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O F T H E C I T Y G O V E R N M E N T O F A D D I S A B A B A

2 y e a r N o 2 2 A D D I S A B A B A 2 0 1 0

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A i ' S . A / J l t ^ ; ' ' . ' 7 . 4 : W 6 P 5 § A d d i s N e g a r i G a z e t a P . O . B o x 2 4 4 5

C O N T E N T S T h e A d d i s A b a b a c i t y G o v e r n m e n t I m m o v a b l e P r o p e r t y R e g i s t r a t i o n a n d I n f o r m a t i o n A g e n c y

E s t a b l i s h m e n t P r o c l a m a t i o n

P r o c l a m a t i o n N o . 22 /2010 T h e A d d i s A b a b a c i t y G o v e r n m e n t I m m o v a b l e P r o p e r t y R e g i s t r a t i o n a n d I n f o r m a t i o n A g e n c y

E s t a b l i s h m e n t P r o c l a m a t i o n

W h e r e a s , i t i s b e l i e v e d n e c e s s a r y t o e s t a b l i s h a n i n s t i t u t i o n

t o m a k e e x p e d i e n t a n d t r a n s p a r e n t t h e p r o c e s s o f r e g i s t e r i n g

t h e r i g h t o f o w n e r s h i p , p o s s e s s i o n a n d o t h e r l e g a l a c t s

u n d e r t a k e n o n i m m o v a b l e p r o p e r t y s i t u a t e d i n A d d i s A b a b a

C i t y ;

W h e r e a s , i t i s f o u n d n e c e s s a r y t o f a s t e n t h e e c o n o m i c a n d

s o c i a l d e v e l o p m e n t o f t h e C i t y b y i n t r o d u c i n g s e c u r e d a n d

r e l i a b l e w o r k p r o c e d u r e a n d e n c o u r a g i n g m o r t g a g e o f l a n d -

r e l a t e d p r o p e r t y a s s e c u r i t y f o r l o a n ; ' I

W h e r e a s , i t i s b e l i e v e d t o b e n e c e s s a r y t o d e f i n e b y l a w p o w e r s a n d f u n c t i o n s o f t h e i n s t i t u t i o n u n d e r t a k i n g r e g i s t r a t i o n o f i m m o v a b l e p r o p e r t y ;

U n i t P r i c e 4 .85

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A d d i s N e g a r i G a z e t a - N o 2 2 7^" June 2 u l O Page 1

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N o w t h e r e f o r e , i n a c c o r d a n c e w i t h A r t i c l e 1 4 ( l ) ( a ) o f t h e

R e v i s e d C h a r t e r P r o c l a m a t i o n N o . 3 6 1 / 2 0 0 3 o f t h e A d d i s

A b a b a C i t y G o v e r n m e n t i t i s p r o c l a i m e d as f o l l o w s ;

P a r t O n e G e n e r a l

1 . S h o r t T i t l e

T h i s p r o c l a m a t i o n m a y b e c i t e d as t h e " A d d i s A b a b a

C i t y G o v e r n m e n t I m m o v a b l e P r o p e r t y R e g i s t r a t i o n a n d

I n f o r m a t i o n A g e n c y E s t a b l i s h m e n t P r o c l a m a t i o n N o 2 2

/ 2 0 1 0 .

6

2. D e f i n i t i o n U n l e s s t h e c o n t e x t d e m a n d s o t h e r w i s e , i n t h i s

p r o c l a m a t i o n ; -

1 . " C i t y " m e a n s t h e A d d i s A b a b a C i t y ;

2 . " G o v e r n m e n t " m e a n s t h e A d d i s A b a b a C i t y

j G o v e r n m e n t ;

3 . " M a y o r " m e a n s M a y o r o f t h e A d d i s A b a b a C i t y ;

4 . " I m m o v a b l e p r o p e r t y " m e a n s l a n d a n d h o u s e ;

5 . " L a n d " m e a n s a p l o t o f l a n d s i t u a t e d w i t h i n t h e

m a s t e r p l a n o f A d d i s A b a b a C i t y a n d a p o s s e s s i o n

p e r m i t t e d f o r i n s t i t u t i o n a l o r i n d i v i d u a l u s e b y

a u t h o r i z e d o r g a n ; ^

" H o u s e " m e a n s a h o u s e o r b u i l d i n g b u i l t o n a p l o t

o f l a n d s i t u a t e d w i t h i n t h e b o u n d a r y o f A d d i s

A b a b a C i t y i n a c c o r d a n c e w i t h t h e l a n d u s e p l a n

o f t h e C i t y a n d f i x e d a n d p e r m a n e n t l y b u i l t i n

a c c o r d a n c e w i t h t h e c o n s t r u c t i o n p e r m i t i s s u e d b y

a b o d y s o a u t h o r i z e d a n d s e r v i n g f o r g o v e r n m e n t

i n s t i t u t i o n , p r i v a t e r e s i d e n c e , b u s i n e s s , r e l i g i o u s ,

n o n - g o v e r n m e n t a l o r g a n i z a t i o n , o r s o c i a l s e r v i c e s ;

" A g e n c y " m e a n s t h e A d d i s A b a b a C i t y

G o v e r n m e n t I m m o v a b l e P r o p e r t y R e g i s t r a t i o n

a n d I n f o r m a t i o n A g e n c y e s t a b l i s h e d i n a c c o r d a n c e

w i t h t h i s p r o c l a m a t i o n ;

8 . " O f f i c e " m e a n s a s t r u c t u r e e s t a b l i s h e d t o

d i s c h a r g e f u n c t i o n s o f t h e A g e n c y a t S u b - c i t y

l e v e l ;

7

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A d d i s N e g a r i Gaze ta - N o 2 2 7"^ June 2 0 1 0 Page 3 9 . " D i r e c t o r " m e a n s t h e A d d i s A b a b a C i t y

G o v e r n m e n t I m m o v a b l e P r o p e r t y R e g i s t r a t i o n a n d I n f o r m a t i o n A g e n c y d i r e c t o r ;

1 0 . " D e p u t y r e g i s t r a t i o n a n d i n f o r m a t i o n d i r e c t o r " m e a n s t h e A d d i s A b a b a C i t y G o v e r n m e n t I m m o v a b l e P r o p e r t y R e g i s t r a t i o n a n d I n f o r m a t i o n A g e n c y d e p u t y r e g i s t r a t i o n a n d i n f o r m a t i o n d i r e c t o r ;

1 1 . " D e p u t y s u r v e y d i r e c t o r " m e a n s t h e A d d i s A b a b a C i t y G o v e r n m e n t I m m o v a b l e P r o p e r t y R e g i s t r a t i o n a n d I n f o r m a t i o n A g e n c y d e p u t y s u r v e y d i r e c t o r ;

1 2 . " P e r s o n " m e a n s a n y p h y s i c a l p e r s o n o r a n e n t i t y e n t r u s t e d w i t h p e r s o n a l i t y b y l a w ;

1 3 . " I n f o r m a t i o n " m e a n s t h e i n f o r m a t i o n o f p o s s e s s i o n , o w n e r s h i p a n d o t h e r r e l a t e d l e g a l ac t s o f i m m o v a b l e p r o p e r t y ;

1 4 . " M a n a g e r " m e a n s t h e A d d i s A b a b a C i t y M a n a g e r .

3 . S c o p e o f A p p l i c a t i o n

T h i s p r o c l a m a t i o n s h a l l b e a p p l i c a b l e o n a n y

i m m o v a b l e p r o p e r t y s i t u a t e d w i t h i n t h e b o u n d a r y o f

A d d i s A b a b a C i t y .

4 . E s t a b l i s h m e n t

1 . T h e A d d i s A b a b a C i t y G o v e r n m e n t I m m o v a b l e

P r o p e r t y R e g i s t r a t i o n a n d I n f o r m a t i o n A g e n c y

( h e r e a f t e r c a l l e d " t h e a g e n c y " ) i s h e r e b y e s t a b l i s h e d

h a v i n g i t s o w n l e g a l p e r s o n a l i t y .

2 . T h e A g e n c y s h a l l b e d i r e c t e d b y a B o a r d ; d e t a i l s

s h a l l b e d e t e r m i n e d b y a r e g u l a t i o n i s s u e d b y t h e

C a b i n e t o f t h e C i t y .

