PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT ... · PDF fileorasi bisnis edisi...

Orasi Bisnis Edisi ke-2

PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS 56

PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR

DALAM SURAT MENYURAT BISNIS

Lindawati

MPK - Politeknik Negeri Sriwijaya

Abstract

Correspondence is one of the language activities done in written communication. In this

activity, there are three components involved; a writer, body, and a reader. The writer

can achieve his target effectively in case the langauge used can express the body of the letter which is similar with the letter characteristics, a letter position, and a reder of the

letter. To make a letter effective and good, the writer should know kinds of letter. The

other thing a writer should know is understanding the writing guides using correct Indonesian language. In the business letter, a writer should know parts of a letter;

heading, date, number, enclosure, subject, inside address, salutation, body,

complimentary closing, signature, typed name, position, copy, and typist initial. Block style, intended style, and semi block style are commonly used in business correspondence.

Knowledge of correspondence can increase one’s competency needed by private

companies, business and industrilization sectors.

Key words : form letter, business letter, writings, enhanced spelling

PENDAHULUAN

Latar belakang Surat menyurat merupakan salah satu

kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam

komunikasi tertulis. Dalam kegiatan ini terlibat tiga komponen yakni: penulis, isi, dan pembaca

surat. Penulis surat dapat mencapai sasarannya

secara efektif bila bahasa yang dipergunakannya dapat mengungkapkan isi

surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan

penulis, dan pembaca surat. Bahasa sebagai alat

komunikasi dalam surat memegang peranan penting, disamping bentuk-bentuk nonbahasa.

”Dengan surat orang dapat memberitahukan,

menanyakan, menyatakan, meminta, melaporkan, atau menyampaikan buah pikiran

lainnya kepada orang lain” (Arifin, 1980). Surat pada hakikatnya adalah sebuah

komposisi atau karangan. Oleh karena itu, semua ketentuan mengenai komposisi berlaku juga dalam surat. Surat sebagai salah satu bentuk komposisi khusus tentu terikat oleh

kaidah-kaidah khusus mengenai surat-menyurat, supaya surat itu memenuhi syarat

penyusunan surat yang baik dan benar serta dapat mencapai sasarannya secara tepat-guna

dan berhasil-guna. “Salah satu kegiatan berbahasa di kalangan masyarakat adalah kegiatan surat-menyurat, yaitu dengan cara menggunakan bahasa untuk berkomunikasi

secara tertulis guna menyampaikan informasi atau pernyataan. Tim penulis beranggapan

bahwa kegiatan surat-menyurat pun perlu disesuaikan dengan tingkat perkembangan kebahasaan dewasa ini. Dengan kata lain, perkembangan kosa kata, tata bahasa, dan laras



bahasa perlu diterapkan ke dalam bahasa surat, khususnya surat-surat bisnis/niaga, surat

resmi dan surat dinas.” (Sudarsa, dkk., 1991). Dalam praktek berkomunikasi dengan

menggunakan surat, ternyata masih banyak instansi, organisasi, perusahaan

(swasta/BUMN) yang bergerak dalam dunia bisnis atau niaga, perdagangan eksport-import, yang kurang memperhatikan pentingnya penulisan (khususnya dalam

pemakaian huruf-huruf kapital atau huruf kecil, Ejaan Yang Disempurnakan/EYD, tanda

baca, dll) yang benar dalam surat-menyurat. “Berdasarkan kenyataan di lapangan atau kenyataan riil sehari-hari, kegiatan surat-menyurat hingga saat ini masih memperlihatkan

banyak kelemahan-kelemahan yang berkaitan dengan masalah bentuk surat dan

penggunaan bahasa. Masalah yang sering timbul dalam penulisan surat saat ini adalah

pemakaian huruf dan tanda baca yang menyalahi kaidah-kaidah penulisan, ejaan, bentuk dan pilihan kata yang kurang cermat, pemakaian kata, penggunaan ungkapan dan istilah

yang tidak baku, pemakaian kalimat kurang lengkap atau terpenggal-penggal, bentuk

perincian yang tidak bernalar, pemakaian laras bahasa yang kurang tepat, dan penggunaan bentuk surat yang tidak efektif.” (Sudarsa, dkk., 1991).

