PANDUAN SINGKATPELATIHAN MS WINDOWS XP DAN PROGRAM APLIKASI MS OFFICE

Disusun sebagai panduan pelatihan Microsoft Windows XP dan Program Aplikasi Ms Office untuk Mahasiswa/Mahasiswi Universitas Terbuka di SMK Negeri 1 Seyegan Tanggal 9 16 November 2011

Cakupan Materi : Pengenalan Ms Windows XP Ms Office Word 2007 Ms Office Excel 2007 Ms Office PowerPoint 2007

Disusun oleh : Wahyudhi Hatmoko, S.Pd.T NIP. 19770822 200501 1 008

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 SEYEGANJl. Kebonagung km. 8,5, Jamblangan, Margomulyo, Seyegan, Sleman Tahun 2011 / 2012

2

SISTEM OPERASI WINDOWS XP1. MEMULAI DAN MENGAKHIRI WINDOWS XP a. Memulai Windows XP Pengaktifan perangkat komputer bisa dimulai dengan menyalakan stavolt (perangkat penyetabil tegangan untuk komputer), kemudian menekan tombol power pada kotak CPU komputer dan diikuti tombol power pada monitor. Tunggulah beberapa saat, hingga sistem operasi Windows XP siap digunakan. Anda bisa memulai memasuki Windows XP dengan memilih salah satu user account yang tersedia, sehingga pada layar komputer dimunculkan tampilan desktop pada windows XP.Windows XP siap digunakan

Pilih user account yang tersedia, isikan kata sandi yang sesuai jika diperlukan.

b. Mengakhiri Windows XP Untuk mengakhiri sistem operasi Windows XP, arahkan pointer mouse dan klik pada tombol start kemudian klik Turn Off Computer, sehingga muncul tampilan menu seperti berikut. Silahkan klik Turn Off untuk mengakhiri sistem operasi Windows dan mematikan komputer.Klik untuk mengakhiri Windows XP

2. DASAR-DASAR WINDOWS XP

Desktop dengan wallpaper

Shortcut Icons

Start Button

Taskbar

Tray Icons

3 Tampilan halaman utama Windows XP disebut dengan istilah desktop. Desktop Windows XP secara umum terlihat pada gambar di atas. Setiap tampilan memiliki arti dan fungsi masing-masing. Shortcut Icons : gambar-gambar tanda yang berfungsi sebagai tombol singkat (pengganti menu) untuk membuka program aplikasi dalam Windows. Start Button : tombol untuk membuka menu start, sebagai menu utama dari Windows XP untuk membuka aplikasi tertentu. Taskbar : palang mendatar (bar) dalam tampilan Windows sebagai tanda (tempat) program-program aplikasi yang sedang aktif/dibuka. Tray Icons : gambar-gambar tanda yang menunjukkan layanan-layanan khusus dalam sistem Windows XP yang sedang berjalan. Wallpaper : tampilan gambar latar belakang pada desktop.

3. PENGELOLAAN DATA DI WINDOWS XP a. File dan File Folder File adalah istilah Windows untuk menyebut segala sesuatu yang tersimpan di dalam komputer. File bisa juga disebut sebagai data yang ada pada perangkat komputer kita. File dapat berupa tulisan maupun gambar. File Folder (atau cukup dikenal dengan Folder) adalah tempat-tempat, dimana file-file disimpan dalam media simpan komputer. b. Membuka dan menutup Windows Explorer Anda dapat membuka aplikasi Windows Explorer dengan mengikuti salah satu dari langkah-langkah berikut : - Klik tombol Start > All Programs > Accessories > Windows Explorer, atau - Klik kanan tombol Start > Explore

2. Klik Accessories

ATAU

3. Klik Windows Explorer

2. Klik Explorer

1. Klik tombol Start

1. Klik kanan tombol Start

4 Sehingga tampilan yang akan muncul adalah seperti berikut :

Klik untuk menutup aplikasi Drive (bagian ruang-ruang media simpan)

File Folder File

Untuk mengakhiri program aplikasi Windows Explorer anda dapat memilih menu File > Close atau cukup klik tombol pada pojok kanan atas tampilan program. c. Membuat folder untuk persiapan menyimpan file Untuk membuat folder baru, ikuti petunjuk / langkah pada gambar berikut :

1. Klik Drive target 4. Klik Folder

2. Klik kanan pada halaman kosong

3. Klik New

Gantilah tulisan New Folder dengan nama folder yang anda inginkan, kemudian tekan tombol enter pada keyboard.

Folder anda telah siap digunakan untuk menempatkan file.

5

MICROSOFT OFFICE WORD 20071. MEMULAI DAN MENGAKHIRI PROGRAM APLIKASI MS OFFICE WORD 2007 a. Memulai Ms Office Word 2007 Untuk membuka dan mulai menggunakan program aplikasi Ms Office Word 2007, ikuti salah satu dari langkah berikut ini :

2. Klik Microsoft Office

ATAU

Double Click (Klik ganda) pada shortcut icon Microsoft Office Word 2007

3. Klik Microsoft Office Word 2007

1. Klik tombol Start

Sehingga akan tampil halaman program aplikasi Ms Office Word 2007 seperti berikut ini :

Office Button Panel Menu

Work Space (Paper)

b. Menutup Aplikasi Ms Office Word 2007 Untuk mengakhiri program aplikasi Ms Office Word 2007 anda dapat memilih Office button > Exit Word atau cukup klik tombol pada pojok kanan atas tampilan program.

6 2. OPERASI DASAR MS OFFICE WORD 2007 a. Membuat Dokumen Baru Saat pertama kali anda masuk ke program aplikasi Microsoft Word 2007, anda akan dihadapkan dengan lembar kerja yang kosong. Anda dapat membuat lagi lembar kerja yang baru dengan langkah-langkah klik Office Button > New > Blank document kemudian klik tombol Create.1

2

3

4

b. Menyimpan Dokumen Dokumen yang anda kerjakan sebaiknya di simpan setiap saat untuk keamanan data. Langkah-langkahnya adalah klik Office Button > Save kemudian pilih folder tempat anda mau menyimpan data, ketikkan nama file anda, Klik tombol Save.1

2

3. Klik ganda pada folder

4. Ketikkan nama file 5

7 c. Membuka Dokumen Untuk membuka dokumen yang telah anda simpan sebelumnya, pilihlah Office Button > Open kemudian pilih di folder mana anda menempatkan file anda, pilih nama file yang sesuai, klik tombol Open.1

2

3 4

d. Menutup Dokumen1

Untuk menutup dokumen yang sedang anda gunakan (sedang aktif), silahkan klik Office Button > Close

2

3. PENGATURAN DOKUMEN a. Pengaturan Kertas dan Jarak Baris pada Dokumen Pengaturan kertas dan jarak baris pada dokumen diatur pada menu Page Layout, perhatikan gambar di bawah ini.

Pengatur an Batas Pengetika n Pengaturan Ukuran kertas

Menu Page Setup

Menu Paragraph

8 Untuk mendapatkan pengaturan kertas dan batas pengetikan secara detail, silahkan anda klik menu Page Setup. Sementara untuk pengaturan paragraph anda bisa meng-klik menu Paragraph. a.1. Menu Page Setup Menu Page Setup digunakan untuk mengatur ukuran, orientasi kertas, dan batas-batas pengetikan pada kertas.

Batas-batas pengetikan

Jenis kertas dan ukurannya.

Orientasi kertas : Portrait : Kertas tegak vertikal Lanscape : Kertas

a.2. Menu Paragraph Salah satu kegunaan menu ini adalah untuk mengatur jarak spasi antar baris pada beberapa paragraf. Anda bisa memilih jenis spasi pada bagian Line Spacing di menu Paragraph. Secara standar spasi yang kita gunakan adalah : Single = 1 spasi 1.5 Lines = 1.5 spasi Double = 2 spasi

Pilih jarak spasi yang dikehendaki

b. Pengaturan Bentuk dan Gaya Penulisan Huruf pada dokumen Pengaturan bentuk dan gaya penulisan huruf pada dokumen, diatur menggunakan toolbar pada menu home. Langkah pertama sebelum menggunakan toolbar, anda harus mengeblok dulu teks yang hendak diatur perubahannya.Jenis dan ukuran huruf

Gaya huruf : Tebal (Bold), Miring (Italic), Bergarisbawah (Underlined)

Perataan paragraf : Rata kiri (left), tengah (center), kanan (right), atau rata kiri kanan (justify)

9 c. Penyisipan Komponen Tambahan pada Dokumen Untuk menyisipkan obyek-obyek tertentu, anda bisa memanfaatkan menu Inset

c.1. Menyisipkan Gambar Untuk menyisipkan gambar pilih menu Insert > Picture. Pada tampilan insert picture pilihlah folder tempat gambar berada dan nama file gambar yang anda inginkan, kemudian klik Insert.

1 2 3 4

c.2. Menyisipkan Clip Art Untuk menyisipkan Clip Art pilih menu Insert > Clip Art. Sehingga di sisi kanan tampilan program, muncul panel Clip Art.

