Pengelolaan Arsip Elektronik
Berbasis TeknologiInformasi & KomunikasiTasdik Eko Pramono S.Kom., M.T., CHFI.
Video Tag
Organization
Content machine
Social media apps
Keep tracking
Business Communication
Law
Standards
Regulations
Compliance
Requirement
Public
Services
Online
Cloud Computing
Company
Gov’t Agency
Easy
Online
7d / 24h
Automatic
Access
Manage
Portal
One Place
Technology
System
Process
RM Application
Audit
Digital Signature
Timestamps
Redundant
Backup
Data
Security
Protection
IT & Kearsipan
Arsip
Arsip Berbasi
s TIK
TIK
Tata Kelola
Strategi Kebijakan Implementasi
Sistem Informasi Kearsipan
ArsipElektronik
TeknologiKearsipan
Digitalisasi Arsip
SIKN
SIKS
SIKD
EISComputer Science
Digital Forensics
Archival Science
t1
SISistem Informasi
Sebuah himpunan komponen komponen
yang saling berkaitan yang mengumpulkan, mengeluarkan,
memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusandan pengawasan dalam organisasi
(Kenneth C. Laudon et al, 2007).
KKearsipan
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
UU No.43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan
SIKD
Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi yang
dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis
dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Web based application dan bersifat multi user.
DDinamis
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu
Prasyarat Instrumen untuk Implementasi Aplikasi SIKD
Pedoman Tata Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip
Caraka / PosE-mail
(masuk)
Digitalisasi
PenyimpananArsip Konvensional
UNITKEARSIPAN
SATUAN KERJA
UNIT PENGOLAH
UNIT PENGOLAH
komunikasikedinasanelektronik
Registrasi
Caraka / PosE-mail
(keluar)
Kontrol Operasi
PenyimpananArsip Elektronik
PEMINDAHANARSIP INAKTIF
AplikasiSIKD
Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna
Pengaturan Klasifikasi Arsip
Pengaturan Berkas
Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Registrasi Arsip (Kertas dan Elektronik)
PenggunaanMelihat Metadata, Kopi Digital dan Jejak Arsip
Pemberkasan
Melakukan Disposisi
Melakukan Kirim Arsip
Pencarian Arsip
dsb.
Informasi Penyusutan Arsip
Administrator Sistem (System Administrator)Unit TI Instansi
Administrator Pengguna (User Administrator)
(administrator Pusat)Unit Kearsipan Instansi
Admin Unit (Dept. Admin)(administrator Unit & Satuan Kerja)
Pimpinan Unit KerjaTata Usaha Unit Kerja
Pengguna Biasa (End Users)Pejabat / Staf tanpa hak Administrator
Organisasi
IT
Kearsipan
Administrator Administrator Sistem (System Administrator)
Memelihara Sistem
Mengatur account pengguna baru
Mem-backup data secara rutin
Helpdesk sistem aplikasi
Administrator Pengguna (User Administrator) – Admin Pusat
Pengaturan struktur organisasi dan pengguna
Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip
Pengaturan berkas
Kontrol untuk penggunaan arsip aktif (file tracker)
Meregistrasi arsip untuk pengguna lain
Mengelola penyusutan arsip
Pembuat Laporan
Helpdesk penggunaan aplikasi
Pengguna Admin Unit (Dept. Admin) & Admin Satuan Kerja
Pengaturan Berkas di Unitnya beserta Unit di bawahnya.
Pengguna Umum (End Users)Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna maupun Atasan yang bersangkutan.Meregistrasi arsip yang dibuat sendiriMeregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lainMenggunakan
Melihat Metadata, File Digital dan Jejak Arsip
Pemberkasan
Melakukan Disposisi
Melakukan Kirim Arsip
Pembuatan Versi Arsip
Pencarian Arsip
dsb. Mengirim arsip untuk pengguna lain
Tidak mengandung komponen sistem yang berlisensi;
Dapat digunakan untuk mengelola arsip arsip statisdalam format elektronik maupun non-elektroniktermasuk metadatanya;
Dapat dijalankan pada platform sistem operasi serverberbasis Windows;
Dapat diakses melalui jaringan dengan menggunakanteknologi berbasis web dan dapat dijalankan secaraoptimal menggunakan browser Internet Explorer versi 7.
34
Pengolahan
Penyimpanan Layanan Publik
Preservasi
Resto-rasi
Repro-duksi
Antarmuka back-office Antarmuka front-office
35
Antarmuka Pengelolaan Arsip Statis (backoffice)
Pengolahan
Penyimpanan
Preservasi
Restorasi
Reproduksi
Antarmuka Layanan Publik (frontoffice)
Pendaftaran pengguna
Pencarian informasi arsip statis
Pemesanan arsip
Galeri Arsip
Pameran Virtual
36
PERANGKAT KERAS
Komputer server
Komputer klien
Printer
Scanner
37
Switch hub
Perlengkapan jaringan
UPS (Uninterrupted
Power Supply)
UPS ServerSwitch hub
Scanner
Printer
PC Client(penyimpanan/
preservasi)
PC Client(pengolahan)
PC Client(layanan akses)
Item Spesifikasi
Sistem Operasi MS Windows Server 2003 / 2008
Database My SQL 5.1 (dengan .Net Connector)
Program Pendukung .Net Framework 3.5Acrobat Reader 9.3MS Office 2007
Web Service IIS 6 keatas
Item Spesifikasi
Prosessor Dual Processor Xeon 2.4 GHz cache L2/L3 8MB
Memory RAM 1 GB
Ruang Hard Disk 2 GHz
Resolusi Layar 1024 x 768
Spesifikasi Teknis Perangkat Keras SERVER
Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak SERVER
38
Item Spesifikasi
Sistem Operasi Microsoft Windows XP/Vista/7
Database My SQL 5.1 (dengan .Net Connector)
Program Pendukung .Net Framework 3.5Acrobat Reader 9.3MS Office 2007Internet Explorer 7 atau IE 8
Web Service IIS 6/7
Item Spesifikasi
Prosessor Intel Pentium Dual Core 2.0 GHz/ Core 2 Duo
Memory RAM 1 GHz
Ruang Hard Disk 1GHz MB
Resolusi Layar 1024 x 768
Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak KLIEN
Spesifikasi Teknis Perangkat Keras KLIEN39
Sebelum aplikasi dipergunakan perlu dilakukan pengaturan awal dalam aplikasi SIKS. Beberapa menu yang terdapat di dalam pengaturan awal ini adalah :
Menu untuk pengaturan PenggunaBerfungsi untuk melakukan penambahan dan perubahan pengguna, Kata Sandi secara standar diberikan sesuai dengan nama pengguna, untuk selanjutnya dapat dirubah oleh pengguna itu sendiri.
Menu untuk pengaturan JabatanBerfungsi untuk membuat jabatan baru atau perubahan detail dari jabatan, misalnya: Petugas Depo, Petugas Restorasi, dan lain-lain.
Menu untuk perubahan SandiBerfungsi untuk mengatasi masalah jika terdapat pengguna yang lupa password.
Menu untuk pengisian Identitas LembagaBerfungsi untuk mengisi informasiidentitas lembaga pengelolabaru atau mengubah informasiyang telah ada.
40
Fungsi untuk melakukan pengolahan (pendenskripsian) arsip statis termasuk upload kopi digital arsip (jika tersedia) hingga terbentuk inventaris arsip mengenai khasanah arsip statis tertentu.
41
Membuat Rancangan Inventaris
• Membuat Level deskripsi level fond, sub fond, seri, sub seri, berkas, item hingga input kopi digital.
• Menyusun deskripsi arsip statis untuk tiap tingkat deskripsi
Melihat Daftar Rancangan Inventaris
Mengedit Rancangan Inventaris
Menetapkan Rancangan Inventaris menjadi Inventaris
42
ITEM
SERI
SUB-SERISUB-SERI
SERI SERI
SUB-FOND
FOND
ITEM
BERKASBERKAS BERKAS BERKAS
Struktur Penataan Arsip berdasarkan ISAD (G)
43
Elemen Data Arsip Statis berdasarkan ISAD(G)
Bagian Identitas Kode Penataan Arsip Kode Referensi Judul Tanggal Pembuatan Tingkat Penataan Jumlah Fisik
Bagian Konteks Pencipta Konteks Administrasi Riwayat Kearsipan Riwayat Akuisisi
44
Elemen Data Arsip Statis
Bagian Isi dan Struktur Isi Informasi Jadwal Retensi Arsip Penambahan Arsip Sistem Penataan Arsip
Bagian Pengaturan Akses dan Penggunaan Pengaturan Akses Pengaturan Reproduksi Bahasa dan Tulisan Karakteristik Fisik dan Ketentuan Teknis Sarana Temu Balik
45
Elemen Data Arsip Statis
Bagian Bahan-bahan yang Terkait Keberadaan Arsip Asli Keberadaan Kopi Arsip Keberadaan Arsip Terkait Publikasi Terkait
Keterangan Keterangan
Kontrol Deskripsi Pelaksanaan Deskripsi Aturan Deskripsi Tanggal Pendeskripsian
46
Berfungsi untuk menyimpan informasi yang berkaitan dengan penyimpanan fisikarsip statis di ruang penyimpanan (depo).
Terdiri dari menu:
Pengaturan Penyimpanan
Menu untuk mengatur informasi mengenai tempat penyimpanan fisikarsip, terdiri dari: Satuan Penyimpanan, Profil Ruangan, Kantor Arsip, TipeRuangan Penyimpanan, Ruangan Penyimpanan.
Penempatan Arsip
Menu untuk mengatur penyimpanan fisik arsip statis mulai lokasi gedunghingga kontainer arsip.
Pencarian Lokasi Arsip
Menu untuk melakukan pencarian lokasi penyimpanan arsip
Status Penggunaan
Berfungsi untuk melakukan pencarian berkaitan dengan status arsip(dalam perawatan, hilang, dipinjam)
47
Menu untuk melihat status penggunaanMenu untuk melihat status penggunaan
Menu untuk pengaturan informasi penyimpananMenu untuk pengaturan informasi penyimpanan
Menu untuk penempatan arsip secara virtual di tempat penyimpananMenu untuk penempatan arsip secara virtual di tempat penyimpanan
Menu untuk melakukan pencarian lokasi simpan arsip Menu untuk melakukan pencarian lokasi simpan arsip
48
Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk:
Melakukan Pemeriksaan Fisik merencanakan pemeriksaan fisik melakukan penilaian fisik menampilkan data hasil pemeriksaan fisik arsip
Mengajukan Permohonan Restorasi menyiapkan data permohonan restorasi arsip hasil pemeriksaan fisik menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direstorasi
Mengajukan Permohonan Reproduksi menyiapkan data permohonan reproduksi arsip hasil pemeriksaan fisik
menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direproduksi
49
Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direstorasi
menetapkan persetujuan arsip untuk direstorasi
merencanakan urutan arsip yang akan direstorasi
merekomendasi arsip yang tidak perlu direstorasi
merekomendasikan arsip untuk perlu direproduksi
Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direproduksi
menetapkan persetujuan arsip untuk direproduksi
merencanakan urutan arsip yang akan direproduksi
50
Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk:
Memberikan Layanan Publik
melihat galeri arsip
melihat pameran virtual
mencari informasi statis yang disimpan di lembaga kearsipan yang bersangkutan
memesan arsip untuk dipinjam (dibaca)
Memproses Pemesanan Arsip oleh Pengguna
menindaklanjuti proses pemesanan arsip oleh pengguna
membantu pemesanan arsip secara manual
meregistrasi pengguna terdaftar
memproses pemesanan arsip ke bagian penyimpanan arsip statis
51
PetugasTransit
Penyimpanan
PetugasDepo
PetugasRuangBaca
Penggunadi Ruang Baca
PetugasDepo
Pencarian/Pemesanan
manual
ArsiparisPengolahan
Arsip
1
2
3
4
5
6
Petugas preservasi(Restorasi/Reproduksi)
52