1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TERKOMPUTERISASI JASA PENYEWAAN RENTAL

MOBIL PADA NT RENT CAR KUDUS

RIEZTY HENING NUGRAINI

B12.2010.01535

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Dian Nuswantoro Semarang

This research aims to produce an accounting information system of car rental who

can perform data processing and interpret a firm’s financial statements. This research

included in systems development research. Subject of this research is a rental car firm based

in Kudus, Jawa Tengah, namely NT Rent Car Kudus. The object is accounting information

system of car rental.

This research using an observation and interviews as data collection methods. As a

technique, this research used System Development Life Cycle (SDLC). Conversion system that

used in this study was a parallel conversion.

Results from this study indicate (1) that NT Rent Car Kudus apply manual accounting

information system. (2) A system designed to facilitate the performance of NT Rent Car Kudus

and well implemented.

Keyword : Accounting Information System, Data Collection, Rental Car

PENDAHULUAN

Perkembangan zaman yang semakin maju seiring dengan berkembanganya teknologi

kecepatan dan ketepatan dalam mengolah data serta informasi yang cepat dan akurat. Fungsi

komputer sebagai alat bantu manusia, khususnya sebagai media pengolahan data, sekarang ini

mengalami pengembangan positif yang sangat pesat. Hal ini didukung oleh faktor pendorong

dan faktor keunggulan dari komputer itu sendiri berupa kemajuan teknologi dibidang

informasi, serta kebutuhan dan tuntutan manusia yang menginginkan semua pekerjaan dan

kebutuhannya dapat dilaksanakan dengan aman, cepat dan akurat. Faktor tersebut saling

berkaitan dan harus terpenuhi semua agar komputer dapat menjalankan tugas dan fungsinya

secara optimal yang membantu dalam suatu proses pengolahan data.

Hal inilah yang terjadi pada NT Rent Car, mereka kesulitan untuk mendapat informasi

tentang laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. Hal tersebut dikarenakan mereka tidak

memanfaatkan sistem teknologi informasi yang ada, mereka mencatat semua aktivitas

transaksi dan pencatatan keseharian dengan cara manual. NT Rent Car merupakan sebuah

perusahaan jasa yang kegiatan utamanya memberikan jasa persewaan mobil kepada

pelanggan. Dihadapkan pada perkembangan usaha perusahaan serta pertimbangan semakin

meningkatnya persaingan bisnis jasa penyewaan mobil, para pengusaha dibidang mobil

melakukan terobosan baru dalam meningkatkan kinerja pelayanan jasa transportasi bagi para

pelanggannya. Salah satunya adalah dengan pemanfaatan pemrograman dan sistem komputer

2

mampu dibuat suatu software untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi, sehingga

keuntungan yang didapat oleh perusahaan akan maksimal.

Dalam prosedur teknis persewaan pada NT Rent Car ini sudah baik, tetapi untuk

prosedur pencatatan transaksi masih menggunakan sistem manual. Dalam pencatatan tersebut

harus memiliki sistem yang terkomputerisasi yang telah memanfaatkan sistem teknologi

informasi, sehingga masalah-masalah seperti kesulitan untuk mendapat informasi yang akurat

dan tepat waktu tentang laporan keuangan dapat teratasi. Karena hal tersebut akan

mengakibatkan tidak maksimalnya keuntungan yang didapat oleh perusahaan.

Dengan memiliki pencatatan secara terkomputerisasi, pemilik akan dapat mengetahui

jumlah kas yang dimilikinya setiap saat. Data pencatatan yang dimiliki akan selalu update

dengan transaksi yang dilakukan setiap saat. Sistem pencatatan yang terkomputerisasi juga

mendukung pemilik dalam rangka pengambilan keputusan.

Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem terkomputerisasi

antara lain pemrosesan data menjadi lebih cepat dan tidak perlu lagi ada bertumpuk-tumpuk

data yang harus dicatat dan disimpan, sehingga dapat lebih menghemat waktu, pencatatan

transaksi dan aktivitas perusahaan menjadi lebih akurat. Sehingga perlu dikembangkan dan

diciptakan suatu sistem baru yang terkomputerisasi dalam sistem pencatatan, penggolongan,

maupun pengolahan data keuangan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang

menimbulkan tidak maksimalnya keuntungan bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan di

dalam pencatatan maka perusahaan akan dirugikan. Penelitian difokuskan pada sistem

penyewaan mobil yang akan dijalankan dan pembuatan laporan keuangan pada NT Rent Car.

Perancangan desain sistem informasi akuntansi terkomputerisasi rental mobil NT Rent Car

yang menarik, mudah dimengerti, dan menggunakan Visual Basic.

Dari uraian di atas, diperlukannya suatu sistem akuntansi yang terkomputerisasi agar

proses pencatatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif serta kebutuhan informasi laporan

keuangan dapat terpenuhi dengan cepat. Dengan memanfaatkan sistem teknologi informasi,

maka penulis tertarik untuk memecahkan masalah pencatatan secara manual untuk kemudian

dituangkan kedalam sistem yang sudah terkomputerisasi, sehingga judul penelitian yang

diambil adalah “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TERKOMPUTERISASI JASA PENYEWAAN RENTAL MOBIL PADA NT RENT

CAR KUDUS”.

METODOLOGI PENELITIAN

Objek Penelitian

Objek penelitian untuk tugas akhir ini adalah sebuah usaha rental mobil yang

memberikan jasa penyewaan mobil yang bernama NT Rent Car. Usaha ini terletak di pusat

kota Kudus, daerah Simpang Tujuh, Jalan Karang Nongko No. 371. Menurut penulis

berdasarkan peninjauan, usaha ini tergolong sebagai usaha yang bergerak dibidang jasa.

Jenis Data

Berdasarkan sumbernya dibagi menjadi dua, yaitu:

1. Data primer

3

Yaitu data yang didapat langsung dari sumber datanya. Pemngumpulan data dilakukan

melalui wawancara langsung dengan pemilik NT Rent Car mengenai sejarah berkembangnya

NT Rent Car, prosedur-prosedur peminjaman mobil, kesulitan yang terjadi selama ini, dan

observasi untuk mengetahui gambaran kegiatan bisnis pada NT Rent Car sehingga dapat

menentukan hubungan antar entitas.

2. Data sekunder

Adalah data yang diperoleh tidak secara langsung pada sumber datanya melainkan didapat

dari sumber yang telah ada, misalnya catatan transaksi, kwitansi, dan catatan kendaraan.

Metode Pengumpulan Data

Dalam menyusun skripsi ini, diperlukan data yang relatif lengkap sebagai bahan yang

mendukung kebenaran materi uraian pembahasan. Oleh karena itu sebelum menyusun skripsi

ini, terlebih dahulu penulis melakukan riset atau penelitian untuk menjaring data atau bahan

materi yang diperlukan, dengan cara ini penulis mendapatkan data dan informasi. Adapun

metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu:

Studi Pustaka

Pada tahapan ini yang dilakukan penulis dalam pengumpulan data dengan memahami

buku referensi yang didapatkan di perpustakaan, membeli buku, serta mencari artikel pada

majalah ataupun internet yang mendukung dengan topik yang dibahas dalam penyusunan

skripsi ini seperti mempelajari seluk beluk perusahaan penyewaan mobil, analisi, dan

pengembangan sistem yang berkaitan dengan penelitian skripsi ini.

Studi Lapangan

Tahap pengumpulan data pada studi lapangan penulis menggunakan cara dengan

melakukan pendekatan untuk mendapatkan data dan informasi yaitu:

1) Observasi

Pada metode ini dalam penelitian melakukan pengamatan dan terlibat langsung dalam

kegiatan lapangan seperti membantu pekerjaan di bagian data penyewaan.

2) Wawancara

Dalam tahap wawancara penulis melakukan tanya jawab kepada pemilik rental mobil

pada tanggal 7 Maret 2015 bertempat di kantor NT Rent Car. Wawancara yang peneliti

lakukan untuk mengumpulkan data dengan mengadakan tatap muka secara langsung dengan

orang yang menjadi sumber data atau objek penelitian.

Metode Perancangan Sistem

Metode yang digunakan untuk membuat sistem di NT Rent Car adalah metode yang

menggunakan pengembangan sistem terstruktur yaitu System Development Life Cycle

(SDLC), karena SDLC merupakan metode yang sudah diakui dan digunakan banyak

pengembangan sistem, alur, tahapannya tersetruktur dan praktis, alat-alat dari SDLC

menggunakan diagram yang lebih mudah dimengerti, tahapannya terkait sati sama lain.

