Date post: | 19-Oct-2014 |
Category: |
Business |
View: | 4,958 times |
Download: | 1 times |
Organiza(onal Change A CRASH COURSE
BANABA Advanced Business Management Postgraduaat Bedrijfskunde
30-‐Nov-‐2010 @lucgaloppin
BANABA Advanced Business Management Postgraduaat Bedrijfskunde 30-‐Nov-‐2010 1
PART 1: STUFF YOU
SHOULD KNOW ABOUT CHANGE
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 2
Think about a personal change
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 3
Ra(onal
Emo(onal
Somewhat predictable: Knowledge and Skills
Below the surface: Mo/va/on
McKinsey Global Survey (2006) • You will be confronted with
anxiety and resistance, regardless of whether the change is posiXve or negaXve.
• You can channel these emoXons to the benefit of your change in order to obtain more clarity and less confusion.
• THE REAL QUESTION: How do we channel these emo(ons so they can fuel your project instead of blocking it?
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 4
Ground Zero of Change Management
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 5
The change cycle from a developmental point of view
The change cycle from a palliaXve care point of view
New Ability
Stress
Relaxed state Denial
Depression
Acceptance
Performan
ce
Self Esteem
Anger
Bargaining
Time Time
The one mistake we all make
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 6
Current State
Future State
The natural cycle of change
Time
Performan
ce
Three ingredients
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 7
Three illusions
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 8
Two choices
1. Accept the nature of change and integrate it in your approach (“pay now”)
2. Deny the human side of change (“pay later”)
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 9
TRANSITION STATE
PRESENT STATE
FUTURE STATE
TRANSITION STATE
PRESENT STATE
FUTURE STATE
Burning Placorm
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 10
TransiXon Approaches
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 11
Example: ERP projects… What you will be paying anyhow
Approach 1: “Investment”
Approach 2: “Damage Control”
Same amount, Different label
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 12
Resistance
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 13
The emotion that occurs when our expectations of “the way things are today” are interrupted.
PredicXng Resistance
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 14
Resistan
ce
Time
Incompetent Competent
Unconscious Conscious Unconscious
UNCONSCIOUS INCOMPETENCE
CONSCIOUS INCOMPETENCE
CONSCIOUS COMPETENCE
UNCONSCIOUS COMPETENCE
PART 2: STUFF YOU CAN
DO WITH CHANGE
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 15
What users and consumers have in common
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 16
Selling the project
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 17
Project staffing like military deployment
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 18
UN Peace keeping Troops
Site 9
Site 8
Site 7
Site 6
Site 5
Site 4
Site 3
Site 2
Site 1
Local Responsible
SAP Coach
One face to the customer
One plan One team
Structured and facilitated status meeting each Friday
Transition Teams
Direct access to local responsible for each domain
SAP Coach site 1
SAP Coach site 2
SAP Coach site 3
One
cha
nnel
SAP Coach site 4
SAP Coach site 5
SAP Coach site 6
SAP Coach site 7
SAP Coach site 8
SAP Coach site 9
Project central
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 19
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 20
The Organizational Change Portfolio
According to Luc Galoppin
4 ’workstreams’ with a distinct return on investment:
• Communication Stream: Managing expectations and supporting the program during its complete lifecycle in staying in touch with the organization.
• Learning Stream: Upgrading the skills and knowledge of the organization in terms of context (why), content (what) and actions (how).
• Organization Stream: define and implement a new organization structure and define and realize new responsibilities for working.
• Performance stream: Translate the principles of the business case into concrete new ways of working.
COMMUNICATION LEARNING
ORGANIZATION PERFORMANCE
What’s in it for me?
Why should I care?
What should I do?
How do I do that?
Who does what?
What will this come down to in prac(ce?
PART 3:
CASE STUDY
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 21
NMBS/SNCB ERP Change Management strategie en planning
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 22
Wat zal er veranderen bij de invoering van SAP?
• Transparan(e + verantwoordelijkheid voor kosten en opbrengsten • Responsabilisering – via invoering van cost centers en profit centers
• 1 Bedrijfseconomische budgeiering (boiom-‐up benadering)
• 1 standaard managementrapportering
• Inzicht in de kosten van de uitgevoerde presta(es • PrestaXes uitgevoerde werkzaamheden voor fabricaXes, herstellingen modernizeringen
• PrestaXes voor onderhoud en herstellingen aan het rollend materieel
• Integra(e van opera(onele en financiële gegevens • Onderhoud en herstellingen voor derden en opbrengsten
• Standaardisa(e in de werkwijzen over de direc(es heen • 1 NMBS procesmodel
• 1 financieel besturingsconcept
• CentralisaXe en standaardisaXe in beheer van master data (klanten, technische series,…)
Tran
si(e
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 23
Wat zal er veranderen bij de invoering van SAP?
SAP als geïntegreerd pla]orm voor moderne bedrijfsvoering
Centrale governance voor aansturing NMBS applica(e landschap
• Bestaande/nieuwe applicaXes en SAP
• Aansturing en validaXe door CFO en IT strategy board
• Transparan(e van wat zich waar bevindt
• Bijvoorbeeld transit
• Standaardisa(e in de werkwijzen over de werkplaatsen heen
• TW, TOP, DPRM, CHW, (M)WSH, …
Tran
si(e
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 24
Context: Demografie van NMBS
• Eigenschappen: – 25% van V0 gebruikers is
ouder dan 55 – 50% van V0 gebruikers is
ouder dan 45 – Deze vorm weerspiegelt de
algemene demografie van NMBS
• Gevolgen: -‐ Werving, instroom-‐,
uitstroom-‐ en mutaXebeleid impacteren SAP à rato van MINSTENS 90 gebruikers per jaar
-‐ Dit is een mutaXe van 10% kennis per jaar
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 25
ERP V0 Gepresteerde uren
• Aanbod in LESuren: – 715 klassikale sessies = 3.342 lesuren (557 lesdagen met duurXjd 6 uur)
• Aanbod in MANuren: – 31.077 manuren = 24 uren/Xtularis = 4 lesdagen per Xtularis
• Gepresteerde MANuren: – 26.619 manuren = 85,65% aanwezigheidsgraad
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 26
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 27
• 90% van de nodige kennis bevindt zich buiten het klaslokaal en buiten de handboeken
• Van OPLEIDING naar LEERTRAJECT (inclusief voortraject en natraject)
• Van kennis in BOEKEN naar TERREINKENNIS • "COMMUNITIES of PracXce" -‐ we hebben ze al gemaakt zonder het
te weten: – Sleutelgebruikers – Proceseigenaars – Opleidingscoördinatoren – Lokale IT verantwoordelijken – De acceptaXetesters
Van “opleiding” naar “leertraject”
+ – NMBS Oefencoördinatoren – NMBS communicaXe “reporters” – NMBS opleiders – NMBS opleiding auteurs
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 28
“Deel uitmaken van” is belangrijker dan “weten”
• Meer en betere klassikale schermopleidingen zullen het rendement op de opleidingen NIET evenredig verhogen!
• Het faciliteren van LOKALE KENNIS-‐NETWERKEN verankert de kennis en verhoogt het eigenaarschap
• Bijvoorbeeld: – Oefensessies op oefenomgeving – Webleren systeemopleiding – ProcestesXng van nieuwe werkwijzen vòòr go-‐live (bijvoorbeeld: logisXeke
dag) – Hypercare sessies en ondersteuning op de werkplek – Sleutelgebruikers als lesgevers – Sleutelgebruikers als auteurs voor opleidingen – Sleutelgebruikers als redacteurs voor de website
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 29
Communica(e Leren
Organisa(e Transi(e
• Instroom & Uitstroombeleid • Interne mobiliteit • Gebruikersbeheer (in SAP) • Aanvragen bevoegdheden • Support organisaXe
• Planningsproces • Inschrijvingsproces • Schrijven • Lesgeven • LogisXek: lokalen, drukkerijen & transport • EvaluaXeproces
• Veranderingen op het terrein • ProcesopXmalisaXe • ProcesmeXng – KPI’s
– Processen – Systemen – CompetenXes
• Kwaliteit – ISO werkgroepen
• Interne communicaXe • Externe communicaXe • Documentbeheer • Beheer kennis objecten V0/V1/V2
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 30
Reikwijdte Change Management : “4 containers”
ORGANISATIE
COMMUNICATIE LEREN
TRANSITIE
Wie doet wat?
Wat betekent dit voor mij?
Waarom? Context
Wat? Inhoud Hoe?
