7/10/2020

Package Changes 1

Package Changes:How To

IFF Formula Change

Baby is on Enfamil AR & is constipated. 

Mom would like to change Baby’s formula. 

7/10/2020

Package Changes 2

Returned Formula

Policy 8.05ReturnedFormula 

Mom returns 10 cans of Enfamil AR.

But, MOM is 1/3 into her current month's benefit start date. 

Per USDA Policy, we are unable to provide the same quantity of the new formula.

USDA POLICY CANNOT re‐issue benefits for:

• Benefits not redeemed. 

Formula returned AFTERthe benefit expiration date.

7/10/2020

Package Changes 3

PRORATION:How It Works

Policy 8.02Benefit Proration

Full food package is issued within 10 days of the current month's benefit start date. 

If benefits are loaded after this 10 day period, food package is prorated according to this schedule:

1st Proration  11 days to 20 days  2/3 package

2nd Proration  21 days or more  1/3 package

Proration Example #2: 

Mom received benefits & it is stillLESS THAN 10 DAYS from her Benefit start date.

Mom didn’t redeem any formula yet. 

Mom will be able to get the same  amount of formula in exchange .

7/10/2020

Package Changes 4

Proration Example #3: 

Mom received benefits & it is stillLESS THAN 10 DAYS from her Benefit start date.

Mom has already used 2 cans and returned 8 cans. 

Mom will be able to get only 8 cans of the new formula.

Policy 8.04Replacement of Food Benefits

Able to Reissue Benefits without Prorating when:

1. Change in custody 2. Lost food in a disaster

7/10/2020

Package Changes 5

Prorate checkbox must be changed

How to Void Benefits & Change Formula:

1. Go To Benefits  drop down.

2.Select “Benefits Void”

7/10/2020

Package Changes 6

Void Current Benefits for Infant Only

7 Cans of Enfamil Infant are voided

Do not void mom’s benefits 

Check the Boxes circled in Red and Save.

Void ALLFuture Benefits(for whole family)

Select All the Boxes:

7/10/2020

Package Changes 7

MI‐WICOnce new food package has been selected, go to Issue Benefits Screen.

1. Check Issue box for IFF 

2. Pop‐up appears3. Select OK

Another Pop‐ up appears

Select Re‐Issuance Reason

Click “OK”

Click “Issue Benefits”

7/10/2020

Package Changes 8

Example 

Package changewithout over‐issuing benefits

Mom bought 3 cans of formula in store. 

MI‐WIC shows 6 cans remaining.

Package Changewithout over‐issuing benefitsInstructions

1. Void all INFANT current and future benefits.

2. Select new IFF food package & issue benefits.

3. If MI‐WIC issues 9 cans, void 3 cans in Current Benefits Screen

*** As to NOT over‐issue Benefits!

Especially when changing from IBP to IFF

7/10/2020

Package Changes 9

Screen shot of Partially Voiding Benefits.

BF Example #1  

Change in (BE) ExclusivelyBreastfeeding Status

BE mom would like Formula

Will Need to change BOTH Mom & Infant Categories:

BE to BP

IBE to IBP

7/10/2020

Package Changes 10

BF Example #1INSTRUCTIONS

Remember:Always do MOM First!

1. Void Benefits2. Go to Mom’s Cert Action Screen: 

Category Change: BE to BP 3. Go to Food Prescription Screen:

End BE Food Package to Yesterday’s Date

Select BP Food Package for Mom 

7/10/2020

BF Example #1Step 1:

VOID BENEFITS

1. Go To Benefits  drop down.

2. Select “Benefits Void”

7/10/2020

Package Changes 11

BF Example #1

Void All Current & Future Benefits

BF Example #1

Step #2:

MOM’SCERT ACTION SCREEN:

CATEGORY CHANGE

7/10/2020

Package Changes 12

BF Example #1

1. CHANGE BE to BP(from drop down)

2. Save

BF Example #1

FOOD PERSCRIPTION SCREEN:

1. End Package to Yesterday’s Date

2. Select “Packages” jelly bean.

7/10/2020

Package Changes 13

BF Example #1

1.Select New PG/BP Food Package.

2. Hit OK.

BF Example #1INFANTInstructions

IBE => IBP

Change in Exclusively Breastfeeding Status (IBE)

Do Infant Changes AFTERMom

1. Infant: Go to Cert Action Screen: Change infant from IBE to IBP

2. Update BF statistics screen 3. Food Package Screen:

End IBE Food package to yesterday’s dateSelect new IBP Food Package

7/10/2020

7/10/2020

Package Changes 14

BF Example #1Category Change

INFANTCert Action Screen:

BF Example #1

INFANT:

Change from IBE to IBP

7/10/2020

Package Changes 15

BF Example #1

Today’s Date will display the New Category Selected: IBP

BF Example #1

Infant Record

Medical/BF Statistics Screen:

Update Breastfeeding Statistics

7/10/2020

Package Changes 16

Food Prescription Screen:

Food Package Screen:

1. IBE Package sent to History as a result of category change

2. Select new IBP Food Package

BF Example #1

Mom wants more than 1 can per month

CHANGE FROM 1 TO 4 CANS per month

Select food package row & CUSTOMIZE

BF Example #1

7/10/2020

Package Changes 17

Customize IBP:

CHANGE FROM 1 to 4 CANS PER MONTH

BF Example #1

BUT, Mom wants the Cash Value Benefits (CVB)of Fruits and Vegetables when baby is 9 mos.