Apabila ada perubahan sistem maka tidak semua tahap dilakukan pengulangan kembali, tahap

SDLC lebih mudah, cocok pada pembangun sistem ke sistem komputer.

4

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Sejarah Singkat Perusahaan

NT Rent Car merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang persewaan/rental

mobil. NT Rent Car didirikan pada tanggal 26 Februari 2012 oleh Muhammad Fahrul Riza.

NT Rent Car berlokasi di Jalan Karang Nangka No. 371 Kabupaten Kudus. Saat itu

persewaan mobil masih jarang dijumpai di kota Kudus. Dengan bermodalkan 3 unit mobil,

pemilik menjalankan usahanya. Tetapi dengan semakin berkembangnya aktivitas perusahaan

membuat semakin banyak pelanggan yang melakukan persewaan mobil. Untuk mencukupi

kebutuhan tersebut, perusahaan menambah mobil baru hingga sampai saat ini telah menjadi

43 mobil.

Sistem yang Berjalan Saat Ini

Flow of Document Sistem yang Berjalan Saat Ini

PELANGGAN BAGIAN ADMINISTRASI

1

fotokopi kartu

identitas

mencatat data

pelanggan dan

mengecek

ketersediaan mobil

2

fotokopi kartu

identitas

formulir sewa

terisi

A

formulir sewa

terisi

nota sewa

3

menerima

uang

kwitansi

sewa

4

uang

nota sewa

fotokopi kartu

identitas

memilih mobil

yang akan

disewa

1

2

formulir sewa

terisi

cek, setuju,

& bayar

mobil yang

disewa

formulir sewa

terisi

nota sewa

untuk pembayaran di

awal

3

uang

4

mobil

nota sewa

A

kwitansi

sewa

2

formulir sewa

terisi

cek & setuju

mobil yang

disewa

untuk pembayaran di

akhir

mobil

nota sewa

A

5

Sistem Pendataan Penyewaan Mobil yang Diusulkan

Flow of Document Sistem Pendataan Penyewaan Mobil

PELANGGAN BAGIAN

ADMINISTRASI

BAGIAN

KEUANGAN

DIREKTUR

OPERASIONAL PEMILIK

form

sewa

mengisi

formulir

1

form

sewa

terisi

KETERANGAN:

A : arsip

R : arsip online

6

rekap

penyewaan

uang

mencocokan

jumlah uang

& rekap

penyewaan

8

rekap

penyewaan

diverifikasi

A

A

8

rekap

penyewaan

diverifikasi

uang

7

1

Laporan keuangan

mencocokan

jumlah

uang, rekap

penyewaan,

& laporan

keuangan

yang telah

diverifikasi

oleh

direktur

operasional

rekap

penyewaan

diverifikasi

1

Laporan keuangan

4

2

1

nota sewa

cek, setuju,

& bayar

DP untuk

mobil yang

disewa

uang

1

nota sewa

5

9

2

nota sewa

membuat

nota sewa

2

Down Payment

3

1

form sewa

terisi

mengecek

ketersediaan mobil

dan memberi syarat pada pelanggan

form

sewa

terisi fotokopi

syarat

A

mobil

4

proses bayar &

rekap harian

uang

5

uang

2

nota sewa

1

nota sewa

2

nota sewa

1

nota sewa

2

nota sewa

1

nota sewa

R

2

Laporan keuangan

1

Laporan keuangan

mencocokan

nota & nota

pelunasan

membuat

laporan

keuangan

3

Down

Payment

A

7

A

Down Payment

2

nota pelunasan

6

2

nota pelunasan

rekap

penyewaan

A

11

6

Flow of Document Sistem Pendataan Pengembalian Mobil

PELANGGAN BAGIAN

ADMINISTRASI

Identifikasi Data dan Informasi

Dokumen yang diolah dalam Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer

Penyewaan Rental Mobil ini antara lain:

1. Form Sewa

10

2

nota sewa

9

2

nota sewa

mengembalikan

mobil

1

nota pelunasan

12

A

12

1

nota

2

cek kondisi

mobil, data

pengembalian, denda, dan

biaya

1

0

2

nota

11

7

2. Nota Sewa

3. Nota Pelunasan

8

Sedangkan informasi yang di hasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi

Berbasis Komputer Penyewaan Rental Mobil ini adalah sebagai berikut:

1. Laporan Pendapatan Sewa

2. Laporan Laba Rugi

9

3. Neraca

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Berikut merupakan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pendataan

penyewaan rental mobil:

1. Jurnal

Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi penyewaan rental mobil sehingga pada akhir

periode dapat diketahui jumlah penerimaan kas.