Perumusan Masalah Masalah yang dibahas dalam tulisan ini adalah bagaimana penulisan bahasa

Indonesia yang benar dalam surat-menyurat, khususnya dalam surat-surat bisnis.

Tujuan dan Manfaat Karya tulis (ilmiah) ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan

memberikan tuntunan kepada para pembaca di manapun berada, tentang tata-cara

pemakaian Bahasa Indonesia yang benar dalam pembuatan surat resmi (surat bisnis khususnya), serta memberikan tuntunan tentang cara-cara pemakaian kaidah-kaidah

umum yang berlaku dalam pembuatan surat-menyurat. Manfaat yang dapat diambil antara

lain, adalah dapat memperlancar semua urusan administrasi (surat-menyurat) di instansi

atau di organisasi yang sedang kita bina, serta dapat meningkatkan keterampilan (kompetensi profesional) seseorang, seperti: profesi Administrator Perusahaan

(Swasta/BUMN), profesi Sekretaris (Swasta/BUMN), profesi Guru atau Dosen, profesi

Tata Usaha di sekolah-sekolah (mulai dari TK s/d Sekolah Tinggi). Untuk mengelola surat-menyurat ini, dibutuhkan orang-orang yang punya skill, kecakapan khusus, lancar

mengetik dan handal dalam menyusun kata-kata dalam lembaran surat-menyurat.

TINJAUAN PUSTAKA

Arti dan Fungsi Surat Surat adalah sarana untuk menyampaikan

informasi atau pernyataan (secara tertulis/tersurat) dari pihak kesatu kepada pihak yang lain, dengan

bahasa yang santun. Informasi itu dapat berupa

pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, pemikiran, sanggahan, laporan dan lain sebagainya.

“Dewasa ini teknologi komunikasi dan informasi

sudah maju pesat, sehingga lalu-lintas informasi melalui telepon, telex, telegrap, faximile, radio, televisi, frekuensinya per hari sangat

tinggi sekali. Dapat Anda bayangkan dalam satu hari saja (8 jam kerja/hari) apabila

sebuah perusahaan atau setiap instansi (Swasta/BUMN) mengirimkan 5 surat per

perusahaan, sudah berapa juta surat yang beredar di dunia ini. Sekalipun demikian, jika dibandingkan pemakaian surat dengan penggunaan alat-alat canggih seperti e-mail,

esemes dan lain-lain di atas, surat tertulis tetap mempunyai kelebihan tersendiri. Bila



alat-alat teknologi cangih di atas hanya dapat menyampaikan informasi yang bisa

didengar atau secara pendek (seperti e-mail, esemes), maka surat merupakan sarana yang

dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan merupakan bukti “hitam di

atas putih”. Lagi pula surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia dan dapat menghilangkan perasaan; efektif, karena biaya pembuatan dan pengirimannya relatif

murah.” (Bratawijaya, 1990).

Membuat atau melaksanakan komunikasi melalui surat ternyata tidaklah

sesederhana yang dibayangkan banyak

orang. Persiapan yang perlu dilakukan

antara lain adalah menyiapkan alat-alat tulis, harus mempunyai ide, dan punya

ketrampilan dalam hal merumuskan surat

secara sistematis dan logis, menyiapkan mesin ketik atau mesin komputer (berikut

printernya), mengetahui tata cara

pengiriman surat, kemudian mengethui tata cara penyimpanan surat/arsip, pemakaian

tenaga manusia, dan alat kelengkapan

kantor (meja kursi, dan ruangan), dan lain sebagainya. Surat dinilai efektif apabila