1 2 5

4

3

Pada panel Clip Art, manfaatkan pencarian (search) untuk mencari data clip art yang ada di komputer. Klik tombol Go, untuk mulai mencari dan menampilkan clip art di panel. Klik pada gambar yang anda inginkan, kemudian klik Insert untuk menyisipkan gambar pada dokumen anda. c.4. Menyisipkan Word Art2

3 1

4

5

10 Word Art adalah fasilitas Ms Office Word 2007 untuk menghasilkan tulisantulisan berhias dengan cara instan. Untuk membuat word art, klik menu Insert > Word Art. Kemudian pilihlah Word Art style, sehingga muncul tampilan untuk menuliskan teks yang ingin anda buat. Gantilah tulisan Your Text Here menjadi tulisan yang anda inginkan, atur jenis dan ukuran huruf jika perlu, kemudian klik OK untuk menciptakan sebuah word art di dokumen anda. c.3. Menyisipkan Obyek Bebas Ms Word 2007 juga menyediakan fasilitas untuk menyisipkan obyek-obyek bangun tertentu pada dokumen. Anda bisa menempatkan obyek pada dokumen dengan memilih menu Insert > Shapes. Pilihlah atau klik jenis obyek yang sesuai, kemudian silahkan klik pada lembar kerja.2

1

4 3

c.4. Menyisipkan Tabel Untuk menyisipkan tabel, klik menu Insert > Table, kemudian pilih jumlah kolom dan baris yang anda inginkan. Pada lembar kerja kita akan muncul otomatis draft tabel yang siap diisikan data.

2 1 3

Tabel siap diisi data

4. MENCETAK DOKUMEN Untuk mencetak dokumen, ikuti langkah-langkah berikut ini :1. Klik Office Button

2. Klik Print 3. Klik Print

4. Pilih jenis printer

5. Tentukan halaman yang akan dicetak

6. Tentukan jumlah pencetakan 7. Klik untuk mulai mencetak

11

--- Microsoft Office Word 2007 ---

12

MICROSOFT OFFICE EXCEL 20071. MEMULAI DAN MENGAKHIRI PROGRAM APLIKASI MS OFFICE EXCEL 2007 a. Memulai Program Aplikasi Ms Office Excel 2007 Untuk membuka dan mulai menggunakan program aplikasi Ms Office Word 2007, ikuti salah satu dari langkah berikut ini :

2. Klik Microsoft Office

ATAU

Double Click (Klik ganda) pada shortcut icon Microsoft Office Excel 2007

3. Klik Microsoft Office Excel 2007

1. Klik tombol Start

Sehingga akan tampil halaman program aplikasi Ms Office Word 2007 seperti berikut ini :Office Button

Panel Menu Kolom Baris

Lembar Kerja (WorkSheet)

b. Memulai Program Aplikasi Ms Office Excel 2007 Untuk mengakhiri program aplikasi Ms Office Excel 2007 anda dapat memilih Office button > Exit Excel atau cukup klik tombol pada pojok kanan atas tampilan program.

13 2. OPERASI DASAR MS OFFICE EXCEL 2007 a. Membuat Buku Kerja (Workbook) Baru Untuk membuat lembar sebar baru, pilihlah Office Button > New. Pada menu New Workbook pastikan klik Blank New Workbook kemudian klik tombol Create.1

2

3

4

b. Menyimpan Lembar Sebar Untuk menyimpan lembar sebar, pilihlah Office Button > Save. Tentukan di folder mana file anda akan disimpan, berikan nama file yang sesuai kemudian klik tombol Save.1

3 2 4 5

c. Membuka Lembar Sebar Untuk membuka file lembar sebar anda, pilihlah Office Button > Open. Tentukan di folder mana file anda tersimpan, pilih nama file yang akan dibuka kemudian klik tombol Open.1

2

3 2

d. Menutup Lembar Sebar

14 Untuk menutup lembar sebar yang sedang anda gunakan (sedang aktif), silahkan klik Office Button > Close1

2

e. Mengatur Sheet Dalam sebuah buku kerja, bisa terdapat beberapa lembar sebar (sheet). Pengaturan sheet dapat dilakukan dengan cara klik kanan pada panel Sheet, kemudian pilih beberapa opsi dalam menu yang muncul. Insert : digunakan untuk menambah lembar sebar dalam buku kerja yang sedang aktif. Delete : digunakan untuk menghapus lembar sebar yang sedang aktif. Rename : digunakan untuk mengganti nama lembar sebar yang sedang aktif. Move or Copy : digunakan untuk memindah dan menyalin lembar sebar yang sedang aktif. 3. BEKERJA DENGAN LEMBAR SEBAR a. Alamat cell Alamat cell adalah perpaduan alamat kolom dan Alamat Cell nomor baris yang sedang aktif. Seperti contoh pada gambar di samping, alamat cell yang sedang aktif adalah B7.Alamat kolom

