1

SIATE-OFFICEPANDUAN

DirektoratTeknologidanSistemInformasiUNIVERSITASPADJADJARAN

PermintaanNomor,Registrasi,danDisposisiSurat

1

PanduanE-OfficeBukabrowserFirefox/Chrome/Safari,lalulogindihttps://siat.unpad.ac.id/eoffice

TampilanlogineOfficeSIAT

Setelahlogin,pilihMenuyangdiinginkandiMenuPersuratan>Ekspedisi

A. PermintaanNomorSuratMenuinidigunakanuntukmelakukanpermintaannomorsuratkeluarolehmasing-masingunitkerja.1. PilihUnitKerjayangbersangkutan,lalutekantombol“TambahNoSurat”

2

2. MasukanTglSuratditandatanganibesertaPerihalSurat.Setelahitutekantombol“BuatNomorSuratBaru”.

3. SetelahPerihalsuratdibuat,akanmunculdaftarsuratbarudibawahnyabesertaNomorSuratnya.

4. NomorsuratakandiverifikasiolehoperatorTU.

3

B. PermintaanNomorSuratMundurMenuinidigunakanuntukmelakukanpermintaannomorsuratmundurditanggal-tanggaltertentu.1. KetikperihalsuratyangdicarilewatkolomPerihalkemudiankliktombol

“Tampilkan”,ataubisajugakliktombol“Tampilkan”untuklangsungmenampilkansemuasuratkeluar.Listsuratakanmunculdikolombawah.

Suratyangbelumdiverifikasiakanberwarnamerah,sedangkansuratyangsudahdiverifikasiberwarnasebaliknya.

Tekantombol untukmengeditsurat,atautekantombol untukmenghapus/deletesurat.

C. RegistrasiSuratMasuk

1. Tekantombol“RegistrasiSuratMasuk”

4

2. IsiformdatayangdibutuhkanuntukRegistrasiSuratMasukdanuploadhasilscandokumen/surat.

ContohpengisianRegistrasiSuratMasuk:

5

Uploadfilehasilscandokumen/surat:

D. RegistrasiSuratKeluar

6

E. KotakSuratMasukMenampilkansemuasuratmasukyangditujukankepadayangbersangkutan.1. TampilanKotakMasuk/InboxberdasarkanDataUserLogin

7

DisposisiSurat

1. Penerimasuratakanmenerimaemailyangberisisebagaiberikut:

2. Padaisiemailtersebut,kliklinkStaffs–OfficeSelanjutnyaakanterbukajendelabrowserbaruyangakanmengarahketampilanberikut:

a. StatusProgressmenunjukantindakanyangdapatkitalakukan.b. TombolProsesakanmengeksekusiperintahdaristatusmenuProgressyangkita

pilih.

a.b.

8

3. DiatasadamenuFileSuratuntukmelihatsuratyangdikirimkan/dilampirkankealamatemail

4. MenustatusProgressyangdapatkitapilih.

5. Sebagaicontoh,kitamemilihDisposisi.Tampilannyaakansebagaiberikut.

9

6. SelanjutnyapilihJenisDisposisiyangdibutuhkan.

7. BerikutnyamengisiKeteranganDisposisi(optional),danmemilihKelompokPencarianuntuktujuandisposisi.

10

8. Sebagaicontoh,jikamemilihSOTK.KemudianakanmunculpilihanUnitKerja/Bagian/SubBagiantujuandalamUniversitasPadjadjaran.

9. ContohdipilihDirektoratTeknologidanSistemInformasi.LalupilihJabatan/Bagian

yangdituju.

11

10. SetelahmemilihJabatan/Bagianyangdituju,kliktombolTambahPenerima.

11. Berikutnyaakanmunculnama-namadarijabatanpenerimayangakanmenjaditujuan.

a. Jikakitahanyaakanmemilihsalahsatunama,makabisakliktombolHapus

untukpenerimayangtidakharusmenerimasurat.Jikaakanmengirimkansuratkepadasemuanya,makabagianinibisadibiarkansaja.

b. Apabilanama-namadansemuanyatelahsesuai,silahkankliktombolProses.

a.

b.

12

12. Apabilaberhasilmakaakanmuncultampilanpesansepertiini: