Office Access 2010

7/29/2019 Office Access 2010

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ndice:

CAPTULO 1: ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2010 .................................................................................... 4

1.1ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010 .................................................................................................................. 4

1.2LA PANTALLA INICIAL...................................................................................................................................... 4

1.3CONCEPTOS BSICOS DE BASES DE DATOS ......................................................................................................... 7

CAPTULO 2: CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS ........................................................................ 8

2.1CREAR UNA BASE DE DATOS............................................................................................................................. 8

2.2CERRAR LA BASE DE DATOS. ........................................................................................................................... 10

2.3ABRIR UNA BASE DE DATOS. ........................................................................................................................... 10

CAPTULO 3: TABLAS DE DATOS ................................................................................................................. 11

3.1CREAR TABLAS DE DATOS .............................................................................................................................. 11

3.2TIPOS DE DATOS ......................................................................................................................................... 14

3.3LA CLAVE PRINCIPAL ..................................................................................................................................... 15

3.5CERRAR UNA TABLA ..................................................................................................................................... 16

CAPTULO 4: MODIFICAR TABLAS DE DATOS .............................................................................................. 17

4.1MODIFICAR EL DISEO DE UNA TABLA.............................................................................................................. 17

4.2AADIR UN NUEVO CAMPO ........................................................................................................................... 17

4.3ELIMINAR UN CAMPO ................................................................................................................................... 17

4.4INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA ............................................................................................... 18

4.5DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA.............................................................................................................. 19

CAPTULO 5: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ............................................................................................. 21

5.1TAMAO DEL CAMPO ................................................................................................................................... 21

5.2FORMATO DEL CAMPO.................................................................................................................................. 225.3LUGARES DECIMALES.................................................................................................................................... 23

5.4MSCARA DE ENTRADA ................................................................................................................................ 23

5.5TTULO ...................................................................................................................................................... 23

5.6VALOR PREDETERMINADO............................................................................................................................. 23

5.7REGLA DE VALIDACIN.................................................................................................................................. 24

5.8TEXTO DE VALIDACIN.................................................................................................................................. 24

5.9REQUERIDO................................................................................................................................................ 24

5.10PERMITIR LONGITUD CERO .......................................................................................................................... 24

5.11INDEXADO................................................................................................................................................ 24

CAPTULO 6: LAS RELACIONES .................................................................................................................... 26

6.1CONCEPTOS BSICOS SOBRE RELACIONES.......................................................................................................... 26

6.2CREAR LA PRIMERA RELACIN ........................................................................................................................ 27

6.3INTEGRIDAD REFERENCIAL ............................................................................................................................. 29

6.4AADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES ..................................................................................................... 30

6.5QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES.................................................................................................... 30

6.6MODIFICAR RELACIONES ............................................................................................................................... 31

6.7ELIMINAR RELACIONES ................................................................................................................................. 32


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6.8LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES .................................................................................................................. 32

CAPTULO 7: LAS CONSULTAS .................................................................................................................... 33

7.1TIPOS DE CONSULTAS. .................................................................................................................................. 33

7.2CREAR UNA CONSULTA. ................................................................................................................................ 33

7.3LA VISTA DISEO. ........................................................................................................................................ 35

7.4AADIR CAMPOS......................................................................................................................................... 36

7.5DEFINIR CAMPOS CALCULADOS....................................................................................................................... 36

7.6FORMAR EXPRESIONES ................................................................................................................................. 37

7.7ENCABEZADOS DE COLUMNA ......................................................................................................................... 39

7.8CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS ............................................................................................................... 40

7.9GUARDAR LA CONSULTA ............................................................................................................................... 40

7.10EJECUTAR LA CONSULTA.............................................................................................................................. 41

7.11MODIFICAR EL DISEO DE UNA CONSULTA...................................................................................................... 41

7.12ORDENAR LAS FILAS ................................................................................................................................... 41

7.13SELECCIONAR FILAS.................................................................................................................................... 42

7.14CONSULTAS CON PARMETROS .................................................................................................................... 47

CAPTULO 8:LAS CONSULTAS DE RESUMEN .............................................................................................. 49

8.1.DEFINICIN............................................................................................................................................... 49

8.2.LAS FUNCIONES DE AGREGADO...................................................................................................................... 50

8.3.AGRUPAR REGISTROS .................................................................................................................................. 52

8.4.INCLUIR EXPRESIONES.................................................................................................................................. 53

8.5.INCLUIR CRITERIOS DE BSQUEDA.................................................................................................................. 53

CAPTULO 9: LOS FORMULARIOS ............................................................................................................... 55

9.1CREAR FORMULARIOS................................................................................................................................... 55

9.2EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS .................................................................................................................. 56

9.3EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO................................................................................................................. 60

9.4LA VISTA DISEO DE FORMULARIO.................................................................................................................. 60

9.5LA PESTAA DISEO DE FORMULARIO.............................................................................................................. 62

9.6TEMAS ...................................................................................................................................................... 63

9.7EL GRUPO CONTROLES ................................................................................................................................. 64

9.8SUBFORMULARIOS....................................................................................................................................... 68

9.9TRABAJAR CON CONTROLES ........................................................................................................................... 68

9.10ORGANIZAR Y AJUSTAR CONTROLES............................................................................................................... 71

CAPTULO 10: LOS INFORMES .................................................................................................................... 75

10.1INTRODUCCIN......................................................................................................................................... 75

10.2CREAR UN INFORME................................................................................................................................... 75

10.3EL ASISTENTE PARA INFORMES...................................................................................................................... 75

10.4LA VISTA DISEO DE INFORME ...................................................................................................................... 80

10.5LA PESTAA DISEO DE INFORME ................................................................................................................. 81

10.6EL GRUPO CONTROLES ............................................................................................................................... 83

10.7AGRUPAR Y ORDENAR ................................................................................................................................ 87

10.8IMPRIMIR UN INFORME............................................................................................................................... 88

10.9LA VENTANA VISTA PRELIMINAR ................................................................................................................... 90


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CAPTULO 11: LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME .................................................................... 92

11.1PROPIEDADES GENERALES DE LOS CONTROLES................................................................................................. 92

11.2.ETIQUETAS Y CUADROS DE TEXTO................................................................................................................ 95

11.3CUADRO COMBINADO Y CUADRO DE LISTA ..................................................................................................... 96

11.4GRUPO DE OPCIONES................................................................................................................................. 99

11.5CONTROL DE PESTAA ............................................................................................................................. 10011.7IMGENES ............................................................................................................................................. 103

11.8DATOS ADJUNTOS Y MARCOS DE OBJETOS.................................................................................................... 105

11.9EL BOTN.............................................................................................................................................. 108

11.10CONTROLES ACTIVEX ............................................................................................................................. 109


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Captulo 1: Elementos Bsicos de Access 2010

1.1 Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas bsicas de iniciarAccess 2010.

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierdade la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega unmen; al colocar el cursor sobre Todos los Programas, aparece otra lista con losprogramas que hay instalados en tu ordenador buscarMicrosoft Office yluego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Para cerrarAccess 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.

1.2 La Pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta. La pantalla que se muestra acontinuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cadausuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento.


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Barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamostrabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y

cerrar.Barra de Acceso Rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access comoGuardar, Imprimir o Deshacer.

Cinta de opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas.Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacinde los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens.En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porquetienen un color atenuado.

Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que teencuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellasopciones que te sern tiles en cada pantalla.


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Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocuparmenos espacio.

De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.

Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en

cualquier pestaa.La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicacionessobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en laque estemos en cada momento.


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1.3 Conceptos Bsicos de Bases de Datos

Base de datos.Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un usodeterminado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo quese denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenadorlas reconozca como tal.Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan lainformacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de unaempresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan deforma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobrelos pedidos de stos.

Tablas de datos.Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una

tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser comohemos visto antes, clientes o pedidos.Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo delcliente, nombre del cliente, direccin,...Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro clienteforman otro registro,...

ConsultasUna consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenadosen las tablas ya creadas.Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en

principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Formularios.Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin, visualizacin ymodificacin de los datos de las tablas.

Informes.Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular, imprimir yresumir datos seleccionados de una tabla.Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Macros.Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las accionesque el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a laeleccin de un elemento de un formulario.


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Captulo 2: Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

2.1 Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Men Archivo que aparece a la derecha de lapantalla.Selecciona la opcin Base de datos en blanco.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.


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Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar

ubicacin .

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datosque estamos creando y el lugar donde se guardar.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base dedatos.Hacer clic sobre el botn Aceptar.Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office

Access.En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.

Pulsar el botn Crearpara crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar laextensin .ACCDB.Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar susdatos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demsobjetos se crean a partir de stas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde dondepodremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.

Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de quforma.


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2.2 Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:Cerrando Access:

Ir al Men Archivo y pulsar el botn Salir .O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access:

En el Men Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos .

2.3 Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos: Desde el Men Archivo:

Ir al Men ArchivoElegir la opcin Abrir...

Desde los documentos recientes del Men Archivo:Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que seabrieron bajo el ttulo de Documentos recientes.

Haz clic en la que quieras abrir.


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Captulo 3: Tablas de datos

3.1 Crear tablas de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar

sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamentelos datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columnadeterminar el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio

SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista otabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

A continuacin se presenta la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodoconsiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas queesta tendr y otras consideraciones como claves, etc...

Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa

Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:DiseoVer


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Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado unnombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilladefiniremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) paradefinir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna queestamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre loque tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la

primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derechoAccess nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Ejemplo:


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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamosal tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar detipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otrotipo.

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parteinferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poderindicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en launidad temtica siguiente.

A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducirun comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona quetenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometarioaparecer en la barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de latabla.


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3.2 Tipos de Datos

Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos ycaracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su

longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datoscomo nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, comonmeros de telfono o cdigos postales.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios oexplicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Accessrecomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear uncampo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Accessslo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campoMemo.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tiponmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumenlos tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales;los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica seutiliza para claves autonumricas en bases rplicas.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos

matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatrodecimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimaly hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras enlos clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a laizquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8bytes de espacio en disco.

Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmeroaleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro auna tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, undocumento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto yutilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puedetener hasta tres partes:Texto: el texto que aparece en el campo o control.Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.


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3.3 La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve deidentificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de

equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal,pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaaDiseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campoes la clave principal de la tabla.

3.4 Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

Ir al Men Archivo y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro dedilogo:

Escribir el nombre de la tabla.Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece uncuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access creeuna, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define comoclave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que unaclave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.


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3.5 Cerrar una tabla

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerraren el men emergente.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha almismo nivel que la pestaa.


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Captulo 4: Modificar Tablas de datos

4.1 Modificar el diseo de una tabla

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir

una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)tendremos que realizar una modificacin en su diseo:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no loestuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionarVistaDiseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificary realizar las sustituciones necesarias.

4.2 Aadir un nuevo campo

Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa

Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamosposicionados.

4.3 Eliminar un campo

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaaDiseo.

Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremoizquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campotambin desaparecern.

Por ltimo, guardar la tabla.


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4.4 Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y

seleccionar la opcin en el men contextual.

Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas deobjeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO paraintroducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo sealmacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.


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Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.

El registro quedar seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en elpanel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnossobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la VistaDiseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

4.5 Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra dedesplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de latabla.


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El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso estres.Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas acontinuacin:

Para ir al primer registro de la tabla.Para ir al registro anterioren la tabla.Para ir al registro siguiente en la tabla.Para ir al ltimo registro de la tabla.Para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Podemos irtambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.

PulsarINTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando lasteclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA,FLECHA IZQUIERDA y FLECHADERECHA del teclado.


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Captulo 5: Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan uncontrol adicional sobre la forma de funcionar del campo.Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando

tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos lascaractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definiruna lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema3 junto con el asistente de bsqueda.Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro

mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de controlasociado al campo.Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus dehaber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.

A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentestipos de datos.

5.1 Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres quese pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de

255.

Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y2.147.483.647.


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Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 paravalores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308

y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si

estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (siestamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonumrico son Entero largo.

A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

5.2 Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla oen un informe.Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico.

Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el

smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el

valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es unacombinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo.

Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-

Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo:

01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el

31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas


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comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso yActivado/Desactivado.

5.3 Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a untipo de dato Nmero o Moneda.

5.4 Mscara de entrada

Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar losvalores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara deentrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debeintroducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el estableceresta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a laderecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

5.5 Ttulo

Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del

campo.Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor enla propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

5.6 Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo sino introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinadocampo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad paraindicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en elcampo a la hora de introducir los datos de la tabla.Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientesson de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valorpredeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes,automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el

Autonumrico.


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5.7 Regla de validacin

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que seespecifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campopara que sea introducido correctamente.Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, sepuede especificar en esta propiedad >=100 Y


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Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedescrear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.Esta propiedad dispone de tres valores:No: Sin ndice.S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores

duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.


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Captulo 6: Las Relaciones

6.1 Conceptos bsicos sobre relaciones.

Bases de datos relacionales

Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes dems de una tabla.

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria yespacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a eltrabajo con tablas.Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudioprevio del diseo de la base de datos.Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn quecontenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una deellas.Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de laque parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).

Tipos de relaciones.Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:

Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estarrelacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa.Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones yotra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y unalcalde lo ser nicamente de una poblacin.

Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo

puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y unregistro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registrorelacionado en la primera tabla (tabla secundaria).Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones yotra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero unhabitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin.

Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estarrelacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa.Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con losartculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido convarios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente.Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tablaintermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir unatabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.


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6.2 Crear la primera relacin

Para crear relaciones en Access 2010 primero deberemos acceder a la ventanaRelaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaaHerramientas de base de datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle lastablas que formarn parte de la relacin a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella,aparecer dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botn Agregar.

Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear.Hacer clic sobre el botn Cerrar.

Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.


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Para crear la relacin:

Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en este caso ejemplo_codigo).

Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campocdigo de la tabla secundaria (Cdigo).

Soltar el botn del ratn.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Modificar relaciones:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Datos y

Extras) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (ejemplo_codigo y cdigo).Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tantodel mismo tipo.Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de lascaractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionadosy Eliminar en cascada los registros relacionados.


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Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.

6.3 Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2010 para asegurarseque las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren ocambien datos relacionados de forma accidental.

Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2010 que nonos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido elregistro relacionado en la tabla principal.Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tablaHabitantes tengo un campo Poblacin que me indica en qu poblacin vive el habitante,las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacin, en esta relacin detipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes lasecundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad

Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tablaPoblaciones.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie

el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores desus registros relacionados en la tabla secundaria.Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent enla tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantesde Onteniente se cambiarn a Ontinyent.

Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registrode la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tablasecundaria.Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones,automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla deHabitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de unapoblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.


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6.4 Aadir tablas a la ventana Relaciones

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla enla ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la

pestaa Herramientas de base de datos.Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.Aadir las tablas necesarias.

Cerrar el cuadro de dilogo.

6.5 Quitar tablas de la ventana Relaciones

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en lapestaa Herramientas de base de datos.Despus podemos elegir entre:

Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla delmen contextual que aparecer,

Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tablaen la pestaa Diseo.


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6.6 Modificar relaciones

Para modificar relaciones ya creadas:Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin

Modificar relacin... del men contextual que aparecer,

Hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relacionesque encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.Realizar los cambios deseados.Hacer clic sobre el botn Aceptar.


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6.7 Eliminar Relaciones

Si lo que queremos es borrar la relacin podemos: Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin

Eliminar del men contextual,

Hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedarseleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.

La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

6.8 Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventanaRelaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvaresta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nosinteresen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrarrelaciones directas que describiremos a continuacin.Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaaDiseo:

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,nicamente hemos limpiado la ventana.


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Captulo 7: Las Consultas

7.1 Tipos de consultas.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una

tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.Existen varios tipos de consultas:

Consultas de seleccin.Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos deuna tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultadopodremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn laconsulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgicaporque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador ycada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de accin.Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos deconsultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y decreacin de tablas.

7.2 Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver enla imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro dedilogo:


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El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla comodefinimos en el apartado anterior.Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos msadelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crearcualquiera de las anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consultasacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.

Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.


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7.3 La vista Diseo.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecenlas tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominadacuadrcula QBE definimos la consulta.Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelanteiremos profundizando en la explicacin:Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo avisualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campocalculado.Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamosconsultas basadas en varias tablas.Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en elresultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consultapero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consultanos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacin paraseleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado yaque todos son de la misma poblacin.


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Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es unacondicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta.Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por losoperadores Y (AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

7.4 Aadir campos

Para aadir campos a la cuadrcula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,

este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin

soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botncuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo queestamos aadiendo.

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la

derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablasque aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablaspodemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla: as en lalista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.

Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: deuna columna vaca de la cuadrcula.

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de laconsulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').

7.5 Definir campos calculados

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculadotambin podemos incluir campos calculados en las consultas.

Cundo incluir la expresin en una tabla y cundo en una consulta? La respuestadepender de cada caso concreto. Si el resultado de la expresin se va a utilizarfrecuentemente en consultas, listados o estadsticas, puede ser ms interesante guardarel dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un clculo ms especfico puede serpreferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo uncampo calculado en la consulta.

Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresin enel espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis ser:

Nombre del campo: expresin

Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podramos realizar la siguienteexpresin: Precio con IVA: Precio * 1,18


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Al pulsar INTRO se guardar la expresin y se aplicarn ciertos cambios, como encerrarentre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Preciocon IVA: [Precio]*1,18

7.6 Formar expresiones

Los campo s calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin.

Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dosoperandos. La mayora de las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro unvalor concreto u otro campo.

Operadoresoperador +, se utiliza para sumar dos nmeros.operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros.operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros.operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^

exponente )operador / , se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante.operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero.operadorMod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto.El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipotexto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y asevitar errores o confusiones.Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o unafuncin predefinida.

Valores concretos

Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar paraseparar la parte entera de los decimales el smbolo definido en nuestra configuracin deWindows; adems los valores numricos no se pueden escribir formateados, no podemosescribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresin correcta no puedoescribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas+1000000)

Ejemplo: 2

Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".

Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA'Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., inclusosi no estamos utilizando la versin norteamericana del motor de base de datos MicrosoftJet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y Latinoamrica, y5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 encualquier base de datos sea espaola, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla#5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao#


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Tambin se puede utilizar la funcin DateValue, que reconoce las configuracionesinternacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') esequivalente a #05/10/96# si nuestra configuracin de Windows define las fechas con elformato dia/mes/ao.

Funciones predefinidas

Access 2010 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas yexplicarlas sera demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposicinmuchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda deaccess para ver si existe ya una funcin para lo que queremos hacer.

A ttulo de ejemplo tenemos unas que se utilizan ms a menudo:

DATE() o fecha() devuelve el da en que estamos

NOW() o Hoy() devuelve el da y la hora actual

YEAR(fecha) o Ao() devuelve el ao de la fecha

MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha

DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.

Nombres de camposlos nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campoest formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contienevarias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes[ ].

por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o

[Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribir [Fecha denacimiento]

Uso del parntesisCuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitarcada expresin. Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura ( y uno de cierre ).

Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)

El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuandocombinamos muchas expresiones, y para que los operadores actuen en el orden quenosotros queramos para as olvidarnos de la prioridad de los operadores.


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7.7 Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, siqueremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delantedel nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para loscampos calculados.

As, los encabezados de la tabla se mostrarn as:


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7.8 Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campospodemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.

Para mover una columna arrastrndola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la

flecha hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada).

Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botn del ratny sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada.

Para mover una columna cortndola:Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la

columna y cuando aparece la flecha hacer clic).

Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien teclearCtrl+X),desaparecer la columna.

A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover lacolumna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de lapestaa Diseo.Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegarla pestaa Inicio (obien teclearCtrl+V).

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera ymanteniendo la tecla MAYS pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, seseleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.

7.9 Guardar la consulta

Podemos Guardar la consulta

Haciendo clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido,

O bien, seleccionando la opcin Guardardela pestaa Archivo.

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darleun nombre.

Se puede ponercualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .


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7.10 Ejecutar la consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desdeel Panel de navegacin.

Desde el Panel de navegacin, haciendo doble clic sobre su nombre. Desde la vista diseo de la consulta, haciendo clic sobre el botn Ejecutarde la

pestaa Diseo:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es laparte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn

dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

7.11 Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:

Situarse en el Panel de Navegacin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.

En el men contextual seleccionar .

7.12 Ordenar las filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:

Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clicsobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.

Puede serAscendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo esnumrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si elcampo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede serDescendente en orden inverso.

Podemos ordenartambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas

las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por laprimera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenanpor la segunda columna, y as sucesivamente.

El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir siqueremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidadtenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus lacolumnalocalidad.


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El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacindistinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro dela primera columna, descendente por la segunda columna.

7.13 Seleccionar filas

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio debsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en elresultado de la consulta.

Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo paraseleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Paraescribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de lacuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto dela condicin o sea ="Valencia".

Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner

directamente el valorValencia en la filaCriterios: ya que si no ponemos operador asumepor defecto el =.

Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que seencuentra un texto lo encierra entre comillas.

Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (paracomparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entrecorchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en laque precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si noponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al

valorCoste no al contenido del campo Coste.

Para indicarvarias condiciones se emplean los operadoresY y O.

En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operadorY, paraque el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio >100 y precio


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Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operadorO tenemos quecolocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).

Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fechanacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamenteaparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, obien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.

Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia porencontrarse en la misma fila.

Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda deregistros.


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Los operadores de comparacinEstos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra.Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de lacomparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparacin quepodemos utilizar son:

Operador Significado

= igual que

distinto de

< menor que

mayor que

>= mayor o igual

El operador EntreTiene la siguiente sintaxis:

Expresin Entre valor1Y valor2

Examina si el valorde la expresin est comprendidoentre los dos valores definidospor valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo.

Ejemplo:

[fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y 04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:

El operador In

Tiene la siguiente sintaxis:

Expresin In (valor1, valor2, ...)

Examina si el valorde la expresin es uno de los valores incluidosen la listadevalores escritos entre parntesis.


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Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramosponer la condicin Poblacin In ('Alicante'; 'Elche'; 'Elda'; 'Onda')

El operador Es nuloCuando una columna que interviene en una condicin contiene el valornulo, el resultado de la condicin no es verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea eltest que se haya utilizado. Por eso si queremos listar las filas que no tienen valor en unadeterminada columna, no podemos utilizar la condicin columna =nulo debemos utilizarun operador especial, el operadorEs nulo.Tiene la siguiente sintaxis:

Expresin Es nulo, donde expresin normalmente ser un nombre de columna.

Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin, la condicinsera poblacin Es Nulo

El operador ComoSe utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con elque comparar.

Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hayque utilizar el comodn * y utilizar el operadorComo para que Access reconozca el * comoun comodn y no como el carcter asterisco. La condicin sera nombre como '*o'.

El valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entrecomillas (simples o dobles).

La sintaxis es la siguiente:

Expresin Como 'patrn'

En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en unpatrn y su significado.


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Caracteres en patrn Significado

? Un carcter cualquiera

* Cero o ms caracteres

# Un dgito cualquiera (0-9)

[ListaCaracteres] Un carcter cualquiera de listacaracteres

[!ListaCaracteres] Un carcter cualquiera no incluido en listacaracteres

ListaCaracteres representa una lista de caracteres y puede incluircasi cualquiercarcter, incluyendo dgitos, los caracteres se escriben uno detrs de otro sin

espacios en blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan pora,g,r o v el patrn sera: '[agrv]*'

Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogacin ?, almohadilla # yasterisco * dejan de serconsiderados comodinescuando van entre corchetes. Porejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrn sera: '*[*]*' eneste caso el segundo * dentro del patrn no acta como comodn sino como un carctercualquiera porque va dentro de los corchetes.

Si no se encierra entre corchetes, la exclamacin ! representa el carcter exclamacin.

El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carcterindependiente pero no se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, elpatrn 'a]*' permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchetede cierre.

La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitudcero ("").

Se puede especificar un intervalo de caracteres en ListaCaracteres colocando unguin - para separarlos lmites inferiory superiordel intervalo.

Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrn representa cualquier carcter comprendido en

el intervalo de la A a la Z.

Cuando se especifica un intervalo de caracteres, stos deben aparecer en ordenascendente (de menor a mayor).[A-Z] es un intervalo vlido, pero [Z-A] no lo es.

Se pueden incluirmltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores.

El guin - define un intervalo nicamente cuando aparece dentro de los corchetes entredos caracteres, en cualquier otro caso representa el carcter guin.


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Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienenun cdigo postal que empieza por 46 seguido de tres dgitos cualesquiera, la condicinpodra ser[cdigo postal] como '46###'

7.14 Consultas con parmetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizarun valor que no es conocido en esemomento sino que queremos que lointroduzca el usuario cuando se ejecute laconsulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de unadeterminada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida.

En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.

Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor quealmacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.

En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen dedatos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consultanos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:

En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsquedaque especifique que la Poblacin es igual alValor a introducir, de esta manera:

Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entrecorchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como unnombre de parmetro sino como un valor.


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Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante elbotn Parmetros de la pestaa Diseo.

En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de laconsulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con elbotn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access compruebaautomticamente el tipo del valor introducido por el usuario.


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Captulo 8:Las consultas de resumen

8.1. Definicin

En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen

de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas deresumen, tambin se conocen como consultas sumarias.

Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienenuna naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya quecorresponden a varias filas de la tabla origen.

Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila deuna consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que seencuentran en una sola fila del origen, mientras que una filade unaconsulta deresumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia

es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen yque veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificarlos datos del origen.

En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que sevisualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada filadel resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que lasegunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde conuna o varias filas de la tabla oficinas.

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaade Diseo.


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En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total:

Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila,ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escritoen la fila Campo:

Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar lalista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:

8.2. Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado enlos valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se puedenutilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valorescontenidos en las filas de la tabla.

Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de lacuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda


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que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a lafuncin.

A continuacin describiremos esas opciones.

La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos

que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante omonetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisinmayor.

La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valorescontenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso eltipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema pararepresentar el valor del resultado.

La opcin DesvEst calcula la desviacin estndarde los valores contenidos enla columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menosde dos registros, el resultado es nulo.

La opcin Varcalcula la varianza de los valores contenidos en la columnaindicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dosregistros, el resultado es nulo.

Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones deresumenno consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 comoun valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sernlos mismos con valores 0 que con valores nulos.

Las opciones Mn y Max determinan los valoresmenores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna

pueden ser de tiponumrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr elmismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tiponumricoMn devuelve el valor menorcontenido en la columna, si la columna esde tipo textoMn devuelve el primer valoren orden alfabtico, y si la columnaes de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha msposterior.

Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registrodel grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el ordencronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tieneningn efecto sobre estas opciones.

La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datosde la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve unnmero entero. Si la columna contienevalores nulos esos valores nose cuentan,si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.

Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve elnmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos queseleccionar la opcinExpresin y escribirlo as:


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8.3. Agrupar registros

Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla yproducen una nica fila resultado.

La opcin Agrupar Porpermite definircolumnas de agrupacin. Una consulta deresumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos serealizan sobre todos los registros del origen.

Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos losregistros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo asformado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculosdefinidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se puedenobtenersubtotales.

Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos queindicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolospor el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cadagrupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:

Los campos de tipo memo u OLE no se puedendefinir como columnas de agrupacin.

Se pueden agruparlas filas por variascolumnas, en este caso se agrupan los registrosque contienen el mismo valor en cada una de lascolumnas de agrupacin.

Todas las filas que tienen valor nulo en

la columna de agrupacin, pasan a formarunnico grupo.


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8.4. Incluir expresiones

La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombrede columna.

Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean

funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio(), DesvEst( ),Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con laopcin AgruparPor.

En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se puedenanidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedoponerMax(nhoras)-Mn(nhoras) pero noMax(suma(nhoras)).

8.5. Incluir criterios de bsqueda

La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del

origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntosalumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tablaalumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la

siguiente forma:

Tambin podemos incluir un criterio debsqueda en una columna que no tenga laopcin Dnde, en este caso la condicin seaplicar a las filas resultantes de la consulta.

Para la condicin de seleccin se pueden

utilizar los mismos operadores de condicinque en una consulta normal, tambin sepueden escribir condiciones compuestas(unidas por los operadores OR, AND,NOT),existe una limitacin, en la fila Criterios: no sepodr poner un nombre de columna si estacolumna no es una columna de agrupacin.


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Captulo 9: Los formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros

de una tabla o consulta.

En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin deregistros y cambiar su diseo.

9.1 Crear formularios

Para crear un formulario tenemos varias opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contienetodos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel deNavegacin.

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo ytenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l.

Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es mscmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre elformulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestrasnecesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo deun formulario.


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Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, peroen vez de abrirse en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir en VistaPresentacin. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datossimplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel deNavegacin.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por pasoen la creacin del formulario.

Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simulala estructura tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseosdistintos.

Ms formularios despliega un men con otros tipos de formularios disponibles,como grfico dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o el formulario dividido.

9.2 El asistente para formularios

Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de formularios.

El asistente se inicia desde la pestaa Crear> grupo Formularios > botn Asistentepara formulario. Esta es la primera ventana:


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En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos quequeremos incluir en l.

Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Siqueremos sacar datos de ms de una tabla lo mejor es crear una consulta previamenteque convine los datos y luego crear el formulario sobre ella.

A continuacin seleccionamos los campos a incluiren el formulario haciendo clic sobre

el campo y pulsando el botn o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de lalista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente yaparece la siguiente pantalla:


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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Alseleccionar una opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr elformulario con esa distribucin.

A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver acontinuacin...

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambinser el nombre asignado al formulario.


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En anteriores versiones disponamos de un paso previo que nos permita incorporar ciertoestilo utilizando las distintas opciones de diseo disponibles. En Office 2010 se opta poreliminar este aspecto esttico en la propia creacin del formulario. Ser ms adelantecuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles.

Antes de pulsar el botn Finalizarpodremos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos elresultado del formulario preparado para la edicin de registros.

o bien, Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcinaparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto delformulario.


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9.3 Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo haciendodoble clic en l, desde el Panel de navegacin. Tambin lo puedes abrir con el botn

derecho del ratn, Seleccionando en el men contextual.

El formu

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