Cell aktif Nomor Baris Blok data anda Klik Kanan

1

b. Membuat Tabel Sederhana Membuat tabel pada lembar sebar pada dasarnya hanyalah Klik menuliskan teks-teks tertentu Border 2 pada suatu cell, kemudian memberikan garis-garis tepi (border) pada cell yang tersebut. Blok data yang telah kita tuliskan di sheet, klik kanan > Format Cells... Kemudian pilih Border untuk Pilih bentuk garis dan memberikan garis-garis letak garis pada cell sehingga yang membentuk tabel.

Klik Format Cells...

Klik OK

15 c. Perhitungan Sederhana Berikut adalah contoh pemanfaatan Ms Office Excel 2007 untuk menghitung data secara sederhana : 1Siapkan tabel dengan data yang akan dihitung hasilnya. Klik / aktifkan cell tempat hasil perhitungan

2

Pilih menu Home > Editing > AutoSum Klik Sum

31. Blok data nilai yang ingin dihitung

4Tekan tombol Enter di keyboard untuk memastikan hasil perhitungan muncul

4. MENCETAK LEMBAR SEBAR Untuk mencetak hasil kerja di Ms Office Excel 2007, ikuti langkah-langkah berikut ini : 1Blok data yang ingin dicetak Hasil set print area tampak seperti gambar berikut.

2

Pilih menu Page Layout > Print Area > Set

3

1

Pilih jenis printer 3

2

Klik OK

--- Microsoft Office Excel 2007 ---

16

MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 20071. MEMULAI DAN MENGAKHIRI PROGRAM APLIKASI MS OFFICE POWERPOINT 2007 a. Memulai Program Aplikasi Ms Office PowerPoint 2007 Untuk membuka Aplikasi Ms Office PowerPoint 2007 dapat menggunakan Start menu atau Shortcut dari desktop.

2. Klik Microsoft Office

ATAUDouble Click (Klik ganda) pada shortcut icon Microsoft Office PowerPoint 2007 3. Klik Microsoft Office PowerPoint 2007

1. Klik tombol Start

Sehingga tampilan halaman utama Ms Office PowerPoint 2007 akan muncul

Panel Toolbar Slide Panel Slide

b. Mengakhiri Program Aplikasi Ms Office PowerPoint 2007 Untuk mengakhiri program aplikasi Ms Office PowerPoint 2007 anda dapat memilih Office button > Exit Excel atau cukup klik tombol pada pojok kanan atas tampilan program.

17 2. OPERASI DASAR MS POWERPOINT a. Menambahkan Slide Baru Untuk menambahkan slide presentasi baru, anda bisa meilih menu Home > New 2 Slide. Kemudian pilihlah tema yang sesuai untuk slide baru anda.1 3

Cara yang lain adalah, pada Slide Panel Klik kanan > New Slide

Setelah slide siap, anda bisa mulai menuliskan kalimat-kalimat presentasi pada slide per slide. Yang perlu diingat untuk menyusun slide adalah menentukan bentuk dan ukuran tulisan (obyek) agar nyaman dibaca oleh obyek presentasi. b. Mengatur Desain Agar tampilan presentasi lebih menarik kita harus memperhatikan tatanan desain tampilan yang menarik. Untuk mengatur desain secara cepat kita bisa menggunakan menu Design > Theme1

2

c. Mengatur Animasi c.1. Animasi Slide Secara instan animasi slide dapat diatur dengan menu Animations > Transition. Anda dapat memilih salah satu pilihan animasi yang ada pada panel menu.1 2

18 c.2. Animasi Object Untuk membuat animasi pada suatu object di slide, pilihlah (klik) dulu obyek yang akan dianimasikan, kemudian pilih menu Animation > Animate dan pilih salah satu jenis animasi yang ada.1

2

d. Menampilkan hasil Presentasi Untuk menayangkan hasil presentasi, pilihlah View > Slide Show, atau bisa dengan memilih tombol yang berada di pojok bawah tampilan program aplikasi Ms Office PowerPoint 2007.1 2

3. MENCETAK SLIDE PRESENTASI Untuk mencetak presentasi, pilihlah Office Button > Print > Print. Kemudian ikuti langkah-langkah berikut ini :1

3

Pilih jenis printer

2

Melihat hasil pra cetak Pilih jenis pencetakan

Klik untuk mulai mencetak

--- Microsoft Office PowerPoint 2007 ---