InstrucXes
Wat verandert er in prakXjk / op het terrein?
Hoe word ik ondersteund?
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 31
Communica(e – intraweb
Lokale contactpersonen
Hulp: • Contactpunten • Systeemstatus
Projec(nforma(e: • Achtergond • Planning
Mijn ERP: • Mijn gegevens • Mijn opleidingen • Mijn bevoegdheden • Mijn transac(es
Documenta(e: • Opleidingen • Werkprocedures
Nieuws en hulpmiddelen
in 1 klik
Commun
ica(
e
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 32
Communica(e –ERP Berichten Co
mmun
ica(
e
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 33
Communica(e – Intraweb Co
mmun
ica(
e
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 34
Commun
ica(
e Communica(e – Project iden(teit
• Project idenXteit – Doel: verbondenheid en
betrokkenheid sXmuleren door een gemeensschappelijke sXjl te delen: ‘behoren tot’
– Type: Boiom-‐up, pull-‐gebaseerd – Methode: Consistent en
gedisciplineerd de juiste modellen en templates gebruiken
– Doelpubliek: Alle projectmedewerkers en eindgebruikers.
– Vorm: alle media – Inhoud: vast kleurenpatroon,
afgestemd met huissXjl NMBS – Frequen(e : Niet van toepassing
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management Postgraduaat Bedrijfskunde
35
Communica(e Cascade Co
mmun
ica(
e
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 36
Opleidingscyli
OPLEIDINGSCYCLUS 1: TESTVOORBEREIDING
OPLEIDINGSCYCLUS 3B: PROCESOPLEIDING
OPLEIDINGSCYCLUS 4: SYSTEEM INSTRUCTIES
MAART 2009 JUNI 2009
SEPT 2009 OKT 2009 NOV 2009 JAN 2010
FASE REALISATIE OPLEVERING
PASSIEF • In staat zijn om de testen uit te voeren onder begeleiding van een SAP expert.
• Met name: SAP concepten BEGRIJPEN, proceskennis BEGRIJPEN, SAP transacXes KUNNEN uitvoeren onder begeleiding.
ACTIEF • In staat zijn om zelfstandig het dagelijks werk uit te voeren in SAP.
• Met Name: SAP concepten BEGRIJPEN, proceskennis verbinden met SAP transacXes en ze KUNNEN uitvoeren ZONDER begeleiding.
EINDGEBRUIKERS
LEER
DOELEN
OPLEIDINGSCYCLUS 2: PROJECTSPECIFIEK
JUNI 2009 SEPT 2009
AAN WIE
OPLEIDINGS-‐
CYCLUS
DOOR WIE
SL.GEBR. + ERP-‐OPL. ERP EXPERTS en OEFENCOÖRDINATOREN
CONFIGURATIE ACCEPTATIETESTING
SLEUTELGEBRUIKERS
INTEGRATIE TEST OPLEIDING
OPLEIDINGSCYCLUS 3A: VAKOPLEIDING
FEB 2009 SEPT 2009
BASIS NIEUW (UITGEZ: ROLL-‐OUT) V0 OPLEIDINGSMATERIAAL
Leren
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 37
SAP bevoegdheden toewijzing -‐ voorbeeld
• Luc neemt deel aan de opleiding 4B0P4, 4B0P1 en 4B0MHI11 omdat hij de bevoegdheden B-‐ERP_149, B-‐ERP_116 en B-‐ERP_002 heey.
• Sarah heey als bevoegdhedenprofiel B-‐ERP_002 en B-‐ERP_145 en volgt derhalve 4B0MR1, 4B0MHI11 en 4B0P1
• Beide deelnemers volgen dus 4B0MHI11, maar elk vanuit een andere bevoegdheid!