(masalah) yang dikomunikasikan penulis itu dapat sampai ketujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim surat. Oleh sebab itu, isi surat harus jelas dan terang, logis dan tidak

menimbulkan salah pengertian pada pihak yang menerima surat. Tanda-tanda bahwa

penerima surat itu tidak ragu-ragu atau tidak memperoleh kesan yang keliru atas isi surat yang dikirimkan ialah penerima surat segera memberikan jawaban-jawaban sebagaimana

yang diinginkan oleh si pengirim surat. “Banyak orang menganggap surat sebagai utusan

atau “duta” dari organisasi/instansi pengirim surat.” Surat dipandang sebagai citra, cermin

mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu, pengonsep surat dan para penata administrasi / sekretaris kantor harus hati-hati dan

bersungguh-sungguh dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan yang buruk atas

organisasinya. Di samping sifat-sifat yang telah disebutkan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain:

sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian (penyewaan

ruko, pembelian mobil, bisnis eksport/import alat berat, bisnin eksport/import makanan kemasan kaleng, dll);

sebagai alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah

diarsipkan;

sebagai dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan (bisnis) di masa lampau;

sebagai jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan (surat jalan);

sebagai pedoman atau dasar bertindak, mislanya surat keputusan, surat perintah, surat panggilan, surat pengangkatan, dan sebagainya. (Bratawidjaya, 1990).

Jenis Surat Secara garis besar, surat dapat dikelompokkan ke dalam 6 golongan, yaitu (ke-1)

menurut isi dan asal pengirimnya (surat resmi atau surat dinas di instansi pemerintah,

surat bisnis/niaga, surat pribadi); (ke-2) menurut maksud dan tujuannya (surat

pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan atau permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat penawaran, surat perjanjian, surat pesanan, surat

laporan, surat pengantar/jalan, surat lamaran pekerjaan, surat penegasan, surat penuntutan



(klaim), dan sebagainya ); (ke-3) menurut wujudnya (dikenal bentuk-bentuk surat seperti

nota atau memo, kartu pos, warkat pos, surat bersampul, telex, telegram, dsb.); (ke-4)

menurut banyaknya sasaran yang hendak dicapai (dikenal surat edaran, surat

pengumuman, surat undangan); (ke-5) menurut jaminan dan keamanan isinya (surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial/terbatas, surat biasa); (ke-6) menurut

urgensi penyelesaian/pengirimannya (surat khusus, surat amat segera (kilat), surat segera,

dan surat biasa).

Bentuk Surat

Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing

bagian surat tersebut itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada banyak

bentuk surat, yang satu dan lainnya berbeda, terutama dalam hal pemakaiannya,

tergantung dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat/bangsa tertentu. Pada dasarnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan

bentuk-bentuk lainnya hanya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi atas

kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama tersebut adalah bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Sedangkan variannya

yang berdiri di antara kedua bentuk surat di atas, ialah bentuk setengah lurus (semi block

style). Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model atau bentuk surat Eropa dan

model Amerika, bentuk lekuk (indented style) adalah model Eropa Lama, bentuk lurus (block style) adalah model Amerika. Sejalan dengan kemajuan zaman terbit bentuk surat

setengah lurus (semi block style) di kenal dengan model Eropa Baru, dan saat ini banyak

dipakai di dunia perdagangan/niaga (bisnis). Dalam kesempatan ini kita akan membahas bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style) saja.

Syarat dan Ciri Surat yang Baik Menulis surat yang baik

tidaklah gampang, harus banyak

latihan, karena banyak sekali

persayaratan yang harus dipenuhi. Di samping itu harus menerapkan

prinsip-prinsip efektivitas dan

efisiensi dalam menuliskan ide-ide yang ingin disampaikan.

Untuk mampu membuat

(menyusun) surat yang baik,

menarik dan modern, penulis harus menguasai syarat-syarat dan

ciri surat yang baik, sebagai

berikut : (1) Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat. Untuk itu, penulis harus memahami berbagai bentuk surat. Pilih

bentuk surat yang akan dipakai, ikuti atau sesuaikan dengan peraturan yang berlaku di

organisasi/instansinya; (2) Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna. Rumusannya tidak boleh bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya

sederhana saja, lugas dan mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus

jelas, tepat, tidak mendua, hemat dan benar-benar sesuai dengan tatabahasa Indonesia.

Hindarilah penggunaan singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk satuan-satuan ukuran (m untuk meter, kg untuk berat) dan singkatan yang lazim dipakai (dll, dsb, dst.);

(3) Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangkan baik dan bijaksana. Nada surat harus



sopan dan simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung, merendahkan pembaca surat.

Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah sedang berbicara dengan

sipenerima surat; (4) Surat hendaknya ditulis tidak terlalu panjang. Surat yang pendek

lebih banyak memberi manfaat, misalnya: praktis, estetis, dan menghindarkan salah pengertian; (5) Surat harus bersih. Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik, dan

warnanya yang sesuai. Ketikkan rapi dan cermat, tidak boleh ada bekas tip ex., tidak ada

huruf yang bertumpuk. Berikut ini tips atau langkah-langkah

penyusunan surat bisnis (sesuai tujuan kita

saat ini) yang perlu diperhatikan adalah:

a. membuat perencanaan dan persiapan yang baik; menetapkan dan menguasai masalah

yang akan diungkapkan ke dalam surat;

b. pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan secara sistematis, kronologi/runtut dan

konsisten; menetapkan bahan dan data

untuk menyusun surat; c. mengetahui siapa yang akan dituju;

d. menyadari dan menentukan posisi penulis;

e. menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang

memadai; f. penggunaan bentuk surat;

g. jenis kertas; warna kertas; ukuran kertas; amplop surat dan cara melipat surat;

pengetikan surat, serta pengiriman surat; h. meneliti kembali surat yang sudah dibuat, apakah sudah betul dan layak dikirimkan?

atau belum layak? – lakukan tindakan koreksi segera jika belum layak – lalu check

and recheck sekali lagi, jika sudah betul, segera diajukan untuk ditandatangani

pimpinan atau yang berhak, diberi cap perusahaan/instansi, materai (jika perlu), tulis alamat yang dituju, lalu dikirim secepatnya.

PEMBAHASAN Menurut Bratawidjaya (1984) penulisan surat bisnis yang benar adalah seperti

yang akan dibahas secara detail di bawah ini:

Bagian-bagian Surat Bisnis Setiap surat bisnis mempunyai bagian-bagian surat dan masing-masing bagian itu

mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung

pada bentuk surat yang akan dipakai oleh penulis surat. Dalam karya ilmiah ini bagian-bagian surat yang akan dibicarakan/dibahas terdiri dari:

kepala surat,

tanggal surat,

nomor surat,

lampiran,

hal/perihal,

alamat yang dituju,

salam pembuka,

paragraph pembuka surat,

paragraph penutup surat,

salam penutup,

nama jelas penanda tangan,



jabatan penanda tangan,

tembusan, dan

inisial.

Penulisan Bahasa Indonesia yang Benar dalam Bagian-bagian Surat Bisnis

Kepala Surat atau Kop Surat: Dalam Kepala surat atau Kop Surat yang lengkap

tercantum (biasanya sudah tercetak), terdiri dari: Nama instansi/badan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faximile, dan logo atau lambang instansi/badan.

Misalnya:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA TIMUR 13228

KOTAK POS : 2625

TELEPON : 4896558,

4894584

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bahkan jika instansi/badan tersebut bergerak dalam bidang usaha (BUMN, BUMD),

bidang bisnis (Perbankan, Asuransi, Eskport/import, Moneter, dll) selain data di atas, dalam kepala surta tercantum: alamat kantor cabang, nama bank, jenis usaha, NPWP

(Nomor Pokok Wajib Pajak), dan Logo tanda lulus Standar ISO. Cetaklah nama instansi

atau badan usaha yang bersangkutan dengan huruf kapital, letakkan semua tulisan itu

pada bagian atas kertas, posisinya di tengah-tengah secara simeteri kiri-kanan. Alamat kantor dituliskan dengan huruf kapital pada awal kata, tetapi ukurannya lebih kecil

daripada huruf-huruf untuk nama instansi/badan usaha. Unsur-unsur kalimat dipisahkan

dengan tanda koma, bukan dengan tanda penghubung. Kata jalan dituliskan lengkap “Jalan”, jangan disingkat Jl., atau Jln., Jika, kantor tersebut memiliki nomor telepon,

dituliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula Telp. Kemudian, nomor telepon

tidak perlu diberi tanda titik, karena bukan merupakan suatu angka penjumlahan. (Telepon 4896558, bukan 4.896.558). Tuliskan kata Kotak Pos jika di kantor tersebut

memilikinya, bukan PO Box..

