OPAFS favorite FinLink reports and why they should be yours, tooOPAFS Forum

Index ListPrefix only

Org only

Active only

Index List

Chart Query Report

Index Summary – Inception to Date:great when you have lots of indexes

Index Summary – Inception to Date

Operating Ledger Transactions

Operating Ledger Transactions

Operating Ledger Transactions

Operating Ledger Transactions

Expanded Budget with Fund SummaryWhy use this report?  View is a quick summary – snap shot of fund activity and status

•Revenue Account (Begin with “5”)•Allocation/budget

• OPAFS will allocate per award type or cash receipts

•Expenditures by account  and sub‐account (Begin with “6”)•Transfer Accounts  (Begin with either “7” or “8”)

• Transfer accounts classify additions to, deductions from, or transfers between funds

• Indirect cost transactions• Multi‐Campus Awards• STIP Earnings 

EBS—Top line•Budget:  correct selection of Revenue Account for the fund type

• Cumulative Budget – allocation of award or payments

•Financial/Revenue/Expenditure:  Accrual vs Cash • Accrual based accounting ‐ revenue is recognized when earned and Expense is recognized when incurred

• Actual payments/cash received from outside sources, i.e. Clincal Trial Milestone invoiced/Scheduled payments, i.e. Private Grants

•Balance: Budget  less expenses  = good balance or deficit • May need to allocate budget or cash/payment

EBS‐ExpendituresExpenditures ‐ outflow of funds for an item or service

•Quickly scan down thru sub‐accounts for unallowable expenditures

•Review subaccounts for reporting purposes (MTDC Exclusions)• Subcontracts (no IDC)• Equipment (no IDC)• Space Rental (no IDC)• Patient Care Costs (no IDC) • Tuition Remission (no IDC)• Scholarships and Fellowships

•Provide agencies with billing detail for invoices

EBS‐Transfers•Indirect Costs assessed – Account 823800 (OPAFS IDC adjustments 823801)

•Multi‐Campus Awards –Intercampus Transfer Account Codes begins with “7”

•STIP distributions – General Accounting and OPAFS•Transfer between funds

•Bottom line: last category of the EBS  NET = REVENUE – EXPENDITURE – TRANSFERS 

EBS – Grant Inception to date/All Costs without Accounts 

EBS – Grant Inception to Date –Overall without Accounts

EBS – Grant Inception to date/All Costs Overall with Accounts

EBS – View individual costs by Account CodeWhy helpful?Can drill down to view expenses

• Salary/Benefits Payroll Expense Ledgers• Vacation Leave Accrual ledgers• Expenditure receipts• Travel  Expense Vouchers

Payroll Expense Reports•DOPE – Distribution of Payroll Expense•PAYROLL PROJECTIONS•VACLAC

BIG WHY?•Internal Control•Best practice is to review monthly

Resource:http://blink.ucsd.edu/finance/accountability/controls/practices/payroll.html

•Agencies sometimes want backup for invoices generated•To avoid errors, disallowances, etc.•Verify charges are correct 

• Employees• Effort • Rate – NIH cap

How to View•Expanded Budget Summary Report

FinancialLink/ Reports/ Summary Reports/ Expanded Budget

•Payroll ReportFinancialLink/ Reports/ Payroll Reports

Payroll Expense Report

PDF DOPE Reportshttp://blink.ucsd.edu/finance/payroll/processes/DOPE.html

PDF VersionWhy?

• Account codes for specific benefits• Needed when doing benefit transfer JV’s outside of ePET

• Biweekly accruals (unless you run DOPE query by index)• http://www‐bfs.ucsd.edu/pay/pdf/dope.pdf

How to Read the FinLink Payroll Expense Report

Payroll Projections ReportCan view from 

FinancialLink/ Reports/ Payroll Reports

•More useful to view along with EBS

•Provides rough estimate projected balance at end of budget period

•PPS Information on who’s on project, at what effort, and for how long

•Provides opportunity to make  PPS corrections to avoid need for ePET

EBS with payroll projections

VACLAC ‐ From EBS, click on Leave Accrual or Usage

Dates on VACLAC vs. DOPE

Tips•Coordinate with timekeepers to send employees regular reminders to report vacation usage 

•Timeliness is important especially as a project comes to an end•Untimeliness could result in unwanted scenarios:

• Overdraft• Return of funds

•Towards end of project reconcile vacation usage hours reported by employee with VACLAC.  Unposted usage hours should be included on FER as pending.

•Don’t forget that usage hours reported for employees at MAX will incur vacation accrual charges, so include on FER as well.

Best Practices•Review DOPES Monthly

• Employees are working on the project• Employees efforts on project are being charged• The rates are appropriate per agency guidelines

•Check periodically with PI if anything’s changed•Run projections to check if any changes need to be made

•Monitor that vacation usage is reported timely

Resources on VACLACSLeave Accounting Overview Powerpoint by Payroll

https://blink.ucsd.edu/_files/payroll/vaclac.ppt

Calculating Vacation Usage and Accrual by Payrollhttps://academicaffairs.ucsd.edu/_files/resource‐admin/budget/fin‐contacts/VacationAccountingPresentation101910.pdf

Vaclac calculation for bi‐weekly employees

Vaclac calculation for monthly employees

Expenditures By Month Ledger •Ledger is quick and easy to review for monthly expenses as part of post award reconciliation 

•Is a useful report for reviewing total expenditures over a specific block of time

•Is used to verify indirect costs • When there is more than one IDC rate (i.e. Rate change from 54.5‐55%)

• When there is an IDC discrepancy

•Simple ledger for sponsors that request documentation of expenses 

•Can be run by either index or fund number with summarized account detail

Encumbrance Ledger Report•View encumbrances by index and/or by account code 

•Review outstanding liens for S&E, SubK, Equipment and Travel

•Necessary for annual and final financial reporting •Reconcile liens that have ended•Reconcile outstanding payments for final closeout reporting

Important for SubK’s that have not sent invoices to UCSDProcess travel in a timely manner to meet financial reporting deadlines

Encumbrance Ledger ‐ Subtotals by Index 

Encumbrance Ledger ‐ Subtotals by Account Code

Purchase Order Report

Purchase Order report template is useful for 

•Reviewing history of all PO’s processed on an award for financial reporting

•View specific dates , account codes for transaction•Snapshot  report capturing PO class, number of items ordered, if change order(s) were processed 

•Ensuring that IDC has been charged on SubK’s as there have been issues with various PO’s processed in Marketplace and/or where wire payments are made to foreign entities

Purchase Order Report

Purchase Order Report

Purchase Order – Line Item Information

Purchase Order  ‐ Total Paid To Vendor

Purchase Order  ‐ No IDC charged on first $25k

Purchase Order  ‐ IDC charged on first $25k

Financial Account Summary

General Ledger Trial Balance

General Ledger Trial Bal

General Ledger Transaction

General Ledger Transaction