3 . B o a r d o f t h e A g e n c y s h a l l b e a c c o u n t a b l e t o t h e C i t y

M a n a g e r .

5 . H e a d O f f i c e

1 . T h e A g e n c y s h a l l h a v e i t s h e a d o f f i c e a t C i t y l e v e l .

2 . T h e A g e n c y s h a l l h a v e o f f i c e a t S u b - c i t y l e v e l , i

6 . O r g a n i z a t i o n o f t h e A g e n c y

T h e A g e n c y s h a l l h a v e : -

1 . I m m o v a b l e p r o p e r t y r e g i s t r a t i o n a n d i n f o r m a t i o n

d i r e c t o r ; ^ ,^

2 . o n e r e g i s t r a t i o n a n d i n f o r m a t i o n d e p u t y d i r e c t o r a n d

o n e s u r v e y d e p u t y d i r e c t o r ; a n d

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A d d i s N e g a r i G a z e t a - N o 22 ?" ' June 2 0 1 0 Page 4

3 . O t h e r s t a f f n e c e s s a r y t o d i s c h a r g e i t s f u n c t i o n s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s .

7 . P o w e r a n d F u n c t i o n s o f t h e A g e n c y

T h e A g e n c y s h a l l h a v e t h e f o l l o w i n g p o w e r a n d f u n c t i o n s : -

1 . R e g i s t e r , k e e p p r i n c i p a l a r c h i v e , o r g a n i z e , a n d

p r o v i d e i n f o r m a t i o n , u p o n reques t , as r e g a r d s

i m m o v a b l e p r o p e r t y s i t u a t e d i n A d d i s A b a b a C i t y ;

2 . F a c i l i t a t e c o n d i t i o n s i n w h i c h r e g i s t e r o f i m m o v a b l e

p r o p e r t y s h a l l be m a d e o p e n t o t h e p u b l i c ;

3 . P r e p a r e w o r k i n g m a n u a l s a s s i s t i n g t h e e x p e d i e n c e

a n d t r a n s p a r e n c y o f t h e f u n c t i o n s a n d s e r v i c e

r e n d e r e d a t C i t y as w e l l as o f f i c e l e v e l ; p r e p a r e

t r a i n i n g p r o g r a m o n d o c u m e n t s a n d o f f e r o n t h e j o b

t r a i n i n g ;

4 . I m p l e m e n t r e l e v a n t l a w s o f t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t

c o n c e r n i n g i t s f u n c t i o n s ; e n s u r e t h a t s a m e i s

i m p l e m e n t e d i n o f f i c e s at S u b - c i t y l e v e l ;

5 . P r o p o s e a m e n d m e n t o f l a w s a n d p r o c e d u r e s t h a t n e e d

t o be a m e n d e d a n d s u b m i t t o t h e c o n c e r n e d s u p e r i o r

o r g a n ; i m p l e m e n t s a m e u p o n a p p r o v a l ;

6 . A n a l y z e a n d use i n f o r m a t i o n o f i m m o v a b l e p r o p e r t y ;

7 . S e n d , t i m e l y a n d i n a p p r o p r i a t e f o r m a t , i n f o r m a t i o n o f

i m m o v a b l e p r o p e r t y r e g i s t r a t i o n r e q u e s t e d b y s u p e r i o r

o f f i c i a l s o f t h e C i t y G o v e r n m e n t ;

8 . C o l l e c t f ee i n a c c o r d a n c e w i t h l a w ;

9 . O w n p r o p e r t y , c o n c l u d e c o n t r a c t , sue a n d be s u e d , i n i

i t s n a m e . 8 . P o w e r a n d F u n c t i o n s o f t h e O f f i c e

T h e o f f i c e a b o u t s h a l l h a v e t h e f o l l o w i n g p o w e r a n d f u n c t i o n s :-1 . I s s u e i d e n t i f i c a t i o n c o d e o f i m m o v a b l e p r o p e r t y ; 2 . R e g i s t e r o w n e r s h i p o r p o s s e s s i o n o f i m m o v a b l e

p r o p e r t y ; 3 . O r g a n i z e i n f o r m a t i o n o f i m m o v a b l e p r o p e r t y , u se ,

t r a n s f e r s a m e t o o t h e r s ; i s sue c e r t i f i c a t e o f r e g i s t r a t i o n ;

4 . R e n e w d a t a o f i m m o v a b l e p r o p e r t y f o u n d i n t h e o f f i c e ; d e s i g n P / J W w o r k i n g p r o c e d u r e s t h a t e n a b l e e x p e d i e n c y a n d e f f e c t i v e n e s s o f i t s s e r v i c e a n d n o t i f y t h e A g e n c y t h e c h a n g e m a d e ;

w /; hfi.f\ p\vn ' f e T c m iin-V v) rt e'do e • ^ . r .