Tanggal Surat: Tanggal surat bisnis tidak perlu didahului dengan nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada Kop Surat. Selanjutnya, nama bulan, itu jangan

disingkat atau ditulis dengan angka (November disngkat menjadi Nov. Atau ditulis 11,

Februari menjadi Feb. atau dilis 2 atau 02). Tahun juga ditulis lengkap, tidak boleh disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat tidak boleh dibubuhkan

tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung. Misalnya:

KOP SURAT

20 September 2009 No. : ........................................

Lamp. : ...................................

Hal : ........................................ Dan seterusnya…



Nomor Surat: Kata nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua (Nomor : ......) atau jika

nomor itu disingkat menjadi No. penulisannya diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda

titik dua (No. : ........) Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak

didahului dan diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. Contohnya:

Penulisan nomor surat dan kode surat yang salah.

Nomor: 3241/F8/UI.5/87,--

No: 3241/F8/UI.5/1987,--

Penulisan nomor surat dan kode surat yang benar.

Nomor: 3241/F8/UI.5/1987 (tahun dituliskan lengkap, tanda baca dibuang) No. : 3241/F8/UI.5/1987 (Kata Nomor disingkat menjadi No. : ....., dan

tanda baca di belakang tahun dibuang)

Lampiran: Kata Lampiran atau Lamp.: ............. diikuti tanda titik dua. Kemudian,

cantumkan jumlah yang dilanpirkan dan nama barang yangdilampirkan, tidak diikuti

tanda baca apapun. Contoh: Penulisan yang salah

Lampiran : Satu berkas.

Lamp. : satu berkas.

Penulisan yang benar

Lampiran : Satu berkas

Lamp. : Satu berkas Ketentuan di atas berlaku jika pada surat tersebut dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada

yang dilampirkan, maka kata Lampiran tidak perlu dituliskan/dicantumkan, sehingga

tidak akan terdapat kata lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol seperti contoh

di bawah ini. Lampiran : -

Lamp. : 0

Hal / Perihal: Dalam kaitan dengan ini, kita sering juga menjumpai kata perihal dalam

surat bisnis, dalam surat-surat dinas (khusunya surat dari instansi pemerintah). Walaupun

kata Hal dan Perihal itu sinonim (berarti sama), sebaiknya digunakan kata hal, karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan dalan bagian ini hendaknya diawali dengan

huruf kapital, sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil. Pokok surat tidak

dituliskan berpanjang-panjang, singkat saja dan jelas, serta mencakup seluruh pesan yang

ada dalam surat. Contohnya: Penulisan hal yang salah

Hal : Penentuan tugas pameran

(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II) Yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 November 1987

Penulisan hal yang benar Hal : Petugas Pameran Dies Natalis

Alamat yang Dituju: Alamat yang dituju ditulis di sebe;ah kiri surat setelah hal

(perihal). Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sisi kanan. Kemungkinan pemenggalan kalimat tidak ada. Jadi, alamat yang

cukup panjang pun dapat dituliskan, karena tempatnya cukup leluasa. Alamat surat tidak



diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang

menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari, karena kata dari

berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). Alamat yang dituju

diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik). Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan :

Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. .... Jika nama orang yang dituju bergelar akademik, yang

ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., Hj. Atau H. (haji), maka kata sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. Tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu

memiliki pangkat, seperti Sersan, Kapten, Mayor Jendral, kata sapaan itu tidak

digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut, kata sapaan juga tidak

digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. Tidak berhimpit dengan gelar, dengan pangkat atau dengan jabatannya. Contoh:

Penulisan alamat yang salah

Yth. Bpk Lurah Desa Tajur

Yth. Bapak Kapten Sumijo

Yth. Sdri. Dra. Suciwati Yth. Sdr. Ir. Noerdin, M.M.

Penulisan alamat yang benar

Yth. Bapak Dahlan Muid Yth. Lurah Desa Tajur

Yth. Kapten Sumijo

Yth. Sdri. Suciwati Yth. Ir. Noerdin, M.M.

Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Kemudian nama gang, nomor RT dan

RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan nama kabupaten dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu

digaris bawahi atau diberi tanda baca apapun. Contoh:

Penulisan alamat yang salah, Kepada Yth. Bpk Ir. Suparno

Jl. Buntar V No. 2

Bandung JAWA BARAT

Penulisan alamat yang benar

Yth. Ir. Suparno Jalan Buntar V No. 2

Bandung

Jawa Barat

Salam Pembuka: Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri, satu garis lurus vertikal

di tepi halaman kertas, sama dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan

dengan huruf kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. Ungkapan

yang lazim dipakai sebagai salam pembuka dalam surat-menyurat bisnis yang netral

adalah: Dengan hormat, (D kapital untuk kata Dengan, dan h kecil untuk kata hormat)

Salam sejahtera, (S kapital untuk Salam, s kecil untuk kata sejahtera)



Saudara...... Saudara Komaruddin yang terhormat, (Komaruddin dapat diganti

nama lain)

Saudari Maryati yang terhormat, (Maryati dapat diganti nama lain)

Isi surat

Paragraf Pembuka Surat: adalah pengantar pengantar isi surat untuk mengajak

pembaca surat (orang yang dituju) agar menyesuaiakan diri/perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali

paragraf pembuka pada surat bisnis yang berisi pemberitahuan, adalah sebagai berikut:

Dengan ini perkenankan kami melaporkan kepada Bapak tentang pengiriman dana bantuan untuk pembangunan pasar yang rusak akibat gempa yang lalu.

atau

Bersama ini kami kirimkan contoh bahan textile yang Saudara minta....... atau

Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Mei 2009 No. 4477/F-8/1995, dengan

ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan lolos butuh dari pimpinan Saudara

Contoh pengantar kalimat pada paragraf pembuka surat balasan:

Surat Anda tanggal 27 juni 2008, No.1002/U/2008 sudah kami terima dengan senag hati. Bertalian dengan itu, kami beritahukan hal-hal sebagai berikut:

atau

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Juni 2008, No. 347/HM/2008 tentang syarat-syarat pembayaran sewa ruko ...........

Catatan: Kata kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi,

kelompok, instansi, perusahaan. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.

Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya: Setiap paragraf isi surat hanya menguraikan satu masalah saja, dan apabila ada masalah lain, maka masalah itu harus dituangkan

dalam paragraf yang berikutnya (beda paragraf). Terakhir, kalimat-kalimat dalam

paragraf isi surat hendaknya singkat-singkat saja, tetapi harus jelas. Rumusan isi surat itu harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis harus benar-

benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu, penulis

hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi menghina

atau mempermainkannya. Terutama dalam surat bisnis, hendaknya dibuat dengan nuansa saling percaya, saling hormat dan saling support/mendukung. Agar bisnis yang dibina

kedua pihak itu berjalan lancar.

Paragraf Penutup: berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan surat. Contoh

paragraf penutup, adalah sebagai berikut:

Atas kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih. Kami harap agar kerjasama kita dapat membuahkan hasil yang baik dan

berkembang terus.

Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.

Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Anda.



Salam Penutup: Salam penutup befungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat

setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara

paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Huruf awal kata dalam salam penutup

ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibutuhkan tanda koma ( , ). Contohnya:

Salam takzim,

Salam kami, Hormat kami,

Wasalam,

Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan: Surat bisnis dianggap sah, jika surat tersebut ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang jabatan pimpinan suatu

instansi, perusahaan, organisasi, atau lembaga. Nama jelas penanda tangan dicantumkan

di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital, tanpa diberi tanda baca apapun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabaran

(sebagai identitas penanda tangan tersebut). Contoh:

Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang salah.