Objec(ef: Elke deelnemer krijgt vanuit zijn / haar unieke SAP-‐bevoegdheden combina(e een aangepaste combina(e van cursussen en een aangepaste toegang tot het systeem. O
rgan
isa(
e
Luc Galoppin
Sarah Meersman
B-‐ERP_116 Magazijnleider
B-‐ERP_002 Aanvrager ATB
B-‐E149 Goedkeurder prijs-‐ aanvraag, punctuele bestelling
en raamcontract
B-‐ERP_145 Aanmaker van reserva(es
B-‐ERP_002 Aanvrager ATB Bestelling weergeven
Bestelling vrijgeven
Aanvragen voor arXkel
Goedkeurder workflow
ArXkeloverzicht
Reservering creëren
Goederenbeweging
ATB CreaXe
ME23N
ME28
ME4M
ZWFAPPR
MM60
MB21
MIGO
ME51N
4B0P4 ValidaXeprocedure aankoopdocumenten
4B0P1 CreaXe ATB
4B0MHI11 Goederenontvangst en magazijninterne acXes
4B0MR1 Uitvoeren reservering van materiaal
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 38
ERP bevoegdheden catalogus
De ERP bevoegdheden catalogus beschrijft in beide landstalen de ERP-bevoegdheid aan de hand van volgende elementen:
• Code van de bevoegdheid • Naam van de bevoegdheid • Is de bevoegdheid een SAP bevoegdheid? • Vestiging/Maatschappij? • Omschrijving • Bijkomende richtlijnen • Het opleidingenpakket voor deze bevoegdheid De bevoegdhedencatalogus is beschikbaar op de ERP website (http://erp). O
rgan
isa(
e
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 39
Lokale Transi(e teams Tran
si(e
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 40
These are only slides; Make sure to check out the ebooks!
• BASIC: “20 Shortcuts on Organiza(onal Change” hip://www.slideshare.net/lucgaloppin/20-‐shortcuts-‐on-‐organizaXonal-‐change-‐management
• ADVANCED: “5 Things You Need To Know About Resistance” hip://www.slideshare.net/lucgaloppin/the-‐5-‐things-‐you-‐need-‐to-‐know-‐about-‐resistance
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 41
OrganizaXonal Change 101 Glossary (parXally based on Daryl Conner’s Glossary)
• Advocate: Individual (or group) wanXng a change but without sufficient power to sancXon it. • Agent: Individual (or group) facilitaXng the development and execuXon of implementaXon plans. • Black hole: SituaXons that disrupt cascading sponsorship, leading to a lack of sustaining sponsorship, and therefore
a lack of behavioral change at local levels. The term is borrowed from the astrophysics label for “spots” in the universe that have gravitaXonal pulls so strong that everything, including light, is pulled in, and liile or nothing emerges.
• Change management: The orchestraXon of change in a way that idenXfies and addresses the human risks involved in implemenXng change, strengthening the individual and organizaXonal ability to handle change well. This increases the chances that the change will be put successfully into pracXce.
• Resistance: the emoXon that occurs when our expectaXons of ‘the way things are’ are interrupted. Two words are important in this definiXon:
– Emo(on: the essence of resistance is that it creates an emoXon. That means: not logical, not raXonal and most of all: not predictable.
– Expecta(on: resistance does not only occur when things change, but when our expectaXons are interrupted, regardless of whether that makes raXonal sense.
• Sponsor: Individual (or group) having the power to sancXon the change. – Sustaining sponsorship: The individuals or groups legiXmizing the change at local levels of the organizaXon. Sustaining sponsors
cascade legiXmizaXon, support for, and commitment to a change iniXaXve throughout the organizaXon. – Ini(a(ng sponsor: The individual or group that has the sancXoning power to drive the change process through to realizaXon;
those who have ulXmate control of the resources—including human, economic, poliXcal, and logisXcal—required for implementaXon of the iniXaXve. This individual or group does not have to gain permission to iniXate the change; however, they oyen choose to keep superiors informed of the project and its implementaXon.
– Local Sustaining Sponsor: The individual or group orchestraXng the communicaXons and consequences within the relevant tacXcal areas of responsibility necessary, to ensure successful change implementaXon.
– Primary Sustaining Sponsor: The individual or group formally sancXoning the change within relevant areas of responsibility, providing a “united front” of leadership support for the endeavor and coordinaXng implementaXon acXviXes (across funcXonal or geographical lines as necessary).
• Target: Individual (or group) who is to actually change
BANABA Advanced Business Management Postgraduaat Bedrijfskunde 30-‐Nov-‐2010 42
About
• Luc Galoppin Mob: +32 497 399 880 Email: luc.galoppin@reply-‐mc.com Blog: hip://www.reply-‐mc.com Twiier: hip://twiier.com/lucgaloppin YouTube channel: hip://www.youtube.com/replymc
30-‐Nov-‐2010 BANABA Advanced Business Management
Postgraduaat Bedrijfskunde 43