Perspectives on the EU-Service Directive – the Case Studies Berlin, Brandenburg, Saxony

Rami-Habib Eid-Sabbagh, M.Sc.

Perspectives on the EU-Service Directive – the Case Studies Berlin, Brandenburg, Saxony

20/06/2011 | Dresden | EUROCITIES Knowledge Society Forum

Overview

■ Introduction

■ Case Studies

□ Berlin

□ Brandenburg

□ Saxony

■ Evaluation


2

Project Detail: IT-Service-Atlas

Duration 2 years (2008- Beginning 2010) Planning and Implementation Reduction of Complexity Overview of Systems and Business Processes Inclusion of all Stakeholders Case Studies

Berlin Brandenburg

Potsdam Amt-Biesenthal Barnim

Saxony Business Types: Hairdresser, Real Estate Agent, Retail

Trader, Restaurant Industry, Architect


EU-Service-Directive

Aim Release of untapped growth potential of services markets in

Europe

Removing legal and administrative barriers

Benefits for businesses Simplification of procedures and formalities

for the establishment of a business

for cross-border provision of services

Obligation to set up "points of single contact“ Provision of all relevant information

Accessibility at a distance and by electronic means

Realisation Date: 29/12/2009


4

Source: http://ec.europa.eu/internal_market/services/services-dir/index_en.htm

Views

Customer■ Information

■ Low Effort

■ Easy Handling

■ Guidance

■ Few Visits

■ Good Service

AdministrationOptimisation

Good Service

Cost Reduction

Resource Efficiency

Automisation

Customer Satisfaction

Compliance

Modernisation


5

Berlin


6

Population : 3,4 Million

Area: 891 km2

12 districts each approx 300.000

Inhabitants

1 PoC in Berlin Free of charge

30 Services Offered

Berlin Information

■ 2 Administration Levels

■ 12 Districts

■ 12 Trade Offices

■ 1 Trade Registration Software

■ Approx. 45.000 Enterprise Registrations per year

■ Approx. 38.000 Enterprise De-Registraions per year

■ Approx. 6500 Entries into Trade Registries per year

■ Approx. 4500 Cancellation of Trade Registration per year

■ 2.500.000 Trade Enquiries

■ Good Technical Infrastructure

■ Broadband Internet


Hairdresser


Business ProcessHairdresser


9

BerlinStarting Point 2009


10Gesamtstruktur

AusgangssituationBerlin

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Migewa View

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ODAV III

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Migewa Server

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HWK

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Citrix Client

Oracle

MS/ Open Office

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Server

Starter-center

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Email mit EDIFACT

Amtsweg

Email mit EDIFACT

Email mit EDIFACT

Notar

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IHK/ HWKAntrags-simulator

Startercenter(Charisma)

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xJustiz

Meldewesen Daten

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Finanzamt im Herkunftsland

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Ausländ. Insolvenz-Register-auszug

Ausländ. Schuldner

Verzeichnis-auszug

EU-Besch-einigung

Melde-Besch-

einigung

Freizügig-Keitsbesch-

einigung

Ausnahme-bewilligung

Handwerks-karte

Unterrichtungs-

nachweis

Makler/Gaststätten-

erlaubnis

Führungs-zeugnis

Insolvenz-register-auszug

Schuldner-verzeichnis-

auszug

Handels-Register-auszug

Bescheinigung in Steuer-

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Gewerbe-schein

Betriebs-nummer

Steuer-nummer

Personal-ausweis

Qualifikations-nachweise

Gewerbe-Zentralregister

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Wirtschafts- und Ordnungsamt

Migewa 2008

Application Server

Windows XP

MS/ Open Office

Browser

HessKassen-system

ProFiskal

Register

Länder

Bund

Komunen

Halbstaatliche

Wirtschaft

Europa

Papierdokumente/Medienbrüche

ElektronischeAustauschformate

IMIInternal Market Information

System

Berlin.de (Interoute) Imperia CMS Portal Dienste

Wirtschafts-führer

DBMSBürgerdienste

Verwaltungs-führer

G2vB

ePayment

Wissensbasis, Buchungen, Formulare

Z-Finder

Structural ChangesMay 2009


11

EAP

EAP System


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T-Systems Magdeburg


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Migewa Server

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MS/ Open Office

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Email mit EDIFACT

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Email mit EDIFACT

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Ausländ. Schuldner

Verzeichnis-auszug

EU-Besch-einigung

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Bescheinigung in Steuer-sachen

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MS/ Open Office

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HessKassen-system

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Länder

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Halbstaatliche

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Europa

Berlin Gesamtsystem EAP in Entstehung



Nicht im EAP-Aufgabenbereich

Neue Komponente

Interface-Manager (EAI)

IHK

Senatsverw.

HWK

Kunden/ Fallmanagement CRM

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KundenWorkflows

DMS

DokumenteWorkflows

VPS Virtuelle Poststelle

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Ubuntu

Open Office

Browser

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DBMSBürgerdienste

Verwaltungs-führer

G2vB

ePayment




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Archivierung

RevisionssichereProtokollierung

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Identity-management

Meta-verzeichnis

SemantischeModellierung

Berlin-TelefonTicketinfo

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MultichannelI/O

Konver-tierungsdienst

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EAP-Umsetzung Berlin

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Ausländ. Schuldner

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Europa




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Ubuntu

Open Office

Browser

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xAusländer, xUmwelt, DATML/Raw

XML, JPG, PDF, DOC

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xBau

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EAP

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Email mit EDIFACT

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Email mit EDIFACT

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xJustiz

xJustiz

EAP-Umsetzung BerlinFebruar 2010

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Ausländ. Schuldner

Verzeichnis-auszug

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Migewa 2008

Application Server

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Halbstaatliche

Wirtschaft

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KundenWorkflows

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DokumenteWorkflows



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Browser

xGewerbe


Wirtschafts-führer

DBMSBürgerdienste

Verwaltungs-führer

G2vB

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Antrags-assistent

xEU-DLR, xDomea, xJustiz, xBau, xGewerbe, xMeld, xFinanz,

xAusländer, xUmwelt, DATML/Raw

XML, JPG, PDF, DOC

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EAPKS

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Neue Komponente

Archivierung


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PKI

Berlin-Telefon

FVProFiskal

FV EWWMeso

FVMigewa

Output-management

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Signaturkarte

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Karten-Lese-gerät

Improvements for CustomersPoC – Berlin

Estate Agent - 11 Steps, Interaction with 5 different Offices German Customer – 0-1 Office Visit Less

Foreign Customer - 0-1 Office Visit Less

Hair Dresser – 7 Steps, Interaction with 4 different Offices German Customer – Completely Electronical

Foreign Customer - 2 Office Visits Less

Less Travel Distance

Retail Trader - 5 Steps, Interaction with 4 different Offices German Customer– Completely Electronical

Foreigner Customer – 1 Office Visit Less


14

Evaluation


■ Low Effort

■ Easy Handling

■ Guidance

■ Few Visits

■ Good Service


Good Service

Cost Reduction

Resource Efficiency

Automisation


Compliance

Modernisation


15

Findings POCBerlin

■ Information Portal for administration customers main Improvement

■ 24/7 Acessibility

■ Possibility to hand in application electronically

■ Good technological basis for further Extension of Services

■ Small Usability Problems of Portal

■ Little Optimisation of Business Processes and Workflows

■ High Potential for further Improvements


16

Brandenburg

■ Inhabitants: 2.531.700

■ Area: 29.478,61 km²

■ 14 Administrative Districts

■ 420 Municipalities

□ 112 Cities

□ 4 independent Cities

■ 3 Chambers of Handicraft

■ 3 Chambers of Industry and Commerce

■ 1 PoC in Potsdam

□ Free of Charge

□ 31 Services Offered


17

Brandenburg


182003 2004 2005

Registrations 24 012 30 163 26 310

Crafts 561 675 726Construction 3 265 4 484 3 751Trade 6 677 8 018 7 117Hotel and Restaurant Industry

1 864 2 095 2 023

Services 11 016 14 006 11 757 De-Registrations17 058 18 245 20 755

Crafts 577 573 640Construction 2 339 2 280 2 673Trade 5 294 5 594 6 248Hotel and Restaurant Industry

1 716 1 720 1 917

Services 6 759 7 624 8 722

Starting Point 2008

■Internet Access in Brandenburg

■ Approximately 89% of municipalities have Internet Access

■ Approximately 11% without Internet Access

■ 74% Broadband Internet Access

■ 10% ISDN – Modem Internet Accesses

■ 16% no information available

■ Heterogeneous Software Landscape

□ E.g. 12 Different Commerce Software

■ Many Municipalities Understaffed


19

20

Starting Point January 2009

Gründernetz BrandenburgLand Brandenburg

xJustiz

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Eintragung in Architektenliste

Ausländ.Führungs-

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Notar

xJustiz

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Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Familie

Amt für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik Eberswalde

Feuerwehr

Landeskriminalamt

Amt-Biesenthal-Barnim EAP-Brandenburg

Ausgangssituation März 2009

Polizei

Landesgericht/

Amtsgericht

Medienträger (Strom/ Wasser/ Gas/ Telekom)

Amtsgericht Bernau

AGSWAGSW

EGVPAG SW

Amtsgericht Eberswalde

AGSWAGSW

EGVPAG SW

Amt-Biesenthal-Barnim Amtsgebäude Berliner Str.

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Amt-Biesenthal-Barnim Amtsgebäude Plottkeallee

Fachdienst Ordnung/ Soziales

Fachdienst Zentrale Verwaltung

Citrix Client

Fachdienst Bauverwaltung

Fachdienst Finanzverwaltung

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Citrix Client

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Citrix Client

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Citrix Client

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McAfeeAntivirus

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Symantec Backup

DIGANT Meldest.

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Landesamt für Eichamt Eberswalde

Bundesministerium für FinanzenZollamt/ Potsdam Hauptzollamt

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KAIePolicy

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xJustiz

Email mit EDIFACT

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Bauordnungsamt Eberswalde

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Neue Komponente

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LDS


21

Structural ChangesJune 2009

xDLR, xDomea, xJustiz, xBau, xGewerbe, xMeld, xFinanz,

xAusländer, xUmwelt

XML, JPG, PDF, DOC

EAP

Service Brandenburg EAP-System

Service Brandenburg

Gründernetz BrandenburgLand Brandenburg EAP

Informations-portal

EAP

Wissen-management

Fall-management

Virtuelle Post-stelle

FormularserverInformations-

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überwachungPlausibilitäts-

prüfung

Dokumenten-safe E

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xJustiz

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Neue Komponente

EAP- und IMI-Kopfstelle für Kommune


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IMI-FachAdministrator


22

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Amt-Biesenthal-Barnim EAP-Brandenburg Analyse

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Polizei



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EAP


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xUmwelt

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23

PoC-BrandenburgAmt-Biesenthal-BarnimFebruary 2010

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Januar 2010

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Service Brandenburg


Informations-portal

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Wissen-management

Fall-management



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Neue Komponente

EAP-Kopfstelle für Kommune


Signatur-modul

OpenLimitReader

IMI Administrator

xDLR, xDomea, xBau, xGewerbe, xMeld, xFinanz, xAusländer,

xUmwelt

EAP-Kopfstelle für Zuständige Behörde


Signatur-modul

OpenLimitReader


Improvements for CustomersPoC – Brandenburg

Municipality without Rural District Level Estate Agent - 11 Steps, Interaction with 5 different Offices

German Customer – 1 Office Visit Less

Foreign Customer - 1 Office Visit Less

Hair Dresser – 7 Steps, Interaction with 4 different Offices German Customer – 2 Office Visits Less


Less Travel Distance

Retail Trader - 5 Steps, Interaction with 4 different Offices German – 1 Office Visit Less

Foreigner – 1 Office Visit Less


24

Improvements for CustomersPoC – Brandenburg - II

Municipality with Rural District Level Estate Agent - 11 Steps, Interaction with 5 different Offices

German Customer – No Improvement of Visits

Foreign Customer - No Improvement of Visits


Evaluation Brandenburg


■ Low Effort

■ Easy Handling

■ Guidance

■ Few Visits

■ Good Service


Good Service

Cost Reduction

Resource Efficiency

Automisation


Compliance

Modernisation


26

Findings POC Brandenburg

■ Information Portal for Administration Customers main Improvement

■ 24/7 Acessibility

■ Possibility to hand in application electronically

■ Small Usability Problems of Portal

■ Little Optimisation of Business Processes and Workflows

■ No Standardised Exchange Interfaces for direct Import


27

Saxony

■Capital: Dresden

■Area:18.415,51 km²

■Inhabitants: 4.149.477

■ 1 PoC in Leipzig

■ Information free of charge

■ Application Fees

■ 35 Services Offered


28

PoC Concept Saxony

Zuständige Behörde

EA Sachsen

Zuständige Behörde

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BaKFormularservice

BaKZahlungsverkehrs-

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Buchungen

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Fachverfahren

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Postfach EGVP

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EA-Konzept Sachsen

Vorgangsbearbeitung

Informationen

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FormularexDomea

WordPdfJpgXML


Improvements for CustomersPoC - Saxony

Estate Agent - 11 Steps, Interaction with 5 different Offices German Customer – 2 Office Visits Less

Foreign Customer - 1 Office Visit Less

Hair Dresser – 7 Steps, Interaction with 4 different Offices German Customer – 2 Office Visits Less


Retail Trader - 5 Steps, Interaction with 4 different Offices German – Complete Electronically

Foreigner – Only 1 Office Visit


30

Evaluation Saxony


■ Low Effort

■ Easy Handling

■ Guidance

■ Few Visits

■ Good Service


Good Service

Cost Reduction

Resource Efficiency

Automisation


Compliance

Modernisation


31

General Evaluation

Release of untapped growth potential of services markets in Europe ?

Removing legal and administrative barriers

Simplification of procedures and formalities

for the establishment of a business

for cross-border provision of services

Provision of all relevant information

Accessibility at a distance and by electronic means

Realisation Date: 29/12/2009


32

Findings

■ Realisation of electronic Process Transactions

□ User Centered Optimisation□ Identification of essential Services

● Building Blocks● E.g. Clearance Certificate, Extract of central register of

trade and industrial offences

□ Analysis for Dependencies

◊ Example Potsdam

◊ Planning and Construction Ministry are indenpendent

◊ Trade Office is dependent from Citizen Office, Finance Office, Trade Registry, Chamber of Commerce and Trade, Chamber of Handicrafts

◊ Citizen bureau offers many essential services◊ Services of Office for Foreigners can be configured of

essential services


33

Future Steps

■Recommendations

■ Towards eGovernment-One-Stop-Shop

□ User Centered Choice of Offered Service

□ Identification of Dependencies between Departments

□ Start with Electronification of Essential Services

□ Stronger Cooperation and Sharing of Project Results

□ Standardisation of Exchange Formats

□ Holistic Approach Business Process Analysis

□ Continuing Removing Legal and Administrative Barriers


34

More Information

www.it-dienste-atlas.de

For Access Contact: [email protected]


35

36

Starting Point PotsdamJanuary 2009

Amt für Gewerbe-angelegenheiten

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Feuerwehr

Landeskriminalamt

Potsdam AufbaustrukturGesamtsystem

Jan 2009Potsdam.deGründernetz

BrandenburgLand Brandenburg Informations-

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LDS

Bauamt/ BauaufsichtFachbereich Stadtplanung und Bauordnung

ProBauGroupwise

MSOffice

Fachbereich Strassenverkehr

ArchikartModul

SondernutzungStrassenverkersamt

MS Office Word

Denkmalschutzbehörde

Pro Denkmal

Polizei

Fachbereich Grün- und Verkehrsflächen

Katasteramt

ALB/ALK

LandesgerichtAmtsgericht/ Grundbuchamt

Potsdam


Grundbuchamt

Bürgerservice

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IKOL-FS/KFZ

GEDAS

Archikart

Geograf

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37

Structural Changes Potsdam June 2009


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Katasteramt

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Ausländerbehörde

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Autista

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GEDAS

Archikart

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Migewa 2008

Application Server

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xGewerbe


Citizen Structure


47District Inhabitants German

NationalsForeigners

Mitte 327.080 233.126 93.954

Friedrichshain-Kreuzberg 266.845 206.626 60.219

Pankow 360.609 333.955 26.654

Charlottenburg-Wilmersdorf 315.629 260.094 55.535

Spandau 224.100 196.417 27.683

Steglitz-Zehlendorf 288.727 260.559 28.168

Tempelhof-Schöneberg 331.589 280.059 51.530

Neukölln 305.793 237.520 68.274

Treptow-Köpenick 236.400 228.701 7.699

Marzahn-Hellersdorf 249.617 239.960 9.657

Lichtenberg 257.270 236.567 20.703

Reinickendorf 241.682 219.843 21.839

Date post:	17-Jan-2016
Category:	Documents
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Perspectives on the EU-Service Directive – the Case Studies Berlin, Brandenburg, Saxony

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