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A d d i s N e g a r i Gaze t a - N o 2 2 7'" June 2 0 1 0 Page 5

5 . R e g i s t e r t h e t r a n s f e r o f o w n e r s h i p o r p o s s e s s i o n t i t l e

o f i m m o v a b l e p r o p e r t y ;

6 . D e l i v e r a c o p y o f t h e l o c a t i o n a n d o t h e r m a t t e r s

r e g i s t e r e d i n r e l a t i o n t o l a n d p o s s e s s i o n t o l e g a l l y

a u t h o r i z e d p e r s o n ;

7 . R e g i s t e r d i v i d e d o r m e r g e d p o s s e s s i o n o f l a n d

b a s e d o n c a d a s t r e p l a n i n f o r m a t i o n ; i s s u e

c e r t i f i c a t e o f s u c h r e g i s t r a t i o n ;

8 . R e g i s t e r c a n c e l l e d t i t l e d e e d , c o u r t i n j u n c t i o n ,

^' m o r t g a g e o f b a n k s a n d o t h e r l a w f u l b o d i e s ;

9 . R e g i s t e r i m m o v a b l e p r o p e r t y b e l o n g i n g t o t h e C i t y

G o v e r n m e n t ; i s s u e t i t l e d e e d o f s a m e ;

1 0 . C o r r e c t r e c o r d s o f i m m o v a b l e p r o p e r t y , w h e r e i t i s

i n c o m p l e t e o r i n a c c u r a t e , a c c o r d i n g t o r e l e v a n t

p r o v i s i o n s o f t h e C i v i l C o d e ;

1 1 . P e r f o r m o t h e r l e g a l f u n c t i o n s d e s i g n a t e d t o i t b y t h e

' A g e n c y .

P a r t T w o

A p p o i n t m e n t , P o w e r a n d F u n c t i o n o f t h e D i r e c t o r a n d

D e p u t y D i r e c t o r s o f t h e A g e n c y

9 . D i r e c t o r o f t h e A g e n c y

1 . T h e d i r e c t o r s h a l l b e a p p o i n t e d b y t h e M a y o r u p o n

r e c o m m e n d a t i o n b y t h e C i t y M a n a g e r .

2 . T e r m o f o f f i c e o f t h e d i r e c t o r s h a l l b e t h r e e y e a r s .

3 . N o t w i t h s t a n d i n g t h e p r o v i s i o n s o f s u b - a r t i c l e 2 o f t h i s

A r t i c l e , t h e d i r e c t o r m a y b e r e a p p o i n t e d f o r a s e c o n d

t e r m .

10. P o w e r a n d F u n c t i o n o f t h e D i r e c t o r

T h e d i r e c t o r s h a l l : -

1 . s u p e r v i s e a n d a d m i n i s t e r t h e A g e n c y ; e x e c u t e t h e

p o w e r s a n d f u n c t i o n s o f t h e A g e n c y ;

2 . w i t h o u t p r e j u d i c e t o t h e p r o v i s i o n s o f s u b - a r t i c l e / I /

o f t h i s A r t i c l e , t h e d i r e c t o r s h a l l d i s c h a r g e t h e

f o l l o w i n g p o w e r a n d f u n c t i o n s ; -

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A d d i s N e g a r i Gazeta - N o 22 7"" June 2 0 1 0 Page 6

a ) F o l l o w u p a n d e v a l u a t e t h e f u n c t i o n a n d

r e s p o n s i b i l i t i e s o f o f f i c e s o f t h e A g e n c y at S u b -

c i t y ;

b ) P a r t i a l l y d e l e g a t e , t o t h e e x t e n t n e c e s s a r y f o r