End 6‐11 MOS Food Package 

BF Example #1

7/10/2020

Package Changes 18

1. Select “Packages” Jelly Been.

2. SelectIBP Gentlease(6‐8 mos)

{16 jars & $4 F&V}

BF Example #1

CVB FOOD Package for 9‐11 MOS should auto‐populate.

Go to Issue Benefits Screen & Issue Benefits. 

BF Example #1

7/10/2020

Package Changes 19

BF Example #2:

What NOT to do:

Formula was issued without voiding the BE package !

Formula MUST NOTbe issued when mom has BE Pkg.

What if IBPneeds more formula than the MI‐WIC system can provide?

MI‐WIC can issue more formula for clients without changingBP & IBP Categories.

7/10/2020

7/10/2020

Package Changes 20

Mom & Baby must be linked:

Infant Client Information Screen

7/10/2020

BF Example #3Baby 1‐6 mos

Next Steps

1. Make sure both mom and baby have BP & IBP status.

2. Baby must be > 1 month old.

3. Void Benefits: both Mom and Baby’s current & future benefits.

4. Change Mom’s food package FIRST!

7/10/2020

*** NO Category Change!

7/10/2020

Package Changes 21

Food Package Screen (BP)BF Example #3Baby 1‐6 mos

BP MOM Food Package Screen:

1. Select “Show NPP Packages”

2. AssignNPP food package

7/10/2020

BP Food Prescription Screen

BF Example #3Baby 1‐6 mos

Baby (1‐6 Months)

If BABY is less than 6 months old,

Mom will receive NPP Food Package Benefits & still be counted as BP (breastfeeding mom).

Baby will receive IFF Package.

7/10/2020

Package Changes 22

BF Example #4Baby 6‐11 mos

Baby (6‐11 Months)

If baby is more than 6 months old,

Mom will not receive food benefits, but 

NPP Food Package MUST still be selected

& Benefits issued in order for mom to be 

counted as BP (breastfeeding mom).

BF Example #4Baby 6‐11 mosSelect:

“IBE/IBP/NPP(NO FOOD BENEFITS)”

7/10/2020 “Ghost” Pkg

7/10/2020

Package Changes 23

BF Example #4Baby 6‐11 mos IBP

MOM WILL NO LONGER RECEIVE FOOD

For Mom’s food package select: 

“NO Food Benefits/IBE/IBP/NPP”& issue benefits for mom.

Again, Why? Food Package & benefits MUST be issued in order for mom to be COUNTED AS BP.

7/10/2020

BF Example #4Baby 6‐11 mos

MI‐WIC Process

Mom’s NPP Package allows IFF Food packages to become activein IBP Record

Select IFF FOOD Package for infant (IBP)

Infant now receives more formula

(IFF Food Package) 

& will be counted as IBP

(breastfeeding infant)

7/10/2020

Package Changes 24

BF Example #4Baby 6‐11 mos

Food Package Screen

Assign“IFF Package” 

7/10/2020IBP Food Prescription Screen

BF Example #5 Mom stops

BreastfeedingAfter 6 Months

Terminate Mom First

7/10/2020

Package Changes 25

Ending BF after 6 Months:

Void Benefits 

Mom’s Cert Action Screen: Record term reason

System will calculate termination date.

MUST Print TERMINATION Notice for mom & Right to Fair Hearing

7/10/2020 BF Example #5

BF Example #5

BF Example #5

Cert Action Screen: 

Ending Breastfeeding:“No Longer Eligible” 

7/10/2020

7/10/2020

Package Changes 26

BF Example #5Mom Stops 

breastfeedingcont…

Instructions for Infant

Ending IBP Infant:

Void Benefits 

Infant Category change IBE/IBP to IFF

Update BF statistics in infant record

Select new IFF food package

Issue Benefits

7/10/2020

CUSTOMIZING CHILD 

FOOD PACKAGE

7/10/2020

Package Changes 27

Customize for Pediasure:

1. Click on Food Package

2. Click on Customizejelly bean.

7/10/2020 Customizing: Child with formula

Select 

FormularySearch

7/10/2020 Customize Pop‐Up

7/10/2020

Package Changes 28

Formulary Search Pop‐Up

1. Type: “Ped”(for Pediasure)

2. Click “Search”

1. Select Pediasure

2. Ok Jelly Bean

7/10/2020

Package Changes 29

Adjust food items to reflect allowed or restricted food items.

Click ASSIGN

7/10/2020

Package Changes 30

Click on  Food Package Row

Select Approved

Fill EXPIRATION DATEsame date for all rows

7/10/2020

What if it is October& we need to issue 

Benefits for September?

7/10/2020

Package Changes 31

Issue Benefit Screen:

1. Go to Issue Month

2. Drop Down: select September.

3. Hit Go

4. Issue Benefits

Food Package Changes

1

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