
GASTOS DE VIAJE Aunque el porcentaje de los travel managers que analizan
habitualmente los gastos del viajero es elevado (82,7%), el
55,2% declara seguir procedimientos manuales.
GESTIÓN DE INFORMES Una holgada mayoría de empresas, el 66,3% del total,
dispone de sistemas para obtener estadísticas de viajes, pero
más de la mitad de estos no incluye la posibilidad de mostrar
los resultados en forma de cuadro de mandos. El 80% de
los datos que se analizan procede de la agencia de viajes y el
20% de otro tipo de fuentes.
“Sin conocer el grado de
implantación de las herramientas
tecnológicas en los viajes
corporativos, poco se puede
avanzar en el camino de la
innovación. Con el Observatorio
queremos contribuir a señalar,
tanto a los proveedores como
a las empresas clientes, sus
oportunidades de mejora”.
Óscar García, socio fundador de
Forum Business Travel
Resumen ejecutivo
FORMA DE PAGOEn el mercado español, el uso de bonos de hotel o de rent-a-car
sigue siendo muy alto. Dadas sus ventajas y servicios añadidos,
es elevado el porcentaje de empresas que utilizan tarjetas de
crédito corporativas: el 86,5%.
CONECTIVIDAD DE LOS VIAJEROSEn todas las variables analizadas, la respuesta predominante
señala que los viajeros de empresa “nunca” o “rara vez” utilizan
herramientas de autorreserva móviles, descarga de aplicaciones,
empleo de información georreferenciada en destino, recepción
de consejos y alertas de seguridad o revisión de documentación
de viajes. Las redes sociales corporativas para compartir
información del viaje solo son de uso común para el 2,4% de
los viajeros.
POLÍTICA MEDIOAMBIENTALLa gran mayoría de los gestores de viajes, un 68,9%, no
monitoriza los contaminantes que generan los desplazamientos
de los empleados. Además, quienes sí lo hacen dan una
importancia mínima a la información que reciben, que provienen
en gran parte de las agencias de viajes y se refiere casi en
exclusiva al transporte aéreo.
“La tecnología juega un papel fundamental en la reducción de
costes asociados a viajes para las empresas, pero estos ahorros
solo se obtendrán si se consigue un óptimo nivel de adopción de
las herramientas de autorreserva. En ese sentido, el Observatorio
nos muestra el creciente uso de estas herramientas donde una
adopción superior al 40% es alcanzada por más del 60% de los
travel managers consultados que dicen disponer de una SBT”.
Íñigo García-Aranda, director de Marketing de Amadeus España
6 76
¿Cómo se autorizan los viajes?
7
En todo programa de viajes corporativos, el procedimiento de
autorización es primordial, porque suele ser el punto desde el
que arranca todo el proceso, aunque exista un trabajo previo de
información antes de realizar la propuesta. El 85,2% de
las empresas es consciente de la necesidad de contar con un
protocolo establecido de autorizaciones.
Aun así, solo el 47,5% de las compañías lo tiene
automatizado e integrado en el proceso de compra.
8 9
Proceso de autorización Proceso de autorización
Entre las empresas que cuentan con un proceso de autorización
previa, la gran mayoría aplica una metodología concreta
(86,1%) frente al 12,9% que no lo hace. Pese a ello, llama
la atención el hecho de que la mitad de ellas no lo tenga
automatizado (51,5%) o que en el 49,5% de los casos
estudiados no esté integrado con el proceso de compra.
La automatización de las autorizaciones se da mucho más en
las compañías que cuentan con un programa global de viajes.
De hecho, en el 60,3% de los casos el procedimiento se realiza
de esta manera, en contraste con las que deciden su política de
forma local (37,5%).
En la mayoría de los casos, el origen del desarrollo del proceso
de autorización responde a un diseño interno realizado por las
propias empresas.
En lo que se refiere al sistema de funcionamiento, el modelo
imperante es el que requiere respuesta positiva a la petición
(76,8%), a gran distancia de los sistemas pasivos (23,2%), es
decir, aquellos en los que la autorización se produce por defecto
si no hay respuesta negativa por parte del superior.