(DRS. SUNGAJI ACHMAD)

Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang benar.

Drs. Sungadji Achmad

Kepala

Tembusan: Kata tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata nomor, lampiran, hal dan sejajar dengan penanda tangan surat. Kata

Tembusan : ..........., (T huruf kapital) diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Jika

pihak yang ditembusi surat ini lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor surat. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nama instasi itu tidak diberi nomor.

Kemudian, dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata Yth. .............. atau Kepada

Yth. ..............., sebagai laoran, atau sebagai undangan resmi. Selanjutnya, pencantuman kara arsip pada nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal itu tidak ada manfaatnya, karena

sudah pasti setiap surat bisnis itu wajib memiliki arsip yang harus disimpan (dokumen).

Contoh:

Penulisan tembusan yang salah Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur Sarana Pendidikan (sebagai laporan)

2. Yth. Kepala Bagian Tata Usaha (sebagai laporan)

3. Sdr. Sukijo Djarot (agar

dilaksanakan) 4. Arsip,-

Penulisan tembusan yang benar

Tembusan:

1. Direktur Sarana Pendidikan 2. Kepala Bagian Tata Usaha

3. Sdr. Sukijo Djarot



Inisial: Initial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama

pengonsep dan singkatan nama orang yang mengetik surat. Inisial atau sandi berguna

untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat, sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi sengan mudah.

Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah disebelah kiri.

Contohnya: SR/gr, : yang artinya adalah

SR : singkatan nama pengonsep, Siti Rayati

gt : singkatan nama pengetik, Gatot.

KESIMPULAN

Dari pembahasan mengenai surat-menyurat yang cukup panjang ini, dapatlah

ditarik kesimpulan dan pokok pemikiran sebagai rangkuman ini dan misi dari makalah ini. Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tertulis dari

pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan,

pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran dan sebagainya. Surat sering dipandang sebagai utusan atau duta organisasi pengirim surat. Ia merupakan citra,

cermin mentalitas, jiwa serta petunjuk kondisi intern dari organisasi pengirim surat.

Mengingat bahwa surat merupakan duta organisasi, maka surat mempunyai kedudukan

yang sangat penting dalam komunikasi antar organisasi. Kedudukan surat semakin penting karena surat juga berfungsi sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, sebagai alat

pengingat dan berpikir bilamana diperlukan, sebagai dokumen historis, sebagai jaminan

keamanan, sebagai pedoman bertindak, dan sebagainya. Dengan membaca dan mencermati uraian di atas, maka penulis berharap kepada

semua pihak, mulai dari pimpinan instansi, pimpinan lembaga atau organisasi serta staf

karyawan/karyawati di bawahnya dapat lebih memahami arti penting dari sebuah surat,

serta dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuannya tntang surat-menyurat. Tentu, pada akhirnya penulis juga berharap agar ilmu yang sudah diperoleh (tentang surat)

tersebut dapat diterapkan secara benar oleh semua pihak dalam aktivitas (komunikasi)

sehari-hari.

SARAN

Kepada semua pihak agar selalu memperbaharui wawasan pribadinya tentang arti dan makna surat. Selalu menambah ilmu pengetahuannya dengan cara membaca dan

mencemati materi tentang penggunaan bahasa Indonesia yang benar, terutama dalam

bahasa tulis.



Contoh Surat bentuk balok atau bentuk lurus (block style)

DAFTAR PUSTAKA Arifin, E. Zainal, 1970, Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Cetakan III,

Jakarta : Medyatama Sarana Perkasa.

Bratawijaya, T.W., 1990. Surat Bisnis Modern. Cetakan V, Jakarta: Pustaka Banaman

Precindo. Sudarsa, Caca dkk, 1981. Surat-menyurat dalam Bahasa Indonesai Seri Penyuluhan 2.

Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.

Date post:	02-Feb-2018
Category:	Documents
Upload:	phamque
View:	225 times
Download:	2 times

PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT ... · PDF fileorasi bisnis edisi...

Documents