2. Buku besar

Digunakan sebagai tempat untuk mem-posting transaksi yang berasal dari jurnal.

Sehingga transaksi tersebut dapat dikelompokan sesuai dengan akun masing-masing

transaksi.

10

HIPO (Hierarchy Input Process Output)

Diagram Contex

Lap

ora

n P

end

apat

an S

ewa

Lap

ora

n L

aba

Rug

i

Ner

aca

BAGIAN

ADMINISTRASI CUSTOMER

SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI

PENYEWAAN

RENTAL MOBIL

PEMILIK

Do

wn

Pa

ymen

t

Fo

rm S

ewa

Dat

a C

ust

om

er

Buat

Dat

a C

ust

om

er

No

ta P

elun

asan

Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Rental Mobil

Transaksi Laporan

Neraca Laporan

Pendapatan Sewa

Laporan Laba

Rugi Pengembalian Penyewaan

Master

Mobil Pelanggan Sopir

11

Data Flow Diagram

Desain Input Output

Desain Input

1) Desain Menu Utama

Daf

tar

Sew

a

PEMILIK 3

LAPORAN

sopir mobil pelanggan sewa

BAGIAN ADMINISTRASI

2

TRANSAKSI

PELANGGAN 1

MASTER

sopir mobil pelanggan

Data Pelanggan

Laporan Pendapatan Sewa

Laporan Laba Rugi

Neraca

Dat

a S

op

ir

Dat

a M

ob

il

Daf

tar

Mobil

Daf

tar

So

pir

Form Sewa

kembali

12

2) Desain Menu Master

3) Desain Menu Transaksi

4) Desain Menu Laporan

13

5) Desain Input Data Pelanggan

6) Desain Input Data Sopir

7) Desain Input Data Mobil

14

8) Desain Input Data Tipe Mobil

9) Desain Input Transaksi Sewa

10) Desain Input Transaksi Kembali

15

11) Desain View Transaksi Sewa

Desain Output

1) Nota Sewa

2) Nota Pelunasan

16

3) Laporan Pendapatan Sewa

4) Laporan Laba Rugi

5) Neraca

17

6) Jurnal

7) Buku Besar

PENUTUP

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem

informasi terkompurisasi pada NT Rent Car yang dirancang dapat berjalan dengan baik

dan dapat meningkatkan efesiensi waktu serta dapat membantu kegiatan usaha di NT

Rent Car menjadi lebih cepat. Selain itu sistem yang dihasilkan dapat menyimpan data

yang sudah terkomputerisasi mempermudah usaha NT Rent Car dalam proses

penyimpanan, pencarian, dan dapat membantu untuk membuat laporan keuangan secara

terkomputerisasi. Sehingga pemilik sewaktu-waktu dapat melihat laporan keuangan

tanpa harus menunggu lama, serta informasi keuangan yang dihasilkan lebih akurat.

18

SARAN

Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan di NT Rent Car Kudus,

diharapkan sistem ini dapat diterapkan “NT Rent Car“ sehingga sistem ini dapat

membantu serta mempermudah kegiatan. Selain itu diharapkan sistem ini bisa

melengkapi sistem yang berjalan saat ini.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori

dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi.

Hartono, Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi.Yogyakarta: Andi.

Kendall, Kenneth E dan Julie E Kendall. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta:

Indeks.

Kieso, Weygandt dan Warfield. 2002. Intermediate Accounting, 10th Edition. Jakarta:

Erlangga.

Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava

Media.

Ladjimudin, Al-Bahra bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha

Ilmu.

Mulyadi. 2013. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Pandia, Henry. 2004. Visual Basic 6 Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi.

Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:

Salemba Empat.

Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi.