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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE REGISTRO CIVIL 02

CLAVE: RCV-02

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OFICIALÍA DE

REGISTRO CIVIL 02

Manual de Políticas y Procedimientos de la Oficialía de Registro Civil 02

H.H. Cuautla, Mor., a 31 de Mayo de 2017


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II. CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Lista de Procedimientos VI

Procedimientos VII

Diagrama de Procedimientos

VIII

Directorio IX

Hoja de Participación

X


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III. AUTORIZACIÓN

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados

Unidos Mexicanos; 113 de la Constitución del Estado Libre y Soberano de Morelos; 4 de la Ley Orgánica

Municipal del Estado de Morelos; 1,2 y 3 del Bando de Policía y Gobierno del Municipio de Cuautla, Morelos;

19 del Reglamento Interno de la Administración Pública para el Municipio de Cuautla Morelos y demás

normatividad Federal, Estatal y Municipal aplicable, se expide el presente Manual de políticas y procedimientos

de la Oficialía de Registro Civil 02 que establece su políticas de las áreas administrativas que la integran para el

desempeño de las funciones y atribuciones asignadas.

Elaboró

____________________________________

C. Gustavo Nuñez Carbajal

Oficial de Registro Civil 02

Revisó

____________________________________ Ing. Oscar Rancho Tórres

Encargado de la Dirección de Planeación

Visto Bueno

____________________________________ Ing. Argimiro Lama Ovíes

Contraloría Municipal

Visto Bueno

____________________________________ M.V.Z. José Manuel Sampedro

López de Nava

Oficial Mayor

Autoriza

____________________________________ Ing. Raul Tadeo Nava

PRESIDENTE MUNICIPAL


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IV.- INTRODUCCIÓN El presente Manual de procedimientos, pretende dejar las bases para que futuras Administraciones Municipales, tengan una continuidad en los controles administrativos y técnicos. Así mismo se preparó este Manual como un instrumento administrativo que permita agilizar las tareas y eficiente las actividades, delimitar las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo, orientado siempre al beneficio del usuario, quien debe percibir una vocación de servicio en los servidores públicos de la función registral que consiste en proporcionar los servicios para que consten todos aquellos actos que involucren el Estado Civil de las Personas y sobre todo, recibir un servicio de calidad, eficiente y oportuno, acorde a las necesidades en correspondencia con los programas y proyectos que en esta área se ejecuten.


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V.- POLÍTICAS

1.- No dejar a ningún usuario sin atender. 2.- Atender con toda prontitud, amabilidad, respeto y cortesía. 3.- No se recibirá ninguna documentación incompleta para la realización de cualquier tramite en la Oficialía de Registro Civil. 4.- Cuidar y conservar los equipos e instalaciones de trabajo. 5.- Respetar a sus compañeros de trabajo 6.- Evitar ingerir alimentos mientras realizan sus labores. 7.- El Oficial del Registro Civil es el único facultado en la oficina del Registro Civil de autorizar los actos y actas relativos al estado civil de las personas, en la forma y casos que establece el código, firmándolos de manera autógrafa. 8.- Levantar actas circunstanciadas en caso de pérdida, destrucción o deterioro de documentos oficiales de registro. 9.- Cumplir eficientemente con su trabajo.


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VI.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS

1. Atender la correspondencia recibida. 2.- Resguardar el archivo del Registro Civil. 3.- Atender a la ciudadanía con información o asesoría en materia de Registro Civil.

4.- Registrar, clasificar y proporcionar las actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunciones. 5.- Levantar actas circunstanciadas en caso de pérdida, destrucción o deterioro de documentos oficiales de Registro . 6.- Inscripción de nacimiento. 7.- Inscripción de matrimonio. 8.- Inscripción de defunción. 9.- Inscripción de divorcio administrativos. 10.- Elaboración de CURP. 11.- Informes mensuales y anual de acuerdo a los indicadores de gestión. 12.- Información mensual para actualizar la página de transparencia. 13.- Responder todas las solicitudes de información pública. 14.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo general del gobierno municipal. 15.- Elaboración del Manual de Organización y Manual de Políticas y Procedimientos. 16.- Elaboración del Programa Operativo Anual Presupuestal.


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VII.- PROCEDIMIENTOS 1. Atender la correspondencia recibida.

PASOS PASOS A SEGUIR DE LA

ACTIVIDAD RESPONSABLE

TIEMPO DE

DESARROLLO DEL

PROCESO

INICIO

1 Recibir la correspondencia OFICINA DEL

REGISTRO CIVIL 02 2 min

2 Leer y saber si corresponde el oficio a esta oficina

OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02

5 min

3 Poner el sello de acuse de recibo indicando fecha y hora.


2 min

4 Pasar el oficio para que el oficial del Registro Civil tenga conocimiento.

OFICINA DEL


5 Se analiza si se da contestación o no

OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02 5 min

6 Archivarlo OFICINA DEL


7 Se contesta el oficio por parte del oficial del Registro Civil 02

OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02 30 min

8

Entregar el oficio al área correspondiente y que acusen de recibo para cumplir con el requerimiento ÁREA INTERESADA 2 días

9 Archivarlo OFICINA DEL


FIN


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VIII.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO


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PROCEDIMIENTOS 2.- Resguardar el archivo del Registro Civil PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO

DEL PROYECTO

INICIO

1 Clasificar el trámite de cualquier acto registral de la oficina del Registro Civil 02.


1 día

2 Llevar un control de los tramites en orden consecutivo del primer hasta el último trámite.


1 día

3 Archivar y clasificar físicamente los trámites y documentos para su resguardo en el archivo.


31 días

FIN

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO


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PROCEDIMIENTOS 3.- Atender a la ciudadanía con información o asesoría en materia de Registro Civil

PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO

INICIO

1 El ciudadano llega a preguntar sobre uno o de los diferentes tramites del Registro Civil


2 min

2 Se le turna a la mesa correspondiente del trámite para que tenga una mejor atención


5 min

3 Se le dan los requisitos y/o solicitud, o la información de lo que el ciudadano está tramitando.


15 min

4 Recibe la información solicitada

CIUDADANO 15 min

5 Dudas si/no CIUDADANO 15 min

6 Se le soluciona sus dudas OFICINA DEL


FIN



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PROCEDIMIENTOS 4.- Registrar, clasificar y proporcionar las actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunciones.


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INICIO

1 El ciudadano pregunta y/o solicita los diferentes tipos actos registrales de la Oficialía del Registro Civil 02

CIUDADANO 2 min

2 Se le turna a la mesa correspondiente para que se le dé una atención


5 min

3 Se le pide la solicitud y documentos requeridos para que pueda realizar su tramite


5 min

4 Revisión de documentos OFICINA DEL


5 Realizar pago de derecho del tramite

CIUDADANO 5 min

7 Capturar el tramite CIUDADANO 20 min

8 Revisar por parte del ciudadano para q lo cheque y saber si esta correcto lo que se esta solicitando

CIUDADANO

5 min

9 Se le informa al ciudadano cuando puede recoger su tramite


5 min

10 Se le entrega su tramite, según el tipo de servicio solicitado


15 min o 3 días.

11 Clasificar y archivar el tramite OFICINA DEL


FIN



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PROCEDIMIENTOS 5.- Levantar actas circunstanciadas en caso de pérdida, destrucción o deterioro de documentos oficiales de Registro

PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO

DEL PROYECTO

INICIO

1

Levantar acta especial ante el ministerio público manifestando la perdida, destrucción o deterioro del documento a efecto que no se haga mal uso de la información.

MINISTERIO

PUBLICO 20 min

2

Levantar una acta circunstanciada en la que se indique la perdida, destrucción o deterioro del acta firmada por el Oficial del Registro Civil y 2 testigos

OFICIALÍA DEL


3

Elaborar una solicitud dirigida a la Dirección General del Registro Civil en el Estado de Morelos, firmada por el o los titulares del acta.

OFICIALÍA DEL


4 Analizar, revisar y en su caso autorizar la reposición de la perdida, destrucción o deterioro del acta.

DIRECCIÓN

GENERAL DEL

REGISTRO CIVIL

DEL ESTADO DE

MORELOS

08 días

5

Dar a conocer a la Oficialía la autorización para reposición de la perdida, destrucción o deterioro del acta.

DIRECCIÓN

GENERAL DEL

REGISTRO CIVIL

DEL ESTADO DE

MORELOS 08 días

6

Insertar el oficio de autorización del acta perdida, destruida o deteriorada de acuerdo a los alineamientos de la Dirección General de Registro Civil del Estado de Morelos

OFICIALÍA DEL

REGISTRO CIVIL 02 1 día

FIN


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PROCEDIMIENTOS


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6.- Inscripción de nacimiento


DEL PROYECTO

INICIO

1 Capturar la información del registrado en el sistema (SIC)

Oficialía del Registro

Civil 02 15 mín

2 Revisión del tramite del registro de nacimiento


Civil 02 10 mín

3 Hacer el CURP Oficialía del Registro

Civil 02 5 mín

4 Revisión de tramite y CURP por parte del interesado o responsables


Civil 02 5 mín

5 Hacer una responsiva de que el tramite esta correcto por parte del ciudadano o responsables


Civil 02 5 mín

6 Pago de derechos Oficialía del Registro

Civil 02 1 mín

7 Imprimir el tramite de registro Oficialía del Registro

Civil 02 1 mín

8 Firmar el tramite de registro de nacimiento (interesado o padres y testigos)


Civil 02 5 mín

9 Entregar el tramite de acta de nacimiento.


Civil 02 5 días

FIN



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PROCEDIMIENTOS 7.- Inscripción de matrimonio



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DEL PROYECTO

INICIO

1 Capturar la información del tramite de matrimonio en el sistema (SIC)

Oficialía de Registro

Civil 02 15 min

2 Revisión de la información del tramite de matrimonio


Civil 02 10 min


Civil 02 1 min

4 Se le da al ciudadano que revise su tramite


Civil 02 5 min

5 Imprimir el tramite de matrimonio Oficialía de Registro

Civil 02 1 min

6

Celebración del matrimonio a cargo del Oficial del Registro Civil 02 en el día establecido por parte de los interesados


Civil 02

20 min

7 Recabar firmas de los contrayentes y testigos o padres (si están presentes en el tramite)


Civil 02 15 min

8 Se entrega el tramite de matrimonio Oficialía de Registro

Civil 02 5 min

FIN



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PROCEDIMIENTOS 8.- Inscripción de defunción.



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INICIO

1 Capturar la información del tramite de defunción en el sistema (SIC).

Oficialía de Registro Civil 02

15 min

2 Revisión de la información del tramite de defunción.


10 min


Civil 02 1 min

4 Se le da al ciudadano que revise su tramite

Oficialía del Registro Civil 02

5 min

5 Imprimir el tramite de defunción. Oficialía de Registro

Civil 02 1 min

6 Firma el declarante y dos testigos el tramite de defunción.

Oficialía de Registro Civil 02 5 min

7 Se le entrega el tramite de defunción. Oficialía de Registro

Civil 02 5 min

FIN


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PROCEDIMIENTOS 9.- Inscripción de divorcio administrativos.


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INICIO

1

Recibir documentos y agendar una cita para la primera audiencia para ratificar y presentación de testigos para el tramite de divorcio administrativo.


8 días

2 Ratifica el divorcio administrativo y se procede a tomar declaración de testigos del divorcio administrativo.


30 min

3 Pago de derechos Oficialía de Registro

Civil 02 10 min

4 Capturar la información del tramite de divorcio administrativo.


30 min

5 Revisión de la información del tramite de divorcio administrativo.


5 min

6 Se le da al ciudadano que revise su tramite de divorcio administrativo.


7 Firman los divorciantes y testigos los formatos del divorcio administrativo.


8 Capturar el tramite de divorcio administrativo en el sistema (SIC).


Civil 02

1 día

9 Imprimir el tramite de divorcio administrativo.


10 Revisar el tramite de divorcio administrativo.


11 Se le entrega el tramite de divorcio administrativo

Oficialía de Registro Civil 02 3 a 5 días

FIN


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PROCEDIMIENTOS 10.- Elaboración de CURP


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INICIO

1 Copia del acta de nacimiento Oficialía del Registro

Civil 02 1 mín

2 Buscar en el sistema de CURP. Oficialía del Registro

Civil 02 1 mín

3 Dar alta o modificar el CURP. Oficialía del Registro

Civil 02 1 mín

4 Imprimir el CURP. Oficialía del Registro

Civil 02 1 mín

5 Se entrega el CURP Oficialía del Registro

Civil 02 1 mín

FIN



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PROCEDIMIENTOS 11.- Informe mensual y anual de acuerdo a los indicadores de gestión


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INICIO

1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación.


60 min

2 Se recaba la información mensual de acuerdo a los indicadores de gestión.


5 días

3 Elaboras el informe mensual. Oficialía del Registro

Civil 02 1 día

4 Se envía acuse a la Dirección de Planeación.

Dirección de Planeación

4 días

FIN



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PROCEDIMIENTOS 12.- Informe mensual para actualizar la página de transparencia.


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INICIO

1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Unidad de Transparencia.


60 min

2 Se recaba la información concerniente al departamento del Registro Civil 02


5 días

3 Se sube la información digital de acuerdo a los formatos de la Plataforma Nacional de Transparencia


1 día

4 Se envía acuse a la Unidad de Transparencia

Unidad de Transparencia

1 día

FIN



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PAG. 01

PROCEDIMIENTOS 13.- Responder todas las solicitudes de información pública.


CLAVE: RCV-02

EMISIÓN: 1

PAG. 01


INICIO

1 Recibes solicitud del ciudadano Oficialía del Registro

Civil 02 10 min

2 Se envía a la Unidad de transparencia para su contestación


1 día

3 Solicita la información de la petición del ciudadano


2 días

4 Se elabora la contestación a la petición y se envía a la Unidad de Transparencia


3 días

5 La entrega al ciudadano, envía archivo y acuse de recibo del ciudadano al área.


3 días

6 Se archiva información. Oficialía del Registro

Civil 02 1 día

FIN



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PROCEDIMIENTOS 14.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo.


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EMISIÓN: 1

PAG. 01


INICIO

1 Se clasifica el tipo de información en digital o impresa.


5 min

2 Si es digital se organiza por carpetas en los equipos de cómputo y se almacena en disco duro.


1 día

3 Impresa se organiza por temas y se resguarda en el archivo debidamente detallado.


1 día

FIN



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PROCEDIMIENTOS 15.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo.


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DEL PROYECTO

INICIO



Civil 02 60 min

2

Se recaba la información concerniente al departamento sobre los trámites y servicios que se ofrecen a la ciudadanía, así como las actividades que desempeñan cada uno de los integrantes que laboran en la oficina.


Civil 02 5 días

3 Se elaboran los manuales conforme a los lineamientos que se señalan en el Plan de Desarrollo Municipal.


Civil 02 10 días

4 Se remiten de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observaciones respectivas.

Dirección de

Planeación 15 min

5 Se aprueban? Dirección de

Planeación 3 días

6 Se imprimen, firman y sellan por parte del jefe de departamento.


Civil 02 1 día

7

Nuevamente se remiten a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto bueno, autorización y publicación.

Dirección de

Planeación 7 días

8

Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento.


Civil 02 10 min

9 Se pasa al paso 3 Dirección de

Planeación 3 días

FIN



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PROCEDIMIENTOS 16.- Elaboración del Programa Operativo Anual Presupuestal.


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DEL PROYECTO

INICIO



Civil 02 60 min

2

Se recaba la información concerniente al departamento sobre los proyectos en base a las líneas de acción y ejes transversales.


Civil 02 5 días

3

Se elabora el Programa Operativo Anual Presupuestal conforme a los lineamientos que se señalan en el Plan de Desarrollo Municipal.


Civil 02 3 días

4 Se remiten de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observaciones respectivas.

Dirección de

Planeación 15 min

5 Se aprueban? Dirección de

Planeación 3 días

6 Se imprimen, firman y sellan por parte del jefe de departamento.


Civil 02 1 día

7

Nuevamente se remiten a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto bueno, autorización y publicación.

Dirección de

Planeación 7 días

8

Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento.


Civil 02 10 min

9 Se pasa al paso 3 Dirección de

Planeación 3 días

FIN



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IX.- DIRECTORIO


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Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

C. Gustavo Núñez Carbajal Oficial del Registro Civil 02

3017304

C. Independencia Esq. 5 de Mayo, Tetelcingo Cuautla, Mor.

C. Elizabeth Suarez Anieva C. Reyna Uriostegui López C. Norma Angélica Mendoza Méndez C. Reyna Uriostegui López C. Lucia Vargas Tablas C. Verónica María Elena Robledo Chávez Secretaria ejecutiva

3017304

C. Independencia Esq. 5 de Mayo, Tetelcingo Cuautla, Mor.

C. Guillermo Cruz Zamora C. Hilda Guadalupe Calderon Fuentes Auxiliar administrativo

3017304 C. Independencia Esq. 5 de Mayo, Tetelcingo Cuautla, Mor.

C. Oscar Chávez Baca Capturista de Datos

3017304 C. Independencia Esq. 5 de Mayo, Tetelcingo Cuautla, Mor.


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PAG. 01

X.- HOJA DE PARTICIPACIÓN

NOMBRE DEL PARTICIPANTE PUESTO

C. Gustavo Nuñez Carbajal Oficial del Registro Civil 02

C. Oscar Chávez Baca Capturista de Datos

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