PENGERTIAN DOKUMEN & DOKUMENTASI

Disusun oleh : Arief Herdiansah14 Agustus 2014

*disusun dari beberapa sumber/UU kearsipan

• Pengertian Dokumen 1• Pengertian Dokumentasi2• Perbedaan Dokumen &

Dokumentasi3• Jenis-jenis Dokumen4

• Ruang Lingkup Dokumen5• Kegunaan, Peranan & Kegiatan

Dokumentasi6

Materi Presentasi

2014

Pengertian Dokumen

Pengertian Dokumen

Dokumen Dokumentasi

Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain :1. Kamus Umum Bahasa Indonesia, menyebutkan :

menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

2. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut :• Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak• Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk

dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

Pengertian DokumenDokumen Dokumentasi

3. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut :• Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.• Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

4. Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian dengan dokumen.naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan

Pengertian Dokumen

Berdasarkan UU No.8 tahun 1997 (tentang dokumen perusahaan)

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuatdan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar .

Berdasarkan UU No.8 tahun 1997 (tentang dokumen perusahaan)

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuatdan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar .

Dokumen Dokumentasi

Berdasarkan UU No.43 tahun 2009 (tentang dokumen perusahaan)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyara-katan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berdasarkan UU No.43 tahun 2009 (tentang dokumen perusahaan)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyara-katan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sesuatu dkatakan Dokumen

Rekaman kegiatan Arsipdikatakan jika mengalami proses :

dibuat

dikirim

diterima

dan yang menimbulkanefek dari tujuan arsip

itu dibuat

CONTOH-CONTOH DOKUMEN

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.

2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos.

3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.

4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan.

5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain.

2014

Pengertian Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi

Pngertaian dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain :1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.

2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.

3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957)

Pengertian Dokumentasi

4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), Dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

Pengertian Dokumentasi

Beberapa pemgertian tentang Dokumentasi dari sumber lainnya

Dokumentasi adalah :• Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. • Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang

pengetahuan. kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan se-bagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.

• Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau laporan dalam perusahaan.

• penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. • Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berarti

pencarian , penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pema-kaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan refe-rensi yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Persusahaan.

Beberapa pemgertian tentang Dokumentasi dari sumber lainnya

Dokumentasi adalah :• Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. • Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang

pengetahuan. kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan se-bagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.

• Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau laporan dalam perusahaan.

• penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. • Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berarti

pencarian , penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pema-kaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan refe-rensi yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Persusahaan.

2014

Perbedaan Dokumen & Dokumentasi

Perbedaan

Dokumen Dokumentasi

1. Di fokuskan pada benda/informasinya 1. Di fokuskan pada kegiatannya

2. Tidak merupakan unit kerja 2. Merupakan unit kerja

3. Bersifat pasif 3. Bersifat aktif

4. Digunakan sebagai alat bukti 4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru

5. Menunjang penelitian 5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

2014

Jenis-jenis Dokumen

Jenis-jenis Dokumen1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

a. Dokumen pribadi Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.

Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.b. Dokumen niaga

Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.

c. Dokumen pemerintah Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.

2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknyaa. Dokumen literer (di bidang perpustakaan)

Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.

b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman) Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno.c. Dokumen privat (di bidang kearsipan)

Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan

Jenis-jenis Dokumen3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya

a. Dokumen dinamis Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis : • Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor • Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun • Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b. statis Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

4. Dokumen Menurut Sifatnyaa. Dokumen Tekstual

Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.

b. Dokumen Nontekstual Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks. misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.

Jenis-jenis Dokumen5. Dokumen Menurut Jenisnya

a. Dokumen Fisik Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.

b. Dokumen Intelektual Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

6. Dokumen Menurut Dokumentasia. Dokumen Primer

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.

b. Dokumen Sekunder Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c. Dokumen Tersier Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.

2014

Ruang Lingkup Dokumen

Ruang Lingkup Dokumen

Ruang Lingkup Dokumen meliputi :1) Dokumen literal

Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain a. Buku-buku e. majalah b. Laporan f. koran c. Disertasi g. brosur d. Tesis h. leaflet

2) Dokumen kolporal Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat

3) Dokumen privat Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

2014

Kegunaan, Peranan & Kegiatan Dokumentasi

Kegunaan Dokumentasi

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang

memerlukan.b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu

keterangan dokumen.c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi

dokumen.d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para

ilmuwan.f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan

bangsa dan Negarag. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi

yang termuat dalam dokumen.

Peranan Dokumentasi

Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau

seminar ilmiah

d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen

e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog

perkembangan ilmu pengetahuan

Kegiatan Dokumentasi

Kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut :

1) Mencari dan mengumpulkan dokumen

2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi

4) Memproduksi dokumen

5) Menyortir

6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen

7) Menyimpan dan memelihara dokumen

TANYA JAWAB