e x p e d i e n c y o f w o r k s o f t h e A g e n c y , h i s p o w e r a n d

f u n c t i o n t o t h e s u b o r d i n a t e ;

c ) E n s u r e t h e o b s e r v a n c e o f n a t i o n a l s t a n d a r d s ,

p r i n c i p l e s a n d p r o c e d u r e s r e l e v a n t t o t h e p o w e r

a n d f u n c t i o n s o f t h e A g e n c y ;

d ) I m p r o v e da t a r e c o r d e d b y t h e C i t y G o v e r n m e n t ;

e ) P r e p a r e s t a t i s t i c a l i n f o r m a t i o n o f t h e C i t y

G o v e r n m e n t c o n c e r n i n g p roces s o f r e g i s t r a t i o n

r e l a t e d t o l e g a l e x c h a n g e o f i m m o v a b l e p r o p e r t y ;

g i v e d i r e c t i o n r e g a r d i n g s a m e ;

f ) R e c r u i t , e m p l o y a n d d i s m i s s e m p l o y e e i n accordance

w i t h c i v i l s e r v i c e l a w ;

g ) E n s u r e t h a t f u n c t i o n s o f t h e A g e n c y a re e f f e c t i v e l y

c a r r i e d o u t a n d t h e e x i s t i n g i n s t r u m e n t s a re f u l l y

u t i l i z e d ;

h ) R e p r e s e n t t h e A g e n c y i p i t s r e l a t i o n s h i p s w i t h t h i r d

p a r t i e s ;

i ) S u b m i t t o t h e C i t y M a n a g e r a n d i m p l e m e n t u p o n

a p p r o v a l t h e m e d i u m a n d l o n g t e r m p l a n s o f t h e

A g e n c y ;

j ) P r e p a r e a n d s u b m i t t o t h e C i t y m a n a g e r q u a r t e r l y

p e r f o r m a n c e a n d a c c o u n t i n g r e p o r t s o f t h e

A g e n c y .

11. A p p o i n t m e n t o f t h e D e p u t y D i r e c t o r s

1 . T h e d e p u t y d i r e c t o r s o f t h e A g e n c y s h a l l be

a p p o i n t e d b y t h e M a y o r up o n r e c o m m e n d a t i o n o f

t h e C i t y M a n a g e r .

2 . T h e t e r m o f o f f i c e o f t h e d e p u t y d i r e c t o r s s h a l l be

t h a t o f t h e D i r e c t o r .

3 . N o t w i t h s t a n d i n g t h e p r o v i s i o n s o f s u b - a r t i c l e 2 o f

t h i s A r t i c l e , t h e d e p u t y d i r e c t o r s m a y be r e a p p o i n t e d

f o r a s e c o n d t e r m .

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12 . P o w e r a n d F u n c t i o n o f t h e D e p u t y D i r e c t o r s

1 . T h e d e p u t y d i r e c t o r s p e c i f i c a l l y d e l e g a t e d s h a l l , i n

a d d i t i o n t o f u n c t i o n s p r o v i d e d u n d e r s u b - a r t i c l e 2 o r 3

o f t h i s A r t i c l e , as t h e case m a y be , r e p r e s e n t t h e

D i r e c t o r i n h i s absence ;

2 . T h e s u r v e y d e p u t y d i r e c t o r s h a l l c a r r y o u t f u n c t i o n s

r e l a t i n g t o s u r v e y o f i m m o v a b l e p r o p e r t y ;

3 . T h e r e g i s t r a t i o n and i n f o r m a t i o n d e p u t y d i r e c t o r s h a l l

c a r r y o u t f u n c t i o n s r e l a t i n g t o r e g i s t r a t i o n a n d

i n f o r m a t i o n o f i m m o v a b l e p r o p e r t y ;

4 . E a c h d e p u t y d i r e c t o r s h a l l c a r r y o u t o t h e r f u n c t i o n s

d e s i g n a t e d b y t h e D i r e c t o r o r t h e B o a r d w i t h t h e v i e w

t o a c h i e v e t h e g o a l s a n d o b j e c t i v e s o f t h e A g e n c y .

13. A p p o i n t m e n t o f O f f i c i a l s o f t h e O f f i c e

1 . T h e d i r e c t o r o f each o f f i c e s h a l l be a p p o i n t e d b y t h e

M a y o r u p o n t h e r e c o m m e n d a t i o n o f t h e C i t y M a n a g e r .