Una amplísima mayoría de las empresas encuestadas somete
los viajes a un proceso de autorización previa: el 85,2%, frente
al 14,8% que no lo hace. Entre las primeras, las que más
confían en este procedimiento son aquellas en las que la política
de viajes se decide de manera global.
Los procesos de aprobación están en relación directa con
el porcentaje de empleados que viaja habitualmente y con
el volumen de presupuesto en viajes de las empresas. Así,
las corporaciones que exigen autorización por parte de los
superiores son en gran medida las que superan el 70% de
empleados viajeros. De hecho, el 90% de ellas cuenta con
este procedimiento. Los porcentajes descienden en el caso
de las empresas con menos del 30% de viajeros frecuentes
(83,3%).
Por presupuestos, las que gastan entre 5 y 10 millones de
euros al año en viajes recurren a la autorización en el 100%
de los casos, frente al 92,5% de las que están en el rango de
500.000 a 1 millón de euros, o el 90% de las que se mueven
por encima de los 10 millones. En el caso de las que están
entre 1 y 5 millones, el porcentaje baja significativamente al
75%, diez puntos por debajo de la media general.
14,8 %
El sistema funciona de forma...
Activa: requiere respuesta positiva a la petición
Pasiva: se autoriza por defecto si no hay respuesta negativa
76,8% 23,2%85,2% 14,8%
Sí
No
¿Están sometidos los viajes de tu empresa a un proceso de autorización previa?
No
Ns/Nc
86,1 %
12,9 %
47,5 %
47,5 %
51,5 %
49,5 %
1 %
1 %
3 %
¿Está integrado con el proceso de compra?
¿Está automatizado?
¿Dispones de un sistema o metodologíapara obtener esta autorización?
Sí
10 1110
¿Qué uso se hace de las herramientas de autorreserva?
11
Las Self Booking Tools (SBT), quizá las herramientas más
potentes con las que cuentan los travel managers para el
cumplimiento de la política de viajes y la optimización de los
procesos, tanto a nivel operativo como administrativo, se van
abriendo camino poco a poco en España.
1 de cada 3 empresas utiliza ya este tipo de soluciones, y
un 10% está en proceso de implantarlas. Los niveles de
adopción de la herramienta varían mucho dependiendo de la
empresa, pero, por término medio, el 44,9% de los viajes
se gestiona a través de la solución.
12 13
Herramienta de autorreserva
Casi un tercio de las compañías consultadas dispone de
herramienta de autorreserva, frente al 59,6% que no la tiene y el
10,6% que la está implantando actualmente.
Por ámbitos de decisión, las que aplican una política de viajes
local son las que menos nivel de penetración de las SBT reflejan:
tan solo el 16%. En contraste, en las empresas en las que las
decisiones se llevan a cabo a nivel global el nivel de adopción
es claramente superior, con un 42,7%. Además, el 18,2% de ellas
se encuentra en proceso de implantación.
A medida que va aumentando el presupuesto en viajes sube
también el porcentaje de casos en fase de implantación de
una herramienta de autorreserva.
Mientras que solo el 2,9% de las compañías que gastan menos
de 500.000 euros en viajes al año se encuentra actualmente en
este proceso, el porcentaje sube al 8,3% entre las que invierten de
500.000 a 1 millón de euros. Aún sube más, hasta el 14,8%, en
las empresas que están en la franja de 1 a 5 millones, y supera el
33% entre las que gastan de 5 a 10 millones por ejercicio.
59,6% 10,6%
29,8%
¿Dispones de herramienta de autorreserva?
Sí
No
En fase de implantación
Herramienta de autorreserva
La gran preocupación de los travel managers, una vez tomada la
decisión de integrar la herramienta de autorreserva y cumplido el
periodo para implantarla, es el grado de adopción de la misma.
A día de hoy, las empresas que cuentan con herramientas
de autorreserva gestionan el 45% de sus viajes a través de la
solución, si bien el porcentaje varía enormemente en función
de su facilidad de uso, y la formación y comunicación internas,
los incentivos para su utilización o la penalización, en su caso,
a los viajeros que se mantengan al margen. Del nivel de uso de
la herramienta dependen los potenciales ahorros, teniendo en
cuenta también que no todas las reservas se pueden realizar, hoy
por hoy, a través de las SBT.
Por eso llama la atención que el 22,9% de las empresas
consultadas realice más del 80% de las operaciones de viaje
utilizando esta solución, un nivel de adopción realmente
extraordinario. No obstante, la mayor parte, concretamente
el 31,4%, gestiona menos del 20% de sus viajes a través de
la herramienta de autorreserva. Un significativo 25,7% de los
participantes en el sondeo declara un grado de adopción entre el
40% y el 60%.
El ahorro se produce con más claridad en la obtención de mejores
tarifas que en la disminución del coste de la agencia. Por término
medio, las empresas dicen lograr ahorros del 14,5% en las tarifas
aéreas y del 12,7% en el coste de la agencia gracias a las SBT. Aun
así, los porcentajes difieren mucho entre las empresas consultadas.
El 54,6% valora una rebaja en el precio medio de las reservas entre
el 10% y el 30%, y algo más de la mitad de los encuestados declara
ahorros inferiores al 10% en la cuenta de su intermediario de viajes.
Menos del 10% de las empresas dicen conseguir ahorros superiores
al 30% en las tarifas o en el coste de la agencia.
Los expertos señalan como uno de los factores de este fenómeno
la llamada visual guilt, es decir, el autocontrol en gasto al que se
someten los propios viajeros a la hora de escoger vuelos, hoteles
o coches de alquiler cuando son conscientes de que existe una
alternativa más barata.
Del total de viajes,¿cuántos se gestionan a través de la herramienta?
0-20%
20-40%
40-60%
60-80%
+80%
31,4
%
8,6%
25,7
%
22,9
%
11,4
%
53,1%
21,9%
15,6%
9,4%
18,2%
9,1%
36,4%
36,3%
0-10%
10-20%
20-30%
+30%
¿Qué % de ahorro medio se obtiene en las tarifas?
¿Y qué % supone en el coste de la agencia?
14 15
Herramienta de autorreserva
Entre las características y funcionalidades de la herramienta de
autorreserva, destacan aspectos de gran utilidad en la gestión
diaria. Es el caso de las posibles soluciones relacionadas con la
integración del proceso de autorizaciones con la SBT.
En la mayoría de los casos analizados, esta posibilidad existe: el
sistema suele ser automático y además está mayoritariamente
integrado con el proceso de compra, como indican los
porcentajes del siguiente gráfico.
Herramienta de autorreserva
La creciente desagregación de las tarifas por parte de los
proveedores complica la reserva en la SBT de los servicios
extra (embarques preferentes, facturación de maletas, conexión
wifi en el hotel, etc.). Esta es una de las mayores limitaciones
que presenta la herramienta en la actualidad de acuerdo con la
opinión de los travel managers.
¿La herramienta de autorreserva lleva asociada una utilidad para las autorizaciones?
¿Este sistema es automático?
¿Está integrado en el proceso de compra?
Sí
No
Ns/Nc
9,8%
6,7%
2,9%
26,6%
35,3%
¿Existe la posibilidad de reservar servicios complementarios?
Sí
No
31,0%69,0%
61,8%
66,7%
36,7%53,5%
16 17
Herramienta de autorreserva
Áreas de mejora
Herramienta de autorreserva
Como colofón del capítulo de las herramientas de autorreserva,
los gestores de viajes participantes en la encuesta señalan que el
canal más común para acceder a ellas es la propia intranet de la
empresa (65,8%), muy por encima del website de la agencia de
viajes (36,8%).
Por otra parte, en los casos analizados es mayor el número
de SBT en los que no existe una sincronización entre la
herramienta de autorreserva y los perfiles de empleados en
el sistema de gestión utilizado por la dirección de Recursos
Humanos (50%). En un pequeño porcentaje (9,5%) se trata de
una solución en proceso de implantación actual o en un futuro
cercano.
Además, el 58,9% de los consultados carece de un sistema
automatizado para realizar peticiones a la agencia de viajes que
se quedan fuera de la herramienta de autorreserva.
Puntos fuertes
Las tarifas se muestran de forma clara y los precios son reales, con las tarifas más bajas del momento
El proceso de venta y/o reserva es rápido, intuitivo y ágil para el usuario
Autonomía del viajero para gestionar su viaje, sin depender de terceros
La herramienta se ajusta perfectamente a la política de viajes de la empresa
Se consiguen importantes ahorros en las tarifas y se abaratan los costes de la agencia
Posibilidad de filtrar las búsquedas de vuelos por numerosos criterios Buena visibilidad de las tarifas negociadas
Proceso de aprobación integrado en la herramienta
Almacenamiento de los datos de los viajeros (perfiles) Visión completa del viaje, con todos los servicios incluidos
Completar la oferta de servicios complementarios
Velocidad de respuesta más lenta de lo
deseado, dependiendo de la calidad del acceso a internet de las corporaciones
Posibilidad de filtrar una vez realizada la primera búsqueda
Necesidad de una mejor integración de los
contenidos de Renfe en la herramienta
Complejidad a la hora de hacer reservas multidestino
Mejorar la integración de las low cost carriers
tanto en tarifas como en disponibilidad
Ofrecer la posibilidad de cambios de billetes en la herramienta
Ofrece precio estimado de la ida al solicitar ida y vuelta. El precio final solo se visualiza al
final del proceso
Mejorar la formación e información sobre contenidos y nuevas funcionalidades
Distintos grados de integración de los proveedores
50,0%
7,1%
2,4%
40,5%
58,9%
5,4%
1, 8%
33,9%
Señala las vías disponibles para accedera la herramienta de autorreserva en tu empresa(posibilidad de respuesta múltiple).
¿Dispones de algún sistema automatizado para realizar a la agencia las peticiones que se quedanfuera de la herramienta de autorreserva?
¿Existe sincronización entre la herramienta de autorreserva y los perfiles de empleados alojados en el sistema de gestión usado en la dirección de Recursos Humanos?
Intranet de la empresa
Website de laagencia de viajes
Otro
Sí
Sí
No
No
Lo estamosimplementando
actualmente
Lo estamosimplementando
actualmente
Lo implementaremosen un futuro
cercano
Lo implementaremosen un futuro
cercano
18 1918
¿Cómo se procesan los gastos de viaje?
19
Los travel managers son cada vez más conscientes del peso
de los gastos de viaje, una partida que va en aumento debido
a la desagregación de las tarifas de los servicios tradicionales
de transporte aéreo, alojamiento y alquiler de vehículos.
El control de estos gastos es imprescindible para evaluar el
coste total de los desplazamientos, ya que en algunos casos
puede suponer hasta el 30% del total.
Aunque el porcentaje de los gestores que analizan
habitualmente los gastos del viajero es elevado (82,7%),
el 55,2% declara seguir procedimientos manuales.
20 21
Gastos de viaje
Si el control de esta partida es ampliamente mayoritario entre las
empresas, la forma de llevarlo a cabo no resulta tan positiva, al
menos desde el punto de vista tecnológico, dado que el 55,2%
afirma realizarlo de forma manual.
El porcentaje de viajeros frecuentes en la compañía modifica
sustancialmente este apartado. Así, las que tienen menos del
30% realizan un reporte manual en el 75,9% de los casos. La
proporción baja al 45,2% cuando se trata de empresas que
tienen entre un 30% y un 50% de empleados viajeros, y al 33,3%
cuando estos representan entre el 50% y el 70% de la plantilla.
La gran mayoría de los gestores de viaje realiza una política
activa de análisis de gastos, en concreto el 82,7%. Tan solo
el 17,3% declara no hacerlo. Las empresas que disponen de
mayor presupuesto son las más estrictas con este control. La
encuesta revela que el 100% de las que invierten entre 5 y 10
millones al año o más tienen en cuenta los gastos de viaje en su
contabilidad.
87,2% 17,3%
¿Analizas habitualmente los gastos del viajero?
Sí
No
55,2% 44,8%
En caso afirmativo, ¿cómo los reporta el empleado?
De forma manual
Dispone de una herramienta
automatizada
Gastos de viaje
En los casos en los que las empresas disponen de sistemas
automatizados de gestión de gastos de viajes, también es
muy elevado el porcentaje de las que emplean herramientas
integradas en su back office: un 80%, frente al 15,6% en las
que esta opción no es posible.
En cambio, las soluciones para digitalizar tickets, recibos y
demás justificantes de gastos de viaje apenas están implantadas
en el 38,5% de las empresas.
80,0 %15,6 %
4,4 %
38,5%
5,1 %
56,4 %
No
NS/NC
¿Incluye un sistema de digitalización dedocumentos?
¿está integrada en el back office?
En caso de disponer de una herramienta automatizada para la gestión de gastos...
Sí
22 2322
¿Qué análisis se realiza de los informes?
23
A la hora de poner en valor su función dentro de la empresa,
los gestores de viajes pueden tener un poderoso aliado en
las herramientas de reporte. Además, esta tecnología es muy
útil para detectar posibles mejoras en la política, establecer
objetivos y tomar las decisiones estratégicas pertinentes.
Una holgada mayoría, el 66,3% del total, dispone de sistemas
para obtener estadísticas de viajes, pero más de la mitad de ellos
no incluye la función de crear un cuadro de mandos.
La fuente de información es esencialmente la agencia de viajes,
que suministra el 80% de los datos.
24 25
Gestión de informes
El análisis de estadísticas es otro de los instrumentos básicos
para la gestión de la cuenta de viajes. El 66,3% de las empresas
encuestadas dispone de un sistema para extraer y analizar
datos. Sin embargo, un 32,6% aún carece de él. El 2,1% de los
participantes lo está implantando.
Por el ámbito de decisión, las empresas de alcance global son
las que más implantadas tienen las soluciones de reporting,
que alcanzan al 73% de los casos analizados. La proporción
baja en las cuentas locales, con un 58,3%.
Según el nivel de gasto en viajes, las empresas que están entre
los 5 y 10 millones de euros al año destacan sobre las demás,
ya que la totalidad de ellas dispone de sistemas automatizados
de estadísticas. Las que tienen presupuestos superiores a los
10 millones se sitúan en el 88,9%, más del doble de las que
invierten menos de 500.000 euros (41,9%). Las que están en
tramos entre 500.000 y 5 millones de euros reflejan medias
superiores al 70%.
Solo las empresas con partidas de viajes por encima de los 10
millones de euros tienen implantadas soluciones que incluyen
mayoritariamente la presentación de los resultados en forma de
cuadro de mandos, lo que ocurre en el 71,4% de los casos. En
el resto, las proporciones están por debajo del 50%. En la media
general, esa función no es posible en el 50,9% de las empresas
analizadas.
66,3
%
2,1%
47,3
%
1,8%
Sí
No
En fase de implantación
Gestión de informes
Entre las herramientas de estadísticas y reportes más utilizadas,
los travel managers suelen referirse a las que les proporcionan
sus agencias de viajes, que actúan como intermediarias de este
servicio. En la mayoría de los casos, desconocen la solución
tecnológica que están utilizando para los informes, ya que la
información suele proporcionarse por medio de hojas de cálculo.
En cuanto a las fuentes de información, las empresas son
claramente dependientes de sus agencias de viajes, que les
suministran estadísticas en el 80% de los casos. La segunda
fuente más citada son los sistemas internos (26,2%), seguida
de cerca por los datos extraídos de los medios de pago (23,1%).
Otras soluciones tecnológicas solo proporcionan información en
el 6,2% de las empresas participantes.
El grado de satisfacción con el sistema de estadísticas utilizado
se puede considerar alto. El 71,4% de los encuestados otorga
una calificación de 3 o 4 en una escala en el que el 5 representa
la máxima puntuación.
80,0%
23,1%26,2%
1,5%6,2% 7,7%
Sistemas internos
Servicio externo
Proveedor final
Otros
Agencias de viajes
Medios de pago
¿Dispones de un sistema para obtenerestadísticas sobre viajes?
En caso afirmativo,¿cuénta la herramienta con la funcionalidadpara hacer cuadro de mandos?
En una escala de 1 a 5, donde 1 es lapuntuación más baja y 5 la más alta, señalael nivel de satisfacción con el sistemade estadísticas que usas.
¿A qué fuentes está conectada estaherramienta de estadísticas?
1
2
4
3
5
2,9%
27,1%
15,7%
10,0%
44,3%
31,6
%50
,9%
26 2726
¿Cuáles son los medios de pago?
27
Los medios de pago, además de facilitar las transacciones
económicas, son fuente de información sobre el gasto en viajes
de las empresas. Por eso representan un arma más de control
y análisis, además de facilitar el procesamiento administrativo.
En el caso de las tarjetas de crédito, también incorporan
servicios añadidos, como la financiación a la carta o los
seguros. Por este motivo, no resulta llamativa la proporción
de usuarios de este medio cuando el titular es la empresa: el
86,5%.
En el mercado español, el uso de bonos de hotel o de rent-a-
car sigue siendo muy alto. En otros mercados es mucho más
frecuente el pago directo del alquiler de coche, lo que facilita la
adopción de la herramienta de autorreserva.
28 29
Medios de pago
La tarjeta de crédito corporativa es el medio de pago más
extendido entre los viajeros. El 86,5% de ellos las utiliza,
aunque también combinadas con otros sistemas. El porcentaje
de empresas que recurre a la tarjeta de crédito personal de los
viajeros es muchísimo menor, con un 19,8% de los casos.
Este medio suele combinarse con otros sistemas, en el caso de
España, muy especialmente con el bono de hotel (37,5%) o de
rent-a-car (26,0%). Las que menos los usan son las compañías
con más de 10 millones de euros anuales de gasto en viajes
(25,0%) y las que más, las que tienen un presupuesto entre 5 y
10 millones (80%). Las empresas que superan los 500.000 euros
y están por debajo de los 5 millones andan cercanas al 42%.
¿Qué soluciones utilizan los viajeros en movilidad?
29
Muy verdes se encuentran las empresas en soluciones para los
viajeros durante sus desplazamientos. En todas las variables
analizadas, la respuesta predominante señala que nunca o rara
vez utilizan herramientas de autorreserva móviles, descarga
de aplicaciones, empleo de información georreferenciada en
destino, recepción de consejos y alertas de seguridad o revisión
de documentación de viajes.
El uso de estas aplicaciones de forma habitual apenas se
extiende al 25% de los encuestados en el mejor de los casos y
las redes sociales corporativas para compartir información del
viaje solo son de uso común para el 2,4% de los viajeros.
37,5
%
19,8
%
14,6
%
26,0
%
86,5
%
¿Qué medios de pago se utilizan en tu empresa para liquidar los viajes?
Tarjeta de crédito de empresa
Bono hotel
Bono rent-a-car
Tarjeta de crédito personal
Otros
30 31
Conectividad de los viajeros
El uso de herramientas móviles en la gestión de viajes es aún
muy limitado en España. Los resultados de las empresas acerca
de la conectividad de sus viajeros son realmente bajos. El 69%
nunca hace uso de herramientas móviles de autorreserva; el
43,2% jamás descarga aplicaciones en el móvil o la tableta
proporcionados por la empresa; el 42% no emplea información
georreferenciada en destino; por encima del 30% aún no ha
estrenado soluciones que le permitan recibir consejos sobre la
aplicación de la política de viajes ni revisa la documentación (trip
arrangement) de su desplazamiento a través del terminal.
Algo mejor es la implantación de sistemas de notificaciones
sobre seguridad o recomendaciones. El 29,1% de los
encuestados las ha recibido “alguna vez”, pero el 47,7% no lo ha
hecho “nunca” o “rara vez”.
La penetración de las redes sociales corporativas en el
business travel es muy residual. Apenas el 2,4% mantiene un
perfil activo habitualmente, frente al 67,9% que se declara al
margen de ellas, el 17,0% que las utiliza “rara vez” o el 11,9%
que lo ha hecho “alguna vez”.
Puntuación media del uso que los viajeros hacen de las siguientes soluciones durante sus desplazamientos. El rango va desde “nunca” (1) hasta “siempre” (5).
Nunca Alguna vez SiempreRara vez Habitualmente
69,0% 18,4% 10,3% 2,3%
1,1%
1,1%
2,3%
2,4%
3,5%
2,4%
43,2% 27,3% 20,5% 8%
4,5%
17%
24,7%
19,8%
42,0% 23,9% 28,4%
35,2% 19,8% 26,1%
32,9% 17,6% 22,4%
27,9% 19,8% 29,1%
67,9% 17,9% 11,9%
Herramientas móviles de autorreserva
Acceso a descarga de aplicaciones en el móvil/tableta de la empresa
Empleo de información georreferenciada en el destino
Recepción de consejos sobre aplicación de la política de viajes
Revisión de la documentación de viajes a través del terminal (trip arrangement)
Sistema de notificaciones (alertas, seguridad, recomendaciones, etc.)
Redes sociales corporativas para compartir información del viaje
¿Cómo se gestiona la política medioambiental?
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La sensibilidad medioambiental no es objeto de gran atención
por los profesionales que manejan los programas de viajes de
las empresas analizadas. La gran mayoría, un 68,9%, no
monitoriza los contaminantes que generan los desplazamientos
de los empleados.
Además, quienes sí lo hacen dan una importancia mínima
a la información que reciben, en una gran parte a través de
las agencias de viajes y referidas en exclusiva al transporte,
fundamentalmente al aéreo.
32 33
Política medioambiental
El perfil de empresa con mayor interés en reducir y compensar
los elementos contaminantes asociados al viaje es aquella con
una política implantada a nivel global, con más de la mitad de la
plantilla como viajeros frecuentes y con un presupuesto anual de
más de 5 millones de euros.
El resto se mueve en un rango de sensibilidad más bajo.
Por ejemplo, solo el 27,3% de las compañías con política de
viajes local realiza un seguimiento del impacto en el medio
ambiente. De entre las que gastan menos de 500.000 euros, un
insignificante 3,3% está interesado en este asunto. Por volumen
de viajeros, el 18,5% de las que están por debajo del 30% de la
plantilla monitoriza los contaminantes. La proporción asciende al
30,6% en las compañías donde viaja entre el 30% y el 50% de
los empleados.
68,9% 31,1%
¿Se monitorizan los contaminantes que generan los viajes de tu empresa?
Sí
No
Política medioambiental
La información que llega a las empresas sobre su huella de
carbono procede fundamentalmente de las agencias de viajes,
seguidas a gran distancia de los proveedores finales.
Los datos se refieren casi exclusivamente al avión y, en
porcentajes mínimos, al coche y al tren.
En cualquier caso, los que están interesados en el efecto
contaminador de los viajes apenas se dejan influir por este
motivo en sus decisiones de compra. Usando una escala de 1
a 5, la importancia media que adquiere este factor es de 2,04
puntos.53
,2%
14,9
%
12,8
%
19,1%
15,2
%
6,1%
6,1%
79,3
%
13,8
%
6,9%
En caso afirmativo...¿quién suministra esta información?
Indícanos para qué productos se puede obtenerel grado de contaminantes generado.
En una escala de 1 a 5, donde 1 es “nunca” y 5 es “siempre”, indícanos cómo influyela información recibida sobre los contaminantesgenerados a la hora de realizar una reserva.
Agencia de viajes
Avión
1
Proveedores finales
Coche
2
Sistema interno
Tren
3
Entidad externa
Otros
4
Otros
Hotel
5
77,2
%
34 35
Notas metodológicas
El Observatorio de la tecnología y la innovación aplicadas a los
viajes de empresa ha sido elaborado a partir de un trabajo de
campo entre 120 travel managers de empresas españolas o con
delegación en España como principal fuente de información.
Además, se han realizado entrevistas personales en profundidad
para matizar e interpretar ciertos aspectos.
A través de cuestionarios online y presenciales, en ambos casos
absolutamente anónimos, recopilados entre el 10 y el 28 de junio
de 2013, el Observatorio ha reunido una muestra con un poder
de compra estimado en hasta 374 millones de euros anuales en
gastos de viajes.
34
Notas metodológicas
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