2 . E a c h d e p u t y d i r e c t o r o f s u b - c i t y O f f i c e s h a l l be

a p p o i n t e d b y t h e C i t y M a n a g e r u p o n r e c o m m e n d a t i o n

o f D i r e c t o r o f t h e A g e n c y .

14. S u s p e n s i o n f r o m R e s p o n s i b i l i t y

1 . T h e C i t y M a n a g e r m a y s u s p e n d from r e s p o n s i b i l i t y

t h e d i r e c t o r o r d e p u t y d i r e c t o r o f t h e A g e n c y o r a n

O f f i c e w h e r e h e i s f o u n d c o m m i t t i n g i m p r o p e r act .

2 . T h e d i r e c t o r o r d e p u t y d i r e c t o r s u s p e n d e d f r o m h i s

r e s p o n s i b i l i t y a c c o r d i n g t o s u b - a r t i c l e ( 1 ) o f t h i s

A r t i c l e m a y p r e s e n t h i s g r i e v a n c e t o t h e C i t y

G o v e r n m e n t w i t h i n f i v e w o r k i n g d a y s from t h e da t e o f

s u c h s u s p e n s i o n .

3 . T h e C i t y G o v e r n m e n t s h a l l d e s i g n a t e a c o m m i t t e e t o

e x a m i n e fac ts o f t h e a l l e g a t i o n u p o n t h e d i r e c t o r o r

d e p u t y d i r e c t o r s u s p e n d e d .

4 . H a v i n g e x a m i n e d t h e fac ts a n d e v i d e n c e , t h e

c o m m i t t e e s h a l l s u b m i t i t s f i n d i n g s t o t h e C i t y

[ . G o v e r n m e n t a l o n g w i t h i t s r e c o m m e n d a t i o n .

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P a r t T h r e e

M i s c e l l a n e o u s P r o v i s i o n s

1 5 . S o u r c e o f B u d g e t

T h e s o u r c e o f b u d g e t f o r t h e A g e n c y s h a l l b e f r o m : -

1 . t h e s e r v i c e f e e i t c o l l e c t s ,

2 . t h e b u d g e t a l l o c a t e d t o i t b y t h e C i t y G o v e r n m e n t ,

a n d

3 . a n y o t h e r l e g a l s o u r c e .

16. B o o k s o f A c c o u n t

1 . T h e A g e n c y s h a l l k e e p a c c u r a t e a n d c o m p l e t e b o o k s

o f a c c o u n t ;

2 . T h e D i r e c t o r s h a l l k e e p t h e y e a r l y a c c o u n t , a s se t a n d

l i a b i l i t y , i n c o m e a n d e x p e n d i t u r e a l o n g w i t h i t s

s t a t e m e n t ;

3 . T h e C i t y M a n a g e r m a y a p p o i n t e x t e r n a l a u d i t o r s t ( ^

e x a m i n e y e a r l y a c c o u n t s o f t h e A g e n c y .

17. P o w e r t o I s s u e R e g u l a t i o n

T h e A d d i s A b a b a C i t y G o v e r n m e n t C a b i n e t m a y i s s u e

r e g u l a t i o n t o i m p l e m e n t t h i s p r o c l a m a t i o n . .

18. I n a p p l i c a b l e L a w s

A n y p r o c l a m a t i o n , r e g u l a t i o n , a n d p r a c t i c e i n c o n s i s t e n t

w i t h t h i s p r o c l a m a t i o n s h a l l n o t b e a p p l i c a b l e w i t h r e g a r d

t o m a t t e r s s t a t e d i n t h i s p r o c l a m a t i o n .

19. E f f e c t i v e D a t e ' 9

T h i s p r o c l a m a t i o n s h a l l e n t e r i n t o f o r c e as o f 7"" d a y o f

J u n e / 2 0 1 0 .

D o n e a t A d d i s A b a b a t h i s V ' ^ d a y o f J u n e 2 0 1 0

K u m a D e m e k s a

M a y o r o f A d d i s A b a b a C i t y

I - n c v ^ * ? A A ? " ^•t'^y g c g j j l